Organisationsbestyrelsesmøde den 8. oktober 2013, kl i fælleshuset Teglværket, Egebjergvang 85, 2750 Ballerup

Transkript

1 Organisationsbestyrelsesmøde den 8. oktober 2013, kl i fælleshuset Teglværket, Egebjergvang 85, 2750 Ballerup Til stede: Afbud fra: Fra KAB: Indholdsfortegnelse Selskabet: Godkendelse af referat Revisionsprotokol... 2 Sager til beslutning: Udbud af rammeaftaler KAB s beboerhøjskoler Vandregnskab... 5 Sager til orientering: Målsætningsprogram Stationsgården - helhedsplan for renoveringsprojekt Ellebo - helhedsplan for renoveringsprojekt Skotteparken - energirenovering Søfryd - Ballerup Kommunes miljøpris Søfryd - 56 almene boliger i Måløv, status Lette skillevægge Orientering om driftssager Beboerklagenævnssager Eventuelt Bilagsfortegnelse Bilag 4: KAB s beboerhøjskoler... 5 Bilag 13: Skrivelse fra Ballerup Kommune af den 14. august Bilag 15: Oversigt over beboerklagenævnssager /12

2 Selskabet: 1. Godkendelse af referat Referatet fra organisationsbestyrelsens seneste afholdte organisationsbestyrelsesmøde den 2. juli 2013 er tilsendt organisationsbestyrelsens medlemmer med anmodning om eventuelle kommentarer. Da der ikke er fremkommet sådanne, er referatet at betragte som godkendt og vil blive fremlagt til formandens underskrift. Indstilling: Referatet godkendes og underskrives af formanden. 2. Revisionsprotokol I henhold til vedtægterne fremlægges selskabets revisionsprotokol, idet det bemærkes, at der ikke siden sidste organisationsbestyrelsesmøde er foretaget indførelse i protokollen. Sager til beslutning: 3. Udbud af rammeaftaler Baggrund Når en boligorganisation skal have udført rådgivning på en renoverings- eller nybyggeriopgave, skal udvælgelsen af rådgiveren følge nogle nærmere fastsatte udbudsbestemmelser. - Udgør det forventede honorar under kr. ekskl. moms, kan opgaven kontraheres uden udbud, - Udgør det forventede honorar imellem kr. ekskl. moms, skal opgaven udbydes efter nationale bestemmelser fastlagt i tilbudsloven, - Udgør det forventede honorar mere end kr. ekskl. moms, skal opgaven udbydes efter EU s udbudsdirektiv. Både et nationalt udbud (efter tilbudsloven) og et EU-udbud er kompliceret og tager ofte op til 3-4 måneder at gennemføre. 2/12

3 Det er muligt at indgå rammeaftaler med en række rådgiverfirmaer, hvor hele den tidskrævende procedure med annoncering, prækvalifikation og udvælgelse foretages en gang for alle. Når der så skal bruges en rådgiver til en konkret sag, sker dette ved et såkaldt miniudbud blandt de parter, der er indgået rammeaftale med. Dette udbud kan gennemføres på ca. 1-2 uger. Fordelen er naturligvis den tidsmæssige besparelse, men også det, at et miniudbud kan gennemføres for ca kr. ekskl. moms, mod normalt kr. ekskl. moms for et traditionelt EU-udbud af rådgivning. Kategorier En lang række af boligorganisationer har igennem de sidste 4 år haft rammeaftaler indenfor følgende kategorier: 1. Totalrådgivning ved nybyggeri 2. Totalrådgivning ved renovering 3. Totalrådgivning ved mindre renoveringer 4. Bygherrerådgivning Disse aftaler løber ud med udgangen af Derfor planlægges nu et fornyet udbud, hvor alle boligorganisationer indbydes til at deltage. Aftalerne indgås for en 4-årig periode med start primo Deltagelse og betaling Vi opfordrer alle boligorganisationer til at deltage i udbuddet og dermed få så stor en potentiel opgaveportefølje som muligt, da det vil give de bedste betingelser og priser. Betalingen skal dække KAB s udgifter til gennemførelse af rammeaftaleudbuddet og vil udgøre følgende: 1. En engangsudgift på kr. inkl. moms for boligorganisationer der allerede er omfattet af de nuværende rammeaftaler, 2. En engangsudgift på kr. inkl. moms for boligorganisationer der ikke er omfattet af de nuværende rammeaftaler. Hertil kommer, at når den enkelte rammeaftale aktiveres ved et miniudbud, vil dette jævnfør KAB s prisblad på nuværende tidspunkt koste kr. inkl. moms for hvert udbud. For at vi kan få alle interesserede boligorganisationer med i udbuddet, skal det vedtages i organisationsbestyrelsen inden den 1. december Indstilling: Organisationsbestyrelsen godkender: 3/12

