Tilsynsrapport for varslet tilsyn på Heimdal 28. og 29. november 2013

Transkript

1 Aarhus Kommune, Socialforvaltningen, Tilsynsenheden Tilsynsrapport for varslet tilsyn på Heimdal 28. og 29. november december 2013 Oplysninger om tilbuddet Tilbuddets navn Heimdal Tilbudstype og form Døgn- og aflastningstilbud for børn og unge efter 67 i Lov om Social Service Adresse Egebæksvej 26, 8270 Højbjerg Telefonnummer adresse heimdal@msb.aarhus.dk Web-adresse Lederens navn Ruth Lehm Antal pladser Døgnafdelingen Egebæksvej har 11 pladser, Døgnafdelingen Hestehavevej har 8 pladser, Aflastningsafdelingen Egebæksvej har 11 aflastningspladser til et varierende antal børn. Oplysninger vedrørende det aktuelle tilsyn Tidspunkt for tilsynets start og afslutning Tilsynet finder sted den 28.november 2013 mellem klokken og 19.00, samt den 29. november 2013 mellem klokken 9.00 og Hvornår og hvordan er tilsynet varslet Tilsynet er, efter forudgående aftale med souschef Mikael Carlsen, varslet i brev af 7.november 2013, stilet til forstander Ruth Lehm. Det oplyses ved tilsynet, at børnene og de unge er orienteret om tilsynet, og at pårørende er varslet skriftligt om muligheden for dialog med de tilsynsførende. Deltagere i tilsynet Ved besigtigelsen deltager de børn og unge og medarbejdere, som er til stede på afdelingerne på de givne tidspunkter. Ved dialogmødet med pårørende deltager en pårørende fra Døgnafdeling Hestehavevej. Ved tilsynsmødet deltager: Birgitte Christensen - fuldmægtig Administrationen, Frederik Glerup - afdelingsleder Aflastningsafdelingen, Lenette A. Johansen - faglig leder, Lotte Larsen - pædagog Hestehavevej/Krogen og AMU, Mikael Carlsen souschef, Mikael Sonne - pædagog Aflastningsafdelingen

2 og TR, Pia Manniche Sørensen - pædagog Døgn Egebæksvej, Ricki Luthje - pædagog Aflastningsafdelingen og AMU og LMU, Søren Bechman - afdelingsleder Hestehavevej/Krogen. Fra Tilsynsenheden deltager tilsynsførende Kirsten Andersen og Gunner Simonsen Modtagere af denne rapport Tilsynsenheden sender rapporten til forstander Ruth Lehm og souschef Mikael Carlsen, der sikrer at rapporten er til rådighed for brugere og medarbejdere. Efter anmodning vil forstander udlevere rapporten til pårørende. Tilsynet anbefaler, at rapporten drøftes på kommende personalemøder og MED-udvalgsmøder. Tilsynsrapporten bliver fremsendt til direktør Erik Kaastrup Hansen, socialchef Lotte Henriksen og til sekretariatschef Lotte Lyhne samt til søjlechef ved Familier, Børn og Unge Ann-Britt Wetche. Rapporten er efterfølgende tilgængelig på Aarhus Kommunes hjemmeside. Tilbuddets brugergruppe På Heimdals hjemmeside beskrives målgruppen som følger: På Døgnafdelingen Egebæksvej bor der normaltbegavede børn og unge i aldersgruppen 6-18 år, med diagnoser indenfor autismespektret og/eller svær ADHD. Afdeling Krogen er en permanent skærmet enhed under denne afdeling, til to meget sårbare unge, som har særlige behov. På Aflastningsafdeling Egebæksvej kommer normaltbegavede børn og unge i aldersgruppen 6-18 år med diagnoser indenfor autismespektret og eller svær ADHD i aflastning. På Døgnafdelingen Hestehavevej bor der børn og unge i aldersgruppen 6-18 år med varigt nedsat fysisk og psykisk funktionsniveau, diagnoser indenfor autismespektret og mental retardering. Materiale der har indgået i forberedelse og bearbejdelse af tilsynet Oplysninger om Heimdal tilbud på Tilbudsportalen. Oplysninger om tilbuddene på Aarhus Kommunes hjemmeside. Tilsynsrapporter fra varslet tilsynsbesøg ved Heimdals døgntilbud 20. og 21. december 2011, samt uanmeldte besøg ved Heimdal 12. september 2012 og ved Døgnafdelingen Egebæksvej 4. september Referater fra LMU-møder 28. maj og 28. august Kopi af Arbejdsmiljø-handlingsplaner fra Døgn, Egebæksvej Døgn, Hestehavevej Aflastningen Konsulentgruppen Teknisk Administrativt Personale, alle udarbejdede for kalenderåret Materiale udarbejdet af tilbuddet vedrørende de to børn eller unge, som først har fødselsdag i kalenderåret ved døgnafdelingerne og ved aflastningsafdelingen. Referater fra afdelingsmøder ved Døgnafdelingen Hestehavevej 2. og 30. oktober 2013, ved Døgnafdelingen Egebæksvej 2. oktober og 13. november 2013, ved Aflastningsafdelingen Egebæksvej 2. og 13. november Kopi af mail til rådmanden, hvor forælder til dreng ved døgnafdelingen Egebæksvej klager over indholdet af tilbuddet, 12. september 2013, samt søjlechefens svar på klagen af 3. oktober Referat af fællesmøde 2. oktober Referat fra onsdagsmøde den 13. november. 2

