Forretningsgange og procedurer for administration af eksternt finansierede projekter og indtægtsdækket virksomhed på AAU

Transkript

1 Forretningsgange og procedurer for administration af eksternt finansierede projekter og indtægtsdækket virksomhed på AAU FIK-Kontoret

2 FORRETNINGSGANGE OG PROCEDURER FOR FIK OG IV AKTIVITETER Oktober 2009 INDHOLDSFORTEGNELSE INDLEDNING... 4 Finansministeriets Budgetvejledning... 4 Placering på underkonto (UK)... 4 TILSKUDSFINANSIEREDE AKTIVITETER (FIK)... 4 Legalitetskontrol... 4 PROJEKTOPRETTELSE... 5 Procedure... 5 Budgettering... 5 Tildeling af projektnummer... 6 PROJEKTFORLØB... 6 Opkrævning af tilskud... 6 Opkrævning/fakturering... 6 Opkrævning af moms på FIK projekter... 7 Udgifter... 7 Lønudgifter... 8 Konsulentudgifter... 8 Udstyr og afskrivninger... 8 Moms... 8 Overhead og FIK-feriepenge... 8 Overførsel til samarbejdspartner... 8 Løbende kontrol og afstemning... 9 Hvad skal kontrolleres og afstemmes... 9 Udskrivning af statusrapport... 9 Udskrivning af transaktionsliste Kontrol af indbetaling Øvrige rapporter Arkivering af bilagsmateriale Regnskaber Tidsfrister Udfærdigelse/egenkontrol i forbindelse med regnskabsaflæggelse Underskrifter på regnskaber Revision Generelle forhold ISO-konti FIK-feriepenge Morarenter Overhead Periodisering/indtægter LIKVID Indbetalinger/ FIKFAK

3 FORRETNINGSGANGE OG PROCEDURER FOR FIK OG IV AKTIVITETER Oktober 2009 PROJEKTLUKNING Underskud Overskud INDTÆGTSDÆKKET VIRKSOMHED (IV) Inden arbejdet kan starte Hvordan skemaerne udfyldes Forkalkulation Godkendelse og oprettelse i ØSS Når arbejdet er udført og leveret IV-projektet lukkes ØSS-rapporter, der med fordel kan anvendes RELEVANTE LINKS BILAG

4 FORRETNINGSGANGE OG PROCEDURER FOR FIK OG IV AKTIVITETER Oktober 2009 Indledning Finansministeriets Budgetvejledning Rammerne for håndtering af eksterne tilskud til universitetet er fastlagt i Finansministeriets Budgetvejledning 2006 og nærværende vejledning er en konkretisering, af hvordan denne i praksis udmøntes på AAU. I Budgetvejledningen opereres med 2 kategorier af aktiviteter: 1. Tilskudsfinansierede aktiviteter (Budgetvejledningen 2.6.9) og tilskudsfinansierede forskningsaktiviteter (Budgetvejledningen ) er de ikke-kommercielle aktiviteter. Disse aktiviteter er aktiviteter, som instituttet/afdelingen selv har interesse i at gennemføre, og som finansieres af tilskud, eksempelvis fra fonde, offentlige fondsmidler, EU, private gaver/samarbejdsaftaler eller lignende. 2. Indtægtsdækket virksomhed (IV) er de kommercielle aktiviteter/konsulentydelser (Budgetvejledningen 2.6.8). Disse aktiviteter skal prisfastsættes, så der ikke sker konkurrenceforvridning over for private eller offentlige konkurrenter. Placering på underkonto (UK) Underkonto (UK) er en del af AAU s kontostreng. Underkontoen definerer, hvilken form for aktivitet/virksomhed, der regnskabsførers på. UK 10 UK 90 UK 95 UK 97 Bruges til den almindelige virksomhed (= almindelig drift finansieret over finansloven) Bruges til Indtægtsdækket virksomhed (IV) jf. pkt. 2 ovenfor (finansieret af eksterne rekvirenter/købere ) Bruges til ikke-kommercielle forskningsaktiviteter (FIK) (finansieret af eksterne tilskudsgivere) Bruges til andre ikke-kommercielle aktiviteter (ATA) (finansieret af eksterne tilskudsgivere) Denne vejledning omhandler aktiviteter på UK 95, UK 97 og UK 90. For UK 95 og UK97 er der tale om finansiering fra en ekstern tilskudsgiver på UK 95 til en forskningsaktivitet og på UK 97 til en anden aktivitet (ikke forskning). I daglig tale på AAU kaldes FIK, (UK 95, forskning ikke kommerciel) og ATA (UK 97, andre tilskudsfinansierede aktiviteter) under ét for FIK aktiviteter. For aktiviteterne på UK90, indtægtsdækket virksomhed, er der tale om projekter, der er finansieret af eksterne rekvirenter/købere. Forretningsgange omkring disse aktiviteter vil blive beskrevet sidst i denne vejledning Tilskudsfinansierede aktiviteter (FIK) Legalitetskontrol For tilskudsfinansierede aktiviteter gælder jf. Budgetvejledningen, at disse først må igangsættes, når der foreligger et juridisk bindende tilsagn om støtte. Det juridisk bindende tilsagn kan eksempelvis bestå i en bevillingsskrivelse underskrevet af bevillingsgiver eller af en samarbejdsaftale underskrevet af alle parter. På AAU skal alle bevillingsskrivelser/samarbejdsaftaler godkendes af Kontraktenheden, der foretager den økonomiske og juridiske legalitetskontrol og underskriver aftalerne på AAU s vegne. Når en aftale er godkendt af Kontraktenheden, skal der oprettes projektnummer i ØSS til bogføring af projektets bevilling/budget, indtægter og udgifter. Projektet kan således jf. ovenstående normalt først oprettes i ØSS, når det juridiske tilsagn foreligger. Såfremt aktiviteten igangsættes, før det juridiske tilsagn foreligger, er den ene mulighed, at dette kan ske for den eventuelle AAU - medfinansierede del, hvilket vil sige på instituttets/afdelingens almindelige virksomhed 4

