Tilsynsrapport Halsnæs Kommune. Da Vida. Uanmeldt tilsyn August 2012 INDLEVELSE SKABER UDVIKLING

Transkript

1 INDLEVELSE SKABER UDVIKLING Halsnæs Kommune Tilsynsrapport Halsnæs Kommune Da Vida Uanmeldt tilsyn August

2 Forord Rapporten er bygget således, at læseren på de første sider præsenteres for tilsynets samlede vurdering af tilbuddet samt udviklingspunkter, bemærkninger, anbefalinger og evt. anbefalinger om påbud. Herefter følger en række faktuelle oplysninger om tilsynsbesøget (herunder deltagere og tidspunkt) samt om det konkrete tilbud. For så vidt angår det økonomiske tilsyn, er de overordnende konklusioner heraf alene angivet under afsnit 1.1 Tilsynets bemærkninger og anbefalinger. For mere detaljeret resultat heraf henvises til bilag 1. Sidste del af rapporten indeholder de data, som tilsynet har indsamlet ved hhv. interviews og observationer og ved gennemgang af dokumentation. For hvert tema foretager de tilsynsførende en vurdering ud fra den indsamlede data og øvrige indtryk. Disse vurderinger ligger til grund for den samlede vurdering, der som nævnt optræder indledningsvist i rapporten. Bagest i rapporten findes en kort beskrivelse af formål og metode samt kontaktoplysninger til BDO. Tilsynet er altid udtryk for et øjebliksbillede og skal derfor vurderes ud fra dette. 1

3 Indholdsfortegnelse 1 Tilsynets samlede vurdering Tilsynets bemærkninger og anbefalinger Oplysninger Datagrundlag Opfølgning på foregående tilsyn Fysiske rammer Den pædagogiske, omsorgs- og plejemæssige praksis Referenceramme, pædagogik og metode Pædagogisk plan Hverdagsliv Hverdag og aktiviteter Indflydelse Omgangsform og sprogbrug Tryghed og trivsel Organisatoriske og personalemæssige forhold Internt samarbejde og kommunikation Procedurer og retningslinjer Formål og metode Formål med tilsynet Metode Tilsynets varsling og tilrettelæggelse BDO s definition på bemærkninger og anbefalinger Kontaktoplysninger Præsentation af BDO Bilag

4 1 Tilsynets samlede vurdering BDO har på vegne af Halsnæs Kommune foretaget et uanmeldt tilsyn på Da Vida. Ligeledes har BDO efter aftale med Halsnæs kommune foretaget økonomisk tilsyn for regnskabsår Det økonomiske tilsyn er foretaget med udgangspunkt i bek.nr af 16/ For så vidt angår det uanmeldte tilsyn, er BDO kommet frem til følgende vurdering på baggrund af analysen af det datamateriale, som er indsamlet gennem interviews og observationer. Det overordnede indtryk af Da Vida er, at personalet på stedet leverer specialiseret behandlings- og genoptræningsarbejde af høj kvalitet, og at stedets beboere støttes hen mod en tilværelse med en mere permanent følelse af livskvalitet. Det er tilsynets vurdering, at den pædagogiske referenceramme og metoder er i overensstemmelse med beboernes aktuelle livssituation og funktionsniveau. Indsatsen understøtter en god og positiv udvikling hos beboerne. Tilsynet anerkender den målrettede og dokumenterede pædagogiske indsats, som personalet yder. Tilsynet anbefaler, at Da Vidas hjemmeside bliver opdateret samt at behandlingsarbejdet i højere grad bliver beskrevet, således at stedet eventuelt kan dele ud af sine erfaringer til andre fagfolk og/eller opnå sparring. På Da Vida udgør projektbeskrivelser et dynamisk redskab i den pædagogiske indsats, hvor de fastsatte evalueringer sikrer opfølgning, justering og systematik i det daglige pædagogiske arbejde. Det er tilsynets vurdering, at beboerne tilbydes en varieret og struktureret hverdag med genoptræning af fysik, sanser og hukommelse, hvilket bidrager til en øget livskvalitet. Rejserne bidrager aktivt til at skabe nye aktuelle livshistorier for beboerne, samt styrker beboernes indbyrdes relation. Det er tilsynets opfattelse, at personalet har opmærksomhed på at inddrage beboerne i beslutninger, som både har positiv betydning for deres hverdag og fremtid. Til dette arbejde anvendes der visuelle pædagogiske redskaber og pædagogikken målrettes muligheden for sejre for i højere grad at kunne inddrage beboerne. Omgangsformen og sprogbruget er præget af værdighed og respekt fra personalet til beboer. Det er desuden tilsynet opfattelse, at der ligger en stor pædagogisk indsats til grund for omgangsformen og sprogbruget mellem beboerne. Derudover er det tilsynets vurdering, at beboernes tryghed og trivsel sikres gennem struktur og genkendelighed i hverdagen. Tilsynet anerkender desuden medarbejderens formåen til at skabe en tryg ramme trods en forstyrrelse, som et uanmeldt tilsyn er. Tilsynet vurderer, at der eksisterer et godt internt samarbejde med engagerede medarbejdere, som komplementerer hinandens kompetencer og derved yder beboerne den bedst mulige støtte. På baggrund af det oplyste, vurderer tilsynet, at medarbejderne er bekendt med reglerne omkring magtanvendelse samt indberetning herfor. Der eksisterer desuden faste procedurer og retningslinjer for medicinhåndtering. Tilsynet anerkender, at Da Vida ud fra en pædagogisk vurdering har valgt ikke at afholde brand- og evakueringsøvelse med beboerne, men i stedet har valgt at udarbejde en visuel strategi til beboernes mobiltelefon. Endelig er det tilsynets vurdering, at de fysiske rammer er i overensstemmelse med målgruppens behov og samtidig er placeringen med mulighed for naturoplevelser og nærmiljø optimal i forhold til det pædagogiske arbejde med beboerne. 3

