Vedr. stillingen som Økonomi- og stabschef

Transkript

1 NOTAT Jan Kjeldsmark Aarhus, den 5. februar 2015 Vedr. stillingen som Økonomi- og stabschef AUSTRALIA AUSTRIA BELGIUM BRAZIL DENMARK CHINA ESTONIA FINLAND FRANCE GERMANY INDIA ITALY LATVIA LITHUANIA THE NETHERLANDS NORWAY POLAND PORTUGAL SINGAPORE SPAIN SWEDEN SWITZERLAND UNITED KINGDOM USA

2 Indholdsfortegnelse 1. INDLEDNING NY OVERORDNET ORGANISERING DEN CENTRALE STAB CHEFENS CENTRALE ARENAER OG OPGAVER CHEFENS SUCCESKRITERIER DEN EFTERSPURGTE PROFIL LØN- OG ANSÆTTELSESFORHOLD TIDSPLAN OM JAMMERBUGT KOMMUNE... 8 Side 2 af 11

3 1. Indledning Jammerbugt Kommune ændrer med virkning fra 1. maj 2015 den overordnede administrative organisation og ledelsesstruktur og i den forbindelse rekrutteres - til besættelse pr. 1. maj tre nye topchefer. Udover denne økonomi- og stabschef skal stillingerne som vækst- og udviklingsdirektør og skole- og dagtilbudschef også besættes. Jammerbugt Kommune har indgået aftale med Mercuri Urval A/S om at medvirke i rekrutteringsog ansættelsesprocesserne. Der er nedsat et ansættelsesudvalg i forbindelse med besættelse af stillingen som økonomi- og stabschef. Ansættelsesudvalgets opgave er at afgive indstilling til økonomiudvalget, der har ansættelseskompetencen. Dette notat er udarbejdet på baggrund af drøftelser i organisationen og er af ansættelsesudvalget vedtaget som grundlag for rekrutterings- og udvælgelsesprocessen. Ansættelsesudvalget består af: Borgmester Mogens Gade Næstformand i økonomiudvalget Ole Stavad Økonomiudvalgsmedlem Jens Christian Golding Økonomiudvalgsmedlem Morten Marinus Økonomiudvalgsmedlem Malou Skeel Økonomiudvalgsmedlem Niels Chr. Hem Økonomiudvalgsmedlem Per Halsboe-Larsen Økonomiudvalgsmedlem Sonia Luther Nielsen Økonomiudvalgsmedlem Søren Brink Kommunaldirektør Henrik Hartmann Direktør for Børne- og Familieforvaltningen Jan Lund-Andersen Direktør for Social-, Sundheds- og Beskæftigelsesforvaltningen Hanne Madsen Medarbejderrepræsentant Margit Kristensen Medarbejderrepræsentant Lenette Sørensen Medarbejderrepræsentant Lotte Vestenbæk Lederrepræsentant Birgitte Guldberg Lederrepræsentant Bjarne Bonderup. Potentielt interesserede er meget velkommen til at kontakte Jan Kjeldsmark fra Mercuri Urval på telefon for en konfidentiel drøftelse af muligheder og vilkår i stillingen. Desuden kan der rettes henvendelse til kommunaldirektør Henrik Hartmann på telefon for yderligere oplysninger. For nærmere oplysninger om Jammerbugt Kommune henvises til hjemmesiden Se også: Liv i By og skole - Erhvervs- og vækststrategien - Planstrategi med Handlingskatalog - Landdistriktspolitik - Samtlige politikker og strategier - Side 3 af 11

