1. FORORD TIL BRUGERVEJLEDNING FOR FLYTNING AF LD-KONTI... 3

Transkript

1 Version Oktober 2014

2 INDHOLDSFORTEGNELSE 1. FORORD TIL BRUGERVEJLEDNING FOR FLYTNING AF LD-KONTI ÅBNINGSSKÆRMBILLEDET, START AF DATABEHANDLING ADGANGSKONTROL INDBAKKEN UDBAKKEN SØG FORDELINGSFUNKTIONEN EKSPEDITION AF MEDDELELSER VED LD-FLYTNING AFSENDELSE AF ANMODNING MODTAGELSE AF EN ANMODNING AFVISES AF LD MODTAGELSE AF EN FLYTNINGSOVERFØRSEL FRA LD (FLYTNING GENNEMFØRT) "EFTERBEHANDLING" I SELSKABERNE ARKIVERING OG SAGSBEHANDLING I ØVRIGT Side 2

3 1. Forord til brugervejledning for flytning af LD-konti Denne brugervejledning er udarbejdet med henblik på at give en introduktion til brugen af WebEDI-systemet, som er udviklet af Forsikring & Pension. Brugervejledningen indeholder kun en beskrivelse af, hvordan WebEDI-systemet anvendes i forbindelse med flytning af LD-konti. Det regelsæt m.m., der er aftalt om EDI-meddelelsernes indhold, kontrol af data m.m., er beskrevet i en udvekslingsguide, der findes på Forsikring & Pensions hjemmeside. WebEDI-systemet giver mulighed for, at alle pensionsinstitutter, herunder også pengeinstitutter, kan udveksle data i elektronisk form med hinanden. Det enkelte selskab kan selv afgøre, om de ønsker, at dataudvekslingen skal integreres i egne administrative systemer. EDIkontoret bistår gerne i den forbindelse. WebEDI-systemet er opbygget omkring en internetserver, som fysisk er opstillet hos CSC Computer Management i Valby. Alle selskaber, der anvender løsningen, skal være registreret i et selskabskartotek på serveren, og de skal være tilmeldt med en eller flere sagsbehandlere, som hver har et brugernavn og en adgangskode. WebEDI-serveren fungerer som en slags elektronisk postkasse. De selskaber, som anvender serveren, har en afsenderpostkasse (udbakke) og en modtagepostkasse (indbakke), som vises i hvert sit skærmbillede. Sagsbehandlingen foregår via disse to skærmbilleder. Der er ikke etableret noget egentligt sagsbehandlingssystem på WebEDI-serveren. Hvert selskab kan læse egne afsendte og modtagne EDI-meddelelser. Desuden er der etableret en arkivfunktion, således at afsluttede sager kan fjernes fra ind- og udbakken og lægges i arkiv. Hvis et selskab skal anvende dokumentation til eget sagssystem, kan der tages en udskrift af de afsendte og modtagne meddelelser. Dette svarer til, at oplysningerne blev afsendt og modtaget via almindelig post. EDI-kontoret i F&P er altid til disposition, hvis der måtte være spørgsmål til brugen af Web- EDI-systemet. Kommentarer og forslag til ændringer i vejledningen er ligeledes meget velkomne. Oktober 2012 EDI kontoret Forsikring & Pension Philip Heymans Allé Hellerup Tlf.: Fax: edi@forsikringogpension.dk Side 3

4 2. Åbningsskærmbilledet, start af databehandling WebEDI-server kaldes på internetadressen: Adgangskontrol Bruger-ID og Adgangskode indtastes - klik på Logon eller tryk Enter Bruger-id og adgangskode tildeles af pensionsinstituttets egen brugeradministrator. EDIkontoret opretter en brugeradministrator i forbindelse med pensionsinstituttets tilslutning til systemet. Den enkelte bruger bør selv skifte adgangskode ved at indtaste nuværende adgangskode og sætte mærke () i Skift adgangskode. Så fremkommer et skærmbillede, hvor den nye adgangskode kan indtastes (to gange). Herefter gælder kun den nye adgangskode. Side 4

