Hold styr på timeregistreringen med en stærk brancheløsning fra Inventio.IT

Transkript

1 Hold styr på timeregistreringen med en stærk brancheløsning fra Inventio.IT

2 TimePlus - brancheløsning til arkitekter, ingeniører, landmålere mv. C5 TimePlus er forretningssoftwaren til timebaserede virksomheder. I vores kundeportefølje findes arkitekter, tegnestuer, rådgivende ingeniører, landinspektører, reklamebureauer og konsulenthuse, men løsningen benyttes også af mere end 200 revisionsfirmaer landet over. Vi har en over 10 år lang historie med time/sagsløsninger til danske virksomheder, og vi har etableret adskillige løsninger, så vi ved, hvad vi taler om. Vores kunder er både den lille virksomhed med 1-2 ansatte og op til de helt store med 250 ansatte. Vores filosofi er at udvikle og drive et produkt, som vi selv kan være stolte af, og som vores kunder er glade for at benytte. Rolle-opdeling TimePlus kan opdeles i roller som sikrer, at medarbejderen hurtigt får præsenteret netop de menuer og funktioner, som vedkommende har brug for qua sin arbejdsrolle. De typiske roller er: medarbejder, sagsleder, administration og ledelse. Klar til brug TimePlus modulet har så bred en funktionalitet, at de fleste virksomheder kan bruge produktet uden eller med få tilretninger. Derfor er TimePlus billigere i anskaffelse, drift og vedligeholdelse end alternative systemer på markedet. Microsoft Dynamics C5 og TimePlus - en samlet løsning TimePlus er fuldt integreret med markedets mest udbredte ERPsystem - Microsoft Dynamics C5. Inventio.IT A/S kan derfor tilbyde én samlet virksomhedsløsning, som håndterer alle virksomhedens arbejdsopgaver fra A-Z. Faktureringsmodulet er bl.a. integreret i Dynamics C5 således, at der kan opsættes kontering på forskellige finanskonti alt efter hvilke jobarter omsætningen er skabt af. Samtidig er det integreret til debitor således, at betalinger kan udlignes og kontoudtog kan udskrives på de enkelte debitorer. Vi kan også levere bilagsscaning, anlægsstyring og Business Intelligence, som add-on moduler. Landinspektørcentret A/S med 6 afdelingskontorer tilbyder med den nyeste faglige viden matrikulært arbejde, juridisk bistand og GIS-produkter til kommuner, byggefirmaer, kirkegårde, landmænd og private grundejere. Landinspektør, Søren Daniel Kristensen udtaler: Med 6 afdelingskontorer er det meget vigtigt, at vi hele tiden har styr på vores timeregistrering. Før anvendte vi C5 Projekt, som er et standard projektmodul i økonomisystemet C5, men med brancheløsningen TimePlus, har vi fået et effektivt værktøj, som er skræddersyet til vores branche. Efter indførelsen af TimePlus er udfaktureringsgraden løftet, så investeringen var hurtig tjent hjem. Efterfølgende har Inventio.IT lavet en integration til vores journalsystem, som blev udført til vores fulde tilfredshed. Inventio.IT leverede et professionelt arbejde, som viste at de har et stort branchekendskab og hurtigt kan sætte sig ind i den måde, vi arbejder på. TimePlus: Debitor Projektstyring Ressourcestyring Tidsregistrering Finans

3 Få det fulde overblik over økonomi og tidsforbrug Timegodkendelse Den ansvarlige kan hurtigt danne sig et overblik over timekladder, som skal godkendes. I ét særskilt skærmbillede ligger alle igangværende ugekladder for virksomheden eller den sagsansvarliges afdeling. IGVA - igangværende arbejder Den sagsansvarlige har i skærmbilledet Igangværende arbejder det fulde overblik over den enkelte sag med f.eks. timer, honorar, udlæg og budget. Der kan direkte udføres reguleringer eller faktureringer af de enkelte sager. Hvilke data der ønskes vist på skærmbillede og rapporter tilpasses let, og der kan oprettes et ubegrænset antal skabeloner. Overblik med sagsportalen Forespørgsler og statistikker giver sagsansvarlig mulighed for at danne sig et overblik over sagsstatus såvel under sagsforløbet som ved efterkal-kulation i sagsportalen, hvor alle relevante nøgletal er samlet. TimePlus: Tabt overblikket over igangværende arbejder! Skab overblik med TimePlus