5 1.1 Tilsynets bemærkninger og anbefalinger Tilsynet giver anledning til følgende bemærkninger, anbefalinger og påbud: Bemærkninger Ingen bemærkninger. Anbefalinger 1. Tilsynet anbefaler, at Da Vida kommer på Tilbudsportalen. 2. Tilsynet anbefaler, at hjemmesiden bliver opdateret samt at behandlingsarbejdet i højere grad bliver beskrevet, således at stedet eventuelt kan dele sine erfaringer med andre fagfolk og/eller opnår sparring. 3. Det økonomiske tilsyn har givet anledning til en række anbefalinger. Anbefalingerne er i det væsentligste rettet mod en række specifikke regnskabsposter samt selve udformningen af regnskabet, herunder regnskabets specifikationsgrad. Der henvises til bilag XX for nærmere, idet anbefalingerne er fremhævet under opmærksomhedspunkter til sidst i bilag XX. Anbefaling om påbud Ingen påbud 2 Oplysninger Adresse Liselejevej 4, 3360 Liseleje Leder Kim Brinkløv Tilbudstype og juridisk grundlag Tilbuddet er et privat botilbud Tilbuddets juridiske grundlag er SEL 107 Antal pladser og belægningsgrad Der er 2 pladser. Takst pr. døgn Ifølge leder er prisen pr. døgn mellem kr. 4306,77 til 7850,10. Målgruppebeskrivelse Målgruppen er unge og voksne med senhjerneskader, herunder frontallapskader. Antal ansatte og personalesammensætning Personalegruppen består ud over leder af tre uddannede pædagoger og en pædagogisk 4

6 assistent. Flere er uddannede eller på vej til at blive uddannede som neuropædagoger og kognitive terapeuter. Dato og tidspunkt for tilsynsbesøg Den 9. august 2012 kl Deltagere i interviews Ledelse: Leder var ikke til stede under tilsynet. Medarbejdere: Pædagog, tidligere pædagogisk konsulent på Græsted skole, har været ansat i 2 år, har taget neuropædagogik og skal i gang med en kognitiv uddannelse. Beboere: Beboer, har boet på Da Vida i 2 år BDO blev vist rundt på stedet af: Medarbejder Tilsynsførende Karin Hjortkjær (Chefkonsulent, AAE Forvaltning) Rikke Due (Chefkonsulent, cand.pæd., PD og pædagog) 3 Datagrundlag 3.1 Opfølgning på foregående tilsyn Data Tilsynets vurdering Ved det seneste tilsyn (den 9. juni 2011), foretaget af BDO, blev der givet følgende bemærkning: 1. Tilsynet bemærker, at Da Vida er ved at blive lagt på Tilbudsportalen. Da Vida er fortsat ikke på Tilbudsportalen. I den faktuelle høringsproces oplyses det, at leder tidligere har rettet henvendelse til Halsnæs Kommune vedrørende dette, og at de atter vil tage kontakt til kommunen med henblik på at komme på Tilbudsportalen. Tilsynet anbefaler, at Da Vida kommer på Tilbudsportalen. 3.2 Fysiske rammer Data Da Vida er ligger i en villa tæt på skov, hav og et landligt bymiljø med forskellige tilbud og muligheder for aktiviteter, herunder fitness. De indvendige fysiske rammer består af et parcelhus i et plan på 178 kvm. Størstedelen af huset indeholder beboerfaciliteter, herunder et stort IT-rum, to store beboerværelser, køkken og stue samt gode toilet- og badefaciliteter. Tilsynet observerer, at der arbejdes med visualisering og struktur for alle 5

7 aktiviteter og gøremål. Tilsynet får fremvist diverse skemaer for fysisk træning, der er en vigtig del af beboernes aktiviteter, IT-træning, morgenrutinerne og succeskriterier for morgenrutinerne. Ved spisebordet er beboernes faste pladser afmærket med et navneskilt. Der er ikke sket ændringer i de fysiske rammer siden sidste tilsyn. Medarbejder fortæller, at der har været en energirådgiver ude kigge på taget med henblik på muligheder for at opsætte solfangere for at opnå en optimal energiudnyttelse. Tilsynet får fremvist en beboers værelse af beboeren selv. Værelset er pænt og funktionelt indrettet. Beboeren viser et billede på væggen af vedkommende og familien i Euro Disney. Beboeren fortæller i forlængelse heraf, at vedkommendes far i mange år har arbejdet der og vedkommende derfor har været der mange gange. Der observeres overalt en god rengøringsstandard. Der er endvidere ophængt synligt brandmateriel overalt. Tilsynets vurdering Det er tilsynets vurdering, at de fysiske rammer er i overensstemmelse med målgruppens behov samt at placeringen med naturoplevelser og nærmiljø er optimal i forhold til det pædagogiske arbejde med beboerne. 3.3 Den pædagogiske, omsorgs- og plejemæssige praksis Referenceramme, pædagogik og metode Data Beboerne tilbydes genoptræning af fysik, sanser, hukommelse, støtte til praktiske ting i hverdagen, rehabilitering og til at have en mere permanent følelse af livskvalitet. Behandlingsarbejdet er bygget på værdierne; Miljø, Omsorg, Tillid, Helhed, Enkelthed, Ligeværd, Langmodighed samt Overskuelighed (MOTHELLO). Udgangspunktet for behandlingsarbejdet har i forlængelse heraf en ressourceorienteret og anerkendende tilgang. Medarbejderen redegør for værdierne i behandlingsarbejdet som nødvendige for netop at kunne give beboerne en mere permanent følelse af livskvalitet. Medarbejderen forklarer, at når beboerne kommer på Da Vida, bliver der foretaget en egentlig udredning for, at behandlingsarbejdet kan optimeres. Udredningen omfatter vurdering af; fysisk/psykisk funktionsnedsættelse, socialt problem, praktiske opgaver i hjemmet, egenomsorg, mobilitet, kommunikation, samfundsliv, socialt liv, sundhed, omgivelser samt en samlet vurdering. På baggrund af den samlede vurdering i dette udredningsarbejde påbegyndes det egentlige behandlingsarbejde på flere niveauer og beskrives i fælles og individuelle projekter. Medarbejderen fortæller om den foreløbige positive effekt af det fælles projekt bonding, som lige var påbegyndt ved seneste tilsyn. Målet for projektet er, at beboerne skal føle sig som ligeværdige partnere og at begge beboere skal få en oplevelse af, at have fået en ven. Metoden til at nå målet sker gennem en fast morgenøvelse med fælles historier, som opbygger logiske fællesskaber for beboerne, samt sætter fokus på beboernes ressourcer, som de indbyrdes kan drage nytte af. Begge beboere er fx flydende i to forskellige fremmedsprog, hvilket kan udnyttes på rejser, hvor den ene vil være afhængig af den anden. I projektet indgår et andet element hundeprojektet Bow-Wow2 med hunden 6

