Kvartalsrapport for perioden 1. juli 2015 frem til 30. september 2015 (3. kvartal 2015)

Transkript

1 5 Rapportering for Nyt Psykiatrisygehus Slagelse (GAPS) Kvartalsrapport for perioden 1. juli 2015 frem til 30. september 2015 (3. kvartal 2015) 0. Overblik 0.1 Indledning Formålet med GAPS-byggeriet er, som en konsekvens af Regionens Psykiatriplan, at samle de nuværende psykiatriske enheder placeret i Holbæk, Slagelse, Dianalund og Nykøbing Sjælland i Slagelse. Efter ansøgning om tilsagn til GAPS-projektet i 2011 blev det endelige tilsagn modtaget 15. december Til projektet er der som administrativt grundlag udarbejdet en styringsmanual, hvor den seneste version, version 3. af den 21. februar.2011, er godkendt af Regionsrådet den 7. april Et tillæg er udarbejdet d. 11. februar Bygherrerådgiveraftale blev indgået den 26. februar 2010, og totalrådgiveraftale blev indgået den 22. marts 2011, hvorefter projekteringen begyndte. Aftale med byggeledelse er indgået den 3. oktober Projektet var forventet afleveret til psykiatrien samlet d. 1. august, hvilket er justeret som følger: Sikringen (byg.5) og retspsykiatrien (byg.4) Er afleveret den 1. juli 2015 Ambulatorie (byg.2) og kontorbygning (byg.3) Er afleveret den 13. juli 2015 Almen psykiatrien (byg.1) Er afleveret den 17.august 2015 Det har efter aflevering pågået sidste mangelafhjælpninger disse forventes fuldt ud afsluttes i oktober Byggeriet blev officielt indviet d. 24. august En underentreprenør har indledt en voldgiftsag mod råhusentreprenøren CG Jensen. Region Sjælland er efterfølgende blevet ad citeret i sagen. Region Sjælland har indgået aftale med et eksternt advokatfirma om juridisk bistand i forbindelse med denne voldgiftsag. Der har på denne først anlagte VBA-sag af Barslund /CGJ mod regionen været afholdt syn og skøn den 19. januar. Der var forventet en rapport i april måned fra skønsmanden dette er udsat til august grundet sygdom. Der er modtaget skønserklæring vedr. en del af de samlede syn og skønstemaer i september Der pågår udarbejdelse af supplerende spørgsmål. Sidste del af syn og skønserklæringen forventes først i november Der er i december 2014 modtaget klageskrift fra CG Jensen, råhusentreprenøren, vedr. deres samlede opgjorte ikke betalte acontokrav. Region Sjælland har indgået aftale med et eksternt advokatfirma om juridisk bistand i forbindelse med denne voldgiftsag. Der er den 31. marts 2015 fremsendt svarskrift til voldgiftsnævnet for bygge- og anlægsvirksomhed(vba). Der er i maj 2015 indleveret supplerende svarskrift samt syn og skønstemaer. Herudover har regionen efter vejledning fra sin advokat ad citeret totalrådgiveren i sagen. 1

2 Sammen med klageskriftet modtog regionen den 19. december 2014 ligeledes fra CG Jensen en standsningsvarsel fra og med 9. januar Håndteringen af dette sker ved sagens parter og ved aftale med et eksternt advokatfirma om juridisk bistand i forbindelse med standsningen. Der er indgået en aftale med CGJ uden en egentlig standsning. Der er i samråd med regionens advokat indgået en tillægsaftale med C G Jensen i januar Den indgåede aftale med CG Jensen sikrer den fremadrettede byggeplads. Aftalen er udarbejdet med ekstern juridisk bistand og håndteres af byggeledelsens i samarbejde med bygherrerådgiveren. CG Jensen har siden arbejdet efter denne tillægsaftale mht. de i aftalen aftalte restarbejder. Der er modtaget en begæring om aktindsigt fra CG Jensen s advokat i forbindelse med voldgiftsagen hvor regionen er adciteret. Aktindsigten omfatter et meget stort antal dokumenter, der bliver gennemgået med juridiske øjne i forhold til offentlighedsloven. Behandlingen pågår fortsat, og RSJ har efterhånden struktureret materialet og dokumenterne. Der er grundet det meget store arbejde med gennemgangen af dokumenterne for agtindsigten, ikke været muligt indenfor tidsfristen at besvarer denne. Der er modtaget klage herom fra ansøger. Regionens advokat håndterer både klage og agtindsigten. Mellem afleveringen af kvartalsrapporterne er det aftalt med ministeriet at der leveres information om status og udvikling i procesrisici, specielt omkring de verserende voldgiftsager. Der er i perioden indsendt notat til ministeriet den 1. september 2015 og afholdt status møde den 1. oktober 2015, hvor det blev aftalt at næste opfølgningsnotat skal fremsendes til ministeriet ca. den 1. november når alle slutregninger er afsluttet og hovedparten af økonomien ligger fast.. Det udbudte projekt er i overensstemmelse med de oprindelige krav til funktioner og kvalitetsniveau. 0.2 Kortfattet status for GAPS Figur 1: Status pr. 30. september 2015 Økonomi Tid Kvalitet Indenfor rammerne, men under observation, se note. Aflevering til psykiatrien i etaper d. 1. august til d. 1. september Indenfor rammerne NB: Vedr. økonomi henvises til noter under skema 1 i rapporten. 0.3 De involverede parter Følgende rådgivere er involveret i byggeriet: Navn Rådgivning Honorar ifølge Godkendte kontrakt tillægsarbejder Kuben Management A/S Bygherrerådgivning, BHR Karlsson / VLA arkitekter Totalrådgivning, TR Rambøll A/S Byggeledelse, BL Arkitema A/S Controlling, DTØ

