Tværgående effektiviseringsforslag

Størrelse: px
Starte visningen fra side:

Download "Tværgående effektiviseringsforslag"

Transkript

1 Tværgående effektiviseringsforslag Nr. Forslag SER/OVF T01 Digitaliseringsplan SER TO2 Handlingsplan for SER udbud T03 Facility SER Management I alt SER

2

3 Budget 2015 Effektiviseringsforslag Nr. T01 Digitaliseringsplanen 2015 Spor: Effektiv drift Udvalg: Alle Område: Alle Angiv aktivitet: SER/OVF: Serviceudgift Økonomi kr. (2015 pl) (-)=budgetforbedring BF2015 BO2016 BO2017 BO2018 I: Effektivisering II: Investering (Drift) III: Investering (Anlæg)* Sum(I+II)= effekt (Drift) *Anlægsinvesteringer, der er nødvendige for at realisere effektiviseringen skal indarbejdes i anlægsplanen under Investering i effektivisering. Indhold i forslaget Digitaliseringsplanen 2015 består af en række projekter, der bidrager til udmøntningen af Frederiksberg Kommunes digitaliseringsstrategi. Planen og projekterne er beskrevet i Digitaliseringsplan 2015 Digitale services til borgere og medarbejdere på Frederiksberg. Personalemæssige konsekvenser: BF2015 BO2016 BO2017 BO2018 Investering i årsværk (+) Reduktion i årsværk (-) Nettoeffekt for kommunen* *Der medtages kun medarbejdere, der er ansat med Frederiksberg kommune som arbejdsplads. Det skal gerne angives under tabellen, hvis en reduktion vedrører personale i de selvejende institutioner. Sammenhæng til andre forslag:

4

5 Digitaliseringsplanen 2015 Digitale services til borgere og medarbejdere på Frederiksberg Side 1 / 39

6 Digitaliseringsplanen 2015 Indhold Digitale services til borgere og medarbejdere på Frederiksberg... 1 Digital service til Frederiksberg borger og medarbejder... 3 Projekter i Program 1, tværgående: Digital forvaltning og borgerservice,... 5 Program 2, tværgående : Det digitale fundament... 7 Program 3a. områdeprogram for Digital understøttelse af Social-, Sundheds- og Arbejdsmarkedsområdet... 8 Program 3b. områdeprogram for Børne og ungeområdet Program 3c. områdeprogram for Digital understøttelse af By- og miljøområdet Økonomi overblik Samlet oversigt over projekternes økonomi Pengestrømme i Digitaliseringsplanen Projektkatalog Tværgående program - Digital borgerservice og forvaltning Kørselsgodtgørelse Digital post mereffektivisering på arbejdsgange Effektive møder Analyse af optimering af arbejdsgange inden for løn og HR Tværgående program Det digitale fundament Analyse af optimeret telefoni Områdeprogram Social, sundhed og arbejdsmarked Effektive digitale arbejdsgange Funktions- og omsorgsstøttende teknologi til borgere, der kan og vil selv Selvhjulpenhed og recovery Områdeprogram Børne- og ungeområdet Øget digitalisering inden for Børneudvalget Øget digitalisering inden for Undervisningsudvalget Områdeprogram By og miljøområdet Smart City data effektiv udnyttelse af data på det tekniske område Side 2 / 39

7 Digitaliseringsplanen 2015 Digital service til Frederiksberg borger og medarbejder I 2015 er hele kommunens opgaveløsning understøttet af sammenhængende digitale løsninger, som sikrer en korrekt faglig myndighedsudøvelse og sætter borgerne i centrum via effektive services Frederiksberg Kommunes Digitaliseringsstrategi Frederiksberg Kommune har gennem digitaliseringsplanerne siden 2011 arbejdet målrettet med at anvende teknologien til at understøtte god borgerservice, så den opleves som relevant og på niveau med borgernes behov. Dette arbejde fortsætter i planen for 2015, hvor 3 temaer er i fokus: 1) Digitalisering af administrative arbejdsgange, 2) Digital understøttelse af services for borgerne mhp. at øge oplevelsen af tryg og god service og 3) Strategisk brug af data med henblik på at udvikle den kommunale service. Digitaliseringsplanen 2015 binder på mange måde trådene på de seneste års planer. I 2013 blev de spæde skridt taget ift. at investere i at arbejde med en bæredygtigt it-arkitektur en it-arkitektur, der skal udvikles ift. at rette sig mod den fælles offentlige rammearkitektur og en it- arkitektur, der fordrer principper om standarter, genbrugelighed og byggeklodser, der tilsammen understøtter, at vi får bygget de it-løsninger, som understøtter de kommunale forretningsbehov. I 2014 planen starter det omfattende arbejde med at frigøre sig fra KMDs monopoler og en aktiv indsats ift. at få en stringent praksis omkring sager og dokumenter i kommunen. Disse tiltag afstedkommer trædestenene til et paradigmeskift i Frederiksberg Kommune, der handler om orden i eget hus, egne processer og egne data. Et paradigmeskift, som stadfæstes yderligere i 2015 planen, hvor der gennemføres konkrete projekter, der letter arbejdsgangene og som sikrer, at kommunen får hjemtaget viden om egne processer, fordi vi efterhånden har opbygget det it-fundament, der gør at vi kan digitaliseres de bagvedliggende arbejdsgange. Endvidere sikrer 2015-planen, at der fortsat at den digitale udvikling i Frederiksberg Kommune imødekommer de fokusområder, som Regeringen og KL er blevet enige om i aftalen om kommunernes økonomi for Økonomiaftalen for 2015 omhandler overordnet digital understøttelse af services i kommunerne i forhold til at løfte velfærden og skabe mere effektive sagsgange på en række erhvervsrettede myndighedsopgaver som fx byggesager og miljøgodkendelser. Udover at den fjerde bølge af selvbetjeningsløsninger, den sidste af bølgerne i den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi, skal implementeres i 2015, understreger dette års aftale også, at øget brugervenlighed på løsningerne er et krav. Den fjerde bølge skal frigøre 1.1 mio. kr. i 2016 stigende til 44.4 mio. kr. i 2017 og frem. Frederiksberg Kommune har gennem sin aktive indsats i udmøntningen af den fælleskommunale digitaliseringsstrategi haft fokus på at arbejde systematisk med udviklingen af selvbetjeningsløsninger på kommunens hjemmeside, og implementeringen af bølgeplanerne følges og overholder således de fællesnationale tidsplaner. Sidste år blev kommunens nye hjemmeside lanceret med fokus på enkelhed og tydelighed med et klart mål om at få flere borgere til at anvende løsningerne. Statistikken viser, at målet er indfriet, idet den nye hjemmeside får flere besøgende over på selvbetjeningsløsningerne. Kommunen skifter dermed til de omkostningseffektive kanaler, der samtidig giver borgerne fleksibilitet i selvbetjeningen. Side 3 / 39

8 Digitaliseringsplanen 2015 Økonomiaftalen slår endvidere fast, at der er økonomiske og kvalitetsmæssige gevinster ved øget anvendelse af videotolkning samt videokonferencer på en række møder på sundhedsområdet mellem kommuner og regioner m.v., og kommunerne opfordres til at anvende videoteknologien på øvrige områder. I 2014-planen anvendes den videobårne onlineteknologi til at styrke indsatsen i forhold til træningsforløb. Den videobårne teknologi anvendes også i dette års digitaliseringsplan med et tværgående projekt om videomøder for kommunens ansatte, ligesom virtuel teknologi også anvendes til at forbedre kommunikationen og støtte op om borgere inden for det specialiserede voksensocialområde og på sundheds- og omsorgsområdet. I økonomiaftalen er der afsat midler til afdækning af viden om effekten ved anvendelsen af IKT-løsninger til borgere med kognitive forstyrrelser. Ligesom økonomiaftalen indeholder digitaliseringsplanen 2015 digitale tiltag, som skal understøtte aktiviteter på det specialiserede voksenområde og på Sundheds- og omsorgsområdet, bl.a. med tiltag der støtter borgerne i at være mere selvhjulpne gennem de digitale værktøjer, som skaber klarhed og struktur over, hvordan borgeren kan håndtere både kriser og hverdagslivet og monitorerer borgerens sindstilstand. Online tryghedsbesøg kan give borgeren mere tryghed og bedre livskvalitet og medvirke til tidlig opsporing af en evt. forværring. Skole- og dagtilbudsområdet er fortsat adresseret i økonomiaftalen. I digitaliseringsplanen 2015 er der afsat midler til at styrke aktiviteter inden for it-understøttelse af dagtilbudsområdet, ligesom der fortsat er fokus på at styrke brugen af it i folkeskolen med værktøjer, der understøtter kommunikation, arbejdsgange og læring. Med 2015-planen fortsættes således det ambitiøse arbejde med at anvende teknologien til at fastholde Frederiksberg Kommune som frontløber på digitale services til gavn for borgerne og teknologien er et vigtigt aktivt ift. at understøtte øget livskvalitet og tryghed hos borgernes på Frederiksberg Tabellen nedenfor viser en oversigt over økonomien i digitaliseringsplanen Der investeres 7.7 mio. kr. i årene , og investeringerne henter besparelser i 2015 for 1 mio. kr. stigende til 8 mio. kr. i 2018 og frem. I 2017 bidrager planen positivt til overholdelse af servicerammen og kassebeholdningen. Ændringer til budget kr., 14-pl Ændring anlæg Ændring drift Likviditet (- = kassetræk) Akkumuleret kassetræk Projekter i 2015 Projekterne i 2015 er organiseret omkring 5 programmer, hvoraf 2 er tværgående og 3 er områdespecifikke. Side 4 / 39

9 Digitaliseringsplanen 2015 Programstyringen sikrer, at der er en linje i udviklingen af de mange projekter, som implementeres hvert år, og har blik for at bygge videre på eksisterende tiltag og potentialer. Nedenfor beskrives de enkelte 2015-projekter fordelt på de tilhørende programmer. Program 1, tværgående: Digital forvaltning og borgerservice, Digital post Potentialet på digital post er fortsat stort i Frederiksberg. Digital post understøtter en smart og effektiv digital arbejdsgang, hvor medarbejderne i dag kan nøjes med at trykke på send fra sin pc frem for de mange og tidskrævende trin ved traditionel håndtering af breve, hvor brevet skal hentes i printeren, kuverteres, lægges i udbakke, afhentes, portohåndteres og afleveres af breve på posthus. Målet med den skærpede indsats er at løfte den sidste mængde af papirposten, som fortsat indeholder et stort potentiale, over på den effektive digitale kanal, således at kommunen løfter det fællesoffentlige mål om at digitalisere kommunikationen mellem borger og forvaltning kr. (2015 pl) BF2015 BO2016 BO2017 BO2018 (-)=budgetforbedring I: Effektivisering II: Investering (Drift) III: Investering (Anlæg)* 400 IV=I+II: Sum/Netto= effekt (Drift) Digital kørselsgodtgørelse Indeværende års digitaliseringsplan handler om at understøtte administrative processer digitalt. En af de administrative processer, som foregår manuelt i kommunen i dag, er godtgørelse afkørsel. Dette medfører ikke-værdiskabende aktiviteter for medarbejderne i kommunen. Digitaliseringsprojektet vil løfte arbejdsgangen over på en digital indberetningsløsning i kommunens økonomisystem. Løsningen udnytter eksisterende open source-teknologier i kommunen, som skal udbygges, tilpasses og integreres en tilgang, som it-afdelingen løbende bestræber sig på at arbejde ud fra for at opretholde og udvikle en sund og bæredygtig itarkitektur. Til trods for at potentialet har en mindre volumen, er projektet en del af den digitale transformation, som kommunen er i gang med, hvor manuelle arbejdsgange gøres digitale, da dette udover at effektivisere arbejdsgange også bidrager til bedre kvalitet af data i kommunen, eftersom registreringer og konteringer af kørsel sker i en styret digital proces. Det forventes, at potentialet er større end anslået i den udarbejdede business case kr. (2015 pl) BF2015 BO2016 BO2017 BO2018 (-)=budgetforbedring I: Effektivisering II: Investering (Drift) III: Investering (Anlæg)* 150 Side 5 / 39

10 Digitaliseringsplanen 2015 IV=I+II: Sum/Netto= effekt (Drift) Effektive møder Frederiksberg Kommune skal løbende udvikle sig i takt med at teknologierne åbner nye veje for at levere kvalitet og effektivitet i arbejdsgangene. En væsentlig del af medarbejdernes arbejdstid går på mødeaktivitet ude af huset. Målet med projekt Effektive møder er at udnytte teknologiens muligheder til at effektivisere den tid, som anvendes i forbindelse med afholdelse af møder. Projektet udnytter eksisterende kendte teknologier og bidrager til at øge medarbejdernes kompetencer til at anvende moderne teknologier i en arbejdsmæssige sammenhæng. Det forventes yderligere, at videomøder vil øge medarbejderes fokus på, hvordan møder afvikles effektivt, da et succesfuldt videomøde kræver planlægning og et skærpet fokus på mødeformål. Effektiviteten går på sparet tid til kørsel til møder, men også besparelser på udlæg til transport, da møderne afholdes på arbejdspladsen. Der investeres endvidere en mindre sum til at udvide brugen af digital understøttelse af dagsordensproduktion til udvalgte målgrupper i kommunen for at undersøge potentialet ved elektronisk understøttelse af håndtering og udstilling af mødemateriale. I dag anvendes teknologien kun til politikere og chefgrupper i kommunen kr. (2015 pl) BF2015 BO2016 BO2017 BO2018 (-)=budgetforbedring I: Effektivisering II: Investering (Drift) III: Investering (Anlæg)* 300 IV=I+II: Sum/Netto= effekt (Drift) Analyse af HR- og lønprocesser HR- og lønområdet er arbejdsgange, der er af stor volumen i det kommunale regi. I tråd med temaet for digitaliseringsplanen 2015 skal arbejdsgangene undersøges, dokumenteres og transformeres til et to be -scenarie. Analyseprojektet skal bidrage til at afdække potentialerne ved at effektivisere arbejdsgangene inden for hr- og lønprocesser gennem digital understøttelse. En undersøgelse foretaget af KL i en større dansk kommune peger på et væsentligt potentiale ved at digitalisere en række arbejdsgange inden for HR- og lønområdet, som i dag udføres manuelt og/eller af ekstern leverandør. Potentialet går på at transformere simple, men omkostningstunge, arbejdsgange til digitale flows, der skaber bedre kvalitet i data og mere værdiskabende brug af medarbejderes tidsforbrug. Analyseprojektet har tæt sammenhæng til igangværende projekter, som omhandler registrering af organisatoriske data, herunder også Side 6 / 39

11 Digitaliseringsplanen 2015 digitalisering af personalesager. Projekterne tilhører digitaliseringsplanerne for henholdsvis 2013 og kr. (2015 pl) BF2015 BO2016 BO2017 BO2018 (-)=budgetforbedring I: Effektivisering -440 II: Investering (Drift) III: Investering (Anlæg)* 150 IV=I+II: Sum/Netto= effekt (Drift) -440 Understøttelse af den organisatoriske ESDH-anvendelse I forlængelse af projekterne om ny ESDH-system og ny ESDH-anvendelse i Digitaliseringsplanerne 2013 og 2014 er der i 2015-planen for en 2-årig periode støttet op om ESDH med fokus på den organisatoriske ESDH-anvendelse i kommunen både på rådhuset og decentralt. Dette er afgørende for forankringen og videreudviklingen af kommunens ESDH-anvendelse både på tværs og i de enkelte afdelinger/institutioner og derved for effektive arbejdsprocesser og god sagsbehandlingsog journaliseringspraksis kr. (2015 pl) (-)=budgetforbedring I: Effektivisering BF2015 BO2016 BO2017 BO2018 II: Investering (Drift) III: Investering (Anlæg)* IV=I+II: Sum/Netto= effekt (Drift) Program 2, tværgående : Det digitale fundament Analyse af telefoni For fremadrettet at sikre optimal og fremtidssikret understøttelse af kommunens telefoni og danne et solidt grundlag for at kommunen i 2016 kan løfte udbudspligten på kommunens eksisterende telefoniplatform, vil projektet analysere de forretningsmæssige behov og teknologiske muligheder indenfor telefoni. Telefoni udgør en kritisk del af kommunens infrastruktur. Telefoni har gennem de seneste år ændret sig væsentligt fra analoge linjer til netværk. Fastnettelefonien fylder mindre i kommunens infrastruktur til fordel for det voksende antal mobiltelefoner. Samtidig fylder kommunikationen via pc en eller anden digital enhed mere og mere, hvilket åbner op for nye kommunikationsmuligheder for at bringe værdi til borgere såvel som ansatte i kommunen. Side 7 / 39

12 Digitaliseringsplanen 2015 I løbet af de seneste år har kommunen moderniseret borgerservicen med det virtuelle kontaktcenter, hvor servicen til borgere håndteret på den digitale og telefoniske kanal er øget. Denne tendens vil fortsætte og stille flere krav til at sammenkøre kommunikationskanaler for at understøtte kommunens muligheder for at yde en god og tidssvarende borgerservice kr. (2015 pl) (-)=budgetforbedring BF2015 BO2016 BO2017 BO2018 I: Effektivisering -400 II: Investering (Drift) III: Investering (Anlæg)* 200 IV=I+II: Sum/Netto= effekt (Drift) -400 Program 3a. områdeprogram for Digital understøttelse af Social-, Sundheds- og Arbejdsmarkedsområdet Der igangsættes projekter, der understøtter tre temaer. Temaerne er digitale arbejdsgange, funktionsstøttende teknologier til borgere, der kan og vil selv samt temaet om selvhjulpenhed og recovery. Digitale arbejdsgange Projekterne omhandler en mere effektiv digital understøttelse af sagsbehandlerens arbejde med udbetalinger af diverse ydelser til borgene, der foretages i arbejdsmarkedsafdelingen. Målet er at styrke de effektive digitale arbejdsgange for borgere, virksomheder og administrationen. En særlig ydelse, helbredstillæg, er en del af den 4 bølge i den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi. Bølgeplanen er en række selvbetjeningsløsninger, som er lovpligtige af indføre i kommunerne. Løsningen til helbredstillæg kan effektivisere de bagvedliggende processer i forhold til de administrative arbejdsopgaver og smidiggøre kommunikationen mellem Ydelsesafdelingen og behandleren. Samtidig får kommunen et proces-fundament, som moderniserer de manuelle arbejdsgange og som samtidig lever op til det øgede krav om digitalisering i det offentlige. Der planlægges endvidere, at udstille informationer om forventede udbetalinger til borgeren Formålet med projekt udstilling af borgerdata er - via en digital selvbetjeningsløsning er at imødekomme borgernes behov for nemt at få oplysninger om nuværende og kommende ydelser og dermed minimere antallet af henvendelser til Ydelsesafdelingen. De to ovenstående løsninger er således løsninger, der binder bagvedliggende processer sammen med en brugervenlig og serviceorientering løsning til borgeren. Både borger og sagsbehandler vil oplevere smidighed og effektivitet gennem den digitale understøttelse kr. (2015 pl) (-)=budgetforbedring BO2015 BO2016 BO2017 BO2018 I: Effektivisering II: Investering (Drift) III: Investering (Anlæg)* Side 8 / 39

13 Digitaliseringsplanen 2015 IV=I+II: Sum/Netto= effekt (Drift) Funktionsstøttende teknologi til borgere der kan og vil selv (SOU) Projektet tilsigter at implementere teknologi, som støtter borgen i at være selvhjulpen. Bl.a. ved at tilbyde omsorgsskærme i hjemmeplejen og hjemmesygeplejen til online tryghedsbesøg i forbindelse med vejledning om kost/væske/medicin og hjemmemonitorering for KOL og diabetespatienter. Projektet vil bidrage til at give borgeren en oplevelse af mere tryghed og bedre livskvalitet og medvirke til tidlig opsporing af en evt. forværring. Der implementeres endvidere hjælpemidler, der understøtter struktur og kognition til borgeren, som har brug for dette for at trives i hverdagen. Samtidig planlægges en revitalisering af den løfteteknologi, som er allerede er implementeret, bl.a. mhp. yderligere udbredelse kr. (2015 pl) (-)=budgetforbedring BO2015 BO2016 BO2017 BO2018 I: Effektivisering II: Investering (Drift) III: Investering (Anlæg)* IV=I+II: Sum/Netto= effekt (Drift) Selvhjulpenhed og Recovery (SU) Projekterne skal understøtte aktiviteter på det specialiserede voksenområde med tiltag der støtter borgerne i at være mere selvhjulpne gennem de digitale værktøjer. Der påtænkes at implementere løsninger til borgen, som Min vej - s en app der skaber klarhed og struktur over, hvordan borgeren kan håndtere både kriser og hverdagslivet samtidig med at løsningen understøtter monitorering af borgerens sindstilstand. Der tiltænkes ligeledes at implementere en løsning, som familie eller personale i samarbejde med den enkelte borger kan bruge til at etablere letforståelige arbejdsgange for dagligdagsfunktioner som eksempelvis anvendelsen af en kaffemaskine. De digitale tiltag skal styrke og støtte borgeren i at være selvhjulpen kr. (2015 pl) BF2015 BO2016 BO2017 BO2018 (-)=budgetforbedring I: Effektivisering II: Investering (Drift) III: Investering (Anlæg)* 300 IV=I+II: Sum/Netto= effekt (Drift) Side 9 / 39

14 Digitaliseringsplanen 2015 Program 3b. områdeprogram for Børne og ungeområdet Øget digitalisering på Børneudvalget Målet er forsat at øge digitaliseringen indenfor Børneudvalget. Frederiksberg Kommune er allerede godt på vej med en strategi for digitaliseringen af dagtilbudsområdet. Børneintra er udrullet på kommunens institutioner. I 2015 udvikles der videre på de allerede igangværende tiltag bl.a med henblik på at understøtte pædagogiske og læringsmæssige tiltag, styrket kommunikationen mellem forældre og institution og udvikling af digital understøttelse af dokumentation. Frederiksberg Kommune holder sig opdateret ift. de analyser, som leveres i regi af den fællesoffentlige strategi for digital velfærd. Derudover arbejdes der med digitalisering inden for de andre dele af Børneudvalget kr. (2015 pl) BF2015 BO2016 BO2017 BO2018 (-)=budgetforbedring I: Effektivisering II: Investering (Drift) III: Investering (Anlæg)* Sum(I+II)= effekt (Drift) Øget digitalisering på Undervisningsudvalget Skoleområdet rykker hurtigt på digitaliseringsfronten for tiden. I takt med at eksisterende projekter realiseres opstår nye behov, der skal understøttes enten teknisk eller didaktisk, som er 2015 strategiens hovedfokus, nemlig understøttelse af skolereformen i forhold til den nye evalueringskultur, men også i forhold til omverdenens krav om elevernes øgede forståelse af den digitale verden. Her tales om programmering, Virtuel Skole, Digitale Elevplaner og øget deling af viden mellem faggrupper ved hjælp af teknologien. Derudover arbejdes der med digitalisering inden for de andre dele af Undervisningsudvalget kr. (2015 pl) BF2015 BO2016 BO2017 BO2018 (-)=budgetforbedring I: Effektivisering II: Investering (Drift) III: Investering (Anlæg)* Sum(I+II)= effekt (Drift) Program 3c. områdeprogram for Digital understøttelse af By- og miljøområdet Projektets formål er at udnytte tværgående data med henblik på optimering af indsatsen på det tekniske område. Det betyder, at der kan skabes bedre beslutningsgrundlag for kommunens strategiske indsatser på det tekniske område ved at sammenstille og analysere Side 10 / 39

15 Digitaliseringsplanen 2015 nye og eksisterende data. Dette bør bidrage til et bedre beslutningsgrundlag om drifts- og udviklingsstrategiske tiltag på det tekniske område. Det gælder bl.a. energidata, effektstyring på vejområdet, belysningsområdet, redningsberedskabet samt affaldsområdet Projektet skal vise de øvrige områder i Smart City-projektet, hvordan data kan anvendes effektivt med udgangspunkt i eksempler fra det tekniske område. Det er hensigten, at data skal udvikles og analyseres i et åbent samarbejde med private aktører, uddannelsesinstitutioner med flere kr. (2015 pl) (-)=budgetforbedring BF2015 BO2016 BO2017 BO2018 I: Effektivisering II: Investering (Drift) III: Investering (Anlæg)* IV=I+II: Sum/Netto= effekt (Drift) Økonomi overblik Side 11 / 39

16 Digitaliseringsplanen 2015 Samlet oversigt over projekternes økonomi Side 12 / 39

17 Digitaliseringsplanen 2015 Pengestrømme i Digitaliseringsplanen Grafen nedenfor viser pengestrømmene i Digitaliseringsplanerne Som det fremgår, effektiviseres driften fra 2012, mens der bidrages til kassebeholdningen fra I 2018 vil det akkumulerede resultat af digitaliseringsplanen overstige 150 mio. kr. Side 13 / 39

18 Digitaliseringsplanen 2015 Projektkatalog Side 14 / 39

19 Tværgående program - Digital borgerservice og forvaltning Kørselsgodtgørelse Digitaliseringsplanens program 1 Digital borgerservice og forvaltning Spor: Tværgående udvikling Udvalg:Magistraten Aktivitet: 12 Administration Område: SEO SER/OVF: Serviceudgift Økonomi kr. (2015 pl) BF2015 BO2016 BO2017 BO2018 (-)=budgetforbedring I: Effektivisering II: Investering (Drift) III: Investering (Anlæg)* 150 IV=I+II: Sum/Netto= effekt (Drift) Indhold i forslaget Opfyldelse af lovkrav Kvalitetsløft X Effektivisering X Formål og gevinster: Sparet tid for medarbejdere ved indberetning og hurtigere godkendelsesprocedure af kørselsgodtgørelser. Mindre tidsforbrug ved administrativ behandling og bedre kvalitet i posteringsdata. Bedre proces ved journalisering af kørselsgodtgørelse på personalesager. Løsningen implementeres på intranettet. Systemet genkender automatisk brugeren og dennes rettigheder på baggrund af organisationsdata. Medarbejderen indtaster de relevante fagligt begrundede data for kørslen samt adresse på hvv. start- og slutpunkt i en formular. Systemet beregner den tilbagelagte afstand på baggrund af kommunens egen GIS- ruteberegner udviklet af BMO. Systemet opmærker godtgørelsen med KLE-aktivitet (transport og befordring) samt brugerens organisatoriske relation. Data overføres til lønsystemet. Sag gemmes i personalesagen Forudsætninger og usikkerheder: Datagrundlag for antallet af kørselsgodtgørelser er usikkert trods grundig gennemgang af kontoudtog. Omsætning af kørselsgodtgørelser er derfor beregnet for ca årligt, men det vurderes, at der findes et større mørketal.

20 Digitaliseringsplanen 2015 Forudsætningerne er, at: Snitflade for integration til lønsystem kan genanvendes. ESDH for personalesager er indført. Den nuværende samlede proces for indberetning af kørselsgodtgørelse indeholder: 1. Hent og udfyld blanket (10 min) 2. Print og underskriv (2 min) 3 Leder godkender og underskriver (2 min) 4 Indberetning oprettes i SD Løn (5 min) 5 Godtgørelse journaliseres på personalesag ( 5 min) Løsningen indebærer digitalisering af indberetning og godkendelse og nedbringer de 3 første trin fra samlet 24 minutter( ) til 7 minutter(5+2). Ved en omsætning på 1000 transaktioner giver dette en besparelse på 283 timer årligt. Indsatsområde: 3. Tværgående udvikling - digitalisering Personalemæssige konsekvenser: BF2015 BO2016 BO2017 BO2018 Investering i årsværk (+) Reduktion i årsværk (-) -0,15-0,15-0,15 Nettoeffekt for kommunen* *Der medtages kun medarbejdere, der er ansat med Frederiksberg kommune som arbejdsplads. Digital post mereffektivisering på arbejdsgange Digitaliseringsplanens program 1 Digital forvaltning og borgerservice 16

21 Digitaliseringsplanen 2015 Spor: Tværgående udvikling Udvalg:Magistraten Aktivitet: 12 Administration Område:SEO SER/OVF: Serviceudgift Økonomi kr. (2015 pl) (-)=budgetforbedring BF2015 BO2016 BO2017 BO2018 I: Effektivisering II: Investering (Drift) III: Investering (Anlæg)* 400 IV=I+II: Sum/Netto= effekt (Drift) *Anlægsinvesteringer, der er nødvendige for at realisere effektiviseringen skal indarbejdes i anlægsplanen under Investering i effektivisering. Indhold i forslaget Opfyldelse af lovkrav x Kvalitetsløft Effektivisering X Formål og gevinster: Folketinget vedtog d. 11. juni 2012 Lov om Offentlig Digital Post. Som følge af loven bliver det obligatorisk for alle borgere over 15 år at have en digital postkasse på borger.dk (Digital Post) fra 1. november Der er som borger muligt at blive fritaget for modtagelse af digital post. Uanset om borgeren modtager post fra det offentlige som digital post eller er blevet fritaget og derfor fortsat modtager sin post som papirpost, er kommunens arbejdsgange blevet eller er i gang med at blive markant ændret. Arbejdsgangseffektiviseringen er knyttet til, at medarbejderne ikke længere skal hente brev i printeren, kuvertere brevet, lægge brev i udbakke, afhentning af brevene, portohåndtering og aflevering af breve på posthus. I stedet kan medarbejderne nøjes med at trykke på send fra sin pc er. Papirpost til fritagne borgere udskrives og posthåndteres af kommunens digital postleverandør. I 2012 er der truffet beslutning om effektiviseringer på hhv. porto og arbejdsgange. Effektiviseringen på portobudgettet er hentet fuldt ud, samtidig med at portobudgettet også finansierer driftsomkostningerne til kommunens digital postleverandør, herunder til deres papirhåndtering af forsendelser til undtagne borgere samt til investeringer, som sikrer en så høj grad af fremsendelser af digital post som muligt. Effektiviseringerne på arbejdsgange er realiseret med en varig effekt på kr. fra Implementeringen af digital post har dog vist sig større samtidig med, at der frem til at digital post bliver obligatorisk pr. 1. november 2014 fortsat er uudnyttede potentialer. For at sikre at alle potentiale udnyttes og en mereffektivisering kan opnås, foreslås en videreførsel af Digital Post-projektet med en investering på kr. og en effektivisering på kr. Effektiviseringerne i arbejdsgangene indgår i moderniseringsaftalen og er altså midler, kommunerne selv kan beholde. 17

22 Digitaliseringsplanen 2015 Forudsætninger og usikkerheder: Forudsætningen for realiseringen af mereffekten er, at alt post, som kan digitaliseres, reelt digitaliseres både i forlængelse af Lov om obligatorisk digital post for borgere (med muligheder for fritagelse) samt virksomheder, og i forlængelse af anden digitalisering i form af elektronisk post, kommunens hjemmeside og portaler mv. Af kommunens nuværende ca traditionelle forsendelser om måneden er det forventningen, at kan digitaliseres. En del af effekten er baseret på en allerede indtruffet nedgang i det samlede antal forsendelser samt en erstatning af traditionelle papirforsendelser til digital post. Disse effektiviseringer er hidtil blevet i de enkelte afdelinger og er blevet anvendt til at håndtere nye opgaver eller andre effektiviseringer. I forlængelse heraf vil effektiviseringen ved digital post ramme afdelinger, som også skal effektivisere grundet andre digitaliseringstiltag (selvbetjening, nye systemer mv.). Der investeres midler til projektledelse. Opfølgningsarbejdet med at få posten digitaliseret er stor. En del af arbejdet omhandler vedholdende fokus på at få breve, der endnu ikke er digitaliseret, til at overgå til digital post. Der kan også være aktiviteter til undervisning. Indsatsområde: 3. Tværgående udvikling digitalisering, mereffekter ved eksisterende digitalisering, Digital forvaltning og borgerservice Personalemæssige konsekvenser: BF2015 BO2016 BO2017 BO2018 Investering i årsværk (+) 0,9 Reduktion i årsværk (-) -1, Nettoeffekt for kommunen* -0, *Der medtages kun medarbejdere, der er ansat med Frederiksberg kommune som arbejdsplads. Effektive møder Digitaliseringsplanens program 1 Digital forvaltning og borgerservice Spor: Tværgående udvikling Udvalg:Magistraten Aktivitet: 12 Administration Område:SEO SER/OVF: Serviceudgift Økonomi kr. (2015 pl) BF2015 BO2016 BO2017 BO2018 (-)=budgetforbedring I: Effektivisering II: Investering (Drift) III: Investering (Anlæg)*