8 Chili, som medarbejderen omtaler som en rehabiliteringshund. Målet er, at beboerne skal udvikle deres sociale kompetencer og empati gennem luftning, fodring og kælen. Der har tidligere været en hund til hver beboer, men personalet måtte erkende, at det var en for stor mundfuld for beboerne fx kunne de ikke overskue, hvis den ene hund skulle lade vandet og den anden bare gik videre. Det udløste frustration hos især den ene beboer. Medarbejderen vurderer, at projektet har været godt i forhold til beboerne, som samarbejder omkring hunden. Projekterne bonding og Bow-Wow2 forsætter med eventuelle justeringer undervejs. Visuel kommunikation anvendes desuden meget i behandlingsarbejdet. Det mest anvendte redskab her er mobiltelefonen. Beboerne og medarbejderne er alle udstyret med samme mobiltelefon af ældre dato. Der er bevidst ikke udskiftet, idet beboerne skal forberedes på ændringer over lang tid. Mobilerne produceres ikke længere og medarbejderen har således en aftale med en forhandler om, at denne kontakter medarbejderen, når denne modtager en mobil af samme type. Mobilerne indeholder billeder af situationer, rejser og ting, som støtter beboerne i at huske. Beboeren viser eksempelvis tilsynet billeder fra sin rejse til Frankrig. Disse billeder skaber en reminder ved beboeren, som så får mulighed for at uddybe billedet med verbale ord. Pc erne anvendes desuden i behandlingsarbejdet, hvor der bl.a. er flysimulator- og bilkørespil, 3D filmgenoptræning, GPS træning mm. I rummet med pc erne hænger individuelle skemaer for beboernes daglige gøremål med pointsystemer, medarbejderen forklarer, hvordan pointsystemet fungerer. Hver beboer har desuden en sejers væg, hvor det fremgår, når et mål nås. Det kan fx være at kunne binde sine egne sko. Tilsynet observerer en sejers væg, hvor beboeren har nået 23 mål. Tilsynet observer ved forberedelsen af tilsynet, at Da Vidas hjemmeside ikke er opdateret, ligeledes forekommer behandlingsarbejdet beskedent beskrevet set i forhold til det imponerende arbejde, som foregår på stedet. Tilsynets vurdering Det er tilsynets vurdering, at den pædagogiske referenceramme og metoder er i overensstemmelse med beboernes aktuelle livssituation og ligeledes understøtter en god og positiv udvikling for beboerne. Tilsynet anerkender den målrettede og dokumenterede pædagogiske indsats, som personalet yder. Tilsynet anbefaler, at Da Vidas hjemmeside bliver opdateret samt at behandlingsarbejdet i højere grad bliver beskrevet, således at stedet eventuelt kan dele ud af sine erfaringer til andre fagfolk og/eller opnår sparring Pædagogisk plan Data På Da Vida arbejdes der ikke med pædagogiske planer, men med projekter. Projekterne tager udgangspunkt i beboernes 141 handleplan. Tilsynet ser tre projektbeskrivelser, hvoraf de to projekter er fælles og et projekt er individuelt. Alle projekter er udarbejdet i samme skabelon og indeholder; 1) Navn på projekt, 2) Introduktion, 3) Baggrund, 4) Ide, 5) Formål, 6) Organisering, 7) Samarbejdspartnere, 8) Interessenter, 9) Oplevelsen, 10) Markedsføring/målgruppe, 11) Evaluering, 12) Tidsplan, 13) Hvor er vi (fase), 14) Budget samt 15) Eventuelle bilag. De fremviste projekter omhandler tidligere omtalte hunde- og bondingprojekt samt et hukommelses/følelsesprojekt, som ved hjælp af billeder, skal hjælpe beboeren til at erindre flere hændelser, rejser mm. Billederne skal ligge på computeren, hvor beboerne skal navngive billederne efter sin umiddelbare 7

9 følelse, når vedkommende ser dem. Projekterne dokumenterer baggrunden for behandlingsarbejdet i et velfundret og reflekterende sprog. Medarbejderen forklarer, at medarbejderne er ansvarlig for projekterne alt efter deres specielle kompetencer. Medarbejderen fortæller desuden, at der løbende udarbejdes statusskrivelser for beboernes udvikling. Tilsynets vurdering Tilsynet vurderer, at projektbeskrivelserne danner grundlag for et dynamisk redskab i den daglige pædagogiske indsats. Det er endvidere tilsynets vurdering, at de fastsatte evalueringer sikrer opfølgning, justering og systematik i det pædagogiske arbejde. 3.4 Hverdagsliv Hverdag og aktiviteter Data Medarbejderen beskriver beboernes hverdag som struktureret fleksibel. Der er faste rammer for dagen med fast morgenrutine. Morgenrutinen begynder kl. 7 og er afsluttet kl Den ene beboer dækker bord og tilbereder morgenmad til de tilstedeværende, medens den anden beboer stille vågner. Hverdagen har sit udgangspunkt i beboernes igangværende projekter, som kan være fælles eller individuelle projekter. Projekterne omhandler huske-, it-, sanse- og fysisk træning samt bonding. Den enkelte beboer får udarbejdet en månedsplan, oplyser medarbejderen. På dagen for tilsynet er den ene beboer ude på tur, den anden beboer er hjemme med en medarbejder. Planen var, at beboeren og medarbejderen skulle ud at gå den faste daglige tur og bagefter spise frokost. Efterfølgende skulle beboeren, som en del af det faste dagsprogram, hvile med sin kugledyne. På grund af tilsynet bliver gåturen lidt kortere for at komme tilbage til den oprindelige plan. Beboeren kender dagens forløb og accepterer at planen rykkes lidt. Beboeren vælger delvist at deltage i interviewet og fortæller, at vedkommende er glad for sin hverdag på Da Vida og om den seneste rejse til Frankrig. Medarbejderen fortæller, at rejserne bl.a. har som mål at skabe nye historier hos beboerne. Det tilstræbes, at beboerne har 4 rejser om året. Rejsen til Frankrig havde således også som mål at skabe en ny historie for beboeren. Beboeren kan huske sin opvækst i Frankrig og vender tilbage til sin erindrings ø om bl.a. en opsynsmand på den campingplads, hvor vedkommende i flere år camperede med sine forældre. Beboeren fortæller selv om rejsen med støtte fra medarbejderen og billeder. Det havde lykkedes at finde opsynsmanden, som efter 30 år, var blevet en ældre mand. Tilsynet får vist et billede af manden og beboeren, som også var blevet 30 år ældre og ikke de 8 år, som vedkommende erindrede. Medarbejderen fortæller om en anden rejse, som begge beboere havde været på, først til LA og derefter direkte til Mexico til en begravelse. Den anden beboer havde mistet sin far i forbindelse med sin indflytning på Da Vida. Beboeren blev ikke i første omgang orienteret om sin fars død, da det blev vurderet, at vedkommende ikke ville kunne rumme det. I stedet har personalet gradvist og i samarbejde med pårørende støttet vedkommende i at kunne mestre den sørgelige begivenhed. Et af målene var også her at skabe en ny historie for beboeren, som omhandlede det at miste en nær pårørende. Et andet mål var, at styrke beboeren i sin husketræning. Beboeren taler spansk, hvilket vedkommende kunne benytte på rejsen. 8