3 Kopi af brochure som beskriver kursus i coping og stressreduktion ved Atlass Danmark. Aarhus Kommunes Socialforvaltnings Redegørelse om Magtanvendelse 1. halvår På hvilke måder har det været muligt at opleve det sociale liv og samspil i tilbuddet Ved besøget på Døgnafdeling Hestehavevej oplever de tilsynsførende det sociale liv og samspillet mellem børn, unge og voksne, som udspiller sig ved afdelingen på det tidspunkt af dagen, hvor børnene vender tilbage fra skoletilbud sent på eftermiddagen. Det opleves, hvordan børnene modtages og støttes i at falde til ro, og til at deltage i de gøremål, som de hver især har denne eftermiddag. Ved besøget på Døgnafdeling Egebæksvej oplever de tilsynsførende kort det liv og samspil, som er i mellem tre unge og tre medarbejdere, imens de unge spiser eftermiddagsmad i køkkenet. Efterfølgende opleves samspillet ved børnenes deltagelse i forskellige aktiviteter sammen med medarbejderne på afdelingen. Ved Aflastningsafdeling Egebæksvej oplever de tilsynsførende samspillet i mellem medarbejdere og børn og unge, imens børnene og de unge fremstiller julepynt og julegaver. Nogle børn er optaget af computerspil i et tilstødende lokale. Under aftensmaden, hvor de tilsynsførende deltager i hver sin spisegruppe, opleves samspillet under middagen i mellem børnene og den voksne, der spiser sammen med dem, - middagsmaden består af risengrød med kanelsukker og smørklat. På hvilke måder har der været kontakt og dialog med tilbuddets brugere, pårørende, medarbejdere og ledelse På Døgnafdeling Egebæksvej er der kontakt til tre unge, men ikke nogen egentlig dialog. Derimod er der dialog med alle tilstedeværende medarbejdere om tilbuddet, brugergruppen og de praktiske og pædagogiske udfordringer, der arbejdes med i forhold til den enkelte beboer. Ved Aflastningsafdeling Egebæksvej er der dialog med fem børn og unge om deres ophold i aflastningen, deres skoleforløb og om den kommende adventsweekend, hvor der skal være nisseoptog i Aarhus. En dreng, der i første omgang har givet udtryk for, at han ikke ønsker at tale med de tilsynsførende, deltager i et samarbejde med den ene tilsynsførende i fabrikationen af et stykke guirlande. Dette skal indgå i den mange meter lange guirlande, der i fællesskab med de øvrige tilstedeværende er ved at blive produceret ved klippe og klistrebordet i opholdsrummet, og der opstår en dialog med ham om jul og gaver. Ved besøget er der dialog med flere medarbejdere om de tilstedeværende børns habitus og adfærd, samt om de udfordringer, som karakteren af børnenes problemer, giver i relation til medarbejdernes arbejdsforhold. Ved Døgnafdelingen Hestehavevej, er der dialog med tre drenge om deres ophold og liv på tilbuddet. En dreng orienterer om, hvilke bøger han vil ønsker sig til jul og viser den tilsynsførende disse bøger på computeren. En anden dreng har problemer med nogle muslingeskaller på sit værelse, som er begyndt at lugte, og der opstår en dialog med ham og en medarbejder om, hvad man kan gøre ved dette for at bevare skallerne. I køkkenet er der dialog med medarbejdere om en række aktuelle forhold ved tilbuddet. På mødet hvor de pårørende er inviteret til dialog med de tilsynsførende, møder en pårørende op, som beskriver sine gode og positive erfaringer med tilbuddet. Ved Tilsynsmødet deltager medarbejdere og ledelsesrepræsentanter, som efter tilsynets indtryk samlet vurderes at have et detaljeret kendskab til Heimdals tilbud. 3

4 Pædagogik, omsorg og pleje Tilbuddets pædagogiske, omsorgs- og plejemæssige målsætninger og praksis Heimdal skriver om sig selv på hjemmeside - her gengivet i uddrag: Heimdal arbejder evidensbaseret og arbejder målrettet med kvalitetssikring og certificering. Den pædagogiske praksis på Heimdal består af pædagogiske metoder, som bygger på en forståelse af, at børnenes handicap og vanskeligheder har baggrund i hjerneorganiske dysfunktioner. Børnene har som følge af deres handicap behov for et tydeligt og særligt velstruktureret specialpædagogisk miljø. For et barn med ASF og ADHD gør struktur og tydelighed hverdagen mere overskuelig og forudsigelig. Barnet får hjælp til at få orden på den indre uro og kaos, hvilket kan føre til en følelse af tryghed og sikkerhed hos barnet. Pædagogikken bygger på følgende elementer i den socialpædagogiske praksis: Handicapforståelse hvilket indebærer, at den pædagogiske metode i alle tilfælde tager udgangspunkt i medarbejderens nuancerede viden og indsigt i, hvad handicappet betyder for det enkelte barns måde at opfatte, forstå og