Bilag 2 til fællesmøde 186, punkt 6. Serviceaftale Kløvermarken

Transkript

1 Serviceaftale Kløvermarken april 2012

2 DDO, COWI. Serviceaftale Kløvermarken side 2

3 Serviceaftale 2012 Serviceaftalen er en aftale om og et overblik over den service, der udføres i jeres afdeling, og de ressourcer der skal til for at levere denne service. Servicen består af de ydelser eller opgaver, driften udfører for afdelingen. I serviceaftalen har afdelingen mulighed for at ændre hyppigheden eller kvaliteten af de ydelser, der udføres i afdelingen. Afdelingen kan vælge at nedjustere eller opjustere de konkrete arbejdsopgaver, afdelingen får udført. Serviceaftalen kan én gang om året rettes til efter afdelingens ønsker i forbindelse med markvandringen eller på budgetmødet med afdelingsbestyrelsen. Serviceaftalen er et redskab for afdelingsbestyrelsen, når man taler med driften om pasningen af området, når man skal forklare driftsbudgettet på afdelingsmødet, og når man skal se på budgettet for de kommende år i afdelingen. Målet er at skabe større gennemsigtighed, så afdelingsbestyrelserne fremover kan»se varerne på hylderne«og se, hvilke ydelser og hvilken pleje de kan vælge til eller fra. Serviceaftalen er opdelt i tre farveopdelte afsnit: 1. Variable ydelser (grøn): Her har afdelingerne stor medindflydelse med mulighed for nedjustering eller opjustering af de beskrevne opgaver og ydelser og med mulighed for at få tilføjet nye ønsker til ydelser og service fra driften. 2. Minimumsydelser (gul): Minimumsydelserne indeholder aktiviteter, som er påbudt ved lov eller bekendtgørelse m.v., eller ydelser, som 3B s organisationsbestyrelse har fastsat som obligatoriske for alle afdelinger. De beskrevne ydelser kan derfor ikke nedjusteres, kun opjusteres. 3. Faste ydelser (rød): Faste ydelser er ydelser, hvor serviceniveauet som udgangspunkt hverken kan reguleres op eller ned. De kan dog variere fra afdeling til afdeling og kan fx være ydelser, som er underlagt en gårdlaugsaftale, ejerforeningsoverenskomst m.m. Det kan også være ydelser, som afdelingen i henhold til lov eller bekendtgørelse m.v. er forpligtet til at få udført i et nøje beskrevet omfang. Afdelinger, der har indgået en såkaldt»samarbejdsaftale«med andre afdelinger, vil i deres serviceaftale få vist symbolet med hængelåsen. Symbolet med hængelåsen viser, at posten er»lukket«for ændringer, medmindre afdelingen laver nye, skriftlige samarbejdsaftaler eller foretager en opsigelse af eksisterende samarbejdsaftale. Samarbejdsaftalen regulerer blandt andet, hvordan medarbejdere, der betjener flere afdelinger, skal fordele deres tidsforbrug mellem de pågældende afdelinger. Dette sætter nogle begrænsninger på den enkelte afdelings mulighed for at ændre serviceniveau på de forskellige ydelser, som driften udfører for afdelingen. Hvis afdelingen vælger en anden standard end den, der er beskrevet i skabelonen, markeres det i oversigten med en stjerne. På den måde kan afdelingsbestyrelsen sammenligne skabelonen med deres serviceaftale. Serviceaftale Kløvermarken side 3

4 Indholdsfortegnelse Serviceaftale Indholdsfortegnelse... 4 Hvad får vi for pengene og hvor kan vi få medbestemmelse?... 5 Hvad indeholder de variable ydelser?... 5 Hvad indeholder minimumsydelserne?... 9 Hvad indeholder de faste ydelser? Serviceaftale Kløvermarken side 4

