VIRKSOMHEDSPLAN FOR ØRESUNDDIREKT KØBENHAVN 2014 VIRKSOMHEDSPLAN FOR ØRESUNDDIREKT DANMARK 2014 GODKENDT

Transkript

1 VIRKSOMHEDSPLAN FOR ØRESUNDDIREKT KØBENHAVN 2014 VIRKSOMHEDSPLAN FOR ØRESUNDDIREKT DANMARK 2014 GODKENDT 1

2 VIRKSOMHEDSPLAN FOR ØRESUNDDIREKT DANMARK KØBENHAVN VIRKSOMHEDSPLAN FOR ØRESUNDDIREKT DANMARK INTRODUKTION 2. VISION 3. MISSION 4. STRATEGI 5. FASTE DRIFTSOPGAVER 6. UDVIKLINGSOPGAVER MÅL OG SUCCESFAKTORER 8. ORGANISATION

3 VIRKSOMHEDSPLAN FOR ØRESUNDDIREKT DANMARK KØBENHAVN INTRODUKTION Øresunddirekt Danmark er en webbaseret informationstjeneste, som formidler information til borgere og virksomheder i Øresundsregionen. Via et tæt samarbejde med blandt andet SkatØresund, Skatteverket, Pensionsstyrelsen, Københavns Kommune, Försäkringskassan og Arbetsförmedlingen driver Øresunddirekt Danmark webportalerne oresunddirekt.com og oresunddirektbusiness.com. Øresunddirekt Danmark understøtter desuden samarbejdet mellem myndigheder på tværs af sundet og samarbejder med Informationscentret Øresunddirekt i Malmö, hvor en række svenske myndigheder tilbyder telefonisk, elektronisk og personlig borgerbetjening. Øresunddirekt Danmark understøtter også Øresundskomiteen og Grænserådets arbejde med at identificere grænsehindringer. Øresunddirekt Danmark har desuden en særskilt aftale med Nordisk Ministerråd, der bla. indebærer samarbejde om information og rapportering af grænsehindringer. Øresunddirekt, som har eksisteret siden Øresundsbrons åbning i juli 2000, blev grundlagt på baggrund af regeringsrapporten Øresund - en region bliver til fra Rapporten konkluderede, at en gennemgående barriere for integration i Øresundsregionen var manglende information og kommunikation til borgere og virksomheder fra den offentlige forvaltning. Øresunddirekt blev derfor sat i søen som bindeled mellem regionens myndigheder og regionens borgere og virksomheder. Øresunddirekt Danmark er organisatorisk en enhed under Öresundskomiteen. Organisationen i Danmark finansieres af Region Hovedstaden, Region Skåne, SKAT, Nordisk Ministerråd og Erhvervsog Vækstministeriet.

4 VIRKSOMHEDSPLAN FOR ØRESUNDDIREKT DANMARK KØBENHAVN VISION Øresunddirekt Danmarks vision er at være den førende informationsportal i Øresundsregionen i forhold til at levere myndighedsinformation til borgere og virksomheder, der ønsker at agere på tværs af sundet. 3 MISSION Øresunddirekt Danmark skal levere relevant offentlig information, fra neutral position, til borgere der ønsker at arbejde, flytte eller studere samt til virksomheder, der ønsker at agere på tværs af Øresund. Derudover skal Øresunddirekt Danmark fremme samarbejdet mellem sagsbehandlere og myndigheder i regionen.

