PROJEKT PARTNERSKAB. Østerbro. under Københavns Ejendomme, Kultur- og Fritidsforvaltningen. Børne- og Ungdomsforvaltningen. Københavns Ejendomme

Transkript

1 PROJEKT PARTNERSKAB Østerbro under Københavns Ejendomme, Kultur- og Fritidsforvaltningen, og Børne- og Ungdomsforvaltningen Sortedamskolen efter renovering Kultur- og Fritidsforvaltningen Københavns Ejendomme Børne- og Ungdomsforvaltningen

2 VISION Kender I ikke den oplevelse en lys sommeraften at gå rundt i sin have og opleve en nyslået græsplæne, blomsterbedene er revet og fri for ukrudt, hækken nyklippet og blomsterne sprunget ud? Lige meget hvor man kikker hen, så står haven duftende og pæn! Jeg håber, at projektet vil give os alle en oplevelse i 2006, hvor vi kan gå en tur rundt på vores 5 fritidsinstitutioner og 5 skoler og nyde det arbejde og samarbejde, vi i dag etablerer og vil bidrage til de næste par år. Jeg håber, at vi på vores tur vil se pæne bygninger ude og inde, som der synligt er puslet om, velplejede udearealer, som signalerer overskud og velværd samt velfungerende tekniske anlæg, som giver en bedre vand- og energiudnyttelse og dermed en frigørelse af midler til skoler og fritidsinstitutioner. Hvis vi alle kan få sådan en oplevelse på en rundtur i 2006, vil jeg betragte projektet som en succes. Erik Justesen, vedligeholdelseschef i Københavns Ejendomme, marts

3 HVAD ER PARTNERSKAB? I 2004 etablerede man i Københavns Kommune - med støtte fra Erhvervs- og Boligstyrelsen - et partnerskab om vedligeholdelse på fem skoler og fem fritidshjem. Det særlige ved partnerskabet er, at det ikke kun er et partnerskab mellem en privat og offentlig part, men også mellem centralforvaltningen og de decentrale enheder skoler og institutioner. De fem skoler og fem institutioner har selv besluttet, at de ville gå med i partnerskabet. Begrebet partnerskab refererer til, at offentlige myndigheder og private virksomheder indgår partnerskaber til løsning af forskellige opgaver. Med partnerskab kan man opnå en samarbejdsform, som kan resultere i mere vedligeholdelse for pengene. Efter licitation medio 2004 indledte kommunen et partnerskab med entreprenørfirmaet BMT BYG A/S og deres samarbejdspartner, entreprenørfirmaet Dalskov El-VVS A/S. Der blev i samarbejde med entreprenøren udarbejdet en egentlig samarbejdsaftale. Den indeholder bl.a. en struktur med en styregruppe, en planlægningsgruppe samt en række udførelsesteam, hvor såvel skoler og institutioner som forvaltningen og entreprenøren er repræsenteret på alle niveauer. Ud over daglig vedligeholdelse af bygninger, tekniske anlæg og udearealers faste belægninger omfatter samarbejdet renovering i form af f.eks. nye vinduer, nyt tag, modernisering af faglokaler og toiletter. MÅLSÆTNINGER FOR PARTNERSKABET Formål u At udvikle en ny samarbejdsform mellem kommunen, skoler/ institutioner og entreprenører, som er kendetegnet ved åbenhed, fleksibilitet og færre konflikter u At prioriteringen af både indvendig og udvendig vedligeholdelse i højere grad stemmer overens med skoler/institutioners behov/ønsker på kort og langt sigt u At vedligeholdelsesstandarden forbedres Mål u Effektivisering: Bedre udnyttelse af personalemæssig viden, ressourcer og kompetencer hos Børne- og Ungdomsforvaltningen, Københavns Ejendomme i Kultur- og Fritidsforvaltningen, skoler/institutioner og entreprenør Stort personkendskab og følelsen af ejerskab åbner op for mange synsvinkler og frembringer korrekte beslutninger. Gode relationer og samhørighed fremmer en fortsat stræben efter forbedringer. H.P. Svendsen, BMT BYG, medlem af styregruppen u Kompetenceudvikling, bl.a. af teknisk personale, bl.a. via tæt kontakt mellem partnere. Kan både handle om konkrete arbejder samt planlægning af opgaverne. Når håndværkerne er i gang med en opgave, opdager man nogle små-ting. Så bliver det gjort, man begrænser sig ikke til opgaven. Håndværkerne tager medansvar og har et helhedssyn. Vi har fået mere kompetence og har styret mere selvstændigt. Vi har fået mere frie hænder til mange ting. Kim Søgren Pedersen, Teknisk Ejendomsleder 4 5