10 Medarbejderen fortæller, at beboeren dagligt taler spansk med personalet og forsøger at lære både dem og den anden beboer spansk. Dette har en vældig positiv indflydelse på beboerens selvværd og har minimeret vedkommendes frustration, idet vedkommende oplever en succes ved at kunne lære fra sig. Centralt i spiseafdelingen hænger et stort whiteboard fyldt med spanske ord. Tilsynets vurdering Tilsynet vurderer, at beboerne tilbydes en varieret og struktureret hverdag med genoptræning af fysik, sanser og hukommelse, som bidrager til en øget livskvalitet. Det er ligeledes tilsynets vurdering, at rejserne bidrager aktivt til at skabe nye aktuelle livshistorier for beboerne samt styrker beboernes indbyrdes relation Indflydelse Data Tilsynets vurdering Beboerne har stor indflydelse på deres dagligdag, fortæller medarbejderen. Personalet søger at give beboerne et nyt meningsfyldt liv, der bygger på størst mulig selvbestemmelse. Det gøres gennem bl.a. observationer af beboernes reaktioner på aktiviteter hvorefter de tilpasses den enkelte beboer. Projekterne understøtter en systematik og kontinuitet i arbejdet og bliver løbende evalueret og justeret i forhold til den enkelte beboer. Beboerne er desuden inddraget i planer for rejsemål. Arbejdet omkring medindflydelse for beboerne bliver understøttet af struktur, visualisering, sejre mm., som er synlig og genkendelig for beboerne og derved giver dem en mulighed for at vælge. I forbindelse med ansættelse af en ny medarbejder har begge beboere deltaget i ansættelsessamtalerne for at give deres mening til kende. Det er tilsynets vurdering, at personalet har opmærksomhed på at inddrage beboerne i beslutninger, som både har positiv betydning for deres hverdag og fremtid og anvender pædagogiske redskaber som visualisering og sejre Omgangsform og sprogbrug Data Tilsynets Medarbejderen fortæller, at der arbejdes meget for at have en god omgangsform og sprogbrug, dette gøres bl.a. gennem projekterne samt i den daglige omgang. Især den ene beboer kan blive frustreret over situationer og give udtryk for dette ved at råde højt. Medarbejderen fortæller, at personalet gennem en målrettet pædagogisk indsats har minimeret beboerens frustrationer og derved også dennes udbrud. Samme beboer har meget svært ved at smile og søger at skabe afstand til andre mennesker, som vedkommende ikke kender. Målet er at genskabe beboerens evne til at skabe sociale relationer og derved øge vedkommendes livskvalitet. Personalet har derfor stort fokus på, at beboeren får en mere positiv attitude. Tilsynet får vist nogle billeder af beboeren fra en ferie, hvor vedkommende faktisk ser meget glad og tilfreds ud. Det er desuden vigtigt, at beboerne mærker, at personalet kan lide dem. Der er derfor meget fysisk kontakt og knus og kram fra personalet til beboerne, således at beboerne føler sig godt tilpas. Medarbejderen søger under hele interviewet at inddrage beboeren i det omfang det er muligt og vedkommende viser interesse. Tilsynet observerer under hele interviewet en god og værdig tilgang fra medarbejderen til beboeren. Tilsynet vurderer, at personalet arbejder meget for en god omgangsform og 9

