Indstilling. Virkningerne af den nye offentlighedslov. 1. Resume. 2. Beslutningspunkter. 3. Baggrund

Transkript

1 Indstilling Til Aarhus Byråd via Magistraten Sundhed og Omsorg Den 20. november 2013 Virkningerne af den nye offentlighedslov Indstillingen omhandler indførelsen af den nye offentlighedslov og to beslutningsforslag fra henholdsvis SF og Enhedslisten om, at Aarhus Kommune fortsat giver aktindsigt i de tilfælde, hvor den nye offentlighedslov begrænser adgangen til aktindsigt i forhold til den hidtil gældende lovgivning. 1. Resume Den nye offentlighedslov træder i kraft 1. januar Loven indeholder en række udvidelser i retten til aktindsigt i alt 26 punkter mens der er 5 elementer i loven, der kan siges at begrænse åbenhed i den offentlige forvaltning. Af disse har 3 praktisk betydning for kommunerne. Indstillingen indebærer, at der fortsat er ret til aktindsigt efter den hidtil gældende offentlighedslov i overensstemmelse med de retningslinjer, der er beskrevet i indstillingen. 2. Beslutningspunkter At 1) der fortsat er ret til aktindsigt i de tilfælde, hvor den nye offentlighedslov begrænser adgangen til aktindsigt i forhold til den hidtil gældende lovgivning i overensstemmelse med de retningslinjer, der er beskrevet i indstillingen. Aarhus Kommune Borgmesterens Afdeling MBA-Byrådsservice 8100 Aarhus C Sagsnr. 13/ Journalnr. Sagsbeh. Frederik Gammelgaard Telefon Direkte telefon Fax fg@aarhus.dk Lixtal: Baggrund Den nye offentlighedslov træder i kraft 1. januar Loven indeholder en række udvidelser i retten til aktindsigt ifølge lovforslaget i alt 26 punkter. De 3 væsentligste udvidelser vurderes at være følgende: 1. Identifikationskravet Loven indebærer, at det fremadrettet er tilstrækkeligt at angive et tema for den sag eller de dokumenter, der ønskes aktindsigt i. Hidtil har borgeren skullet identificere de dokumenter eller sager, som ønskes aktindsigt i. Der kan nu ansøges om aktindsigt i f.eks. alle Virkningerne af den nye offentlighedslov

2 sager om miljøtilladelse : Efter den hidtil gældende lov ville en sådan ansøgning kunne afvises, som ikke identificerbar. Den nye lovbestemmelse er en meget væsentlig udvidelse af mulighederne for 2. Behandling af sager om aktindsigt, herunder frister Aktindsigtssager skal efter den nye lov behandles snarest og skal færdigbehandles indenfor 7 arbejdsdage, medmindre sagens omfang eller kompleksitet ikke gør dette muligt. Det fremgår, at ukomplicerede sager med få dokumenter bør afsluttes inden for 1-2 arbejdsdage, sager med få dokumenter der kræver nærmere overvejelser/ukomplicerede sager med lidt flere dokumenter mellem 3-7 arbejdsdage, mens mere komplicerede sager/mange dokumenter bør behandles inden for 14 arbejdsdage. Alle sager bør uanset omfang og kompleksitet afgøres inden for 40 arbejdsdage. 3. Meroffentlighedsprincippet Efter den nye lov har en myndighed pligt til i enhver aktindsigtssag at overveje, om der kan gives meroffentlighed 1. Det omfatter også sager, som i øvrigt er undtaget fra Der skal således ved enhver aktindsigtssag overvejes, om det er muligt at give meroffentlighed, og der skal gives begrundelse, hvis dette afslås. Der skal ske en konkret afvejning af de hensyn, der ligger bag den enkelte undtagelse f.eks. hensynet til den politiske beslutningsproces, hensynet til borgernes private forhold, kommunens forhandlingsposition m.v. Meroffentlighed vil altid være begrænset af tavshedspligtsreglerne. I forhold til omfanget af aktindsigt er der ifølge lovforslaget 5 elementer i loven, der kan siges at begrænse åbenhed i den offentlige forvaltning. Det drejer sig om følgende: 1. Undtagelse af alle sager om førelse af en kalender fra retten til 2. Undtagelse af interne oplysninger og dokumenter, der udveksles mellem myndigheder i forbindelse med ministerbetjening. 3. I forbindelse med, at lovens anvendelsesområde er udvidet til også at omfatte KL og Danske Regioner, undtages interne oplysninger og dokumenter, der udveksles mellem KL, Danske Regioner, kommunerne og regionerne i forbindelse med bl.a. økonomiske eller politiske forhandlinger med staten. 1 Meroffentlighed betyder, at der gives aktindsigt i et videre omfang end efter lovens almindelige regler. Side 2 af 5