5 FORRETNINGSGANGE OG PROCEDURER FOR FIK OG IV AKTIVITETER Oktober 2009 (UK 10). Som den anden mulighed er der nu åbnet for, at projektet oprettes i ØSS, inden det juridiske tilsagn foreligger. En sådan oprettelser kræver dog institutlederens eksplicitte godkendelse. Omkostningerne, der bogføres på projektet under UK95/97, vil via en månedskørsel havne på UK10. Der er så den fordel, at når det juridiske tilsagn foreligger, skal der kun foretages 1 omkontering, da alle øvrige posteringer fra start er placeret korrekt på UK95/97. Vær dog opmærksom på, at projektet lukkes igen efter 6 måneder, hvis ikke der på dette tidspunkt foreligger et juridisk bindende grundlag. Projektoprettelse Procedure Ved oprettelse af et projekt i ØSS skal følgende oprettelsespapirer fremsendes til FIK-kontoret via Kontraktenheden: Anmodning om projektoprettelse (FIK-1), se nedenstående link Budgetskema, se nedenstående link Kopi af underskrevet samarbejdsaftale/bevillingsskrivelse Link til blanketter: Blanketterne Anmodning om projektoprettelse (FIK-1) og FIK-budget skal udfyldes og underskrives af følgende: Den projektansvarlige, som ansvarlig for: - projektets faglige aktiviteter, - at projektet afvikles i henhold til gældende bevillingsbetingelser, - korrekt bogføring og aflæggelse af projektets regnskaber. Institut-/afdelingsleder, for accept af: - eventuel medfinansiering, - at instituttet/afdelingen dækker et eventuelt underskud (ved afslutning), - projektets gennemførelse (forskningsmæssige interesse). Derudover skal FIK-budget og samarbejdsaftale/bevillingsskrivelse være godkendt af Kontraktenheden ved dennes påtegning på FIK-budgettet, ligesom samarbejdsaftaler skal være underskrevet af alle parter. Da Kontraktenheden således skal godkende og påtegne FIK budgettet, skal dette medsendes til Kontraktenheden, når samarbejdsaftale/bevilling fremsendes dertil til godkendelse/underskrivning. Budgettering Fra 1/ anvendes FIK-budget skema med 44 % overhead totalt for projektets omkostningsbudget, det vil sige tilskudsdel samt eventuelt AAU medfinansiering. Overhead beregnes af hele omkostningen, medmindre andet er aftalt, eller andre regler er gældende. Overheadprocenten på 44 % gælder for både private og statslige bevillinger/tilskud. Fraviges den generelt gældende overheadsats på tilskudsdelen, skal dette godkendes af det hovedområde/institut, projektet udføres under, i henhold til vejledning om overhead 2009 (se i øvrigt afsnittet om overhead). På EU s 7. rammeprogram er den gældende overheadsats 60 %. Se henvisning til link under projektoprettelse længere oppe på denne side. Af hensyn til regnskabsaflæggelsen overfor bevillingsgiver, er det meget vigtigt, at projektansvarlig/-sekretær allerede på budgetterings/oprettelsestidspunktet forholder sig til de givne regnskabsbetingelser, herunder eventuelle krav til regnskabsaflæggelsen, så tilrettelæggelsen og gennemførelsen af regnskabsføringen sker korrekt i forhold til de generelle regler for AAU samt de for projektet specielt gældende betingelser/retningslinier. Såfremt der opstår behov for hjælp/vejledning i forbindelse hermed, kan FIK-kontoret kontaktes. 5

6 FORRETNINGSGANGE OG PROCEDURER FOR FIK OG IV AKTIVITETER Oktober 2009 Tildeling af projektnummer Når FIK-kontoret modtager oprettelsespapirerne, og ovenstående formalia er i orden, oprettes projektet i ØSS. Projektsekretæren vil modtage et åbningsbrev med angivelse af projektnummer samt øvrige nødvendige oplysninger, hvorefter der kan bogføres på projektet. Finansieres projektet af tilskud givet af flere tilskudsgivere, skal der oprettes et projektnummer pr. tilskuds- / bevillingsgiver jf. Lov om offentlighed ved privat finansiering af offentlig forskning. Samtidig vil der blive oprettet et SUM-projektnummer, så der kan trækkes en samlet statusrapport for alle projektnumrene. Skal der aflægges regnskab efter særlige principper, eksempelvis aktivitetsopdelt, er der mulighed for at oprette et projektnummer pr. aktivitet. Der vil også her blive oprettet et SUM-projektnummer for projektet, så der kan trækkes en samlet statusrapport for alle projektnumrene. Undtagelser fra princippet om ét projektnummer pr. bevillingsgiver: Småtilskud (max. kr pr. tilskudsgiver) til én aktivitet kan samles på ét projektnummer. Udstyrsbevillinger til samme udstyr (max. kr pr. tilskudsgiver og uden regnskabskrav) kan samles på et projektnummer. Enkeltstående småbevillinger under kr skal ikke oprettes som projekt, men kan placeres som en diverse indtægt på UK 10, artskonto Reglerne omkring bevillingsskrivelse og budget er uændret gældende og skal opbevares af Kontraktenheden. Dette gælder også IVprojekter. Projektforløb Opkrævning af tilskud Tilskud skal så vidt muligt søges indbetalt forud eller løbende svarende til udgiftsafholdelsen (jf. Budgetvejledningen). Det skal fremgå af bevillingsbetingelserne/samarbejdsaftalen, hvornår tilskuddet skal indbetales. Det er projektansvarligs/-sekretærs ansvar, at opkrævning af indbetalinger til FIK -projekter sker i henhold til bevillingsskrivelsen/kontrakten. Opkrævning/fakturering Som hovedregel skal alle betalinger ske på basis af en officiel faktura fra AAU, udskrevet fra AAU s økonomisystem (ØSS). Når samarbejdspartneren skal betale, i henhold til den indgåede aftale, skal projektansvarlig/-sekretær med adgang til Debitor Light, udskrive fakturaen direkte herfra. Faktureres der før projektet er oprettet i ØSS, kan indbetalingen i stedet ske med henvisning til et RF referencenummer, som fås ved henvendelse til FIK-kontoret. Der skal så manuelt udarbejdes en debitorfølgeseddel, som fremsendes til økonomiafdelingen (bogholderiet). Det er ligeledes muligt ved få fakturaer at benytte debitorfølgesedlen som alternativ til Debitor Light. Bogholderiet sørger så for, at faktura incl./excl. moms fremsendes til samarbejdspartneren. På debitorfølgesedlen udfyldes kun projektnummer eller RF referencenummer i kontostrengen. Øvrige felter lades blanke. Som betalingsreference bedes bevillingsgiver opgive fakturanummeret ved indbetaling. Vær opmærksom på, at det skal være afklaret, hvorvidt beløbet er momspligtigt, før faktura kan afsendes. Se omstående afsnit om moms på FIK - projekter. Til offentlige parter skal AAU fremsende elektronisk faktura jf. gældende regler. Rykkerprocedure varetages af Bogholderiet, jf. AAU s generelle rykkerprocedure. Nærmere omkring fakturering og bogføring heraf kan ses under Generelle forhold Indbetalinger/FIKFAK. Der udskrives ikke faktura på grundlag af EU-kontrakter eller ved gavelignende tilskud (uden modkrav). Ved EU-kontrakter vil indsendelse af regnskab udløse tilskuddet, mens projektansvarlig/-sekretær ved gavelignende bevillinger skal anmode tilskudsgiver om overførsel af bevillingen ved brev. I brevet bedes tilskudsgiver opgive projektnummeret som reference ved indbetalingen, hvilket vil lette den manuelle placering heraf. I 6

