Projektbeskrivelser af projekter i handlingsplanen for Den fælleskommunale digitaliseringsstrategi September 2011

Transkript

1 Projektbeskrivelser af projekter i handlingsplanen for Den fælleskommunale digitaliseringsstrategi September 2011 Side 1

2 Digital borgerbetjening... 3 Projektbeskrivelse 1.1: Obligatorisk digital service... 4 Projektbeskrivelse 1.2: Effektiv digital selvbetjening Projektbeskrivelse 1.3: Kanalstrategi, dokumentation og kompetenceudvikling Projektbeskrivelse 1.4: Kommunalt indhold på Min Side på borger.dk Projektbeskrivelse 1.5: Kommunale hjemmesider bruger tekster fra borger.dk Projektbeskrivelse 1.6: Optimering af Digital Post og Fjernprint Beskæftigelsesområdet Projektbeskrivelse 2.1: Data og snitflader på beskæftigelsesområdet Projektbeskrivelse 2.2: Digital a-kasse kommunikation Projektbeskrivelse 2.3: Digitalisering af løntilskud og fleksjob Projektbeskrivelse 2.4: Ny generation forretningssystem på beskæftigelsesområdet Projektbeskrivelse 2.5: Ledelsesværktøj på beskæftigelsesområdet Børne- og Kulturområdet Projektbeskrivelse 3.1: Den digitale skole digitale læremidler, digitalisering af læringsmål og digitale læringsformer Projektbeskrivelse 3.2: It- infrastruktur i folkeskolen Projektbeskrivelse 3.3: Digital kommunikation og videndeling i folkeskolen Projektbeskrivelse 3.4: Digital kommunikation og videndeling mellem forældre og dagtilbud Projektbeskrivelse 3.5: Det Digitale Bibliotek Projektbeskrivelse 3.6: DUBU digitalisering på området for udsatte børn og unge Social- og Sundhedsområdet Projektbeskrivelse 4.1: Digitalisering af handicappede og udsatte voksne området (DHUV) Projektbeskrivelse 4.2: Hjemmesygeplejens integration til det Fælles Medicinkort Projektbeskrivelse 4.3: Udbredelse af MedCom kommunikation Projektbeskrivelse 4.4: Kommunernes adgang til kronikerdata Projektbeskrivelse 4.5: Velfærdsteknologi Projektbeskrivelse 4.6: Kommunerne på sundhed.dk Projektbeskrivelse 4.7: Fælles sprog III på ældre- og sundhedsområdet Teknik- og Miljøområdet Projektbeskrivelse 5.1: Min digitale Byggesag (MDB) Projektbeskrivelse 5.2: Fælleskommunal standardisering af geodataområdet Projektbeskrivelse 5.3: Digitale planer delprojekt om kommuneplaner Projektbeskrivelse 5.4: Digitale planer delprojekt om lokalplaner Projektbeskrivelse 5.5: Forenkling af arbejdet med ejendomsområdet, herunder særligt data og ESR Sammenhængende it og konkurrence Projektbeskrivelse 6.1: Program for sammenhængende it uden monopoler Projektbeskrivelse 6.2: Konkurrence på monopolområderne Projektbeskrivelse 6.3: FLIS Side 2

3 Digital borgerbetjening Side 3

4 Fælleskommunal digitaliseringsstrategi Projektbeskrivelse 1.1: Obligatorisk digital service KL, September 2011 Baggrund Hvert år håndterer kommunerne mange millioner ind- og udgående henvendelser. Håndtering af henvendelserne koster penge, men der er stor forskel på prisen. Personlige henvendelser, s og papirpost er dyre henvendelser, mens selvbetjening og telefonopkald i langt de fleste tilfælde er billigere. KL har undersøgt kommunernes omkostninger til at betjene borgerne på de forskellige henvendelseskanaler. De faste omkostninger i borgerbetjeningen er vanskelige at relatere til de enkelte kanaler. Ses der alene på de variable omkostninger, viser undersøgelsen følgende: Kilde: Kanalpriser i Danske Kommuner 2011, KL og Devoteam. Kommunerne har i den fælleskommunale strategi sat mål for borgernes brug af de forskellige kommunikationskanaler: I 2012 er 30 % af kommunikationen mellem borger og kommune digital, stigende til 50 % i Det er naturligvis hensigten, at henvendelser til kommunerne, der handler om at ansøge eller anmelde, primært skal ske via selvbetjening og ikke , hvis de maksimale økonomiske potentialer skal høstes. En undersøgelse fra april 2011 viser følgende kanalfordeling i borgernes henvendelser: Side 4

