OPS om etablering og teknisk drift af Vandhuset i Vordingborg

Transkript

1 OPS om etablering og teknisk drift af Vandhuset i Vordingborg Bilag 3 Beskrivelse af betalingsmekanisme 18. november 2015

2 Indholdsfortegnelse Indholdsfortegnelse Formål Definitioner Anlægsbetalinger Betalingselementer og regulering Driftsdelen Driftsdelens faste betaling Driftsdelens variable betaling Betaling Regulering Regulering for indeksering Regulering for forsyning Regulering for forbrug af el, vand og varme Ændring af budgetterede forbrugsmængder Regulering for prisudvikling i el, vand og varme Eksempel på indeksering Tvister om regulering eller fradrag Fradrag for funktionsmangler Kritiske Funktionsmangler Delvist kritiske Funktionsmangler Ikke kritiske Funktionsmangler Øvrige Funktionsmangler Registrering af Funktionsmangler Justeret responstid Afregning af funktionsmangler Ophævelse af OPS-kontrakten Fradrag Bodspoint Fakturaspecifikation... 11

3 Side 3

4 1. Formål Formålet med nærværende dokument er at redegøre for forholdene omkring de løbende betalinger til OPS-leverandøren, samt den økonomiske afregning der foretages i Driftsfasen. Betalingsmekanismen har til formål at sikre, at OPS-leverandøren har incitament til at levere Driften (som defineret i Aftalen) i overensstemmelse med de funktionsbaserede krav som beskrevet i Bilag 1 Tekniske krav og forudsætninger. Hensigten med Betalingsmekanismen er ikke at have et løbende mellemværende mellem OPS-leverandøren og Vordingborg Kommune for de Funktionsmangler, der naturligt kan opstå, men alene at have et reguleringsinstrument, der fastholder OPS-leverandøren til at yde en optimal service. 2. Definitioner Ord eller begreber er i nærværende dokument defineret jf. Aftalen. Ord eller begreber der i Aftalen er anvendt i ental og/eller bestemt form, skal anses at have tilsvarende betydning, når sådanne anvendes i flertal og/eller ubestemt form eller omvendt. 3. Anlægsbetalinger Anlægsbetalingen for Vandhuset på Panteren i Vordingborg er anført i Aftalens pkt Anlægsbetalingen er fast og reguleres ikke. Anlægsbetalingen faktureres over for [Leasingiver] i henhold til betalingsplanen som fremgår af tilbudsgivers tilbudsmodel/tilbudsark. Betalingsplanen skal være angivet på månedsbasis. OPS-leverandøren er berettigede til at fremsende faktura i henhold til betalingsplanen. Det arbejde som betalingen angår, skal være præsteret og Vordingborg Kommune har ret, men ikke pligt, til at foretage vurdering af om arbejdet er præsteret. Vordingborg Kommune kan udføre kontrollen selv eller få det foretaget af tredjemand. Sidste rate skal udgøre mindst 10 % af bygge- og anlægssummen. 4. Betalingselementer og regulering I Driftsfasen modtager OPS-leverandøren Driftsbetalingen. Driftsbetalingen udgør den samlede løbende betaling fra Vordingborg Kommune til OPS-leverandøren i Driftsfasen. Driftsbetalingen udgøres af tre komponenter: - Driftsdelen - Forsyningsdelen - Vedligeholdelsesdelen OPS-leverandøren skal for Driftsbetalingen afholde sine driftsudgifter (herunder forsyningsudgifter til el, vand og varme) samt indbetale til Vedligeholdelseskontoen Driftsdelen Driftsdelen er sammensat af en fast betaling og en variabel betaling.

