Tildeling ved udbud i distrikt øst af drifts og vedligeholdelse af statsveje

Transkript

1 Tildeling ved udbud i distrikt øst af drifts og vedligeholdelse af statsveje artikel til Af kontraheringschef Per Simonsen, Vejdirektoratet, Driftsområdet og Mogens Høgsted, Vive Consult Udbuddet I 2005 udbød Vejdirektoratet drifts og vedligeholdelse af statsveje i distrikt øst (Sjælland og Lolland-Falster). Den samlede entreprisesum er ca. 75 mio. kr. pr. år. med en kontraktperiode på minimum 3 år, og med option på forlængelse i 2 x 1 år. Dertil kommer option på udvidelse med den del af amtsvejene, som overgår til staten pr Den samlede opgave var opdelt på 3 entrepriser: Entreprise 1 Belægning og afvanding Entreprisen omfatter følgende opgaver med underopgaver: Asfaltarbejder Kørebaneafmærkning Afvandingsarbejder Entreprise 2 Vej og bro Entreprisen omfatter følgende opgaver med underopgaver: Beplantning Rabatpleje/renhold Fejning Autoværnsreparation Skiltevedligehold Nødtelefoner Broteknik Beredskab Vejtilsyn Entreprise 3 Sideanlæg Entreprisen omfatter følgende opgaver med underopgaver: Beplantning Fejning Renhold Ren- og vedligehold af toiletter For at kunne håndtere tilbud på flere entrepriser med diverse rabatter valgtes det at anvende en bedømmelsesmodel, hvor vægtningen af underkriterierne ikke udtrykkes som % er, men som prisfaktorer ved den såkaldte tillægsprismodel. Denne artikel beskriver denne type bedømmelsesmodel gennem anvendelsen heraf i udbuddet. Tildelingen Boksene herunder viser uddrag af beskrivelsen i udbudsmaterialet bedømmelsesmodellen. I første boks vises beskrivelsen (i uddrag) af selve modellen, som indeholder, at der gives tillæg i fiktive kroner til en tilbudspris for mindre grad af kvalitetsopfyldelse. Tildelingskriterium er det økonomisk mest fordelagtige bud. Ved bedømmelsen af tilbuddene anvendes en tillægsprismetode, hvor der beregnes en sammenligningspris, som er summen af følgende tre elementer: I. Tilbudssum i henhold til Tilbudslistens forside II. Kapitalisering af evt. forbehold III. er for reduceret kvalitetsopfyldelse Tilbuddet eller kombinationen af tilbud for de 3 entrepriser med den laveste 1

2 sammenligningspris er det økonomisk mest fordelagtige. Metoden indebærer, at vurdering af tilbud på kombinationer af flere entrepriser kan lægges sammen direkte ved sammenligningspriserne. er for reduceret kvalitetsopfyldelse er for de valgte underkriterier fastlægges som: P f x (10 k) hvor k er karakteren (i en 11 punkts karakterskala med minimum 0 og maksimum 10) og P f er prisfaktoren. Prisfaktoren udtrykker - ganget med maksimumkarakteren - hvor meget VD (Vejdirektoratet) er villig til at betale for fuld opfyldelse af det pågældende underkriterium. Et tilbud, som fuldt ud opfylder Vejdirektoratets ønsker for alle underkriterierne, og som derfor får karakteren 10 på alle underkriterierne, får således ikke en tillægspris (eller tillægsprisen 0 kr.). Prisfaktorer for de 3 entrepriser fremgår af bilag 1. Bedømmelsesmodellen indebærer, at prisen indgår direkte i vurderingen; dvs. priser (eller prisforskelle) omsættes ikke til en score. Når der gives bud på flere entrepriser (med evt. rabatter) findes den økonomisk mest optimale kombination af bud ved at finde den laveste sammenligningspris. Der var ud over pris - fastsat følgende seks underkriterier: 1. Oplæg til partnering samarbejde 2. Oplæg til strategier for opfyldelse af Vejdirektoratets målsætninger for fremkommelighed, trafikantsikkerhed, trafikanttilfredshed og bevarelse af vejkapitalen 3. Tekniske kvaliteter ved foreslåede løsninger 4. Oplæg til konkrete procesoptimeringer, herunder alternative tilbud 5. Organisation og bemanding på, herunder kompetenceoplæg i henhold til oplæg i udbudsmaterialet 6. Oplæg til styring af kvalitet og miljø samt arbejdssikkerhed i Som eksempel på formuleringer af underkriterier vises i boksen herunder underkriterierne Oplæg til partnering samarbejde og Oplæg til konkrete procesoptimeringer : Ad 1. Oplæg til partnering samarbejde Oplæg til partneringaftale (bilag UB-2.1) skal danne grundlag for samarbejdet. Partneringaftalen færdiggøres med den udpegede entreprenør på en workshop. Tilbuddet skal indeholde tilbudsgivers kommentarer til oplægget, samt uddybninger og tilføjelser, hvor tilbudsgiver måtte finde dette relevant. Tilbudsgiver skal herunder forholde sig til mindst følgende: - forslag til afregning og brug af incitamenter ved procesoptimeringer - forslag til bonus - forslag til at sikre kompetencer i hele kontraktperioden Der ønskes endvidere oplæg til brug af projekt-web ved s gennemførelse. Ved bedømmelsen lægges vægt på 2