4 u 5-20% mere vedligeholdelse for pengene 19% mere vedligehold færre akutte opkald Det har opblødt det navlebeskuende at man kigger ondt på et stillads på naboskolen. Man er blevet bedre til at tænke, at det bliver nok min tur. Man kan se det som et samlet hele. Jørgen Rosdahl, skoleleder, styregruppen u Nedbringelse af udgifter til energi Synergien i partnerskabet kommer energiområdet til gavn, idet partnerskabet har udråbt 2007 til ENERGIÅR Det har været væsentligt med nytænkningen omkring åbenheden. Vi har været med til at træffe beslutninger, og man har været lydhøre over for amatørerne. Der har været en god dialog. Jørgen Rosdahl, skoleleder, styregruppen UDVIKLINGSPROCESSEN Udviklingen af partnerskabet tog udgangspunkt i en projektorganisation med en projektgruppe, som var opdelt i en række arbejdsgrupper, samt en styregruppe. I både styre- og projektgruppe var der repræsentanter fra forvaltningen og fra skoler og institutioner, herunder også det tekniske personale (i projektgruppen). At alle parter på den måde var involveret i udviklingsprocessen har gjort, at man fra starten har opnået ligeværdighed og en følelse af fælles ansvar i samarbejdet. Som et konkret værktøj i udviklingsprocessen blev der anvendt workshops, hvor alle involverede parter (projektgruppe, styregruppe, partnerskabsteam, den private partner m.fl.) deltog. På disse workshops tog man konkrete emner op, hvor der var behov for udvikling og fremdrift. Workshops var et nyttigt redskab til gensidig og ligeværdig kommunikation, hvor man i fællesskab fandt frem til løsninger. Den forandring, partnerskabet har medført, har været gennemgribende og har krævet en stor vilje til forandring hos de involverede parter. Man er gået fra den traditionelle måde at samarbejde på til et teambaseret partnerskab. Det tekniske personale på skoler og institutioner har gennemført et omfattende udviklings- og uddannelsesprogram, som har trænet dem i teambuilding. Dette uddannelsesprogram har fungeret som et godt fundament at bygge partnerskabet på. Forandringerne har ikke fundet sted fra den ene dag til den anden: Det har været en langvarig proces, som krævede vedholdenhed og engagement. Det er vigtigt, at den centrale forvaltning i en sådan udvikling bliver ved med at støtte og holde gang i processen. 6 7

