Virksomhedsplan for Hovedbiblioteket

Transkript

1 Virksomhedsplan for Hovedbiblioteket Regnskab 1999, Budget 2000 og overslagsårene

2 Hovedbiblioteket Virksomhedsplan år 2000 ( ) side 2 Oversigt Bind 1 Indledning Virksomhedsplanlægningen Præsentation af Hovedbiblioteket Organisatorisk status Betjeningsområdet Samarbejdspartnere Virksomhedsplan for Hovedbiblioteket med henblik på opnåelse af de bibliotekspolitiske mål og delmål for 2000 ( ) Biblioteker er steder for viden, oplevelse og kultur Borgerne skal inddrages i tilrettelæggelsen og udnyttelsen af bibliotekstilbuddet og skal præsenteres for den nyeste kulturproduktion Borgerne skal have fri og lige adgang til information i et samfund, hvor viden er en forudsætning for udfoldelse Bibliotekerne er vigtige redskaber for integration af flygtninge og indvandrere i samfundslivet Bibliotekerne er en ressource for børns læsning og læring og for udviklingen af børnekulturen Århus Kommunes Biblioteker skal sikre og videreudvikle en kvalificeret betjening af borgerne Kvaliteten af det administrative arbejde skal fastholdes og forbedres, uden at administrationsudgifterne af den grund stiger Økonomi Økonomisk regnskab for 1999, budget for 2000 og budgetoverslag for årene Personaleressourcer Nøgletal Supplerende nøgletal Aktivitetsregnskab 1999 Bilag Oversigt over nøgletal (målepunkter) Udviklings- og projektopgaver år 2000 Statistik publikumsserviceydelser Specifikation af budgetposten Andet (Budgetudgifter 2000 Andet for Hovedbiblio...) Plan for folkebibliotekerne i Århus Amt og centralbiblioteket Servicedeklaration for Hovedbiblioteket Servicedeklaration for Centralbiblioteket Servicedeklaration for ErhvervsInformation Århus Kommune Servicedeklaration for ErhvervsInformation Århus Amt.

3 Hovedbiblioteket Virksomhedsplan år 2000 ( ) side 3 Indledning Virksomhedsplanen for år 2000 og afrapporteringen for 1999 er præget af den omlægning som startede i efteråret Planlægningen består af tre niveauer: - Hovedbibliotekets delmål er fastlagt konkret og beskriver Hovedbibliotekets bidrag til den fælles målopfyldelse for Århus Kommunes Biblioteker. Hertil er knyttet en række målepunkter - afdelinger og arbejdsfællesskaber fokuserer på udarbejdelse af aktivitetsplaner med tilhø rende ressourceforbrug. De beskrevne aktiviteter bidrager til opnåelse af Hovedbibliotekets delmål for indeværende år - områderne og sekretariatet udarbejder områdeplaner, der skaber overblik gennem en samlet beskrivelse af aktiviteter og planer i relation til HB delmålene. Hovedbibliotekets virksomhedsplan samler delmålene. Aktivitetsbeskrivelsen er indskrænket til at medtage udvalgte konkrete initiativer, som bidrager til målopfyldelsen for det aktuelle år og i enkelte tilfælde årene Det økonomiske regnskab og budgetterne for de kommende år foreligger som hidtil i forlængelse af aktivitetsplanerne. Aktivitetsregnskabet for 1999 findes i et særligt notat efter virksomhedsplanen. Enkelte emner som tidligere har været medtaget i virksomhedsplanen falder ud. Udviklingen af centralbiblioteksopgaverne findes beskrevet i Plan for Folkebibliotekerne i Århus Amt og centralbiblioteket (vedlagt som bilag). I år 2000 skal der indgås en ny kontrakt med Biblioteksstyrelsen om de fremtidige aktiviteter og som følge deraf, skal der etableres en ny plan. Hovedbiblioteket gennemførte en brugerundersøgelse i Reslutaterne fremkommer i et særskilt notat, som indgår i den fremtidige udvikling af aktiviteterne. Virksomhedsplanlægningen I år 2000 sætter Hovedbiblioteket fokus på fem tværgående temaer i forbindelse med virksomhedsplanlægningen: totalkvalitet/forbedringer kompetenceudvikling og arbejdsformer intranet og informationsspredning brugerne kan selv vidensstyring - informations- og erfaringsopsamling. Fokuseringen tilgodeser både brugerne og medarbejderne. Virksomhedsplanlægningen involverer alle medarbejdere på forskellige planer og i forskellige relationer. Kodeordene for dette arbejde er: ansvar