23 Digitaliseringsplanen 2015 IV=I+II: Sum/Netto= effekt (Drift) *Anlægsinvesteringer, der er nødvendige for at realisere effektiviseringen skal indarbejdes i anlægsplanen under Investering i effektivisering. Indhold i forslaget Opfyldelse af lovkrav Kvalitetsløft x Effektivisering X Formål og gevinster: Målet er at udnytte teknologiers muligheder for at effektivisere den tid, som anvendes i forbindelse med afholdelse af møder. Effektiviteten går på sparet tid til kørsel til møder, men også besparelser på udlæg til transport. Denne gevinst er dog ikke opgjort i projektet. Projektet anvender allerede eksisterende teknologier i kommunen, herunder kommunens Lync, og har således til formål at udnytte eksisterende teknologier og modne organisationens brug af virtuel kommunikationsteknologi. Projektet har karakter af pilotprojekt med henblik på at udnytte eksisterende teknologier og omhandler i højere grad at lære kommunens medarbejdere at anvende de teknologier, som står til rådighed. Det vurderes, at effekten på sigt er større, såfremt værktøjernes anvendes korrekt og til de rette møder med mødelederes evner til at afholde virtuelle møder. Opsummeret er gevinsterne: Sparet tid ved kørsel til møder (udgifter til transport ikke medregnet, som del af business case) Mere opmærksomhed på mødeformål og dermed mere effektivitet ved mødeafholdelse Styrkelse af medarbejderes kompetencer til at bruge virtuelle teknologier Der investeres endvidere en mindre sum til at udvide brugen af e-dagsorden til udvalgte målgrupper i kommunen over 2 år for at undersøge potentialet ved elektronisk understøttelse af håndtering og udstilling af mødemateriale. I dag anvendes teknologien kun til politikere og chefgrupper i kommunen. Forudsætninger og usikkerheder: De tekniske forudsætninger er opfyldt, da alle kommunens medarbejdere og ledere (også decentrale) med pc på kommunens netværk har fået Lync-klienten installeret. Medarbejdere skal undervises i 1) at bruge Lync (teknisk), 2) at planlægge et videomøde og 3) hvilke mødetyper, der er anvendelige til videomøder, således at teknologien anvendes til de rette mødeformer, fx: Status- og opfølgningsmøder Problemløsningsmøder, hvor der skal løses en konkret opgave i fællesskab. Det kan fx være et arbejdsmøde. Afslutningsmøder, hvor der afrapporteres og overdrages Gevinstopgørelse: Potentialet er sat væsentligt lavere end hvad det egentlige potentiale forventes at være. Den effektive tid på en halv times tidsbesparelse pr møde i alt, som gælder både transport t/r må forventes at være højere. Ligeledes er andelen på 1/3 af de administrative arbejdspladser lavt sat, da det må forventes at mødeaktivitet er en hyppig aktivitet for administrativt ansatte. Hertil regnes der kun med 4 møder, som skal transformeres til videomøder årligt. Parametrene er sat lavt, da projektet skal igangsættes og vurderes ift. om det kan have yderligere potentiale i fremtiden. 19

24 Digitaliseringsplanen Målgruppen er for alle kommunens ledere og medarbejdere med administrative arbejdspladser, i alt 1687, men effekten udregnes kun for 1/3 af medarbejderne, hvilket giver et medarbejderantal på 562. Dette for at udligne at der findes en række medarbejdere, som ikke har holder mange møde ud af huset i samme omgang som fx projektledere, konsulenter, ledere, souchefer m.v. Det gælder fx sagsbehandlere, rådhusbetjente m.v. - 4 videomøder årligt med en effektiv tidsbesparelse på 1 halv time pr møde = 2 timer årligt. - Timeløn på 250 kr. i timen Indsatsområde: 3. Tværgående udvikling Digital forvaltning og borgerservice Personalemæssige konsekvenser: BF2015 BO2016 BO2017 BO2018 Investering i årsværk (+) Reduktion i årsværk (-) 0,6 0,6 0,6 0,6 Nettoeffekt for kommunen* 0,6 0,6 0,6 0,6 *Der medtages kun medarbejdere, der er ansat med Frederiksberg kommune som arbejdsplads. Analyse af optimering af arbejdsgange inden for løn og HR Digitaliseringsplanens program 1 Digital forvaltning og borgerservice Spor: Tværgående udvikling Udvalg:Magistraten Aktivitet: 12 Administration Område:SEO SER/OVF: Serviceudgift Økonomi kr. (2015 pl) BF2015 BO2016 BO2017 BO2018 (-)=budgetforbedring I: Effektivisering -440 II: Investering (Drift) III: Investering (Anlæg)* 150 IV=I+II: Sum/Netto= effekt (Drift) *Anlægsinvesteringer, der er nødvendige for at realisere effektiviseringen skal indarbejdes i anlægsplanen under Investering i effektivisering Indhold i forslaget Formålet med analyseprojektet er at afdække potentialerne ved at effektivisere 20

25 Digitaliseringsplanen 2015 arbejdsgangene inden for hr- og lønprocesser gennem digital understøttelse. En undersøgelse foretaget af KL i en større dansk kommune peger på et væsentligt potentiale ved at digitalisere en række arbejdsgange, som i dag udføres manuelt og/eller af ekstern leverandør. Analyseprojektet vinkles i forhold til igangværende projekter, som omhandler registrering af organisatoriske data: - nyt ESDH-system, herunder digitalisering af personalesagerne i 2015/ registrering af personale og organisationsdata i kommunens organisationssystem (APOS) - digitalisering af arbejdsgange vedrørende onboarding/ansættelsesprocessen. De 3 ovenstående projekter medfører, at bl.a. HR- og lønarbejdsgange forventes at kunne digitaliseres og dermed bidrage til de næste års digitaliseringsplaner. Der er afsat en midlertidig effekt på kr. i 2018 og frem. Effekten er dog afhængig af, hvorvidt analysen viser, at potentialet findes. Indsatsområde: 3. Tværgående udvikling Digital forvaltning og borgerservice Personalemæssige konsekvenser: BF2015 BO2016 BO2017 BO2018 Investering i årsværk (+) Reduktion i årsværk (-) Nettoeffekt for kommunen* *Der medtages kun medarbejdere, der er ansat med Frederiksberg kommune som arbejdsplads. Understøttelse af den organisatoriske ESDH-anvendelse Digitaliseringsplanens program 1 Digital forvaltning og borgerservice Spor: Tværgående udvikling Udvalg:Magistraten Aktivitet: 12 Administration Område:SEO SER/OVF: Serviceudgift Økonomi kr. (2015 pl) (-)=budgetforbedring I: Effektivisering BF2015 BO2016 BO2017 BO2018 II: Investering (Drift) 21

26 Digitaliseringsplanen 2015 III: Investering (Anlæg)* IV=I+II: Sum/Netto= effekt (Drift) *Anlægsinvesteringer, der er nødvendige for at realisere effektiviseringen skal indarbejdes i anlægsplanen under Investering i effektivisering. Indhold i forslaget I forlængelse af projekterne om ny ESDH-system og ny ESDH-anvendelse i Digitaliseringsplanerne 2013 og 2014 er der i 2015-planen for en 2-årig periode støttet op om ESDH med fokus på den organisatoriske ESDH-anvendelse i kommunen både på rådhuset og decentralt. Dette er afgørende for forankringen og videreudviklingen af kommunens ESDH-anvendelse både på tværs og i de enkelte afdelinger/institutioner og derved for effektive arbejdsprocesser og god sagsbehandlings- og journaliseringspraksis. Det omfatter bl.a. følgende behov og opgaver: Understøtte afdelingernes (og institutionernes) tilrettelæggelse af effektive arbejdsprocesser med ESDH og fagsystemer Bidrage og koordinere udvikling af systemet i samarbejde med de relevante afdelinger og institutioner og It-afdelingen Samarbejde med SBSYS-Brugerklubben og leverandør sammen med Itafdelingen Sikre drift og forankring af superbrugerorganisationen, herunder vidensdeling mellem og kompetenceudvikling af superbrugerne Koordinere og tilrettelægge undervisning, evt. selv undervise både generelt og rettet mod enkelte målgrupper Understøtte afdelinger og institutioner i god journaliseringspraksis sammen med Juridisk Afdeling Understøtte i god arkiveringspraksis sammen med Stadsarkivet Opfølgning på kommunens anvendelse af ESDH Implementere og understøtte institutionerne i at anvende ESDH til personalesager. Indsatsområde: 3. Tværgående udvikling Digital forvaltning og borgerservice Personalemæssige konsekvenser: BF2015 BO2016 BO2017 BO2018 Investering i årsværk (+) 0,5 1 0,5 - Reduktion i årsværk (-) Nettoeffekt for kommunen* *Der medtages kun medarbejdere, der er ansat med Frederiksberg kommune som arbejdsplads. 22

27 Digitaliseringsplanen 2015 Tværgående program Det digitale fundament Analyse af optimeret telefoni Digitaliseringsplanens program 2 Det digitale fundament Spor: Tværgående udvikling Udvalg:Magistraten Aktivitet: 12 Administration Område:SEO SER/OVF: Serviceudgift Økonomi kr. (2015 pl) BF2015 BO2016 BO2017 BO2018 (-)=budgetforbedring I: Effektivisering II: Investering (Drift) III: Investering (Anlæg)* IV=I+II: Sum/Netto= effekt (Drift) *Anlægsinvesteringer, der er nødvendige for at realisere effektiviseringen skal indarbejdes i anlægsplanen under Investering i effektivisering. Indhold i forslaget Opfyldelse af lovkrav X Kvalitetsløft Effektivisering X Formål og gevinster: For fremadrettet at sikre optimal og fremtidssikret understøttelse af kommunens telefoni og danne et solidt grundlag for at kommunen i 2016 kan løfte udbudspligten på kommunens eksisterende telefoniplatform, vil projektet analysere de forretningsmæssige behov og teknologiske muligheder indenfor telefoni. Teknologien indenfor telefoni har gennem de seneste år ændret sig væsentligt. Det har medført en række nye muligheder, som vil kunne bringe værdi til borgere såvel som ansatte i Frederiksberg Kommune. Med etableringen af et virtuelt kontaktcenter i Frederiksberg Kommune i 2013, stilles der endnu større krav til en stabil telefoniløsning, der understøtter medarbejdernes behov. Foruden øget trivsel blandt medarbejdere vil man ved at udnytte de teknologiske muligheder, der i dag eksisterer, kunne tilbyde borgerne at kommunikere med kommunen via f.eks. telefon, chat, video via samme indgang. Gøres disse kanaler tilpas attraktive således at borgerne vælger at gøre brug af frem for personligt fremmøde, vil kommunen kunne realisere økonomiske gevinster, idet telefoni 23

28 Digitaliseringsplanen 2015 og chat er en væsentlig billigere kanal end f.eks. personligt fremmøde eller post. Kommunens eksisterende platform for fastnettelefoni er leveret af Siemens, der også servicerer platformen. Kontrakten med Siemens udløber medio 2016, hvorfor kommunen inden da skal have indkøbt og implementeret en fremtidig løsning. Telefoni udgør en kritisk del af kommunens infrastruktur og analyseprojektet bør derfor gennemføres i Forudsætninger og usikkerheder: Den afsatte investering anvendes til at foretage en analyse, der vil danne udgangspunkt for den kommende anskaffelse af nyt telefonsystem. En afledt effektivisering forudsætter, at analysen viser potentialer, der kan realiseres gennem det eksisterende telefonisystem. Indsatsområde: 3. Tværgående udvikling Digital forvaltning og borgerservice Personalemæssige konsekvenser: Analysen og efterfølgende anskaffelse vurderes ikke at have personalemæssige konsekvenser. BF2015 BO2016 BO2017 BO2018 Investering i årsværk (+) Reduktion i årsværk (-) Nettoeffekt for kommunen* *Der medtages kun medarbejdere, der er ansat med Frederiksberg kommune som arbejdsplads. Områdeprogram Social, sundhed og arbejdsmarked Effektive digitale arbejdsgange Digitaliseringsplanens program 3 Spor: Borgeren i centrum Udvalg:Arbejdsmarkedsudvalget Aktivitet: 93 Arbejdsmarkedsforanstaltninger Område:SSA SER/OVF: Serviceudgift Økonomi 24

29 Digitaliseringsplanen kr. (2015 pl) (-)=budgetforbedring BO2015 BO2016 BO2017 BO2018 I: Effektivisering II: Investering (Drift) III: Investering (Anlæg)* IV=I+II: Sum/Netto= effekt (Drift) Indhold i forslaget Opfyldelse af lovkrav Kvalitetsløft X Effektivisering X Udvikling og styring på arbejdsmarkedsområdet sker med udgangspunkt i Beskæftigelsesplan 2015, godkendt i Arbejdsmarkedsudvalget den I denne plan fastlægges mål for indsatser og de centrale krav til implementering af reformer mv. Mange af systemerne er ikke færdigudviklede og implementeret i fuld skala i kommunerne endnu. De forskellige projekter rammer ujævnt i forhold til de samme faglige enheder, og der er mange initiativer i gang fra centralt hold, fx i forhold til reformerne på arbejdsmarkedsområdet, som skal implementeres, og hvor effekter tages på anden vis. Herudover er de løbende driftsudgifter meget høje, og det er tvivlsomt om effekterne vil kunne overstige driftsudgifterne. Mulige projekter puljes derfor her og kvalificeres efterfølgende. Andre projekter inden for emnet digitale arbejdsgange vil også kunne bringes i spil inden for denne business case. Der fremlægges egentlige implementeringsforslag til beslutning efter budgetvedtagelsen. To mulige projekter i Arbejdsmarkedsafdelingen skal styrke de effektive digitale arbejdsgange for borgere, virksomheder og administrationen: 1) Udstilling af borgerdata: En digital selvbetjeningsløsning via borger.dk vil give ydelsesmodtagerne mulighed for digitalt at søge relevante informationer om egne udbetalinger. Antallet af henvendelser vedrørende borgerens udbetalinger forventes derved at falde. 2) Refusion af Helbredstillæg: Et andet muligt projekt er refusion af helbredstillægsydelser til pensionister som tandlægebehandling og fysioterapiregninger m.fl. Projektet vil kunne skabe mere effektive digitale arbejdsgange mellem borgere, virksomheder og kommunen og forkorte sagsbehandlingstiden og dermed mindske telefoniske henvendelser. Begge projekter skal ses i sammenhæng, da en del af effekten i begge projekter handler om at mindske antallet af henvendelser om ydelser. 25

30 Digitaliseringsplanen 2015 Helbredstillæg - Formål og gevinster: Helbredstillæg ligger, som en del af den 4 og sidste bølge den fælles offentlige digitaliseringsstrategi. KMD Opus Lex er en digital platform, som skal erstatte de manuelle arbejdsgange vedrørende udbetaling af helbredstillæg til pensionister. Systemet kan effektivisere de bagvedliggende processer i forhold til de administrative arbejdsopgaver og smidiggøre kommunikationen mellem Ydelsesafdelingen og behandleren. Samtidig får kommunen et proces-fundament, som moderniserer de manuelle arbejdsgange og som samtidig lever op til det øgede krav om digitalisering i det offentlige. Løsningen gør det muligt at modtage og afregne sager digitalt og direkte med den behandler, som borgeren har været i kontakt med. Derved behøver borgeren ikke længere udlægge kommunens prisandel, da afregning kan ske direkte mellem behandler og kommunen. Forudsætninger og usikkerheder: For at realisere gevinsterne forudsætter det et større kommunikationsarbejde fra kommunens side for at få behandlerne til at investere og anvende systemet. Opus Lex er på nuværende tidspunkt ikke en obligatorisk løsning, så gevinsten er derfor afhængig af, at behandler og borger tager løsningen til sig. Det må derfor forventes, at en øget digitalisering på området sker over en årrække, og den organisatoriske effekt opnås i takt med, at det sker. Udstilling af borgerdata - Formål og gevinster: Formålet med projektet udstilling af borgerdata er - via en digital selvbetjeningsløsning (fra KMD) - at imødekomme borgernes behov for nemt at få oplysninger om nuværende og kommende ydelser og dermed minimere antallet af henvendelser til Ydelsesafdelingen. Gevinstrealiseringen opnås potentielt ved, at en borger i stedet for at ringe til kommunen logger på Min Side på borger.dk eller via frederiksberg.dk og ved anvendelse af NemID får adgang til at se egne udvalgte ydelser, eksempelvis Kontanthjælp og enkeltydelser samt pension, helbredstillæg og personligt tillæg. I forbindelse med disse ydelser vil borgeren kunne få svar på følgende spørgsmål: Hvilken ydelse modtager borgeren fra Frederiksberg Kommune, hvilken periode dækker ydelsen, hvor mange penge giver ydelsen, hvornår bliver pengene udbetalt? Gevinstrealiseringen er afhængig af driftspris, kanalpris samt det samlede fald på telefonopkald. Forudsætninger og usikkerheder: Forudsætningen for at opnå gevinstrealisering er på nuværende tidspunkt begrænset. De borgere, som pr. telefon henvender sig i Ydelsesafdelingen med spørgsmål vedr. udbetaling af en ydelse (hvornår, hvor meget), har i et stort omfang yderligere sagsbehandlingsrelaterede spørgsmål og derfor behov for at tale med en sagsbehandler. Projektet udstilling af borgerdata er imidlertid vigtigt i forhold til moderniseringen af ydelsesområdet, men skal også ses i sammenhæng med projektet Refusion af 26

31 Digitaliseringsplanen 2015 Helbredstillæg, hvor det forventes, at henvendelser om helbredstillæg vil blive reduceret ved implementering af system. Sammenhæng til eksisterende politikker mv. Reformer på arbejdsmarkedsområdet som medfører obligatorisk digitalisering Brud med Monopolsystemer (digitalisering og selvbetjening er en del af kravspecifikationerne til nyt kontanthjælpssystem og sygedagpengesystem) Indsatsområde: Borgeren i centrum - digitalisering Personalemæssige konsekvenser: BO2015 BO2016 BO2017 BO2018 Investering i årsværk (+) Reduktion i årsværk (-) Nettoeffekt for kommunen* *Der medtages kun medarbejdere, der er ansat med Frederiksberg kommune som arbejdsplads. Funktions- og omsorgsstøttende teknologi til borgere, der kan og vil selv Digitaliseringsplanens program 3.1 Digital velfærd Spor: Borgeren i centrum Udvalg:Sundheds- og omsorgsudvalget Aktivitet: 40 Omsorg Område:SSA SER/OVF: Serviceudgift Økonomi kr. (2015 pl) (-)=budgetforbedring BO2015 BO2016 BO2017 BO2018 I: Effektivisering

32 Digitaliseringsplanen 2015 II: Investering (Drift) III: Investering (Anlæg)* IV=I+II: Sum/Netto= effekt (Drift) *Anlægsinvesteringer, der er nødvendige for at realisere effektiviseringen skal indarbejdes i anlægsplanen under Investering i effektivisering. Indhold i forslaget Opfyldelse af lovkrav Kvalitetsløft X Effektivisering X Sundheds- og omsorgsudvalget har vedtaget Masterplan for tryghed gennem velfærdsteknologi den 28. april I denne fastsættes rammerne for arbejdet med It og velfærdsteknologi indenfor sundheds- og omsorgsområdet. En del velfærdsteknologi er endnu på udviklingsstadiet. Investeringsudgifterne er store, og målgrupperne, der kan drage fordel af teknologierne, er begrænsede. Dette har stor betydning for, hvordan og hvornår de effektiviseringsmæssige potentialer kan estimeres, og projekterne kan implementeres. Mulige projekter puljes derfor og kvalificeres nærmere efterfølgende. Andre relevante projekter under emnet funktions- og omsorgsstøttende teknologi vil ligeledes kunne bringes i spil. Der fremlægges konkrete implementeringsforslag efter budgetvedtagelsen. Det er visionen i forhold til funktionsstøttende teknologi at skabe tryghed gennem teknologier, der øger den enkelte borgers selvhjulpenhed længst muligt og støtte borgerens egen fleksible og selvstændige livsførelse. Nogle af de projekter, der evt. vil kunne implementeres, er omsorgsskærm, hjemme-monitorering og rehabilitering for KOL- og diabetespatienter, revitalisering og udbredelse af løfteteknologi, herunder skylletoiletter og bade-toiletstole og memo active-planner. Omsorgsskærm - Formål og gevinster: Omsorgsskærm kan bl.a. anvendes af hjemmeplejen og hjemmesygeplejen til online-tryghedsbesøg i forbindelse med vejledning om kost/væske/medicin, hvor medarbejderen og borgeren kan have den samme dialog via skærmen, som hvis medarbejderen var fysisk til stede i borgerens hjem. Gevinsterne opnås ved at samle vejledning, der ikke har karakter af pleje hos en fagperson på kontoret. Ligeledes er der mulighed for mere fleksibelt at håndtere uplanlagte besøg i hjemmeplejen og hjemmesygeplejen, idet en medarbejder har mulighed for med kort varsel at tage visuel kontakt med borgeren. Onlineomsorgsbesøg medfører færre kørsler, der samtidig betyder, at den samlede visiterede tid mere effektivt kan bruges i kontakten med borgeren. Omsorgsskærme giver bedre mulighed for forebyggelse, hvilket kan medføre færre indlæggelser og dermed øge livskvaliteten og trygheden for både borgere og deres pårørende. 28

33 Digitaliseringsplanen 2015 Forudsætninger og usikkerheder: Omsorgsskærmen kan anvendes til flere formål, men det vil kræve, at forskellige ydelser tilrettelægges på nye måder. Som ydelserne er tilrettelagt i dag, ligger de typisk i forlængelse af andre opgaver som f.eks. hjælp til personlig pleje, ernæring og lignende, som ikke kan udføres via et online-tryghedsbesøg. Derfor er det nødvendigt med organisatorisk forberedelse, det vil sige analyse af og ændring af arbejdsgange ved omsorgsbesøg og implementering af teknologien og nye arbejdsgange. Ligeledes skal der ske en opkvalificering af medarbejdere, der skal varetage online-vejledning af borgere. Både anskaffelsespris og løbende driftsudgifter er meget store, og et projekt som dette skal kvalificeres nærmere i forhold til nettoeffekter. Der vil formentlig være behov for at få afsat projektledelsesressourcer. Hjemmemonitorering for KOL- og diabetespatienter - Formål og gevinster: Formålet med hjemmemonitorering er at give borgeren mere tryghed og en bedre livskvalitet. En tidlig opsporing af en evt. forværring kan spare borgeren for unødige gener. Den økonomiske gevinst består i en reduktion af medarbejdernes tidsforbrug på opgaven. Ved hjemmemonitorering spares transport og den tid, der går med at komme ind som gæst hos borgeren på en ordentlig måde. Borgeren har på forhånd fundet medicin, insulinpenne eller lignende frem. Når opkaldet starter, er borgeren og fagpersonen klar ved skærmen, og det koncentrerede besøg vil kunne afvikles på kortere tid. Forudsætninger og usikkerheder: For KOL-målgruppen gælder det, at den er meget begrænset (mellem 5-20) fordi mange KOL-patienter bosat i kommunen bliver fulgt ambulant fra Bispebjerg og Frederiksberg Hospital. Kommunen bidrager via medfinansiering og kan ikke selv indhente effekter på en evt. ressourcebesparelse. Der kan også være barrierer i forhold til, om målgruppen er i stand til at benytte ordningen, da det kræver et vist overskud. Desuden har sygdommens fremskredenhed og sværhedsgrad påvirkning på udvælgelsen, da målgruppen må defineres som borgere med KOL i mild til moderat sværhedsgrad. Revitalisering og udbredelse af løfteteknologi, herunder skylletoiletter og badestole Formål og gevinster: Formålet med projektet er at øge den enkelte borgers mulighed for selv at klare nogle af dagligdagens nødvendigheder, f.eks. toiletbesøg og bad, samt at reducere behovet for hjælp hertil. Projektet udgøres af 2 dele. Den første del består af en revitalisering af eksisterende teknologier på plejecentrene (og i borgerens hjem). I forbindelse med modernisering af plejecentrene er der løbende blevet installeret moderne løfteteknologi, eksempelvis loftslifte, i alle boliger. Dette er bl.a. sket for at fremtidssikre boligerne samt sikre fleksibilitet i forhold til hvilke beboere, der kan flytte ind, da beboernes behov kan være meget forskellige. Fokus for dette projekt vil være på anvendelsen af loftslifte og bade-/toiletstole, herunder arbejdsgangene. 29

34 Digitaliseringsplanen 2015 Den anden del består i at øge udbredelsen af relevante teknologier, såsom skylletoiletter til borgere, der ved hjælp af teknologien kan blive mere selvhjulpne. De foreløbige erfaringer, bl.a. fra KL s baseline-måling i foråret 2014, peger på, at der kan være et kvalitetsmæssigt og økonomisk potentiale for de borgere, hvis behov er i overensstemmelse med teknologiens muligheder. Den økonomiske gevinst består for begge dele af projektet i en reduktion af medarbejdernes tidsforbrug ved at arbejdsgange optimeres, og/eller hvis nogle borgere kan blive mere selvhjulpne og/eller ved brug af teknologierne have behov for mindre hjælp. Samtidig er der tale om et kvalitetsløft samt øget livskvalitet for borgeren, hvis denne kan opnå at blive helt eller delvis selvhjulpen. Forudsætninger og usikkerheder Brugen af løfteteknologi er et område, der længe har været stort fokus på i Frederiksberg Kommune, og der er allerede arbejdet med forflytningsteknikker, bl.a. i forhold til at gå fra to til en medarbejder. Med dette forslag lægges der op til, at der gennemføres en analyse af de eksisterende arbejdsgange i forbindelse med forflytning af beboere/borgere med henblik på at afdække, hvorvidt de installerede loftslifte bliver anvendt korrekt, samt om de eksisterende procedurer udgør den mest effektive anvendelse af personaleressourcerne. Der er samtidig fokus på arbejdsmiljøet i forhold til, om fysisk krævende arbejdsgange kan lettes. Der findes i dag ca. 700 lifte, 25 toiletter og 12 bade-toiletstole, som skal gennemgås i forhold til, om teknologien virker, er tidssvarende og har de rigtige arbejdsgange. Det er et meget omfattende projekt, og der vil være behov for at få afsat midler til projektledelse. I forhold til projektets anden del med udbredelse af nye teknologier, f.eks. skylletoiletter, vil udgangspunktet være, at udbredelsen skal ske på baggrund af en konkret, individuel visitation af borgerne med henblik på at matche den enkeltes behov med teknologiens muligheder. Dette vil foregå i et tæt samarbejde mellem hjemmeplejen og kommunens visitationsenhed. I den forbindelse er det vigtigt at være opmærksom på kommunens kvalitetsstandarder, da alle hjemmehjælpsydelser visiteres efter kommunens indsatskatalog. Ydelsernes varighed afhænger også af borgerens funktionsniveau, og det er dermed kun borgere med svære begrænsninger, der visiteres til hjælp eller delvis hjælp til toiletbesøg. Det betyder, at hjælp til toiletbesøg ikke tildeles som en enkeltstående ydelse, men indgår som en del af en pakkeløsning under personlig pleje, som kun visiteres til tunge, plejekrævende borgere. Det kan dermed blive svært at opnå en direkte tidsbesparelse ved øget brug af skylletoiletter. Derimod kan skylletoiletterne formentlig udbredes med et forebyggende sigte til de borgere, der har de nødvendige fysiske og kognitive færdigheder til at betjene et skylletoilet samt ved hjælp af teknologien kan forblive selvhjulpne i længere tid. Dette kan dog betyde, at der ikke er umiddelbare, økonomiske gevinster forbundet med investeringen. Memoactive-planner Memoactive-planner er en håndholdt, digital kalender, der er bygget op med udgangspunkt i de traditionelle opslagstavler og er tænkt som et tilbud til brugere med behov for visuel kommunikationsstøtte. 30

35 Digitaliseringsplanen 2015 Kalenderen har mulighed for stemmeoptagelse og afspilning. Målgruppen er forholdsvis usikker. Man kan formentlig ikke lære at bruge kalenderen, hvis man allerede er blevet dement, men måske i stadiet før. Hvis det er muligt at identificere en relevant målgruppe vil Memo active i nogen grad kunne erstatte og effektivisere personalets arbejde med at kompensere for beboernes behov for struktur. Sammenhæng til eksisterende politikker mv. Masterplan for tryghed gennem velfærdsteknologi Ældrepolitik Personalemæssige konsekvenser: BO2015 BO2016 BO2017 BO2018 Investering i årsværk (+) Reduktion i årsværk (-) 1 4 Nettoeffekt for kommunen* *Der medtages kun medarbejdere, der er ansat med Frederiksberg kommune som arbejdsplads. Selvhjulpenhed og recovery Digitaliseringsplanens program 3. Spor: Borgeren i centrum Udvalg:Socialudvalget Aktivitet: 73 Tilbud til voksne med særlige behov Område:SSA SER/OVF: Serviceudgift Økonomi kr. (2015 pl) (-)=budgetforbedring BF2015 BO2016 BO2017 BO2018 I: Effektivisering II: Investering (Drift) III: Investering (Anlæg)* 300 IV=I+II: Sum/Netto= effekt (Drift) 31

36 Digitaliseringsplanen 2015 *Anlægsinvesteringer, der er nødvendige for at realisere effektiviseringen skal indarbejdes i anlægsplanen under Investering i effektivisering. Projektøkonomien skal ses i sammenhæng med tryghed og netværk døgnet rundt som fremrykkes fra 2016 til kr. (2014 pl) BF2015 BO2016 BO2017 BO2018 (-)=budgetforbedring I: Effektivisering II: Investering (Drift) III: Investering (Anlæg)* IV=I+II: Sum/Netto= effekt (Drift) Indhold i forslaget Opfyldelse af lovkrav Kvalitetsløft X Effektivisering X Socialudvalget har den 28. april 2014 godkendt Plan for det fremadrettede arbejde med velfærdsteknologi på det specialiserede socialområde. I denne plan fastlægges rammer for arbejdet med it og velfærdsteknologi. Væsentlige forudsætninger for at fremtidssikre det sociale område er således, at der lægges vægt på at tænke tryghed, netværk og teknologiske løsninger ind i den samlede strategiske ramme og udvikling. Der vil blive arbejdet konkret med virtuel bostøtte/social IT og Smart Home- teknologier mv. under emnet selvhjulpenhed og recovery. Det forventede afkast vil primært være et kvalitets- og serviceløft for borgeren, men det forventes også, at personaleressourcer kan effektiviseres. Social IT og virtuel bostøtte dækker over teknologier, der kan øge brugernes livskvalitet i form af bedre kommunikation, mere indflydelse på eget liv, stærkere sociale netværk, læring og leg. Teknologierne anvendes af brugere til kommunikation, sociale netværk og samvær, underholdning, leg, mestring og læring (fx computerprogrammer, hjemmesider, apps på smartphones, tablets og computere). Eksempler: Skype, Youtube, digital dagstruktur, tale-til-tekst SMS, læringsapps samt betjeningsudstyr som øjenstyring mv. Smart Home-teknologi omhandler løsninger, som gør boligen mere intelligent, og plejeteknologier, der medvirker til at varetage fysisk pleje. Begge emner kan medvirke til at gøre borgerne mere selvhjulpne. Økonomien i denne business case skal ses i sammenhæng med business casen Tryghed og netværk døgnet rundt, som er fremrykket fra 2016 til 2015 og ligeledes indeholder virtuel bostøtte/social it og smart home-teknologi under temaet selvhjulpenhed og recovery. Teknologien er generelt umoden, og målgrupperne er meget små, og effekterne er 32

37 Digitaliseringsplanen 2015 dermed usikre. Mulige projekter puljes derfor i denne business case og kvalificeres efterfølgende. Andre projekter inden for emnet selvhjulpenhed og recovery vil også kunne bringes i spil. Målgrupperne i kommunens egne tilbud er ret små og fordelt på 29 institutioner af meget forskellig størrelse. Målgrupperne Frederiksberg kommunes i Frederiksberg egne tilbud Botilbud kommunes med Egen egne bolig med tilbud Botilbud er ikke med så Aktivitets store og en 2013 del af kommunens 29 bosteder har personaledækning meget få pladser støtte og dermed døgndækning få samværstilbud i dagtimerne I alt Psykisk funktionsnedsættelse: ADHD og Asperger mm Epileptiker og PTSD Personlighedsforstyrrelser Hjerneskade, Multihandicappede Autisme og udviklingshæmmede, Affektive lidelser og Skizofreni mm Fysisk funktionsnedsættelse: Blinde og svagtseende Spastikere Bevægelseshæmmede Modtagere af BPA (flere diagnoser) Psykosociale problemer (misbrug): I alt egne tilbud Nedenfor er beskrevet mulige projekter/leverandører som skal kvalificeres nærmere med henblik på konkrete implementeringsforslag efter budgetvedtagelsen. Digital opslagstavle - Formål og gevinster: En digital opslagstavle er en stor touch screen-skærm, der er opbygget med en række moduler, der med grafik og symboler giver adgang til en række informationer om bostedet: Personalet, beboerne, personalets vagtplan, ugens madplan, bostedets aktiviteter, dagsstruktur, nyheder og fotogalleri mv. Desuden kan skærmen anvendes til at booke eksempelvis vasketider, lokaler eller bostedets bil. Samlet set understøtter skærmen således overblik og struktur i dagligdagen. Den digitale opslagstavle (interaktiv bostedsguide) vurderes at kunne anvendes på bosteder og er på nuværende tidspunkt udviklet til borgere med autismespektrumforstyrrelser, men kan også anvendes til eksempelvis borgere med udviklingshæmning. Mulige effekter for beboerne: overskuelighed, visuel struktur, mindre afhængighed af personalet ved formidling af informationer, større selvhjulpenhed og selvstændighed. Mulige effekter for personalet: Tidsbesparelse ved formidling af informationer til beboerne, mulighed for opdateret information mellem afdelinger på større bosteder m.fl. Forudsætninger og usikkerheder: Realiseringen af effekterne ved den digitale skærm er afhængig af en kontinuerlig indholdsmæssig opdatering. Ligeledes er det en forudsætning, at beboerne har 33

