Vestas Code of Conduct

Transkript

1 Vestas Code of Conduct Vestas Code of Conduct 02

2 Code of Conduct er udarbejdet på engelsk og oversat til forskellige sprog. I tilfælde af uoverensstemmelse mellem versionerne, vil den engelske version være gældende.

3 Indhold Forord Introduktion Interne anliggender Medarbejdere Interessekonflikter Virksomhedsaktiver Dokumentation og rapportering Eksterne partnere Bestikkelse Gaver, repræsentation og forplejning Andres immaterielle rettigheder og forretningshemmeligheder Forretningspartnere Konkurrence Hvidvaskning af penge Miljøet og det omgivende samfund Vestas rolle i samfundet Indeks Introduktion Interne anliggender Eksterne partnere Miljøet og det omgivende samfund Indeks Vestas Code of Conduct 03

4 Vestas Code of Conduct fastsætter standarder på forskellige områder, som alle Vestas-medarbejdere skal følge for at opretholde Vestas omdømme som en virksomhed med høj integritet og troværdighed. 06 Vestas Code of Conduct

5 Introduktion Introduktion Hvad er Vestas Code of Conduct? Vestas Code of Conduct er et regelsæt for etisk adfærd. Det fastsætter standarder på forskellige områder, som alle Vestas-medarbejdere skal følge for at opretholde Vestas omdømme som en virksomhed med høj integritet og troværdighed. I den henseende angiver det tydeligt, hvad der forventes af medarbejdere og personer, der handler på vegne af Vestas. Med dette i tankerne angiver Vestas Code of Conduct også tydelige standarder for, hvad der er acceptabel adfærd fra Vestas-medarbejdere og personer, der handler på vegne af Vestas. Hvorfor har Vestas brug for et Code of Conduct? Da Vestas er en global virksomhed, har vi medarbejdere fra mange forskellige lande og kulturer med forskellige religiøse overbevisninger og politiske standpunkter. Dette kræver en fælles aftalt etisk praksis og standard. Code of Conduct anviser, hvordan Vestas-medarbejdere skal opføre sig i problematiske situationer eller i moralske dilemmaer, hvor der er behov for støtte og afklaring. Det angiver dermed også rammerne for skønsmæssige beslutninger. Forskellige lande, forskellige love Da Vestas er en international virksomhed, er Vestas-medarbejderne underlagt forskellige lokale love og bestemmelser. Selvom Code of Conduct er gældende og håndhæves i alle lande, hvor Vestas har aktiviteter, er medarbejderne også underlagt de nationale love og bestemmelser i de respektive lande, samt love, der gælder specifikt for den enkeltes nationalitet. Vestas skal overholde lovgivningen i samtlige jurisdiktioner, hvor de har aktiviteter. Der, hvor den lokale lov har højere standarder end Code of Conduct, danner den lokale lovgivning præcedens. Code of Conduct angiver et sæt af minimumsstandarder. Vestas forretningsenheder kan opstille strengere standarder, så længe disse ikke er i strid med Code of Conduct. Interne anliggender Eksterne partnere Miljøet og det omgivende samfund Indeks I tilfælde af tvivl, skal en medarbejder rådføre sig med ledelsen og/eller Vestas juridiske rådgivere. Medarbejdere kan også se Vestas EthicsLine for yderligere information. Vestas Code of Conduct 07

6 Hvem gælder Code of Conduct for? Alle Vestas-medarbejdere, inklusive bestyrelsesmedlemmer, skal overholde reglerne og kravene i Code of Conduct. Vestas vil støtte medarbejderne i tilegnelse af Code of Conduct gennem undervisning og information. Code of Conduct gælder også for alle, der handler på vegne af Vestas, såsom agenter, konsulenter og andre forretningspartnere. Medarbejdere, der hyrer tredjeparter, er ansvarlige for at rådgive disse om, at det forventes, at de overholder Vestas Code of Conduct. Lederens og supervisorens ansvar Alle Vestas ledere og supervisorer skal agere som rollemodeller for medarbejderstaben ved at leve op til Code of Conduct. Ledere har desuden pligt til at udsprede kendskabet til Code of Conduct samt sikre, at den bliver overholdt blandt de medarbejdere, som refererer til dem. Alle ledere skal støtte medarbejdere, der sætter spørgsmålstegn ved eller udtrykker bekymring over udførelsen af deres professionelle aktiviteter. Code of Conduct erstatter ikke personligt ansvar eller sund fornuft Code of Conduct angiver standarder og tjener som et værktøj for medarbejderne til at forstå Vestas politikker. Men selvom nogle situationer ikke er dækket af Code of Conduct, fritager det ikke medarbejderne for ansvaret for deres handlinger. Hvis en medarbejder står i et dilemma, der ikke specifikt er beskrevet i Code of Conduct, opfordres han/hun på det kraftigste til at følge disse trin for at tage beslutning om, hvad der skal gøres. 08 Vestas Code of Conduct

