Beslutningsoplæg Allerød Kommune

Transkript

1 Allerød Kommune

2 Indledning Vi har hermed fornøjelsen af at præsentere Dem for et beslutningsoplæg baseret på det tidligere godkendte udbudsmateriale samt evt. oplysninger fremkommet under selve udbudsfasen. Deres endelige beslutning skal foreligge inden den 1. oktober 2010, således at forsikringerne kan blive etableret inden udløbet af den eksisterende aftale og selskabernes tilbudsfrist. Nærværende beslutningsoplæg er udelukkende en fremstilling af de modtagne tilbud, og kan således ikke betragtes som en bekræftelse på forsikringsdækning. Forsikringerne vil først træde i kraft, når De endeligt har tilkendegivet Deres accept. Forudsætning for tilbuddenes gyldighed I det tilfælde at de informationer vi har givet forsikringsselskabet ikke er korrekte eller har ændret sig, kan det resultere i at forsikringsselskabet afviser ansvaret for et krav på forsikringen eller fuldstændig nægter forsikringsdækning. Hvis De derfor erfarer, at informationen De har givet os er ufuldstændig eller at Deres forhold har ændret sig, skal De straks underrettes os, så vi kan gøre forsikringsselskabet bekendt med de nye omstændigheder og bede dem revurdere deres tilbud. Tavshedspligt Willis har tavshedspligt med hensyn til de informationer, vi gennem arbejdet måtte komme til kendskab om i kommunen. Allerød Kommune er indforstået med, ikke uden forudgående aftale af hensyn til beskyttelse af Willis branchemæssige know-how og ideer - at udlevere materiale, analyser og beregninger udført af Willis til personer udenfor kommunen, bortset fra advokater, revisorer samt penge- og kreditinstitutter. Ansvarsforhold Willis ansvar for fejl og mangler i vores ydelser kan aldrig overstige den aftalte maksimale hæftelsessum jf. den indgåede samarbejdsaftales afsnit om ansvarsforhold. Nærværende tilbudssammenligning er et uddrag af selskabernes tilbud, og på specifikke områder henvises der til disse, idet der trods et enslydende tilbudsmateriale er afgivet tilbud, der afviger på enkelte punkter, hvor vi har fremhævet de væsentligste afvigelser. Ønsker De det fulde tilbudsmateriale udleveret, bedes De rette henvendelse til Willis. Compliance Willis rådgiver virksomheder og kommuner inden for risikostyring. Som et naturligt element i arbejdet med Willis egen risikostyring praktiserer vi en Side 2 af 14

3 intern kvalitetskontrol i vores forretningsprocesser. Dette dokument er underlagt en sådan kontrol. Kontrollen skal sikre, at beslutningsoplægget lever op til Willis egne kvalitetskrav, og at konklusionen i oplægget er fyldestgørende. Som information kan vi derfor oplyse, at udarbejdelsen af beslutningsoplægget er sket af Mikkel Bjerregaard, mens kvalitetskontrollen er gennemført af Christian Bendtsen. Kommentarer til tilbuddene og forsikringsmarkedet Forsikringsselskaberne har vist stor interesse for Allerød Kommune, hvilket antallet af selskaber som har anmodet om udbudsmaterialet bekræfter. Flere forsikringsselskaber heriblandt Allerød Kommunes nuværende forsikringsselskab Alm. Brand har dog efter gennemgang af skadeinformationer samt risikoprofil oplyst, at de ikke ønsker at afgive tilbud på bygnings- og løsøreforsikring. Forsikringsselskaberne har ved deres afslag på tilbudsafgivelse oplyst, at de vil have dokumentation for en risikoforbedring og ikke hensigtserklæringer før de kan tilbyde forsikring. Det er primært kommunens brandrisiko som forsikringsselskaberne er utrygge ved. I Danmark rykker brandvæsenet i gennemsnit ud til en påsat skolebrand totre gange om ugen. De reelle tal for påsatte skolebrande er dog formentlig meget større, idet langt de fleste brande når at blive slukket, før brandvæsenet rykker ud. Det er en kendsgerning, at brandsikring i form af eksempelvis ABA automatisk brandalarmerings anlæg kan begrænse brandskaderne betydeligt og en investering i sikring tjener sig således hurtigt ind for kommunen, idet der skabes driftssikkerhed samt adgang til at indkøbe forsikring på fordelagtige vilkår. Allerød Kommune har som led i sin strategi med en målsætning om, at begrænse sine risikoomkostninger, udarbejdet en sikringsplan og Økonomiudvalget har i november 2009 afsat 4 mio. kr. til ABA hvilket også er godkendt af Byrådet. Der er afsat 2 mio. kr. til udskiftning af låsesystemer på skolerne i 2011, på sigt også daginstitutioner. Der blev i foråret besluttet et fuldstændigt udgiftsstop, som betød at også risikostyringstiltag blev sat i stå. Det vil således først blive muligt, at indhente flere tilbud samt opnå bedre forsikringspræmie på kommunens brandforsikring, når sikringstiltagene er gennemført og de kan dokumenteres. Ultimo 2010 vil ifølge nuværende sikringsplan blive gennemført udbud på ABA til skolerne. De første skoler som vil blive implementeret er Engholmskolen og Ravnsholtskolen samt Lynge skole. Lillerød skole er delvist dækket af ABA samt Skovvangskolens indskoling der ligeledes er dækket med ABA. Side 3 af 14

