Økonomiudvalget. Beslutningsreferat. af møde den 5. maj 2010 kl. 08:15 i Udvalgsværelset

Transkript

1 Økonomiudvalget Beslutningsreferat af møde den kl. 08:15 i Udvalgsværelset

2 Indholdsfortegnelse ÅBEN DAGSORDEN 108 ORIENTERING FRA FORMANDEN GODKENDELSE AF DAGSORDEN... 5 SAGER TIL EFTERRETNING 110 TVÆRGÅENDE ØKONOMISK MÅNEDSRAPPORTERING MARTS ÅRSRAPPORT RÅDHUSET TILSYN - AFTALE MED NY LEVERANDØR INDBERETNING TIL INDENRIGSMINISTERIET OG SOCIALMINISTERIET VEDRØRENDE DET SPECIALISEREDE SOCI- ALOMRÅDE ØKONOMI OG STYRING AF SKOLERNE I HALSNÆS KOMMUNE SAGER TIL BEHANDLING 115 ÅRSREGNSKAB TILLÆGSAFTALER FOR VIRKSOMHEDER BEFOLKNINGSPROGNOSE INDLEDENDE DRØFTELSE AF POLITISK MÅLFORMULERING BÆREDYGTIGE VIRKSOMHEDER OVERORDNET ADMINISTRATIV ORGANISATIONSSTRUKTUR BORGERSERVICE PÅ DET TIDLIGERE HUNDESTED RÅDHUS GODKENDELSE AF ÆNDRING AF KVALITETSSTANDARD NR. 1 OG NR. 5 SAMT NY KVALITETSSTANDARD NR. 8 FOR YDELSER EFTER SERVICELOVENS 95 & 96 - BORGERSTYRET PERSONLIG ASSISTANCE - BPA KVALITETSSTANDARD FOR ADMINISTRATIONSSAGER FORSLAG TIL KVALITETSSTANDARD FOR 85 OG SUNDHEDSAFTALE POLITISK MIDTVEJSDRØFTELSE - FORSLAG TIL KOMMENTAR FRA HALSNÆS KOMMUNE ANSØGNING OM UDARBEJDELSE AF KOMMUNEPLANTILLÆG OG LOKALPLAN FOR EN MINDRE FERIEBY PÅ JETTE- VÆNGET 5 I HALD FORSLAG TIL LOKALPLAN FOR EN BØRNEINSTITUTION VED RÅDHUSPARKEN ENDELIG VEDTAGELSE AF BEVARENDE LOKALPLAN FOR BREDERØD LANDSBY ENDELIG VEDTAGELSE AF LOKALPLAN 101 FOR DAGLIGVAREBUTIK VED HØJE TØPHOLM ANSØGNING OM DISPENSATION TIL ANVENDELSE AF VINDERØD SKOV 9 TIL MØBELFORRETNING, GULVBELÆG- NING SAMT GRAFISK VIRKSOMHED, OG ANMODNING OM ÆNDRING AF PLANGRUNDLAGET FRA VÆRKSTEDSFOR- MÅL TIL MØBELBUTIK BUSBETJENING I HALSNÆS KOMMUNE FORSTÆRKNING AF CLASSENS DIGE OG RENOVERING AF PUMPESTATIONEN VED ARRENAKKE Å - ANLÆGSBE- VILLING TILPASNING AF REGULATIV FOR ERHVERVSAFFALD TIL HALSNÆS KOMMUNES NYE AFFALDSSYSTEM LUKNING AF SKOVBRYNET - ANVENDELSE AF MIDLER I OVERSKUD FRIGIVELSE AF MIDLER TIL INKLUSIONSKLASSER I UDSKOLINGEN PÅ MAGLEBLIKSKOLEN LUKKET DAGSORDEN SAGER TIL EFTERRETNING 136 EJENDOMSSAG EJENDOMSHANDEL Side 2 af 80

3 Medlemmer: Helge Friis Annette Westh Helle Vibeke Lunderød Katrine Kent Steen Hasselriis Per S. Løth Walter Christophersen Side 3 af 80

4 Åben dagsorden 108. Orientering fra formanden Beslutning: Økonomiudvalget 2010, den, punkt 108 Borgmester Helge Friis orienterede om afholdt møde med Gribskov Kommune og Helsingør Kommune om fælles løsning om sandfodring. Møde med Fujitsu i forbindelse med byrådsmødet i juni 2010 hvor der ny politikerløsning præsenteres. Formandens orientering taget til efterretning. Side 4 af 80

5 109. Godkendelse af dagsorden Beslutning: Økonomiudvalget 2010, den, punkt 109 Sag nr. 113 udsættes. Dagsorden er herefter godkendt. Side 5 af 80

6 Sager til efterretning A /04253 Tværgående økonomisk månedsrapportering marts 2010 Sagens kerne Den månedlige tværgående økonomirapportering offentliggøres hver måned, når den er behandlet af Økonomiudvalget. Indstilling Direktionen indstiller, at Økonomiudvalget tager den tværgående økonomirapportering til efterretning. Beslutning: Økonomiudvalget 2010, den, punkt 110 Direktionens indstilling er taget til efterretning. Steen Hasselriis (V) og Walter Christophersen (O), kan ikke tage den tværgående økonomirapportering til efterretning, idet de ikke mener at der gøres tilstrækkeligt fra ledelsens side for at overholde budgettet. Bilag - LIS Økonomiudvalget marts SAMLERAPPORT marts - Afdækning af Budgetbehov for førtidspensioner, 5 sider Side 6 af 80

7 Ø /02721 Årsrapport Rådhuset Sagens kerne Der er udarbejdet en årsrapport for Virksomheden Rådhuset for Rapporten fokuserer på indfrielsen af resultatkrav og indeholder aflæggelse af regnskab. Indstilling Direktionen indstiller, at Økonomiudvalget tager årsrapport 2009 for virksomheden Rådhuset til efterretning. Beslutning: Økonomiudvalget 2010, den, punkt 111 Direktionens indstilling er taget til efterretning Sagsfremstilling Den grundlæggende tankegang bag Halsnæs Kommunes mål- og rammestyring er centralt at udstikke de overordnede rammer og retningslinjer for virksomhedernes drift kombineret med en indirekte styring af virksomhederne ved at opstille mål og resultatkrav for virksomhederne. Disse rammer er opstillet i virksomhedsaftaler indgået mellem Byrådet og den enkelte virksomhed, og suppleres med en dialog mellem interessenterne om opfyldelse af målene. Årsrapporten er således virksomhedernes tilbagemelding på budget og politiske mål. Virksomheden Rådhuset har i 2009 udover at arbejde med indfrielse af resultatkrav også arbejdet med 3 politiske pejlemærker, som rapporten ligeledes følger op på. Lov- og plangrundlag Kommunens mål- og rammestyringskoncept. Konsekvenser for miljø og sundhed Intet at bemærke. Høring, dialog og formidling Årsrapporterne har været sendt til cheferne for de pågældende områder til orientering. Økonomi og afledt drift Af årsrapporterne fremgår regnskab for den pågældende virksomhed. I dette tilfælde virksomheden Rådhuset. Overførsler mellem årene og det endelige regnskab behandles ved særskilte sager. Personaleforhold Intet at bemærke. Forslag til handlemuligheder Handlemulighed 1 Direktionen indstiller, at Økonomiudvalget tager årsrapport 2009 for virksomheden Rådhuset til efterretning. Side 7 af 80