4 Hovedbiblioteket Virksomhedsplan år 2000 ( ) side 4 udfordring tryghed indflydelse udvikling I forbindelse med virksomhedsplanlægningen er der medtaget nye mål i planlægningen, som er vedtaget af byrådet for år Planlægningsprocessen anvendes til at få drøftet og synliggjort målene i alle hjørner af huset.virksomhedsplanen er resultatet af processen, som efter byrådets fastlæggelse af målene for biblioteksvæsenet for år 2000 ( ) har givet både medarbejdere og afdelingsledere muligheder for at indgå i diskussioner og planlægnings aktiviteter. Dette er sket gennem personalemøder for alle medarbejdere, caféværksteder hvortil medarbejderne har været indbudt, flere planlægningsdage for afdelings- og områdeledere foruden diskussionerne i afdelingerne. Herudover har delemner været gjort til genstand for drøftelser på samarbejdsudvalgsmøder op til fremlæggelsen af den endelige plan. Hovedbibliotekets Medudvalg har på møder den 23. februar og den 8. marts drøftet og tiltrådt planen. Personalerepræsentanterne tager dog forbehold overfor de personalemæssige og arbejdsmæssige konsekvenser af forholdet mellem den reducerede mængde af personaleressourcer og den øgede mængde arbejdsopgaver (bl.a. udvikling af nye serviceydelser).

5 Hovedbiblioteket Virksomhedsplan år 2000 ( ) side 5 Præsentation af Hovedbiblioteket Præsentation af Hovedbiblioteket Organisatorisk status Leder Overbibliotekar Knud Schulz Ansvar Nærbibliotek for midtbyen Hovedbibliotek for Århus Kommune Centralbibliotek med opgaver i relation til kommunerne i amtet samt bidragsyder til samarbejdet mellem folke- og forskningsbiblioteker. Bibliotekets bygning Bygningen ejes af Århus Kommune. Oprindelig bygning ibrugtaget Flere senere tilbygninger. Total areal 8300 kvm. Bygningen rummer udover Hovedbiblioteket også Stadsbibliotekar, Forvaltning og Udviklingsafdeling. Publikumsarealerne udgør i alt knap 3000 kvm. incl. det åbne magasin. Hertil kommer mødelokalerne på øverste etage. Organisation Organisation, indretning og vejledning i Hovedbiblioteket er struktureret i tre områder, som tilbyder serviceydelser og vejledning til brugerne samt et sekretariat incl. teknisk servicefunktion. Problemkonkretisering, ressourcer og bemyndigelse ligger som udgangspunkt i de tre områder og følges ad. Organisationen udvikles løbende så den i så stor udstrækning som muligt støtter produktion og udvikling af serviceydelser i områderne udfra et overordnet ressourcemæssigt hensyn. Tværgående sker der koordinering omkring mål, publikumsaktiviteter og medarbejderudvikling. Endvidere udvikles organisationen tværgående gennem udviklings- og projektarbejde, hvor der sker en sammenknytning af faglige kompetencer på tværs Andele af personaleressourcer af huset. Sekretariat/Service 8,6% Bageste Område 22,1% Forreste Område 42,9% Mellemste Område 26,3% Forreste Område Mellemste Område Bageste Område Sekretariat/Service

6 Hovedbiblioteket Virksomhedsplan år 2000 ( ) side 6 Betjeningsområdet Hovedbiblioteket har nærbiblioteksforpligtelser overfor kommuneplanområderne 1, 2, 3, 4 og 5. Befolkningsfremskrivning for Århus Kommune for kommuneplanområderne 1, 2, 3, 4 og 5 pr. 1. juli 1999 fordelt på alder: 0-2 år 3-6 år 7-15 år år år år år 80 I alt Befolkningsfremskrivning for Århus Kommune for kommuneplanområderne 1, 2, 3, 4og 5 pr. 1. juli 1999, fordelt på de enkelte kommuneplanområder: City Fr.bjerg Vesterbro Trøjborg Havnen i alt I prognosen forventes et fald i indbyggertallet i midtbyen på 5,7% fra 1999 til Ændringerne i aldersfordelingerne forventes ikke at være særlig markante. Udenlandske statsborgere Antallet af udenlandske statsborgere i midtbyen er ikke specielt afgørende for søgningen til Hovedbiblioteket. Samarbejdspartnere Nærbiblioteksrelationer (samarbejdsparter beliggende i kommuneplanområderne): Lokalcentre/plejehjem Børneinstitutioner/dagplejere Folke- og privatskoler Foreningen KulturNatten Daghøjskoler