4 Så snart sikringsplanen er gennemført vil vi anbefale, at bygnings- og løsøreforsikringen udbydes. Der er mulighed for, at genudbyde denne forsikring, idet forsikringsudbuddets aftalevilkår giver mulighed for, at Allerød Kommune kan opsige forsikringen med 6 måneders varsel. Uddrag fra Allerød Kommunes sikringsplan. Ydelse ABA anlæg på skoler Der etableres ABA anlæg på udvalgte skoler i kommunen. Der er afsat 4 mio i Estimat etablering Estimat Drift 1 ABA anlæg på skoler AIA-anlæg Der afsættes penge til etablering af ABA på de resterende skoler Børnehave, SFO o. lign. Centraludstyr, tilslutning til kontrolcentral, 2 bevægelsesdetektorer samt åbningskontakt m.m Låseenheder Skole er sikret idag Centraludstyr, tilslutning til kontrolcentral, bevægelsesdetektorer samt åbningskontakter m.m. Supleringslås i RØD klasse Cylinder i RØD klasse 900 Sikringsskab Sikringsskab i BLÅ klasse Vandskade Vandstopanlæg brugsvand Vandstopanlæg fjernvarme Varmeveksler fjernvarme fra Afhængig af størrelse Transientbeskyttelse Pr. el-tavle Sikringskabinet for computer Sikringswire 400 Rullejalousi/gitter Startomkostning Side 4 af 14

5 Forsikringsudbud Forsikringsudbuddet afvikles under iagttagelse af EU direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 offentligt udbud. Udbuddet er åbent for alle tilbudsgivere som opfylder de i udbudsbekendtgørelsen nævnte krav, herunder krav til egenkapital. Udbuddet afvikles som 2 individuelle EU udbud hhv. EU udbud 2010/S Bygnings-, entreprise- og løsøreforsikring Ansvarsforsikring EU udbud 2010/S Motorkøretøjsforsikring Katastrofeforsikring for arbejdsulykker EU-udbud 2010/S : Dette udbud er gennemført efter tildelingskriteriet det økonomisk mest fordelagtige bud og omfatter følgende forsikringsområder: - bygnings-, entreprise- og løsøreforsikring - Ansvarsforsikring Ordren under dette udbud skal placeres hos de forsikringsselskaber som har afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud forstås herved: størrelsen af den årlige forsikringsudgift - vægtet 65 % dækningsomfang - vægtet 35 %. Forsikringstilbuddene er vurderet ud fra størrelsen af den årlige forsikringsudgift i de vedlagte tilbudssammenligninger. Inden for tilbudsfristen blev der afgivet forsikringstilbud fra forsikringsselskaberne: Bygnings-, entreprise- og løsøreforsikring Codan Gjensidige Ansvarsforsikring Alm. Brand Codan Gjensidige Det bemærkes, at de bydende selskaber endvidere skal afgive tro - og love Side 5 af 14