4 Medarbejderportalen - tidsbesparende timeregistrering Medarbejderportalen Medarbejderen har i en intuitiv opbygget portal et samlet overblik over egne sager med f.eks. bogførte posteringer med arbejdstype, ugekladder, status på overtid/flex samt kørsel. Medarbejderen finder let den aktuelle sag med den indbyggede fritekst søgning og er hurtig klar til registrering på den korrekte sag. Den daglige registrering kan opdeles i tre områder, registrering af timer, udlæg samt kørsel. Daglig registrering Timer registreres med angivelse af sag, art, beskrivelse og timeantal. Via Outlook kan medarbejderen indlæse sine kalenderaftaler og anvende disse som grundlag. Udlæg registreres med udgifter til f.eks. parkering, fortæring og broafgift. Kørsel registreres med registreringsnummer og km start/slut. Systemet udfylder automatisk adresse fra/til ud fra kundens adresse. JJW ARKITEKTER er blandt Danmarks større arkitektvirksomheder og skaber bæredygtig og nyskabende arkitektur, hvor brugerne er i centrum. JJW ARKITEKTER dækker stort set alle byggeriets områder - fra idé til drift. Økonomichef, Tina Henning udtaler: Vi har projekter, hvor forbruget er på over timer, men uanset projektstørrelse, er en effektiv timeregistrering og sagsopfølgning meget vigtig, og her lever TimePlus helt op til vores forventninger. TimePlus anvendes hver dag af 55 medarbejdere og det er en stor gevinst at de selv registrerer timer og tilhørende kommentarer. Arbejdsgangen sikrer en god dokumentation og sikrer at timer i forbindelse med f.eks. ekstraarbejde og aftalesedler bliver faktureret korrekt til kunderne. Hos JJW har vi, i samarbejde med Inventio.IT, fået implementeret Arkitekternes overenskomst i TimePlus et forløb som blev gennemført med stor professionalisme og som har haft stor effekt på optimering af vores arbejdsgange. I 2009 har vi udviklet og implementeret en Business Intelligence (BI) løsning et dynamisk ledelsesværktøj baseret på data fra TimePlus. Et værktøj som har givet os et nemt og hurtigt overblik over virksomhedens økonomistyring og øvrige fokusområder, som fakturering, medarbejderens effektivitet etc. Med BI modulet sikrer vi fuldt udbytte af alle de mange data, som vi registrerer i TimePlus. Gevinsten er flere informationer i færre rapporter. Inventio.IT leverer en seriøs sparring og vi sætter især pris på den nære og personlige support vi taler direkte med medarbejderen som kender til vores system, og det giver en hurtig problemløsning. TimePlus rollefordeling: Medarbejder Sagsleder Administration Ledelse

5 Effektiv udnyttelse med ressourceplanlægning Ressourceplanlægning Med ressourceplanlægning i TimePlus kan du effektivt optimere udnyttelsesgraden af dine medarbejdere. Budgettering foretages på uge eller månedsbasis. Ressourcebudgettering Der er mulighed for at lave udvidede budgettering pr. uge eller pr. måneds oversigt. Medarbejderbelastning Man har mulighed for at udskrive en rapport således, at man kan se ressourcetræk pr. medarbejder og pr. faggruppe. Rapporten viser sager, hvor ressourcen er booket samt belastning pr. faggruppe. Færdiggørelsesgrad Med udgangspunkt i realiseret forbrug samt budgetteret forbrug angives færdiggørelsesgraden af den sagsansvarlige. Systemet beregner herefter sagens aktuelle faktor. Budgettering og ressourceplanlægning klares hurtigt og nemt med TimePlus

6 Administrationen - effektivitet og overblik Administration For administrationen er der mange gevinster ved TimePlus. Her kan fremhæves: IGVA opgøres automatisk Håndtere Ferie/Flex og ARK overenskomst Revisorgodkendt kørselsregistrering Integration til og fra Finans/Debitor/Kreditor/Løn Fakturering Fakturering er enkel og hurtig efter sagernes aftalevilkår. Alt foregår på skærmniveau som direkte dialog. Ud fra de registrerede timer og udlæg på sagerne kan fakturakladderne dannes. Der kan oprettes fakturaforslag som sendes til godkendelse og evt. redigering inden den endelige fakturering ingen overflødige arbejdsgange. Øvrige funktioner: Áconto og slutfakturering Masseoprettelse jf. rateplaner Masseudskrivning - både faktura og proforma Elektronisk fakturering Ledelsesrapportering - få det fulde overblik med TimePlus og Plus Intelligence Rapporter og præsentationer Der er en lang række rapporter og forespørgelser i TimePlus som giver mulighed for at få præsenteret nøgletal på den enkelte sag, gruppe, sagsansvarlige, medarbejder eller afdeling. Der kan udskrives dynamiske statusrapporter over bl.a. DB, DG, timer, omkostninger og nøgletal kan sammenlignes med de budgetterede tal. Disse rapporter giver et her og nu billede over alle igangværende sager. Plus Intelligence Plus Intelligence er et tillægsmodul til TimePlus, som er klar til brug efter installation. Systemet indeholder en datamodel med en stor rapportpakke samt de primære nøgletal og KPI er for timesagsstyring. Man kan bruge de dertil indbyggede dynamiske rapporter eller selv lave nye uden programmering. Plus Intelligence er den hurtigste måde at implementere et business intelligence system, da det har en færdig datamodel designet til din TimePlus brancheløsning fra Inventio.IT Kom nemt i gang med TimePlus. Brugervenligt med hurtig oprettelse af sager og projekter m.v.