7 Hovedbiblioteket Virksomhedsplan år 2000 ( ) side 7 Sprogskoler Katedralskolen VUC Institutioner med kontrakter og formelt samarbejde: Sygeplejeskolen Århus Kommune, Afdelingen for Sundhed og Omsorg Psykiatrisk Hospital, Patientbiblioteket Arresten Dansk center for byøkologi Arbejdspladsbiblioteker: Århus Oliefabrik a/s - Central Soya a/s DSB s Centralværksted Hovedbibliotek Voksenudlåns-koordinationsgruppe Børne-koordinationsgruppe Arrangementsgruppe Biblioteksteknisk Udvalg Kontaktforum for indvandrerbetjening Kontaktmøde for lydbogsformidlere Kvalitetscirkel for personaleadministrativt arbejde Kvartalsmøde for musik Lydavisbrugergruppe Handicapbrugergruppe Børnekulturnetværket Erhvervsafdelingen Skolebibliotekscenteret Indlæsningsservice ÅKB-afdelinger Bymuseet Erhvervsarkivet Lokalarkiverne i Århus Kommune Institutioner med fagligt relevante specialer Arbejdsformidlingen Kommune Information Flygtninge- og indvandrerorganisationer Kontaktpersongruppen på flygtninge- og indvandrerområdet Århus Tekniske Skole Århus Købmandsskole Centralbiblioteket Amtsledermøde

8 Hovedbiblioteket Virksomhedsplan år 2000 ( ) side 8 Det rådgivende udvalg vedrørende centralbiblioteket Biblioteker i Århus Amt ErhvervsInformation Århus Amt - styregruppe Statsbiblioteket Handelshøjskolens Bibliotek Århus Tekniske Bibliotek Folkebibliotekernes Indvandrerbibliotek Danmarks Blindebibliotek Folkebibliotekernes Depotbibliotek Amtscenteret for undervisning Sammenslutningen af Lokalarkiver i Århus Amt EU-Kommissionens kontor Folketingets EU-rådgivning 5-by samarbejde Folke- og forskningsbiblioteker i Danmark, Norden og Europa

9 Hovedbiblioteket Virksomhedsplan år 2000 ( ) side 9 Virksomhedsplan for Hovedbiblioteket med henblik på opnåelse af de bibliotekspolitiske mål og delmål for 2000 ( ) Biblioteker er steder for viden, oplevelse og kultur ÅKB delmål Bibliotekerne skal have åbningstider, som er tilpasset betjeningsområdets behov. Som minimum skal åbningstiden fra 1999 fastholdes. (Ændret) Som minimum skal besøgs- og udlånsaktiviteten fastholdes på samme niveau som Lånerandelen i forhold til indbyggergrundlaget skal stige til 55% i HB delmål Åbningstider: Åbningstidens omfang på årsbasis fastholdes som i Åbningstidens placering kan overvejes justeret på baggrund af brugerønsker. Målepunkt er fastlagt fælles for ÅKB. Besøgs- og udlånsaktivitet: Antallet af besøg skal i 2000 udgøre mindst Udlånsaktiviteterne skal i 2000 være mindst udlån. Målepunkt er fastlagt fælles for ÅKB. Aktiviteten i Det virtuelle bibliotek skal forøges med 20% fra 1999 til (Nyt delmål) Biblioteksvæsenet vil i samarbejde med Århus Kommunale Skolevæsen etablere kombi-biblioteker i fire lokalområder i Århus Kommune. (Nyt delmål) Lånerandel: HB arbejder på at øge lånerandelen. Målepunkt er fastlagt fælles for ÅKB. Det virtuelle bibliotek: Besøgene på HB s websider fastholdes på 1999 niveau. Målepunkt er fastlagt fælles for ÅKB. Det virtuelle bibliotek: Omfanget af den virtuelle biblioteksudvikling fastholdes i 2000 på 1999 niveau. Målepunkt: Timetallet der anvendes på virtuel biblioteksudvikling opgøres i 1999 og 2000 udfra HB-projekthjemmesiden. Internetintroduktioner og -kurser: Der afholdes 175 Internetintroduktioner og -kurser. Målepunkt er fastlagt fælles for ÅKB. Kombi-biblioteker: Der planlægges ingen kombibiblioteker i HB s nærområde. Arrangementer og udstillinger: Der afholdes 115 arrangementer og udstillinger. Målepunkt er fastlagt fælles for ÅKB. Energiforbrug: Energiforbruget nedbringes med 1% i Målepunkt er årsopgørelse for samlet energiforbrug. Åbningstidernes placering overvejes optimeret udfra benyttelsesmønsteret og brugernes tilkendegivelser i brugerundersøgelsen fra Markedsføring anvendes for at tiltrække nye brugere og fastholde tidligere brugere. Den lange åbningstid om mandagen i vinterhalvåret markedsføres gennem plakater i skoler, institutioner, uddannelsessteder mv. Der udarbejdes et nyt standardkoncept for den trykte markedsføring i år I forbindelse med præsentationen af materialet planlægges en husstandsomdeling i