11 vurdering sprogbrug, som er præget af værdighed og respekt Tryghed og trivsel Data Tilsynets vurdering Forudsætningen for en god tryg hverdag ligger i en struktureret og genkendelig hverdag, vurderer medarbejderen. Det vurderes samtidig at være væsentligt, at hverdagen løbende justeres i overensstemmelse med beboernes aktuelle livssituation og udvikling. Som en del af strukturen og genkendeligheden i hverdagen tilbereder den ene beboer hver dag morgenmad til begge beboere og personale. For at understøtte genkendeligheden har beboeren billeder af morgenmaden på sin mobiltelefon og om, hvordan den skal stå på bordet. Beboeren forklarer, hvordan vedkommende ved hjælp af billederne tilbereder havregrød til en af medarbejderne og viser tilsynet billederne, som anvendes. Projektet omkring bonding har været i gang et halvt år tid og har haft som mål, at de to beboere skal have en følelse af at have noget sammen. Projektet har haft en positiv effekt og kører fortsat. Medarbejderen fortæller, at personalet fx når det er regnvejr kører til storcentre i omegnen med beboerne. Når de kommer til et center, aftaler medarbejderne med beboerne en tid at mødes, og beboerne går selv på opdagelse. Medarbejderne fortæller, at beboerne så går tur i centeret sammen, sætter sig på bænke og taler samme etc. Disse ture var ikke mulige ved projektets begyndelse. Der observeres under tilsynet en rar og tryg stemning, som medarbejderen aktivt bidrager til. Medarbejderen formår trods det faktum, at tilsynet reelt er en forstyrrelse i beboerens dagsstruktur, at signalere ro samt at forklare beboeren om ændringen og om hvad de skal gøre, når tilsynet er afsluttet. Beboeren fortæller, at vedkommende er glad for at bo på Da Vida og føler at have fået et nyt hjem. Det er tilsynet vurdering, at beboerne gennem struktur og genkendelighed i hverdagen sikres tryghed og trivsel i hverdagen. Tilsynet anerkender desuden medarbejderens formåen til at skabe en tryg ramme trods en forstyrrelse, som et uanmeldt tilsyn er. 3.5 Organisatoriske og personalemæssige forhold Internt samarbejde og kommunikation Data Siden sidste tilsyn er en medarbejder ophørt. Årsagen til ophøret skyldes ikke arbejdspladsen, men familieære forhold, oplyser medarbejderen. Der er nu ansat en ny medarbejder efter en lang ansættelsesprocedure. Det har været meget vigtigt at få den rette person ansat, hvor det ikke kun drejer sig om at have de rette faglige kvalifikationer, men også om at have de rette menneskelige egenskaber; de grønne værdier, fortæller medarbejderen. Begge beboere var med til ansættelsessamtalerne. Personalet kunne således aflæse deres umiddelbare reaktion på personerne til samtaler og kunne samtidig også observere personernes tilgang til beboerne. Der bliver ikke holdt personalemøder i Da Vida. Personalet vægter kerneydelsen, nemlig tiden med beboerne. Kommunikationen foregår via dagbogssystem og ved overlap. Når medarbejderne er i fx i storcentre, ture mm. med beboerne, er der to medarbejdere af sted og har der også mulighed 10

12 for at drøfte arbejdet, fortæller medarbejderen. Medarbejderen oplever, at der er en god kommunikation og godt internt samarbejde mellem nogle engagerede kollegaer og synes i det hele taget, at Da Vida er en arbejdsplads med et godt arbejdsmiljø. Medarbejderne har alle forskellige kompetencer, som anvendes og deles. Det vægtes, at personalet udvider deres kompetencer, mens de er ansat, særligt vægtes uddannelse i neuropædagogik og kognitiv terapi, fortæller medarbejderen. Det er således muligt at komme på relevante kurser individuelt eller fælles. I den nærmeste fremtid kommer Bente Juhl, der er konsulent, uddannet neuropædagog, PD. psyk. med speciale i seksualitet hos senhjerneskadede og underviser personalet i emnet. En medarbejder starter på neuropædagogik i januar 2013 og endnu en er planlagt til at starte august Tilsynets vurdering Tilsynet vurderer, at der eksisterer et godt internt samarbejde med engagerede medarbejdere, som komplementerer hinandens kompetencer og derved yder beboerne den bedst mulige støtte Procedurer og retningslinjer Data Tilsynets vurdering Medarbejderen, som tilsynet taler med, er bekendt med reglerne omkring magtanvendelse og indberetning herfor. Til efteråret kommer Halsnæs Kommunes jurist og fortæller om reglerne for magtanvendelse, som et slags brush up kursus. Der har ikke har været anvendt magtanvendelser på Da Vida. I forlængelse heraf vurderer medarbejderen, at det nærmest vil være utænkeligt med sådanne, på grund af den anerkendende tilgang til beboerne. Medicinen er låst inde og bliver doseret af samme medarbejder, som tidligere har været på medicinkursus. Der forefindes desuden faste procedurer og retningslinjer for medicinhåndtering, oplyser medarbejderen. Medarbejderen oplyser, at der ikke har været afholdt brand- og evakueringsøvelse, idet der ligger en pædagogisk vurdering i, at en eventuel brandøvelse vil forvirre beboerne og gøre dem utrygge. Beboerne har i stedet beskrevet i deres mobiltelefoner, hvordan de skal forholde sig, hvis der opstår brand. Tilsynet vurderer på baggrund af det oplyste, at medarbejderne er bekendt med reglerne omkring magtanvendelse samt indberetning herfor samt, at der eksisterer faste procedurer og retningslinjer for medicinhåndtering. Tilsynet anerkender, at Da Vida ud fra en pædagogisk vurdering har valgt ikke at afholde brand- og evakueringsøvelse med beboerne, men i stedet har valgt at udarbejde en visuel strategi til mobiltelefonen. 11