3 Molter Consult Aps Sikkerhedsrådgivning Netplan Udbud og projektledelse DAS Rådgivning i alt Total kontraktbeløb + godkendte tillægsarbejder: = Generelt vil der erfaringsmæssigt være rådgivningsydelser, der ikke kan forudses, samt ændringer i løsninger, der ikke er indeholdt i kontrakterne. Disse afregnes som tillægsarbejder. De aftalte tillægsarbejder er afregnet inden for det godkendte budget. Af de samlede godkendte tillægsarbejder kan 11 mio. kr. henføres til inventar og IT. Honoraret til denne pulje afregnes særskilt og ligger uden for de indgåede kontrakter. De 11 mio. kr. er derfor aftalt ind som tillægsarbejder primært hos totalrådgiveren. Bygherrerådgivning (BHR) honoreres efter medgået tid. Honoraret ifølge basiskontrakten på 5,4 mio. kr. omfatter ydelser leveret i perioden 2009 til og med 2010, og de godkendte tillægsarbejder omfatter ydelser, som er aftalt leveret i perioden 1. januar september Honoraret fastsættes årligt ved starten af et nyt kalenderår. Indeholdt i de godkendte tillægsarbejder er ligeledes ekstra support til regionens projektteam, hvilket har betydet en mindre omkostning til interne lønninger (mindre bemanding). Totalrådgivning (TR) honoreres med et fast honorar, på baggrund af en beskrevet opgave (ydelsesbeskrivelse). Den oprindelige kontrakt med totalrådgiver lød på kr., hvorfra der er udgået byggeledelse og sikkerhedskoordinering på kr. Samlet honorar efter regulering er kr. De godkendte tillægsarbejder omfatter primært Rådgivning i forbindelse med inventar og IT, der ikke var med i den oprindelige kontrakt. Øget rådgivning og ekstra tilsyn som følge af en pågående tilgang fra råhusentreprenør og meget vanskelige jordbundsforhold. Projektændringer efter hovedprojektet, bl.a. på baggrund af Danske Regioners nye vejledning til sikkerhed i retspsykiatrien og kriminalforsorgens krav til Sikringen. Byggeledelse (BL) honoreres med et fast honorar. De godkendte tillægsarbejder omfatter primært resultatet af en pågående tilgang fra råhusentreprenør samt meget vanskelige jordbundsforhold. Byggeledelsens honorar i forbindelse med den forlængede tidsplan er forhandlet færdigt. Det Tredje Øje/controlling (DTØ) honoreres efter fast kontrakt samt et tillæg vedr. den forlængede tidsplan. Honorar ifølge kontrakt omfatter en årlig rapport samt kvartalsvise interne statusnotater. Årsrapporten for 2014 foreligger kommenteret sammen med denne kvartalsrapport. Forsinkelsen skyldes manglende enighed om honorar for den forlængede tidsplan. Sikkerhedsrådgivningen honoreres i medgået tid. Der er indgået en samarbejdsaftale med Molter Consult med et oprindeligt honorar på kr. Der er ved kvartalets afslutning yderligere honoreret ,- kr., da opgaven er udvidet med planlægningsmæssige opgaver for projektledelsen, psykiatrien og driften. DAS er Regionens telefonsystem. Rådgivning, projektledelse og udbud leveres af Netplan og honoreres efter en fast kontrakt på kr. 3