8 Bilag Årsrapport 2009 for Rådhuset (9 sider) Side 8 af 80

9 G /00282 Tilsyn - aftale med ny leverandør Sagens kerne Udvalget for Voksne og Sundhed behandlede på møde den 22. marts 2010, sag vedrørende valg af leverandør for de kommunale tilsyn i 2010 og Sagen blev ikke videresendt til Økonomiudvalget, idet merudgiften til tilsyn finansieres indenfor rådhusets administrationsbudget. Det indstilles, at Udvalget for Voksne og Sundheds beslutning tages til efterretning. Indstilling Direktionen indstiller, at Økonomivalget tager Udvalget for Voksne og Sundheds beslutning til efterretning. Beslutning: Økonomiudvalget 2010, den, punkt 112 Direktionens indstilling er taget til efterretning. Sagsfremstilling Udvalget for Voksne og Sundhed har på møde den 22. februar 2010 og 22. marts 2010 behandlet sag vedrørende valg af leverandør for de kommunale tilsyn i 2010 og Udvalget for Voksne og Sundhed besluttede på mødet at: Der indgås kontrakt for 2010 BDO Kommunernes revision vælges som leverandør af de kommunale tilsyn indenfor områderne Velfærdsservice samt Forebyggelse og sundhed At merudgiften, i alt kroner finansieres via administrationsbudgettet. I tillæg til ovenstående blev beslutningen suppleret med, at beløbet anvises finansieret af det takstfinansierede overhead, der er placeret under administrationsbudgettet. Det skal bemærkes, at administrationsbudgettet er inden for virksomheden rådhusets mål- og rammestyring, og det ligger derfor inden for virksomhedslederens kompetence at disponere over dette. Det indstilles, at Økonomiudvalget tager Udvalget for Voksne og Sundheds beslutning til efterretning. Udvalgsindstilling af 22. marts 2010 er vedlagt i bilag. Lov- og plangrundlag Udvalget for Voksne og sundhed den 22. marts Konsekvenser for miljø og sundhed Ingen. Høring, dialog og formidling Ingen. Side 9 af 80

10 Økonomi og afledt drift Som det fremgår ovenfor, er merudgiften for begge områder i 2010 på i alt kroner. Merudgiften anvises finansieret af det takstfinansierede overhead, der er placeret under administrationsbudgettet. Personaleforhold Ingen. Forslag til handlemuligheder Handlemulighed 1 Direktionen indstiller, at Økonomivalget tager Udvalget for Voksne og Sundheds beslutning til efterretning. Bilag UVS, den 22 marts 2010: Tilsyn leverandør i 2010 og 2011 opfølgning på tidligere sag Side 10 af 80

11 Ø /04167 Indberetning til Indenrigsministeriet og Socialministeriet vedrørende det specialiserede socialområde Sagens kerne I henhold til aftalen mellem regeringen og Kommunernes Landsforening om kommunernes økonomi for 2010 skal kommunerne hvert kvartal udarbejde en oversigt over forbruget på det specialiserede socialområde, som fremsendes til Indenrigsministeriet og Socialministeriet og drøftes snarest muligt på møde i kommunalbestyrelsen. Hermed foreligger oversigt for 1. kvartal 2010 vedrørende det specialiserede socialområde. Indstilling Direktionen indstiller, at Udvalget for Voksne og Sundhed og Udvalget for Familie og Børn anbefaler overfor Økonomiudvalget og Byrådet, at oversigten tages til efterretning. Beslutning: Udvalget for Voksne og Sundhed 2010, den 26. april 2010, punkt 52 Direktionens indstilling anbefales. Beslutning: Udvalget for Familie og Børn 2010, den 28. april 2010, punkt 54 Direktionens indstilling anbefales. Beslutning: Økonomiudvalget 2010, den, punkt 113 Punktet blev udsat. Sagsfremstilling I den kommunale økonomiaftale 2010 er det aftalt, at der iværksættes en række tiltag, som kan medvirke til en opbremsning i de senere års markante udgiftsstigninger på det specialiserede socialområde, blandt andet ved at have særlig fokus på den løbende udgiftsudvikling på området. Det sker ved, at Byrådet hvert kvartal modtager en oversigt over den økonomiske udvikling på det specialiserede socialområde. Den samlede oversigt er delt op i tre dele: 1. Børn og unge med særlige behov 2. Udsatte voksne og handicappede 3. Udgifter der både vedrører ældre og handicappede Del 3 omhandler udgifter der kan vedrøre såvel ældre som udsatte voksne og handicappede. Derfor skal kommunen også indberette oplysninger vedrørende ældreområdet, selvom del 3 ikke er en del af det specialiserede socialområde. Det skyldes at de løbende drøftelser mellem KL og regeringen tager udgangspunkt i total udgifterne på socialområdet, som både omfatter det specialiserede socialområde og ældeområdet. Det er således ikke et krav, at oversigtens del 3 skal forelægges for Byrådet. Den forelagte oversigt indeholder derfor ikke ældreområdet, da det vurderes at den månedlige økonomirapportering der sker til udvalg og byråd giver en mere detaljeret rapportering på virksomhedsniveau, frem for den rapportering der sker på overordnede områdeniveau i oversigten. Side 11 af 80

12 De kvartalvise oversigter skal samtidig være et afsæt for en løbende drøftelse mellem regeringen og Kommunernes Landsforening om udviklingen på det specialiserede socialområde med henblik på eventuelt at iværksætte yderligere initiativer. Derfor skal den kvartalsvise oversigt efterfølgende indberettes til Indenrigsministeriet og Socialministeriet. Lov- og plangrundlag Aftale mellem regeringen og KL om kommunernes økonomi for Konsekvenser for miljø og sundhed Intet at bemærke. Høring, dialog og formidling Intet at bemærke. Økonomi og afledt drift Intet at bemærke, idet der henvises til oversigten, jf. bilag. Personaleforhold Intet at bemærke. Forslag til handlemuligheder Handlemulighed 1 Direktionen indstiller, at Udvalget for Voksne og Sundhed og Udvalget for Familie og Børn tager oversigten til efterretning, og at sagen sendes til efterretning overfor Økonomiudvalget og Byrådet. Bilag Oversigt vedrørende det specialiserede socialområde under Voksne og Sundhed, 1. kvartal 2010 (5 sider). Oversigt vedrørende det specialiserede socialområde under Familie og Børn, 1. kvartal 2010 (2 Sider) Side 12 af 80