4 2. Ny overordnet organisering Figur 1: Ny administrativ organisation Økonomiudvalget besluttede den 19. januar 2015 en ny overordnet administrativ organisation, ledelsesstruktur og tilhørende implementeringsplan: Der etableres en ny Vækst- og Udviklingsforvaltning, der samler alle de kommunale udviklingsog vækstressourcer. Forvaltningen består af ressourcerne fra Vækst Jammerbugt (erhvervsog turistservice), Kultur og Fritid, Landdistriktsudvikling samt den hidtidige Teknik- og Miljøforvaltning De hidtidige 3 centrale stabe; Udvikling, Økonomi og Borgerservice samt Sekretariat samles i én fælles stab. Desuden vil der ske opgaveflytninger internt i den centrale stab I Børne- og Familieforvaltningen sammenlægges de to hidtidige afdelinger Dagtilbud og Undervisnings- og Fritidstilbud til én afdeling Skole- og Dagtilbud I Social-, Sundheds- og Beskæftigelsesforvaltningen sammenlægges de to hidtidige afdelinger Sundhed og Social til én ny afdeling Social og Sundhed. Formålet med organisationsændringen er at tilpasse den administrative organisation og ledelsesstruktur til de fremtidige vilkår og til de politiske og ledelsesmæssige prioriterede fokusområder, især: Fokus på, at Jammerbugt Kommunes potentialer udnyttes og udvikles bedst muligt - og at der bidrages til at skabe endnu bedre rammevilkår for borgere og virksomheder Fokus på, at ledelsen og medarbejderne i organisationen samlet set sikrer, at borgere og virksomheder i endnu højere grad oplever, at Jammerbugt Kommune tager udgangspunkt i borgernes og virksomhedernes behov og perspektiv. Tilpasningen skal medvirke til at realisere en koordineret og helhedsorienteret opgaveløsning og service. Jammerbugt Kommune kalder det; Én indgang til kommunen Et øget fokus på at styrke samarbejdsflader og sammenhængskraft internt og på tværs af forvaltningsområderne. Der skal realiseres faglige og ressourcemæssige synergier og skabes øget effektivitet i opgaveløsningen Tilpasning af organisationen til de økonomiske vilkår, herunder en tilpasning af ledelsesstrukturen og frigørelse af ressourcer ved en ny prioritering. Side 4 af 11

5 3. Den Centrale Stab Figur 2: Organisering i den Centrale Stab Med den nye organisering samles de hidtidige tre centrale stabe; Udvikling, Økonomi og Personale samt Fællessekretariatet nu i én fælles stab. Den endelige organisering og opgavefordeling er ikke besluttet, men afventer tiltrædelse af den nye økonomi- og stabschef, der således vil få indflydelse på den endelige model. Den nye stab kommer til at bestå af i alt ca. 90 medarbejdere og er foreløbigt skitseret som angivet: Løn, Personale, HR og Arbejdsmiljø Central økonomi, Opkrævning og helhedsorienteret indsats Borgerservice, Digitalisering og IT-service Sekretariat, Udvikling og Kommunikation. Det er vigtigt at notere, at der i den centrale stab også fremadrettet vil være en tung og højt prioriteret driftsopgave, nemlig borgerservicefunktionen, som selvsagt spiller en stor rolle for borgernes oplevelse af den kommunale service. 3.1 Den nye centrale stab Formålet med den nye centrale stab er at styrke og i højere grad koordinere understøttelsen af den samlede organisation med styringsværktøjer til økonomistyring, personale- og lønadministration, digitalisering og it, m.v. Den centrale stab er en støtte- og hjælpefunktion, der skal understøtte og betjene driftsorganisationen udadtil i de 3 forvaltninger og opadtil til direktion, borgmester og økonomiudvalg. Det er det generelle indtryk, at de tre nuværende stabe i dag er veldrevne og præget af en høj faglighed. Ved at samle alle stabsfunktionerne under én ledelse ønsker man at sikre en bedre koordinering af stabens samlede ressourcer og støttefunktioner i forhold til den øvrige organisation. Dette skal sikre en bedre og mere samordnet prioritering af de knappe ressourcer og medarbejdernes kompetencer. Med én samlet stab skabes muligheder for en mere optimal opgavesammensætning. Med den foreløbige etablering af de 4 afdelinger har direktionen påbegyndt denne proces, men den nye økonomi- og stabschef vil blive inddraget i den endelige opgavefordeling. I forbindelse med den nye økonomi- og stabschefs tiltræden tilrettelægges - i samarbejde med den øvrige ledelse og MED-udvalget - en proces, hvor der på tværs af afdelingerne sættes fokus på fleksibilitet og optimal anvendelse af de samlede ressourcer. Side 5 af 11