4 Følgende entreprenører er involveret i byggeriet: Nr. Navn Entr. E001 E002 Fældning og rydning af beplantning Jordarbejder og kalkstabilisering Kontraktbeløb, inkl. mængdeverificering eks. Byggeplads og vinter Skælskør Anlægsgartner SR-Gruppen E003 Byggepladsforberedelse Georg Berg A/S E01 Jord / Råhus CG Jensen A/S E02 Lukning GVL Entreprise A/S E03 Komplettering Jakon A/S E04 El-arbejder Wicotec A/S E05 Sikringsanlæg G4S A/S E06 CTS Kemp & Lauritzen A/S E07 VVS og Ventilation Wicotec A/S E08 Anlægsgartner P. Malmos A/S E09 LED-belysning Lindpro A/S Regulerbare ydelser indeholdt kontrakt Godkendte tillægsarbejder , E10 Udgået 0 0 E11 Elevatorer KONE Elevator A/S E12 Udgået 0 0 E13 Grønne tage P. Malmos A/S Installation af DAS (telefonsystem) Indkøb af DAS (telefonsystem) Kemp & Lauritzen A/S Eltel Networks Byggeplads og øvrige entreprenører Entreprenører total

5 Total kontraktbeløb + regulerbare ydelser + godkendte tillægsarbejder: = Note1: Byggeplads og øvrige entreprenører omfatter alle de små opgaver, der ligger uden for de faste entreprenørers opgaver. E10 (svømmeanlæg) blev aflyst pga. manglende konkurrence. Arbejderne er efterfølgende lagt ind under de øvrige entrepriser i forbindelse med de respektive kontraktforhandlinger. E12 (fast inventar) blev aflyst pga. manglende konkurrence. Entreprisen er opdelt og indgår i In01, In02 og In03. Se herunder. Følgende kontrakter er indgået vedr. Støjskærm (entreprise E14) Nr. Navn Leverandør Kontraktbeløb. Ekskl moms Godkendte ekstraleverancer Entreprise (E14) Støjskærm Barslund A/S (E14) Regulering af kontraktsum ved opgørelse af regulerbare ydelser I alt Total kontraktbeløb + godkendte ekstraleverancer: = Følgende kontrakter er indgået vedr. inventar og bygherreleverancer: Nr. Navn Leverandør Kontraktbeløb. Godkendte ekstraleverancer In01 Fast inventar, opbevaring Labflex A/S In02 Industrikøkken-inventar Statager & partner In03 In04 Fast inventar, specialinventar Løst inventar Scan Office A/S Holmris + Flexform A/S LEV 05 Transportudstyr Hotri Storkøkken LEV 06 (71) Sports- og livredderudstyr Pedan A/S LEV 06 (78) Sports- og livredderudstyr Ji Sport A/S LEV 07 LEV 08 Hospitals- og tandlægeudstyr Sikkerhedsudstyr Plandent A/S Selmatic Securities A/S

6 BHL01 BL01 - Psykiatrien Udstyr Psykiatrien BHL02 BL02 - Psykiatrien Drift Psykiatrien BHL03 BL03 - Logistik Koncern Service BHL04 BL04 - Køkken Koncern Service BHL05 BL05 - Service Koncern Service BHL08 BL08 - IT Netværk Koncern IT BHL09 BL09 - IT Innovation Koncern IT BHL10 BL10 - Telefoni Koncern IT BHL13 BL13 - Telefoni, SINE DBK BHL14 BL14 - ECT, udstyr Fineman BHL15 BL15 - IT/AV udstyr Solutors BHL16 BL14 - PDM, udstyr Vicare BHL17 BL14 - PDM, software Medidyne BHL18 BL18 - Psykiatriseng Lewel Plus BHL19 BL19 - Sikkerhedssenge KR Hospitalsudstyr BHL20 BL20 - Infoskærme Solutors Total Total kontraktbeløb + godkendte ekstraleverancer: = Udover ovenstående entrepriseregnskab indeholder projektets samlede anlægsbudget også poster til indledende rådgivning i forbindelse med udarbejdelse af kvalitetsfondsansøgning og byggeprogram, forundersøgelser, andre rådgivningsydelser som geoteknik, energimærkning og lignende, myndighedsbidrag, tilslutningsbidrag til el- og spildevand, forsikring, andre bygherreleverancer, uforudseelige omkostninger mv. 6