4 - deltagelse i udbuddet af rammeaftaler for rådgivning indenfor de kategorier der er nævnt ovenfor, - at der bevilges kr. til dækning af udgifter i forbindelse med udbuddet. 4. KAB s beboerhøjskoler 2014 De afholdte beboerhøjskoler i sommeren 2013 fik en meget stor tilslutning. Det er derfor et enigt Højskoleudvalg der har besluttet, at beboerhøjskolerne skal tilbydes igen i beboere ønskede i 2013 at deltage på årets beboerhøjskoler. Heraf deltog 75 beboere via Arbejdsmarkedets Feriefond. En beskrivelse af KAB s beboerhøjskoler og ophold i 2013 findes i vedlagte bilag 4. I 2014 ønsker vi at udvide kapaciteten, så i alt 230 beboere kan deltage i beboerhøjskolerne Seniorhøjskole og Familiehøjskole. KAB forventer igen til næste år at kunne tilbyde en række personer gratis ophold via tilskud fra Arbejdsmarkedets Feriefond(AFF). I 2014 vil prisen for deltagelse på Seniorhøjskolen være i alt kr. i egenbetaling, mod kr. i Prisstigningen skyldes en noget dyrere indkvartering, da opholdet ikke foregår på en højskole, da højskolernes standard ikke lever op til de krav, KAB har til en seniorhøjskole med hensyn til handicapvenlighed. Prisen for deltagelse på Familiehøjskolen vil i 2014 udgøre i alt kr. i egenbetaling for voksne og kr. i egenbetaling for børn. De oplistede priser for deltagelse i henholdsvis Seniorhøjskolen og Familiehøjskolen dækker over en uges ophold på dobbeltværelse med eget bad og toilet samt alle måltider mv. - alt betalt fra afgang til hjemkomst. KAB har for 2014 igen indgået en fast aftale for Familiehøjskolen, der som tidligere vil blive afholdt på Ryslinge Høj- og Efterskole på Fyn. Seniorhøjskolen vil i lighed med indeværende år blive afholdt på Gl. Avernæs, som er tilgængeligt for mennesker med handicap. Tilskud fra boligorganisationen Højskoleudvalget skal på denne baggrund ansøge de boligorganisationer, der ønsker at tilbyde deres beboere deltagelse på højskoleopholdene i 2014 enten via egenbetaling eller gennem tilskud fra Arbejdsmarkedets Feriefond, om at yde et tilskud til deres gennemførelse. Den enkelte boligorganisation skal i lighed med tidligere år gennem tilskud til afvikling af selve opholdene, købe det antal pladser boligorganisationen vil råde over på de i alt 2 beboerhøjskoler. 4/12

5 Boligorganisationens bidrag/tilskud er med til at finansiere bustransport til og fra højskolerne, udflugter og specielle foredrag, nedbringelse af deltagernes egenbetaling for højskoleopholdet, omkostninger ved deltagelse for de deltagende ledere af beboerhøjskolerne m.v. Boligorganisationens pris vil fortsat være kr. pr. plads i I 2013 deltog 15 beboere fra med egenbetaling eller via Arbejdsmarkeds Feriefond. Tilbuddet om deltagelse på beboerhøjskolerne udsendes fra medio februar Derfor bedes organisationsbestyrelsen behandle og afgive svar på denne manchet senest ved udgangen af Herefter udsender KAB tilbud om deltagelse til samtlige af de tilmeldte boligorganisationers beboere. Bilag 4: KAB s beboerhøjskoler Indstilling: Organisationsbestyrelsen beslutter, - at beboerne i skal have Beboerhøjskolerne tilbudt til en pris af kr. pr. plads, - at boligorganisationen beslutter, hvor mange familiepladser og seniorpladser de ønsker at råde over. 5. Vandregnskab I en konkret afgørelse i beboerklagenævnet i Roskilde kommune, hvor et vandregnskab er blevet kendt ugyldigt grundet fordelingen af ikke målbart vandforbrug i fordelingsregnskabet, har klageren fået medhold i, at der ikke skal ske efterbetaling af udgifter til vandforbrug. Årsagen er, at der stilles meget specifikke krav til dokumentationen af, hvordan dette forbrug er opstået. Dette krav kan være meget vanskeligt at opfylde. Konsekvensen, når et regnskab kendes ugyldigt er, at boligselskabet/afdelingen fortaber retten til at inddrive efterbetalinger - også selvom disse skyldes et regulært merforbrug på det målte vandforbrug. Disse efterbetalinger havner derfor kollektivt i bebyggelsen. KAB anbefaler derfor, at alle regnskaber fremadrettet i kun afregner målt forbrug i fordelingsregnskabet. Det ikke målte forbrug optages i driftsregnskabet som en udgift. 5/12

