Områdeudvalg administrationen REFERAT

Transkript

1 Områdeudvalg administrationen REFERAT Sted: Mødelokale 2, rådhuset Dato: Tirsdag den 4. juni 2013 Start kl.: 12:30 Slut kl.: 15:30 Medlemmer: Eva Iversen (Formand) Peter Kirchhoff Larsen - (HK) Kim Bruun Nielsen (Ledelse) Carsten Povlsen (HK) Lotta Dybdahl Sandsgaard (Ledelse) Helle Steffensen - (HK) Karen Skau (Ledelse) Connie Borup Hansen (3F) Kirsten Højgaard (Næstfmd) (DS) Bodil Hiort (TL) Lisbeth Skyum (DS) Jacob Therchilsen (AC) Agnete Munk Nielsen (DS) Grethe Wehner Andersen (AMR) Jytte Skiffard (HK) Lise Elkjær (AMR) Fraværende: Kim Bruun Nielsen (Ledelse) Carsten Povlsen (HK) Lotta Dybdahl Sandsgaard (Ledelse) Bodil Hiort (TL) Agnete Munk Nielsen (DS) Jacob Therchilsen (AC) Jytte Skiffard (HK) Norddjurs Kommune

2 Områdeudvalg administrationen Indholdsfortegnelse Side 1. Godkendelse af referat Information om budgetopfølgning og konsekvenser for arbejds- og personaleforhold Drøftelse af arbejdsskadestatistik 1. kvartal Drøftelse af fraværsstatistik Opfølgning på Norddjurs Kommunes sygefraværsprojekt Behandling af arbejdsmiljørapporter fra lokaludvalg Planlægning af arbejdsmiljødag Gennemgang af tilrettede retningslinjer Julefrokost i administrationen Information fra hovedudvalget Information fra ledelsen Information fra medarbejderne, herunder lokaludvalg Information og kommunikation til lokaludvalg Eventuelt...17 Bilagsoversigt...18 Norddjurs Kommune

3 Områdeudvalg administrationen Godkendelse af referat Sagsgang: OA Åben sag Sagsfremstilling Godkendelse af referat fra mødet den 6. marts På mødet blev der informeret om et Excel-ark, der kan hjælpe med registrering og indberetning af sygdom. HR-afdelingen har undersøgt sagen og der er alene tale om et regneark til registrering af sygefravær, men det findes ikke relevant at udbrede dette til hele organisationen, da der vil skulle bruges for mange resurser på vedligeholdelse, hvilket ikke står mål med udbyttet.. Indstilling Formanden indstiller, at referatet godkendes. Beslutning i Områdeudvalg administrationen den Referatet blev godkendt. 1

4 Områdeudvalg administrationen Information om budgetopfølgning og konsekvenser for arbejds- og personaleforhold A00 13/4701 Åben sag Sagsgang: OA Sagsfremstilling Det fremgår af MED-aftalen, at områdeudvalget skal orienteres om budgetopfølgningen. Der foretages 2 årlige budgetopfølgninger, der forelægges kommunalbestyrelsen. Derudover foretages månedlige budgetopfølgninger.. Indstilling Formanden indstiller, at orienteringen tages til efterretning. Beslutning i Områdeudvalg administrationen den Der er på nuværende tidspunkt ikke noget der giver anledning til konsekvenser for arbejds- og personaleforhold. Der er stadig udfordringer vedrørende finansieringen af seniorjobordningen. Der forventes fortsat en merudgift på omkring 4,0 mio. kr. Der er indgået et politisk forlig, som betyder at tilgangen til ordningen vil aftage mærkbart fra starten af det nye år. Nærmere detaljer og de præcise konsekvenser må afvente ny lovgivning. 2

5 Områdeudvalg administrationen Drøftelse af arbejdsskadestatistik 1. kvartal A00 13/4713 Åben sag Sagsgang: OA Sagsfremstilling Det fremgår af statistikken, at der i 1. kvartal 2013 har været 0 arbejdsskader. Til sammenligning var der i 1. kvartal arbejdsskader.. Indstilling Formanden indstiller, at statistikken drøftes. Bilag: 1 Åben Arbejdsskadestatistik 1. kvt /13 Beslutning i Områdeudvalg administrationen den Statistikken blev drøftet. 3

6 Områdeudvalg administrationen Drøftelse af fraværsstatistik A00 13/4771 Åben sag Sagsgang: OA Sagsfremstilling Der arbejdes i øjeblikket på at udfærdige en fraværsstatistik for hele Norddjurs Kommune og også for områdeudvalgets område for hele 2012 og 1. kvartal Hvis det lykkes inden mødet, vil statistikken blive udsendt til områdeudvalget.. Indstilling Formanden indstiller, at punktet drøftes. Beslutning i Områdeudvalg administrationen den HR-afdelingen informerede om de udfordringer der er ved at få lavet en ny fraværsstatistik. En af de helt store udfordringer i øjeblikket er, at mange afdelinger er så små, at man kan identificere de syge ud fra statistikken, hvilket ikke findes etisk i orden, derfor er der ikke udsendt en statistik med dette referat. 4

7 Områdeudvalg administrationen Opfølgning på Norddjurs Kommunes sygefraværsprojekt A00 13/4774 Åben sag Sagsgang: OA Sagsfremstilling Norddjurs Kommunes sygefraværsprojekt skal evalueres i hovedudvalget den 19. august 2013 og områdeudvalget skal sende et statusnotat, der beskriver, hvilke indsatser vi har igangsat, samt hvilke erfaringer vi har gjort os. Områdeudvalget har arbejdet intenst med sygefraværsprojektet og der er udarbejdet vedlagte notat, der beskriver dette. Notatet skal udfyldes med områdeudvalgets erfaringer.. Indstilling Formanden indstiller, at notatet udfyldes i fællesskab. Bilag: 1 Åben Statusnotat til HU januar /13 2 Åben Udkast til statusnotat vedr. sygefraværsprojekt 70762/13 Beslutning i Områdeudvalg administrationen den Opfølgning til hovedudvalget blev drøftet og statusnotatet blev færdiggjort. 5

8 Områdeudvalg administrationen Behandling af arbejdsmiljørapporter fra lokaludvalg A00 13/10654 Åben sag Sagsgang: OA Sagsfremstilling I henhold til MED-aftalen skal områdeudvalget formidle og koordinere informationerne vedrørende arbejdsmiljøet mellem lokaludvalgene på eget område og hovedudvalget. Områdeudvalget skal behandle de indkomne arbejdsmiljørapporter og udarbejde en samlet rapport for området til hovedudvalget. Udkast til den samlede rapport er vedlagt.. Indstilling Formanden indstiller, at rapporterne behandles. Bilag: 1 Åben Arbejdsmiljørapport fra områdeudvalg for administrationen 70756/13 2 Åben Arbejdsmiljørapporter fra LMU til OA 78029/13 Beslutning i Områdeudvalg administrationen den Der har desværre igen i år været problemer med at få alle rapporterne indsendt til tiden på trods af påmindelser i god tid samt rykkere. Myndighedsafdelingens rapport er uddelt på mødet. Udarbejdelsen af arbejdsmiljørapporten er en årlig tilbagevendende begivenhed og områdeudvalget skal derfor opfordre alle lokaludvalg og personalemøder med MED-status om at få lagt udarbejdelsen af arbejdsmiljørapporten ind i et årshjul, således at områdeudvalget kan få alle rapporter til tiden til behandling på mødet i juni. Fristen for indsendelse af rapporten vil typisk ligge sidst i maj måned hvert år. Dette er også vigtigt for at lokaludvalgene og personalemøderne med MED-status kan forholde sig til arbejdsmiljøproblemstillingerne her og nu i afdelingen. 6

