Fællesindkøb Fyn UDBUDSMATERIALE

Transkript

1 Fællesindkøb Fyn UDBUDSMATERIALE VEDRØRENDE: EU-UDBUD 2008 INDKØB AF BILER TIL FAABORG-MIDTFYN KOMMUNE HJEMMESYGEPLEJEN Fællesindkøb Fyn Graabjergvej 3A 5856 Ryslinge Ansvarlig indkøbskonsulent: Bjarne S. Petersen Tlf.: / Mobil:

2 Indholdsfortegnelse: 1. Indledning Disposition af tilbud Ordregivende myndighed Udbudsform Leverancens art og omfang Tro- og love erklæring Service- og vedligeholdelse Garanti...5 1,7 Kravspecifikation Betalingsbetingelser Kontraktgrundlag Tildelingskriterier Øvrige oplysninger Tilbudsfrist Tilbud skal sendes til...7 Bilag 1. Tro- og love erklæring...8 Bilag 2, tilbudsskema...10 Bilag 3, byttebiler

3 1. Indledning Fællesindkøb Fyn er et indkøbsfællesskab mellem fem kommuner på Fyn. De deltagende kommuner er, Assens, Faaborg-Midtfyn, Kerteminde, Nordfyn og Nyborg med i alt ca indbyggere. Kommunerne har fælles indkøbspolitik med et koordinerende indkøbskontor beliggende på Graabjergvej, 3A i Ryslinge. Kontoret er bemandet med fem medarbejdere. Til opfyldelse af indkøbspolitikkens formål vedrørende indkøb på de økonomisk mest fordelagtige vilkår, skal der i forbindelse med udbud skabes de bedst mulige betingelser for optimal konkurrence mellem de potentielle leverandører. Der søges indgået aftaler med leverandørerne med henblik på: at opnå de bedst mulige priser for den rette kvalitet at opnå leveringssikkerhed og bedst mulige leveringsbetingelser at opnå den bedst mulige service at opnå mindst mulig miljøbelastning at sikre udbredelsen af e-handel at skabe en totaløkonomisk optimering 1.0 Disposition af tilbud Samtlige punkter i nærværende udbudsmateriale skal besvares og/eller accepteres. Eventuelle forbehold skal tydeligt fremgå. Udbudsmateriale kan evt. rekvireres som fil på mail: bp@faaborgmidtfyn.dk besvarelsen kan herefter skrives direkte i udbudsmaterialet med rød skrift. 1.1 Ordregivende myndighed Faaborg-Midtfyn Kommune Att.: Anne Grete Stadil Graabjergvej 3A 5857 Ryslinge Sekretariat for udbuddet: Fællesindkøb Fyn Att.: Bjarne S. Petersen Graabjergvej 3A 5857 Ryslinge 3

