B R U G E R V E J L E D N I N G

Transkript

1 B R U G E R V E J L E D N I N G 1

2 Indholdsfortegnelse Indhold B R U G E R V E J L E D N I N G... 1 Indholdsfortegnelse... 2 Indledning... 4 Præsentation af BSS Opstart af programmet Hurtigstart (menupunkt) Byggesagsoversigt (menupunkt) Diagrammer (menupunkt) Rapporter (menupunkt) Stamkort Lokal- og kommuneplaner Stedfæstelse Tinglysning (tilkøb) Sagsomfang Sagsstyring Sagsgang Notater Tjekliste Tidsregistrering BBR-oplysninger BBR-Indberetning Ny BBR-Indberetning Sagsdata Bygningsdata Forklædesag Tegninger / Breve Byg & Miljø Funktioner - Indstillinger (menupunkt) Systemoplysninger Programindstillinger Koblinger Debitor-system ESDH-system (Navn) Gebyrtyper Bygningstyper samt gebyr Brugere Blanketter Valgt blanket Blanketopsætning Højrekliksmenu Ansøgere Myndigheder Tekstfraser/Standardtekster

3 7.12 Veje, postnre Ejerlav, zoner og distrikter Øvrige Lister Logning Administration BBR Tjeklister Byg & Miljø Benyt aktive sagsbehandler betyder, at navn, og telefon på den sagsbehandler der er tilknyttet sagen, bliver vist for borgeren når der sendes svar til borgeren gennem BOM Appendiks 1 - Opret byggesag Via BSS modulet Via Kort-modulet i MapGuide Slet byggesag Opret byggesagssymbol i kortet fra BSS Appendiks 2 - Blanketter/Breve Appendiks 3 Søgning i Byggesagsoversigt Appendiks 3 Betalingsmoduler Multihøring Funktionen giver mulighed for at gemme naboorienteringer, så man bevarer historikken. Uden denne funktion, skal man slette alle parter på en partshøring før man laver en ny høring. Høringen gemmes med d.d., og kan hentes frem igen. Høringer vælges i rullemenuen Advisliste Byggesag Borger eboks Elektronisk Faktura Ny BBR BBR Indberetningsblad Udskriv med stempel / Konverter til PDF Kritisk advis Naboorientering via E&M Opslag Byg & Miljø Tinglysningsmodul

4 Indledning GEOGRAF/Byggesag (kaldet BSS) er et program, som forenkler arbejdsgangen i forbindelse med behandlingen af byggesager i kommunalt regi. Med programmet får brugeren nemt og hurtigt overblik over alle relevante data, der knytter sig til en byggesag, samt overblik over alle aktiviteter ifm status på kommunens byggesager. Anvendelse af GIS kortet med kobling til Ejendoms- og Miljødatabasen (E&M) eller OIS sikrer at eksisterende aktuelle data for en ejendom automatisk læses ind i programmet ifm oprettelse af en ny byggesag. Kortet udnyttes ifm. naboorienteringer. Programmet markerer selv naboejendomme til byggesagen, hvorefter koblingen til E&M gør det muligt at oprette ejerlister, der kan overføres til BSS. Alt i alt giver kortet et godt visuelt overblik over de igangværende sager, dispensationssager etc. Til støtte for sagsbehandleren. Som et tilkøbsmodul er der udviklet mulighed for at kunne gennemføre flere naboorienteringer i samme sag (ring til GEOGRAF og spørg om pris). Kortet kan også udnyttes til at fremsøge alle de restriktioner (pt. kun med MapGuide), der findes på eller i nærheden af den pågældende byggesag. Resultaterne af konfliktsøgningen kan overføres til BSS faneblad Tjekliste og fanebladet Tegninger og breve (fx Link til lokalplan, mv.) På datasiden er programmet bygget op, således at alle data gemmes i en database. Det gør det muligt at registrere, håndtere og vise alle kommunens byggesager i en overskuelig form. Til hver byggesag knytter sig en række faneblade med stamdata, korrespondance-oversigter, gebyrberegninger, afgørelser m.m. En række datoregistreringer fungerer som milepæle og sammen med Tjekliste-funktionen har man et værktøj til byggesagsbehandlingen og styring heraf. Den samlede registrering af kommunens byggesager ét sted gør det muligt at lave forskellige dynamiske statistikker, der f.eks. løbende viser antal igangværende og afsluttede byggesager pr. uge, måned og kvartal. BSS kan kobles til kommunens skannede sager (ældre sager der ikke er beliggende i kommunens ESDH program eller sager der ikke er konverteret til BSS) beliggende enten på Weblager eller på kommunens egen server. BSS kan kobles til en række ESDH-programmer (Elektronisk Sags- og Dokument Håndteringsprogram), hvorved sagen og sagens korrespondance udarbejdet i BSS kan overføres og journaliseres i Kommunens ESDH-system til information for øvrige sagsbehandlere. 4

5 Endvidere kan programmet kobles til Kommunens økonomisystem, så beregnede gebyrer overføres til dette. Fra økonomisystemet kan der udskrives faktura, og Byggesagsafdelingen kan få oversigter herfra vedr. omsætning m.v. Der er etableret kobling til MS Outlook, der medfører, at brugeren kan modtage og sende mails og mails med vedhæftede filer kan lagres direkte i byggesagen. Der findes et faneblad til automatisk tidsregistrering i programmet, der gør det muligt at få præsenteret sagsbehandlingstiden for den enkelte sag. Endvidere har udviklet et manuelt tidsregistreringsmodul, der kan tilkøbes. Der er udviklet et udvidet Advis modul til brug for oversigt over samtlige Advi er i systemet (ring til GEOGRAF og spørg om pris). Efterfølgende er en gennemgang af BSS. For kort-modulet henvises til særskilt brugervejledning herfor. Beskrivelse af arbejdsgange ifm. oprettelse af byggesag samt naboorientering fremgår af appendiks. Brugervejledningen for Kortmodulet er baseret på anvendelse af MapInfo Professional som GIS værktøj. BSS er dog udviklet til også at kunne anvende MapGuide Enterprise, ArcViewGIS, CBkort og NetGIS som GIS værktøj, ligesom der kan etableres kobling mod andre GIS-værktøjer. 5

6 Præsentation af BSS 1.0 Opstart af programmet Når programmet startes, fremkommer følgende brugerflade: Øverste bjælke beskriver, at man befinder sig i BSS. Den mellemste bjælke indeholder Filer, Vis, Funktioner, Vinduer og Hjælp. Den nederste bjælke indeholder BSS s 13 centrale menupunkter: Ny (Hvis man ønsker at oprette en byggesag fra BSS) GEM (Hvis man ønsker at gemme registreringer undervejs i sagsbehandlingen). 6

7 Hurtigstart (Hvis man hurtigt ønsker at finde den eller de seneste sager man har arbejdet med, eller hvis man ønsker at oprette en ny sag, eller hvis man ønsker at søge efter en byggesag, hvor man fx kender ejer, ansøger, mv.). Bemærk at hvis ikke Hurtigstart ønskes benyttet, kan der sættes flueben i Skjul Hurtigstart. Byggesagsoversigt (oversigt der viser alle kommunens byggesager. Oversigten tilbyder en række muligheder for at sammensætte informationer. Emnet gennemgås senere i Vejledningen). Diagrammer (kan præsentere forskellige informationer) Rapporter (kan præsentere forskellige rapporter om byggesagsoversigt for en given periode, sagsbehandlingstider, mv.) Tidsregistrering et tilkøbsmodul Vis byggesag på kort (viser byggesagssymbolet fremhævet i kortet). ESDH (henter den sag, der er aktiv i BSS, frem i ESDH). Skannet arkiv (bringer sagen, der er aktiv i BSS, frem i Weblageret for skannet materiale). Overfør til ESDH (overfører dokumenter, noter, mv. til samme sag i ESDH). Overfør til Byg & Miljø (overfører de ændringer man laver i Byg&Miljø fanebladet til BOM) Udvidet Advis funktion et tilkøbsmodul Når en sag er åbnet fremkommer yderligere en menubjælke indeholdende mulighed for at søge efter ejer, ansøger, gadenavn, byggesagsnummer, mv. Resultatet af søgningen præsenteres i Hurtigsøg. Bemærk! Alle kommandoerne i menuerne er forsynet med Genvejstaster. Menupunkterne gennemgås efterfølgende. 7

8 1.1 Filer Punktet Filer indeholder muligheden for at oprette en ny Byggesag direkte i BSS vha. Ny Byggesag. En ny byggesag gemmes straks efter oprettelse og tildeles dermed et byggesagsnummer, baseret på sidste byggesagsnummer i Systemopsætning. Bemærk at knappen Ny er trukket ud og er beliggende i næste bjælke. Gem Byggesag kan anvendes, hvis man ikke er færdig med sags oprettelsen mod ESDH og GIS kortet. Bemærk at GEM er beliggende i næste bjælke. Der er angivet Genvejstaster ud for Ny Byggesag og GEM byggesag. Seneste byggesager giver mulighed for at fremsøge én af de seneste byggesager brugeren har været i gang med. Findes også i Hurtigstart. Gem byggesag lokalt kan anvendes til at gemme en byggesag som fil, i stedet for at gemme den i databasen. Dette kan være aktuelt, hvis databasen af en eller anden grund ikke kan tilgås på dette tidspunkt. Indlæs byggesag lokalt kan bruges til at hente tidligere gemte byggesager ind i BSS. Afslut kan anvendes til at afslutte anvendelsen af GEOGRAF/Byggesag. 8

9 1.2 Vis Vis indeholder knapfunktionerne, hvoraf en del er rullet ud i næste bjælke. Ud for hver funktion er der angivet en Genvejstast. Genopfrisk (F5) kan bruges til at genindlæse sagen fra databasen. Advispopup (F6) bruges til at vise/skjule listen over adviserede sager. Sagsoversigt (F9) bruges til at vise/eller skjule en sagsoversigt i stamkortets venstre side. Oversigten viser alle de byggesager, der har verseret på ejendommen. Arkiverede sager (Control+F9) bestemmer, om arkiverede sager medtages i sagsoversigten 9

10 1.3 Funktioner Funktioner indeholder Indstillinger (Systemopsætningen). Indstillinger gennemgås senere i Brugervejledningen. ESDH Batch upload bruges til at overføre mange sager eller dokumenter til ESDH på samme tid. Overfør til Byg & Miljø bruges til at overføre ændringer i fanebladet Byg & Miljø til BOM. 1.4 Vindue Vindue holder styr på hvilke sager man har åbne. Tryk på menupunktet vindue og se hvilke sager der er åbne. 10

11 Bemærk! I øverste bjælke ses hvilken byggesag der er åben på skærmen. 1.5 Hjælp Hjælp indeholder følgende funktioner: Brugervejledning (PDF med vejledningen) Opdater program - programmet er i drift. Ved klik på punktet vil der fremkomme en dialogboks, der indeholder en beskrivelse af hvilke opdateringer, der er til rådighed. Man kan beslutte, om man vil opdatere eller annullere forslaget. BSS på Yammer Hvis Yammer applikationen er installeret på maskinen, åbnes denne og ellers åbnes Yammer s hjemmeside Om - indeholder oplysning om versionsnummer, mv. 2.0 Hurtigstart (menupunkt) 11

12 Hurtigstart åbnes samtidig med åbning af BSS. Såfremt Hurtigstart ikke ønskes åbnet sammen med BSS, kan der sættes et flueben under Funktioner - Indstillinger - Programindstillinger Skjul Hurtigstart. Med Hurtigstart er der 3 muligheder. 1. Brugeren kan oprette en ny byggesag 2. Brugeren kan åbne én af de seneste byggesager, der er arbejdet med 3. Brugeren kan søge efter en byggesag vha. ejer, ansøger, gadenavn, byggesagsnummer, mv. Hurtigstart slukkes ved at trykke på det røde kryds øverst i højre hjørne. 3.0 Byggesagsoversigt (menupunkt) Byggesagsoversigten giver et hurtigt overblik over alle igangværende (sager under behandling) byggesager i databasen. Såfremt man ønsker at kunne se alle sager, herunder arkiverede sager, sættes flueben i Vis arkiverede sager, der er placeret nederst til venstre i Byggesagsoversigten. Listen med byggesager kan sorteres/filtreres efter sagsnummer, ansøgers navn, ejers navn, gadenavn eller de kolonner, som den enkelte brugere har indsat. 12

13 Dobbeltklikker man på en byggesag åbnes byggesagens Stamkort, hvor alle informationer, der vedrører den enkelte byggesag, er tilgængelige. Stamkortet er delt op i 5 faneblade. Disse gennemgås i afsnit om Stamkort. Markerer man på en byggesag i listen, vises en Tooltip med beskrivelse af byggeriets art og omfang samt en oversigt over, hvad der sket i sagen. Brugerne har selv mulighed for at definere indholdet i Tooltip en. En orange markering af byggesagen viser, at der i disse sager findes aktiviteter (Advisering), der skal løses. En grøn markering af linjen viser sager, der er afsluttede. Grå markering betyder, at sagen er arkiveret. Rød markering betyder, at sagen er adviseret kritisk (tilkøbsfunktion). Blå markering betyder, at sagen er indkommet fra Byg & Miljø. Fed skrift betyder, at byggesagen endnu ikke har fået tildelt en sagsbehandler. I nederste højre hjørne ses antallet af igangværende byggesager, der findes i databasen. Ved markering af flueben i Vis arkiverede sager vil antallet af byggesager blive ændret til også at omfatte alle arkiverede sager. Nulstil alle filtre anvendes efter anvendelse af filterfunktionerne til at vende tilbage til startoversigten. 13