7 Introduktion Hvis du er i tvivl, så spørg dig selv: Er det i tråd med Vestas politik og Code of Conduct? Ja Ja Ja Ja Er det lovligt? Nej/ved ikke Nej/ved ikke Ville jeg gladeligt fortælle kollegaer, familie og venner om, hvad jeg gjorde uden at være flov? Ville Vestas stå sig godt, hvis det kom i aviserne? Nej/ved ikke Nej/ved ikke Tænk på, at Vestas er en global virksomhed, og spørg dig selv: Vil det være acceptabelt i en global sammenhæng? Få råd og vejledning fra ledelsen, eller benyt dig af EthicsLine til at stille spørgsmålet. Fortsæt ikke, kontakt den juridiske afdeling for yderligere råd og vejledning. Fortsæt ikke, søg råd og vejledning, hvis det kræves. Fortsæt ikke, søg råd og vejledning, hvis det kræves. Interne anliggender Eksterne partnere Miljøet og det omgivende samfund Indeks Ja Nej/ved ikke Fortsæt ikke, søg råd og vejledning, hvis det kræves. Vestas Code of Conduct 09

8 Hvem kan man kontakte? Hvis Vestas-medarbejdere er i tvivl om, hvad der er det rigtige at gøre, skal de rådføre sig med ledelsen. Medarbejderne kan også få rådgivning fra den lokale People & Culture-afdeling, juridiske afdeling og afdeling for Corporate Social Responsibility. Hvis en medarbejder er utryg ved at skulle kontakte en af disse afdelinger, kan han/ hun benytte sig af Vestas EthicsLine. Sådan anmeldes et brud på Code of Conduct Vestas-medarbejdere opfordres på det kraftigste til at reagere med det samme, når de står i en situation, der er i strid med Code of Conduct. Medarbejderen skal påpege brud på Code of Conduct til en medarbejder, der har autoritet til at håndtere sagen. Oftest vil sådanne brud skulle anmeldes til lederen. Hvis en medarbejder ikke bryder sig om at gå til sin egen leder, er EthicsLine et muligt alternativ. Se ethicsline-brochuren eller intranettet for yderligere oplysninger. Det er i Vestas interesse, at medarbejderne anmelder brud på Code of Conduct. Derfor tolererer Vestas ikke repressalier mod den, der anmelder overtrædelser af Code of Conduct, uanset om påstanden er begrundet eller ej. Overtrædelser og sanktioner Overtrædelse af Code of Conduct kan resultere i disciplinære foranstaltninger, herunder afskedigelse. I de tilfælde, hvor et brud på Code of Conduct er en lovovertrædelse, kan det medføre en straffesag. For Vestas er medarbejdernes sikkerhed et anliggende, der ikke er til diskussion. Da ingen Vestas-medarbejder under nogen omstændigheder må udsætte sig selv for fare, accepteres brud på Code of Conduct i nødsituationer. Q & A Spørgsmål og svar Igennem hele Code of Conduct findes der små Spørgsmål og Svar afsnit. Disse afsnit indeholder de oftest stillede spørgsmål og viser, hvordan en specifik politik kan gøres gældende i rigtige arbejdsomgivelser. Afsnittene erstatter ikke ekspertråd, og de er heller ikke en udtømmende oversigt over de dilemmaer, som politikkerne gælder for. På intranetsiden for afdelingen for Corporate Social Responsibility findes der flere spørgsmål og svar. 010 Vestas Code of Conduct

