Referat af ordinært repræsentantskabsmøde i DRsU 2014

Transkript

1 6. april 2014 Referat af ordinært repræsentantskabsmøde i DRsU 2014 Afholdt d. 6. april 2014 kl i mødelokale Morten Frost, Idrættens Hus, Brøndby. Formand for Danmarks Rulleskøjte Union, Jan Carstens, bød alle fremmødte velkommen til årets ordinære repræsentantskabsmøde. Herefter direkte til dagsordenen. Ad 1) Valg af ordstyrer og referent: Lene Svanebjerg (LSV) blev valgt som referent. Karin Rigas (KR) blev valgt som ordstyrer. Dirigenten kunne konstatere, at repræsentantskabsmødet var lovligt indkaldt. Ingen indvendinger. Dirigenten kunne konstatere, at materiale var udsendt rettidigt. Ingen indvendinger. Jens Tarp (JT): Jeg vil høre om man har modtaget brev fra den kritiske revisor. Repræsentantskabet bekræftede at man havde modtaget bilaget. Ad 2) Valg af stemmetællere: Lydia Lastein og Jens Martin Knudsen blev valgt. Ad 3) Godkendelse af fuldmagter: Fremmødte klubber: Vallensbæk Rulleskøjteklub v/ Leni Schärfe Odense Rulleskøjteklub v/ Helle Fjord Gentofte Rulleskøjte Klub v/jens Tarp R-A-D v/michael Buhl Jonassen Østerbro Skaterhockey Klub v/ Erik Sommer Fuldmagter: Vesterbro Rulleskøjte Klub v/ Per Jensen. Roller Derby Århus v/ Michael Molbech Copenhagen Roller Derby v/ Ivan Bager Smørum Rulleskøjteklub v/lydia Lastein 5 stemmeberettigede 4 fuldmagter Derudover var følgende til stede: Karin Rigas, Fitness & Speed sportskomitéen Referat rep møde 2014 Side 1

2 Jens Martin Knudsen, Odense Rulleskøjteklub, Fitness & Speed Christian Tarp, Gentofte Rulleskøjteklub, kasserer Ann Sofie Hald, Roller Derby sportskomitéen Torben Kjeldsen, DRsU, kasserer Jan Carstens, DRsU, formand Kate Hansen Skavin, sekretariatsleder Lene Svanebjerg, vikar i sekretariatet Ad 4) Godkendelse af nye klubber: Følgende klubber til godkendelse/optagelse: Roller Derby Århus, Odense Roller Girls, Næstved Speedskating Klub (NSK), Rørby-Væster Rulleskøjteklub (RVR), Solrød Inline Club (Solrul) Alle godkendt. 9 for 0 imod. Ophørte klubber i 2013: Herning Roller Derby, Esbjerg Rollerskate klub, Nykøbing Falster Skate klub, Hvidovre skøjte klub, Rungsted ishockey klub, Bogø Idrætsforening, Sønderbro Aktivitet, Møldrup-Tostrup Idrætsforening, Esbjerg Tri og Multisport, Hvidovre Hotshotz, Bornholms Rulleskøjte klub, Copenhagen Capitals skaterhockey klub, Gladsaxe Rolling Bears. Ad 5) Beretning: Formanden Jan Carstens (JC) aflagde beretning: Et kik ind i fremtiden Der er tradition for at formandens beretning ser på året der er gået. Men jeg vil gerne udvide traditionen og se på de udfordringer, der venter unionen og give mit bud på en ønskelig fremtid. Som jeg ser vores idræt og unionens muligheder, har vi et stort udviklingspotentiale. Vi kan blive bedre og vi kan blive flere; men det vil kræver en målrettet indsats. Vi må kritisk evaluere det arbejde der er gjort for at udvikle unionen og give et konkret bud på nye tiltag: UNIONEN ER FORENINGERNES FORENNING. DERFOR SKAL VORES ORGANNISATION MÅLRETTES TIL AT GIVE DE ENKELTE FORENINGER, DEN HJÆLP DER EFTERSPØRGES. Udviklingen af vores idræt skal gå gennem de eksisterende foreninger og ske i samarbejde mellem bestyrelser og aktive. Der er muligheder for at styrke foreningerne ved at udvikle ny redskaber og tilbyde konkret hjælp til at igangsætte nye aktiviteter i de lokale foreninger. Desværre er der mange af vores klubber, der har svært ved at få adgang til de nødvendige faciliteter. Der er behov for støtte til lokale projekter og alt for tit akut assistance når klubben står til at miste trænings faciliteter. Referat rep møde 2014 Side 2