7 1. Risikovurdering Håndteringen af styringen af GAPS i henhold til økonomi, tid, kvalitet og risiko er beskrevet i styringsmanualen for GAPS version nr. 3 + tillæg og i totalrådgiverkontrakten samt i kontrakten med bygherrerådgiveren og byggeledelsen. Risikolog og risiko er håndteret iht. ovenstående i månedsafrapporteringerne fra bygherrerådgiveren samt opsummeret i statusrapporterne for GAPS udarbejdet af bygherrerådgiveren for STG (styregruppen). Nedenstående resuméres ændringer siden sidste risikolog, herunder de bevægelser der har været i perioden. Risikologgen giver et overblik over det samlede risikobillede for projektet ved loggens udførelse samt udviklingen i de enkelte risici siden sidste log. Risikologgens struktur er drøftet på styregruppemøde nr. 33, hvor det blev besluttet at opdele risici i to hovedgrupper: 1. Likviditetsmæssige risici, og 2. Procesmæssige risici. Likviditetsmæssige risici er krav/indkøb, der formodes at forfalde til betaling indenfor projektets økonomisk overskuelige løbetid. Procesmæssige risici/muligheder er krav/modkrav, hvorom der er uenighed, og som formodes at finde sin afgørelse ved voldgift eller forlig. De er vanskelige at prissætte og formodes at få likviditetsmæssig virkning på et tidspunkt, der ligger uden for projektets økonomisk overskuelige løbetid. På grund af de meget store usikkerheder, der vil knytte sig til en prissætning af risici/chancer, sker dette ved en arbitrær nettoopgørelse, og kun såfremt denne nettoopgørelsen er negativ, dvs. udviser større risici end chancer, håndteres dette beløb ved belastning af budgettets risikoreserve. Risikomæssige poster, der er vurderet til at have en most likely risiko på 100%, er af styregruppen besluttet indarbejdet i budgettet. 7

8 Figur 3: Projektets hovedrisici (tal i mio. kr.) Nr. Risikoemne Økonomi Tid Kvalitet Udviklin g Kapitaliserin g af fremtidige risikoeleme nter i mio. kr. Disponeret i øvrige omkostning er/byggeregnskab Ikke disponeret Faktor (Most Likley) Vægtet most likely 1 F1 Ekstrakrav fra entreprenører - 4* % 4 2 F20 Samlede udførelsestidsplan % 0 3 F21 Styring af indbygningsegnet og ikke-indbygningsegnet jord - jordbundsforhold % 0 4 F22 Ekstrakrav fra totalrådgiver, byggeledelse, bygherrerådgiver, advokat m.m % 4 5 F23 Forlænget byggepladsdrift - 12,2 12,2 0 0% 0 6 F24 Ekstrakrav BL har i deres regnskabsførelse ikke, prognosticerede udgifter til strømforbrug under byggepladsudgifter. Disse er således betalt over øvrige udgifter grundkøbskonto % 0-7 F7 Arbejdskonflikter % 0 8 F15 Beslutningsproces i byggeperioden - 0,5 0,5 0 0 % 0 9 C3 Udskiftning af nøglepersoner i projektorganisation - 0,3 0,3 0 0 % 0 Risiko i alt 83,0 75,

9 Note: *Der er en samlet risiko på 130 mio. kr., jf. Byggeledelsen (BL), som har ændret risikoopgørelsesmetode. Der opretholdes samlede krav for 130, hvoraf de 126 mio. kr. er overført til procesrisiko. Nedenfor er en kort beskrivelse af de enkelte risikoelementer fra projektets risikolog. ad F1, ekstrakrav for entrepriserne Det samlede risikoemne med rejste og endnu ikke rejste krav udgør 130 mio. kr., jf. BL s ændrede opgørelsesmetode. Der opretholdes samlede krav for 130 mio. kr. Efter styregruppemøde 33 håndteres risikoemnet mht. ikke anerkendte krav, specielt for E01 som procesrisiko, og udgår herefter af likviditetsrisikoen. Det er følgende, der overgår til procesrisiko fordelt på de 2 kendte voldgiftssager jf. de to VBA-sager. Der er en samlet risiko på 130 mio. kr., jf. Byggeledelsen (BL), som har ændret risikoopgørelsesmetode. Der opretholdes samlede krav for 130, hvoraf de 126 mio. kr. er overført til procesrisiko Tilbage som likviditetsrisiko på øvrige krav end voldgift er således vurderet opretholdes 4 mio. kr. frem til projektets afslutning. Imødegående aktiviteter TR/BL arbejder løbende med vurdering af de enkelte krav fra alle entreprenører iht. risikovurderingen af disse. ad F20 Samlede udførelsestidsplan Byggeriet er nu afleveret men der er fortsat en del mangeludbedring. Denne mangeludbedring, sammenholdt med bemandingstæthed, logistik og sikkerhed, kan udgøre en risiko for hvornår bygninger kan indflyttes. De tidsmæssige konsekvenser vurderes til at kunne holdes indenfor beslutning om ibrugtagning pr. 1. august 2015, med nedenstående mindre justeringer. Sikringen (byg.5) og retspsykiatrien (byg.4) Er afleveret den 1. juli 2015 Ambulatorie (byg.2) og kontorbygning (byg.3) Er afleveret den 13. juli 2015 Almen psykiatrien (byg.1) Er afleveret den 17.august 2015 De økonomiske konsekvenser kapitaliseres til 0 mio. kr. for nuværende. Forholdet observeres. Der er herudover indeholdt 38 mio. kr. i styrende budget (til de samlede forlig omkring tid gennem projektet samt de forhold der er prognosticeret vedr. tid) Risikoen udgår således både tidsmæssig og økonomisk idet der er foretaget aflevering og slutafregninger er modtaget for alle entrepriser end GVL og Malmos Imødegående aktiviteter Der er truffet beslutninger om, at ibrugtagning rykkes 4 måneder til 1. august BL har i nov afsluttet drøftelser med alle entrepriser for endelig tiltrædelse af tidsplanen - der er indgået forlig med alle entrepriser. 9

