Kommunikation som ledelsesværktøj. Modul 2 dag 1-2 Den Grundlæggende Lederuddannelse

Transkript

1 Udvikling af undervisningsmateriale til Den Grundlæggende Lederuddannelse Forfattere: Connie Relsted - Business Centeret - Sønderhøj Viby J Mette Gebert Sutherland Business Centeret - Sønderhøj Viby J Bjarne Wølch Rasmussen Kompetence Gruppen Skolebyen Skjern Per Puck TietgenSkolen Elmelundsvej Odense V Jacob Skjærris Lund Tradium Erhverv Blommevej Randers NØ Undervisningsministeriet. 03. december, Materialet er udviklet af Efteruddannelsesudvalget for Handel, Administration, Kommunikation og Ledelse i samarbejde med Connie Relsted, Mette Gebert Sutherland, Bjarne Wølch Rasmussen, Per Puck og Jacob Skjærris Lund. Materialet kan frit kopieres med angivelse af kilde. Materialet kan frit viderebearbejdes med angivelse af følgende tekst: Dette materiale indeholder en bearbejdning af undervisningsmateriale til Den Grundlæggende Lederuddannelse, 03 december, 2013 udviklet for Undervisningsministeriet af Efteruddannelsesudvalget for Handel, Administration, Kommunikation og Ledelse i samarbejde med Connie Relsted, Mette Gebert Sutherland, Bjarne Wølch Rasmussen, Per Puck og Jacob Skjærris Lund

2 Kommunikation som ledelsesværktøj Modul 2 dag 1-2 Den Grundlæggende Lederuddannelse

3 Formål Du er bevidst om kommunikationens betydning for din egen rolle som leder Du har kendskab til perception og de verbale og nonverbale elementer i kommunikationsprocessen Du kan aktivt bruge forskellige kommunikationsformer i kommunikationen med dine medarbejdere, lederkolleger og egen leder Du får værktøjer til at blive en bedre kommunikator Du får reflekteret over dine egne udviklingsmuligheder på området Den Grundlæggende Lederuddannelse 2

4 Indhold i hovedpunkter Kommunikation og kommunikationsprocessen Spørgeteknik Aktiv lytning At give og modtage feedback Præsentationsteknik Praktiske øvelser Den Grundlæggende Lederuddannelse 3

5 Kommunikation og kommunikationsprocessen Modul 2 Den Grundlæggende Lederuddannelse

6 Hvad er kommunikation? Ordet kommunikation kommer af det latinske ord communicare, der betyder at gøre fælles At kommunikere kan kort defineres som overførsel eller udveksling af budskaber mellem to eller flere personer Den Grundlæggende Lederuddannelse 5

7 Verbal kommunikation Verbal kommunikation foregår gennem ord og betoning, ved at tale eller skrive: Ord er ikke entydige Ord bliver fortolket Den Grundlæggende Lederuddannelse 6

8 Nonverbal kommunikation Nonverbal kommunikation er den ordløse kommunikation, der sker gennem ansigt og krop: Den nonverbale kommunikation kan understøtte den verbale Den nonverbale kommunikation kan også sige noget om, hvordan vi har det i situationen, hvad vi oprigtigt mener, og hvad vi synes om de mennesker, vi er sammen med Den Grundlæggende Lederuddannelse 7

9 Kropssprogets elementer og betydning Øjenkontakt Ansigtsudtryk, mimik Gestikulation og kropsbevægelser Positur, kropsstilling Position, placering Modtagers opmærksomhed er rettet mod: Den Grundlæggende Lederuddannelse 8

10 Stemme Hastighed Styrke Tone Tryk Variation Udtale Accent/dialekt Den Grundlæggende Lederuddannelse 9

11 Tryk Jeg sagde ikke, hun havde en mand med! Jeg sagde ikke, hun havde en mand med! Jeg sagde ikke, hun havde en mand med! Jeg sagde ikke, hun havde en mand med! Jeg sagde ikke, hun havde en mand med! Jeg sagde ikke, hun havde en mand med! Jeg sagde ikke, hun havde en mand med! Jeg sagde ikke, hun havde en mand med! Den Grundlæggende Lederuddannelse 10

12 Reglen over alle regler i kommunikation Dit budskab bliver ikke kun hørt på baggrund af hvad du siger dit budskab bliver i høj grad hørt på baggrund af måden du siger det på! Den Grundlæggende Lederuddannelse 11

13 Regel nr. 2 for kommunikation Når du kommunikerer, er det ikke hensigten hos dig, men effekten hos den anden, der betyder noget for den videre kommunikation Den Grundlæggende Lederuddannelse 12

14 Tænk før du taler! Du må i enhver kommunikation tænke på, hvad du vil opnå med det du siger og de signaler du sender og du må hele tiden overveje, hvordan det du siger mon vil blive modtaget hos den anden Den Grundlæggende Lederuddannelse 13

15 Din kommunikation Du siger ikke det, du siger - du siger det, den anden hører Du skriver ikke det, du skriver - du skriver det, den anden læser Du viser ikke det, du viser - du viser det, den anden ser Du gør ikke det, du gør - du gør det, den anden oplever Den Grundlæggende Lederuddannelse 14

16 Hensigt- adfærd - resultat Selv om du har en positiv hensigt bag din kommunikation, er det ikke sikkert, at resultatet bliver oplevet som positivt, hverken af dig selv eller den anden: Situationen er gået skævt I har talt forbi hinanden HENSIGT ADFÆRD RESULTAT Den Grundlæggende Lederuddannelse 15

17 Plys og Grislingen Det var ikke særlig klogt sagt, Plys, sagde Grislingen. Peter Plys: Det var klogt, da det var inde i mit hoved, men så skete der noget på vejen ud! Den Grundlæggende Lederuddannelse 16

18 Når du ikke opnår det ønskede resultat Det var ikke det jeg sagde Jeg mente det jo ikke på den måde Det skulle ikke forstås på den måde Du bliver bedømt på din adfærd og ikke på din hensigt Hvis der i din adfærd f.eks. er uoverensstemmelse mellem det, du siger (ord), din stemmeføring og dit kropssprog, vil den anden først og fremmest hæfte sig ved det sidste Den Grundlæggende Lederuddannelse 17

19 Ledelse og kommunikation Kommunikation er et af dine bedste værktøjer som leder: Motivation Samarbejde Troværdighed Trivsel Effektivitet Resultater Den Grundlæggende Lederuddannelse 18

20 Din medarbejder Kære leder, Fortæl mig, hvad du forventer af mig! Giv mig mulighed for at udføre det! Fortæl mig undervejs, hvordan det går! Hjælp mig med instruktion, træning og støtte, når og hvor det er nødvendigt! Bedøm og beløn herefter min indsats retfærdigt! Den Grundlæggende Lederuddannelse 19