9 Introduktion Hvis Vestas-medarbejdere er i tvivl om, hvad der er det rigtige at gøre, skal de rådføre sig med ledelsen. Interne anliggender Eksterne partnere Miljøet og det omgivende samfund Indeks Vestas Code of Conduct 011 9

10 012 Vestas Code of Conduct

11 Interne anliggender Interne anliggender Medarbejdere Safety first Sikkerhed frem for alt Respekt og retfærdighed Grundlæggende medarbejderrettigheder Ligeværdighed og ligebehandling Chikanefrit arbejdsmiljø Respekt for privatlivet Interessekonflikter Investeringer Nære slægtninge og venner Anden ansættelse og bestyrelsesposter Virksomhedsaktiver Materielle aktiver Adgang til Vestas-tjenester Immaterielle aktiver Dokumentation og rapportering Eksterne partnere Miljøet og det omgivende samfund Indeks Vestas Code of Conduct 013

12 Medarbejdere En virksomheds fremgang afhænger af medarbejderne. I en specialiseret og hurtigvoksende branche som vores er det afgørende, at en virksomhed kan tiltrække og fastholde dygtige og kompetente medarbejdere. Vestas stræber efter at tiltrække, rekruttere og fastholde de bedste medarbejdere verden over og bestræber sig på at skabe et arbejdsmiljø, der er karakteriseret ved gensidig tillid, samarbejde og respekt for det enkelte individ. Safety first - Sikkerhed frem for alt For Vestas er medarbejderne den vigtigste ressource til opnåelse af virksomhedens mål, og vi giver sikkerheden højeste prioritet. Vestas mener, at alle medarbejdere har ret til en sikker og tryg arbejdsplads, hvor ingen udsættes for unødig fare. Derfor forpligter Vestas sig til: fortsat at forbedre arbejdssundheden og -sikkerheden at give medarbejderne den uddannelse og de informationer, som de skal bruge til at håndtere farerne inden for deres eget arbejdsområde. Da enhver handling er resultat af en tanke, er det meget vigtigt, at alle medarbejdere er bevidste om, hvad de foretager sig, fordi det er menneskene, der er det vigtigste element i at opretholde en sikker arbejdsplads. Enhver Vestas-medarbejder er derfor forpligtet til: at deltage i den obligatoriske sikkerhedsundervisning kun at påtage sig arbejde, som han/hun er trænet til, er kompetent til og i stand til at udføre at følge Vestas sikkerhedsregler og -procedurer på den pågældende arbejdsplads, herunder brugen af alle relevante standarder og instruktioner at bruge sikre arbejdsmetoder og standse ethvert arbejde, der er potentielt farligt at være med til at sørge for at personer, de arbejder sammen med, kollegaer, leverandører og andre tredjeparter, følger Vestas sikkerhedsregler og -procedurer ikke at påtage sig arbejde, hvor hans/hendes præstation påvirkes af sygdom, alkohol eller andre stoffer, lovlige eller ulovlige, receptpligtige eller ej. Respekt og retfærdighed Vestas anerkender, at alle mennesker er frie og lige i værdighed og rettigheder på arbejdspladsen. Vestas er stærkt dedikeret til menneskerettighederne og medarbejdernes rettigheder, som de er udtrykt i den internationale lov om menneskerettigheder og konventionerne fra ILO - den internationale arbejdsorganisation. i Hvis du har yderligere spørgsmål, skal du kontakte din leder, afdelingen for miljø og sikkerhed, People & Culture-afdelingen, afdelingen for Corporate Social Responsibility eller EthicsLine. Q Mine kollegaer og jeg er ved at installere en vindmølle, men vi har ikke kunnet leje den krantype, som vi har fået besked på at bruge. Kranleverandøren har anbefalet en lidt mindre kran, og siger, at den vil passe helt fint til arbejdet. Skal vi leje den? A Nej. Du må aldrig bruge en kran, der ikke passer til specifikationerne fra Vestas, da det kan kompromittere din og dine kollegaers sikkerhed. Stop arbejdet, indtil du kan få fat i den rigtige kran. 014 Vestas Code of Conduct