5 Optællingen viser, at en forsvindende lille del af borgernes henvendelser til kommunerne sker ved digital selvbetjening (2 %), mens e- mailandelen, som ikke er en effektiv kommunikationskanal er ganske høj (37 %). Det er ikke alle henvendelser, der kan erstattes af en selvbetjeningsløsning. Det skyldes bl.a. at mange henvendelser til kommunerne er generelt råd og vejledning, men disse kunne med fordel tilgodeses via gode og brugervenlige hjemmesider. Dertil er der selvfølgelig nogle services, der ikke bør håndteres digitalt. Men på alle de områder, hvor det kan lade sig gøre, skal der ske et markant løft i andelen af borgere, der betjener sig selv digitalt. For at nå målene om øget selvbetjening er der brug for en massiv indsats for at løfte udbud og kvalitet af kommunernes digitale selvbetjeningsløsninger over en bred kam. Det gælder den langsigtede udvikling, hvor selvbetjening skal indtænkes i alle fremtidige fagsystemer på borger- og virksomhedsrettede områder. Og det gælder de konkrete selvbetjeningsløsninger, digitale blanketter m.v., som kendetegner den kommunale selvbetjening i dag. For at understøtte bevægelsen fra analog til digital har kommunerne derfor indgået aftale med Regeringen om at gøre det obligatorisk for borgerne at benytte digital selvbetjening for at øge borgernes brug af digital selvbetjening. Det gælder de såkaldte transaktionshenvendelser altså hvor borgerne skal aflevere data til kommunen for at foretage en ansøgning eller en anmeldelse. Fx ansøgning om en daginstitutionsplads eller anmeldelse af flytning. Indfasningen af dette krav sker først på udvalgte områder i 2012, men frem mod 2015 på alle relevante områder i hele den offentlige sektor. De borgere, der ikke kan betjene sig selv, kan få hjælp til det i de kommunale borgerservicecentre. Som en del af økonomiaftalen for 2012 og den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi er der enighed mellem kommunerne og Regeringen om følgende plan for obligatorisk digitalisering frem mod 2015: Side 5

6 Når det bliver obligatorisk for borgerne at benytte de digitale løsninger, skal løsningerne være af høj kvalitet. Den digitale service skal være så god, at borgerne kan klare det selv og gennem løsningen få den nødvendige information og service. Samtidig er det vigtigt, at kommunernes digitale selvbetjeningsløsninger giver kommunerne mere effektive arbejdsgange, så sagsbehandlingstiden reduceres, og kommunerne har effektiviseringsgevinster, når borgerne bruger den digitale kanal. Den fælleskommunale digitale strategi indeholder to projekter, der skal sikre dels en hensigtsmæssigt lovgivning, når det skal gøres obligatorisk for borgerne at anvende digital selvbetjening på egnede områder, og dels at de obligatoriske områder er understøttet af digitale løsninger, der opfylder borgernes behov og giver kommunerne effektiviseringsgevinster: Obligatorisk digital service og Effektiv digital selvbetjening. Her beskrives projektet om obligatorisk digital service. At flytte borgerne til anvendelse af digital selvbetjening er også understøttet af projekterne i den fælleskommunale digitaliseringsstrategi om kanalstrategi, dokumentation af henvendelser og kompetenceudvikling. Disse projekter skal understøtte den store udfordring, som den enkelte kommune har med at sikre bl.a. de rette medarbejderkompetencer, et ledelsesmæssigt fokus, en effektiv kommunikation til borgerne og indretning af effektive arbejdsgange som skal sikre de potentielle gevinster, som det nye fællesoffentlige krav til digital service foreskriver. Hertil findes et fællesoffentligt initiativ om etablering af et fællesoffentligt supportcenter som supplement til de digitale services. Formål Formålet for kommunerne: At de kommunale udgifter til borgerservice reduceres ved at øge borgernes anvendelse af digital selvbetje- Side 6

7 ning gennem lovgivning om obligatorisk digital service og effektive selvbetjeningsløsninger. Og at borgerne oplever en digital service, der tager hånd om borgerens behov. Formål for projektet: At indgå aftale med regeringen om lovgivning om obligatorisk digital service på alle egnede områder frem mod 2015, der sikrer kommunerne frihed til at gøre digital service obligatorisk for borgerne. Aftalen bygger på analyse af områderne i bølgeplanen og forudsætter en gevinst ved at gøre en service obligatorisk digital. I samme proces er det et formål, at lovgivningen på de områder, der bliver omfattet af obligatorisk digitalisering, justeres således at implementeringen af obligatorisk selvbetjening bliver mest smidig for såvel borger som kommune. Resultatmål Projektets resultatmål er: 1. At KL sammen med kommunerne har analyseret områderne for obligatorisk digitalisering, så fo r- dele, ulemper og forudsætninger for at gøre områderne fuldt digitale bliver vurderet. Dette resulterer i en bølgeplan for udrulning af obligatorisk digitalisering. Udkast til bølgeplan foreligger. Analyserne skal bl.a. omfatte følgende på de enkelte områder: hvorvidt den primære målgruppe er it-parat hvorvidt der eksisterer en velfungerende selvbetjeningsløsning områdets nuværende digitaliseringsgrad hvorvidt den digitale kommunikationskanal er effektiv til at betjene borgeren - både på kort og lang sigt nødvendigheden af ændret lovgrundlag for at sikre gode og brugervenlige digitale løsninger og borgernes anvendelse af disse investeringsbehovet for indretning af digital service Der skal på den baggrund udarbejdes en business case. 2. At der er indgået aftale med regeringen om obligatorisk digital service på alle relevante kommunale områder i økonomiaftalerne hvert år frem mod 2015, og at regeringen forpligter sig på at tilvejebringe den nødvendige lovgivning. Analyserne skal tilvejebringe et tilstrækkeligt beslutningsgrundlag for at gå videre med evt. lovunderstøttelse. Det lovforberedende arbejde håndteres af de respektive ressortministerier. Tidsplan Ultimo 2012 Ultimo 2012 Første bølge borgerservice I Alle kommuner har effektive selvbetjeningsløsninger på områderne i første bølge. Lovgivning om første bølge (borgerservice). Anden bølge borgerservice II Maj 2012 Juni 2012 Egnede områder til anden bølge analyseret. Aftale mellem kommunerne og regeringen om anden bølge. Side 7