13 A /02875 Økonomi og styring af skolerne i Halsnæs Kommune Sagens kerne Her følger en kort redegørelse for den økonomi og øvrig styring, der er af skolerne i Halsnæs Kommune. Indstilling Direktionen indstiller, at Udvalget for Familie og Børn tager orienteringen til efterretning. Beslutning: Udvalget for Familie og Børn 2010, den 28. april 2010, punkt 53 Direktionens indstilling er taget til efterretning. Udvalget ønsker at sagen sendes videre til Økonomiudvalget og Byrådet til orientering. Udvalget anmoder administrationen om at gøre nærmere rede for indholdet af det fælles skolevæsen samt for problemstillingerne i forbindelse med beregning af gennemsnitslønningerne på skoleområdet. Beslutning: Økonomiudvalget 2010, den, punkt 114 Direktionens indstilling taget til efterretning, idet sagen sendes til Byrådet til efterretning. Sagsfremstilling Det vedlagte bilag giver en beskrivelse af økonomistyring, lovgivning, kommunale regler og målsætning med mere for skolerne. Her følger en kort skitsering af hovedelementerne. Tildelingsmodellen er den økonomiske tildelingsmodel, hvorefter Byrådet tildeler midler til skoleområdet efter en lang række parametre. Fordelingsmodellen er den administrative økonomiske fordelingsmodel, hvorefter midlerne fordeles til skolerne. Fordelingsmodellen bygger på parametrene fra tildelingsmodellen, men har en større detaljeringsgrad. I Styrelsesvedtægten for skolevæsenet i Halsnæs Kommune er en lang række forhold beskrevet omkring skolerne herunder skolestrukturen, undervisningstimetallet, skolebestyrelsernes organisering og skoledistrikterne. Skolerne og skoleområdet skal efterleve de beskrivelser af skolevæsenet, som Byrådet i Halsnæs Kommune har besluttet i styrelsesvedtægten. Mål- og rammestyringskonceptet i Halsnæs Kommune angiver helt konkrete krav til styringen af alle kommunens virksomheder herunder også skolerne. Dette kommer til udtryk i form af årlige resultatkrav på henholdsvis kommune-, skolevæsens- og virksomhedsniveau. Herudover følger helt konkrete krav til dokumentation i form af virksomhedsaftale, virksomhedsplan og årsrapport, som ligeledes udarbejdes hvert år. Folkeskoleloven stiller en lang række krav til styringen af skolerne herunder fælles mål i alle fag, elevplaner, kvalitetsrapporter, ansvarsforhold i skolen, specialundervisning med mere. Det vedlagte bilag beskriver disse styringsmekanismer nærmere. Side 13 af 80

14 Lov- og plangrundlag Bekendtgørelse af lov om folkeskolen nummer 593 af 24. juni Styrelsesvedtægt for skolevæsenet i Halsnæs Kommune af 6. oktober Halsnæs Kommunes Mål- og rammestyringskoncept. Konsekvenser for miljø og sundhed Intet at bemærke. Høring, dialog og formidling Ændringer i Styrelsesvedtægten foretages kun efter høring i skolebestyrelser med flere. Fagligt dialogforum på skoleområdet har besluttet, at skolernes økonomiske fordelingsmodel præsenteres for alle skolernes MEDudvalg den. Økonomi og afledt drift I det vedlagte bilag er Byrådets tildelingsmodel til skoleområdet samt den administrative fordelingsmodel til skolerne beskrevet. Personaleforhold Intet at bemærke. Forslag til handlemuligheder Handlemulighed 1 Direktionen indstiller, at Udvalget for Familie og Børn tager orienteringen til efterretning. Bilag Økonomi og styring af skolerne i Halsnæs Kommune (8 sider) Side 14 af 80

15 Sager til behandling S /04643 Årsregnskab 2009 Sagens kerne Halsnæs Kommunes årsregnskab for 2009 foreligger til behandling. Indstilling Direktionen indstiller, at Økonomiudvalget over for Byrådet anbefaler, at årsregnskabet godkendes overgivet til revisionen. Beslutning: Økonomiudvalget 2010, den, punkt 115 Direktionens indstilling anbefales. Sagsfremstilling Det skattefinansierede område: Resultat Det skattefinansierede område Mio. kr. Oprindeligt Budget Korrigeret Budget Regnskab Forskel INDTÆGTER: 1.642, , ,0-3,2 DRIFT: Udvalget for Familie og Børn Udvalget for Voksne og Sundhed Udvalget for Beskæftigelse Udvalget for Kultur, Fritid og Turisme Udvalget for Miljø og Teknik Økonomiudvalget Drift i alt -553,5-588,4-130,2-52,5-54,6-232, ,2-576,7-600,1-139,3-50,7-53,7-215, ,5-596,1-626,2-138,4-50,3-48,7-191, ,1-19,4-26,1 0,9 0,4 5,0 23,6-15,6 RENTER: -17,3-23,9-25,5-1,6 RESULTAT AF ORDINÆR DRIFT 13,6-7,2-27,6-20,4 ANLÆG: Udvalget for Familie og Børn Udvalget for Voksne og Sundhed Udvalget for Beskæftigelse Udvalget for Kultur, Fritid og Turisme Udvalget for Miljø og Teknik Anlæg i alt -38,8-2,0-12,6-4,8-5,0-39,6-30,9-1,7-3,4 10,0-12,2-58,2-31,2-1,9-1,9-3,3-9,8-48,1-0,3-0,2 1,5 6,7 2,4 10,1 SKATTEFINANSIERET RESULTAT -39,6-65,4-75,7-10,3 Samlet udviser det skattefinansierede område en nettoudgift på 75,7 mio. kr., hvilket er 10,3 mio. kr. mere end det korrigerede budgets nettoudgift på 65,4 mio. kr. Side 15 af 80

16 Det brugerfinansierede område: Resultat Det brugerfinansierede område Mio. kr. Oprindeligt Budget Korrigeret Budget Regnskab Forskel DRIFT: Spildevand Tømningsordning Renovation Varmeforsyning Vandforsyning Lossepladsen Drift i alt 36,0-0,1 1,9 20,8 2,9 1,3 62,8 35,8-0,1 1,2 20,8 2,9 1,3 61,9 32,5-0,4 8,4 21,4 0,7 1,0 63,6-3,3-0,3 7,2 0,6-2,2-0,3 1,7 ANLÆG: Spildevand Renovation Varmeforsyning Vandforsyning Lossepladsen Anlæg i alt -32,2-1,0-2,4-5,5-1,0-42,1-19,7 0,0-0,6-1,8-0,5-22,6-9,1 0,0-0,4-0,4 0,0 9,9 10,6 0,0 0,2 1,4 0,5 12,7 BRUGERFINANSIERET RESULTAT 20,7 39,3 53,7 14,4 Samlet udviser det brugerfinansierede område et overskud på 53,7 mio. kr. mod et budgetteret overskud i det korrigerede budget på 39,3 mio. kr., eller 14,4 mio. kr. i merindtægter. Finansiering og finansforskydninger: Finansiering Mio. kr. Oprindeligt Budget Korrigeret Budget Regnskab Forskel TILGANG TIL LIKVIDE AKTIVER: Kommunens resultat (Skattefinansieret + Brugerfinansieret resultat) Optagne lån I alt -18,9 7,9-11,0-26,1 460,0 433,9-22,0 463,6 441,6 4,1 3,6 7,7 ANVENDELSE AF LIKVIDE AKTI- VER: Afdrag på lån Finansforskydninger I alt -31,5 15,4-16,1-454,7 13,5-441,2-461,7 50,1-401,1-7,0 36,6 29,6 Kursregulering -5,3-5,3 ÆNDRING I LIKVIDE AKTIVER -27,1-7,3 24,7 32,0 Årets egentlige låneoptagelse er på 40,2 mio. kr. eller 32,3 mio. kr. mere end oprindeligt budgetteret. Den større låneoptagelse kan hovedsagelig henføres til en opnået dispensation på 25,0 mio. kr. til låneoptagelse til fire anlægsprojekter. Herudover er der optaget lån for lidt over 400 mio. kr. med tilsvarende størrelse afdrag som led i en konvertering af den eksisterende lånemasse. Side 16 af 80