6 erklæring, ligesom tilbudsgivere skal angive, at de ved udarbejdelsen af deres tilbud har taget hensyn til de forpligtelser, der gælder i henhold til bestemmelser om arbejdsbeskyttelse og miljøforhold. Forsikringsudgift Ved størrelsen af den samlede årlige forsikringsudgift skal forstås - årlig forsikringspræmie - selvrisiko - ordregivers forventede udgifter til opfyldelse af tilbudsgivers sikringskrav - tilbudsgivers evt. honorering af stempelafgift. I så fald fordeles besparelsen ligeligt over aftaleperiodens min. længde - evt. tillæg for alternativ opsigelse Nævnte fremgangsmåde sikrer, at forskel i eksempelvis selvrisiko medtages i vurderingen, således at det er den samlede forsikringsudgift, der vurderes. Stempelpenge fordeles over tre år i tilbudsvurderingen, eftersom aftalen minimum løber i denne periode uagtet at stempelpengene likviditetsmæssigt forfalder samlet til betaling for alle år i forbindelse med betaling af første års forsikringspræmie. Dækningsomfang Ved dækningsomfang for de tilbudte forsikringsydelser skal forstås værdien af evt. supplerende dækninger, som forsikringsselskabet tilbyder jf. kravspecifikationen. Nævnte fremgangsmåde sikrer, at placeringen af kontrakterne sker i overensstemmelse med EU udbudsdirektivets regler om prioriterede og vægtede tildelingskriterier. Bygnings-, entreprise- og løsøreforsikring Samlet vurdering (forsikringsudgift og dækningsomfang) I skema B er der foretaget en opstilling over forsikringsudgiften for de konditionsmæssige tilbud. Sammenligningen sker gennem et system med mulighed for 0-10 point, hvor vi tager udgangspunkt i den laveste forsikringsudgift, som giver pointtallet 10. De andre tilbud tildeles point i forhold til den forholdsmæssige afvigelse til tilbuddet med den laveste forsikringsudgift som får 10 point. For bygnings - og løsøreforsikring ved selvrisiko kr med dækning for bygningsbrand, storm, og løsørebrand, opnår Codan karakteren 10 vedr. forsikringsudgiften, som er det højest mulige. Pointtallet nedvægtes med faktor 0,65, eftersom forsikringsudgiften kun skal tælle med 65 %, hvorfor den vægtede karakter bliver 6,5. For dækningsomfang er der ligeledes foretaget en vurdering af ydelserne, med udgangspunkt i pointtallet 10. For bygnings- og løsøreforsikringen vurde- Side 6 af 14

7 rer vi Gjensidige til 6 point og Codan til 5 point. Pointtallet nedvægtes med faktor 0,35, eftersom dækningsomfang kun skal tælle med 35 %. Sammenlagt opnår eks. Codan 8,25 point for bygnings -, entreprise - og løsøreforsikringen. Gjensidige opnår et samlet pointantal på 6. De nævnte forudsætninger og det udarbejdede pointsystem skal sikre en fair og objektiv vurdering af indkomne tilbud. I stedet for medianen kan vælges en anden vægtning inden for de føromtalte intervaller, ligesom der også kan vælges et andet pointsystem. Selvrisici Alle forsikringsselskaber har tilbudt dækninger med selvrisici, som ønsket på bygning og løsøre kr Ansvarsforsikring Samlet vurdering (forsikringsudgift og dækningsomfang) I skema B er der foretaget en opstilling over forsikringsudgiften for de konditionsmæssige tilbud. Sammenligningen sker gennem et system med mulighed for 0-10 point, hvor vi tager udgangspunkt i den laveste forsikringsudgift, som giver pointtallet 10. De andre tilbud tildeles point i forhold til den forholdsmæssige afvigelse til tilbuddet med den laveste forsikringsudgift som får 10 point. For bygnings - og løsøreforsikring ved selvrisiko kr med dækning for bygningsbrand, storm, og løsørebrand, opnår Gjensidige karakteren 10 vedr. forsikringsudgiften, som er det højest mulige. Pointtallet nedvægtes med faktor 0,65, eftersom forsikringsudgiften kun skal tælle med 65 %, hvorfor den vægtede karakter bliver 6,5. For dækningsomfang er der ligeledes foretaget en samlet vurdering af ydelserne, med udgangspunkt i pointtallet 10. For ansvarsforsikringen vurderer vi Gjensidige bedst med 4,15 point. Pointtallet nedvægtes med faktor 0,35, eftersom dækningsomfang kun skal tælle med 35 %. Sammenlagt opnår Gjensidige 7,95 point for ansvarsforsikringen. Codan opnår 7,01, mens Alm. Brand opnår 5,20. De nævnte forudsætninger og det udarbejdede pointsystem skal sikre en fair og objektiv vurdering af indkomne tilbud. I stedet for medianen kan vælges en anden vægtning inden for de føromtalte intervaller, ligesom der også kan vælges et andet pointsystem. Side 7 af 14

