Referat af bestyrelsesmøde i Grane Plantages Fond Mandag den 27. november 2006 kl

Transkript

1 Referat af bestyrelsesmøde i Grane Plantages Fond Mandag den 27. november 2006 kl Dagsorden: 1. Godkendelse af referat vedrørende bestyrelsesmøde 3. oktober Bestyrelsessammensætningen Økonomi og regnskab/2006, herunder a) Bank b) Brødrekassen c) Udlæg d) Overskud/underskud e) Udlodning 4. Ansøgning om støtte afvisningspolitik 5. Skovdyrkerforeningen/revisor/Anders Koch spørgsmål om ændret struktur 6. Brødrenes krav på fonden drøftelse af mulighederne for tilbagemelding til brødrene 7. Udlejning 8. Hjemmeside 9. Fordeling af arbejdsopgaver, herunder udlejning til familie og udlejning af Bakkehuset 10. Kommunikation mellem møderne 11. Møder 2007, i København og på Grane 12. Evt. Til stede: Flemming Kragh Hansen, formand; Caspar Koch; Peter Koch, ref.; Thomas Koch og Troels Koch, kl Godkendelse af referat vedrørende bestyrelsesmøde 3. oktober 2006 Referat af bestyrelsesmødet 3. oktober er godkendt med følgende bemærkninger fra Morten Koch til punktet Ad 3: Papirer ang. alle igangværende sager er udleveret til Flemming. Resten af arkivet er placeret i nyligt indkøbt arkivskab, der står i laden, Bakkehuset.

2 2. Bestyrelsessammensætningen 2006 Bestyrelsen vil gerne benytte lejligheden til endnu engang at udtrykke en stor tak for en uvurderlig indsats som Morten og Lise har gjort for Grane. Morten har en meget stor del af æren for at Grane er kommet sig så flot efter de store stormfald i 1980 erne. Derudover har Bakkehuset aldrig tidligere været i så god stand som nu. Morten er udtrådt af bestyrelsen per 30. september. For at kunne imødekomme fondens fundats med sætningen: og det skal tilstræbes, at et medlem fra hver af hendes (Syssers) 4 sønners familie har sæde i bestyrelsen. er Caspar blevet spurgt om at genindtræde i bestyrelsen. Caspar har takket ja og blev derefter på mødet valgt ind i bestyrelsen. Flemming meddeler Erhverv- og Selskabsstyrelsen bestyrelsens nye sammensætning. 3. Økonomi og regnskab/2006, herunder Anders Koch forestår pt. den løbende bogføring. Bogføringen sker som kasseklade. Det er af samme grund forbundet med en meget stor arbejdsindsats såfremt der skal være et økonomisk overblik hvert kvartal. Pt. ligger der ikke et ajourført overblik over økonomien, men der er på den anden side heller ingen forventninger om ændringer. Regnskabet for 2006 vil ligesom de seneste år blive udarbejdet hos Deloitte. Se desuden under pkt. 5. a) Bank Notat udarbejdet af Flemming ang. flytning af bankfilial samt fuldmagt til Flemming udleveret til underskrift på mødet. Kontoen kommer for fremtiden til at fungerer som en klientkonto med placering hos Nordea, Ballerup, der også tidligere har været Granes bankforbindelse. b) Brødrekassen Brødrekassen er en uofficiel konto, der bl.a. skal dække småudgifter. Det er også denne konto, hvortil vi betaler 25 kr. per overnatning per person. Betalingen skal fremover ske til Troels Koch på konto med reg. nr (Nordea). Brødrekassen er pt. i minus, hvilket primært skyldes mindre brug fra familiens side. Dette har bevirket at Morten har haft et udlæg på et par tusinde. Morten indkræver det manglende beløb hos de tre brødre, der derefter indkræver videre i deres respektive familier. c) Udlæg Thomas har et udlæg på ca kr. til gode. Flemming refunderer udlægget så snart bankfilialen er flyttet til Ballerup. d) Overskud/underskud Som nævnt ovenfor er der pt. ikke noget fuldstændigt overblik over økonomien. e) Udlodning Pga. fundats og skatteregler skal der jævnligt udlodes legater. Efter regnskabsudkastet foreligger i januar/februar vil bestyrelsen kunne tage stilling til dette punkt. 4. Ansøgning om støtte afvisningspolitik Der er siden sidste bestyrelsesmøde indkommet 3 ansøgninger. De har alle fået et afslag. Der er ikke økonomi i skoven til uddeling af legater udover de førnævnte udlodninger, se pkt. 3e.