6 Når disse udgifter medtages i afdelingens driftsudgifter, så fordeles det efter samme principper som alle andre driftsudgifter i afdelingen, og afdelingen eliminerer risiko-en for at få underkendt fordelingsregnskabet. Hvad er ikke målt forbrug? Enhver boligafdeling har et afregningspunkt med leverandøren (Forsyningsselskabet). Alt vand, som passerer dette punkt, skal der betales for. Der opstår imidlertid ofte en forskel på det vand, der skal betales for i forhold til det vand, der forbruges/skønnes forbrugt i boligerne. Dette er definitionen på ikke målt forbrug. Hvorfor opstår denne difference? De fleste boligafdelinger har tappesteder, der ikke er underlagt måling. Det kan være tappesteder på fællesarealerne, i skralderum, containergårde, vaskerum m.m. Men det kan også være vand, der forsvinder som følge af defekter og utætheder i afdelingens distributionssystem. I vedrører dette følgende afdelinger: 4712 Skotteparken 4713 Tøndehvælv 4714 Egestrædet 4715 Thermologica 4730 Lundegården 4716 Sønderhaven 4717 Søfryd Indstilling: Organisationsbestyrelsen beslutter, at alle regnskaber i fremadrettet kun afregner målt forbrug i fordelingsregnskabet, og det ikke målte forbrug optages i driftsregnskabet som en udgift. Sager til orientering: 6. Målsætningsprogram Arbejdsgruppen for målsætningsprogrammet har aftalt første møde den 25. september Arbejdsgruppen forventer at kunne give et mundtligt oplæg på organisationsbestyrelsesmødet til foreløbig drøftelse. På baggrund af drøftelsen vil arbejdsgruppen udarbejde et oplæg til nærmere drøftelse på organisationsbestyrelsesmødet den 26. november /12

7 7. Stationsgården - helhedsplan for renoveringsprojekt Projektet er senest blevet behandlet på organisationsbestyrelsesmødet den 2. juli Projektstatus KAB har i løbet af foråret arbejdet på at fastlægge det økonomiske råderum i forhold til renovering af Stationsgården. Det vurderes, at det økonomiske råderum muliggør en renovering for et beløb omkring kr. I Rambølls tilstandsvurdering fra 2011 er der foreslået renoveringsarbejder for ca kr., hvilket er langt udover, hvad der for nuværende er økonomisk muligt. Rambøll v/mari Brandl arbejder i øjeblikket på at udarbejde et nyt revideret projekt, hvori de mest presserende renoveringsbehov prioriteres. Dette projekt skal tilpasses, så det kan udføres indenfor de givne økonomiske rammer. Det tilpassede/reviderede projekt forventes at være klart medio november Byggeudvalget indkaldes efterfølgende til møde om sagen. 8. Ellebo - helhedsplan for renoveringsprojekt Nordic Built konkurrencen er nu afsluttet, og vinderen er udpeget. Vinder blev Adam Khan Architects, London i samarbejde med flere andre. Nordic Built fase 3, hvor de 5 vindere konkurrerer om, hvem der bedst opfylder Nordic Built Charter, afgøres den 17. oktober Ballerup Kommune har meddelt, at byggesagen behandles på Bygge- og Teknikmøde i kommunen den 1. oktober 2013, og at det indstilles, at der ikke kræves ny lokalplan, men at sagen kan gennemføres med nogle dispensationer fra gældende rammeplan. Der kan eventuelt gives skema A i indeværende år. Første skridt er at gennemføre beboermøde i afdelingen formodentlig ultimo oktober 2013, hvor beboerne skal have projektet præsenteret og skal beslutte, om der kan søges støtte hos Landsbyggefonden og skema A hos Ballerup Kommune. 7/12