10 Hovedbiblioteket Virksomhedsplan år 2000 ( ) side 10 bibliotekets lokalområde. Endvidere planlægges buskampagner både i relation til Hovedbiblioteket og for at styrke interessen for læselyst mere bredt med præsentation af digte. Cirkulationen af materialer er en væsentlig faktor for oplevelsen af tilbuddet af nye materialer og dermed udlånstallet. Der er derfor fastlagt standarder for hastigheden af påpladssætningen. Områderne præsenterer løbende udstillinger af trykte materialer og særligt designede informationssider om relevante og ofte dagsaktuelle problemstillinger. Ved bibliotekspræsentationer for grupper fra skoler, daghøjskoler mv. opnås kontakt til en række ikke-brugere, som tilbydes mulighed for at indmelde sig i biblioteket. Der etableres i starten af år 2000 et EU-info-punkt, som delvist finansieres af Kommissionen. Infopunktet tilbyder information om EU, offentlige arrangementer og indgår i et netværk af europæiske info-punkter. Erhvervsinformationen, som tilbyder virksomheder i Århus Kommune og virksomheder i amtets øvrige kommuner erhvervsrelevante informationer mod betaling, forestår opbygningen af en informationstjeneste hos Dansk Center for Byøkologi frem til og med Erhvervsinformationen bidrager i år 2000 til udviklingen af en konsulent/rådgiver portal på Internettet (eport) i samarbejde med Amtskommunens Erhvervsafdeling. Hovedbibliotekets hjemmesidekompleks har i løbet af 1999 omdirigeret en stor benyttelse af en kvalitativt udvalgt samling links til hjemmesider til Folkebibliotekernes NetGuide (FNG), som Hovedbiblioteket bidrager til opbygningen af. Det vil derfor kræve en stor indsats med udvikling af nye faciliteter at bevare benyttelsestallene fra 1998 og 1999 i år Hovedbibliotekets hjemmesidekompleks omstruktureres og redesignes i år Gennem registrering og beskrivelse af siderne, der indgår forventes opbygget en betydelig forbedret mulighed for at finde relevante informationer. Den forbedrede struktur forventes at bidrage til en forøget benyttelse af siderne. En række informationsservices og værdiberigede ydelser på hjemmesiden planlægger nye faciliteter og muligheder i år Udviklingen af en række sider med serviceydelser er nu så etableret, at de er overgået fra udviklingsstatus til at være integrerede dele af driften i afdelingerne. Udviklingsopgaver og projekter kan følges via en særlig side med adressen Internetpræsentationer og Internetkurser udvikles i år 2000 med henblik på at afprøve nye former med deltagerbetaling. Hovedbiblioteket indgår i en række kommunale og ikke kommunale samarbejdsrelationer med henblik på at udnytte fællesressourcer og skabe interesse for aktiviteterne. I år deltager Hovedbiblioteket blandt andet i Vejledning 2000 og Kulturnatten.

11 Hovedbiblioteket Virksomhedsplan år 2000 ( ) side 11 Arrangementsvirksomheden bidrager til oplevelser, inspiration og synsvinkler i sammenhæng med den demokratiske dialog i samfundet. En række arrangementer afholdes med deltagerbetaling. Energiforbruget registreres og kontrolleres løbende. Der arbejdes på at etablere køling af edb-maskinrummet ved ventilation i stedet for aircondition. Endvidere vil renovering af belysningen i Diskområdet indgå i forbindelse med de fysiske ændringer ved etablering af selvaflevering for brugerne. I de kommende år vil der være behov for et nyt varmestyringsystem i den ældste del af bygningen. Miljø- og energiaspekter indgår ved prioriteringer af vedligeholdelses opgaverne. Der er behov for at sikre en tilførsel af midler til facaderenovering (fugning), hulmursisolering, udskiftning af vinduer, tekniske installationer, toiletter mv., da disse behov ikke vil kunne dækkes af Hovedbibliotekets tildelte puljemidler.