5 Hvad får vi for pengene og hvor kan vi få medbestemmelse? Boligforeningen 3B s serviceaftale en minimumsstandard og en oversigt over driftsopgaver. Hvad indeholder de variable ydelser? 1. Beboerhaver Efter aftale med bestyrelsen: Være behjælpelig med havearbejde.. 2. Beboerlokaler Udarbejdelse af lejekontrakt, opkrævning af leje og depositum, gennemgang og optælling af service efter udlejning, afregning med lejer efter brug af lokalet, opfyldning af manglende service, udskiftning af defekte pærer, kontrol af nødbelysningsanlæg og lyddæmpningsanlæg, oprydning og lettere reparationer af fast inventar efter brug. Opsætning og oprydning af borde og stole i forbindelse med afholdelse af afdelingsmøder. Aflæsninger af diverse målere. 3. Beboerservice i boligen Fx mindre reparationsopgaver som at udskifte perlatorer, svingtude, rense afløb, reparere cisterner, justere og smøre vinduer, udskifte pærer og ovnpakninger på komfurer, udskifte pærer og filtre i emhætter, justere låger på køkken- og andet skabsinventar efter behov. Opsætning og nedtagning af fugtloggere, besigtigelse af formodede bygningsskader, skimmelangreb m.m. 4. Beboerservice ved særligt behov Hjælp til beboere, som fx ikke selv kan aflæse målere, rense afløb eller udskifte pærer efter behov. 5. Belysning 2 gange månedligt: Kontrol og udskiftning af pærer ved manglende lys. 6. Blomsterkummer 8 gange årligt: Afpudsning af visne blomsterstande. 1 gang årligt: I foråret plantes efter behov, og kummerne gøres rene. Der vandes i tørre perioder. 7. Borde og bænke 3 gange årligt: Borde og bænke gennemgås for hærværk og defekte dele, og små reparationer udføres. 1 gang årligt: Ind- og udtagning af borde og bænke samt afvaskning af snavs og alger. 8. Bunddækkende buske 1 gang årligt: Kanter trimmes. Ukrudt må ikke blive højere end bunddækken. Serviceaftale Kløvermarken side 5

6 9. Buske 1 gang årligt: Frirumsbeskæring, fjerne uønsket opvækst og klippe/beskære ved foryngelsesbeskæring. Ukrudt må max blive 20 cm. 10. Cykler 1 gang årligt: Beboervarsling, indsamling og bortskaffelse af cykler. 11. Døre og vinduer 1 gang årligt: Afdelingens døre og vinduer på fællesarealerne gennemgås, og de smøres og justeres efter behov. 12. Ekstraordinær service Fx udskiftning af toilet, spejl og andre større arbejdsopgaver efter behov. Eksternt firma. 13. Flagstænger 1 gang årligt: Rense for alger og tjekke for slitage af snor og vimpel. 14. Frugttræer og -buske 3 gange årligt: Opsamling af frugt. Beskæring af grene og vildskud, som er generende for trafikken og den daglige færden, fjernes efter behov. Beskæringsarbejde forsøges udført i juli måned. 15. Granitskærver og søsten 1 gang månedligt: Sten jævnes ud. Ukrudt må max blive 5 cm. 16. Græs med ekstra pleje Ca. 24 gange årligt klippes græsset. Græsset må max blive 9 cm. 4 gange årligt: Klippe rundt om stolper m.m. 2 gange årligt: Gøde. 1 gang årligt: Afstikke kanter. 17. Hække 1 gang årligt: I juli måned klippes hække, og alt afklip fjernes. Uønsket opvækst fjernes ved opgravning. Ukrudt må max blive 10 cm. Hække, som grænser op til anden ekstern nabo, klippes efter hegnslovens regler i en højde af 200 cm, medmindre andet er skriftligt aftalt. 18. Ikke planlagte opgaver Ad hoc Denne post er til alle de uforudsete opgaver, som kommer i løbet af året i afdelingen. Serviceaftale Kløvermarken side 6