8 Forhandling om egentlig rådgiverkontrakt afventer beboernes beslutning. Forbrug på konkurrencen opgøres nu og refunderes fra Nordic Innovation. 9. Skotteparken - energirenovering Der er ikke sket nogen udvikling siden sidst afholdte organisationsbestyrelsesmøde. 10. Søfryd - Ballerup Kommunes miljøpris Ballerup Kommune indkaldte i sommeren 2013 indstillinger til kommunens miljøpris. Ballerup Ejendomsselskab indstillede sig selv til prisen, med udgangspunkt i de fremsynede energiløsninger i Søfryd. Ved et arrangement på Ballerup Rådhus den 19. september 2013 fik v/formanden overrakt miljøprisen af borgmesteren. Med miljøprisen følger en bronzeplakette til ophængning. 11. Søfryd - 56 almene boliger i Måløv, status Byggeriet er indflyttet, og første beboermøde er afholdt. Der er fortsat enkelte fejl og mangler, som rettes blandt andet med ventilationsanlæggene. Beboerne har oplevet en del ubehag over sommeren grundet disse. Det er nu konstateret, at der har været fejl i opsætningen af anlæggene. Fejlene er rettet, så anlæggene nu grundlæggende fungerer korrekt. Der holdes fortsat øje med eventuelle problemer. 8/12

9 Desuden er der bestilt gartnerarbejder herunder etablering af bed langs nordfacaden på længehuset for at skabe bedre afstand til vinduer i stueplan. Desuden monteres affaldsbeholdere, og terrasserne udvides. Aftræk fra naturgasfyr i punkthuse omlægges og fjernes fra facader. Bronzeskulptur af 2 katte er placeret og monteret i samarbejde med selve kunstneren, repræsentanter fra byggeudvalget og afdelingsbestyrelsen. Skæringsdato for byggeregnskab er ændret fra den 1. april 2013 til den 1. juni 2013 efter aftale med byggeudvalget og revisionen. Foreløbigt byggeregnskab er godkendt og revideres nu jævnfør denne beslutning til endelig godkendelse. 12. Lette skillevægge har den 14. august 2013 modtaget en skrivelse vedrørende lette skillevægge fra Ballerup Kommune. I skrivelsen (bilag 13) gør Ballerup Kommune opmærksom på, at proceduren vedrørende godkendelse af opsætning/nedrivning af skillevægge er ændret jævnfør ændring i almenboligloven pr. den 1. april Den pågældende ændring gør, at kommunen ikke længere skal godkende denne type ændringer. Ydermere kræver opsætning og fjernelse af lette skillevægge i etageejendomme heller ikke længere byggeanmeldelse. Dog er det stadig vigtigt, at eventuelle ændringer registreres i BBR samt i boliganvisningens system. Bilag 13: Skrivelse fra Ballerup Kommune af den 14. august /12

10 13. Orientering om driftssager Stationsgården Afdelingen har holdt 60-års fødselsdagsfest med en reception i beboerlokalet fredag den 20. september Der er aftalt markvandring med afdelingsbestyrelsen den 18. september 2013, hvor afdelingslederen og driftschefen deltager. Ellebo Nordic Built arkitektkonkurrence er afsluttet, og vinderen blev Adam Khan Architects. I dommerkomiteen var der ikke tvivl om, hvem der var den rette vinder, selvom de 4 finaledeltagere alle havde tegnet nogle interessante bud på løsninger i Ellebo. Beboerhuset er i gang med en større renovering nu, da ejendomskontoret er flyttet ud af bygningen. Egebjergvang TDC har opsat 2 nye skabe på afdelingens areal, der skal yde bedre og hurtigere bredbåndsforbindelse. Arbejdet er meldt færdigt, og retablering er gennemgået af driften, som ikke har fundet anledning til at komme med bemærkninger. Afdelingsbestyrelsen og driften har været på markvandring den 21. august Udover et par haver der ikke fremstod helt efter reglementet, ser det overordnet godt ud. Lindevang Der er opsat understøtning af konsoller og trapper. Disse bliver stående, indtil der er en plan klar for, hvordan de bedst muligt renoveres. Skotteparken Vi er i gang med at få malet afdelingens vinduer og døre udvendigt. Opgaven skrider planmæssigt fremad uden nævneværdige udfordringer. Formanden for afdelingen Lisbeth Kjærulf har meddelt, at hun har valgt at udtræde af afdelingsbestyrelsen med øjeblikkelig virkning. Derfor blev der den 4. september 2013 afholdt ekstraordinært afdelingsmøde, hvor beboerne skulle vælge ny formand. Ny formand blev Susann Taha. Cathrine Barlow er udtrådt af afdelingsbestyrelsen, da hun er fraflyttet afdelingen. Afdelingsbestyrelsen består herefter af 5 medlemmer og ingen suppleanter. Tøndehvælv Afdelingsbestyrelsen og driften har arbejdet med Tøndehvælvs dårlige vinduer. 10/12