3 Et helt centralt element i arbejdet er oplysning. Alt for mange beslutningstagere ved ikke hvad rulleskøjte sport er og kender ikke rammerne for nationale og internationale konkurrencer. Efter 30 år som union er der stadig mange, der tror at rulleskøjteløbere er en gruppe uorganiserede børn og unge der leger. Der er behov for en målrettet PR strategi. Danske løberes internationale resultater skal eksponeres i offentligheden og sportens betydning for aktive motionister skal blive kendt blandt voksne. Som jeg fremhævede tidligere er der grund til at være stolte af de mange internationale medaljer men vi skal blive bedre til at fortælle historien til gavn for de potentielt mange nye medlemmer i vores foreninger. Når det gælder bredde aktiviteter og store events mener jeg også at rulleskøjtesporten har meget at byde på. Men ofte er der tale om opgaver, der er så store, at de kun kan løses i fællesskab. Unionen skal hjælpe med at udvikle nye tilbud og assistere foreningerne med at lave lokale arrangementer. Lokale events giver mediedækning og politisk opmærksomhed på længere sigt flere aktive og bedre faciliteter. Strategien er at komme ind i en positiv selvforstærkende cirkel. Det helt centrale i alle udviklingsstrategier inden for idrætsorganisationer er de mange frivillige. Vi kan ikke udvide medlemsantal og aktivitetstilbud uden frivillige ledere og trænere. Frivilligheds tjek er derfor et vigtigt element i arbejdet. Vi skal værne om de mange ildsjæle der knokler for vores idræt. Huske at sige tak og altid være parat til at hjælpe hinanden. Her kan unionen konkret hjælpe foreningerne i forbindelse med klubbesøg og ved udvikling af kurser og materialer. Men det måske aller vigtigste i udviklingsstrategien er, at vi skal erkende hvor godt det arbejde der udføres er. Klubber og sportskomiteer har værdifulde erfaringer, der kan bruges af mange flere vi kan lære af hinanden og hjælpe hinanden. Der er en omfattende viden hos rulleskøjtesportens aktive, det er unionens opgave at samle og formidle denne viden så den kan bruges til fortsat udvikling. Unionen er en del af DIF familien. Vi kan derfor også med fordel lære at andre forbund og lade os inspirere af deres tiltag. Der er både konkret hjælp og ekspertise tilstede i idrættens hus. Sekretariatets nuværende placering gør det muligt at udnytte DIF's tilbud til forbund og foreninger. Det har vi ikke udnyttet i tilstrækkelig grad tidligere. Jeg ser gode muligheder i et samarbejde med andre specialforbund og håber at unionen fremadrettet kan få et godt samarbejde med Sport Event Danmark. Formanden afbrød beretning og gav ordet til sekretariatsleder Kate Hansen Skavin. Kate Hansen Skavin (KHS). KHS: Jeg har nu været lidt over 1 år i unionen og har brugt det meste af min tid på oprydning, men der er for nyligt blevet udarbejdet forskellige markedsføringsmaterialer både plakater, folder og beachflag. Unionens synlighed er vigtig både over for medlemmer og klubber men også over for samarbejdspartnere såsom DIF, sponsorer og offentlige instanser. Unionen skal være bedre til at gøre opmærksom på sig selv og de arrangementer vi laver. Det er et rigtigt godt produkt vi har og Referat rep møde 2014 Side 3