4 1.2 Udbudsform Indkøb af biler til brug i den kommunale hjemmepleje i Faaborg-Midtfyn Kommune i henhold til nærværende udbudsmateriale med bilag samt i henhold til Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 og bekendtgørelse nr. 937 af 16. sept om fremgangsmåden ved offentlige udbud af varekøb i EU. 1.3 Leverancens art og omfang a. Kontant køb af 32 biler, samt 11 brugte biler som skal tages i bytte. De nye biler skal være egnet til brug i Faaborg-Midtfyn Kommunes hjemmepleje. For en ordens skyld skal det bemærkes, at det samlede køb inkl. levering og ekstraudstyr mv. men ekskl. moms, max kan andrage DKK ekskl. moms. Der skal derfor afgives pris på biltype og antal i henhold til ovenstående max. pris ekskl. moms. b. Tilbud afgives som minimum i henhold til kravspecifikationer. c. Tilbud afgives i DKK på samlet leverance (biler + vinterhjul). Benyt bilag 2. d. Der skal oplyses pris i DKK ekskl. moms for et komplet sæt vinterhjul pr. bil. Vinterhjulene skal skiftes ca. ultimo oktober og ca. ultimo marts hvert år. Skiftning af hjul sker på foranledning af leverandøren/ værkstedet i samarbejde med Faaborg- Midtfyn Kommune. Kontaktperson oplyses ved levering. Vinterhjul/sommerhjul skal opbevares af værkstedet, når de ikke er monteret på bilerne. e. Der skal oplyses fast pris for skift af sommer/vinterhjul i DKK ekskl. moms. Prisen kan reguleres i henhold til nettoprisindekset første gang maj, f. 2 stk. fabriksnye biler skal leveres, den 4. april 2008, på adresse i Faaborg- Midtfyn Kommune. Adressen oplyses senere. 16 stk. fabriksnye biler skal leveres, den 29. maj 2008, på adresse i Faaborg- Midtfyn Kommune. Adressen oplyses senere. 11 stk. brugte biler afhentes, den 30. maj på adresse i Faaborg-Midtfyn Kommune, efter aftale. 14 stk. fabriksnye biler skal leveres, den 25. september 2008, på adresse i Faaborg-Midtfyn Kommune. Adressen oplyses senere. Såfremt bilerne ikke leveres på den angivne dag, forbeholder Faaborg-Midtfyns Kommune sig ret til for leverandørens regning, at leje biler i tilsvarende antal som evt. ikke kan leveres - indtil levering finder sted. g. Følgende af Faaborg-Midtfyns Kommune ejede 11 biler skal indgå i handlen. Se bilag 3. 4

5 Alle service er overholdt. Bilen er i de forløbne år benyttet af hjemmeplejen til kørsel i landdistrikt. Bilerne kan besigtiges ved henvendelse til kontaktpersoner på bilag 3.. Tilbudet skal være gældende i 30 dage fra tilbudsfrist. 1.4 Tro- og love erklæring Medsendte tro og love erklæring vedrørende evt. ubetalt forfalden gæld til det offentlige, skal udfyldes og medsendes tilbudet. (bilag1) 1.5 Service- og vedligeholdelse a. Af hensyn til service og driftsikkerhed stilles der krav om, at leverandørens servicepartner ligger inden for en radius af max. 25 km. fra Faaborg-Midtfyns Kommune Rådhus, Tinghøj Alle 2, 5750 Ringe. Således der uden forudgående aftale og ved behov, kan udføres mindre akutte reparationer i bilens normale kørselsområde. b. Der skal oplyses værkstedets normale timepris i DKK ekskl. moms. Der skal ligeledes oplyses om der gives rabat på timeprisen og reservedele. c. Endvidere er leverandøren forpligtet til, at stille erstatnings bil (med fuld tank) til rådighed og afhente/aflevere erstatningsbilen/hjemmeplejebilen på én af angivne institutioner, efter nærmere aftale. d. Der skal oplyses pris for lån/afhentning/aflevering af erstatnings bil (med fuld tank) i DKK ekskl. moms. g. Alle skader, service og reparationer skal udføres uden unødig ventetider og efter aftale. (småting som udskiftning af pærer, påfyldning af sprinklervæske eller andre mindre akutte reparationer, vil dog eventuelt blive udført hos nærmeste serviceværksted). h. Alle oplyste servicepriser kan reguleres efter nettoprisindekset, første gang, maj Garanti Garanti på såvel service som køb er som minimum efter Købeloven. Såfremt leverandøren tilbyder garanti ud over Købeloven, skal dette tydeligt fremgå af tilbudet. 1,7 Kravspecifikation Køb af 32 stk. fabriks nye biler på gule/hvide plader som diesel. 5

