Brugervejledning til InTouch. BCM Business Communications Manager

Transkript

1 Brugervejledning til InTouch BCM Business Communications Manager Documentstatus: Standard Documentversion: Dokumentnummer: NN Dato: Oktober 2009

2 Copyright 2009 Nortel Networks. Alle rettigheder forbeholdes Oplysningerne i nærværende dokument kan ændres uden varsel. Oplysningerne, konfigurationerne, de tekniske data og anbefalingerne i dette dokument anses for at være nøjagtige og pålidelige, men fremsættes uden udtrykkelig eller stiltiende garanti. Brugerne har det fulde ansvar for brugen af de produkter, der er beskrevet i dette dokument. Oplysningerne i dette dokument ejes af Nortel Networks. Varemærker Nortel, Nortel (logoet) og globussen er varemærker tilhørende Nortel Networks. Microsoft, Windows, Windows XP, Windows Vista, MSN og Windows Live er varemærker ejet af Microsoft Corporation. Skype er et varemærke ejet af Skype Technologies. Alle andre varemærker og registrerede varemærker tilhører deres respektive ejere.

3 Indholdsfortegnelse Indholdsfortegnelse 3 Kapitel 1 Kom godt i gang Om InTouch Minimumskrav Første gang Skærm InTouch-panel Visning af InTouch-værktøjslinje Kontekstafhængige menuer Visning af aktive opkald Kapitel 2 Opsætning af kontakter Du kan tilføje og fjerne kontakter i InTouchs kontaktliste Håndtering af kontakter Primære kontakter Kontaktsøgning Sammenlægning af dobbeltkontakter Styring af Outlook-kontakter i InTouch Kapitel 3 Visning af kontaktstatus BLF-information (Busy Lamp Field) via grænsefladen BCM Outlook Calendar-behandling Skype-status i InTouch Skype-status i MSN Kapitel 4 Sådan bruger du InTouch-funktioner funktioner Kalenderindhold og aftaler Opkald Fejl i opkaldsvindue Redigering af telefonnummerets opkaldsegenskaber Online meddelelser Ubesvarede opkald Indstillinger i InTouch Brugervejldning til InTouch

4 4 Indholdsfortegnelse NN

5 5 Kapitel 1 Kom godt i gang Dette afsnit indeholder oplysninger om følgende emner: Om InTouch på side 5 Minimumskrav på side 5 Første gang på side 6 Skærm på side 6 Om InTouch InTouch er en brugerapplikation med Outlook-udvidelse, der kører på Windows-pc og integrerer Outlook, MSN og Skype med BCM-opkaldsstyring. InTouch optimerer kommunikationen ved at give samlede oplysninger og en række kommunikationsmuligheder såsom tale, og/eller online meddelelser. InTouch samler de mest populære kommunikationsformer i en direkte interaktion med et enkelt tast mellem telefoni, , kalender og Online meddelelser. Minimumskrav Styresystem: Windows XP Professional SP3 Windows Vista SP2 Business, Ultimate eller Enterprise (32 ELLER 64 bit).net-miljø: Framework 3.5 Service Pack 1 fås på Microsofts websted Microsoft Outlook: 2002 (XP) Microsoft Exchange: Skype (ekstra): MSN (ekstra): 14.0 Brugervejldning til InTouch

6 6 Kapitel 1 Kom godt i gang BCM: BCM 50 Release 5.0 BCM 450 Release 5.0 Windows Installer: Windows Installer 3.1 Hardwarekrav til klient-pc: 1 GHz 32-bit (x86) eller 64-bit (x64) processor 1 GB systemhukommelse Mindst 20 MB ledig til installation og yderligere 10 MB ledig til opsætning og gemte kontaktdata. Kravet til ledig kapacitet til opsætning og lagring afhænger af antallet af viste kontakter. Netværksforbindelse. minimum 10 Mb/s. Første gang Når du starter InTouch første gang og du har fået adgang til mere end 1 nummer, bliver du bedt om at vælge dit nummer i en liste med numre, der konfigureres til din BCM-brug. Hvis der kun er 1 nummer til brugeren, bruger InTouch det nummer automatisk. Hvis der ikke findes noget nummer, er funktionerne i InTouch utilgængelige. Hvis du bruger Skype, bliver du bedt af Skype om at give Outlook.exe adgang til applikationen. InTouch-panelet har ingen kontakter angivet i første opsætning. Du kan læse mere om at tilføje kontakter til din kontaktliste i Du kan tilføje og fjerne kontakter i InTouchs kontaktliste på side 15. Skærm Grænsefladen i InTouch består af forskellige skærmvisninger. De primære er: InTouch-panel: en rude med fast bredde i højre side af Outlook, som viser forskellige dele med automatisk tilpasning efter behov. Der vises: Søgepanel. InTouch-kontaktliste. De primære kontakter (defineres af brugeren) vises øverst på listen og følges af tilføjede kontakter fra tilgængelige kilder (Outlook, BCM, Skype og MSN). Pop-op-vinduer ved opkald. Bemærk: InTouch-panel kan ikke ændre størrelse vandret men tilpasses automatisk lodret i forhold til Outlook-vinduet. InTouch-panelet kan ikke lukkes. For at fjerne InTouch-panelet skal udvidelsen deaktiveres eller afinstalleres. Du kan få hjælp i Outlook og vejledning i at deaktivere udvidelsen. NN

