4. Bestyrelseskonstituering... Fælles * Gennemgå strukturering samt godkendelse af udvalg... DV

Transkript

1 Bestyrelsesmøde Mødedato: Søndag den Mødested: Klublokalet Tidspunkt: 10:00 16:00 Mødetype: Bestyrelsesmøde nr. 01 Fortæring: & TL Tegnstyrer: KLC Kvaje slik:? Referent: TL Deltagere: Fraværende: Daniel Vest (), Tine Lind (TL), Kim Larsen Christensen (KLC), Iben Kiel (IK), Lisa B. Christensen (LC), Jesper Duus Nielsen (JDN) Erik Thomsen (ET) inviteres til møde kl. 15:00 Maria Grandt (MG) Dagsorden Åben/Lukket 1. Velkomst... bød hjertelig velkommen til den nye bestyrelse og ser frem til at samarbejde med bestyrelsen. Vi ser fremad i FTSF og glæder os til en spændende fremtid i FTSF. Alle bedes komme et kvarter før mødetid, så mødet kan starte til tiden fremover. 2. Godkendelse af dagsorden... Fælles Der er kommet nogle nye punkter til dagsordenen siden den blev sendt ud ellers ingen bemærkninger til dagsordenen. 3. Opfølgning af ekstraordinær generalforsamling... Fælles Referatet og vedtægter fra ekstraordinær generalforsamling er kommet. Et medlem blandede sig for meget i dirigentens arbejde. Vi er enige om, at medlemmet skal have besked om, at bestyrelsen fandt det forstyrrende. og TL sørger for besked. Usikkerhed omkring referatet fra ekstraordinær generalforsamling, bestyrelsen mener at forsamlingen gav deres godkendelse for, at vi kan tage kr. fra obligationerne og over til driftskontoen, men det står ingen steder i referatet. spørger Thomas Knapp og Christian Høybye. 4. Bestyrelseskonstituering... Fælles * Gennemgå strukturering samt godkendelse af udvalg... Vi gennemgik strukturen og de forskellige udvalg. Vi blev enige om at oprette to nye udvalg; medie udvalg og fest udvalg. Bestyrelsen vil prøve at spørge Maria Grandt til historisk udvalg/leder. Enighed om, at vi gerne vil have Tine M. Vest som aktivitetsleder, ejendomsleder Erik Thomsen, historisk udvalgs leder Maria Grandt, fanebærerudvalgs leder Gitte Antiller, Kioskudvalgs leder Bent Ove Christensen, cafeudvalgsleder Kim Aarosiin /Jesper Fløe/ Jesper Duus Nielsen. Regler for fanebærer udvalg tages op til næste møde, vi snakkede om der er visse regler for hvornår vi skal være synlige med vores flag. vil undersøge det. Der skal laves standards retningslinjer til alle udvalg under forretningsordenen, TL og kontakter de forskellige udvalgsledere og hører, om de er interesserede i posten. Inden de siger ja, ser vi helst, at de læser forretningsordenen igennem, forretningsordenen vil blive delt ud. I forretningsordenen vil der stå hvilke forventninger bestyrelsen har til udvalgslederne.