3 4. Undtagelse af dokumenter, der udarbejdes og udveksles mellem ministre og folketingsmedlemmer i forbindelse med sager om lovgivning eller anden tilsvarende politisk proces. 5. Adgang til at nægte at foretage såkaldt ekstrahering 2 af oplysninger fra bl.a. interne dokumenter, i det omfang det vil indebære et uforholdsmæssigt ressourceforbrug. Ressourcereglen gælder, medmindre borgeren har en særlig interesse i sagerne eller dokumenterne. I det omfang kan ressourcereglen ikke anvendes. Medier har som udgangspunkt en sådan særlig interesse. Aarhus Byråd behandlede i juni 2013 to beslutningsforslag fra henholdsvis SF og Enhedslisten om, at Aarhus Kommune fortsat giver aktindsigt i de tilfælde, hvor den nye offentlighedslov begrænser adgangen til den aktindsigt i forhold til den hidtil gældende lovgivning. Byrådet henviste forslagene til Magistraten med bemærkning om, at der skal være ret til aktindsigt i borgmesterens og rådmændenes kalendere. 4. Den forventede effekt Indstillingen indebærer, at Aarhus Kommune giver aktindsigt i videre omfang end hvad der gælder efter den nye offentlighedslov. Indstillingen understøtter således byrådets intentioner om åbenhed i Aftale om styring, struktur og samarbejdskultur. 5. De planlagte ydelser Borgmesterens Afdeling har følgende bemærkninger i relation til begrænsningerne: Ad 1) Førelse af kalendere: Det anbefales i overensstemmelse med byrådets beslutning i juni 2013 at der fortsat er ret til aktindsigt i borgmesterens og rådmændenes kalendere i henhold til de hidtil gældende regler i offentlighedsloven. Ad 2) Ministerbetjeningsreglen: Begrænsningen er ikke relevant for kommunerne. Ad 3) Politiske forhandlinger mellem staten og KL m.v. Det anbefales, at de relevante forvaltninger ikke generelt giver afslag i de pågældende dokumenter, men forpligtes til at overveje, om der 2 Ekstrahering betyder at uddrage, udtrække Side 3 af 5

4 kan gives aktindsigt helt eller delvist under hensyn til meroffentlighedsprincippet. Et afslag skal således konkret begrundes. Det svarer i praksis til de hidtil gældende regler i offentlighedsloven, hvor hensynet til den politiske beslutningsproces og kommunernes forhandlingsposition også konkret kan begrænse adgangen til Ad 4) Folketingsbetjeningsreglen Begrænsningen er ikke relevant for kommunerne. Ad 5) Ressourcereglen Som konsekvens af, at loven er udvidet, således at man f.eks. ikke skal kunne identificere en sag for at få aktindsigt, men alene skal angive et tema, er der indsat en ressourcebestemmelse, hvorefter der kan meddeles afslag på aktindsigt, i det omfang det vil indebære et uforholdsmæssigt ressourceforbrug. Bestemmelserne vil i praksis kun i meget begrænset omfang kunne anvendes og gælder f.eks. som udgangspunkt ikke for medierne eller andre med en særlig interesse. Bestemmelsen anbefales under hensyn til dens snævre anvendelsesområde opretholdt, således at der kan meddeles afslag i de ekstreme tilfælde, som reglerne også er tiltænkt at skulle anvendes på. 6. Organisering af indsatsen Den nye lov implementeres i Aarhus Kommune i et samarbejde mellem magistratsafdelingerne. Der er afholdt fælles seminar for alle magistratsafdelinger, der udarbejdes fælles skabeloner, ligesom afdelingerne forestår den nødvendige kompetenceudvikling i forhold til de decentrale led. 7. Konsekvenser for ressourcer Implementering af offentlighedsloven afholdes inden for afdelingernes budgetter. Det bemærkes herved, at de økonomiske konsekvenser af den nye offentlighedslov er reguleret via DUT, og midlerne er i budget 2014 fordelt til magistratsafdelingerne i overensstemmelse med de almindelige principper herfor. Jacob Bundsgaard / Niels Højberg Side 4 af 5

5 Side 5 af 5