10 F21 Styring af indbygningsegnet og ikke-indbygningsegnet jord jordbundsforhold Sammenblanding af indbygningsegnet og ikke-indbygningsegnet jord vil kunne betyde væsentligt øgede omkostninger for bygherre. Jordbundsforholdene har vist sig væsentligt værre end antaget og angivet i de geotekniske rapporter der resterer p.t. kun mindre jordarbejder. Størstedelen af forholdet er håndteret i april 2014, idet råhusentreprisen næsten har færdiggjort jordarbejderne. Forholdet vurderes ikke at have tidsmæssige konsekvenser, idet påvirkning er registreret i F1 og F20. Det vurderes for nuværende til ca. 2 mio. kr. i risikoforhold, som er indarbejdet i det seneste styrende budget, hvorefter der ikke vurderes behov for yderligere risikoafsætning. Imødegående aktivitet Grundet de geotekniske forhold har bygherren tilknyttet et geoteknisk tilsyn i forbindelse med jordarbejderne. Entreprenøren holdes i kort snor i udførelsesfasen, for at undgå unødige ekstraomkostninger. F22 Ekstrakrav fra totalrådgiver, byggeledelse, bygherrerådgiver, advokat m.m. Ekstrakrav vil belaste projektøkonomien, og risikoen for større ekstrakrav skal derfor undgås. Uenigheder om ekstrakrav kan resultere i voldgiftssager og afledt heraf forøgede omkostninger til rådgivere. Økonomi: Der er i forbindelse med tidsforlængelsen indlagt 42 mio. kr. i samlet honorar for alle rådgivningsydelser i senest styrende budget. Herudover opretholdes en risikoafsætning på 4,0 mio. kr. for projektets gennemførelse, specielt mht. ny voldgiftssag anlagt af CG Jensen (E01 jord/råhus) december Imødegående aktiviteter Styregruppen har på møde den 31. oktober 2014 besluttet at igangsætte en proces for håndtering af ekstrakrav mod rådgiverne efter foreløbige vurderinger ved Regionens advokat Kromann Reumert. F23 forlænget byggepladsdrift (UFO (uforudsete omkostninger), Vinter, byggeplads) Efter udførelsestidsplan rev. EII er forhandlet på plads med entrepriserne, er det muligt at vurdere den forlængede byggepladsdrift iht. de budgetlagte midlers tilstrækkelighed. Samlet økonomi: De samlede økonomiske konsekvenser er nu en risiko på ca. 1,0 mio. kr. hvilket er disponeret i seneste prognose. Handlinger: Byggeledelse og fagtilsyn følger proaktivt op, så ekstrakrav fra entrepriserne minimeres i den resterende byggeperiode. F24 Forsyning byggeperioden, el BL har i deres regnskabsførelse ikke medtaget udgifter til strømforbrug i byggefasen under byggepladsudgifter. Disse er således betalt over øvrige udgifter på grundkøbskonto. Tid: Ingen konsekvenser. Økonomi: Der er indlagt i alt 4,0 mio. kr. i seneste styrende budget, og der vurderes ikke risiko herudover. Handlinger: Energiforbruget følges tæt i den resterende periode. 10