2 På hjemmesiden er der en side med informationer om bestyrelsesmedlemmer, der skal ændres på oplysninger på den side. vil arbejde videre med det, han kontakter bestyrelsen inden han lægger op på hjemmesiden. * Opgavefordelinger og udvalgenes kontaktpersoner... Udvalg pr. 28. oktober 2012: Aktivitetsudvalg; banko, hjemmeside, familieudvalg. Tovholder = LC Cafeudvalg; net cafe, festudvalg og fredags cafe. Tovholdere = JDN og KLC Ejendomsudvalg; vedligeholdelse af huset, udlejning mm. Tovholder = KLC Fanebærer udvalg. Tovholder = Festudvalg (ad hoc) Tovholder = TL Historisk udvalg. Tovholder = MG/TL Kioskudvalg. Tovholder = IK Medieudvalg; hjemmeside, Facebook, nyhedsbreve. Tovholdere = bestyrelsen * Faste bestyrelsesmøder... TL Vi vil afholde bestyrelsesmøde den 3. tirsdag i måneden, IK kan tirsdage i ulige uger. IK kan desværre ikke d. 20. november. Kommende bestyrelsesmøder: Tirsdag d. 20. november kl KLC ansvarlig for fortæring. Tirsdag d. 18. december kl LC ansvarlig for fortæring. Tirsdag d. 15. januar kl TL ansvarlig for fortæring. Tirsdag d. 26. februar kl IK ansvarlig for fortæring. Vi mødes søndag d. 3. februar 2013 kl. 10-?? og forbereder generalforsamling, der skal laves generalforsamling hæfte, printes ud mm. Alle deltager i generalforsamlingsweekenden d marts * Vagtturnusfordeling i lige uge... TL Af private årsager kan IK ikke deltage til foreningsaftener, men har indgået en aftale om, at hun tager alle kontortidsvagter i ulige uger sammen med et andet HB medlem. 14. november = TL + LC 28. november = KLC december = TL + KLC//LC 9. januar = LC + KLC 23. januar = + TL 6. februar = KLC + TL 20. februar = LC + 6. marts = TL + /KLC/LC * Kontortid... TL Der er fælles kontor tid for alle i november og december, onsdage kl I første omgang kun for bestyrelsen, dvs. uden suppleanter. Kontortid for januar-marts 2013: 2. januar = IK + KLC 9. januar = TL + LC - 2 -

3 16. januar = IK januar = KLC + LC 30. januar = IK + TL 6. februar = + TL 13. februar = IK + KLC 20. februar = + LC 27. februar = IK + TL 6. marts = KLC + LC 13. marts = IK + 5. Gennemgå vedtægter til orientering... gennemgik vedtægterne, vi skal være opmærksom på ændringerne: 9.1. og 9.2. Forskel på udvalg og afdeling; udvalgene er under bestyrelsens indflydelse og afdelingerne kører selvstændigt med eget årsmøde og de vælger deres egen ledelse. TL sender vedtægterne ud på mail. 6. Gennemgå forretningsorden til godkendelse... Vi gennemgik forretningsordenen og tilføjede nogle ændringer: at fremsende nyheder, som kan komme med i FTSFs nyhedsbreve 1 gang månedligt. Nyheder fremsendes til bestyrelsen senest d. 20. i måneden Ved modtagelse af , som kræver svar, skal der svares inden 2 hverdage Ved modtagelse af sms, som kræver svar, skal der svares inden 24 timer Ansøgninger om tilskud, udgifter eller lign. kan løbende indsendes til HB Ansøgninger omkring tilskud, udgifter eller lign. for det nye år skal være HB i hænde senest 1. november (gældende fra 2013) 9.3. Ved jubilæum i FTSF (25, 50 og 75 års medlemskab) sendes der et telegram pr. post Ved kontortid og foreningsaftens vagt ydes der fortæring til max. 60 kr. pr. person. Nyt paragraf: 12. Korrespondance Ved modtagelse af mail, som kræver svar, skal der svares inden 2 hverdage Ved modtagelse af sms, som kræver svar, skal der svares inden 24 timer. 7. Døves Idrætsklub FREMAD anmoder om optagelse som afdeling under FTSF... Enighed om, at vi vil optage FREMAD pr. dags dato uofficielt under FTSF frem til generalforsamlingen 2013, hvorpå vi i mellemtiden vil undersøge vores vedtægter. 8. LUKKET 9. IT / Elektronisk medie... * Hjemmeside / Facebook... TL - 3 -

