Indstilling: Teknisk Forvaltning og Skole- og Kulturforvaltningen indstiller til Ejendoms- og Arealudvalget samt Kultur- og Fritidsudvalget

Transkript

1 Pkt.nr. 3 benyttelse af grønne områder udvalgssager Indstilling: Teknisk Forvaltning og Skole og Kulturforvaltningen indstiller til Ejendoms og Arealudvalget samt Kultur og Fritidsudvalget 1. at finde en holdbar løsning i forhold til problematikken omkring idræts og kulturelle foreninger. 2. at fastholde vilkår besluttet på Ejendoms og Arealudvalgets møde den 31. januar 2008, punkt 3. Politisk beslutning: Kultur og Fritidsudvalgets møde 31. marts 2008 Punkt 3: Til sagsfremstillingen og bilag bemærkes, at Ejendoms og Arealudvalgets beslutning på mødet den pkt. 3 rettelig var tiltrådt. Fejlskrivningen rettes i referatet. Ad. 1) Drøftet. Ad. 2) Udvalget tiltræder Ejendoms og Arealudvalgets beslutning af , punkt 3. Udvalget ønsker at reglerne lægges på Kommunens hjemmeside. Kim Østerberg, Liste T, kunne ikke følge beslutningen, da den forringer mulighederne for afholdelse af udendørsarrangementer for Hvidovres kultur og fritidsliv. Sagsfremstilling: På Kommunalbestyrelsens møde den 26. februar 2008, under punkt 2, anmodede liste T/ ved kommunalbestyrelsesmedlemmerne Pernille Falcon og Kim Østerberg om en revurdering af de skærpede krav til idræts og kulturelle foreningers anvendelse af de grønne arealer. Liste T fremførte følgende hovedpunkter: Konsekvenser for idræts og kulturelle foreninger, som følge af sikkerhedsstillelsen på kr. Begrænsning for foreningerne i at lave arrangementer, når de selv skal oppebære udgifter til slidtage. Der bør være forskel på om det er lokale idræts og kulturelle foreninger og eksterne virksomheder i forbindelse med bankgaranti. Kommunalbestyrelsen vedtog: at sagen tilbagesendes til et fællesmøde mellem Ejendoms og Arealudvalget og Kultur og Fritidsudvalget med henblik på at finde en holdbar løsning i forhold til problematikken omkring idræts og kulturelle foreninger.

2 Tidligere politiske beslutninger: Teknisk Forvaltning indstillede til Ejendoms og Arealudvalgets møde den 13. august 2007, punkt 7: at drøfte betingelserne for afholdelse af større arrangementer at der skitseres en plads til fremtidige større arrangementer i kommunen Teknisk Forvaltning forklarede i sagsfremstillingen: Arrangørens hensynsløshed At arrangøren ofte ikke retter sig efter kravene og Teknisk Forvaltning derfor har svært ved at gribe ind, når arrangementet f.eks. er under afholdelse. Regnens betydning At regnen har stor betydning for de grønne områder, idet meget vand har svært ved at sive ned i jorden, og at området derved bliver blødt. Problematikken vedrørende sporkørsel, som følge af arrangementafholdelse blev fremstillet med et aktuelt eksempel fra Avedørelejren. Teknisk Forvaltning har svært ved at gribe ind, fordi skaden er sket, samt at et arrangement har været offentligt omtalt, billetter er solgt etc. Hvem skal retablere I tilladelsen stilles der krav om at retablere arealet, men Teknisk Forvaltning har oplevet at arrangøren ikke gør det. Dette skyldes ofte, at det er idrætsklubber eller andre foreninger, cirkus m.v. med små budgetter, som står bag arrangementerne og derved ikke har økonomi dertil. Arrangøren gør noget godt for borgerne i Hvidovre, men de har efterfølgende ikke råd til at retablere området til den stand, det var i før arrangementet. Retableringen foregår derfor ved Teknisk Forvaltnings driftsbudget på bekostning af vedligehold af de øvrige grønne arealer i kommunen. Omfang af arrangement Teknisk Forvaltning mangler rammer for, hvor store arrangementerne må være. Teknisk Forvaltning oplever, at arrangementerne bliver større og større. Økonomi Teknisk Forvaltning bruger i størrelsesorden kr. til retablering af de grønne områder efter de større arrangementer afhængig af vejr og skader på området. Et dilemma er, at borgerne gerne ser, at der er de forskellige arrangementer i kommunen, men at de grønne områder ikke er velegnet dertil med de nuværende græsbelægninger. Teknisk Forvaltning foreslår derfor, at der kunne etableres en velegnet grusareal til arrangementer, som kunne benyttes til andre aktiviteter, som petanque, erstatningsgrusboldbane, når arealet ikke er udlånt til arrangementer. Udvalget tilkendegav/besluttede: at vilkår skal skærpes, herunder forøgelse af depositum at forvaltningen skal følge op i forhold til de stillede vilkår at tivoliarrangementer i Lodsparken skal søges begrænset i omfang. Forvaltningen anmodes om at udarbejde forslag til fremtidige vilkår for de forskellige områder. Til Ejendoms og Arealudvalgets møde den 31. januar 2008, punkt 3, indstillede Teknisk Forvaltning:

3 at godkende de fremtidige vilkår for benyttelse af de grønne områder i Avedørelejren, på Cirkusgrunden, i Lodsparken og ved Rebæk Sø. Teknisk Forvaltning forklarede i sagsfremstillingen: Der er udarbejdet en standardtilladelse til større arrangementer på grønne områder. De vigtigste ændringer i forhold til den tidligere tilladelse er: Ved hver enkelt tilladelse vedlægges kort over det grønne område, med markering af, hvilket areal, der må benyttes af arrangøren. Arrangøren skal som noget nyt skrive under på en accept af tilladelsen, således at Teknisk Forvaltning er sikker på, at tilladelsen er læst og forstået af arrangøren. Derved skulle det blive nemmere at følge op på de stillede vilkår i tilladelsen. Ved hvert arrangement, aftaler arrangøren besigtigelse før og efter arrangementet med Teknisk Forvaltning, Vej og Parkafdelingen. Ved besigtigelsen tages billeder til dokumentation for eventuel efterfølgende retablering. Såfremt arrangøren ikke tager kontakt til Teknisk Forvaltning, Vej og Parkafdelingen anses tilladelsen ikke for at være gældende. Bankgaranti er forhøjet til kr. for arrangementer ved Rebæk Sø og i Avedørelejren og kr. ved arrangementer i Lodsparken og på Cirkusgrunden. Der skal udlægges køreplader ved alle transportformer, ved udskænkningssteder og hvor der forventes kødannelse eller mange mennesker. For mindre arrangementer eller kommunens egne arrangementer vil Teknisk Forvaltning ikke forlange bankgaranti, med mindre arrangementet har en karakter, der nødvendiggør det. Ejendoms og Arealudvalgets beslutning: Tiltrådt. Den videre drøftelse Hvilken betydning har en bankgaranti for kommunen og kan der skelnes mellem lokale idræts og kulturelle foreninger og kommercielle virksomheder? Når arrangøren stiller en bankgaranti har kommunen sikkerhed for at beløbet, som nævnt i bankgarantien, kan inddrives, såfremt der er forvoldt skader på det benyttede areal. Arrangøren har altid ansvaret for at arealet bliver retableret også hvis prisen for retableringen overskrider den stillede bankgaranti. Sker der ingen skader på arealet i forbindelse med afholdelse af arrangementet, vil foreningen/virksomheden få frigivet bankgarantien. Teknisk Forvaltning oplever, at der er mange lokale idræts og kulturelle foreninger, der lejer/indgår aftaler med kommercielle virksomheder til arrangementet, og at den lokale idrætsklub eller kulturelle forening har svær ved at få virksomhederne til at tilpasse sig tilladelsens vilkår. Endvidere har Teknisk Forvaltning oplevet at det ofte er små foreninger der har afholdt meget store arrangementer. Det er derfor ikke foreningens størrelse, der har betydning for, hvor stor retableringen af arealet kan blive. Teknisk Forvaltning og Skole og Kulturforvaltningen er dog af den opfattelse, at der kan skelnes mellem lokale foreninger og kommercielle virksomheder i forhold til en bankgarantistillelse, men det fordrer, at det afklares, hvem der skal betale for retableringen.