12 Hovedbiblioteket Virksomhedsplan år 2000 ( ) side 12 Borgerne skal inddrages i tilrettelæggelsen og udnyttelsen af bibliotekstilbuddet og skal præsenteres for den nyeste kulturproduktion ÅKB delmål Materialekontoen skal mindst udgøre 17% af nettobudgettet. Budgetandelen til musikbærende og elektroniske materialer skal udgøre minimum 26% af materialebudgettet. HB delmål Materialekonto: HB afsætter budgetbeløb så målet nås. Målepunkt er fastlagt fælles for ÅKB. Musikbærende og elektroniske materialer: HB disponerer budgettet så målet opfyldes. Målepunkt er fastlagt fælles for ÅKB. 7- og 14 dages lånetid: Materialer med 7- og 14 dages udlånstid (excl. tidsskrifter) skal udgøre mindst 5% af den samlede materialebestand. Målepunkt: Andelen af 7- og 14 dages udlånsmaterialer opgøres ud fra Maxinetal. Materialesamlingens omfang: Materialesamlingen fastlåses på maksimalt enheder (excl. fotosamling). Målepunkt: Andelen af 7- og 14 dages lånetidsmaterialer opgøres via Maxine excl. tidsskrifter i forhold til det totale materialesamlingstal. Bruger involvering: Udnotering og aflevering udføres af bruger selv. Målepunkt: Selvudnotering og -aflevering opgøres som andel af samlet udnotering og aflevering. Hovedbibliotekets relativt høje udlånstal i relation til samlingens begrænsede størrelse og den begrænsede materialekonto er blandt andet et resultat af en målrettet anvendelse af begrænset lånetid på efterspurgte nye materialer. Denne linie fastholdes og vurderes løbende. I år 2000 udarbejdes en materialeanskaffelses- og udskillelsespolitik, som grundlag for den vidtgående delegering af arbejdsopgaverne omkring materialerne, der har fundet sted. Delegeringen understøttes af de elektronisk baserede rutiner. I år 2000 indkøres i samarbejde med Forvaltningen en ny leverandøraftale efter udbudsrunden på periodica og tidsskriftområdet. Endvidere afsluttes udbuddet af trykte monografier og eventuelle ændringer i arbejdsrutiner gennemføres tilsvarende. Brugernes muligheder for at udføre opgaver i relation til informationssøgning, lån, aflevering og andre serviceydelser er i fokus, med henblik på at sikre så enkle muligheder som muligt. Selvudnoteringen stiger i år 2000 til 50 % af det samlede udlån. Brugerne tildeles pinkoder, så reserveringer vil kunne ske via hjemmecomputere ligesom, det bliver muligt at foretage en status på egne lån, reserveringer mv. I løbet af året udbydes opgaven med at etablere selvaflevering og et automatisk sorteringsanlæg for afleverede materialer. Ved at ændre disse opgaver vil en række tunge, monotome, ensidigt gentagne arbejdsrutiner som udføres i et stresset miljø kunne overgå til brugerne af biblioteket.

13 Hovedbiblioteket Virksomhedsplan år 2000 ( ) side 13 Borgerne skal have fri og lige adgang til information i et samfund, hvor viden er en forudsætning for udfoldelse ÅKB delmål En ny vision for bibliotekernes udvikling med en fireårs horisont skal etableres på baggrund af den nye bibliotekslov. (Nyt delmål) Der skal arbejdes målrettet for at gøre kortuddannede til biblioteksbenyttere. HB delmål Vision: Der etableres inspirationsmøder m.v. for medarbejderne på Hovedbiblioteket. Målepunkt: Inspirationsmøder opgøres udfra antal og deltagere. Kortuddannede: Der afholdes 50 bibliotekspræsentationer og Internetkurser målrettet kortuddannede. Målepunkt: Bibliotekspræsentation og Internetkurser tælles og der opgøres antal deltagere. Vejledning: Den gennemsnitlige vagtdækning i åbningstiden fastlægges til 20,0 medarbejder incl. telefonvejledning. Målepunkt: Vagtdækningen afrapporteres i ½-årsog årsregnskabet for områderne. Internet arbejdspladser: Antallet af Internet arbejdspladser til brugerne øges til 80. Målepunkt er fastlagt fælles for ÅKB. Inspirationsmøderne kan både foregå i arbejdstiden, som på vej hjem møder eller aftenmøder. Møderækken etableres fleksibelt så der kan indgå oplæg om besøg i andre biblioteker, nye metoder, tendenser mv. Udvikling af nye serviceydelser vil indgå i planlægningen udfra en kommende ny vision og med de muligheder den forventede bibliotekslov vil give, herunder mulighed for serviceproduktion mod betaling på en række områder. Brugerundersøgelsen fra 1999 inddrages i vurderingen af på hvilke områder serviceudvikling bør ske. Hovedbiblioteket samarbejder med ombudsmænd på arbejdspladser om drift af arbejdspladsbiblioteker ved DSBs værksteder og Århus Oliefabrik. Der planlægges kulturelle aftenarrangementer i tilknytning til samarbejdet. Det Talende Værksted, hvor både trykt og digitalt informationsmateriale gøres tilgængeligt for synsog læsehandicappede, videreføres med særlige ressourcer knyttet til præsentation og undervisning i brug af faciliteterne. Kortuddannede tilbydes særlige bibliotekspræsentationer og Internetkurser rettet til målgruppen. Dette kræver udvikling af både form og indhold ved undervisningen. Internetarbejdspladserne til brugerne forøges fra 75 til 80. De nye pladser placeres i forbindelse med udvikling af biblioteksrummet for børn.