5 Driftsdelens faste betaling Den faste betaling udgør et årligt beløb opgjort af OPS-leverandøren i sit tilbud. Den faste betaling er tiltænkt at dække faste driftsomkostninger som OPS-leverandøren har ved levering af Driften Driftsdelens variable betaling Den variable betaling udgør et beløb som er beregnet per svømmehalsgæst. OPS-leverandøren har i sit tilbud fastsat størrelsen af betaling per svømmehalsgæst og denne faktor benævnes gæstefaktoren. Den variable betaling er tiltænkt at dække variable driftsomkostninger som OPS-leverandøren har ved levering af Driften. Beregningen af den variable betaling foretages på baggrund af antallet af besøgende opgjort i den forudgående periode multipliceret med gæstefaktoren. Antallet af svømmehalsgæster opgøres via censorer der tæller personer der går fra omklædningsrummene til svømmehallen. Dette tal reduceres med 15 %, som vurderes at være antallet af gengangere som indenfor samme svømmehalsbesøg går til og fra omklædningsrummene, f.eks. pga. at have glemt noget i hhv. omklædningsrummet eller svømmehallen Betaling Ved begyndelsen af et kvartal (1/1, 1/4, 1/7 og 1/9) er OPS-leverandøren berettiget til at fremsende betalingsanmodning vedrørende Driftsbetalingen for kvartalet, første gang dog på Ibrugtagningstidspunktet. Første Driftsbetaling reduceres til at omfatte en forholdsmæssig andel af det kvartal, som Ibrugtagningstidspunktet falder i. Sidste Driftsbetaling reduceres til at omfatte en forholdsmæssig andel af det kvartal, som Ophørsdagen falder i Regulering Driftsbetalingen fremgår af Aftalens Bilag 2 Tilbudsgivers tilbud inkl. tilbudsark/tilbudsmodel. Nedenfor beskrives hvorledes der sker regulering af for følgende elementer: Regulering for indeksering Regulering for ændring i prisen for energi og forsyning Regulering for Funktionsmangler Regulering for indeksering Følgende afsnit beskriver, hvorledes OPS-leverandøren vil blive kompenseret for prisudviklingen i Driftsfasen. Det præciseres, at der ikke sker indeksering af OPS-leverandørens anlægsbetaling. Det er alene driftsdelen og vedligeholdelsesdelen af Driftsbetalingen som indekseres. For driftsdelens vedkommende så indekseres den faste betaling og gæstefaktoren. OPS-leverandørens kompensation sker igennem den nedenfor beskrevne procedure for indeksering. Indekseringen sker uden hensyntagen til prisudviklingen i OPS-leverandørens faktiske omkostninger. I forbindelse med den løbende inflationskorrektion anvendes en Inflationsfaktor. Inflationsfaktoren opgøres løbende som forholdet mellem det sammenvægtede indeks på opgørelses-tidspunktet og Basisindekset. Side 5

6 Basisindekset og det sammenvægtede indeks beregnes på baggrund af to officielle indeks fra Danmarks Statistik: Indekseringen vil blive beregnet på baggrund af følgende sammenvægtede indeks: 50 % af indekseringen skønnes at være henført til drift og vil ske med ILON12, Lønindeks for virksomheder og organisationer efter branche og sæsonkorrigering, Tot Erhverv i alt, opgjort af Danmarks Statistik. ILON12: Lønindeks for virksomheder og organisationer efter branche og sæsonkorrigering, Tot Erhverv i alt. Til brug for indeksering henført til vedligehold. BYG4, Byggeomkostningsindeks for boliger efter hovedindeks, delindeks og art. Til brug for indeksering henført til drift, 50 % af indekseringen skønnes at være henført til vedligehold og vil ske med BYG4, Byggeomkostningsindeks for boliger efter hovedindeks, delindeks og art, opgjort af Danmarks Statistik. Vægtningen af de enkelte indeks, er angivet af OPS-leverandøren i Aftalens Bilag 2 Tilbudsgivers tilbud inkl. tilbudsark/tilbudsmode, således at vægtene i størst muligt omfang afspejler OPS-leverandøren fremtidige forventninger, til forholdet mellem OPS-leverandøren omkostningskategorier. Begge indeks offentliggøres ca. 60 dage efter afslutningen af et kvartal. Et sammenvægtet indeks af [50%] ILON12 og [50%] BYG4 pr. 4. kvartal 2015 vil udgøre basisindekset. De ovenstående indeks vil løbende igennem driftsfasen blive anvendt til et sammenvægtet indeks, og forholdet imellem det løbende sammenvægtede indeks og basisindekset vil udgøre den indekseringsfaktor, som Driftsbetalingen reguleres med. Reguleringen vil ske årligt hver den 1. januar. Første regulering sker i første kvartal 2017 på baggrund af forskellen mellem basisindekset (4. kvartal 2015) og indekset opgjort per 4. kvartal Regulering for fradrag pga. Funktionsmangler (jf. punkt 6.1, 6.2 og 6.3) vil blive indekseret med tilsvarende sammenvægtede indeks og således følge indekseringen af driftsdelen og vedligeholdsdelen. Såfremt et eller begge af ovennævnte indeks ophører med at blive udregnet af Danmarks Statistik, vil der blive anvendt indeks, der bedst muligt modsvarer det ophørte indeks. For en detaljeret beregning af regulering for indeksering, samt eksempler herpå henvises til Regulering for forsyning OPS-leverandøren vil som en del af Driftsbetalingen modtage a conto betaling for forsyning af el, vand og varme baseret på enhedspriserne i det forudgående år. Faste afgifter og omkostninger relateret til modtagelse for forsyning af el og vand, herunder tilslutningsbidrag, afholdes af OPS-leverandøren og refunderes ikke særskilt. Side 6