7 FORRETNINGSGANGE OG PROCEDURER FOR FIK OG IV AKTIVITETER Oktober 2009 disse tilfælde bogføres betalingen på projektet ved indbetaling, og projektansvarlig/-sekretær skal selv sørge for eventuel rykkerprocedure. Opkrævning af moms på FIK projekter Enhver levering mod vederlag er som udgangspunkt momspligtig (25 %), herunder universiteternes indtægter ved indgåelse af samarbejdsaftaler/bevillingstilsagn. Undtagelser: Momsfrie aktiviteter (undervisningsydelser herunder ren phd vejledning), Bevillingsgiver er en institution/virksomhed, som er en del af/ indgår i vores ministerium (VTU), Tjenesteydelser til udland udenfor EU Forskningsydelser skal dog pålægges moms hvis forskningen gennemføres i Danmark. Gennemføres forskningen i udlandet skal der ikke pålægges moms (leveringsstedet afgørende) Tjenesteydelser til EU-lande modtagers VAT no. skal være kendt og fremgå af AAU s salgsfaktura (virksomheden skal betale moms i sit hjemland). Hvis VAT no. ikke fremgår, skal der pålægges moms som til udland udenfor EU. Tilskud uden levering/modydelse jf. nedenfor Modydelser = moms: Samarbejdsaftaler med en modydelse fra universitetet til samarbejdspartneren skal pålægges 25 % moms, medmindre en af ovenstående regler er gældende. Vær opmærksom på, at det er hele aftalen, der pålægges moms, og ikke kun værdien af modydelsen. Modydelse kan eksempelvis være: Krav om bevillingsgivers logo på diverse materiale/pr, Hemmeligholdelsesaftaler/udskydelse af offentliggørelse, 10 eksemplarer af en bog til bevillingsgiver, Tilbagebetaling af tilskud i tilfælde af indtægt ved kommercialisering, Rettigheder til eksempelvis at kunne byde først på opfindelser, Virksomhedens forsker opholder sig på AAU/deltager i projektet = vidensindsigt. Modydelse er derimod ikke: Afsluttende regnskab, Foredragsvirksomhed i begrænset omfang, Fremsendelse af afslutningsrapport samtidig med generel offentliggørelse. Ingen modydelse = ingen moms: Samarbejdsaftaler uden modydelse skal ikke pålægges moms. Tilskud, der gives via bevillingsskrivelse, donationer, gavebrev og lignende, uden modydelse, skal ligeledes ikke pålægges moms. Samarbejdsaftaler/kontrakter underskrevet efter 1. januar 2005 skal på AAU pålægges moms efter ovenstående regler, og det skal af aftalen fremgå, om der skal tillægges moms, eller om beløbet ikke er momspligtigt. Momspligten er uafhængig af, om tilskudsgiver er momsregistreret eller ej, og afhænger altså alene af ovenstående. For tilskudsgivere vil tillægget af moms normalt ingen betydning have, men for visse foreninger, banker, forsikringsselskaber m.v., som ikke har mulighed for momsfradrag, vil det kunne have betydning for størrelsen af projekttilskuddet. Spørgsmål omkring moms på FIK -aftaler rettes til FIK-kontoret. Udgifter Af hensyn til regnskabsaflæggelsen overfor bevillingsgiver er det meget vigtigt, at projektansvarlig/-sekretær allerede på oprettelsestidspunktet forholder sig til de givne regnskabsbetingelser, så der løbende kan ageres herefter i forhold til den konkrete bogføring af udgifter, herunder eksempelvis bogføring af lønudgifter, udstyrsudgifter, afskrivninger m.v. 7

8 FORRETNINGSGANGE OG PROCEDURER FOR FIK OG IV AKTIVITETER Oktober 2009 Udgifter, der finansieres af tilskuddet, skal løbende bogføres på projektnummeret i ØSS. Såfremt der sker medfinansiering til projektet fra den almindelig virksomhed (UK 10), skal de pågældende udgifter bogføres på UK 10. Skal medfinansieringen regnskabsaflægges, skal det sikres, at udgifterne kan dokumenteres, eksempelvis ved at oprette et analysenummer, som benyttes i forbindelse med afholdelsen af udgifterne på UK 10. Såfremt der opstår behov for hjælp eller vejledning i forbindelse hermed, kan FIK-kontoret kontaktes. Lønudgifter Der kommer i større og større grad specielle regelsæt omkring afrapportering af lønudgifter. Vær derfor meget opmærksom på tilskudsgivers specifikke regelsæt, eksempelvis vedrørende krav om timeregistrering og opgørelse af timeløn efter bestemte metoder. Det skal endvidere kontrolleres, hvordan dette stemmer overens med bogføringen i ØSS. Kontakt eventuelt FIK-kontoret for hjælp og vejledning til en hensigtsmæssig registrering af timer og løn. Link til blanketter og vejledninger: / Konsulentudgifter Konsulentudgifter må ikke forveksles med en overførsel til en samarbejdspartner (se nedenstående herom). Konsulentudgiften er betaling til en leverandør for at udføre et stykke arbejde for AAU. Konsulenten er således ikke en del af projekt-konsortiet i forhold til bevillingsgiver, og han skal ikke selv aflægge særskilt regnskab ifølge bevillingsbetingelserne. Betaling sker ved fremsendelse af en faktura fra konsulenten/virksomheden til AAU. Udgiften vil således regnskabsmæssigt indgå i projektets udgifter på AAU, og der vil blive beregnet overhead heraf som på øvrige udgifter (gælder dog ikke for EU-projekter). Udstyr og afskrivninger Bevillingsgiveres regelsæt er meget forskellige i forhold til afholdelse af udgifter til udstyr. Vær derfor opmærksom på bevillingsbetingelserne på den givne bevilling. I nogle tilfælde vil bevillingsgiver acceptere den fulde udgift til en udstyrsanskaffelse. I andre tilfælde skal der ske afskrivning efter et særligt regelsæt (eksempelvis Strukturfonden), og i andre igen efter AAU s egne afskrivningsprincipper (eksempelvis EU s rammeprogrammer). Bogføringen af udgiften til det pågældende udstyr skal fordeles mellem projektnumre, underkonti med videre, således at der udgiftsføres det beløb, der kan finansieres/regnskabsaflægges det pågældende sted. Moms På enkelte bevillingstyper er moms ikke en støtteberettiget udgift. Dette gælder eksempelvis på EU rammeprogrammerne. Her må den moms, der ikke er fradragsberettiget, men som bliver betalt sammen med øvrige fakturabeløb, ikke bogføres på projektet. Beløbet skal bogføres separat et andet sted (UK 10). Dette gælder alt ikke fradragsberettiget moms, eksempelvis moms på hotel og fortæring samt udenlandsk moms. Vær opmærksom på, at momsbeløbet skal kunne identificeres, og at det kun er den identificerbare skat (afgift til staten), der ikke må betales. Hvis skatten reelt er et gebyr for en ydelse, må beløbet gerne betales af projektet. For Strutkurfondsprojekter gælder, at ikke-refunderbar moms kun kan regnskabsaflægges, såfremt der for det enkelte projekt er en godkendt budgetpost for dette. Overhead og FIK-feriepenge Der er det særlige forhold vedrørende overhead og hensættelse af feriepenge, at disse poster i regnskabet beregnes og automatisk posteres på projektet i ØSS. Dette sker hver måned i forbindelse med lukningen af den pågældende måned. Beregningen foretages på grundlag af månedens øvrige omkostningsposter, herunder løn. Det betyder blandt andet, at hvis der trækkes projektrapporter midt i en måned, er der for den pågældende måned ikke beregnet og bogført overhead og FIK- feriepenge. Nærmere omkring overhead og FIK-feriepenge kan ses under Generelle forhold. Overførsel til samarbejdspartner I en del projekter har AAU rollen som koordinator, og skal som sådan viderefordele tilskudsmidler til de øvrige parter i projektet. Før en sådan viderefordeling kan ske, skal der være indgået en samarbejdsaftale med den part, der skal have overført tilskudsmidler, ligesom tilskudsmidlerne skal være modtaget af AAU fra tilskudsgiver. Normalt vil midlerne kunne overføres i samme takt, som AAU modtager dem fra tilskudsgiver, 8