14 Der er mulighed for, vha. af knappen Eksporter data, at overføre oversigten til Excel regneark. 3.1 Tilføj Kolonne og Tooltip Tilføj kolonne Ved at trykke på Tilføj kolonne kan der tilføjes og indsættes flere kolonner. Boksen Tilføj kolonne åbnes. Husk at sætte prik i Filterkolonne, hvis der ønskes tilføjet en kolonne. Listen Udpeg Kolonner viser de emner/kolonner, der kan indsættes i Byggesagsoversigten. Ønskes tilføjet en kolonne markeres emnet i listen og kolonnens overskrift kan skrives i Overskrift. Tryk derefter på OK, hvorefter kolonnen indsættes i Byggesagsoversigtens højre side. Ved at holde venstre musetast nede på kolonnens overskrift i Byggesagsoversigten, kan hele kolonnen nu flyttes til den ønskede placering. I listen over emner kan der åbnes for flere emner under et + foran teksten/koden. Bemærk! Navnene i kolonnetypen ligner hinanden. Vær sikker på, at det er den korrekte kolonne, der indsættes. 14

15 Hvis man fx vil have en kolonne, der viser datoen for, hvornår der er skrevet til ejer/ansøger efter supplerende materiale skal man huske at gå ned under Sagsgang åbne for + og vælge henholdsvis AfventerEjerDato til én kolonne og derefter AfventerEjerModtagetDato til en anden kolonne Tilføj til Tooltip Der er også mulighed for at tilføje informationer til Tooltip. Listesymbolet betegner, at dette er en liste af værdier, og derfor ikke kan tilføjes som en kolonne. Den kan kun tilføjes som tooltip. 15

16 Ved at markere en række i Byggesagsoversigten vises en Tooltip med informationer om, hvad der sker på ejendommen. Ved at trykke Tilføj kolonne åbnes muligheden for at indsætte flere informationer i Tooltip. Marker i kolonnetypen Tooltip og find derefter i listen de informationer der ønskes i indsat fx Modtagelsesdatoen, som vist nedenfor: 3.2 Filter funktioner Filtreringsfunktionerne ligger i toppen af fanebladet og giver mulighed for at søge på en byggesag, enten via sagsnummer, ejendomsnummer, ansøgers navn, gadenavn, datooplysninger eller en sagsbehandlers egne sager. 3.3 Vis sager pr. sagsbehandler Funktionen kan gennemføre en sortering af byggesagerne, sådan at kun een sagsbehandlers sager vises. Derefter kan sagsbehandleren igen sortere/søge sådan fx kun nyeste sager vises, eller at man kun ønsker at se alle byggesager på Søtoften, eller at man ønsker at se alle byggesager, der er afsluttet i 2009 eller andet. 16

17 Hvis man ønsker at tilbage til startoversigten igen, slettes søgeresultaterne i filterfunktionen vha. Nulstil alle filtre knappen. En mere detaljeret gennemgang findes under appendiks Diagrammer (menupunkt) Diagramfunktionen bruges til at vise en række foruddefinerede diagrammer/statistikker for det aktuelle år: Byggesag pr. uge/måned/kvartal Antal byggesager fordelt på bygningstype Antal byggesager fordelt på distrikter. Mv. Der er mulighed for at kunne eksportere diagrammet til Excel regneark. Endvidere er der mulighed for at kunne udskrive diagrammerne fra Rapportmodulet. Nedenstående viser eksempelvis antal byggesager fordelt på uger i perioden 1. januar 2008 til 31. december Rapporter (menupunkt) 17

18 Rapportfunktionen giver en oversigt over de rapporter og oversigter, der følger med programmet. Funktionen Vis rapport, viser rapporten i Word med mulighed for udskrivning. Brugerne har selv mulighed for i et vist omfang (spørg GEOGRAF) definere og udarbejde egne rapporter. Til brug for dette er der tilføjet en knap Rapportkoder hvorfra brugeren kan trække koder til indsættelse som bogmærker i Word skabelonen. Der er endvidere mulighed for at specificere en række ønskede oplysninger til rapporten. De felter, der udfyldes i Filter-afsnittet begrænser de stamkort, der medtages i rapporten. Feltet ΣGebyrantal < læses som summen af gebyrantal mindre end, og kan benyttes, til at fjerne stamkort fra rapporten, hvor antallet af gebyrer 18

19 (Fanebladet Sagsomfang > Gebyr) overstiger et vist antal. 6.0 Stamkort Stamkortet er BSS s betegnelse for det modul hvori sagsbehandlingen af byggesagen gennemføres. Stamkortet åbnes via Hurtigstart, Byggesagsoversigt eller Adviserede byggesager til [brugernavn]. Stamkort indeholder/omfatter hele den enkelte byggesag. Stamkortet er delt op i en række faneblade, hvilket gør det muligt at have alle oplysninger om en given byggesag i et samlet overblik. Oven over Stamkortets faneblade findes alle flydende funktioner, der alle kan benyttes samtidig med at Stamkortet/byggesagen er åben: Med flydende funktion menes, at funktionsknapperne Hurtigstart, Byggesagsoversigt, diagrammer, rapporter, Vis byggesag på kort, ESDH og Skannet arkiv kan aktiveres fra alle faneblade i modulet Stamkort. Bemærk! I BSS v3 er GEM funktionen blevet en løbende central opgave. Hvis brugeren fx går over i kortet via Vis byggesag på kort, er det en god ide at trykke GEM (Ctrl S) eller anvend GEM knappen i toppen af menu linjen inden man forlader BSS. Hvis man fx har lavet en Naboorientering i kortet og nu vil returnere til BSS og ikke har gemt inden man forlod BSS vil man nu få en dialogboks, hvor man bliver bedt om at gemme. 19

20 6.1 Sagsjournal Sagsjournalen er etableret som faneblad nr. 1 med henblik på, at brugeren hurtigt kan skabe sig et overblik over sagen. Sagsjournalen opsamler aktiviteter, der foregår på sagen. Ved højreklik i billedet fremkommer følgende muligheder: Vis Kladde: Viser en kladde på skærmen der kan udskrives ved brug af almindelig Word udskrivning. Gem Journalblad: Gemmer en kopi af skærmbilledet i fanen Tegninger / Breve. Journaliser: Gemmer en kopi af skærmbilledet i fanen Tegninger / Breve og overfører samtidig en kopi af skærmbilledet til ESDH programmet. Ekspander alle: Udvider Sagsjournalen sådan at alt kan ses på skærmen. Kollaps alle: Samler den udvidede Sagsjournal. 6.2 Stamkort Stamkort er det andet af en række faneblade knyttet til den enkelte byggesag. Under Stamkort registreres aktuelle informationer om ejer og ansøger, om ejendommen, om kommuneplaner mv. 20

21 I det følgende en kort gennemgang af emner der registreres i Stamkort Byggesagsnummer Byggesagsnummeret øverst på fanebladet Stamdata tildeles automatisk efter et givent system. Se menupunktet Indstillinger under hovedmenuen Funktioner for angivelse af hvilken systematik, man ønsker sagsnumrene genereret efter. Systemet kan f.eks. være årstal + fortløbende nummer ( ). Et byggesagsnummer kan rettes / ændres manuelt på fanebladet Stamdata ved at klikke på redigeringsikonet ( ) ud for byggesagsnummeret, men man skal så selv sikre, at man ikke opretter et byggesagsnummer, der findes i forvejen ESDH nummer ESDH nummeret er placeret under gruppen Sagsbehandling. Når byggesagen er klar dvs. at følgende felter er udfyldte: Sagsbehandler, Bygningsreglement, ejer med angivelse af CPR eller CVR samt på fanebladet Sagsomfang også sagens omfang med beskrivelse - til at blive oprettet i ESDH programmet, trykkes på knappen ved siden af nummerfeltet. Sagen oprettes og journaliseres nu i ESDH, og ESDH leverer sit journalnummer til BSS, hvorefter integrationen er etableret Gadenavne I dette felt findes en liste over alle kommunens gadenavne. Når man skriver starten af et gadenavn, genereres der automatisk en liste over de gadenavne, der matcher det tastede. 21

22 6.2.4 Ansøger Ejer BSS angiver automatisk ansøgeren som ejer, da ansøgeren oftest også er ejeren. I tilfælde, hvor ejer og ansøger ikke er den samme, kan der indtastes oplysninger på både ejer og ansøger. Ny ansøger Er ansøger forskellig fra ejer, og er ansøger ikke tidligere registreret i databasen, trykkes på Ny ansøger, hvorefter det er muligt at indtaste ansøgeren med navn, adresse, mv. Hvis ansøger har medsendt oplysning om adresse kan denne benyttes direkte fra Stamkort. Ansøger (tidligere registreret) I rullemenuen Ansøger findes de ansøgere, der tidligere er registreret i forbindelse med byggesager. Vælges en ansøger fra listen, fremkommer oplysninger om ansøger via rullemenuen. Hvis ansøger er lig med ejer behøver man ikke at udfylde ansøgerfelterne, idet programmet automatisk vælger ejeren. Ifm registrering af ejere og ansøgere er der tilføjet et Debitornummer. Nummeret er krypteret CPR eller CVR nummer, der anvendes, hvis kunden har købt kobling mellem gebyrberegning og kommunens Økonomisystem. Hvis nummeret er et gyldigt cpr-/cvrnummer, vises valideringsknappen( ) efter debitornummeret. Ved klik på knappen, får man mulighed for at synkronisere pågældende person eller virksomhed med data fra EogM. 22

23 Hvis ejer og ansøger har oplyst mail adresser, kan der kommunikeres via mailsystemet Outlook. Ved klik på Byg&Miljø. symbolet åbnes formen for tilknyttede ansøgere fra De tilknyttede ansøgere kan vælges i rullemenuen. Ved klik på Erstat, erstattes den eksisterende ansøger med den valgte ansøger. Ved klik på Opdater, opdateres den eksisterende ansøger. Forskellen på Erstat og Opdater er, at ved erstat oprettes der en ny ansøger, ved opdater, bliver felterne på den eksisterende ansøger på sagen opdateret Vis byggesag på kort (Fast funktion i menubjælke 2) Funktionen bruges til at vise den aktuelle adresse på kortet. Funktionen åbner kortet og zoomer ind til byggesagssymbolet, der ses fremhævet ESDH (Fast funktion i menubjælke 2) Hvis brugeren har behov for at gå ind i ESDH programmet for at søge oplysninger på den givne sag anvendes denne knap Skannet arkiv (Fast funktion i menubjælke 2) Tilkøbsmodul der giver mulighed for at komme i kontakt med skannede byggesager beliggende enten på kommunens server eller et Weblager Overfør til ESDH Overfører og opdaterer parter, dokumenter, mv., til ESDH sagen. 23

24 6.2.9 Advis liste Tilkøbsmodul der giver mulighed for et større overblik over Advi er pr. medarbejder, mv Gruppen Sagsbehandling Her kan man angive navn på den ansvarlige sagsbehandler. Lister over sagsbehandlere oprettes under menupunktet System. Under gruppen Sagsbehandling vælges via rullemenu hvilket Bygningsreglement den pågældende sag skal behandles efter. Under gruppen Sagsbehandling vælges via rullemenu hvilken Sagstype, der behandles. Under gruppen Sagsbehandling oprettes og journaliseres sagen i ESDH. Ved tryk på knappen til højre for de 2 felter overføres et nummer fra ESDH til felterne. Nu er ESDH og BSS forbundet. Når der fremdeles skrives breve, noter, mv., kan disse overføres til ESDH. Brugeren skal dog være opmærksom på, at for oprettelsen skal lykkes, skal alle emne under gruppen Sagsbehandling være udfyldt. 24

25 Endvidere skal brugeren sikre sig, at Debitor betegnelsen CPR eller CVR er korrekt. Til slut skal Omfangsbeskrivelsen på faneblad 3 være udfyldt. Byggesagens modtagelsesdato indsættes automatisk ifm sagens oprettelse. Datoen kan ændres. Forventet afslutningsdato sættes automatisk til modtagetdato + Forventet sagsbehandlingstid i uger + 7 dage. Færdigbehandletdato sættes til den første af følgende datoer, der er sat: Byggetilladelsesdato Afslagsdato Henlagtdato Afsluttet u/ byggetilladelsesdato Afsluttetdato Afsluttetdato sættes automatisk, til den tidligste af følgende datoer: Afsluttetdato Henlagtdato Afsluttet u/ byggetilladelsesdato Sæt kryds i Digital sag, hvis sagen kun eksisterer digitalt (ingen fysiske dokumenter på sagen). Når Afslutningsdatoen er angivet, er der mulighed for at arkivere sagen. At arkivere sagen medfører, at den ikke længere er aktiv. Hvis sagen ønskes aktiv igen anvendes Byggesagsoversigtens Vis arkiverede sager. Sagsbehandlingstid (dage) udregnes efter følgende principper: Brutto = modtagetdato til færdigbehandletdato (eller d.d. hvis færdigbehandletdato ikke er sat) Fratræk: Summen af dage, hvor sagen er udsat (Sagsgang > Udsættelser) 25

