Fokus og effektivitet i eget dagligt lederskab Revitalisering af belastede dagtilbudsledere i Kolding Kommune

Transkript

1 Projektbeskrivelse Fokus og effektivitet i eget dagligt lederskab Revitalisering af belastede dagtilbudsledere i Kolding Kommune Børne- og Uddannelsesforvaltningen 1) Målgruppe 48 dagtilbudsledere i Kolding Kommune. 16 dagtilbudsledere som i efteråret 2010 tilkendegiver eller som af forvaltningen vurderes at have belastning i ledelsesjobbet. Og hvor leder og forvaltning vurderer, at det giver mening for dagtilbudslederen at få trænet fokus og effektivitet i eget dagligt lederskab. Tilsvarende 32 dagtilbudsledere, som i 2011 er eller vurderes i tilsvarende position. 2) Projektets baggrund Arbejdet som dagtilbudsleder i Kolding Kommune har de seneste år sig.nye lovkrav: pædagogiske læreplaner, udførelse af dokumentation, børnemiljøvurderinger, sprogtests mv. Mere ekspliciterede forventninger fra politikere og forvaltning i.f.t. nye styrings- og omorganiseringer. Dagtilbudslederne står overfor delvist nye holdninger fra børn og forældre, såkaldt kritiske og krævende forældre, som er mere bevidste om, hvad de gerne vil have til deres barn i institutionen og som oftest går til lederen om dette. Belastningen af lederne kommer til udtryk i den Leder-APV, som forvaltningen og lederne har gennemført i Dagtilbudslederne er gået fra at være dygtige pædagoger til en meget stærkere ledelsesindsats. Ledelse er blevet det primære fag. Dette skifte er i fuld gang og giver belastning og stress. Nedbrud skal forebygges. Baseret på de seneste års erfaringer i Kolding Kommune er det i gennemsnit 4-5 dagtilbudsledere, som hvert år må tage timeout fra jobbet enten ved sygemelding, orlov eller ved helt at opgive ledelsesjobbet. Og et større antal dagtilbudsledere tilkendegiver symptomer på belastning, manglende struktur og stress i udøvelsen af lederrollen i vuggestuen eller børnehaven. Kan man i kommunen forebygge disse nedbrud og de overbelastede, stressede ledere? Erfaringen er, at der skal sættes ind med konkret træning i håndtering af eget daglige lederskab. Kolding Kommune har i 2009 som et pilotprojekt gennemført Fokus og effektivitet i eget dagligt lederskab for 4 dagtilbudsledere. Forløbet strakte sig over ca. 4 måneder med registreringer af lederens udnyttelse af sin tid og sine konkrete ledelses-arbejdsopgaver og med afprøvning af egen ny ledelsespraksis, hvor tiden blev brugt mere hensigtsmæssigt og effektivt. Effekten blev en meget klar forebyggelse og afmontering af ledelsesmæssig stress og en både mere effektiv og tilfredsstillende hverdag som leder. 3) Projektets formål/succeskriterier Sigtet med afklarings- og træningsforløbet er at få de belastede lederes egen lederenergi og ledelsesmæssige dagligdag samt jobtilfredshed til at passe sammen. Projektet griber fat i de ledelsesmæssige ressourcer, som belastede og stressede dagtilbudsledere (trods