7 Kapitel 1 Kom godt i gang 7 Visning af værktøjslinjen. Kontekstmenuer (højreklik eller pop-op). Dialogen Tilføj kontakter bruges til at tilføje kontakter fra forskellige kilder til InTouch-panelet. InTouch-panel Det centrale visuelle fokus for InTouch er InTouch-panelet, der befinder sig i højre side af Outlook. Figur 1 "InTouch-panel" (side 8) viser InTouch-panelet. Brugervejldning til InTouch

8 8 Kapitel 1 Kom godt i gang Figur 1 InTouch-panel Tabel 1 Egenskaber for InTouch-panelet Variabel eller feltnavn Søg Ubesvarede opkald Beskrivelse Indtast et kontaktnavn og søg efter kontakten. Åbner skærmbilledet for Ubesvarede opkald. NN

9 Kapitel 1 Kom godt i gang 9 Tabel 1 Egenskaber for InTouch-panelet Variabel eller feltnavn Tilføj kontakt Primære kontakter Aktivt opkald (panel i bunden) Opkaldsfelt Beskrivelse Åbner skærmbilledet Tilføj kontakt. Du kan få mere information om at tilføje kontakter i Du kan tilføje og fjerne kontakter i InTouchs kontaktliste på side 15. Liste med brugerdefinerede primære kontakter. De primære kontakter vises øverst i kontaktlisten og med hvid baggrund. Alle øvrige kontakter vises nedenfor med lyseblå baggrund. Viser oplysninger om aktive opkald. Vises kun, når et opkald er i gang. Giver dig mulighed for at ringe til telefonnumre fra InTouch ved at indtaste nummeret og klikke på knappen Opkald. Gyldige tegn er tal, *, # og bogstaver. Bogstaver er oversat til numeriske værdier på grundlag af et almindeligt telefontastatur. Visning af InTouch-værktøjslinje I InTouch er der en række Outlook-værktøjslinjer. Værktøjslinjerne er synlige i mappevisning for Mail, Kalender og Kontakt og følgende (afhængigt af Outlook-version): Outlook 2002/2003 personlige mail-kontakter og kalenderindhold Outlook visning til læsning af (ikke til at skrive ny ), kontakt og aftale (ikke møde) Værktøjslinjerne viser alle de oplysninger og aktiviteter, der findes for kontakten, i forhold til det valgte. Ved er kontakten den, der sender en. InTouch prøver at finde en passende InTouch-kontakt baseret på en unik identifikation, der tildeles i Outlook eller den første InTouch-kontakt med en tilhørende -adresse. For Outlook-kontakter er det selve kontakten og oplysninger om andre kontakter, der kan være samlet med den pågældende Outlook-kontakt. For aftaler, der oprettes ved at planlægge et opkald med InTouch, er det kontakten, som opkaldet planlægges i forhold til. Brugervejldning til InTouch

10 10 Kapitel 1 Kom godt i gang Figur 2 InTouch-værktøjslinje Tabel 2 Egenskaber for InTouch-værktøjslinje Variabler Ring til Online meddelelser Planlæg et opkald Viderestil til voic Videresend til: Fjern viderestilling af opkald Vil ikke forstyrres Beskrivelse Ring til kontakten via BCM, Skype eller stemme-chat-session med Skype eller MSN. Start en chat-session med Skype eller MSN. Start en tom til en valgt -adresse. Planlæg et opkald til et tilgængeligt nummer. Viderestil til dit nummer til voic (fremgår af håndsættet, hvis det aktiveres korrekt). Viderestille dit nummer til et forvalgt eller ad-hoc-nummer (fremgår af håndsættet, hvis det aktiveres korrekt). Du kan fjerne viderestilling af opkald fra dit nummer (fremgår af håndsættet, hvis det aktiveres korrekt). Du kan aktivere vil ikke forstyrres på dit nummer (det fremgår af håndsættet og telefonens status i bunden af InTouch, hvis det aktiveres korrekt) NN

11 Kontekstafhængige menuer. Kapitel 1 Kom godt i gang 11 I forskellige dele af brugen af InTouch kan du højreklikke og få vist InTouch-information og -aktiviteter. Bemærk: kontekstafhængige menuer viser ikke BCM, Outlook Calendar, Skype eller MSN-status. Kontekstmenuen for , Outlook-kontakt og aftale viser en undermenu for InTouch med alle tilgængelige handlinger for kontakten afhængigt af dit valg, da du højreklikkede. Hvis du ikke kan vælge noget eller der ikke findes en kontakt, så er det deaktiveret i InTouch. Kontekstafhængig menu på side 11 viser eksempel på en kontekstafhængig menu. Figur 3 Kontekstafhængig menu Der er følgende kategorier af handlinger hvis der ikke kan vælges noget for en given kategori, så er der ingen undermenu for kategorien. Tabel 3 Egenskaber for kontekstafhængig menu Variabler Ring til Online meddelelser Beskrivelse Ring til kontakten via BCM, Skype eller stemme-chat-session med Skype eller MSN. Start en chat-session med Skype eller MSN. Brugervejldning til InTouch