7 Regulering for forbrug af el, vand og varme OPS-leverandøren bærer risikoen for sit forventede forbrug af el, vand og varme. OPS-leverandøren vil ikke modtage regulering for ændringer af forbruget af el, vand og varme, hverken i tilfælde af lavere eller højere forbrug, dog jf. punkt nedenfor. Forsyningsdelen beregnes i det første år som OPS-leverandørens forventede forbrug af el, vand og varme ganget med de respektive priser for el, vand og varme som udmeldt af Vordingborg Kommune. Forsyningsdelen betales a conto som en del af Driftsbetalingen jf. ovenfor. Der foretages årligt en regulering således at OPS-leverandøren kompenseres for prisudviklingen. I de efterfølgende år vil a conto forsyningsdelen blive beregnet som OPS-leverandørens forventede forbrug af el, vand og varme ganget med de realiserede priser for el, vand og varme fra det foregående år. OPS-leverandøren skal foruden forbrug afholde omkostninger i forbindelse med modtagelsen af el, vand og varme Ændring af budgetterede forbrugsmængder Der kan foretages en regulering af budgetterede forbrugsmængder, såfremt der i to sammenhængende driftsår realiseres faktiske forbrugsmængder +/- 10 % i forhold til angivelserne i tilbuddet, eller efterfølgende tilrettelser jf. denne bestemmelse. Såfremt der anmodes om en forøgelse af de budgetterede forbrugsmængder, skal OPS-leverandøren indgive en skriftlig anmodning herom. Den skriftlige anmodning skal indeholde følgende: - OPS-leverandørens redegørelse for årsagen til afvigelsen fra de budgetterede forbrugsmængder og af hvilken årsag afvigelsen ikke var forudsigelig for OPS-leverandøren. - Analyse af de realiserede forbrugsmængder på relevante opdelinger på bygningskomponenter (foretages af OPS-leverandøren). Såfremt anmodningen godkendes af Vordingborg Kommune, vil de budgetterede forbrugsmængder justeres med de to sammenhængende driftsårs budgetafvigelse fremadrettet. OPS-leverandøren har pligt til at levere en opgørelse af de realiserede forbrugsmængder, såfremt Vordingborg Kommune anmoder herom. Såfremt de realiserede forbrugsmængder afviger fra de budgetterede har Vordingborg Kommune ret til at ændre forbrugsmængderne. De budgetterede forbrugsmængder justeres med periodens budgetafvigelse fremadrettet. Både OPS-leverandøren og Vordingborg Kommune kan tidligst anmode om en (ny) regulering af de budgetterede forbrugsmængder to år efter kontraktindgåelse eller forrige regulering Regulering for prisudvikling i el, vand og varme OPS-leverandøren vil årligt blive reguleret for prisudviklingen for el, vand og varme. Regulering for prisudvikling i el, vand og varme vil ske en gang om året sammen med betalingen for 2. kvartal. Side 7