17 Finansforskydninger viser en merindtægt på 36,6 mio. kr., som dækker over en række forskydningsforhold, hvoraf kan nævnes modtagelse af 20,1 mio. kr. fra DDS A/S konkursbo til fjernelse af affaldsdepotet på det tidligere Stålvalseværk, hvor beløbet først anvendes i løbet af Kassebeholdningen: Kassebeholdningen var ved årets start på minus 86,0 mio. kr. og ved udgangen af året på minus 61,3 mio. kr. I det korrigerede budget var forudsat en beholdning ved udgangen af året på minus 93,3 mio. kr., eller 32,0 mio. kr. mindre end den konstaterede beholdning. I det oprindelige budget for 2009 var der forudsat beholdninger på henholdsvis minus 51,6 mio. kr. og minus 78,7 mio. kr. Årets gennemsnitlige likviditet udgjorde 29,3 mio. kr. Øvrige forhold: I sagen findes indlagt et talbind, som indeholder regnskabsrapport på et detaljeret niveau, ejendomsfortegnelse m.m. Når årsregnskabet er revideret, vil det blive forelagt til godkendelse på Byrådets møde den 14. september Lov- og plangrundlag Lov om kommunernes styrelse 45 og 46 Indenrigsministeriets "Budget- og regnskabssystem for kommuner og amtskommuner" Kommunens kasse- og regnskabsregulativ Konsekvenser for miljø og sundhed Ikke aktuelt. Høring, dialog og formidling Ikke aktuelt. Økonomi og afledt drift Der henvises til årsregnskabet. Personaleforhold Ikke aktuelt. Forslag til handlemuligheder Handlemulighed 1 Direktionen indstiller, at Økonomiudvalget over for Byrådet anbefaler, at årsregnskabet godkendes overgivet til revisionen. Bilag Regnskab 2009 for Halsnæs Kommune (1 hæfte). Side 17 af 80

18 A /02999 Tillægsaftaler for virksomheder 2010 Sagens kerne Byrådet vedtog på mødet den 12. april 2010, at retten til at overføre underskud fra 2010 til 2011 bliver suspenderet. Der er derfor udarbejdet tillægsaftaler for de virksomheder, som ikke kan nå at afvikle det merforbrug fra budget 2009, som overføres til 2010 i indeværende år og som derfor skal have tilladelse til at overføre merforbrug til Indstilling Direktionen indstiller, at Økonomiudvalget overfor Byrådet anbefaler: at tillægsaftale til virksomhedsaftaler for 2010 for virksomhederne Skole- og dagbehandling, Døgninstitutionen, Storebjergskolen, Lerbjergskolen, Vinderød Skole, Melby Skole, Løvdalen, Solhjem, Hjemmeplejen, Plejecentret Halsnæs, Humlehaven og Musikskolen godkendes at der meddeles en tillægsbevilling på kr. til Skole- og dagbehandling til finansiering af det forventede merforbrug i 2010 mod at merforbruget er afdraget fuldt ud ved udgangen af 2011 at der meddeles en tillægsbevilling på kr. til Døgninstitutionen til finansiering af det forventede merforbrug i 2010 mod at merforbruget er afdraget fuldt ud ved udgangen af 2011 at der meddeles en tillægsbevilling på 1,0 mio.kr. til Storebjergskolen til finansiering af det forventede merforbrug i 2010 mod at merforbruget er afdraget fuldt ud ved udgangen af 2012 at der meddeles en tillægsbevilling på 1,3 mio.kr. til Lerbjergskolen til finansiering af det forventede merforbrug i 2010 mod at merforbruget er afdraget fuldt ud ved udgangen af 2012 at der meddeles en tillægsbevilling på kr. til Vinderød Skole til finansiering af det forventede merforbrug i 2010 mod at merforbruget er afdraget fuldt ud ved udgangen af 2012 at der meddeles en tillægsbevilling på kr. til Melby Skole til finansiering af det forventede merforbrug i 2010 mod at merforbruget er afdraget fuldt ud ved udgangen af 2012 at der meddeles en tillægsbevilling på 1,2 mio.kr. til Løvdalen til finansiering af det forventede merforbrug i 2010 mod at merforbruget er afdraget fuldt ud ved udgangen af 2011 at der meddeles en tillægsbevilling på kr. til Solhjem til finansiering af det forventede merforbrug i 2010 mod at merforbruget er afdraget fuldt ud ved udgangen af 2011 at der meddeles en tillægsbevilling på 2,7 mio.kr. til Hjemmeplejen til finansiering af det forventede merforbrug i 2010 mod at merforbruget er afdraget fuldt ud ved udgangen af 2011 at der meddeles en tillægsbevilling på 1,8 mio.kr. til Plejecentret Halsnæs til finansiering af det forventede merforbrug i 2010 mod at merforbruget er afdraget fuldt ud ved udgangen af 2011 at der meddeles en tillægsbevilling på kr. til Humlehaven til finansiering af det forventede merforbrug i 2010 mod at merforbruget er afdraget fuldt ud ved udgangen af 2011 Side 18 af 80

19 at der meddeles en tillægsbevilling på kr. til Musikskolen til finansiering af det forventede merforbrug i 2010 mod at merforbruget er afdraget fuldt ud ved udgangen af 2011 at tillægsbevillingerne på i alt kr. finansieres af kassebeholdningen i 2010 og modsvarende tilføres kassebeholdningen i 2011 med kr og 2012 med kr Sagsfremstilling Som en del af kommunens mål- og rammestyringskoncept har virksomhederne ret til at overføre overskud/underskud mellem budgetår på op til 5 procent. I lyset af de økonomiske vanskeligheder i 2009, hvor kommunens gennemsnitlige likviditet lå på et meget lavt niveau, blev retten til at oparbejde underskud på 2009-budgettet og overføre merforbrug til 2010 suspenderet af Byrådet. Tre virksomheder på ældreområdet, som havde fået overført store underskud fra 2008 til 2009, som de ikke kunne nå at afdrage i 2009, fik dog godkendt tillægsaftaler, som indebar tilladelse til at overføre merforbrug til I forbindelse med regnskabsafslutningen for 2009 kunne det dog konstateres, at en række øvrige virksomheder havde oparbejdet merforbrug i Disse virksomheder vil modtage et brev fra borgmesteren og kommunaldirektøren, hvori det understreges, at dette ikke er acceptabelt, og at virksomhederne forventes at overholde deres 2010-budgetter samt at gælden fra merforbruget i 2009 forventes afdraget fuldt ud i 2010 med mindre virksomhederne har så store budgetmæssige udfordringer, at de ikke kan nå at afvikle gælden i 2010 og derfor har anmodet Byrådet om en tillægsaftale, der giver ret til at overføre merforbrug. For nogle virksomheders vedkommende vil det være særdeles vanskeligt at eliminere deres nuværende underskud i 2010, også set i lyset af besparelserne i forbindelse med genåbning af budget Der er derfor for hver af disse virksomheder udarbejdet en særlig tillægsaftale, der indebærer økonomisk balance i løbet af 2011 eller Det er intentionen, at der med disse aftaler er skabt nogle klare spilleregler for virksomhedernes økonomiske vilkår og handlemuligheder. Tillægsaftalerne forbehandles på møder i de respektive fagudvalg. Beslutningerne fra møderne er gengivet nedenfor: Beslutning: Udvalget for Voksne og Sundhed 2010, den 26. april 2010, punkt 69 Direktionens indstilling anbefales, idet tillægsbevillingen til Solhjem nedsættes til kr. Fraværende med afbud: Annette Westh Beslutning: Udvalget for Familie og Børn 2010, den 28. april 2010, punkt 58 Direktionens indstilling anbefales, idet nedsættelsen med 1 time på 3.klasses niveau på Melby skole ikke kan accepteres og finansieringen må findes på anden vis. Hanne Kjær Knudsen (V), Steen Hasselriis (V) og Jens Tusgaard (O) ønsker at stemme imod, idet der ikke gøres tilstrækkeligt fra ledelsens side for at holde budgettet. Side 19 af 80