12 12 Kapitel 1 Kom godt i gang Tabel 3 Egenskaber for kontekstafhængig menu Variabler Planlæg et opkald Beskrivelse Start en tom til en valgt -adresse. Planlæg et opkald til et tilgængeligt nummer. Kontekstmenu for kontakt Hver kontakt (telefonnummer, -adresse, Skype- eller MSN-id) kan man højreklikke på. Der vises en kontekstafhængig menu med de specifikke handlinger, som er mulige. Kontekstmenu for kontakt på side 12 viser eksempel på en kontekstafhængig menu for en kontakt. Figur 4 Kontekstmenu for kontakt Figur 5 Skype-info Figur 6 MSN-info NN

13 Figur 7 -info Kapitel 1 Kom godt i gang 13 Figur 8 Telefonnummer Figur 9 Mobilnummer Figur 10 Kontekstmenu for ubesvaret opkald Visning af aktive opkald Indgående og udgående opkald, der foretages i InTouch eller på håndsættet, vises i bunden af InTouch-panelet med en lille pop-op. Der er ingen grænse i InTouch for antallet af opkaldsvinduer, der kan vises, men hvis der er mere end to opkald på sættet, så viser InTouch en rullebjælke langs opkaldsvinduet, så der kun vises to opkald samtidigt. Visning af pop-op ved aktivt opkald på side 14 viser eksempel på visning af aktivt opkald. Brugervejldning til InTouch

14 14 Kapitel 1 Kom godt i gang Figur 11 Visning af pop-op ved aktivt opkald Du kan besvare eller afslutte telefon- eller Skype-opkald, sende , MSN- eller Skype-meddelelse eller ringe til kontakten fra den aktive pop-op. NN

15 15 Kapitel 2 Opsætning af kontakter Til at starte med er der ingen kontakter i InTouchs kontaktliste, og der kommer ikke automatisk kontakter med fra fx MSN, Skype, BCM eller Outlook. Du kan tilføje eller fjerne kontakter fra en kontaktliste til din InTouch-kontaktliste. Kontakter importeres til InTouch fra kontaktlisten, som består af individuelle kontaktmapper fra kildeapplikationen. I Skype, BCM og MSN er der kun en kontaktmappe. Men i Outlook kan der være en til hver mappe, der gøres tilgængelig i Outlooks adressebog, og en til den globale adresseliste. InTouch anvender listen med adressebogsleverandører fra Outlook som basis for InTouch-kontakterne fra Outlook. Som standard indeholder listen kun den globale adresseliste og kontaktmappen fra standardplaceringen (det er generelt din indbakke på Exchange-serveren). Du kan få information om at tilføje en kontaktmappe i Outlooks adressebog i Outlooks hjælp eller brugervejledningen. Du kan tilføje og fjerne kontakter i InTouchs kontaktliste Ved at bruge InTouch kan du indføre kontakter fra forskellige kilder til en liste. De tilgængelige kontaktkilder omfatter: Outlooks kontakter fra din indbakke eller åbne personlige mapper og arkivmapper. Aktiv mappe i Outlooks globale adressebog, der leveres af Exchange-serveren. Øvrige Outlook-mapper, fx offentlige mapper. Skype-kontakter MSN-kontakter Øvrige brugere tilsluttet BCM. Kontakter tilføjes listen med Tilføj kontakter. Mens kontakterne indlæses, forsætter InTouch med at opdatere kontaktlisten. Disse kontakter sorteres alfabetisk. Opdateringer til kontakter fra andre platforme såsom Skype eller Outlook, der fremgår af InTouch, afspejles automatisk i InTouch, når informationen er tilgængelig. Eksempelvis er en ændring i Skype-kontakter næsten øjeblikkelig, mens kontakter i Outlooks globale adresselisten kræver, at du genstarter InTouch, før ændringen er aktiv. For at tilføje kontakter fra Skype eller MSN skal du køre applikationen og være logget på din konto. Brugervejledning til InTouch

