KTC, KOMMUNALTEKNISK CHEFFORENING UDSKRIFT AF REVISIONSPROTOKOL SIDE VEDRØRENDE ÅRSRAPPORTEN 2007

Transkript

1 BDO ScanRevision Statsautoriseret revisionsaktieselskab CVR-nr Godthåbsvej 4, Box 89 DK-8600 Silkeborg Tlf: , Fax: KTC, KOMMUNALTEKNISK CHEFFORENING UDSKRIFT AF REVISIONSPROTOKOL SIDE VEDRØRENDE ÅRSRAPPORTEN 2007 CVR-NR

2 107 KTC, KOMMUNALTEKNISK CHEFFORENING, CVR-NR PROTOKOLLAT TIL ÅRSRAPPORTEN 2007 Som foreningens generalforsamlingsvalgte revisorer har vi afsluttet den i årsregnskabsloven foreskrevne revision af årsrapporten for I den anledning skal vi redegøre for følgende: 1. Konklusion på den udførte revision. 2. Særlige forhold vedrørende årsrapporten. 3. Den udførte revision. 4. Oplysninger til årsrapporten. 5. Oplysninger til skatteregnskabet. 6. Ledelsens regnskabserklæring. 7. Assistance og rådgivning. 8. Tilsyn med ledelsens pligt til at føre bøger mv. 9. Revisors habilitetserklæring mv. 1. Konklusion på den udførte revision Vi har afsluttet revisionen af årsrapporten for Godkender bestyrelsen årsrapporten i den nuværende form, vil vi forsyne den med en påtegning uden forbehold og supplerende oplysninger. 2. Særlige forhold vedrørende årsrapporten Revisionen har givet anledning til at fremhæve følgende særlige forhold, der er af betydning for ledelsens vurdering af årsrapporten. Økonomisystem Ved revisionen bemærkede vi, at der var en afvigelse mellem debitor- og finansmodulet. Afvigelsen udgjorte 1.912,50 kr. netto, og er dermed ikke en stor usikkerhed beløbsmæssigt. Dog vidner manglende sammenhæng mellem de to moduler om fejl eller fejlbrug af økonomisystemet C5. Efter aftale med Hans Ejner Kragh-Petersen undersøgte vi forholdet nærmere. Vi identificerede posterne og konstaterede, at alle fejl kunne relateres til opstartsfasen. Der er ikke konstateret fejl siden 1. april Funktionsadskillelse Under hensyn til foreningens størrelse og forhold i øvrigt, er det kun muligt i begrænset omfang, at tilrettelægge arbejdsdelinger og gensidige kontroller for foreningens forretningsgange. Denne situation kan medføre, at foreningen ikke har kontrolfunktioner, der opdager såvel til- som utilsigtede fejl. Vi skal i denne sammenhæng specielt fremhæve, at hvervet som bogholder og kasserer til tider varetages af samme person. Vi anser denne sammensætning for en væsentlig svaghed i den interne kontrol.

3 108 Det bedste middel til afhjælpning af disse problemstillinger er opfølgende ledelsesmæssige kontroller. Kontrollerne bør bl.a. omfatte en gennemgang af perioderapporter, debitor-/kreditoroversigter, godkendelse/attestation af salgs-, købs- og omkostningsbilag samt poståbning m.m. Vi har derfor ikke baseret vor revision på den interne kontrol, men har i stedet udvidet omfanget af de øvrige revisionshandlinger. 3. Den udførte revision Vor revision af årsrapporten udføres med baggrund i en vurdering af risiko og væsentlighed i foreningens forretnings- og regnskabsmæssige forhold. Til bekræftelse af bogføringens og regnskabets rigtighed har vi ved årsafslutningen foretaget sådanne analyser, sammenligninger og afstemninger af bilagsmaterialet, registreringerne og regnskabsoplysningerne i øvrigt, som vi har fundet nødvendige. Vi har i overensstemmelse med god revisionsskik overbevist os om de opførte aktivers tilhørsforhold til foreningen, tilstedeværelse og forsvarlige vurdering. Vi har ligeledes påset, at alle os bekendte forpligtelser er rigtigt udtrykt i regnskabet. Revisionens formål, udførelse, rapportering m.m. er uændret i forhold til tidligere. Vi henviser til revisionsprotokollat af 15. april 2005, side Vi skal i denne forbindelse anbefale, at nyindtrådte medlemmer af bestyrelsen gør sig bekendt med dette protokollat. Revisionen er foretaget i forbindelse med udarbejdelsen af årsrapporten. Opfølgning på udført revision mv. Forretningsgang og intern kontrol Sidste og forrige år fremkom vi med anbefalinger til foreningens forretningsgang for annoncesalg. Vi har ved revisionen bemærket, at vor anbefaling om særskilt registrering af ydede rabatter, er implementeret i årets løb. Der er ydet direkte rabatter på i alt 271 tkr. i perioden fra implementering til status. Vi skal i tilknytning hertil anbefale, at rabatter vedrørende 2-3 års aftaler tillige registreres som rabat og ikke fragår i bruttoomsætningen. Forsikringer Vi har under hensyntagen til risiko og væsentlighed ikke gennemgået foreningens forsikringsforhold. Beskrivelse af bogføringssystemet Vi skal anbefale, at der udarbejdes en komplet beskrivelse af bogføringssystemet. Særligt i lyset af den nuværende sekretariatschef planlagte pensionering skal vi anbefale, at foreningens økonomiske forhold beskrives og dokumenteres.