11 F7 Arbejdskonflikter Byggeriet er afleveret, så risikoen for arbejdskonflikter er ikke længere aktuel. Forholdet er kapitaliseret til 1 mio. kr., der er afsat i det styrende budget og dette fastholdes til projektafslutning. F15 Beslutningsproces i byggeperioden Byggeriet er afleveret, så risikoen for komplicerede eller lange beslutningsprocesser er ikke så store. De økonomiske kapitaliserede konsekvenser på 0,5 mio. kr. fastholdes i styrende budget. Der resterer i realiteten få beslutninger. Disse kapitaliseres til 0,5 mio. kr. hvilket er disponeret i seneste prognose. Den tidsmæssige risiko vurderes at være indenforrammerne og hermed ikke kritisk Imødegående aktivitet: Beslutningsprocessen er afklaret for TR og BL iht. fagbeskrivelser og procesplan fra BL. Beslutningsprocessen for BH er 12 dage. C3 Udskiftning af nøglepersoner i projektorganisation Det vurderes, at projektorganisationens enkelte led er kompetent bemandet og velfungerende, men at visse områder har en smal og sårbar struktur. En eventuel fratrædelse i projektledelsen, byggeledelsen eller hos totalrådgiver vil, i en periode med stor byggeaktivitet, kunne svække projektorganisationen væsentligt og medføre tab i fremdrift og kvalitet. I projektorganisationen er en stor mængde viden koncentreret på meget få nøglemedarbejdere. Eventuelle ændringer i bemandingen i projektorganisationens ledelse vil kunne have væsentlig betydning for tid og økonomi. Påvirkningen vurderes til at være mellem til høj. Projektet vurderes at være meget sårbart i tilfælde af fratrædelse af nøglemedarbejdere, og det vurderes, at risikoen for flaskehals-problemstillinger er sandsynlig. Påvirkningen vil især være væsentlig for tid, og den samlede risiko vurderes som medium. Der vurderes for nuværende ikke at være tidsmæssige konsekvenser. Forholdet observeres og håndteres i forhold til udviklingen. Kapitaliseret til kr. Beløbet er disponeret i Styrende budget. Imødegående aktivitet: Der er løbende vurdering af projektorganisationen og tilpasning med sikring af kompetencer og ressourcer samt viden. Der er proaktivt sket en tilpasning af projektorganisationen hos BL, TR og BHR. Der er ved BL allokeret relevante ressourcer og en separat Claimmanagerfunktion efter flere møder vedr. den aktuelle situation og byggeledelsens ydelser. Herudover er der aftalt udvidet tilsyn og opfølgning for TR, som er til stede på pladsen for alle fag med deres underrådgivere. Bygherrerådgiveren er tilført ressourcer for bygherretilsyn. Der pågår desuden sikring af nøglemedarbejdere i de enkelte organisationer. 11

12 2. Projektets økonomi Det samlede budget er på kr mio. kr. inklusive indeksregulering, jf. Region Sjællands investeringsoversigt for Skema 1: Kvartalsstatus for økonomi og fremdrift Samlet budget Forbrug og udgiftsbehov Byggeriets fremdrift - vurderet Oprindeligt budget Mio. kr. Forventet resterende forbrug Forventet samlet forbrug Disponeret Korrigeret Forbrug til forbrug til budget (pl-09) (a) (b) (c) (d) (e= b+c+d) Evt. difference: budget og forventet forbrug (ae) Planlagt færdiggørelsesgrad Pct. Realiseret færdiggørelsesgrad Delproj. A ,4 2,5-59, % 99% Delproj. B ,3 0-8, % 99% Delproj. C ,1 27,3 7, % 99% Delproj. D % 99% Total ,8 80,8-58, % 99% Reserve til regionsrådets disposition Reserve til prisregulering ,5 19,2 0 0,3 19, Andre reserver ,4 118, , GAPS i alt ,4 80,8-69, Noter: Tal i skema: Note 1: Tallet -69,3 mio. kr. i GAPS i alt kolonne (d) er justeret grundet afrunding. I medfølgende skema 1 er tallet kr. Note 2: På baggrund af den forlængede tidsplan og hensynet til fremdriften er der indregnet rådgiverhonorar i budgettet, der ikke er enighed om. Der er reklameret og taget forbehold for modregning efter projektets aflevering, Beløbet er trukket i reserverne. Der er betalt omkostninger til entrepriser og rådgivere der er forsikringsdækket ved stormskade i bygning 3 og 4 samt vandskader i bygning 1, 2, 4 og 5. Der er således afholdt forsikringsudgifter og modtaget aconto kompensation fra forsikringen på ca. 4 mio. kr., der er tale om fuld forsikringsdækning - forsikringsbudgettet er på ca. 6,0 mio. kr. for stormskaden og ca. 2,0 mio. kr. for øvrige forsikringsskader. 12