16 16 Kapitel 2 Opsætning af kontakter Du kan tilføje en kontakt til din InTouch-kontaktliste 1 I InTouch-panelet skal du klikke på Tilføj kontakter. Dialogen Tilføj kontakter vises. 2 I rullelisten med kontaktmappe skal du vælge den kilde, du vil importere kontakter fra. De tilgængelige valg omfatter: a b c d e Telefonmappe (BCM) - valgt som standard Hver kontaktmappe, som er gjort tilgængelig til brug som en Outlook-adressebog. Som standard er der kun en mappe, men der kan tilføjes flere. Hver tilgængelig mappe har sit eget indhold. Det angives som Kontaktmappenavn (meddelelseslagring, navn), fx Kontakter (indbakke Peter Hansen). Den globale adresseliste Skype-kontakter (hvis tilgængelig) MSN-kontakter (hvis tilgængelig) 3 I søgefeltet skal du indtaste navn, brugernavn eller anden kontaktinformation for at søge efter dine eksisterende kontakter. ELLER Manuelt søge efter kontakten i listen. 4 I listen med kontakter skal du vælge feltet Kontakter for at medtage kontakten/ kontakterne i din InTouch-kontaktliste. 5 Klik på OK. Du kan fjerne en kontakt fra din InTouch-kontaktliste 1 I InTouch-kontaktlisten skal du højreklikke på kontakten, du ønsker at fjerne. 2 Vælg Fjern i menuen. Kontakten fjernes fra listen. Hvis du har fjernet en sammenlagt kontakt, fjernes alle komponentkontakter. Du kan fjerne en kontakt fra din InTouch-kontaktliste ved hjælp af dialogen Tilføj kontakter 1 I InTouch-panelet skal du klikke på Tilføj kontakter. Dialogen Tilføj kontakter vises. 2 I rullelisten med kontaktmappe skal du vælge den kilde, du vil importere kontakter fra. De tilgængelige valg omfatter: a b c d e Telefonmappe (BCM) - valgt som standard Hver kontaktmappe, som er gjort tilgængelig til brug som en Outlook-adressebog. Som standard er der kun en mappe, men der kan tilføjes flere. Hver tilgængelig mappe har sit eget indhold. Det angives som Kontaktmappenavn (meddelelseslagring, navn), fx Kontakter (indbakke Peter Hansen). Den globale adresseliste Skype-kontakter (hvis tilgængelig) MSN-kontakter (hvis tilgængelig) NN

17 Kapitel 2 Opsætning af kontakter 17 3 I søgefeltet skal du indtaste navn, brugernavn eller anden kontaktinformation for at søge efter dine eksisterende kontakter. ELLER Manuelt søge efter kontakten i listen. 4 I listen med kontakter skal du fjerne markeringen i feltet Kontakter for at medtage kontakten/kontakterne i din InTouch-kontaktliste. 5 Klik på OK. Håndtering af kontakter Når du har tilføjet kontakter til din InTouch-kontaktliste, kan du oprette en underliste med primære kontakter, sammenlægge dobbeltkontakter, søge i kontaktlisten efter en bestemt kontakt eller få vist kontaktinformation. Primære kontakter Når du har tilføjet kontakter i din InTouch-kontaktliste, kan du angive specifikke kontakter, som skal medtages i dine primære kontakter. Primære kontakter vises i en underliste over dine normale kontakter, og det gøre dem nemmere og hurtigere at tilgå uden behov for en søgning. De primære kontakter er forskellige fra normale kontakter med deres baggrundsfarve. De primære kontakter er den eneste kontaktgruppe i InTouch. Du kan gøre en kontakt til en primær kontakt 1 I InTouch-panelet vælger du den kontakt du vil gøre til en primær kontakt. 2 Højreklik på kontakten. Der vises en kontekstafhængig menu. 3 I menuen vælger du Brug dette som primær kontakt. Kontakten flyttes til underlisten med primære kontakter og i alfabetisk rækkefølge i forhold til de andre primære kontakter. Du kan fjerne en kontakt fra dine primære kontakter 1 I InTouch-panelet vælger du den kontakt du vil gøre til en primær kontakt. 2 Højreklik på kontakten. Der vises en kontekstafhængig menu. 3 I menuen vælger du Brug dette som normal kontakt. Kontakten flyttes til listen med normale kontakter og i alfabetisk rækkefølge. Kontaktsøgning Hvis du har en lang liste med kontakter, kan du bruge søgefunktionen til at finde en bestemt kontakt uden at skulle rulle manuelt gennem kontaktlisten. Brugervejledning til InTouch

18 18 Kapitel 2 Opsætning af kontakter Du kan søge efter en kontakt i kontaktlisten 1 Indtast kontaktinformationen for kontakten, som du leder efter, i søgefeltet øverst i InTouch-panelet. Hvis der findes en eller flere kontakter, så vises de i din kontaktliste. Hvis kontakten indgår i en samlet kontakt og passer til søgningen, så vises hele den samlede kontakt og ikke blot en del af den. Den søgte information afhænger af kilden til kontakten: Outlook Fornavn Efternavn Firma (vises ikke i kontaktinformationen) Jobtitel (vises ikke i kontaktinformationen) -adresse 1,2 & 3 Telefonnumre BCM DN Vis navn Skype Skype-navn Arbejdstelefon Mobiltelefon MSN Brugernavn ( -adresse) Navn Sammenlægning af dobbeltkontakter Hvis der vises mange kontakter fra en række kilder, kan der være dubletter. Fx kan en kontakt findes i både Outlooks aktive adresseliste og i din Skype-liste. Dubletten kan samles til en kontakt. Du kan samle en dobbeltkontakt 1 Søg efter dubletten via søgefeltet. 2 Vælg kontakten, du vil samle. 3 Træk og slip kontakten oven på kontakten, du vil samle den med. Skærmbilledet Tilknyttede kontakter vises. 4 I Tilknyttede kontakter skal du angive fornavn, efternavn og alias (skærmnavn) på kontakten. 5 Hvis du ikke ønsker at den samlede kontakt skal være primær, så fjern markeringen i feltet Primær kontakt. 6 Klik på Saml for at samle kontakterne. NN