38 Digitaliseringsplanen 2015 grundlæggende kognitive færdigheder og motorik til at forstå og mestre touch screen-teknologi samt grafik og symboler. Skærme specifikt fokuseret på behovene for borgere med udviklingshæmning er fortsat under udvikling. Økonomi: 1 skærm koster kr. pr. enhed inkl. opsætning og løbende driftsudgifter på kr. årligt. Anslået effektiviseringsgevinst på nuværende tidspunkt: Gennemsnitlig 14 minutter pr. dag pr. institution. Memoactive Memoactive er en håndholdt digital kalender, der er bygget op med udgangspunkt i de traditionelle opslagstavler, der anvendes på mange tilbud i dag. Memoactive har således to forskellige symboldatabaser med henholdsvis producentens egne symboler og Boardmarker-symboler, som er de mest anvendte symboler på specialtilbud for brugere med behov for visuel kommunikationsstøtte. Kalenderen har mulighed for stemmeoptagelse og afspilning. Målgruppen er borgere med autisme i f. eks. bostederne. Det vurderes, at Memoactive i et vist omfang vil kunne effektivisere personalets arbejde med at kompensere for beboernes behov for struktur. ScanHow ScanHow er en app udviklet til borgere med autismespektrum-forstyrrelser, men kan også anvendes generelt til borgere med kognitive forstyrrelser. Med ScanHow kan familie eller personale i samarbejde med den enkelte borger etablere letforståelige arbejdsgange for dagligdagsfunktioner som eksempelvis anvendelsen af en kaffemaskine. Med en smartphone eller tablet tages billeder eller videoklip af de enkelte trin i arbejdsgangen, og der indsættes forklarende tekst eller tale. En kode printes ud og sættes på kaffemaskinen. Efterfølgende scanning af koden med smartphone eller tablet vil afspille arbejdsgangen. ScanHow kan aktivere borgernes deltagelse i forhold til en lang række daglige opgaver, som understøtter selvhjulpenhed, selvstændighed, selvsikkerhed og dermed også livskvaliteten. For familie og personale på bosteder understøtter ScanHow det pædagogiske arbejde ved at aktivere og eventuelt udvikle borgernes konkrete færdigheder. Samtidig kan ScanHow på længere sigt potentielt frigøre personaleressourcer på bostederne fra de mest rutineprægede hverdagsfunktioner. MinVej MinVej er en App udviklet til borgere med sindslidelser og understøtter deres recovery og aktive deltagelse i hverdagen. Målgruppen er på nuværende tidspunkt borgere med sværere psykiske lidelser som eksempelvis borgere med skizofreni og affektive lidelser. Desuden vurderes MinVej at have potentiale i forhold til borgere med lettere psykiske lidelser. Under overskrifterne kriseplan og hverdagsliv rummer Minvej en række individuelt tilpassede funktioner, der skaber klarhed og struktur over, hvordan borgeren kan håndtere både kriser og hverdagslivet. Desuden giver funktionerne mulighed for at monitorere borgerens sindstilstand samt udvide netværket og indgå i fællesskab med andre borgere, der anvender MinVej. 34

39 Digitaliseringsplanen 2015 Mulige effektiviseringspotentialer: Bedre greb om hverdagen, reduceret behov for professionel støtte, bedre og mere fokuseret dialog mellem bruger og medarbejder på grundlag af monitorering, mulighed for at kunne udvide netværk med ligesindede, evt. reducering af psykiatriske indlæggelser og potentiel mulighed for at kunne opnå eller fastholde beskæftigelse. App en er ny og udviklet mellem bl.a. Socialt Udviklingscenter (SUS) og Københavns Kommune, og det vides ikke på nuværende tidspunkt, om app en frigives til brug for andre kommuner eller hvad udgiften evt. vil blive. CanConnect CanConnect er et interface til Skype, men brugerfladen er langt mere enkel, således at Skype kan anvendes af borgere, der ellers ville have svært ved at bruge programmet. Brugerfladen er let tilgængelig, og betjeningen af CanConnect bygger på billeder af f.eks. pårørende. Forbindelsen etableres ved, at man berører eller klikker på billedet af den pårørende, hvorved brugeren får mulighed for visuel kommunikation med vedkommende. Borgere med store funktionsnedsættelser har ofte begrænsede muligheder for at kontakte deres netværk. Med CanConnects enkle brugerflade løses dette problem. Målgruppen er borgere med demens, tale- og forståelses- og fysiske handicap i f.eks. hjemmeplejen, plejeboliger eller bostederne. CanConnect forudsætter, at brugeren i forvejen har hardware (PC med webcam, touchskærm, ipad eller andet udstyr med Skype) samt internetforbindelse. Sammenhæng til eksisterende politikker mv. Masterplan for det specialiserede sociale voksenområde Plan for velfærdsteknologi på det sociale område handicappolitik Indsatsområde: Borgeren i centrum - digitalisering Personalemæssige konsekvenser: samlet for projekter i denne business case BF2014 BO2015 BO2016 BO2017 Investering i årsværk (+) Reduktion i årsværk (-) ,3-1 Nettoeffekt for kommunen* ,3-1 *Der medtages kun medarbejdere, der er ansat med Frederiksberg kommune som arbejdsplads. 35

40 Digitaliseringsplanen 2015 Områdeprogram Børne- og ungeområdet Øget digitalisering inden for Børneudvalget Fortsat digitalisering indenfor Børneudvalget Spor: Effektiv drift Udvalg:Børneudvalget Område:BUO Angiv aktivitet: SER/OVF: Serviceudgift Økonomi kr. (2015 pl) (-)=budgetforbedring BF2015 BO2016 BO2017 BO2018 I: Effektivisering II: Investering (Drift) III: Investering (Anlæg)* Sum(I+II)= effekt (Drift) *Anlægsinvesteringer, der er nødvendige for at realisere effektiviseringen skal indarbejdes i anlægsplanen under Investering i effektivisering. Indhold i forslaget It og digitale værktøjer udgør en stadig større og mere naturlig del af børn og unges hverdagsliv. Ganske som der efterhånden er flere muligheder for digital understøttelse af lærere og pædagogers arbejde med børn og unge. Der arbejdes med en række forskellige projekter med henblik på at opnå en yderligere digitalisering. Der ses blandt andet på: Barnets online dagbog Børne-app Sundhedstjenesten Lync tjek op møde med unge på bosted Personalemæssige konsekvenser: BF2015 BO2016 BO2017 BO2018 Investering i årsværk (+) Reduktion i årsværk (-) -2,5 Nettoeffekt for kommunen* -2,5 *Der medtages kun medarbejdere, der er ansat med Frederiksberg kommune som arbejdsplads. Det skal gerne angives under tabellen, hvis en reduktion vedrører personale i de selvejende institutioner. 36

41 Digitaliseringsplanen 2015 Øget digitalisering inden for Undervisningsudvalget Fortsat digitalisering indenfor Undervisningsudvalget Spor: Effektiv drift Udvalg:Undervisningsudvalget Område:BUO Angiv aktivitet: SER/OVF: Serviceudgift Økonomi kr. (2015 pl) BF2015 BO2016 BO2017 BO2018 (-)=budgetforbedring I: Effektivisering II: Investering (Drift) III: Investering (Anlæg)* Sum(I+II)= effekt (Drift) *Anlægsinvesteringer, der er nødvendige for at realisere effektiviseringen skal indarbejdes i anlægsplanen under Investering i effektivisering. Indhold i forslaget It og digitale værktøjer udgør en stadigt større og mere naturlig del af børn og unges hverdagsliv. Ganske som der efterhånden er flere muligheder for digital understøttelse af lærerere og pædagogers arbejde med børn og unge. Der arbejdes med en række forskellige projekter med henblik på at opnå en yderligere digitalisering. Der ses blandt andet på: Vidensdeling via hjemmesider og digital laboratorium vedr. brug af programmer Undervisningsseancer på video på et web-sted / youtube E-bøger. Webshop indbetaling fra forældre. Hal-booking Personalemæssige konsekvenser: BF2015 BO2016 BO2017 BO2018 Investering i årsværk (+) Reduktion i årsværk (-) -2,2 Nettoeffekt for kommunen* -2,2 *Der medtages kun medarbejdere, der er ansat med Frederiksberg kommune som arbejdsplads. Det skal gerne angives under tabellen, hvis en reduktion vedrører personale i de selvejende institutioner. 37

42 Digitaliseringsplanen 2015 Områdeprogram By og miljøområdet Smart City data effektiv udnyttelse af data på det tekniske område Digitaliseringsplanens program 3 Digitalisering af BMO Spor: Tværgående udvikling Udvalg:Magistraten Aktivitet: 12 Administration Område:BMO SER/OVF: Serviceudgift Økonomi kr. (2015 pl) (-)=budgetforbedring BF2015 BO2016 BO2017 BO2018 I: Effektivisering II: Investering (Drift) III: Investering (Anlæg)* IV=I+II: Sum/Netto= effekt (Drift) *Anlægsinvesteringer, der er nødvendige for at realisere effektiviseringen skal indarbejdes i anlægsplanen under Investering i effektivisering. Indhold i forslaget Opfyldelse af lovkrav Kvalitetsløft X Effektivisering X Formål og gevinster: Projektets formål er tværgående udnyttelse af data med henblik på yderligere optimering af indsatsen på det tekniske område. Specifikt betyder det, at data kan skabe bedre beslutningsgrundlag for kommunens strategiske indsatser på det tekniske område. Projektet skal også vise de øvrige områder i Smart City-projektet, hvordan data kan anvendes effektivt med udgangspunkt i eksempler fra det tekniske område. Data udvikles og analyseres i et åbent samarbejde med private aktører, uddannelsesinstitutioner med flere. Primær målgruppe: By og miljøområdet i samarbejde med private aktører, uddannelsesinstitutioner. Sekundær målgruppe: Øvrige forvaltningsområder samt decentrale enheder (fx institutioner) Det er endnu ikke præcist defineret hvordan gevinsterne indhentes, idet der er tale om et pilotprojekt for BMO og kommunen. Det er dog områdets forventning, at vi ved at sammenstille og analysere nye og eksisterende data, kan bidrage til et bedre beslutningsgrundlag om drifts- og udviklingsstrategiske tiltag på det tekniske område og derigennem opnå en besparelse på kr. årligt fra og med Forudsætninger og usikkerheder: Det er endnu nyt for kommuner at arbejde på denne måde. Der er derfor behov for ekstern konsulentbistand samt rekruttering af de nødvendige kompetencer for at kunne arbejde effektivt med de data, som er til rådighed i kommunen. Dette forventes at være en af de største udgiftsposter i projektet. Der er samtidig et behov for at blive klogere på snitfladerne mellem områdets 38

43 Digitaliseringsplanen 2015 fagsystemer, for at kunne sammenkøre og bearbejde data på en effektiv måde. Selve snitflader og databearbejdning forventes også at blive en af de udgiftstunge poster. Derudover skal vi som kommune finde vores måde at udstille og bearbejde data på i et samarbejde med interne og eksterne samarbejdspartnere. Indsatsområde: 3. Tværgående udvikling - digitalisering Personalemæssige konsekvenser: Det er pt. uafklaret, om projektet vil have personalemæssige konsekvenser eller skabe en besparelse på driftsrammen. BF2015 BO2016 BO2017 BO2018 Investering i årsværk (+) Reduktion i årsværk (-) Nettoeffekt for kommunen* *Der medtages kun medarbejdere, der er ansat med Frederiksberg kommune som arbejdsplads. 6 39

44

45 Budget 2015 Effektiviseringsforslag Nr. T02 Handlingsplan for udbud Spor: Tværgående udvikling Udvalg: Magistraten Område: SEO Angiv aktivitet: Puljer m.fl. SER/OVF: Serviceudgift Økonomi kr. (2015 pl) (-)=budgetforbedring BF2015 BO2016 BO2017 BO2018 I: Effektivisering II: Investering (Drift) III: Investering (Anlæg)* Sum(I+II)= effekt (Drift) *Anlægsinvesteringer, der er nødvendige for at realisere effektiviseringen skal indarbejdes i anlægsplanen under Investering i effektivisering. Indhold i forslaget Handlingsplan for udbud er et tværgående, flerårigt effektiviseringstema. Reviderede forventninger til planen fra 2015 og frem indebærer en mulighed for forøgelse af måltallet med samlet 16,9 mio. kr. fordelt med henholdsvis 1, 4, 5 og 7 mio. kr. i de enkelte år fra 2015 til Det samlede uudmøntede måltal på udbudsplanen er større i alle år, idet planen fra budget 2014 indeholder elementer, som endnu ikke er udmøntet. Måltallet samlet er stigende fra 14,4 mio. kr. i 2015 til 29,1 mio. kr. i For nærmere beskrivelse af planens indhold, tiltag og konkrete projekter henvises til efterfølgende bilag. Personalemæssige konsekvenser: Alle projekter vedrørende konkurrenceudsættelse af kommunens egne opgaver har betydning for personalet. Vindes opgaven af kommunen via afgivelse af et kontrolbud, der er billigere end det afsatte budget, da kan det føre til en personalereduktion svarende til den opnåede effekt. Vinder en ekstern leverandør opgaven (udlicitering) overføres det samlede berørte personale i overensstemmelse med virksomhedsoverdragelsesloven på uændrede løn- og ansættelsesvilkår til den ny leverandør. I hvilket omfang udliciteringen efterfølgende betyder personalereduktion hos den private leverandør, beror bl.a. på, hvorvidt firmaet i sin samlede opgaveportefølje har brug for den kapacitet og de kompetencer, der konkret er tale om. De samlede personalekonsekvenser i tabellen nedenfor er beregnet ud fra forøgelsen af måltallet på konkurrenceudsættelsesprojekter fra udbudsplanen 2014 til 2015, som udgør 1,9 mio. kr. i 2015, 5,3 mio. kr. i 2016 og 3,8 mio. kr. i Profilen viser dermed forøgelsen af personalereduktionen i forhold til 2014-planen.

46 Budget 2015 Effektiviseringsforslag Nr. T02 De enkelte tal udtrykker konsekvensen, hvis et kommunalt kontrolbud vinder opgaven, og den forudsatte effekt udmøntes på kommunalt ansatte. Der er antaget en lønandel på 80 pct. af den samlede effektivisering og en årlig gennemsnitsløn på 0,4 mio. kr. per medarbejder. BF2015 BO2016 BO2017 BO2018 Investering i årsværk (+) Reduktion i årsværk (-) -3,8-10,6-7,6-7,6 Nettoeffekt for kommunen* -3,8-10,6-7,6-7,6 Heraf nettoeffekt for selvejende -2,0-5,0-5,0-5,0 *Der medtages kun medarbejdere, der er ansat med Frederiksberg kommune som arbejdsplads. Det skal gerne angives under tabellen, hvis en reduktion vedrører personale i de selvejende institutioner. Sammenhæng til andre forslag:

47 Handlingsplan Udbud, Konkurrenceudsættelse og Kapacitetsudnyttelse Udbud & Indkøb 7. august 2014

48 Indholdsfortegnelse 1. Indledning Måltal for effektiviseringer i Konkurrenceudsættelse Udbud af varer og tjenester Kapacitetsudnyttelse

49 1. Indledning Budget 2014 indeholdt en opdateret Handlingsplan for Udbud for årene Dermed blev indsatsen på udbudsområdet fastholdt og udbygget som et af de effektiviseringsspor, der siden B2011 har medvirket til at skabe råderum inden for den samlede driftsramme. I perioden forventes den samlede effektivisering via gennemførte udbud og konkurrenceudsættelser at beløbe sig til over 45 mio. kr. og set over perioden forventes den samlede akkumulerede effektivisering at udgøre over 200 mio. kr. Arbejdet med udbudsforretninger placerer på den baggrund Frederiksberg Kommune blandt de førende i landet. De gennemførte udbudsaktiviteter er sket med fastholdelse af den eksisterende kvalitet for de indkøbte produkter og med uændret serviceniveau i forhold til leverancen af tjenesteydelser. For budget 2015 er det i lyset af de fortsatte økonomiske udfordringer for kommunens samlede økonomi valgt at videreføre indsatsen på området, og dermed sikre yderligere effektiviseringer gennem udbudsforretninger. Indsatsen vil i de kommende år i højere grad være koncentreret om konkurrenceudsættelse af kommunens egne opgaver med henblik på eventuel udlicitering. Samtidig vil fokus være rettet mod fortsat nytænkning og samling af genudbud af allerede udbudte kontrakter. Siden 2011 har indsatsen på udbudsområdet været koncentreret om at sikre aftaledækning af alle større kategorier af varer og tjenester. Indsatsen har samtidig understøttet overholdelsen af EU s udbudsdirektiver, der fastslår, hvornår offentlige myndigheder er forpligtiget til at gennemføre udbud i overensstemmelse med de gældende tærskelværdier. Som supplement til indsatsen og de betydelige effektiviseringsgevinster er der i 2014 gennemført forskellige analyser af, i hvilken udstrækning de indgåede kontrakter faktisk bliver benyttet (compliance). Resultaterne viser, at der som Bølge 2 på udbudsområdet er behov for i endnu højere grad at arbejde med implementering af aftaler og dermed fundamentet for aftalernes benyttelse Frederiksberg Kommune anskaffede primo 2013 et Indkøbsanalysesystem, der blandt andet har gjort det muligt at udarbejde complianceanalyser, ligesom systemet har styrket mulighederne fsva. effektdokumentering, udarbejdelse af tilbudslister mv. I foråret 2014 er det i samarbejde med ekstern konsulentvirksomhed søgt at identificere måder og redskaber til styrkelse af kommunens compliance på indkøbsområdet, herunder fokus på etablering af indkøbsrelateret ledelsesinformation til relevante modtagere i organisationen. Denne indsats er nærmere belyst i Status og potentialer vedrørende compliance i Frederiksberg Kommune, der indgår som bilag til Handlingsplan for Udbud Kommunens tiltag vedrørende compliance er i øvrigt i tråd med de initiativer, som er indeholdt i Økonomiaftalen mellem regeringen og KL for 2015, hvor der lægges op til styrket fokus på kommunernes indkøbsdata med henblik på at optimere compliance. 2

50 Økonomiaftalen, 2015 Compliance Der er endvidere enighed om, at et vigtigt fokusområde for det offentlige indkøb fremover er at sikre høj anvendelsesgrad af såvel de fælleskommunale aftaler som andre typer af forpligtende aftaler. Der igangsættes en analyse af, hvordan kommunernes indkøbsdata kan anvendes til at sikre en høj compliance. Økonomiaftalen 2015, s. 16. Økonomiaftalen understøtter endvidere indsatsen på udbudsområdet igennem fokus på samarbejdet mellem den offentlige og private sektor (OPS), hvor det bl.a. fremgår, at Regeringen og KL vil understøtte kommunernes samarbejde med private aktører. Konkret vil dette ske ved afdækning af muligheder og barrierer i dialog med udvalgte kommuner. Økonomiaftalen, 2015 Offentlig-privat samarbejde Regeringen og KL er enige om at understøtte kommunernes samarbejde med private aktører. Kommunernes samarbejde med private leverandører målt ved IKU-indikatoren udgør 25,9 pct. i 2013, hvilket jf. tabel 4, er en stigning set i forhold til Med henblik på at understøtte og kvalificere kommunernes arbejde med offentlig-privat samarbejde har regeringen i samarbejde med KL igangsat en analyse af bl.a. mulighederne og barrierer for offentlig-privat samarbejde i kommunerne. Analysen forventes afsluttet i efteråret Økonomiaftalen, s. 16 Arbejdet med udbudsforretninger udgør én blandt flere samarbejder mellem den offentlige og den private sektor. Som supplement blev der i 2013 indledt en afdækning af mulighederne for at anvende Offentlige Private Partnerskaber (OPP) som koncept i forhold til etablering af en P-kælder på Langelands Plads samt en Svømmehal ved Flintholm/Grøndalen. Dette arbejde har foreløbig resulteret i ét OPP-projekt, hvor Magistraten den 2. juni 2014 tiltrådte et samlet udbudsgrundlag for etablering af en ny svømmehal og gymnastikhal på Bernhard Bangs Allé. Resultatet af dette udbud planlægges forelagt Magistraten den 25. august med sigte på forelæggelse for kommunalbestyrelsen den 1. september Som opfølgning på det politiske forlig om en ny P-strategi for Frederiksberg den 26. maj 2014 er der basis for at arbejde videre med et OPP-projekt for etablering af en P-kælder ved Langelands Plads, f.eks. i forhold til B Måltal for effektiviseringer i De samlede måltal for effektiviseringer via udbud, bedre kapacitetsudnyttelse og øget konkurrenceudsættelse for perioden tager udgangspunkt i den gældende Handlingsplan for Udbud Nævnte plan blev med vedtagelse af B2014 opgraderet med et øget måltal for effekter i såvel 2014 som i overslagsårene. 3

51 Ved opgraderingen blev det forudsat, at Magistraten/Kommunalbestyrelsen primo 2014 på baggrund af forvaltningens oplæg konkretiserede de projekter, der skulle bidrage til måltalsindfrielse i Samtidig skulle der fastsættes effektiviseringstiltag for 2016 og Nævnte konkretisering skete ved kommunalbestyrelsens beslutning den 17. marts 2014 (pkt. 73) om konkretisering af effektiviseringseffekter i kommunens Handlingsplan for Udbud. Beslutningen den 17. marts danner grundlag for revisionen af Handlingsplanen for Udbud Måltallene for Handlingsplanens hovedkategorier indkøb (varer/tjenester), konkurrenceudsættelse og kapacitetsudnyttelse - fremgår af Tabel 1 nedenfor. Tabel 1: Måltal fordelt på kategorier (mio. kr.) Kategori a Varer/tjenester 45,0 51,7 54,5 56,5 6b Konkurrenceudsættelse /kapacitetsudnyttelse 13,7 16,5 18,5 18,5 Samlet måltal 58,7 68,2 73,0 75,0 Sammenholdes de allerede realiserede effekter med de nævnte måltal, identificeres følgende realiseringsbehov i perioden Tabel 2: Realiseringsbehov via Handlingsplan for Udbud i perioden (mio. kr.) Samlet måltal 58,7 68,2 73,0 75,0 Realiserede effekter 44,3 46,0 46,0 46,0 Nyt Realiseringsbehov 14,4 22,2 27,0 29, Konkurrenceudsættelse Der har gennem de seneste år været stigende fokus på mulighederne for at skabe effektiviseringer via konkurrenceudsættelse af offentlige opgaver. Det er bl.a. sket i takt med den overordnede stramme økonomiske styring, som kommunerne foreløbig er underlagt frem til Anvendelsen af konkurrenceudsættelse understøttes samtidig af debatten om dialog og samarbejde mellem den offentlige og den private sektor med henblik at sikre innovation, videndeling og udvikling af nye velfærdsydelser. Her har opmærksomheden navnlig været koncentreret om mulighederne på velfærdsområdet og analyser samt eksempler er blandt andet lanceret af Rådet for Offentlig-Privat Samarbejde (ROPS), Produktivitetskommissionen, Udbudsportalen i KL samt Dansk Industri (DI) m.fl. 4

52 Frederiksberg Kommune har gennem de seneste år konkurrenceudsat en række opgaver, som er samlet i følgende tabel: Tabel 3: Gennemførte konkurrenceudsættelser Nr. Opgave Konkurrence udsat Årlig effekt v. seneste kontraktindgå else 1 Kommunens Lønadministration* Rengøring på daginstitutioner, SFO er, skoler, biblioteker samt Frb. Svømmehal (i alt godt 60 institutioner)* Administration af kommunens - boligudlejningsejendomme Afrensning af graffiti Kommunens IT driftsafdeling Ren- og vedligeholdelsesopgaver vedrørende grønne områder, Frederiksberg ældre Kirkegård samt veje, cykelstier og fortove (25 pct. af FGV s opgaver på områderne) Samlet helårlig effekt * Genudbud af gældende kontrakt Nævnte konkurrenceudsættelser er alle resulteret i en udlicitering af opgaven til private virksomheder, når bortses fra IT-driftsafdelingen, der blev fastholdt i eget regi på baggrund af kommunens kontrolbud. Vedrørende udbud af dele af FGV s opgaver i 2013, blev der ikke afgivet bud på ren- og vedligeholdelsesopgaven for veje, cykelstier og fortove blandt de prækvalificerede virksomheder. Denne opgave blev derfor videreført i eget regi. Foruden de nævnte opgaver i Tabel 3, blev opgaverne varetaget af R98 konkurrenceudsat i forbindelse med udfasningen af selskabet i Èt privat firma bød på hovedopgaven (dagrenovation), hvorfor det valgtes at gennemføre en kontrolberegning. På den baggrund blev opgaven videreført i kommunalt regi fra og med november 2010, mens et par andre mindre opgaver blev udliciteret til private virksomheder. Den gældende Handlingsplan for Udbud omfatter konkurrenceudsættelse af kommunale opgaver, som er indeholdt i Tabel 4 nedenfor. Tabel 4: Igangsatte/planlagte udbud af kommunale opgaver (Handlingsplan for Udbud ) Nr. Opgave Forventet kontraktstart Estimeret effekt/år i mio. kr. 1 To plejecentre ,1 2 Den samlede hjemmepleje * ,8 3 Daginstitution ,5 4 Opgaver på FGV s område ,6 5 Frederiksberg Svømmehal ,0 Årlig effekt/i alt 17,0 * Hjemmeplejen varetages pr. 1. juni 2014 af 17 private virksomheder (samlet ca. 40 pct.) og af kommunen ( ca. 60 pct.). Igangsætning af de enkelte projekter forudsætter konkret stillingtagen fra Magistraten. 5

53 Udbud af to plejecentre og den samlede hjemmepleje er igangsat af Magistraten den / I forbindelse med vedtagelsen af Budget 2014 blev der lagt vægt på en fremskyndelse af arbejdet med konkurrenceudsættelse. Det skete med konkretiseringen af projekter ved den nævnte beslutning i kommunalbestyrelsen den 17. marts Ud over bidraget til realiseringen af fastsatte måltal vil konkurrenceudsættelse af flere opgaver også få betydning for forøgelsen af kommunens IKU (Indikator for KonkurrenceUdsættelse), der afspejler, hvor stor en del af kommunens opgaver der er konkurrenceudsat/løses af private leverandører. I forbindelse med vedtagelsen af B2013 fastsattes en målsætning om en IKU i 2016 for Frederiksberg svarende til 29,5%. Følgende tabel illustrerer udviklingen for så vidt angår Frederiksberg Kommunes IKU, samt udviklingen på landsplan. Tabel 5: Indikator for KonkurrenceUdsættelse (IKU) og Frederiksberg Kommunes måltal for 2016 År Fr. Berg 24,9 25,6 27,6 28,2 27,3 27,0 27,1 29,5* Hele andet 22,6 23,9 24,1 24,9 25,0 25,4 25,9 * Måltal fastsat i budgetforliget for 2013 Det bemærkes, at størrelse af IKU fra 2010 til 2011 er reduceret med 0,9 point for Frederiksberg Kommune. Det skyldes, at opgørelsesmetoden med tilbagevirkende kraft blev ændret i 2012, idet forskellige konkrete forhold for Frederiksberg Kommune her ligeledes spiller ind. Bl.a. den ændrede opgørelsesmetode bevirkede, at Frederiksberg Kommune fra en placering i 2012 som nr. 22 blandt samtlige kommuner nu ved den seneste opgørelse for 2013 er placeret som nr.30. Der kan konstateres en svag fremgang i IKU en fra 2012 til På baggrund af bl.a. udbuddet af kommunens IT-drift, der fra og med 2013 talte med i IKU-udregningen, forventedes en IKUstigning til ca. 27,6. Som følge af en yderligere ændring i opgørelsesmetoden for så vidt angår udregning af IKU en, der bevirker, at visse sociale ydelser til udlændinge i henhold til primært integrationsloven ikke længere tæller positivt ved IKU-udregningen, er der dog alene tale om en minimal IKU-stigning på 0,1 procentpoint. De allerede planlagte og til dels igangsatte konkurrenceudsættelser, herunder konkurrenceudsættelse af to plejecentre og den samlede hjemmepleje, forventes ved fuld indfasning (2016) at bringe IKU en op på ca. 31%. I den forbindelse skal det anføres, at nævnte tal er udtryk for et estimat baseret på kendskab til bl.a. nuværende praksis for udregning af IKU, samt forventet konkurrenceudsættelsesmønster. Såfremt der i den mellemliggende periode sker ændringer i f.eks. udregningsmetode o.l., vil dette selvsagt kunne indvirke på IKU en. Såfremt størrelsen af IKU for Frederiksberg skal forøges yderligere, skal Handlingsplanen for Udbud omfatte nye emner for konkurrenceudsættelse. 6

54 Kommunalbestyrelsen besluttede i den forbindelse den 17. marts 2014, at der blev udarbejdet et projektkatalog med en oversigt over, hvilke opgaver der potentielt kan konkurrenceudsættes med eventuel udlicitering som resultat. Projektkataloget indgår som led i det materiale, der fremlægges ved drøftelserne af B2015. Projektkataloget er udarbejdet som særskilt dokument Potentiale for konkurrenceudsættelse af kommunale opgaver, og indeholder en gennemgang af 15 forskellige opgaveområders egnethed for så vidt angår konkurrenceudsættelse. I forbindelse med konkurrenceudsættelsesprojekter er det naturligt, at skelne mellem opgaver, hvor der allerede er gjort erfaringer og områder, hvor der skal hentes inspiration fra andre kommuner. Helt overordnet sker konkurrenceudsættelse af kommunale opgaver ud fra et strategisk perspektiv, hvor det blandt andet vurderes, Om der reelt er tale om en kommunal kerneopgave? Om kommunen på sigt råder over de kompetencer, der er forudsætningen for at løse og udvikle en given opgave? Om der er et privat marked, hvor flere virksomheder har kapacitet og kompetence til at løfte den givne opgave? Beslutningen om en eventuel konkurrenceudsættelse bygger derudover på overvejelser vedr. volumen og dermed potentiale for opnåelse af effekt, markedet for den konkrete opgave, estimat for transaktionsomkostninger, indhøstede erfaringer i andre kommuner, samt omfanget af virksomhedsoverdragelser, herunder omfanget af berørte tjenestemænd. Når det besluttes at igangsætte en konkurrenceudsættelse, er der fastsat særlige procedurer for inddragelse af personalet ligesom der er afstukket retningslinjer for, hvordan der skal følges op på en eventuel udliciteret opgave, herunder økonomi, brugertilfredshed, arbejdsmiljø m.v. Endelig gælder, at der for hvert udbud konkret skal tages stilling til, hvorvidt der skal udarbejdes et kommunalt kontrolbud med henblik på at sikre muligheden for, at opgaven eventuelt kan fastholdes i kommunalt regi. Ud af de 13 mio. kr., som der er behov for at realisere i 2015 (jf. Tabel 2), udgør konkurrenceudsættelse 55%. Det svarer til en forventet effekt i størrelsesordenen 7,2 mio. kr Udbud af varer og tjenester Arbejdet med udbud af varer og tjenester omfatter dels genudbud af allerede udbudte opgaver dels nye opgaver. Begge typer af udbud kvalificeres via det datamateriale, det er muligt at nedbryde via kommunens Indkøbsanalysesystem tilvejebragt i 1. halvår af Ud af de 13 mio. kr., som skal realiseres i 2015 (jf. Tabel 2), henføres 5,8 mio. kr. til udbud/genudbud af varer/tjenesteydelser, og udgør dermed 45% af den forventede effektrealisering i I tilknytning til arbejdet med indgåelse af kontrakter vil der i 2. halvår 2014 blive udarbejdet en strategi for, hvorledes det kan sikres, at aftalerne i endnu højere grad end i dag benyttes (compliance). I den forbindelse er det valgt at estimere en effekt for øget compliance på 0,3 mio. kr. i 2015 og 0,5 mio. kr. i 2016 og de følgende år. Effekten tilskrives Udbudspuljen. Der er udarbejdet særskilt oplæg til B2015 vedrørende en øget indsats på complianceområdet. 7

55 Planen omfatter udbud af varer og tjenester, og det samlede resultat vil derfor i realiteten bygge på de faktisk realiserede effekter, der både kan være større eller mindre end de estimerede effekter. I overensstemmelse med hidtidig praksis vil de faktiske effekter blive afrapporteret i tilknytning til de løbende opgørelser af Forventet Regnskab i de enkelte kalenderår. Det konkrete arbejde med de enkelte udbud vil blive videreført med endnu større fokus på at sikre sammenkædning af udbud på tværs af fagområderne. Samtidig vil der blive lagt vægt på funktionsudbud, hvor målet er at lade tilbudsgiverne fokusere på effekter og resultater frem for metoder og processer, som kendetegner de klassiske aktivitets baserede udbud. Anvendelse af funktionsudbud skal medvirke til at understøtte den private leverandørs mulighed for at tilføre opgaverne innovation og nytænkning. Nævnte fremgangsmåde vil bl.a. ske ved i stadig større udstrækning at gå i dialog med markedet forud for gennemførelse af de enkelte udbud. Denne tilgang skal også medvirke til evt. at identificere optimeringsmuligheder ved udbudsgennemførelsen, således at kommunen kan opnå bedre priser/bedre kvalitet/højere fleksibilitet i leverancen mv. Ved arbejdet med udbud af varer og tjenester vil der endelig fortsat blive lagt vægt på miljøhensyn i bred forstand. Indsatsen her understøttes med kommunens tilslutning til Partnerskab for Offentlige Grønne Indkøb (POGI) i 2. halvår af Partnerskabet er et samarbejde mellem nogle af landets største kommuner, som sammenlagt repræsenterer mere end 20 pct. af de kommunale indkøb i Danmark. I partnerskabet fastsættes fælles minimumskrav vedrørende miljøhensyn for udvalgte produkter. Derudover vil der fortsat blive fokuseret på arbejdet med anvendelse af Corporate Social Responsibility (CSR), herunder anvendelsen af arbejdsklausuler, sociale klausuler og etisk handel. Det vil bl.a. ske med inspiration fra kommunens dialog med Dansk Byggeri, LO Hovedstadsen samt medlemskabet af Dansk Initiativ for Etisk Handel (DIEH). I det praktiske arbejde med udbud indgås kontrakterne for de enkelte opgaver på baggrund af: A. Kommunens egne udbud (langt hovedparten), B. Deltagelse i udbud sammen med Indkøbsfællesskabet SPAR5 (Gentofte, Rudersdal, Lyngby- Taarbæk, Gladsaxe og Frederiksberg kommuner) C. Tilslutning til Statens og Kommunernes Indkøbsservice (SKI s) forpligtende indkøbsaftaler indgået for flere kommuner i henhold til Regeringens aftale med KL. SKI har i hhv og 2013 gennemført de første to bølger af de forpligtende aftaler. Der er indtil nu samlet indgået otte forpligtende aftaler i de to første bølger (samt én i bølge tre), hvor Frederiksberg Kommune har tilsluttet sig til halvdelen af disse. Nedenstående tabel illustrerer de aftaler som kommunen har tilsluttet sig, samt de aftaler, hvor kommunen har valgt at stå udenfor. 8