6 Derudover skal der ske en professionalisering og opkvalificering af indsatsen på en række områder, særligt disse 7: 1. Etablere og fastholde et løbende overblik over de store og lange linjer i den samlede kommunale økonomi, strategiske analyser og prognoser, m.v. Det lange lys i den økonomiske planlægning 2. Understøttelse af kommunens politiske og administrative ledelse, herunder stille udviklingsressourcer til rådighed for direktionens strategiske indsats- og fokusområder, som kommunalbestyrelsen træffer beslutning om 3. Strategisk fokus på kommunikation af de gode historier fra hele den kommunale organisation og understøtte direktionens fokusering på kommunikation 4. En opprioritering af digitalisering og it-understøttelse, så brugerne oplever optimal it-service og understøttelse. Fokus på digital borgerbetjening, implementering af digitaliseringsprojekter og understøttelse af effektiviseringer 5. Udvikling af HR og det personalepolitiske fokus i hele organisationen, herunder trivsel og styrket indsats for at forebygge sygefravær 6. Udvikling af økonomifunktionen med fokus på et øget samspil mellem de centrale og decentrale økonomifunktioner, udvikling af budgetprocesser og metoder samt videreudvikling af LIS 7. Øget fokus på projektorganisering og udvikling af projektledere i staben og på tværs af den kommunale organisation, f.eks. i forhold til udviklingsprojekter, digitaliseringsprojekter, kampagner m.v. Samspillet mellem stabsfunktionerne og den øvrige organisation er langt hen ad vejen velfungerende, men har også været udfordret af en til tider uklar rollefordeling mellem stabsog driftsfunktionerne. Med den nye organisering får den nye økonomi- og stabschef og direktionen en unik mulighed for at skabe en ny fælles platform for det fremtidige samarbejde. Sammenfattende står den nye centrale stab overfor en række spændende muligheder, og den nye økonomi- og stabschef har et solidt og fagligt velkvalificeret fundament at arbejde videre med. 4. Chefens centrale arenaer og opgaver Økonomi- og stabschefen refererer til kommunaldirektøren og er overfor denne ansvarlig for ledelses- og styringsopgaven i hele staben. Økonomi- og stabschefen leder nedad i egen organisation gennem de 4 afdelingsledere og arbejder strategisk opad mod direktionen og økonomiudvalget. Helt overordnet bliver det økonomi- og stabschefens fornemmeste opgave at sikre, at den centrale stab af den øvrige organisation opleves reelt understøttende med rådgivning, sparring og service af høj faglig kvalitet. Økonomi- og stabschefen skal agere og præstere i følgende rum og relationer: Ledelse: Der skal etableres et ledelsesforum med de øvrige ledere i staben, så der sikres en koordineret og proaktiv opgaveløsning, der kan sikre en høj kvalitet i den administrative understøttelse af det politiske niveau, forvaltningerne og det decentrale niveau Økonomi- og stabschefen leder ledere og er ansvarlig for deres ledertrivsel og for, at deres lederkompetencer og -adfærd løbende udvikles, så de kan og vil understøtte Jammerbugt Kommunes mål Skabe et afsæt for et konstruktivt samarbejdsklima og en ny fælles kultur i den centrale stab Formand for MED-udvalget for staben. Side 6 af 11