13 Interne anliggender Grundlæggende medarbejderrettigheder Vestas sikrer: at der ikke bruges tvangsarbejde i dens aktiviteter at der ikke bruges børnearbejde i dens aktiviteter at rammerne for rimelig og retfærdig aflønning, rimelige arbejdstider, sygeorlov og forældreorlov opretholdes at retten til frit valg af fagforbund og til at forhandle overenskomster for Vestasmedarbejdere respekteres i henhold til de love eller den praksis, der gælder i de lande, hvor Vestas har aktiviteter. Ligeværdighed og ligebehandling Vestas er én enhed, og Code of Conduct søger derfor at støtte én fælles kultur. Denne kultur bygger på inklusion og gensidig tillid, og hvor alle, der arbejder for Vestas, behandles lige med værdighed og respekt uanset race, hudfarve, religion, politisk overbevisning, køn, alder, nationalitet, seksuel orientering, civilstand eller handicap eller andre karakteristika, der er beskyttet under national eller lokal lovgivning. Vestas tolererer ingen form for forskelsbehandling. Derfor forpligter Vestas sig til: at lade kvalifikationer være eneste beslutningsgrundlag for alle aspekter i ansættelse, inklusive rekruttering, udvikling og forfremmelse at fremme og opretholde ikke-diskriminerende adfærd på alle sine arbejdspladser. Q Vestas er en dansk virksomhed, og det er en fordel at kunne tale dansk her. Så når jeg ansætter folk, har jeg en tendens til at foretrække danskere eller personer, der taler dansk. Så længe de ellers er velkvalificerede, kan jeg ikke se problemet. A Du må aldrig give nogen en ubetinget fordel i ansættelsesforløbet. Det er Vestas politik at give alle de samme muligheder, uanset nationalitet, race, hudfarve eller sprog. Eksterne partnere Miljøet og det omgivende samfund Indeks Vestas Code of Conduct 015

14 Chikanefrit arbejdsmiljø Alle Vestas-arbejdspladser skal være karakteriseret ved gensidig tillid og respekt. Derfor tolererer Vestas ikke: sexchikane enhver form for chikane, direkte eller indirekte, fysisk eller psykisk, verbal eller nonverbal enhver form for misbrug af medarbejderne. Respekt for privatlivet Vestas er forpligtet til at respektere hver enkelt medarbejders individualitet, herunder deres privatliv. Vestas vil derfor: kun indsamle eller beholde de personlige medarbejderoplysninger, der er relevante for medarbejderens arbejde i Vestas eller er påkrævet af det pågældende lands lovgivning sørge for, at adgang til personlige oplysninger er begrænset til det personale, der har den relevante autorisation til oplysningerne og et klart forretningsmæssigt behov for dem. Medarbejdere skal tænke på, at Vestas ejer alle s på mailserverne. Vestas har ret til at logge medarbejderes brug af mailsystemet for at: sikre korrekt drift af systemerne kontrollere, at medarbejderne overholder Vestas it-sikkerhedsregler forhindre eller opdage kriminalitet udføre virksomhedens lovlige aktiviteter. Q En af personerne i vores team har en talefejl. Han er en dygtig kollega, men han taler på en mærkelig måde, og der er nogle, der gør nar af ham. Jeg synes, at det er pinligt og dårligt for vores arbejdsmiljø. Hvad skal jeg gøre? i Hvis du har yderligere spørgsmål, skal du kontakte din leder, People & Culture-afdelingen, afdelingen for Corporate Social Responsibility eller EthicsLine. A Den adfærd, som du beskriver, skaber tydeligvis et ubehageligt arbejdsmiljø, og det er uacceptabelt. Du har flere muligheder. Du kan prøve at tale med de involverede parter gruppepres kan ofte løse denne slags problemer. Du kan udtrykke dine bekymringer over for din leder eller din People & Culture-afdeling, som er trænet i at håndtere disse problemer, eller du kan bruge EthicsLine. 016 Vestas Code of Conduct

