VIGTIGT! Standardsiderne må først være online fra den 1. december 2012

Transkript

1 Vejledning i implementering af Udbetaling Danmarks standardsider om barseldagpenge Introduktion Den 1. december overgår barseldagpenge til Udbetaling Danmark. Det betyder, at kommunernes hjemmesider skal ændres, så borgere og arbejdsgivere/selvstændige/a-kasser bliver henvist til borger.dk, virk.dk/nemrefusion og Udbetaling Danmarks kontaktoplysninger, når de søger information om barseldagpenge og refusion af barseldagpenge. I modtog tidligere på året en standardside om familieydelser i forbindelse med, at Udbetaling Danmark den 1. oktober overtog dette område fra kommunerne. Den 1. december overgår barseldagpenge til Udbetaling Danmark, og vi har i den forbindelse udviklet to nye standardsider. Den ene standardside henvender sig til borgere; den anden side henvender sig til arbejdsgivere, selvstændige og a-kasser. Dette er en vejledning i, hvordan din kommune implementerer standardsiderne på jeres hjemmeside. Formålet med standardsiderne er at sikre, at borgerne, arbejdsgiverne, selvstændige og a- kasserne fra den 1. december bliver henvist til Udbetaling Danmark og Udbetaling Danmarks information om barseldagpenge og refusion på borger.dk eller virk.dk/nemrefusion. Det vil minimere antallet af henvendelser til kommunen, der burde være gået til Udbetaling Danmark. Se standardsiderne på side 3 og 4. Det er vigtigt, at I læser vejledningen grundigt igennem, da der er en række ting, I skal gøre i forbindelse med overgangen til Udbetaling Danmark fx er det meget vigtigt, at I får ryddet ud i alt det indhold om barseldagpengeområdet, I har på jeres hjemmeside i dag. VIGTIGT! Standardsiderne må først være online fra den 1. december 2012 men ryd gerne op på jeres hjemmeside i god tid inden. 1

2 Formålet med standardsiderne Udbetaling Danmark overtager den 1. december 2012 sagsbehandlingen og udbetalingen af barseldagpenge fra kommunerne. I den forbindelse bliver alle de tekster om barseldagpenge og refusion af barseldagpenge, der ligger på borger.dk og virk.dk/nemrefusion, opdateret og gennemskrevet, så de er i overensstemmelse med den nye lovgivning og den måde, Udbetaling Danmark administrerer barseldagpengene på. Udbetaling Danmark ønsker at sikre, at kommunikationen om barseldagpenge på de 98 kommuners hjemmesider er korrekt og opdateret. Derfor tilbyder vi jer én standardside til borgere og én til arbejdsgivere, selvstændige og a-kasser, som I kan benytte på jeres hjemmeside se standardsiderne på næste side. Standardsiderne vil: introducere borgere, arbejdsgivere, selvstændige og a-kasser for barseldagpenge linke borgere og selvstændige videre til borger.dk, hvor de kan læse mere og betjene sig selv digitalt linke arbejdsgivere og a-kasser videre til virk.dk/nemrefusion, hvor de kan læse mere og betjene sig selv digitalt gøre opmærksom på, at det ikke længere er kommunen, men Udbetaling Danmark, som administrerer og udbetaler barseldagpenge. Standardsiderne er kortfattede og signalerer, at barseldagpenge ikke længere er en ydelse, som I skal udbetale. Siderne er brugertestede og afprøvede i en pilotudgave hos en række kommuner. Herefter er de blevet tilpasset, så de bedst muligt opfylder de ovenstående formål. Standardsider for de andre sagsområder I takt med at Udbetaling Danmark overtager folkepension og boligstøtte den 1. marts, vil I også få tilsendt standardsider for disse sagsområder. Da kun en del af opgaverne med førtidspension vil overgå til Udbetaling Danmark, vil der kun blive udarbejdet et standardafsnit om dette sagsområde. Hvad betyder standardsiderne for jer? Standardsiderne vil være vedligeholdelsesfri for jer. Ved at implementere dem på jeres hjemmeside, vil I ikke længere skulle bruge ressourcer på at kommunikere om områder, som I ikke længere har ansvaret for. I sikrer samtidig, at den information, der står på jeres hjemmeside, er korrekt. Kun ved gennemgribende lovændringer kan det blive aktuelt at ændre standardsidernes indhold. Endelig vil borgerne og de selvstændige blive ledt over på borger.dk, og arbejdsgiverne og a-kasserne over på virk.dk/nemrefusion, hvor de kan finde information om barseldagpenge og refusion samt kontaktoplysninger til Udbetaling Danmark. Standardsiderne vil medvirke til, at henvendelser om barseldagpenge bliver omdirigeret til Udbetaling Danmark, så jeres borgerservice ikke bliver belastet mere end højst nødvendigt. 2