56 Tabel 6: Kommunens deltagelse i SKI s forpligtende aftaler Tilsluttede aftaler Aftalenavn Antal tilsluttede kommuner Bølge Forbrugsartikler 53 Bølge 1 Computere 60 Bølge 1 Servere 65 Bølge 2 Av-udstyr 85 Bølge 2 Ikke-tilsluttede aftaler Årsag til fravalg af tilslutning Kopi og Print 63 Bølge 1 Egen aftale med bedre priser Kontormøbler 66 Bølge 1 Egen aftale, jf. krav i designmanual Vejsalt 39 Bølge 2 Vurderet uegnet til behovene Kontorvarer 61 Bølge 2 Egen aftale gennem SPAR5* Telefoni & data 65 Bølge 3 SKIs frivillige aftale foretrukket *SPAR5 er et indkøbssamarbejde, hvori Frederiksberg Kommune deltager sammen med Gentofte Kommune, Gladsaxe Kommune, Lyngby-Taarbæk Kommune samt Rudersdal Kommune Kapacitetsudnyttelse Kapacitetsudnyttelse er fortsat en del af Handlingsplanen, om end det efterhånden omfatter ganske få opgaver. Dette som følge af, at der indenfor områderne igangsættes kapacitetsoptimeringsprojekter med henblik på at optimere driften uden tilknytning til Handlingsplan for Udbud. I den nuværende Handlingsplan er der tale om følgende projekter: Optimering af værkstedfunktioner Etablering af internt vikarkorps på ældreområdet Optimering af værkstedsfunktioner omhandler sammentænkning af opgaveløsning for så vidt angår værkstedsfunktioner hos hhv. Brandvæsen og FGV. Projektet vedr. etablering af intern vikarkorps skal ses i lyset af de relativ høje udgifter som kommunen har på vikarområdet - afholdt indenfor rammerne af Sundheds- og Omsorgsudvalget - og som overstiger 25 mio. kr. i Kommunen er i gang med at forberede en ny aftale på området med start pr. 1. kvartal 2015, hvor der forventes en effekt, jf. projektkataloget (bilag 1). Det høje udgiftsniveau giver dog også en anledning til at undersøge yderligere optimeringspotentialer gennem oprettelse af et internt vikarkorps et tiltag som andre kommuner har opnået gode erfaringer med. I den forbindelse vil det, efter indgåelse af den nye kontrakt, og i samarbejde med private aktører, herunder den nye leverandør, blive undersøgt muligheder og potentialer forbundet med overgang til intern vikarkorps. 9

57 Et af fokuspunkterne vil bl.a. være afdækning af muligheder for etablering af et internt vikarkorps gennem en OPS-konstruktion, hvor den private leverandør inddrages ift. opgaveløsningen. Det forventes, at etableringen af et internt vikarkorps kan være på plads pr. 2018, hvor den dermed forbundne effekt udmøntes gennem Udbudspuljen. Tidligere er der under kategorien Kapacitetsudnyttelse realiseret effekter vedrørende bl.a. kapacitetsoptimering på plejecentrenes køkkener, ligesom der er arbejdet med kapacitetsudnyttelsestiltag ved samling af kommunens kørselsudbud, der blev tilvejebragt pr I forbindelse med udarbejdelsen af rapporten vedr. Potentiale for konkurrenceudsættelse af kommunale opgaver er der ved de enkelte potentialeafklaringer søgt beskrevet konkrete kapacitetsudnyttelseselementer, der på baggrund af politisk vedtagelse vil kunne medtages i forbindelse med det fremtidige arbejde med Handlingsplan for Udbud. Kapacitetsudnyttelsesprojekterne kan navnlig være relevante som alternativer i forhold til konkrete udbudsprojekter, hvor det ikke vurderes hensigtsmæssigt at konkurrenceudsætte den samlede drift indenfor et potentialeafklaret opgave, men hvor der foreligger et kapacitetsudnyttelsespotentiale ved omlægning af dele af opgavevaretagelsen. 10

58

59 Handlingsplan for Udbud Effekter på allerede afsluttede udbud Samlet måltal for udbudsplanen Realiseringsbehov i Samlet forventet på nedenstående projekter (6a + 6b) Forventet under/overudmøntning Forudsatte effekter på kommende projekter 6a - Varer/tjenesteydelser Nye udbud Inklusionsuddannelse 595 Indkøb af devices (smartphones) Computerindkøb - adminstration Computerindkøb - skolepc'ere Tablets - administration Tablets - skolerne Beklædning Drivmidler Skolemøbler Kaffe- og the Kørsel af mad mellem plejehjem Planteservice og blomster Frugt Revision Fødevarer - skolerne Mentorordning (Jobcenter) Managementkonsulentydelser Genudbud Telefoni-datatransmission Indkøbsordning for hjemmeboende pensionister Rengøring og vinduespolering på Rådhus Fødevareudbud(daginstitutioner) Vikarydelser (ældre) Kontormøbler Trykkeriydelser Multifunktionsmaskiner Psykosocial bistand Afrensning af graffiti Diabetesprodukter Måtteservice Transport af genbrugshjælpemidler Vognmandskørsel VVS-udstyr Pavilloner Sportsudstyr Stomi 0 0 Inkontinens 0 0 Sygeplejeprodukter Fødevarer til plejehjem Tolkeydelser Legetøj Forsikringer Gadebelysning 0 0 Kontorartikler Papir Forbrugsartikler Hobbyvarer Vikarer-handicaphjælpere Elektronisk rekrutteringssystem 0 Økonomi-og lønsystem(koncernsystem) Advokatbistand Rengøring (daginstitutioner, skoler, kulturhuse m.fl.) Pasning af grønne områder 0 0 Frederiksberg Ældre Kirkegård 0 0 Trykaflastende madrasser Genbrugshjælpemidler Ortopædiske hjælpemidler Kompresssionsstrømper Brystproteser Dentalprodukter 0 0 Parykker Indsats målrettet realisering af priseffekter på udvalgte indkøbsområder gennem forhandling af eksisterende prisstruktur 775

60 Forudsatte effekter på kommende projekter 6b - konkurrenceudsættelse og kapacitetsudnyttelse Drift af plejecenter Drift af plejecenter Hjemmepleje Svømmehalsdrift FGV(DUP) Daginstitution Optimering af værkstedsfunktioner Intern vikarkorps(ssa-området) 1830 Effekter via øget compliance (strategi udarbejdes 2. halvår 2014)

61 POTENTIALE FOR KONKURRENCEUDSÆTTELSE AF KOMMUNALE OPGAVER UDBUD & INDKØB 12. august 2014

62 Indholdsfortegnelse 1. Indledning Hidtidige arbejde med konkurrenceudsættelse Potentiale for yderligere konkurrenceudsættelse Konkrete projekter Social-, Sundheds-, og Arbejdsmarkedsområde (SSA) Børne- og Ungeområde (BOU) By- og Miljøområde (BMO) Serviceområde (SEO) Kommunaldirektørens område (KDO) Sammenfatning Bilag: Bilagssamling med udfyldt skabelon for hvert enkelt projekt indeholdende: Beskrivelse af opgaven, Strategiske rammebetingelser Volumen, Interne og eksterne erfaringer, Markedssituation, Sammenhæng til andre opgaver, Lovgivningsmæssige forhold, Egnethedsvurdering, Effektestimat.

63 1. Indledning Der er i de seneste år i stigende grad sat fokus på samarbejdet mellem den offentlige og den private sektor under hovedoverskriften OPS, Offentligt Privat Samarbejde. I praksis drejer det sig om en række forskellige samarbejdsformer, hvor målet er at sikre den bedste pris for den ønskede kvalitet, mens udbud og konkurrenceudsættelse er redskabet. Frederiksberg Kommune har bred erfaring på udbudsområdet og har gennem de seneste år valgt at fastsætte årlige måltal for de effekter, der sammen med de andre strategiske indsatsområder skal bidrage til balance i kommunens samlede økonomi. Måltallene indgår i kommunens Handlingsplan for Udbud, der både omfatter varer, tjenester samt konkurrenceudsættelse af kommunale opgaver. Gennem de seneste år er der gennemført udbud af varer og tjenester på en række områder. Aftaledækningen er derfor forholdsvis stor og fortsatte effekter vil her først og fremmest ske gennem større fokus på implementering, aftalebenyttelse og dermed større compliance. Derudover er der i stigende grad gennemført udbud af kommunens egne opgaver. Den fortsatte indsats på dette område vil ske med inspiration fra andre kommuners erfaringer, udmeldinger fra Produktivitetskommissionen samt analyser fra Dansk Industri m.fl.. I tilknytning hertil har kommunalbestyrelsen den 17. marts 2014 (Pkt. 73., Realisering af planlagte udbudseffekter) anmodet om, at der blev udarbejdet et projektkatalog med en oversigt over, hvilke opgaver der potentielt kan konkurrenceudsættes med eventuel udlicitering som resultat. Projekt-kataloget skal indgå som led i det materiale, der fremlægges ved drøftelserne af B2015. Det er baggrunden for udarbejdelsen af nærværende katalog, som er tilvejebragt i et samarbejde mellem Udbud & Indkøb samt fagområderne. Oversigten over potentialet for yderligere konkurrenceudsættelser af kommunens egne opgaver tager udgangspunkt i de opgaver, der allerede er afsluttet eller igangsat. 2. Hidtidige arbejde med konkurrenceudsættelse Konkurrenceudsættelse af kommunens egne opgaver har været på dagsordenen de seneste godt 10 år. Det er sket med sigte på at afprøve kommunens omkostninger til løsning af en given opgave sammenholdt med priserne fra det private marked. Arbejdet har dernæst haft en positiv indvirkning på det nøgletal, som afspejler omfanget af konkurrenceudsættelser i kommunen, jf. nedenfor. Gennemførelsen af konkurrenceudsættelser har gennemløbet forskellige faser, som kort kan sammenfattes således:

64 A. Etablering af intern kontraktstyring af en institution/administrativ enhed med sigte på at forberede en eventuel konkurrenceudsættelse. B. Gennemførelse af egentlige foranalyser af potentielle opgaver med henblik på at skabe grundlag for beslutning om en eventuel konkurrenceudsættelse. C. I takt med et stadigt større erfaringsgrundlag internt kombineret med erfaringer og inspiration fra andre kommuner at skabe grundlag for beslutning om en eventuel konkurrenceudsættelse. Som resultat af nævnte faser, er der gennem de seneste godt 10 år gennemført/igangsat konkurrenceudsættelse af opgaverne sammenfattet i Tabel 1 nedenfor. Tabel 1.: Gennemførte konkurrenceudsættelser Nr. Opgave Konkurrenceudsat Årlig udgift ved seneste udbud/mio. kr. Årlig effekt ved seneste kontraktindgåelse/mio. kr. 1 Kommunens Lønadministration* ,0-2,2 Rengøring på daginstitutioner, SFO er, ,5-7,9 2 skoler, biblioteker samt Frb. Svømmehal (i alt godt 60 institutioner)* 3 Administration af kommunens ,7 0 boligudlejningsejendomme 4 Afrensning af graffiti ,3-0,4 5 Kommunens IT driftsafdeling ,0-1,1 Ren- og vedligeholdelsesopgaver ,0-3,3 6 vedrørende grønne områder, Frederiksberg ældre Kirkegård samt veje, cykelstier og fortove (25 pct. af FGV s opgaver på områderne) Samlet volumen/helårlig effekt 73,5-14,9 * Genudbud af gældende kontrakt Den gældende Handlingsplan for Udbud omfatter konkurrenceudsættelse af følgende kommunale opgaver, som er indeholdt i nedenstående Tabel 2. Tabel 2.: Igangsatte/planlagte udbud af kommunale opgaver, jf. Handlingsplan for Udbud Nr. Opgave Forventet kontraktstart Nuværende årlig udgift/mio. kr. Estimeret årlig effekt/ mio. kr. 1 To plejecentre ,1 2 Den samlede hjemmepleje * ,8 3 Daginstitution ,5 4 Opgaver på FGV s område ,6 5 Frederiksberg Svømmehal ,0 Årlig effekt/i alt ,0 * Hjemmeplejen varetages pr. 1. juni 2014 af 17 private virksomheder og af kommunen. Den samlede omsætning udgør ca. 180 mio. kr., hvoraf ca. 50 mio. kr. er omsætning hos de private leverandører.

65 Som det fremgår af tabellen, er der truffet beslutning om konkurrenceudsættelse af hhv. to plejecentre og én daginstitution. I den forbindelse skal det bemærkes, at kommunens samlede demografiregulerede budgetramme til plejecentre udgør 420 mio. kr. (2014), mens det samlede budget for daginstitutionsområdet udgør 531 mio. kr. i Nævnte områder repræsenterer således samlet en volumen på ca. 950 mio. kr., som imidlertid ikke er inddraget i arbejdet med potentialeafklaring af opgaver, der kan konkurrenceudsættes. Den igangsatte konkurrenceudsættelse af to plejecentre i 2015 og forberedelsen af udbud af én daginstitution med fuld effekt i 2016 vil danne beslutningsgrundlag for en eventuel yderligere konkurrenceudsættelse på de to store områder. Alternativt kan det allerede forberedes nu. Dog gælder det for daginstitutionsområdet at Frederiksberg Kommune i øjeblikket (medio 2014) forbereder dialog med private leverandører for at afdække markedspotentialet og inspirere eventuelle tilbudsgivere inden for daginstitutionsydelser. Såfremt det vælges at fortsætte med udbud på de nævnte områder, dvs. flere udbud inden for samme kategori, da får det i givet fald en særskilt betydning for hjemtagning af effekter. Samtidig får det en positiv indflydelse på omfanget af kommunens samlede udbud, jf. nedenfor. Samtidig med igangsætningen af nævnte udbudsforretninger, er der sat mål for kommunens Indikator for KonkurrenceUdsættelse (IKU), der i procent udtrykker, hvor stor en del af de opgaver lovgivningen giver mulighed for at lade løse af private virksomheder, der faktisk varetages af private virksomheder og/eller er konkurrenceudsat, men vundet og videreført i kommunalt regi. Vedrørende størrelse af IKU er udviklingen for de seneste år sammenfattet i Tabel 3 nedenfor. Tabel 3.: Indikator for KonkurrenceUdsættelse (IKU) Frederiksberg/hele landet År Fr. Berg 24,9 25,6 27,6 28,2 27,3 27,0 27,1 Hele andet 22,6 23,9 24,1 24,9 25,0 25,4 25,9 Det bemærkes, at størrelse af IKU fra 2010 til 2011 er reduceret med 0,9 point for Frederiksberg Kommune. Det skyldes, at opgørelsesmetoden med tilbagevirkende kraft er ændret i 2012, idet forskellige konkrete forhold for Frederiksberg Kommune ligeledes spiller ind. Der er fra Økonomi- og Indenrigsministeriets side efterfølgende etableret en teknisk set mere korrekt opgørelsesmetode. Fra 2012 til 2013 er størrelsen af IKU for Frederiksberg marginalt forøget med 0,1 pct. point. Det skal i den forbindelse bemærkes, at konkurrenceudsættelsen af kommunens ITdriftsafdeling isoleret set har forøget kommunens IKU med 0,5 pct. point, men nævnte forøgelse er modsvaret af en tilsvarende reduktion på 0,5 point forårsaget af en ændring i opgørelsesmetoden, der bevirker, at visse sociale ydelser til udlændinge i henhold til primært integrationsloven ikke længere tæller positivt ved IKU-udregningen. Samlet set er Frederiksberg Kommune i 2013 placeret som nr. 30 på landsplan, mod en plads som nr. 22 i Måltal for størrelsen af IKU indgår i Budgetforligsteksten for 2013:

66 Også på udbuds- og indkøbsområdet forventer forligspartierne at høste gevinster. I budgetperioden forventes en samlet effektivisering på 190 mio. kr. Forvaltningen vil yderligere styrke dette arbejde ved at fremrykke udbud og konkurrenceudsættelse, herunder FGV, hjemmeplejegruppe, plejecenter m.fl. Der er enighed om, at målet for Indkøb og Konkurrenceudsættelse (IKU) således vil stige fra det senest opgjorte på 27,3 [i 2011] til 28,3 i 2013 og yderligere til 29,5 i Det kan her konstateres, at målet for 2013 (28,3) ikke er realiseret. For 2016 kan kommunens IKU med de igangsatte konkurrenceudsættelser af to plejecentre og den samlede hjemmepleje - alt andet lige - estimeres til at beløbe sig til ca. 31%. Det skal afslutningsvis bemærkes, at den høje andel af selvejende institutioner, der kendetegner Frederiksberg Kommune, ikke tæller positivt ved IKU-udregningen. Udgifterne til fx løn og varekøb medgår således som almindelig drift og tæller derfor med i IKU-brøkens nævner. 3. Potentiale for yderligere konkurrenceudsættelse Det stigende fokus på OPS har medført større opmærksomhed om konkurrenceudsættelse af kommunale opgaver, der ses som én måde, hvorpå der kan etableres et øget samspil mellem den private og den offentlige sektor. Der er derfor på nationalt plan igangsat en række initiativer med henblik på at afklare potentialer ved øget konkurrenceudsættelse af konkrete opgaver. Det gælder f.eks. Produktivitetskommissionens seneste rapport om samarbejde mellem det offentlige og den private sektor. Rapporten præsenterer en række gode råd om fremme af konkurrencen og dermed mulighederne for at realisere en økonomisk og kvalitetsmæssig gevinst. Som supplement til anbefalingerne præsenterer rapporten en række eksempler på effekten ved at konkurrenceudsætte offentlige opgaver, bl.a. i form af bedre service for borgerne og nye innovative måder at producere offentlige ydelser med større effekt for borgerne. Der henvises til rapporten: Folder samt fakta ark findes her: Herudover kan der henvises til DI s analyse Fælles om velfærden fra foråret 2014 samt DI s årlige publikation vedr. Offentligt privat Samarbejde, hvor konkurrenceudsættelse af kommunale opgaver behandles. Afklaringen af potentialet for konkurrenceudsættelse af kommunale opgaver i Frederiksberg Kommune har taget udgangspunkt i gennemgang af en række af de opgaver, som er behandlet i ovenstående publikationer, og som p.t. løses af kommunen. Ved afklaringen er de enkelte opgaver vurderet i forhold til en række parametre med henblik på at fremsætte en samlet vurdering af opgavens egnethed for så vidt angår konkurrenceudsættelse.

67 De enkelte parametre omhandler bl.a. økonomisk volumen, markedssituation, interne og eksterne erfaringer, sammenhæng til andre projekter, lovmæssige forhold m.fl. Ved afklaringen har forvaltningen indhentet relevant information fra eksterne kilder som fx KL/Udbudsportalen, rapporter fra interesseorganisationer som fx DI, ligesom der er inddraget erfaringer fra andre kommuner. De potentialeafklarede opgaver repræsenterer til sammen en værdi svarende til 576,8 mio. kr., og udvalgsfordelingen fremgår af nedenstående tabel. Tabel 4.: Udvalgsmæssig fordeling af de potentialeafklarede opgaver Udvalg Potentialeafklarede opgaver (mio. kr.) Arbejdsmarkeds- og Udannelsesudvalget 33 Socialudvalget 113 Sundheds- og Omsorgsudvalget 64,5 Undervisningsudvalget 77,1 Børneudvalget 76,1 By- og Miljøudvalget 105,4 Kultur- og Fritidsudvalget 71,7 Magistraten 36 Samlet 576,8 På baggrund af afklaringen er der for hvert projekt udarbejdet en samlet vurdering, der tager hensyn til de nævnte parametre. Der er identificeret to overordnede kategorier for de afklarede projekter, idet det skal bemærkes, at der i afklaringen er identificeret opgaveområder, der dog ikke alle umiddelbart kan konkurrenceudsættes. Kategorierne ser ud som følger: Potentielt egnede: Opgaver placeret i denne kategori vurderes helt eller delvist at rumme et potentiale for konkurrenceudsættelse. Ikke egnede: Opgaver placeret i denne kategori vurderes samlet set ikke at være egnede til konkurrenceudsættelse som følge af en eller flere faktorer, herunder fx manglende konkurrence på markedet, opgavens kompleksitet, beskeden volumen mv. En detaljeret gennemgang af de enkelte projekter fremgår af Bilagssamlingen. Det bemærkes, at der ikke er gennemført en potentialeafklaring vedrørende Facility- Management området, dvs. håndteringen af den række af opgaver, der i dag delvis er konkurrenceudsat.

68 Der henvises i den forbindelse til særskilt sag om FM-projekt i Frederiksberg Kommune, der indgår i drøftelserne om B2015. Som det fremgår her, da vil FM-opgaver enten kunne konkurrenceudsættes i et servicepartnerskab med privat leverandør, eller løbende indenfor rammerne af driften i FK Ejendom og Rådhusservice. I det følgende gives en overordnet gennemgang af de potentialeafklarede emner struktureret efter kommunens organisatoriske områder. Helt overordnet for rækken af potentielle konkurrenceudsættelser gælder, at gennemførelse af udbud strækker sig over forholdsvis lang tid. Det skyldes bl.a., at der for visse områder (f.eks. velfærdsområdet) endnu ikke er mange aktører på markedet. Et udbud forudsætter derfor analyse og dialog med potentielle tilbydere og eventuelt inspiration og information i forhold til tilbydere, der måtte være på vej ind på markedet. Hertil kommer, at det, at opgaverne vurderes til foreløbigt at rumme et potentiale for konkurrenceudsættelse typisk indebærer, at en række internt-organisatoriske og strategiske forhold skal afklares før en udbudsproces kan igangsættes. Disse forhold gennemgås mere konkret nedenfor, men vil typisk dreje sig om sammenhæng til anden opgaveløsning, forholdet mellem myndighed og udfører osv. Besluttes det at igangsætte et udbud, er der endelig en række interne forhold knyttet til udbudsprocessen, som i sig selv strækker udbuddet over længere tid. Det gælder eksempelvis inddragelse og høring af MED-organisationen, dialog og høring af eventuelle brugerråd (f.eks. Ældre- og handicaprådet) og derudover naturligvis formulering af en kravspecifikation, der drager nytte af andre kommuners erfaringer og samtidig er afstemt med det kvalitetsniveau og volumen, der er gældende for Frederiksberg. Retningslinjerne for ovennævnte proces samt den løbende politiske inddragelse i sager vedrørende konkurrenceudsættelse er fastsat af kommunalbestyrelsen. 4. Konkrete projekter 4.1. Social-, Sundheds-, og Arbejdsmarkedsområde (SSA) Indenfor rammerne af SSA er der potentialeafklaret fem opgaveområder, der p.t. varetages af kommunen, herunder F86, FKRC, genoptræningsindsatsen under Sundhedscenteret, drift af botilbud for voksne samt Hjemmesygeplejen. De gennemgåede opgaver repræsenterer en samlet værdi i størrelsesorden 210,5 mio. kr. Af de gennemgåede projekter fremhæves særligt Hjemmesygeplejen som værende potentielt egnet til konkurrenceudsættelse. Opgaven er dog ikke umiddelbart egnet, først og fremmest fordi dette fordrer en analyse af den nuværende arbejdsfordeling mellem myndighed og udfører samt den tætte kobling og fleksibilitet mellem opgaverne i hjemmesygeplejen, nødkaldsfunktionen, plejehjemmene, genoptræningen osv. Opgaven med at udvikle det lokale sundhedsvæsen vil derfor i givet fald skulle tilrettelægges radikalt anderledes. Samtidig er det vurderingen, at en eventuel konkurrenceudsættelse af denne opgave først bør finde sted efter afslutningen på den igangværende konkurrenceudsættelse af kommunens Hjemmepleje. Dette dels af hensyn til at kunne trække på erfaringerne fra Hjemmeplejeudbuddet, og dels af hensyn til de betragtelige ressourcer der er afsat til

69 gennemførelse af Hjemmeplejeudbuddet. Hjemmesygeplejen repræsenterer en udgift svarende til 44,5 mio. kr. Det skal samtidig nævnes, at der ikke foreligger interne erfaringer med udbud på området, ligesom der kun i begrænset omfang er gjort erfaringer i andre kommuner (eksempelvis Gribskov Kommune). Endelig gælder, at der er et marked for at løse denne opgave, men et eventuelt udbud forudsætter en nærmere afklaring og dialog med de potentielle leverandører om kvalitet, snitflader til egne opgaver, volumen og leveringsbetingelser etc.. Vurderingen for så vidt angår eventuel konkurrenceudsættelse af genoptræningsindsatsen er, at opgaven er potentielt egnet. Vurderingen skal ses i lyset af, at der er behov for at foretage forudgående yderligere analyser af den nuværende organisation (myndighed/udfører), koblingen til øvrige ydelser i det lokale sundhedsvæsen og de tilbudte ydelser, herunder en gennemgang af kapaciteten sammenholdt med efterspørgslen. På baggrund heraf kan der tages endelig stilling til, hvorvidt opgaven er udbudsegnet i sin helhed, eller delvist. Vurderingen for så vidt angår FKRC, der tilbyder rådgivning omkring og behandling af borgernes alkohol- og stofmisbrug, er, at de omfattede opgaver er potentielt egnede for eventuel konkurrenceudsættelse, men må ses i lyset af en stor kompleksitet. Der er således ingen andre kommuner, der har udbudt dette område, men en række kommuner driver en del af virksomheden i samarbejdsaftaler med andre kommuner/selvejende/private institutioner. Socialudvalget har besluttet udarbejdelse af en samlet plan for udsatte-området, herunder misbrugsområdet. Planen skal udarbejdes på baggrund af de socialpolitiske pejlemærker og en forventet ny udsattepolitik klar primo/medio Både visitationen (anonymitet og selvvisitering i vidt omfang) og den praktiske opgavevaretagelse er kompleks, idet behadnlingsforløbene typisk er vævet tæt ind i ydelser fra andre kommunale o.a. parter (F86, Jobcenter, Sundhedscenter, herbergerne, uddannelsesinstitutioner o.s.v.)det er på den baggrund vurderingen, at det i forbindelse med udarbejdelsen af planen skal vurderes, hvorvidt hele eller dele af de opgaver, som p.t. løses af FKRC, bør konkurrenceudsættes med henblik på at sikre en optimal drift. For så vidt angår F86, der varetager opgaven med at afklare og opkvalificere kommunens ledige samt sygedagpengemodtagere, vurderes det, at de hyppige reformændringer, der finder sted på området, og som løbende ændrer krav og målsætninger ift. målgruppen, vil være svære at håndtere i samarbejdet med en ekstern aktør. Det vil bl.a. kræve løbende genforhandlinger af pris mv., hvilket vurderes at være forbundet med høje transaktionsomkostninger i kontraktperioden. Det er derfor forvaltningens vurdering, at der opnås størst fleksibilitet og den bedste opgaveløsning ved at fastholde opgaven in-house. For så vidt angår konkurrenceudsættelse af sociale botilbud er der indenfor rammerne af kommunens Sociale Masterplan allerede igangsat initiativer, der fastlægger indsatserne vedr. den faglige, økonomiske og bygningsmæssige modernisering af det samlede specialiserede voksenområde. Nævnte tiltag er forbundet med effektiviseringer i størrelsesorden 38 mio. kr. over den kommende periode.

70 I lyset af de allerede igangsatte indsatser, og de dertil forbundne effektiviseringsestimater, er det derfor vurderingen, at dette område skal håndteres in-house og i overensstemmelse med de allerede fastlagte initiativer. Tabel 5.: Potentialeafklarede opgaver, SSA Projekt Samlet volumen i mio. kr. Vurdering F86 33,0 Ikke egnet FKRC 25,5 Potentielt egnet Genoptræningsindsats(Sundhedscenter) 20,0 Potentielt egnet Drift af et botilbud (14 forskellige tilbud) 87,5 Ikke egnet Hjemmesygeplejen 44,5 Potentielt egnet Total 210, Børne- og Ungeområde (BOU) Indenfor rammerne af BOU er der potentialeafklaret fire kommunale opgaver. Det drejer sig om hhv. drift af en fritids-/ungdomsklub, Tandplejen, Sundhedstjenesten, samt institutioner til døgnanbragte børn og unge. De potentialeafklarede opgaver repræsenterer en værdi svarende til 153,2 mio. kr. På baggrund af potentialeafklaringen er det vurderingen, at varetagelsen af opgaverne bør fortsætte i kommunalt regi. I forhold til drift af fritidsklubber er vurderingen fremkommet på baggrund af det faktum, at lovgivningen regulerer driftsudgifterne, hvorfor udgiftsstørrelsen er identisk, uanset om den afholdes i privat eller kommunalt regi. I forlængelse heraf er der ikke økonomisk incitament til at konkurrenceudsætte opgaven, ligesom folkeskolereformen, samt Undervisningsudvalgets beslutning fra februar 2014 vedr. en tættere tilknytning mellem skoler og fritidsklubber, taler for en fastholdelse af opgaven i kommunalt regi. I forhold til drift af Tandplejen er vurderingen fremkommet på baggrund af bl.a. en konstatering af, at kommunens tandpleje vurderes at være omkostningseffektiv sammenholdt med sammenlignelige kommuner, ligesom der ikke opleves problemstillinger med rekruttering af egnede medarbejdere, hvilket i visse kommuner har givet anledning til konkurrenceudsættelse af opgaven. For så vidt angår vurderingen vedr. Sundhedstjenesten skal denne ses i lyset af, at der vurderes at være et så tæt samarbejde med dagtilbud og skoler, at det vil være svært at kravspecificere samarbejdsrelationerne i tilstrækkelig grad, med potentielle negative eksternaliteter til følge. Endvidere vurderes der ikke at være et konkurrencebaseret marked fsva. levering af ydelser på sundhedstjenesteområdet.

71 Vurderingen vedr. døgnanbragte børn skal bl.a. ses i lyset af analyser af kommuners budgetter på området, der har vist, at kommunens udgifter ligger forholdsvis lavt i mellemkommunale sammenligninger. Denne analyse er forelagt Magistraten i Til grund for vurderingen ligger også en rapport fra Rambøll vedr. Det økonomiske potentiale ved øget udlicitering i kommunerne, hvor det vurderes, at døgntilbud til unge principielt egnet med større forbehold (Kategorien før uegnet), hvilket begrundes med Tæt samarbejde med dele af den øvrige kommunale forvaltning m.v. En evt. konkurrenceudsættelse må bero på en dyberegående analyse af en række forhold, som det ikke har været muligt at gennemføre i forbindelse med det igangværende afklaringsarbejde. Tabel 6.: Potentialeafklarede opgaver, BUO Projekt Samlet volumen i mio. kr. Vurdering En fritids-/ungdomsklub (8 forskellige tilbud) 50,8 Ikke egnet Tandplejen(tandreguleringsindsats) 26,3 Ikke egnet Sundhedstjeneste 19,1 Ikke egnet En institution til døgnanbragte børn og unge (fem institutioner i alt) 57 Potentielt egnet Total 153, By- og Miljøområde (BMO) Indenfor rammerne af BMO er der potentialeafklaret to opgaver vedr. hhv. Beredskabet samt dele af FGVs portefølje. Som følge af de landsdækkende tiltag, som skal sættes i værk på Beredskabsområdet i forlængelse af Økonomiaftalen for 2015, er det vurderet, at området ikke egner sig til konkurrenceudsættelse. For så vidt angår FGV, er der potentialeafklaret en række opgaver, som p.t. løses af FGV. Til sammen udgør disse opgaver en volumen i størrelsesorden 78 mio. kr. De opgaver, som løses af FGV, har allerede en forholdsvis høj grad af konkurrenceudsættelse, og løses i stort omfang af private leverandører enten i konkurrence med FGV på f.eks. større entreprenøropgave eller i konkurrence med andre private som underleverandør. Hertil kommer yderligere konkurrenceudsættelse i regi af Driftsudviklingsprojektet fra Pga. den høje grad af udbud på området er det særligt vigtigt at have fokus på, at den kommunale leverandør (FGV) er afhængig af en vis omsætningsvolumen for at opretholde rentabiliteten i den daglige drift, hvorfor konkurrenceudsættelse af flere opgaver i FGV-regi, med mulighed for udlicitering af opgaven, rummer et potentiale for at svække basis for at drive en rentabel forretning.