20 Beslutning: Udvalget for Kultur, Fritid og Nærdemokrati 2010, den 4. maj 2010, punkt 53 For direktionens indstilling stemte Helle Vibeke Lunderød, A og Bertil Nyenstad, A. Imod stemte Ole S. Nielsen, O, Bent Andreasen, V og Lars C. K. Frederiksen, V, idet der fra ledelses side ikke gøres tilstrækkeligt for at overholde budgettet. Fraværende med afbud: Jørgen L. Hansen, F og Annette Westh, A Beslutning: Økonomiudvalget 2010, den, punkt 116 Direktionens indstilling anbefales, idet Økonomiudvalget noterer sig indstillingen fra Udvalget for Familie og Børn om at nedsættelsen med 1 time på 3. klasses niveau på Melby Skole ikke kan accepteres og nødvendig finansiering derfor må findes på anden vis inden for skolens egen ramme For stemte: Helge Friis (A) Annette Westh (A) Helle Lunderød (A), Katrine Kent (F), Imod stemte: Steen Hasselriis (V), Walter Christophersen (O) og Per Løth (C) ønsker at stemme imod, idet der fra ledelsens side ikke gøres tilstrækkeligt for at overholde budgettet. Lov- og plangrundlag Koncept for mål- og rammestyring i Halsnæs Kommune. Byrådsbeslutning på mødet den 12. april 2010 (suspension af retten til at overføre underskud fra 2010 til 2011). Konsekvenser for miljø og sundhed Ingen bemærkninger. Høring, dialog og formidling Ingen bemærkninger. Økonomi og afledt drift Tillægsbevillingen gives i 2010 for at sikre nemmere og bedre mulighed for økonomiopfølgning. Der gives en negativ tillægsbevilling i 2011 på samme beløb. Derved sikres, at virksomhederne i 2011 får afdraget deres merforbrug fuldt ud. Undtaget er dog skolerne, idet deres merforbrug i 2010, skal afdrages i skoleårene 2010/11 og 2011/12, hvilket betyder at de får en negativ tillægsbevilling i 2011 og Personaleforhold Ingen bemærkninger. Forslag til handlemuligheder Handlemulighed 1 Direktionen indstiller, at Økonomiudvalget overfor Byrådet anbefaler: at tillægsaftale til virksomhedsaftaler for 2010 for virksomhederne Skole- og dagbehandling, Døgninstitutionen, Storebjergskolen, Lerbjergskolen, Vinderød Skole, Melby Skole, Løvdalen, Solhjem, Hjemmeplejen, Plejecentret Halsnæs, Humlehaven og Musikskolen godkendes at der meddeles en tillægsbevilling på kr. til Skole- og dagbehandling til finansiering af det forventede merforbrug i 2010 mod at merforbruget er afdraget fuldt ud ved udgangen af 2011 Side 20 af 80

21 at der meddeles en tillægsbevilling på kr. til Døgninstitutionen til finansiering af det forventede merforbrug i 2010 mod at merforbruget er afdraget fuldt ud ved udgangen af 2011 at der meddeles en tillægsbevilling på 1,0 mio.kr. til Storebjergskolen til finansiering af det forventede merforbrug i 2010 mod at merforbruget er afdraget fuldt ud ved udgangen af 2012 at der meddeles en tillægsbevilling på 1,3 mio.kr. til Lerbjergskolen til finansiering af det forventede merforbrug i 2010 mod at merforbruget er afdraget fuldt ud ved udgangen af 2012 at der meddeles en tillægsbevilling på kr. til Vinderød Skole til finansiering af det forventede merforbrug i 2010 mod at merforbruget er afdraget fuldt ud ved udgangen af 2012 at der meddeles en tillægsbevilling på kr. til Melby Skole til finansiering af det forventede merforbrug i 2010 mod at merforbruget er afdraget fuldt ud ved udgangen af 2012 at der meddeles en tillægsbevilling på 1,2 mio.kr. til Løvdalen til finansiering af det forventede merforbrug i 2010 mod at merforbruget er afdraget fuldt ud ved udgangen af 2011 at der meddeles en tillægsbevilling på kr. til Solhjem til finansiering af det forventede merforbrug i 2010 mod at merforbruget er afdraget fuldt ud ved udgangen af 2011 at der meddeles en tillægsbevilling på 2,7 mio.kr. til Hjemmeplejen til finansiering af det forventede merforbrug i 2010 mod at merforbruget er afdraget fuldt ud ved udgangen af 2011 at der meddeles en tillægsbevilling på 1,8 mio.kr. til Plejecentret Halsnæs til finansiering af det forventede merforbrug i 2010 mod at merforbruget er afdraget fuldt ud ved udgangen af 2011 at der meddeles en tillægsbevilling på kr. til Humlehaven til finansiering af det forventede merforbrug i 2010 mod at merforbruget er afdraget fuldt ud ved udgangen af 2011 at der meddeles en tillægsbevilling på kr. til Musikskolen til finansiering af det forventede merforbrug i 2010 mod at merforbruget er afdraget fuldt ud ved udgangen af 2011 at tillægsbevillingerne på i alt kr. finansieres af kassebeholdningen i 2010 og modsvarende tilføres kassebeholdningen i 2011 og 2012 Bilag Tillægsaftale for Skole- og Dagbehandling, 1 side Tillægsaftale for Døgninstitutionen, 1 side Tillægsaftale for Storebjergskolen, 1 side Tillægsaftale for Lerbjergskolen, 1 side Tillægsaftale for Vinderød Skole, 1 side Tillægsaftale for Melby Skole, 1 side Tillægsaftale for Løvdalen, 1 side Tillægsaftale for Solhjem, 1 side Tillægsaftale for Hjemmeplejen, 1 side Tillægsaftale for Plejecentret Halsnæs, 1 side Tillægsaftale for Humlehaven, 1 side Tillægsaftale for Musikskolen, 1 side Side 21 af 80