9 FORRETNINGSGANGE OG PROCEDURER FOR FIK OG IV AKTIVITETER Oktober 2009 men dette skal være aftalt i samarbejdsaftalen ligesom budget og øvrige vilkår for overførslen. Hver part er som udgangspunkt regnskabsansvarlig for hver sin del af bevillingen, og overhead følger derfor med til hver part. For at iværksætte en overførsel til en samarbejdspartner fremsender projektleder/-sekretær en anmodning om overførsel til FIK-kontoret. I anmodningen skal være angivet, hvor stort et beløb, der ønskes overført til hvilken part med angivelse af bank og kontonummer (SWIFT/BIC og IBAN ved udenlandske betalinger). Desuden skal det fremgå fra hvilket projektnummer beløbet skal hæves. Anmodningen skal attesteres af en af de på projektet attestationsbemyndigede. Beløbet vil blive bogført på projektet, og der beregnes ikke overhead af beløbet, idet der ikke er tale om en udgift på projektet, men en overførsel af projekttilskud. Efter indførelse af ØSS EF vil nogle samarbejdspartnere foretrække at fremsende en elektronisk faktura på deres andel af tilskudsmidlerne. Instituttet vil kunne håndtere denne faktura i ØSS EF ved at påføre arten /46 (overførsel til samarbejdspartner indland/udland), men inden godkendelse af fakturaen er det nu instituttets ansvar at sikre at tilskudsmidlerne er modtaget på AAU, og at der foreligger en underskrevet samarbejdsaftale med den aktuelle samarbejdspart. Vær endvidere opmærksom på, at fakturaen fra samarbejdspartneren ikke må indeholde moms. Link til blanket overførsel til samarbejdspartner : For EU-bevillinger, hvor AAU er koordinator, skal der oprettes en særskilt eurokonto til modtagelse af bevillingen fra EU og viderefordeling af euro til de øvrige parter. Kontakt venligst FIK-kontoret i dette tilfælde, så FIK-kontoret kan foranledige, at eurokontoen bliver oprettet i Spar Nord Bank. Løbende kontrol og afstemning Hvad skal kontrolleres og afstemmes Det anbefales, at den projektansvarlige/-sekretæren efter hver månedsafslutning i ØSS trækker en transaktionsliste og en statusrapport for hvert projekt. Transaktionslisten kontrolleres for alle bogførte beløb, ligesom den fulde kontostreng kontrolleres. Eventuelle rettelser (omkonteringer) skal i videst muligt omfang ske umiddelbart herefter. Totalerne på statusrapporten kontrolleres og sammenholdes eventuelt med projektbudget. For at lette kontrollen anbefales projektansvarlig/-sekretær at opbevare kopi af alle bilag, regninger, fakturaer, debitorfølgesedler med videre, der sendes til betaling og fakturering i bogholderiet samt til lønkontoret og andre steder. Udskrivning af statusrapport Statusrapporten udskrives under PROJEKT- FSG -RAPPORTER. Vælg rapport (brug evt. F9): eksempelvis 09 statusrapport vælg periode: eksempelvis aug-09, vælg segmentoverskrivning/projektnummer: eksempelvis (NB! segmentfeltet må kun udfyldes med projektnummeret, de øvrige felter lades blanke). Det er vigtigt at vælge en måned, der er afsluttet i ØSS, for at få et færdigt regnskab for perioden. Såfremt der trækkes en rapport for indeværende måned (åben periode), vil månedsafslutningens kørsler ikke være med. FIK-feriepenge, overhead, indbetalinger og indtægter ( likvid ) vil således endnu ikke være beregnet og bogført. Statusrapporten vises opdelt i følgende kolonner: Kolonne 1-3, som er år til dato tal. Her vises indeværende finansår fra 1. januar til og med den valgte periode, Kolonne 4-6, som er projekt til dato tal. Her vises de akkumulerede udgifter og indbetalinger fra projektstart til og med den valgte periode. Kolonne 6: den samlede bevilling udskrives ikke, hvis den valgte periode er 14-xx, 15-xx eller 16-xx, Kolonne 7-8, som er det akkumulerede over-/underskud. I kolonne 7 beregnes over-/underskud i forhold til de konkrete modtagne indbetalinger. I kolonne 8 beregnes over-/underskud i forhold til den givne totalbevilling. 9

10 FORRETNINGSGANGE OG PROCEDURER FOR FIK OG IV AKTIVITETER Oktober 2009 Udskrivning af transaktionsliste Transaktionslisten udskrives under PROJEKT - RAPPORTER ENKELT ANMODNING. Vælg trans. liste pr. projekt (regnskab), vælg periode og projektnr. Transaktionslisten kan kun udskrives sammenhængende i ét finansår. Såfremt den ønskede periode overskrider et finansår, skal der bestilles to rapporter, en for hvert finansår. Rapporten indeholder alle indbetalinger og udbetalinger, transaktion for transaktion, hvor det pågældende projektnummer indgår i kontostrengen. Kontrol af indbetaling For at undersøge om en indbetaling er bogført på projektet kan transaktionslisten gennemgås. Her vil hver enkel indbetaling på projektet kunne ses. FSG-/statusrapporten gennemgås. Her kan man se totalindbetalingerne. Der er også mulighed for at lave en kontoforespørgsel i ØSS med følgende kriterier: UK art: 9730%-9730% og projektnr.: xxxxxx - xxxxxx. På denne kontoforespørgsel vil alle likvidposteringer og indbetalinger i den pågældende periode blive vist. Jf. ovenstående vil en indbetaling kunne findes, uanset om indbetalingen er sket på grundlag af en faktura fra AAU, eller om det er sket på et andet grundlag. Såfremt opkrævningen er sket ved fakturering, vil indbetalingerne først fremgå af kontoforespørgsler efter månedsafslutningen. Faktureringens status vil kunne følges på transaktionslisten jf. afsnittet: generelle forhold indbetalinger/fikfak. Såfremt opkrævning er sket manuelt (ved brev), vil indbetalingen fremgå af transaktionslisten og kontoforespørgslen umiddelbart efter, at indbetalingen er bogført på projektet. Øvrige rapporter Under PROJEKT - RAPPORTER ENKELT ANMODNING findes andre rapporter, der med fordel kan anvendes til FIK -projekter. Eksempelvis Projekter pr. omk.sted, som viser alle aktive projekter på et givet omk.sted, Transaktionsliste pr. projekt (løn) viser løntransaktioner og Årsværksregnskab for projekter viser lønudgifter pr. medarbejder pr. projekt. Arkivering af bilagsmateriale Bevillingsgiveres krav til arkivering af dokumentationsmateriale er meget forskellige, og det er derfor nødvendigt at undersøge kravene på den enkelte bevilling for at afgøre, hvad det er nødvendigt at arkivere hos projektansvarlig/-projektsekretær. Vejledning for arkivering af bilagsmateriale kan ses på nedenstående link. Bemærk: alt regnskabsmateriale bliver opbevaret i Økonomiafdelingen i 12 år af hensyn til EU-projekter m.v. Projektmateriale ved projektansvarlig/-sekretær skal tilsvarende opbevares efter bevillingsbetingelserne. Link til Arkivering af bilagsmateriale for projekter UK 95 og 97 : Regnskaber Af hensyn til regnskabsaflæggelsen overfor tilskudsgiver er det meget vigtigt, at projektansvarlig/-sekretær allerede på budgetterings- /oprettelsestidspunktet forholder sig til de givne regnskabsbetingelser, så der løbende foretages en korrekt bogføring af udgifter, herunder bogføring af lønudgifter, udstyrsudgifter/afskrivninger med videre. Tidsfrister Da de fleste regnskabsaflæggelser skal ske på fastlagte deadlines, findes på nedenstående link de ekspeditionstider, der må påregnes på FIK-kontoret. Ekspeditionstiderne er vejledende og forudsætter at punkterne under udfærdigelse/ egenkontrol er opfyldt, inden regnskabet indleveres til FIK-kontoret. Link til Tidsfrister : 10