13 4 Formål og metode 4.1 Formål med tilsynet I henhold til Retssikkerhedslovens 16 og Servicelovens 148a er kommunalbestyrelsen forpligtet til at føre tilsyn med, hvordan de kommunale opgaver løses, herunder at sikre kommunalbestyrelse, brugere og pårørende indsigt i den pædagogik, omsorg og trivsel, der leveres på det enkelte tilbud. Jf. lovgivningen er formålet med tilsynet: At påse at borgerne får den hjælp, de har ret til efter loven og efter de beslutninger, som kommunalbestyrelsen har truffet. At hjælpen er tilrettelagt og bliver udført på en faglig og økonomisk forsvarlig måde. At forebygge ved at gribe korrigerende ind før mindre problemer udvikler sig til alvorligere problemer. Tilsynene skal dermed bidrage til at sikre kvaliteten i tilbuddene, herunder at der er overensstemmelse mellem gældende lovgivning, tilbuddets beskrevne pædagogik og praksis. BDO s tilsyn er tilrettelagt med udgangspunkt i ovenstående lovgivning og retningslinjer på området, og omfatter tilsynet med de pædagogiske, organisatoriske og personalemæssige forhold på de enkelte tilbud. Tilsynet sætter fokus på hverdagslivet for beboere/brugere/borgere og således også på, hvordan hjælpen efter deres og de pårørendes opfattelse fungerer. De fysiske rammers egnethed i forhold til beboernes behov indgår ligeledes i tilsynet. Med udgangspunkt i omfattende erfaringer med at føre tilsyn på hhv. ældre- og det socialfaglige område har BDO udviklet koncepter for tilsynsområderne, som gør det muligt at lade kontrol og læring gå op i en højere enhed. BDO lægger vægt på, at den dokumentation, der indhentes i forbindelse med tilsynene, er anvendelig i det fremadrettede arbejde med kvalitets- og kompetenceudviklingen indenfor både ældreområdet og det socialfaglige område. Det økonomiske tilsyn dvs. tilsynet med forbrug, budget, kapacitetstilpasninger etc. indgår efter aftale med Halsnæs Kommune ikke i BDO s tilsyn. 4.2 Metode BDO s tilsynskoncept kombinerer en række forskellige metoder til indsamling af viden, som alle tager afsæt i den anerkendende metode og en konstruktiv tilgang. Den anerkendende og værdsættende tilgang handler om at fokusere på og lade sig inspirere af dét, der virker på det enkelte tilbud. Dette indebærer, at man i fællesskab søger at identificere tilbuddets ressourcer, styrker og gode erfaringer. Metoden er særlig velegnet til det fremadrettede arbejde med henblik på at få overensstemmelse mellem borgernes og pårørendes ønsker og forventninger og medarbejdernes og ledelsens muligheder og rammer. Den anerkendende tilgang kan ses som det ene ben i tilsynskoncepterne, mens det andet ben er struktureret og stringent metodeanvendelse. Alle former for dataindsamling, som benyttes i tilsynet, har udgangspunkt i gennemarbejdede og afprøvede skabeloner. De anvendte metoder er henholdsvis kvalitative interviews, fokusgruppeinterviews, observation og gennemgang af dokumentation. Tilsynet giver et øjebliksbillede baseret på dialog, udsagn, observationer samt det foreliggende baggrundsmateriale. Tilsynet er derfor ikke nogen garanti for, at alle forhold på 12

14 tilbuddet til enhver tid lever op til de lovgivningsmæssige krav og kommunalbestyrelsens forventninger. 4.3 Tilsynets varsling og tilrettelæggelse Tilsynsforløbet besluttes og planlægges ud fra de omstændigheder, som er gældende for det tidspunkt, hvor det uanmeldte tilsyn foregår. Så vidt muligt foregår tilsynet på et tidspunkt hvor der er mulighed for dialog eller samvær med flere af beboerne/brugerne. Til brug for forberedelsen af tilsynet har BDO indhentet materiale fra kommunen, herunder eventuelle kvalitetsstandarder, oplysninger fra kommunens hjemmeside, ligesom oplysninger fra Tilbudsportalen og tilbuddets egen hjemmeside har indgået i det konkrete tilsyn. 4.4 BDO s definition på bemærkninger og anbefalinger Bemærkninger Bemærkninger gives, hvor tilsynet finder anledning til at fremhæve bestemte forhold. Det kan være forhold, som er i udvikling eller som tilbuddet og kommunen skal være opmærksomme på i tiden frem til det næste tilsyn. Bemærkninger kan have vejledende og/eller informerende karakter. Anbefalinger Anbefalinger gives, hvor der er tale om forhold, der kan forbedres og som tilbuddet derfor bør arbejde med. Tilbuddet forventes at forholde sig til anbefalingen, fx ved at tage stilling til hvornår og hvordan de vil tage hånd om den givne anbefaling. Såfremt der ikke handles på anbefalingen forventes det, at tilbuddet har taget stilling til, hvorfor anbefalingen ikke er fulgt op. Anbefaling om påbud BDO kan anbefale Halsnæs Kommune at give påbud, hvor der er alvorlige forhold, som af en given grund fordrer hurtig/øjeblikkelig handling. Her forventes det, at det pågældende tilbud indenfor fire uger fremsender en redegørelse til kommunen om, hvordan de har taget hånd om problemet. 13

15 5 Kontaktoplysninger Ved behov for yderligere oplysninger kan henvendelse ske til HELEN HILARIO JØNSSON Senior Manager og forretningsansvarlig BDO Kommunernes Revision Godkendt revisionsaktieselskab Havneholmen 29 DK-1561 København V Tlf.: Præsentation af BDO BDO er en uafhængig privat leverandør af rådgivning til de danske kommuner, herunder tilsyn med plejehjem og på socialområdet. BDO gennemfører i dag tilsyn på såvel ældreområdet som på det sociale område i en lang række kommuner over hele landet). På ældreområdet omfatter tilsynene plejehjem, hjemmepleje samt trænings- og rehabiliteringscentre. På det sociale område omfatter tilsynene både børne- og ungeområdet, handicap- og psykiatriområdet samt udsatteområdet, herunder herberger, misbrugs- og krisecentre. BDO s rådgivningsafdeling løser ud over tilsynsopgaver en lang række forskelligartede rådgivningsopgaver indenfor alle sektorer i den kommunale virksomhed. BDO s rådgivningsafdeling beskæftiger i dag godt 35 konsulenter med kompetencer, der dækker bredt både i forhold til de kommunale sektorområder og tværgående kompetencer, som fx økonomi, ledelse, evaluering mm. 14

16 6 Bilag 1 Det økonomiske tilsyn for år 2011 er foretaget med udgangspunkt i Bekendtgørelse om Tilbudsportalen samt om godkendelse af og tilsyn med visse private tilbud (Bek.nr af 16/ ). Endvidere tager tilsynet udgangspunkt i gældende Vejledning om godkendelse af og tilsyn med private opholdssteder og private botilbud, udarbejdet af KL i år Tilsynet med de økonomiske forhold foretages gennem en vurdering af årsregnskabet. Således skal tilsynet: - tilse, at der ikke er flyttet midler fra budgetposten øvrig drift til løn, - påse om fondens økonomiske dispositioner er i overensstemmelse med vedtægterne og med grundlaget for godkendelsen, herunder om fonden efterlever lovgivningens krav om regnskabsaflæggelse og revision, - tage stilling til opståede ændringer i de økonomiske forhold, samt - påse at regnskabet er revideret af statsautoriseret revisor, registreret revisor eller Revisionsdirektoratet for Københavns kommune. 15