7 19. Juletræer m.m. Opsætning af juletræ(er) og lyskæder i november måned og nedtagning og bortskaffelse primo januar. 20. Klatreplanter 1 gang årligt: Beskæring og frirumsbeskæring. Opbinding efter behov. Ukrudt og uønsket opvækst må max blive 5 cm. 21. Kontakt til beboer Mange medarbejdere har dagligt et mindre tidsforbrug, som går med kontakt til beboerne og opfølgning på udførte opgaver ved behov. 22. Kontakt til leverandører Denne post dækker fx rekvirering af håndværker og anvisninger til arbejdsområde samt opfølgning på arbejdet, telefonhenvendelser og vejledning m.m. efter behov. 23. Kontor Denne post dækker over mange forskellige arbejdsopgaver, fx administration af vaskeri, klargøring af dokumenter til info i opgange, indberetning af løn, udarbejdelse af budget og regnskab, faglig uddannelse der anvendes i det daglige virke, boligsocialt arbejde efter behov. Behandling af råderetssager, skimmelsager og kontering af faktura. 24. Krydderurtbeplantning 1 gang årligt: I foråret plantes efter behov de krydderurter, som ikke er flerårige. Arealet trimmes for rodskud, og der holdes god afstand mellem planterne. Ukrudt må max blive 5 cm. 25. Løv 5 gange årligt: Fjerne løv. 26. Medarbejdertilsyn m.m. Opsyn og vejledning i at udføre arbejdsopgaver, som kan være aftalt med bestyrelsen eller mellem leder og medarbejder efter behov. 27. Møder Dækker over de møder, som holdes internt mellem ledere og medarbejdere, nogle lovpligtige andre til planlægning. Efter behov. Derudover deltage i aftenmøder med afdelingsbestyrelsen efter behov. 28. Plantning og etableringspleje Klargøring og plantning efter behov. De første tre vækstsæsoner har beplantningen behov for ekstra pleje i form af renhold. Vanding efter behov i tørre perioder. Justere/fjerne opbinding. Ukrudt må max blive 5 cm. 29. Postkasser Jævnlig gennemgang for eventuelle hærværksskader. 1 gang årligt: Udendørs postkasser renses for alger. Serviceaftale Kløvermarken side 7

8 30. Redskaber og maskinpark Redskaber (fx spade, rive, hakke-/lugejern) rengøres efter brug. Maskiner (fx traktor, saltspreder, græsklipper, feje-/sugemaskine): Før brug tilses det, at sikkerhedskravene er i orden. Efter brug rengøres maskinerne ved behov. Udskiftning af olie og filtre m.v. sker i henhold til fabrikanternes anbefalinger. 31. Rosenbede 4 gange årligt: Afpudsning af roser. 2 gange årligt: Roserne gødes. Roserne skæres tilbage til cm hvert forår efter endt frostperiode. Hvert efterår skæres roserne tilbage til knæhøjde. Ukrudt må max blive 5 cm. Opsyn og bekæmpelse af sygdomme og skadedyr. 32. Staudebede 1 gang årligt: Planterne klargøres i foråret, gamle planterester fjernes, og bedet rengøres. Ukrudt må max blive 5 cm. 33. Telefon- og træffetid Alle ugens arbejdsdage er telefonen åben for beboerhenvendelser i tidsrummet kl , tirsdage mellem kl , som er fastlagt efter en lokal aftale. Afdelingerne afregnes for 2 timer pr. uge. 34. Terræninventar 1 gang årligt: Pullert, skilte, tavler, infokasser, skraldespande m.m. rengøres. 35. Træer Beskæring af grene og vildskud, som er generende for trafikken og den daglige færden, fjernes efter behov. Beskæringsarbejde forsøges udført i juli måned. 36. Træskure, carporte og halvtage 1 gang årligt: Træskure, carporte og halvtage gennemgås for defekter og afrenses for alger, og små reparationer udføres. Serviceaftale Kløvermarken side 8

9 Hvad indeholder minimumsydelserne? 37. Dørpumper 1 gang månedligt: Døren kontrolleres for, om den smækker/lukker, som den skal. 1 gang årligt: Justere, rense og smøre dørpumpen. 38. El-tavler 2 gange årligt: Tilse tavlen for fejl og mangler. Kontrol af anlægget ved hjælp af testknappen. 39. Faste belægninger: fliser og asfalt 10 gange årligt: Belægningerne renses for opvækst af enhver art, og synligt ukrudt må kun forefindes i mindre mængder. Fugesand tilføres ved behov. Opretning af lunker ved behov. Ovenstående krav er fastsat for at minimere risikoen for, at afdelingen får øget sine omkostninger til vedligeholdelse/udskiftning af belægningen før tid. Hvis ikke belægningen holdes fri for ukrudt, kan ukrudtet hæve og forskyde belægningen i så stort et omfang, at underlaget under den faste belægning også skal genoprettes. 40. Flugtvejs- og panikbelysning 1 gang månedligt: Kontrol af flugtvejs- og panikbelysningsskilte. Tilse eksterne leverandører. Behjælpelig ved lovpligtigt eftersyn. 41. Flytteservice Udskiftning af navneskilte og låse. Kontrol af postkasser, altaner, terrasser og haver, skure, plankeværk, nedløbsrør, ringeklokker, dørtelefoner, døre og vinduer, skabe, skuffer, vaske og afløb, blandingsbatterier, toiletter og bade, ventilationer og emhætter, ovne og komfurer, køl og frys, stikkontakter, paneler, gulve, tapet og maling. Beregnet ud fra ca. 1 fraflytning pr. år. 42. Fraflytning Syn af lejemål, udfylde synsrapport, planlægge istandsættelse, rekvirere håndværkere og/eller leverandører, indhente overslagspriser, udfylde flyttekuvert, rekvirere vaskekort m.v. samt kontrollere de udførte istandsættelsesarbejder. Tømme boligen for efterladt bohave. 43. Håndildslukkere/tæpper/slangevinde 1 gang i kvartalet: Kontrollere, at sikkerhedsudstyret er placeret på de angivne pladser, og at de er let tilgængelige. 1 gang årligt: Behjælpelig ved lovpligtigt eftersyn. 44. Håndtering af genbrug og farligt affald Efter behov: Indsamle og køre avis-, flaske- og papcontainere ud til afhentning. Indsamle af farligt affald, batterier m.v.. Serviceaftale Kløvermarken side 9