9 Områdeudvalg administrationen Områdeudvalgets sekretær bruger meget tid på at lave rapporten til hovedudvalget ud fra de indsendte rapporter, og det er svært at nå, når rapporterne ikke indsendes til tiden. Rapporterne blev behandlet og områdeudvalget ønsker at komme med følgende tilbagemelding til alle lokaludvalg og personalemøder med MED-status. Vi har alle et medansvar for at vi har et godt arbejdsmiljø. Vedrørende det fysiske arbejdsmiljø: I forhold til dårligt indeklima er det muligt at rengøringspersonalet hjælper til med dette, således at der er udluftet når kontorpersonalet møder. At der kan være koldt på kontoret når man møder er prisen for et veludluftet kontor, og varmen vender hurtigt tilbage hvis døren lukkes i kort tid. I forhold til støv på kontorerne, så har vi alle også et ansvar for, at der er så ryddeligt, også på gulvene, at rengøringspersonalet rent faktisk kan komme til at gøre rent. Vedrørende det psykiske arbejdsmiljø: Særligt i forhold til vold og trusler opfordres alle til at vurdere situationen nøje. Er der risiko for en udadreagerende borger, så brug dine kolleger, så du ikke selv sætter dig i en risikofyldt situation. HR-afdelingen undersøger muligheden for at lave en statistik over vold og trusler. Arbejdsmiljørapporten til hovedudvalget blev færdiggjort. 7

10 Områdeudvalg administrationen Planlægning af arbejdsmiljødag A00 13/10801 Åben sag Sagsgang: OA Sagsfremstilling Områdeudvalget skal have nedsat en arbejdsgruppe, der skal planlægge den årlige arbejdsmiljødag, som afholdes den 5. november Indstilling Formanden indstiller, at der nedsættes en arbejdsgruppe. Beslutning i Områdeudvalg administrationen den Der blev nedsat en arbejdsgruppe med følgende medlemmer Grethe Wehner Andersen, Lise Elkjær, Connie Borup Hansen, Eva Holm Iversen og sekretær Bettina Broen Nielsen til planlægning af arbejdsmiljødagen. Sekretæren indkalder gruppen til et møde snarest muligt. Der blev spurgt til hvordan invitationer til hovedudvalgets arbejdsmiljødag sendes ud. Disse sendes til alle aftaleholdere, med besked om at videreformidle invitationen til egen arbejdsmiljøorganisation. Der blev spurgt til om det ikke var muligt at invitere på en anden måde. HR-afdeling har undersøgt sagen, og da det ikke er alle arbejdsmiljørepræsentanter i kommunen, der har en norddjurs-mail, er det ikke muligt at sende invitationer ud direkte til arbejdsmiljørepræsentanterne. Man kan vælge at oprette sig en agent på kursusportalen Vidensvejen, som på den nye hjemmeside findes på medarbejderportalen, under HR. Man vil således få en mail hvert år, når der oprettes ny arbejdsmiljødag. Agenten oprettes ved at man skriver arbejdsmiljødag i søgefeltet, vælger Arbejdsmiljødagen og klikker på Agenten i bunden af skærmen og udfylder med navn og mailadresse. 8

11 Områdeudvalg administrationen Gennemgang af tilrettede retningslinjer A00 13/4779 Åben sag Sagsgang: OA Sagsfremstilling Områdeudvalget skal drøfte og godkende de af HR-afdelingen tilrettede retningslinjer: Arbejdstider og lukkedage er skrevet sammen med fleksibel arbejdstid. Retningslinjer vedr. grænseoverskridende adfærd består med få rettelser. Medgået tid ved uddannelse og kurser er kun tilrettet vedrørende ændrede uddannelser.. Indstilling Formanden indstiller, at de tilrettede retningslinjer drøftes og godkendes. Bilag: 1 Åben Åbningstid og fleksibel arbejdstid sammenskrevet 45706/13 2 Åben Godgørelse af tid brugt på uddannelse og møder 46093/13 3 Åben Retningslinje grænseoverskridende adfærd 46175/13 Beslutning i Områdeudvalg administrationen den I forbindelse med tilretning af retningslinjerne har der kun været tiltænkt redaktionelle ændringer og ikke indholdsmæssige ændringer. Vedrørende retningslinjen om arbejdstid og fleksibel arbejdstid blev der på mødet diskuteret den gamle formulering eller vælge at arbejde halve dage 1. maj og grundlovsdag. Formuleringen er gledet ud da det altid vil afhænge af den enkelte overenskomst, om medarbejderne har fri. Det er derfor fundet rigtigst at skrive: (Juleaftensdag og nytårsaftensdag er fridage.) De respektive overenskomsters arbejdstidsbestemmelser følges med hensyn til øvrige fridage. Det vil i de fleste tilfælde betyde, at 1. maj og Grundlovsdag er fridage fra kl

12 Områdeudvalg administrationen Det afhænger således af overenskomsterne, om medarbejdergruppen har fri eller delvist fri den 1. maj og Grundlovsdag. Hvis der anvendes fleks eller ferie skal dette ske for 4 timer fra kl. 8-12, hvis man i henhold til overenskomsten har fri fra kl

13 Områdeudvalg administrationen Julefrokost i administrationen Sagsgang: OA Åben sag Sagsfremstilling Områdeudvalget har bedt alle lokaludvalg og personalemøder med MED-status om at drøfte deres holdning til, om julefrokosten skal fortsætte i den nuværende form. Områdeudvalget skal drøfte hvorvidt julefrokosten skal fortsætte i sin nuværende form.. Indstilling Formanden indstiller, at julefrokosten drøftes. Beslutning i Områdeudvalg administrationen den Nogle lokaludvalg foreslår, at julefrokosten fortsætter på samme måde som hidtil, andre synes der er for mange mennesker og vil hellere holde noget selv i afdelingen, mens et lokaludvalg foreslår, at det holdes et sted hvor der er plads til at hver afdeling spiser sammen og man så mødes senere til en fælles efterfest. I forhold til antallet, så er det opfattelsen, at der ikke vil komme flere end lige omkring de 200 personer. Områdeudvalget mener, at julefrokosten bør fortsætte i sin nuværende form. Områdeudvalget vil sørge for at hjælpe Myndighedsafdelingen med at bakke op om julefrokosten

