REFERAT FRA GRUPPERÅDSMØDE

Transkript

1 REFERAT FRA GRUPPERÅDSMØDE Fremmødte: Annegrete Larsen (Lederassistent), Benny Chordt Hansen (Grupperådsformand), Hans Henrik Jørgensen (Gruppeassistent), Henriette Rump (Forældrerepræsentant), Kaj Nikolaisen (Lederassistent), Kathrin Brink Kok (Lederassistent), Lene Jørgensen (Kasserer), Michael Chordt Hansen (Ungerepræsentant), René Petersen (Gruppeleder), Steffen Andresen (Klanleder) og Susanne Chordt Hansen (Leder) 1) Godkendelse af referat fra sidste møde v/ Benny a) Opgaver fra sidste møde: 1) Udskiftning af nøgler René aftaler, nøglerne nummereres og skrives op når de udleveres Lene opbevarer ekstranøgler, Steffen aftaler nærmere med René. Steffen arbejder videre sammen med René. 2) Etablering af Instruktørkorps Susanne skulle sende programmer til Kathrin, Steffen og Annegrete Er sendt til nogen. Resten modtog dem på mødet. Susanne sørger for at aftale med instruktørerne, hvornår de vil deltage til aktiviteterne. 3) Etablering af Stabsklan til at styrke det sociale fællesskab: Medlemmer: lederstaben, instruktørkorps og andre interesserede voksne Ansvarlig: René Hans Henrik og Annegrete er ansvarlige for første møde, som bliver Madbattle. 4) Etablering af Hytteforening Ansvarlig: Lene, Kathrin og Steffen (René) Arbejdsgruppen har holdt møde. De anbefaler, at vi ikke satser på at oprette en hytteforening lige med det samme. Det ser ud til, at idéen skal gennemtænkes bedre. Arbejdsgruppen lader dog ikke projektet ligge. De arbejder stille og roligt videre men projektet vil ikke have høj prioritet. Det fastslås, at grupperådet fremover er ansvarlig for hytterne. 5) Branddør til depotrum Ansvarlig: René. En ny branddør koster ca kr. René skulle prøve at finde en brugt dør. Der er endnu ikke blevet fundet en dør. Henriette vil hjælpe René med at skaffe en dør. René skriver en mail med info til Henriette. 1 AF 7

2 6) Rykke for ubetalte regninger og kontingent Der skal rykkes for ikke betalte 55 Nord regninger samt kontingent. Lene rykker for manglende betalinger. Der mangler stadigt at blive betalt nogle regninger. Casper og Jacob mangler at betale noget kontingent for Lene fortsætter med at rykke 7) Varmepumpe i rød hytte René skulle kontakte forsikringen Det ser ikke ud til, at pumpen er forsikret. Lene prøver dog at finde policen for at tjekke efter. Det aftales, at pumpen skal repareres på næste arbejdsdag 8) Varmepumpe i grå hytte Steffen skulle undersøge mulighederne for at få opsat en pumpe Steffen og René undersøgere nærmere. Vi mener, at der måske kan være en udfordring mht. luftfordelingen. Hans Henrik sender nogle kontaktoplysninger på Ventek air, som har lavet ventilation på Spejdercenter CPH. 9) Køleskab i rød hytte Vi har aldrig fået erstattet køleskabet i den røde hytte. Susanne køber et nyt køleskab 2) Tilføjelser til og godkendelse af dagsorden v/ Benny a) Følgende tilføjes: 1) Mærker til FamilieSpejd under orientering fra FamilieSpejd 2) Opfølgning på fundraising 3) Uddannelse af ledere under økonomi 4) Gruppeudflugt under kommende arrangementer 5) LUS under orientering fra gruppeledelsen 6) Gavekort til nydøbte/konfirmander under Linien Ud 3) Orientering fra enhederne a) FamilieSpejd v/ Susanne Der er i øjeblikket 10 spejdere + forældre, hvoraf 6 er meldt ind. FamilieSpejdernes aktiviteter vil fremover være mandage kl. 16 til 17:30. Susanne spørger, om hun må bestille 100 mærker til FamilieSpejd. De koster 10 kr. pr. stk. Mærkerne bliver bevilliget. Susanne huskes dog på at godkende den endelige trykfil inden 55 NORD sættes i gang med produktionen. 2 AF 7