6 Der kan afgives pris på flere varianter, men kravspecifikationerne skal som minimum overholdes. Vinduer hele vejen rundt/godt udsyn hele vejen rundt. Radio. Måtter på gulv i førerkabine. Varme i begge forsæder. Air/ eller klimaanlæg. El-sideruder i førerkabine. Centrallåsesystem. Servostyring. ABS-bremsesystem. Airbags på fører- og passagerside. Nem ind og udstigning (høje/lave og tykke/tynde personer). Forsinket slukning af kabinelys/lys i bagagerum Indstilleligt sæde. Justerbar rat/ratstamme. Farve: Sølvgrå (farveprøve vedlægges) Motorer skal overholde Euro 4-norm Priser skal oplyses på vedlagte tilbudsskema bilag 2. Prisen skal opgives som vores pris i DKK pr. bil ekskl. moms. Inkl. levering, vinterhjul og evt. andre omkostninger. (må ikke overstige DKK ekskl. moms). Prisen skal ligeledes specificeres med afgifter, leveringsomkostninger osv. Serviceinterval skal oplyses. Adresse på serviceværksted(er) skal oplyses. Ud fra foreløbig analyse af de indkomne tilbud, vil der blive rekvireret prøvebil fra én eller flere tilbudsgivere. Prøvebilen skal stilles til rådighed for vurdering af kvalitet/funktionalitet i op til fem dage for tilbudsgivers regning. Evt. brochuremateriale vedlægges tilbudet. Hvis der er væsentligt ekstraudstyr inkl. i prisen - ud over minimumskrav - skal dette oplyses i tilbudet. 1.8 Betalingsbetingelser Faktura fremsendes efter tildeling af kontrakt (EAN nr. oplyses senere). Betaling ved levering. Ved service på værksted er betalingsbetingelserne Lb. måned + 30 dage ved fremsendelse af elektronisk faktura. EAN-nr mv. oplyses senere. 6

7 1.9 Kontraktgrundlag Kontraktgrundlaget er vort udbudsmateriale samt tilbudet fra den vindende leverandør. 2.0 Tildelingskriterier I vurderingen af tilbud vil der blive lagt vægt på det økonomisk mest fordelagtige tilbud vurderet ud fra følgende vægtede kriterier: Totaløkonomi (kontantpris, vægt/miljø afgift, vinterhjul pris, brændstoføkonomi, servicepris, pris for brugt/bytte biler). Vægtet 50 %. Kvalitet (arbejdsmiljø, bilens funktionalitet ved afprøvning, evt. ekstraudstyr i forhold til kravspecifikation, sikkerhed/crash test, serviceinterval, garanti). Vægtet 50 %. 2.1 Øvrige oplysninger Der ydes ikke tilbudsgiverne vederlag for de fremsendte tilbud. Sidste frist for modtagelse af skriftlige spørgsmål (gerne pr. mail bp@faaborgmidtfyn.dk) er den, 22. februar 2008 kl Tilbudsfrist Den 3. marts 2008 kl Tilbud skal sendes til Tilbudet fremsendes eller afleveres i ét eksemplar og mærkes tydeligt EU-udbud biler Faaborg- Midtfyn, må ikke åbnes i poståbningen til.: Fællesindkøb Fyn Att.: Bjarne S. Petersen Graabjergvej, 3A 5856 Ryslinge Tilbud, der modtages efter tilbudsfristens udløb, vil ikke blive taget i betragtning og returneret uåbnet. Tilbudsgiver har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbudene, eller erholde oplysningerne om de givne tilbudspriser. Tilbudsgiver kan pr. telefon eller mail, efter tilbudsfristens udløb få oplysninger om antal af indkommende tilbud samt navn, på hvilke firmaer der har afgivet tilbud. 7

8 Resultatet af dette udbud forventes meddelt primo uge 12, Med venlig hilsen Bjarne S. Petersen Indkøbskonsulent 8

9 Bilag 1. Tro- og love erklæring Erklæring om ubetalt forfalden gæld til det offentlige. ERKLÆRING PÅ TRO OG LOVE. om ubetalt forfalden gæld til det offentlige I henhold til lov nr af 21. december 1994 samt efterfølgende lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger og om ændring af visse andre love, erklærer undertegnede hermed ikke at have ubetalt forfalden gæld til det offentlige. overstigende kr.. Virksomhedens navn og adresse samt CVR nr. Ved enkeltmandsvirksomhed erklæres det i øvrigt, at indehaveren ligeledes ikke har ubetalt forfalden gæld til det offentlige overstigende kr.. Dato og underskrift 9

