Referat fra Hellerup DameRoklubs generalforsamling Torsdag, den 15. november 2012

Transkript

1 Referat fra Hellerup DameRoklubs generalforsamling Torsdag, den 15. november 2012 Formanden Pinuccia Panzeri bød velkommen. Punkt 1: Valg af dirigent Elsebeth Holm blev valgt som dirigent. Hun takkede for valget og konstaterede, at generalforsamlingen var lovligt indvarslet og beslutningsdygtig. Tinna Groos blev valgt som referent. Punkt 2: Aflæggelse af beretning Se under: Formandens beretning for rosæson Hellerup DameRoklub (HDR) oo0oo Annette Houman fik overrakt pokalen til årets kanin. oo0oo Dirigenten takkede formanden for beretningen og spurgte, om medlemmerne havde kommentarer: Eva Guld fortalte, at Svanemølleklubberne i forbindelse med Nordhavnsudvidelsen planlægger at lave et bådehus og udstationere både i Frihavnen. Håber, at HDR kan lave aftale om bådlån, alternativt selv placere en båd der. Annette Worsøe kunne bekræfte, at ro- og kajakklubberne i Svanemøllen forhandler med By & Havn og Københavns Kommune om et ro- og kajakbådeskur på Sandkaj, hvor klubberne vil udstationere op til otte både om sommeren. Annette Worsøe holder kontakt med klubberne om bådlån m.v. Eva Guld fortalte endvidere, at der vil blive udarbejdet referat fra evalueringsmødet om sommerens dameroklubtræf/rofestival. Birthe Lindschouw gjorde opmærksom på, at der kun er to slags medlemmer i HDR: Aktive og passive. Begrebet pensionister er i strid med klubbens vedtægter. Kontingentnedsættelse kræver ansøgning til klubbens bestyrelse. Birgitta Ransler ønskede at kende bestyrelsens holdning til Hellerup Roklubs (HR) bådlån hos HDR. Vil gerne låne både ud, men ikke til HRs kanintræning. Ønsker faste retningslinjer fra bestyrelsen. Annette Worsøe fortalte, at nogle medlemmer har medlemskab af både HDR og HR og har benyttet sig af dette dobbelte medlemskab. 1

2 Konklusion: Bestyrelsen arbejder videre med sagen og udstikker klare retningslinjer omkring bådlån. Jytte Amtorp gjorde opmærksom på, at Indretningsudvalget også skulle takkes for dets store arbejde i forbindelse med genindretningen af klubbens lokaler. Der var ingen yderligere bemærkninger til formandens beretning, der herefter blev godkendt. Punkt 3: Aflæggelse af regnskab for 2011/12 samt forslag til budget Kasserer Maj Britt Aronstein gennemgik det omdelte regnskab/forslag til budget. Gjorde bl.a. opmærksom på, at regnskabets opdeling er ændret, således at alle udgifter er fordelt på en af de tre kategorier: Aktiviteter - Klubhus, Sommerhus og både - Administrationsudgifter. Maj Britt Aronstein er HDRs daglige kasserer og har overtaget arbejdet med kort varsel efter Birgit Jørgensens sygdom og død. Selve regnskabet er udarbejdet af Hanne Thomsen. Dirigenten takkede for gennemgangen og spurgte, om medlemmerne havde kommentarer. Laila Coster spurgte til punktet: Udgifterne i forbindelse med flytning. Maj Britt Aronstein forklarede, at Gentofte Kommune trods gentagne rykkere ikke havde betalt endnu. Dirigenten opfordrede bestyrelsen til fortsat at rykke kommunen. På Laila Costers spørgsmål til punktet: Drift af klubhus - svarede Maj Britt Aronstein, at budgettet var opskrevet til kr , da udgiften til forsikring ville stige. Udgiften på kr skyldtes bl.a. diverse refunderinger i forbindelse med flytningen samt periodeforskydninger. Der ville være normale forhold fremover. Birgitta Ransler mente, at naboklubberne Nova samt HR burde betale for leje af HDRs lokaler, hvis kommunen ikke betaler, og hun opfodrede bestyrelsen til at drøfte sagen med Nova og HR. Birgitta Ransler spurgte endvidere til punktet: Vedligeholdelse af både. Var overrasket over beløbets størrelse. Maj Britt Aronstein undersøger og melder tilbage til Vedligeholdelsesudvalget. Der var ingen yderligere bemærkninger. Dirigenten takkede for gennemgangen, og regnskab og forslag til budget blev herefter godkendt. Punkt 4: Fastsættelse af indmeldelsesgebyr og kontingent for aktive og passive medlemmer Bestyrelsen foreslår en forhøjelse af kontingentet på kr. 25 pr. kvartal og en tilsvarende forholdsmæssig regulering af kontingentet for passive medlemmer og pensionister med virkningen fra 1. januar