17 Navn Da-Vida Økonomisk tilsyn år 2011 Nedenstående materialer der har dannet grundlag for det økonomiske tilsyn (såfremt materialet ikke har været tilgængeligt, fremgår det af bemærkningsfeltet) Budget år 2011 Bemærkning Regnskab år 2011 (inkl. revisionsprotokollat) Vedtægter Lejekontrakt Lejekontrakt foreligger ikke, idet fonden ejer bygningerne. Kommunens seneste godkendelsesgrundlag I øvrigt 16

18 Organisatoriske & juridiske forhold Bemærkning 1. Tilbuddets målgruppe: Genoptræning af personer med erhvervet hjerneskade. 2. Tilbuddets juridiske grundlag: ( 12 og 13 i bek.nr af 16/ ) SEL Ejerform: (Enkeltmandsvirksomhed, ApS, A/S el. fond/selvejende institution) Selvejende institution. 4. Indberetning tilbudsportalen: ( 5 i bek.nr af 16/ ) Tilbud ses ikke indberettet på tilbudsportalen. 5. Eventuel vedtægt: ( 15 i bek.nr af 16/ ) Vedtægter synes umiddelbart at efterleve krav i gældende bekendtgørelse. Dog henvises der til Rudersdal Kommune i disse. Tilbuddet hører hjemme i Halsnæs Kommune. 6. Eventuel bestyrelse: ( 16, stk. 3. i bek.nr af 16/ ) Det er ikke umiddelbart af de udarbejdede vedtægter muligt at se, hvorvidt 16, stk.3 iagttages. 17

19 Overordnet vurdering af regnskabet Bemærkning 7. Er økonomiske dispositioner i overensstemmelse med vedtægterne? ( 21, stk. 2. i bek.nr af 16/ ) Årets resultat på t.kr. er overført til konsolidering af egenkapitalen, hvilket er i umiddelbar overensstemmelse med 14 i vedtægten. 8. Tilsvarer budget og regnskab de brugere, der bor på stedet? ( 21, stk. 1. i bek.nr af 16/ ) Vurdering heraf sker alene ved sammenholdelse af budgetpos- ter til regnskabets poster. I de tilfælde hvor der ikke er væsentlige afvigelser, og ligeledes under forudsætning af, at kommunalbestyrelsen har godkendt budgettet, jf. 21 i bekendtgørelsen, vurderes regnskab at tilsvare de brugere, der bor på stedet. Regnskabet indeholder ikke budgetoplysninger. Endvidere er regnskabet ikke specificeret, så det er muligt at sammenholde dets poster med posterne i det oprindelige budget. 9. Regnskabsafvigelser i forhold til budget (her redegøres for eventuelle væsentlige afvigelser. Redegørelsen skal ses i forlængelse med punktet ovenfor samt punkt 13 og 15. Gennemgangen indeholder ikke vurdering af underliggende bilag til regnskabet, men alene vurdering i forhold til reviderede regnskab ) Der henvises til det anførte ovenfor. Det kan endvidere anføres, at der har været nedenstående væsentlige beløbsmæssige afgivelser i regnskabets hovedposter set i forhold til det oprindelige budget. 18

20 Overordnet vurdering af regnskabet Bemærkning Vareforbrug: Dette forudsættes at være benævnt som klientomkostninger i budgettet. Udgifter hertil har samlet set udgjort ca. 503 t.kr. i år Der var budgetteret med 660 t.kr. Lokaleomkostninger: Der henvises til punkt 12 herunder. Finansielle omkostninger: Udgifter hertil har udgjort ca. 131 t.kr. Budgettet ses ikke umiddelbart at indeholde udgifter hertil. 10. Regnskabsaflæggelse og revision ( 25, stk. 1 og 26 i bek.nr af 16/ ) Regnskabet ses revideret af registreret revisor. Jf. 26, stk. 2 i bek.nr af 16/ fremgår det, at årsregnskabet skal revideres i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik, og herunder skal der foretages en kritisk gennemgang af tilbuddets regnskabsmateriale. Dette er bl.a. ensbetydende med, at der skal ligeledes udføres forvaltningsrevision. 19

21 Overordnet vurdering af regnskabet Bemærkning Det fremgår imidlertid alene af revisionsprotokollatet, at revisionen er udført i overensstemmelse med god revisionsskik. Regnskabet (årsrapporten) for 2011 er aflagt i overensstemmelse med årsregnskabslovens bestemmelse for regnskabsklasse B. Regnskabet ses at indeholde en ledelsesberetning. Umiddelbart synes denne dog ikke tilstrækkeligt fyldestgørende, idet denne bl.a. bør indeholde oplysninger om den faktiske personalenormering fordelt på stillingskategorier, oplysning om faktisk beboerbelægning i regnskabsåret, beskrivelse af eventuelle ændringer i budgetforudsætningerne samt forklaring på eventuelle afvigelser mellem den ordinære drift i set i.f.t. det godkende budget. 20

22 Overordnet vurdering af regnskabet Bemærkning 11. Indeholder påtegningen af regnskabet et forbehold eller supplerende oplysninger? Påtegningen indeholder ikke sådanne oplysninger. 12. Ved privatejet bosted: Er privat brug fratrukket bostedets budget og regnskab? ( 15, stk. 3 i bek.nr af 16/ ) Ejendomsudgifter 13. Afvigelser i ejendomsudgifter fra sidste regnskabsår ( 21, stk. 3 i bek.nr af 16/ ) Ej relevant. De samlede ejendomsudgifter har udgjort ca. 121 t.kr. Der er imidlertid budgetteret med samlede udgifter hertil på 416 t.kr., så der er tale om et mindre forbrug på ca. 295 t.kr. Sidste år udgjorde de samlede ejendomsudgifter til sammenligning ca. 83.t.kr. 21

23 Lønudgifter Bemærkning 14. Er vederlag til bestyrelse i overensstemmelse med det arbejde, der forventes udført på bostedet? ( 21, stk. 4 i bek.nr af 16/ ) Udgifter hertil fremgår ikke særskilt af regnskabet. 15. Vurdering af lønudgifternes niveau sammenholdt med den fastsatte/godkendte normering De samlede personaleomkostninger har udgjort ca. 3,5 mio.kr. Der var budgetteret med ca. 3,3 mio.kr. Regnskabet indeholder ikke specifikationer, så det er muligt at se, hvad den faktiske personalenormering har udgjort i år Endvidere indeholder regnskabet ikke specifikationer af medarbejderkategorier. Opholdsbetaling 16. Er indtægterne i regnskabet i umiddelbar overensstemmelse med de godkendte takster? ( 22 i bek.nr af 16/ ) Den samlede omsætning har udgjort ca. 5,8 mio.kr. Indtægtsposten i regnskabet er ikke specificeret. Endvidere indeholder regnskabet ikke oplysning om den faktiske belægning. 22