7 Politik: Sikre kvalificeret sparring af direktion og borgmester samt økonomiudvalg i forhold til økonomi, personalepolitiske temaer, digitaliseringsstrategi, m.v. Etablere et loyalt og professionelt samspil med det politiske system gennem direktionen. Borgerne: Sikre, at borgerne oplever en god og effektiv service, herunder at borgerne bliver guidet trygt og sikkert igennem den øgede digitalisering Sikre en tillidsfuld og imødekommende dialog med og kommunikation til borgerne. Fagligt: Understøtte den samlede kommunale organisation med effektive styringsværktøjer og administrative værktøjer inden for økonomi, løn/personale, digitalisering, it og effektivisering af administrative arbejdsgange, m.v. Skabe og formidle et klart overblik over den samlede økonomi og status Sætte fokus på arbejdet med effektivisering og en offensiv digitaliseringsstrategi Styrke HR-området og arbejdet med personalepolitiske initiativer og strategier Sikre og inspirere til, at det økonomiske beslutningsgrundlag styrkes, herunder udvikling af budget- og prioriteringsmetoder, der tilgodeser det politiske og ledelsesmæssige behov for at skabe råderum og omstillingsmuligheder Indhøste rationale via oprustning på indkøbsaftaler. 5. Chefens succeskriterier Efter 6-12 måneder vil økonomi- og stabschefen blive evalueret på følgende indsatser og resultater: Har personligt bidraget til et velfungerende og professionelt samarbejde med direktionen, borgmesteren og økonomiudvalget Den centrale stab opleves som en dedikeret og kompetent serviceorienteret support for den øvrige organisation i Jammerbugt Kommune Har etableret en stærk ledergruppe, der løfter i flok og har indbyrdes tillid Har etableret et godt samarbejde præget af synergi og fælles kultur blandt de 4 afdelinger Har optimeret samarbejdet mellem de centrale og decentrale økonomifunktioner Det opleves, at der i højere grad arbejdes med effektiviseringsmuligheder Der er initieret en professionalisering af HR-området og et øget personalepolitisk fokus Har udviklet samarbejdet vedrørende it-service og digitaliseringsområdet mellem den centrale stab og forvaltningerne Der er igangsat en proces til udarbejdelse af en ny offensiv digitaliseringsstrategi. 6. Den efterspurgte profil 6.1 Erfaring og kvalifikationer Cheferfaring fra en politisk ledet organisation - gerne kommune eller anden offentlig forvaltning Stor erfaring med og viden om den overordnede kommunale økonomi på strategisk niveau Erfaring med budgetlægning, regnskabsafslutning, m.v. Generelt vidensniveau på alle stabens opgaveområder Erfaring med ledelse af ledere Samfundsvidenskabelig kandidatgrad Lederuddannelse. Side 7 af 11

8 6.2 Personlige kompetencer De efterspurgte personlige og ledelsesmæssige kompetencer er især: Evnen til at sætte retning og gå foran, og samtidig etablere team spirit En markant og tydelig person, der kan sætte en strategisk dagsorden og kommunikere den med gennemslag Stærk formidler både i skrift og tale Gode samarbejdsevner er dialogorienteret og imødekommende En uddelegerende ledelsesstil Evner at skabe og bevare overblikket i komplekse sammenhænge Politisk tæft og relationsstærk, særligt en sikker fornemmelse for stabschefrollen og adfærden i samspillet med direktionen, driftsforvaltningerne og det politiske system. Det vægtes højt, at topcheferne i Jammerbugt Kommune kan levere topprofessionel ledelse og samtidig bidrage til den uhøjtidelige tone og meget positive samarbejdsånd, der kendetegner Jammerbugt Kommune. 7. Løn- og ansættelsesforhold Stillingen er klassificeret på løntrin 51, og afhængig af erfaringer og kvalifikationer forventes et samlet lønniveau inklusive alle tillæg på ca. kr årligt. Hertil kommer pensionsordning. Der vil være mulighed for at aftale indplacering på kontraktvilkår med 15% løntillæg. 8. Tidsplan AKTIVITET TIDSANGIVELSE Annoncering / sourcing Fra Ansøgningsfrist , kl Udvælgelse af kandidater til indledende samtaler Indledende samtaler , kl Test, personvurdering og referencetagning Efter 1. samtalerne Rapportering og anden samtalerunde , kl Forhandling og ansættelse Efter 2. samtalerne Tiltrædelse Om Jammerbugt Kommune Jammerbugt Kommune er et særligt sted. Vi er omgivet af en storslået natur med bløde klitter, stejle klinter, frodige skove og mose. Kommunen dækker et areal på 863 km 2, som fordeler sig over 60 km fra Vust i vest til Ingstrup i nordøst. Kommunen er dog ingen steder mere end 20 km bred. Langs Limfjorden har vi 44 km fjordstrækning, og vi har 52 km kystlinje langs Jammerbugten. Side 8 af 11