3 Der vil ikke ske forhøjelse af indmeldelsesgebyret. Medlemsudvalget fortalte, at flere medlemmer desværre gentagne gange betaler for sent og ikke er tilmeldt PBS. Det betyder ekstra og unødvendigt arbejde for udvalget. Jytte Amtorp foreslog, at kontingentet kunne betales halvårligt. Et sådant forslag skal forelægges af bestyrelsen som en vedtægtsændring på generalforsamlingen. Birthe Lindschouw gjorde igen opmærksom på, at begrebet pensionister ikke eksisterer i følge vedtægterne. Foreslog, at man kaldte disse medlemmer f.eks. medlemmer med nedsat kontingent. Opfordrede bestyrelsen til at komme med en klar definition af begreberne aktive og passive medlemmer. Dirigenten opfodrede bestyrelsen til at behandle emnet. Forslaget om kontingentforhøjelse blev vedtaget efter afstemning. Punkt 5: Behandling af indkomne forslag Bestyrelsen havde ikke modtaget forslag inden for den angivne tidsfrist. Eventuelle emner henvises til behandling under Pkt. 7 - Eventuelt. Punkt 6: Valg af bestyrelse, suppleanter og revisorer Bestyrelsen foreslår genvalg af næstformand Karin Voetmann Bestyrelsen foreslår valg af kasserer: Pernille Pontoppidan Revisorer: 1. Doris Vejby-Sørensen 2. Maj Britt Aronstein (vælges for ét år) 3. Jytte Nielsen (suppleant) Alle blev valgt. Formanden ønskede alle til lykke med valget og bød Pernille Pontoppidan velkommen som kasserer. Maj Britt Aronstein går af som kasserer i forbindelse med valget, og formanden takkede Maj Britt for hendes arbejde i bestyrelsen. Maj Britt startede som suppleant i bestyrelsen og har i stor grad bidraget bestyrelsesarbejdet med sine friske og nye visioner. Hun påtog sig i forbindelse med Birgit Jørgensens sygdom og død arbejdet som kasserer, men vil nu prioritere sit job. Pinuccia ønskede held og lykke fremover og overrakte klubbens gave. Punkt 7: Eventuelt Formanden bad medlemmerne kigge på Udvalgslisten, der efterfølgende ville blive sendt rundt på generalforsamlingen. Flere udvalg mangler medlemmer bl.a. Festudvalget. Formanden opfodrede kraftigt medlemmerne til at melde sig under fanerne til diverse udvalgsarbejder. Det er meget vigtigt for klubbens virke. 3