5 Ved accept af brugernavn og adgangskode gives adgang til selskabets INDBAKKE, hvor der er en oversigt over modtagne EDI-meddelelser og deres status Indbakken Indbakken anvendes til at læse og besvare modtagne EDI-meddelelser. Hver meddelelse vises i en linie. Kolonneoverskrifterne viser oplysninger fra meddelelsen. Ved alle nye meddelelser er ikonet i venstre kolonne markeret med grøn farve og Ny i status. Meddelelser kan læses i en vilkårlig rækkefølge. En meddelelse åbnes ved at klikke på ikonet i venstre kolonne. Hvis der efter visning af meddelelsen klikkes på "Luk", bevarer meddelelsen status Ny og det grønne ikon. Hvis der klikkes på Læst, eller hvis meddelelsen behandles, skifter status til læst, og ikonet ændres til hvid. Samtidig vises bruger-id på den bruger, som har læst meddelelsen i søjlen Bruger-ID. Alle meddelelser vedrørende en sag vises ved at klikke på ikonet. Her skiftes mellem indbakken og udbakken ved at vælge navn eller anvende genvejstast i eller u. Pengeinstitutter og pensionsselskaber anvender også WebEDI-systemet i forbindelse med flytning af SP-konti og ved overførsel af pensioner (kun pensionsselskaber). Disse selskaber kan vælge, hvilket EDI-system, man ønsker at anvende. Vis alle anvendes efter en søgning, hvis man vil have vist alle meddelelser i ind- eller udbakken. Søg Se afsnit 2.4. Opret Anvendes, hvis man vil oprette en ny meddelelse. Udskriv Anvendes, hvis man ønsker at udskrive alle eller dele af meddelelserne i indbakken. I ind- og udbakken er der følgende genvejstaster: (tast bogstav) i - skifter til indbakke u - skifter til udbakke v - vis alle s - søg o - opret? - Hjælp x - Afslut (logoff) ctrl-enter - afsend blanket Der kan sorteres i de enkelte søjler i skærmbilledet ved at klikke på søjleoverskriften. En lille markerer, om der er sorteret i stigende eller faldende rækkefølge. Fordelinger Se afsnit 2.5. Side 5

6 Et grønt meddelelsesikon viser, at der er ulæste meddelelser i indbakken. Indbakken indeholder meddelelser fra LD. Pr. meddelelse gives oplysning om afsender, kode (meddelelsestype), referencenummer, status og dato for afsendelse. Sidste kolonne på skærmbilledet er et Valgfrit felt. Normalt står der Fordeling, men man kan også vælge, Bruger-ID, CPRnummer, Aftale nr. eller StatusDato, dvs. den dato, hvor der senest er sket en behandling af meddelelsen. Der vælges via listboksen "Valgfrit felt" i bunden af skærmbilledet. Bemærk, at der kun er anført en bruger, hvis meddelelsen er blevet læst. Side 6

7 2.3. Udbakken Udbakken er opbygget efter samme princip som indbakken. Blot er det her selskabet kan se, hvilke afsendte anmodninger, der er sendt til LD. Meddelelser i udbakken åbnes og læses som beskrevet under indbakken. Log-off Såvel i indbakken som i udbakken skal der klikkes på krydset i det grønne/blå felt, når der logges af. Herved sikres korrekt pålogning ved næste gangs brug af systemet. Side 7

8 2.4. Søg Der kan søges i ind- og udbakke ved klik på søg. Der kan søges på et eller flere af de søgeargumenter, der er vist i skærmbilledet. Der søges generisk. Tastes f.eks. 123 ind i referencenummer, vises alle meddelelser i ind- eller udbakken, hvori disse 3 tal indgår som start på referencenr. Der er følgende søgemuligheder: Modtager: Tast selskabsnavn på modtageren (søgning i udbakken - vil altid være LD). Afsender: Tast selskabsnavn på afsender (søgning i indbakken). Kode: Fra listboksen vælges meddelelsestypen. Reference: Tast referencenummer. Bruger-ID: Tast bruger-id. CPR-nummer: Tast ønsket CPR-nummer. Aftale: Tast aftaleidentifikation i overtagende selskab - ofte CPR-nr. Status: Vælg alle eller udkast, forsinket, afsendte, afleverede, overførte eller afleveringsfejl (søgning i udbakke). Status: Vælg alle, nye eller læste (søgning i indbakke). Arkiv: Vælg aktive (dvs. meddelelser i ind- eller udbakke), arkiv eller fjernarkiv (fjernarkivet anvendes endnu ikke). Afsendt: Tast fra og til dato for at angive det datointerval, der ønskes vist i ind- eller udbakken. Side 8

9 StatusDato: Tast fra og til dato for at angive det datointerval, der ønskes vist i ind- eller udbakken. Statusdato er den dato, hvor der senest har været en behandling på sagen. Den eller de fundne meddelelser vises i ind- eller udbakken, og der kan foretages normal behandling af meddelelserne. Hvis de søgte meddelelser er arkiveret, vælges Arkiv i listboksen "Arkiv". Bemærk at der ikke kan foretages sagsbehandling på arkiverede meddelelser. Ønsker man at vende tilbage til den aktive ind- eller udbakke, så skal man klikke på Vis alle knappen. Side 9