8 Priserne for forsyning er afregningspriserne fra leverandørerne af el, vand og varme inkl. skatter og afgifter. Såfremt OPS-leverandøren måtte oppebære en refusion af skatter/afgifter, skal priserne reduceres til nettopriser. Basis for reguleringen er foregående års anvendte priser, dog vil første år blive baseret på de af Vordingborg Kommune udmeldte priser for el, vand og varme, som er grundlaget for OPS-leverandørens budgetterede forsyningsomkostninger som anført i Tilbudsarket. Regulering beregnes som følger: - Elforbrug: (Realiseret enhedspris for el anvendt a conto pris) * budgetteret elforbrug. - Vandforbrug: (Realiseret enhedspris for vand anvendt a conto pris) * budgetteret vandforbrug. - Varmeforbrug: (Realiseret enhedspris for varme anvendt a conto pris) * budgetteret varmeforbrug. OPS-leverandøren skal overfor Vordingborg Kommune ved opgørelse af regulering dokumentere den realiserede enhedspris for el, vand og varme, der skal opgøres som årets gennemsnitlige forbrugsvægtede enhedspris. Godkendt dokumentation er en specifikation fra de respektive leverandører af el, vand og varme for årets leverancer Eksempel på indeksering Fremgangsmåden ved beregning af inflationsfaktor er skitseret i nedenfor. De anvendte indeks er ikke udtryk for reelt opgjorte indeksværdier, men er rent fiktive til brug for eksemplet. Indeks opgjort af Danmarks Statistik Indeks, ILON12 Indeks, Byg4 Antaget vægt Ved opgørelse af Basis Ved indeksering n Ved indeksering n % 120,0 122,0 125,1 50% 132,0 136,2 138,9 Beregnet sammenvægtet indeks 126,0 129,1 132,0 Inflationsfaktor 129,1 =1, ,0 =1, ,0 126,0 Tabel1: Skitsering af fremgangsmåde for beregning af Inflationsfaktor. 5. Tvister om regulering eller fradrag For en gennemgang af procedure i forbindelse med håndtering af tvivlsspørgsmål eller tvister vedrørende regulering fradrag i Driftsbetalingen, henvises der til Aftalens afsnit 14 Tvister og Aftalens Bilag 4 Forretningsorden for samarbejde i Vandhuset. 6. Fradrag for funktionsmangler Det er væsentligt for Vordingborg Kommune, at alle Funktionsmangler udbedres hurtigst muligt for at sikre en stabil driftssituation. Uanset dette vil Funktionsmangler opstå fra tid til anden, som medfører, at dele af Vandhuset på Panteren i Vordingborg ikke kan benyttes som planlagt. Side 8

9 Vordingborg Kommune opererer med en kategorisering af forskellige typer af Funktionsmangler, som grundlæggende reguleres ud fra samme princip. For at afspejle forskellige niveauer og kategorier af Funktionsmangler opereres der med forskellige fradrag. Vordingborg Kommune kategoriserer overordnet Funktionsmangler i tre kategorier som gennemgås nedenfor. Det er en forudsætning, at alle Funktionsmangler afhjælpes eller afhjælpende foranstaltninger foretages hurtigst muligt. De anførte responstider er således ikke en ramme, Vordingborg Kommune tillader udnyttet, hvis det er muligt at afhjælpe Funktionsmanglen hurtigere. Fradrag for Funktionsmangler kan foretages i Driftsbetalingen, dog ikke med et beløb større end Driftsbetalingen for kvartalet fratrukket forsyningsdelen. Størrelsen af fradraget for Funktionsmangler reguleres årligt jf. afsnit Kritiske Funktionsmangler Kritiske funktionsmangler er opgjort i Bilag 1 Tekniske krav og forudsætninger, afsnit 9.8 Fejlkatalog. For Kritiske funktionsmangler er der en responstid på 24 timer fra de er konstateret til udbedringen skal være gennemført. Derefter udløses et fradrag på kr pr. påbegyndt time indtil de er udbedret. I de tilfælde, hvor OPS-leverandøren ikke har haft mulighed for at forebygge funktionsmanglen eller på anden måde kan drages til ansvar for denne, er Vordingborg Kommune indstillet på, at der, i hvert tilfælde, aftales en rimelig responstid, således at der alene foretages et fradrag, såfremt den aftalte responstid ikke overholdes Delvist kritiske Funktionsmangler Delvist kritiske funktionsmangler er opgjort i Bilag 1 Tekniske krav og forudsætninger, afsnit 9.8 Fejlkatalog. For delvist kritiske funktionsmangler er der en responstid til udbedring på 48 timer fra de er konstateret til udbedringen skal være gennemført. Derefter udløses et fradrag på kr pr. påbegyndt time indtil de er udbedret. I de tilfælde, hvor OPS-leverandøren ikke har haft mulighed for at forebygge funktionsmanglen eller på anden måde kan drages til ansvar for denne, er Vordingborg Kommune indstillet på, at der, i hvert tilfælde, aftales en rimelig responstid, således at der alene foretages et fradrag, såfremt den aftalte responstid ikke overholdes Ikke kritiske Funktionsmangler Ikke kritiske funktionsmangler er opgjort i Bilag 1 Tekniske krav og forudsætninger, afsnit 9.8 Fejlkatalog. For ikke kritiske funktionsmangler er der en responstid til udbedring på 96 timer fra de er konstateret til udbedringen skal være gennemført. Derefter udløses et fradrag på kr pr. påbegyndt time indtil de er udbedret. Side 9