4 109 Bogholderiets beskaffenhed Ved revisionen er der identificeret et relativt stort antal efterposteringer af ikke uvæsentlige beløb. Vi skal anbefale, at foreningens ledelse overvejer behovet for at højne kompetenceniveauet i bogholderiet. Vi vurderer, at foreningen med fordel kan entrere med en freelance controller/regnskabschef og dermed bibringe administrationen de nødvendige færdigheder. Vi skal som sidste år anbefale, at der indføres faste afstemningsrutiner til brug for kvartals- og årsafslutning, herunder udarbejdelse af specifikationer og afstemning af balancekonti, udarbejdelse af momssandsynliggørelse mv. Afstemningsarbejder vedrørende faktureringsgrundlag Vi har bistået sekretariatet med bogholderi- og regnskabsmæssig assistance i forbindelse med afstemning af faktureringsgrundlag og honorar til redaktøren mm. Vor assistance gav anledning til et mindre antal korrektioner. I tilknytning til ovenstående er der implementeret nye forretningsgange omkring udstedelse af ordrebekræftelser, faktura samt registrering heraf. Vi har i brev af 11. marts 2008 til sekretariatet kommenteret forretningsgangsbeskrivelsen. Resultat af revisionen Vor revision har udover foran anførte ikke givet anledning til bemærkninger. 4. Oplysninger til årsrapporten Resultatopgørelsen indeholder bl.a. budgettal. Vi har ikke foretaget nogen form for revision eller anden analyse af disse budgettal. Årsrapporten for 2007 udviser et overskud på 529 tkr., samlede aktiver på tkr. og en egenkapital på tkr. 5. Oplysninger til skatteregnskabet Den foreliggende opgørelse af skattepligtig indkomst for 2007 udviser en skattepligtig indkomst på 59 tkr. Det realiserede overskud kan modregnes i tidligere års underskud. Foreningen har efter fradrag af årets overskud fremførbare skattemæssige underskud på i alt 765 tkr. Skatteværdien heraf udgør 191 tkr., hvoraf 50% er indregnet som et aktiv i balancen. Vor revision af foreningens årsrapport er tilrettelagt med henblik på at opfylde årsregnskabslovens bestemmelser om revision og tager således ikke sigte på opgørelse af den skattepligtige indkomst. Vi kan dog oplyse, at vi ikke under vor revision af årsrapporten, er stødt på forhold, som efter vort skøn og vor fortolkning af gældende skattelove, giver anledning til reguleringer ud over de, som er anført i det udarbejdede skatteregnskab.

5 Ledelsens regnskabserklæring I forbindelse med aflæggelsen af årsrapporten har foreningens ledelse overfor os afgivet en skriftlig bekræftelse (regnskabserklæring) om årsrapportens fuldstændighed, såsom oplysninger om pantsætninger, garantistillelser, retssager, besvigelser, begivenheder efter balancedagen samt andre vanskeligt reviderbare områder. 7. Assistance og rådgivning Siden seneste revisionsprotokol til årsrapporten er udført følgende opgaver: Bogføringsmæssig assistance i årets løb. Regnskabsmæssig assistance ved udarbejdelse af årsrapporten. Kommentering af forretningsgangsbeskrivelse. 8. Tilsyn med ledelsens pligt til at føre bøger mv. Vi har påset, at ledelsen har overholdt sine pligter til at udarbejde forretningsorden og til at oprette og føre bøger, fortegnelser og protokoller, samt at regler om forelæggelse og underskrivelse af revisionsprotokollen er overholdt. Vi er ikke i forbindelse med vor revision blevet bekendt med handlinger eller undladelser, hvor der efter vor opfattelse er en begrundet formodning om, at medlemmer af ledelsen kan ifalde erstatnings- eller strafansvar. Vi kan oplyse, at vi under revisionen af årsrapporten ikke er stødt på forhold, der kunne indikere besvigelser eller forsøg herpå. Besvigelser er betegnelsen for en bevidst handling udført af en eller flere personer blandt den daglige ledelse, den overordnede ledelse, medarbejdere eller tredje parter, hvor vildledning for at opnå en uberettiget eller ulovlig fordel er involveret. Revisionen af årsrapporten fokuserer alene på besvigelser, der fører til væsentlig fejlinformation i regnskabet. Vi har således ikke foretaget juridiske vurderinger af, hvorvidt besvigelser faktisk er forekommet. 9. Revisors habilitetserklæring mv. I henhold til lovgivningen erklærer undertegnede: at vi opfylder de i lovgivningen indeholdte habilitetsbetingelser, og at vi under vor revision har modtaget alle de oplysninger, vi har anmodet om. Silkeborg, den 13. marts 2008 B D O S c a n R e v i s i o n Statsautoriseret revisionsaktieselskab Per Kloborg Statsautoriseret revisor

6 111 Forevist, den / 2008 Sekretariatschef: Hans Ejner Krag-Petersen Bestyrelsen: Mikael Jentsch Formand Anders Thanning Næstformand Søren Peter Sørensen Kasserer Trine Lindegaard Holmberg Sekretær Christian Bjerg Jesper Brandt Kjeld Bussborg Johansen /071231rprot