14 Områdeudvalg administrationen Information fra hovedudvalget A00 13/4823 Åben sag Sagsgang: OA Sagsfremstilling Dette punkt er et fast punkt på områdeudvalget for administrationens dagsorden og her vil være oplistet de punkter, som hovedudvalget har på deres punkt: Information og kommunikation, som er rettet mod områdeudvalgene. Hovedudvalget opfordrede områdeudvalg og lokaludvalg til at sætte emnet samarbejde mellem ledelse og medarbejdere i MED-udvalget på dagsordenen og eventuelt lade sig inspirere, af det kodeks for samarbejde som hoveudvalget har udarbejdet.. Indstilling Formanden indstiller, at områdeudvalget drøfter emnet samarbejde mellem ledelse og medarbejdere i områdeudvalget. Bilag: 1 Åben Samarbejdskodeks 60434/13 Beslutning i Områdeudvalg administrationen den Områdeudvalget vil sætte emnet på dagsordenen og arbejdsgruppen, der skal arrangere arbejdsmiljødagen den 5. november, får til opgave at undersøge om det kan ske samme dag. 12

15 Områdeudvalg administrationen Information fra ledelsen Sagsgang: OA Åben sag Sagsfremstilling Ledelsen informerer om aktuelle emner.. Beslutning i Områdeudvalg administrationen den Sekretariatschef Mogens Caspersen informerede om, at det er besluttet at oprette et egentligt sekretariat med personaleansvar i udviklingsforvaltningen. Stillingen som sekretariatschef er slået op og den nuværende sekretariatschef fortsætter som chefkonsulent. Medarbejderne har været inddraget i processen og der er nedsat en arbejdsgruppe der skal kvalificere flytningen, som vil indebære flytning af ca. 13 medarbejdere, både fysisk og organisatorisk. Det forventes, at den nye sekretariatschef tiltræder 1. august 2013 og at organisationsændringen sker pr. 1. september Organisationsstrukturen vil herefter være således: 13

16 Områdeudvalg administrationen Arbejdsmarkeds- og borgerservicechefen informerede om den forestående ombygning af borgerbetjeningen på rådhuset. Ombygningen starter i uge 31 og forventes færdig senest i uge 44. Under ombygningen vil der blive spærret af flere steder i underetagen i forsøg på at sikre mindst mulig gene ved støj og støv mm. Enkelte medarbejdere vil blive flyttet. Borgerservicebetjeningen bliver flyttet over på det gamle rådhus på Torvet 1 og jobcenterbetjeningen vil blive flyttet ovenpå til udbetalingsskranken. 14

17 Områdeudvalg administrationen Information fra medarbejderne, herunder lokaludvalg Sagsgang: OA Åben sag Sagsfremstilling Medarbejderne informerer om aktuelle emner. Beslutning i Områdeudvalg administrationen den HKs arbejdsmiljøgruppe har fået mulighed for at få besøg fra rejseholdet fra Videncenter for arbejdsmiljø den 22. oktober Man vil i den forbindelse gerne holde en form for arbejdsmiljødag for alle de ansatte i administrationen med temaet fra stress til trivsel. Formanden informerede om, at hun selv har deltaget i en sådan stopdag med netop dette tema og at det var et godt arrangement. Umiddelbart er det svært at se, at det egner sig til en arbejdsmiljødag for alle ansatte i administrationen. Det er ud fra erfaringerne bedre at afholde et sådant arrangement i en afdeling for sig og i dette tilfælde har formanden ikke mulighed for, på vegne af alle chefer, at give fri til et sådant arrangement. Da man synes, idéen er god, er ledersiden villig til at deltage i det møde der skal være med rejseholdet den 20. juni hvis dette er muligt. 15

18 Områdeudvalg administrationen Information og kommunikation til lokaludvalg Sagsgang: OA Åben sag Sagsfremstilling Formålet med punktet er, at områdeudvalget drøfter, om der på baggrund af mødet er emner, der skal informeres ud til resten af organisationen. Derudover kan der være emner, som områdeudvalget mener der skal informeres om... Beslutning i Områdeudvalg administrationen den Vedrørende indsendelse af arbejdsmiljørapporter mv. til områdeudvalget Der har desværre igen i år været problemer med at få alle arbejdsmiljørapporter indsendt til tiden på trods af påmindelser i god tid samt rykkere. Udarbejdelsen af arbejdsmiljørapporten er en årlig tilbagevendende begivenhed og områdeudvalget skal derfor opfordre alle lokaludvalg og personalemøder med MED-status om at få lagt udarbejdelsen af arbejdsmiljørapporten ind i et årshjul, således at områdeudvalget kan få alle rapporter til tiden til behandling på mødet i juni. Fristen for indsendelse af rapporten vil typisk ligge sidst i maj måned hvert år. Vedrørende arbejdsmiljø Vi har alle et medansvar for at vi har et godt arbejdsmiljø. I forhold til dårligt indeklima er det muligt at rengøringspersonalet hjælper til med dette, således at der er udluftet når kontorpersonalet møder. At der kan være koldt på kontoret når man møder er prisen for et veludluftet kontor, og varmen vender hurtigt tilbage hvis døren lukkes i kort tid. I forhold til støv på kontorerne, så har vi alle også et ansvar for, at der er så ryddeligt, også på gulvene, at rengøringspersonalet rent faktisk kan komme til at gøre rent. 16

19 Områdeudvalg administrationen Eventuelt Sagsgang: OA Åben sag Sagsfremstilling... Beslutning i Områdeudvalg administrationen den Intet at behandle. 17

20 Områdeudvalg administrationen Bilagsoversigt 3. Drøftelse af arbejdsskadestatistik 1. kvartal Arbejdsskadestatistik 1. kvt 2013 (70312/13) 5. Opfølgning på Norddjurs Kommunes sygefraværsprojekt 1. Statusnotat til HU januar 2012 (71214/13) 2. Udkast til statusnotat vedr. sygefraværsprojekt (70762/13) 6. Behandling af arbejdsmiljørapporter fra lokaludvalg 1. Arbejdsmiljørapport fra områdeudvalg for administrationen (70756/13) 2. Arbejdsmiljørapporter fra LMU til OA (78029/13) 8. Gennemgang af tilrettede retningslinjer 1. Åbningstid og fleksibel arbejdstid sammenskrevet (45706/13) 2. Godgørelse af tid brugt på uddannelse og møder (46093/13) 3. Retningslinje grænseoverskridende adfærd (46175/13) 10. Information fra hovedudvalget 1. Samarbejdskodeks (60434/13) 18

21 Områdeudvalg administrationen Underskriftsside Eva Iversen Kim Bruun Nielsen Lotta Dybdahl Sandsgaard Karen Skau Kirsten Højgaard (Næstformand) Lisbeth Skyum Agnete Munk Nielsen Jytte Skiffard Peter Kirchhoff Larsen Carsten Povlsen Helle Steffensen Connie Borup Hansen Bodil Hiort Jacob Therchilsen Grethe Wehner Andersen Lise Elkjær 19

22 Bilag: 3.1. Arbejdsskadestatistik 1. kvt 2013 Udvalg: Områdeudvalg administrationen Mødedato: 04. juni Kl. 12:30 Adgang: Åben Bilagsnr: 70312/13

23

24 Bilag: 5.1. Statusnotat til HU januar 2012 Udvalg: Områdeudvalg administrationen Mødedato: 04. juni Kl. 12:30 Adgang: Åben Bilagsnr: 71214/13