21 Kan god kommunikation læres? Det kræver bevidsthed, tro på at det kan give resultater i samvær med andre, tålmodighed, træning af nye gode vaner og begravelse af gamle og dårlige vaner Den Grundlæggende Lederuddannelse 20

22 Bevidsthed om kommunikation Det du får bevidstgjort, kan du gøre noget ved! Det du ikke får bevidstgjort, gør noget ved dig! Den Grundlæggende Lederuddannelse 21

23 Kommunikationsprocessen Den Grundlæggende Lederuddannelse 22

24 Ansvarlig kommunikation Styrende (skaber tillid) Målrettet Besluttende Entusiastisk Initiativtagende Ærlig Direkte Argumenterende Støttende (skaber tryghed) Åben Lyttende Spørgende Forstående Interesseret Opmuntrende Den Grundlæggende Lederuddannelse 23

25 Uansvarlig kommunikation Aggressiv (skaber vrede) Sarkastisk Ironisk Selvhævdende Postulerende Angribende Dømmende Intolerant Sårende Underdanig (skaber skyldfølelse) Selvudslettende Undskyldende Klynkende Ydmyg Frafalder eller skifter standpunkt for at behage Den Grundlæggende Lederuddannelse 24

26 At være assertiv At være ansvarlig i sin kommunikation handler om at være assertiv, hvilket vil sige at kunne og turde gøre sig gældende ved at udtrykke sine meninger, behov og følelser: Klart Utvetydigt Ærligt Med respekt for andre ( Jeg er OK, og du er OK ) Den Grundlæggende Lederuddannelse 25

27 Tal for dig selv Jeg vil gerne have, at der snart bliver indkaldt til et ledermøde Vi er rigtig mange, der synes, at det er længe siden, vi sidst har haft et ledermøde Den Grundlæggende Lederuddannelse 26

28 Bed om det, du vil have Jeg vil gerne have din hjælp til at blive færdig med denne sag i dag Du ser ikke ud til at have meget at lave i dag, hva? Den Grundlæggende Lederuddannelse 27

29 Nægt at give det, som du ikke har lyst til at give Jeg har ikke mulighed for at blive længere i dag, fordi jeg har en anden aftale umiddelbart efter arbejde Joh, men så må jeg vel hellere blive, hvis det ikke kan være anderledes, selv om min mand bliver skuffet endnu en gang Den Grundlæggende Lederuddannelse 28

30 Giv fulde meddelelser, ikke kun halve Jeg er nødt til at gå nu, fordi jeg har lovet at hente min datter i børnehaven inden kl. 15 Der er vist ikke mere at lave, så jeg tror, at jeg er den, der smutter lidt tidligt Den Grundlæggende Lederuddannelse 29

31 Undgå undskyldninger Jeg har desværre ikke mulighed for at deltage i mødet på fredag Århh, hvis du bare havde indkaldt noget før, og hvis det ikke lige var for min svigermor, der kommer på weekendbesøg, så ville jeg da gerne have deltaget i mødet på fredag Den Grundlæggende Lederuddannelse 30

32 Tal i nutid, ikke i fortid eller fremtid Jeg synes, at vi er for få i min afdeling til at løse opgaverne, hvis vi skal levere den ønskede kvalitet Vi har i min afdeling ALTID manglet både hoveder og hænder, og det bliver nok aldrig anderledes! Den Grundlæggende Lederuddannelse 31

33 Vær specifik, ikke generel Jeg synes ikke, at der er blevet ryddet op ved maskinerne i dag I efterlader bare altid et enormt roderi! Orden og ryddelighed er vist en by i Rusland for jer!? Den Grundlæggende Lederuddannelse 32

34 Giv personlige udsagn Jeg kunne godt tænke mig, at vi fik nogle transportvogne, der var lettere at skubbe rundt med Hvor længe skal vi blive ved med at skubbe rundt med det her gamle skrammel!? Den Grundlæggende Lederuddannelse 33

35 Spørg mere hvordan? og hvad? og mindre hvorfor? Hvordan går det med planlægningen af vagtordningen for næste kvartal? Hvorfor er planen for næste kvartals vagtordning ikke kommet op at hænge endnu? Den Grundlæggende Lederuddannelse 34

36 Manipulér ikke med andre og lad ikke andre manipulere med dig Jeg kunne godt tænke mig, at du giver en hånd med her, hvis du har tid til det? Du ser ikke ud til at have meget at lave, hvad med at tage hænderne op af lommerne og gøre dig nyttig i stedet for at stå der og fise den af! Den Grundlæggende Lederuddannelse 35

37 Perception At percipere er at se, høre, føle, smage eller lugte, dvs. erkende verden gennem sanserne Perception er vores opfattelse og fortolkning af det, vi sanser Forskellige mennesker fortolker det samme forskelligt Vi danner os gennem perception vores egen opfattelse af virkeligheden en model af verden Den Grundlæggende Lederuddannelse 36

38 Hvordan ser din model ud? Den Grundlæggende Lederuddannelse 37

39 Din model af verden skaber din adfærd Sansning Filtrering Model af verden Ydre begivenhed Følelsesmæssig tilstand Adfærd Fysiologi Den Grundlæggende Lederuddannelse 38

40 Dine filtre Værdier: Hvad er vigtigt for dig, og hvad er ligegyldigt? Overbevisninger: Hvad er rigtigt for dig, og hvad er forkert? Erindringer og erfaringer: Hvad har du oplevet, som understøtter din forståelse? Personprofil: Hvad fokuserer du på, og hvilke præferencer har du? Den Grundlæggende Lederuddannelse 39

41 Generaliseringer: Filtrering skaber din model af verden Det hjælper aldrig at inddrage min chef i mine udfordringer som leder Udeladelser: Det er spændende at spille golf Forvrængninger: Jeg kan mærke, at mine medarbejdere har samme opfattelse som mig Den Grundlæggende Lederuddannelse 40

42 Din og min model af verden Vi reagerer ikke på den virkelige verden, men ud fra vores helt egen model af verden, dannet af værdier, overbevisninger, erfaringer og personlig profil Hvert menneskes model af verden er unik Ofte kommunikerer vi imidlertid, som om andre havde en model magen til vores egen: Vi tolker hinanden forkert Vi lytter kun til vores egne tanker Vi taler forbi hinanden Den Grundlæggende Lederuddannelse 41

43 Uhensigtsmæssig kommunikation Uhensigtsmæssig kommunikation er ofte præget af, at vi bruger megen energi på at overbevise den anden om, at vores model af verden er den rigtige: Nej, det har du helt misforstået, nu skal du høre, hvordan det rigtigt er! Det, du siger, har ikke noget med sagen at gøre! Nu skal jeg forklare dig, hvad du skal gøre! Den Grundlæggende Lederuddannelse 42

