Ledelsestilsyn. Psykiatrisk Informationscenter / PsykInfo, Region Syddanmark Teglgårdsparken 26, 5500 Middelfart)

Transkript

1 Ledelsestilsyn PsykInfo 2015 / JRC Ledelsestilsyn Psykiatrisk Informationscenter / PsykInfo, Region Syddanmark Teglgårdsparken 26, 5500 Middelfart) Godkendt af Ulla Lindgren, centerleder Udarbejdet af Jytte Rosenkilde Christensen, fuldmægtig/økonomimedarbejder 1. Organisering PsykInfo, Region Syddanmark hører under Psykiatrien i Region Syddanmark og nærmeste overordnede er Sygehusledelsen i Psykiatrien i Middelfart. Centerleder Ulla Lindgren er ansvarlig, daglig leder af PsykInfo, Region Syddanmark. PsykInfo blev oprindeligt etableret i Vejle Amt i januar 2001 i Staldgårdsgade 10C, 7100 Vejle. I 2007 overgik vi til Region Syddanmark. PsykInfo flyttede til Psykiatrien i Middelfart, Teglgårdsparken 26, 5500 Middelfart d. 22. august Mål Målet med Ledelsestilsynet er at sikre, at PsykInfo overholder Regionens regler for økonomistyring og regnskabsprincipper. 3. Budget Sygehusledelsen har uddelegeret ansvar for PsykInfo s budget til Centerleder. Centerleder har det overordnede ansvar for afdelingens budget og økonomi. Alle opgaver i forbindelse med budgetlægning, prognoser, regnskab og økonomiopfølgning varetages i det daglige af fuldmægtig/øk.medarb. Jytte Rosenkilde Christensen i tæt samarbejde med centerleder Ulla Lindgren. Der afholdes løbende og som minimum møder hver måned i forhold til budget og økonomi. Driftsbudgetter for kommende år og overslagsår udmeldes fra økonomifunktionen i Administrationen til PsykInfo i oktober måned. PsykInfo udarbejder detailbudgetter ud fra dette.

2 Ledelsestilsyn PsykInfo Centerleder og økonomimedarbejder modtager månedlig økonomiprognoser fra Psykiatriens økonomifunktion. Der afholdes økonomimøder ca. 4 gange om året eller efter behov med deltagelse af økonomichef og planlægger fra psykiatriens økonomifunktion samt centerleder og økonomimedarbejder fra PsykInfo. Her drøftes det overordnede budget, øvrige regnskabsmæssige punkter samt personaleforbrug, sygefravær mm. PsykInfo har udover eget driftsbudget ansvar for: Bevilling af puljemidler i forbindelse med etablering og drift af Lokalpsykiatriske centre separat kontoplan. Bevilling af regionale midler ifm EN AF OS Landskampagnen separat kontoplan under projektmodul. Regional ekstrabevilling i til brug for Landskampagnen EN AF OS kontoplan under projektmodul og med separat afregning januar Andel i regionalt finansieret Projekt Trivsel og psykisk sundhed - separat kontoplan. Hovedprojektet ligger under Psykiatristaben. Centerleder har det overordnede ansvar for gennemførelse af PsykInfo s andel af projekterne samt for budget og budgetopfølgning. Centerleder og økonomimedarbejder samarbejder omkring budget, opfølgning og øvrige økonomifunktioner efter samme principper, som beskrevet i afsnittene 4, 5 og 6. Jf. i øvrigt overordnet ledelsestilsyn for Psykiatrien i Region Syddanmark. 4. Økonomi og aktivitet Centerleder har det overordnede ansvar for afdelingens økonomi. Alle daglige opgaver vedr. økonomi som budgetlægning, regnskab, bogføring, kontering, fakturering, afstemninger og økonomiopfølgning varetages af økonomimedarbejder. Derudover varetages kontering og opfølgning på specifikke områder, som f.eks. annoncering af administrativ medarbejder, Dorte Kyed Wissing Økonomi- og aktivitetsopfølgning: Månedlig opfølgning PsykInfo modtager hver måned økonomiprognose på baggrund af forbrug og aktivitet de foregående måneder. Prognosen bliver gennemgået og korrektioner foretaget i forhold til reelt forventede udgifter på det respektive tidspunkt. Den første prognose foretages efter de første to måneders forbrug. Herudover følges aktiviteter og budgettal løbende af økonomimedarbejder i samarbejde med centerleder.

3 Ledelsestilsyn PsykInfo Bilaterale møder PsykInfo har bilaterale møder med Sygehusledelsen to gange årligt. På møderne drøftes blandt andet budget samt nye aktiviteter, som PsykInfo løbende bliver involveret i Handleplaner Punktet har til dato ikke været relevant for PsykInfo. Ledelsestilsyn: Udover ovennævnte følger centerleder budget og aktivitet ved månedlig stikprøvekontrol via Prisme. Dokumentation: Centerleder dokumenterer ved månedlige prognoser, ledelsestilsyn samt underskrifter på bilag fra økonomimedarbejder. 5. Bogføring PsykInfo anvender økonomisystemet Prisme. Bogføring/kontering foretages løbende af økonomimedarbejder og administrativ medarbejder via E- fakturaer og finanskladde i Prisme. Bogføring af kontantkasser foretages en gang/ugentlig af økonomimedarbejder. Bogføring af bevægelser på bankkonto foretages en gang/månedligt af økonomimedarbejder. Jf. endvidere overordnet Ledelsestilsyn for Psykiatrien Region Syddanmark Fakturabehandling via ØS PsykInfo godkender og konterer egne fakturaer. Inden godkendelse af faktura, bekræftes indkøb af den person, der har indkøbt/bestilt varer/ydelser. Godkendelse sker ved attestation af hhv økonomimedarbejder og administrativ medarbejder. Hvis enkeltposter på fakturaren er over kr ,- ex moms, vil bilaget tillige blive anvist af centerleder. Jf. endvidere overordnet Ledelsestilsyn for Psykiatrien i Region Syddanmark Generelt for fakturabehandling Ved beløb over kr ,- godkendes faktura både af centerleder og økonomimedarbejder. Fakturaer ifm anlæg faktura med nettobeløb på og over kr ,- sendes efter anvisning af centerleder videre i kopi til økonomifunktionen iflg. aftale Kontrol af fakturabehandling via ØS 5.2. Bogføring via SD PsykInfo s løn beregnes og udbetales via HR-SD.