26 Netto: Brutto minus Fratræk Zone- og distriktsoplysninger Zonestatus genereres automatisk, når man opretter en byggesag via kortmodulet. Oplysningerne kan alternativt indtastes manuelt eller hentes fra Ejendoms- og Miljødatabasen. Ved ønske om at byggesagsbehandlingen udføres på distriktsbasis er der mulighed for at angive distriktet via en rullemenu. Distriktsnavne oprettes under hovedmenuen System Lokal- og kommuneplaner Rullemenuerne med lokal- og kommuneplaner udfyldes, når de åbnes. Data hentes fra PlansystemDK via adressen. Klik på Vis for at få vist kommuneplanen i en browser Stedfæstelse Ved klik på stedfæstelsessymbolet ( ) bliver sagen stedfæstet med x,y koordinater hentet fra PlansystemDK via adressen. Stedfæstelsessymbolet bliver indrammet når sagen er stedfæstet Tinglysning (tilkøb) Klik på Tinglysningsknappen, for at åbne LIFA s TLexplorer med de relevante tinglysningsoplysninger for ejendommen Kobling til Mail i Outlook Byggesag Outlookplugin er et tilføjelsesprogram til Byggesag, som tillader brugeren at overføre mails og vedhæftede filer fra Outlook til Byggesag. Dette gøres ved at vælge den mail som skal overføres og klikke på knappen Byggesag, som efter installationen findes på værktøjslinjen: Vælg mail der skal overføres til Byggesag og tryk på knappen. Nu fremkommer følgende vindue: 26

27 Byggesagen kan nu fremsøges på to måder: Via Byggesagsnummer i venstre rullemenu: Fremsøg sagen i rullemenuen eller begynd at indtaste nummeret, hvorved listen indsnævres til de relevante byggesager: Via adresse i højre rullemenu: Fremsøg adressen i rullemenuen eller begynd at indtaste, hvorved listen indsnævres til de relevante adresser: Hvis der er flere byggesager på samme adresse, bliver de relevante byggesagsnumre nu vist i venstre rullemenu: 27

28 Tryk på Overfør når den ønskede byggesag er valgt. Når en er overført kommer bekræftelsen: Tryk på Åbn sag for at åbne den valgte byggesag. Klik på den grønne pil ( ) for at genindlæse alle sager. Dette bruges til at tilføje sager, som er oprettet efter at Outlook er startet. Nederst i vinduet ses mailen s vedhæftede filer. De filer der er markeret, vil blive overført til sagen. 28

29 zxcvz 6.3 Sagsomfang Fanebladet Sagsomfang indeholder oplysninger om bygningstype, byggeriets art og omfang og gebyrberegning. Fanebladet er opdelt i 3 grupper Bygningstype, Byggeriets art og omfang samt Gebyr. Under Bygningstype angives via rullemenu den bygningstype, der skal behandles i sagen. Der er felter til angivelse af antal bygninger og bygningernes areal. Listen over bygningstyper oprettes/redigeres i Indstillinger i hovedmenuen Funktioner. Når man har angivet bygningstypen indsættes en note i boksen Byggeriets art og omfang ved at klikke på Opdater via bygningstyper. Noten beskriver, hvad sagen drejer sig om, og vil fremgå i Byggesagsoversigten samt andre relevante breve/standardblanketter, f.eks. byggetilladelsen. Teksten i Byggeriets art og omfang kan redigeres. Såfremt der behandles flere bygningstyper i sagen, kan man trykke tekst 2 og 3 ind på omfangsbeskrivelsen. Såfremt man ønsker at se tekstbeskrivelserne i en større rude kan luppen benyttes. 29

30 Gebyrberegningen udføres automatisk ved at trykke på knappen Opdater via bygningstype. Gebyrsatserne er angivet i Indstillinger i hovedmenuen Funktioner. Såfremt kommunen har koblet BSS til et økonomisystem, kan man overføre gebyret til økonomisystemet med knappen Send gebyr til debitorsystem. Når gebyret sammen med faktureringsoplysninger som fx ejer, omfangsbeskrivelse, mv. er sendt til økonomisystemet flyttes gebyret ned i boksen fakturerede gebyrer. I systemet er der således mulighed for at gennemføre delfakturering. (Kræver at delfakturering er slået til i Systemopsætning > Koblinger). Endvidere er der en funktion til angivelse af klagemyndigheden i sagen. Klagemyndigheden vil herefter være angivet på byggetilladelsen. En liste over klagemyndigheder oprettes i Indstillinger i hovedmenuen Funktioner under fanebladet Myndigheder. 6.4 Sagsstyring Hele fanebladet Sagsstyring er vist her: 30

31 6.4.1 Blanketoversigt Med programmet følger der en række standardblanketter/breve, som kan anvendes i forbindelse med byggesagens korrespondance. Blanketterne påføres automatisk afsenderoplysninger, kommunelogo m.m., ud fra oplysninger angivet under Indstillinger i hovedmenuen Funktioner. Ligeledes udfyldes blanketterne automatisk med relevante data/tekster fra de faneblade, der knytter sig til sagen. På fanebladet Sagsstyring udpeges og hentes de blanketter/breve, der ønskes oprettet, udskrevet og lagret i ESDH i Tilføj blanket. Blanketten/brevet placeres automatisk under Blanketoversigt med dato angivelse, når brevet er oprettet. Filendelsen betegner, om dette er en Word skabelon (.dot), eller nyere (.dotx). En blanket kan have en af tre symboler: - Word skabelon (.dot) - Word skabelon (.dotx) - Blanketten er oprettet i Byggesag, men findes ikke længere på fællesdrevet. Der ikke kan oprettes dokumenter ud fra denne blanket før dette er løst. Opret dokument Dokumentet, der ønskes udskrevet, markeres i Blanketoversigten. Ved højreklik på musen får brugeren mulighed for at vælge om man vil se en kladde eller oprette et dokument. Dokumentet skal være oprettet og dermed lagret under Tegninger/Breve, før det kan journaliseres og lagres i ESDH. Ved 31

32 oprettelse af brevet markeres datoen for brevets oprettelse i Datokolonnen. Vis kladde Ved klik på denne knap vises den valgte blanket i Word. I modsætning til funktionen Opret dokument bliver der ikke registreret en dato for denne funktion. Brevet kan udskrives via almindelig Word kommando, men undlad at gemme dokumentet brug Opret dokument hertil. Opret dokument Ved klik på Opret dokument vises Word dokumentet på skærmen - og det er nu muligt at tilføje og rette i brevet - og derefter gemme brevet med rettelserne. Samtidig med oprettelse af brevet lagres det under fanebladet Tegninger og Breve med en stiplacering i BSS databasen. Journaliser dokument Ved klik på Journaliser overføres dokumentet fra Tegninger og Breve til ESDH. Udskriv og journaliser Tryk på Udskrive og journaliser medfører at dokumentet udskrives til printer samtidig med det fysiske dokument overføres og lagres i ESDH programmet under sagen. Ret dato Anvendes til at rette datoen på en allerede oprettet blanket. Man får også mulighed for at rette datoerne på de breve der er blevet oprettet med blanketten. Slet blanket Anvendes til at slette en forkert oprettet blanket. 32

33 Vælg modtager ved oprettelse Bruges til at vælge om modtager skal være ejer, ansøger eller en 3. part, når brevet oprettes. Vælges 3. part kan man enten indtaste en ny 3. part eller vælge en eksisterende ansøger Status - Milepæle Fanebladet Sagsstyring indeholder en oversigt over Status (milepæle) i sagen. Sag u/behandling får automatisk anført en dato, når sagen oprettes. Datoer for de resterende "milepæle" anføres manuelt, herunder bl.a. dato for Byggetilladelse. Dog har programmet fået tilført en mulighed for, at der kan indsættes datoer automatisk. Funktionen findes i Indstillinger under Blanket-opsætning (gennemgås senere). Ved afkrydsning ud for en "milepæl" anfører programmet automatisk dags dato (som frit kan ændres via en tilknyttet Kalenderfunktion). De anførte datoer anvendes i kort-modulet til at vise status for Kommunens byggesager. 33

34 Som det ses er milepælene opdelt i en Status for sagen, hvad der er udført, samt hvad der er modtaget til sagen. Ud over de her viste, kan kommunen tilføje sine egne datoer under Modtaget eller Udført. Disse nye milepælstyper kan tilføjes via systemopsætning > Ejerlav, zoner, distrikter Blanketdata 34

35 Blanketdata anvendes til at indsætte standard fraser/tekster (se Indstillinger under menuen funktioner) i nogle af standardbrevene, som gennemgået efterstående. Såfremt kommunen ikke benytter standard fraser/tekster kan der skrives direkte i Word brevene. Funktionen Blanketdata er opbygget som eet faneblad, hvor man kan åbne én af fanerne og inde i fanen vælge de øvrige emner Myndighedshøring Funktionen anvendes til at angive standardtekster til de myndigheder, som skal høres i forbindelse med byggesagen. Ordlyden kan udfærdiges vha. standardtekster, fri indtastning eller en kombination. Standardteksterne oprettes/redigeres i menuen Funktioner - Indstillinger under fanebladet Standardtekster. Myndighederne er oprettet i et til formålet faneblad under Funktioner Indstillinger. Ved oprettelse af breve til flere myndigheder tilføjes disse i rubrikken Tilføj. På øverste linje af fanebladet er alle blanketdatafaneblade vist den aktuelle der anvendes er Myndighedshøring. Oprettelse og udskrivning sker via blanket 104 via Blanketoversigt i fanebladet Sagsstyring under Stamkort. 35

36 Information Funktionen anvendes til at skrive tekst, der vedrører supplerende oplysninger eller udtalelser i sagen. Informationerne vil herefter fremgå af blanket 120 Information om byggesagsbehandling. Udskrivning sker fra fanebladet Sagsstyring under Stamkort Tilsynsrapport Funktionen bruges til udfærdigelse evt. tilsynsrapport. Ordlyden kan udfærdiges vha. standardtester, fri indtastning eller en kombination. Standardteksterne oprettes/redigeres i menuen Funktioner - Indstillinger under fanebladet Standardtekster. Udskrivning sker via blanket 108 fra fanebladet Sagsstyring under Stamkort. Over tekstfeltet er anført knapper til at flytte tekster op eller ned i rækkefølge. Såfremt man har skrevet en tekst, der ønskes slettet anvendes det røde kryds Supplerende materiale Funktionen bruges, når der skal skrives efter supplerende materiale fra ansøger. Funktionen anvendes til indsættelse af standardtekster. Ordlyden i brevet kan udfærdiges vha. standardtester, fri indtastning eller en kombination. Standardteksterne oprettes/redigeres i menuen Funktioner - Indstillinger under fanebladet Standardtekster. Udskrivning af brevet sker via blanket 103 fra fanebladet Sagsstyring i menuen Stamkort. 36

37 Naboorientering Funktionen bruges til at angive, hvilke naboer der skal høres/orienteres i forbindelse med byggesagen, samt hvad der skal orienteres om. Fanebladet viser én nabo ad gangen. Som det ses i billedet, er der nu mulighed for at kunne arkivere en partshøring og derefter etablere flere partshøringer i samme sag. Modulet er et tilkøbsmodul (spørg GEOGRAF om pris). Naboorienteringen oprettes hurtigst og nemmest fra kort-modulet, hvor de naboer, der skal orienteres, udpeges i kortet. Herefter overføres via kortets oplysninger over E&M automatisk til fanebladet Naboorientering. Se appendiks "Ejerliste til naboorientering" for vejledning i oprettelse af naboorientering i kortmodulet. Alternativt kan naboorienteringen oprettes manuelt i data-modulet ved anvendelse af Tilføj tryk Ny Part. 37

38 Hvis naboorienteringen oprettes via E&M Opslag i kortet, er det muligt at tilføje flere oplysninger om den enkelte nabopart: matrikelnummer, cpr- /cvrnummer, status (beboer, ejer, virksomhed), vedr: Naboer der høres/orienteres, vises i oversigten Poster. Ordlyden i brevet kan udfærdiges vha. standardtester, fri indtastning eller en kombination. Standardteksterne oprettes/redigeres i menuen Funktioner - Indstillinger under fanebladet Standardtekster. Teksten indsættes eller skrives ud for én af de orienterede parter og kopieres ved tryk på Kopier teksten til alle i bunden af skrivefeltet. Udskrivning af brevet sker via blanket 107 fra Blanketoversigt i fanebladet Sagsstyring i menuen Stamkort, hvortil der også er knyttet et brev, som den orienterede part kan returnere til kommunen med evt. kommentarer. Brevet lagres i BSS og senere i ESDH kun med et brev samt en brevoversigt over de parter der er orienteret/hørt Byggetilladelse 38

