APOTO projektet. Introduktion Anskaffelse og drift af IT system til sygehusapotekerne i Danmark. Amgros Dampfærgevej 22, 2100 København Ø

Transkript

1 Amgros I/S Dampfærgevej 22 DK-2100 København Ø Tel: Fax: august 2010 APOTO projektet Introduktion Anskaffelse og drift af IT system til sygehusapotekerne i Danmark Amgros Dampfærgevej 22, 2100 København Ø Yderligere information forventes til rådighed primo oktober 2010.

2 Indhold 1. Virksomhed Sygehusapotekernes arbejdsområder Struktur i sygehusapotekerne (SA) Verden omkring sygehusapotekernes ERP systemer Målsætning for apotekernes ERP system Virksomhedens processer Værdikæde og delprocesser IT Arkitektur og tilhørende it services Forhold vedrørende integrationer til lokale og centrale applikationer og data Forhold vedrørende brugere, netværk og klienter Forhold vedrørende drift, IT processer og governance Side 2 af 11

3 Denne introduktion til anskaffelse og drift af IT system til sygehusapotekerne i Danmark giver en kort, overordnet indføring i den udbudte opgaver og omfatter: Virksomheden, som løsningen skal omfatte, De forretningsprocesser som ønskes omfattet af løsningen Forhold omkring IT arkitektur med tilhørende services Forventede implementeringsforløb De enkelte områder bliver mere indgående behandlet i de enkelte dele af kravspecifikationen. 1. Virksomhed 1.1 Sygehusapotekernes arbejdsområder Sygehusapotekerne er beskæftiget inden for fire hovedområder: Logistik og lægemiddeldistribution Sygehusapotekerne leverer lægemidler til sygehusene. Det stiller krav til sygehusapotekernes logistik, så afdelingerne har lægemidlerne, når der er brug for dem. Ved koordinering af indkøb dels lokalt, dels på landsplan gennem Amgros, er det muligt at opnå fordelagtige priser. Klinisk farmaci Klinisk farmaci er sikring af optimal og rationel brug af lægemidler til gavn for patient og samfund ved et samarbejde mellem farmaceuter, andre sundhedsprofessionelle og patienten selv. Klinisk farmaci omfatter en række opgaver, hvor sygehusapotekerne informerer og rådgiver om lægemidler. Opgaverne løses i samarbejde med sygehusledelse, personale på sygehusafdelinger eller i direkte dialog med den enkelte patient.. Som eksempler på ydelser kan nævnes nyhedsbreve, udarbejdelser af vejledninger i samarbejde med de kliniske afdelinger, information via internettet samt medicingennemgang. Lægemiddelproduktion Sygehusapotekerne i Danmark producerer en del af de lægemidler, der bruges på sygehusene. Det drejer sig specielt om infusions- og injektionsvæsker, men også om særlige lægemidler, der fortrinsvis bruges i små mængder for eksempel til børn. Produktionen af lægemidler på sygehusapotekerne foregår med høje krav til kvalitet, sikkerhed og hygiejne. Side 3 af 11

4 Sygehusapotekerne blander lægemidler, så de er klar til brug. Denne serviceproduktion omfatter blandt andet lægemidler, der doseres individuelt til kræftbehandling. Kvalitetssikring Sygehusapotekerne opbygger og vedligeholder systemer, der sikrer kvaliteten af sygehusapotekernes produktion og andre ydelser. Kvalitetssikringen kan række helt ud på sygehusafdelingerne og dermed være med til at sikre kvaliteten i brugen af lægemidler. Amgros har en central rolle i forhold til IT på sygehusapotekerne Amgros er et interessentskab ejet af Regionerne. Interessentskabets formål er inden for rammerne af sundhedslovens 78, stk. 3, at drive indkøbsvirksomhed indenfor sundhedsområdet med henblik på videresalg til dets interessenter og andre offentlige myndigheder eller offentlige organer. Interessentskabet er formidler af et samarbejde om produktion af og samhandel med sygehusapotekernes egne farmaceutiske produkter. Interessentskabet kan rådgive, herunder via uddannelsesaktiviteter og konsulentvirksomhed. Interessentskabet kan udvikle, administrere og drive it-systemer. Interessentskabet kan varetage formidlingsopgaver over for interessenterne/ deres sygehusapoteker i relation til distribution, logistik, indkøb, udbud og handel 1.2 Struktur i sygehusapotekerne (SA) Strukturen i sygehusapotekerne (SA) i Danmark er under forandring. Tidligere havde hvert sygehus sit eget SA, men apotekerne er gennem tiden slået sammen til større enheder. Konsolideringen forventes at fortsætte. SA strukturen varierer indenfor hver region Side 4 af 11