7 Tillægsmoduler C5 Bilagsscan Anvendes til indscanning og finansregistrere fakturaer. Registreringerne bliver indlæst direkte i kassekladden i Dynamics C5, herefter skal der godkendes og bogføres. Alle kan umiddelbart registrere fakturaer, og de indscannede fakturaer kan fremover vises direkte i Dynamics C5. Plus2Excel Med Plus2Excel er der nu mulighed for at overføre diverse rapporter direkte til Excel regneark for videre bearbejdning af data f.eks. via tabeller og pivotrapporter. Man kan f.eks. kopiere et kontoudtog fra banken direkte over i kassekladden og slippe for alt tastearbejdet. C5 CRM Med dette modul har man mulighed for at holde styr på sine kunder og emner. Man kan f. eks. styre aktiviteter, møder, tilbud og de daglige opgaver. Med synkronisering til Outlook har man en komplet registrering af korrespondancen med kunde/emne. TimePlus - Highlights Udviklingen og opdatering med TimePlus TimePlus bliver konstant videreudviklet i tæt samarbejde med kunderne. En gang om året afholder vi en brugerdag, hvor vi mødes med alle vores kunder. Her fortæller vi om fremtiden, nye versioner, tips og tricks m.v. Det er også her man som kunde kan komme med ris og ros samt ideer til næste version. Leverandøruafhængigt system TimePlus er bygget op, så der er adgang til alle kildekoder. Dette gør at man som kunde ikke er afhængig af leverandørvalg. Man har mulighed for at vælge mellem mere end 160 Microsoft C5 forhandlere landet over. Overblik Igangværende arbejder Budget/realiserede tal Overtid/Flex/Kørsel Medarbejderbelastning Effektivitet Fuldt integreret i Microsoft Dynamics C5 med finans, debitor, kreditor og løn OIOXML (Offentlig fakturering) Hurtige udskrifter af statusrapporter på projekter, timer, lønsomhed etc. ARK overenskomst Brugervenlighed Menu tilpasset rolle Medarbejderportal Sagslederportal Ledelsesportal Viborg Ingeniørerne har ekspertise indenfor alle grene af teknisk rådgivning og bistand og klarer alle opgaver indenfor både bærende konstruktioner, VVS-installationer, el-installationer, anlægsteknik og miljø. Bogholder Kirsten Aarup Andersen udtaler: Vi har anvendt TimePlus i mange år, og systemet bruges dagligt af 20 medarbejdere. Tidligere foregik registreringen af timer og kørsel manuelt, men med TimePlus har vi fået et effektivt system, som er tidsbesparende og sikrer en mere korrekt registrering. Når afdelingslederen har godkendt ugekladden, danner denne grundlag for fakturering til vores kunder. Integrationen til de øvrige moduler i C5 betyder mindre tastearbejde og dermed færre fejl. Statistikken IGVA (igangværende arbejde) er et effektivt styringsredskab og betyder, at vi altid har det fulde overblik over både økonomi og tidsforbrug på vores sager. Udbyg TimePlus med nogle af vores stærke tillægsmoduler

8 Inventio.IT s motto er tryghed og tillid, da vi mener at dette er vigtige nøgleord, når man skal vælge samarbejdspartner. Derfor lægger vi, hos Inventio.IT, stor vægt på at have en organisation, hvor alle medarbejdere er kompetente, erfarne, troværdige og med stor engagement i hver enkelt kunde. Inventio.IT har fokus på netop din virksomheds forretningsmæssige mål og behov. Vi sætter en ære i at overholde tidsfrister, budgetter, funktionalitet og kvalitet. Inventio.IT håber, at du med denne TimePlus brochure får et godt indblik i TimePlus løsningens unikke funktioner og muligheder. Vi ønsker dig god læsning og ser frem til at kunne præsentere TimePlus for dig. Din totalleverandør Som totalleverandør af IT og ERP løsninger kan vi hjælpe til med udvikling, installering, implementering og drift af dit IT miljø. Udvikling af skræddersyede løsninger klarer vores dygtige programmører i tæt dialog med kunden. Hosting/outsourcing Med vores store hostingscenter har du mulighed for at leje både C5 og TimePlus, eller du kan eje det og lade os stå for hele driften af jeres IT-miljø. Vi kan selvfølgelig også hjælpe dig med udvikling og vedligeholdelse af jeres Dynamics C5. Dette klares af vores C5 afdeling. København Inventio.IT A/S Lyskær 3 EF, 3. sal 2730 Herlev Tlf Fax info@inventio.it Århus Inventio.IT A/S Cedervej Harlev Plusafdelingen Support: plussupport@inventio.it Salg: plussalg@inventio.it