44 10 gode råd om kommunikation Vær neutral, ikke forudfattet Lad være med at tro eller antage noget, spørg ind Vær åben Vær nysgerrig Stil flere spørgsmål end du giver svar Vær udholdende spørg en gang til Spørg mere hvordan end hvorfor Vær aktivt lyttende Bed om det, du gerne vil have Giv fuldstændige meddelelser, ikke halve Den Grundlæggende Lederuddannelse 43

45 Spørgeteknik Modul 2 Den Grundlæggende Lederuddannelse

46 Kunsten at spørge God spørgeteknik handler om at stille spørgsmål, som kan få den anden person til at uddybe og forklare, hvad han/hun mener God spørgeteknik signalerer en interesse for at forstå den anden God spørgeteknik er med til at fremme åbenhed og tillid og dermed en ordentlig dialog Den Grundlæggende Lederuddannelse 45

47 Summeopgave En leder (Anne) og en medarbejder (Bent) taler sammen om et nyt projekt, der skal i gang. Anne: Ja, Bent, jeg har jo tænkt mig, at du skal være koordinator på projektet. Bent: Joh, men mon ikke der er andre i afdelingen, der vil være bedre til det end mig? Den Grundlæggende Lederuddannelse 46

48 To hovedtyper af spørgsmål Lukkede spørgsmål Lægger op til korte svar, ofte ja eller nej: Kan du deltage i et møde i morgen? Skal vi starte kl. 9 eller 10? Er gode til at få konkrete svar, men kan også virke forhørsagtige og bremse en samtale Åbne spørgsmål Indbyder den anden til at formulere sig bredt og give udtryk for egne meninger: Hvordan oplever du vores psykiske arbejdsmiljø? Hvordan har du det med det? Hvad kan du mere sige om det? Viser at du er interesseret i at høre og forstå hvad den anden har at sige Den Grundlæggende Lederuddannelse 47

49 Eksempler på spørgsmål Udforskende spørgsmål: Hvor ofte sker det? Perspektivspørgsmål: Hvordan tror du, at dine kollegaer ser på? Ressourcespørgsmål: Hvad gjorde du, da det sidst lykkedes for dig? Hypotetiske spørgsmål: Hvis du var mig, hvad ville du så gøre? Opfølgningsspørgsmål: Er det rigtigt forstået, at? Handlingsspørgsmål: Hvad er det første, du nu vil gøre? Den Grundlæggende Lederuddannelse 48

50 Almindelige fejl ved spørgsmål Starte med for svære spørgsmål: Hvilke kompetencer kræver dit arbejde? Kan give usikkerhed og utryghed Stille for åbne spørgsmål: Hvordan er det gået i dag? Kan bevirke, at svaret bliver rutinepræget Stille ledende spørgsmål: Jeg synes, at dette vil være en god løsning, hvad synes du? Lægger op til at den anden skal udtrykke enighed Den Grundlæggende Lederuddannelse 49

51 Aktiv lytning Modul 2 Den Grundlæggende Lederuddannelse

52 Det hele budskab Langtfra alt bliver sagt klart, tydeligt, sammenhængende, fuldstændigt og med overensstemmelse mellem ord, stemme og kropssprog Det fremmer kommunikationen, hvis du viser ægte og aktiv vilje til at prøve at forstå den anden i stedet for at fange det halve budskab Den Grundlæggende Lederuddannelse 51

53 Indhold og forhold Kommunikation mellem to mennesker handler aldrig kun om indhold, men også altid om forhold: Den talendes forhold til emnet: Usikker, bekymret, frustreret, osv.? Forholdet mellem den talende og den lyttende: Bliver der lyttet med interesse og respekt? Bliver den talende taget alvorligt, herunder den talendes følelser overfor emnet? Er der øjenkontakt, små nik, forsøg på at forstå? Den Grundlæggende Lederuddannelse 52

54 Aktiv lytning God kommunikation forudsætter, at den der lytter, lytter aktivt Aktiv henviser til, at den lyttende engagerer sig og tager ansvar i forhold til samtalen Ved aktiv lytning skal den lyttende koncentrere sig om at forstå budskabet både ordene, den dybere mening i det, der siges og de følelser, der ligger bagved Den Grundlæggende Lederuddannelse 53

55 Aktiv lytning kræver opmærksomhed Den aktive lytter skal forsøge at tænke sammen med den, der taler og inspirere til at få meningen klart frem Den aktive lytter skal undgå at komme med gode råd fra egen verden, som f.eks.: Det har jeg også prøvet nu skal du høre, hvad du skal gøre! Den aktive lytter skal forsøge at forstå budskabet, men behøver ikke nødvendigvis at være enig Den Grundlæggende Lederuddannelse 54

56 Sådan er du aktiv lytter Lyt Fuld opmærksomhed og nærvær du er til stede her og nu 100 % fokus på samtalepartneren Øjenkontakt Åbent og matchende kropssprog Anerkendende hmm, ja m.v. Åbne spørgsmål Gengivelse/formulering af de meninger og følelser, der ligger bag: Du følte dig overset?, Du blev skuffet? Tavshed / pauser Opsummering, f.eks.: Det jeg hører dig sige, er, at Den Grundlæggende Lederuddannelse 55

57 Den talende åbner op Aktiv lytning kan betyde at den talende åbner sig og deler det, som ligger ham/hende på hjerte, og dermed ser sin egen situation i et klarere lys Aktiv lytning kan dermed også betyde, at den talende finder løsningsmuligheder og får mod til at skabe forandringer Aktiv lytning fremmer din relation til den talende Den Grundlæggende Lederuddannelse 56

58 Fordele ved aktiv lytning Det viser taleren, at han/hun faktisk er blevet hørt Det gør det muligt for taleren og lytteren at efterprøve den præcise mening med talerens budskab Det viser, at det er acceptabelt at udtrykke følelser Det gør det muligt for taleren at undersøge, hvad han/hun faktisk mener og føler og hvorfor Det øger chancen for at forbinde følelserne med det, som udløste følelserne Det virker afspændende at få sat ord på sine følelser - når det bliver accepteret Den Grundlæggende Lederuddannelse 57

59 At give og modtage feedback Modul 2 Den Grundlæggende Lederuddannelse

60 Hvad er feedback? Feedback betyder tilbagemelding Når du giver feedback til en medarbejder fortæller du, hvilken adfærd du har iagttaget og hvordan du oplever adfærden Modsætningen til feedback er feedforward, hvor du forbereder en medarbejder til et senere forløb Den Grundlæggende Lederuddannelse 59