4 der laves et stort og godt stykke arbejde ude i klubberne. Vi skal bare være bedre til at reklamere med det og fortælle om det. Formanden genoptog beretningen. Dirigenten spurgte om der var kommentarer til beretningen. Jens Tarp: Jeg vil gerne takke for det store arbejde der er gjort i forbindelse med etableringen af Danmarks første rulleskøjtehal. Især banekonsulenten har gjort et stort stykke arbejde og har hjulpet Gentofte Rulleskøjteklub meget. Helle Fjord Odense Rulleskøjteklub: Jeg vil gerne rose formanden og sekretariatet for den måde man har hånderet situationen i forbindelse med Ole Knudsens sygdom. Man kan mærke der er blevet arbejdet med at få strukturen genoprettet. JC: Jeg har været glad for at komme ud og besøge klubber. Jens M Knudsen Odense Rulleskøjteklub: Jeg har været ude som underviser på et skolesamarbejde projekt. Folk var meget begejstrede, de havde en god oplevelse og det godt forløb. Jens Tarp: Som kritisk reviser har, det været svært at følge med i om bestyrelsen gør sit arbejde. Bestyrelsen har ikke imødekommet mit ønske om at komme ud og se på bilagene. Økonomiforvaltnings procedurer følges ikke til fulde. Regler for hvem der laver budget følges heller ikke. Bestyrelsen følger heller ikke princippet om good government. Bestyrelsen har store problemer med at følge reglerne. Jeg finder det kritisabelt, at jeg ikke får svar fra bestyrelsen. JC: Jeg har været glad for henvendelserne fra vores kritiske revisor Jens Tarp. Det har medført at bilag er nøje gennemgået samt medført undersøgelser andre steder. JT: Som formand for Gentofte Rulleskøjteklub vil jeg gerne sige tak for støtten fra banekonsulent Oliver Sommer i forbindelse med arbejdet med at få Rulleskøjtehallen op at stå i Gentofte Kommune. Vi er også glade for at får masser af henvendelser i forbindelse med familieløb med træner. Vi ser også frem til at der skal laves en beskrivelse af hvad det kræver at laven en sådan hal, der er uopvarmet. Vi ser frem til at klubben kan huse et kræftcenter for skaterhockey. Leni Shärfe (LS): En international bane koster mio. JT: Den hal vi får er en træningshal, ønsker man internationale stævner kan man låne eksisterende idrætshaller. LS: I Vallensbæk er det et problem, at vi bliver reduceret i vores haltider. Vi er nu nede på 1½ time. De andre sportsgrene presser os. Der er et skæl mellem eliten og bredden. Vi laver åbenhus arrangementer men får ikke medlemmer på det. Og vi mister medlemmer på grund af de tider vi får tildelt. Det vil jeg gerne have hjælp til at kontakte kommunen med. Referat rep møde 2014 Side 4

5 JC: Kommunerne overholder ikke folkeoplysningsloven. Det Leni beskriver, er desværre gældende for mange klubber. Bestyrelsen er meget opmærksom på problematikken og hjælper gerne hvis der er behov for det. LS: Vi skal passe på de få frivillige Klubbens frivillige er ved at blive kvalt i arbejdsopgaver. Mange hjælpere forsvinder fordi børnene holder op. JC: Vi har stor fokus på klubbesøg og klubudviklingsprojekter. Det ville være oplagt at lavet et sådant i Vallensbæk Rulleskøjteklub. KHS: I er ikke de eneste der har problemer med haltider. Både CBS og Århus Smileys er ved at miste deres haller. Og det kan undre mig at Århus Smileys ikke er til stede i dag. Jeg har en anden indgangsvinkel da jeg tidligere har været udviklingskonsulent. Jeg vil tage kontakt til kommunerne. Jeg vil meget gerne komme og besøg jer, så vi kan tale om problemet og hvordan det løses. KHS: DIF har kraftigt anbefalet, at vi blev grønt forbund, gået til møder. Politikere har fokus på baner faciliteter i det åbne rum + haller, hvilke typer er der. Sporten er interessant, men der mangler plads, baner og haller. Der er en stor hjælp at hente i forbindelse med at skaffe baner og haller. Jeg har indsendt vores miljø kodeks til godkendelse hos DIF. Miljøkodeks er kort fortalt at unionen kommitter sig til: samkørsel, spare på vand og strøm, rydde op mm. Ad 6) Regnskabsaflæggelse og Torben Kjeldsen (TK) aflagde regnskab. TK: Der er noget at tænke på. Bestyrelsen har diskuteret at pengene skal ud og arbejde i komitéerne. Så er spørgsmålet om der skal laves en omlægning i proceduren i forbindelse med at nogle komitéer samler penge til huse. Det ville måske være en god ide at man hører om hvilke projekter der i gang så man økonomisk kan styre dem. Vi skal konsolidere os. Så vi har kr. i egenkapital. Dirigenten spurgte om der var kommentarer til regnskabet. JC: Skaterhockey har gjort et stort stykke arbejde for at mindske underskuddet. Jeg vil godt tage noget af ansvaret for at der ligger så mange penge i afdelingerne. Det forventes at der ikke kommer så mange penge i tilskud fra DIF pga. manglende udviklingsarbejde. TK: Indeværende regnskab var der et underskud på kr. som skaterhockey skulle nedbringe. Det er i stedet steget til Hvor ender vi hvis vi fortsat godkender at debitorsaldolisten ikke nedbringes? Erik Sommer (ES): I 2012 involverede vi os i at hjælpe Århus Smileys, sportskomitéen sagde ja til at have flere arrangementer. Derved oparbejdede vi et underskud. Vores målsætning er at nedbringe Referat rep møde 2014 Side 5