11 FORRETNINGSGANGE OG PROCEDURER FOR FIK OG IV AKTIVITETER Oktober 2009 Udfærdigelse/egenkontrol i forbindelse med regnskabsaflæggelse Følgende skal være opfyldt før et regnskab afleveres til FIK-kontoret til underskrift/godkendelse: 1. Regnskabet skal være afstemt med ØSS statusrapporten. Hvis regnskabet ikke umiddelbart kan afstemmes, skal der foreligge en klar og gennemskuelig opgørelse over, hvilke tal/poster der undlades/yderligere medtages. Hvis der medtages mere end bogført på projektet, skal der være vedlagt kopi af omkonteringsbilag og ØSS-udskrift, der dokumenterer den afholdte udgift. 2. Instituttet/afdelingen har selv forholdt sig til bevillingsbetingelserne, og kan stå inde for, at regnskabet aflægges i overensstemmelse hermed. 3. Såfremt der kræves timeregnskab, eksempelvis i regnskaber vedrørende EU-projekter, skal der vedlægges kopi af underskrevne timesedler. Timeregnskabet og den bogførte løn på projektet skal stemme overens (timer, perioder, ferieafholdelse, FIK -feriepenge osv.). 4. Skal der regnskabsaflægges AAU-medfinansiering, skal denne ligeledes kunne dokumenteres med regnskabsudskrifter fra ØSS samt være stemt af med ØSS. Link til tjekliste FIK kontrol: Såfremt der er behov for hjælp/rådgivning i forbindelse med ovenstående, kan FIK-kontoret kontaktes. Underskrifter på regnskaber Det er projektleders ansvar at opfylde givne bevillingsbetingelser, herunder at aflægge et regnskab til tiden i overensstemmelse med bevillingsbetingelserne. Projektregnskaber skal derfor altid underskrives af den projektansvarlige. Såfremt der af bevillingsgiver kræves en officiel underskrift af AAU s økonomiansvarlig/regnskabschef, involveres FIK-kontoret. FIK-kontoret gennemgår regnskabet, kontrollerer at det opfylder de givne bevillingsbetingelser, er i overensstemmelse med bogføringen i ØSS og sørger derefter for, at regnskabet underskrives af regnskabschefen. Revision Projekter under EU s rammeprogrammer og enkelte andre projekter, skal ifølge bevillingsbetingelserne revideres af AAU s institutionsrevisor (ekstern revisor), PricewaterhouseCoopers (PWC). Prisen i 2008/2009 niveau er EURO for projekter, hvor AAU er koordinator, og EURO for projekter, hvor AAU er almindelig partner (uden koordinatorfunktion). Beløbet betales pr. gang, der skal udstedes revisionsrapport (audit certificate). Når der er krav om ekstern revision, gøres FIK-kontoret opmærksom herpå i forbindelse med, at regnskabet indleveres til FIK-kontoret. FIK-kontoret kontrollerer regnskabet, og når regnskabet er godkendt og underskrevet af regnskabschefen, tager FIK-kontoret kontakt til revisor, som efterfølgende kontakter instituttet/afdelingen for nærmere aftale om, hvornår revisionen skal finde sted. Revisor vil derefter besøge instituttet/afdelingen for at revidere regnskabet. Revisors revisionsrapport (audit certificate) fremsendes af revisor til instituttet/afdelingen, og vedlægges regnskabet til tilskudsgiver. Instituttet/afdelingen skal tage kopi af revisionsrapporten til FIK-kontoret. Forinden revisionen foretager sin gennemgang, er det vigtigt, at instituttet har klargjort det materiale, som revisor har bedt om. I modsat fald kan det få indflydelse på størrelsen af honoraret til revisor. Link til vejledning om revision: Generelle forhold ISO-konti ISO står for Intern Statslig Overførsel, og kontiene anvendes til interne posteringer mellem forskellige underkonti. Omkostninger, der afholdes på UK10, kan således overføres til projekterne, ved at projekterne påføres en udgift(uk95, artskonto 71xxxx), og driften, der oprindeligt har afholdt omkostningerne, får en indtægt (UK10, artskonto 76xxxx). 11

12 FORRETNINGSGANGE OG PROCEDURER FOR FIK OG IV AKTIVITETER Oktober 2009 FIK-feriepenge På tilskudsfinansierede aktiviteter beregnes FIK-feriepenge til imødegåelse af udbetaling af feriekort til den projektansatte, såfremt denne fratræder sin stilling på AAU. FIK-feriepenge beregnes med 13,4 % (fra 1/1-07) af den ferieberettigede løn svarende til 30 dage (25 feriedage og 5 særlige feriedage). Beløbet bogføres på projektet umiddelbart før hver måneds/periodeafslutning. Feriepengene hensættes i optjeningsåret (1/1 til 31/12). Såfremt den projektansatte fratræder, vil feriekortet blive trukket af de hensatte feriepenge. Såfremt den projektansatte ikke fratræder, refunderes de hensatte feriepenge i takt med, at den ansatte afholder ferie på et projekt i ferieåret (1/5 til 30/4 efterfølgende år). Refusionen sker på foranledning af instituttet/afdelingen, ved at fremsende udfyldt og underskrevet refusionsanmodning (FIK-5 skema) til FIK-kontoret. Refusion af hensatte FIK-feriepenge: Når en projektansat afholder ferie eller særlige feriedage, skal blanketten refusion af hensatte feriepenge for ansatte (FIK-5 skema) anvendes, således at projektet får refunderet lønudgiften i ferieperioden fra de hensatte feriepenge. Link til blanketter: Refusionsanmodningen udfyldes og fremsendes til FIK-kontoret. Skemaet skal være underskrevet af såvel den projektansvarlige som den projektansatte. Vær opmærksom på, at hensatte feriepenge kan refunderes, når projektansatte holder ferie på et projekt. Projektet godskrives altså for lønudgiften i ferieperioderne. Det anbefales derfor, at refusionsanmodningen fremsendes, så snart den projektansatte afholder/har afholdt ferie. Herved modtager projektet feriepengerefusion, og projektregnskabet giver et mere retvisende billede af det totale forbrug. Dette kan have stor betydning i forbindelse med en regnskabsaflæggelse, særligt hvor der kræves timeregnskab (eksempelvis EUregnskaber), og det mest hensigtsmæssige er derfor, at refusionsanmodningen indsendes til FIK-kontoret i takt med at ferien afholdes. Det projekt, der skal modtage feriepengerefusionen, er det projekt(og altså ikke UK 10), hvor den pågældende person er ansat i ferieperioden. Det projekt, der har betalt feriepengene, får altså ikke nødvendigvis disse refunderet, idet feriepengene således følger den ansatte. Morarenter Morarenter kan ikke betales fra et projekt. Denne type udgift dækkes ikke af de eksterne bevillinger. Morarenter skal dækkes fra instituttets/afdelingens almindelig virksomhed UK 10. Overhead Overhead er betegnelsen for de eksternt finansierede aktiviteters bidrag til de indirekte udgifter, aktiviteterne medfører. Indirekte udgifter er udgifter til blandt andet husleje, el, vand, varme, bygningsvedligehold, itafdeling, personaleafdeling, økonomiafdelingen med videre. Her er altså tale om udgifter, som ikke direkte kan henledes til det enkelte projekt, men er afledt af de faglige aktiviteter. Da det således ikke er muligt direkte at henlede de indirekte udgifter til den enkelte aktivitet, belastes den enkelte tilskudsfinansierede aktivitet med en gennemsnitssats. Satsen fastsættes overordnet efter Budgetvejledningen, og er internt på AAU politisk fastsat af hovedområderne. Se eventuelt gældende regelsæt på området under de enkelte hovedområders vejledninger. De gældende regler for overhead i 2009 kan ses i særskilt notat på dette link: Månedsafslutning: Overhead beregnes og bogføres på det enkelte projekt ved hver måneds-/periodeafslutning. Beløbet beregnes med den fastsatte procentsats af periodens nettoudgifter (debiteringer fratrukket krediteringer). Overhead reguleres således automatisk, og skal altså ikke rettes manuelt, når der eksempelvis sker omkonteringer. 12

