GENERALFORSAMLING år 2016 SKJOLDHØJPARKENS GRUNDEJER FORENING

Transkript

1 GENERALFORSAMLING år 2016 Dagsorden: Hermed indkaldes til ordinær generalforsamling iflg. vedtægternes 4 i SKJOLDHØJPARKENS GRUNDEJER FORENING Onsdag den 16.marts 2016 kl i Skjoldhøjskolen, Skjoldhøjvej, 8381 Tilst Bestyrelsen 1 Valg af dirigent 7 Valg af bestyrelsesmedlemmer 2 Formandens beretning Ole Thorup og Søren Myrhøj 3 Årsrapport 2015 til godkendelse begge modtager genvalg. 4 Bestyrelsens forslag til budget for 2016 Valg af 2 suppleanter 5 Fastsættelse af kontingent for Valg af revisor 6 Valg af kasserer/næstformand 9 Eventuelt Erling C. Larsen modtager genvalg Praktiske oplysninger: Årsrapporten skal medbringes og anvendes som adgangskort og som kontrol til udlevering af stemmeseddel. Er et medlem forhindret i at deltage i generalforsamlingen, kan man dog gøre sin indflydelse gældende, idet man enten kan overlade til den siddende bestyrelse eller til et andet medlem af foreningen at udnytte sin stemme i form af en fuldmagt, som er påtrykt side 2. Indhold: side side 1 Indkaldelse 6 og 7 Balance Fuldmagt 8 til 11 Noter til Ledelsesberetning 12 til 14 Budget Revisionspåtegning 15 Div. Kontakter 5 Driftsregnskab Bestyrelse m.fl. John Henri Slej Side 1

2 FULDMAGT Undertegnede medlem nr. (se nr. på adresselabelen) Giver herved der også er medlem af grundejerforeningen eller bestyrelsen (sæt kryds) fuldmagt til at afgive stemme for mig på generalforsamlingen den 16. marts 2016 Tilst, den 2016 underskrift John Henri Slej Side 2

3 LEDELSESBERETNING Årets resultat viser et overskud på 594 t.kr mod et budgetteret overskud på 513 t.kr. Der har været et merforbrug på 30 t.kr. på personaleudgifter, medens der er brugt 117 t.kr. mindre end budgetteret på arealomkostninger. Administrationsomkostninger viser et merforbrug på 30 t.kr. Note 2. Personaleudgifter Udgifter til lønninger mm er blevet 30 t.kr større end budgetteret. Ændringen skyldes hovedsageligt en større udgift til arbejdsskadeforsikring. Note 3. Arealomkostninger Der er en total besparelse på 117 t.kr. på arealomkostninger som bl.a. skyldes konto for snerydning. Her er besparelsen på 47 t.kr. Maskinvedligeholdelse har oversteget budgettet med 39 t.kr. Vejbrønde, fejning og ukrudtsbekæmpelse har bidraget med 37 t.kr. i forhold til budgettet Legepladser, grønne arealer, stier og vænger samt grenplads har bidraget med 58 t.kr. i forhold til budgettet Note4. Administration Der er her anvendt 31 t.kr. mere end budgetteret. 28 t.kr.hidrørerer fra assurance. Arbejdsskadeforsikring var i 2014 bogført under personaleudgifter med 25 t.kr., men bliver nu bogført under administration, da der er tale om en total præmieopkrævning omfattende bl.a. arbejdsskadeforsikirng. Note 5. Afskrivninger I lighed med sidste år er der ikke foretaget afskrivninger på medlemskontingent. Vore aktiver afskrives over 5 til 10 år, afhængig af aktivernes levetid. Note 6 Finansiering Vor likviditet har i 2015 været god, så der har ikke været behov for at trække på vor kassekredit særlig ofte. Rabatter og rykkergebyrer har bidraget med 7 t.kr. i forhold til budgettet. Note 11 Egenkapital Vor egenkapital er steget fra 472 t.kr. til 558 t.kr. En stigning på 86 t.kr. Årets overskud på 594 t.kr. er efter overførsel til vejkontoen på kr. 508 t.kr. blevet til 86 t.kr. som er tillagt foreningens egenkapital Vejkontoen Der er i 2015 anvendt 882 t.kr. til vedligeholdelse. Dette beløb hidrører fra asfaltering af GRØN STI. Der er planlagt asfaltering af resterende stikstier m.m. i Tilbuddet på denne asfaltering lyder på 261 t.kr. inkl. moms. På vejkontoen er der p.t. tilstrækkelige midler til at dække denne investering. År Nyanskaffelser m.m. Sent på året 2015 blev der anskaffet en HR snitter til vedligeholdelse af bevoksninger på vore volde. Investering i denne snitter androg 95 t.kr. Der er ikke planlagt nogle nyindkøb af materiel i Årets resultat Bestyrelsen foreslår at der af årets resultat overføres 86 t.kr til egenkapitalen, medens den budgetterede overførsel til vejkontoen på 508 t.kr. effektueres Tilst, den11. januar 2016 Jesper K. Andersen, formand Erling C. Larsen, kasserer Lene Moeskjær Søren Myrhøj Ole Thorup John Henri Slej, forretningsfører John Henri Slej Side 3