8 Medio 2013 Medio 2013 Alle kommuner har effektive selvbetjeningsløsninger på områderne i anden bølge. Lovgivning om anden bølge. Tredje bølge beskæftigelse samt teknik og miljø Maj 2013 Juni 2013 Medio 2014 Medio 2014 Egnede områder til tredje bølge analyseret. Aftale mellem kommunerne og regeringen om tredje bølge. Alle kommuner har effektive selvbetjeningsløsninger på områderne i tredje bølge. Lovgivning om tredje bølge. Fjerde bølge beskæftigelse, social og integration Maj 2014 Juni 2014 Medio 2015 Medio 2015 Egnede områder til fjerde bølge analyseret. Aftale mellem kommunerne og regeringen om fjerde bølge. Alle kommuner har effektive selvbetjeningsløsninger på områderne i fjerde bølge. Lovgivning om tredje bølge. Økonomi Projektet spiller en afgørende rolle i realiseringen af potentialet på ca. 1,1 mia. kr. på digital selvbetjening og brug af digital post. Uden hensigtsmæssig lovgivning opnår kommunerne ikke fordele af obligatorisk selvbetjening i de kommende år. Potentialet må derfor ses som en del af det samlede potentiale ved digital borgerbetjening, der er opgjort således: Obligatorisk digitalisering af alle indberetninger og ansøgninger fra borgerne (transaktionshenvendelser) og generel ændret kommunikation mellem borger og kommune generelt om bl.a. råd og vejledning (informationshenvendelser) Besparelser på porto- og procesudgifter ved brug af digital post Ca. 650 mio. kr. årligt fra 2015 Ca. 460 mio. kr. årligt fra 2015 I alt Ca. 1,1 mia. kr. årligt fra 2015 Potentialet kan dog kun realiseres gennem en bred indsats på borgerbetjeningsområdet - kompetenceudvikling af medarbejderne, aktive kanalstrategier i kommunerne, effektive selvbetjeningsløsninger mv. Analyse af egnede områder til obligatorisk digital service er finansieret via aftalen om kommunernes økonomi som en del af den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi. Den enkelte kommune skal afholde udgifter til selvbetjeningsløsninger, organisatoriske omlægninger m.v. Side 8

9 Organisering og beslutning KL analyserer sammen med Finansministeriet, ressortministerierne og relevante faglige kommunale kontaktudvalg de områder, hvor der er planlagt obligatorisk digital service. Kontaktpersoner: Astrid Marie Starck, og Anne Kathrine Fjord KL s Center for Borgerbetjening og Itpolitik. Side 9

10 Fælleskommunal digitaliseringsstrategi Projektbeskrivelse 1.2: Effektiv digital selvbetjening KL, September 2011 Baggrund Hvert år håndterer kommunerne mange millioner ind- og udgående henvendelser. Håndtering af henvendelserne koster penge, men der er stor forskel på prisen. Personlige henvendelser, s og papirpost er dyre henvendelser, mens selvbetjening og telefonopkald er billige. Kommunerne har derfor indgået aftale med Regeringen om at gøre det obligatorisk for borgerne at benytte digital selvbetjening - først på udvalgte områder i 2012, men frem mod 2015 på alle relevante kommunale områder. De borgere, der ikke kan betjene sig selv, kan få hjælp til det i de kommunale borgerservicecentre. Kommunerne har vurderet, at der er et potentiale på op mod 1 mia. kr./år ved øget digital borgerbetjening. Obligatorisk digitalisering kan øge borgernes brug af selvbetjeningsløsninger. Men hvis potentialet skal realiseres, kræver det effektive løsninger, der giver kommunerne værdi. Som en del af den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi er der enighed mellem kommunerne og staten om følgende plan for obligatorisk digitalisering frem mod 2015: Side 10