3 b) Flagermusene v/ Susanne Der er i øjeblikket 6 spejdere, hvoraf 5 er meldt ind. Spejderne er i gang med at blive pennevenner med en færøsk gruppe. Det skal de i forbindelse med et aktivitetsmærke. De skal skrive over Facebook. c) Klan Bumle v/ Steffen Der er i øjeblikket 7 i klanen. De er i gang med at planlægger deres tur til Italien. Annegrete spørger til, om klanen er åben for nye input til aktiviteter, og det siger Steffen god for. Annegrete vil give dem nogle input til aktiviteter. 4) Orientering fra gruppeledelsen v/ René, Hans Henrik og Benny a) Buskrydderen er blevet stjålet fra skuret Skuret er brækket op og buskrydderen er væk. René følger op med forsikringen b) LUS LederUdviklingsSamtaler Vi skulle sidste år have afholdt LUS, men det blev ikke gjort. Gruppeledelsen vil gøre det inden længe. Det blev besluttet at holde LUS i forbindelse med næste arbejdsweekend (d juni 2011) 5) Evaluering af forgange arrangementer v/ Benny a) 5/2/2011: Spildopindsamling: Benny b) 21/2/2011: Gruppemøde: Hans Henrik Grupperådet blev bedt om at give positive kommentarer og udfordringer til gruppemødet. Følgende kommentarer og udfordringer blev nævnt: 1) Der var en god stemning på mødet 2) Der kom noget konkret og konstruktivt ud af mødet, som vi kan bruge i gruppens fremtidige arbejde 3) Det var fedt, at der var så mange deltagere (26 alt i alt) 4) Det var godt, at det ikke var et traditionelt møde, men at der var aktiviteter 5) Det var godt, at mødet startede med fælles spisning. Det skabte samling blandt mødedeltagerne 6) Det var godt, at man kunne tage sine børn med og at der foregik noget for dem mens de voksne holdt møde 7) Maden var god 8) Det var en god måde, at vise forældrene, hvad spejderarbejdet er 9) Grupperådet udfordres på, at vi skal være endnu flere til gruppemødet 10) Grupperådet udfordres på, at vi skal have fulgt op på resultatet af mødet 11) Grupperådet udfordres på, at der bør ske mere for børnene 12) Grupperådet udfordres på, at vi bør starte mødet med at forklare, hvad spejder egentligt er 3 AF 7

4 13) Grupperådet udfordres på, at vi kan gøre det formelle bedre (der kom et forslag om, at det evt. også kan være en workshop, så de som er interesserede i f.eks. regnskab kan gå derhen) 14) Grupperådet udfordres på, at workshopsne bliver bemandede og at man bruger dette til at lave en fælles opsamling på alle workshops bagefter c) 5/3/2011: Spildopindsamling + opstilling til Fastelavn: Steffen d) 6/3/2011: Fastelavn Klanen fik stillet rafter op og det fungerede fint. Dog kom tønderne til at hænge for tæt på hinanden, så fremover bør de hænge længere fra hinanden e) 11-13/3/2011: Linien Ud, Roskilde: Steffen og Hans Henrik Kurserne var gode. Steffen var på Ungdomskultur, Klaninspiration og Koder og hemmelig skrift. Hans Henrik var på Grenkursus for voksenledere og en lille smule på Grenkursus for ungdomsledere. Hans Henrik fik den idé, at man kan give de nydøbte i kirken et gavekort fra spejderne på et Roland 1-kursus. På den måde kan man hverve medlemmer til FamilieSpejd og evt. andre enheder. Idéen blev videreudviklet til, at vi også kan give juniorkonfirmanderne gavekort. Hans Henrik snakker med Anne (præst) om mulighederne for ordningen 6) Beslutning: Nedsættelse af ansvarlige til kommende arrangementer v/ Benny a) 2/4/2011: Spildopindsamling; Benny og Carsten og Kaj b) 23/4/2011: Spejderdagen. Der kommer armbånd og aktivitetskort til alle. c) 7/5/2011: Spildopindsamling: Klan Bumle d) 12/5/2011: OdsMøde; HH, Steffen, Michael og Lene deltager e) 16/5/2011: Grupperådsmøde; Benny f) 20/5/ /6 Mikkel og Sebastian skal konfirmeres. Henriette vil gerne være fanevagt g) 1-2/6/2011: Distriktsturnering; FamilieSpejd og Flagermusene h) 18/6/2011: Spildopindsamling; Troppen, Benny og Henriette i) 21/6/2011: Sommerafslutning; vi nedsætter ansvarlige på næste møde j) 16/08/2011: Sommeropstart; vi nedsætter ansvarlige på næste møde k) 26-27/8/2011: Hytten udlånt til en skoleklasse l) 3/9/2011: Spildopindsamling; Klanen m) 25-26/06/2011: Arbejdsdage; vi nedsætter ansvarlige på næste møde n) Gruppeudflugt; Susanne arbejder videre med idéen 4 AF 7