39 Ifm sagsbehandlingen bruges denne funktion til at udforme byggetilladelsen og eller afslaget. Ordlyden kan udfærdiges vha. standardtester, fri indtastning eller en kombination. Standardteksterne oprettes/redigeres i menuen Funktioner - Indstillinger under fanebladet Standardtekster. Som det ses, er det muligt at overføre at eller vilkårspunkterne til fanebladet Tjekliste, der giver mulighed for Tilsynet senere kan kontrollere om vilkårene er udført/overholdt. Flyt eller slet tekster Valget af tekstrækkefølgen eller sletning af teksten kan udføres ved at anvende pilene ovenover tekstfeltet. Betingelse uden for nummerering Tekster anført her placeres i rubrikken nederst på byggetilladelsen under Vilkårsteksterne. Udskrivning sker via blanket 105 eller 111 via Blanketoversigt på fanebladet Sagsstyring under menuen Stamkort Standardtekster Hvis kode-feltet er udfyldt i Systemopsætning > Standardtekster, kan man i rullemenuen nøjes med at indtaste koden for den standardtekst man ønsker at indsætte, og trykke Enter. Funktionen listevisning ( en liste. ) kan benyttes til at vælge standardteksterne fra Dispensationer I Dispensationsfelterne markeres et flueben for den type dispensation, der gives. Markeringen medfører, at man efterfølgende kan søge i kortet og få vist de forskellige type dispensationer, der er givet. 39

40 6.5 Sagsgang Funktionen anvendes til at få overblik over den interne sagsgang. Det er her muligt at afkrydse, hvilke interne instanser, der har behandlet sagen. Der er mulighed for at registrere afsendelsesdato og modtagelsesdato (dato indsættes via en kalenderfunktion). Der er etableret felter der gør det muligt at registrere afsendelses- og modtagelsesdatoer for faste udsættelser i forhold til ejer/ansøger og ved naboorientering. 40

41 Foroven i højre side findes mulighed for at tilføje flere udsættelser / aktiviteter. Bemærkning til Journalomslag/Journalblad: Bemærkninger til Journalbladet (blanket nr. 100 under Sagsstyring Blanketter) er anbragt som notatfelt i fanebladet Sagsgang. Journalbladet indeholder en total oplistning over hændelser knyttet til sagen, herunder dato for fremsendelse af sagen til fx høring, modtagelsesdato, m.v. 41

42 Brugeren kan selv tilpasse Journalomslagets tekster og udvisende bl.a. ved indsættelse af bogmærker i Wordskabelonen. Noter/bemærkning anført her overføres til journalbladet, og er programmet koblet til Kommunens ESDH program, kan noterne automatisk og løbende overføres hertil. Advis funktion: Udsættelsen Naboorientering medfører, at der automatisk oprettes en advis med 18 dages varsel. I Systemopsætning > Øvrige lister kan evt. advisfrist sættes, for udsættelser der tilføjes via rullemenuen. Advis er der er tilføjet på denne måde, fjernes/ændres ikke automatisk, hvis den pågældende udsættelse fjernes eller datoen ændres. Overskredne datoer ifm udsættelser medfører, at der fremkommer en meddelelse på skærmen når BSS åbnes. Man har på denne måde mulighed for at få et hurtigt overblik over, hvilke sager der skal tages aktion på. Når man trykker godkendt under i kolonnen Godkendt, forsvinder Advis en fra boksen efter at man har trykket GEM byggesag. Bemærk, at boksen bliver stående på skærmen men ved at trykke på det røde kryds kan den fjernes. Næste gang man åbner BSS er boksen tilbage. Ønsker man at tilføje at der skal tages aktion på sagen om 3 uger (fx efter en ferie) kan man højreklikke i feltet Advis-datoer og følgende sker: 42

43 Vælges Tilføj Advis, fremkommer der en lille boks, hvori datoen for næste aktivitet kan anføres: Derefter skrives aktiviteten: Herefter fremkommer aktiviteten som en Advis: Når man trykker på Godkend sættes en godkendelsesdato. Tilføj kritisk er en tilkøbsfunktion, som gør det muligt at tilføje kritiske advis, som vises med rød farvemarkering. Bruges til at vise, at sagen haster. Ny Advis modul Tilkøbsmodul Tilkøbsmodulet er vist nedenfor: I det nye modul er det muligt at fremsøge den enkelte medarbejders Advis er. Der kan redigeres i data. Endvidere er det muligt at markere et emne med en rød farve med betydningen Kritisk emne. Modulet tillader, at flere forskellige sagsbehandlere kan modtage den samme advis, således at man undgår at advis overses, pga. sygdom, ferie, osv: 43

44 6.6 Notater Der er etableret et faneblad i BSS, hvori man kan skrive notater til byggesagen. Sagsbehandleren havde glemt at sætte datoen ind foran teksten. Ved at højreklikke på musen har man mulighed for at redigere teksten. Man kan benytte Klip, kopier og sæt ind til redigering. Dvs. at man også kan indsætte tekster fra et Word dokument som note. Fanebladet Notat er oprettet med en skabelon og kan således udskrives fra blanketterne under Sagsstyring. 6.7 Tjekliste I systemet findes fanebladet Tjekliste. 44

45 Her kan man løbende afkrydse de forhold, der skal tages højde for, efterhånden som de er undersøgt. Tjeklisten indeholder to opgavetyper: Standardopgaver, som er knyttet til byggetyperne på sagen (Sagsomfang > Bygningstype). Tjeklisten tilpasser sig automatisk de givne byggetyper på sagen, hvor der er oprettet en tjekliste med tjekpunkter pr. byggetype i Systemopsætning > Tjeklister. Standardopgaver kan kendes på, at kolonnen Type er udfyldt. Specialopgaver, som er knyttet til den enkelte byggesag. Specialopgaver kan kendes på, at de ikke har nogen type. Desuden kan man i Systemopsætning > Programindstillinger definere en standard tjekliste, som alle nye byggesager skal starte med. Når tjeklisten er aktiveret, kan man, ved at højreklikke på musen, vælge at slette eller føje specialopgaver til listen. Standardopgaver kan ikke tilføjes eller fjernes her, da de er knyttet til Bygningstyperne. Standardopgaver kan redigeres i Systemopsætning. Denne liste kan frit ændres/suppleres. I listen kan indsættes Konfliktsøgningsresultater (restriktioner på ejendommen) direkte fra kortet. Tjeklisten kan også tilføjes med vilkår fra byggetilladelsen. Det betyder, at man har mulighed for at tjekke emner, inden man giver tilladelsen og derefter tjekke punkter i tilladelsen samlet i et faneblad. Tjeklisten kan udskrives som brev under fanebladet Sagsstyring, blanketter. 6.8 Tidsregistrering 45

46 Som det fremgår af fanebladets tekst, indeholder Tidsregistreringen information om den tid sagen har været åben. I teksten er yderligere anført forbehold for tidsregistreringen. Uret i Tidsregistreringsmodulet starter automatisk når sagen er kommet op på skærmen. Tidstællingen fortsætter lige så længe sagen er aktiv på skærmen. Som det ses oplistes den tid sagen har været åben på dato, starttid og sluttid. Der kan tilkobles et gebyr, der kan indsættes i Funktioner/Indstillinger ift. Gebyrteksten. Udover ovenstående automatiske Tidsregistrering kan tilbyde et manuelt Tidsregistreringsmodul til BSS. 6.9 BBR-oplysninger Der er ikke ændret i dette faneblad ift tidligere programversioner. 46

47 Ændring i fanebladet sker først, når det nye BBR træder i kraft. Fanebladet indeholder aktuelle informationer om ejendommen, Bygninger og enheder hentet fra E&M, OIS eller LOIS databasen BBR-Indberetning 47

48 Fanebladet BBR-indberetning 48

49 I fanebladet registreres emner automatisk. Brugerne kan dog redigere i felterne. Fanebladet kan udskrives og således sendes til den BBR ansvarlige for indberetning Ny BBR-Indberetning Ny BBR indberetning er en ny funktion i Byggesag hvor man på sager kan indberette data til Ny BBR. Funktionen tilføjer et ekstra faneblad på sagerne kaldet Nyt BBR indberetningsblad. Fanebladet indholder sagsdata, bygningsdata og 3 knapper. De 3 knapper der kan ses i billedet på næste side er: Upload sag, som indberetter sagsdataen der er udfyldt. Upload bygning, som indberetter bygningsdataen man har udfyldt (ses i de efterfølgende billeder) og Hent Stamdata, der henter stamdata på en allerede eksisterende bygning og udfylder stamdata felterne og nogle af indberetningsfelterne. Indberetning på driftsystemet kræver et cerfifikat der er autoriseret i BBR af kommunen. Nedenstående vejledning er taget fra snitfladens beskrivelse: For at kunne benytte snitfladen skal man kontakte en given kommune og bede om autorisation. Kommunen skal oprette jer som bruger og tildele jer den eller de passende roller. Processen for kommunerne er beskrevet i Brugervejledning til brugeradministration afsnit Rollen OIOBuildingDwellingService giver adgang til den i denne vejledning beskrevne webservice. Rollen giver adgang til at kalde servicen, men ikke nødvendigvis rettighed til data. Alt efter anvendelsen af denne webservice skal man således have tilknyttet yderligere roller, som giver adgang til de data man ønsker at læse og opdatere. Af yderligere rettigheder skal man have følgende: OIOAddressServiceAddressAccessGet RetNotatlinjer Og muligvis følgende roller: ByggesagsbehandlerA ByggesagsbehandlerB Forespørger Historik 49

50 Sagsdata Sagsdata området (se figuren herunder), indeholder data om sagsgangen, samt noget generel information som kommunenummer og byggesagsnummer. Sagen kan indberettes (oprettes eller opdateres) ved at trykke på Upload Sag knappen. Når sagen er blevet oprettet gemmes dens UUID (unikke ID som bruges til at identificere den i BBR) i databasen, så næste gang når sagen åbnes vil sagsdataen blive hentet fra BBR. Der gemmes altså kun sagens UUID lokalt i kommunens database. Sagen afsluttes når en af datoerne: Fuldført, Henlæggelse eller Gennemført nedrivning bliver indberettet. Når sagen afsluttes vil eventuelle tilknyttede bygningers data blive ændret i stamdataen med ændringerne i sagsentitetens bygningsdata, mere om dette i næste afsnit. 50

51 Bygningsdata I billederne på de efterfølgende sider kan man se de felter der udgør bygningsdataen der kan indberettes. Når der snakkes om bygningsdata er der to forskellige slags data; Stamdata og Sagsdata. Stamdata er bygningens stamdata, dvs. det data der gælder uden de ændringer som ikkeafsluttede sager vil lave. Sagsdata er ændringer til stamdataen, der vil blive tilføjet til stamdataen når sagen afsluttes. Eksempelvis kan der stå i stamdata at det bebyggede areal er 150m 2. I sagsdataen for en sagsentitet kan der så stå at det bebyggede areal skal udvides med 30m 2. Når sagen afsluttes vil de 30m 2 så blive tilføjet til stamdata og stamdata vil nu have et bebygget areal på 180m 2. Ved tryk på Hent Stamdata vil der blive spurgt på Ny BBR webservicen om der allerede eksisterer en bygning. Hvis der findes en bygning vil stamdata blive udfyldt, samt de felter hvor der ikke indberettes ændringer i værdien men den reelle værdi/valgmulighed, fx Forsikringsselskab og Opførelsesår. Hvis en bygning forsøges indberettet uden at en sag er blevet tilknyttet (sag ikke er uploadet), kan man oprette bygningen direkte i stamdata, hvis en eksisterende bygning fx skal oprettes uden en tilknyttet byggesag fordi den af en eller anden grund ikke allerede eksisterer i BBR registeret. Ellers vil man normalt oprette en sag af typen nybygning og så tilknytte en sagsentitet (bygning), som oprettes i stamdataen når sagen afsluttes. Hvis man prøver at uploade en bygning uden at der er først er tilknyttet en sag kommer der en advarsel der spørger om man vil oprette sagen direkte i stamdata. Bygningens UUID vil blive udfyldt enten ved hentning af stamdata eller ved upload af bygningen til stamdata. Ligesom for sagsdata er det kun UUID der gemmes lokalt. Resten hentes fra BBR efterfølgende gange når sagen åbnes. Underliggende elementer for bygninger (Opgang, Enhed, Etage og Rum) er det ikke muligt at ændre i dette modul Forklædesag Da det ikke er muligt at ændre i de underliggende elementer for bygninger, kan det være relevant at bruge modulet til at oprette forklædesager. Dvs. sager hvor der endnu ikke er tilknyttet en bygning. Man kan altså nøjes med at indberette sagsdataen og så sende sagen videre til kommunens BBR afdeling, som kan styre ændringer i bygningsdata. 51