forholde sig til omverdenen og dens krav. Individualisering betyder, at den anvendte pædagogiske metode tager udgangspunkt i, og formes efter det enkelte barns individuelle forudsætninger og behov, uanset om der arbejdes alene eller parallelt i en mindre gruppesammenhæng med barnet. Helhed betyder, at den pædagogiske indsats metodisk skal hænge sammen med barnets behov uanset medarbejderens faglige forudsætninger. Der arbejdes på Heimdal i et tæt teamsamarbejde mellem pædagoger og andre fagpersoner om det enkelte barn, så de anvendte metoder er velstrukturerede, sammenhængende og meningsgivende i forhold til barnets behov overskuelighed og entydighed. Forældresamarbejde dette implicerer, at forældrene altid høres og tages med på råd, når den pædagogiske indsats i forhold til barnet tilrettelægges. Forældrenes viden om deres barns særlige forudsætninger, ressourcer og behov for støtte og læring respekteres højt og er unikt. Denne viden indgår som et væsentligt element på linje med medarbejderens faglige viden og ekspertise i øvrigt. Heimdal er i tilgangen til arbejdet inspireret af TEACCH -organisationens teorier om indsats og intervention i forhold til børn med Autisme Spektrum Forstyrrelser. Tilsynet oplever ved tilsynet på de forskellige afdelinger, hvorledes dette udmøntes i praksis. Der anvendes visuelle støttesystemer, eksempelvis piktogrammer med symbolsprog for aktiviteter, og der er på relevante steder skemaer, der understøtter medarbejdernes organisering af dagens forløb for børnegruppen; her er faste rutiner i forhold til spisning og siddepladser. Der anvendes individuelt tilrettelagte støttesystemer, der er udarbejdet ud fra kendskabet til det enkelte barn. Eksempelvis dagsskemaer med angivelse af aktivitet og varighed, med det formål at skabe struktur og overblik, og hermed konstruktivt forberede barnet på indholdet og på skift i aktivitet. Ved tilsynsmødet efterspørges blandt andet hvad medarbejdere og ledelse aktuelt er optaget af: På alle afdelinger er medarbejdere og ledelse optaget af den kommende flytning, og af at gøre det så hensigtsmæssigt som muligt for det enkelte barn. Det er meget individuelt, hvad 4

5 den enkelte kan rumme i forhold til forandringer, og der er derfor intentioner om at lave en strategi for, hvorledes flytningen skal håndteres i forhold til det enkelte barn. Der orienteres om, at medarbejderne på Døgnafdelingen Egebæksvej er optaget af, at man her har modtaget tre nye børn inden for en uge. Medarbejderne vurderer, at børnene er meget forskellige, og at de har hver deres forskellige vanskeligheder i forhold til det at flytte ind. Dette kræver mange personaleressourcer at honorere dette optimalt, men man søger at tilgodese, at indflytningen bliver så god en oplevelse som muligt for det enkelte barn. Det oplyses, at Heimdal aktuelt har børn på venteliste til aflastningspladser. En medarbejder ved Afdeling Krogen er optaget af, at de har to meget forskellige unge, som på ingen måde kan være sammen eller have glæde af hinanden. Der arbejdes en til en med disse unge. Afdelingsleder orienterer om, at man vil søge at få et yderligere samarbejde mellem Afdeling Krogen og Afdeling Hestehavevej op at stå. Det skal bestå af kollegial sparring og ved at man kan bytte vagter, og således få kendskab til hinandens virkeligheder, og mulighed for at kunne skabe sig et helhedsbillede af opgaverne. Souschefen er optaget af, hvordan man fremadrettet kan fastholde den løsningsorienterede kultur, som han oplever, at der er på Heimdal. Afdelingslederen ved aflastningsafdelingen er optaget af, at de to teams har forskellige tilgange og kulturer. Han vil arbejde på, at der bliver en oplevelse af mere fællesskab og fælles kultur. Der er flere områder, som kunne standardiseres; kunne gøres ens og eller fælles, og dette kunne gøre det lettere, at hjælpe hinanden på tværs, når der er pres på. Her nævnes områder, hvor man kunne starte; håndtering af medicin, forældrekontakt, udeliv. Souschefen orienterer om, at Heimdal også er et tilbud til fire kriminalitetstruede unge boende, som bor i hybler uden for tilbuddet. Det er unge med ADHD og begavelseshandicap, og de modtager blandt andet støtte til at komme op og i skole eller praktik, og til at få struktureret dagligdagen. Denne form for tilbud omtales som et projekt, og hvor der ind til nu er gode resultater, da ingen af de fire unge er røget ud i noget, efter at projektet er startet. I drøftelsen af hvad der optager, kommer medarbejderne på skift med forskellige