11 Når det bliver obligatorisk for borgerne at benytte de digitale løsninger, skal løsningerne være af høj kvalitet. Den digitale service skal være så god, at borgerne kan klare det selv og gennem løsningen får den nødvendige information og service. Samtidig er det vigtigt, at kommunernes digitale selvbetj e- ningsløsninger giver kommunerne mere effektive arbejdsgange, så sagsbehandlingstiden reduceres og kommunerne har effektiviseringsgevinster, når borgerne bruger den digitale kanal, jf. endvidere pr o- jektbeskrivelse for Obligatorisk digital service. Den fælleskommunale digitale strategi indeholder to projekter, der dels skal gøre det obligatorisk for borgerne at anvende digital selvbetjening på egnede områder og dels skal gøre, at de obligatoriske områder er understøttet af digitale løsninger, der opfylder borgernes behov og giver kommunerne effektiviseringsgevinster: Obligatorisk digital service og Effektiv digital selvbetjening. Her beskrives projektet om Effektiv digital selvbetjening. At flytte borgerne til anvendelse af digital selvbetjening er også understøttet af projekterne i den fæ l- leskommunale digitaliseringsstrategi om kanalstrategi, dokumentation af henvendelser og kompete n- ceudvikling. Men det skal hænge tæt sammen med udvikling af løsninger, da viden om kanalstrategi, og hvordan løsningerne anvendes, skal bruges som grundlag for udvikling af løsninger. Borgernes anvendelse af digital selvbetjening afhænger af mange elementer. Gode selvbetjeningsløsninger er en vigtig del, men ledelsesmæssigt fokus i den enkelte kommune, så borgerne møder en digitalt kommunikerende kommune med forventninger til borgerne, er også vigtige elementer. Hvis blot et led i kæden ikke er til stede vil anvendelsen ikke stige også selv om der findes gode selvbetjeningsløsninger. Der er derfor behov for en kommunal indsats, der samler og skaber sammenhæng mellem en lang række kommunale initiativer, fx brug af borger.dk, aktive kanalstrategier i kommunerne, udvi k- ling af løsninger herunder dialog med markedet og eksisterende projekter i KOMBIT. Indsatsen skal ikke kun være store it-projekter, men i lige så høj grad at kunne være fleksibel i forhold til kommunernes skiftende behov, så hele sektorens anvendelse af digital service og borgernes brug af samme øges. Formål Det er projektets formål at sikre, at der på alle de obligatoriske områder er selvbetjeningsløsninger, der gør borgerne i stand til at betjene sig selv, og som understøtter og effektiviserer den kommunale forvaltning. Projektets formål er derfor ikke bare at sætte strøm til eksisterende arbejdsgange og kommunikationsformer. At der skal udvikles selvbetjeningsløsninger skal ses som anledning til at ge n- tænke, hvordan kommunerne løser og kommunikerer om opgaverne. Projektets formål er ikke nødvendigvis at nyudvikle digitale selvbetjeningsløsninger på alle områder. Nogle områder er teknologisk fornuftigt understøttet, og her behøver man ikke gøre noget. På andre områder vil det blot være nødvendigt, at eksisterende løsningers kvalitet løftes f.eks. i forhold til integrationer til andre systemer eller design. Endelig kan der være områder, hvor den teknologiske understøttelse er helt utilstrækkelig, og her må der sættes massivt ind. Metoderne til at sikre, at dette kan ske, varierer efter behov: Side 11

12 Innovative forløb, hvor processer og service redesignes. Her er det vigtigt, at der er plads til at tænke anderledes. Det gælder i forhold til automatisering af processer kan borgerne helt lade være med at ansøge? Eller skal service og kommunikation med borgerne tilrettelægges helt anderledes? Eller skal der i forbindelse med lovændringer laves regelforenklinger, der gør det nemmere for kommunerne at administrere et givent område? En eller flere kommuner går foran og selv eller i samarbejde med den fælleskommunale taskforce udvikler løsninger, som herefter udbredes til alle kommuner. Beskrivelse af løsninger gennem fælles kravspecifikation og evt. udbud af helt nye løsninger. Kan udspringe på baggrund af et innovationsforløb. Dialog med markedet om udvikling af konkurrerende løsninger, hvor kommunerne gør krav og ønsker klare, som leverandørerne kan udvikle ud fra. Det forventes, at med obligatorisk digitale områder vil der være bedre forretning for leverandørerne i at udvikle selvbetjeningsløsninger til det kommunale marked. På andre områder forventes det, at leverandører på markedet af sig selv udvikler nye, tidssvare n- de løsninger, når nu områderne bliver obligatoriske for kommunerne at udbyde og for borgerne at benytte. Nærværende projekt skal tage udgangspunkt i de analyser, der foretages i regi af projektet om oblig a- torisk digital service. Hvor obligatorisk digital service analyserer og udpeger områderne suggestivt med udgangspunkt i teknologiske og økonomiske vurderinger af egnethed for obligatorisk digitalisering, skal nærværende projekt modne områderne til it-udvikling. I dette skal også tænkes ind, hvordan arbejdsgange, it, automatisering og regler kan tilrettelægges bedre for at understøtte kommune r- nes opgave og borgernes behov. Udover at understøtte de obligatoriske områder skal projektet også understøtte et generelt løft af kommunernes digitale service til borgerne. Herunder skal der tænkes i, hvordan kommunerne kan v æ- re med til at skabe et attraktivt marked for de private leverandører. Det kræver klare ensartede rammer, som leverandørerne kan spille op i mod, og som i højere grad sikrer gennemsigtighed og synlighed over for kommunerne. Projektet skal også have fokus på anvendelse af nye medier, mobiltelefoner, smartphones og tablets, hvor det giver mening. Resultatmål 3. At kommunerne tilbyder effektive og gode selvbetjeningsløsninger til borgerne på alle områder, hvor der indføres obligatorisk digital service. 4. At målene i den fælleskommunale digitaliseringsstrategi om 8 løsninger på teknik og miljøområdet og nye selvbetjeningsløsninger på beskæftigelsesområdet er løftet. 5. At den kommunale indsats for mere effektive selvbetjeningsløsninger er tænkt sammen med a n- dre kommunale initiativer, og at der hele tiden er fokus på at øge borgernes anvendelse af de digitale tilbud. Side 12