4 DEN UAFHÆNGIGE REVISORS ERKLÆRINGER Til medlemmerne i Skjoldhøjparkens Grundejerforening samt foreningens kontakter Vi har revideret årsregnskabet for Skjoldhøjparkens Grundejerforening for regnskabsåret 1. januar december 2014 der omfatter anvendt regnskabspraksis, resultatopgørelse, balance og noter. Årsregnskabet udarbejdes efter årsregnskabsloven samt foreningens vedtægter. Revisionen har ikke omfattet den supplerende beretning på side 3 og budgettal, hvorfor vi ikke udtrykker nogen sikkerhed herom. Ledelsens ansvar for årsregnskabet. Ledelsen har ansvaret for udarbejdelsen af et årsregnskab, der giver et retvisende billede i overensstemmelse med årsregnskabsloven. Ledelsen har endvidere ansvaret for den interne kontrol, som ledelsen anser nødvendig for at udarbejde et årsregnskab uden væsentlig fejlinformation, uanset omn dette skyldes besvigelser eller fejl. Revisors ansvar Vores ansvar er at udtrykke en konklusion om årsregnskabet på grundlag af vores revision. Vi har udført vores revision i overensstemmelse med internationale standarder om revision og yderligere krav ifølge dansk revisorlovgivning. Dette kræver, at vi overholder etiske krav samt planlægger og udfører revisionen for at opnå høj grad af sikkerhed for, om årsregnskabet er uden væsentlig fejlinformation En revision omfatter udførelse af revisionshandlinger for at opnå revisionsbevis for beløb og oplysninger i årsregnskabet. De valgte revisionshandlinger afhænger af revisors vurdering, herunder vurdering af risici for væsentlig fejlinformation i årsregnskabet, uanset om denne skyldes besvigelser eller fejl. Ved risikovurderingen overvejer revisor intern kontrol, der er relevant for foreningens udarbejdelse af et årsregnskab, der giver et retvisende billede. Formålet hermed er at udforme revisionshandlinger, der er passende efter omstændighederne, men ikke at udtrykke en konklusion om effektiviteten af foreningens interne kontrol. En revision omfatter endvidere vurdering af, om ledelsens valg af regnskabspraksis er passende, om ledelsens valg af regnskabsmæssige skøn er rimelige, samt den samlede præsentation af årsregnskabet. Det er vores opfattelse, at det opnåede revisionsbevis er tilstrækkeligt og egnet som grundlag for vores konklusion. REVISIONEN HAR IKKE GIVET ANLEDNING TIL FORBEHOLD Konklusion: Det er vores opfattelse, at årsregnskabet giver et retvisende billede af foreningens aktiver, passiver og finansielle stilling pr. 31.december 2014 samt af resultatet af foreningens aktiviteter for regnskabsåret 1. januar december 2014 i overensstemmelse med årsregnskabsloven og vedtægterne. Udtalelse om ledelsesberetningen. Vi har i henhold til årsregnskabsloven gennemlæst ledelsesberetningen. Vi har ikke foretaget yderligere handlinger i tillæg til den udført revision af årsregnskabet. Det er på denne baggrund vores opfattelse, at oplysningerne i ledelsesberetningen er i overensstemmelse med årsregnskabet. Århus, den 11. januar 2016 BDO, Statsautoriseret revisionsaktieselskab Steen Pedersen, Statsautoriseret revisor John Henri Slej Side 4