bud på samarbejdskulturen ved Heimdal: - Tilfredshed med organisering og kompetencefordeling; når vi har indflydelse, får vi ejerskab og vil derigennem skabe konstruktive løsninger i vores arbejdsopgaver. Her er respekt og tillid til og tro på hinanden. - Godt kollegialt samarbejde: den kollegiale støtte, som vi giver hinanden har stor betydning for at det lykkes med børnene. - Stor lydhørhed og opmærksomme kolleger; vi forsøger hele tiden at efterkomme hinandens ønsker det betyder meget. - Samarbejde på tværs af afdelingerne; vi laver legeaftaler, således at børnene kan komme over på en anden afdeling i en periode i løbet af dagen. Det giver dynamik, at børnene får andre oplevelser. - Åben samarbejdskultur; det er OK at tale om det, der er vanskeligt, og det giver lyst til at arbejde på Heimdal. - Vi er engagerede medarbejdere. Tilsynsenheden har varslet, at der ved dette tilsyn er særligt fokus på tilbuddets balance i mellem det at støtte og kompensere og det at udfordre og udvikle, så børnenes og de unges ressourcer sættes i spil. 5

6 Ved dialogmøde med ledelse og medarbejdere orienterer medarbejderne om, at der ved tilbuddene ved Heimdal altid tages udgangspunkt i det enkelte barn. Informationer til at koordinerer indsatsen overfor det enkelte barn diskuteres og vurderes på teammødet og den aktuelle praksis over for barnet, som aftales på mødet, kan der altid læses op på i det elektroniske dagbogsprogram. Det oplyses om, at man med den gruppe af børn og unge, som er Heimdals målgruppe, altid må tages udgangspunkt i, hvor meget det enkelte barn kan udfordres i den konkrete situation den aktuelle dag. Der er mange forhold, som kan have indflydelse på dagsformen; hvordan er skoledagen forløbet, er barnet lige kommet hjemmefra og har et langt forløb på tilbuddet foran sig, eller er barnet på vej hjem efter en periode på tilbuddet. I tilrettelæggelsen af indsatsen, i rammesætning og ved regeladministration, går Heimdal efter at skabe succesoplevelser, ud fra kendskab til det enkelte barn, og herudfra gives tilpas udfordringer. Det oplyses om, at i arbejdet med børnene og de unge på Heimdal er medarbejderne i deres handicapforståelse meget opmærksomme på, at mange af børnene har få sociale kompetencer til rådighed og her er det meget vigtigt at være støttende og kompenserende, så børnene får benyttet de sociale ressourcer, som de har, rigtigt, og også rigtigt i barnets forståelse. Grundforståelsen i dette arbejde er at gøre barnet livsdueligt. I dialogen på mødet med ledelse og medarbejdere oplyser medarbejderne, at der er opmærksomhed på, hvad der er handicap og hvad der er dårlig opførsel, og at dette kan være meget vanskeligt at skelne, når et barn foruden sin handicapdiagnose også er mentalt retarderet og hvor umiddelbar behovstilfredsstillelse ofte er den styrende impuls. Efter indtryk og oplevelser ved besøgene på afdelingerne og efter dialog med medarbejdere og ledelse ved tilsynsmødet, er det de tilsynsførendes vurdering, at der ved Heimdal generelt er en god balance i mellem det at støtte og kompensere børnene og de unge i forhold til deres vanskeligheder, og det at udfordre og udvikle børnene hen i mod at kunne indgå kvalificeret i forskellige former for samvær og fællesskaber. Aktiviteter og kontakt Ved Heimdal er aktiviteterne med børnene og de unges strukturerede og forudsigelige. Det er medarbejderne, som ud fra et individuelt kendskab til det enkelte barn tilrettelægger en dagligdag, hvor der er tilpasse udfordringer og tilpasse hensyn til barnets vanskeligheder. Det oplyses, at mange har stort udbytte af at deltage i ture i naturen; skoven og stranden. Det giver stimulation, at børnene får brugt energi og får oplevelser i naturen sammen med medarbejderne. En medarbejder oplyser, at man ofte bruger gymnastiksalen til aktiviteter med børnene og de unge. En pædagog beskriver under tilsynsbesøget, hvordan hun synger sammen med en ung, og hvordan det har en positiv virkning på hans uro. Herudover beskriver hun, hvordan hun læser højt, og den effekt som dette har. Der gives udtryk for den forståelse, at flere forældre inden en anbringelse på døgnafdelingen har haft mange og negative samspilsoplevelser med deres barn, og at dette mønster også kan fortsætte, når barnet er hjemme i weekends og ferie, hvor forældrene kan opleve, at børnene ikke lykkes med særlig meget. Heimdal arbejder med at finde nye måder, hvorpå forældre og børn kan være sammen, og som eksempel på dette nævnes familiesamvær omkring udeliv. Her er de fleste børn i stand til at lykkes med en eller flere aktiviteter, og her kan forældrene se og opleve, at også deres børn kan lykkes med noget. 6