52 52

53 53

54 54

55 6.12 Tegninger / Breve I fanebladet Tegninger / Breve er anført en oversigt med dato og type (udgående, indgående, mv.) og placering for breve/tegninger, mv. Hvis brevet er overført til ESDH, vil dette være anført under overskriften Placering. Hvis brevet er overført til Byg&Miljø, vil der være sat en dato i Overført til B&M Id-kolonnen kan benyttes til at give dokumenterne et unikt 4-cifret Id. Denne funktion slås til eller fra i Systemopsætning > Programindstillinger > Autonummerering. Som det ses kan brevene åbnes slettes, overføres fysisk til ESDH eller overføres i kopi til ESDH. Ved sletning skal man tage stilling til, om dokumentet skal slettes fra fællesdrevet, eller blot fjernes fra sagen. Fjernes det blot fra sagen, er det muligt at tilføje det igen senere, ved at benytte funktionen Fremsøg fra disk. Der kan overføres mange breve på samme tid, ved at sætte flueben ud for de ønskede, og dernæst vælge Overfør afkrydsede. Det er endvidere muligt at hente fx indgående post, der er lagret i ESDH, til Tegninger / Breve, via Hent liste. 55

56 Ud over den almindelige udskriv-funktion, findes tilkøbsfunktionen udskriv med stempel, som medfører, at dokumentet konverteres til PDF og påfører dokumentet et rødt vertikalt stempel, der indeholder Byggesagsnr, Dokumenttitel, DokumentID, samt dato. Funktionen kan benyttes til at stemple dokumenter, som skal gemmes i papirform. Funktionen Opret nyt brev i Word benytter skabelonen brev.dot til at oprette et tomt brev udenom blanketterne i fanebladet Sagsstyring. Såfremt tegningerne er skannet og beliggende på en intern server i kommunen, kan man hente tegningerne ved at anvende Tilføj fra stifinder. Når man trykker på Tilføj fra Stifinder åbnes adgang til hele kommunens netværk, hvorefter man kan søge hen til den pågældende tegning og indsætte linket til tegningen i oversigten. 56

57 Tryk Åbn ved filnavnet, hvorefter linket brevet/tegningen/andet indsættes i Tegninger / Breve. Fremsøg fra disk kan benyttes til at vise dokumenter i fællesmappen, som indeholder det aktuelle byggesagsnummer, men ikke er tilknyttet sagen. Offentliggør og Fjern offentliggør er funktioner, der benyttes i forbindelse med tilkøbsfunktionen Vis byggesag. Upload til Byg&Miljø medfører, at dokumentet tilføjes til listen over dokumenter der skal uploades til Byg&Miljø Tegninger Tegninger modtaget ifm. byggesagen kan udpeges på kommunens server eller hos et Skanningsfirma (f.eks. på web-hotel), og knyttes til byggesagen, hvorved man har overblik over alt tegningsmateriale. Marker den tegning der ønskes åbnet, højreklik på musen, hvorefter åbne med åbn, mv Breve På sammen måde kan breve åbnes ved højreklik på musen. Der er i kommunikationsboksen også mulighed for at hente breve i ESDH eller Oprette nyt brev i Word. 57

58 Kobling til ESDH Hvis GEOGRAF/Byggesag er koblet til Kommunens ESDH program, registreres dokumenter/blanketter oprettet på fanebladet Sagsstyring i data-modulet både i Tegninger/Breve samt i ESDH-programmet. Breve oprettet på dette faneblad med funktionen Opret nyt brev i Word registreres både her og i ESDH-programmet. Bygningstegninger beliggende enten i kommunens ESDH-program, på kommunens server eller hos et scanningsfirma (f.eks. på web-hotel), kan knyttes til byggesagen, hvorved man har overblik over alt tegningsmateriale og korrespondance i forbindelse med en sag. Breve der udskrives fra programmet registreres i Tegninger/Breve automatisk som beliggende i ESDH, mens breve og tegninger der registreres med et link i fanebladet fra andre placeringer vises som indgående post Byg & Miljø Begreber: Indsendelse: Ansøgers kommunikation fra Byg&Miljø s hjemmeside til BSS. Besvarelse: Sagsbehandlers kommunikation fra BSS til ansøger. BOM-sager kan genkendes på, at fanebladet Byg & Miljø er synligt. I byggesagsoversigten kan man tilføje kolonnen BOMSag som udfyldes med hhv. true eller false. Fanebladet indeholder 4 under-faneblade Byg & Miljø sag Til højre vises to lister over indsendelser og besvarelser. Den seneste indsendelse er valgt fra starten. De data der vises i Byg & Miljø fanebladene viser værdierne i den valgte indsendelse. 58

59 Ved at klikke Vis PDF vises detaljer om indsendelsen i et PDF-dokument. PDF-dokumenterne for samtlige indsendelser og besvarelser kan ses samlet i tegninger/breve. Nr. hentyder til, hvilken indsendelse man kigger på. Man kan enten kigge på en aktuel indsendelse (seneste) eller tidligere indsendelser. Til højre ses en liste over de besvarelser (PDF-fil) man har lavet til den indsendelse man har valgt i rullemenuen. Man kan lave flere besvarelser til samme indsendelse, og disse vises, sorteret efter dato, med den seneste øverst. Dobbeltklik på en besvarelse for at åbne PDF en. Man har mulighed for at lave en besvarelse til den seneste indsendelse. Når man kigger på den seneste indsendelse, bliver editerings-ikonerne valgbare ( ). For at sende en besvarelse til borgeren benyttes fanebladet Besvarelse: Hvis obligatoriske felter er udfyldt korrekt og besvarelsen kan afsendes, vises en grøn tekst Klar til overførsel øverst, ellers vises der en rød tekst. Dette felt giver en status for besvarelser. Der kan være følgende røde statusmeddelelser: Der er ingen besvarelse at overføre - Der er ikke lavet nogen ændringer på sagen, som kan sendes til ansøger Kun seneste indsendelse kan besvares - Der kigges på en tidligere indsendelse, som ikke længere kan besvares Der skal tilknyttes en sagsbehandler til sagen - Før sagen kan overføres, skal der tilknyttes en sagsbehandler Standardsagsbehandler skal udfyldes i Systemopsætning > Byg & Miljø - Standard sagsbehandleren er ikke udfyldt. 59

60 Tryk på Vis PDF kladde hvis du vil se hvad der sendes til borgeren før besvarelsen sendes til Byg & Miljø. Opdater sagsbehandler på sagen: Hvis sagen endnu ikke har fået tildelt en sagsbehandler, gøres dette på normal vis, hvorefter sagsbehandler feltet er udfyldt med den pågældende sagsbehandlers data. Man kan ændre dette, ved at klikke på sagsbehandler editeringsknappen ved siden af Fra: og indtaste de ønskede data. Opdater sagstatus: Klik på sagstatus editeringsknappen og vælg den ønskede status i rullemenuen Vælg evt. ny sagsfase Sæt evt. ny intiativpligt Sæt evt. fristdato. Indtast evt. forklaringstekst til ansøger, hvor der beskrives hvorfor sagen skifter fase eller hvorfor der er sat en frist. Overfør dokumenter: Gå i tegninger/breve, og højre kil på et dokument du ønsker at overføre til Byg & Miljø via din besvarelse. Vælg Vedhæft til Byg & Miljø besvarelse. Det første dokument bliver automatisk valgt som hoved dokument, de efterfølgende bliver bilag. De vedhæftede dokumenter vises nu i sektionen med vedhæftede dokumenter: Hvis dokumentet ikke allerede er i PDF-format, vil Konverter til PDF tjekboksen være afkrydset. Fjern dette flueben, hvis dokumentet skal overføres i original-format. 60

61 Et af dokumenterne er hoveddokument, de øvrige er bilag. Vælg hoveddokumentet ved at klikke i radioknappen til venstre. Tilføj dokumentationskrav: Byg & Miljø har slev regnet ud hvilke dokumentations krav der er relevante i den konkrete fase af sagen. Hvis sagsbehandleren ønsker at tilføje ydereligere krav, kan dette gøres på besvarelsen. I sektionen Tilføj dokumentationskrav vælges et nyt krav i rullemenuen. Felterne under rullemenuen er read-only, og afspejler de informationer ansøger vil se, i forbindelse med det valgte krav. Klik på Tilføj for at tilføje kravet. Vælg sagfase, hvor kravet skal opfyldes/være gældende. Vælg kravstyrke Indtast evt. instruktionstekst til ansøger i forbindelse med dette krav Overfør besvarelse: Når du har foretaget alle de ændringer på sagen du ønsker, er du klar til at overføre besvarelsen til B&M. Klik på knappen Send. Herefter sendes besvarelsen til Byg & Miljø og borgeren vil få besked enten via eller sms at der er kommet en opdatering på sagen. Dokumentationskrav fanebladet: Til venstre ses en liste over beregnede dokumentationskrav for den valgte indsendelse. Flueben betegner, at ansøger har udfyldt kravet, inden han har indsendt ansøgningen. Manglende flueben betegner, at han ikke har behandlet kravet. 61

62 I vinduet til højre, ses detaljer for det valgte dokumentationskrav, hvis det er opfyldt. Dobbeltklik i detaljevinduet for at få teksten vist i et separat vindue. Hvis ansøger har uploadet et bilag til det valgte dokumentationskrav, bliver det vist i Bilaglisten nedenfor. Bilag som ansøger har indsendt i forbindelse med dokumentationskrav vises her. Hvis ansøger har søgt dispensation for det valgte dokumentationskrav, kan hans evt. dispensationsanmodning læses her. Hvis bilaget er digitalt signeret, vises signeringsbeviset. Konflikter Fanebladet: Vinduet til venstre indeholder en liste over mulige konflikter. De øvrige felter indeholder yderligere information om den valgte konflikt. Klik på Vis rapport for at få vist konfliktrapporten som PDF. Advis: Nye BOM-sager adviseres med sort fed skrift på blå baggrund. Når sagen har fået tildelt en sagsbehandler, bliver fed erstattet med alm type. Dette gælder for advis-popup i nederste højre hjørne, hurtigstart, byggesagsoversigten samt Advislisten. Hvis kommunen benytter funktionen Adviser nye byggesager i Programindstillinger, bliver sagen desuden adviseret efter 10 dage. Hent data fra E&M og Plansystem DK: Ejendomsnummer: Der kan søges efter ejendomsnummer på flere måder: Hvis Dokumentationskravet 'Vælg matrikel' er opfyldt, kan ejendomsnummeret slås op via EogM med parametrene Ejerlavskode og matrikelnummer 62

63 Hvis feltet Stedbetegnelse indeholder et Ejerlav samt et matrikelnummer, kan ejendomsnummeret slås op via EogM med disse parametre Hvis feltet Stedbetegnelse indeholder adressen, kan ejendomsnummeret slås op via PlansystemDK med parametrene vejnavn, husnr og postnummer. Hvis feltet Stedbetegnelse indeholder adressen, kan ejendomsnummeret slås op via EogM med parametrene vejnavn og husnr Når en sag hentes fra BogM, gennemløber BSS de forskellige metoder, indtil der findes et ejendomsnummer. Hvis ejendomsnummeret på stamkortet er tomt indsættes det nye ejendomsnummer. Hvis ejendomsnummeret på stamkortet ikke er tomt, og ikke svarer overens til det fundne ejendomsnummer, bliver man spurgt om man vil opdatere ejendomsnummeret. Hvis man klikker på Find ejendomsnummer i fanen Byg & Miljø > Byg & Miljø sag, gennemgår BSS alle metoder til at finde et ejendomsnummer og viser en beskrivelse af forløbet. Hvis der bliver fundet mere end et ejendomsnummer får man mulighed for at vælge hvilket et der skal overføres til stamkortet. Sagstyper og reglementer: I Systemopsætning > Byg & Miljø > Sagstyper og reglementer opsætter man hvilken sagstype og bygningsreglement de forskellige sagstyper i BOM skal have. 63

64 7.0 Funktioner - Indstillinger (menupunkt) Indstillingsmenuen er beliggende under hovedmenupunktet Funktioner og bruges til at angive en lang række anvendelsesmæssige opsætninger. De enkelte faneblade gennemgås nedenfor. Indstillinger indeholder en række faneblade, der hver for sig indeholder data og oplysninger, der medfører, at systemet kan fungere. 7.1 Systemoplysninger Kommunens navn, adresse, telefon, fax, og CVR-nummer angives her. Oplysningerne bruges til blankethovedet på breve og blanketter m.m. Der er direkte adgang til Skabeloner og blanketter. Det betyder, at kommunens superbrugere selv kan editere i skabelonerne. Klagefrist, kommune nr. samt forventet sagsbehandlingstid kan angives individuelt pr. kommune. Der kan angives kontonumre, som beregnede/indkomne gebyrer skal posteres på. Disse kontonumre bruges på blanketterne 016 Indtægtsbilag og 019 Posteringsbilag samt ifm overførsel af faktura- og indtægts oplysninger til Økonomisystemet. 64