8 Tilbudsvurdering Jf. bilag B er der foretaget en vægtet vurdering med henblik på at sikre, at tilbuddene vurderes i overensstemmelse med de tildelingskriterier, der er anført i udbudsbekendtgørelsen og udbudsbetingelser, således at gældende EU-regler overholdes. EU-reglerne foreskriver - prioritering af tildelingskriterierne - vægtning af tildelingskriterierne - gennemskuelighed af ordretildelingen På baggrund heraf har følgende tilbudsgivere afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud: Bygnings-, entreprise- og løsøreforsikring Codan 8,25 point Codan opnår flest point. Vurderingen er sket ud fra de parametre som fremgår under dækningsomfang. Når vi ser på de mulige kombinationer for bygnings-, løsøre - og entrepriseforsikringen, har Codan således afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud når pris og dækningsomfang er taget i betragtning. Dækning: Brand, storm, kortslutning med selvrisiko kr Ansvarsforsikring Gjensidige 7,95 point Gjensidige opnår flest point. Vurderingen er sket ud fra de parametre som fremgår under dækningsomfang. Når vi ser på de mulige kombinationer for ansvarsforsikringen, har Gjensidige således afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud når pris og dækningsomfang er taget i betragtning. Optioner Der er i udbudsmaterialet bedt om tilbud på optioner. Bygning Anden bygningsskade Hvis forsikringsdækningen skal udvides til at omfatte anden bygningsskade særligt vandskader, skal der betales yderligere kr i præmie årligt. Skadestatistikken for de sidste 5 år viser, at der gennemsnitligt er udgifter på Side 8 af 14

9 kr. årligt. Vi kan derfor ikke anbefale, at forsikringsdækningen udvides til at omfatte denne type skader, men vil anbefale, at der sikringsmæssigt gøres tiltag for at begrænse/undgå vandskader ved f.eks. vandstop. Restværdi Hvis skadegraden på en bygning i forbindelse med en dækningsberettiget skade er over 50%, kan kommunen vælge i stedet for reparation at få nedrevet resterne og få genopført en ny bygning. Det er vores anbefaling, at forsikringsdækningen udvides til at omfatte restværdidækning. Præmieudgiften hertil udgør kr. årligt. Insekt- og svampeskadedækning Hvis forsikringsdækningen skal udvides til at omfatte insekt- og svampeskadedækning, skal der betales yderligere kr i præmie årligt. Skadestatistikken for de sidste 5 år viser, at der gennemsnitligt er udgifter på kr. årligt. Vi kan derfor ikke anbefale, at forsikringsdækningen udvides til at omfatte denne type skader. Det skal bemærkes, at der har været 2 insekt- og svampeskader siden Løsøre Vand Hvis forsikringsdækningen skal udvides til at omfatte vandskadedækning, skal der betales yderligere kr i præmie årligt. Skadestatistikken for de sidste 5 år viser, at der gennemsnitligt er udgifter på kr. årligt. Vi kan derfor ikke anbefale, at forsikringsdækningen udvides til at omfatte denne type skader. men vil anbefale, at der sikringsmæssigt gøres tiltag for at begrænse/undgå vandskader ved f.eks. vandstop. Det skal bemærkes, at skader pga. slukningsvand i forbindelse med en dækningsberettiget brandskade vil være omfattet af løsørebrandforsikringen. Tyveri Hvis forsikringsdækningen skal udvides til at omfatte tyveridækning, skal der betales yderligere kr i præmie årligt. Skadestatistikken for de sidste 5 år viser, at der gennemsnitligt er udgifter på kr. årligt. Vi vil ikke anbefale, at forsikringsdækningen udvides til at omfatte denne type skader, idet vi anbefaler, at der i tråd med kommunens sikringsplan investeres i sikringstiltag som begrænser skadeomkostningerne fremadrettet. Side 9 af 14