5 7) Debat/beslutning/orientering: a) Konstituering af grupperådet efter gruppemødet 1) Valg af formand Benny Chordt Hansen er enstemmigt valgt 2) Valg af kasserer Lene Jørgensen er enstemmigt valgt 3) Valg af sekretær Hans Henrik Jørgensen er enstemmigt valgt. Annegrete Larsen er enstemmigt valgt som assistent. 4) Valg af Gruppens Uddannelsesleder (GU) Kathrin Kok er enstemmigt valgt HH sender et hende et uddannelseskatalog Kathrin beder alle ledere om at sende hende en mail med deres spejderes nuværende uddannelsessituation. Desuden må alle ledere også gerne selv sende en oversigt over de kurser, som de har deltaget i. b) Debat: Projekt ny hjemmeside v/hans Henrik På gruppemødet kom der en del input omkring forslaget til den nye hjemmeside. Forslaget blev gennemgået og følgende kommentarer kom frem: 1) Det kunne være godt, hvis der er billeder af lederne, således at man kan se hvem, der er leder for hvad 2) Ekstra emner, som kunne være gode under Om os: 3) Hvor er gruppen henne (kort)? 4) Hvad er spejder også i Raklev 5) Der er hele tre Facebook-plugins på forsiden. Måske man kan finde noget andet? 6) Vi mangler et banner til sponsorer på forsiden 7) Der mangler en fane til de 8-12-årige 8) Der mangler et link til den interne del af hjemmesiden (lederforummet) c) Debat: Raklev-Spejderne fremover fokus de næste 5 år v/hans Henrik Grupperådet fastsatte på sidste møde følgende indsatsområder i 2011: - Fundraising - Medlemshvervning - Sponsorer - Instruktørkorps - Hytteforening - LUS LederUdviklingsSamtaler - Stabsklan Gruppens formål, mål og delmål blev gennemgået ud fra de indkomne forslag. Der var nogle få opdateringer, som er blevet tilføjet i Håndbogen. Ellers så ingen i grupperådet nogen grund til at ændre i vores målsætninger. 5 AF 7

6 d) Debat: Raklev-Spejdernes målsætninger v/hans Henrik Se bilaget Gruppehåndbogen Vision, mål og struktur.pdf Jf. 7c) blev gruppens formål, mål og delmål blev gennemgået ud fra de indkomne forslag. Der var nogle få opdateringer, som er blevet tilføjet i Håndbogen. Ellers så ingen i grupperådet nogen grund til at ændre i vores målsætninger. e) Debat & beslutning: Sommerlejr 2011 v/hans Henrik Det blev vedtaget, at følgende er årets sommerlejre: 1) FamilieSpejd får en weekendlejr (Susanne planlægger) 2) Troppen tager til Frankrig 3) Klanen tager til Italien til påske 4) Enkelte tager med Tuse Bjerg til Silkeborg 5) Interesserede var Hans Henrik, Henriette og Silas (og evt. Simone) samt Kaj. Det blev samtidigt besluttet, at eftersom klanen har fået bevilliget kr. pr. mand til sommerlejr, så er det også det, som resten af medlemmerne får. Det bliver endnu engang slået fast, at i 2012 er Spejdernes Lejr 2012 den eneste lejr, som der gives tilskud til og at denne er den eneste sommerlejr, som gruppen vil afholde i Desuden skal vi fremover undgå at skulle tage beslutninger ud over budgettet, og derfor altid have sommerlejrplaner med i lægningen af budgettet. 8) Økonomi v/lene a) Evt. indkøb af havetraktor Vi venter med indkøb af en havetraktor indtil vi ved mere fra forsikringen omkring erstatning af buskrydder. Desuden skal vi også have afklaret, hvor en eventuel havetraktor skal stå opbevaret inden den købes. En så stor investering skal derudover også med i et budget. b) Uddannelse En af de nye spejdere vil gerne på Roland 1. Han har dog ikke været med så længe, at han har betalt kontingent endnu. Derfor skal han betale for foråret først. Lene snakker med Susanne om betaling Michael vil gerne på Diamant igen. Dog mener grupperådet ikke, at vi kan sende den samme spejder på det samme kursus to gange. Derfor opfordres han til at tage på Diamant Ekstrem, hvilket han vil overveje. c) Kontingentændringer Fra næste sæson (efteråret) vil der komme ændringer i kontingentbetalingerne. Fremover vil man skulle betale kontingent i september og marts. Desuden fremhæves det, at det er besluttet, at kontingentet vil stige med 50 kr. pr. halvår fra marts AF 7

7 d) Regnskabsposter Der vil komme nogle ændringer i regnskabsposterne, således at det giver et bedre overblik i regnskabet. 9) Eventuelt a) Orkesterstævne Henriette opfordrer til, at vi tager på orkesterstævne. Det sker, da vi så kan være forberedte, hvis vi i fremtiden starter et tamburkorps. Henriette er ansvarlig for at finde nogen, som vil med b) Raftegård og indkøb af rafter Det vedtages, at vi på næste grupperådsmøde skal snakke om indkøb af rafter, og at vi på næste arbejdsdag skal lave et raftestativ til de nye rafter c) Ny fane Henriette vil sørge for, at vi får en ny fane fra Danmarkssamfundet Således opfattet og refereret af Hans Henrik Jørgensen, Gruppeassistent og kommunikationsansvarlig 7 AF 7