3 5. Skovdyrkerforeningen/revisor/Anders Koch spørgsmål om ændret struktur Som nævnt ovenfor varetager Anders Koch pt. bogføringen. Han har dog ligeledes gjort bestyrelsen opmærksom på, at han gerne videregiver denne opgave. Caspar nævnte muligheden af at benytte hans egen revisor til både bogføring og regnskab i stedet for den nuværende Deloitte, der over de seneste år er blevet markant dyrere. Det har tidligere ligeledes været på tale at lade Skovdyrkerforeningen varetage bogføring og regnskab. Bestyrelsen finder det dog betænkeligt at Skovdyrkerforeningen således ville kunne sidde med både den forstmæssige drift samt den regnskabsmæssige side af Grane. Bestyrelsen besluttede at tilbud skal indhentes via Caspar for regnskabsåret 2007 indeholdende både bogføring og påtegnet regnskab samt at Flemming undersøger indholdet i tilbudet fra Skovdyrkerforeningen. 6. Brødrenes krav på fonden drøftelse af mulighederne for tilbagemelding til brødrene I forbindelse med frasalget af Nedergård har de fire brødre et tilgodehavende hos Grane. Det er dette tilgodehavende der skatteteknisk er blevet spist af, hver gang ferie er blevet afhold på Grane. I et forsøg på at klarlægge brødrenes holdning til fremtiden for deres tilgodehavende har Flemming forespurgt de fire brødre om forskellige mulige løsninger. Alle tilbagemeldinger har positive omkring en vis form for afvikling. Dog har alle været interesseret i at kunne afholde ferie på Grane uden at få et skattesmæk. Konklusionen blev at arbejde videre med en model, hvor al gæld over et vist beløb, f.eks kr. ville blive eftergivet. På denne måde vil der forsat være til afholdelse af ferie. Flemming udarbejder notat til næste møde til godkendelse før endelig forhandling med brødrene. 7. Udlejning Principielt er udlejningen af Bakkehuset en af de få indtægtskilder skoven har pt. Af samme grund af det trist at 2006 har været et dårligt år. Det niveau udlejningen har pt. finder bestyrelsen er for lavt. Indtægterne står med andre ord ikke mål med de udgifter udlejningen har, - især ikke når udlejningen samtidig betyder at familien holder sig i baggrunden mht. brug. Bestyrelsen finder, at såfremt Bakkehuset skal udlejes, så kan dette af ressourcemæssige årsager ikke foretages af familien. Der kan dog evt. suppleres med venner/bekendte, der kan forbedre indtjeningen yderligere. Men indtægten kan også blive så lav at udlejning ikke er interessant. Caspar havde på eget initiativ indhentet nøgletal fra Silkeborg Turistbureau. Bestyrelsen besluttede forsøgsvis at gå videre med udlejningen for 2007 samt 2008 og efter hver sæson tage op, hvorvidt indtjeningen står mål med udgifter og gener. Månederne juni, juli og august vil herefter blive forsøgt udlejet på nær 2 uger i starten af skolernes sommerferie, som skal bruges til aflastning af Søhuset i den mest eftertragtede periode. Caspar indhenter udkast til kontrakt til drøftelse evt. godkendelse til næstkommende bestyrelsesmøde. 8. Hjemmeside En kontakt til Troels har medgivet at han vil være i stand til at lave en ny hjemmeside til Grane med logon (en lukket del) for familie til publicering 1. februar Ligesom tidligere har dette projekt fået bestyrelsens støtte og bestyrelsen ser frem til at kunne få gavn af de fordele en opdateret hjemmeside vil kunne give. Det blev besluttet at Troels sætter projektet i gang.