10 EU_Udbud 2010/S : Dette udbud er gennemført efter tildelingskriteriet laveste pris og omfatter følgende forsikringsområder: - motorkøretøjsforsikring - katastrofeforsikring for arbejdsulykke Ved laveste pris forstås størrelsen af den årlige forsikringsudgift som fremkommer på følgende udgift: - årlig forsikringspræmie - selvrisiko - ordregivers forventede udgifter til opfyldelse af tilbudsgivers sikringskrav - tilbudsgivers evt. honorering af stempelafgift. I så fald fordeles besparelsen ligeligt over aftaleperiodens min. længde - evt. tillæg for alternativ opsigelse Inden for tilbudsfristen blev der afgivet forsikringstilbud fra forsikringsselskaberne Alm. Brand Codan Gjensidige If Det bemærkes, at bydende selskaber endvidere skal afgive tro - og love erklæring, ligesom tilbudsgivere skal angive, at de ved udarbejdelsen af deres tilbud har taget hensyn til de forpligtelser, der gælder i henhold til bestemmelser om arbejdsbeskyttelse og miljøforhold. Forsikringstilbudene er vurderet ud fra størrelsen af den årlige forsikringsudgift i de vedlagte tilbudssammenligninger. Tilbudsvurdering Tilbudsvurderingen for dette udbud fremgår af tilbudsskema motor og arbejdsulykke og er som tidligere nævnt foretaget på baggrund den laveste pris. På baggrund heraf har følgende tilbudsgivere afgivet det laveste tilbud: Motorkøretøjsforsikring IF Skadeforsikring IF har tilbudt den laveste forsikringsudgift på kr Dækningsomfanget er ansvars-, kasko- og brandforsikring med en selvrisiko på egne og leasede biler på kr. Side 10 af 14

11 Vi anbefaler, at optionen for ansvarsforsikring for uindregistrerede motorkøretøjer samt motoransvar for knallerter til undervisningsbrug accepteres. I udbudsmaterialet gav vi selskaberne mulighed for at byde på to varianter på selvrisikodelen. Den ene variant var med selvrisiko på egne og leasede biler på kr., mens den anden variant var med selvrisiko 0 kr. på egne biler og kr. på leasede biler. Vi finder tilbuddet med kr. i selvrisiko på både egne og leasede biler som værende den bedste løsning. Arbejdsulykke katastrofedækning Gjensidige har den laveste forsikringsudgift på kr Tilbuddet er afgivet i henhold til kravspecifikationen hvor dækningen alene kommer i kraft ved katastrofer, der omfatter arbejdsulykkeskader med mindst to tilskadekomne/dødsfald ved samme begivenhed, og som - i overensstemmelse med bestemmelserne i lov om arbejdsskadesikring - giver en erstatningsudmåling på over kr i alt for begivenheden. Samlet præmieudgift for EU-udbudene Den nævnte kombination vil medføre en præmieudgift for bygning, løsøre, entreprise, motorkøretøjer, katastrofe på kr uden brug af optioner. Nuværende forsikringspræmie for Allerød Kommune er kr årligt. Her er altså tale om en øget præmieudgift på kr. årligt med et mere begrænset dækningsomfang. Det er den betydeligt højere præmieudgift for bygning og løsøreforsikringen som er årsagen til stigningen. Det skal bemærkes, at nævnte udgift ikke kan anvendes som budgetgrundlag, eftersom præmien ikke er indeksreguleret og der ikke er medregnet udgifter til uforsikrede områder, selvrisiko, skadebehandling og mæglerservicering. Der er sideløbende med EU-udbuddet indhentet tilbud på det nationale udbud hvor tilbudsfristen er senere. For tilbudssammenligningen for det nationale udbud henvises til særskilt bilag. Side 11 af 14