5 VIRKSOMHEDSPLAN FOR ØRESUNDDIREKT DANMARK KØBENHAVN STRATEGI Øresunddirekt Danmarks arbejde har stor relevans for en række andre aktører i regionen. Organisationen har derfor som et strategisk mål, at kortlægge snitfladerne med eksterne aktører og herigennem afsøge mulighederne for dels at samarbejde på relevante områder, dels at skaffe eksterne midler til konkrete projekter. Derudover kræver realiseringen af Øresunddirekt Danmarks vision en strategisk indsats på følgende områder i 2014: INFORMATION Levering af relevant, tilgængelig og aktuel information til borgere og virksomheder suppleret med en udviklingsorienteret tilgang til formidling af organisationens informationsydelser. POSITIONERING Udvikling og optimering af samarbejdet med myndigheder, sagsbehandlere, jobcentre og erhvervsaktører i Øresundsregionen. Fokus på identificering af de informationsområder, hvor Øresunddirekt kan tilføre informationsmæssig merværdi. Øresunddirekt Danmark arbejder derudover aktivt på at finde nye samarbejds- og finansieringspartnere. MARKEDSFØRING Øget udbredelse af kendskabet til Øresunddirekt Danmarks informationsydelser.

6 VIRKSOMHEDSPLAN FOR ØRESUNDDIREKT DANMARK KØBENHAVN FASTE DRIFTSOPGAVER 2014 For at drive virksomheden Øresunddirekt Danmark fremad er det vigtigt at forholde sig strategisk til arbejdsprocesser, drift og rutinemæssige opgaver. En vigtig del af Øresunddirekt Danmarks driftsopgaver knytter sig til webportalernes indhold, hvis målsætning er at være unikt, handlingsanvisende og af høj kvalitet. I bestræbelserne på bedst muligt at opfylde dette, skal der i 2014 arbejdes med at udvikle og effektivisere eksisterende arbejdsmetoder og driftsopgaver. I 2014 vil Øresunddirekt Danmark intensivere arbejdet med at positionere organisationen i forhold til eksterne aktører. Målet er at udbrede kendskabet til organisationen, udvikle de naturlige snitflader og bidrage til den fortsatte udvikling af regionen. Virksomheden Øresunddirekt Danmark i København bygger på at følgende faste driftsopgaver udføres løbende: OPDATERING OG TILPASNING AF INDHOLDET PÅ WEBPORTALERNE Dialog og samarbejde med myndigheder i Danmark og Sverige om konkrete informationsprodukter Opdatering og tilpasning af eksisterende information Udfærdigelse af udkast og kommunikativ kvalitetssikring af produkterne Sikring af validering fra relevante myndigheder Oversættelse af det endelige produkt Arbejde i CMS med al information på webportalerne Rettelse af links Analyse af webstatistik Udførelse af brugerundersøgelser VIDENSNETVÆRK Afholde møder med erhvervsaktører i Sverige og Danmark Afholde udviklingsworkshops med relevante aktører fra Øresunddirekt i Malmø Afholde møder med Arbejdsgruppen for Informationscentret i Malmø Afholde møder med myndigheder i regionen. ØVRIGE INFORMATIONSYDELSER Udarbejdelse af informationsprodukter, fx film, markedsføringsmateriale, grafiske produkter Oplæg og præsentationer ADMINISTRATION Budgetstyring Dialog med leverandører Deltagelse i fælles aktiviteter med søstersekretariatet

7 VIRKSOMHEDSPLAN FOR ØRESUNDDIREKT DANMARK KØBENHAVN UDVIKLINGSOPGAVER 2014 Øresunddirekt Danmark tilstræber at levere relevant, tilgængelig og aktuel information til borgere og virksomheder, suppleret med en udviklingsorienteret tilgang til digitale informationsydelser. For på bedst mulig måde at kunne møde borgernes og virksomhedernes behov, når det handler om offentlig information i Øresundsregionen, vil Øresunddirekt Danmark i løbet af 2014 undersøge et antal mulige udviklingsspor, som kan lede frem til forbedrede informationsydelser. Herunder skitseres de forskellige initiativer, som Øresunddirekt Danmark vil arbejde med i Bemærk, at der kun er tale om kvalificerede estimater. I flere tilfælde er det først muligt for leverandører at give en eksakt pris, når der foreligger en mere detaljeret projektbeskrivelse. ENGELSK VERSION AF ORESUNDDIREKT.COM Udvikling af engelsksproget undersite på oresunddirekt.com Øresunddirekt fik i 2013 lavet en analyse af behovet for engelsksproget information til grænsependlere i Øresundsregionen. Rapporten konkluderer, at der er et behov, omend det er vanskeligt at fastslå omfanget præcist. Rapporten peger derudover på tre forskellige løsningsmodeller, hvoraf den ene er en ren informationsmodel. Denne kunne tænkes at bestå i en oversættelse af centrale tekster. Behovet for engelsksproget information forstærkes af etableringen af ESS og MAX IV i Lund. Det nye forskningsanlæg vil tiltrække et betragtligt antal internationale forskere med følge. En del af disse forventes at blive grænsependlere i Øresundsregionen, hvorved de bliver en målgruppe for Øresunddirekts aktiviteter. Estimerede udgifter: kr. Der skal udvikles og implementeres en ny indgang til et nyt undersite med engelsk information. Udover udgifter til teknisk udvikling og implementering er det afgørende, at de relevante myndigheder på begge sider af sundet bidrager med oversættelsesbistand.