72 Udbud af yderligere opgaver på det tekniske område skal således ses i lyset af de effektiviseringstiltag, der allerede er igangsat under Drifts Udviklings Projektet (DUP) i FGV. Dette projekt indebærer løbende hjemtagelse af økonomiske effekter svarende til 6,1. mio. kr. i DUP indebærer, at opgaveløsningen udvikles og fordelene ved egenproduktion sikres (forsyningssikkerhed, sikring mod prisstigninger som følge af et evt. monopoliseret privat marked, faglige kompetencer og lokalkendskab) samtidig med, at fordelene ved konkurrenceudsættelse i form af benchmarking og best practice input udefra løbende udnyttes. I forlængelse heraf vurderes det, at området ikke egner sig til konkurrenceudsættelse i traditionel forstand, idet risikoen for negativ påvirkning af den samlede drifts(-økonomi) - ved en evt. udlicitering af opgaverne - sandsynligvis vil resultere i en situation, hvor kommunens totaløkonomi vil være negativ, samtidig med, at FGV ikke kan drives videre indenfor de kendte rammer. En mulighed for så vidt angår FGV-opgaver indebærer at fastholde en strategisk konkurrenceudsættelse i regi at Driftsudviklingsprojektet. Herigennem vil der over en årrække kunne arbejdes videre med en eller flere af de otte forskellige FGV-opgaver, som er potentialeafklaret, herunder bl.a. renholdelse af kommunens offentlige arealer, hvor der tidligere er forsøgt konkurrenceudsat 25 pct. af den samlede opgaveportefølje. På baggrund af ovenstående vurderes det, at der indenfor FGV s område er opgaver, der er potentielt egnede i regi af Driftsudviklingsprojektet. Iværksættes traditionel udlicitering vil de allerede opnåede effekter ikke kunne udmøntes og der er risiko for at bringe rentabiliteten af FGV i fare, og det kan betyde, at enheden ikke kan drives indenfor de kendte rammer. Tabel 7.: Potentialeafklarede opgaver, BMO Projekt Samlet volumen i mio. kr. Vurdering Beredskabet* 27,3 Ikke egnet FGV (dele af opgaveporteføljen) 78,1 Potentielt egnet Total 105,4 * Beredskabet blev oprindelig inddraget i forbindelse med potentialeafklaringen, men som følge af Økonomiaftalen 2015 mellem Regeringen og KL, og de landsdækkende tilpasninger, som finder sted for så vidt angår dette område, er det vurderet, at der ikke skal foretages yderligere vedr. kommunens Beredskab, dvs. området er ikke egnet til konkurrenceudsættelse. 4.4.Serviceområde (SEO) Indenfor Serviceområdet er der afklaret potentiale vedr. eventuel konkurrenceudsættelse af kommunens biblioteksdrift, samt hele/eller dele af de opgaver, som p.t. varetages af Frederiksberg Idræts Union (FIU). Opgaverne repræsenterer en udgift svarende til 71,7 mio. kr. Fsva. Biblioteksdrift, er det konklusionen, at en konkurrenceudsættelse af selve biblioteksdriften ikke vurderes hensigtsmæssig, bl.a. pga. manglende veludviklet markedssituation. De opgaver,

73 som kunne tænkes konkurrenceudsat, og som bl.a. vedrører ekspeditions- og logistikfunktioner, forventes at blive omfattet af FM-projektet, hvorfor konkurrenceudsættelse af disse ikke kan gennemføres. Konklusionen vedr. konkurrenceudsættelse af de opgaver, der p.t. varetages af FIU, er at opgaven synes at være uegnet for konkurrenceudsættelse grundet de markedsmæssige vilkår, samt den fleksibilitet som risikerer at gå tabt ved en evt. konkurrenceudsættelse. Der vurderes dog at være mulige optimeringspotentialer gennem evt. udskillelse af dele af de opgaver, der indgår i driftsoverenskomsten og p.t. påhviler FIU, som fx rengøring. Ved hjemtagelse af denne opgave, og gennemførelse af eget udbud vedrørende rengøring kan der muligvis realiseres effekter. Dette kræver dog en nærmere undersøgelse, herunder afdækning af hvor stor en del af tilskuddet går til fx rengøring. Tabel 8.: Potentialeafklarede opgaver, SEO Projekt Samlet volumen i mio. kr. Vurdering Biblioteksdrift 53,3 Ikke egnet FIU 18,4 Ikke egnet Total 71,7 4.5.Kommunaldirektørens område (KDO) Der er potentialeafklaret to opgaver, som er placeret under KDO. Det drejer sig om hhv. varetagelsen af grafiske opgaver samt bogføringsopgaver.* Den samlede årlige udgift til de nævnte opgaver udgør ca. 36 mio. kr. På baggrund af potentialeafklaringen vurderes det, at konkurrenceudsættelse af grafiske opgaver teknisk set er egnet til udbud, men at opgaven, grundet det beskedne økonomiske omfang samt det potentielle tab af fleksibilitet ved overgang til ekstern leverandør, bør fastholdes in-house. På baggrund af potentialeafklaringen vedr. eventuel konkurrenceudsættelse af bogføringsopgaver gælder, at de færreste medarbejdere alene sidder med bogføringsopgaver, ligesom der er tale om en decentral varetagelse af opgaven, hvilket besværliggør evt. konkurrenceudsættelse. Konklusionen i forbindelse med administrationsanalysen (2012) var dog, at organisationen endnu ikke var klar til centralisering af økonomiske støttefunktioner, som fx bogføringsopgaver. Det vurderes endvidere, at effekten ved konkurrenceudsættelse af afgrænsede bogføringsfunktioner (indenfor fx et område) ikke forventes at stå mål med indsatsen og ressourceforbruget. I lyset heraf vurderes det, at en konkurrenceudsættelse p.t. ikke kan anbefales.

74 Tabel 9.: Potentialeafklarede opgaver, KDO* Projekt Samlet volumen i mio. kr. Vurdering Grafiske opgaver 1,0 Ikke egnet Bogføringsopgaver* 35,0** Ikke egnet Total 36,0 *Teknisk set er opgaven med bogføring placeret på tværs af områderne, men da potentialeafklaringen er tilvejebragt med input fra Økonomiafdelingen, er opgaven i rapporten placeret under KDO. **Skønnet på baggrund af tal fra administrationsanalysen fra Sammenfatning Samlet er der potentialeafklaret kommunale opgaver, der tilsammen repræsenterer en værdi svarende til over en halv milliard kroner. På baggrund af gennemgangen er det vurderingen, at fem af de afklarede projekter (svarende til 1/3) potentielt er egnede til konkurrenceudsættelse. Blandt disse er bl.a. kommunens Hjemmesygepleje, der vurderes at være egnet til konkurrenceudsættelse. Dette dog først efter, at den igangværende proces med konkurrenceudsættelse af kommunens Hjemmepleje er tilendebragt. De øvrige potentielt egnede opgaver vedrører bl.a. genoptræningsydelser i regi af Sundhedscentret, dele af opgaveporteføljen hos hhv. FKRC og FGV, samt en døgninstitution for børn og unge. I forhold til nævnte opgaver er der delelementer, der taler for en konkurrenceudsættelse. I Tabel 10 nedenfor er de fem opgaver præsenteret, idet der samtidig er angivet et skøn vedrørende de enkelte opgavers bidrag til størrelsen af kommunens IKU (Indikator for KonkurrenceUdsættelse). Tabellen angiver det samlede volumen for de enkelte opgaver.

75 Tabel 10.: Skøn vedr. de potentielt egnede opgavers bidrag til kommunens IKU Nr. Opgave Årlig volumen/mio. kr. Skønnet effekt i forhold til IKU 1 FKRC 25,5 0,5 2 Genoptræningsindsats(Sundhedscenter) 20,0 0,4 3 Hjemmesygeplejen 44,5 0,9 4 Én institution til døgnanbragte børn og unge 11,5 0,2 5 FGV (dele af opgaveporteføljen) 78,1 1,5 I alt 111,5 3,5 Såfremt det besluttes at konkurrenceudsætte samtlige fem opgaver med det angivne årlige budget, så skønnes det i 2018 samlet at ville bidrage til en forøgelse af kommunens IKU med ca. 3,5 point. Sammenholdes dette med effekten af de igangsatte konkurrenceudsættelser (Tabel 2), så vurderes det, at kommunens IKU for 2018 skønsmæssigt samlet vil udgøre ca. 35. Dette tal skal ses i forhold til IKU for 2013 opgjort til 27,1. Realiseres de nævnte udbud, vil der således være tale om en forøgelse af kommunens IKU med ca. 7,9 point. Gennemgangen viser derudover, at ti af de potentialeafklarede opgaver (2/3) ikke umiddelbart egner sig til konkurrenceudsættelse. Årsagerne til dette er bl.a., at det vurderes, at der for de konkrete opgaver ikke for indeværende findes et marked for den konkrete ydelse (fx Biblioteksdrift, eller Sundhedstjeneste) eller, at der er igangsat nationale initiativer ift. opgaven (fx Beredskabet), eller at den nuværende organisering er for decentraliseret til, at en konkurrenceudsættelse kan anbefales (bogføringsopgaver). Endelig, at den nuværende kommunale løsning vurderes at være omkostningseffektiv sammenholdt med lignende kommuner (fx Tandplejen) mv. Supplerende gælder, at udbud af yderligere opgaver også kan tage udgangspunkt i de områder, som kommunen allerede har udbudt/er i gang med at udbyde, herunder eksempelvis udbud på velfærdsområdet (plejecentre, daginstitutioner), eller på FM-området. Dvs. i givet fald udbyde flere udbudsegnede opgaver, før der tages beslutning om at udbyde opgaver med usikkerhed omkring relevans og effekt. Beslutning om gennemførelse af yderligere konkurrenceudsættelsesprojekter sker via indarbejdelse af projekterne i kommunens Handlingsplan for Udbud, og under hensyntagen til de allerede igangsatte projekter. Eventuelle effekter forbundet med gennemførelse af yderligere konkurrenceudsættelsesprojekter udmøntes gennem Udbudspuljen.

76

77 BILAGSSAMLING POTENTIALE FOR KONKURRENCEUDSÆTTELSE AF KOMMUNALE OPGAVER Udbud & Indkøb 7. august 2014

78 Indhold Bilag 1 Bogholderifunktioner... 2 Bilag 2 Drift af én fritids-/ungdomsklub... 4 Bilag 3 F Bilag 4 Grafiske opgaver... 8 Bilag 5- FIU (Frederiksberg Idræts Union) Bilag 6 - Beredskabet Bilag 7- Genoptræningsydelser (Sundhedscenter) Bilag 8 FKRC Bilag 9 - Tandpleje Bilag 10 FGV (A - H) Bilag 11 - Sundhedstjeneste Bilag 12 Biblioteksdrift Bilag 13- Døgninstitution (børn og unge) Bilag 14 Drift af botilbud Bilag 15 - Hjemmesygepleje

79 Bilag 1 Bogholderifunktioner Emne Bogholderifunktioner Beskrivelse af opgaven Opgaven omfatter hovedsageligt betaling og bogføring af indkomne regninger. Det er i forbindelse med administrationsanalysen fra 2012 (udført af KPMG) konstateret, at kommunens betalings- og bogføringsaktiviteter ligger meget spredt i organisationen. Volumen Markedssituation I forbindelse med de administrative effektiviseringer fra 2012 er enkelte bogføringsopgaver samlet hos Økonomiafdelingen. Det gælder bl.a. betaling af rengørings-, telefon-, licensregninger og a conto betalinger til bl.a. kollektiv trafik. I forbindelse med administrationsanalysen i 2012 identificeredes et ressourceforbrug på opgaveområdet økonomistyring svarende til 77,9 *årsværk på Rådhuset. En væsentlig del af disse årsværk viste sig at være allokeret til økonomistyringsopgaver som budgetlægning og opfølgning samt understøttelse af fagområdernes styring. En mindre del af disse årsværk vedrører bogførings- og afstemningsopgaver. Efterfølgende har fagområderne igangsat en decentral centralisering af bl.a. institutionernes bogføringsopgaver, ressourcer som ikke var en del af ovennævnte årsværk. En række firmaer har igennem en årrække ageret på markedet. Det gælder bl.a. firmaet Visma, der i dag p.b.a. udbud løser kommunens opgaver vedr. lønadministration, og forventeligt vil være en relevant tilbudsgiver. De tilbyder bl.a. ydelser vedr. regnskabs- og økonomistyringsopgaver, herunder bogholderiopgaver. Endvidere findes følgende relevante tilbudsgivere: Accenture BDO Øvrige større konsulent huse. Erfaringer Interne Udbuddet af lønadministration har givet kommunen indsigt og erfaringer, som kan være nyttige ligesom der er genereret betydelige effektiviseringer. Endvidere er der indhentet erfaringer omkring kompleksiteten på området i forbindelse med administrationsanalysen. Konklusionen var her, at organisationen endnu ikke var klar til at centralisere de økonomiske støttefunktioner (fx bogføringsopgaverne). 2

80 Eksterne Herning Kommunen har i forbindelse med udbud af administration af ældreboliger også udbudt bogholderiopgaver. I forbindelse med det oprindelige udbud realiseredes en effektivisering svarende til 30%. Genudbuddet, som blev gennemført i 2010, var ikke forbundet med nævneværdig økonomisk effekt. Opmærksomhedspunkter Der er således ikke nogen kommuner, der endnu har forsøgt sig med at konkurrenceudsætte bogføringsopgaver i større skala. Eventuelle problemstillinger vedr. anvisning bør afklares. Det understreges, at ansatte med ansvar for bogføringsopgaver i visse situationer også har ansvar for andre opgaver, hvilket kan besværliggøre konkurrenceudsættelsesprocessen. Der findes derfor heller ikke et samlet overblik over, hvor stort volumen, der reelt er i den samlede bogføringsopgave. En konkurrenceudsættelsesproces vil være nemmere at gennemføre, såfremt bogføringsopgaverne blev yderligere centraliseret. Effektestimat Grundet den decentraliserede struktur kan et estimat med udgangspunkt i denne afklaring ikke umiddelbart foretages. Egnethedsvurdering Som følge af den decentraliserede struktur vurderes opgaven for indeværende ikke at være egnet for konkurrenceudsættelse. Der bør snarere arbejdes på yderligere centralisering af opgaverne, for herigennem at opnå bedre kapacitets- og ressourceudnyttelse. *Bemærk, at der her er tale om tallet inden implementeringen af administrationsanalysen, hvilket betyder, at dette tal må antages at være lavere, som følge af de effektiviseringer som man gennemførte. 3

81 Bilag 2 Drift af én fritids-/ungdomsklub Emne Drift af én fritids-/ungdomsklub Beskrivelse af opgaven Drift af én fritids-/ungdomsklub. Området reguleres af Dagtilbudslovens Kapitel 10 ( 65 stk. 1). Strategiske rammebetingelser I henhold til Dagtilbudsloven og bemærkninger til lovforslag: Udliciterede klubber. Der skal stilles de samme krav til udliciterede dagsinstitutioner, som stilles til de kommunale og selvejende institutioner, bl.a. ud fra et ligebehandlingshensyn til børn og forældre. Dette kan f.eks. vedrøre normering, fysiske rammer, uddannelsesmæssigt baggrund hos det udførende personale m.v. Private klubber. Tilskuddet pr. barn beregnes på grundlag af de gennemsnitlige budgetterede nettodriftsudgifter for kommunale og selvejende klubber eksklusive støttepædagogudgifter. Dertil kommer et bygningstilskud og et administrationstilskud. Kommunen kan til institutioner, der er indgået aftale med inden den 1. august 2007, og som ikke er omfattet af 101, give et tilskud pr. barn i ordningen i henhold til den aftale, der er indgået med puljeordningen. For den kommunale institution, selvejende institution og udliciterede institution har Frederiksberg Kommune anvisningsretten til pladserne og fastsætter forældrebetalingen. Volumen En privat institution har selv anvisningsretten til pladserne og kan selv fastsætte forældrebetalingen. Frederiksberg Kommune har 8 fritids- og ungdomsklubber med tilsammen ca fritidsklubmedlemmer og 500 ungdomsklubmedlemmer. Syv klubber er kommunale, én af selvejende. En klub betjener primært kommunens privatskoler og eleverne kommer for 80% vedkommen fra én privatskole (Kaptajn Johnsens Skole). Driftsomkostning for en gennemsnitlig fritids-/ungdoms er ca. 8 mio.kr. årligt (f.eks. Klub Norden). Herudover ydes tilskud til tre puljeordninger ( 101), hvoraf to drives i tilknytning til privatskoler (Johannesskolen og Prins Henriks Skole) og én i tilknytning til en større idrætsklub (Københavns Boldklub). 4

82 Markedssituation Området drives i dag primært af kommunerne selv, enten som kommunale institutioner eller som selvejende under en af paraplyorganisationer, f.eks. PUK (Politiets Ungdomsklubber). Klubtilbud adskiller sig fra dagtilbud og skolefritidsordninger ved i mindre grad at være et pasningstilbud, men har mere karakter af et fritidstilbud, hvor den unge i højere grad selv vælger til og fra. Det betyder, at medlemsbasen er mere volatil end det kendes fra et dagtilbud. Erfaringer Det er Børne- og Ungeområdets vurdering, at interesserede tilbudsgivere i forbindelse med en eventuel udlicitering primært skal findes blandt aktører, der driver komplementære tilbud, som f.eks. en privatskole eller en idrætsklub, der kan skabe synergi mellem klubtilbuddet og andre aktiviteter. Interne: Ingen. Eksterne: Ingen. Lovgivningsmæssige forhold Opmærksomhedspunkter Lovgivningen bestemmer størrelsen af driftsudgifterne, uanset om det er kommunalt eller privat drevet, hvorfor der ikke er noget økonomisk incitament i at gennemføre udbud på området. Sammenhæng til andre projekter Folkeskolereformen. Undervisningsudvalget besluttede den 3. februar 2014 den fremtidige klubstruktur, der indebærer, at hovedparten af klubberne tilknyttes kommunens folkeskoler. Effektestimat Èn selvejende klub (Louis P) fortsætter som selvejende, og én kommunal klub (Huset) betjener fremover kommunens privatskoler. Ingen. Egnethedsvurdering Området er begrænset egnet. 5

83 Bilag 3 F86 Emne Beskrivelse af opgaven F86 Afklaring og beskæftigelse F86 varetager opgaven med at afklare og opkvalificere kommunens ledige samt sygedagpengemodtagere. I praksis fungerer F86 som det udførende led i forhold til Jobcentret, hvor de ledige bliver sendt på forskellige forløb, der har til formål at bringe den enkelte tættere på arbejdsmarkedet. Der udbydes bl.a. forskellige spor til forskellige målgrupper, og omfatter bl.a. hjælp til CV-udarbejdelse, jobsøgningstræning, arbejdsprøvning, motion mv. Strategiske rammebetingelser Der gennemføres en række arbejdsmarkedsreformer i disse år. Der forventes gennemført ny reform af beskæftigelsesindsatsen med virkning fra 2015 (Carsten Koch-reformen). Der henvises til kommunalbestyrelses temadrøftelse vedr. dette. Volumen Markedssituation Samlet budget er på 33 mio. kr. Der findes et marked for nævnte ydelser, og aktører som fx Balliseager, AS3 Employment, Alecto, Markmann m.fl. byder løbende ind på lignenede opgaver. Jobcentret udbyder og køber løbende tilbud og ydelser målrettet forskellige målgrupper på arbejdsmarkedsområdet. Herunder vurderes det løbende, om F86 er konkurrencedygtig ift. pris, kvalitet og effekt. En række opgaver er de senere år hjemtaget ud fra en samlet vurdering af den opnåede effekt, idet en mere målrettet og sammenhængende indsats i eget regi dokumenteres at give den bedste effekt. Erfaringer Interne: Kommunen har egne erfaringer med relaterede udbud af fx indsats rettet mod bl.a. særligt svære grupper som bander og rockere. Herudover har kommunen igennem indkøbssamarbejdet SPAR5 medvirket til udbud af indsats rettet mod ledige med længerevarende uddannelse, hvor nævnte markedsaktører har deltaget. Foruden nævnte har kommunen (Jobcenteret) igennem en årrække arbejdet med en række eksterne firmaer vedr. forskelligartede opkvalificeringsindsatser rettet mod forskellige målgrupper af ledige. Dvs. ledige med andre behov end de som har kunnet løses gennem et forløb hos F86. Eksterne: Mange kommuner har afgrænsede samarbejdsflader med eksterne parter om særlige indsatser rettet mod bestemte grupper af kommunens ledige. Udbud på området med afklaring og opkvalificering er således et forholdsvis egnet udbudsområde. Dog har det ikke været muligt, at identificere en kommune, hvor alle in-house indsatser vedr. opkvalificering og afklaring er blevet konkurrenceudsat. 6

84 Lovgivningsmæssige forhold Opmærksomhedspunkter Et samlet udbud af F86 risikerer at bevirke tab af evt. synergieffekter på tværs af de forskellige spor/indsatser. Fokus bør rettes mod udbud af delopgaver(spor og indsatser), hvor der foreligger mulighed for klar grænsefladedragning. Sammenhæng til andre projekter Beskæftigelsesreformer, ungeindsats og den virksomhedsrettede indsats. Effektestimat Egnethedsvurdering Ved udbud af den samlede opgave kan der ved et konservativt skøn forventes en effekt svarende til 5-10 %. Dvs. en skønnet effekt på mellem ca. 1,5 mio. 3,5 mio. kr. Udbudsteknisk er opgaven udbudsegnet. Dog kan evt. realiserede effektiviseringer ikke udmøntes gennem Udbudspuljen, da der er tale om driftsudgifter udenfor servicerammen, der sammen med anlægsmidler ikke kan udmøntes gennem Udbudspuljen. De mange reformer med nye krav til den kommunale opgavevaretagelse og den deraf følgende store omlægning ift. målgrupper, økonomi mm. gør det endvidere uhensigtsmæssigt at gennemføre udbud over en bred kam. Derfor kan det ikke anbefales at gennemføre ét samlet udbud ift. F86. I stedte bør den nuværende målrettede investerings- og effektstrategi fortsætte i styrket omfang. 7

85 Bilag 4 Grafiske opgaver Emne Grafiske opgaver Beskrivelse af opgaven Frederiksberg Kommune har to ansatte placeret under KDO, der bl.a. varetager opgaver i relation til kommunens designguide, grafisk layout af kommunens publikationer mv. Kommunen udgiver en del publikationer, hvor de to nævnte medarbejdere bl.a. sikrer efterlevelse af designguiden, kvalitetssikrer og sparrer omkring det konkrete materiales layout, og endelig sikrer, at opgaverne trykkes hos det firma, som kommunen har indgået aftale med. Strategiske rammebetingelser Opgaven har tidligere (2011) været genstand for en internt foranalyse med henblik på konkurrenceudsættelse, hvor det dog blev besluttet at fastholde opgaven in-house. I forbindelse med udbuddet af trykkeriydelser besluttedes det at indbygge en option om tilkøbsmulighed af dtp-ydelser hos trykkerileverandøren. Volumen Der er tale om to årsværk, der tilsammen udgør en volumen på ca. 0,9-1 mio. kr. Markedssituation Mange firmaer, der leverer trykkeriydelser, vil kunne påtage sig opgaven med at levere den grafiske opsætning (dtp-opgaver), hvorfor der er et eksisterende marked for løsning af opgaven. Endvidere vil kommunikationsbureauer også være egnede tilbudsgivere, og også her er der et veludviklet marked. Erfaringer Interne Den nuværende aftale med Frederiksberg Bogtrykkeri indeholder mulighed for, at leverandøren også kan levere dtp-opgaver i den udstrækning, at de nævnte medarbejdere af ressourcemæssige årsager ikke kan løse opgaven in-house. Det kan dog konstateres, at denne option ikke anvendes i nævneværdig grad og i de få tilfælde, hvor det er sket, har tilbagemeldingerne været, at det samlet set er nemmere at benytte sig af inhouseløsningen. Eksterne Mange kommuner udbyder opsætning af grafiske løsninger sammen med trykkeriopgaven, hvilket bl.a. også skal ses i lyset af, at mange ikke har haft egne in-house løsninger. Det har ikke været muligt hos andre kommuner at identificere den reelle effekt på udbud af egne ressourcer. Lovgivningsmæssige forhold Der er ikke lovgivningsmæssige forhold, der taler imod evt. konkurrenceudsættelse af opgaven. 8

86 Opmærksomhedspunkter Ved evt. konkurrenceudsættelse bør opmærksomheden rettes mod den potentielt manglende fleksibilitet, som den enkelte medarbejder vil kunne opleve i en situation hvor der er brug for hjælp, og hvor sparringen skal foregå på langdistance. Dette kan potentielt også medføre til merudgifter for den enkelte bestiller. Sammenhæng til andre projekter Effektestimat Egnethedsvurdering Ingen bemærkninger. Ved en antagelse om 10% effektivisering ved udbud kan der forventes ca kr. i årlig effekt. Opgaven er udbudsegnet, men det vurderes, at den forventede effekt ikke står mål med indsatsen, ligesom konkurrenceudsættelsen kan medføre tab af fleksibilitet, som brugerne p.t. oplever, og i værste fald føre til merudgifter for bestillerne. Derfor kan det ikke anbefales at gennemføre konkurrenceudsættelse af opgaven. 9

87 Bilag 5- FIU (Frederiksberg Idræts Union) Emne Beskrivelse af opgaven Driftsoverenskomst med FIU om understørrelse af løsning af kommunale opgaver indenfor kultur- og fritidsområdet Frederiksberg Kommune har indgået driftsoverenskomst med FIU (Frederiksberg Idræts Union) om administration/drift af en række kommunalt ejede lokaler og idrætshaller. Det drejer sig i praksis om 7 lokaler/haller, som er kommunalt ejede, herunder bl.a. Bülowsvejshallen, Damsøbadet samt Kedelhallen. FIU administrerer herudover tre egne anlæg, samt et anlæg, der ejes af tredjemand (Roxy Teatret). Strategiske rammebetingelser Volumen Markedssituation FIU har i årene 2011 til 2014 været omfattet af en effektivisering, som har reduceret tilskuddet med 1 % årligt på baggrund af en antagelse om, at det var muligt at realisere en sådan effektivisering uden at det førte til serviceforringelser i form af begrænsede åbningstider, mindre vedligeholdelse af lokalerne m.v. Overvejelser om yderligere effektiviseringer er p.t. sat i bero og afventer udfaldet af en generel analyse af tilskudsstruktur, tilskudsmodtagerkreds, m.v. Der udbetales årligt 15,2 mio. kr. til FIU, ligesom organisationen modtager 3,2 mio. kr. fra folkeoplysningsområdet i form af haltilskud. Begge beløb er eksklusive moms. Det bemærkes, at tilskuddet siden 2001 også dækker finansieringen af FIU`s ansættelse af en idrætskonsulent, svarende til skønsmæssigt kr. Endvidere bemærkes, at der til og med 2015 også indgår tilskud til en tidligere foretaget fjernvarmekonvertering (1996), svarende til ca kr. Der synes ikke at være tale om et veludviklet privat marked. De fleste kommuner administrerer selv kultur- og fritidsfaciliteterne, alternativt eksisterer der privat/selvejende institutioner, der varetager administration og drift af anlæggene. Eksempelvis er det Sport & Event Park Esbjerg, der som selvejende institution, administrerer og driver kommunens anlæg. I Albertslund Kommune har man etableret Albertslund idrætsanlæg, der er en integreret del af kommunen, og som står for driften af kommunens idrætsanlæg. Det har ikke været muligt at identificere en kommune, som har udbudt opgaven til en ekstern leverandør. Erfaringer Interne Kultur- og Fritidsafdelingen har i en årrække haft driftsoverenskomst med FGV om drift og vedligehold af de udendørs idrætsanlæg Frederiksberg Idrætspark, banerne på Jens Jessens Vej og Nandrupsvej. Eksterne Det har ikke være muligt at identificere andre kommunale enheder, som har udbudt driften og administrationen af idrætsanlæg. En række kommuner har dog udbudt vedligeholdelsen af idrætsanlæggene, herunder bl.a. Holbæk og Aarhus Kommune. 10

88 Lovgivningsmæssige forhold Der er ikke lovgivningsmæssige forhold til hinder for gennemførelsen af en eventuel konkurrenceudsættelse af hele eller dele af området, jf. nedenfor. Det bemærkes dog, at kommunen uanset den fremtidige organisering, er forpligtet til at stille kommunale lokaler og anlæg vederlagsfrit til rådighed for de folkeoplysende aktiviteter. Opmærksomhedspunkter Manglende konkurrencesituation på markedet. Den udvendige vedligeholdelse af bygningerne påhviler kommunen, hvorfor denne del evt. kan udbydes særskilt. Endvidere er det således, at FIU står for rengøringsansvaret i størstedelen af anlæggene. Ved at fjerne dette fra den fremtidige driftsoverenskomst, og slå rengøring af anlæggene sammen med øvrige rengøringsudbud, kan der formentligt realiseres en effektivisering. Det bemærkes dog, at der foruden rengøring også indgår tilsyn, mindre vedligeholdelsesopgaver og andre funktioner i aftalen med FIU. Sammenhæng til andre projekter Foruden de kommunale lokaler og haller administrerer FIU i dag også deres egne 5 haller, hvilket giver fleksibilitet og en lang række stordriftsfordele, som vil gå tabt i forbindelse med et muligt udbud af de kommunale haller og lokaler. Ingen bemærkninger. Effektestimat Egnethedsvurdering Kultur og Fritid vurderer det ganske svært at estimere størrelsen af en mulig effekt ved et udbud af de dele af FIU `s opgaveportefølje, som det vil være muligt at udbyde. Der skal i givet fald ske en nærmere analyse af, hvilke opgaver der retter sig mod markedet, herunder f.eks. omfanget af rengøringsopgaver m.v. Opgaven vedr. administration og drift af lokaler og haller synes umiddelbart ikke egnet for konkurrenceudsættelse grundet de markedsmæssige vilkår. Dog er det således, at opgaverne vedr. bygningsvedligehold er udbudsegnede. Kultur og Fritid vurderer, at det er tvivlsomt, hvorvidt der kan opnås en effektivisering ved at hjemtage og udbyde rengøringsopgaven. 11

89 Bilag 6 - Beredskabet Emne Beskrivelse af opgaven Beredskabet Frederiksberg Brandvæsen varetager brand- og redningstjeneste, brandforebyggelse, beredskabsplanlægning, risikostyring, sikringsteknik samt døgnbemandet vagtcentralfunktion i Frederiksberg Kommune. Endvidere leveres ambulancetjeneste som entreprenør for Region Hovedstaden (pba. vundet udbud og opgaven genudbydes medio 2014). Brandvæsenet er organisatorisk opdelt på følgende måde: Ledelse og stab Operativt beredskab & Uddannelse Forebyggelse & Planlægning Teknik & Sikring. Strategiske rammebetingelser Volumen I Økonomiaftalen for 2015 mellem KL og regeringen er der enighed om, at der gennem en forenkling af organiseringen på beredskabsområdet kan opnås betydelige effektiviseringer. Regeringen og KL er enige om, at antallet af kommunale enheder skal nedbringes fra nuværende 87 til samlet op til 20 tværkommunale beredskabsenheder senest 1. januar Det kommunale bloktilskud nedreguleres i den forbindelse med 50 mio. i 2015 og 75 mio. i Endvidere forventes frigjort yderligere 100 mio. i 2015 og frem. Frederiksberg Brandvæsen har et samlet årligt budget på 27,3 mio. kr. Heraf går størstedelen til afhjælpende indsats (personale, køretøjer og materiel) ved brand- og redningstjeneste m.v. Tallet omfatter også de indtægter, som brandvæsenet har ved drift af vagtcentral, kursusvirksomhed og levering af ydelser til fx hjemmeplejen. Markedssituation En række kommuner har konkurrenceudsat brandslukningsopgaven, hvor det eneste reelle alternativ har vist sig at være Falck Danmark. Ved et evt. udbud af Frederiksberg Brandvæsen kunne Københavns Brandvæsen dog forestilles at være en potentiel tilbudsgiver og interessant grundet de geografiske forhold, der gør sig gældende i Hovedstadsområdet. Erfaringer Interne: Kommunen har ikke tidligere erfaringer med udlicitering af opgaven, men der er i forvaltningen medarbejdere med erfaring fra tilsvarende processer i andre kommune. Eksterne: En række kommuner har gennemført konkurrenceudsættelse af brandslukning, som fx Guldborgsund kommune i Her blev opgaven dyrere pba. udbuddet, som følge af politisk beslutning om at se bort fra kommunens kontrolberegning, der var billigere end det vindende tilbud. Falck vandt kontrakten, der har en løbetid på 10 år. Kommunen angiver, at der ikke er oplevet kvalitative forbedringer. Flere kommuner har de senere år valgt at hjemtage opgaven, eksempelvis Hørsholm og Allerød kommuner. 12

90 Lovgivningsmæssige forhold Jf. Beredskabslovens 13 kan kommunalbestyrelsen indgå aftale med en anden kommunalbestyrelse, med private redningsvæsener eller med andre om at udføre opgaver inden for kommunens redningsberedskab. Opmærksomhedspunkter Myndighedsopgaver, som eksempelvis brandsyn og brandteknisk byggesagsbehandling, kan ikke konkurrenceudsættes/udliciteres. Det er derfor vigtigt at være opmærksom på, at det i givet fald kun er dele af organisationen der kan konkurrenceudsættes (ex. brand- og redningstjenesten). Det er endvidere vigtigt at være opmærksom på bortfald af synergi mellem brandvæsenets opgaveløsning og enheder ved delvis udlicitering. Det drejer sig eksempelvis om omsorgsalarmer for Hjemmeplejen, automatiske brandalarmer, elevatoralarmer mv. i kommunens ejendomme, overfaldsalarmer for parkeringsvagterne. Derudover er der et samarbejde med Københavns Brandvæsen om brand- og redningstjeneste samt indsatsledelse, hvilket er politisk besluttet i såvel KBH som FRB, jf. risikobaseret dimensionering. Sammenhæng til andre projekter Ambulancetjenesten som køres for Region Hovedstaden har tæt sammenhæng til Beredskabet. Effektestimat Skønsmæssig effekt på ca. 10 %, baseret på interne erfaringer med konkurrenceudsættelse af egne opgaver, fører til en effektiviseringsforventning i størrelsesorden 2,0 2,5 mio. kr. Beløbet gælder alene, såfremt hele brandvæsenets opgaveportefølje konkurrenceudsættes. Egnethedsvurdering En del af opgaven er teknisk set udbudsegnet, men i lyset af økonomiaftalen og den derved igangsatte proces findes konkurrenceudsættelse af opgaven ikke relevant. 13