5 Der er i alt ca 1400 medarbejdere på sygehusapotekerne, heraf godt 1000 brugere af det nuværende system. Hertil kommer kunder, der anvender online-systemer til registrering af ordrer. På SAMnet.dk er der mulighed for at klikke sig ind på hvert enkelt apotek og søge yderligere oplysninger. SAMnet er samarbejdsplatform for sygehusapotekerne i Danmark og Amgros. 1.3 Verden omkring sygehusapotekernes ERP systemer Sygehusapotekernes ERP system skal fungere i krydsfeltet mellem en lang række andre systemer. I det nuværende set-up samarbejder mere end 30 forskellige typer af applikationer, hvoraf flere systemer findes i flere versioner og varianter. Kernesystemet for SA er det nuværende ERP system, der bygger på en Navision platform. Denne Navision løsning har en fælles kerne, men er i øvrigt tilpasset, implementeret og driftet lokalt som 11 uafhængige løsninger 1. Hvert SA har desuden flere lokale applikationer til produktion, lagerstyring og pakning/distribution af medicin. I regi af regionerne findes forskellige økonomisystemer, og væsentlige dele af økonomistyringen (herunder opfølgning på debitorer og kreditorer) ligger ressource- og værktøjsmæssigt uden for SA. 1 Grønland serviceres fra Region Hovedstadens Apotek. Den Kgl. Veterinær- og Landbohøjskole anvender samme grundapplikation som SA, men med andre præparater og visse andre forretningsproceser. Side 5 af 11

6 På sygehusene anvendes elektroniske patientjournaler (EPJ), hvortil lægemiddelsortimentet replikeres, og hvor væsentlige dele af lægemiddelbehovet fremgår via de patientspecifikke ordinationer. Inden for hver region er der 1-3 forskellige patientjournal systemer, hvoraf nogle går igen fra region til region. Amgros driver centralt en række systemer, som via udbud af samlede indkøb af lægemidler etablerer indkøbsaftaler, stiller lægemiddelsortimentet til rådighed for SA, understøtter forecast på indkøb samt håndterer SA indkøb af lægemidler via Amgros i form af gennemfakturering med direkte leveringer til SA. Desuden driver Amgros en SA-fælles datawarehouse løsning. Endelig findes der på regional- og national basis en række systemer som fx. indeholder patientoplysninger og oplysninger om sygehusstrukturer. Potentialet i integration med disse systemer er i dag ikke udnyttet fuldt ud. Den nye løsning ønskes etableret som en fælles løsning baseret på én installation, hvor kompleksiteten i applikationsporteføljen og integrationerne minimeres. Side 6 af 11

7 1.4 Målsætning for apotekernes ERP system APOTO-projektstyregruppens formulerede målsætning for projektet fremgår af de strategiske mål, som er følgende: At understøtte rationelle arbejdsgange i lægemiddelforsyningen At levere stamdata om lægemidler til sygehusenes EPJ-systemer i for at stille et kvalitetssikret datagrundlag til rådighed for ordination og administration af lægemidler At tilvejebringe data om lægemiddelforsyning til intern og ekstern rapportering Sygehusapotekerne skal også i fremtiden kunne: Understøtte rationelle arbejdsgange i lægemiddelforsyningen Levere stamdata om lægemidler til sygehusenes EPJ-systemer for at sikre, at datagrundlag for ordination og administration af lægemidler sker betryggende Tilvejebringe data om lægemiddelforsyning til intern og ekstern rapportering Sygehusapotekerne skal desuden systemmæssigt kunne matche udviklingen hos sygehusene/regionerne. Dette omfatter fx: Organisatorisk udvikling (sammenlægninger, omstruktureringer mv.) Ændring i behandlingsregimer Ændring i sygehusenes arbejdsgange (fx som følge af procesoptimeringsprojekter mv.) Side 7 af 11