65 Hvis kommunen har købt koblingen mellem BSS og Økonomisystemet kan gebyret for sagsbehandlingen overføres automatisk til det nævnte kontonummer. Database Anvendes primært af s konsulent eller kundens superbruger til visning af databaseindstillinger. Licensfil Kommuner, der har fået udviklet specialfunktioner til BSS, kan installere en fælles licensfil i stedet for at installere BSS med en licensfil til hver enkelt arbejdsplads. Dette gør det nemmere at tilføje nye licensfunktioner i den pågældende kommune. BygArt-prefix Teksten i dette felt påføres altid foran bygningstypen, når man klikker på Opdater via bygningstype i fanen Sagsomfang > Byggeriets art og omfang, f.eks. Opførelse af 7.2 Programindstillinger Oprettelse af sager Sidste Byggesag funktionen bruges bl.a. til at angive den systematik, der ønskes anvendt til nummereringen af byggesager. Det kan fx være årstal plus fortløbende nummer ( ). Tallet kan ændres, fx ved et årsskifte, således at den første sag i det nye år tildeles sagsnummer , den næste osv. Hvis man ændrer sidste byggesagsnr, skal man sørge for, at det nummer man sætter (+1), ikke findes i forvejen, for at undgå at oprette flere byggesager med samme byggesagsnr. 65

66 Det er muligt at sætte flueben i feltet ud for Marker sager, der medfører, at milepælen i fanebladet Sagsstyring Sag under behandling automatisk vinkes af, når sagen oprettes fra kortet. Der er mulighed for at sætte et flueben ud for Alle sager der medfører, at Stamkortet automatisk udfyldes med den sagsbehandler der er valgt i rullemenuen. Der er mulighed for at sætte et flueben ud for Adviser nye byggesager der medfører, at når en ny sag oprettes, oprettes der samtidig en Advis på sagen, som siger at sagen skal påbegyndes senest 10 arbejdsdage fra d.d. Der er mulighed for at sætte et flueben ud for Alle sager oprettes med standard tjekliste der medfører, at nye sager fødes med den tjekliste, som den byggetype, der er valgt i rullemenuen, har. Programopdatering Det er muligt at give brugerne rettighed til selv at opdatere programmet, eller slå det fra, så kun en administrator kan gøre det. Interface En bruger, der ikke ønsker at benytte fanebladene Vis Tidsregistrering, Vis BBR-faneblad, samt Vis Tjekliste kan slå dem fra enkeltvis eller alle. Tidsregistrering 66

67 Kommuner, der ikke ønsker at anvende tidsregistrering, kan slå funktionen fra. Autogem En bruger, der ønsker at benytte autogem, sætter flueben i boksen og får derved mulighed for at bestemme tid for den automatiske gem funktion. Popups I Opstartsbilledet er det muligt at frakoble vboksen med advisering af sager til opfølgning samt Hurtigstart. Naboorientering Ved at sætte flueben ud for hovedejer, vælges kun den ene ejer ud af flere i E&M. MapInfo brugere med E&M Opslag skal sætte flueben. Autonummerering Brugere der ønsker, at benytte nummerering af breve i Tegninger/Breve fanebladet skal sætte flueben her. 67

68 7.3 Koblinger Fanebladet anvendes til at beskrive de forskellige koblinger og integrationer, der er knyttet til BSS. Fanebladet anvendes typisk af konsulent ifm installation Debitor-system Felterne dataident, forvaltningsnr ogbetalingsart skal udfyldes i overensstemmelse med snitfladebeskrivelsen for det valgte debitor-system. Se denne. 68

69 Debitor-sti skal indeholde stien på den fil, der sendes til debitorsystemet, når der klikkes knappen på Send gebyr til debitorsystem i fanebladet Sagsomfang. Fast modtager rullemenuen kan sættes til ansøger eller ejer, hvis denne altid skal modtage fakturaer. Efterlades den tom, bliver man spurgt hvor regningen skal sendes hen hver gang man sender et gebyr til debitorsystemet. Benyttes Delfakturering medfører det, at når gebyrer sendes til debitorsystemet, forsvinder de fra Gebyrtabellen, og flyttes til tabellen Fakturerede gebyrer der vises nederst i fanebladet Sagsomfang. GIS Luk Byggesag når kortet åbnes kan benyttes til at styre, om Byggesag skal lukke ned, når man går over i kortet ved klik på Vis byggesag på kort. BBR Ekspander træ automatisk bruges til at styre, om den træstruktur, der vises i højre side af BBROversigten vises ekspanderet, eller man selv skal åbne de relevante trænoder. Dokumenter Hent dokumenter automatisk betyder, at når en sag åbnes, beder Byggesag ESDH-system om en liste over dokumenter på sagen, og denne liste synkroniseres så med dokumenterne i tegninger/breve. Sagsindhold prefix 69

70 Der kan her tilføjes en tekst (prefix) til de enkelte bygningstyper. Når sagen overføres til ESDH, bliver feltet Sagsindhold i ESDH udfyldt med dette prefix for den første Byggetype i Sagsomfang > Bygningstype + teksten i Byggeriets art og omfang. Eksempel: Er første byggetype på sagen 01. Bolig, prefix for denne byggetype sat til Byggesag -, og byggeriets art og omfang sat til Opførelse af ny bolig, bliver feltet sagsindhold i ESDH udfyldt med Byggesag - Opførelse af ny bolig. 7.4 ESDH-system (Navn) Indholdet i dette faneblad afhænger af ESDH-systemet: SBSYS Adgang bestemmer, om dokumenter der overføres til Sbsys får åben eller beskyttet adgang. Sættes Delforløb, bliver der oprettet 4 underfoldere i Sbsys når sagen overføres: Sagsomslag, Tilladelser, Teknisk dokumentation, Høringer. Indtast brugernavn og kodeord til Sbsys, eller sæt flueben i Active Director Login, for at logge ind via AD. Sti til SbsysLauncher.exe skal udfyldes, inkl. filnavnet, for at BSS kan åbne Sbsys med den aktive sag når der klikkes på ESDH-knappen. Acadre Dokumenter overføres med den valgte Journalstatus. 70

71 edoc / edoc 4 Filtyper rullemenuen indeholder en liste over de filtyper som edoc kender, samt en tilhørende talkode. Filtyperne gemmes i Byggesag, således at edoc kan se hvilken filtype de filer man overfører, har, og tilpasse visningen i edoc til denne type. Klik på Synkroniser, for at opdatere tabellen i Byggesag med de seneste filtyper i edoc. Rullemenuen Emneord indeholder de lister der kan trækkes fra edoc. Når man vælger et emne fra listen, hentes den pågældende liste (xml-fil) og vises i en browser. Funktionen kan bruges til fejlfinding, samt til at få vist de mulige værdier et emne kan antage. Dokumenttyper indeholder en liste over dokumenttyper i edoc. Sagsbehandler indeholder en liste over edoc sagsbehandlere. Når der vælges en værdi i Filtyper, dokumenttyper eller sagsbehandlere, bliver den tilknyttede talværdi vist i ID feltet. Dette tal repræsenterer det ESDH-ID, som den tilsvarende BSS dokumenttype eller sagsbehandler skal have. Eksempel: Ved at vælge dokumenttypen Notat, ses det, at dens edoc ID er Sæt ESDHId på Dokumenttypen Notat i BSS til (Øvrige lister > Dokumenttyper). På denne måde, bliver notater i BSS overført med dokumenttypen notat i edoc. Eksempel: Ved at vælge sagsbehandler Else Hansen ses det, at hendes ID er Sæt ESDHID på sagshandler Else Hansen i BSS til (Brugere > Sagsbehandlere). På denne måde bliver Else Hansen sat på som sagsbehandler på sagerne i edoc. 7.5 Gebyrtyper 71

72 Fanebladet bruges til at angive de gebyrer, der knytter sig til bestemte sagsbehandlings typer. Gebyrerne ligger til grund for den automatiske gebyrberegning på fanebladet Sagsomfang. Da historikken vil blive påvirket, hvis man ændrer takster på eksisterende gebyrer, skal man i stedet forælde de eksisterende gebyrer, og oprette nye gebyrer når taksterne ændrer sig. Forældelse medfører, at gebyret ikke optræder i rullemenuerne. Man kan i stedet benytte Årgang til at udskifte mange gebyrer på samme tid, f.eks. ved årsskiftet, hvor gebyrerne ændrer sig. Procedure: Vælg de gebyrer, der skal opdateres (Ctrl/Alt/Shift kan benyttes ved udvælgelsen). Klik på Ny årgang, og følg dialogen. Resultatet er, at de valgte gebyrer er blevet kopieret, og de originale forældet. Du kan nu ændre takster, minimumstakster osv. på de nye gebyrer, uden at påvirke gebyrer på eksisterende sagerne. Kun gebyrer på fremtidige sager vil have de nye takster. 72

73 7.6 Bygningstyper samt gebyr Her indsættes de bygningstyper som kommunen har vedtaget at ville udøve sagsbehandling på. Af statistikhensyn bør man overveje, hvor mange forskellige bygningstyper, der skal oprettes. Gebyrsatserne pr. bygningstype er angivet under fanebladet Gebyrtyper i Systemopsætningen. Bygningstyperne angives i listen under Bygningstyper, mens gebyret defineres under Valgt Gebyr, hvor den enkelte linjebeskrivelse i Gebyropsætningen defineres. Når en bygningstype er valgt ( bygningstypen ) kan man se og ændre gebyrkategori for 73

74 Når et gebyr er valgt ( ), kan man definere gebyret: Fremgangsmåde ved definering af eksisterende gebyr pr. bygningstype: 1. Under Bygningstyper markeres linjen under Plus (linjen med id 1 Bolig (BR-S98)). 2. Derefter vælges samme Bygningstype under Valgt Gebyr. 3. Under fremskrivning vælges om afregningen skal ske som fast pris, m2, eller andet. 4. Start- og slutgrænse for prisen angives. Brugerne har selv mulighed for at oprette de ved lov bestemte afregningskategorier. Højrekliksmenuen giver yderligere funktioner: Tilføj ny bygningstype, tilføj gebyr til bygningstype, slet bygningstype eller gebyr, marker som forældet. 7.7 Brugere Fanebladet bruges til at oprette, ændre eller slette i oplysninger om sagsbehandlere og brugere. 74

75 Forskellen på sagsbehandlere og brugere er, at brugere ikke kan stå som sagsbehandler på en byggesag. Det er kun sagsbehandlere, der kan overføre sager til ESDH og sende gebyrer til debitorsystemet. Sagsbehandlerens navn bliver påført blanketter (Bogmærke), der udsendes af Kommunen til de involverede parter (ejer, naboer, ansøgere og høringsmyndigheder). Kolonnen Windowsbrugernavn anvendes til at fremsøge én sagsbehandlers sager i Byggesagsoversigten. Brug piletasterne ( ) til at gøre sagsbehandlere til brugere og omvendt. En sagsbehandler kan ikke gøres til bruger eller slettes, hvis han står som sagsbehandler på eksisterende byggesager, da dette vil ødelægge historikken. Han kan i stedet forældes. Efter at en ny Bruger er oprettet i dette faneblad, skal en Administrator tilføje ham i databasen og give ham en brugertype i fanebladet Administration. 7.8 Blanketter En Blanket er BSS s repræsentation af en Word dot-skabelon, dvs. den skabelon, der oprettes dokumenter ud fra. 75

76 Fanebladet bruges bl.a. til at angive, hvor mange kopier der skal udskrives af de forskellige blanketter, der er markeret med et Plus (se 105 Byggetilladelse). Ligeledes kan det angives, om der på blanketten skal anføres: Kopi til. En blanket kan have et af tre symboler: - Word skabelon (.dot) - Word skabelon (.dotx) - Blanketten er oprettet i Byggesag, men findes ikke længere på fællesdrevet. Oprettede dokumenter får samme Word-version, som den skabelon de oprettes ud fra Valgt blanket Det er muligt at definere, hvilken printer det enkelte dokument ønskes udskrevet på, ved at vælge en fast printer i Printer rullemenuen. Dokumenttypen vælges i rullemenuen Type. Valg af dokumenttype har betydning for, om dokumentet kan overføres til ESDH, samt hvilken type det får i ESDH. Dokumenttypen Naboorientering er speciel. Hvis blanketter til naboorientering har dokumenttypen Naboorientering bliver der ikke oprettet et 76

77 dokument for hver nabo, men kun eet + et naboparter dokument, som indeholder en liste over parter, med navn og adresse. For at udskrive brevene, vælges udskriv i blanket-menuen, og først da bliver de forskellige parter flettet ind i brevene. Modtager rullemenuen behøver kun at blive benyttes i det tilfælde, hvor en skabelon indeholder flere mulige modtagere (ansøger, ejer, myndighed), og den forkerte modtager bliver vist i kolonnen Afsender/Modtager i Tegninger/Breve. I kolonnen OpdaterDato kan man definere, om der ønskes automatisk flueben i de enkelte Status rubrikker (Milepæle) under fanebladet Sagsstyring. Kig i Blanketkoder under Stamkort og Sagsgang for at se hvilke datonavne der kan indsættes. Datoer i Stamkort skrives som de står i Blanketkoder, datoer i sagsgang skrives som eksempelvis Sagsgang.AfventerEjerDato, dvs. at _ skal erstattes med. Funktionen Blanketkoder anvendes endvidere som grundlag for at indsætte/ændre Bogmærker i fx en Word skabelon. Oprettelsesspærring kan benyttes når den valgte blanket først må kunne oprettes, hvis alle punkter på tjeklisten har flueben Blanketopsætning Brug dokumentbeskyttelse kan benyttes til at sikre, at der ikke ændres i skabelonen, når der oprettes dokumenter med den. Normalt ændres skabelonen ikke, men det kommer an på hvordan skabelonen er opbygget. Blanketdatoformat bestemmer hvordan datoer formateres i dokumenterne. Læs mere om dansk datoformatering her (Klik på 'Lær mere om brugerdefinerede dato- og klokkeslætskoder'). Eksempel på Blanketkoder: 77