10 I de tilfælde, hvor OPS-leverandøren ikke har haft mulighed for at forebygge funktionsmanglen eller på anden måde kan drages til ansvar for denne, er Vordingborg Kommune indstillet på, at der, i hvert tilfælde, aftales en rimelig responstid, således at der alene foretages et fradrag, såfremt den aftalte responstid ikke overholdes Øvrige Funktionsmangler Eventuelle uenigheder om funktionsmangler håndteres af samarbejdsorganisationen som etableres af Vordingborg Kommune og OPS-leverandøren. Commented [DD1]: Disse afsnit bør opdateres når nyt fejlkatalog bliver tilgængeligt Såfremt der optræder funktionsmangler, som ikke kan opgøres i henhold til beskrivelserne i Fejlkataloget, må Vordingborg Kommune fastsætte et skønsmæssigt ulempefradrag herfor til efterfølgende behandling i samarbejdsorganisationen, såfremt der er uenighed om beløbets størrelse. Ulempefradraget skal fastlægges, således at der er proportionalitet mellem ulempefradraget for den pågældende funktionsmangler og fradraget for andre lignende funktionsmangler Registrering af Funktionsmangler Alle meddelelser om funktionsmangler skal registreres af OPS-leverandøren i en logbog. Logbogen skal vise registrerede funktionsmangler indenfor kategorierne med tidsangivelse, således at det fremgår om funktionsmanglen har medført fradrag eller er udbedret forinden. En Funktionsmangel kan alene registreres som én type funktionsmangel. Hermed menes, at f.eks. en ikke kritisk Funktionsmangel kan enten være dækket af 34 Vinduer fremstår ikke intakte i overfladen og giver ikke et pænt visuelt helhedsindtryk uden skader, ridser og tilsmudsninger eller 35 Oplukkelige vinduer kan ikke åbnes og lukkes, men der kan ikke opnås Funktionsmangel for begge punkter for det samme forhold, selvom beskrivelserne begge kan dække den givende Funktionsmangel. Senest 30 dage efter afslutningen af et kvartal fremsender OPS-leverandøren seneste kvartals logbog til Vordingborg Kommune. Vordingborg Kommune kan desuden til enhver tid kræve at se logbogen Justeret responstid Såfremt Funktionsmangler trods OPS-leverandøren effektive og professionelle indsats ikke kan udbedres inden for Responstiden, kan OPS-leverandøren vælge at fremsende skriftlig anmodning til Vordingborg Kommune om en ekstraordinær forlængelse af fristen for respons (Justeret responstid) på op til 7 dage. Anmodningen fremsendes snarest muligt og skal fremsendes før udløb af Responstiden. Den skriftlige anmodning skal indeholde oplysninger om: - Funktionsmanglens karakter, herunder hvilken/hvilke vitale komponenter, der er fejlbehæftet, og hvilken betydning dette har for Vandhusets drift. - OPS-leverandøren plan for udbedring af manglen. - Begrundet angivelse af forventet tidsforbrug til udbedringen af Funktionsmanglen, herunder eventuel dokumentation fra underleverandør i forhold til leveringstider af de nødvendige reservedele. Det forventede faktiske tidsforbrug anføres i hele timer. Side 10