13 FORRETNINGSGANGE OG PROCEDURER FOR FIK OG IV AKTIVITETER Oktober 2009 Periodisering/indtægter LIKVID Jf. Budgetvejledning 2006 må indbetalinger på projekter først indtægtsføres i takt med omkostningsafholdelsen herpå. Da indbetalinger kan modtages helt uafhængigt af, hvornår der afholdes omkostninger på et projekt, er det vigtigt at skelne mellem en indbetaling og en indtægt på et projekt. En indbetaling er en betaling modtaget fra bevillingsgiver. Betalingen registreres på en beholdningskonto i AAU s balance. En indtægt er en registrering af en indtægt i AAU s resultatopgørelse (regnskab). Indtægtsførsel sker på baggrund af omkostningsafholdelsen. Indbetalinger placeres således ved modtagelsen på en beholdningskonto på et projekt. Beholdningskontoen har artskonto 9730xx. Indtægter bogføres på en indtægtskonto på et projekt. Indtægtskontoen har artskonto 63xxxx eller 65xxxx. Ved hver måneds/periodeafslutning beregnes og bogføres indtægtsførslen automatisk i ØSS på baggrund af projektets omkostningsafholdelse. Indtægtsførslen sker ved en flytning fra beholdningskonto 9730xx til indtægtsartskonto 63/65xxxx på et projekt med teksten "LIKVID". På FSG-/statusrapporten for et projekt vil fordelingen mellem beholdningskonto og indtægtskonto kunne ses. Indbetalinger/ FIKFAK Som nævnt ovenfor skal indbetalinger placeres på en beholdningskonto på et projekt. Dette kan ske på følgende måder: 1. Der udstedes officiel faktura (FIK-faktura) fra ØSS (Hovedregel) 2. Der anmodes ved brev om betalingen (kun gavelignende bevillinger eller hvor regnskab udløser betalingen) Ad 1: Forløb når der udstedes officiel faktura (FIK-faktura) fra ØSS. Af hensyn til et korrekt regnskab for det enkelte projekt placeres et faktureret beløb først på projektets beholdningskonto, når beløbet reelt er modtaget fra samarbejdspartneren. Transaktioner på projektet affødt af faktureringen vil derfor være som i nedenstående eksempel: Eksempel: Der faktureres kr % moms, i alt kr til projekt Fakturanr Ved udstedelse af faktura debiteres bruttobeløbet, kr , med følgende tekst/kontostreng: Salgsfakturaer Debitor konto til Faktura xxxx. Ved betaling krediteres bruttobeløbet, kr , med følgende tekst/kontostreng: Omsætningsindtægt Indbetaling xxxx Faktnr Ved førstkommende månedsafslutning efter betaling krediteres nettobeløbet, kr , på beholdningskontoen med følgende tekst/kontostreng: Bogføring FIKFAK xx xx FIKFAK vedr. maj Først efter månedskørslen (FIKFAK) vil nettobeløbet (kr ) blive placeret på beholdningskontoen og fremgå på FSG-/statusrapporten for projektet. Transaktionerne på konto 95xxxx, som anvendes ved udstedelse og betaling, fremgår ikke af FSG-/statusrapporten. I perioden fra fakturering indtil indbetalingen foretages henstår det udfakturerede beløb på en mellemregningskonto. Ad 2. Forløb, når der anmodes ved brev. Når en indbetaling modtages på baggrund af et brev til bevillingsgiver, vil betalingen blive modtaget og placeret manuelt. Betalingen indsættes således manuelt (af ØA) på beholdningskontoen på projektet. 13

14 FORRETNINGSGANGE OG PROCEDURER FOR FIK OG IV AKTIVITETER Oktober 2009 Projektlukning Når et projekts faglige aktivitet og afrapportering er afsluttet, skal projektnummeret i ØSS lukkes. Dette skal ske samtidig med afslutningen af den faglige aktivitet eller umiddelbart derefter. Lukningen iværksættes af instituttet/afdelingen ved indsendelse af blanketten Afslutning af projekt til FIK-kontoret. Link til blanketter: Det vil være hensigtsmæssigt, at projektadministrator i forbindelse med lukning af et projekt, sammen med en statusrapport, sørger for at trække ØSS-rapporten Råbalance Summering 2. På denne måde opnås et godt overblik over projektet, og det er muligt at opdage, hvis der skulle være konteret på forkert underkonto/omkostningssted. Der henvises til afsnittet for Indtægtsdækket virksomhed for en nærmere vejledning i brug af rapporten Råbalance Summering 2. Et eventuelt overskud eller underskud, der ikke skal afregnes med bevillingsgiver, skal overføres til instituttets/ afdelingens drift (UK 10). Det har således betydning for instituttets/afdelingens almindelige virksomhed (UK 10), og det er derfor af stor betydning, at lukningen sker umiddelbart efter eller i forbindelse med afslutningen af den faglige del af projektet for at sikre et retvisende regnskab for den almindelige virksomhed. Underskud Såfremt der ved afslutning af projektet er underskud, som ikke dækkes af bevillingsgiver, skal dette flyttes til den almindelige virksomhed (UK 10). Såfremt dette kan ske i én afsluttende postering, på én artskonto, foretages dette af FIK-kontoret. Såfremt der skal ske flere omkonteringer, skal dette gøres af instituttet/afdelingen, inden anmodning om lukning fremsendes til FIK-kontoret. Husk ved omkontering at tage højde for overheadberegning. Et underskud på UK 95/97 kan ikke inddækkes ved at overføre indtægter til projektet fra UK 10. Ved underskud skal omkostninger flyttes fra UK 95/97 til UK 10. Overskud Såfremt der ved afslutning af projektet er overskud, skal dette som udgangspunkt returneres til bevillingsgiver, og hvis det er tilfældet skal bank og kontonummer (swift og IBAN) påføres blanketten Anmodning om afslutning af projekt. Såfremt der er overskud, som skyldes manglende bogføring af projektrelaterede udgifter, skal disse bogføres inden projektet lukkes. Er der tale om et reelt overskud, som ifølge bevillingsbetingelserne kan beholdes, overføres overskuddet til instituttets/afdelingens almindelige virksomhed (UK 10). Denne overførsel foretages af FIK-kontoret i forbindelse med lukningen af projektet. Når FIK-kontoret har modtaget anmodning om afslutning af projekt, lukkes projektet i ØSS, og der fremsendes lukningsbrev til instituttet/afdelingen med oplysning om den afsluttende postering. 14