10 45. Indflytning Udlevere nøgler, fejl- og mangelliste, aftale om dato for indflytningssyn, rundvisning på afdelingens fællesfaciliteter, som vaskeri, containerplads m.m. 46. Løse belægninger: grus, perlesten m.m. 10 gange årligt: Belægningerne renses for uønsket opvækst af enhver art, og synligt ukrudt må kun forefindes i mindre mængder. Oprette ujævnheder efter behov. Kanter afstikkes ved behov. Ovenstående krav er fastsat for at minimere risikoen for, at afdelingen får øget sine omkostninger til vedligeholdelse/udskiftning af belægningen før tid. Hvis ikke belægningen holdes fri for ukrudt, kan ukrudtet skabe ujævnheder i så stort et omfang, at belægningen skal genoprettes og i værste fald laves om Måleraflæsninger 1 gang månedligt: Aflæse, indberette og kontrollere forbrug. 48. Omdeling af post, nøgler m.m. Omdele beboerblade, indkaldelser, beboerorienteringer, budgetfoldere, varslinger, affaldsposer og udlevere nøgler m.m. efter behov. 49. Regnvandsbrønde og kanaler 2 gange årligt: Rense regnvandsbrønde og kanaler. Eksternt firma. 50. Renhold i afdeling 1 gang ugentligt: Gennemgå hele afdelingen for affald, lige fra opsnapning af cigaretskodder, fjernelse af papir m.m. Bortkørsel af hensatte effekter ved konstatering Skadedyr Opsyn og bekæmpelse af skadedyr med biokemisk insektmiddel. Ekstern skadedyrsbekæmper kontaktes, hvis professionel hjælp er nødvendig. Eksternt firma. 52. Tagrender og nedløbsrør 1 gang årligt: Lavt siddende tagrender renses efter løvfald, og samtidig gennemgås tagrender og nedløbsrør for fejl og mangler. Ved højtsiddende tagrender koordineres med eksterne leverandører Varmecentraler 1 gang ugentligt: Tilsyn af centralen, blandt andet når eksterne leverandører afsyrer veksler. Kontrol af sikkerhedsfunktioner, pumper og automatik. Efter behov: Rense anlæg og filtre samt efterfylde med vand. Rengøre varmecentralrummet. Serviceaftale Kløvermarken side 10

11 Hvad indeholder de faste ydelser? 54. Eftersyn af el-/benzinhåndværktøj og sikkerhedseftersyn af transportable motordrevne og elektromagnetisk drevne håndværktøjer Hver gang efter brug ses værktøjet efter for defekter på stik og kabler, dødsknapper m.v. 2 gange årligt: Sikre overholdelsen af Stærkstrøms-bekendtgørelsen afsnit 6 kapitel , hvori der blandt andet står, at alle transportable motordrevne og elektromagnetisk drevne håndværktøjer, der benyttes jævnligt, skal underkastes eftersyn af en sagkyndig eller instrueret person, hvorved fejl, som kan forårsage fare, afhjælpes på betryggende måde. 55. Snerydning og glatførebekæmpelse I henhold til lov om vintervedligeholdelse og renholdelse af veje samt bestemmelser i den lokale politivedtægt skal der udføres snerydning og salt-/grusning af fortove, stier, svalegange, kældernedgange, veje og parkeringspladser i tidsrummet fra kl til kl Arbejdet sker i henhold til afdelingernes individuelle aftaler for snerydning. Serviceaftale Kløvermarken side 11