25 Statusnotat vedr. håndtering af sygefraværsindsatsen fra områdeudvalg til hovedudvalg Område: Områdeudvalg for administrationen Metode Områdeudvalget har valgt, at bede alle lokaludvalg og personalemøder med MED-status om at komme med en tilbagemelding på, hvorledes disse arbejder med at nedbringe sygefraværet lokalt. Områdeudvalget bad om at få alle tilbagemeldinger i prosa, således at områdeudvalget havde bedre mulighed for at se igennem fraværsstatistikkerne. Særlige opmærksomhedspunkter Områdeudvalget lagde op til, at langtidsfravær og håndteringen af dette skulle drøftes i lokaludvalgene. Det skulle bl.a. diskuteres, hvordan man kan få en bedre struktur på - og tidsplan for - tilbagevenden til arbejdet, således at der ikke er nogen, der tabes på gulvet ved at gå sygemeldt i alt for lang tid. Igangsatte aktiviteter Områdeudvalget konstaterede på sidste møde, at forventningsafstemningen mellem områdeudvalget og lokaludvalgene ikke havde været på plads. Derfor har områdeudvalget udarbejdet et skema, som er sendt til alle lokaludvalg og personalemøder med MED-status. Områdeudvalget har i skemaet bedt alle udvalg om at oplyse følgende: Antal ansatte, Antal ansatte med 56 aftale, Antal ansatte i Fleksjob, Karakteristika ved sygefravær, Igangværende aktiviteter og Planlagte aktiviteter. Succeskriterier At man ved at samle erfaringer i områdeudvalget kan give ideer til de enkelte lokaludvalg til hvordan man kan ændre på sygefraværet. At man kan hjælpe lokaludvalgene ved videndeling. At lokaludvalgene tør tale om sygefravær.

26 Bilag: 5.2. Udkast til statusnotat vedr. sygefraværsprojekt Udvalg: Områdeudvalg administrationen Mødedato: 04. juni Kl. 12:30 Adgang: Åben Bilagsnr: 70762/13

27 Brev til hovedudvalget HR-afdelingen Dato: 4. juni 2012 Reference: Bettina Broen Nielsen Direkte telefon: Statusnotat vedrørende Norddjurs Kommunes sygefraværsprojekt Område: Områdeudvalget for administrationen. Områdeudvalget for administrationen har arbejdet intenst med sygefraværsprojektet. Udgangspunkt Områdeudvalgets første tilbagemelding fra januar 2012 til hovedudvalget er vedlagt. Igangsatte aktiviteter Områdeudvalget har efterfølgende valgt at udsende skemaer til lokaludvalgene og succeskriterierne var følgende: At man ved at samle erfaringer i områdeudvalget kan give ideer til de enkelte lokaludvalg til hvordan man kan ændre på sygefraværet. At man kan hjælpe lokaludvalgene ved videndeling. At lokaludvalgene tør tale om sygefravær. Det er aftalt, at lokaludvalgene fremadrettet 3 gange årligt skal udfylde skemaer med fokus på initiativer til nedbringelse af sygefraværet. Dette skal sikre, at alle lokaludvalg fortsat har fokus på nedbringelse af sygefraværet men det skal også sikre, at lokaludvalgene kan få inspiration til nedbringelse af sygefraværet ved denne videndeling. Skemaerne indsendes ikke i 2. kvartal, da der her indsendes arbejdsmiljørapporter. Erfaringer At arbejde med nedbringelse af sygefraværet er en lang proces, og vi er langt fra i mål endnu. Områdeudvalget havde håbet på, at flere afdelinger var kommet med flere idéer til nedbringelse af sygefraværet, så der kunne skabes grobund for lokal videndeling, det er desværre ikke lykkedes. Umiddelbart ser det ud til, at det er lykkedes, at få lokaludvalgene til turde tale om sygefravær, det meldes i hvert fald ind på alle skemaer, at lokaludvalgene har sygefravær med som et fast punkt på dagsordenen. Spørgsmålet er dog stadig om der tales åbent om, hvad der kan gøres for at nedbringe fraværet. Områdeudvalget vil gerne opfordre hovedudvalget til, at der overordnet set, fokuseres mere på hvordan man kan forebygge sygefravær samtidigt med at der arbejdes på nedbringelse af sygefraværet, dette kan evt. ske ved at der igangsættes flere sundhedsfremmende initiativer. Det kan også gøres ved at viden omkring muligheden for delvise rask/sygemeldinger udbredes evt. ved hjælp af jobcentrets fastholdelseskonsulenter. Med venlig hilsen områdeudvalget for administrationen

28 Bilag: 6.1. Arbejdsmiljørapport fra områdeudvalg for administrationen Udvalg: Områdeudvalg administrationen Mødedato: 04. juni Kl. 12:30 Adgang: Åben Bilagsnr: 70756/13

29 Arbejdsmiljørapport fra områdeudvalg til hovedudvalg Område: Områdeudvalg for administrationen Dato for behandling af arbejdsmiljørapporter: 4. juni 2013 Overordnede udfordringer fysisk arbejdsmiljø 1. Der opleves stigende problemer med støjgener, da flere og flere sidder på flermandskontorer. 2. Dårligt indeklima pga. gamle gulvtæpper og ingen eller dårlig mulighed for udluftning, samt problemer med støv, træk og varme. 3. Efter udskiftning af vinduer er der nu kun enkelte problemer med utætte vinduer og deraf følgende indsivning af vand i stikkontakter og i gulvtæpper, med risiko for kortslutning, mugdannelse og træk til følge, de steder hvor vinduerne ikke er blevet skiftet. Overordnede udfordringer psykisk arbejdsmiljø 1. Det er særligt det store arbejdspres, der i perioder påvirker medarbejderne. Derudover er man optaget af balancen mellem resurser og mængden af arbejdsopgaver. 2. Medarbejderne oplever at sidde med svære selvstændige beslutninger. 3. Risikoen for at blive udsat for vold og trusler opleves som et problem for de medarbejdere, der har direkte borgerkontakt. Overordnede udfordringer med trivsel på arbejdspladserne 1. Mange deadlines med korte tidsfrister og generelt arbejdspres. 2. Det går ud over trivslen, når der sidder mange medarbejdere på samme kontor. 3. Der opleves mobning på en arbejdsplads. Uddybende bemærkninger Kun 3 ud af 15 lokaludvalg, har meldt om arbejdsbetinget sygefravær. Det er første gang, at punktet trivsel er med på arbejdsmiljørapporten, og det er ikke mange der har udfyldt denne del. Der er lavet et sammendrag af de indsendte arbejdsmiljørapporter til områdeudvalget, som vedlægges. Side 1 af 4