10 Bilag 2, tilbudsskema På nedenstående skema skal tilbudte priser samt diverse væsentlige oplysninger specificeres (med rød skrift) for den/de pågældende gul/hvid plade model(ler): Der udfyldes et bilag for hver variant der tilbydes. Bilag mærkes herefter 2a, 2b osv. SPECIFIKATION Tilbudte bil: dieselmodel, type, Farveprøve vedlægges, sølvgrå Grundpris pr. bil ekskl. moms Registreringsafgift pr. bil ekskl. moms Leveringsomkostninger ekskl. moms Evt. andre omkostninger ekskl. moms Vinterhjul pr. bil: Type, mærke og pris eks. Moms Tilbudte pris på gaden ekskl. moms Max DKK Moms Montering af sommer/vinterhjul pris ekskl. moms Navn og adresse på serviceværksted TILBUDSGIVER Værksted timepris i kr. inkl. evt. rabat Evt. rabat på materialer og reservedele Evt. udvidet garanti på biler ud over købeloven 1. Pris i DKK på brugt bil 2. Pris i DKK på brugt bil 3. Pris i DKK for brugt bil 4. Pris i DKK for brugt bil 5. Pris i DKK for brugt bil 6. Pris i DKK for brugt bil 7. Pris i DKK for brugt bil 8. Pris i DKK for brugt bil 9. Pris i DKK for brugt bil 10. Pris i DKK for brugt bil 11. Pris i DKK for brugt bil Pris i alt 11 brugte biler ekskl. moms. Pris for erstatnings bil pr. dag ekskl. moms 10

11 Serviceinterval (km./år) på tilbudte biler Vægt/grøn ejer afgift på tilbudte bil Væsentligt ekstraudstyr ud over minimumskrav Brændstoføkonomi (km/l) for tilbudte bil adresse til evt. kommunikation Andre relevante oplysninger eller omkostninger, herunder forbehold. Tilbudsgivers navn og adresse, cvr nr. samt kontaktperson.. Dato og underskrift 11

12 Bilag 3, byttebiler Biler i hjemmesygeplejen i Fåborg Midtfyn Kommune Farve Bilmærke Type Årgang Brændstof Plader Kørte km 1.sølvgrå metallic Renault Clio 1,5 DCI 2.sølvgrå Renault 1,5 metallic Clio DCI 3. Rød Fiat Punto 1,2 3- dørs 4. Rød Citroen Berlingo van 5. Rød Suzuki Wagon Reg.n r Diesel hvid XE Diesel hvid VH Benzin hvid SH ,4 I Benzin gul TT R 1, Benzin hvid TV Rød Fiat Punto 1, Benzin hvid VN 48 dørs Rød Fiat Dublo van 8. Rød Citroen Berlingo Van 9. Rød Suzuki wagon 10. Rød Suzuki wagon 11. Rød Citroen Berlingo Van 1,9 D Diesel gul SV ,4 I Benzin gul TT R 1, Benzin hvid UK R 1, Benzin hvid UK ,4 I Benzin gul TT er der vindu er Hele vejen rundt? /nej ja ja ja ja Pedel Bent Holmegaard Bent Holmegaard Hans Rasmussen Hans Rasmussen Preben Pedersen Preben Pedersen Niels Rasmussen Niels Rasmussen Sisse Hansine Mortensen Sisse Hansine Mortensen Sisse Hansine Mortensen tlf Km. tæller er aflæst uge 51, Pris pr. bil ekskl. moms, indsættes i bilag 2 12