14 Hovedbiblioteket Virksomhedsplan år 2000 ( ) side 14 Bibliotekerne er vigtige redskaber for integration af flygtninge og indvandrere i samfundslivet ÅKB delmål Målgruppen Borgere med udenlandsk herkomst skal udgøre samme forholdsmæssige andel af registrerede lånere som af den samlede befolkning. HB delmål Bibliotekspræsentationer: Der afholdes 60 bibliotekspræsentationer for indvandrere. Målepunkt: antallet af bibliotekspræsentationer opgøres. Flygtninge- og indvandrerpolitik: Der afholdes 5 arrangementer med fokus på integration. Målepunkt: Antallet af arrangementer opgøres. Hovedbiblioteket er tillagt Indvandrerkonsulentopgaverne. I sammenhæng med etableringen af Infoteket på Sprogskolen er der opbygget forstærkede samarbejdsrelationer. Der samarbejdes blandt andet om udvikling og sikring af et program omkring introduktion af bibliotekets muligheder både i relation til undervisning og læring såvel som generel samfundsmæssig deltagelse. I forlængelse af de afholdte succesfulde arrangementer omkring flygtninge og indvandrerproblemstillinger planlægges 5 nye arrangementer i år 2000 heraf 2 med særligt fokus på børn. Valget til Integrationsrådet i april forventes markeret. Hovedbiblioteket varetager projektlederopgaven i forbindelse med opbygningen af FINFO - informationsnetværk for etniske minoriteter i Danmark. Opgaven er en national opgave, som løses i samarbejde med Statsbiblioteket, Invandrerbiblioteket, centralbibliotekerne og i løbet af det kommende år øvrige folkebiblioteker.

15 Hovedbiblioteket Virksomhedsplan år 2000 ( ) side 15 Bibliotekerne er en ressource for børns læsning og læring og for udviklingen af børnekulturen ÅKB delmål Bibliotekerne skal i kampagneform henvende sig til århusianske børn mindst fire gange inden de forlader folkeskolesystemet, nemlig i forbindelse med første besøg i skoletandplejen (3 års alderen), i forbindelse med indskrivning i skolen (6 års alderen), i 4. klasse (10 års alderen) og i 9. klasse (15 års alderen). (Nyt delmål) HB delmål Kampagner: Deltagelse i fælles ÅKB kampagner. Målepunkt er fastlagt fælles for ÅKB. I år 2000 arbejdes der i forlængelse af konferencen Rumbørn i 1999, videre med at identificere og gøre indholdet af fremtidens rum for børn konkret i biblioteket. Kulturministerens børnekulturelle redegørelse udgør grundlaget for udviklingen af Børnebiblioteket som eksperimentarium. EU-info-punktet som etableres i foråret vil tilbyde information målrettet de ældste skoleklasser. Børn er en stor brugergruppe af den virtuelle spørgsmålstjeneste SOS og på nationalt plan deltager Hovedbiblioteket i udviklingen af en ny hjemmeside for børn under titlen Katapult.