3 Standardsiden for barseldagpenge til borgere - vist på Rudersdal Kommunes hjemmeside 3

4 Standardsiden for barseldagpenge til arbejdsgivere, selvstændige og a-kasser - vist på København Kommunes hjemmeside 4

5 Hvad skal I gøre Der er to forskellige måder at implementere standardsiderne på: 1. I kan importere begge standardsider fra borger.dk 2. I kan sætte dem manuelt op i jeres CMS-system Vi vil senere i vejledningen gennemgå, hvordan I skal gøre, alt efter hvilken fremgangsmetode I vælger. Hvornår skal I gøre det? November Få overblik over barseldagpenge på jeres hjemmeside Ultimo november Ryd op på hjemmesiden og gør klar til standardsiderne 1. december Standardsiderne er det eneste, I har om barseldagpenge på jeres hjemmeside Da myndighedsovergangen for barseldagpenge sker natten til den 1. december, er det vigtigt, at I implementerer standardsiderne så tæt på dette tidspunkt som muligt. Hvis siderne kommer på efter den 1. december, må I forvente, at borgeren, arbejdsgiveren, den selvstændige eller a-kassen fortsat vil henvende sig til jer. Hvis de kommer på før, vil borgerne blive henvist til Udbetaling Danmark, som det imidlertid først er muligt at komme i kontakt med efter fra den 1. december, og borgerne vil derfor opleve at gå forgæves. Vi anbefaler derfor, at I lægger siderne på som det sidste I gør, inden I går hjem fra arbejde fredag den 30. november. Få overblik i ugerne op til I ugerne op til den 1. december bør I gennemgå jeres hjemmeside og få identificeret det indhold, der skal slettes samtidig med, at I sætter jer ind i, hvordan I implementerer standardsiderne. Den sidste dag i november foretager I så selve implementeringen af siderne dvs. sletter jeres nuværende indhold om barseldagpenge og implementerer standardsiderne. På den måde mindsker I risikoen for, at de borgere og arbejdsgivere/selvstændige/a-kasser, der søger information på kommunens hjemmeside, vil falde mellem to stole i forbindelse med myndighedsskiftet. Det er ikke kun forældet tekstindhold om barsel, I skal være opmærksomme på at fjerne, men også kontaktoplysninger til Borgerservice i forbindelse med barsel. Mange kommuner oplyser telefonnumre og åbningstider på Borgerservice i en boks i højre side af den del af hjemmesiden, der handler om barsel. Sådanne bokse må ikke fremgå på standardsiden om barseldagpenge fra den 1. december. 5