7 De tilsynsførende oplever ved tilsynet, hvorledes børnene og de unge på alle afdelinger har adgang til computere og dertilhørende computerspil og Internettet. Dette tilbud optager børnene og de går op i, hvornår det er deres tur, og hvor længe de må bruge computeren. Enkelte børn har adgang til en Tablet, hvorfra de kan gå på Internettet og eller høre musik. Sprogbrug og omgangsformer i tilbuddet Ud fra oplevelser ved besøgende på de enkelte afdelinger, og i kommunikationen med medarbejderne om opgaverne med de unge, er det de tilsynsførendes indtryk og vurdering, at kommunikationen til og om børnene og de unge foregår i et indfølende og anerkendende sprogbrug, og der opleves en respektfuld omgangsform, hvor der også er plads til uhøjtidelighed og humor. Brugerindflydelse Ved Heimdals tilbud er det medarbejderne, som ud fra et individuelt kendskab til det enkelte barn tilrettelægger en dagligdag, hvor der er tilpasse udfordringer og tilpasse hensyn til barnets vanskeligheder, og dermed tager ansvar for at barnet får en indflydelse og et ansvar som er afpasset barnets udviklingstrin og modenhed. Børnenes forhold, herunder sundhed, sygdom, medicinering og hygiejne De fleste børn og unge, som modtager tilbud ved Heimdal er ordineret medicin i forhold til at afhjælpe deres vanskeligheder, og der er interne instrukser i forhold til hvordan medicin opbevares og håndteres. I forhold til de døgnanbragte børn er det medarbejdere ved afdelingen, som varetager denne opgave, og ved børn i aflastning, er det forældrene, som sørger for at børnene har medicin med til den periode, som der er aftalt. I forbindelse med forberedelse at dette tilsyn kontaktes tilsynet telefonisk af en forælder, som gør opmærksom på, at hun har oplevet, at barnets medicin ikke som forventet er kommet i medarbejderne varetægt straks ved barnets ankomst om eftermiddagen, men at dette først er sket ved barnets sengetid ved 21-tiden. Medicinen har således ind til dette tidspunkt været i barnet taske på værelset, hvor de øvrige børn også har adgang, en praksis, som findes bekymrende og kritisabel. Forældres oplevelse og bekymring drøftes med ledelsen af Heimdal ved tilsynet, og her gives der udtryk for, at der er en klar forventning til medarbejderne om, at medicin umiddelbart efter barnets ankomst til Heimdal kommer i medarbejdernes varetægt. På baggrund af ovenstående vil tilsynet henstille til ledelsen af Heimdal, at det indskærpes over for medarbejderne ved Aflastningsafdelingen Egebæksvej, at den medicin som børn der modtages til aflastning medbringer hjemme fra forældrene, kommer i medarbejdernes varetægt umiddelbart efter barnets ankomst til Heimdal. Magtanvendelse og andre indgreb i selvbestemmelsesretten Det oplyses at Stressforståelse og konflikthåndteringsstrategier er vigtig del af fagligheden ved tilbuddene. Af Redegørelse om Magtanvendelse 1. halvår 2013 fremgår det, at Heimdal registreret og indberettet 24 tilladte magtanvendelser. Ledelsen orienterer om at dette antal er udtryk for at enkelte børn og unge periodevis har særlige vanskeligheder, og mange af episoderne er i forhold til en enkelt forholdsvis nyindskrevet ung ved Afdeling Koglen. Ledelsen giver udtryk for at man opfatter magtanvendelser som ikke konstruktive, og noget som bør undgås. Man arbejder hele tiden på at finde andre tilgange og nye tænkemåder, der kan nedbringe antallet. Det oplyses på dialogmødet med ledelse og medarbejdere, at man foruden at registrere og indberette magtanvendelser, også registrerer alle episoder med vold og trusler om vold fra- 7

8 børnene og de unge. Dette materiale anvendes som grundlag for pædagogiske drøftelser i alle sammenhænge, hvor der arbejdes med at højne det faglige niveau. Samarbejde med pårørende Souschefen orienterer om, at det første møde med pårørende er et orienterings- og afklaringsmøde, hvor forældre sammen med sagsbehandler orienteres om tilbuddet og om hverdagen og arbejdsgange. Her kobles kontaktpædagogen på, og det bestræbes, at lave klare aftaler for samarbejdet med forældrene. En del af samarbejdet handler om, hvilke opgaver forældrene tager sig af i forhold til deres barn, og hvilke opgaver Heimdal tager sig af, og der drøftes og aftales i forhold til, hvordan kommunikationen kan blive så optimal som mulig. Samarbejdet med pårørende beskrives af medarbejdere og ledelse som meget