19 Omdøb en samlet kontakt Kapitel 2 Opsætning af kontakter 19 Bemærk: på denne måde ændrer du kun navnet på den samlede kontakt. InTouch omdøber ikke enkelte/oprindelige kontakter. 1 Søg efter dubletten via søgefeltet. 2 Vælg kontakten, du vil omdøbe. 3 Højreklik på kontakten. Der vises en kontekstafhængig menu. 4 Vælg Omdøb kombineret kontakt fra menuen. 5 Indtast det nye navn. 6 Klik på OK. Opdel en samlet kontakt 1 Søg efter den samlede kontakt via søgefeltet. 2 Vælg den kontakt, du vil dele i forskellige kontakter. 3 Højreklik på kontakten. Der vises en kontekstafhængig menu. 4 Vælg Del kombineret kontakt fra menuen. 5 Klik på OK. Kontakten deles i sine originale kontakter. De delte kontakter beholder de originale indstillinger for primær/normal kontakt. Styring af Outlook-kontakter i InTouch Du kan oprette og redigere Outlook-kontakter direkte i InTouch. Du kan vælge en Outlook-kontaktmappe (undtagen den globale adresseliste) i dialogen "Tilføj kontakter" og oprette en ny kontakt i Outlook, som automatisk medtages i InTouch-kontaktlisten. Du kan samle kontakten, eller markere den som primær. Hvis du forsøger at tilføje en allerede eksisterende Outlook-kontakt fra din InTouch, så beder Outlook dig om at bekræfte, om kontakten allerede findes, og giver dig mulighed for at opdatere. Klik på Ja for at opdatere kontakten i Outlook, men tilføj den ikke til kontaktlisten i InTouch. Du kan oprette en ny Outlook-kontakt i InTouch 1 I InTouch-panelet skal du klikke på Tilføj kontakter. Dialogen Tilføj kontakter vises. 2 I rullelisten med kontaktmappe skal du vælge den Outlook-kontaktmappe, du vil tilføje den nye kontakt til. 3 Angiv kontaktinformation. 4 Klik på OK. Brugervejledning til InTouch

20 20 Kapitel 2 Opsætning af kontakter Du kan redigere en Outlook-kontakt fra din InTouch-kontaktliste 1 I InTouch-kontaklisten skal du højreklikke på kontakten, du ønsker at redigere. 2 Vælg Rediger i menuen. Dialogen Outlook-kontakt vises. 3 Udfør ændringen. 4 Klik på Gem og luk. InTouch anvender automatisk ændringerne på kontakten. NN

21 21 Kapitel 3 Visning af kontaktstatus Ved hjælp af InTouch kan du se den aktuelle tilgængelighed for dine kontakter afhængigt af kontakttypen ( , IM eller telefon). InTouch opdeler status efter: BLF-information (Busy Lamp Field) via grænsefladen BCM LAN CTE Outlook Calendar-behandling Skype-status i InTouch MSN-status i InTouch InTouch sender BCM BLF-status til Skype InTouch sender BCM BLF-status til MSN BCM BLF-informationen begrænses til opkaldsstatus og omstillingsoplysninger. Der vises ikke information om fx vis nummer eller navn. Outlook-kalenderens tilgængelighed begrænses til optaget status (optaget eller ikke til stede) og varighed. Disse status-indikatorer opdateres automatisk afhængigt af kilden. De opsættes ikke direkte af brugeren men afspejler den information, der fås fra kontakten, fx telefonopkald, aftaler, Skype- og MSN-status. BLF-information (Busy Lamp Field) via grænsefladen BCM Der vises 4 telefonistatus-meddelelser - fri, optaget (inkl. ringer, taler og venter på opkald), vil ikke forstyrres og ingen information. Status med ingen information kan opleves ved opstart, idet der forespørges på BCM-linjer vedr. den første status eller telefonlinjer, som ikke er aktive/tilsluttet BCM. Angivelse af viderestilling er ikke tilgængelig. Outlook Calendar-behandling InTouch behandler kalendere for de primære kontakter, som findes i den globale Exchange-adresseliste. Oplysningerne opdateres hvert 5. minut. Funktionen kræver, at kontakten, hvis kalender behandles, har givet adgang til dig eller den gruppe, du er med i. Når Outlook-kalenderbehandling aktiveres, er der to forskellige statusmeddelelser: I møde flyt markøren til visning af mødets varighed denne funktion har særlig vigtighed, så brugeren kan træffe den rigtige beslutning afhængigt af de tilgængelige oplysninger. Ikke til stede flyt markøren for at vise, hvornår du er tilbage (tidspunkt/dato) viser tidspunkt og dato for hvornår du planlægger at være tilbage. Brugervejledning til InTouch