6 Oprydning på jeres hjemmeside Før I lægger standardsiderne ud på jeres hjemmeside, skal I rydde op i det indhold, I har liggende i dag. Det gælder ikke kun de sider, der handler specifikt om barseldagpenge, men også den information, I har på tværgående sider om fx sagsbehandlingstider. Når de to standardsider er implementerede, bør de være det eneste indhold, I har på jeres hjemmeside om barseldagpenge. Dette er for at sikre, at brugeren ikke bliver mødt af information, der fortæller, at I er myndighed på området, samt for I kan undgå en del henvendelser ved at præcisere indholdet på jeres hjemmeside. Det er derfor afgørende, at I fjerner alt det indhold, I har liggende på jeres hjemmeside om barseldagpenge, når Udbetaling Danmark overtager myndighedsansvaret. Det gælder: Sider om barseldagpenge Det gælder både sider med forklaringer og beskrivelser af, hvad man kan få af barseldagpenge og refusion og sider, der introducerer selvbetjeningsløsninger på området. Selvbetjeningsløsninger I skal slette de indgange til selvbetjeningsløsninger, der ligger på jeres hjemmeside om barseldagpenge, såsom dinbarsel.borgerservice.dk og virk.dk/nemrefusion. Kommunikationsmateriale om barseldagpenge Hvis I har fået produceret pdf-foldere, vejledninger, visuelle guides, film eller lignende materiale om barseldagpenge, er det også vigtigt, at I sikrer jer, at informationerne i disse materialer er korrekte. Overvej evt. om I ved at slette dem kan undgå henvendelser om barseldagpenge. Beregnere Digitale beregnere, der giver overblik over, hvilke barseldagpenge borgeren kan få, bør I slette og samtidig bør I fjerne links til beregnere på dinbarsel.borgerservice.dk. Oversigt over sagsbehandlingstider Hvis I har oversigter, fx i pdf-format, om sagsbehandlingstider, skal I huske at fjerne information om sagsbehandlingstider for barseldagpenge Kontaktoplysninger på kommunale medarbejdere, der står for barseldagpenge Hvis I har en kontaktside på jeres hjemmeside, hvor det fremgår, hvilke medarbejdere der arbejder med barseldagpenge, bør I rette denne kontaktside til. Kontaktoplysninger til fx Borgerservice bør også fjernes fra eventuel boks i højre side på de sider, hvor I implementerer standardsiden. Til sidst i denne vejledning har vi indsat eksempler på tekstsider, selvbetjeningsløsninger og beregnere, som I som kommune skal slette. 6

7 Hvordan sikrer I jer, at I får ryddet alt op? Kig jeres sitetree i CMS-systemet igennem De fleste har et godt overblik over, hvad der ligger på deres hjemmeside om barseldagpenge. Men husk alligevel, ud over at gennemgå hele jeres sitetree i CMS-systemet, at lave en søgning for at få det hele med. Foretag en søgning på Google Måske kan det være tilstrækkeligt at lave en søgning på barseldagpenge, barsel, refusion og andre relaterede begreber på jeres egen hjemmesides søgefunktion, men det kan også være en god ide at lave samme søgning i Google. Søg fx på site:xxkommune.dk barseldagpenge (erstat den røde tekst med jeres hjemmesides domænenavn, fx stevns.dk) for at undersøge, om der skulle være indhold om barseldagpenge et sted på jeres hjemmeside, som I ikke er opmærksomme på. Vi har til sidst i dokumentet indsat en liste over ord, som det vil være relevant at søge på, når I skal finde indhold om barseldagpenge på jeres hjemmesider. Mange sider og vejledninger om barsel kan være søgbare på Google, selv om de er fjernet fra kommunens egen hjemmeside. Det er derfor vigtigt, at I sørger for ikke kun at fjerne links og henvisninger ind til disse sider på jeres hjemmeside, men at I sletter siderne helt fra jeres server. Husk også at fjerne interne links Det er vigtigt, at I ikke kun sletter hele eller dele af sider, der omhandler barseldagpenge, men også fjerner interne links til disse sider eller i stedet får dem til at linke til standardsiderne. I kan også vælge at linke direkte til borger.dk, men det er bedst, I dirigerer borgerne gennem standardsiderne, så de får muligheden for at læse teksten om myndighedsskiftet på standardsiderne. Se eksempel på sider sidst i vejledningen. 7