8 VIRKSOMHEDSPLAN FOR ØRESUNDDIREKT DANMARK KØBENHAVN ØRESUNDDIREKTBUSINESS AWARD 2014 Øresunddirekt har instiftet en pris, målrettet erhvervslivet i Øresundsregionen. Målet er at fremhæve mulighederne for at lave business i regionen - på tværs af sundet. Prisen vil præmiere og hylde en lille eller mellemstor virksomhed, der har haft succes med at lave business på tværs af sundet. Prisen uddeles i samarbejde med Øresunddirekt Sverige og er dermed også et initiativ, der styrker organisationens samlede sammenhængskraft. Til at finde vinderen er der nedsat en jury med deltagelse af både danske og svenske erhvervsorganisationer og virksomheder. Der er derudover lavet aftaler med Øresundsbroen, som bl.a. betyder, at prisen vil blive uddelt på Øresund Business Meeting i November, der har omkring 200 deltagere. Øresunddirekt har brug for at markedsføre businessportalen og ønsker derudover at skabe opmærksomhed på regionens muligheder for små og mellemstore virksomheder. Estimerede udgifter: kr. GRAFISK KOMMUNIKATION Nogle områder er vanskelige at kommunikere qua deres kompleksitet. Det vil derfor nogle steder være en fordel, hvis man kunne underbygge informationen via grafiske virkemidler. Der skal derfor hyres en grafiker på konsulentbasis til at illustrere relevante artikler. På oresunddirekt.com formidles informationer, der ganske ofte er vanskeligt forståeligt. Det vil derfor forbedre brugeroplevelsen og forståelsen - hvis der i højere grad blev arbejdet med grafisk kommunikation. Estimerede udgifter: kr.

9 VIRKSOMHEDSPLAN FOR ØRESUNDDIREKT DANMARK SPØRG EKSPERTEN-FUNKTION PÅ ORESUNDDIREKTBUSINESS.COM Øresunddirekt Danmark undersøger muligheden for at opbygge en webbaseret spørg eksperten funktion, hvor regionens virksomheder har mulighed for at få svar på simple spørgsmål om reglerne i det andet lande indenfor områderne etablering, salg og handel samt rekruttering. Virksomhederne vil have stor gavn af kunne stille konkrete spørgsmål relateret til det at lave forretning på tværs af Øresund. Funktionen vil derudover give vigtig information til redaktionen om, hvilke emner der skal belyses. Estimerede udgifter: kr. Derudover vil det kræve at relevante eksperter er villige til at yde denne service uden beregning. Øresunddirekt er i kontakt med aktører, men der er endnu ikke lavet konkrete aftaler. IMPLEMENTERING AF FUNKTIONER FRA JOB & UD- DANNELSE Interreg IV projektet Job og Uddannelse slutter i løbet af Øresunddirekt har været i dialog med projektet omkring videreførelse af forskellige elementer fra projektets hjemmeside, der bliver lukket ned i forbindelse med projektets afslutning. Projektet har i projektperioden udviklet forskellige funktionaliteter, som har været populære blandt andet hos regionens jobcentre og jobvejledere. Det vil derfor have en værdi, at disse funktioner ikke forsvinder med afslutningen af Job og Uddannelse projektet. Estimerede udgifter: til teknisk overføring af indhold. Job og Uddannelse portalen er programmeret i et andet CMS end det Øresunddirekt bruger. Det betyder med stor sandsynlighed, at man ikke blot kan flytte indholdet, men at der skal programmeres fra bunden. En overtagelse forudsætter derudover, at der laves en formel samarbejdsaftale med de parter, der leverer data til sitet - fx. Arbejdsmarkedsstyrelsen. Der er lavet aftale om, at Job & Uddannelse dækker alle udgifter forbundet med projektet.