24 Anbefaling: BDO anbefaler Halsnæs Kommune, at der sker fortsat godkendelse af Da-Vida. Dog henledes opmærksomheden på nedennævnte forhold. Opmærksomhedspunkter: Regnskabet ses ikke underskrevet af leder henholdsvis bestyrelsen. Det skal anbefales Halsnæs Kommune at følge op på, om dette er sket efterfølgende. Vedtægterne henviser til Rudersdal Kommune. Tilbuddet hører hjemme i Halsnæs Kommune. Det er ikke umiddelbart af de udarbejdede vedtægter muligt at se, hvorvidt 16, stk.3 iagttages. Det fremgår heraf, at Stifteren, dennes ægtefælle eller personer, der er knyttet til de nævnte personer ved slægt- eller svogerskab i ret op- eller nedstigende linje eller sidelinjen så nært som søskende, kan ikke udgøre bestyrelsens flertal. Bestyrelsen skal sammensættes, så mindst et medlem er uafhængig af stifteren. Det skal anbefales Halsnæs Kommune at afdække dette. Regnskabet indeholder ikke budgetoplysninger. Endvidere er regnskabet ikke specificeret, så det er muligt at sammenholde dets poster med posterne i det oprindelige budget. Jf. 25, stk. 2 i gældende bekendtgørelse fremgår det, at kommunen kan stille yderligere krav til det enkelte opholdssteds eller det enkelte botilbuds regnskabsaflæggelse, hvis det vurderes nødvendigt for at sikre tilstrækkelig gennemskuelighed i opholdsstedets eller botilbuddets økonomi. Det skal på baggrund heraf anbefales Halsnæs Kommune at drøfte dette med botilbuddet. Således bør regnskabet efter vores vurdering fremadrettet opstilles med budgetposter eller alternativt bør regnskabet opstilles, så posterne specificeres på samme måde som i det godkendte budget. I forlængelse af ovenstående punkt kan det endvidere anføres, at der har været nedenstående væsentlige beløbsmæssige afgivelser i regnskabets hovedposter set i forhold til det oprindelige budget: Vareforbrug: Dette forudsættes at være benævnt som klientomkostninger i budgettet. Udgifter hertil har samlet set udgjort ca. 503 t.kr. i år Der var budgetteret med 660 t.kr. Da den faktiske belægning ikke er specificeret i regnskabet er det ikke muligt at vurdere rimeligheden af mindre forbruget. Lokaleomkostninger: De samlede ejendomsudgifter har udgjort ca. 121 t.kr. Der er imidlertid budgetteret med samlede udgifter hertil på 416 t.kr., så der er tale om et mindre forbrug på ca. 295 t.kr. Sidste år udgjorde de samlede ejendomsudgifter til sammenligning ca. 83.tkr. Vi skal derfor anbefale Halsnæs Kommune at foretage en nærmere afdækning af årsagen til den væsentlige afvigelse med Da-Vida. Dette ikke mindst af hensyn til korrekt takstfastsættelse fremadrettet 23

25 Finansielle omkostninger: Udgifter hertil har udgjort ca. 131 t.kr. Budgettet ses ikke umiddelbart at indeholde udgifter hertil. Såfremt der er tale om renteudgifter af prioritetslån, som tidligere er godkendt af Halsnæs kommune, kan udgifter hertil medtages i takstberegningen. Dette anbefales således iagttaget fremadrettet. De samlede personaleomkostninger har udgjort ca. 3,5 mio.kr. Der var budgetteret med ca. 3,3 mio.kr. Regnskabet indeholder ikke specifikationer, så det er muligt at se, hvad den faktiske personalenormering har udgjort i år Endvidere indeholder regnskabet ikke specifikationer af medarbejderkategorier. Det skal derfor anbefales, at den faktiske personalenormering fremadrettet specificeres i regnskabet, således at det er muligt at vurdere, hvorvidt denne er i overensstemmelse med godkendelsesgrundlaget samt budgettets oplysninger. Jf. 26, stk. 2 i bek.nr af 16/ fremgår det, at årsregnskabet skal revideres i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik, og herunder skal der foretages en kritisk gennemgang af tilbuddets regnskabsmateriale. Dvs. der skal ligeledes udføres forvaltningsrevision. Det fremgår imidlertid alene af revisionsprotokollatet, at revisionen er udført i overensstemmelse med god revisionsskik. Regnskabet (årsrapporten) for 2011 er aflagt i overensstemmelse med årsregnskabslovens bestemmelse for regnskabsklasse B. Regnskabet indeholder herunder en ledelsesberetning. Umiddelbart synes denne dog ikke tilstrækkeligt fyldestgørende, idet denne bl.a. bør indeholde oplysninger om den faktiske personalenormering fordelt på stillingskategorier, oplysning om faktisk beboerbelægning i regnskabsåret, beskrivelse af eventuelle ændringer i budgetforudsætningerne samt forklaring på eventuelle afvigelser mellem den ordinære drift i set i.f.t. det godkende budget. Det skal anbefales Halsnæs Kommune at tage en drøftelse med botilbuddet herom, således at disse 2 forhold iagttages i regnskabsaflæggelsen fremadrettet. Den samlede omsætning har udgjort ca. 5,8 mio.kr. Indtægtsposten i regnskabet ikke er specificeret, ligesom regnskabet ikke indeholder oplysning om den faktiske belægning. Det er derfor ikke muligt at kontrollere indtægter samt belægning til den opkrævede/godkendte takst for Det skal anbefales, at indtægtsposten fremover specificeres, så det er muligt at efterprøve, hvorvidt der er sket opkrævning med korrekt takst. Halsnæs Kommune bør herunder orientere botilbuddet herom. 24