5 ÅRSRAPPORT 2015 DRIFTSREGNSKAB Regnskab Regnskab Budget 2014 NOTE ,00 KONTINGENTINDTÆGTER , ( ,42) PERSONALEUDGIFTER 2 ( ,13) ( ) ( ,69) AREALOMKOSTNINGER 3 ( ,92) ( ) ( ,93) ADMINISTRATIONSOMK. 4 ( ,21) ( ) ,96 PRIMÆRT DRIFTSRESULTAT , ( ,38) AFSKRIVNINGER 5 ( ,52) ( ) 7.031,26 FINANSIERING , ,84 DRIFTSRESULTAT , (69.445,97) EJENDOMSOMKOSTNINGER 7 (55.485,76) (69.600) - EKSTRAORDINÆRE INDTÆGTER 0, ,87 ÅRETS RESULTAT , DER FORESLÅS ANVENDT SÅLEDES: ,00 OVF. TIL VEJKONTO , ,87 OVF. TIL FRI EGENKAPITAL , , , John Henri Slej Side 5

6 BALANCE PR AKTIVER NOTE ,91 KASSEBEHOLDNING 1.595, ,86 BANK-KONTINGENTKONTO , ,00 DIV. TILGODEHAVENDER , ,77 OMSÆTNINGSAKTIVER I ALT ,55 ANLÆGSAKTIVER ,03 MASKINER, SKILTE, LEGEPL , ,57 FAST.EJD. EJD.VÆRDI kr , ,60 ANLÆGSAKTIVER I ALT ,58 AKTIVER VEJVEDLIGEHOLDELSE ,06 BANKINDESTÅENDE ,41 KORT LÅN TIL FORENINGEN , ,00 TILGODEHAVENDE FORENINGEN , ,06 AKTIVER VEJKONTOEN , ,43 AKTIVER I ALT ,54 John Henri Slej Side 6

7 BALANCE PR PASSIVER NOTE KORTFRISTET GÆLD ,00 SKYLDIG SKAT OG AM-BIDRAG , ,92 SKYLDIG ATP. AMP OG DAB BARSEL , ,25 SKYLDIGE OMKOSTNINGER , ,00 SKYLDIG OVF. TIL VEJKONTO M.V , ,48 BANK DRIFTSKTO. (MAX 500 T.KR.) ,75 SKYLDIGE FERIEPENGE-GARTNERE , ,08 SKYLDIGE FERIEPENGE -ANDRE 3.964, ,00 FORUDBETALT KONTINGENT 6.040, ,48 KORTFRISTET GÆLD I ALT ,66 LANGFRISTET GÆLD ,95 DLR , ,95 LANGFRISTET GÆLD I ALT ,91 EGENKAPITAL - FORENINGEN ,94 EGENKAPITAL ,56 EGENKAPITAL - VEJVEDLIGEHOLDELSE ,21 PRIMO EGENKAPITAL , ,00 OVF. FRA FORENINGEN (SGF) tilgode , ,10 INDTJENTE RENTER 291,02 ( ,25) VEDLIGEHOLDELSE ( ,67) ,06 EGENKAPITAL-VEJKONTOEN , ,43 PASSIVER i alt ,54 John Henri Slej Side 7