22 22 Kapitel 3 Visning af kontaktstatus Status for Outlook og BCM kombineres i en indikator som følger: Tabel 4 Status for Outlook og BCM Outlook-status Ledig/ingen kalenderinformation Ingen BCM-status Blåt ikon - intet telefonbillede Ledig Optag. Gult ikon - intet telefonbillede Ikke til stede Optag. Ikke til stede er en sort indikator uanset telefonens status Vil ikke forstyrres Ingen information Du kan følge kontaktens status med Outlooks kalenderbehandling 1 I Outlook på den pc, som bruges af den, der skal overvåges, højreklikker du på kalendermappen. 2 Vælg Egenskaber. 3 Vælg fanen Tilladelser. 4 Vælg standard og anonym tilladelse til reviewer. Skype-status i InTouch Hvis en Skype-konto (som ses i det aktuelle InTouch-skærmbillede) skifter status, så vises det relevante Skype-ikon i InTouch. InTouch anvender Skype-ikoner fra version 4 af Skype. Hvis Skype lukkes, så fortsætter InTouch med at vise den sidst observerede kontaktinformation men viser ikke længere statusindikator for hver Skype-kontakt. Når Skype er online igen, så opdaterer InTouch den pågældende status. NN

23 Kapitel 3 Visning af kontaktstatus 23 Tabel 5 Oversættelse af InTouch-status til Skype-status InTouch-status Taler/Ringer/Venter på opkald Møde Ikke til stede Skype-status Ikke tilgængelig Ikke tilgængelig Væk Bemærk: Hvis en Skype-bruger vælger sin status til offline/usynlig, så opdaterer InTouch ikke status. Bemærk: Idet InTouch tilgår brugerens egen kalender og overfører informationen til brugerens egen Skype-kontakt, så er kalendertilladelser i Exchange uden betydning. Skype-status i MSN Hvis en MSN-konto (som ses i det aktuelle InTouch-skærmbillede) skifter status, så vises det relevante MSN-ikon i InTouch. Hvis Windows Live Messenger lukkes, så fortsætter InTouch med at vise den sidst observerede kontaktinformation men viser ikke længere statusindikator for hver MSN-kontakt. Når MSN er online igen, så opdaterer InTouch den pågældende status. Tabel 6 Oversættelse af InTouch-status til MSN-status InTouch-status Taler/Ringer/Venter på opkald Møde Ikke til stede Windows Live Messenger-status Optag. Optag. Væk Bemærk: Hvis en MSN-bruger vælger sin status til offline, så opdaterer InTouch ikke status. Bemærk: Idet InTouch tilgår brugerens egen kalender og overfører informationen til brugerens egen MSN-kontakt, så er kalendertilladelser i Exchange uden betydning. Brugervejledning til InTouch

24 24 Kapitel 3 Visning af kontaktstatus NN

25 25 Kapitel 4 Sådan bruger du InTouch-funktioner I dette kapitel beskriver vi, hvordan du bruger de forskellige funktioner, der findes i InTouch. -funktioner (side 25) Kalenderindhold og aftaler (side 25) Opkald (side 26) Online meddelelser (side 28) Ubesvarede opkald (side 28) Indstillinger i InTouch (side 29) -funktioner InTouch ændrer ikke på nogen måde din almindelige brug af -programmet Outlook. Men det giver dig en lang række nye muligheder. Du kan markere en via en kontakt, højreklikke på den og vælge i listen, hvordan du vil kommunikere med kontakten. Dine valg er (forudsat oplysningerne er tilgængelige): Ring Ring til kontakten en liste med kendte numre vises. Online meddelelse start en online meddelelse/chat med din kontakt i Skype eller MSN. Skriv til din kontaktperson programmet åbner en ny med modtagerens adresse. Ring kontakten op der gemmes en påmindelse i din Outlook-kalender, og der vises en besked på skærmen på opringningstidspunktet. Du kan vælge mellem 5 minutter, 10 minutter, 15 minutter, 30 minutter, 1 time eller vælge tid og dato manuelt. Alternativt kan du kommunikere med kontaktpersonen på en af de måder, der vises i en og vælge den relevante knap i værktøjslinjen. Kalenderindhold og aftaler InTouch behandler de kontaktpersoner i Outlook-kalenderen i InTouch Prime, som er eller indeholder en Outlook-kontaktperson med 5 minutters interval. InTouch kan anvendes til at lave et planlagt påmindelse om et opkald, som gemmes i brugerens kalender. Disse påmindelser aktiveres i et pop-op-vindue. Ved at klikke på knappen ring tilbage gemmer brugeren en påmindelse i sin Outlook-kalender. Opkaldspåmindelser kan også planlægges når som helst i en InTouch-menu eller InTouch-værktøjslinje for en given kontaktperson med et eller flere telefonnumre. Brugervejledning til InTouch