15 Interne anliggender Q Jeg arbejdede sent på kontoret i går aftes. Da jeg gik ud i kafferummet, fandt jeg papirer, der indeholdt personaleog lønoplysninger, på bordet. Jeg mener ikke, at den slags oplysninger skal efterlades, så alle kan se dem, men på den anden side ønsker jeg ikke at skabe problemer for andre. Hvad skal jeg gøre? A Du skal med det samme returnere papirerne til lønkontoret på en sådan måde, at andre ikke kan se oplysningerne. Du skal også informere din leder, eller en anden tilsvarende leder, om dit fund og dine handlinger. Den enkelte Vestas-medarbejder er personligt ansvarlig for at beskytte fortroligheden og privatlivet, og denne situation skal du ikke bare ignorere. Eksterne partnere Miljøet og det omgivende samfund Indeks Vestas Code of Conduct 017

16 Interessekonflikter Der opstår en interessekonflikt, når en persons forpligtelser og interesser som betroet medarbejder er i strid med hans/hendes private interesser. Selv antydningen af en interessekonflikt kan skade en virksomheds omdømme alvorligt og i sidste ende dens forretning. Det er afgørende for Vestas at føre forretningsaktiviteter i virksomhedens bedste interesse. Vestas forretningspartnere skal vide, at Vestas-medarbejdernes adfærd er baseret på virksomhedens interesser og ikke medarbejderens egne private interesser. Derfor bestræber Vestas sig på at undgå den mindste antydning af interessekonflikt. Når en Vestas-medarbejder står over for en potentiel interessekonflikt, skal han/hun altid indhente godkendelse fra nærmeste leder, inden der foretages yderligere. En interessekonflikt kan antage mange former, så det er den enkelte medarbejders ansvar at bruge sund fornuft i situationer, hvor der kan opstå en interessekonflikt. De efterfølgende afsnit skitserer nogle typiske tilfælde, men de dækker ikke alt. Q Min partner har lige fået en høj stilling hos en af vores hovedleverandører. Vil dette få konsekvenser for mig? A Afhængigt af jeres respektive jobfunktioner kan dette skabe en stor interessekonflikt. Du skal drøfte sagen med din leder, som vil beslutte, hvad der herefter skal ske. 018 Vestas Code of Conduct

17 Investeringer Investeringer, der er foretaget af Vestas-medarbejdere eller deres nære slægtninge i Vestas forretningspartneres eller konkurrenters virksomheder, kan skabe en interessekonflikt. Oftest accepteres det at eje under én procent af aktierne i et børsnoteret firma. Men da selv antydningen af en interessekonflikt kan skabe problemer, skal medarbejderne altid rådføre sig med Investor Relations i Group Communications, inden de foretager investeringer. Handel med Vestas-aktier skal ske i overensstemmelse med Vestas bestemmelser om insiderhandel. Nære slægtninge og venner der kan opstå en interessekonflikt, når medarbejdere skal ansætte, lede eller supervisere nære slægtninge eller venner. Vestas opfordrer medarbejderne til at anbefale en fremtidig medarbejder ved f.eks. at videregive et CV. Men du bør aldrig forsøge at påvirke processen længere end til dette punkt. Hvis en Vestas-medarbejder har nære slægtninge eller venner, der arbejder for en forretningspartner eller konkurrent, kan det skabe en interessekonflikt, da forholdet mellem de to personer kan påvirke forholdet mellem deres respektive virksomheder. Hvis du mener, at der er opstået en interessekonflikt, eller at den vil opstå, skal du med det samme drøfte sagen med din leder. Anden ansættelse og bestyrelsesposter Professionelt engagement i virksomheder uden for Vestas kan udgøre en interessekonflikt. Hvis du har planer om at blive bestyrelsesformand i en virksomhed, hvis forretning på en eller anden måde er knyttet til Vestas aktiviteter, skal du på forhånd have godkendelse af præsidenten for People & Culture. Inden du påtager dig et andet hverv, skal du drøfte det med din leder for at sikre, at der ikke kan opstå en interessekonflikt. Vestas medarbejdere må ikke få ansættelse, herunder yde rådgivning, i virksomheder i samme branche, som Vestas opererer i. i Hvis du har yderligere spørgsmål, skal du kontakte din leder, den juridiske afdeling, People & Culture-afdelingen, afdelingen for Corporate Social responsibility eller EthicsLine. Q Jeg er ansvarlig for at hyre et firma, der kan hjælpe os med nogle e-learningløsninger. Jeg har investeret en del penge i et af de firmaer, som vi overvejer at hyre til jobbet. Hvad skal jeg gøre? A Fortæl det til din leder og giv en anden person ansvaret for at hyre en leverandør. Det kan påvirke din bedømmelse, at du har investeret penge i firmaet. Q Jeg er blevet tilbudt en deltidsstilling som energikonsulent i et nystartet firma. Jobbet kræver kun fem timer om ugen, og jeg vil arbejde om aftenen. Kan jeg tage jobbet? A Selvom det ikke vil tage tid fra dit arbejde i Vestas, kan det nye job skabe en interessekonflikt. Det afhænger af arbejdets art og dit nuværende job hos Vestas, så du skal drøfte situationen med din leder. Interne anliggender Eksterne partnere Miljøet og det omgivende samfund Indeks Vestas Code of Conduct 019