22 Ø /03429 Befolkningsprognose Sagens kerne Byrådet godkendte på sit møde den 9. marts 2010 forslag til boligprognose for Administrationen har på den baggrund udarbejdet en befolkningsprognose for perioden Indstilling Direktionen indstiller, at Økonomiudvalget over for Byrådet anbefaler, at befolkningsprognosen tages til efterretning, og at prognosens resultater indgår som grundlag for det videre budgetarbejde og øvrig planlægning, der er afhængig af befolkningsudviklingen. Beslutning: Økonomiudvalget 2010, den, punkt 117 Direktionens indstilling anbefales. Sagsfremstilling Befolkningsprognosen indgår som et væsentligt element i budgetlægningen, idet kommunens økonomistyringsprincipper i vidt omfang er baseret på aktivitetsbudgettering. Det betyder, at der så vidt muligt tildeles ressourcer til de enkelte områder i forhold til antallet af brugere med videre, ligesom skatteindtægter og bloktilskud er befolkningstalsafhængige. Herudover er forventningerne til befolkningsudviklingen et væsentligt element i vurderingen af udbygningsbehov på de respektive aktivitetsområder, såvel opgavemæssigt som geografisk. Indeværende prognose indeholder udover oplysninger om de fremtidige forventninger til befolkningssammensætningen i hele kommunen ligeledes prognoser for dagpasningsområdet, skoleområdet og ældreområdet. Pr. 1. januar 2010 udgjorde det samlede befolkningstal i Halsnæs Kommune indbyggere, hvilket er 24 indbyggere flere end forudsat ved sidste års befolkningsprognose. Fra forventes det samlede befolkningstal at stige med 205 indbyggere til Den forventede svage stigning i indbyggertallet for kommunen dækker over et fald i gruppen af erhvervsaktive borgere. I denne gruppe forventes et fald i indbyggertal på 9,3 % fra indbyggere i 2010 til indbyggere i Til gengæld er forventningerne til faldet i børnetallet ændret i en marginalt positiv retning i forhold til sidste års prognose. Hvor der i sidste års prognose forventedes et fald i antallet af 0-2 årige på 8,6 % frem mod 2015, forventes der i indeværende prognose et fald på 6,1 % frem mod Over budgetperioden forventes en samlet stigning i antallet af ældre på godt 20 % fra 5893 i 2010 til 7072 primo I forhold til sidste års prognose forventes der et marginalt højere antal indbyggere i denne befolkningsgruppe i 2015, end der gjorde i sidste års prognose. Side 22 af 80

23 Befolkningsprognosen resultater fordelt på kommunens distrikter vil endvidere indgå i forbindelse med udarbejdelse af temabudgetanalyser til brug i forbindelse med budgetlægningen. Lov- og plangrundlag Tidsplan for budget Den godkendte boligprognose for Konsekvenser for miljø og sundhed Ingen Høring, dialog og formidling Befolkningsprognosen vil efter Byrådets behandling blive offentliggjort på kommunens hjemmeside. Økonomi og afledt drift Befolkningsprognosen har ikke i sig selv nogen økonomiske konsekvenser, men udviklingen inden for de enkelte aldersgrupper vil påvirke driftsbudgetterne på de respektive politikområder tilsvarende. Personaleforhold Befolkningsprognosen har ikke i sig selv nogen personalemæssige konsekvenser, men da størstedelen af udgifterne på de aktivitetsbudgetterede områder vedrører lønninger, vil befolkningsudviklingen ved uændret serviceniveau umiddelbart have en afsmittende virkning på antallet af ansatte på de respektive områder. Forslag til handlemuligheder Handlemulighed 1 Direktionen indstiller, at Økonomiudvalget over for Byrådet anbefaler, at befolkningsprognosen tages til efterretning, og at prognosens resultater indgår som grundlag for det videre budgetarbejde Bilag Notat vedrørende befolkningsprognose (9 sider) Side 23 af 80

24 P /04961 Indledende drøftelse af politisk målformulering Sagens kerne Ifølge den af Byrådet vedtagne proces for målformulering i forbindelse med Budget , skal fagudvalgene inden sommerferien 2010 formulere politiske mål inden for udvalgenes respektive områder, der kan danne afsæt for udarbejdelse af resultatkrav i virksomhedsaftalerne for Indstilling Direktionen indstiller, at Økonomiudvalget tager en indledende drøftelse af de på mødet i marts udvalgte temaer for tværgående politiske mål med henblik på, at der på udvalgsmødet i juni kan formuleres forslag til tværgående politiske mål. Beslutning: Økonomiudvalget 2010, den, punkt 118 Sagen drøftet, idet det videre arbejde tager udgangspunkt i Direktionens notat af 27. april 2010, og idet der arbejdes videre med formuleringen af målene med henblik på drøftelsen i dialogforum med lederne og Hoved-MED den 2. juni Sagsfremstilling Økonomiudvalget havde på mødet den 3. marts 2010 en indledende drøftelse af, hvilke tværgående temaer til politiske mål, der kunne indgå i virksomhedsaftalerne for Udvalget besluttede på den baggrund, at der skulle arbejdes videre med følgende tværgående temaer til politiske mål: Sygefravær Effektivisering Budgetoverholdelse Mødedeltagelse Økonomichef Michael Ballegaard deltager under dette punkt. Lov- og plangrundlag Proces for målformulering i forbindelse med budget Godkendt i Byrådet den 2. februar Konsekvenser for miljø og sundhed Intet at bemærke. Høring, dialog og formidling Ovennævnte temaer vil indgå i det planlagte dialogmøde med Lederforum og Hoved-MED den 2. juni Økonomi og afledt drift Målformulering indgår som element i budgetarbejdet vedrørende budget Personaleforhold Intet at bemærke. Side 24 af 80

25 Forslag til handlemuligheder Handlemulighed 1 Direktionen indstiller, at Økonomiudvalget tager en indledende drøftelse af de på mødet i marts udvalgte temaer for tværgående politiske mål med henblik på, at der på udvalgsmødet i juni kan formuleres forslag til tværgående politiske mål. Bilag Oplæg til Økonomiudvalgets indledende måldrøftelse på mødet den (4 sider) Side 25 af 80