16 Hovedbiblioteket Virksomhedsplan år 2000 ( ) side 16 Århus Kommunes Biblioteker skal sikre og videreudvikle en kvalificeret betjening af borgerne ÅKB delmål For også i fremtiden at sikre kvalificeret betjening af borgerne, vil bibliotekerne i gennemsnit anvende 5 uddannelsesdage pr. medarbejder i HB delmål Uddannelse: Der anvendes i gennemsnit 5 uddannelsesdage pr. medarbejder. Målepunkt er fastlagt fælles for ÅKB. Der vil blive gennemført brugerundersøgelser på fem lokalbiblioteker. Disse undersøgelser vil bl.a. afkode brugernes tilfredshed med den tilbudte service. (Nyt delmål) Brugerundersøgelser: (HB deltog i brugerundersøgelsen i 1999). Hovedbiblioteket etablerer en fokusgruppe som inddrages i drøftelser af ændringer og brugerrelaterede serviceudviklinger. Målepunkt: Fokusgruppens deltagere registreres sammen med mødeaktiviteten. Fysisk og psykisk arbejdsmiljø: Arbejdsmiljørelaterede aktiviteter skal indgå i områdernes planer. Målepunkt: Sikkerhedsgruppen koordinerer og evaluerer arbejdsmiljøaktiviteterne. Personalepolitiske indsatsområder: Der arbejdes med udvikling af politik og konkrete indsatser i relation til kompetenceudvikling, jobudvikling og seniormedarbejder. Målepunkt: Samarbejdsudvalget evaluerer personalepolitikaktiviteterne. Hovedbibliotekets Medudvalg har fastlagt en række fokuspunkter for kompetenceudviklingen, som indgår i medarbejderudviklingssamtalerne. I år 2000 skal der fokuseres på: - organisatorisk kompetence - lærings- og undervisningskompetence - projekt kompetence - IKT (informations- og kommunikationsteknologi) kompetencer - sproglige kompetencer Endvidere vil der i lighed med tidligere være fokus på fortsat udvikling af faglige kompetencer. Sidemandsoplæring indgår meget hyppigt som et element i læreprocesserne i afdelingerne. Disse læringsforløb registreres ikke i forbindelse med opgørelsen af uddannelsesdage. I løbet af år 2000 etableres rammer, form og indhold for et større fælles læringsprojekt, som i forlængelse af organisationsudviklingsmodellen fra 1998 kan forsyne den forsatte udviklingsproces med nye synsvinkler og bidrage til udviklingen af en lærende organisation. Læringsprojektet etableres med afsæt i den kommende fælles visionsudvikling i biblioteksvæsenet. Hovedbiblioteket indgår i et benchlearning projekt med Gentofte, Herning, Roskilde og Hovedbiblioteket i København. Projektet organiseres og gennemføres, så medarbejderlæringsdelen er højt prioriteret, med henblik på at opnå større generel evne til at analysere, sammenligne og opstille alternativer til eksisterende opgaveløsninger.

17 Hovedbiblioteket Virksomhedsplan år 2000 ( ) side 17 Hovedbibliotekets Ros/Ris postkassefunktion moderniseres. Det planlægges at opbygge en database med problemer og svar, for at kunne etablere en ny serviceydelse for brugerne, hvor de vil kunne finde forklaringer og svar på spørgsmål. Etableringen af en fokusgruppe vil blandt andet kunne bidrage til en revision af Hovedbibliotekets servicedeklaration. Brugerundersøgelsen i 1999 har identificeret en række områder, hvor der kan være behov for serviceudvikling og forbedringer. Disse tages op i takt med at ressourcemæssige muligheder tillader dette. Såvel det fysiske som det psykiske arbejdsmiljø er sikret en fortløbende udvikling gennem særlige midler via budgetlægningen. Sikkerhedsgruppen på Hovedbiblioteket reviderer årligt prioriteringsplanerne og koordinerer indsatsen med både inventaranskaffelser, konsulenthjælp mv. Disken har særlige problemer med både fysisk udstyr og den daglige arbejdssituation. Der er derfor afsat ressourcer til nyt inventar og støtte til udviklingen af medarbejderne. I løbet af år 2000 udbydes ordren på levering af selvafleveringsanlæg og automatisk grovsortering. Det vil betyde ændrede fysiske og psykiske forhold, da brugerne overtager opgaven med aflevering af materiale og sorteringen vil kunne ske automatisk. Der vil derfor være behov for at sikre medarbejderne nye arbejdsopgaver i biblioteket. En enkelt ventilationskanal under bygningen ligger under grundvandspejlet og kræver nu dræning, så den ikke henstår i konstant våd tilstand.

18 Hovedbiblioteket Virksomhedsplan år 2000 ( ) side 18 Kvaliteten af det administrative arbejde skal fastholdes og forbedres, uden at administrationsudgifterne af den grund stiger ÅKB delmål Tilfredsheden blandt brugere og samarbejdspartnere måles via en brugerundersøgelse - særligt målrettet til Forvaltningen HB delmål Intranet: Alle medarbejdere anvender intranet til intern kommunikation og administration. Målepunkt: Medarbejderanvendelsen af postsystemer og fælles ressourcer på intranettet opgøres. Hovedbibliotekets intranet er aktuelt udviklet indenfor de enkelte dele af organisationen og med fællesdele. Der ønskes anskaffet et fællessystem, som kan etablere de basale værktøjer som fælleskalendere, notesystemer samt kommunikere med fællessystemer i Århus Kommunes Biblioteker og Magistratens 4. afdeling. De eksisterende intranetdele vil kunne migreres til et fælles intranet. Intranettet vil kunne forenkle informationsgangene yderligere, sikre bedre information og i stadig større omfang etablere fælles virtuelle erfarings- og læringsrum omkring tværgående opgaver såvel på tværs af organisationen såvel som på tværs af faglige kompetencer. Hovedbibliotekets sekretariat indgå med en række grundlæggende informationsydelser som en kernefaktor i intranettet, hvor der arbejdes med styringsinformation til budget og regnskab, procedurer og retningsliner indenfor informationsområdet, personaleområdet, projektområdet og statistikområdet herunder både som leverandør til det kommende datawarehouse og benytter af dataene. I samarbejde med Forvaltningen og de andre organisatoriske enheder i Biblioteksvæsenet planlægges overgang til et nyt journalsystem og et nyt regnskabsystem. Arbejdet med pressemeddelelser omlægges, så de udsendes elektronisk.