61 Hvorfor feedback? Konstruktiv feedback giver din medarbejder mulighed for at lære og udvikle sig, både fagligt og personligt Konstruktiv feedback styrker trygheden og relationen mellem dig og din medarbejder Konstruktiv feedback udvikler måden I løser opgaver på Derfor er det vigtigt at lære at give og modtage konstruktiv feedback Den Grundlæggende Lederuddannelse 60

62 De tre K er Feedback skal være: Kærlig Konkret Konstruktiv Konstruktiv feedback er ikke bare positiv feedback, men også kritisk feedback, der bliver givet kærligt, konkret og konstruktivt og bliver modtaget som sådan Den Grundlæggende Lederuddannelse 61

63 Dårlig feedback skader Feedback foregår altid i mødet mellem mennesker, idet vi automatisk reagerer på hinanden: Mere eller mindre spontant Mere eller mindre bevidst Feedback må gives mere struktureret og på baggrund af dine konkrete observationer, hvis den skal skabe læring og udvikling Den Grundlæggende Lederuddannelse 62

64 Konstruktiv feedback Når du skal give feedback, er det vigtigt at du skelner mellem: Iagttagelser/data Oplevelser/følelser Tolkninger/meninger/hypoteser Ideer/råd/ønsker til handling Den Grundlæggende Lederuddannelse 63

65 Iagttagelser/data Det du ser, hører og registrerer, f.eks.: Jeg har lagt mærke til, at du de sidste to gange er kommet minutter for sent til vores ugentlige afdelingsmøde Den Grundlæggende Lederuddannelse 64

66 Oplevelser/følelser Dét din iagttagelse gør ved dig, f.eks.: Jeg bliver usikker på, hvor jeg har dig i forhold til møderne og deres betydning for den måde, vi løser vores opgaver på Den Grundlæggende Lederuddannelse 65

67 Tolkninger/meninger/hypoteser Det du tror er på spil i situationen og som tillader andre fortolkningsmuligheder Bedømmelse Du virker negativ og respektløs! Spørgsmål Kommer du for sent, fordi du ikke synes, at møderne giver tilstrækkelig værdi? Undgå at definere, hvordan din medarbejder er det vil ofte virke nedladende og sårende Den Grundlæggende Lederuddannelse 66

68 Ideer/råd/ønsker til handling Dine ideer og råd til din medarbejder: Jeg har to forslag til ting, jeg gerne vil have dig til at gøre, når jeg fremover indkalder til afdelingsmøde. Er du interesseret i at høre dem? Den Grundlæggende Lederuddannelse 67

69 Faldgruber Faldgruber Iagttagelser/data Oplevelser/følelser Tolkninger/meninger/hypoteser Ideer/råd/ønsker til handling Dine iagttagelser er blot et udsnit af virkeligheden andre har lagt mærke til noget andet Oplevelsen siger måske mere om dig selv end om den medarbejder, du giver feedback Du viser ikke respekt og tillægger din medarbejder dårlige motiver Dine ideer og råd tager ikke afsæt i dialog og er ikke et tilbud til din medarbejder Den Grundlæggende Lederuddannelse 68

70 Fire grundsten i at give feedback 1. Giv feedback på den adfærd, du har observeret det du har set og hørt 2. Din feedback skal være ærlig, udtrykke ægte opmærksomhed og berettiget kritik 3. Indgå i en dialog, men gå ikke i diskussion 4. Giv feedback umiddelbart efter adfærden Den Grundlæggende Lederuddannelse 69

71 Fire trin til god feedback Den Grundlæggende Lederuddannelse 70

72 1. Hensigt, kontakt og rammer Forbered dig: Stil ind på din medarbejder og tag udgangspunkt i hans/hendes behov Overvej hvordan du vil åbne samtalen med henblik på at skabe god kontakt: F.eks. gode spørgsmål, der giver din medarbejder mulighed for selv at fortælle, hvad han/hun oplever Aftal rammerne for feedbacken: Medarbejderen bør være enig i, at du skal give feedback og være parat til at modtage den Den Grundlæggende Lederuddannelse 71

73 2. Tre positive ting og én til forbedring Beskriv tre specifikke positive ting, du har observeret: Din medarbejder har brug for at få at vide, at han/hun gør noget godt Beskriv én ting til forbedring: Brug ordet OG til at binde de positive ting og dit forslag til forbedring sammen Generel anerkendelse: Få din medarbejder til at føle, at han/hun anerkendes for sit arbejde Anerkendelse og oplevelse af egne ressourcer giver fundament for at lære og udvikle sig Den Grundlæggende Lederuddannelse 72

74 Burger-modellen Tre specifikke positive ting: Jeg værdsætter / påskønner OG, aldrig MEN En ting til forbedring: Konstruktivt, præcist og fremadrettet Generel anerkendelse: Alt i alt synes jeg Den Grundlæggende Lederuddannelse 73

75 3. Beslut handling Hvis din feedback giver anledning til, at noget skal ændres, er det vigtigt at tale med medarbejderen om, hvad der giver mest mening og hvad de næste skridt kunne være Sørg for at have forberedt gode spørgsmål, som kan få dialogen i gang Forslag skal være så konkrete som muligt og samtidig realistiske at opnå for medarbejderen Prioritér forslagene sammen med din medarbejder Skriv handlingsplan Den Grundlæggende Lederuddannelse 74

76 4. Opsummering og evt. aftaler Opsummér samtalen og aftal, hvornår I snakker sammen igen Afslut med anerkendelse Den Grundlæggende Lederuddannelse 75

77 Afsluttende råd om at give feedback Husk det positive og den generelle anerkendelse Vis mod og tag ejerskab for din feedback Vær specifik Vær beskrivende (objektiv) Sæt fokus på adfærd, som er mulig at ændre for din medarbejder Stil positive forslag Giv din medarbejder et valg Tænk på hvad din feedback siger om dig selv Den Grundlæggende Lederuddannelse 76

78 Råd om at modtage feedback Lyt til feedbacken, imens den bliver givet Begynd ikke at forklare Vær sikker på, at du forstår feedbacken, før du reagerer på den Tjek hos andre, da andre kan opleve dig anderledes Bed om den feedback, du ønsker, men ikke får Beslut med dig selv, hvad du vil bruge feedbacken til Vær glad for feedbacken, hvis den er givet på en ordentlig måde, og sig tak for den Den Grundlæggende Lederuddannelse 77

79 Præsentationsteknik Modul 2 Den Grundlæggende Lederuddannelse

80 Summeopgave Hvad er hemmeligheden ved at holde et godt oplæg et oplæg, hvor du skal overbevise dine tilhørere om, at dit synspunkt er rigtigt? Den Grundlæggende Lederuddannelse 79