30 Område Økonomi og Indkøb Løn og bogholderi IT-afdelingen Borgerservice Sammendrag af arbejdsmiljørapporter Fysisk: støjgener fra printer på gang, problemer med udluftning i kontorer der vender mod nord, programmer i Office-pakken arbejder langsomt, udfordringer med nyt Acadre Psykisk: Mange deadlines med korte tidsfrister, behov for højere grad af forventningsafstemning ved nye opgaver, arbejdspres. Trivsel: Trivselsmåling viser høj grad af tilfredshed dog er der udfordringer med mange deadlines med korte tidsfrister, behov for højere grad af forventningsafstemning ved nye opgaver. Sygefravær pga. arbejdsmiljø: Nej. Igangsatte aktiviteter: Gennemførelse af APV har vist et ønske om at der arbejdes mere med forventningsafstemning vedr. opgaver, planlægning og mål for opgaverne og videndeling og kommunikation om processer. Handleplaner på baggrund heraf er under udarbejdelse. Fysisk: Utætte vinduer pga. råd, hvilket medfører vandindsivning ved kontakter. Afskærmning for solen på skærmene. Psykisk: Meget stresset hverdag pga. for mange opgaver og for få resurser, manglende erfaring pga. generationsskifte, dårlig samvittighed pga. konstant at være bagefter. Trivsel: Forhøjet stress går ud over trivslen, hårdt fysisk og psykisk at sidde mange på et kontor og det trætter. Sygefravær pga. arbejdsmiljø: Ja. Igangsatte aktiviteter: Der er planer om at afprøve skiftende telefonpasning for at give mere ro til at løse komplekse opgaver, mulighed for at benytte enekontor til komplekse opgaver, der er ansat vikar for syg medarbejder. Fysisk: Lyden i lokaler runger, svært at opfatte når flere taler, store temperatursvingninger. Psykisk: Arbejdet kræver vedvarende stor opmærksomhed/koncentration, arbejde udenfor normal arbejdstid forventes. Trivsel: Ingen. Sygefravær pga. arbejdsmiljø: Nej. Igangsatte aktiviteter: Det store arbejdspres er minimeret, da udfordringerne på den nye platform stort set er løst. Der er anskaffet 3 nye kontorstole. Det er meldt ud i organisationen, at der ikke kan forventes, at it-medarbejderne kan kontaktes uden for normal arbejdstid. Fysisk: Temperaturproblemer, ventilation, luft, lys, akustik, støj og støv. For lidt plads til skrankefunktion og manglende diskretion, hvilket har medført klager fra borgere og bibliotekspersonale. Ingen flugtveje i Ørsted. Psykisk: Altid en risiko for at blive udsat for krænkelser og trusler om vold mv. Der vil altid være risiko for at komme i følelsesmæssige belastede situationer med borgere. Sammenlægning af borgerservice og udbetalingscentret giver fortsat udfordringer i forhold til fælleskultur. Trivsel: - Sygefravær pga. arbejdsmiljø: Nej. Igangsatte aktiviteter: Problemer med temperatur, støj mv. forventes løst ved gennemførelsen af de ændrede fysiske rammer for borgerbetjening i Grenaa, nedlæggelse af stilling ved overgang til Udbetaling Danmark samt nye vinduespartier mellem fløjene i I Auning er der dialog med biblioteket vedr. kuldeproblemer. Hvis borgerservice fortsat skal være i Ørsted skal der findes et andet lokale, med flugtvej, borgervenlig skrankefunktion med mulighed for diskretion. Der har været afholdt kurser i håndtering af vanskelige borgere. Den planlagte ombygning vil medføre øget sikkerhed i mødet med borgeren. Der er igangsat projekt med en ekstern konsulent i forhold til at skabe en god ny fælleskultur. Side 2 af 4

31 Jobcentret Myndighedsafdeling Velfærdssekretariat Ældreområdet Skole- og dagtilbudsafdeling Fysisk: Træk og kuldenedfald, støvgener og støvallergi, støj i flermandskontorer, støj fra gange, sko på hårdt materiale, arbejdspladsindretning, lugtgener i kulturhuset. Psykisk: Mange lovmæssige ændringer, omorganiseringer pga. lovændringer, manglende informationer fra andre afdelinger, eks. IT, information fra ledelse. Trivsel: Udsving i sagsmængde i løbet af året, lovgivningsmæssigt pres på opgaveløsningen, eks. Rettighed, nye metoder og skemaer. Sygefravær pga. arbejdsmiljø: Ja, en kortvarig sygemelding. Igangsatte aktiviteter: Der har været igangsat ændringer for at mindske støj og kulde, støvgener skyldes tæpper og lofter. Alle arbejdspladser er gennemgået i forhold til indretning og indstilling af stole og borde. Teknisk forvaltning er ved at undersøge hvad der er årsag til lugtgener i Kulturhuset. Der er nedsat en gruppe der laver opfølgning på sygefravær og trivsel, samt iværksætter indsatser omkring trivsel og arbejdsglæde. Fysisk: Revner i skillevægge medfører at to kontorer er meget lydte, lugtgener fra gamle toiletrør, problemer med udluftningsventil medfører kuldenedfald, problemer med slidte gulvtæpper i Glesborg. Psykisk: Problem at sidde flere på samme kontor, specielt ved samtaler med borgere. Trivsel: Det er i højere grad end tidligere nødvendigt at være 2 sagsbehandlere på en sag for at sikre trivslen. God kollegial trivsel med fokus på at alene-job ikke er et ene-job. Sygefravær pga. arbejdsmiljø: Nej. Igangsatte aktiviteter: Der er fokus på retningslinjer omkring grænseoverskridende adfærd. Episoder drøftes på P-møder og i LMU og emnet tages op på fælled P-møde. Der er fortsat fokus på trivsel og ændring/tilpasninger i det store sagsantal der er blevet mere komplekse drøftes løbende mellem ledelse og medarbejder. Stigning i antal underretninger betyder større pres på afdelingen, og der er derfor fokus på tiltag og handlemuligheder i dialog mellem ledelse og medarbejdere. Der er kommet ny chef pr. 1. maj 2013, derfor er der indsendt rapport fra december 2012, der er planlagt opfølgning juni Fysisk: Ved åbentstående vinduer er medarbejdere generet af tobaksrøg, lyden runger i nogle lokaler, der er lokaler hvor det er svært at opfatte når der er flere der taler, der arbejdes med foroverbøjet ryg eller nakke. Psykisk: Medarbejdernes mål er ikke tydeligt formuleret, arbejdet kræver at der skal træffes svære selvstændige beslutninger, manglende koordination af arbejdsgange så medarbejderne undgår stress. Trivsel: - Sygefravær pga. arbejdsmiljø: Nej. Igangsatte aktiviteter: Chef for de medarbejdere der ryger uden for vinduet gøres opmærksom på problemet. Dialog omkring at det er legalt at lukke sin dør, når man har brug for ro, dialog omkring korrekte arbejdsstillinger. Der er fokus på at afdelingen er afhængig af andre afdelinger i forhold til deadlines for dagsordener mv., så punkter ikke kommer i sidste øjeblik. Fokus på at afdelingens opgaveløsning drøftes på afdelingsmøder. Ingen rapport indsendt. Fysisk: Kulde og træk, indkøb af hæve-sænkebord. Psykisk: Problemer med at få opgaver og tidsmæssige resurser til at hænge sammen i konsulentgruppen. I HK-gruppen arbejdes der med omorganisering af arbejdsopgaver. Trivsel: - Sygefravær pga. arbejdsmiljø: Nej. Igangsatte aktiviteter: HK- gruppen har haft en konsulent til at hjælpe med at omorganisere opgaverne, hvilket var en succes. Konsulentgruppen arbejder med en revurdering af opgavefordeling, opgaveomfang og tidsplaner. UU Djursland Fysisk: Ingen. Psykisk: Ingen. Trivsel: Ingen. Sygefravær pga. arbejdsmiljø: Nej. Igangsatte aktiviteter: Der er føjet lokale tilføjelser til beredskabsplanen. Pårørendeliste er opdateret, man giver altid besked til sekretariatet når man skal på hjemmebesøg, ved hjemmebesøg vurderes det om det vil være hensigtsmæssigt at være to, man har altid telefon med på hjemmebesøg. Der skal rapporteres til leder hvis man har været udsat for krænkelse, trussel vold mv. Side 3 af 4