vigtigt. Det oplyses på dialogmøde med ledelse og medarbejdere at samarbejdet hovedsageligt er positivt. Samarbejdet er organiseret således, at kontaktpædagogen er den primære kontakt til forældrene og at afdelingslederen altid tager medansvar for dette samarbejde. Samarbejdet aftales og foregår meget individuelt med daglige telefonsamtaler for nogle forældre, med sms eller via mail alt efter forældrenes forskellige behov. Der er ofte meget travlt på afdelingerne i de perioder hvor forældrene også ønsker kontakt, hvorfor det aftales med forældrene, at den daglige rapporteringer om deres barns situation gøres meget kort, hvis alt ellers er som det skal være. Heimdal arrangerer kurser og sociale arrangementer for pårørende blandt andet om Handicapforståelse og om At have sit barn anbragt. Heimdal oplever, at der er stor interesse for kurserne, men mindre interesse for de sociale arrangementer ved afdelingerne. De tilsynsførende oplyses om, at der i forbindelse med dette tilsyn er udsendt invitationer til alle pårørende om muligheden for at komme i dialog med de tilsynsførende. Til det planlagte dialogmøde for pårørende møder én pårørende op. Denne pårørende giver udtryk for stor tilfredshed med samarbejdet med ledelse og medarbejdere og med det tilbud, som hendes søn modtager ved Heimdal. En pårørende er på besøg på aflastningsafdelingen under tilsynsbesøget. Denne pårørende er mødt frem for at opleve, hvorledes hendes søn agerer under opholdet i aflastning, da der er stor forskel i sønnens adfærd i de forskellige rammer; hjemme og i aflastning. En tilstedeværende medarbejder oplyser supplerende, at dette er en ofte set adfærd hos børn med autisme; at de har forskellige udtryk og adfærd i forskellige rammer. Eksternt samarbejde Heimdal har et aktivt samarbejde med de skoler, som børnene frekventerer, og i øvrigt med relevante samarbejdspartnere, hvor dette giver mening. Der er efter tilsynets prioritering ikke fokus på dette eksterne samarbejde ved dette varslede tilsyn. Håndtering af klager over tilbuddet I forbindelse med forberedelse af dette tilsyn har Heimdal på opfordring fremsendt materiale i forhold til eventuelle klager over tilbuddet. Tilsynsenheden har modtaget kopi af mail til rådmanden, hvor forælder til dreng ved døgnafdelingen Egebæksvej klager over indholdet af tilbuddet, samt modtaget søjlechefens svar på klagen. Efter at have set dette materiale vurderer tilsynet, at klagen er behandler relevant og korrekt, og tilsynet har ikke yderligere bemærkninger hertil. 8

9 Tilsynsenheden har modtaget to telefoniske henvendelser fra pårørende til børn og unge på Heimdal i forbindelse med dette varslede tilsyn. En pårørende henvender sig inden tilsynsbesøget i forhold til, at vedkommende ikke har fået den invitation til dialogmøde med tilsynet, som de øvrige pårørende tilsyneladende har modtaget. Der drøftes forskellige årsager til at dette kan forekomme, og det aftales med vedkommende, at tilsynet ved besøget vil problematisere den manglende information. Den pårørende, som er mor til et barn, som kommer i aflastning, udtrykker i øvrigt tryghed og tilfredshed med det tilbud, som barnet modtager, og med den åbenhed, som hun oplever i kommunikationen med medarbejderne. Ved tilsynet problematiseres ovenstående, og det oplyses, at den pårørendes kontaktinformationer efterfølgende vil blive ajourførte. En anden pårørende ved aflastningsafdelingen har flere forhold, som findes problematiske. Det har flere gange været oplevelsen, at kommunikation mellem hjemmet og Heimdal er strandet. Nogle gange kommunikerer medarbejderen fra deres egen arbejdsmail, andre gange fra Heimdals mail. Der gives eksempler på det uheldige i at medarbejderen sender fra egen mail, som den pårørende svarer på, i forventning om, at alle medarbejdere nu har kendskab til indholdet af svaret, og hvor der så kan opstå store misforståelser, da der nogle gange kan gå flere dage, inden den samme medarbejder kommer på arbejde igen. På baggrund af den praksis, som den pårørende har oplevet i forhold til kommunikationen med Heimdal, vil tilsynet anbefale, at Heimdal i forhold til mailkommunikation med pårørende, kommunikerer fra mailadresser, som dagligt tjekkes for mails. Det er oplevelsen at der har været mange skift i barnets kontaktperson, Der er været fire forskellige kontaktpersoner på et år, og ud over at dette er uheldigt for barnet, har det også den konsekvens, at man som forældre skal starte forfra med at fortælle om barnet og med at opbygge et tillidsforhold