4 Karin Voetmann bad medlemmerne afhente deres ny nøglebrik. Der er stadig en del uafhentede brikker. De gamle nøgler kan blot smides ud. Annette Worsøe gjorde opmærksom på kommende aktiviteter bl.a. Nings foredrag om HDRs historie. Foredraget finder sted lørdag den 17. november 2012 kl i klubbens lokaler. Der er også en Gør-det-selv-tur til Grækenland næste sommer. Der hænger opslag på klubbens opslagstavle. Informationsmøde i HDR tirsdag den 20. november Annette Worsøe opfordrede ligeledes medlemmerne til at checke nyheder og informationer på Københavnskredsens og DFfRs hjemmesider. Birthe Lindschouw foreslog en gennemgang og revision af klubbens vedtægter. Vedtægterne passer ikke til virkeligheden længere. Bestyrelsen tog forslaget ad notam. Hanne Iversen foreslog bestyrelsen, at der laves en ny type medlemskab til de ældre medlemmer, der er overgået fra aktive til passive. Mange har været trofaste medlemmer af klubben i mange år. Man kunne f.eks. som Eva Guld havde nævnt kalde dem tørroere, som man gør i Nykøbing Roklub. Disse medlemmer skulle kunne bruge klubbens faciliteter, lokaler og ergometre, men ikke bådene. Hanne Iversen var godt klar, at hun ikke var kommet med sit forslag inden for den officielle tidsfrist, men opfordrede bestyrelsen til at se bort fra dette og komme med forslag til denne nye form for medlemskab. Formanden svarede, at man på flere bestyrelsesmøder havde diskuteret mulighederne for forskellige typer medlemskaber, f.eks. et fitness-medlemskab. Men indtil nu havde man valgt at sige nej. Bestyrelsen vil nu tage emnet op til fornyet drøftelse. Eva Guld foreslog, at der nedsættes et lille udvalg, der kan lave en strategiplan for klubben, for at klubben kan komme ud af det dødvande, den er i nu. Forslaget blev meget positivt modtaget. Bestyrelsen er meget opmærksom på situationen og drøfter ofte problemet. Bestyrelsen gav straks Eva Guld carte blanche til at lave et sådant udvalg og foreslog, at interesserede medlemmer allerede her på mødet meldte sig på udvalgslisten. Eva Guld foreslog også, at klubben kunne overveje, at bygge/placere en lille sauna på forpladsen. Marianne Vejen Hansen, der er frigivet kanin fra i år, takkede på egne og sine medkaninernes vegne for den gode og positive modtagelse, de havde fået i klubben. Anette Højberg Christensen bemærkede, at Kaninhåndbogen trænger til revision og ville gerne hjælpe til med dette arbejde. Anette H. C. blev udnævnt til tovholder for en sådan revision. 4

5 Jytte Westi havde flg. punkter: - Nævnte, at man skulle være opmærksom på, at ikke alle har PC-adgang og kan læse referater fra bestyrelsesmøder m.v. Bestyrelsen svarede, at referater etc. hænges op på klubbens opslagstavler. - Bemærkede, at der var givet forkert besked til gamle medlemmer om medlemskab, og det havde givet anledning til mange forvekslinger. Emnet tages nu, som nævnt tidligere, op i bestyrelsen. - Efterlyste omtale på hjemmesiden af aktiviteterne i klubben onsdag formiddag. Anette Worsøe tager fornyet kontakt til Camille Friis Jensen. - Har forgæves forsøgt at få elektriker til at færdig- og lovlig gøre elinstallationen i pokalskabet. Aftales nærmere med formanden efter mødet. Kommunen skal betale. - Efterlyste messinglampen med blå skærm. Lampen er en jubilæumsgave til klubben. Bodil Thomsen fortalte, at lampen sammen med mange andre effekter havde stået fremme i klublokalet i ugevis efter tilbageflytningen, så medlemmerne frit kunne tage, hvad de måtte have lyst til. Lampen kommer retur til klubben ved Annie Stokholm. - Savnede ligeledes lille grå transistorradio. Annette Worsøe opfordrede medlemmerne til at donere en eventuel overflødig radio til klubben. Birgitta Ransler foreslog, at kanininstruktionen om mandagen fremover finder sted fra kl ved almindelig rotid, så kaniner og instruktører tidsmæssigt naturligt indgår i det sociale samvær mandag aften. Foreslog endvidere, at der fremover skal være 2 styrmandsvagter tirsdag og onsdag aften, så der er større sikkerhed for at komme ud at ro. Har flere gange oplevet at stå alene med en kanin og derfor ikke kunne komme på vandet. Det er også vigtigt, at styrmandsvagterne overholder deres vagter og ikke melder afbud, endsige slet ikke møder op. Det burde også være sådan, at styrmandsvagten altid ror med. Birgitta Ransler meldte sig ud af Kaninudvalget og opfordrede andre medlemmer til at engagere sig i udvalget. Afsluttede med at opfordre bestyrelsen til at skabe en ny form for medlemskab for de såkaldte tørroere. Annette Worsøe gentog sin opfordring til medlemmerne om at møde op til de faste roaftener - mandag, tirsdag og onsdag. Der er alt for mange, der ror på de samme tidspunkter med de samme medlemmer. Det er en roklub - noget, vi er fælles om. Birthe Lindschouw henviste igen til den førnævnte mailingliste for formiddagsroerne og understregede, at listen selvfølgelig er åben for alle, der kan/har lyst til at ro i dagtimerne/weekenden. Systemet har været en succes, og på denne måde skabes der netop muligheder for, at alle kan komme ud at ro med alle. Du skal blot sende en mail. - Foreslog endvidere, at kanindåb og kaninfest deles op i 2 udvalg for at lette arbejdet. 5