3 - at tilbudsgiveren har forståelse for samarbejdsformen - at tilbudsgiveren foreslår relevante uddybninger og tilføjelser med henblik på bedst muligt at sikre og opretholde det gode samarbejde - at tilbudsgiver kommer med konkrete forslag til aktiviteter til at sikre kompetencerne i det samlede team Ad 4. Oplæg til konkrete procesoptimeringer Tilbuddet kan indeholde alternative udførelsesprocesser, hvor der forudsættes afvigelser (inden for de anførte minimumskrav) til udbudsmaterialet. Alternativer kan vedrøre både organisatoriske forhold og konkrete ændrede udførelsesprocesser. Såfremt der tilbydes andre organisatoriske forhold og konkrete ændrede udførelsesprocesser skal dette fremgå som et alternativt bud med evt. ændringspris. Tilbuddet skal indeholde tilbudsgivers katalog for mulige, konkrete procesoptimeringer. Der kan både være tale om optimeringer, som vedrører entreprisearbejdernes planlægning og koordinering samt konkrete metoder. Ved bedømmelsen lægges vægt på - at tilbudsgiver tilbyder relevante og realistiske alternativer - at tilbudsgiver gennem forslag til procesoptimeringer demonstrerer kreativitet og indsigt i muligheder for at gennemføre konstante forbedringer i For de enkelte underkriterier findes tillægsprisen ud fra prisfaktoren gange (10- karakteren). Disse prisfaktorer var oplyst i udbudsmaterialet og for (eksempelvis) E3 var disse: Underkriterium Prisfaktor (f) i mio. kr. 1. Oplæg til partnering samarbejde 0,05 2. Oplæg til strategier for opfyldelse af Vejdirektoratets målsætninger for fremkommelighed, trafikantsikkerhed, trafikanttilfredshed og bevarelse af vejkapitalen 3. Tekniske kvaliteter ved foreslåede løsninger 4. Oplæg til konkrete procesoptimeringer, herunder alternative tilbud 0,05 0,05 0,06 Karakter (k) f x (10 k) i mio. kr. 3

4 5. Organisation og bemanding på 0,06, herunder kompetenceoplæg i henhold til oplæg i udbudsmaterialet 6. Oplæg til styring af kvalitet og 0,03 miljø samt arbejdssikkerhed i Sum, kvalitative underkriterier 0,30 Når summen af prisfaktorer er 0,3 betyder det altså, at udbyder ultimativt vil betale 3 mio. kr. mere for et tilbud, som opnår karakteren 10 på alle underkriterier i forhold til det billige, som opnår karakteren 0. I denne type bedømmelsesmodel er prisfaktorerne vægtningen, idet metoden indebærer, at vægten på pris i forhold til (summen af de) de kvalitative underkriterier er 50 %, jf. senere i denne artikel. Tilbuddene Ved licitationen indkom følgende bud: Entreprise Bydende Tilbudssum Entreprise 2005-Ø1, T Belægning og afvanding T T Entreprise 2005-Ø2, Vej og T bro T Entreprise 2005-Ø3, T Sideanlæg T T T T For entreprise 3 måtte det konstateres, at et tilbud (T5) ikke var konditionsmæssigt, og at den bydende fra T4 (på baggrund af den relativt høje pris) ikke ønskede at bruge ressourcer på tildelingsprocessen, hvorfor dette bud ikke blev inddraget i bedømmelsen. Bedømmelsens resultat Som eksempel på beregningen af sammenligningsprisen vises herunder resultatet af bedømmelsen for entreprise E3: Underkriterium Prisfak- Karakter tor (k) P f x (10 k) i mio. kr. 4