81 Spillereglerne er ret enkle Du behøver ikke at være et naturtalent for at lave et godt oplæg Spillereglerne er ret enkle det svære kan være at overholde dem God formidling handler altid om god forberedelse Den Grundlæggende Lederuddannelse 80

82 God forberedelse God forberedelse Fremskaffe stoffet Ordne stoffet Formulere stoffet Indøve oplægget Når du er godt forberedt Selvsikker I balance Motiveret Mere pondus Engagerede og motiverede tilhørere Større indflydelse Den Grundlæggende Lederuddannelse 81

83 Lav din egen tjekliste Hvad er formålet med dit oplæg? Hvem er dine tilhørere? Hvad ved de allerede om emnet? Hvad er deres interesse i emnet? Hvad har de brug for at få at vide? Hvilket budskab skal stå helt klart for dem efter dit oplæg? Hvordan kan budskabet gøres vedkommende og forståeligt? Hvilke virkemidler bør tages i brug for at understøtte budskabet? Den Grundlæggende Lederuddannelse 82

84 Det klare budskab Det er vigtigt, at du har ét eller nogle ganske få budskaber at bygge oplægget op omkring Hellere ét klart budskab end ti dunkle Spar derfor på krudtet, så dit budskab ikke bliver gemt bag f.eks. detailoplysninger og minutiøs dokumentation Den Grundlæggende Lederuddannelse 83

85 Den grundlæggende model Indledning Substans Afslutning Hoved Krop Hale Skab motivation Skab forståelse Skab lyst til handling Den Grundlæggende Lederuddannelse 84

86 Den sikre disposition 1. Indledning 2. Budskab 3. Begrundelser 4. Eksempler 5. Tænkt indvending 6. Afslutning Den Grundlæggende Lederuddannelse 85

87 Indledningen Formålet med indledningen er at skabe kontakt og fange tilhørernes interesse Gode måder at indlede på kan f.eks. være: Et retorisk spørgsmål Et relevant citat En personlig oplevelse En reference til noget tilhørerne er stolte af En bemærkning om noget, der ligger tilhørerne på sinde En udtalelse, der kan pirre tilhørernes nysgerrighed Den Grundlæggende Lederuddannelse 86

88 Rammerne Rammerne for dit oplæg hører også med til indledningen: Hvorfor det er dig, der er på Hvad du vil tale om Hvorfor det er vigtigt Tilhørernes udbytte Varighed Hvordan du vil gribe det an Den Grundlæggende Lederuddannelse 87

89 Din fordel ved klare rammer Klare rammer giver dig beføjelser til at: Overholde tiden Fastholde emnet Skære igennem, hvis det bliver nødvendigt i forhold til emne og tid Skabe fremdrift Nå i mål Den Grundlæggende Lederuddannelse 88

90 Budskabet sig hvad du vil sige Budskabet er den pointe / den konklusion / det synspunkt, som du gerne vil overbevise dine tilhørere om: Meningen med dit oplæg sagt i én sætning Når du allerede her klart fortæller dine tilhørere, hvad du mener, kan de meget bedre forstå og fortolke de ting, du kommer med efterfølgende Den Grundlæggende Lederuddannelse 89

91 Begrundelser Her fremfører du de saglige beviser for din pointe / konklusion: Fordi Indled og slut med de stærkeste argumenter Argumenterne skal give dine tilhørere hvorfor-information, de kan bruge til noget, og som taler til deres forstand Tag derfor udgangspunkt i deres situation og dagligdag Den Grundlæggende Lederuddannelse 90

92 Eksempler Eksempler fra tilhørernes hverdag giver dit oplæg liv, troværdighed og genkendelse: I kan alle huske, Eksempler giver indre billeder og taler til tilhørernes fantasi og følelser Eksemplerne må gerne handle om noget menneskeligt og noget, du selv har oplevet det gør dit oplæg personligt Afslut altid med at fortælle, hvad eksemplerne viser i forhold til dit budskab Den Grundlæggende Lederuddannelse 91

93 Tænkt indvending Dette handler om, at du på eget initiativ synliggør den skepsis eller bekymring, som nogle af dine tilhørere måske har, og herefter leder dem i en ny retning væk fra indvendingen: Hjælpe tilhørerne med at se barriererne fra andre vinkler Nu sidder I måske og tænker på, at Den Grundlæggende Lederuddannelse 92

94 Afslutningen sig hvad du har sagt Kort opsamling og konklusion på det, du har sagt: Derfor Et slag med halen, hvor du slår din pointe /konklusion fast endnu en gang og opsummerer de vigtigste argumenter Opfordring til handling: Hvad skal I gøre nu? Den Grundlæggende Lederuddannelse 93

95 Generelle regler for et godt oplæg 1. Brug din stemme og tal med overbevisning 2. Se forsamlingen i øjnene 3. Gør dit kropssprog levende 4. Undgå unoder 5. Hold små pauser 6. Pas på tiden 7. Overhør afbrydelser 8. Vælg relevant påklædning, der samtidig passer til dig 9. Smil til tilhørerne 10. Vær rolig og behersket Den Grundlæggende Lederuddannelse 94

96 Værktøjer til at skabe energi Kompetence Professionalisme Engagement Motivation Situationsfornemmelse Nærvær Indlevelse Inddragelse Krop og stemme Venlighed Åbenhed Tilgængelighed Fleksibilitet Lytten Humor Smil Den Grundlæggende Lederuddannelse 95

97 Eksempler på unoder Fyldord giver støj på skærmen, og information går tabt: Øhh Jamen, altså Hva det nu det hedder? Hva skal jeg sige Ikk oss!? Havde jeg nær sagt Nåmen det Den Grundlæggende Lederuddannelse 96

98 Brug af hjælpemidler Manuskript AV-midler: Whiteboard Flipover Projektor PC en (PowerPoint) Den Grundlæggende Lederuddannelse 97

99 Manuskript Undgå at stå og læse op af et manuskript: Dit blik bliver hold fanget i papiret Du bliver fastlåst til ét sted Du farer nemt vild i de mange linjer Dit tonefald bliver monotont Brug i stedet enkle og overskuelige stikord Den Grundlæggende Lederuddannelse 98

100 AV-midler styrker dit budskab Ord alene kræver gode talegaver Visualisering bidrager til struktur, klarhed og overblik Visualisering skaber billeder Den Grundlæggende Lederuddannelse 99

101 Og så er det jeres tur! Spillereglerne er ret enkle Det svære kan være at overholde dem God formidling handler altid om god forberedelse Kun øvelse gør mester! Den Grundlæggende Lederuddannelse 100