26 26 Kapitel 4 Sådan bruger du InTouch-funktioner Sådan planlægger du et opkald 1 I pop-op-vinduet skal du klikke på Ring tilbage. Ring tilbage-skærmbilledet vises med kontaktpersonens navn og telefonnummer. 2 Vælg intervallet Ring tilbage om ELLER Vælg dato og tidspunkt for at ringe til kontaktpersonen i feltet Ring tilbage den. 3 Angiv emne for samtalen. Det er overskriften på dit kalenderemne. 4 Klik på Planlæg opkald for at tilføje påmindelsen i din Outlook-kalender. Dobbeltklik på begivenheden i din kalender for at åbne et almindeligt Outlook-aftalevindue med InTouch-værktøjslinjen. Opkald Du kan ringe til alle dine kontaktpersoner via InTouch-panelet. Der er forskellige måder, du kan ringe til dine kontakter på i InTouch: Dobbeltklik på det ønskede nummer efter at have udvidet dit valg i Primære kontakter. Højreklik på en og vælg det ønskede telefonnummer, som vises. Klik på Opkald fra pop-op-vinduet med påmindelsen Ring tilbage. Lav en søgning og klik på det ønskede nummer efter at have udvidet kontakten. Scroll ned i listen med Primære kontakter og klik på det ønskede nummer, efter at du har udvidet dit valg. Indtast nummeret i opkaldsfeltet og klik på Opkald. Hvis det udgående opkald ikke kan gennemføres, så forsvinder pop-op-vinduet automatisk, når opkaldet er slut. Tabel 7 Funktioner i vinduet Opkald Funktion Svar Læg på Venteposition Beskrivelse Kun for indgående, ringende opkald. Besvarer opkaldet med håndsættet, højttalertelefonen eller hovedsæt efter behov. Du kan trykke på besvar-tasten, mens et andet opkald er aktivt, for at parkere opkaldet inden du besvarer opkaldet. Kan kun vælges, når opkaldet er aktivt eller et udgående opkald endnu ikke er besvaret. Afslutter det aktuelle opkald. Kan kun vælges for aktive opkald. Parkerer opkaldet. Skifter til Afbryd venteposition, når opkaldet parkeres. NN

27 Kapitel 4 Sådan bruger du InTouch-funktioner 27 Tabel 7 Funktioner i vinduet Opkald Funktion Afbryd venteposition Skype MSN Ring tilbage Beskrivelse Kan kun vælges for parkerede opkald. Afbryder opkaldet. Du kan trykke på afbryd-tasten, mens et andet opkald er aktivt, for at parkere opkaldet inden du afbryder opkaldet. Kan kun vælges, hvis kontaktpersonen har en eller flere Skype-kontaktpersoner og brugere har Skype kørende. Starter tekst-chat med kontaktpersonen. Kan kun vælges, hvis kontaktpersonen har en eller flere MSN-kontaktpersoner og brugeren har startet MSN. Starter tekst-chat med kontaktpersonen. Kan kun vælges, hvis kontaktpersonen har en tilknyttet -adresse. Starter en ny -meddelelse til den første -adresse, der findes for kontaktpersonen Kan kun vælges, hvis kontaktpersonen har et tilknyttet telefonnummer. Giver brugeren mulighed for at angive, hvornår påmindelsen om at ringe tilbage skal ske og angive et emne for påmindelsen. Fejl i opkaldsvindue Hvis der opstår en fejl i opkaldsfunktionen, vises der en besked til brugeren. Fejlmeddelelsen omfatter en fortolkning af LAN CTE-fejlkoden. Der er følgende fejlscenarier: Bruger aktiveret: Svar Venteposition Afbryd venteposition Læg på Foretag opkald I værktøjslinjen Indstil viderestilling af opkald Fjern viderestilling af opkald Skift Vil ikke forstyrres Software aktiveret (udløses af LAN CTE-opkaldsstatus) Forespørgsel om opkaldsinformation BCM kan i visse tilfælde annullere en InTouch-session og fejlmeddelelsen "Ikke konfigureret" vises i opkaldsvinduet. Opkaldet, som sessionen annulleres for, fortsætter som normalt, men InTouch mister styringen med dette specifikke opkald. Opkaldsvisningen annulleres derfor. Brugervejledning til InTouch

28 28 Kapitel 4 Sådan bruger du InTouch-funktioner Redigering af telefonnummerets opkaldsegenskaber Du kan redigere telefonnummerets opkaldsegenskaber for at løse: En opsætning, hvor det private opkaldsnummer er samme længde som PSTN-nummeret. En opsætning, hvor der bruges 7 tal i både virksomhedens interne nummer og almindelige eksterne lokalnumre. En opsætning, hvor virksomhedens interne nummer har X tal men med en adgangskode, der er forskellig afhængigt af typen (8xxxx til PRI-numre og 7xxxx til IP-numre). En opsætning, hvor numre på private kontaktpersoner er oprettet i Outlooks adressebog. Hvis eksempelvis virksomheden i sine interne numre taster 6 inden eksterne opkald og områdekoden 613 til numre på 10 tal, og du taster et privat nummer med 7 tal, så tilføjer Outlook automatisk (613) som områdekode. I det tilfælde kan du redigere din InTouch-kontaktperson og erstatte XXX XXXX med 6XXXXXXX. Du kan manuelt ændre indstillingerne i Windows i Kontrolpanel > Indstillinger for telefon og modem ved: En opsætning, hvor opkaldspræfiks for intrafirma bruges til udlandsopkald i stedet for opkaldspræfiks til eksterne, udgående opkald. Områder, hvor der gælder regler for områdekoder for at ringe til numre omfattet af den pågældende områdekode. Online meddelelser InTouch understøtter ikke direkte online meddelelser. I stedet kan brugeren starte en chatsession i Skype eller MSN via InTouch's menuer og/eller InTouch's værktøjslinjer med kontaktpersoner, der har en Skype- eller MSN-konto. Sådan kan du starte en Skype- eller MSN-chat med en kontaktperson 1 Vælg den kontaktperson du vil sende en meddelelse til via InTouch-panelet. 2 Højreklik på kontaktpersonen og åbn den kontekstafhængige menu. 3 Vælg Chat: <Skype-brugernavn> eller Chat: <MSN-brugernavn> for at åbne et nyt chat-vindue med kontaktpersonen. Ubesvarede opkald Øverst i InTouch-panelet, hvor knappen Ubesv. opkald vises. Hvis brugeren har ubesvarede opkald, mens InTouch har kørt, så er knappen orange, og antallet af ubesvarede opkald vises på knappens overskrift. Ved at klikke på knappen kan du se en liste med opkald samt tidsstempler, telefonnummer og afhængigt af omstændighederne oplysninger om kontaktpersonen. Antallet af ubesvarede opkald, der vises på knappen Ubesv. opkald svarer til antallet af opkald, der er ubesvaret siden brugeren sidst så listen med ubesvarede opkald. Når du ser listen med ubesvarede opkald, skifter knappen Ubesv. opkald til Kontakter. Ved at klikke på knappen kommer du tilbage til listen med InTouch-kontaktpersoner. NN