32 Teknisk service, kantine og rengøring Direktionssekretariat og HR Teknik og Miljø Teknik og drift Kultur og udviklingsafdelingen Fysisk: Tunge løft pga. manglende elevator i Glesborg og Allingåbro, tunge løft af stole i kantine ved rengøring. Lille køkken i Glesborg gør det svært at komme omkring. Trang plads på mange kontorer vanskeliggør rengøringen. Psykisk: Der mangler information/kommunikation, når der sker lokaleændringer. Rengøring/rådhusbetjente bør informeres tidligt i processen, så arbejdet kan planlægges. Trivsel: - Sygefravær pga. arbejdsmiljø: Ja. Igangsatte aktiviteter: Der er opsat redskabsskur i Glesborg, hvilket betyder færre løft fra kælder mv., det har lettet arbejdsgangen for rådhusbetjente. Fysisk: Begrænset kontorplads, mange deler kontor, begrænsede mødefaciliteter, varmeproblemer om sommeren og kuldeproblemer om vinteren. Psykisk: Meget aktivitet, mange mennesker og deraf følgende udfordringer ifht. travlhed, lydniveau og koncentrationsbesvær. Stort arbejdspres i perioder. Støj fra printer og kopimaskine. Trivsel: Ingen problemer men vigtigt med løbende fokus på godt fysisk og psykisk arbejdsmiljø for at sikre trivsel. Sygefravær pga. arbejdsmiljø: Nej Igangsatte aktiviteter: 2 medarbejdere der tidligere sad adskilt fra afdelingen er flyttet ind på gangen. Der er fokus på at vi er mange medarbejdere på lidt plads og der gennemføres en temadag med fokus på at samarbejde, sparring og støtte ifht. kolleger, der har travlt i perioder. Omgangstone, sociale spilleregler og hvordan man ønsker at være sammen er også et fokuspunkt. Fysisk: APV viser problemer med støj, temperatur, lysforhold og uhensigtsmæssig indretning af lokaler. Psykisk: Manglende orientering fra ledelsen, manglende teknologiske hjælpemidler, for stor arbejdsbelastning, urimelig løn i forhold til arbejdsindsats og ønske om bedre organisering i forhold til arbejdsopgaver. Trivsel: - Sygefravær pga. arbejdsmiljø: - Igangsatte aktiviteter: Der er udarbejdet handleplaner for fysisk arbejdsmiljø, pladsforhold arbejdsredskaber, IT Psykisk arbejdsmiljø, Ledelse og samarbejde - Psykisk arbejdsmiljø, arbejdets tilrettelæggelse og organisering. Fysisk: Luftkvalitet, akustik, støj, lys, arbejdsstillinger, indeklima. Psykisk: Arbejdet kræver svære selvstændige beslutninger og vedvarende opmærksomhed og koncentration, problemer med at nå alle opgaver, koordinering af arbejdsgange. Trivsel: Mobning(er relateret omgang med personer udenfor forvaltningen), manglende anerkendelse og påskønnelse, personlig indflydelse på mængden af eget arbejde, hjælp og støtte fra kolleger og ledelse, alene arbejde. Sygefravær pga. arbejdsmiljø: Nej Igangsatte aktiviteter: Der er nedsat en arbejdsgruppe der skal løse de mest presserende problemer med det fysiske arbejdsmiljø. Der foregår samtaler med leder vedr. manglende anerkendelse mv. Fysisk: Nedslidte gulvtæpper, hvilket medfører allergiske gener hos flere personer, der også har snue og nyser meget. Misfarvning af lofter pga. tidligere fugtskade. En del punkterede ruder. Psykisk: Resurserne skal matche arbejdsopgaverne, medarbejderne føler sig pressede. I APV har nogle medarbejdere givet udtryk for at de hverken er tilfredse eller utilfredse med bla. Ledelse, opbakning, arbejdsmængde og udførelse. Der er stor opmærksomhed på dette, da det kan betyde, at nogle medarbejdere er på vej mod utilfreds. Der gives udtryk for stor frustration over It-systemerne, de er ustabile og langsomme. Trivsel: Medarbejderne føler sig generelt pressede. Sygefravær pga. arbejdsmiljø: Nej. Igangsatte aktiviteter: Fremsat ønske om udskiftning af punkterede ruder og gulvtæppe Side 4 af 4

33 Bilag: 6.2. Arbejdsmiljørapporter fra LMU til OA Udvalg: Områdeudvalg administrationen Mødedato: 04. juni Kl. 12:30 Adgang: Åben Bilagsnr: 78029/13

34

35

36

37

38

39

40

41

42

43

44

45

46

47

48

49

50

51

52

53

54

55

56

57

58

59

60

61

62

63

64

65

66

67

68

69

70

71

72

73

74

75

76

77

78

79

80

81 Bilag: 8.1. Åbningstid og fleksibel arbejdstid sammenskrevet Udvalg: Områdeudvalg administrationen Mødedato: 04. juni Kl. 12:30 Adgang: Åben Bilagsnr: 45706/13

82 Retningslinjer om arbejdstid og fleksibel arbejdstid 2. udgave Oprindeligt lavet i HR-afdelingen den 14. november 2006 og 20. september Retningslinjerne er sammenskrevet af HR-afdelingen forår 2013 og godkendt af områdeudvalget for administrationen den 4. juni 2013.

83 Disse retningslinjer gælder for alle administrative medarbejdere i administrationen i Norddjurs Kommune. Arbejdstid Arbejdstidsnorm: Den ugentlige arbejdstid, der som hovedregel fordeles på ugens 5 første dage, er 37 timer pr. uge inkl. spisepause. For fuldtidsbeskæftigede inkluderer arbejdstiden ½ times daglig spisepause. For deltidsbeskæftigede inkluderer arbejdstiden ½ times daglig spisepause, hvis beskæftigelsen er mere end 4 timer pr. dag. Medarbejderne står til rådighed i spisepausen. Normalarbejdstiden er følgende: Mandag onsdag kl Torsdag kl Fredag kl Åbningstiden er følgende: Mandag onsdag kl Torsdag kl Fredag kl Telefontiden svarer til åbningstiden. Der kan aftales undtagelser. Kontorerne skal være bemandede i åbningstiden. Udenfor åbningstiden kan medarbejderne frit placere deres arbejdstid. Det skal understreges, at det ikke skal være kutyme, at der planlægges faste ugentlige møder udenfor åbningstiden, men der kan være afdelinger, hvor der ikke er andre muligheder. Man kan ikke pålægge medarbejderne møder uden for normalarbejdstiden. Dette skal aftales. Pauser Der er en betalt kaffepause torsdag eftermiddag af max. 15 minutters varighed. Lukkedage Administrationen er lukket mellem jul og nytår, dagen efter Kristi Himmelfartsdag samt hele 1. maj og Grundlovsdag. De ansatte afvikler ferie eller afspadsering. Nogle medarbejdere kan være nødsaget til at arbejde enkelte af disse lukkedage. Juleaftensdag og nytårsaftensdag er fridage. De respektive overenskomsters arbejdstidsbestemmelser følges med hensyn til øvrige fridage. Det vil i de fleste tilfælde betyde, at 1. maj og Grundlovsdag er fridage fra kl