11 Såfremt Funktionsmanglen ikke udbedres før udløbet af den Justerede responstid, udløses dagsbøder indtil Funktionsmanglen er udbedret. Dagsboden udgør kr per dag Afregning af funktionsmangler De registrerede funktionsmangler skal indgå i kvartalsbetalingen i det efterfølgende kvartal ift. det kvartal hvori logbogen fremsendes, dvs. funktionsmangler registeret i Q1 og anført i logbogen som sendes 30 dage inde i Q2, fradrages i betalingen for Q3 og så fremdeles. 7. Ophævelse af OPS-kontrakten Vordingborg Kommune kan ophæve Aftalen jf. OPS-kontraktens pkt Aftalens ophævelse i Driftsfasen Fradrag Såfremt Driftsbetalingen (fratrukket forsyningsdelen) som følge af fradrag for funktionsmangler i en samlet periode på 4 kvartaler i gennemsnit er blevet reduceret med mere end 50% kan Vordingborg Kommune ophæve Aftalen Bodspoint For hvert tilfælde af Funktionsmangel registreres der bodspoint. Der registreres fire bodspoint for kritiske funktionsmangler og to bodspoint for delvist kritiske funktionsmangler, mens der for ikke kritiske funktionsmangler ikke gives bodspoint. Der tildeles yderligere bodspoint for hver gentagende overskridelse af responsfristen jf. ovenfor. Uanset at funktionsmangler udbedres inden for responsfristerne, og dermed ikke påfører OPS-leverandøren et fradrag, medfører funktionsmangler altid bodspoint. Såfremt OPS-leverandøren registreres for samlet [500] bodspoint eller mere for funktionsmangler indenfor 8 på hinanden følgende kvartaler, kan Vordingborg Kommune ophæve Aftalen som beskrevet i Aftalen. 8. Fakturaspecifikation OPS-leverandøren er forpligtet til at foretage den løbende kvartalsvise fakturaspecifikation efter nedenstående skema. Driftsbetaling Driftsdelen Driftsdelens faste betaling Inflations tillæg på driftsdelens faste betaling Driftsdelens variable betaling Svømmehalsgæst i forudgående periode Gæstefaktor, før inflationsregulering Inflations tillæg gæstefaktor Gæstefaktor, efter inflationsregulering Driftsdelens variable betaling [..] antal Driftsdelen (summen af den faste og variable del) Vedligeholdsdelen Side 11

12 Vedligeholdelsesbetaling Inflations tillæg på driftsdelens faste betaling Vedligeholdsdelen Forsyningsdelen Mængde el (for et kvartal) [..] kwh Forudgående periodes elpris Betaling for el Mængde vand (for et kvartal) [..] m 3 Forudgående periodes vandpris Betaling for vand Mængde varme (for et kvartal) [..] MWh Forudgående periodes varmepris Betaling for varme Forsyningsdelen (i alt) Samlet Driftsbetaling for kvartal [..] i år 20[..] Forsyningsdelen reguleres årligt for realiserede udgifter i forbindelse med fakturering af 2. kvartal iht. foregående års betalinger af forsyningsdelen (el, vand og varme), hvorfor 2. kvartals faktura ligeledes skal indeholde nedenstående specifikation: Regulering, el Mængde el (for et år) Forudgående periodes elpris Realiseret elpris Forskel mellem elpriser Regulering for el for år [..] [..] kwh Regulering, vand Mængde vand (for et år) [..] m 3 Forudgående periodes vandpris Realiseret vandpris Forskel mellem vandpriser Regulering for vand for år [..] Regulering, varme Mængde varme (for et år) Forudgående periodes varmepris Realiseret varmepris Forskel mellem varmepriser Regulering for varme for år [..] [..] MWh Side 12

13 Samlet regulering forsyningsdelen i år [..] Fakturering skal ske under overholdelse af lov om offentlige betalinger m.v. (Lovbekendtgørelse nr. 798 af 28. juni 2007 om offentlige betalinger m.v. med senere ændringer) og de regler, der er udstedt eller udstedes med hjemmel i loven, herunder bekendtgørelse nr. 354 af 26. marts 2010 om brug af elektronisk afregning over for offentlige myndigheder. Side 13