8 Regnskab NOTER TIL DRIFTEN Regnskab Budget KONTINGENTINDTÆGTER NOTE ,00 1. RATE 1016 MEDLEMMER , ,00 2. RATE 1016 MEDLEMMER , ,00 3. RATE 1016 MEDLEMMER , ,00 4. RATE 1016 MEDLEMMER , ,00 KONTINGENT I ALT , PERSONALEUDGIFTER NOTE 2 ( ,06) LØNNINGER ( ,63) ( ) ( ,56) DIVERSE OFFENTLIGE UDGIFTER (96.335,83) (78.660) 3.020,67 FERIEPENGE GARTNERE 1.693,04 0 (40.574,47) PERSONALEOMKOSTNINGER (38.435,71) (38.340) ( ,42) PERSONALE I ALT ( ,13) ( ) AREALOMKOSTNINGER NOTE 3 ( ,93) MASKINVEDLIGEHOLDELSE ( ,34) ( ) (85.897,64) MATERIALER-DRIVMIDLER ( ,55) ( ) (38.956,63) ASSURANCE +VÆGTAFGIFT (39.385,50) (40.000) (25.475,00) FEJNING-UKRUDTSBEKÆMPELSE (36.531,13) (35.000) (43.494,68) VEJBRØNDE - OPRENSNING -VEDLIGEH. (11.053,75) (50.000) (36.528,50) SNERYDNING (90.656,76) ( ) - OVERARBEJDE-SNERYDNING (37.625,72) - (41.076,43) LEGEPLADSER (12.333,60) (50.000) (3.368,23) GRØNNE AREALER (15.185,13) (30.000) (7.410,90) STIER OG VÆNGER (5.710,19) (10.000) (8.616,75) GRENPLADS (9.799,00) (11.000) (19.903,00) HÆRVÆRK (7.871,25) (20.000) ( ,69) AREALOMKOSTNINGER I ALT ( ,92) ( ) snitter DEN NYE SNITTER John Henri Slej Side 8

9 Regnskab NOTER TIL DRIFTEN Regnskab Budget ADMINISTRATION NOTE 4 (40.444,88) KONTORHOLD (37.561,33) (34.000) (46.500,74) IT-UDGIFTER/KONTINGENTOPKR. M.M. (61.757,70) (68.000) (5.407,45) INTERNE MØDER (7.200,82) (7.000) (9.660,25) GAVER OG REPRÆSENTATION (1.519,70) (2.000) (4.634,00) GEBYRER (1.403,00) (5.000) (18.938,76) KONTINGENTER BL.A. DAG (29.335,95) (19.000) (27.002,88) TIDSSKRIFTER - AVISER - HÅNDBØGER (26.030,62) (32.000) (11.342,75) KURSER OG MESSER (5.724,51) (6.000) (14.921,10) ASSURANCE (41.559,73) (13.000) (25.190,00) REVISION, ADVOKAT (25.597,50) (18.000) 0,00 SOCIALE ARRANGEMENTER (8.081,20) (10.000) (29.049,12) GENERALFORSAMLING (28.884,15) (30.000) (61.600,00) BESTYRELSESHONORAR (61.600,00) (61.600) ( ,93) ADMINISTRATION I ALT ( ,21) ( ) Regnskab Regnskab Budget AFSKRIVNINGER NOTE ,39 GEV./TAB PÅ SOLGTE AKTIVER 0 (44.540,00) SKILTE OG LEGEPLADSER (50.060,52) (20.000) ( ,77) MASKINER OG INVENTAR ( ,00) ( ) ( ,38) AFSKRIVNINGER I ALT ( ,52) ( ) FINANSIERING NOTE 6 (8.676,40) RENTER- BANK (126,01) (4.400) ,00 RABATTER , ,66 RYKKERGEBYR/ RENTER 3.472, ,26 FINANSIERING I ALT , ,00 John Henri Slej Side 9

10 Regnskab NOTER TIL DRIFTEN Regnskab Budget EJENDOMSOMKOSTNINGER NOTE 7 (13.917,59) RENTER (11.050,65) (13.000) (13.612,67) EJENDOMSSKAT (14.379,56) (13.500) (5.993,69) ASSURANCE (6.301,91) (7.000) (3.978,58) EL (3.571,69) (5.000) (10.626,85) VARME (10.378,96) (14.500) (3.850,12) VAND (4.235,88) (4.000) (934,99) RENOVATION (895,00) (1.100) (15.618,58) VEDLIGEHOLDELSE (3.557,21) (10.000) (912,90) RENGØRINGARTIKLER (1.114,90) (1.500) (69.445,97) EJENDOMMEN I ALT (55.485,76) (69.600,00) NOTER TIL BALANCE DIV. TILGODEHAVENDER NOTE ,00 TILGODEHAVENDE KONTINGENT 740,00 0,00 LØNREFUSION ,00 0,00 FORUDBET. TRYG GARANTI 3.000, ,00 TILGODEHAVENDER I ALT ,00 ANLÆGSAKTIVER NOTE ,61 ANSKAFFELSESSUM , ,13 TILGANG I REGNSKABSÅRET ,50 ( ,63) AFGANG I REGNSKABSÅRET ,11 ANSKAFFELSESSUM ,61 ( ,83) SAMLEDE AFSKRIVNINGER PR ( ,08) ,52 AF- OG OPSKRIVNINGER PÅ AFHÆNDEDE AKTIVER ( ,77) ÅRETS AF-OG NEDSKRIVNINGER ( ,52) ( ,08) AF- OG NEDSKRIVNINGER I ALT PR ( ,60) ,03 BOGFØRT VÆRDI DEN ,01 SKILTE MASKINER LEGEPLADSER Vore aktiver afskrives over 5 til 10 år, afhængig af aktivernes levetid. John Henri Slej Side 10