26 A /03072 Bæredygtige virksomheder Sagens kerne Økonomiudvalget godkendte den 3. marts 2010 direktionens forslag til at arbejde videre med konkrete strukturtilpasninger i kommunens virksomhedsstruktur. Økonomiudvalget besluttede ligeledes, at procesplan for de forskellige forslag sendes i de relevante fagudvalg til godkendelse. Hermed fremsendes procesplan for det forslag om strukturtilpasninger som ligger inden for Udvalget for Beskæftigelse og erhverv. Det drejer sig om virksomheden; Job og Kompetenceudvikling. Indstilling Direktionen indstiller, at Udvalget for Beskæftigelse og Erhverv overfor Økonomiudvalg og Byråd anbefaler, at følgende procesplan godkendes; Procesplan for: Job og Kompetenceudvikling Beslutning: Udvalget for Erhverv og Beskæftigelse 2010, den 12. april 2010, punkt 45 Direktionens indstilling godkendt. Beslutning: Økonomiudvalget 2010, den, punkt 119 Direktionens indstilling anbefales. Sagsfremstilling I september 2009 godkendte det daværende byråd notat om; Bæredygtige virksomheder og strukturtilpasninger som grundlag for en princip beslutning om, at direktionen kunne arbejde videre med konkrete forslag til strukturtilpasninger. Notatet viser, at bæredygtighed kan defineres som kvalitet i opgaveløsningen, høj grad af målopfyldelse og en robust økonomi der kan finansiere opgaverne, så virksomheden kan være selvbærende. Samtidig viser notatet, at der er en række parametre der spiller ind på virksomhedens mulighed for at være bæredygtig, herunder ledelse, faglighed, administrative opgaver, økonomi og i nogle sammenhænge også geografi. Den 3. marts 2010 godkendte Økonomiudvalget, at der arbejdes videre med 10 forslag til konkrete strukturtilpasninger i kommunens virksomhedsstruktur. Økonomiudvalget godkendte endvidere, at direktionen kan sende procesplaner for de konkrete strukturtilpasninger frem til de relevante fagudvalg. For så vidt angår Udvalget for Beskæftigelse og Erhverv er der et forslag til strukturtilpasninger. Det drejer sig om Job og Kompetenceudvikling der overgår til en afdeling under Job og Arbejdsmarked. Procesplan vedlægges som bilag. Lov- og plangrundlag Jf. beslutning 3. marts 2010 har Økonomiudvalget godkendt, at direktionen arbejder videre med de konkrete forslag til strukturtilpasninger samt, at direktionen kan fremsende procesplan til de respektive fagudvalg. Side 26 af 80

27 De ændringer som følger af strukturtilpasningerne forventes ikke at give ændringer for så vidt angår de opgaver og kompetence der ligger inden for de enkelte fagudvalg jf. styrelsesvedtægten. Konsekvenser for miljø og sundhed Intet at bemærke. Høring, dialog og formidling Da strukturtilpasninger kan påvirke arbejdsforholdene for medarbejdere og ledelse, samt påvirke brugerne adgang til servicen, vil der blive igangsat en proces, hvor alle relevante interessenter høres og hvor alle formelle høringsfrister overholdes. Af relevante høringsparter kan nævnes virksomhedens MED-udvalg. Økonomi og afledt drift I forbindelse med implementering af de konkrete forslag til strukturtilpasninger vil der blive iværksat forskellige effektiviserings- og afbureaukratiseringstiltag som forventeligt vil give sparede ressourcer. Endvidere vil der forventeligt blive en ændret medarbejdersammensætning. Det er økonomiudvalgets forventning, at alle strukturtilpasninger samlet set vil give en besparelse på mindst 6 millioner kroner. Personaleforhold De konkrete strukturtilpasninger vil give ændrede forhold for nogle medarbejdere og ledere. Derfor vil der blive iværksat en udførlig administrativ personaleproces, som følger alle formelle regler og procedure. Forslag til handlemuligheder Handlemulighed 1 Udvalget for Beskæftigelse og Erhverv anbefaler overfor Økonomiudvalg og Byråd at godkende procesplanen som ligger indenfor udvalgets område Bilag Bilag 1: Job og Kompetenceudvikling (2 sider). Side 27 af 80

28 A /03358 Overordnet administrativ organisationsstruktur 2010 Sagens kerne Økonomiudvalget blev den 7. april 2010 orienteret om Direktionens indledende overvejelser om mulig ændring af Halsnæs Kommunes overordnede administrative organisationsstruktur. Direktionen har arbejdet videre med sagen, idet den overordnede administrative organisationsstruktur foreslås ændret ved at området Familie og Børn nedlægges og to nye områder oprettes: 1) Dagpleje og Daginstitution og 2) Familie og Børn. Indstilling Direktionen indstiller, at Økonomiudvalget over for Byrådet anbefaler: at området for Familie og Børn nedlægges at der oprettes to nye områder med betegnelserne: o Dagpleje og Daginstitution o Familie og Børn. Beslutning: Økonomiudvalget 2010, den, punkt 120 Der foreligger høringssvar fra de berørte MED-udvalg, omdelt på mødet. Direktionens indstilling anbefales. Økonomiudvalget noterer sig, at økonomien holdes inden for den eksisterende ramme på Rådhuset. Sagsfremstilling Direktionen præsenterede Økonomiudvalget den 7. april 2010 for overvejelser om, hvordan kommunen kan sikre den fornødne ledelseskraft til at gennemføre for det første de nødvendige strukturændringer, der er under forberedelse (jf. sag om bæredygtige virksomheder), og for det andet den løbende økonomiopfølgning og nedjustering af serviceniveauet, som er helt afgørende for kommunens økonomiske situation. Begge dele kræver, at den fornødne ledelseskraft på niveau 2, altså chefniveau, er til stede. Halsnæs Kommune har en tre-ledet ledelsesstruktur. Siden kommunens etablering pr. 1. januar 2007 er antallet af såkaldte niveau 2-ledere i kommunen, det vil sige chefer, justeret fra 11 chefer til 10 chefer pr. 1. januar 2009 og derefter til ni chefer pr. 1. januar I 2009 handlede det om, at Borgerservice blev nedlagt som selvstændigt område og sammen med opgaverne fra området Socialservice og Omsorg dannedes et nyt samlet område Velfærdsservice under én chef. I 2010 nedlagdes de hidtidige tre centrale sekretariater og i stedet oprettedes to nye: Økonomisekretariatet og Direktionssekretariatet med hver én chef. På nuværende tidspunkt er der to ledige chefstillinger ud af de i alt ni chefstillinger, som følger af kommunens nuværende overordnede administrative organisations- og ledelsesstruktur. I den sammenhæng skal der forberedes og gennemføres en konkret rekrutteringsproces. Det har givet anledning til at foreslå at ændre den overordnede administrative organisationsstruktur og/eller stillingsindholdet og chefprofilerne med henblik på at imødekomme de nuværende og fremtidige behov for ledelseskraft på chefniveau. Opgaven er at rekruttere de rigtige personer, som bedst muligt kan matche de behov, ønsker og krav, kommunen har. Side 28 af 80

29 I forbindelse med mødet i byrådet den 12. april 2010 traf politikerne nogle principbeslutninger i forbindelse med vedtagelse af procesplaner i sagen om bæredygtige virksomheder. Det lægger op til et stort ledelsesmæssigt pres på enkelte områder og chefer. Det drejer sig især om området Familie og Børn, som har en vakant chefstilling. Som konsekvens heraf vil det være hensigtsmæssigt at nedlægge det nuværende område Familie og Børn og oprette to nye områder med hver en chef. Se i øvrigt bilaget Forslag om nedlæggelse af området Familie og Børn og oprettelse af to nye områder, hvoraf det fremgår, at området Dagpleje og Daginstitution forventes at varetage drift og udvikling af dagtilbud for børn, forstået som kommunens pladsanvisning, dagpleje og daginstitutioner. Mens området Familie og Børn forventes at varetage den tværgående og helhedsorienterede drift og udvikling af rådgivning, vejledning/undervisning samt sagsbehandling med fokus på en integreret indsats inden for sociale, psykologiske og pædagogiske spørgsmål over for børn og familier med børn og unge i alderen 0-18 år. Dertil kommer, som det allerede er politisk besluttet på byrådsmødet den 12. april 2010, at kommunens sundhedstjeneste ønskes placeret under området Familie og Børn. Lov- og plangrundlag Styrelsesvedtægten for Halsnæs Kommune pr. 1. januar 2010 Referat af møde i Sammenlægningsudvalget den 10. januar 2006, punkt 17: Administrativ organisering principper for delegation og bemyndigelse Det Administrative ledelsesgrundlag for Halsnæs Kommune Referat af møde i Byrådet den 12. april 2010, punkt om bæredygtige virksomheder samt punkt 169 om Juniorklubben organisering og proces Konsekvenser for miljø og sundhed Ikke aktuelt Høring, dialog og formidling Bilaget: Forslag om nedlæggelse af området Familie og Børn og oprettelse af to nye områder er sendt i høring i MED-organisationen og mulige høringssvar foreligger ved mødet i Økonomiudvalget den. Resultatet af Byrådets beslutning vil danne udgangspunkt for dialog internt i organisationen og formidling eksternt i kommunen. Økonomi og afledt drift Den eventuelle ændring af den overordnede administrative organisationsstruktur afholdes inden for den overordnede administrative økonomiske ramme. Personaleforhold Ved den eventuelle ændring af den overordnede administrative organisationsstruktur forventes medarbejdere at følge opgaverne. Forslag til handlemuligheder Handlemulighed 1 Direktionen indstiller, at Økonomiudvalget over for Byrådet anbefaler: at området for Familie og Børn nedlægges at der oprettes to nye områder med betegnelserne: o Dagpleje og Daginstitution o Familie og Børn. Side 29 af 80