13 Tidsplan Understøttelse af obligatorisk digital service ved udvikling af selvbetjeningsløsninger Medio 2012 Ultimo 2012 Ultimo 2012 Medio 2013 Ultimo 2013 Medio 2014 Ultimo 2014 Medio 2015 Taskforce sikrer, at der findes løsninger på markedet, der understøtter første bølge af obligatorisk digitalisering. Alle kommuner har effektive selvbetjeningsløsninger på områderne i første bølge af obligatorisk digitalisering. Taskforce sikrer, at der findes løsninger på markedet, der understøtter anden bølge af obligatorisk digitalisering. Alle kommuner har effektive selvbetjeningsløsninger på områderne i anden bølge af obligatorisk digitalisering. Taskforce sikrer, at der findes løsninger på markedet, der understøtter tredje bølge af obligatorisk digitalisering. Alle kommuner har effektive selvbetjeningsløsninger på områderne i tredje bølge af obligatorisk digitalisering. Taskforce sikrer, at der findes løsninger på markedet, der understøtter fjerde bølge af obligatorisk digitalisering. Alle kommuner har effektive selvbetjeningsløsninger på områderne i fjerde bølge af obligatorisk digitalisering. Sideløbende initiativer Medio 2011 Etablering af kommunal taskforce til styrkelse af kommunal digital selvbetjening Kommunerne har behov for nytænkning af den kommunale selvbetjening. Der etableres derfor en fælleskommunal enhed af KL, KOMBIT og kommuner i et fælleskommunalt løsnings- og innovationscenter. Centeret får til opgave sammen med 3-5 kommuner konstant at vurdere og beskrive nye idéer til, hvordan den kommunale selvbetjening kan forbedres og fremmes. Projektidéerne skal både omfatte konkrete løsningsforslag samt forslag til realisering. De igangværende aktiviteter i Umbrella videreføres og indgår i den samlede indsats. Der etableres en tæt involvering af KOMBIT s leveranceansvarlige for at sikre, at der er reel mulighed for at gennemføre idéerne efterfølgende. Løsnings- og innovationscenteret stiller ligeledes forslag til, hvordan nye løsninger kan udvikles og implementeres, uden at det kræver omfattende kravspecifikationsarbejde og udbud hver gang, ligesom centeret forestår tilvejebringelse af mindre løsninger. Ultimo 2011 primo 2012 Standard for gode selvbetjeningsløsninger Som led i den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi formuleres en standard for gode selvbetjeningsløsninger. Med udgangspunkt i den fællesoffentlige standard konkretiserer KL og KOMBIT sammen med kommuner og leverandører en minimumsstandard for gode kommunale selvbetjeningsløsninger. Side 13

14 Det skal kort sagt være slut med løsninger, der er så ringe, at borgerne ikke kan finde ud af at bruge dem eller har nogen fordel af at benytte dem. Samtidig skal standarden give vejledning i, hvordan det sikres, at selvbetjeningsløsningerne understøtter den kommunale sagsbehandling primært gennem integration til fagsystemer Understøttelse af markedsudvikling af selvbetjeningsløsninger Projektet understøtter udviklingen af selvbetjeningsløsninger på områder, der ikke omfattes af obligatorisk selvbetjening ved at stille overblik og vidensdeling til rådighed blandt kommuner og leverandører om, hvilke løsninger der findes. Der etableres et leverandørforum med det formål at videndele kommuner og leverandører imellem om kommunale krav/ønsker og nye innovative muligheder Infrastruktur KOMBIT opbygger en fælleskommunal infrastruktur og serviceplatform, der bl.a. skal gøre det lettere for leverandørerne at udvikle (mindre) sel v- betjeningsløsninger til kommunerne Fællesoffentlig support Som led i den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi gennemføres et pilotprojekt om fælles telefon-supportfunktion. Der henvises til den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi. Økonomi Projektet spiller en afgørende rolle i realiseringen af potentialet på ca. 1,1 mia. kr. på digital selvbetjening og brug af digital post. Uden effektive selvbetjeningsløsninger opnår kommunerne ikke fordele af obligatorisk selvbetjening i de kommende år. Potentialet må derfor ses som en del af den samlede potentiale ved digital borgerbetjening, der er opgjort således: Obligatorisk digitalisering af alle indberetninger og ansøgninger fra borgerne (transaktionshenvendelser) og generel ændret kommunikation mellem borger og kommune om bl.a. råd og vejledning (informationshenvendelser) Besparelser på porto- og procesudgifter ved brug af digital post Ca. 650 mio. kr. årligt fra 2015 Ca. 460 mio. kr. årligt fra 2015 I alt Ca. 1,1 mia. kr. årligt fra 2015 Side 14