4 Nedenstående er beskrevet lidt om betydning såfremt retableringen betales af: a) Den lokale idrætsklub eller kulturelle forening. b) Af Teknisk Forvaltning. c) Af ny pulje til retablering af grønne arealer. Ad a) Den lokale idrætsklub eller kulturelle forening. Det vil være lige vilkår for alle. Den lokale idrætsklub eller forening vil have incitament til at holde arealet i orden og beskadige det mindst muligt. Ulempen vil være, at den lokale idrætsklub eller kulturelle forening ikke kan tjene penge på de arrangementer og det derved kan gå ud over den lokale idrætsklub eller kulturelle forenings primære aktiviteter. Ad b) Teknisk Forvaltning. Det vil gå ud over drift og vedligehold af de øvrige grønne områder i kommunen og være en indirekte støtte til den lokale idrætsklub eller kulturelle forening. Ad c) Af ny pulje til retablering af grønne arealer. Der kunne etableres en ny pulje, en slags forsikring for det grønne areal, som kun bruges til retablering efter arrangementer. Det vil dog også være en indirekte støtte til den lokale idrætsklub eller kulturelle forening. Desuden vil der ikke være et incitament for foreningen til at minimere eventuelle skader. Kan en bankgaranti videregives til en kommerciel virksomhed? Det er Teknisk Forvaltning og Skole og Kulturforvaltnings opfattelse, at hvis der skal stilles bankgaranti for benyttelse af et grønt areal er det altid af arrangøren. Det er arrangøren, der lejer/indgår aftaler med en til flere kommercielle virksomheder og derved også denne der har overblik over arrangementet. Eksempelvis er Byfesten ved Rebæk Sø arrangeret af en lille idrætsklub, som lejer/indgår aftaler med forskellige kommercielle virksomheder til afholdelse af arrangementet. Det er Teknisk Forvaltning og Skole og Kulturforvaltningens opfattelse, at det er den lokale idrætsklub eller kulturelle forening, der må sikre sig i forhold til de kommercielle virksomheder de lejer/indgår aftaler med. Hvordan dette gøres, må den enkelte arrangør vurdere, men forvaltningerne mener, at arrangøren kan tage et depositum fra de kommercielle virksomheder til at sikre, at der kan stilles bankgaranti overfor kommunen. Betydning af bankgarantiens størrelse for kommercielle virksomheder Flere kommercielle virksomheder vil synes, at bankgarantien er for stor, og at de derved risikerer at få underskud. Det kan betyde, at flere kommercielle virksomheder vil undgå at lave arrangementer i Hvidovre kommune. Det skal overvejes, om de store cirkus, skal flyttes til Den gamle Cirkusgrund. I 2008 vil Cirkus Baldoni og Cirkus Arena få tilbudt at afholde deres arrangement på Den gamle Cirkusgrund. Dette sker på baggrund af opfordring fra Cirkus Baldoni, der ser Den gamle Cirkusgrund til at være mere ideel til middelstore/store cirkus end Grønningen i Avedørelejren.

5 Teknisk Forvaltning og Skole og kulturforvaltningen mener dog, at bankgarantien skal fastholdes for at sikre, at skaderne forvoldt på arealet kan betales af den kommercielle virksomhed. Økonomiske konsekvenser: Personalemæssige konsekvenser: Sundhedsmæssige konsekvenser: Miljømæssige konsekvenser: Andre konsekvenser: Bilag: Kommunalbestyrelsens møde den 26. februar 2008, punkt 2 (KFU 31. marts 2008 pkt ) Ejendoms og Arealudvalget den 13. august 2007, punkt 7 (KFU 31. marts 2008 pkt ) Ejendoms og Arealudvalgets møde den 31. januar 2008, punkt 3 (KFU 31. marts 2008 pkt )