91 Bilag 7- Genoptræningsydelser (Sundhedscenter) Emne Genoptræningsydelser (Sundhedscenter) Beskrivelse af opgaven Ydelsen omfatter vederlagsfri genoptræning til borgere, der efter udskrivning fra sygehus har et lægefagligt begrundet behov for genoptræning i henhold til Sundhedslovens 140. Følgende borgere kan henvises: - Ortopædkirurgiske borgere: Eksempelvis håndkirurgi, stivgørende rygoperation, diskusprolapsoperation, knæoperation, korsbåndsoperation, hofteoperation, skulderoperation, forskellige former for brud. - Borgere opereret for brystkræft. - Borgere med forskellige former for bækkenbundsproblemer. - Borgere med gigt eller rygskade. - Borgere med nerveforstyrrelser. Formålet med at udbyde genoptræningsområdet kunne være: - At sikre genoptræning til en konkurrencedygtig pris - At sikre at nødvendige genoptræningstilbud er til rådighed for kommunens borgere - At sikre en høj grad af leveringssikkerhed Målet skal være: - Hurtig og effektiv genoptræningsforløb for den enkelte borger - Høj kvalitet i genoptræningsforløbet for den enkelte borger Hensigten er: - At skabe overblik over kvantitet og kvalitet i genoptræningsforløbene - At få et godt fremadrettet grundlag for analyse og økonomistyring på området - At tilvejebringe en nem og brugervenlig logistik Strategiske rammebetingelser Volumen Genoptræningsindsatsen indgår i integrerede forløb ift. øvrige kommunale indsatser, som f.eks. hjemmehjælp, hjemmesygepleje, rehabilitering mv. Ca. 20 mio. kr. Markedssituation Markedet er domineret af mange små selvstændige fysioterapeuter samt en række privathospitaler og Falck Healthcare. Erfaringer Interne Ingen. Eksterne Hillerød, Helsingør, Varde, Rebild, Odder kommuner. Lovgivningsmæssige forhold Sundhedsloven

92 Opmærksomhedspunkter Vigtigt at have kvalitetsstandarder for området på plads, da disse sætter rammen for den opgave, der skal løses og vil spille en rolle i forhold til udarbejdelsen af kravspecifikationen. Derudover skal der tages stilling til, hvordan man ønsker at afgrænse området, herunder om hele genoptræningsopgaven skal udbydes, eller om man kun ønsker at udbyde dele af den. I den forbindelse kan der yderligere gøres overvejelser om, hvorvidt genoptræningen skal foregå ét sted i kommunen, hvilket giver god mulighed for faglig sparring, eller om der skal være mulighed for genoptræning på mindre lokaliteter flere steder i kommunen, hvilket kan gøre det nemmere for borgeren at deltage i genoptræningsforløb og samtidig reducere udgifter til kørsel. Sammenhæng til andre projekter Effektestimat Udbud af plejecentre og hjemmepleje. Ved 10% rationale: ca. 1,5-2 mio. kr. årligt. Egnethedsvurdering Opgaven vurderes at være potentielt egnet, idet der skal ske en nærmere vurdering af de enkelte genoptræningsydelser ift. nuværende efterspørgsel/ventelister, kapacitet, omkostningsniveau samt den kvalitet/effekt, der opnås for at kunne foretage en nærmere vurdering af udbudsmulighederne. 15

93 Bilag 8 FKRC Emne Beskrivelse af opgaven Strategiske rammebetingelser Volumen Frederiksberg Kommunes Rådgivningscenter(FKRC) FKRC tilbyder rådgivning omkring og behandling af borgernes alkoholog stofmisbrug. Opgaven består bl.a. af ambulante tilbud, vejledningssamtaler, socialrådgivning, henvisning til dag- og døgntilbud, behandlingsforløb med metadon eller antabus m.m. Et forløb indebærer bl.a.: A) udredning af problemet, B) en afgørelse af hvorvidt der skal igangsættes behandlingsforløb, samt C) selve behandlingsforløbet. A og C kan vurderes ift. om disse opgavetyper er egnede til konkurrenceudsættelse, mens B er en myndighedsopgave, som skal varetages af kommunen. Socialudvalget har besluttet, at der skal udarbejdes en samlet plan for udsatte-området, herunder misbrugsområdet. Planen skal udarbejdes på baggrund af de socialpolitiske pejlemærker og en forventet ny udsattepolitik klar primo/medio Disse rammer vil give grundlag for en nærmere vurdering af kommunens samlede opgavevaretagelse, serviceniveau mv., som så kan danne baggrund for en nærmere udbudsvurdering. Misbrugsbehandling, rådgivning mm. indgår i dag i integrerede sagsforløb med Jobcenter, forebyggelsesområdet, som i givet fald skal analysers nærmere. Herunder skal der formuleres nærmere principper ift. visitation, kvalitetsstandarder mm. Der er et samlet budget til behandling af alkohol- og stofmisbrug på 25,5 mio. kr. /år. Heraf går 5,7 mio. kr. til alkoholbehandling, mens de resterende 19,7 mio. kr. går til behandling af stofmisbrugere. Markedssituation Der er i Hovedstadsområdet en række behandlingssteder, som specialiserer sig i behandlingstilbud i forbindelse med alkohol- og stofmisbrug, herunder: KABS Lænke Ambulatorierne Dansk Misbrugsbehandling Øvrige kommunale og regionale behandlingscentre Erfaringer Markedet vurderes at være mere modent fsva. alkoholbehandling. Interne ingen Eksterne Der er som udgangspunkt begrænsede udbudserfaringer vedr. nævnte ydelser indenfor Danmarks grænser. Det er primært Kriminalforsorgen, der har udbudt to opgaver vedr. behandling i arresterne i landet. Ingen kommuner har udbudt opgaven, jf. en undersøgelse fra Udbudsportalen fra

94 Lovgivningsmæssige forhold Opmærksomhedspunkter Sammenhæng til andre projekter Effektestimat Såfremt der opereres med en antagelse om en effekt svarende til 10 % (baseret på hidtidige generelle erfaringer) vil et samlet udbud forventeligt kunne indbringe i omegnen af 2,5 mio. kr. Udbydes derimod alene alkoholbehandlingen forventes et effekt på ca kr./år. Egnethedsvurdering På baggrund af den politik- og planudvikling, der skal gennemføres de kommende 1-2 år, og det nuværende komplekse visitations- og sagsbehandlingsflow, vurderes det ikke at være hensigtsmæssigt at gennemføre udbud p.t., idet det dog vurderes, at opgaven er potentielt egnet. 17

95 Bilag 9 - Tandpleje Emne Beskrivelse af opgaven Kommunal tandpleje (tandreguleringsindsats) Den kommunale tandpleje har som mål at søge at fremme det enkelte barns fysiske, psykiske og sociale trivsel ved at medvirke til, at tand-, mund- og kæberegion udvikles og bevares i god funktionsdygtig stand gennem opsøgende og behovsorienteret tandpleje, der omfatter forebyggelse, herunder fremme af sunde kostvaner og god mundhygiejne, undersøgelser og behandling af sygdomstilstande og følger, anomalier, skader og funktionsforstyrrelser. For børn og unge med odontologiske lidelser, der ubehandlet medfører varig funktionsnedsættelse, skal tandplejen udføres i samarbejde med Regionstandplejen og de odontologiske landsdels- og videnscentre. I Frederiksberg Kommune leveres de nævnte ydelser af kommunens Tandpleje. Opgaven udføres på 10 almindelige tandklinikker, samt en centralklinik med en behandlingsafdeling og en større tandreguleringsklinik, ligesom der er en administrationsafdeling. Tandregulering er en integreret del af børne- og ungdomstandplejen. Strategiske rammebetingelser Volumen Tandplejens samlede årlige budget udgør 26,3 mio. kr., og dækker lønninger, udgifter til vare- og tjenesteydelsesindkøb. Markedssituation Heraf udgør budgettet til tandreguleringstandplejen mellem 5 og 6,5 mio. kr. Der findes ingen privat praktiserende specialtandlæger i Frederiksberg Kommune. Der findes få enkeltmandsklinikker med specialtandlæger i Københavns Kommune. Ingen af klinikkerne vil umiddelbart være store nok til at kunne dække behovet. Erfaringer Interne: Frederiksberg Kommune har ikke erfaring med udbud af tandplejens ydelser. Eksterne: Det har ikke været muligt at identificere kommuner, som har udbudt den almindelige tandpleje, mens enkelte kommuner i Jylland har udbudt tandreguleringen. Heriblandt er Holstebro, hvor man ad flere omgange har udbudt ydelsen. Opgaven er senest udbudt i 2013,hvor man regner med en effektivisering svarende til ca %. Esbjerg Kommune har ligeledes konkurrenceudsat opgaven. I begge tilfælde har en medvirkende årsag til udbuddet været en problematisk rekrutteringssituation, hvor de kommunale enheder har haft svært ved at rekruttere egnede kandidater. 18

96 Lovgivningsmæssige forhold Sundhedsstyrelsen har fastlagt meget detaljerede forskrifter for tandregulering, som en eventuel privat leverandør vil skulle følge. Det er kommunens ansvar, at Sundhedsstyrelsens forskrifter følges. Opmærksomhedspunkter Konkurrencesituationen på det private marked skønnes ikke at kunne medføre skarpere priser, idet der ikke findes privat praktiserende specialtandlæger i Frederiksberg Kommune og kun ganske få i Københavns kommune. Tandplejen i Frederiksberg Kommune har indtil videre ikke haft udfordringer med at rekruttere specialtandlæger, idet reguleringsklinikken bl.a. har et godt omdømme. Klinikken tager studerende fra Videreuddannelsen i praktik i kortere perioder, ligesom de ansatte specialtandlæger har et bredt fagligt netværk. Derudover ønsker mange af specialtandlægerne at arbejde i større organisatoriske enheder, hvor der er kolleger. Dette tilbydes i Frederiksberg Kommunes tandpleje. På den anden side skal det fremføres, at det bør være nemmere at rekruttere egnede kandidater i Frederiksberg Kommune end i de nævnte kommuner, hvorfor det anslås, at kommunen har nemmere ved at ansætte og fastholde specialtandlæger, hvilket i sidste ende kan medvirke til sikring af mere rentabel økonomisk drift i kommunale regi. Sammenhæng til andre projekter Frederiksberg Kommune har sammenlignet med de nævnte kommuner en meget omkostningseffektiv tandpleje, hvilket kan influere på effektiviseringspotentialet. Effektestimat Som følge af tandplejens omkostningseffektive drift vurderes det ikke sandsynligt at kunne effektivisere opgaven yderligere via konkurrenceudsættelse, som i fx Holstebro. Egnethedsvurdering Opgaven egner sig ikke til udbud. 19

97 Bilag 10 FGV (A - H) FGV (A) Emne Beskrivelse af opgaven Drift og vedligeholdelse af Søndermark Krematorium Frederiksberg Gartner- og Vejservice står for den daglige drift af Søndermark Krematorium. Opgaven består i kremering af afdøde inden- og udenbysborgere, samt afholdelse af højtideligheder i kapellet. Kapeltjeneste ved nedsættelse af urner/ jordfæstelse på alle 3 kommunale kirkegårde. Strategiske rammebetingelser Krematoriedriften sker i synergi med driften af Søndermark Kirkegård og Solbjerg Kirkegård, hvor der er en fleksibel til- og afgang til hhv. krematoriet og kirkegårdene - alt efter arbejdsopgaver. Volumen Markedssituation Opgaven løses i henhold til kontrakt med Vej & Parkafdelingen. Den årlige kontraktsum er i 2014 på 2,73 mio. kr. Der kremeres ca afdøde om året i krematoriet og der afholdes ca. 250 højtideligheder i kapellet. Der er i forbindelse med nye miljøkrav om røggasfilter blevet lukket en del krematorier på Sjælland, hvilket gør, at antallet af kremeringer forventes at være stabilt fremadrettet. Ved en manglende synergieffekt med den øvrige drift af kirkegårdene vil der skulle ske en forhøjelse af taksterne, som forventelig vil medføre færre kremeringer, da der vil være billigere muligheder på krematorier i Storkøbenhavn. Erfaringer Interne: Der er ingen krematorier i Danmark, der er konkurrenceudsat. Eksterne: Der er ingen krematorier i Danmark der er konkurrenceudsat. Lovgivningsmæssige forhold Drift af et krematorium er et takstfinansieret område, som er reguleret som øvrige takstfinansierede områder i kommunen. Driften skal hvile i sig selv over en periode, og det er ikke tilladt at tjene penge på krematoriedrift. 20

98 Opmærksomhedspunkter Frederiksberg Kommune har i 2012 etableret et røggasfilter på krematorium ovnen til ca. 6 mio. kr. Sammenhæng til andre projekter Der er tæt sammenhæng til driften af Solbjerg Kirkegård og Søndermark Kirkegård. En ekstern konsulentrapport peger på, at FGV skal have et minimumsniveau i forhold til antal ansatte og omsætningsstørrelse for at sikre rentabilitet. Effektestimat Ikke opgjort, idet der ikke er et marked for opgaven. Egnethedsvurdering Opgaven er umiddelbart ikke udbudsegnet. En evt. effekt ved et udbud kan ikke umiddelbart godskrives kommunen, da der er tale om et takstfinansieret område, dvs. effekt indregnes i taksterne. Der udestår dog endelig afklaring af, om det er muligt at se taksterne i sammenhæng med kirkegårdsdriften i sin helhed. Den samlede kirkegårdsdrift giver underskud, hvorfor en forbedring af driften af krematoriet i givet fald vil kunne bidrage til at nedbringe det samlede underskud. I så fald bør konklusionen vedrørende udbudsegnethed genovervejes. FGV (B) Emne Beskrivelse af opgaven Drift og vedligeholdelse af Solbjerg Kirkegård Frederiksberg Gartner- og Vejservice står for den daglige drift og vedligeholdelse af Solbjerg Kirkegård. Opgaven består i at begrave afdøde der skal nedsættes på kirkegåden, salg af gravsteder, gartnerisk vedligeholdelse af kirkegårdens gravsteder og kirkegårdsarealerne, samt at omdanne kirkegårdene til en fremtidig park. Strategiske rammebetingelser Opgaven løses i synergi med driften af hhv. Søndermark Kirkegård, Søndermark Krematorium og specialopgaven mht. Frederiksberg Ældre Kirkegård (udliciteret i 2013), mht. udveksling af personale i situationer, hvor opgaveløsningen kræver det og, hvor der er en fleksibel til- og afgang til hhv. krematoriet og kirkegården, alt efter arbejdsopgaver. Volumen Opgaven løses i henhold til kontrakt med Vej & Parkafdelingen. Den årlige kontraktsum er i 2014 på 6,04 mio. kr., hvoraf 0,5 mio. kr. udføres af eksterne entreprenører. FGV udfører regningsarbejde for ca. 2,7 mio. kr. internt på kirkegårdene. En omsætning der gradvist vil forsvinde i takt med, at 21

99 kirkegården omdannes til en park. Markedssituation Solbjerg Kirkegård er udpeget til afvikling over de næste 36 år, hvor en større del af kirkegården nedlægges i 2020 og resten i Driften af denne kirkegård må derfor siges at være atypisk, da der ikke finder nysalg sted på kirkegården, og der bliver færre og færre gravsteder at passe. Opgaven består derfor bl.a. i at tilpasse, hvert års hjemfaldne gravsteder til afviklingen, hvilket gør det svært at udarbejde en rammende opgavebeskrivelse. Der er imidlertid et marked for løsning af opgaven, jf. den konkurrence, der blev skabt ved udbud af vedligeholdelsen af Frederiksberg Ældre Kirkegaard i Erfaringer Interne Før 2009 var kirkegårdene beliggende i Frederiksberg Kommune en selvejende institution: Frederiksberg Begravelsesvæsen. I 2008 blev Frederiksberg Ældre Kirkegård udbudt af Begravelsesvæsenet og opgaven gik til OK Grønt. Opgaven blev løst til tilfredshed for Begravelsesvæsenet og efterfølgende Frederiksberg Kommune. Overdragelse af opgaven til OK Grønt afstedkom en merudgift på drift af kirkegårdene på ca. 1 mio. kr., ifølge By- og Miljøområdet. I 2013 blev opgaven på Frederiksberg Ældre Kirkegård udbudt og overdraget til Grøn Vækst til en billigere pris, og med positive erfaringer (1. kontrakt år frem til medio 2014), bl.a. i forhold til et givtigt samarbejde mellem FGV og Grøn Vækst. Eksterne Erfaringerne med udlicitering af kirkegårdsdrift er samlet set blandede i Danmark der er eksempler på både gode og dårlige forløb, også på hjemtagelser. Lovgivningsmæssige forhold Der er ingen lovmæssige begrænsninger i forhold til udbud af driften af kirkegårde. Opmærksomhedspunkter Ved overtagelsen af Solbjerg Kirkegård i 2009 besluttede kommunalbestyrelsen, at der skal ske genopretning, og der blev udarbejdet en genopretningsplan for kirkegården. FGV løser i dag opgaver på Frederiksberg Ældre Kirkegård omhandlende gravning af grave til jordfæstelser og kapeltjeneste ved nedsættelser af urner / jordfæstelser. 22

100 Sammenhæng til andre projekter Driften sker i synergi med driften af Søndermark Krematorium, Søndermark Kirkegård og til dels Frederiksberg Ældre Kirkegård. Effektestimat Egnethedsvurdering PÅ baggrund af erfaringerne fra seneste udbud af Frederiksberg Ældre Kirkegaard en effekt på min. 20 pct. svarende til ca. én mio. kr. årligt. Det bemærkes, at det umiddelbart ikke er muligt at hjemtage midler til Udbudspuljen via effektiviseringer på nedsættelse af urner og jordfæstelser (taksfinansieret), men alene på gartneriske ydelser. Der udestår dog endelig afklaring af, om det er muligt at se taksterne i sammenhæng med kirkegårdsdriften i sin helhed. Opgaven vurderes egnet til udbud. Som følge af synergien mellem kirkegårdene (og krematoriet) bør det overvejes at udbyde opgaverne samlet. Samlet set bliver ca. 27% af den samlede omsætning på Søndermark og Solbjerg Kirkegårde udført efter udbud. FGV (C) Emne Beskrivelse af opgaven Drift og vedligeholdelse af Søndermark Kirkegård Frederiksberg Gartner- og Vejservice står for den daglige drift og vedligeholdelse af Søndermark Kirkegård. Opgaven består i at begrave afdøde der skal nedsættes på kirkegåden, salg af gravsteder, samt gartnerisk vedligeholdelse af kirkegårdens gravsteder og kirkegårdsarealerne. Strategiske rammebetingelser Opgaven løses i synergi med driften af hhv. Solbjerg Kirkegård, Søndermark Krematorium og specialopgaven på Frederiksberg Ældre Kirkegård (udliciteret i 2013), med hensyn til udveksling af personale i situationer, hvor opgaveløsningen kræver det. Der er en fleksibel til- og afgang til krematoriet og kirkegårdene alt efter arbejdsopgaver. Volumen Opgaven løses i henhold til kontrakt med Vej & Parkafdelingen. Den årlige kontraktsum er i 2014 på 2,67 mio. kr., hvoraf 0,5 mio. kr. udføres af private entreprenører. 23

101 Markedssituation Erfaringer Søndermark Kirkegård er udpeget til at være hoved kirkegården i Frederiksberg Kommune. Solbjerg Kirkegård er under afvikling og på Frederiksberg Ældre er det begrænset med ledige gravsteder. Der er en del speciel opgaver tilknyttet drift og vedligeholdelse af kirkegårde bl.a. etiske overvejelser i dagligdagen. Interne Før 2009 var kirkegårdene beliggende i Frederiksberg Kommune en selvejende institution: Frederiksberg Begravelsesvæsen. I 2008 blev Frederiksberg Ældre Kirkegård udbudt og opgaven gik til OK Grønt. Opgaven blev løst til tilfredshed for Begravelsesvæsenet og efterfølgende Frederiksberg Kommune. Overdragelse af opgaven til OK Grønt afstedkom en merudgift på drift af kirkegårdene på ca. 1 mio. kr., ifølge By- og Miljøområdet. Lovgivningsmæssige forhold I 2013 blev opgaven på Frederiksberg Ældre Kirkegård udbudt og overdraget til Grøn Vækst til en billigere pris, og med positive erfaringer indtil nu, bl.a. i forhold til et givtigt samarbejde mellem FGV og Grøn Vækst Eksterne Erfaringerne med udlicitering af kirkegårdsdrift er samlet set blandede i Danmark der er eksempler på både gode og dårlige forløb, også på hjemtagelser. Der er ingen lovmæssige begrænsninger i forhold til udbud af driften af kirkegårde. Opmærksomhedspunkter FGV løser i dag opgaver på Frederiksberg Ældre Kirkegård omhandlende gravning af grave til jordfæstelser og kapeltjeneste ved nedsættelser af urner / jordfæstelser. Sammenhæng til andre projekter Driften sker i synergi med driften af Søndermark Krematorium, Solbjerg og til dels Frederiksberg Ældre Kirkegård. Effektestimat 5-10 procent af egenproduktionen svarende til kr. Egnethedsvurdering Opgaven vurderes egnet til udbud, idet det dog bemærkes, at den forventede effekt er relativt lille, herunder også set i forhold til de synergieffekter, der er ved samdrift med krematorium og andre kirkegårde. Som følge af synergien mellem kirkegårdene (og krematoriet) bør det overvejes at udbyde opgaverne samlet, i hvilket tilfælde større effekt bør kunne forventes. Samlet set bliver ca. 27% af omsætningen på Søndermark og Solbjerg Kirkegårde udført efter udbud. 24

102 FGV (D) Emne Beskrivelse af opgaven Strategiske rammebetingelser Entreprenørerne Frederiksberg Gartner- og Vejservice står for mindre anlægsopgaver på kommunes vejarealer vedligeholdelsen omfatter; Renovering af fortove Etablering af cykelbaner / cykelstier Øvrige mindre anlægsopgaver vundet via licitationer Trafiksikkerheds foranstaltninger Vejmarkering Graffiti. Opgaven udføres dels som regningsarbejde, dvs. arbejde, hvor der er afgivet et tilbud i forbindelse med i licitation eller lignende, og dels i henhold til kontrakt med Vej og Parkafdelingen. En stor del af både regningsarbejdet og kontraktarbejdet løses af underleverandører, der er tilknyttet Frederiksberg Kommune via rammeaftaler efter udbud. Volumen Til løsning af opgaverne bruges mange omkostningstunge materialer, hvilket der skal tages højde for det i vurderingen af omsætningens størrelse. Der er en årlig omsætning på ca. 29 mio. kr., hvoraf 5,2 mio. kr. er egenproduktion. Markedssituation Entreprenøropgaver løses i stort omfang af private, hvilket også gør sig gældende i Frederiksberg Kommune. Det drejer sig om ca. 63% af den samlede omsætning. Erfaringer Interne Kommunen har rammeaftaler med private entreprenører, som har oparbejdet et lokalkendskab. FGV har her det løbende tilsyn med opgavernes udførelse, mens Vej- og Parkafdelingen har det overordnede ansvar for opgavernes løsning. Eksterne Der er i flere kommuner gennemført konkurrenceudsættelse af entreprenøropgaver til private entreprenører. Effekterne varierer fra kommune til kommune, og der skal her bl.a. rettes opmærksomhed på omkostninger knyttet til tilsyn med opgavernes løsning. 25

103 Lovgivningsmæssige forhold Det er kommunens lovmæssige forpligtigelse, at borgerne kan færdes sikkert på de offentlige stier og i parker. Opmærksomhedspunkter Entreprenørafdelingens egenproduktionen i 2013 var på 18 pct. af omsætningen, mens udgifter til underentreprenører (brolægger, asfalt, kørsel mv.) udgjorde 57 pct., mens køb af materialer beløber sig til 25 pct. En rentabel egenproduktion i FGV kræver, at mængden af driftsopgaver er af en vis størrelse for at oppebære de faste omkostninger til støttefunktioner mv. Sammenhæng til andre projekter Bliver omsætningen for lille, er konsekvensen, at timeprisen ikke er konkurrencedygtig og virksomheden ikke overordnet set er rentabel. Drifts Udviklings Projektet (DUP) i FGV, hvor opgaveløsningen udvikles og fordelene ved egenproduktion sikres (forsyningssikkerhed, sikring mod prisstigninger som følge af et evt. monopoliseret privat marked, faglige kompetencer og lokalkendskab) samtidig med, at fordelene ved konkurrenceudsættelse i form af benchmarking og best practice input udefra udnyttes. Effektestimat Egnethedsvurdering 5-10 procent af egenproduktionen på ca. 5 mio. kr. svarende til kr. Opgaven vurderes egnet til udbud, idet det bemærkes, at konsekvensen af udbud kan være, at eventuelt resterende opgaver isoleret set muligvis ikke vil kunne udføres konkurrencedygtigt og rentabelt af FGV. Forud for evt. udbud bør det derfor afklares, om udbud fører til en samlet set økonomisk mere fordelagtig løsning for Frederiksberg Kommune, inklusiv evt. merudgifter til fordyrelse af FGV-produktion, i givet fald. FGV (E) Emne Beskrivelse af opgaven Drift og vedligeholdelse af Grønne områder Frederiksberg Gartner- og Vejservice står for den daglige drift og vedligeholdelse af kommunens; Grønne arealer Vejtræer Juletræer, juleudsmykning Sommerblomster Vandkunst Offentlige toiletter Loppetorv Indsamling af cykler Skilteopgaver. 26

104 Strategiske rammebetingelser Opgaverne løses i en både horisontal og vertikal organisering, med brug af tværgående kompetencer, der skal til for at løse opgaven. Volumen Opgaven løses i henhold til kontrakt med Vej & Parkafdelingen og den årlige kontraktsum er i 2014 ca. 20 mio. kr., hvoraf 0,9 mio. kr. varetages af eksterne entreprenører. 25 procent af den grønne vedligeholdelse på kontrakt er udbudt i DUP projektet i Markedssituation FGV udfører regningsarbejde på dette område for ca. 1 mio. kr. årligt. Der er en del kommuner, der har udliciteret ovenstående opgaver helt eller delvist. Markedet har i de seneste år udviklet sig fra flere mindre operatører til en situation, hvor et færre antal større aktører dominere markedet. Finanskrisen har også spillet en rolle for dette marked, da mange opgaver er udeblevet især fra det private marked. Det har afstedkommet, at den økonomiske konsolidering hos mange aktører har været negativ, hvilket har medvirket til den nævnte koncentration på færre leverandører. Erfaringer Den økonomiske krise og den skærpede konkurrence må alt andet lige forventes at have medført effektiviseringer og indhentning af stordriftsfordele, hvor muligt og som følge deraf et faldende prisniveau. Interne Juni 2013 overtog LK Gruppen 25% af den grønne vedligeholdelse i Frederiksberg Kommune. En egentlig evaluering bør afvente vækstsæsonen i 2014, men på nuværende tidspunkt må det konstateres, at der har været visse udfordringer med LK Gruppens løsning af opgaven i henhold til kontrakten. BMO vurderer, at der er risiko for, at LK Gruppen vil kræve betaling ud over det aftalte med henvisning til mangler/uklarheder i kravspecifikationen. Pr. 1. august 2014 er der dog ikke rejst/imødekommet sådanne krav. Eksterne Der er tidligere blevet sammenlignet med hhv. Gentofte, Frederikssund og Lyngby-Taarbæk kommuner. Gentofte Kommune har udliciteret, hvad der svarer til 10% af den samlede drift og har stoppet udliciteringen. Der er ansat et årsværk som tilsynsførende og flere opgaver er efter endt kontrakt blevet hjemtaget. Frederikssund Kommune har udliciteret hele opgaven til en væsentligt billigere pris end, da kommunen havde opgaven det har dog været nødvendigt at ansætte 10 årsværk til opfølgning på manglende opgaveudførelse. 27

105 Lyngby-Taarbæk Kommune har ligeledes udbudt hele opgaven og bød selv og vandt med en pris væsentligt billigere end tidligere. Der blev på den bekostning afskediget et antal medarbejdere, eftersom opgaven ikke var af samme størrelse som tidligere, og desuden blev administrationen billigere, da personale tidligere ansat i Vej & Park blev flyttet til andre administrative afdelinger grundet en omstrukturering. Disse yder dog stadig den samme service overfor driftsafdelingen, men bliver ikke aflønnet af denne. Lovgivningsmæssige forhold Ringsted Kommune har hjemtaget hele opgaven på Vej & Park området. Det er kommunens lovmæssige forpligtigelse, at borgerne kan færdes sikkert på de offentlige stier og parker Opmærksomhedspunkter Der er i forbindelse med budget 2015 givet tilsagn fra BMO om, at opgaver for yderligere 3,4 mio. kr. skal udbydes i forbindelse med budget 2016, idet Direktionen / KB ønsker en evaluering af LK Gruppens opgaveløsning efter en hel sæson, således at erfaringerne herfra kan medgå ved udbud af nye opgaver. Det vil svare til, at 50% af den grønne vedligeholdelse er udbudt. Det forventes, at dette udbud vil give 0,6 mio. kr. til Udbudspuljen. Når dette udbud er gennemført, vurderer BMO, at FGV også set i lyset af, at Bygningsservice er blevet en del af FM-projektet ikke kan rumme flere udbud, såfremt den resterende opgaveløsning skal kunne ske rentabelt. Sammenhæng til andre projekter Der er i forbindelse med DUP-projektet en årlig effektivisering på ovenstående opgaver opsummeret i 2016 til i alt 5,1 mio. kr. Effektestimat Egnethedsvurdering Med den skitserede plan for yderligere udbud af opgaver svarende til 3,4 mio. kr., da vurderes mulighed for en effekt på 0,6 mio. kr. Opgaven vurderes egnet til udbud, idet det bemærkes, at konsekvensen af udbud kan være, at eventuelt resterende opgaver isoleret set muligvis ikke vil kunne udføres konkurrencedygtigt og rentabelt af FGV. Forud for evt. udbud bør det derfor afklares, om udbud fører til en samlet set økonomisk mere fordelagtig løsning for Frederiksberg Kommune, inklusiv evt. merudgifter til fordyrelse af FGV-produktion, i givet fald. 28

106 FGV (F) Emne Beskrivelse af opgaven Drift og vedligeholdelse af kommunens Idræts anlæg Frederiksberg Gartner- og Vejservice står for den daglige drift og vedligeholdelse af kommunens idræts anlæg omfattende; Pasning af kunstgræsbaner Pasning af idrætsanlægget på Nandrupsvej, Pasning af boldbaner, træningsbaner Jens Jessensvej Pasning af stadionbane Klargøring til arrangementer Pasning, atletik og tribune, Pasning, beachvolley og petanqueanlæg Bygningsvedligeholdelse Skøjtebanerne ved Frederiksberg Runddel samt Lindevangsparken Diverse regningsarbejder. Strategiske rammebetingelser Opgaveløsningen sker i tæt samarbejde med Frederiksberg Idræts Union (FIU). Volumen Opgaven løses i henhold til kontrakt med Kultur og Fritid. Kontraktsummen er i 2014 på 4,6 mio. kr., hvoraf eksterne entreprenører står for ca. 2 mio. kr. årligt., svarende til 43 procent. Markedssituation Idrætsanlæg passes for langt de fleste kommuners vedkommende af kommunen selv. Erfaringer Interne Ingen erfaringer Eksterne Ingen erfaringer 29

107 Lovgivningsmæssige forhold Der er ikke lovmæssige begrænsninger i forhold konkurrenceudsættelse af kommunernes idrætsanlæg. Opmærksomhedspunkter Opgaven er kompleks og varieret, da opgaveløsningen skal ske i samarbejde med paraplyorganisationen FIU kombineret med de enkelte klubber i kommunen. Opgaveløsningen løses efter ydelsesbeskrivelser, og varierer år for år i henhold til vejrliget. Opgaveløsningen kræver stor fleksibilitet, ekspertviden og ikke mindst lokalkendskab. Sammenhæng til andre projekter En ekstern konsulentrapport peger på, at FGV skal have et minimumsniveau i forhold til antal ansatte og omsætningsstørrelse for at sikre rentabilitet. Som følge af en kompleks og varieret opgaveløsning er det nødvendigt med et basispersonale, som kan stå til rådelighed, når det er nødvendigt. Det medfører, at personalet også kan bruges til øvrige opgaver regningsopgaver, bl.a. den i KB besluttede vedligeholdelse af de grønne områder / snerydning på institutionerne, men også en del arbejde for FK Ejendomme. Dette regningsarbejde er en væsentlig del af FGV s samlede regningsarbejde - og bortfalder det, da vil det resultere i, at FGV s opgaveløsning ikke længere vil være rentabel. Desuden yder lederen af afdelingen hos FGV et rådgivningsarbejde for både Kultur & Fritid, Børne- og Ungeområdet samt FK Ejendom til en billigere pris end private rådgivere, jf. når opgaven udføres af FGV, sker det uden beregning. Effektestimat Frederiksbergs idrætsanlæg er vurderet til at være blandt det bedste i Danmark, og FGV underviser andre kommuner i anlæg og ikke mindst vedligeholdelse af disse procent af egenproduktionen svarende til kr. Egnethedsvurdering Opgaven vurderes egnet til udbud, idet det bemærkes, at konsekvensen af udbud kan være, at eventuelt resterende opgaver isoleret set muligvis ikke vil kunne udføres konkurrencedygtigt og rentabelt af FGV. Forud for evt. udbud bør det derfor afklares, om udbud fører til en samlet set økonomisk mere fordelagtig løsning for Frederiksberg Kommune, inklusiv evt. merudgifter til fordyrelse af FGV-produktion, i givet fald. 30