18 Virksomhedsaktiver Virksomhedsaktiver er de værktøjer, som medarbejderne bruger til at opnå virksomhedens mål. De kan være produktet af medarbejderens arbejde, og de kan være materielle eller immaterielle. Misbrug eller tab af virksomhedsaktiver kan skade virksomhedens resultater. Alle Vestas aktiver skal bruges i virksomhedens bedste interesse. Vestas aktiver skal beskyttes og sikres for at undgå tab for virksomheden. Materielle aktiver Materielle aktiver er typisk dem, medarbejderne bruger i deres daglige arbejde i Vestas, såsom bygninger, udstyr, køretøjer og materialer. generelt må Vestas aktiver kun bruges i forretningsøjemed. Men aktiver som f.eks. udstyr til hjemmearbejdspladser - f.eks. bærbare pc er og mobiltelefoner må også bruges til personlige formål i et begrænset omfang. Denne brug skal godkendes af medarbejderens leder. alle Vestas-medarbejdere har ansvaret for at beskytte de aktiver, som de kommer i kontakt med i deres arbejde. 020 Vestas Code of Conduct

19 Adgang til Vestas-tjenester Medarbejdere, der direkte eller indirekte er registrerede ejere af Vestas produkter, skal behandles på samme måde som enhver anden kunde. Immaterielle aktiver Immaterielle aktiver omfatter forretningshemmeligheder, knowhow, forretningsideer og processer. Denne form for immaterielle aktiver er beskyttet af forskellige love, der sikrer, at aktiverne ikke bruges af andre. Sådanne aktiver er oftest ikke offentligt tilgængelige, og Vestas-medarbejdere skal være meget omhyggelige med ikke at afsløre oplysninger til udenforstående. Alle Vestas-medarbejdere skal beskytte de immaterielle rettigheder eller andre fortrolige oplysninger, der tilhører Vestas, og må aldrig afsløre dem for personer uden for virksomheden. de rettigheder og fortrolige oplysninger som hver Vestas-medarbejder modtager direkte eller indirekte i forbindelse med sin ansættelse i eller tilknytning til Vestas, skal medarbejderen opbevare i strengeste fortrolighed og kun bruge til gavn for Vestas. når en medarbejder opretter et skriftligt dokument, der kan identificeres som et forfatterværk, skaber teknologiske fremskridt eller finder en ny løsning på et forretningsproblem, skal han/hun med det samme kontakte den pågældende chef og Vestas IPR-eksperter, hvis arbejdet skal beskyttes gennem et patent, varemærke eller andre juridiske foranstaltninger. Hver enkel medarbejder er ansvarlig for at beskytte de rettigheder og fortrolige oplysninger, som han/hun kommer i besiddelse af. Dette omfatter at sikre, at dokumenter bliver oprettet, håndteret og bortskaffet på en måde, der minimerer risikoen for, at de falder i de forkerte hænder. Medarbejderne skal sikre, at adgangen til arbejdsområder og computere kontrolleres ordentligt. Arbejde på offentlige steder kræver særlig årvågenhed, og fortrolige oplysninger må aldrig drøftes i offentlighed. lejlighedsvis har en medarbejder brug for at dele fortrolige oplysninger med en person, der ikke er ansat i eller af Vestas. Disse situationer kræver særlig forsigtighed. En medarbejder må aldrig afsløre noget uden forudgående tilladelse fra den juridiske afdeling eller medarbejderens leder. i Hvis du har yderligere spørgsmål, skal du kontakte din leder, den juridiske afdeling, People & Culture-afdelingen, afdelingen for Corporate Social responsibility eller EthicsLine. Q Jeg skal rejse til udlandet med en kollega til et møde om nogle vindmølletekniske problemer. Vi har ikke haft tid til at studere alle dokumenterne, så vi har besluttet at gøre det på rejsen. Vi skal primært læse papirerne og ikke nødvendigvis tale om indholdet, og desuden har de tekniske problemer været omtalt i pressen. En kollega har fortalt os, at vi ikke må forberede vores møde i fuld offentlighed. Har hun ret? A Din kollega kan have ret. Selvom problemet er kendt for offentligheden, indeholder de nævnte rapporter sandsynligvis oplysninger, som det ikke er i Vestas interesse, at andre kender til. Når man arbejder på offentlige steder, skal man være ekstra forsigtig med ikke at afsløre fortrolige oplysninger. Så længe ingen andre kan se rapporterne eller overhøre jeres samtale, er det dog ikke et problem. Interne anliggender Eksterne partnere Miljøet og det omgivende samfund Indeks Vestas Code of Conduct 021