10 2.5 Fordelingsfunktionen Ved at bruge fordelingsfunktionen er det muligt at tildele hver meddelelse en kode. Formålet med dette er, at man fra et centralt sted i pensionsinstituttet kan foretage en fordeling af alle de meddelelser, der modtages. Koderne kan enten være på person-, gruppeeller afdelingsniveau. Aktivering af fordelingsfunktionen sker ved at klikke på knappen Fordelinger. Herefter kan der oprettes de fordelingsnøgler, man ønsker. Selskabets fordelingsnøgler kan ses under disse listbokse, hvor det også er muligt at omdøbe eller slette oprettede fordelingsnøgler. Side 10

11 Første gang der oprettes en fordelingsnøgle, bliver der tilknyttet et nyt ikon til hver meddelelse Man tilknytter en fordelingsnøgle til en meddelelse ved at klikke på ikonet for fordeling, hvorefter fordelingsnøglen kan vælges fra listboksen. Fordelingsnøgle vil efterfølgende være angivet for hver meddelelse i kolonnen "Fordeling". Fordelingsfunktionen kan benyttes på alle meddelelser i arkiv, indbakke og udbakke, men det vil i de fleste tilfælde være i indbakken, at fordelingen vil ske. Det er også muligt at ændre på fordelingen af en meddelelse, som allerede er fordelt. Det gøres på samme måde, som ved en førstegangs fordeling. Side 11

12 3. Ekspedition af meddelelser ved flytning af LD-konti I følgende afsnit bliver det beskrevet, hvilke meddelelser der skal sendes i forbindelse med flytning af en LD-konto fra LD til et pensionsinstitut. 3.1 Afsendelse af anmodning Når der skal afsendes en anmodning om -flytning, gøres det ved at klikke på Opret. Der kan oprettes både fra Indbakken og Udbakken. Herefter vises dette skærmbillede. Læs teksten i meddelelsesboksen og tryk på OK, for at komme videre, hvis anmodningen skal sendes. Der indtastes den reference, som sagen (anmodningen) skal have. Referencen vælges af det selskab, som starter en sag. Ved svar er modparten forpligtet til at anvende samme reference. Alle sager skal have et unikt referencenummer. Kontaktperson udfyldes automatisk. Side 12

13 Sagsoplysninger Her udfyldes overførselsbegæringsidentifikation, hvilket eksempelvis kan være selskabets journalnr. på den begæring, kunden har underskrevet forud for LD-flytningen. Det overtagende selskab er forpligtet til at udlevere begæringen, hvis det afgivende selskab måtte ønske det. Aftaleidentifikation i det overtagende selskab skal også udfyldes. Aftaleidentifikation kan være kundens CPR-nr., police nr., aftale nr. eller konto nr. Medlemsnr. i LD LD har krævet, at der udover CPR-nr. også oplyses medlemsnr. i LD ved fremsendelse af en anmodning. Medlemsnummeret er mindst 2 cifre og maks. 8 cifre. Kontohaver Her angives CPR-nr. og navn på den kunde, som ønsker sin LD-konto flyttet til pensionsinstituttet. Afsend Når alle oplysningerne er udfyldt, klikker man på "Afsend", som er en knap i toppen af skærmbilledet. Inden afsendelse tjekker systemet, at oplysningerne i meddelelsen opfylder de krav, der er. Overførselsbegæring indhentet En forudsætning for en gennemførelse af LD-flytningen er, at det modtagende pensionsinstitut har indhentet en underskrevet begæring fra kunden. Begæringen skal ikke fremsendes til LD, men LD kan bede pensionsinstituttet om en kopi, hvis de finder behov for dette inden overførslen bliver gennemført. Overførsel falder udenfor PBL 41 Dette felt er udfyldt med NEJ, men i situationer, hvor overførslen skal ske til et udenlandsk pensionsinstitut eller til en pensionsordning uden fradragsret (skattekode 5 eller 7), skal det modtagende pensionsinstitut angive JA i feltet. I disse situationer vil LD fratrække 60 pct. i statsafgift inden overførslen gennemføres. Overførselskontoens reg.-/kontonummer Ved pensionsinstitutternes oprettelse i WebEDI-systemet for flytning af LD konti, skal de oplyse, hvilket reg.- og kontonr. overførslerne fra LD skal indsættes på. Reg.- og kontonr. registreres i systemets selskabstabel og de udfyldes automatisk ved oprettelsen af en anmodning. Det er ikke muligt at overskrive denne oplysning, da LD pengeoverførslen ikke må ske direkte til kundens egen konto (for pengeinstitutter). Årsagen til dette er, at mange pengeinstitutter automatisk giver skattefradrag for indskud på pensionskonti, hvilket ikke må ske ved flytning af LD-konti, hvorfor LD-konti skal overføres til en opsamlingskonto. Side 13