13 Der er pt følgende forsikringssager kørende Stormskade kr (5,4 mio.) Flydespartel sag kr ( ) Vandskade bygning 5A/5B tag kr ( ) Vandskade bygning 2A tag kr ( ) Vandskade Spindeltrappe kr (25.000) (tal i parentes angiver hvad der p.t ligger i prognosen) Beløbene trækkes i reserverne indtil de dækkes af forsikringen. Forventningen er at projektet kan afsluttes inden for den afsatte ramme fra kvalitetsfonden på mio. kr. (pl09). Omkostningerne til sikringsmæssige installationer, der egen finansieres af regionen, forventes at blive på ca. 90 mio. kr. (pl09)., hvor der oprindeligt var forventet en omkostning på 60 mio. kr. Der er i projektet afholdt en del procesomkostninger samt honorarbetalinger til totalrådgiveren, disse vil blive krævet tilbagebetalt i forbindelse med den voldgiftssag, som regionen planlægger at indlede i forholdet til totalrådgiveren. Forsikringssagerne, der er fuldt dækkede, og endnu ikke er endeligt afregnede vil således også medføre en indtægt til sagen når de afsluttes. Kvartalsrapporten for 3. kvartal 2015 udviser derfor et disponeret forbrug ud over budgettet, men samtidigt en forventet tilbageførsel af økonomi i forbindelse med afslutning af tvisterne. Der står ved afleveringen 10 % af kontraktbeløbene for entrepriserne ca. 42 mio. kr. som ikke udbetalt. Disse beløb kan jf. kontrakterne først udbetales når alle mangler er udbedret. Regionen har i afleveringsforretninger opgjort deres modkrav overfor entrepriserne. Seneste opgørelse udviser ca. 23 mio. kr. og vil blive endelig opgjort i forbindelse med entrepriserne slutafregninger af BL. Dette arbejde skal være tilendebragt og meddel medio oktober Øvrige noter: Delprojekt A Honorar, Projektering, Grund, Forberedende arbejder Delprojekt B - Jord, Råhus, Lukning Entre. 1+2 Delprojekt C - Resterende entrepriser Entre Delprojekt D - Løst/fast inventar, bygherreleverancer Det skal bemærkes, at der løbende fortages posteringer efter et kvartals afslutning. 13

14 Skema 2: Projektøkonomi og udgiftsprofil for projektet Skema A: Projektøkonomi og udgiftsprofil for hele projektet. Dato: Projekt: GAPS Løbende priser I alt Mio. kr PL indeks 100,00 101,00 102,80 105,30 106,40 107,20 108,80 Delprojektoversigt Delprojekt A - Honorar, Projektering, Grund, Forberedende arbejder % Udførelse Delprojekt B - Jord, Råhus, Lukning - Ent % Udførelse Delprojekt C - Resterende entrepriser Ent % Udførelse Delprojekt D - Løst/fast inventar, bygherreleverencer % Uførelse/Licitation Reserve til regionsrådets disposition 0 Reserve til prisregulering % Evt. andre relevante reserveposter % UFO, risikopuljer Samlede investeringer % - heraf donationer I alt investeringsramme, jf. tilsagnsvilkår % - heraf change request % - heraf reserver i alt % - heraf IT, udstyr, apparatur mv % I alt 09-pl Andel af total, pct. Status hvis relevant: Projektforslag Kalkulationsfase Licitation Udførelse Noter: Delprojekt A - Honorar, Projektering, Grund, Forberedende arbejder Delprojekt B - Jord, Råhus, Lukning Entre. 1+2 Delprojekt C - Resterende entrepriser Entre Delprojekt D - Løst/fast inventar, bygherreleverancer 14

15 3 Byggeriets fremdrift Brugerne overtog bygningerne den 1. august 2015 i overensstemmelse med den reviderede tidsplan(se dog mindre justering vedr. bygning 1-3). Byggeriet samlede fremdrift, Figur 2. Byggeriets fremdrift Millioner kr år / kvartal Oprindelig investerin gsprofil Forbrug Ny investerin gsprofil Udbetalingsanmodningen blev godkendt den 28.marts Som led i den regionale budgetopfølgning vedrørende kvalitetsfondsprojekterne er der nu fastsat prisniveau for prisniveauet fra 2013 og frem til afslutningen beror stadigvæk på anslåede værdier. Rådighedsbeløb for samt bevilling er således justeret, og andrager nu totalt 1,188 mia. kr. Note: Den seneste P/L regulering der bliver effektueret senere i 2015 (+ca 7,0 mio.) opdaterede PL giver et totalbudget på d.v.s. en tilvækst på Mio.kr 7.0 Dette implementeres når der er modtaget meddelelse herom fra region rådet. 15

16 Skema til figur 2 År Kvt. Oprindelig Investeringsprofil kr. (før førskydning af tidsplan) Pct. af total Ny Investeringsprofil kr. (efter tidsplan forskydning - udførelsestidsplan rev. D) Pct. af total Forbrug kr. Pct. af total , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , Note 1: Der har i Q2, været et forbrug, der er bogført efter afslutning af sidste rapport på kr Dette beløb er tillagt forbruget i Q3. I Q har GAPS haft et forbrug på kr dvs.at det samlede forbrug i Q 3 er som følger =