20 Dokumentation og rapportering Forretningsbeslutninger om en virksomheds fremtid er baseret på virksomhedens data, dokumentation og rapporter. Derfor er det meget vigtigt, at rapporteringen og dokumentationen er reel, nøjagtig og udtømmende. Ud over at være et lovmæssigt krav, er nøjagtig og sandfærdig rapportering også yderst vigtig for virksomhedens ejere og interessenter generelt. Vestas arbejder hårdt på at være en troværdig virksomhed, så alle virksomhedens data skal nøjagtigt afspejle virkelige transaktioner og hændelser. Dette gælder for alle Vestas data, ikke kun de finansielle. Derfor vil Vestas: sikre, at alle transaktioner er autoriseret korrekt og registreret sandfærdigt og nøjagtigt sikre, at alle regnskaber følger Vestas regler for god regnskabsskik (GAAP), medmindre lokal lovgivning forbyder dette undgå overdrivelser, farverigt sprogbrug, gætteri og nedsættende bemærkninger i virksomhedens bogføring og anden dokumentation udvise finansiel integritet i indsendelse eller godkendelse af udgiftsbilag. Udgifter, der kræver udlæg, skal betales af den højest rangerende medarbejder, der er til stede sikre, at alle dokumenter opbevares sikkert på en sådan måde, at både interne og juridiske krav overholdes. Hvis en medarbejder er bekymret over eller klager over tvivlsomme regnskaber, interne regnskabskontroller, revisionssager eller finansiel rapportering, skal han/hun rådføre sig med nærmeste leder eller Group Finance. Hvis medarbejderen er utryg ved at gøre dette, opfordres han/hun til at sende sagen til EthicsLine. Transaktioner Alle transaktioner foretaget af Vestas skal udføres i virksomhedens bedste interesse og på en sådan måde, at ingen kan betvivle, at Vestas er en ansvarsfuld og sund virksomhed. Medarbejderne skal sørge for, at de kun indgår i transaktioner i overensstemmelse med Vestas regler om delegeret autoritet. i Hvis du har yderligere spørgsmål, skal du kontakte din leder, regnskabsafdelingen, afdelingen for miljø og sikkerhed, People & Culture-afdelingen, afdelingen for Corporate Social Responsibility eller EthicsLine. Q I henhold til Vestas finansielle retningslinjer skal en vindmølle være leveret på sit bestemmelsessted, før den kan registreres som et salg. Ti af vores vindmøller er stadig i transit, men min leder har bedt mig om at angive dem som leveret, så vi kan nå vores budget. Er det i orden, at jeg gør det? A Nej. Varerne er ikke kommet frem endnu, så det vil være et klart brud på både vores finansielle retningslinjer og Vestas Code of Conduct. Du skal påpege dette over for din leder. Hvis han eller hun ikke er enig, skal du tage sagen op på et højere niveau eller bruge EthicsLine. 022 Vestas Code of Conduct