29 Kapitel 4 Sådan bruger du InTouch-funktioner 29 Ved at højreklikke på et ubesvaret opkald får du vist andre oplysninger om nummeret, fx mobilnummer, -adresse o.s.v. Ved at dobbeltklikke på det ubesvarede opkald ringes der op til det nummer, der var ubesvaret. Bemærk: ubesvarede opkald registreres kun, mens InTouch kører. Systemet registrerer ikke opkald, som brugeren foretager, og opkald som besvares af brugeren (ikke ubesvarede). Indstillinger i InTouch Når du har installeret InTouch på en pc, vises der en ny fane med indstillinger for InTouch i skærmbilledet med indstillinger for Outlook. Her Indstillinger i InTouch på side 29 vises skærmbilledet med indstillinger for InTouch. Figur 12 Indstillinger for InTouch Tabel 8 Beskrivelse af indstillinger for InTouch Variabler Udvidet log Definition Vælg dette for at aktivere udvidet log med registrering af InTouch-meddelelser (fravalgt som standard). Brugervejledning til InTouch

30 30 Kapitel 4 Sådan bruger du InTouch-funktioner Tabel 8 Beskrivelse af indstillinger for InTouch Sprog Lokalnummer Nummer på voic Angiv viderestillingsdestinationer Opkald intrafirma Nummerlængde for opkald i virksomheden Forvalg for opkald i virksomheden Vælg sprog for visning af InTouch-komponenter. Vælg det nummer fra adressebogen, som InTouch skal bruge til opkaldsstyring. Du kan kun vælge et nummer på grundlag af den gældende liste for telefonadressebogen. Det nummer, der bruges til funktionen Viderestil til voic . Åbner skærmbilledet Viderestillingsdestinationer Slår opkald i virksomheden til eller fra. Indtast nummerlængden for opkald i virksomheden. Telefonnumre med færre tal end den angivne længde ringes som et internt nummer. Telefonnumre, der passer med den angivne længde, ringes til med virksomhedens forvalg. Længden af virksomhedens interne numre skal være større end for interne lokalnumre. Indtast forvalget for opkald i virksomheden, som skal bruges ved opkald i virksomheden. Som standard vil telefonnumre med færre tal end den angivne længde ringes som et internt nummer. Telefonnumre, der passer til den angivne længde, ringes til med forvalg. Telefonnumre, som overskrider den angivne længde, overføres til Windows TAPI-oversættelsesfunktion og gøres klar til opkald. Den grundlæggende opsætning af TAPI kan ske med InTouchs opsætningsprogram. Der kan håndteres flere komplekse opkaldsregler manuelt Angiv viderestillingsdestinationer Skærmbilledet Angiv viderestillingsdestinationer giver dig mulighed for at konfigurere viderestillingsdestinationer. De navne og numre, der angives på skærmbilledet, vises i menuen Viderestil til... i InTouchs hovedpanel. Figuren viser et eksempel på skærmbilledet Angiv viderestillingsdestinationer. NN

31 Figur 13 Skærmbilledet Viderestillingsdestinationer Kapitel 4 Sådan bruger du InTouch-funktioner 31 Du kan tilføje op til 49 viderestillingsdestinationer. InTouch kontrollerer ikke numre, der indtastes i listen, men de numre, der ikke ser ud til at være direkte numre, oversættes til en gyldig adresse inden angivelse af viderestilling (fx får nummeret et forvalg med et eksternt opkaldsnummer). Bemærk: indstillinger for viderestilling af BCM-opkald tilsidesætter disse viderestillingshandlinger. Hvis en bruger/et nummer opsættes, så der ikke kan angives viderestilling, så sker der ikke noget, hvis du klikker på Viderestil til <eksternt nummer>. Brugervejledning til InTouch

32 32 Kapitel 4 Sådan bruger du InTouch-funktioner NN