19 Hovedbiblioteket Virksomhedsplan år 2000 ( ) side 19 Økonomi Økonomisk regnskab for 1999, budget for 2000 og budgetoverslag for årene Udmøntning af rammen Indtægter: (1999 priser) ( alle beløb er i 2000 priser ) Ramme CB-tilskud Variable aktiviteter Total Udgifter: (1999 priser) ( alle beløb er i 2000 priser ) Personale Kursus/uddannelse Materialer (målram) Andet Prioriterede aktiviteter: Renovr/vedligehold Pc-køb og vedligehold Projekter Inventar Total Balance Underskud/overskud året før Renter Samlet underskud/ overskud Noter vedrørende regnskab 1999 Regnskabet for 1999 udviser et overskud på kr mod et forventet underskud på kr Resultatet skyldes hovedsagelig udskydelse af projekt vedr. selvaflevering og Disk-ombygning samt ikke-afholdte budgetterede projektudgifter. Derudover er der i overensstemmelse med beslutning om decentral disponering i områderne opsparet kr med henblik på overførsel til budget Under prioriterede aktiviteter blev et nyt varmestyringssystem og indførsel af et nyt folderdesign ikke gennemført. Den budgetterede udgift til nyt folderdesign er overført til budget 2000.

20 Hovedbiblioteket Virksomhedsplan år 2000 ( ) side 20 De variable indtægter blev også en del større end forventet, især eksterne projekt- og kontraktindtægter samt salg af konsulentydelser. Noter vedrørende budget 2000 Indtægter: Rammen er bl.a. reduceret med kr svarende til 16 bibliotekartimer i ErhvervsInformation. Som i 1999 er der tillagt kr (udmøntning af grøn pulje vedtaget i Byrådet for hvert af årene 1999, 2000 og 2001). Med hensyn til CB-tilskuddet er der ikke taget højde for evt. konsekvenser ved vedtagelse af ny Bibliotekslov. Udgifter: Kursuskontoen er opskrevet med kr til kr i henhold til tidligere beslutning på Hovedbiblioteket. Hertil kommer overførte kursusmidler fra områderne fra 1999 samt overførte midler fra rådighedsbeløbet for 1999 for psykisk arbejdsmiljø. De planlagte aktivieter gennemføres i starten af år 2000.Der er i alt afsat et rådighedsbeløb på kr til støtte for opfølgningsaktiviteter i relation til det psykiske arbejdsmiljø Anvendelse af puljen prioriteres af Sikkerhedsgruppen ud fra indsendte behov fra områder og afdelinger.til den fortsatte renovering/vedligeholdelse af Hovedbiblioteket - herunder indførelse af selvaflevering samt Disk-opbrydning - er der afsat kr Inventarkontoen er forhøjet til kr Hertil er lagt overførte midler fra områderne. Inventarkontoen skal dække udgiften til diverse kontormøbler som følge af APV analysen samt del af de forventede inventarudgifter som følge af Disk-opbrydning, kr Til projekter forventes anvendt kr Heri er indeholdt kr som er ikke-afholdte projektudgifter overført fra Århus Kommunes Bibliotekers målsætning om at sikre at mindst 5% af de rammetildelte midler er til rådighed for prioriteret indsats, anses for opfyldt gennem midlerne til prioriterede aktiviteter. Derudover sker der en omfattende prioritering af udviklingsopgaver både på områdeniveau og i afdelingerne. Ressourcerne til disse opgaver prioriteres ved den årlige interne ressourcefordeling. Noter vedrørende overslagsårene Beløbene er angivet i 2000 niveau. Der er ikke taget højde for en evt. virkning af byrådets beslutning om nedskrivning af budgettet med 1%, ligesom der heller ikke er taget højde for konsekvenserne af vedtagelse af ny Bibliotekslov. Der er heller ikke taget højde for de personalemæssige konsekvenser ved indførelse af selvaflevering med efterfølgende maskinel grovsortering.