4 9. Fordeling af arbejdsopgaver, herunder udlejning til familie og udlejning af Bakkehuset I korte træk har hvert bestyrelsesmedlem påtaget sig at være tovholder på nedenstående. Kontorhold, dagsordner, referater, bank: Almindeligt tilsyn, Søhuset og Bakkehuset: Udlejning og familiebookning, hjemmeside: Skovdyrkerforeningen, jægere, amt Lokale kontakter: Flemming Caspar Troels Peter Thomas 10. Kommunikation mellem møderne Kun såfremt det skønnes vigtigt sendes intern post mellem bestyrelsesmedlemmer til Flemming. Emner, der ønskes taget op af bestyrelsen, videregives til familierepræsentanterne i bestyrelsen, der derefter sørger for behandling på dagsordenen. Alle bestyrelsesmedlemmer kan kontaktes med nedenstående oplysninger: Flemming Kragh Hansen C/O Lett Advokatfirma Rådhuspladsen København V. Tlf.: Mobil: Mail: fkh@lett.dk Sekr.: (Kamma Poulsen) Caspar Koch Viborgvej Århus V. Tlf.: Mobil: Mail: ck@ckoch.dk Peter Andreas Koch Frederiksvej 10, st.tv 2000 Frederiksberg Tlf.: Mobil: Mail: mail@pako.dk Troels Peter Koch Strandvejen 30, 4. sal lejl København Ø. Mobil: mail: troelskoch@gmail.com Thomas Koch Gernersgade København K. Tlf.: Mobil: Mail: thomas.koch@nypost.dk 11. Møder 2007, i København og på Grane Foreløbigt hedder næste mødedatoer (efterfølgende: Caspar har bekræftet begge dage): Torsdag den 1. februar 2007 kl hos Lett Mandag den 16. april 2007 kl. 10 på Grane (Peter aftaler med 2 x skovfoged)

5 12. Evt. a) Boksen i Bakkehuset Flere har svært ved at bruge denne, hvilket på sigt kan give problemer. Peter kontakter Morten med henblik på at få lavet en lettilgængelig vejledning. b) En tanke til Flemming Caspar forespurgte Flemming om niveauet for Flemming store og frivillige arbejdsindsats. Flemming gav udtryk for at han var med så længe det var sjovt, men at han nok ikke forsat sad i bestyrelsen om 5 år. Dermed forsat en venlig tanke til Flemming ved årets udgang i form af vin. c) Arbejdsweekend Caspar foreslog at gøre pinsen til fast arbejdsweekend på Grane. I 2007 vil det være dagene maj. Caspar prøver at skyde projektet i gang og vender selv tilbage. d) Forslag om nedsættelse af to udvalg Caspar foreslog at nedsætte to udvalg. Et vedligeholdelsesudvalg, der bl.a. på sigt skal forestå afholdelsen af arbejdsweekend (Pinseudvalget) samt et ferieudvalg, der i første omgang skal se på principielle retningslinier for bookning af husene og senere skal få feriekabalen til at gå op. Sættes på dagsordenen til næste møde. Feriesæsonen 2007 forsøges løst på samme måde som 2006, - dvs. med at ringe rundt indbyrdes. e) Frist for meddelelse af ferie til Troels Efter lidt snak frem og tilbage blev vi enige om, at sommerferiebookningen fremover kan gives til Troels indtil 15. maj, hvorefter kabalen forsøges løst. Tidligere har dette været 2 måneder inden skolernes sommerferie. Frederiksberg, 11. december 2006 Peter Koch, ref.