15 Potentialet kan dog kun realiseres gennem en bred indsats på borgerbetjeningsområdet - kompetenceudvikling af medarbejderne, aktive kanalstrategier i kommunerne, effektive selvbetjeningsløsninger mv. De konkrete besparelsespotentialer på hvert enkelt selvbetjeningsområde opgøres som led i de analyser, der gennemføres i projektet. Der udarbejdes business cases for de selvbetjeningsløsninger, der udvikles i fællesskab. Kommunerne har afsat op mod 40 mio. kr. til at styrke området fra den andel af det kommunale bloktilskud, der er afsat til fælleskommunal digitalisering. Bloktilskudsmidlerne er afsat til at drive og medfinansiere udviklingen af nye løsninger på alle de kommende obligatorisk digitale områder. Formålet med bloktilskudsfinansieringen er dels at booste den fælles udvikling på området og dels at understøtte, at alle kommuner er med. Den fælles finansiering giver hver kommune incitament til hurtigt at koble sig på de fælles løsninger. På den måde er det frontløber-kommunerne, der opnår de største fordele. Det er KL s bestyrelse, der fastlægger den konkrete finansiering. Den enkelte kommune skal afholde udgifter til implementering og indkøb af selvbetjeningsløsninger der dog billiggøres af, at (en del af) udviklingsomkostningerne afholdes af bloktilskudsmidler. Business case og besparelsespotentiale afhænger af det enkelte område. Organisering og beslutning Projektet gennemføres ved at etablere en taskforce i fællesskab mellem KL, KOMBIT og en række kommuner, der gennem forskellige tiltag skal sikre, at der er selvbetjeningsløsninger på alle relevante områder. Der afsættes dedikerede ressourcer i KL og KOMBIT, og kommunale medarbejdere kan eventuelt indstationeres til Taskforcen. I tillæg hertil etableres i samarbejde med Borgerservice Danmark en referencegruppe af kommuner for projektet. Der etableres endvidere et leverandørforum. På de områder, hvor det vurderes, at der skal udvikles nye løsninger på de obligatoriske områder gennem fælleskommunale udbud, står KOMBIT for udviklingen. Projektmodning og beskrivelse af behov for løsninger sker i taskforcen. KOMBIT vil stå for kravspecifikation og udbud, hvor det er relevant. Det vil være en særlig prioritering forsat at sikre et velfungerende marked for selvbetjeningsløsninger ved at finde den rette kombination af virkemidler, herunder fælles udbud og standarder til markedet, med henblik på, at markedet selv driver udviklingen og udbyder løsninger i takt med at områder bliver obl i- gatoriske. Projektet vil løbende koordinere med eksterne samarbejdsparter i form af borger.dk, Økonomistyrelsen og relevante fagministerier samt eventuelt også ATP (Udbetaling Danmark). Kontaktperson: Astrid Marie Starck, (ams@kl.dk), KL s Center for Borgerbetjening og it-politik Henrik Klejs, (hkl@kombit.dk), KOMBIT Side 15

16 Fælleskommunal digitaliseringsstrategi Projektbeskrivelse 1.3: Kanalstrategi, dokumentation og kompetenceudvikling KL, September 2011 Baggrund Kommunerne står midt i en stor opgave med at flytte kommunikationen med borgerne over på de mest hensigtsmæssige kommunikationskanaler altså de mest omkostningseffektive for kommunen samtidig med, at borgerne får en god service. Hvert år håndterer kommunerne mange millioner henvendelser til og fra borgere og virksomheder. Hver henvendelse koster penge, men der er stor forskel på prisen for de enkelte henvendelseskanaler. En undersøgelse fra 2011 foretaget af KL og Devoteam bekræfter, at personlige henvendelser, s og papirpost er dyre henvendelser, mens selvbetjening og telefonopkald er billige. For de enkelte opgaver i kommunerne er der dog forskel på, hvilken kanal der er mest effektiv. Det er derfor vigtigt, at kommunerne gør sig strategiske overvejelser om, hvordan de ønsker at kommunikere med borgere, virksomheder og andre myndigheder. Målet er at yde den bedste service til færrest mulige ressourcer og i et samlet sagsforløb. Det betyder, at den billigste kanal ikke altid er den mest hensigtsmæssige, da ekspeditionen skal tænkes sammen med den øvrige arbejdsgang for opgaveløsningen. Det har de fleste kommuner allerede en strategi for. Og resten er godt på vej. Men at have en strategi er ikke det samme som at være i mål. Derfor er der i alle kommuner brug for en vedholdende indsats i de kommende år for at ændre borgernes henvendelsesmønstre. Kommunerne kan realisere en gevinst på op mod 1 mia. kr. om året fra 2015 og frem, hvis de kan få borgere og virksomheder til at benytte de mest effektive kanaler og kommunikere digitalt med kommunen. Dvs. ved borgernes brug af selvbetjeningløsninger til ansøgninger og anmeldelse, brug af hjemmesider til generel information, samt brug af digital post ved behov for skriftlig kommunikation. Men det sker ikke af sig selv. Det kræver: 1) Bedre selvbetjeningsløsninger og en ændring i lovgivningen 2) Hver enkelt kommune har en klar strategi en kanalstrategi for, hvordan de vil flytte borgerne til de mest effektive kanaler 3) Dokumentation af borgernes henvendelsesmønstre og effekten af de lokale og nationale initiativer 4) Kompetenceudvikling af de medarbejdere, der spiller en nøglerolle i venligt, men bestemt, at flytte borgerne over på de digitale kanaler Side 16