8 Placering af standardsiderne Når I først har fået ryddet ud i det nuværende indhold om barseldagpenge på jeres hjemmeside, skal I finde ud af, hvor I vil placere standardsiderne. Vores anbefaling er, at I lægger dem det samme sted, som det gamle indhold lå. Hvis det har ligget forskellige steder, så placér standardsiderne der, hvor det meste af det gamle indhold lå samlet. I kan evt. lave interne links til standardsiderne på de andre sider. Det er vigtigt, at I lægger de to standardsider hver sit sted på jeres hjemmeside og laver en tydelig skelnen, så man som bruger ikke er i tvivl om, hvilken standardside, der er henvendt til hvem. Hvilke menupunkter, barseldagpenge ligger under, varierer fra kommune til kommune. Det er ikke afgørende, at alle kommuner kalder menupunktet præcis det samme, eller at alle kommuner har samme struktur på deres hjemmeside. Det vigtige er, at borgere og virksomheder nemt kan finde frem til standardsiderne om barseldagpenge. Kontakt Udbetaling Danmark -linket på standardsiderne Nederst på begge standardsider er et link i denne sætning: Du kan også kontakte Udbetaling Danmark. Dette link må ikke linke til da det er en side for journalister, samarbejdspartnere og nye medarbejdere ikke for borgere og arbejdsgivere/selvstændige/akasser. Det link, I skal bruge, er angivet på borger.dk sammen med råtekst, banner og de øvrige links. Læs mere om dette på de følgende to sider. Banneret på den borgerrettede standardside Vi anbefaler, at I placerer et banner på standardsiden til borgerne - enten horisontalt over standardsidens tekst eller i højre eller venstre side i vertikal form. Det er vigtigt, at I laver et link fra banneret ind til Undersøgelser viser, at man som bruger intuitivt vil klikke på et billede, og at man forventer at blive ledt ind på en relevant side. Hvis I sørger for, at banneret linker, kan I lede mange borgere på rette spor. I kan finde banneret i forskellige størrelser på Se mere herom på de følgende to sider. Kommuner, der importerer artikler fra borger.dk Artikeleksporten er en gratis service, som kan anvendes til at importere borger.dk s artikler til kommunernes hjemmesider. En stor del af kommunerne benytter sig på nuværende tidspunkt af muligheden. I dag foregår artikeleksporten sådan, at man henter de samme artikler/sider som dem, der ligger på borger.dk. Men for de sagsområder, Udbetaling Danmark kommer til at varetage, vil det blive anderledes. Vi mener ikke, at I som kommuner bør have meget information om barseldagpenge på jeres hjemmeside, når kommunen ikke længere har myndighedsansvaret for området. Derfor har vi udarbejdet standardsiderne. Og fra den 1. december vil de være det eneste indhold om barseldagpenge, det bliver muligt at importere fra borger.dk. 8

9 Som nævnt vil standardsiderne som udgangspunkt ikke blive ændret, så snart de er blevet implementeret. Kun ved gennemgribende lovændringer eller lignende kan det blive aktuelt. Skulle det ske, at siden må tilpasses, vil det ske helt automatisk for de kommuner, der importerer fra borger.dk. Med andre ord vil I altså ikke længere skulle bruge webressourcer på barseldagpenge, hvis I importerer standardsiderne fra borger.dk. Vær opmærksom på, at begge standardsider om barseldagpenge kan autoimporteres fra borger.dk, også selvom den erhvervsrettede side om barseldagpenge mest henviser til virk.dk/nemrefusion. Det er ikke muligt at finde den erhvervsrettede standardside på virk.dk/nemrefusion. Sådan anvendes artikeleksporten fra Borger.dk For at kunne importere artikler fra borger.dk skal I tilkøbe et modul til jeres CMS-system. Der findes moduler til langt de fleste CMS er, som CMS-leverandører og webbureauer tilbyder. Nogle af disse er open source, blandt andet forskellige moduler fra TYPO3, DRUPAL, UMBRACO (kommer snart), og RSS/ATOM Feed Wrapper. Jeres cms-leverandør eller webbureau kan hjælpe med at finde ud af, hvordan jeres kommune kommer i gang. Alt efter hvilket modul I vælger, er der forskellige fremgangsmåder. I kan læse mere om de forskellige moduler, og hvordan I importerer fra borger.dk på digitaliser.dk. På borger.dk kan I læse om artikeleksporten her: Gruppe på digitaliser.dk om artikeleksport På digitaliser.dk er der oprettet en gruppe for de kommuner, der benytter artikelimporten: Fra medio november vil de to url er, der skal benyttes for at importere standardsiderne via artikeleksporten, blive lagt ud i denne gruppe. Hvis I allerede bruger artikelimporten Hvis I plejer at importere artiklerne om barseldagpenge fra borger.dk, vil I formentlig have flere sider om barseldagpenge i dag. Er det tilfældet, skal I være særligt opmærksomme på, at I skal tilpasse jeres hjemmeside, så I fra den 1. december kun har en eller to sider om barseldagpenge nemlig standardsiderne. Standardsiderne vil hver især være en ny artikel, som I skal importere og publicere samtidig med, at I afpublicerer de andre sider om barseldagpenge. Det er vigtigt, at I afpublicerer og sletter gamle sider, så standardsiderne er de eneste sider om barseldagpenge fra den 1. december. Online-banneret til den borgerrettede standardside skal I selv indsætte, efter at I har importereret teksten fra borger.dk. Husk at lave et link fra banneret til borger.dk/barseldagpenge. 9