6 gælden. Jeg er glad for at Unionen går ind og hjælper når klubber som CBS og Århus har problemer. For mig er det vigtigt at påpege at vi arbejder på at gå i nul. Det tager en tid at ændre kursen. Per Jensen (PJ): Fitness & Speed skal nok gøre noget for at bruge pengene. KHS: Udviklingsafdelingen har så mange penge på kontoen fordi der ikke har været en udviklingskonsulent, pengene skal nok komme ud og arbejde. Før sommerferien skal der søges efter en ny udviklingskonsulent og der skal være ansættelsessamtaler med ansættelse til august. 6.a budgetforslag: JC: præsenterede budgettet og takkede Ann Sofie Hald for at lave oplægget til budgettet. JC: vi skal sørge for at talentarbejdet fortsætter, samt sørge for at skellet mellem eliten og bredden ikke bliver for stor. Debitorsaldolisten skal nedbringes klubber har også et ansvar. Talentudvikling: Unionen får DIF tilskud, det beløb mangler at blive påført. Kontoplanen skal revideres så der er logik imellem kontoerne og bilagene. Det bliver en udfordring at fastholde DIF tilskuddet fra fordelingsnøglen. Når budget for skal lægges er det vigtigt, at der kigges meget nøje på DIF tilskuddet da vi risikerer en stor nedgang. Der er i år søgt dispensation til Fordelingsnøglen, da mange af vores aktiviteter ikke kan leve op til DIF kravene om antal deltagere eller antal klubber. Dirigenten spurgte om der var kommentarer til budgettet. LS: Vallensbæk Rulleskøjteklub (VARK) holder tit åbent hus arrangementer, men det er uden deltagerliste. Så kan arrangementet vel ikke bruges til Fordelingsnøglen. JC: Det er vigtigt at arrangementerne laves i samarbejde med unionen. PJ: Det skal ikke være udslagsgivende om det giver point til fordelingsnøglen om et arrangement skal laves eller ej. JT: Bestyrelsen har ikke orienteret fuldt om at man har meldt sig fuldt ind i KUF. Hvad er netto resultatet? Hvilke besparelser giver det i huslejen? Referat rep møde 2014 Side 6