15 FORRETNINGSGANGE OG PROCEDURER FOR FIK OG IV AKTIVITETER Oktober 2009 Indtægtsdækket virksomhed (IV) Som offentlig finansieret institution er AAU underlagt kravet om, at et universitet ikke må drive unfair konkurrence ved at anvende offentlige midler til at sætte lave priser på konsulentydelser mv. Prisfastsættelsen skal ske således, at der ikke sker konkurrenceforvridning overfor private eller offentlige konkurrenter, og således at alle omkostninger dækkes. Indtægtsdækket virksomhed omfatter kommercielle forsknings-, udviklings- og undervisningsopgaver samt faglig rådgivning i form af konsulentbistand og salg af varer. Indtægtsdækket virksomhed skal være naturlige udløbere af universitetets almindelige virksomhed. Som hovedregel gælder, at hvis et projekt primært har forretningsmæssig interesse for instituttet/enheden frem for forskningsmæssig interesse, skal det betragtes som indtægtsdækket virksomhed. Normale kendetegn kan være: Ydelsen er rekvireret som bestillingsarbejde Specifikt produkt / konsulentydelse Rettigheder (patent-/ophavsret) overdrages til rekvirenten Fast pris engangsbeløb Salg af ydelsen kan være en udbudsforretning Der skal beregnes moms (salg af undervisning undtaget og udenlandsk moms opkræves ikke, medmindre der er tale om rekvireret forskning) AAU har ikke ret til at offentliggøre resultaterne (andet kan aftales specifikt med rekvirenten) Efter- og videreuddannelse i henhold til regelsættet gældende på området Statens regler på området findes i budgetvejledningen samt i Økonomistyrelsens vejledning om priskalkulation. Der henvises til Nedenfor er citeret starten af afsnit i budgetvejledning Indtægtsdækket virksomhed Anvendelse og hjemmel Hjemmel til at udføre indtægtsdækket virksomhed kan gives til statsinstitutioner samt selvejende institutioner, der er opført på bevillingslovene med fuld standardkontospecifikation efter reglerne for driftsbevilling, når følgende betingelser er opfyldt: Der må ikke for kredsen af aftagere bestå en pligt til at aftage de pågældende varer eller tjenesteydelser Institutionen skal kunne adskille den produktion af varer eller tjenesteydelser, der søges udført med indtægtsdækning, fra institutionens øvrige opgaver. De indtægtsdækkede aktivitetsområder skal være naturlige udløbere af institutionens almindelige virksomhed. Inden arbejdet kan starte Der skal som hovedregel udarbejdes en konsulent eller tilbud og ordrebekræftelse/accept, der beskriver det arbejde /den ydelse, vi skal levere. 1. For salg over kr ,00, skal der foreligge en underskrevet kontrakt 2. For salg under kr ,00 skal der som minimum foreligge et tilbud fra AAU og en ordrebekræftelse/accept fra rekvirenten (evt. som fax eller mail) med henvisning til gældende standard vilkår (standardvilkårene kan rekvireres hos Kontraktenheden eller downloades på deres hjemmeside) Ad 1. Der kan benyttes en forhåndsgodkendt standardaftale, såfremt der er tale om den samme ydelse (salg) til forskellige rekvirenter. 15

16 FORRETNINGSGANGE OG PROCEDURER FOR FIK OG IV AKTIVITETER Oktober 2009 Ad. 1+2 Samme ydelse (salg) til forskellige rekvirenter kan registreres på samme projektnummer. For hjælp og vejledning i forbindelse med udarbejdelse af samarbejdsaftale, kan henvises til Kontraktenheden, som har forhåndsgodkendte standardaftaler gældende for begge kategorier af salg (over og under kr ). Alle samarbejdsaftaler/kontrakter godkendes ved fremsendelse til Kontraktenheden, Niels Jernes Vej 10, af den juridisk ansvarlige. Den økonomiske og juridiske legalitetskontrol foretages af Kontraktenheden. Sammen med kontrakt/tilbud/ordrebekræftelse/accept skal der udarbejdes en kalkulation (link skema 1) som synliggør, at der ved det forventede aktivitetsniveau, er balance mellem indtægter og udgifter. Skemaer der anvendes i forbindelse med IV-projekter: Skema 1: Oprettelse af projekt Skema 2: Oprettelse af projekt månedlig indberetning Skema 3: Projektafslutning/konteringsbilag Link til ovenstående skemaer: Hvordan skemaerne udfyldes Som generel regel, skal de budget-/kalkulationsudgifter, der påføres skema 1, være faktiske udgifter. Dette betyder, at den lønudgift, der fremgår af skemaet, også er den lønudgift, der vil blive bogført på projektet. Med andre ord skal kalkulationsskemaet give et reelt billede af, hvad det koster at producere den ydelse vi skal sælge til rekvirenten. Er projektet et kursus, der udbydes uden kendskab til, hvor mange der faktisk vil deltage, skal kalkulationen laves ud fra et anslået antal deltagere, og PR materiale for kurset vedlægges som dokumentation for aftalen. Skal der aflønnes personer på projektet, sker dette ved, at de ansættes på UK 10, og IV-projektet betaler lønnen som frikøb til driften. Bogføringen sker ved brug af skema 2, herved undgår man problemer med feriepenge/feriekort, når personen fratræder projektet. Der beregnes 38 % overhead af udgifter og fortjeneste på alle IV-projekter, hvilket skal sikre dækning af indirekte omkostninger og at AAU ikke stiller en konkurrenceforvridende pris. Overheadbeløbet bogføres i forbindelse med afslutning af projektet, ved brug af skema 3. Til dækning af eventuelle krav vedrørende produktansvar og professionelt ansvar i forbindelse med indtægtsdækket virksomhed, beregnes 1,73 % af alle udgifter som forsikring. Forkalkulation Der skal laves en forkalkulation i forbindelse med beregning af den endelige pris. Denne forkalkulation skal medsendes til legalitetskontrol, således at man kan gennemskue, hvordan beregningen er foretaget. Det skal tydeligt angives på selve kalkulationsskemaet, såfremt der er tale om en forkalkulation. Kun i forkalkulationen, er det intet krav om angivelse af faktiske udgifter. Dette betyder, at de anførte udgifter godt må indeholde forskellige elementer (F.eks. løn = faktisk løn + fortjeneste). Forkalkulations-skemaet kan ikke anvendes i forbindelse med oprettelse af et projekt. Godkendelse og oprettelse i ØSS Når projekt og kalkulation er godkendt af Kontraktenheden, kan det oprettes i ØSS. 16

17 FORRETNINGSGANGE OG PROCEDURER FOR FIK OG IV AKTIVITETER Oktober 2009 Kopi af den underskrevne aftale/kontrakt og det originale udfyldte kalkulationsskema (også underskrevet) fremsendes til FIK-kontoret, enten via Kontraktenheden eller fra instituttet efter godkendelse af Kontraktenheden. Når vi har oprettet projektet, modtager projektsekretæren en kopi af Skema 1 retur påført projektnummer. Når arbejdet er udført og leveret Der fremsendes en faktura til rekvirenten. Bemærk betalingsbetingelser i aftale/kontrakt. Vores normale betalingsbetingelser er 30 dage - NETTO. Denne faktura kan laves på to måder: Enten sendes en udfyldt debitor-følgeseddel til bogholderiet til manuel ekspedition eller der laves en elektronisk faktura via debitor-light, RF-light udfyldt med kontostreng (indtægtsart ). Når faktura er afsendt til rekvirenten, vil fakturabeløbet fremgå af nedennævnte rapporter som indtægt på art Dette er en bogføringsteknisk løsning, og projektet kan lukkes uden kontrol af, at fakturaen rent faktisk er betalt. Eventuel rykkerprocedure for betaling igangsættes om nødvendigt af bogholderiet. Til lønposteringerne vedr. frikøb udfyldes skema 2, som sendes til FIK-kontoret. Efter kontrol ekspederes blanketten videre til Lønkontoret. Husk faktiske timepriser og frikøbsart samt at sørge for løbende posteringer af lønudgifterne for udført arbejde på projektet. IV-projektet lukkes Skema 3, som er de afsluttende posteringer af overhead, forsikring og fortjeneste, udarbejdes når projektets aktivitet er slut. Efter de sidste bogføringer på skema 3 skal udgifterne balancere indtægten på projektet. Skema 3 sendes til FIK-kontoret, som forestår posteringer og efterfølgende lukning af projektet. ØSS-rapporter, der med fordel kan anvendes Rapport nr. 1: Under Standard-rapporter vælges RÅBALANCE 2 Her skal angives PROJEKT i SIDESKIFTESEGMENT I SEKUNDÆRT SEGMENT angives Underkonto (som findes via Værdilisten) PERIODENAVN skal være den ønskede måned BELØBSTYPE skal være PJTD (Projekt Til Dato) Rapport nr. 2: Derefter bestilles endnu en RÅBALANCE 2 Her ændres SEKUNDÆRT SEGMENT til OMK.sted (som findes via værdiliste) Ved at anvende disse to rapporter, opnås det bedste overblik over projektet, og samtidig er det muligt at opdage eventuelle konteringer på forkert underkonto og/eller omkostningssted. Bemærk at FSG rapporten ikke kan anvendes når der er tale om indtægtsdækket virksomhed. FIK-kontoret kan altid kontaktes, såfremt der er spørgsmål i forbindelse med Indtægtsdækket virksomhed. 17