21 Interne anliggender Vestas arbejder hårdt på at være en troværdig virksomhed, så alle virksomhedens data skal nøjagtigt afspejle virkelige transaktioner og hændelser. Eksterne partnere Miljøet og det omgivende samfund Indeks Vestas Code of Conduct

22 024 Vestas Code of Conduct

23 Eksterne partnere Bestikkelse Facilitation Payments Eksterne partnere Gaver, repræsentation og forplejning 28 Andres immaterielle rettigheder og forretningshemmeligheder Forretningspartnere Konkurrence Market Intelligence Hvidvaskning af penge Miljøet og det omgivende samfund Indeks Vestas Code of Conduct 025

24 Bestikkelse Bestikkelse er at give eller modtage en uretmæssig belønning for at påvirke en embedsmand eller en anden forretningspartners adfærd med henblik på at opnå uretmæssige fordele i en forretningstransaktion. International lovgivning mod korruption og bestikkelse udvides hele tiden. National lovgivning bliver strammet derefter, og bestikkelse er ulovligt i de fleste lande. Desuden indfører et stigende antal lande love for at forbyde bestikkelse, selv når det foregår uden for det pågældende lands grænser. Et brud på enhver af disse love er en alvorlig overtrædelse, der kan resultere i bøder til virksomheden og fængsling af de implicerede parter. En virksomhed er ansvarlig for alle handlinger, der sker på virksomhedens vegne, f.eks. bestikkelse, der betales gennem agenter eller andre mellemled. 026 Vestas Code of Conduct

25 Vestas-medarbejdere må ikke modtage bestikkelse af nogen art. Det er ikke tilladt: at love eller tilbyde bestikkelse i en hvilken som helst form til en lokal eller udenlandsk embedsmand at opfordre til, modtage, love eller tilbyde bestikkelse eller returkommission i forbindelse med Vestas forretning. En Vestas-medarbejder, som er blevet bedt om eller tilbudt bestikkelse, skal øjeblikkelig informere sin leder. Episoden skal anmeldes til den juridiske afdeling og afdelingen for Corporate Social Responsibility. Der findes flere oplysninger om dette, inklusive en indberetningsskabelon på intranettet under afdelingen for Corporate Social Responsibility. Facilitation Payments Facilitation payments er små kontantbetalinger, der har til hensigt at sikre eller fremskynde en rutinemæssig handling fra myndighedernes eller en embedsmands side, som betaleren er lovligt berettiget til uden yderligere betaling. Facilitation payments er forbudt i de fleste lande. Ligesom ved bestikkelse er en virksomhed juridisk ansvarlig for de facilitation payments, som medarbejderne foretager eller forsøger på at foretage. Opfordring til facilitation payments forekommer ofte som en form for afpresning. Vestas tillader ikke facilitation payments. Enhver Vestas-medarbejder, der er blevet bedt om facilitation payments, skal informere sin leder, og episoden skal anmeldes til den juridiske afdeling og afdelingen for Corporate Social Responsibility. Der findes flere oplysninger om dette, inklusive en indberetningsskabelon, på intranettet under afdelingen for Corporate Social Responsibility. i Hvis du har yderligere spørgsmål, skal du kontakte din leder, økonomiafdelingen, den juridiske afdeling, People & Culture-afdelingen, afdelingen for Corporate Social Responsibility eller EthicsLine. Q Jeg er blevet anbefalet at bruge en bestemt agent i et andet land, fordi han har ry for at få tingene gjort. Han har bedt om et større honorar, som ifølge mine kollegaer er alle pengene værd. Er det i orden at arbejde med ham? A Nej. Du skal bede om detaljerede oplysninger om, hvad honoraret er til for at sikre, at det har et lovligt forretningsformål. Generelt set skal du altid have undersøgt omstændighederne nøje, inden du indgår aftaler med en agent, da Vestas kan blive holdt juridisk ansvarlig for, hvad agenten gør, f.eks. bruger dine penge til at betale bestikkelse, selvom du ikke er bekendt med hans handlinger. Kun efter en tilfredsstillende detaljeret due diligence kan du indgå aftale med agenten. Eksterne partnere Miljøet og det omgivende samfund Indeks Vestas Code of Conduct 027