8 2. Virksomhedens processer 2.1 Værdikæde og delprocesser Kerne- og støtteprocesser i sygehusapoteket er illustreret i denne figur: Scopet inden for hver hoved- og delproces beskrives i et særskilt bilag. Via Lægemiddelstyrelsen, leverandørerne og Amgros stilles oplysninger om lægemidlerne til rådighed for SA. De enkelte aktører tilføjer oplysninger til varerne; oplysninger som udover sortimentsstruktur og pris også omfatter særlige vilkår for håndtering og anvendelse på sygehusene. Varestrukturen har en vis kompleksitet i form af holdbarhed, paknings- og doseringsstørrelser, opbevarings- og håndteringskrav, styklistestruktur til produktion etc. SA har egenproduktion af visse typer lægemidler, der ikke kan købes hos traditionelle lægemiddelleverandører. Der er tale om både patientspecifikke blandinger og egentlig industriproduktion. Som følge af arbejdet med lægemidler og patientdata er SA underlagt en lang række kvalitets- og sikkerhedskrav. Sygehusene foretager indkøb af lægemidler gennem Amgros samt i enkelte tilfælde via andre kanaler. Der indkøbes også råvarer og emballager til Side 8 af 11

9 produktion af lægemidler. Bestillinger fra sygehusene kommer ind til SA og håndteres som salgsordrer, der plukkes og distribueres til brugerne. I et vist omfang køber sygehusapotekerne lægemidler hos hinanden. Dette gælder både egenproducerede varer og færdigvarer. Dele af denne handel går via Amgros. Endelig er der en mindre samhandel med private apoteker. På denne måde optræder SA også som grossist. Ud over at sælge og levere lægemidler yder SA forskellige former for service til sygehusene i form af farmaceutisk rådgivning og støtte til medicinbestilling, også kaldet medicinservice. Service omfatter også leverancer til hjemmepatienter, der får medicin direkte fra SA på basis af recepter udstedt på sygehuset. Prissætning af lægemidler og serviceydelser varierer fra SA til SA og også mellem forskellige typer af kunder. Følgende figur illustrerer de væsentligste sammenhænge mellem aktørerne i og omkring SA. (Kvalitetssikring, administration, økonomi samt IT støtteprocesser er udeladt af figuren). Uddybning af udvalgte processer (tallene refererer til figuren ovenfor): 1. Varestamdata forberedes i en proces mellem Amgros, lægemiddel leverandøren og SA. Dette sker bl.a. på baggrund af information fra Lægemiddelstyrelsen. Amgros indgår indkøbsaftaler med lægemiddelleverandørerne. SA trækker på Side 9 af 11