102 Øvelser i kommunikation Modul 2 dag 1-2 Den Grundlæggende Lederuddannelse

103 Præsentationsopgave Hvad ser du som din største udfordring i forhold til at kommunikere? Hvad mener du er årsagen? Hvilket udbytte vil du gerne have af vores arbejde med kommunikation som ledelsesværktøj? Brug 5 minutter til individuel forberedelse, og giv derefter en 1-2 minutters præsentation af dine svar på spørgsmålene Den Grundlæggende Lederuddannelse 2

104 Illustration af kropssprog Hver gruppe forbereder en illustration af hver af kropssprogets fem elementer Illustrationerne præsenteres efterfølgende for hele holdet, hvor de øvrige grupper skal vurdere, hvilken tanke / følelse /holdning, der ligger bag illustrationen Den Grundlæggende Lederuddannelse 3

105 Hvad er god kommunikation? Gruppeopgave: Find i mindre grupper frem til 5-10 væsentlige kendetegn ved god kommunikation Notér kendetegnene på et ark flipover-papir Præsentér for hele holdet Den Grundlæggende Lederuddannelse 4

106 Øvelse i assertion Øvelsen foregår i grupper med ca. fire personer i hver Den enkelte deltager først skal besvare følgende spørgsmål: Hvilke medarbejdere har du vanskeligt ved at sige nej til på en ansvarlig måde? Beskriv et par konkrete situationer Hvilke grunde giver du dig selv for ikke at sige nej? Hvad gør du i stedet for at sige nej? Hver enkelt deltager i gruppen fortæller om ovenstående fortsættes Den Grundlæggende Lederuddannelse 5

107 I forhold til de beskrevne situationer øver gruppens medlemmer sig i at sige nej på en ansvarlig og assertiv måde (parvis, resten er observatører, der giver feedback): Lederen viser, at han/hun har hørt og forstået, hvad medarbejderen beder om Sig tydeligt nej Giv en kort forklaring, men lad være med at undskylde Sørg så vidt muligt for en positiv afslutning Den Grundlæggende Lederuddannelse 6

108 Øvelse i perception I skal i mindre grupper prøve at udfordre nogle af de generaliseringer, udeladelser og forvrængninger, der konkret er repræsenteret i den enkelte gruppe, eksempelvis: Min chef er meget irriterende! Vores møder er ineffektive! Der er aldrig nogen, der tager et initiativ! Jeg har arbejdet alt for meget i den sidste tid! XX er et umuligt sted at være leder! Øvelsen foregår ved, at I i gruppen prøver at stille spørgsmål til opfattelser og overbevisninger som de ovenstående, så I kommer ind bagved betydningen af dem og får en større forståelse af den andens model af verden dvs. den unikke verden hos den i gruppen, der ejer en given opfattelse eller overbevisning fortsættes Den Grundlæggende Lederuddannelse 7

109 Eksempel på udfordrende spørgsmål Min chef er meget irriterende! I hvilke sammenhænge er chefen irriterende? På hvilken måde er chefen irriterende? Hvad gør chefen, der irriterer dig? Hvem irriterer chefen også? Hvornår irriterer chefen de pågældende? Hvordan ved du det? Den Grundlæggende Lederuddannelse 8

110 Øvelse i at give feedback Øvelsen gennemføres i grupper med en leder, en medarbejder og en observatør Situationen: Lederen er ikke tilfreds med, at den rapport, som medarbejderen skulle have afleveret i dag, ikke er færdig. Konsekvensen for lederen er, at han/hun ikke kan gå videre med opgaven, og det gør ham/hende frustreret Lederen skal give den pågældende medarbejder feedback Den Grundlæggende Lederuddannelse 9

111 Øvelse i at give feedback Øvelsen gennemføres i grupper med en leder, en medarbejder og en observatør Situationen: Lederen har i afdelingen nogle samarbejdsproblemer. Egentlig synes medarbejderne godt om hinanden, men der er specielt én i gruppen, der af de øvrige opfattes som kort for hovedet. Ingen har åbent konfronteret vedkommende med det, men irritationen og ironien kommer snigende i form af bemærkninger som f.eks. Nå, vi har vist ikke alle fået det rigtige ben ud af sengen her til morgen!? Lederen skal give den pågældende medarbejder feedback Den Grundlæggende Lederuddannelse 10

112 Refleksionsopgave Reflektér over, hvordan du som leder i dag arbejder med at give løbende feedback: Er der samtaler, du endnu ikke har taget og hvad er i så fald årsagen til, at det endnu ikke er sket? Er der noget du kan forandre eller forbedre? Hvordan kan du gøre brug af værktøjerne aktiv lytning og spørgeteknik, når du giver feedback? Den Grundlæggende Lederuddannelse 11

113 Øvelse i præsentationsteknik Situationen er, at I skal omorganisere for at forbedre jeres serviceniveau Der skal oprettes en ny afdeling for kundeservice Formålet er at opnå: Systematisk løsning af kvalitetsproblemer Større kundetilfredshed Færre omkostninger til reklamationsbehandling Styrket samarbejde på tværs af organisationen Andre virksomheder har foretaget lignende omorganiseringer med stor succes fortsættes Den Grundlæggende Lederuddannelse 12

114 De pågældende medarbejdere, der alle i dag har erfaring med kundekontakt: Vil få en ny leder Vil få nye kollegaer Skal flytte til et nyt lokale Vil få en række nye arbejdsopgaver Vil få uddannelse og træning fortsættes Den Grundlæggende Lederuddannelse 13

115 Du er i dag overordnet chef og skal præsentere omorganiseringen for de medarbejdere, der skal indgå i den nye afdeling Medarbejderne ved endnu ikke noget om, at I skal omorganisere fortsættes Den Grundlæggende Lederuddannelse 14

116 Spørgsmål til inspiration Tænk bl.a. over følgende: Hvad er dit budskab? Hvad er det du gerne vil have, at medarbejderne skal vide, forstå og synes, efter de er blevet præsenteret for dit budskab? Hvordan kan du få medarbejderne til at indse, at det her er vigtigt ikke alene for virksomheden, men også for dem? Hvordan vil medarbejderne sandsynligvis reagere? Den Grundlæggende Lederuddannelse 15

117 Mødeledelse Modul 2 dag 3 Den Grundlæggende Lederuddannelse

118 Formål Du kan afholde og lede forskellige typer af møder Du kan fastlægge et mødes formål og indhold Du kan sikre, at mødeprocessen har værdi for alle involverede parter Du får ideer til, hvordan du kan få mere effektive og værdiskabende møder i din hverdag Du får reflekteret over dine egne udviklingsmuligheder på området Den Grundlæggende Lederuddannelse 2

119 Indhold i hovedpunkter Elementerne i et godt møde Hvornår er der behov for et møde? Mødets formål og mødetyper Planlægning, forberedelse og indkaldelse Rollen som mødeleder Den gode mødeleder og balance Rollen som referent Rollen som mødedeltager Mødeafslutning, -evaluering og -opfølgning Tips til bedre møder Udfordringer og praktiske øvelser Den Grundlæggende Lederuddannelse 3