10 VIRKSOMHEDSPLAN FOR ØRESUNDDIREKT DANMARK KØBENHAVN INTERREG OM PENSIONER I ØRESUNDS-REGIONEN Øresunddirekt tog i 2013 initiativ til at stable et forstudie på benene i Interreg regi. Region Skåne, Öresundskomiteen og Øresunddirekt SE bidrager med midler og medarbejderressourcer i projektet. Under forudsætning af, at projektet bliver godkendt af Interreg, vil projektet blive iværksat i første halvdel af Alt afhængig af resultaterne af forstudiet er det muligt at projektet vil blive efterfulgt af et egentlig Interreg projekt med deltagelse af en bred kreds af offentlige og private deltagere. Øresunddirekt vil følge et sådant Interreg projekt nøje og deltage i relevant omfang. Pensionsområdet er et område som har stor betydning både samfundsmæssigt og for den enkelte borger. Det er samtidigt et område, som er svært forståeligt selv i en national kontekst. Øresunddirekt vil sikre at informationsindsatsen for pendlerne opgraderes, sådan at pensionsforholdene ikke bliver en hæmsko for udviklingen af regionen. Estimerede udgifter: kr. til forstudiet. Midlerne er afsat i 2013 og vil derfor blive periodeoverført i regnskabet til brug i JOBMESSE FOR UNGE Øresunddirekt vil sammen med Öresundskomiteen deltage på Careerdays, som afholdes 17. oktober i Malmø. Careerdays er en jobmesse målrettet unge nyuddannede Unge nyuddannede er ganske mobile og har historisk set været flittige øresundspendlere. Der er derfor tale om en kernemålgruppe for Øresunddirekt Estimerede udgifter: kr.

11 VIRKSOMHEDSPLAN FOR ØRESUNDDIREKT DANMARK KØBENHAVN MARKEDSFØRING For at sikre synlighed og genkendelighed er det nødvendigt at markedsføre organisationen i forskellige medier og på forskellige platforme. Markedsføringen skal sikre, at Øresunddirekts målgrupper har viden om, at de kan få gratis og kvalitetssikret information om regler og konsekvenser forbundet med at arbejde i eller flytte mellem de to lande. Udover traditionel markedsføring arbejder Øresunddirekt aktivt med at pleje samarbejdsrelationer til relevante interessenter og myndigheder højt. Markedsføringsindsatsen vil blive koordineret med Øresunddirekt Sverige. Estimerede udgifter: kr. TRYKTE MATERIALER Øresunddirekt Danmark udvikler og distribuerer informationspjecer relateret til organisationens mission. I 2012 udviklede Øresunddirekt Danmark en pjece målrettet danskere der ønsker at arbejde på den svenske side. Dette er en forholdsvis ny målgruppe, som har et stort informationsbehov. Der er lavet en aftale med jobcentrene i København og Helsingør om at de distribuerer pjecen til relevante ledige og ved særlige arrangementer. Udover at understøtte organisationens mission fungerer pjecerne som markedsføring af organisationen. Estimerede udgifter: kr. SEARCH ENGINE OPTIMIZING (SEO) Øresunddirekt vil i 2014 fortsat arbejde med at optimere de enkelte hjemmesider både teknisk og redaktionelt med henblik på at opnå bedst mulig ranking på fx Google. Det er vigtigt, at borgerne finder oresunddirekt.com, når de har brug for viden om at pendle, flytte, studere osv. i Øresundsregionen. Øresunddirekt har i 2013 arbejdet på at forbedre organisationens ranking, men der er fortsat potentiale til at ranke bedre i diverse søgemaskiner på nettet. Estimerede udgifter: kr.