10 disse aftaler ved at købe gennem Amgros (gennemfakturering). Den fysiske leverance sker direkte fra leverandørerne til SA lager. 2. Indkøbsafdelingen i SA implementerer sortimentet eget regi, således at varerne kan bestilles, varemodtages og distribueres i de sygehusafdelinger som betjenes af det pågældende SA. 3. I varemodtagelsen gennemføres modtagekontrol. Cross-docking gennemføres i tilfælde af hasteordrer, restordresituationer o.lign. Mange lægemidler har særlige krav til håndtering/opbevaring, styring af udløbstid samt anden kvalitetssikring, som starter i indgående logistik (certifikater, transport, varemodtagelse etc.) 4. På SA gennemføres forskellige former for produktion, herunder serviceproduktion der relaterer sig til specifikke patienter samt mere industrialiseret produktion, som lægges på færdigvarelager. 5. I ekspeditionen modtages ordrer fra de enkelte sygehusafdelinger. Der er tale om såvel generelle lægemiddelordrer som patientspecifikke ordrer, hvor transaktionerne linkes til specifikke indkøbs- og/eller produktionsordrer Der arbejdes med såvel lagervarer som patient/ordre specifikke varer med behov for gennemsigtighed på tværs af processerne. 6. Lægemidlerne ordineres i henhold til regler fastsat af den lokale lægemiddel komité. Apotekets farmaceuter rådgiver komité og de enkelte afdelinger i anvendelsen af præparater, SA støtter også processen med implementering af lægemiddelsortimentet i de elektroniske patientjournalsystemet og rapportering af lægemiddelforbruget til bl.a. lægemiddelkomitéen. Sygehusenes behov for lægemidler fremgår primært af de ordinationer, der oprettes i de elektroniske patientjournaler. Afdelingerne kan selv oprette rekvisitioner på lægemidler (on-line, pr. fax eller pr. telefon) eller får støtte til dette gennem Medicinservice 7. Gennem Medicinservice gennemgår SA sygehusafdelingernes lokale beholdning af lægemidler (medicinrum/medicinskabe) og opretter rekvisitionsordrer m.h.p. genopfylding på vegne af sygehusafdelingerne. I et vist omfang omfatter denne serviceydelse gennemgang af patientjournaler med henblik på identificere forestående behov. 8. De bestilte (solgte) lægemidler plukkes, pakkes og distribueres. Distributionen foregår mellem SA egne lokationer, internt på egne sygehusafdelinger og eksternt til andre SA, til hjemmepatienter mv. Der er flere forsøg med alternative distributionsformer, og dosisdispensering er ét af dem. Her nedbrydes plukket af pakninger til de enkeltdoser, som patienten skal indtage på et givet tidspunkt. Side 10 af 11

11 3. IT Arkitektur og tilhørende it services 3.1 Forhold vedrørende integrationer til lokale og centrale applikationer og data SA ERP løsningen skal integreres med en række eksterne systemer jf. afsnit Verden omkring sygehusapotekernes ERP systemer ovenfor og inkluderer De enkelte regioners økonomisystemer De enkelte regioners/sygehuses patientjournalsystemer Centrale, nationale applikationer inden for sundhedsområdet Fælles SA applikationer til indkøb, datawarehouse etc. Lokale applikationer internt hos det enkelte SA Den omkringliggende applikationsportefølje er under løbende udvikling (vedligeholdelse, konsolidering, nyanskaffelser mv.). De fleste af disse applikationer er grundlæggende uden for Amgros/SA kontrol. 3.2 Forhold vedrørende brugere, netværk og klienter Der er forskel på hvordan IT håndteres i de respektive regioner. Inden for den enkelte region leveres klienter (PC ere, scannere, printere etc.) af regionens IT funktion jf. regionens politikker og guidelines. Også retningslinjer for brugeradministration ligger i regi af den enkelte region. Dette medfører mange forskellige versioner og typer af browsere og officesystemer. Det samme gælder for standarder for printere og scannere. Netværk styres også af den enkelte region, men også nationale sundhedsrelaterede netværk kan tænkes anvendt (herunder Sundhedsdatanettet). De fleste forhold vedrørende infrastrukturen ligger uden for Amgros/SA kontrol. 3.3 Forhold vedrørende drift, IT processer og governance Den nuværende drift og 1. line support ligger generelt i lokalt regi (sygehus/region) mens 2. line support ligger hos respektive applikationsforvaltere. Amgros er applikationsforvalter på centrale dele af den nuværende Navision løsning. I forbindelse med den nye ERP løsning, hvor driften skal ske med udgangspunkt i et fælles driftssted, vil governance strukturen og IT processerne blive revideret. Der er i dag en governance struktur baseret på repræsentanter fra både SA og Amgros. Side 11 af 11