til kontaktpersonen; det virker som om at medarbejderne ikke videregiver relevante oplysninger til hinanden. Denne pårørende giver udtryk for at have mistet tilliden til at kommunikationen med hende kan fungere tilfredsstillende. Der gives eksempel på at hun i flere måneder har sikret at sønnen havde løbetøj med, når han skulle på weekendaflastning, i den sikre forventning, at sønnen hver lørdag var på løbetur i skoven sammen med en praktikant. Det har derfor været en stor overraskelse og skuffelse at finde ud af, at dette kun har været en enkelt gang, og at hun ikke er blevet informeret. Ovenstående henvendelse er drøftet med Heimdals ledelse ved tilsynet, og tilsynet er orienteret om, at Heimdal vil tage initiativ til, at der arrangeres et møde med denne pårørende, således at forventningerne til information og kommunikationsniveau kan afstemmes. Tilbuddets fysiske og organisatoriske rammer Fysiske rammer Det oplyses, at Heimdal står over for samlet at skulle flytte til nye lokaler i et tidligere plejehjem Møllegården i Brabrand. Det var planen, at dette skulle foregå til april 2014, men dette er nu blevet udskudt til oktober Struktur Under søjlen Familier, Børn og Unge, er det besluttet at Heimdal sammen med flere andre tilbud til børn og unge med handicap skal indgå i en ny centerstruktur, idet der oprettes et nyt Udførercenter for Børn og Unge med Handicap. Der bliver ansat en ny centerchef til at forstå 9

10 denne opgave, og der er aktuelt en forventelig usikkerhed i forhold til, hvad dette kommer til at betyde for Heimdals ledelse og administrative medarbejdere. Internt samarbejde og kommunikation Det formelle samarbejde ved Heimdal er formaliseret i MED-udvalg og arbejdsmiljøgruppe, og af referater fremgår at det er relevante emner for tilbuddets drift, som drøftes i disse fora. Det fremgår af MED-udvalgets mødereferater, at den forstående flytning og omorganisering optager deltagerne og drøftes her. Der foreligger Arbejdsmiljøhandleplaner for året 2013 for alle faggrupper. Indholdet af handlingsplanerne giver ikke tilsynet anledning til bemærkninger. Kommunikation og samarbejde om børnenes forløb understøttes af elektroniske dagbogssystemer, og her ud over en række velorganiserede strukturer til at sikre at relevant viden er tilstede hos eller tilgængelig for den enkelte medarbejder. Arbejdstilrettelæggelse Det oplyses på dialogmødet, at aflastningsafdelingen er udfordret af, at der ikke følger ressourcer med, når børnene har særlige vanskeligheder, der kræver større bevågenhed og opmærksomhed fra medarbejder side. Man oplever at modtage flere gråzonebørn, der ofte kræver en til en i dagligdagen. En medarbejder beskriver, hvordan han tidligere let kunne tage i svømmehallen med en gruppe børn, dette er ikke muligt længere, idet mange af børnene kræver en til en, og de magter ikke det sociale samspil i alle de uundgåelige møder med de øvrige gæster i svømmehallen. Det oplyses, at der ved afdelingen tales åbent om denne belastning, og orienteres om, at der sættes ekstra ressourcer ind, selv om disse formelt ikke er til stede. Der gives udtryk for, at dette er en stor udfordring, som skal håndteres. Konsulent teamet yder rådgivning ud af huset, herudover arbejder de internt med at læse sagsakter, laver oplæg om børnene, laver strukturplaner og giver sparring til det pædagogiske personale internt. Ledere og medarbejdere taler om det hensigtsmæssige i at have en fast konsulent i døgnafdelingerne, som en del af praksis, der kan medvirke til at bevare overblikket. Aktuelt er man internt optaget af at kvalificere samspillet yderligere i mellem konsulentteamet, som består af fem specialpædagogiske konsulenter, en socialrådgiver og en psykolog og virkeligheden på afdelingerne. Arbejdsmiljø Medarbejderne og ledelse orienterer om, at de er opmærksomme på, at det er en stor udfordring og en hård belastning for den enkelte medarbejder, der arbejder alene, at arbejde med de unge, som er på Krogen i en til en relation. Man er opmærksom på at støtte fra de andre afdelinger og afløse, således at den enkelte medarbejder kan få pauser. Det oplyses, at der er meget sygdom på en afdeling, og at én medarbejder er arbejdsrelateret langtidssygemeldt. Fravær på grund af sygdom er udfordrende for de kontaktbørn, som den sygemeldte medarbejder er tilknyttet. Herudover er det udfordrende for de medarbejdere, som ikke er syge. Afdelingslederen roser i denne sammenhæng sine medarbejdere for at evne at strukturere sig ud af sygemeldingerne, og indføre nye strukturer og tilgange til arbejdet, så det alligevel bliver rimeligt for børnene. 10