78 Såfremt kommunen ønsker at ændre i brevskabeloner, bygge nye skabeloner, e. a. benyttes blanketkoderne til indsættelse af bogmærker i brevet Højrekliksmenu Tilføj kopi-modtager tilføjer en modtager til blanketten. Der oprettes én kopi af dokumentet for hver kopi-modtager. Hvis blanketten indeholder bogmærket KopiTil, bliver det udfyldt med modtager-navnene. Indlæs nye skabeloner gør det muligt at indlæse skabeloner, som er blevet tilføjet i fællesmappen efter programstart. Hvis den valgte post er en blanket, er Slet valgt post kun tilgængelig for administratorer og sletter den fysiske dot-skabelon i fællesmappen. Slet ikke-eksisterende skabeloner sletter de blanketter, hvor den tilhørende Word dot-skabelon ikke findes i fællesmappen. 7.9 Ansøgere Såfremt brugerne indtaster diverse ansøgere flere gange, er der mulighed for at slette i nedenstående faneblad. 78

79 Ønsker man at slette en linje markeres linjen tryk Delete på tastaturet, hvorefter man bliver spurgt om linjen skal slettes. Der kan vælges mange ansøgere på samme tid ved brug af Ctrl, Alt, Shift. Ansøgere, der findes på eksisterende stamkort kan ikke slettes, da dette vil ødelægge historikken. De kan i stedet forældes, så de ikke fremgår af Ansøgerlisten i fanebladet Stamkort Myndigheder Fanebladet bruges til at angive kontaktoplysninger om hhv. klage- og høringsmyndigheder. Oplysningerne bruges til at angive klagemyndighed for en byggesag under fanebladet Sagsomfang og høringsmyndighed under fanebladet. 79

80 7.11 Tekstfraser/Standardtekster Fanebladet bruges til at oprette, ændre og slette standardtekster. I felterne kan indtastes eller indkopieres kommunens standardtekster. Teksterne kan vælges fra fanebladene Nabohøring, Byggetilladelse, mv. vha. rullemenuerne. Den værdi, der indtastes i kolonnen Kode, fungerer som genvejstast, når man efterfølgende ønsker at vælge en given standardtekst. Kolonnen Type anvendes til at begrænse en standardtekst til den valgte Blankettype. Hvis Type f.eks. sættes til Byggetilladelse, vil denne tekst herefter kun kunne vælges fra rullemenuen i Blanket Data > Byggetilladelse. Såfremt brugerne har valgt at skrive direkte i Word dokumentet, kan man vælge at kopiere teksten ved at markere Kode. Teksten anføres derefter nedenunder tekstboksen og kan kopieres derfra Veje, postnre. Veje og postnr tabeller. Vejtabellen kan synkroniseres med data fra E&M i fanebladet Administration. 80

81 7.13 Ejerlav, zoner og distrikter Ejerlav, Zoner, Distrikter og Milepælstyper tabeller. Ejerlav kan synkroniseres med data fra E&M i fanebladet Administration. Milepælstyper er kommunens egne datotyper, som tilføjes under de eksisterende i Sagsstyring > Modtaget og Sagsstyring > Udført 7.14 Øvrige Lister Øvrige lister består af: Bygningsreglement med ID og handlingsfacet til ESDH Udsættelsestyper der anvendes i rullemenuen under Sagsgang > Tilføj udsættelse. Tallet i kolonnen Advis bestemmer, hvor mange dage en evt. Advis skal have. Kolonnen Kritisk sættes til True hvis advistypen er kritisk (rød). 81

82 Dokumenttyper med ID til ESDH, samt om dokumentet skal være offentligt i ESDH (kun edoc). Sagstyper anvendes i rullemenuen i Stamkort > Sagsbehandling Logning Hvis fluebenet Log aktivitet på serveren er sat, bliver al aktivitet på databasen logget. Anvendes bl.a. til fejlfinding og til at undersøge hvilke brugere der har foretaget hvilke aktiviteter. Loggen indlæses ved klik på Indlæs Log. For at undgår at loggen vokser sig for stor, kan det være nødvendigt at slette den efter en vis periode med funktionen Tøm Log. Logning sker på trigger-niveau på sql-serveren. Når logning slås til, skabes triggerne. Når logning slås fra, fjernes triggerne igen. Venstre tabel viser de enkelte hændelser og Type fortæller om det er en Indsættelse (I), Opdatering (U) eller Sletning (D). 82

83 Højre tabel viser hvilke Felt i Tabel, der er ændret, og om der er blevet Slettet eller Tilføjet i tabellen. En Opdatering (U) består af en sletning + en tilføjelse Administration Administrationsmodulet er udelukkende til brug for administrator. Modulet består af følgende: 83

84 Brugeradministration: Her har administrator mulighed for at oprette og definere brugernes forskellige rettigheder. BSS kan også anvendes som kiggeprogram fx hos Miljøafd. Eller BBR afd., og disse brugere vil i givet fald blive defineret som gæster. Når man vælger en bruger i rullemenuen, bliver brugerens nuværende brugertype vist og kan ændres under Brugertype. Evt. fejlbesked vises i Information feltet. Gæst har læserettighed overalt Bruger har læse-/skriverettighed i Stamkortet, læserettighed i Systemopsætning. Superbruger har læse-/skriverettighed i Stamkortet, samt i Systemopsætning, undtagen fanerne Systemopsætning, Programindstillinger, Koblinger og Administration. Administrator har læse-/skriverettighed overalt. Genindlæses knappen ( ) kan bruges til at genindlæse brugerlisten i rullemenuen, efter man har tilføjet nye brugere i fanebladet Brugere. Databaseadministration: Hvis der er sat flueben i Databaseadministration > Vha. SQL Server Management Objects, har administrator her mulighed 84

85 for at se og tilføje sql-logins og sql-brugere på Sql-serveren. Dette kræver, at SQL Server management Objects installeres på maskinen. Første gang man vælger en bruger i rullemenuen, bliver man spurgt om man vil installere dette program. Hvis fluebenet mangler, betyder det, at brugerne tilgår Byggesags-databasen via AD-grupper. BSS kan ikke administrere AD-brugere. Kontakt ITafdelingen for at få tilføjet nye brugere til den rette AD-gruppe. Der bør minimum være 2 AD-grupper: en gæste-gruppe, som kun har læse-rettighed, samt en gruppe med læse-/skrive rettigheder. Kontakt for at ændre denne indstilling. Sql login: Når der er valgt en bruger i rullemenuen, kan man her se dens sql-login og sql-bruger. Er felterne tomme, er de ikke oprettet endnu. Sæt flueben ud for Login og Bruger for automatisk at oprette dem. Login og bruger bliver oprettet som [Domæne] + \ + [Windowsbrugernavn]. Fællesdomæne udfyldes med det domæne som alle eller de fleste brugere benytter. Domænet bruges til at finde sql-login og sql-bruger på databasen. Hvis en bruger kommer fra et andet domæne end fællesdomænet, kan domænefeltet i Brugere > Sagsbehandlere udfyldes i stedet. Oprettelse af nye bruger: Brugerens detaljer indtastes først i fanebladet Brugere. Herefter genindlæses brugerlisten ( ) for at få den nye bruger ind i rullemenuen. Næste skridt afhænger af, om brugerne tilgår Byggesags-databasen via ADgrupper, eller hver bruger har sit egen login på sql-serveren. Dette kan man se, ved at tjekke om der er flueben i Vha. SQL Server Management Objects (SMO). Manglende flueben betyder, at der benyttes ADgrupper. Hvis brugerne tilgår Byggesags-databasen via AD-grupper, skal den nye bruger tilføjes i den rette AD-gruppe. Kontakt den interne IT-support for dette skridt. Bruges der SQL Server Management Objects, oprettes sql-login og bruger ved at klikke i Login- og Bruger fluebenene under Sql login. Login og bruger hedder det samme, nemlig [Domæne]\[Windowsbrugernavn]. Domænet sættes til fællesdomænet, hvis kolonnen Domæne i fanebladet Brugere efterlades tomt for den pågældende bruger. Nu kan der vælges brugertype, ved at markere en af de 4 brugertyper. Der kan vælges brugertype, uanset om man benytter SMO eller ej, men benyttes AD-grupper, skal man kontakte IT for at få brugeren flyttet over i den korrekte AD-gruppe når man skifter brugertype for en bruger. 85

86 Slet byggesager: Administratoren har her mulighed for at slette en byggesag, der fx er oprettet på den forkerte adresse, grund, e.l. Ctrl, Alt og Shift kan benyttes til at vælge mange byggesager samtidig. Der kan søges efter en bestemt byggesag, ved at benytte rullemenuen til højre. Fjern fluebenet i Slet dokumenter på sager, hvis de fysiske dokumenter på fællesdrevet skal bevares. Tidsforbruget ved sletning af byggesager kan variere, afhængigt af databasens størrelse. Hav tålmodighed, det kan tage lang tid! Efterfølgende vises et statusvindue for sletningen: Synkroniser tabeller: Administrator har mulighed for at synkronisere tabellerne Ejerlav og Veje med data fra E&M. Synkroniseringen sker altid fra E&M til tabellen i Byggesag. Flueben i Fjern værdier på stamkort, der ikke kan synkroniseres styrer, hvad der skal ske med værdier på stamkort, der ikke længere er gyldige efter synkronisering. Eksempel: Vejen Gyldenrisvej med Vejkoden 5023 udgår ved synkronisering. Syv stamkort har denne vejkode. Hvis fluebenet er sat, bliver gadenavn og vejkode nulstillet på disse stamkort. Hvis fluebenet ikke er sat, får man meddelelse om, at denne vej ikke kunne synkroniseres, da den benyttes på et eller flere stamkort. BBR Login: Der er to mulige indstillinger: Fælles eller individuel. Hvis alle brugere tilgår E&M med samme brugernavn og adgangskode, kan Fælles med fordel benyttes. For at tilgå E&M kræves der en lokal ODBC-forbindelse på maskinen. Hvis denne mangler, kan man oprette den ved at klikke på Administrer ODBCforbindelser. Se appendix for detaljer vedr. dette. I ODBC indtastes navnet på den lokale ODBC-forbindelse på formen DSN=[ODBC navn]. I Database indtastes navn på BBR-databasen, normalt QL5020PD BBR BBR modulet anvendes til at definere emner i BBR Indberetningsbladet. 86

87 Der bør ikke ændres ved disse indstillinger, med mindre man har præcise oplysninger fra BBR-registret vedr. nye/ændrede/slettede Kode/tekst kombinationer Tjeklister Der kan tilknyttes en tjekliste til hver eneste bygningstype i systemet. Tjeklisten indeholder standardopgaver, som bliver tilføjet i fanebladet Tjekliste, når den pågældende bygningstype tilføjes i Sagsomfang > Bygningstype. I eksemplet ovenfor, bliver tjeklistepunktet Byggelinie tilføjet tjeklisten, når bygningstypen Enfamiliehus tilføjes i Sagsomfang > Bygningstype. Hvis bygningstypen fjernes igen, fjernes opgaverne ligeledes. Vælg en byggetype i rullemenuen, og tilføj/slet/ændr de tilknyttede standardopgaver i tabellen nedenfor. Klik på Slet tjekliste for at slette alle opgaver på samme tid. Klik på slet/foræld opgave for at slette en opgave. Hvis opgaven er i brug på et eller flere stamkort, kan den ikke slettes, men kan i stedet forældes, så den ikke vises på stamkortene (med mindre der sættes flueben i vis forældede ). Bemærk: Ændringer i eksisterende opgaver slår igennem på alle stamkort Byg & Miljø 87

88 Benyt aktive sagsbehandler betyder, at navn, og telefon på den sagsbehandler der er tilknyttet sagen, bliver vist for borgeren når der sendes svar til borgeren gennem BOM. Hvis der i stedet altid skal vises de samme informationer for borgeren i BOM (f.eks. et fælles hovednummer og til kommunens byggesagsafdeling) skal der i stedet flueben i Benyt fast sagsbehandler, og disse informationer indtastes nedenfor. Klik på Hent Standard sagsbehandler, for at hente informationer om standard sagsbehandleren fra fanebladet Programindstillinger, hvis denne skal benyttes. Sæt flueben i Overfør dokumenter til ESDH når de overføres til Byg & Miljø, hvis dokumenter der overføres til BOM, skal overføres til ESDH ved samme lejlighed. Hvis der kræves en dokument type så kan denne vælges her og alle dokumenter der kommer fra BOM vil have denne type når de kommer ind fra BOM. Advis modtagere indeholder en liste over samtlige sagsbehandlere. Sæt flueben ud for de sagsbehandlere, der skal modtage en Advis, når en borger opretter en ny sag via BOM. Så længe en sag endnu ikke har fået tildelt en sagsbehandler, bliver advis sendt til alle advismodtagere på listen. Når sagen har fået tildelt en sagsbehandler, er det fremover kun denne sagsbehandler der modtager advis. Sagstyper og reglementer: Her kan man indstille, hvilken sagstype og bygningsreglement en ny sag fra BOM skal have, baseret på BOM sagstypen. 88