84 Fleksibel arbejdstid De administrative medarbejdere i Norddjurs Kommune, der arbejder i administrationen og som er omfattet af højeste tjenestetid, har, i det omfang det er foreneligt med de opgaver de skal varetage, fleksibel arbejdstid. Enkelte medarbejdergrupper kan være helt eller delvist udelukket fra den fleksible arbejdstid, hvilket aftales i det enkelte tilfælde med nærmeste leder. Der er flekstid indenfor nærmere aftalte rammer. Inden for den fleksible arbejdstid er muligheden for at arbejde hjemme tilstede, hvilket kan ske efter aftale med nærmeste leder, når arbejdsopgaverne egner sig hertil. Hvis medarbejderne ønsker at flekse/afspadsere i åbningstiden, skal aftale træffes med kolleger og nærmeste leder, så det sikres, at kontoret er bemandet. Dette gælder også, hvis man ønsker at ryge, da det i følge personalepolitikken ikke er tilladt at ryge i arbejdstiden. Den enkelte medarbejder er ansvarlig for at overholde den fastsatte arbejdstidsnorm ved selvregistrering af timer. Ved konstateret manglende overholdelse/misbrug af den fleksible arbejdstid kan ordningen inddrages for den enkelte medarbejder, som så vil få pålagt at arbejde i overensstemmelse med normalarbejdstiden. Har en medarbejder opsparet mere end 37 timer eller er i underskud med mere end 10 timer, skal pågældende tage kontakt til sin leder for at aftale afvikling/indhentelse. Overarbejde: Ved overarbejde forstås alene beordret merarbejde, som altid skal aftales med nærmeste leder. Honorering sker efter gældende overenskomst. Ved beordret overarbejde føres særskilt regnskab. Overarbejde kan tidligst påbegyndes ved normalarbejdstidens ophør. 3

85 Bilag: 8.2. Godgørelse af tid brugt på uddannelse og møder Udvalg: Områdeudvalg administrationen Mødedato: 04. juni Kl. 12:30 Adgang: Åben Bilagsnr: 46093/13

86 Regler for godtgørelse af tid brugt på uddannelse og møder 2. udgave Godkendt af områdeudvalget for administrationen den 13. august Reglerne er revideret af HR-afdelingen forår 2013 og godkendt af områdeudvalget for administrationen den 4. juni 2013.

87 Disse regler gælder for medarbejdere i administrationen, der er omfattet af højeste tjenestetid. Uddannelse Norddjurs Kommune ønsker at understøtte medarbejdernes kompetenceudvikling. Derfor indregnes den tid, medarbejderne anvender på videreuddannelse, i arbejdstiden. Internatkurser For første kursusdag medregnes al den tid, der er kursus (hvis undervisningstiden er fra kl inkl. pauser medregnes 11 timer den pågældende dag). For anden og efterfølgende dage medregnes 7,4 time pr. dag uanset den daglige arbejdstid. Transporttid ved ud- og hjemrejse, der ligger ud over transporttiden til og fra arbejde, medregnes ligeledes. Eksternatkurser Den medgåede tid inkl. evt. transporttid, der ligger udover transporttiden til og fra arbejde medregnes i arbejdstiden den pågældende dag. Kommunomkurser og diplomuddannelse Der gives tjenestefrihed med løn svarende til normalarbejdstiden den pågældende dag. Eksamen I forbindelse med eksamen på Kommunomuddannelse og diplomuddannelse gives der tjenestefrihed på eksamensdagen samt dagen før eksamen (dog ikke, hvis eksamensdagen er en mandag). Møder/seminarer og lign. Deltagelse i tjenstlige møder/seminarer og lign., der varer udover normal arbejdstid, medregnes i præsteret arbejdstid. Transporttid ved ud- og hjemrejse gælder som udgangspunkt fra arbejdsstedet, med mindre der er kortere tidsafstand fra hjem til møde-/kursussted. 2

88 Bilag: 8.3. Retningslinje grænseoverskridende adfærd Udvalg: Områdeudvalg administrationen Mødedato: 04. juni Kl. 12:30 Adgang: Åben Bilagsnr: 46175/13

89 Retningslinjer til forebyggelse og håndtering af grænseoverskridende adfærd 2. udgave Godkendt 30. januar 2012 af områdeudvalget for administrationen. Retningslinjerne er revideret af HR-afdelingen forår 2013 og godkendt af områdeudvalget for administrationen den 4. juni 2013.

90 Disse retningslinjer gælder for alle administrative medarbejdere i administrationen i Norddjurs Kommune. Formål: Retningslinjerne har til formål at medvirke til: At forebygge grænseoverskridende adfærd fra borgere At medarbejderne ved, hvordan de skal håndtere grænseoverskridende adfærd, mens den foregår At medarbejderne kan håndtere situationen, når adfærden er foregået At alle medarbejdere kender retningslinjerne, så de kan agere hensigtsmæssigt i en vanskelig situation. Grænseoverskridende adfærd: Ved grænseoverskridende adfærd forstås eks.: mundtlige og fysiske trusler, vold og krænkelser. Borgere kan gribe til forskellige former for trusler eller direkte voldelig adfærd med baggrund i utilfredshed med trufne afgørelser, utilfredshed med systemet, ændringer i lovgivning, ventetider m.v. Eksempler kan være: Verbale trusler om vold eller chikane mod medarbejdere eller disses pårørende Ødelæggelse af inventar o.l. Fysisk voldsudøvelse. Selv om vold eller trusler direkte eller pr. telefon oftest er udtryk for afmagt, kan det under ingen omstændigheder accepteres overfor medarbejderne. Uddrag fra Østjyllands politis vejledning om anmeldelse af voldssager: Vold Vold er når en person angriber en anden person, f.eks. med slag og spark. Lette berøringer, småpuf og lignende betragtes ikke som vold. Spyt og overhælden med væske (ikke ubetydelig[mængde]) er omfattet af voldsbestemmelsen. Trusler Trusler kan være strafbare, hvis de fremsættes på en måde, der er egnet til at fremkalde alvorlig frygt for liv eller helbred. Trusler om simpel vold er således ikke kriminaliseret. Vold mod offentligt ansatte Offentligt ansatte nyder en særlig beskyttelse efter straffelovens 119, der omhandler overfald med vold eller trussel om vold mod personer, der handler i offentlig tjeneste. Volden eller truslen om vold skal være direkte relateret til personens tjeneste. Betingelser for straf Det er en betingelse for straf, at gerningsmandens handling var forsætlig. Der kan således ikke straffes for handlinger, der udspringer af hændelige uheld, tilfældigheder eller som reflekshandlinger ved fysisk berøring og lignende. 2