4 TL fremlagde synspunkter på Facebook, der har været nogle problemer med siden, der er nogle medlemmer som ikke kan finde ud af at overholde den sobre tone og der har været nogle medlemmer, som har klaget over siden. Nogle var imod at lukke Facebook siden, da det er fremtiden, andre var for at det skulle lukke. Enighed om, at hjemmesiden skal forbedres væsentligt og med tiden lukker vi Facebook siden. Internt kursus om hjemmesiden; dato: onsdag d. 7. november 2012 kl på kontoret. Hjemmeside skal også deles op i ansvars områder. Det finder vi ud af med tiden. * Nyhedsbrev... TL TL fortalte om ideen med nyhedsbrev. Udvalgene har til d. 20 i måneden at indsende nyheder, nyhedsbrevet sendes ud den sidste fredag i måneden. * FTSF ... Individuelle mail adresser er lavet til bestyrelsen, LBCs mail adresse laves om. Suppleanter og udvalgsledere (aktivitetsudvalg, ejendomsudvalg og cafeudvalg) får også en FTSF mail adresse., TL og KLC får fuld licens til FTSF mail. Fuld licens er inkl. hovedmailen og udlejningskalender. * DDL s hjemmeside kursus... DDL tilbyder kursus i Aarhus søndag d. 18. november. KLC vil undersøge om han kan deltage. Resten kan ikke. 10. Julefrokost... TL Der er lavet opslag om julefrokosten. LC, KLC og TL kan deltage til julefrokosten. kommer senere på aftenen. Der skal søges 2 frivillige i køkkenet, TL får det med i nyhedsbrevet. TL sørger for mandelgaver. Enighed om, at cafeudvalget selv sørger for baren den aften, har de brug for hjælp, kan de spørge bestyrelsen. 11. Medlemsmøde den Vi dropper medlemsmødet og ændrer det til socialt samvær. Medlemsmødet tager vi til februar Generalforsamling TL Dirigent er fundet. Referent; kontakter Ole Rønne Christensen/Lene Hempel og spørger om de vil være referent. Vi vil invitere revisoren med til generalforsamlingen. 13. KTP / ledsagere / hjemmevejledere gratis til foredrag m.m.... TL Ved at bære ID-skilt, er der gratis adgang, men ikke til middage, arrangementer ude af huset mm. 14. DDL s repræsentantskabsmøde... TL og deltager fra FTSF. 15. Hvad er vores forventning til ejendomsudvalg... Vi forventer, at udvalget følger forretningsordenen. At de kommer med nyheder til nyhedsbrev, at de holder bestyrelsen orienteret om hvad der sker i ejendommen. Vi snakkede om mulighederne ved FTSF, kan vi rive væggen ned i klublokalet? Hvor er bære væggen? Der er forskellige forslag til hvordan vi river væggen ned, forslag til hvad vi gør med FTSF. Ideer omkring salg blev luftet, ideer til hvor vi skal have ny lokale henne blev luftet

5 16. Nyt fra udvalgene a. Aktivitetsudvalg.... b. Caféudvalg.... c. Ejendomsudvalg (kl. 15:00)... * Tovholder til ejendomsudvalget?...et KLC er tovholder til ejendomsudvalget. ET får forretningsordenen, når den er renskrevet. * Tøjbutik Mariann... Kuratoren er inde i sagen, så vi kan kun vente og høre fra kuratoren. Pt. er der sat skilte op om konkurssalg d november med op til 80 % rabat. Inventarerne i butikken er butik ejerens. Konkursbo har lejet lokalet for november måned. IK undrede sig over, hvorfor bestyrelsen ikke havde hørt i september måned om manglende husleje. har spurgt HE om det, men hun har endnu ikke svaret på dette spørgsmål, måske skyldes det ferie i september måned. Bestyrelsen finder det uacceptabelt, at der ikke er informeret fra starten af. Pr. 1. december er lokalet ledigt. HE har fundet ud af, at FTSF opkræver for dyrt husleje, ET er enig og mener, at FTSF burde udleje lokalet til en billigere husleje. Nuværende husleje er 11tusind inkl. moms, varme, vand mm. FTSF vil sætte prisen ned til 8tusind. Der er et problem med en nøgle til et ekstra lokale inde i butikken, nøglen eksisterer ikke pt. Konkursbo vil kontakte kuratoren og høre, hvor den manglende nøgle er. Vi kan ikke forvente at få huslejen for september og oktober samt varme regnskab. Det er omkring 26tusind. Det er en meget trist sag, men vi kan ikke gøre så meget andet end at vente og se hvad kuratoren kan gøre for os. Bestyrelsen får opgave til at lave annonce med udlejning. 240 kvm. inkl. kælderrum. KLC foreslår, at vi kontakter GP administration og spørger om en passende husleje. Forslag om at kælderlokale kun bliver det lokale som er under butikken og ikke de to lokaler som det er nu. * Fremtid med Tegnsprogshuset...ET Forskellige ideer blev luftet i flg. Bestyrelsens diskussion tidligere på dagen. ET foreslår til næste ejendomsudvalgs møde bliver de forskellige muligheder diskuteret og fremlagt til bestyrelsen. Evt. lave en tema dag med ejendomsudvalget samt bestyrelsen og efterfølgende et medlemsmøde. * Adgang til kontor... Kopimaskine ødelagt, penge forsvinder fra pengekassen i kontoret. ET foreslår, at vores kontor skal lejes ud, så vi får lidt indtægt, hvis ikke vi kan få lejet butik Mariann ud. Bestyrelsen er bange for, at det kan være svært at leje kontoret ud på grund af den økonomiske situation i Danmark. Der er mange, som har nøgle til kontoret. Nøgle til pengeskabet ændres, således at B-nøgle fortsat kan benyttes til kontoret. Nøgle til pengeskabet bliver kun bestemte personer, som får nøglen. *LUKKET * Kopimaskine + serviceaftale kr. kvartal koster serviceaftalen. Syddansk Tolkeservice lavede en aftale med Canon om leje kontrakt under FTSFs navn, derfor kan vi ikke opsige leje kontrakten. Forslag om at kontakte revisoren og høre om der kan findes en løsning, evt. lukke CVR nummeret og oprette nyt? kontakter revisor