11 NOTER TIL BALANCE SKYLDIGE OMKOSTNINGER NOTE 10 0,00 KUWAIT PETROLEUM A/S 7.104, ,00 LØNSUM 4. KVT , ,25 AUB/AER 3.KVT , ,00 MASKINLEJE - SNERYDNING 0, ,00 REVISOR , ,25 SKYLDIGE OMKOSTNINGER I ALT ,85 EGENKAPITAL 2014 NOTE 11 BUNDET TIL FINANSIERING AF EJENDOM OG FÆLLESOMRÅDE: ,07 SALDO PR , ,50 FORBEDRING MED NY PORT M.M ,57 SALDO PR , ,57 FRI EGENKAPITAL: ( ,00) SALDO PR ( ,63) ,87 RESULTAT ,62 ( ,50) OVERFØRSEL TIL BUNDEN EGENKAPITAL ( ,00) OVF. TIL VEJKONTOEN ( ,00) ( ,01) ,94 EGENKAPITAL I ALT , VEJKONTO. EGENKAPITAL ULT. ÅRET UDGIFTER TIL RENOVERING John Henri Slej Side 11

12 BUDGET FOR REGNSKABSÅRET 2016 REGNSKAB NOTE BUDGET ,00 KONTINGENTINDTÆGTER ( ,13) PERSONALEOMKOSTNINGER 2 ( ) ( ,92) AREALOMKOSTNINGER 3 ( ) ( ,21) ADMINISTRATIONSOMKOSTN. 4 ( ) ,74 PRIMÆRT DRIFTSRESULTAT ( ,52) AFSKRIVNINGER ( ) ,16 FINANSIERING ,38 DRIFTSRESULTAT (55.485,76) EJENDOMSOMKOSTNINGER 5 (68.600) ,62 ÅRETS RESULTAT DER FORESLÅS ANVENDT SÅLEDES: ,00 OVF. TIL VEJKONTOEN ,62 OVF. TIL FRI EGENKAPITAL , KONTINGENT PR. PARCEL 2016 kr 2.950,00 PRO ANNO kr kr 404,00 HERAF OVF. TIL VEJKONTO kr 500 kr 2.546,00 TIL DRIFT I FORENINGEN kr Udvikling i kontingent John Henri Slej Side 12

13 NOTER-BUDGET FOR REGNSKABSÅRET 2016 REGNSKAB BUDGET KONTINGENTINDTÆGTER NOTE ,00 1. RATE À KR ,00 2. RATE À KR ,00 3. RATE À KR ,00 4. RATE À KR ,00 KONTINGENT I ALT PERSONALEUDGIFTER NOTE 2 ( ,63) LØNNINGER ( ) (96.335,83) DIVERSE OFFENTLIGE UDGIFTER (87.640) 1.693,04 FERIEPENGE GARTNERE - (38.435,71) PERSONALEOMKOSTNINGER (40.000) ( ,13) PERSONALE I ALT ( ) AREALOMKOSTNINGER NOTE 3 ( ,34) MASKINVEDLIGEHOLDELSE ( ) ( ,55) MATERIALER-DRIVMIDLER ( ) (39.385,50) ASSURANCE+VÆGTAFGIFT (40.800) (36.531,13) FEJNING-UKRUDTSBEKÆMPELSE (35.000) (11.053,75) VEJBRØNDE (40.000) (90.656,76) SNERYDNING ( ) (12.333,60) LEGEPLADSER (50.000) (15.185,13) GRØNNE AREALER (30.000) (5.710,19) STIER OG VÆNGER (10.000) (9.799,00) GRENPLADS (11.000) (7.871,25) HÆRVÆRK (10.000) ( ,20) AREALOMKOSTNINGER I ALT ( ) STORMFALD OKTOBER John Henri Slej Side 13