17 3.1 Kvalitet og indhold Projektet opfylder de oprindelige kvalitetskrav til byggeriet. 4 Generelle principper Der henvises til generelle principper i rapporteringen for kvalitetsfondsprojekterne. Håndteringen af styringen af GAPS i henhold til økonomi, tid, kvalitet og risiko er beskrevet i styringsmanualen for GAPS version nr. 3 + tillæg og i totalrådgiverkontrakten samt i kontrakten med bygherrerådgiveren og byggeledelsen. Risikolog og risici håndteres iht. ovenstående i månedsafrapporteringerne fra bygherrerådgiveren samt opsummeres i statusrapporterne for GAPS udarbejdet af bygherrerådgiveren til styregruppen. Der er udarbejdet et resumé af risikolog, hvor ændringer siden sidste risikolog, hvor der har været bevægelser i perioden, beskrives og fremhæves. Resuméet af risikologgen giver et overblik over det samlede risikobillede for projektet ved loggens udførelse samt udviklingen i de enkelte risici siden sidste log. Projektets hovedrisici i udførelsesfasen er et udtræk fra projektets risikolog, der med jævne mellemrum bliver ajourført med deltagelse af alle parter i projektgruppen på bygherremøder afholdt hver 14. dag. Herudover afholdes med jævne mellemrum særskilte risikomøder, og der har, jf. PRINCE 2, været afholdt risikoworkshop ved faseskift i projektet senest 14. marts Den dynamiske og operationelle risikolog omfatter en sandsynlighedsvurdering og en konsekvensvurdering pr. hændelse samt hvilke parametre der er omfattet af hændelsen (tid, økonomi, kvalitet, andet). Projektets økonomi følges på bygherremøder hver 14. dag samt ved særskilte økonomimøder hver 14. dag. Én gang om måneden opdateres byggeregnskabet af byggeledelsen. Byggeregnskabet styrer for hver entreprise. Tillægsarbejder og forventede ekstraarbejder summeres i en overbliksside med alle økonomiske hoveddata. Hver måned opdaterer bygherrerådgiver det samlede anlægsregnskab med input fra byggeregnskabet og Region Sjællands økonomifunktion. Det samlede anlægsregnskab indgår i fremdriftsrapporten, som fremsendes til styregruppen månedligt. Fremdriften i figur 2 er beregnet ud fra periodens samlede forbrug i kr. i procent af projektets budget og er angivet i skema 1. Byggeriets fremdrift drøftes også på bygherremøderne, og en fremdriftsoversigt i form af et stavdiagram med vist fremdriftsprocent udarbejdes månedligt. Fremdriftsprocenten indgår i den månedlige fremdriftsrapport. Byggelederen har med input fra entreprenørerne udarbejdet en arbejdsplan, som der følges op på, ved at der fra byggestart og frem til byggeriets aflevering holdes ugemøder med entreprenørerne, hvor den kommende uges aktiviteter planlægges. Ligeledes planlægges de kommende aktiviteter for de næste 6 uger. Herudover afholdes der af byggeledelsen byggemøder, kontraktmøder med hver enkelt entreprise hver 14. dag samt tilsynsmøder med totalrådgiverens tilsyn. Totalrådgiveren afholder projektopfølgningsmøder med alle entrepriser ca. hver 14. dag. Projektets håndtering af entreprenørernes claims sker ved, at ekstrakravet varsles og herefter registreres i byggeregnskabet af byggeledelsen. Efter forhandlinger med entreprenøren fremsender byggeledelsen en tillægsaftale til godkendelse af hhv. bygherrerådgiveren og bygherren. Først herefter indgås aftale om ekstraarbejde, og entreprenøren kan fremsende en faktura på sine ekstraarbejder, når arbejdet er udført. Byggeleder og bygherrerådgiver kan disponere op til ca. kr ,- pr. hændelse, hvorimod større tillægsaftaler skal godkendes i projektledelsen eller styregruppen. 17

18 På bygherremøderne og økonomimøderne, som typisk afholdes hver 14. dag, orienterer byggeledelsen og totalrådgiveren om nye varslede entreprenørkrav samt hvorledes forhandlingerne udvikler sig på de tidligere varslede krav. 5 Bilag Til Regionsrådet: Skema B (deponering) Skema C (Tidsplan) Påtegning af risikoprofil Revisorerklæring Ledelseserklæring DTØ Årsrapport for 2014 m. kommentarer Til Ministeriet: Skema B (deponering) Skema C (tidsplan) Påtegning af risikoprofil Revisorerklæring Ledelseserklæring DTØ Årsrapport for 2014 m. kommentarer 18