89 Appendiks 1 - Opret byggesag 1 Via BSS modulet 1. I Hurtigstart klik på Opret ny Byggesag under menupunktet filer i modulet og følgende faneblad fremkommer: 89

90 Den nye sag gemmes automatisk, og får dermed tildelt et byggesagsnummer. Fanebladet er naturligvis tomt. Følgende gøres: a) Skriv 3 eller 4 bogstaver af gadenavnet b) Vælg/klik på gadenavnet i rullemenuen c) Klik på BBR knappen, hvorefter alle ejendommen vises i en udskrift fra E&M. Det er muligt at registrere byggesagen på ejendom, bygning eller enhed. d) Marker på det ønskede og tryk OK, hvorefter alle BBR oplysninger på ejendommen indsættes i fanebladet. Samtidig hermed er sagen oprettet med byggesagsnummer, mv. e) Hvis ikke ejernavnet er medtaget - klik på Hent ejerliste og udvælg/klik på den ejer der skal indsættes i fanebladet. f) Hvis ejeren ikke er ansøger, kan ansøgeren vælges vha. rullemenuen under Ansøger. Hvis ansøgeren ikke findes i registret, oprettes denne ved at klikke på Ny ansøger. Derefter åbner de øvrige felter mulighed for indtastning af yderligere oplysninger. 90

91 g) Sagsbehandler findes i rullemenuen og indsættes. h) Bygningsreglementet vælges i rullemenuen i) Byggetypen vælges j) Distrikt vælges evt. i rullemenu. Ved klik på det sorte kryds i øverste højre hjørne fremkommer en boks, der spørger om sagen skal gemmes. Også GEM knappen på den mellemste menu linje foroven kan bruges til at gemme. Bemærk! For at få alle tilgængelige data fra E&M, kan man klikke på BBR placeret ved siden af byggesagsnummeret. Hvis ejerens navn ikke er medtaget klikkes på Hent ejerliste, hvorefter ejerens navn placeres i det relevante felt. Det er også muligt selv at tilføje en ny ejer, med et klik på Ny ejer. Når man ønsker at returnere til kort-modulet, vælges Vis byggesag på kort. Se punkt 4 for at registrere byggesagssymbolet i kortet. 2. Sagens omfang registreres under fanebladet Sagsomfang. 91

92 Under fanebladet Sagsomfang registreres også en tekst til omfanget. Klik på Opdater via bygningstype og teksten gældende for den pågældende bygningstype fremkommer i rubrikken. Teksten indsættes automatisk i fx Byggetilladelsen. Såfremt den skrevne tekst ikke er dækkende for sagens omfang, kan brugeren selv skrive yderligere tekst eller redigere i den automatiske tekst. Endvidere beregnes gebyret for sagsbehandlingen i Sagsomfang. 92

93 Klik på knappen Opdater via bygningstype og gebyret beregnes og anføres. Under gebyrberegningen kan via rullemenuen anføres Klagemyndighed samt afsendelse af gebyret til økonomisystemet, hvorfra faktura udskrives. Nu er sagsoprettelsen i princippet næsten afsluttet. Gå tilbage til Stamkort og tryk på knappen til højre for ESDH ID hvorefter sagen så også oprettes og journaliseres i ESDH. 93

94 2 Via Kort-modulet i MapGuide Byggesagsansøgningen viser en adresse hvorpå byggeansøgningen skal gennemføres. 1. Vælg Søgefunktion (Kikkert) 2. Skriv adressen og der zoomes hen til adressen. I kortet er ejendommens adresse nu vist. 3. Vælg Byggesagsmenu 4. Tryk Opret byggesag 5. Sæt Cursoren på det sted på ejendommen hvor byggeriet skal gennemføres og tryk et punkt ind på kortet. 6. BSS åbnes og har oprettet/etableret sagen i modulet. 7. Tilbage i kortet er nu markeret et rødt symbol. 8. Oprettelsesprocessen i BSS fortsættes nu som beskrevet i Via BSS modul fra punkt 1 g). Ved oprettelse fra Kortmodulet hentes og oprettes alle ejendommens aktuelle informationer i E&M/BBR og indsættes i BSS modulet dog således, at brugeren bliver stillet overfor et valg i BBR dialogboksen inden data indlæses i Stamkortet, som vist efterstående: 94

95 På denne måde har brugeren mulighed for at vælge den enhed på ejendommen, som byggeansøgningen relaterer sig til. For anvendelse af øvrige kortfunktioner henvises til selvstændig Vejledning herfor. Hvis der i forvejen findes afsluttede eller igangværende byggesager på ejendommen, vises disse i et sidepanel til BSS sagen: Den grønne farve på byggesag nr fortæller at byggesagen er afsluttet. Panelet giver et godt overblik over aktiviteterne på den enkelte ejendom. 95

96 3 Slet byggesag Under Funktioner -> Indstillinger -> Administration findes Slet Byggesag: I rullemenuen vælges den eller de byggesager som skal slettes. For at vælge flere byggesager samtidig holdes CTRL knappen på tastaturet nede. Hvis SHIFT holdes nede når en byggesag vælges, bliver alle byggesager imellem den og den næste man klikker på, valgt. Hvis feltet Slet tegninger/breve er afkrydset bliver alle breve som er tilknyttet den pågældende Byggesag ligeledes slettet fra disken. Når der trykkes Slet fremkommer følgende dialog: Da sletningen foregår på databaseniveau, bliver sagerne slettet med det samme, og handlingen kan derfor ikke fortrydes senere. Det er kun brugere med brugertype Administrator der kan slette byggesager. 4 Opret byggesagssymbol i kortet fra BSS Hvis Byggesagen er oprettet direkte i datamodulet, mangler der er en markering på ejendommen i kortet. Opret en byggesag som beskrevet i punkt 1. 96

97 Husk! I fanebladet Sagsstyring skal der sættes flueben i Sag under behandling. Tryk på på sagens ejendom. Gå i menupunktet, hvorefter kortet åbnes og der zoomes hen i kortet og tryk på hvorefter denne boks vises Tryk OK og registrer symbolet på ejendommen i kortet. I boksen skal brugeren nu finde det byggesagsnummer, der ønskes placeret sammen med stjernesymbolet på ejendommen. Alternativt kan stedfæstelsen gøres via kald til PlansystemDK ved klik på stedfæstelsessymbolet ( ) til højre for byggesagsnummeret. Dette kræver, at gadenavn, postnummer og husnummer er udfyldt på sagen. 97

98 Appendiks 2 - Blanketter/Breve Brugeren kan selv ændre i eller oprette nye blanketter/breve. Blanketterne kan findes vha. Funktion - Indstillinger under Skabeloner og blanketter. Blanketterne er beliggende under stien Sti til skabeloner. Ved klik på åbnes filen. Marker den blanket, der ønskes åbnet - højreklik på musen og klik på åben Hvorefter dokumentskabelonen åbnes. 98

99 Som det ses er skabelonen fyldt med koder, der referer til fx ansøgerens navn i en given byggesag, adresse eller lign. Hvis koderne ikke ses, skyldes det, at Word ikke er sat til at vise bogmærker. Indstil Word til at vise bogmærker (Word 2007): 1. Klik på Officesymbolet i øvre venstre hjørne ( ). 2. Klik Wordindstillinger > Avanceret 3. Under Vis dokumentindhold sæt flueben i Vis bogmærker Brugeren kan nu vælge at opbygge en ny skabelon på grundlag af en eksisterende skabelon ved at Gemme skabelonen under et andet nr. og navn og gøre følgende: a) Åben skabelonen og slet rammer og tekst. b) Åben BSS Indstillinger - Blanketkoder 99

100 I ovenstående tabel findes koder for alle mulige emner i BSS. Når koden, der beskriver et emne, skal gengives i et Word brev fx Byggesagsnr - kopieres Blanketkoden, som derefter indsættes i brevet: 100

101 Indsat i Word-brevet kopieres koden igen. I Word menuen åbnes Indsæt Bogmærke: Byggesagsnr indsættes i feltet under Bogmærkenavn. Tryk på Tilføj og bogmærket er nu en realitet i brevet. Ved lukning af Word skabelonen tryk GEM. Et Bogmærke kan kun benyttes én gang i en brevskabelon. Ved ønsket om fx at gentage bogmærket Byggesagsnr et andet sted i brevskabelonen, gøres følgende: Marker fx Byggesagsnr og tryk på kopier. Indsæt derefter teksten det ønskede sted i skabelonen. Kopier teksten igen og i Word menuen åbnes Indsæt Krydshenvisning. Marker teksten Byggesagsnr i navnelisten. Referencetypen skal indstilles på Bogmærke og Indsæt henvisning skal være indsat med Bogmærketekst Tryk derefter på Indsæt. 101

102 Der er nu skabt en reference, der sikrer, at Byggesagsnummeret kan gentages i brevskabelonen. 102

103 Appendiks 3 Søgning i Byggesagsoversigt Byggesagsoversigten indeholder, som beskrevet tidligere i Vejledningen, alle aktive byggesager på nær de byggesager, som er valgt arkiveret. Orange markering (Advis) viser, at der skal følges op på nogle aktiviteter i sagen. Aktiviteterne har overskredet en dato. Grøn markering viser alle de sager der er afsluttede, men som ikke er arkiveret. Arkiverede sager vises med grå markering, når der er sat flueben i Vis arkiverede sager. Visning af arkiverede sager henter alle sager i databasen ind i byggesagsoversigten, og kan, afhængig af databasens størrelse, være en stor belastning for maskinens hukommelse. Filtreringsfunktionerne i toppen af skærmbilledet kan anvendes til at udsøge en lang række forskellige informationer, der fx ønskes afgivet en rapport på. 103

104 I dette afsnit vil vi beskæftige os med at give eksempler på hvordan man kan sammensætte forskellige informationer direkte i Byggesagsmodulet men også ved at overføre data til Excel regneark, og der forædle informationerne. Vi vil nu fremsøge alle sager fra 2007: 104

105 I den færdige oversigt ses der i alt 81 byggesager fra år Ved en yderligere sortering i ovenstående billede fx mhp at finde afsluttede sager i 2007, gøres følgende: Sæt Cursoren på kolonnen Afsluttet og tryk én gang. Alle sager der indeholder en dato for afsluttet, vil nu samle sig i flere på hinanden følgende rækker. Hvis ikke rækkerne ses straks tryk på kolonnen Afsluttet én gang til. 105

106 Herfra kan man lave en manuel optælling af antallet af afsluttede sager eller også kan man vælge at overføre skærmbilledet til Excel regneark og der gennemføre optællingen. Tryk på Eksporter data: Hvorefter data overføres fra Byggesagsmodulet til Excel regneark, som vist ovenstående. Ved at markere hele arket og derefter klikke på kolonnelinjerne kan man hurtigt få arrangeret et overskueligt billede. Ved at kigge på nummerrækken helt til venstre kan det hurtigt konstateres at der er 6 afsluttede sager i 2007, hvilket betyder, at der mangler afslutning på 75 sager samme år. Ved eventuelt at indsætte flere kolonner i Byggesagsoversigten kan der udføres rigtig mange forskellige søgninger til rapporteringsformål. Sortering på flere kolonner samtidig: Når man venstre-klikker en kolonne bliver listen sorteret efter denne kolonne. Klikker man igen på samme kolonne, bliver sorteringen omvendt. Ønsker man at sortere på mere end én kolonne, holdes Ctrl-tasten nede mens man klikker på de kolonner der skal sorteres på: 106

107 Pilen efter kolonnenavnet antyder, at der sorteres på flere kolonner, tallet betegner sorteringsrækkefølgen, pilens retning betegner sorteringsretningen. I dette eksempel sorteres der først på ansøger, og dernæst på modtagetdato. Klikkes der på en af de sorterede kolonner omvendes sorteringsrækkefølgen. Hold Ctrl-tasten nede, for at fjerne en kolonne fra sorteringen. 107

108 Appendiks 3 Betalingsmoduler Multihøring Funktionen giver mulighed for at gemme naboorienteringer, så man bevarer historikken. Uden denne funktion, skal man slette alle parter på en partshøring før man laver en ny høring. Høringen gemmes med d.d., og kan hentes frem igen. Høringer vælges i rullemenuen. Advisliste Byggesag Borger eboks Elektronisk Faktura Ny BBR BBR Indberetningsblad Udskriv med stempel / Konverter til PDF Kritisk advis Naboorientering via E&M Opslag Byg & Miljø Tinglysningsmodul 108