91 FØR Forebyggelse: For at undgå situationer med grænseoverskridende adfærd og for at forebygge konfliktsituationer skal den enkelte medarbejder foretage sig følgende: 1. Ved alle borgerkontakter skal medarbejdere risikovurdere situationen og forebygge, at situationen udvikler sig: Medarbejderen skal ved højlydt stemmeføring fra borgeren, neddæmpe stemmelejet og tale roligt og langsomt til borgeren. Medarbejderen skal altid udvise venlig, rolig og neutral adfærd. Medarbejderen skal ikke argumentere med borgeren. Medarbejderen skal ved en forventet vanskelig samtale orientere kolleger eller leder. Disse kan evt. overvære samtalen. Medarbejderen kan kontakte rådhusbetjente, (der evt. kan kontakte politiet på 114, hvis dette skønnes nødvendigt) kolleger eller leder, hvis der er risiko for voldelig adfærd. 2. Ved alle borgerkontakter skal følgende sikres: At medarbejderen har en åben flugtvej i lokaler, som anvendes til møder. At medarbejderen placerer sig således, at medarbejderen kan komme først ud af lokalet. At der i lokalet ikke findes genstande, som kan anvendes som kasteskyts. 3. Ved borgersamtaler over telefon kan det være nyttigt, at få afsluttet en samtale, inden det bliver til grænseoverskridende adfærd, og medarbejderne skal vide, at det er okay at bruge følgende fremgangsmåde for at få en samtale afsluttet: Hvis borgeren taler grimt til medarbejderen, skal medarbejderen stille og roligt bede borgeren om at tale pænt, samt oplyse om, at det ikke er acceptabelt at tale på denne måde. Hjælper dette ikke, skal medarbejderen fortælle, at hvis adfærden fortsætter, så vil medarbejderen lægge røret på. Det er vigtigt, at man oplyser dette inden, således at borgeren kan nå at rette for sig. Fortsætter adfærden skal medarbejderen fortælle, at man nu vil lægge røret på, fordi adfærden er fortsat, hvorefter røret lægges på. Der gælder de samme grænser ved telefonsamtaler som ved personligt fremmøde. Det er derfor vigtigt, at der er den samme opbakning fra kolleger mv., jf. ovenstående. 4. Medarbejderne skal have kompetencer, således at de kan forebygge grænseoverskridende adfærd. Nødvendige kompetencer kan erhverves f.eks. ved kursus i konflikthåndtering, ved træning i tackling af vanskelige situationer m.v. De lokale MED-udvalg vurderer løbende, om de nødvendige kompetencer er til stede. 3

92 UNDER I en vanskelig situation: Medarbejderen skal søge at undgå, at situationen optrappes yderligere, dette kan gøres ved at følge det under forebyggelsen beskrevet. Opbakningen fra kollegerne er vigtig når man står i en situation, der måske kan udvikle sig. Kollegerne skal synliggøre sig således, at den berørte medarbejder kan bede om hjælp, hvis denne skønner, at der er brug herfor. Da der er tale om meget forskellige arbejdssteder, vil det være op til de enkelte arbejdssteder, nærmere at lave aftaler herom. Ved akut brug for hjælp: Brug alarmknap hvor dette er muligt Tilkald hjælp fra kolleger Ring EFTER - Hvis skaden er sket: Tilkaldelse af politi ring eller Skønnes situationen at være af et omfang man ikke selv kan magte, tilkaldes politiet. Direktionen orienteres umiddelbart herefter. Hjælp fra kolleger Det er en kollegial opgave at bistå hinanden i tilfælde af oplevelse af grænseoverskridende adfærd. Kolleger og ledelse tager umiddelbart ansvar for den ramte, således at kolleger yder førstehjælp og der tages ledelsesmæssigt stilling til anden hjælp eventuelt psykolog m.v. Når der er behov for hjælp, kan det være vigtigt at tage højde for følgende: Lad ikke den ramte person være alene Find et roligt sted Skab ro og tryghed Vær tydelig uden at være omklamrende Lad personen fortælle hvad der er sket gerne mange gange Lyt og spørg for at få personen til at fortælle Bagatelliser eller kritiser ikke Vurder, om der skal tages initiativ til at familie og pårørende bliver kontaktet Vurder, om personen skal følges hjem, og om pågældende må være alene det første døgn 4

93 Hvem skal hjælpe? Når man står i en krisesituation, er det vigtigt at føle sig tryg, og områdeudvalget opfordrer derfor til, at de enkelte medarbejdere tager stilling til, hvilke kolleger man gerne vil have, skal tage hånd om en efter en krisesituation. Herudover opfordrer områdeudvalget til, at man i de enkelte afdelinger laver pårørendelister, således at man ved, hvem der skal underrettes efter en evt. krisesituation. Krisehjælp Der sikres om nødvendigt krisehjælp gennem kontakt til psykologer. Det er den enkelte afdeling, der afholder udgiften til krisehjælp. Forsikringsmedarbejderen i direktionssekretariatet kan kontaktes på tlf Registrering, anmeldelse og opfølgning: Al grænseoverskridende adfærd skal registreres og straks videregives til nærmeste leder eller leder, som er til stede. Lederen orienterer forsikringsmedarbejderen i direktionssekretariatet på tlf Hvad skal registreres? Det er vigtigt, at den berørte medarbejder samt eventuelle vidner så hurtigt som muligt skriver ned, hvad der er sket, samt hvor og hvornår det er sket. Det er vigtigt, at det sker så hurtigt som muligt, da det er nemmere præcist at huske, hvad der er sket kort tid efter selve hændelsen. Hvorfor skal grænseoverskridende adfærd registreres? Der er flere grunde til, at grænseoverskridende adfærd skal registres. Registreringen sker, således at ledelsen har en mulighed for at følge op på omfanget af grænseoverskridende adfærd og iværksætte yderligere forebyggende tiltag. Der registreres for at skabe tryghed for medarbejderne. Da alle medarbejdere er forskellige, er det ikke sikkert, at en isoleret episode medfører problemer for medarbejderen, men ved at der sker en registrering, kan dette hjælpe med til, at dokumentere en evt. senere psykisk arbejdsskade. Registreringen kan hjælpe medarbejderen til senere at kunne huske selve hændelsesforløbet i forbindelse med et retsligt efterspil. Anmeldelse Ledelsen anmelder altid fysisk vold til politiet. Anden anmeldelse skal alene ske, hvis der er sket noget ulovligt. Det er i den forbindelse vigtigt at sondre mellem, om der er sket noget ulovligt eller noget ubehageligt, da det kun er det ulovlige, der skal anmeldes til politiet. De ubehagelige hændelser registreres internt i forbindelse med registrering af grænseoverskridende adfærd. Særligt i forbindelse med trusler kan der opstå tvivl om, hvad der er ulovligt. Årsagen hertil kan være, at mange udtalelser opfattes som trusler, uden at de kan betragtes som trusler i straffelovens forstand. 5