12 Generelle bemærkninger Gennemgang af forsikringstilbud Vi har vurderet de modtagne forsikringstilbud, som beskrevet ovenfor. Forsikringstilbudene indeholder en række informationer og betingelser, som ikke er relevante for tilbudsvurderingen jf. de nævnte tildelingskriterier, men som kan have betydning for kommunens forsikringsdækning. Vi skal derfor opfordre Dem til også at gennemlæse forsikringstilbudene. Forudsætning for tilbuddenes gyldighed Såfremt de informationer vi har givet forsikringsselskabet ikke er korrekte eller har ændret sig, kan det resultere i at forsikringsselskabet afviser ansvaret for et krav på forsikringen eller fuldstændig nægter forsikringsdækning. Hvis De derfor erfarer, at informationen De har givet os er ufuldstændig eller at Deres forhold har ændret sig, skal De straks underrettes os, så vi kan gøre forsikringsselskabet bekendt med de nye omstændigheder og bede dem revurdere deres tilbud. Det skal bemærkes, at vi vurderer den under tilbudsvurdering nævnte fordeling af forsikringerne som realistisk, men at det kræver endelig accept fra de bydende forsikringsselskaber. Bydende forsikringsselskabers forsikringsbetingelser De i denne beslutningsindstilling nævnte tilbudsgivere overholder alle minimumskravene i udbudsmaterialet. For så vidt angår dækningsomfanget har vi vurderet de i skema B nævnte punkter. Derudover kan der være forskelligheder i forsikringsbetingelser, som vi dog jf. tildelingskriterierne ikke kan medtage i vurderingen. Såfremt kommunen ønsker indblik i tilbudsgivernes forsikringsbetingelser opfordrer vi til en gennemlæsning, ligesom vi gerne bidrager med besvarelse af evt. spørgsmål. Forsikringsmæglerservicering Tilbudsgivere har afgivet nettopræmier, hvilket vil sige, at de har baseret deres tilbud på, at forsikringskontrakterne serviceres af et af tilbudsgiver anerkendt forsikringsmæglerfirma. Reduktionen udgør kr Sikringskrav Ikke relevant i forhold til den ønskede dækning. Tavshedspligt Willis har tavshedspligt med hensyn til de informationer, vi gennem arbejdet måtte få kendskab til. Side 12 af 14

13 Det skal bemærkes, at udbuddet ikke er omfattet af reglerne om offentlighed i forvaltningen, og derfor skal behandles med fortrolighed. Udbudsforretningen kan eks. derfor ikke behandles på åbne byrådsmøder. Ansvarsforhold I øvrigt henvises til den indgåede samarbejdsaftale mellem Allerød Kommune og Willis. get er udarbejdet af: Mikkel Bjerregaard, Willis I/S Christian Bendtsen, Willis I/S Side 13 af 14

14 Allerød Kommune Samlet præmieoversigt Nettoudgift Forsikringstype Nuværende Anbefaling Selskab Property (bygning/løsøre) Codan Entreprise Codan Ansvarsforsikring Gjensidige Motor If Arbejdsulykke, katastrofe Gjensidige All Risks Forsikring (borgmesterkæde) Gjensidige Kranforsikring Arbejdsskade - handicaphjælper Gjensidige Erhvervsansvar - handicaphjælper Gjensidige Erhvervsansvar - handicaphjælpere Gjensidige Ansvarsforsikring for plejeanbragte Gjensidige Professionelt Ansvar Gjensidige Aktiv beskæftigelseshjælp - Erhvervs- og produktansvar Gjensidige Rejseforsikring Gjensidige Kollektiv Ulykkesforsikring - frivillige brandmænd Alm. brand Kollektiv Ulykkesforsikring - kommunalbestyrelsen Gjensidige Bestyrelsesansvarsforsikring Chartis Kunstgræsbane og lysanlæg Codan Kunst og skulpture Gjensidige Samlet nettopræmie Side 14 af 14