120 Hvor meget kan du genkende? Figur fra Kirsten Andersen & Claus Bekker Jensen Bedre mødekultur Den Grundlæggende Lederuddannelse 4

121 Hvad er et møde? Et møde er en samling af mindst to personer, der er indkaldt med henblik på at fremme en eller flere fælles sager gennem kommunikation ansigt til ansigt Et møde er et vigtigt værktøj til koordinering, videndeling, beslutningstagen og formidling af information Mange ledere bruger derfor meget af deres tid på møder Den Grundlæggende Lederuddannelse 5

122 Undersøgelse fra Lederne Kun 40 procent af de møder, som lederne på de danske virksomheder deltager i, er efter ledernes mening gode. Skal kvaliteten hæves, kræver det strammere mødeledelse samt bedre forberedelse Lederne, januar 2013 Den Grundlæggende Lederuddannelse 6

123 Undersøgelse fra Lederne Det er uhyre vigtigt for lederne, at de mange timer i mødelokaler bliver udnyttet optimalt, og det kræver god mødeledelse. En god mødeleder sørger for, at alle kender dagsordenen, at tiden holdes, og at de nødvendige beslutninger bliver truffet. Ledelsesrådgiver Helle Bruun Madsen fra Lederne Den Grundlæggende Lederuddannelse 7

124 Hvad er et godt møde for dig? Den Grundlæggende Lederuddannelse 8

125 Et bud på elementerne i et godt møde Struktur, orden og retning før, under og efter mødet: Klart formål Klart ansvar Klart output Dynamik, aktivitet og dialog Ejerskab til mødets resultater Den Grundlæggende Lederuddannelse 9

126 Den gode cirkel Figur fra Kirsten Andersen & Claus Bekker Jensen Bedre mødekultur Den Grundlæggende Lederuddannelse 10

127 Hvornår er der behov for et møde? Er de enkelte deltageres bidrag og dialog vigtig for at komme videre og nå målet? Er forståelse og engagement gennem involvering vigtig? Kan jeg skære ned i antal mødedeltagere, uden at det går ud over formålet/effektiviteten? Er der andre og bedre alternativer, f.eks.: Telefonsamtale? ? Intranet? Opslag på informationstavle? Den Grundlæggende Lederuddannelse 11

128 Mødets formål Hvorfor skal vi samles og holde dette møde? Vedkommende Forståeligt Relevant Motiverende Beskrivelsen af formålet med mødet giver mødedeltagerne en opfattelse af, hvad der forventes af dem før, under og efter mødet På baggrund af formålet kan du fastlægge hvilken mødetype, der passer bedst Du kan sagtens have møder, som har flere mødetyper i sig Den Grundlæggende Lederuddannelse 12

129 Formålet bestemmer mødetypen FORMÅL Idéudvikling Konsultation Beslutning Information Instruktion Kombination EKSEMPLER PÅ MØDETYPER Brainstorm, caféseminar Møde med sagkyndige, rådgivere, brugere Tavlemøde, problemløsningsmøde Fyraftensmøde, hvor der gives en orientering Afdelingsmøde med dialog og debat Vær afklaret om hvilke dele af mødet, der har hvilke formål Den Grundlæggende Lederuddannelse 13

130 Planlægning og forberedelse Forhold dig til formålet med mødet Find det rette tidspunkt dag og tid på dagen Afsæt den fornødne tid Forhold dig til mødedeltagerne og deres roller Bestil mødelokale, evt. forplejning og hjælpemidler Udarbejd evt. oplæg og præsentationsmaterialer Udsend mødeindkaldelse med dagsorden Den Grundlæggende Lederuddannelse 14

131 Mødedeltagerne Hvem skal deltage? Gennemgå de påtænkte mødedeltagere og find ud af, hvorfor de er nødvendige på mødet Alle bør have en funktion på et møde Fordeling af roller Der er ingen grund til, at du har alle roller Det kan give et bedre møde, hvis du delegerer opgaver og ansvar Den Grundlæggende Lederuddannelse 15

132 Mødeindkaldelsen Mødeindkaldelsen har til formål: At skabe fælles forventninger til mødet At få deltagerne til at sætte tid af til mødet At motivere deltagerne til at komme At give deltagerne mulighed for at forberede sig til mødet Den information, du kan give før mødet, og som deltagerne kan sætte sig ind i inden mødet, er vigtig Den Grundlæggende Lederuddannelse 16

133 Disposition for mødeindkaldelsen Mødets art Sted og lokale Start og slut Hvem er indkaldt Mødets formål Selve dagsordenen (delmål) Anvendelse af resultaterne fra mødet Den Grundlæggende Lederuddannelse 17

134 Møderegler og rutiner Det er en fordel at have nogle møderegler og rutiner omkring de møder, du afholder: Før mødet Under mødet Efter mødet Den Grundlæggende Lederuddannelse 18

135 Eksempler på møderegler og rutiner Før mødet: Mødeindkaldelse med dagsorden og bilag skal sendes ud senest tre dage før mødet Under mødet: Kom til tiden Hold dig til dagsordenen og bidrag til, at tiden bliver holdt Lyt Deltag i diskussionen når du føler, du har noget, du kan bidrage med Vær åben og positiv over for nye ideer Afslut mødet til aftalt tid Efter mødet: Referat fra mødet skal sendes ud til deltagerne senest to dage efter mødet Følg de beslutninger, som blev taget på mødet, inden for den tidsramme, som blev besluttet Følg op på efterfølgende møder Den Grundlæggende Lederuddannelse 19

136 Væsentlige roller i et møde Mødeleder Referent Deltagere Den Grundlæggende Lederuddannelse 20

137 Rollen som mødeleder Hvornår er man en god mødeleder på selve mødet? Den Grundlæggende Lederuddannelse 21

138 Parvis drøftelse Den Grundlæggende Lederuddannelse 22

139 Den gode mødeleder Tager rollen som mødeleder på sig og fylder den ud Sikrer at mødet opfylder sit formål Sikrer at alle dagsordenspunkter bliver nået indenfor den afsatte tid Åbner og afslutter mødet Åbner, samler op og afrunder i forbindelse med de enkelte punkter Styrer mødedeltagerne sikkert gennem processen Skaber rum til at alle mødedeltagerne kan komme på banen Skaber dynamik og energi, f.eks. via mødets rammer, variation i mødeformen og fysisk bevægelse Den Grundlæggende Lederuddannelse 23

140 Ledelse er balance Vi skal ikke være så effektive, at vi ikke kan have det godt med hinanden Vi skal ikke have det så godt med hinanden, at vi ikke er effektive Den Grundlæggende Lederuddannelse 24