4 Ledelsestilsyn PsykInfo Kontrol af bogføring Centerleder og økonomimedarbejder kontrollerer forbrug af lønudgifter ifm månedlige prognoser og ledelsestilsyn. 6. Indkøb PsykInfo anvender ikke ILS og anvender Regionens indkøbsaftaler i det omfang, det er muligt. Der tages kontakt til Regionens indkøbsansvarlige i de tilfælde, hvor indkøbsaftalerne ikke dækker. Udover centerleder må administrativ medarbejder, servicemedarbejder og økonomimedarbejder foretage indkøb. Herudover må biblioteks- og informationsmedarbejder foretage indkøb af bøger og tidsskrifter samt annoncer bl.a. til sociale medier. I enkelte tilfælde hvis det letter den daglige arbejdsgang må PsykInfo-konsulenter efter aftale med centerleder / økonomimedarbejder foretage enkeltindkøb. Større indkøb over kr ,- samt indkøb af IT-udstyr foretages i samråd med centerleder Kontrol af indkøb 7. Leasingramme 7.1. Kontrol af leasing PsykInfo udfylder på anmodning fra psykiatriens økonomifunktion skemaer med hensyn til leasede aktiver. PsykInfo har pt kun én leaset bil en transporter ifm PsykInfo-konsulent s arbejde (naturvejleder). 8. Statusafstemninger 8.1. Kontrol af statusafstemninger Økonomimedarbejder udarbejder ultimo hver måned afstemning for PsykInfo s bankkonto. Beløb over kr ,- overføres automatisk hver måned. Afstemningen sendes til psykiatriens økonomifunktion inden d. 10. i følgende måned. Centerleder modtager og underskriver hver måned ovennævnte afstemning. 9. Kontantkasser PsykInfo har to kontantkasser. Centerleder og økonomimedarbejder har adgang til hovedkassen (i aflåst skuffe hos øk.medarb.). Centerleder, økonomimedarbejder og administrativ medarbejder har adgang til mindre kontantkasse (max 500,- kr.) i aflåst skuffe hos adm. medarb.). Overordnet vejledning vedr. håndtering af kontantkasser følges.

5 Ledelsestilsyn PsykInfo 9.1. Afstemning af kontantkasser Økonomimedarbejder afstemmer ultimo hver måned PsykInfo s kontantkasser. Afstemningen sendes til psykiatriens økonomifunktion inden d. 10. i følgende måned. Centerleder modtager og underskriver hver måned ovennævnte afstemning Kontrol af kontantkasser. Jf. overordnet Ledelsestilsyn for Psykiatrien i Region Syddanmark samt bilag 8, s Modtagelse af likvide midler Se overordnet Ledelsestilsyn for Psykiatrien i Region Syddanmark Arv 11. Vederlagsfri medicin 12. Patientdeposita Afstemning af patientdeposita Kontrol af patiendeposita Ovennævnte punkter er ikke relevante i forhold til PsykInfo s arbejde. 13. Indtægtsforhold Leje Punktet ikke relevant i forhold til PsykInfo s arbejde Refusioner Refusioner styres for PsykInfo s vedkommende fra administrationens HR og økonomifunktion. I tilfælde af refusioner modtages liste fra økonomifunktionen over forventede sygedagpengerefusioner. (Jvf forretningsgang vedr. refusioner). Økonomimedarbejder og centerleder fører kontrol med refusioner løbende og ved månedlige ledelsestilsyn Udenregionale patienter Punktet ikke relevant i forhold til PsykInfo s arbejde Øvrige indtægter Indtægter fra arrangementer opkræves så vidt muligt via debitorfakturaer i ØS/Plan2learn. Ved mindre arrangementer modtager PsykInfo kontanter, som hurtigst muligt efter arrangementet lægges i kontantkassen og bogføres. Indtægter bogføres af økonomimedarbejder på respektive indtægtskonti. Kontrol af indtægter: Centerleder kontrollerer indtægter via månedlige afstemninger samt ledelsestilsyn. Centerleder dokumenterer kontrol af indtægter via underskrift på bogføring, afstemninger samt ledelsestilsyn.

6 Ledelsestilsyn PsykInfo 14. SATS-pulje- og forskningsprojekter samt fondsmidler SATS-pulje projekter Forskningsprojekter 15. Fri telefon, computer, internet Fri telefon og IT- og multimedieudstyr Jf. overordnet Ledelsestilsyn for Psykiatrien i Region Syddanmark samt bilag 7. Multimedieliste er udarbejdet. 16. Inventar Inventarliste er udarbejdet for inventar over kr ,-/pr. stk Kontrol af inventar 17. Sygehusdirektørens ledelsestilsyn Dokumentation for sygehusdirektørens ledelsestilsyn Afdelingernes ledelsestilsyn Jf. overordnet Ledelsestilsyn for Psykiatrien i Region Syddanmark samt bilag Besvigelse