108 FGV (G) Emne Beskrivelse af opgaven Renholdelse af kommunes offentlige arealer Frederiksberg Gartner- og Vejservice står for renholdelsen af kommunens arealer omfattende; Tømning af de offentlige affaldsspande Renholdelse af veje, fortove og cykelstier Mindre graffitiopgaver Indsamling cykler Loppetorv Skilteopgaver Renhold af byudstyr. Strategiske rammebetingelser Frederiksberg Kommune ønsker et meget højt renholdelsesniveau. Volumen Opgaven løses i henhold til kontrakt med Vej & Parkafdelingen. Den årlige kontraktsum er i 2014 på 24,0 mio. kr., hvoraf 0,2 mio. kr. årligt udføres af eksterne entreprenører. Derudover udføres der regningsarbejde for ca. 1,7 mio. kr. årligt. Markedssituation Opgaven er kompleks og kræver en stor investering i materiel. I forbindelse med DUP projektet, blev 25% af opgaven udbudt i 2013, men der kom ingen bud på opgaven. Adspurgt var tilbagemeldingen fra potentielle leverandører, at det er en nicheopgave, som ikke umiddelbart er rentabel, men en bearbejdning af udbudsmaterialet ville forventeligt betyde, at der blev budt ind på opgaven. Erfaringer Interne Et udbud gennemført i 2013, men uden afgivelse af tilbud, jf. ovenstående. Eksterne I Gentofte Kommune var fejeopgaven i nogle år på private hænder. Opgaven er nu hjemtaget grundet manglende rentabilitet. Ringsted Kommune har i 2013 hjemtaget opgaven for at få en harmoniseret og ensartet opgaveløsning. 31

109 Lovgivningsmæssige forhold Der er ikke lovgivningsmæssige begrænsninger i forhold til at gennemføre konkurrenceudsættelse af renhold af kommunale arealer. Det er Frederiksberg Kommunens forpligtigelse, at kommunens borgere m.fl. kan færdes sikkert på kommunens offentlige arealer og sker på tidspunkter, hvor trafikken generes mindst muligt. Opmærksomhedspunkter Opgavens løses alle ugens dage i ugerne efterfølgende på hverdage. I forbindelse med snedække overgår opgaven til snerydning, saltning m.m. i dagtimerne (betalingen herfor sker via kontrakterne på renholdelsesområderne). Sammenhæng til andre projekter Snerydning og rengøring efter diverse arrangementer i byen. Effektestimat Egnethedsvurdering Ved udarbejdelse af et udbudsmateriale afstemt efter markedets mulighed for at byde ind, da vurderes en effekt på ca. 10 pct. svarende til godt 2 mio. kr. på årsbasis. Opgaven vurderes egnet til udbud, idet det bemærkes, at kommunen ingen tilbud modtog ved udbuddet i Det er dog forventningen, at et genudbud med bearbejdet udbudsmateriale, der bedre imødekommer markedet, vil give et andet resultat, jf. ovenstående. Evt. udbud af opgaven bør tænkes sammen med evt. udbud af vinterberedskab på grund af sammenhængen mellem opgaverne og bemandingen. Det bemærkes videre, at konsekvensen af udbud kan være, at eventuelt resterende opgaver isoleret set muligvis ikke vil kunne udføres konkurrencedygtigt og rentabelt af FGV. Forud for evt. udbud bør det derfor afklares, om udbud fører til en samlet set økonomisk mere fordelagtig løsning for Frederiksberg Kommune, inklusiv evt. merudgifter til fordyrelse af FGV-produktion, i givet fald. Samlet set bliver 26 pct. af opgaven udført efter udbud. 32

110 FGV (H) Emne Beskrivelse af opgaven Vintervedligeholdelse Frederiksberg Gartner- og Vejservice står for vintervedligeholdelsen på kommunes vejarealer vedligeholdelsen omfatter; Tilsyn ved risiko for glatføre Udkald til saltning / fejning af sne + saltning Udkald af eksterne entreprenører efter behov Løsning af den praktiske opgave med hhv. saltning og snerydning. Strategiske rammebetingelser Opgaven er meget højt prioriteret politisk. Opgaven løses i dag af medarbejdere, der til daglig renholder samme områder. Det medfører fordele i form af stort ejerskab til opgaven samt bevidstheden om, at det er deres kollegaer, der skal overtage opgaven efter dem. Volumen Markedssituation Opgaven løses i henhold til kontrakt med Vej & Parkafdelingen hhv. en kontrakt vedr. den faste vagtordning (fast vinter) og én kontrakt vedr. antal af udkald (variabel vinter). Der er i budgettet kalkuleret med 27 udkald på et kalenderår. De årlige kontraktsummer er i 2014 på 5,6 mio. kr. for den faste del og 3,5 mio. kr. for den variable del. Der er en del kommuner, der har udliciteret ovenstående opgaver helt eller delvist. Opgaven er meget forskellig fra kommune til kommune i det landkommunernes opgaveløsning selvsagt fraviger væsentligt fra bykommunerne specielt set i forhold til materiel. I landkommunerne og på landets større veje er det typisk materiel fra lokale landmænd, entreprenører og vognmænd der entreres med, mens der i storbykommunerne kræves specielmateriel, som kan løse opgave på smalle veje, cykelstier og fortove. Opgaven er kun i få tilfælde helt eller delvist udbudt i storbykommuner. Erfaringer Interne Frederiksberg Kommune har aftale med 10 landmænd, som kan træde til med deres store materiel i forbindelse med kraftigt snefald. Det er et krav, at det er multimaskiner (både plov og fejemaskine monteret på én traktor). Landmændene har været tilknyttet Frederiksberg Kommune i mange år, og har derfor et essentielt lokalkendskab i forbindelse med opgaveløsningen. 33

111 Eksterne Ingen erfaring i forhold til kommuner, som Frederiksberg normalt sammenlignes med. Lovgivningsmæssige forhold Det er kommunens lovmæssige forpligtigelse, at borgerne kan færdes sikkert på de offentlige stier og parker. Der er ikke lovgivningsmæssige begrænsninger i forhold til at gennemføre konkurrenceudsættelse af vintertjenester. Opmærksomhedspunkter Udgifterne i forbindelse med de første 27 udkald er beregnet ud fra principperne for omkostningsægte priser, dvs. de dækker udgifter til indirekte omkostninger (tjenestemandspensioner, tøj, håndudstyr, administration, ferie, sygdom, ledelse, centraladministration, overskudskrav m.v.). Såfremt der er flere end de budgetlagte 27 udkald på et år, afregnes disse til kostpris, da udgifterne til de indirekte omkostninger alt-andetlige er fordelt. Opgaven kræver stort lokalkendskab, hvis den skal løses optimalt, og det skal være muligt at få opgaven løst inden morgentrafikken ved saltning og let snefald. En normal tur er beregnet til at kunne gennemføres på 4 timer i andre kommuner er det sat til 8 timer. Sammenhæng til andre projekter I forbindelse med de generelle effektiviseringer i kommunen, er kontraktbeløbet løbende blevet reduceret og opgaveløsningen tilpasset dette. Effektestimat Egnethedsvurdering Der er grundet manglende erfaringer fra tilsvarende kommuner ikke foretaget effektestimering. Opgaven vurderes egnet til udbud, idet der bør være opmærksomhed om de høje krav til kvaliteten af vintervedligeholdelsen, investeringsbehovet og behovet for kendskab til lokalområdet. Evt. udbud af opgaven bør tænkes sammen med evt. udbud af renholdelse af offentlige arealer på grund af sammenhængen mellem opgaverne og bemandingen. Det bemærkes videre, at konsekvensen af udbud kan være, at eventuelt resterende opgaver isoleret set muligvis ikke vil kunne udføres konkurrencedygtigt og rentabelt af FGV. Forud for evt. udbud bør det derfor afklares, om udbud fører til en samlet set økonomisk mere fordelagtig løsning for Frederiksberg Kommune, inklusiv evt. merudgifter til fordyrelse af FGV-produktion, i givet fald. Opgaven vurderes ikke umiddelbart udbudsegnet på grund af den politiske prioritering af området og det store krav til lokalkendskab. 34

112 Desuden kræves der store engangsinvesteringer i specialmaskiner, som gør opgaven svær rentabel. Der henvises til erfaringerne med den almindelige renholdelse af veje/stier og de manglende bud på denne opgave i Bilag 11 - Sundhedstjeneste Emne Drift af sundhedstjeneste Beskrivelse af opgaven Sundhedstjenesten i Frederiksberg Kommune omfatter Sundhedsplejen og Børne- og Ungelægen. Sundhedstjenesten udfører følgende opgaver: Graviditetsbesøg Småbørnssundhedspleje (0-5 år) Mødegrupper Skolesundhedspleje Lovpligtige ind- og udskolingsundersøgelser Rådgivning til kommunale institutioner om sundhedsforhold. Småbørnssundhedsplejen tilbyder graviditetsbesøg, fem besøg indtil barnet fylder 1 år og 6. besøg i 1½ årsalderen til førstegangsfødende. (Der fødes knap børn årligt i Frederiksberg Kommune). Skolesundhedsplejen tilbyder en undersøgelse i 0., 1., 4. og 7. klasse. (2.900 elever i Folkeskolen, hvortil kommer elever i privatskoler, specialskoler m.v.). Børne- og Ungelægen gennemfører en udskolingsundersøgelse med alle elever i 9. klasse. (Godt 500 elever). Herudover ydes sundhedsfaglig rådgivning til daginstitutioner, i udviklingen af kommunens sundhedspolitik, repræsentation i visitationsudvalg, ved indkøb m.v. Sundhedsplejen fejrede 75 års jubilæum i Strategiske rammebetingelser Børneudvalget behandlede den 5. maj 2014 resultaterne af Sundhedsplejens brugertilfredshedsundersøgelse, der viste en meget høj tilfredshed med sundhedsplejen og godkendte sundhedsplejens forslag til opfølgning på resultaterne. Med Barnets Reform har regeringen taget en række initiativer, der skal styrke kommunernes opsporing af børn og unge der mistrives. Her spiller sundhedstjenesten en vigtig rolle. Volumen De samlede udgifter til sundhedstjenesten i 2014 udgør godt 19 mio. kr. - og omfatter et samlet personale på ca. 40 årsværk. 35

113 Markedssituation Der er meget, der indikerer, at der p.t. ikke findes private udbydere af sundhedstjenester rettet mod gravide, børn og børnefamilier og unge under 18 år. Ved en søgning på udbud af sundhedstjeneste viser det sig, at der dog på forsvarsområdet har fundet udbud af sundhedstjeneste sted. Da denne form for sundhedstjeneste relaterer sig til ansatte i forsvaret over 18 år, tåler de to former for sundhedstjenester dog ikke umiddelbar sammenligning. Erfaringer Rambøll anfører i rapporten Det økonomiske potentiale ved øget udlicitering i kommunerne, at kommunale sundhedstjenester er principielt egnet med større forbehold, begrundet med Tæt samarbejde med dele af den øvrige kommunale forvaltning. Der eksisterer ikke et konkurrencebaseret marked. Stort koordinationsbehov. Myndighedsopgaver i forbindelse med anbringelse af børn. Interne: Sundhedsplejen har i forbindelse med vikariater få, men ingen gode erfaringer med anvendelse af private leverandører. Eksterne: Ingen kommuner har udbudt sundhedstjenesten. Lovgivningsmæssige forhold Lovgrundlaget for den kommunale sundhedstjeneste er lov 913 af 13. juli 2010 (Sundhedsloven). I 2002 (LF 117 af ) blev kravet om, at sundhedstjenestens personale skal være kommunalt ansat ophævet. Lovforslaget blev fremsat fordi 20% af kommunerne havde vanskeligheder med at rekruttere børne- og ungelæger. Under udvalgsbehandlingen blev det fremhævet, at.at samarbejdet og den løbende samtale mellem skole, forældre og sundhedsforvaltning ikke bare opretholdes, men også styrkes.. Hvordan vil man sikre en samlet kvalitetsudvikling?. Opmærksomhedspunkter Sundhedsplejen uddanner sygeplejestuderende i samarbejde med Metropol og Diakonissen. Det er en skal opgave, der er vedtaget i KKR regi. Sundhedsplejen har studerende 6 gange om året. Sammenhæng til andre projekter Effektestimat Egnethedsvurdering Endvidere uddannes sundhedsplejersker. Sundhedsplejen ansætter dem og det svarer til knap én fuldtidsstilling. Der er indgået aftaler herom i KKR-regi. Ingen bemærkninger. Erfaringer fra brug af private leverandører i forbindelse med vikariater indikerer, at det vil blive dyrere. Lovgivningsmæssigt er der ikke noget til hinder for udbud af sundhedstjeneste. Børne- og Ungeområdet vurderer, at det tætte samarbejde med dagtilbud og skoler kombineret rummer et betydeligt koordineringsbehov der gør det så vanskeligt at kravspecificere ydelsen, at den samlet set ikke er egnet til udbud. Det understøttes endvidere af, at der ikke eksisterer et konkurrence- 36

114 baseret marked. Udbud & Indkøb vil følge udviklingen og eventuelle tiltag i andre kommuner. Bilag 12 Biblioteksdrift Emne Beskrivelse af opgaven Strategiske rammebetingelser Konkurrenceudsættelse af biblioteksdrift Frederiksberg Kommune har - udover Hovedbiblioteket på Falkoner Plads - tre profilbiblioteker: Godthåbsvej, Domus Vista samt Danasvej. Biblioteket er en folkeoplysende institution, der har til formål at fremme oplysning, uddannelse og kulturel aktivitet. Det drejer sig om udlån af materialer, samt f.eks. IT-introduktioner, kulturelle arrangementer, BKordning til ældre borgere, borgerservicefunktioner og en lang række samarbejder med f.eks. skoler, uddannelsesinstitutioner, kulturinstitutioner, integrationsindsats og plejehjem. Biblioteket Frederiksberg arbejder på at udmønte en biblioteksvision vedtaget i kommunalbestyrelsen i november, 2011, der har som hovedformål at gøre Biblioteket Frederiksberg til drivkraft for kultur og medborgerskab i Frederiksberg Kommune. Visionen baserer sig på en tankegang om at skabe mange indgange til biblioteket for borgerne, så biblioteket er relevant og tilstede på en relevant måde, uanset borgernes alder, køn, etnicitet og socioøkonomiske baggrund. I alt har Biblioteket været igennem samlede effektiviseringer og besparelser på over 6 mio. kr. i perioden fra , heraf udgør effektiviseringer i forbindelse med Biblioteksvisionen 4 mio. kr. Volumen Kommunens budget til drift af folkebiblioteker er 53,3 mio. kr. i 2014 (fraregnet indtægter er nettoudgiften for kommunen ca. 50 mio. kr.) - og har en nedadgående profil i de kommende år, således at budgettet i 2017 forventes at svare til 52 mio. kr. Markedssituation Der er i dag 81 normeringer på biblioteksområdet. Udbudsportalen (KL) har i 2012 i samarbejde med eksternt konsulentfirma og Odense Kommune som case, gennemført en potentialeafklaring vedr. biblioteksdrift. I den forbindelse konstateres det, at der i en dansk kontekst ikke er etableret et privat marked for varetagelse af kerneopgaverne v. biblioteksdrift. Nævnte analyse peger dog på, at der kan være evt. ekspeditions- og logistikfunktioner, knyttet til varetagelsen af opgaven, som med fordel kan overvejes konkurrenceudsat. Her tænkes navnlig på opgaver i relation til pedel- og kørselsopgaver, som fx transport af bøger mellem filialerne, vedligehold og mindre reparationer, indkøb osv. Disse indgår i en Frederiksberg sammenhæng i Facility Management-projektet. I analysen vurderes det, at konkurrenceudsættelse af sidstnævnte 37

115 opgave er særlig egnet idet der ikke er tale om en kerneopgave for bibliotekerne, ligesom der vurderes at være et marked for løsning af de nævnte opgaver. En mulighed for øget inddragelse af private aktører ift. biblioteksdrift er gennem etablering af et offentligt privat innovationspartnerskab (eller andre former for OPP- samarbejder), hvor der i fællesskab kan arbejdes på at udvikle fremtidens bibliotek. Erfaringer Interne Kommunen har ingen erfaringer med udbud af biblioteksdrift. Der foreligger erfaringer fsva. gennemførelse af udbud af bl.a. RFIDsystemer, køb/indbinding af biblioteksbøger, musik/tidsskrifter etc. mv. foretaget for bibliotekerne. Eksterne Jf. ovennævnte analyse er der ikke gennemført udbud af biblioteksdrift blandt de danske kommuner. Kolding Kommune har dog i 2005 udbudt de servicerelaterede logistikog serviceydelser i forbindelse med opførelse af et nyt folkebibliotek. I f.eks. Odense, København, Furesø, Billund, Århus, Albertslund og Vanløse er der endvidere arbejdet på at integrere biblioteksdrift med borgerservice i varierende grad. Dette med henblik på at effektivisere driften gennem bedre facilitets- og ressourceudnyttelse, samt øget digitalisering. I Sverige er der indhøstet erfaringer med udbud af kerneopgaven vedr. biblioteksdriften, hvor fordelene bl.a. omhandler: Lavere omkostninger Fleksibilitet og tilpasningsevne Mindre detaljestyring Lovgivningsmæssige forhold Opmærksomhedspunkter Ulemperne vedrører derimod: Reduktion i kommunens kulturpolitiske indflydelse Fragmentering af biblioteksvæsnet Kommunalt monopol erstattes af privat monopol, såfremt der er for få leverandører. Folkebibliotekernes formål er bl.a. at fremme oplysning, uddannelse og kulturel aktivitet ved at stille bøger, tidsskrifter, lydbøger og andre egnede materialer til rådighed såsom musikbærende materialer og elektroniske informationsressourcer, herunder Internet og multimedier. Der er ingen lovgivningsmæssige udfordringer knyttet til gennemførelse af en eventuel konkurrenceudsættelse af biblioteksområdet. Ved evt. konkurrenceudsættelse af opgaven bør fokus rettes mod de dele af biblioteksdriften, hvor der er et potentielt marked til at byde på opgaven. I den forbindelse fremhæves navnlig ekspeditions- og logistikfunktioner, knyttet til varetagelsen af biblioteksdriften. Før det er muligt at afgøre endeligt, om der er en muligt område for udlicitering, vil det være nødvendigt med en grundig afgræsning af de områder, der skal udliciteres. I øjeblikket varetager de samme medarbejdere logistikfunktioner og kerneopgaver, som f.eks. digital borger, der bl.a. tager sig af brevafstemning, nem-id mv. Derudover vil en del af opgaverne indgå i facility management. 38

116 Et andet opmærksomhedspunkt er effektiviteten, som skal kortlægges nøje for at afgøre om, der er en gevinst ved udlicitering. Tidligere udbud på f.eks. materialeleverance har vist, at der ikke har været et effektiviseringspotentiale i forhold til den nuværende ordning. Sammenhæng til andre projekter Effektestimat Egnethedsvurdering Såfremt det også ønskes at overveje konkurrenceudsættelse af kerneopgaven ved biblioteksdrift, bør der inden evt. stillingtagen gennemføres en dialog med evt. markedsaktører med henblik på at vurdere hensigtsmæssigheden ved evt. konkurrenceudsættelse af opgaven. Ingen bemærkninger. Det skal afklares nærmere, hvor store udgifter der er forbundet med fx ekspeditions- og logistikfunktioner for at kunne fremkomme med et effektestimat. Baseret på skøn vedr. andre førstegangsudbud kan der forventes en effektivisering svarende til ca. 10%. I lyset af bl.a. manglende veludviklet marked kan det ikke umiddelbart anbefales at gennemføre konkurrenceudsættelse af kerneopgaven ved biblioteksdriften. Det bør dog overvejes, om der ikke er supplerende opgaver, som fx ekspeditions- og logistikfunktioner, der med fordel kan konkurrenceudsættes. Der skal dog en grundig kortlægning af området og forventet effektivisering til også i lyset af Facility Management, der synes at svare til de opgaver, som er anført i nævnte analyse fra KL. Disse tiltag skal i givet fald ses i lyset af arbejdet med FM-strategien. 39

117 Bilag 13- Døgninstitution (børn og unge) Emne Beskrivelse opgaven af Konkurrenceudsættelse af køb af pladser til døgnanbragte børn og unge Børne- og Ungeområdet driver ikke selv døgntilbud til børn og unge, men har indgået driftsoverenskomst med fem institutioner og køber herudover enkeltpladser via tilbudsportalen. De fem institutioner omfattet af en driftsoverensomst i 2014: Allégårdens Ungdomscenter (Selvejende) Josephine Schneiders Hus (Selvejende, fond) Behandlingshjemmet Solbjerg (KFBU) Ungdomspensionen Jens Jessens Vej (Selvejende, Fyrnæs Fonden) Familieinstitutionen Bülowsvej (KFBU). De fem institutioner leverer samlet ca. 65 pladser, ud af de ca. 140 døgnpladser Frederiksberg Kommune køber. Kommunalbestyrelsen har den 7. april 2014 besluttet at opsige driftsoverenskomsten med Behandlingshjemmet Solbjerg. Kommunalbestyrelsen har fastlagt, at anbringelser og andre indsatser i forhold til udsatte børn og unge i videst muligt omfang, når det tjener barnets tarv, skal baseres på lokale løsninger, således at tilknytningen til lokale skoler, fritidsliv m.v. kan fastholdes. Enkeltpladser købes på godkendte opholdssteder over hele landet, der er godkendt til at arbejde med den anbragtes specifikke problemstillinger. Pladser, priser og godkendelser fremgår af Socialstyrelsens Tilbudsportal, hvor alle godkendte tilbud skal præsenteres. Strategiske rammebetingelser Volumen Kommunalbestyrelsen har den 7. april 2014 besluttet at opsige driftsoverenskomsten med Behandlingshjemmet Solbjerg. Driften af de 5 selvejende institutioner beløber sig årligt til ca. 57 mio. kr. Herudover købes pladser i andre kommuner. Markedssituation Markedet er meget gennemsigtigt, da alle tilbud skal fremgå af Socialstyrelsens Tilbudsportal. Taksten beregnes efter regler fastsat af Socialstyrelsen. De fem Socialtilsyn fører tilsyn med, at institutioner og opholdssteder herunder deres økonomi og takster. Socialtilsynet kan sætte tilbud, der har økonomiske vanskeligheder eller ikke leverer en ydelse, der svarer til taksten, under skærpet tilsyn eller fratage dem godkendelsen. Erfaringer Interne: Børne- og Ungeområdet har ikke erfaringer med udbud af døgninstitutioner. 40

118 Eksterne: Horsens Kommune: Driften af døgninstitutionen Borgmesterbakken for så vidt angår børne- og ungeområdet. Horsens Kommune valgte blot at indgå kontrakt uden udbud eller annoncering med henvisning til Bilag 2 B og ingen grænseoverskridende interesse. Lovgivningsmæssige forhold Tilbud til børn og unge med særlige behov er reguleret i Lov om social service. Døgninstitutionerne løser opgaver i forhold til Lov om social service 67, der vedrører kommunens forpligtelse til at sørge for, at der er det nødvendige antal pladser til rådighed for børn og unge med sociale adfærdsproblemer, der har behov for døgn- eller ambulant behandling. Opmærksomhedspun kter Visitation er en myndighedsafgørelse som træffes af kommunen og kan påklages til det Sociale Nævn. Magistraten behandlede den 30. april 2012 en budgetanalyse af området, hvor det anerkendes, at brugen af lokale løsninger betyder, at Frederiksberg Kommunes anbringelsesudgifter ligger lavt, i mellemkommunale sammenligninger. Sammenhæng andre projekter Effektestimat til Ingen bemærkninger. Takster fremgår af Socialstyrelsens Tilbudsportal. Egnethedsvurdering Rambøll anfører i rapporten Det økonomiske potentiale ved øget udlicitering i kommunerne, at døgntilbud til unge principielt egnet med større forbehold, begrundet med Tæt samarbejde med dele af den øvrige kommunale forvaltning m.v. Der vurderes at være potentiale ved evt. udbud, men der er behov for nærmere analyser af området inden evt. igangsættelse af udbuddet. 41

119 Bilag 14 Drift af botilbud Emne Drift af botilbud (voksne med særlige behov) Beskrivelse af opgaven Frederiksberg Kommune har fjorten botilbud for voksne med særlige behov: De fjorten botilbud leverer sociale tilbud til fysisk handicappede, udviklingshæmmede og psykisk syge i Frederiksberg Kommune. Hovedparten af botilbuddene i Frederiksberg Kommune, drives i dag kommunalt. De resterende tre drives af selvejende institutioner, via en driftsoverenskomst med Frederiksberg Kommune. Borgerne er visiteret efter henholdsvis 107 og 108 i Serviceloven. Tilbud efter 107 har en midlertidig karakter, mens 108 omfatter tilbud af længerevarende eller permanent varighed. Strategiske rammebetingelser Volumen Opgaverne dækker over socialpædagogisk støtte. Sundhedsfaglige ydelser er ligeledes en del af det samlede tilbud. Udviklingen på dette område finder sted indenfor rammerne af den sociale masterplan vedr. den faglige, økonomiske og bygningsmæssige modernisering af det samlede specialiserede voksenområde. Masterplanen fastlægger, hvilke målgrupper der skal arbejdes med ift. konsolidering, hjemtagning, modernisering, nye institutions tilbud mm. Der er fastlagt effektiviseringskrav i den kommende budgetperioden på cirka 38 mio. kr. Som det fremgår af ovenstående figur, har botilbuddene et samlet årsbudget på 87,8 mio. kr. (2014). 42

KANAL- OG DIGITALISERINGSSTRATEGI 2011 2015. Januar 2011

KANAL- OG DIGITALISERINGSSTRATEGI 2011 2015. Januar 2011 KANAL- OG DIGITALISERINGSSTRATEGI 2011 2015 Januar 2011 Indhold 1 INDLEDNING 2 STRATEGIGRUNDLAGET 2.1 DET STRATEGISKE GRUNDLAG FOR KANAL- OG DIGITALISERINGSSTRATEGIEN 3 VISION - 2015 4 KANAL- OG DIGITALISERINGSSTRATEGIEN

Læs mere

Kanalstrategi 2012-2015

Kanalstrategi 2012-2015 Kanalstrategi 2012-2015 Den Fælleskommunale Digitaliseringsstrategi 2011-2015 giver retningen for arbejdet med digitalisering i de kommende år. Målene i strategien er høje, og der ligger store udfordringer

Læs mere

Indhold... 1. 1 Indledning... 2. 2 Formål med kanalstrategien... 2. 2.1 Vision... 3. 3 Hvordan henvender borgerne sig i dag?... 4

Indhold... 1. 1 Indledning... 2. 2 Formål med kanalstrategien... 2. 2.1 Vision... 3. 3 Hvordan henvender borgerne sig i dag?... 4 Kanal st r at egi Vest hi mmer l andskommune2014-2015 Indhold Indhold... 1 1 Indledning... 2 2 Formål med kanalstrategien... 2 2.1 Vision... 3 3 Hvordan henvender borgerne sig i dag?... 4 3.1 Henvendelsestyper...

Læs mere

Organisatorisk forankring og proces

Organisatorisk forankring og proces Organisatorisk forankring og proces Effektivisering gennem digitalisering E2012-projektet Odense Kommune 4 strategi forretning teknik Vandfaldsmodel udrulning S P O R Parallelspor strategisk spor forretningsspor

Læs mere

Indholdsfortegnelse. Service- og kanalstrategi for Brøndby Kommune

Indholdsfortegnelse. Service- og kanalstrategi for Brøndby Kommune Indholdsfortegnelse 1. Indledning 2 2. Definition og afgrænsning 3 3. Borgere og virksomheders brug af kommunikationskanaler 4 4. Hvad er strategien, og hvad betyder det for borgere og virksomheder? 5

Læs mere

ATP s digitaliseringsstrategi 2014-2018

ATP s digitaliseringsstrategi 2014-2018 ATP s digitaliseringsstrategi 2014-2018 ATP s digitaliseringsstrategi samler hele ATP Koncernen om en række initiativer og pejlemærker for digitalisering i ATP. Den støtter op om ATP Koncernens målsætning

Læs mere

Praktisk information. Er kommunen enig i strategiens vision om "nær og tilgængelig, sammenhængende og effektiv service"?

Praktisk information. Er kommunen enig i strategiens vision om nær og tilgængelig, sammenhængende og effektiv service? Velkommen Velkommen til høringen af forslaget til en ny fælleskommunal digitaliseringsstrategi 2016-2020 "Lokal og digital - et sammenhængende Danmark". Med henblik på det videre arbejde med strategien

Læs mere

Fælleskommunal digitaliseringsstrategi

Fælleskommunal digitaliseringsstrategi Fælleskommunal digitaliseringsstrategi Projektbeskrivelse 1.3: Kanalstrategi, dokumentation og kompetenceudvikling KL, September 2011 Baggrund Kommunerne står midt i en stor opgave med at flytte kommunikationen

Læs mere

Handlingsplan for området digital borgerbetjening.

Handlingsplan for området digital borgerbetjening. Handlingsplan for området digital borgerbetjening. Indledning Den ny handlingsplan for (2011-2015) samt en ny fællesoffentlig (2011-2015) indeholder over 20 projekter på området for digital borgerbetjening.

Læs mere

Min digitale Byggesag (MDB)

Min digitale Byggesag (MDB) R E SULTATKONTRAKT Min digitale Byggesag (MDB) Projekt 5.1 i handlingsplanen for den fælleskommunale digitaliseringsstrategi Resume: Projektet om digital byggeansøgning og sagsbehandling, Min digitale

Læs mere

Lokal og digital et sammenhængende Danmark. Søren Frederik Bregenov, konsulent, KL Maj konference 21. maj 2015

Lokal og digital et sammenhængende Danmark. Søren Frederik Bregenov, konsulent, KL Maj konference 21. maj 2015 Lokal og digital et sammenhængende Danmark Søren Frederik Bregenov, konsulent, KL Maj konference 21. maj 2015 1 Disposition 1. Det nuværende strategilandskab -Fælleskommunale, fællesoffentlige, fagspecifikke

Læs mere

Albertslund Kommunes Digitaliseringsstrategi 2013-2015

Albertslund Kommunes Digitaliseringsstrategi 2013-2015 Albertslund Kommunes Digitaliseringsstrategi 2013-2015 Indledning Dette er strategien for Albertslund Kommunes digitale udvikling frem mod 2015. I Den Fællesoffentlige Digitaliseringsstrategi gør regeringen

Læs mere

Digitaliseringsplan 2016 - frigivelse af anlægsmidler Business cases. Digitaliseringsplanen 2016 1 20

Digitaliseringsplan 2016 - frigivelse af anlægsmidler Business cases. Digitaliseringsplanen 2016 1 20 Digitaliseringsplan 2016 - frigivelse af anlægsmidler Business cases 1 20 Indholdsfortegnelse Digital kommunikation selvbetjeningsplatform og webplatform...3 Optimeret telefoniplatform...6 Selvbetjening

Læs mere

Principper for digitalisering og ny teknologi i Brønderslev Kommune

Principper for digitalisering og ny teknologi i Brønderslev Kommune Principper for digitalisering og ny teknologi i Brønderslev Kommune v. 1.0 22032017 Godkendt i Økonomiudvalget Dette dokument beskriver Brønderslev kommunes 5 overordnede digitaliseringsprincipper: 1.