141 Hvornår har mødedeltagerne det godt? Deres viden og kompetencer bliver bragt i spil De får mulighed for at forholde sig aktivt og personligt til mødets indholdspunkter De modtager anerkendelse Mødet er præget af aktivitet Der bliver truffet beslutninger De bliver klogere på mødets emner og deres behov Den Grundlæggende Lederuddannelse 25

142 Rollen som facilitator At facilitere betyder at gøre let En facilitator arbejder målrettet på at sikre en effektiv proces, håndtere konflikter og involvere deltagerne: Bruger værktøjer og metoder, der bringer mødedeltagernes viden og kompetencer i spil på en måde, der understøtter mødets formål Gør det let for mødedeltagerne at holde energien og motivationen oppe Den Grundlæggende Lederuddannelse 26

143 Facilitators rolle og opgaver Forholde sig neutralt Introducere den metode, der skal arbejdes efter Få processen i gang og guide deltagerne igennem den Foreslå alternative metoder, hvis det viser sig nødvendigt Sikre at stille deltagere kommer frem med deres bidrag Gribe ind, hvis der opstår konflikter Håndtere problemdeltagere, uden at de pågældende taber ansigt Sikre at mødets resultater visualiseres undervejs Den Grundlæggende Lederuddannelse 27

144 Kan mødeleder også være facilitator? Den motiverende mødeleder styrer mødet situationsbestemt Afstemt efter situationen kan du derfor: Være nysgerrig og stille åbne spørgsmål Give plads og rum til mødedeltagernes viden og erfaring Skabe aktivitet Afvente Observere Den Grundlæggende Lederuddannelse 28

145 Rollen som referent Referenten skal have hjælp Lad referenten afslutte mødet med at ridse hovedkonklusionerne op Tæt samarbejde mellem mødeleder og referent Den Grundlæggende Lederuddannelse 29

146 Forskellige referattyper Beslutningsreferat Informationsreferat Diskussionsreferat Genfortællingsreferat En referent skal også forberede sig Referent- og mødelederrollen bør være adskilt Den Grundlæggende Lederuddannelse 30

147 Rollen som mødedeltager Mødedeltageren skal: Være til stede til tiden, både fysisk og mentalt Være forberedt have læst på det og tænkt over det Sige hvad han/hun mener, mene hvad han/hun siger, og lade mødeleder og øvrige mødedeltagere gøre det samme Gøre det han/hun lover Den Grundlæggende Lederuddannelse 31

148 Afslutning af mødet Det er vigtigt at mødeleder sikrer: At alle véd, hvad der er blevet besluttet og hvorfor At der er enighed om, hvad næste skridt er Afslut derfor mødet med at opsummere: Hvad I er kommet frem til Hvad der skal ske Hvordan I konkret gør Hvem der gør det Den Grundlæggende Lederuddannelse 32

149 Evaluering af mødet En god måde at forbedre møderne på er at afslutte med et par minutters snak om mødets kvalitet: Opfyldte vi formålet? Fulgte vi dagsordenen? Holdt vi os inden for tidsrammen? Var alle mødedeltagere tilstrækkeligt forberedt? Kom alle til orde? Hvad kan vi gøre bedre næste gang? Den Grundlæggende Lederuddannelse 33

150 Opfølgning på mødet Opgaver Beslutninger Ansvar Kommunikation (formidling) Tidsfrister Påmindelser Fastsættelse af evt. ny mødedato Den Grundlæggende Lederuddannelse 34

151 Evaluering af møder du deltager i Hvad fungerer godt? Hvad fungerer mindre godt? Hvilke forslag har du til forbedringer? Hvilke initiativer kan du konkret tage? Den Grundlæggende Lederuddannelse 35

152 Summeopgave I lyset af i dag: Hvilke to-tre ting kunne du tænke dig at gøre anderledes, når du næste gang skal være mødeleder? Den Grundlæggende Lederuddannelse 36

153 Hjemmeopgave til modul 3 Beskriv i fri prosatekst en konfliktsituation, du har oplevet: Det kan være en allerede overstået situation, som endte uhensigtsmæssigt Det kan være en aktuel konflikt, som endnu ikke er løst Det afgørende i opgaven er, at konflikten skal være af betydning for DIG Den Grundlæggende Lederuddannelse 37

154 10 tips til bedre møder Modul 2 dag 3 Den Grundlæggende Lederuddannelse

155 10 tips til bedre møder 1. Indfør De to Fødders Lov 2. Brug mødetiden på vigtige emner 3. Lav en motiverende mødeindkaldelse 4. Invitér kun dem, der reelt er brug for 5. Få referentrollen på plads inden mødet 6. Træd i karakter som mødeleder 7. Visualisér mødets indhold og proces 8. Skriv referatet på mødet eller umiddelbart efter 9. Let referentens job 10. Evaluér jævnligt møderne Den Grundlæggende Lederuddannelse 2

156 1. Indfør De to Fødders Lov Hvis en mødedeltager oplever, at vedkommende hverken kan give eller få noget ved at deltage i mødet, skal vedkommende selvfølgelig ikke være der: Inden mødet: Hvor er det du har brug for mig til dette møde? Undervejs: Er det i orden med jer andre, at jeg forlader mødet nu? Så vidt jeg kan se, er der ikke brug for mig til de resterende punkter? Det er vigtigt, at alle er bekendt med mødereglen, og at det opleves som helt legalt at bruge den Den Grundlæggende Lederuddannelse 3

157 2. Brug mødetiden på vigtige emner Mange møder begynder typisk med punktet Meddelelser eller Information bordet rundt Meddelelserne er sjældent særlig vigtige, og tiden løber Et senere vigtigt punkt, hvor der f.eks. skal træffes en beslutning, hastes måske igennem Kig derfor kritisk på dine emner er de værd at bruge mødetid på? Sæt de vigtigste punkter først på dagsordenen Den Grundlæggende Lederuddannelse 4

158 3. Lav en motiverende mødeindkaldelse En mødeindkaldelse bør ikke været præget af stikord, som den enkelte mødedeltager kan lægge hvad som helst i Brug i stedet for mødeindkaldelsen til at skabe fælles forventninger til mødet, f.eks.: Hvad forventer vi af hinanden omkring forberedelse? Hvor skal vi træffe beslutninger? Hvor lang tid er der afsat til de enkelte punkter? Klare delmål er noget af det vigtigste, f.eks.: Orientering Drøftelse Beslutning Ideer og forslag Den Grundlæggende Lederuddannelse 5

159 En snydeindkaldelse Kirsten Andersen & Claus Bekker Jensen Bedre mødekultur Den Grundlæggende Lederuddannelse 6