14 REGNSKAB BUDGET NOTER-BUDGET FOR REGNSKABSÅRET 2016 ADMINISTRATION NOTE 4 (37.561,33) KONTORHOLD-TLF-PORTO (37.000) (61.757,70) IT-UDGIFTER/KONTINGENTOPKR. M.M. (70.500) (7.200,82) INTERNE MØDER (7.000) (1.519,70) GAVER OG REPRÆSENTATION (2.000) (1.403,00) GEBYRER (5.000) (29.335,95) KONTINGENTER BL.A. DAG (25.000) (26.030,62) TIDSSKRIFTER - AVISER (28.000) (5.724,51) KURSER OG MESSER (6.000) (41.559,73) ASSURANCE (33.500) (25.597,50) REVISION-ADVOKAT (21.000) (8.081,20) SOCIALE ARRANGEMENTER (10.000) (28.884,15) GENERALFORSAMLING (30.000) (61.600,00) BESTYRELSESHONORAR (61.600) ( ,21) ADMINISTRATION I ALT ( ) Fordeling i % -16% -2% -40% Personale Areal Afskrivninger Administration Vejkonto -10% -21% Ejendom EJENDOMSOMKOSTNINGER NOTE 5 (11.050,65) RENTER (13.000) (14.379,56) EJENDOMSSKAT (15.000) (6.301,91) ASSURANCE (7.000) (3.571,69) EL (5.000) (10.378,96) VARME (12.000) (4.235,88) VAND (4.000) (895,00) RENOVATION (1.100) (3.557,21) VEDLIGEHOLDELSE (10.000) (1.114,90) RENGØRINGSARTIKLER (1.500) (55.485,76) EJENDOMMEN I ALT (68.600) John Henri Slej Side 14

15 HENVENDELSER OM VAND, FJERNVARME, RENOVATION, STI- OG VEJBELYSNING SAMT ELFORSYNING AFFALD OG VARME AFFALD/VARME AARHUS BAUTAVEJ 1, 8210 ÅRHUS V. TLF mail: affaldvarme@aarhus.dk VAND OG SPILDEVAND ÅRHUS VAND A/S BAUTAVEJ 1, 8210 ÅRHUS V. TLF mail: kunde@aarhusvand.dk STI- OG VEJBELYSNING Fejlmelding: tlf Trafik og Veje eller hos Energimidt: ELFORSYNING AURA ENERGI (Galten Elværk) SMEDESKOVVEJ 55, 8464 GALTEN TLF GENBRUGSSTATION SINTRUPVEJ 57, 8220 BRABAND ÅBNINGSTIDER: MANDAG - FREDAG KL KL. 18 LØRDAG KL KL. 17 SØN- OG HELLIGDAGE KL KL. 17 John Henri Slej Side 15

16 BESTYRELSE M.FL. FORMAND Jesper Kolling Andersen Strynøvænget 40 Tlf mail: KASSERER Erling C. Larsen Drejøvænget 30 Tlf mail: BESTYRELSESMEDLEMMER Lene Moeskjær Drejøvænget 62 Tlf mail: Søren Myrhøj Orøvænget 17 Tlf mail: Ole Thorup Rømøvænget 8 Tlf mail: ot.thorup@stofanet.dk FORRETNINGSFØRER John Henri Slej Halmøvænget 5 tlf mail: slej@gefiber.dk FORENINGENS KONTOR M.V. Fejøvænget 33, 8381 Tilst, tlf , eller tlf mellem kl og kl mail: sgf@gefiber.dk GARTNERE Bent Anderskov Schmidt mobil nr Bjarne Levinsen mobil nr Daniel Rix Jensen. Elev mobil nr mail: gartner@skjoldhoj.dk John Henri Slej Side 16