12 VIRKSOMHEDSPLAN FOR ØRESUNDDIREKT DANMARK KØBENHAVN INTEGRERING AF REJSEPLAN - UDGÅR Øresunddirekt vil integrere et værktøj, som brugerne kan bruge til at udarbejde rejseplaner mellem de to lande. Et sådan værktøj findes allerede som del af Rejseplanen. Et alternativ er en Google løsning. Brugerne får en mere komplet oplevelse på oresunddirekt.com, når de i forvejen er derinde for at læse om for eksempel jobmuligheder, er det et oplagt next step at forholde sig til, hvor lang tid, det egentlig tager at komme til/fra Sverige. Estimerede udgifter: kr. NYE BILLEDER TIL ORESUNDDIREKT.COM - UDGÅR Øresunddirekt vil have lavet et nyt billedarkiv til brug i grafiske materialer, markedsføring, webben osv. Et eget billedarkiv giver en ensartet stil, som giver organisationen en identitet og genkendelighed. Det er derudover nødvendigt at skifte billeder ind i mellem. Dels af hensyn til de medvirkende modeller dels for at bevare en visuel friskhed. Estimerede udgifter: kr. Opgaven kan eventuelt løses billigere ved at en fotostuderende løser opgaven som en del af sit studie. UDVIKLING AF BOLIGVISNINGSSIDERNE - UDGÅR Øresunddirekt vil lave samarbejdsaftaler med en dansk og en svensk boligportal. Målet er, at man fra vores boligsider på oresunddirekt. com kan se et kort med huse, lejligheder, sommerstugor osv. Som tillæg kan man supplere med Googles rutevejledning, sådan at brugeren, der har fundet en bolig på den anden side af sundet, kan beregne pendlertid- og afstand. Funktionen vil være en interaktiv udbygning af vores nuværende tilbud til brugerne indenfor Flytte-området. Funktionen vil give en merværdi og dermed er det også sandsynligt, at siderne om boliger ville blive mere attraktive for brugerne og generere flere brugere. Estimerede udgifter: kr. Det er en forudsætning, at der bliver lavet aftale med relevante boligportaler om adgang til deres APIer.

13 VIRKSOMHEDSPLAN FOR ØRESUNDDIREKT DANMARK KØBENHAVN MÅL OG SUCCESFAKTORER Øresunddirekt Danmark arbejder for konstant at levere en god service til de borgere og virksomheder, der agerer på tværs af landegrænsen. Det er derfor vigtigt, at borgere og virksomheder oplever, at de to informationsportaler giver relevant, aktuel og letforståelig information, der afspejler det konkrete informationsbehov. Det er Øresunddirekt Danmarks målsætning: At brugerne er tilfredse med organisationens ydelser At organisationens ydelser afspejler og dækker brugernes informationsbehov At portalerne fremstår som et moderne og brugbart medie Disse målsætninger er inkorporeret i Øresunddirekts handlingsplan for Det er derfor et afgørende succeskriterium at organisationen både varetager de løbende driftsopgaver og gennemfører de skitserede udviklingsopgaver under hensynstagen til medarbejderressourcer og økonomi. Krisen har kunnet mærkes i Øresundsregionen, hvor bl.a. pendlertallet har været faldende de sidste par år. Dette har også har kunnet ses på Øresunddirekts brugertal, som er sensible overfor de økonomiske konjunkturer. Øresunddirekts besøgstal stabiliserede sig imidlertid i 2013, hvor der kunne konstateres en 3 % stigning. Med udgangspunkt i en forventning om, at den økonomiske samfundsudvikling langsomt er på vej i en positiv retning og ikke mindst som konsekvens af de gennemførte udviklingsaktiviteter i 2013 og 2014 forventes besøgstallet at stige med yderligere 15 % i I 2014 arbejder Øresunddirekt med følgende succeskriterier: Indholdet skal være opdateret og valideret Der skal føres en kontinuerlig dialog med brugerne om indholdet Der skal afholdes 2-3 netværksmøder Der skal gennemføres minimum 6-7 af de skitserede udviklingsprojekter Øresunddirekts portaler havde i bruger pr. måned i snit. I 2014 forventes brugertallet at stige med 15 %.