30 Bilag Forslag om nedlæggelse af området Familie og Børn og oprettelse af to nye områder (3 sider) Høringssvar fra MED-organisationen (foreligger på mødet i Økonomiudvalget den 5. maj 2010) Side 30 af 80

31 A /02280 Borgerservice på det tidligere Hundested Rådhus Sagens kerne Byrådet har besluttet, at det tidligere Hundested Rådhus skal ombygges i forbindelse med at Hundested Bibliotek pr. 1. januar 2011 flytter over på Gl. Hundested Rådhus. Udvalget skal tage stilling til, hvad der fremover skal ske med Borgerservice i Hundested, som i øjeblikket er placeret på Gl. Hundested Rådhus. Denne sag beskriver fire scenarier for den fremtidige organisering af Borgerservicebetjeningen i det ombyggede Hundested Rådhus. Scenarierne omfatter to ubemandede og to bemandede løsninger, herunder løsninger med virtuel kontakt til Borgerservice i Frederiksværk. Indstilling Direktionen indstiller, at Borgerservice på det tidligere Hundested Rådhus fremover indrettes ubemandet med mulighed for, at borgerne telefonisk kan booke en aftale til et møde med en sagsbehandler i et lokale på det tidligere Hundested Rådhus (scenarie 1) at ændringen træder i kraft i forbindelse med påbegyndelse af byggeriet af lokalbiblioteket i det tidligere rådhus, idet møder med borgere holdes på det nuværende lokalbibliotek i byggeperioden Beslutning: Økonomiudvalget 2010, den, punkt 121 Genoptages på Økonomiudvalgets møde i juni 2010, idet Direktionen anmodes om at supplere notatet med de drifts- og anlægsøkonomiske konsekvenser af de forskellige handlemuligheder. Sagsfremstilling Baggrund I forbindelse med salget af Hundested Biblioteks nuværende bygninger i Nørregade 5 har Byrådet besluttet at Hundested Bibliotek pr. 1. januar 2011 skal flytte ind på Gl. Hundested Rådhus, Nørregade 35. I den forbindelse har Byrådet afsat en anlægsbevilling til ombygning af Gl. Hundested Rådhus, så bygningen kan rumme både Lokalbibliotek, Teknisk Skole og eventuel Borgerservice, afhængig af hvilken model, udvalget beslutter. Borgerservice i Hundested betjenes i øjeblikket af tre medarbejdere ved to skranker og har åbent to dage om ugen, henholdsvis mandage fra 8-15 og torsdage fra Derudover benyttes et bagkontor (tidligere to kontorer) med printerfacilitet til telefonbetjening og sagsbehandling mellem ekspeditionerne. Borgere, der har behov for betjening tirsdage og onsdage, henvises til Borgerservice i Frederiksværk, telefonisk kontakt eller til selvbetjening på Halsnæs Kommunes hjemmeside. Borgerservice i Hundested ekspederede i alt 3604 personlige borgerhenvendelser i 2009, svarende til gennemsnitligt ca. 78 henvendelser om ugen, hvis der ses bort fra juli og uge 51 og 52, hvor der holdes lukket. Der foreligger ikke statistik for antallet af telefoniske henvendelser i Hundested. Det vurderes, at telefonekspeditionerne udgør ca. 20 % af medarbejdernes tid. Side 31 af 80

32 Der foreligger ikke statistik over borgernes alders- og socialfordeling. De 10 mest efterspurgte ydelser for personlig betjening i Borgerservice i Hundested er (rangordnet antal og procentfordeling er angivet i parentes): 1. Modtagelse af post, herunder fodregninger (754 21%) 2. Kørekort (456 14%) 3. Folke/førtidspension (342 9%) 4. Pas (323 9%) 5. Valg 1 (288 8%) 6. Skat (269 7%) 7. Forskud (221 6%) 8. Folkeregister (173 5%) 9. Sygesikring (173 5%) 10. Boligstøtte (137 4%) Ovenstående 10 mest efterspurgte ydelser i 2009 udgjorde ca. 88 % af alle samtlige personlige henvendelser i Hundested. 21% af alle henvendelser vedrører aflevering af post, som tilsvarende vil kunne afleveres i en postkasse. Tallet for aflevering af post er reelt større, når der også indregnes aflevering af blanketter og ansøgningsskemaer. Disse er i dag registreret under de respektive ydelser. Af den afleverede post udgør en stor del kvitteringer for fodregninger, som afleveres i kommunen. 9% af henvendelserne vedrører udstedelse af pas, hvor det forventes, at kommunerne i bliver pålagt at anskaffe Rigspolitiets digitale 2.0-Pasløsning / pasautomat til brug for ekspedition af passagerne. På grund af den forventede store anskaffelsessum for maskinen (ca kroner) og relativt større volumen af pashenvendelser i Frederiksværk, vil det være omkostningseffektivt at placere en sådan pasmaskine i Borgerservice på Rådhuset i Frederiksværk. 8% af henvendelserne vedrører valg, som er en isoleret ydelse, der forekommer i en kort periode med års mellemrum. Supplerende kan nævnes, at Borgerservice også vil blive påvirket af en eventuel realisering af statens planer for en samling af den objektive sagsbehandling i større centre. Samlet set vil en stor del af de nuværende ydelser indenfor de nærmeste år dermed forventes at blive omlagt eller kunne håndteres uden at en personlig borgerrådgiver er involveret. Dertil kommer at omfanget af digitale selvbetjeningsløsninger i de kommende år forventes at stige støt, så endnu flere ydelser vil kunne håndteres uden direkte ansigt til ansigt-kontakt med en sagsbehandler eller gennem telefonisk rådgivning, som det kendes fra SKAT. Endelig vurderes det på baggrund af de hidtidige erfaringer med LEAN i Borgerservice, at mu- 1 Valg vedrører brevstemmer til Europarådsvalget samt til Kommune og Regionsrådsvalget i Side 32 af 80