11 Fastholdelse og rekruttering af nye medarbejdere Det beskrives på dialogmødet med ledelse og medarbejdere, at der har været en stor udskiftning af medarbejdere på afdeling Krogen og Hestehavevej. Dette forklares med at da ansættelsesstoppet blev ophævet søgte en del medarbejdere til andre arbejdspladser i Aarhus Kommune, og der blev ledige stillinger på Heimdal. Man har her været opmærksom på den store udskiftning i medarbejdergruppen, og at dette ikke er hensigtsmæssigt for børne- og ungegruppens trivsel. Ledelsen orienterer om, at der kan opleves en polaritet i, at man på den ene side ønsker at fastholde medarbejdere, som man har kvalificeret til opgaven, og at man på den anden side også ønsker at være en arbejdsplads, hvor der er et vist flow; at kvalificerede medarbejdere også kan søge videre til andre udfordringer. Det er intentionen, at kulturen og de tilfredsstillende udfordringer og arbejdsopgaver skal være afgørende for, at medarbejderne bliver på Heimdal, og ser det som et godt sted at være. Nye medarbejdere fortæller, at der har været en god overlevering af erfaringer med opgaverne med børnene til de nye. Der har været introplan til nye medarbejdere og tilbuddets organisering med stor skriftlighed i strukturmapper og mapper med livshistorier, har gjort det lettere at sætte sig ind i det enkelte barns forhold. Medarbejderne oplyser, at de føler, at der er ny energi i personalegruppen ved Hestehavevej, og at de føler sig som en gruppe. Personaleudvikling personaleuddannelse Der orienteres om, at Heimdals konsulentteam har lavet intern uddannelse for medarbejderne ved Krogen og Hestehavevej i et omfang af ni dage per afdeling. Uddannelsens mål er, at medarbejderne skal lære hinanden at kende og fagligt opkvalificeres inden for Heimdals specialer: Handicapforståelse og specialpædagogik, TEACCH, Konfliktforståelse og stress, og Heimdals organisering; ledelse, kultur, værdier og mål. Igangværende eller planlagte udviklingstiltag Souschef er optaget af mulighederne for udviklingen i det fremtidige samarbejde under Udførercenter for Børn og Unge med Handicap. Her bliver fælles ledelse af tilbuddene Bøgholt, Stensagergården og Heimdal, og det bliver en ny og spændende udfordring at prioritere udviklingstiltag således, at ressourcerne udnyttes optimalt og bliver sat ind i et system. Tilsynets vurdering Efter indtryk og oplevelser ved besøgene på afdelingerne og efter dialog med børn og unge, medarbejdere og ledelse ved tilsynsmødet, har de tilsynsførende følgende vurderinger: Heimdal opleves som et veldrevet sted med en afklaret handicapforståelse, og med et stort engagement fra såvel ledelse som fra medarbejdere. Der ved Heimdal generelt er en god balance i mellem det at støtte og kompensere børnene og de unge i forhold til deres vanskeligheder, og det at udfordre og udvikle børnene hen i mod at kunne indgå kvalificeret i forskellige former for samvær og fællesskaber, og at medarbejderne ud fra et individuelt kendskab til det enkelte barn tilrettelægger en dagligdag, hvor udfordringer og hensyn tilpasses til barnets vanskeligheder. 11

12 Kommunikationen til og om børnene og de unge foregår i et indfølende og anerkendende sprogbrug, og der opleves en respektfuld omgangsform, hvor der også er plads til uhøjtidelighed og humor. Den pårørende, som møder til dialogmøde med de tilsynsførende, giver udtryk for stor tilfredshed med samarbejdet med ledelse og medarbejdere og med det tilbud, som hendes søn modtager ved Heimdal. En pårørende, som er mor til et barn, som kommer i aflastning, udtrykker tryghed og tilfredshed med det tilbud, som barnet modtager, og med den åbenhed, som hun oplever i kommunikationen med medarbejderne. Tilsynet har ikke i forbindelse med planlægning, gennemførelse og bearbejdning af dette tilsyn støt på forhold, som giver anledning til påbud, men har en henstilling og en anbefaling. Tilsynet har følgende henstilling: At det indskærpes over for medarbejderne ved Aflastningsafdelingen Egebæksvej, at den medicin som børn der modtages til aflastning medbringer hjemme fra forældrene, umiddelbart efter barnets ankomst til Heimdal kommer i medarbejdernes varetægt. På baggrund af den praksis, som den pårørende har oplevet i forhold til kommunikationen med Heimdal, vil tilsynet anbefale: At Heimdal i forhold til mailkommunikation med pårørende, kommunikerer fra mailadresser, som dagligt tjekkes for mails. 12