14 VIRKSOMHEDSPLAN FOR ØRESUNDDIREKT DANMARK KØBENHAVN ORGANISATION Øresunddirekt ønsker at være en attraktiv arbejdsplads. Det er derfor nødvendigt med et stadigt fokus på dels medarbejdernes trivsel dels organisationens mål og midler. Målet er at oparbejde effektive og tilfredsstillende rutiner for organisationen såvel som medarbejderne. I 2014 skal der arbejdes med følgende områder: STRUKTUREREDE ARBEJDSPROCESSER På baggrund af styregruppens behandling af de skitserede udviklingsaktiviteter, skal der i starten af 2014 udarbejdes en tydelig tidsplan for udførelse af aktiviteter, projekter og kerneprocesser. Målet er at både leder og medarbejdere får en tydelig indsigt i, hvilke aktiviteter og målsætninger organisationen arbejder med i Dette skal understøtte medarbejdernes daglige arbejde samt sikre at organisationen har et tydeligt styringsinstrument. TYDELIG ANSVARSFORDELING For at realisere målsætningerne for Øresunddirekt i 2014 er det nødvendigt, at medarbejderne har nogle klart definerede ansvarsområder og målsætninger. Dette skal sikre, at den enkelte medarbejder har retningslinjer at tilrettelægge sit arbejde efter og at organisationens medarbejderressourcer benyttes bedst muligt. EVALUERINGER OG MÅLOPFØLGNING Øresunddirekt vil også i 2014 arbejde med at forankre faste procedurer for evalueringer af aktiviteter, projekter og kerneprocesser. Målet er, at organisationen får nogle styringsredskaber og målbare succeskriterier, som kan bruges med henblik på at effektivisere processer og arbejdsrutiner samt fungere som et nyttigt læringsredskab. TRIVSEL OG UDVIKLING I forlængelse af et øget fokus på tilrettelæggelsen af arbejdsopgaver og rutiner samt fokus på organisations mål og midler er det vigtigt, at medarbejderne oplever en høj grad af trivsel og tilfredshed med at arbejde på Øresunddirekt. Der skal derfor sættes fokus på den enkelte medarbejders behov i forhold til at nå organisationens målsætninger. Organisationen skal derfor understøtte den enkelte medarbejders faglige og personlige udviklingsmål.

15 VIRKSOMHEDSPLAN FOR ØRESUNDDIREKT DANMARK KØBENHAVN ØRESUNDDIREKT DANMARK/SVERIGE Øresunddirekt Sverige - Informationscentret i Malmö - er en central samarbejdspartner. I 2013 blev der udarbejdet en formel samarbejdsaftale mellem de to kontorer. Der er ydermere indledt en proces om i fællesskab at udarbejde en kommunikationsplan, der på et mere konkret plan udstikker rammerne for Øresunddirekts kommunkationsindsats herunder kommunikation med omverdenen. Kommunikationsplanen forventes at blive lavet færdig i starten af De to kontorer vil i 2014 styrke samarbejdet gennem en stadig udvikling af dialog og samarbejde. Det er således målet, at der i løbet af 2014 arrangeres en række workshops med deltagelse af medarbejdere fra begge sider. Målet er at forstærke båndet mellem de to kontorer, videndele, udveksle erfaringer og ideer.

16 VIRKSOMHEDSPLAN FOR ØRESUNDDIREKT KØBENHAVN