Læs mere

Handleplan vedrørende digitaliseringsprojekter på børne- og undervisningsområdet i Ishøj Kommune jf. den fælleskommunale digitaliseringsstrategi

Handleplan vedrørende digitaliseringsprojekter på børne- og undervisningsområdet i Ishøj Kommune jf. den fælleskommunale digitaliseringsstrategi Center for Børn og Undervisning September 2012 Handleplan vedrørende digitaliseringsprojekter på børne- og undervisningsområdet i Ishøj Kommune jf. den fælleskommunale digitaliseringsstrategi Ishøj Kommunes

Læs mere

Digitaliseringsplan 2015 - frigivelse af anlægsmidler I Business cases. Digitaliseringsplanen 2015 1 28

Digitaliseringsplan 2015 - frigivelse af anlægsmidler I Business cases. Digitaliseringsplanen 2015 1 28 Digitaliseringsplan 2015 - frigivelse af anlægsmidler I Business cases 1 28 Indholdsfortegnelse Digital Post II...3 Digital kørselsgodtgørelse...5 Effektive møder...7 Analyse af HR- og lønarbejdsgange...9

Læs mere

Digital selvbetjening og Digital Post

Digital selvbetjening og Digital Post Digital selvbetjening og Digital Post Marts 2015 Stephanie Piontek stipp@digst.dk og Kristian Nohr krn@digst.dk, Center for brugervenlighed og implementering december 2015 1 FULD DIGITAL KOMMUNIKATION

Læs mere

Kanalstrategi 2015-2017

Kanalstrategi 2015-2017 Kanalstrategi 2015-2017 -Effektiv, helhedsorienteret og borgernær service Introduktion til strategien I forbindelse med vedtagelsen af kommunens digitaliseringspolitik 2014-2017 er det besluttet at udvikle

Læs mere

Digitaliseringsstrategi 2011-2014

Digitaliseringsstrategi 2011-2014 Digitaliseringsstrategi 2011-2014 Indholdsfortegnelse: Hørsholm Kommune vil være en digital kommune...3 Hvor skal vi hen...3 Mål for digitalisering...5 Strategiske spor...6 A. Alle ledere og medarbejdere

Læs mere

Opfyldelse af lovkrav Kvalitetsløft x Effektivisering x

Opfyldelse af lovkrav Kvalitetsløft x Effektivisering x Digitaliseret læring Business case Projektets formål Projektet har til formål at udnytte de digitale læringsværktøjers muligheder i forhold til at øge selvstændiggørelse af elevernes arbejde. Dvs. at gøre

Læs mere

R E S U L T AT E R F R A D E T D I G IT AL E L AN D K O R T

R E S U L T AT E R F R A D E T D I G IT AL E L AN D K O R T R E S U L T AT E R F R A D E T D I G IT AL E L AN D K O R T Indledning hvilken metode ligger bag resultaterne 73 kommuner har indtastet data om henvendelsestal på KL s Digitale Landkort. 83 har besvaret

Læs mere

35. Ældre kan og vil selv - samlet plan for implementering og status på ældrepolitik

35. Ældre kan og vil selv - samlet plan for implementering og status på ældrepolitik 35. Ældre kan og vil selv - samlet plan for implementering og status på ældrepolitik Sundheds- og Omsorgsudvalget 1. besluttede, at de i sagen beskrevne elementer foreløbigt udgør et samlet plangrundlag

Læs mere

Borgerservice og administration opfølgning på indsatsområder 2011

Borgerservice og administration opfølgning på indsatsområder 2011 Borgerservice og administration opfølgning på indsatsområder 2011 2. Indsatsområder under Økonomiudvalget 2.1 Rekruttere, fastholde og udvikle de rigtige medarbejdere Det er afgørende at kunne rekruttere,

Læs mere

B U S I N E S S C AS E F O R P R O J E K T O PT IM E R IN G AF D I G IT AL P O S T O G F J E R N P R I N T

B U S I N E S S C AS E F O R P R O J E K T O PT IM E R IN G AF D I G IT AL P O S T O G F J E R N P R I N T B U S I N E S S C AS E F O R P R O J E K T O PT IM E R IN G AF D I G IT AL P O S T O G F J E R N P R I N T 1. Ledelsesresumé Projektet om Digital post og fjernprint har fokus på at understøtte anvendelse

Læs mere

DUBU (Digitalisering Udsatte Børn og Unge) DHUV (Digitalisering af Handicap og Udsatte-Voksne)

DUBU (Digitalisering Udsatte Børn og Unge) DHUV (Digitalisering af Handicap og Udsatte-Voksne) Myndighedsafdelingen Helle Støve DUBU (Digitalisering Udsatte Børn og Unge) DHUV (Digitalisering af Handicap og Udsatte-Voksne) Business case for DUBU og afsæt for DHUV 1 INDLEDNING... 1 2 FORMÅL... 1

Læs mere

Titel: Gribskov Kommune Kanal- og servicestrategi 2012-2015 Resumé:

Titel: Gribskov Kommune Kanal- og servicestrategi 2012-2015 Resumé: Evt. sorteringsnøgle: Placering:Digitaliseringsprogram (er flyttet til ny projektdb)» SPOR» Kanal- og servicestrategi» Titel: Gribskov Kommune Kanal- og servicestrategi 2012-2015 Resumé: Type: Dokument

Læs mere

KANAL- OG SERVICESTRATEGI 2011-2015 KANAL- OG SERVICESTRATEGI KANAL- OG SERVICESTRATEGI 2011-2015 KANAL- OG

KANAL- OG SERVICESTRATEGI 2011-2015 KANAL- OG SERVICESTRATEGI KANAL- OG SERVICESTRATEGI 2011-2015 KANAL- OG 2011-2015 KANAL- OG SERVICESTRATEGI KANAL- OG SERVICESTRATEGI 2011-2015 KANAL- OG KANAL- OG SERVICESTRATEGI 2011-2015 KANAL- OG SERVICESTRATEGI KANAL- OG SERVICESTRATEGI 2011-2015 KANAL- OG KANAL- OG SERVICESTRATEGI

Læs mere

Den digitale Skoleforvaltning

Den digitale Skoleforvaltning Den digitale Skoleforvaltning Forvaltningsledelsen i Skoleforvaltningen har godkendt, der udarbejdes kommissorium for projektgruppe til opdere og samle Skoleforvaltningens stregier for arbejde med it i

Læs mere

Ikast-Brande Kommune Vision for digitalisering og velfærdsteknologi

Ikast-Brande Kommune Vision for digitalisering og velfærdsteknologi Ikast-Brande Kommune Vision for digitalisering og velfærdsteknologi 2016-2020 Godkendt af byrådet den 13.03.2017 Indhold Indledning... 3 Vision... 3 Strategiske fokuspunkter Digital kultur, kompetence

Læs mere

Forslag til prioritering af fast gennemgående projektledelse, samt indhold af opgaven.

Forslag til prioritering af fast gennemgående projektledelse, samt indhold af opgaven. Bilag 3 og 4 vedr. gennemførelse af effektiviserings og digitaliseringsopgaven 2012 til og med Forslag til prioritering af fast gennemgående projektledelse, samt indhold af opgaven. Dette bilag indeholder

Læs mere

24-03-2014. Til direktionen KFF. Sagsnr. 2014-0059806. Kommissorium for Borgerkontakt og Digital Innovation. Dokumentnr.

24-03-2014. Til direktionen KFF. Sagsnr. 2014-0059806. Kommissorium for Borgerkontakt og Digital Innovation. Dokumentnr. KØBENHAVNS KOMMUNE Københavns Borgerservice Frontoffice NOTAT Til direktionen KFF Kommissorium for Borgerkontakt og Digital Innovation Borgerne, brugerne, tilflytterne og turisterne Hver dag har vores

Læs mere

Effektiv digitalisering. - Digitaliseringsstyrelsens strategi 2012-2015. April 2012

Effektiv digitalisering. - Digitaliseringsstyrelsens strategi 2012-2015. April 2012 April 2012 Effektiv digitalisering - Digitaliseringsstyrelsens strategi 2012-2015 Baggrund Danmark står med væsentlige økonomiske udfordringer og en demografi, der betyder færre på arbejdsmarkedet til

Læs mere

Temadag om den nye fælleskommunale handlingsplan Velkommen. Pia Færch og Søren F. Bregenov Digitalisering og Borgerbetjening, KL

Temadag om den nye fælleskommunale handlingsplan Velkommen. Pia Færch og Søren F. Bregenov Digitalisering og Borgerbetjening, KL Temadag om den nye fælleskommunale handlingsplan Velkommen Pia Færch og Søren F. Bregenov Digitalisering og Borgerbetjening, KL INDSÆT EMNE INDSÆT TITEL DAGENS PROGRAM INITIATIVER I DEN FÆLLESKOMMUNALE

Læs mere

Vision og strategi for DIGITALISERING & VELFÆRDSTEKNOLOGI for SÆH-forvaltningen

Vision og strategi for DIGITALISERING & VELFÆRDSTEKNOLOGI for SÆH-forvaltningen Vision og strategi for DIGITALISERING & VELFÆRDSTEKNOLOGI for SÆH-forvaltningen 2016-2020 VISION PERSPEKTIVER OVERORDNEDE MÅL ORGANISERING ROLLER OG ANSVAR INDSATSER BAGGRUND I Hjørring Kommune vil vi

Læs mere

Digitaliseringsstrategi

Digitaliseringsstrategi Dragør Kommune, november 2015 Digitaliseringsstrategi UDKAST Dragør Kommune 2016 2020 1 Indholdsfortegnelse 1. Indledning...3 2. Fællesoffentligt samarbejde om digitalisering - infrastrukturen...5 3. Borgerbetjening

Læs mere

Henvendelser til og fra kommunen - Kanalstrategi

Henvendelser til og fra kommunen - Kanalstrategi Henvendelser til og fra kommunen - Kanalstrategi December 2013 Henvendelser til og fra kommunen - Kanalstrategi Kommunikationen med borgere, virksomheder og foreninger i Halsnæs Kommune er et vigtigt

Læs mere

Hillerød Kommunes Kanalstrategi 2014-2018

Hillerød Kommunes Kanalstrategi 2014-2018 Hillerød Kommunes Kanalstrategi 2014-2018 Forord Hillerød Kommunes Kanal- og Servicestrategi er en samlet strategi for kommunikation mellem kommune og borgere, virksomheder og foreninger. Service over

Læs mere

Strategi for innovation og velfærdsteknologi i Sundhed & Omsorg, Esbjerg Kommune

Strategi for innovation og velfærdsteknologi i Sundhed & Omsorg, Esbjerg Kommune Strategi for innovation og velfærdsteknologi i Sundhed & Omsorg, Esbjerg Kommune 1 Udfordringer Esbjerg Kommunes servicetilbud vil i stigende grad blive udfordret i de kommende år. Vi vil blive mødt med

Læs mere

Fælleskommunal digitaliseringsstrategi

Fælleskommunal digitaliseringsstrategi Fælleskommunal digitaliseringsstrategi Projektbeskrivelse 1.1: Obligatorisk digital service KL, September 2011 Baggrund Hvert år håndterer kommunerne mange millioner ind- og udgående henvendelser. Håndtering

Læs mere

BILAG 3. AUTOMATISERET POSTSORTERING

BILAG 3. AUTOMATISERET POSTSORTERING BILAG 3. AUTOMATISERET POSTSORTERING Forslagets titel: Kort resumé: Der søges om midler fra: Fremstillende forvaltning: Berørte forvaltninger: Automatiseret postsortering I Økonomiforvaltningen modtages

Læs mere

Potentialeafklaring - Lønadministrationen.

Potentialeafklaring - Lønadministrationen. Potentialeafklaring - Lønadministrationen. 1. Organisering og opgaver a. Organisering Opgaven med Løn- og personaleadministration, samt afregninger/afstemninger og hjemtagelse af refusioner ligger i dag

Læs mere

Digitaliseringsstrategi

Digitaliseringsstrategi gladsaxe.dk Digitaliseringsstrategi 2015-2018 Gladsaxe Kommune er med stor fart i gang med at forandre og effektivisere opgaveløsningen og skabe mere velfærd for borgerne ved at udnytte mulighederne gennem

Læs mere

01-01-2013 31-12-2013 Politisk udvalg: Økonomiudvalg

01-01-2013 31-12-2013 Politisk udvalg: Økonomiudvalg App camp 01-01-2013 31-12-2013 Politisk udvalg: Økonomiudvalg Med introduktionen af smartphones og tablets er det muligt at udvikle små programmer, Apps (applikationer), som kan forenkle arbejdsgange for

Læs mere

ANSØGNINGSSKEMA FÆLLES PULJE

ANSØGNINGSSKEMA FÆLLES PULJE ANSØGNINGSSKEMA FÆLLES PULJE INITIATIVETS TITEL: Vikærgården det papirløse omsorgshotel 1. ANSØGERE OG SAMARBEJDSPARTNERE Ansøger (projektansvarlig): Navn: Alice Jensen E-mail: alije@aarhus.dk Telefon:

Læs mere

N O TAT. Inspiration til en strategi for effektivisering

N O TAT. Inspiration til en strategi for effektivisering N O TAT Inspiration til en strategi for effektivisering En politisk vedtaget strategi for effektivisering giver et godt afsæt for kommunalbestyrelsens arbejde med at skabe økonomisk råderum. Strategien

Læs mere

Digital post og fjernprint i Aftale for kommunernes økonomi for 2013

Digital post og fjernprint i Aftale for kommunernes økonomi for 2013 Digital post og fjernprint i Aftale for kommunernes økonomi for 2013 Hvorfor en fællesoffentlig aftale? Grundlæggende skal den nuværende papirbårne portobaserede post i størst mulige omfang udfases til

Læs mere

Flyt borgerne - fra skranke til pc Lyngby-Taarbæk Kommunes strategi for mere effektiv og fleksibel borgerkommunikation

Flyt borgerne - fra skranke til pc Lyngby-Taarbæk Kommunes strategi for mere effektiv og fleksibel borgerkommunikation Indhold Flyt borgerne - fra skranke til pc Lyngby-Taarbæk Kommunes strategi for mere effektiv og fleksibel borgerkommunikation Indledning s. 2 Visionen for Lyngby-Taarbæk Kommunes betjening af borgere

Læs mere

PLAN OG UDVIKLING GIS-STRATEGI 2012-2016

PLAN OG UDVIKLING GIS-STRATEGI 2012-2016 PLAN OG UDVIKLING GIS-STRATEGI 2012-2016 Indhold 1 INDLEDNING 3 2 STRATEGIGRUNDLAGET OG HANDLINGSPLAN 5 3 VISION 6 4 PEJLEMÆRKER OG PRINCIPPER 8 4.1 TEKNOLOGI 8 4.1.1 Principper 8 4.2 KOMMUNIKATION 9 4.2.1

Læs mere

Fælleskommunal digitaliseringsstrategi

Fælleskommunal digitaliseringsstrategi Fælleskommunal digitaliseringsstrategi Projektbeskrivelse 1.6: Optimering af Digital Post og Fjernprint KL, September 2011 Baggrund Kommunerne er i 2010 begyndt at levere breve til Digital Post. Den fællesoffentlige

Læs mere

Fælleskommunal digitaliseringsstrategi

Fælleskommunal digitaliseringsstrategi Fælleskommunal digitaliseringsstrategi Projektbeskrivelse 1.2: Effektiv digital selvbetjening KL, September 2011 Baggrund Hvert år håndterer kommunerne mange millioner ind- og udgående henvendelser. Håndtering

Læs mere

Digitaliseringsstrategi

Digitaliseringsstrategi Digitaliseringsstrategi Godkendt i xx den xx.xx.2010 Digitalisering i Viborg Kommune skal understøtte en helhedsorienteret og effektiv service over for borgere og virksomheder effektivisere de kommunale

Læs mere

It redegørelse foråret 2014

It redegørelse foråret 2014 #BREVFLET# Click here to enter text. It redegørelse foråret 2014 Til Indtast til Kopi til Indtast Kopi til Fra Erik Balk Mouritsen Sagsnr./Dok.nr. 2014-16002/2014-113514 IT-afsnittet SK Skoleforvaltningen

Læs mere

1 Strategi for Danmarks Domstole 2011. 2 Indsatser 2011

1 Strategi for Danmarks Domstole 2011. 2 Indsatser 2011 1 Strategi for Danmarks Domstole 2011 Danmarks Domstole har til opgave at udøve dømmende myndighed og løse hertil knyttede opgaver, herunder skifteret, fogedret, tinglysning og administration. Domstolsstyrelsen

Læs mere

07-06-2012. Til Økonomiudvalget. Sagsnr. 2012-73032. Foranalyse om nyt økonomisystem. Dokumentnr. 2012-442302

07-06-2012. Til Økonomiudvalget. Sagsnr. 2012-73032. Foranalyse om nyt økonomisystem. Dokumentnr. 2012-442302 Koncernservice Koncernadministration NOTAT Til Økonomiudvalget Foranalyse om nyt økonomisystem I det følgende gives en status på foranalysen vedrørende nyt økonomisystem. Foranalysen er gennemført i foråret

Læs mere

Besøgspakker i hjemmeplejen. Evaluering af pilotprojekt om besøgspakker i Frederiksberg Kommune

Besøgspakker i hjemmeplejen. Evaluering af pilotprojekt om besøgspakker i Frederiksberg Kommune Besøgspakker i hjemmeplejen Evaluering af pilotprojekt om besøgspakker i Frederiksberg Kommune April 2015 Indhold 1. Baggrund... 3 2. Formål... 3 3. Involverede borgere og medarbejdere... 4 4. Pilotprojektets

Læs mere

Ældre- og Handicapforvaltningen, Aalborg Kommune Aalborg på Forkant Innovativ udvikling i sundhed og velfærd. Forundersøgelse. Aalborg på Forkant

Ældre- og Handicapforvaltningen, Aalborg Kommune Aalborg på Forkant Innovativ udvikling i sundhed og velfærd. Forundersøgelse. Aalborg på Forkant Forundersøgelse - bedre sundhed og mere omsorg og pleje for færre ressourcer Udvikling af innovative sundheds- og velfærdsløsninger i Ældre- og Handicapforvaltningen i Aalborg Kommune 1 Indholdsfortegnelse

Læs mere

KANALSTRATEGI Fredensborg Kommune 2012-2015 1

KANALSTRATEGI Fredensborg Kommune 2012-2015 1 KANALSTRATEGI Fredensborg Kommune 2012-2015 1 1. Formål og baggrund Fredensborg Kommunes kanalstrategi er en tværgående strategi, der angiver målsætninger for, hvilke kanaler 1 vi benytter og hvordan vi

Læs mere

Allerød Kommune Job- og personprofil for it-chef

Allerød Kommune Job- og personprofil for it-chef Allerød Kommune Job- personprofil for it-chef Allerød Kommune søger en ny it-chef. Om Allerød Kommune Allerød Kommune har i dag ca. 24.500 indbyggere, flere er på vej. Kommunen ligger centralt i Nordsjælland,

Læs mere

LOKAL OG DIGITAL ET SAMMENHÆNGENDE DANMARK

LOKAL OG DIGITAL ET SAMMENHÆNGENDE DANMARK LOKAL OG DIGITAL ET SAMMENHÆNGENDE DANMARK Henriette Günther Sørensen, KL Fagligt forum for 7-arkivernes medarbejdere 14. september 2016 Fælles vision for digitalisering Det fælleskommunale arbejde med

Læs mere

Digitaliserings- og Kanalstrategi

Digitaliserings- og Kanalstrategi Direktionssekretariatet Digitaliserings- og Kanalstrategi Oktober 2014 Indholdsfortegnelse 1. Indledning og baggrund... 2 1.1 ROLLER OG OPGAVEFORDELING... 2 1.2 DIGITAL POST OG OBLIGATORISK SELVBETJENING...

Læs mere

Ny fælleskommunal digitaliseringsstrategi 2016-2020 v. Pia Færch, kontorchef, KL

Ny fælleskommunal digitaliseringsstrategi 2016-2020 v. Pia Færch, kontorchef, KL Ny fælleskommunal digitaliseringsstrategi 2016-2020 v. Pia Færch, kontorchef, KL Vision En decentralt funderet offentlige sektor, der på en gang yder og faciliterer nær og tilgængelig, sammenhængende og

Læs mere

Udrulning af IT-værktøjer i Kontanthjælpsreformen. Projektleder Karen Zacchi/STAR

Udrulning af IT-værktøjer i Kontanthjælpsreformen. Projektleder Karen Zacchi/STAR Udrulning af IT-værktøjer i Kontanthjælpsreformen Projektleder Karen Zacchi/STAR Præsentation Projektleder ekstern konsulent: Karen L. Zacchi Kontoret for Digitalisering og Support (DOS) Kontanthjælpsreformen

Læs mere

B U S I N E S S C AS E : K OM M U N AL E H J E M M E S I D E R B R U G E R T E K ST E R FR A B O R G E R. D K

B U S I N E S S C AS E : K OM M U N AL E H J E M M E S I D E R B R U G E R T E K ST E R FR A B O R G E R. D K B U S I N E S S C AS E : K OM M U N AL E H J E M M E S I D E R B R U G E R T E K ST E R FR A B O R G E R. D K 1. Ledelsesresumé Projekt understøtter ambitionerne for digital kommunikation mellem borger

Læs mere

3.1a Initiativbeskrivelse

3.1a Initiativbeskrivelse KL Social-, Børne- og Integrationsministeriet Økonomi- og Indenrigsministeriet Finansministeriet 3.1a Initiativbeskrivelse Hjælp til løft Målsætning Tunge løft, som fører til fysisk nedslidning af de ansatte,

Læs mere

Den gode kanalstrategi

Den gode kanalstrategi Den gode kanalstrategi altid på vej. v/birgitte Hjelm Paulsen e2015-projektleder Odense Kommune 1 Tidligere var alle kanaler åbne det er (muligvis) god service men er det effektivt? Digital informationssøgning

Læs mere

MINIUDGAVE AF DIGITALISERINGS- POLITIKKEN

MINIUDGAVE AF DIGITALISERINGS- POLITIKKEN MINIUDGAVE AF DIGITALISERINGS- POLITIKKEN 2014-17 Visionen Visionen for politikken er: DETTE ER EN KORT GENNEMGANG AF DIGITALISERINGSPOLITIKKENS FORMÅL, OPBYGNING OG INDHOLD, SOM SKAL ANSES SOM ET SUPPLEMENT

Læs mere

Strategi for Hjemmesygeplejen

Strategi for Hjemmesygeplejen Velfærd og Sundhed Sundhed og Omsorg Sagsnr.29.18.00-P05-1-14 Sagsbehandlere: TC/ MSJ Dato: 3. maj 2016 Strategi for Hjemmesygeplejen Sundhed og Omsorg 2016-2020 1 Indledning Sygeplejeområdet i Horsens

Læs mere

Projektet er en del af den fælles kommunale digitaliseringsstrategi.

Projektet er en del af den fælles kommunale digitaliseringsstrategi. N OTAT Den 7. november 2013 Business case for projekt vedr. digital byggesagsbehandling Sags ID: 1728511 Dok.ID: 1728511 AKP@kl.dk Direkte 3370 3241 Mobil 2215 8678 1. Ledelsesresumé Projektet om digital

Læs mere

STRATEGIENS SAMMENHÆNG

STRATEGIENS SAMMENHÆNG Godkendt af kommunalbestyrelsen den. 18.april 2012 1 Indholdsfortegnelse 1. INDLEDNING 3 Modernisering og effektivisering af den kommunale service 3 2. STRATEGIENS SAMMENHÆNG 4 3. STRATEGISKE INDSATSER

Læs mere

Skoleforvaltningen fremsender it redegørelse til Skoleudvalgets orientering. Jan Nymark Thaysen (V) og Per Clausen (Ø) var fraværende.

Skoleforvaltningen fremsender it redegørelse til Skoleudvalgets orientering. Jan Nymark Thaysen (V) og Per Clausen (Ø) var fraværende. Punkt 6. IT redegørelse. 2011-30002. Skoleforvaltningen fremsender it redegørelse til Skoleudvalgets orientering. Jan Nymark Thaysen (V) og Per Clausen (Ø) var fraværende. Sagsbeskrivelse Denne redegørelse

Læs mere

Resume ABT-projekt Optimering af besøgsplanlægning

Resume ABT-projekt Optimering af besøgsplanlægning Resume ABT-projekt Optimering af besøgsplanlægning Kort om indhold: Socialstyrelsen gennemfører i årene 2011-2012 et demonstrationsprojekt, der skal vurdere det tidsmæssige potentiale forbundet med at

Læs mere

Programbeskrivelse - Sammenhængende Digital Borgerservice. 1. Formål og baggrund NOTAT

Programbeskrivelse - Sammenhængende Digital Borgerservice. 1. Formål og baggrund NOTAT Programbeskrivelse - Sammenhængende Digital Borgerservice 1. Formål og baggrund Den digitale service skal gøre det lettere at være borger og virksomhed i Danmark. De skal opleve nærhed og sammenhæng i

Læs mere

Erhvervsudvalget 2009-10 ERU alm. del Bilag 47 Offentligt. Bilag. Økonomi- og Erhvervsministeriet. København, den 9. november 2009.

Erhvervsudvalget 2009-10 ERU alm. del Bilag 47 Offentligt. Bilag. Økonomi- og Erhvervsministeriet. København, den 9. november 2009. Erhvervsudvalget 2009-10 ERU alm. del Bilag 47 Offentligt Bilag Økonomi- og Erhvervsministeriet. København, den 9. november 2009. a. Økonomi- og Erhvervsministeriet anmoder om Finansudvalgets tilslutning

Læs mere

BILAG 1 KRAVSPECIFIKATION ØKONOMI OG LØN

BILAG 1 KRAVSPECIFIKATION ØKONOMI OG LØN BILAG 1 KRAVSPECIFIKATION ØKONOMI OG LØN VEJLEDNING Kravspecifikationen af de udbudte løn-, personale og økonomisystemer udgøres af: Bilag 1 kravspecifikation A (fælles) Bilag 1 kravspecifikation B (løn)

Læs mere

Kanalstrategi 2.0. Aarhus Kommune 2013-2017

Kanalstrategi 2.0. Aarhus Kommune 2013-2017 Kanalstrategi 2.0 Aarhus Kommune 2013-2017 Aarhus Kommune November 2013 Indhold Formål...3 Visionen...3 Tværgående mål...3 A. Digitalisering... 3 B. Organisering... 4 C. Dokumentation og ledelsesinformation...

Læs mere

Handleplan for it-uvante borgere på Social-, Sundheds- og Arbejdsmarkedsområdet

Handleplan for it-uvante borgere på Social-, Sundheds- og Arbejdsmarkedsområdet Handleplan for it-uvante borgere på Social-, Sundheds- og Arbejdsmarkedsområdet 9. oktober 2014 Sagsbeh: Meno03 Arbejdsgange og Teknologi Social-, Sundhed- og Arbejdsmarkedsområdet 1. Formål med planen

Læs mere

DIREKTIONENS STRATEGIPLAN

DIREKTIONENS STRATEGIPLAN DIREKTIONENS STRATEGIPLAN INDLEDNING Direktionens strategiplan angiver den overordnede retning for Direktionens arbejde i 2015 og 2016. Direktionen har arbejdet med emnet hen over efteråret for at afklare

Læs mere

Digitaliseringsstrategi 2015 2017

Digitaliseringsstrategi 2015 2017 KØBENHAVNS KOMMUNE Sundheds- og Omsorgsforvaltningen Center for HR DIGITALISERINGS- STRATEGI Digitaliseringsstrategi 2015 2017 Bedre sundhed og sammenhæng for Københavns borgere Digitalisering er et af

Læs mere

Jobcentrets VITAS business case

Jobcentrets VITAS business case Jobcentrets VITAS business case Lavet med udgangspunkt i en kommune med 50-80.000 borgere 15. december 2015 Jobcenter business casens indhold Formål med jobcenter business casen og STAR anbefaling Side

Læs mere

Digitalisering af vidensdeling

Digitalisering af vidensdeling Digitalisering af vidensdeling Baggrund Frederikshavn Kommune ønskede en bedre integration mellem intranettet og det elektroniske sags- og dokumenthåndteringssystem, så det blev nemmere at vidensdele og

Læs mere

Digitaliseringsstrategi for Norddjurs Kommune

Digitaliseringsstrategi for Norddjurs Kommune Digitaliseringsstrategi for Norddjurs Kommune 2016-2020 1 1. Indledning Danmark fik sin første digitaliseringsstrategi for den offentlige sektor i 2001. Staten, regionerne og kommunerne har siden i fællesskab

Læs mere

Emne Status på det kanalstrategiske arbejde i Socialforvaltningen Socialudvalget Kopi til Erik Kaastrup-Hansen Aarhus Kommune

Emne Status på det kanalstrategiske arbejde i Socialforvaltningen Socialudvalget Kopi til Erik Kaastrup-Hansen Aarhus Kommune Notat Emne Status på det kanalstrategiske arbejde i Socialforvaltningen Til Socialudvalget Kopi til Erik Kaastrup-Hansen Aarhus Kommune Den 2. april 2013 Resumé Dette notat gør status på Socialforvaltningens

Læs mere

2. forventet regnskab - Serviceudgifter

2. forventet regnskab - Serviceudgifter Servicerammeneutral skema 2. forventet regnskab - Serviceudgifter Udvalg / Aktivitet / Opgave U/I Regnskab 14 i 15-priser Opr. Budget Ompl. TB Budget Magistraten (inkl. modposter på andre udvalg) U 698.654

Læs mere

Notat. Modtager(e): Den tværgående chefgruppe

Notat. Modtager(e): Den tværgående chefgruppe Notat Modtager(e): Den tværgående chefgruppe Lokal løndannelse Økonomiudvalget har på sit møde den 30. november 2011 haft en temadrøftelse om lokal løndannelse. De tilkendegav, at det er vigtigt, at der

Læs mere

04-05-2015. Til Økonomiforvaltningen. Sagsnr. 2015-0002378. Dokumentnr. 2015-0002378-1

04-05-2015. Til Økonomiforvaltningen. Sagsnr. 2015-0002378. Dokumentnr. 2015-0002378-1 KØBENHAVNS KOMMUNE Sundheds- og Omsorgsforvaltningen Center for administration NOTAT Til Økonomiforvaltningen Status på fokuspunkterne for forvaltningens arbejde for bedre sagsbehandling mv. Baggrund Sundheds-

Læs mere

Arbejdsmarkeds- og Uddannelsesudvalget

Arbejdsmarkeds- og Uddannelsesudvalget Arbejdsmarkeds- og Uddannelsesudvalget Effektiviseringsforslag, Arbejdsmarkeds- og Uddannelsesudvalget Nummer Beskrivelse SER/OVF 2016 2017 2018 2019 AUU01 Vækst og jobskabelse på Frederiksberg - løntilskudsordningen

Læs mere

Digitaliseringsstrategi

Digitaliseringsstrategi Dragør Kommune, november 2015 Justeret november 2016 Digitaliseringsstrategi UDKAST TIL OPDATERING Dragør Kommune 2016 2020 1 Indholdsfortegnelse 0. Forord...3 1. Indledning...3 2. Fællesoffentligt samarbejde

Læs mere

Digitaliseringsstrategi for Nordfyns Kommune for årene 2011-2015

Digitaliseringsstrategi for Nordfyns Kommune for årene 2011-2015 Digitaliseringsstrategi for Nordfyns Kommune for årene 2011-2015 Sagsnummer: 480-2011-10070 Dokumentnummer: 480-2011-163055 Afdeling: Borgmesterkontoret Udarbejdet af: Gunner Andersen 1 Indhold 2 Indledning

Læs mere

Overgang til obligatorisk digital kommunikation i den danske offentlige sektor Selvbetjening på Udbetaling Danmarks områder.

Overgang til obligatorisk digital kommunikation i den danske offentlige sektor Selvbetjening på Udbetaling Danmarks områder. Overgang til obligatorisk digital kommunikation i den danske offentlige sektor på Udbetaling Danmarks områder November 1 Om dette materiale Denne powerpointpræsentation er udarbejdet af Boston Consulting

Læs mere

01-01-2015 31-12-2018 Politisk udvalg: Teknik- og miljøudvalg Målsætningtype: Fagområde Fagområde:

01-01-2015 31-12-2018 Politisk udvalg: Teknik- og miljøudvalg Målsætningtype: Fagområde Fagområde: Klimaindsats 01-01-2015 31-12-2018 Politisk udvalg: Teknik- og miljøudvalg Klima og energiarbejdet er drevet af et lokalt politisk ønske om, at arbejde for en bedre forsyningssikkerhed og at mindske sårbarheden

Læs mere

Velfærd gennem digitalisering

Velfærd gennem digitalisering Velfærd gennem digitalisering Sorø Kommunes Strategi for velfærdsteknologi og digitalisering 2011 2016 1. Indledning Strategi for velfærdsteknologi og digitalisering er udarbejdet i 2011 over en periode

Læs mere

Programbeskrivelse. 2.1 Program for velfærdsteknologi Formål og baggrund

Programbeskrivelse. 2.1 Program for velfærdsteknologi Formål og baggrund Programbeskrivelse 2.1 Program for velfærdsteknologi 2017-2020 1. Formål og baggrund Formål Programmet skal sikre en strategisk udvikling af det velfærdsteknologiske område ved at opsamle viden, koordinere

Læs mere

Tværgående effektiviseringsforslag budget 2013 2016

Tværgående effektiviseringsforslag budget 2013 2016 Tværgående effektiviseringsforslag budget 2013 2016 Nr. Effektiviseringsforslag [Hele 1.000 kr.] Tværgående effektiviseringsforslag År 2013 Effektivisering TV 1 Hjemmearbejdspladser 300 X TV 2 Kørselskontor

Læs mere

Svendborg Kommune Digitaliseringsstrategi 2012 2015

Svendborg Kommune Digitaliseringsstrategi 2012 2015 Svendborg Kommune Digitaliseringsstrategi 2012 2015 Digitaliseringsstrategi hvorfor gør vi det I dag er de mobile platforme en naturlig del af vores hverdag. Tablets, smartphones, bærbare pc er er med

Læs mere

P U L J E T I L L Ø F T A F Æ L D R E O M R Å D E T

P U L J E T I L L Ø F T A F Æ L D R E O M R Å D E T P U L J E T I L L Ø F T A F Æ L D R E O M R Å D E T FINANSLOVSAFTALEN 2014 I Finanslovsaftalen for 2014 er der afsat 1 mia. kr. til et varigt løft til ældreområdet. Tønder Kommunes andel af det samlede

Læs mere

BUSINESS CASE. Smarte investeringer i kernevelfærden. 1. Forslagets samlede økonomiske konsekvenser 1.000 kr. 2017 p/l Styring sområde

BUSINESS CASE. Smarte investeringer i kernevelfærden. 1. Forslagets samlede økonomiske konsekvenser 1.000 kr. 2017 p/l Styring sområde Bilag 4 BUSINESS CASE Smarte investeringer i kernevelfærden Forslagets titel: Kort resumé: Fremstillende forvaltning: Brugerne som medskabere Digital Historie & Kunst Flere brugere af kommunens historiske

Læs mere

Implementering af straxen i Sorø Kommunes Borgerservicecenter

Implementering af straxen i Sorø Kommunes Borgerservicecenter Implementering af straxen i Sorø Kommunes Borgerservicecenter v/bodil Thomsen, Borgerservice & IT chef, KTCs årsmøde Fredag den 21. september 2012 Udgangspunktet s Borgerservicecenter efteråret 2009 Kontanthjælp

Læs mere

Opfølgning på drifts- og udviklingsaftale 2014

Opfølgning på drifts- og udviklingsaftale 2014 Opfølgning på drifts- og udviklingsaftale 014 Institution: Bo og beskæftigelsescentret Vejen. - Dagcentret Kærhøj - Værkstedet Elemegade - Vejen støttecenter - Nørregadehus 73 - Nørregadehus 75 Nr. Målsætning

Læs mere

F remtidens Digital Post

F remtidens Digital Post F remtidens Digital Post Kommunale input til videreudvikling af Digital Post Anvendelse af Digital Post er en central del af udviklingen af den offentlige service. Derfor er det vigtigt, at kravene til

Læs mere