6 Der kommer en tekniker mandag d. 29. oktober 2012 kl. 8 og kigger på kopimaskinen. deltager. * 3U kælderrum... 3U deler kælderrum med FTSF, hvor vi har en fryser stående. 3U har anmodet om at få lokalet for sig selv. Bestyrelsen tager beslutning om, at fryseren skal fjernes. 3U får lov til at anvende kælderrummet for sig selv, vi snakkede om at 3U kunne godt betale et symbolsk beløb for leje, idet de ikke hører under FTSF. Fx 500 kr. om året. * Fritagelse af betaling af leje... Et medlem har søgt om fritagelse af betaling af leje til marts stemmer for, 1 blank. giver medlemmet besked. * Diverse nyt... Fælles ET opfordrer KLC til at gennemgå regnskabet for ejendommen kvartalvis, så vi får en føling af hvordan det ser ud med økonomien. ET, og KLC vil afholde et møde omkring økonomien. d. Fanebærerudvalg... e. Historiskudvalg... f. Kioskudvalg Nyt fra afdelinger a. Døves Idrætsklub FREMAD... b. Tegnsprog CI... c. Whist Næste møde... TL Tirsdag d. 20. november. KLC sørger for fortæring. Korrespondance liste: Skrive mail til et medlem vedr. ekstraordinær generalforsamling Kontakte Thomas Knapp og Christian Høybye vedr. referat fra E.O.GF Undersøge fanebærer regler Kontakte udvalgsledere Arbejde videre med info til hjemmesiden Sende vedtægter pr. mail Undersøge vedtægterne i forb. med FREMAD Internt kursus om hjemmesiden/ d. 7. november kl TL + TL TL Alle Alle

7 Undersøge om han kan deltage i Aarhus d. 18. november Deltage til julefrokosten Købe mandelgaver Kontakte Ole Rønne Christensen/ Lene Hempel Invitere revisor til generalforsamling Deltage til DDL s repræsentantskabsmøde Lave annonce til udlejning af det ledige lokale Ændre nøgle til pengeskabet Kontakte revisor vedr. CVR nummeret Deltage til tekniker besøg fra Canon Kontakte 3U vedr. kælderrum Besked til medlem om fritagelse af lokaleleje Møde om økonomien med Erik Thomsen Sørge for fortæring til næste møde KLC TL + LC + KLC TL + TL Alle + KLC KLC Suppleanter er velkomne til at deltage til bestyrelsesmøde, dog har suppleanter ingen stemmeret, kun taleret