17 De første elementer om bedre selvbetjeningsløsninger og lovgivning håndteres i projekterne, Obligatorisk digital service og Effektiv digital selvbetjening. Formålet med dette projekt Kanalstrategi, dokumentation og kompetenceudvikling er at håndtere de øvrige elementer. En kanalstrategi er det første element, kommunen skal tage stilling til. Altså hvordan der skal ydes service på de forskellige kommunikationskanaler, med hvilke indsatser og hvilke gevinster man vil hente som følge heraf. En strategi gør det ikke alene, og det er nødvendigt at sætte handling bag ordene. Dette kan ske gennem aktive handlinger som f.eks. investering i nye og tidssvarende selvbetjeningsløsninger og tilpasning af borgernes mulighed for betjening ved personligt fremmøde. Dokumentation af borgernes henvendelser skal vise kommunerne, om indsatserne flytter borgerne over på de mest hensigtsmæssige kommunikationskanaler, og dermed fungere som kommunens ledelsesinformation omkring effekterne af den kanalstrategiske indsats. I 2010 lancerede kommunerne den første version af en fælles dokumentationsmetode. Den er blevet revideret i 2011 og giver kommunerne mulighed for at måle effekten og sammenligne sig selv med de andre kommuner. Digital borgerbetjening stiller nye krav til medarbejdernes kompetencer. Medarbejdere med borgerkontakt skal i højere grad være klædt på til at henvise til og vejlede i digital selvbetjening og informationssøgning. Formål Hovedformålet er at få borgerne til at ændre adfærd ved at igangsætte en række konkrete tiltag. Det gør kommunerne især gennem udarbejdelsen af kanalstrategier, kompetenceudvikling og derudover at få dokumenteret, hvad der virker. Målet med den fælleskommunale indsats om kanalstrategier er, at hver enkelt kommune udarbejder og implementerer en kanalstrategi og udmønter effektiviseringer af kommunikationen med borgere, virksomheder og andre offentlige myndigheder. For at opnå dette igangsættes følgende aktiviteter: Kanalstrategi 1) Kommunerne udarbejder lokale kanalstrategier, der har til formål at flytte borgernes henvendelser til de mest hensigtsmæssige kanaler, herunder især at få de borgere, der kan betjene sig selv, flyttet over på digitale selvbetjeningskanaler. a) Kommunerne forankrer kanalstrategierne hos kommunernes medarbejdere, ledelse og politikere. Dokumentation 2) Kommunerne dokumenterer fortløbende, hvordan kommunikationen er mellem kommunen og borgere/virksomheder. Dette sker ved hjælp af den fælleskommunale dokumentationsmetode (KOMHEN 2.0). a) Kommunerne forandrer arbejdsgange og den generelle systemunderstøttelse i forhold til en effektiv digitalisering af borgerkommunikationen. b) Kommunerne dokumenterer gode, effektive indsatser og deler denne viden indbyrdes. Side 17

18 c) Dokumentationsmetoden er revideret i foråret 2011 og træder i kraft i efteråret 2011 (KOMHEN 2.0 Kommunale Henvendelser). KOMHEN 2.0 er udgangspunktet for, at kommunerne tæller deres henvendelser på samme måde og dermed kan udveksle erfaringer på tværs af kommunegrænser i et fælles sprog. KOMHEN 2.0 er det redskab, som kommunerne kan måle borgernes henvendelser før og efter implementeringen af den lokale kanalstrategi. Digitale medarbejderkompetencer 3) Kommunerne kompetenceudvikler medarbejdere inden for digital borgerbetjening. a) Medarbejderne skal i stigende grad have formidlingsmæssige kompetencer og i mindre grad detaljeret viden om det enkelte fagområde. Tydeligst er denne nye rolle på Udbetaling Danmarkområdet. En lang række kommuner har allerede efteruddannet deres medarbejdere til at blive Digitale ambassadører. Der er i dag mere end digitale ambassadører i de danske kommuner. Dermed kender medarbejderne de digitale muligheder, kommunen tilbyder og i mindre omfang fællesoffentlige løsninger som borger.dk. Samtidig hermed har alle kommuner mulighed for at udstede NemID til borgerne til brug af selvbetjeningsløsningerne. Men medarbejderne skal være endnu bedre til at håndtere fremtidens digitale service og se det hele i en sammenhæng, hvilket betyder en større kompetencemæssig ændring. Projektet understøttes af projekterne Obligatorisk digital service, Effektiv digital selvbetjening samt projekterne Kommunale hjemmesider bruger tekster fra borger.dk og Kommunalt indhold på Min Side på Borger.dk (se særskilte beskrivelser herom). Resultatmål I 2012 har alle kommuner en kanalstrategi med mål og dokumentationsindsats for at flytte borgernes henvendelser til de mest effektive kanaler. KL har senest september 2011 udarbejdet en drejebog til udvikling af kommunale kanalstrategier. Alle kommunerne har inden udgangen af 2011 adgang til en eksempelsamling, der giver inspiration til at igangsætte lokale initiativer om kanalstrategi. 60 kommuner anvender i 2011 den fælleskommunale metode til dokumentation af borgernes henvendelser - KOMHEN 2.0. Fra 2012 benytter 80 kommuner den fælles metode. Medio 2012 er alle medarbejdere i kommunerne med administrativ borgerbetjening digitale ambassadører. Dvs. at medarbejderne er bekendt med borgernes digitale muligheder i kommunen, og kan henvise og vejlede borgerne i brugen af dem. Udvalgte medarbejdere med administrativ borgerbetjening på skole-, ældre- og daginstitutionsområdet har opnået samme kompetence. I 2015 kan medarbejderne med borgerkontakt vejlede borgerne enten personligt, telefonisk eller digitalt til at benytte selvbetjeningsløsningerne. Tidsplan 1) Kommunale kanalstrategier Side 18