6 2. årsroerne skal involveres aktivt. - Fortalte, at bådfamilierne desværre ikke alle fungerer optimalt. Kontaktpersonen er ikke arbejdsgiver. Alle familiemedlemmer bør møde op og på den måde vise, at man bakker om omkring klubben. - Foreslog bøde, hvis man ikke betaler sit kontingent til tiden. Det samme gælder for betaling af skabslejen. - Opfordrede medlemmerne til også at opgive deres mobilnummer på medlemslisten. - Opfordrede bestyrelsen til at ansøge om penge til kajakskur på forpladsen. Birgitta Ransler understregede, at det er bådfamiliemedlemmerne, der skal henvende sig til kontaktpersonen, ikke omvendt. Foreslog i øvrigt, at der gives bøde, hvis man ikke deltager i bådrenoveringen. Det er tilfældet i andre klubber. Vil lave checkliste næste år over medlemmernes deltagelse. Lisbeth Landberg Andersen, der har meldt sig ind i klubben efter rosæsonens slut, ville gerne høre nærmere om, hvordan man kommer i gang som ny roer. Annette Worsøe orienterede om forårets roskole, kanininstruktion, frigivelse m.v. Understregede også, hvor vigtigt det er, at man som nyt medlem allerede nu deltager i klubbens aktiviteter og bliver et kendt ansigt. Eva Just fortalte, at hun selv havde haft stor glæde af at have meldt sig ind på et skævt tidspunkt. Karin Voetmann opfordrede til, at de nye medlemmer kommer i klubben, ror, træner og i øvrigt deltager i klubbens aktiviteter så ofte som muligt for at lære de andre medlemmer at kende og selv blive et kendt ansigt. Anette H. C. syntes, det ville være en god ide, netop for at få ansigter på medlemmerne, at man fremover præsenterede sig ved navn, før man kom med sit indlæg på generalforsamlingen. Alle medlemmer af bestyrelsen samt revisorerne præsenterede sig herefter på opfordring af dirigenten. Jytte Amtorp foreslog, at fremtidige roere automatisk skulle betale kontingentet over PBS. Laila Coster overrakte på vegne af GDR en forsinket fødselsdagsgave til bestyrelsen en check på kr til indkøb af havehynder til sommerhuset. Monika Thorvaldsen fortalte, at sommerhuset bruges rigtig meget. Foreslår, at det fremover kun er medlemmerne, der kan leje huset i juni, juli og august. Har man f.eks. lejet huset i uge 30 i et år og ønsker at leje i samme uge i det kommende år, kan man stå 6

7 på venteliste frem 1. april dette år. Fremover skal man også oplyse om, hvor mange sengepladser, man skal bruge, når man arrangerer ture til sommerhuset. Sommerhuset er så populært, at det er nødvendigt med nye regler for lån. Bestyrelsen opfordrede Monika Thorvaldsen til at komme med forslag til reglement, som bestyrelsen kan tage stilling til. Herefter var der ikke flere kommentarer. ooooo Dirigenten takkede for god ro og orden på generalforsamlingen og takkede bestyrelsen for det store arbejde, den udfører. Formanden takkede GDR for gaven. Generalforsamlingen afsluttede med, at der blev udråbt det traditionelle HDR-hurra. 20. november 2012 Oo0oo Elsebeth Holm Dirigent Pinuccia Panzeri Formand for Hellerup Dameroklub 7