11 Rambøll udarbejder en tilstandsrapport og kommer med nogle løsningsforslag samt nogle økonomiske betragtninger i forhold til opgaven. Egestrædet Afdelingsbestyrelsen har særligt fokus på tagkonstruktion på Glashuset. Der har været afholdt møde om Glashusets utætte tag, hvor blandt andet Filip Heiberg, partner hos Lundgaard & Tranberg Arkitekterne A/S, deltog. Der arbejdes fortsat videre med tagsagen. Næste møde er endnu ikke berammet. Thermologica Ud over normal løbende drift er der intet nyt. Sønderhaven Ventilationen sætter stadig ud i bygning 3. Der er skiftet en termostat men ventilationen stopper stadig. Kornerup er kontaktet for en løsning. Der er tegnet serviceaftaler på elevatorer, ventilation, brandsikringsanlæg, gasfyr, faldmarkiser samt solafskærmning. Der er afholdt 1-års gennemgang den 28.august Der har været yderligere to utætte sprinklerhoveder på gangen udenfor fysioterapeuten samt på gangen udenfor korttidsbolig nr. 8. Derudover pågår almindelige drift og oplæring i anlæg og bygninger. Søfryd Aftræksrør fra gaskedelen er flyttet ud i terræn. Der har været store problemer med ventilationen samt diverse udeståender, hvorfor der er afholdt møde mellem KAB og Jønsson for afhjælpning. Derudover pågår almindelige drift og oplæring i anlæg og bygninger. Lundegården Der var indkaldt til ekstraordinært afdelingsmøde den 20. juni 2013 på bondegården, hvor forslaget om udskiftning af cisterner og wc-skåle samt montering af vandmålere i det gamle Lundegården II skulle behandles. Forslaget blev vedtaget, og opgaven er opstartet den 9. september Legepladsudvalget og John Petersen fra KAB arbejder fortsat med afdelingens legepladser. 11/12

12 14. Beboerklagenævnssager Til organisationsbestyrelsens orientering vedlægges en oversigt (bilag 15) over verserende og afsluttede beboerklagenævnssager i for perioden Bilag 15: Oversigt over beboerklagenævnssager Eventuelt Organisationsbestyrelsesmøder i 2013: Tirsdag den 26. november 2013, kl , i KAB Repræsentantskabsmøde i 2013: Tirsdag den 3. december 2013, kl , i Ballerup Organisationsbestyrelsesmøder i 2014: Tirsdag den 18. marts 2014, kl , i Ballerup Tirsdag den 24. juni 2014, kl , i Ballerup Tirsdag den 23. september 2014, kl , i Ballerup Tirsdag den 25. november 2014, kl , i KAB Repræsentantskabsmøde i 2014: Tirsdag den 2. december 2014, kl , i Ballerup Afdelingsmøder i 2014: Stationsgården torsdag den 6. februar 2014, kl , lokalt Ellebo tirsdag den 11. februar 2014, kl , lokalt Lindevang onsdag den 12. februar 2014, kl , lokalt Tøndehvælv onsdag den 12. februar 2014, kl , lokalt Egebjergvang tirsdag den 18. februar 2014, kl , lokalt Skotteparken mandag den 24. februar 2014, kl , lokalt Egestrædet tirsdag den 25. februar 2014, kl , lokalt Thermologica onsdag den 5. marts 2014, kl , lokalt Sønderhaven tirsdag den 11. marts 2014, kl , lokalt Søfryd mandag den 10. marts 2014, kl , lokalt Lundegården onsdag den 12. marts 2014, kl , lokalt 12/12