7 KHS: Det er en kommentar til Leni. Det kan blive godkendt hvis arrangementerne laves i samarbejde/efter aftale med unionen både indbydelser og udsendelser. Sekretariatet hjælper gerne. I laver mage gode arrangementer, det drejer sig måske om en lille drejning i hvordan invitationer udsendes, hvilke løb der er mm. JC: JT har ret i at klubberne skal orienteres om at unionen har afgivet vores lokaler og nu sidder i fælleskontoret Kontoret for Udvikling og Fællesskab (KUF) på 3. sal i bygning C. Det har givet bedre forhold for de ansatte. KUF tegner til at blive et godt udviklingspotentiale hvor man har mulighed for at sparre med andre forbund. LS: Kate Jeg vil holde dig op på at få hjælp. KHS: Vi aftaler et møde senere. JC: Vi skal lave arrangementer for at udvikle sporten og ikke for at få tilskud. Karin Rigas: Jeg synes vi skal vi skal se fremad og ikke mere dvæle i hvad der er sket. Hvis man laver et arrangement i samarbejde med unionen, så er det måske en god ide lige at få afstemt materialet. JT: Jeg fik ikke svar på mit spørgsmål om hvad der er sparet ved at melde sig ind i KUF. TK: Vi har ikke et samlet tal da besparelsen berører flere poster på budgettet. JC: Jeg forstår godt at du ikke kan se sammenhængen mellem ønsket om vækst og det begrænsede budget til nye sportskomiteer. Ann Sofie Hald(ASH): Vi betalte for det gamle lokale, og der er budgettet med kr. i JC besparelsen er større for der er rabatordninger og muligheder for fælles indkøb. JT: Det er vigtigt at budgettet er mere præcist. JC: Vi vil ikke snyde jer for tal, det er også en besparelse på antallet af pc arbejdspladser og telefon. Det er samlet set en reduktion af omkostningerne. Ivan Bager (IB): Udviklingspuljen hvor stor er den og kan alle søge den? Der er en mærkelig dis resonans i bestyrelsen strategi i forhold til budgettet. I Copenhagen Roller Derby har vi venteliste, har ok med haller kunne godt bruge mere haltid. Vi deltager i internationale arrangementer og der er et stort vækstpotentiale i sporten. Derfor undrer det mig med fordelingsnøglen, det giver ikke mening. Vi kan ikke få penge men det forventes af os at vi laver arrangementer. Det er svært at genkende en fornuft i budgettet i forhold til fordelingsnøglen. Referat rep møde 2014 Side 7

8 JC: Jeg forstår godt at du ikke kan se sammenhængen mellem ønsket om vækst og I så ikke kan få tilskud. Lydia Lastein (LST): Bare en kommentar til fordelingen det er besluttet at fordelingsnøglen går til elitearbejdet. IB: Der er nødt til at være en sammenhæng mellem strategi og budgettet. Jeg kan se at der er givet penge til VM og andre internationale stævner, men vi (Roller Derby) kan ikke få penge. JC: Budgetmæssigt er unionen opdelt i udvikling og sportskomiteer. Jeg er enig i at når nogle får tilskud, burde alle få. Der har været et optjeningsprincip der gør det svært at være en ny aktivitet. PJ: Det er en hvepserede, jeg ved ikke om det er et emne for repræsentantskabsmøde. Når man ser udgiften til elite er det sammenlagt for alle aktiviteter. Hovedorganisationen har bredde og udvikling og giver ikke noget til elitearbejde. Det er sportskomiteerne der udelukkende tager sig af elite IB: Det er et angreb på fordelingsnøglen det er en konservativ strategi. PJ: Der blev lavet et fordelingsprincip inden Fordelingsnøglen trådte i kraft. ES: Jeg vil lige sige, at det ikke er det budget jeg har indsendt. Det budget jeg indsendte gik i nul og har ikke et underskud. KHS: Jeg forholder mig neutralt. Unionen har haft en glimrende måde med sportskomiteer, måske er tiden inde til at man overvejer at lave strukturen om. Måske er tide til at ændre i bestyrelsen og strukturen: Samle elitearbejdet i et udvalg, bredde i et andet, ungdom, uddannelse osv. Altså en ny organisation i DRsU. PJ: Jeg vil også godt lige påpege at jeg også har indsendt et andet budget end det der er udsendt. KHS: Vi skylder forsamlingen at fortælle om hvad det indebærer at vi er indtrådt i KUF. Økonomi er overdraget til DIF der nu varetager bogholderi, fakturering mm. så nu kontrollerer jeg bilagene og påfører kontonummer og sender det derefter til DIF økonomi. JT: Unionens procedure for budgetlægning er ikke fulgt for Dirigenten bad repræsentantskabet om at tage regnskab og budget til efterretning IB: Skal vi ikke godkende det? KR: Der står i vedtægterne at vi ikke skal godkende regnskab og budget. Repræsentantskabet tog regnskab og budget til efterretning. Referat rep møde 2014 Side 8