14 3.2 Modtagelse af en anmodning afvises af LD Når LD modtager anmodningen kan de afvise den, hvis overførslen ikke kan gennemføres. Pensionsinstituttet vil modtage afvisningen fra LD i deres indbakke. Ved at åbne meddelelsen kan man se årsagen til afvisningen. Er man uenig i afvisningsårsagen, skal man kontakte LD's medlemsservice. Side 14

15 3.3 Modtagelse af en flytningsoverførsel fra LD Hvis overførslen kan gennemføres vil LD ca. 3 måneder efter, de har modtaget anmodningen, opgøre kundens konto og sende meddelelsen flytningsoverførsel til pensionsinstituttet. Meddelelsen kan åbens ved at klikke på den. Af meddelelsen fremgår beløbet, som er overført fra LD. Desuden er saldi ultimo 1979 og ultimo 1982 oplyst. Beløbet bliver pr. dispositionsdatoen overført til pensionsinstituttets reg.- og kontonummer. I forbindelse med pengeoverførslen vil LD oplyse beløbet og CPR-nr. på kontohaveren, da pensionsinstituttet ellers kan have meget svært ved at placere pengene. Side 15

16 4. "Efterbehandling" i selskaberne I det nuværende WebEDI-system for flytning af LD-konti er det ikke muligt at sende en elektronisk rykker. Hvis der er fremsendt anmodninger for mere end 3 måneder siden, som endnu ikke er besvaret, kan man kontakte LD's medlemsservice og rykke for overførslen. Man kan benytte udbakken til at "finde" gamle ubesvarede anmodninger. Det gøres ved at sortere selskabets anmodninger (i udbakken) i datoorden (klik på overskriften Kode). Her kan man nemt identificere gamle ubesvarede meddelelser, hvis selskabet i øvrigt har fulgt opfordringen om, at alle meddelelser vedrørende en sag arkiveres, når sagen er færdigbehandlet (se afsnit 6). Bemærk, at arkiverede sager kan findes via søgerutinen. Når en sag er afsluttet, bør sagen arkiveres. Herved sikres, at det kun er "levende" sager, der findes i ind- og udbakken. F.eks. bør der ske arkivering af data på serveren hos afgivende selskab, når der er gennemført en LD-flytning. Benyt sagsikonen i venstre side af skærmbilledet for at få en oversigt over de meddelelser, der ligger på sagen. Tilsvarende bør der hos modtagende pensionsinstitut ske arkivering på serveren, når sagsbehandlingen vedrørende en LD-flytning er afsluttet. Det skal erindres, at den udviklede løsning primært er tænkt som en elektronisk udveksling af data. Det har ikke været målsætningen at udvikle et fælles sagsbehandlingssystem. Dette er stadig et anliggende for det enkelte pensionsinstitut. Side 16

17 5. Arkivering og sagsbehandling i øvrigt Det er vigtigt at arkivere færdigbehandlede sager fra ind- og udbakken umiddelbart efter, at en sagsbehandling er afsluttet. Herved sikres bl.a., at udbakken kun indeholder meddelelser, som afventer svar fra LD samt at indbakken kun indeholder modtagne meddelelser, som endnu ikke er færdigbehandlede. Klik på det gule sagsikon () i ind- eller udbakken. Så vises en sagsoversigt, dvs. alle de meddelelser der er udvekslet med samme referencenummer. Hvis sagen er afsluttet klikkes på "arkiver ovenstående sag". De pågældende meddelelser fjernes da fra ind- og udbakken. Side 17

18 Hvis der skal søges efter en arkiveret sag vælges søg i ind- eller udbakke. Der indtastes det/de kendte søgeargumenter, f.eks. et referencenummer, en tidsperiode og under "Arkiv" der vælges arkiverede, for søgning i arkiverede meddelelser. Den eller de meddelelser der opfylder søgekriteriet, vises i et skærmbillede svarende til ind- eller udbakken. Herfra kan den enkelte meddelelse læses ved at klikke på meddelelsesikonet (og der kan tages en udskrift) eller der kan klikkes på sagsikonet, således at man får en sagsoversigt. Ved klik på "Vis alle" vendes tilbage til den aktive ind- eller udbakke. Side 18

19 I sagsoversigen er det muligt at "dearkivere" dvs. at de pågældende meddelelser placeres i ind- eller udbakken. (Der kan ikke gennemføres behandling på sager, som ligger i arkiv). Dearkiver kan også anvendes, hvis en sag ved en fejltagelse arkiveres. Det skal afslutningsvis bemærkes, at der ikke er udviklet et egentligt sagsbehandlingssystem. Den beskrevne løsning har primært til formål at udveksle oplysninger elektronisk mellem LD og pensionsinstitutter. Det er op til det enkelte selskab, om de på et senere tidspunkt ønsker at integrere denne fælles løsning i deres egne systemer. Side 19