5 DE ORGANISATORISKE RESULTATER Partnerskabet har betydet en bedre dialog om vedligeholdelse mellem både forvaltning, skoler og institutioner og den private entreprenør. Skoler og institutioner samarbejder i langt højere grad om opgaverne: Det tekniske personale hjælper hinanden, og medarbejderne får på den måde bedre arbejdsglæde, og effektiviteten øges. Når en medarbejder har en særlig kompetence, kommer det alle skoler og institutioner til gavn. Dialogen med forvaltningen er præget af en mere demokratisk proces, hvor skoler og institutioner er blevet inddraget i prioriteringen af de centrale vedligeholdelsesmidler. Endelig har kontakten med den private entreprenør været lettere: Man har haft tillid til hinanden og føler et fælles ansvar. Der er en tæt kontakt partnerne imellem og dermed sker der kompetenceudvikling, hvor man lærer af hinanden. Skole- og institutionsledere har undervejs i processen måttet afgive den daglige ledelsesret af det tekniske personale og overlade ledelsen til et selvstyrende team. Skole- og institutionsledere har været villige til denne forandring, som i sidste ende har resulteret i en bedre opgaveudførelse og et mentalt løft til det tekniske personale: Personalet oplever mere ligeværd og større respekt omkring deres opgaver og faglighed. DE ØKONOMISKE RESULTATER u 19% mere vedligeholdelse for pengene Forbrug Mervedligehold Budget u Færre akutte opgaver Antallet af akutte opgaver for de 10 bygninger er reduceret fra: ca. 10 opgaver pr. måned i 2003, ca. 5 opgaver pr. måned i til ca. 3 opgaver pr. måned i Selvom der er skabt mere vedligehold for de samme penge, kan partnerskabsmodellen ikke fjerne det samlede behov og efterslæb uden ekstra midler f.eks til: Langelinieskolen: nyt tag, fjerne grundfugt Randersgade: fjerne grundfugt, faglokaler og bade- og omkl.rum Vibenhus: fjerne grundfugt, faglokaler, toiletter, bade- og omkl.rum Heibergskolen: nyt tag Sortedamskolen: tag, facade og vinduer i Ryesgade 101 Budgettet for partnerskabet i er på 16.8 mio. kr.: 2004: 2.9 mio. kr. 2005: 3.1 mio. kr. 2006: 6.6 mio. kr. incl. 2.5 mio. kr. i ekstrabevilling 2007: forventet 4.2 mio. kr. 8 9

6 1 Vibenhus Skole, Kertemindegade 10 2 Randersgade Skole, Randersgade 38 3 Fritidsinst. Den Flyvende kuffert, Viborggade 67 4 Fritidsinst. Tryk 16, Randersgade 16 5 Heibergskolen, Randersgade 10 6 Fritidsinst. Borgen, Gl. Kalkbrænderivej 4 7 Langelinieskolen, Holsteingade 41 8 Fritidsinst. Livjægerhuset, Livjægergade 38 9 Fritidsinst. Remisen, Blegdamsvej Sortedams Skolen, Sortedam Dossering 97 KONTAKTPERSONER,HVIS MAN VIL VIDE MERE OM PARTNERSKABET Kultur- og Fritidsforvaltningen, Københavns Ejendomme, Erik Justesen, telefon Flemming Pedersen, telefon Lissi Brokmann, telefon Børne- og Ungdomsforvaltningen, Torsten Bak, telefon skoleinspektør Jørgen Rosdahl, telefon institutionsleder Lene Gonzalez Hansen, telefon teknisk ejendomsleder Kim Søgreen, telefon Entreprenørfirmaet BMT-Byg A/S, H.P.Svendsen, telefon , og dets samarbejdspartner Dalskov El-VVS A/S, Gert Dalskov, telefon Forvaltningerne havde i forbindelse med etablering af partnerskabet samarbejde med Erhvers- og Boligstyrelsen samt rådgivningsfirmaet Cowi. De fem skoler er 1 Heibergskolen m 2 Langelinieskolen m 3 Randersgades Skole m 4 Sortedamskolen m 5 Vibenshus Skole m mens fritidsinstitutionerne tæller 1 Borgen, Gl. Kalkbrænderivej m 2 Livjægerhuset, Livjægergade m 3 Tryk 16, Randersgade m 4 Den flyvende kuffert, Viborggade m 5 Remisen, Blegdamsvej m 10 Ialt m

7 PROJEKT PARTNERSKAB Sortedamskolen før renovering DESIGN: HJO GRAFIK