19 September 2011 September 2011 November 2011 December 2011 Juni 2012 December 2012 Drejebog for udvikling af kanalstrategi publiceret. KL har udarbejdet en oversigt over mulige kanalstrategiske valg. Minimum 10 kommuner har opstartet et KL-faciliteret netværk, hvor kanalstrategiske valg skal dokumenteres som havende effekt. KOMHEN 2.0 bruges aktivt til at vurdere effekten på borgernes henvendelser. På har KL etableret eksempelsamling ud fra, hvad den fælles dokumentationsmetode viser har effekt. Minimum 75 kommuner har en politisk vedtaget kanalstrategi. Minimum 10 kommuner har afprøvet kanalstrategiske valg over et halvt år. KL har etableret en eksempelsamling ud fra, hvad dokumentationen har vist af effekt. Eksempelsamlingen publiceret til andre kommuner via Alle 98 kommuner har en politisk vedtaget kanalstrategi. Dokumentation af borgernes henvendelser August 2011 August/september 2011 Oktober 2011 November/december 2011 Herefter Den fælles dokumentationsmetode - KOMHEN er beskrevet, og KL har stillet it-værktøj til rådighed for alle kommuner, der benytter metoden. Kommunerne har fået vejledning i brugen af værktøjet og har en entydig opfattelse af produktets brug. 60 kommuner har gennemført mindst én manuel tælleuge. Kommunerne får resultaterne fra tælleugen og indikationerne af, hvad der virker. Herefter er KOMHEN 2.0 fortløbende. Kommunerne gennemfører tælleuger mindst én uge hvert år og indmelder derudover løbende data ind til en fælleskommunal database via hjemmesiden Kompetenceudvikling 4.kvartal 2011 KL påbegynder samarbejdet med kommunerne om beskrivelse af kompetenceprofilen for fremtidens medarbejdere med administrativ borgerbetjening. 2. kvartal 2012 KL og kommunerne har sammen beskrevet et minimumsniveau for, hvad kommunens medarbejdere med borgerkontakt skal kunne for at kunne vejlede borgerne i selvbetjeningsløsningerne, og hvad der skal til for at udvikle disse. 2.kvartal 2012 Kommunerne har gennemført kompetenceudvikling af medarbejdere, sådan at alle medarbejdere med administrativ borgerbetjening har kendskab til og kan henvise til borgerens digitale muligheder. Niveauet skal ligge på det Side 19

20 samme som gælder for kurset digitale ambassadører. 4.kvartal 2012 Kommunerne har gennemført kompetenceudvikling af udvalgte medarbejdere med administrativ borgerbetjening på ældre-, daginstitutions- og skoleområdet sådan, at medarbejdere har kendskab til, kan henvise til og kan medbetjene borgeren i de digitale muligheder i kommunen. 4. kvartal 2012 Kommunerne har gennemført kompetenceudvikling af udvalgte medarbejdere i it-formidling, sådan at medarbejdere kan gennemføre kurser internt i kommunen, hvor de klæder deres kolleger på til opgaven med at henvise og vejlede borgerne i kommunens digitale muligheder. Økonomi Projektet spiller en afgørende rolle i realiseringen af potentialet på ca. 1,1 mia. kr. på digital selvbetjening og brug af digital post. Uden aktive kanalstrategier, dokumentation og styrkede kompetencer i den enkelte kommune opnår kommunerne ikke fordele af obligatorisk selvbetjening i de kommende år. Potentialet må derfor ses som en del af den samlede potentiale ved digital borgerbetjening, der er opgjort således: Obligatorisk digitalisering af alle indberetninger og ansøgninger fra borgerne (transaktionshenvendelser) og generel ændret kommunikation mellem borger og kommune om bl.a. råd og vejledning (informationshenvendelser) Besparelser på porto- og procesudgifter ved brug af digital post Ca. 650 mio. kr. årligt fra 2015 Ca. 460 mio. kr. årligt fra 2015 I alt 1,1 mia. kr. årligt fra Potentialet kan dog kun realiseres gennem en bred indsats for eksempel effektive selvbetjeningsløsninger, styrket lovgivning mv. Kommunerne finansierer selv udvikling af deres kanalstrategi og afholder selv ressourcer til at indgå i den fælles dokumentationsindsats og kompetenceudvikling. KL udvikler i samarbejde med en leverandør et fælles registreringsværktøj til dokumentation af henvendelserne og og stiller disse redskaber til rådighed for kommunerne uden beregning. Organisering og beslutning Kanalstrategi: Hver kommune er selv ansvarlig for at få udviklet en kommunal kanalstrategi inden udgangen af 2012 i henhold til den fælleskommunale digitaliseringsstrategi og e2012-målet. KL understøtter kommunerne ved at stille en drejebog til udvikling af kanalstrategi samt eksempelsamling på gode kanalstrategiske valg til rådighed. Side 20