9 I kommunen bor vi ca borgere, og vi vil gerne være flere! Vi bor i en af kommunens fire hovedbyer: Brovst, Fjerritslev, Pandrup og Aabybro, i et af de mange mindre lokalsamfund eller på landet. Vores mange lokalsamfund har hver deres egen identitet og særpræg. Jammerbugt Kommune samarbejder med lokale ildsjæle om at sikre fortsat udvikling både i byerne og i landdistrikterne, så kommunen vedbliver at være et godt sted at bo, et godt sted at vokse op og et godt sted at besøge. Arbejdsmarkedet og erhvervsstrukturen er præget af et mangfoldigt erhvervsliv med mange mindre og mellemstore virksomheder, samt en forholdsvis stor pendling til arbejdspladserne i nabokommunerne. Vi har mange arbejdspladser indenfor de traditionelle erhverv, herunder håndværk men også mange højtspecialiserede virksomheder. Centralforvaltningen er placeret på Rådhuset i Aabybro. Social-, Sundheds- og Beskæftigelsesforvaltningen i administrationsbygningen i Brovst. Teknik- og Miljøforvaltningen i administrationsbygningen i Pandrup og Børne- og Familieforvaltningen i Fjerritslev. Aktuel planstrategi for Jammerbugt Kommune Den aktuelle planstrategi fra 2011 har sat retningen for de seneste års indsatser, og der er netop igangsat en proces for en ny planstrategi for de kommende år. Den gældende planstrategi har følgende strategiske fokusområder: Jammerbugt Kommune er et attraktivt sted at leve og være I Jammerbugt Kommune benytter og beskytter vi natur og landskab I Jammerbugt Kommune hæver vi uddannelses- og kompetenceniveauet I Jammerbugt Kommune er klima og Agenda 21 på dagsordnen. Den kommende planstrategi forventes i høj grad at bygge videre på eksisterende temaer samt understrege fokus på vækst og udviklingsperspektivet. Visionen for Jammerbugt Kommune Kommunen vil skabe grundlag for at fastholde og udvikle et godt serviceniveau for borgere og erhvervslivet. Kommunen vil sikre overskud og handlekraft til udvikling og nye initiativer, og vil være en synlig og attraktiv medspiller for at styrke bosætningen, erhvervsudviklingen og turismen i kommunen. Kommunen vil understøtte en decentral struktur under hensyntagen til helheden, og vil aktivt arbejde for dialog med og involvering af borgere, brugere, foreninger i de lokale beslutninger. Overordnede målsætninger Visionen tydeliggøres i en række målsætninger, som skal være retningsanvisende for beslutningerne og aktiviteterne i kommunen: - Vi vil se kommunen som én helhed. Kommunens lokalsamfund er forskellige med hver deres kvaliteter, og der skal fortsat være mulighed for at udvikle velfungerende lokalsamfund og deres stærke sider, men samtidig skal kommunen ses som én helhed, hvor der skal prioriteres og satses for at sikre den fornødne udvikling. Ved at anskue kommunen i sin helhed, sikre en effektiv udnyttelse af ressourcerne og gennemføre forandringer skal der skabes overskud til ny udvikling. - Vi er en attraktiv bosætningskommune med plads til alle. Vi vil arbejde for at tiltrække og fastholde gode skatteborgere ved at sikre et varieret boligudbud af god kvalitet. Vi vil udnytte de fordele, vi har, som følge af kommunens gode placering med nærhed til regionsbyen, infrastrukturen, naturen, havet og fjorden. Der skal skabes boligudvikling i hele kommunen ved at satse på de enkelte lokalområders stærke sider. For at skabe en gunstig udvikling i befolkningssammensætningen skal der især lægges vægt på at tiltrække yngre familier via en attraktiv børnepolitik. Side 9 af 11