9 Ad 7) Indkomne forslag: Der er ikke ingen forslag. Ad 8) Valg til bestyrelsen: Ad a) Formand. Formanden ikke på valg i år. (2 år) Ad b) Kasserer. Torben Kjeldsen modtager ikke genvalg bestyrelsen havde ikke indstillet en kandidat. IB: Jeg foreslå at man indkalder til ekstraordinær generalforsamling når der er fundet en kandidat. JMK: Hvad er proceduren ved ekstraordinær generalforsamling? JT: Jeg vil gerne gentage sekretariatslederens pointe om at det er en kassererposten nu er en politisk post, man skal ikke længere lave regnskab, mere følge op på konteringerne. KR: Bestyrelsen pålægges at finde en kandidat og indkalde til ekstraordinær generalforsamling inden 3 uger. 9 stemte for. Ad c) Næstformand. Morten Bjelbæk modtager ikke genvalg. Ann Sofie Hald er indstillet. Ann Sofie Hald blev valgt. Ad d) B-medlem Skaterhockey. Ikke på valg i år. Ad e) B-medlem In-Line Hockey. Ikke aktiv. Intet valg. Ad f) B-medlem Kunst. Lydia Lastein indstillet og Lydia Lastein blev valgt. Ad g) B-medlem Fitness & Speed. Per Jensen indstillet og Per Jensen blev valgt. Ad h) B-medlem Aggressive. Michael Buhl ikke på valg i år. Ad i) B-medlem Roller Derby. Ikke på valg, men da Ann Sofie Hald blev valgt som næstformand indstilledes Jannie Holm Larsen for 1 år. Jannie Holm blev valgt. Ad j) B-medlem Inline Rink Hockey. Ikke aktiv. Intet valg. Ad k) B-medlem Skateboard. Ikke aktiv. Intet valg. Ad l) B-medlem Inline Freestyle. Ikke aktiv. Intet valg. Ad m) B-medlem Inline Down Hill. Ikke aktiv. Intet valg. Ad n) B-medlem Inline Alpine. Ikke aktiv. Intet valg. Ad o) Suppleanter til bestyrelsen, mindst 1 for hver aktivitet: Skaterhockey: Claes Fréder Kunst: Frank Davidsen Fitness & Speed: Gert Lindenskov Roller Derby: Amalie Krøldrup Hoff Aggressive: Bo Ejstrup Alle suppleanter blev valgt. Ad p) Evt. valg af 2 kritiske revisorer. Referat rep møde 2014 Side 9

10 Jens Tarp og Birthe Rex. Ikke på valgt (valgt for 2 år ad gangen). Ad q) Evt. valg af 1 suppleant for kritisk revisor. Ikke nogen. Ad 9) Eventuelt: IB: Jeg melder mig gerne til at gennemgå vedtægterne. JC: Jeg vil gerne takke Torben for det store arbejde med regnskabet og bestyrelsesarbejdet. TK: 3. maj 1984stiftedes unionen i Roskilde. Det var for at hjælpe med et internationalt stævne. Siden da har jeg siddet i bestyrelsen flere gange. De sidste 10 år har det været som kasserer. JMK: Jeg er stadig lidt i tvivl om hvordan det hænger sammen med samarbejde med Unionen i forbindelse med arrangementer. ORK arrangerer Match mind. PJ: Jens, hvis det er et DM så er MatchMind forankret i sportskomitéen. JMK: har været tvunget til at flytte arrangementet fra efteråret til maj LS: VARK afholder VARK Camp fra den 28. til den 31. juli 2014 samt VARK maraton den 10. august. Det står på VARKs hjemmeside JC: Jeg vil gerne benytte lejligheden til at takke for deltagelsen. Jeg ser optimistisk på fremtiden og tager med tak imod Ivans Bagers tilbud om at gennemgå vedtægterne. Dirigenten takkede for god ro og orden og afsluttede dermed repræsentantskabsmødet. Som referent: Lene Svanebjerg Vikar DRsU Som ordstyrer: Karin Rigas Referat rep møde 2014 Side 10