18 FORRETNINGSGANGE OG PROCEDURER FOR FIK OG IV AKTIVITETER Oktober 2009 Relevante links Finansministeriets Budgetvejledning 2006: Cirkulære om ændring af overheadsats på tilskudsfinansieret forskningsvirksomhed: Kontraktenheden: Projekt- og Fundraisingkontoret (F&P): Øvrige vejledninger om tilskudsfinansierede aktiviteter og indtægtsdækket virksomhed: Blanketter til tilskudsfinansierede aktiviteter og indtægtsdækket virksomhed: Notat vedrørende overhead Notat vedrørende moms Nyhedsbreve fra FIK-kontoret: Kontaktpersoner på FIK-kontoret: 18

19 FORRETNINGSGANGE OG PROCEDURER FOR FIK OG IV AKTIVITETER Oktober 2009 Bilag Bilag 1: Bilag 2: Bilag 3: Bilag 4: Bilag 5: Bilag 6: Bilag 7: Bilag 8: Bilag 9: Bilag 10: Bilag 11: Bilag 12: Bilag 13: Bilag 14: Skema over projektstyringsforløbet FIK Diagrammer for projektstyringsforløbet FIK Skema over projektstyringsforløbet IV Diagrammer for projektstyringsforløbet IV Projektoprettelse Budgetskema for EU FP7 Budgetskema for øvrige bevillinger Tjekliste afrapportering FIK Overførsel til samarbejdspartnere Overførsel til samarbejdspartnere fra EURO-konto Afslutning af projekt Skema 1 oprettelse af projekt Skema 2 oprettelse af projekt månedlig indbetaling Projektafslutning / konteringsbilag 19

20 Bilag 1 Skema over projektstyringsforløbet for eksternt finansierede projekter Tidsforløb Aktører Institut Kontraktenheden FIK Ansøgningsfasen Projektleder udarbejder ansøgning. Institutleder godkender det faglige og økonomiske indhold - og i denne forbindelse underskrives ansøgning. Projektleder og institutleder skal også sikre at AAU s økonomiansvarlig og/eller juridisk ansvarlig underskriver ansøgningen, hvis det kræves. Eventuel dialog mellem FIK og instituttet vedr. bevillingsreglerne. Gennemgang af budget ved krav om økonomiansvarliges underskrift. Forhandlings- og projektoprettelsesfasen Drifts- og afrapporteringsfasen Ekstern revision Afslutning Projektleder henvender sig til kontraktenheden Projektleder skal sikre fremdrift i projektet. Der skal Der er ved nogle projekter Ved krav fra bevillingsgiver med bevilling/kontrakt, laves rapporteringer i overensstemmelse med det i krav om ekstern revision. udarbejdes det afsluttende her sikres økonomisk og juridisk projektet anførte. Ved bevillingsændringer sørges Efter gennemgang og underskrift regnskab. Det sikres, at der legalitetskontrol. Projektleder udarbejder for en skriftlig godkendelse fra bevillingsgiver fra FIK, sørger projekt- er bogført korrekt samt at oprettelses- og budgetskema, hvorefter FIK og Kontraktenheden underrettes. TAP sekretæren for at forberede alle indbetalingerne er mod- disse underskrives af institutleder foretager registreringer på projektet, og sikrer at der en revisionsmappe og svare taget. Anses projektaktiviteten samt projektleder og fremsendes til foretages evt. tidsregistrering. Regnskab udarbejdes afklarende på spørgsmål fra for afsluttet og bevillings- kontraktenheden. Når kontraktenheden (perioderegnskaber /slutregnskaber). Løbende kon- revisor. Der foretages evenbetingelserne for opfyldt an- har underrettet instituttet om at trol af at indtægter og udgifter bogføres korrekt på tuelt rettelser af regnskabet modes om lukning af pro- kontrakten er klar til underskrift indsamles projektet samt sikring af at budgetterne overholdes. ifølge aftale med revisor, jektet. Lukkeanmodningen disse (undtaget den juridisk Perioderegnskab sendes til bevillingsgiver. Ved krav hvorefter regnskabet igen sendes til FIK med oplysning ansvarliges). Den underskrevne kontrakt om økonomiansvarligs underskrift skal regnskabet sendes til FIK for underskrift. om eventuel overførsel af fremsendes til kontraktenheden. samt relevant materiale sendes til kontrol hos FIK. Det endelige regnskab samt overskud / underskud. Bilag 5: Oprettelsesskema Varetager projektet koordinatorrollen skal projektleder erklæring (audit certificate) Bilag 11: Lukkeanmodning Bilag 6: Budgetskema for EU FP7 modtage regnskaber fra samarbejdspartnere, afsendes herefter fra institut- Bilag 7: Budgetskema for øvrige afrapportere samlet til bevillingsgiver samt sende tet til bevillingsgiver eller koordinator. bevillinger modtaget bevillingsbeløb videre til de pågældende samarbejdspartnere jvf. kontrakt. Bilag 8: Tjekliste afrapportering FIK Bilag 9: Overførsel til samarbejdspartnere Bilag 10: Overførsel til samarbejdspartnere - EURO-konto Kontraktenheden forhandler/godkender kontrakt i dialog med instituttet. Den økonomiske del gennemgås evt. med hjælp fra FIK. Kontraktenheden foretager endelig økonomisk og juridisk legalitetskontrol af projektet. Kontraktenheden underretter instituttet, når kontrakten er klar til underskrift og sender det godkendte materiale vedr. projektet til FIK, når projektet er klar til oprettelse. FIK inddrages i gennemgang af økonomiske og regnskabsmæssige forhold ved udvalgte projekttyper. Projektet oprettes i ØSS efter godkendelse fra kontraktenheden. FIK sender åbningsbrev til instituttet med oplysning om projektnr. samt særlige bevillingsbetingelser (krav om timeregistrering, revision etc.). Kontraktenheden sørger for hjælp i forbindelse med kontraktmæssige forhold, f.eks. misligholdelse af kontrakten. Kontraktenheden inddrages ligeledes hvis der er parter, der træder ud af kontrakten, eller nye parter der tiltræder denne, undervejs i projektforløbet. Ved krav om underskrift fra økonomiansvarlig i forbindelse med afrapportering, da foretages kontrol af FIK. Det sikres, at bevillingsbetingelserne er opfyldt. Godkendelse og underskrift af regnskabet. Dialog med institutterne vedr. materiale og betingelser mv. FIK sender det underskrevne regnskab til instituttet - og underretter revisionen. FIK afklarer eventuelle tvivlsspørgsmål med revisionen, i det omfang instituttets administration ikke kan svare. Efter eventuelle rettelser fra revisor, skal FIK igen have regnskabet til ny underskrift. FIK foretager eventuel afsluttende regnskabskontrol. Er der krav om returnering af overskydende bevilling sikrer FIK at dette sker efter de af instituttet oplyste anvisninger på lukkeanmodningen. Ellers overføres et eventuelt overeller underskud efter overheadregulering til UK10, ligeledes jf. oplysninger fra lukkeanmodningen.