5 1. Oplæg til partnering samarbejde 2. Oplæg til strategier for opfyldelse af Vejdirektoratets målsætninger 3. Tekniske kvaliteter ved foreslåede løsninger 4. Oplæg til konkrete procesoptimeringer (P f ) i mio. kr. T1 T2 T3 T1 T2 T3 0, ,10 0,30 0 0, ,10 0,35 0 0, ,50 0,50 0,20 0, ,30 0,42 0,06 5. Organisation og 0, ,12 0,54 0 bemanding på 6. Oplæg til styring af 0, ,09 0,18 0,06 kvalitet og miljø samt arbejdssikkerhed i Sum, tillægspris, 0, kvalitative underkriterier (i hele kroner) Tilbudspris Rabat (for T1 ved tildeling af entreprise 2 for T2 ved tildeling af entreprise 1 og 3) Forbehold Sammenligningspris med rabatter Det fremgår således, at T3 vinder, selvom tilbudsprisen for T3 er ca. 1 mio. kr. højere end for T2, og selvom T3 reduceres ved rabatter, mens T2 ikke gør dette. For E1 og E2 vinder de bud, som har lavest tilbudspris. Tilbudssummer og sammenligningsudgiften For de valgte entreprenører er tilbudssummer og sammenligningspriser: Entreprise Tilbudssum (excl. rabatter) Sammenligningspriser 5

6 kr. kr. Entreprise 2005-Ø1, Belægning og afvanding Entreprise 2005-Ø2, Vej og bro Entreprise 2005-Ø3, Sideanlæg Resultaterne for alle 3 entrepriser er illustreret i graferne herunder: Sammenligningspris (mio. kr.) Entreprise T1 T2 T3 Tilbudspris Sammenligningspris (mio. kr.) Entreprise T1 T2 Tilbudspris efter rabat 6

7 Sammenligningspris (mio. kr.) 20 Entreprise Tilbudspris efter rabat 5 0 T1 T2 T3 Entreprise E1 blev således tildelt T2, entreprise E2 blev tildelt T1, mens entreprise E3 blev tildelt T3. Der er udarbejdet et fyldigt notat fra bedømmelsen af tilbuddene, og dette er tilsendt de bydende. Fra prisfaktorer til vægtning Prisfaktorerne udtrykker som nævnt vægtningen. Den her anvendte bedømmelsesmodel svarer til en model, hvor pris og de øvrige underkriterier angives ved en vægtning, og hvor vægt på pris er 50 %. At vægten på pris er 50 % fremgår af følgende betragtning (ud fra E3): - Bud A har laveste pris og får karakter på kvalitative undervægte = 0 - Bud B er 3 mio, kr. dyrere end A og får karakter på kvalitative undervægte = 10. I bedømmelsesmodellen med tillægspriser med prisfaktorer er bud A = bud B (har samme sammenligningspris). Ved en bedømmelsesmodel med vægtning gælder V p +V k = 100 % (V p er vægt på pris; V k er summen af vægte på de kvalitative underkriterier). For bud A = bud B findes: 10xV p +0xV k = 0xV p +10xV k; dette medfører, at V p = V k ; dvs. V p = 50 % Summen af vægte på de kvalitative underkriterier (50 %) fordeles efter prisfaktorerne. For de 3 entrepriser bliver vægtningen således: 7

8 Underkriterium Prisfaktor (P f ) i mio. kr. Vægt i % Prisfaktor (P f ) i mio. kr. Vægt i % E1 og E3 E1 og E3 E2 E2 0. Pris - 50,0-50,0 1. Oplæg til partnering samarbejde 0,05 8,33 0,15 8,33 2. Oplæg til strategier for opfyldelse af Vejdirektoratets målsætninger 0,05 8,33 0,15 8,33 3. Tekniske kvaliteter ved foreslåede løsninger 0,05 8,33 0,15 8,33 4. Oplæg til konkrete procesoptimeringer 0,06 10,00 0,18 10,00 5. Organisation og bemanding på 0,06 10,00 0,18 10,00 6. Oplæg til styring af kvalitet og miljø samt arbejdssikkerhed i 0,03 5,00 0,09 5,00 Sum, prisfaktorer i mio. kroner 0,30 0,90 Sum, vægte i %