10 Kommuner, der ikke importerer fra borger.dk Hvis I ikke har artikelimport, skal I implementere standardsiderne manuelt i jeres CMS-system. På borger.dk finder I begge standardsiders råtekst og links samt banneret til standardsiden henvendt til borgere via denne sti: For myndigheder Produkter og services Udbetaling Danmark Standardsider Det er også her, standardsiderne om de andre ydelser kommer til at ligge i takt med, at Udbetaling Danmark overtager boligstøtte og folkepension. Standardsiderne er blevet brugertestet og opbygget optimalt i forhold til brugernes behov. Det er derfor vigtigt, at I ikke klipper i teksten, udvælger afsnit/tekstbidder eller tilføjer informationer til standardsiderne, men sætter dem op, som de er. Det er også vigtigt, at I husker at sætte banneret ind i toppen på den borgerrettede standardside og laver et link fra banneret til borger.dk/barseldagpenge. Ændrer I på standardsiderne, kan Udbetaling Danmark ikke længere garantere for, at informationen er korrekt, og I skal derfor selv i langt højere grad sikre, at siderne er opdaterede. I kan hente standardsidernes indhold her: Som udgangspunkt vedligeholdelsesfri Når I vælger at implementere siderne manuelt, vil de være så godt som vedligeholdelsesfri. Der kan dog ske større lovændringer eller andet, der kræver justeringer af siderne, men vi informerer jer om det, hvis det bliver nødvendigt at ændre standardsiderne. 10

11 Kontakt hotline til Udbetaling Danmark og borger.dk Der er hjælp at hente, hvis I får brug for det undervejs i implementeringen af standardsiderne om barseldagpenge. Vi skelner mellem en indholdsmæssig og en teknisk support. Hvis I er i tvivl om struktur på hjemmesiden, indholdet på siderne eller har generelle spørgsmål til overgangen mellem kommune og Udbetaling Danmark, kan I kontakte: Mikkel Rydzy fra Udbetaling Danmark: Telefon: Mail: mik@atp.dk. Har I derimod spørgsmål til det tekniske setup, og hvordan I kan importere, kan I få svar på de mest almindelige spørgsmål på og ellers kan I kontakte: Brian Nielsen fra borger.dk Telefon: Mail: brian@digst.dk. Hvis borgere, arbejdsgivere, selvstændige og a-kasser vil ringe til Udbetaling Danmark Der er oprettet forskellige telefonnumre til Udbetaling Danmark, alt efter om henvendelsen drejer sig om familieydelser, barseldagpenge, boligstøtte eller folkepension. Hvis en borger eller arbejdsgiver/selvstændig/a-kasse efter den 1. december henvender sig til jer som kommune angående barseldagpenge, skal I henvise dem til dette tlf.nr: NB! I må ikke give nummeret videre før den 1. december. Liste over ord til søgning om barseldagpenge på hjemmeside Barseldagpenge Barselsdagpenge Barselorlov Barselsorlov Barsel Graviditetsgener Fædreorlov Forælderorlov Forældreorlov Adoptionsorlov Graviditetorlov Graviditetsorlov 11

12 Eksempler på sider, der bør være slettes den 1. december Eksempel på tekstside fra Egedal kommune, der skal slettes/erstattes med standardsiden: Eksempel på introduktion/link til selvbetjening fra Hjørring Kommune, der bør slettes: 12

13 Eksempel på vejledning i pdf fra Billund kommune, der bør slettes: Eksempel på beregner fra Sorø kommune, der bør slettes: 13

14 Eksempel på boks med kontaktoplysninger fra Furesø Kommune, der bør slettes: Eksempel på side med sagsbehandlingstider fra Skive Kommune, der bør rettes til, så tider vedrørende barseldagpenge ikke længere fremgår: 14