10 - Vi arbejder for en dynamisk og fremtidsorienteret erhvervsudvikling. Vi vil føre en erhvervspolitik, hvor vi sigter på at styrke de eksisterende centre for industri, detailhandel og turisme. Samtidig hermed vil vi i samarbejde med virksomhederne, andre parter samt det regionale erhvervssamarbejde arbejde for at skabe gunstige vilkår for etablering af nye virksomheder og udvikle de eksisterende. - Vi satser på vore rekreative naturområder, kultur og fritid og udvikling af turismen. Vi vil aktivt udnytte vor rekreative natur samt satse på kultur- og fritidsaktiviteter, idet denne satsning understøtter kommunes bosætnings- og erhvervspolitik ved at gøre kommunen til et spændende sted at leve, arbejde og besøge. Et aktivt fritids- og foreningsliv og et spændende kulturliv binder kommunen sammen på kryds og tværs og skaber et aktivt fællesskab. Potentialet inden for turismen med nogle af landets skønneste naturområder skal udnyttes som drivkraft i en fremtidig erhvervsudvikling med vægt på kvalitet, miljø og oplevelser. - Vi er en aktiv partner i Business Region North Denmark. Vi vil også i fremtiden deltage aktivt i det regionale samarbejde, og vil arbejde for at styrke samarbejdet i Region Aalborg. Vi er meget afhængige af arbejdspladserne i Aalborg-området, og en gunstig udvikling i hele området er en forudsætning for en god udvikling i vor kommune. - Vi lægger vægt på dialog og en decentral struktur. Vi ser det som en positiv værdi at sikre involvering af borgere, brugere, foreninger i de lokale beslutninger. Vi vil sikre dialog og arbejde for lokal inddragelse i beslutningerne og herigennem medvirke til at understøtte en decentral struktur og forvaltning under hensyntagen til mulighederne og helheden. - Vi vil sikre bæredygtighed og udviklingskraft. Vi vil fastholde og tiltrække dygtige medarbejdere og ledere samt udnytte ressourcerne på tværs af den kommunale organisation for at sikre en høj faglighed og økonomisk bæredygtighed og den fornødne udviklingskraft til nye initiativer. Vi vil føre en personale- og ledelsespolitik, der bygger på tillid og kompetence til den enkelte medarbejder og med fokus på initiativ, forandringsevne, udvikling og resultater til gavn for borgerne. Ledelsesgrundlaget Jammerbugt Kommune har vedtaget et fælles ledelsesgrundlag for alle ledere i den kommunale organisation: 1. Du påtager dig ansvaret for, at de politiske og administrative beslutninger føres ud i livet 2. Du signalerer retning og udvikler en lydhør samt forandringsparat organisation 3. Du involverer medarbejderne, sætter fokus på personaleledelse og er i dialog med medarbejderne om deres udvikling og trivsel 4. Du påtager dig ansvaret for faglig udvikling, økonomi, personale, bygninger m.m. 5. Du og din nærmeste chef afklarer ledelsesrummet og sikrer gensidig sparring 6. Du sikrer, at der er fokus på mål og resultater 7. Du er forpligtet til at træffe de nødvendige beslutninger også vanskelige og upopulære 8. Du opfatter dig selv som en del af kommunens samlede ledelse 9. Du sikrer, at din organisation tænker i helheder, ser på ressourceanvendelsen i sin helhed og skaber sammenhæng for borgerne 10. Du praktiserer ledelsesgrundlaget (værdierne) i det daglige arbejde. Ledere på alle niveauer forventes ide- og holdningsmæssigt at kunne tilslutte sig grundlaget og at realisere det i praksis i den daglige ledelse. Lysten og evnen til at praktisere ledelse på dette grundlag indgår i udvælgelsen af ledere på alle niveauer i Jammerbugt Kommune. Side 10 af 11

11 Fakta om Jammerbugt Kommune Jammerbugt Kommune er med omkring indbyggere den 61. største kommune ud af Danmarks i alt 98 kommuner. I gennemsnit har kommunerne cirka indbyggere I Region Nordjylland er Jammerbugt Kommune den 5. største ud af 11 kommuner Jammerbugt Kommune dækker et areal på 863 km² Jammerbugt Kommune er en lang kommune. Fra Vust i vest til Ingstrup i nord/øst er cirka 60 kilometer. Kommunen er dog ingen steder mere end 20 km bred. Side 11 af 11