2 alt) besidder, tydeliggør disse for lederen selv, og støtter lederen i at implementere nye og konkret forandrede arbejdsformer i hverdagen. Forløbet er et svar på, at mange ledere bliver brugt på en anden måde end tidligere, hvilket både inkluderer nye, spændende udfordringer og potentielt en vis slitage. Begyndende symptomer på stress (hovedpine, hukommelsesbesvær, smerter, søvnløshed mv.) viser sig i denne position. Der er behov for i tide at finde frem til nye arbejdsrytmer. At omsætte egne ledelsesværdier og drømme til ledelsesmæssigt overblik, strukturerede samtaler og møder, et velorganiseret kontor og en robust håndteret kalender og dermed til at vinde energi overblik. Ledere der er tilbage i drivers seat! Der gennemføres i starten af forløbet en 0-måling (en måling/registrering af det konkrete udgangspunkt for den enkelte leder mht. tid, opgaver, planlægningsrutiner og brugen af planlægningskalender) og derefter udvikles helt konkrete hypoteser for den enkelte leders gevinster ved træning og afprøvning. I træningen tilføres lederen en (delvis) ny arbejdsrytme og fornyet effektivitet i eget dagligt lederskab, herunder rum og tid til at håndtere de daglige forstyrrelser, som lederne i stigende grad mødes med. Ovenfor nævnte Leder-APV udgør udgangspunktet for projektet. Og når Leder-APV en gennemføres igen medio 2011 skal der kunne ses en markant forbedring hos minimum 3 ud af 4 deltagende ledere. Ligesom færre dagtilbudsledere vil anmode om timeout begrundet i belastning eller i at være kørt fast i et lederjob uden struktur eller fokus. Som leder af et dagtilbud skal man lære både at gå ind i udfordringerne og det nye ansvar og at passe på sig selv samt i praksis finde frem til en bedre balance i et helt og godt arbejdsliv. Træningen medtænker vilkår og rammer for det overordnede system af ledelse, som fungerer i hele den kommunale virksomhed, jf. Forum for offentlig topledelses publikation: Ledelse af decentrale enheder, ) Projektets aktiviteter og metode Metoden i Projekt Fokus og effektivitet i eget dagligt lederskab er for den enkelte deltager konkret forbedring af egen daglig ledelsesadfærd: Ved coach-understøttet høstning af gevinster, der over 3-4 måneder transformerer en belastet situation (beskrevet ved 0- måling) til en konsolideret ledelseshåndtering (dokumenteret ved slutmåling). 0-målingen gennemføres af de i pilotprojektet udviklede skemaer for kalender- og opgavegennemgang samt på baggrund af interviews og observationer ved møder o.lign. Dette er det konkrete udgangspunkt for den enkelte leder og der udvikles i dialog med erfaren konsulent konkrete hypoteser for lederens gevinster ved træning og afprøvning: Fase Aktivitet Forberedelse og koordinering samt dataindsamling Intromøde med deltagerne 3 timer, hold Planlægningsmøde med forvaltning 4 timer Dataindsamling til 0-måling forvaltning Dataindsamling besøg, observation og interviews Koordinering undervejs Validering af 0-måling Udarbejdelse af 0-måling, skrivning Valideringsmøde 3 timer, hold Præcisering af 0-måling, skrivning Hypoteser om gevinster ved fokus og effektivitet i eget lederskab Hypoteseudvikling 3 timer, hold Netværksmøde netværk Konsulentdage 2x8 2x3

3 4 5 I ALT Personlig tilbagemelding I skrivning + 45 min. individuel coaching Afprøvning og træning Undervisning i fokus og effektivitet i eget lederskab 2x2 1½ dag, hold Undervisning i IT, Økonomi, personalestyring mv. forvaltning Coaching undervejs hold Netværksmøde netværk Opfølgning og konsolidering Dataindsamling til gevinst-måling forvaltning Undervisning i fokus og effektivitet i eget lederskab hold 2x3 Personlig tilbagemelding II skrivning + 45 min. individuel coaching Afslutning og evaluering Afslutningsmøde 49 konsulentdage 5) Begrundelse for valg af aktiviteter og metode Projektets metode bygger på at dokumentere et konkret udgangspunkt (0-målingen) og at arbejde med nedskrevne gevinst-hypoteser (skrevet ned i et gevinst-skema) samt at slutdokumentere omfang og dybde af deltagerens fornyede lederskab nu med energi og overskud. Hver deltager modtager undervejs coaching, herunder 2 skriftlige tilbagemeldinger. Ledelsesudvikling har i mange år koncentreret sig om undervisning i ledelse. Det er ok som udgangspunkt, men nu gælder det om at få de generelle kompetencer brugt og hér er der brug for langt tættere og systematisk coaching i erhvervelse af magten over egen ledelsesopgave. 6) Sikring af målgruppens deltagelse Kolding Kommune orienterer om Projekt Fokus og effektivitet i eget daglige lederskab og beder dagtilbudsledere med behov for overblik, ro og struktur i eget lederskab om at melde sig. De 4 ledere fra pilot-holdet anvendes som ambassadører. Kolding Kommunes dagtilbudsforvaltning har tæt samarbejde med lederne og kender disse. Herudfra retter forvaltningen henvendelse til en række ledere og anmoder disse om at deltage i forløbet netop for at forebygge ledelsesmæssige problemer og nedbrud. Kolding Kommune beslutter, hvilke 16 ledere som deltager i efteråret 2010 og hvilke ledere som deltager i ) Nytænkning Der er i lederkurser for lidt fokus på lederens organisering af egen hverdag: Hvad han/hun bruger sin tid på i løbet af en dag og en uge og om dette er en hensigtsmæssig fordeling? Om lederen i praksis er pædagog eller leder Om lederen fører åben dørs politik hvad mange gør hele dagen og aldrig får ro på eget daglige lederskab Om at lede ledelsen og styre møder at begrænse antallet af møder til det fornuftige og nødvendige At lederen på en positiv måde markerer sin status som leder hos personalet.

4 At det er nytænkende at fokusere på lederens daglige tidsforbrug og praktiske vaner, blev til fulde bekræftet af lederne i pilotprojektet, som alle var erfarne og dygtige ledere. De gav udtryk for undervejs og meget tydeligt i evalueringen, at det var første gang i deres mange år som ledere, de fik så præcist et fokus på deres egen effektivitet og på mulighederne i egen daglig ledelse. De udtrykte også, at en kraftigt spirende stressoplevelse, som hos mindst 2 af dem var i udbrud, var manet i jorden og at de havde fået styr på deres ledelsesjob på en helt anden måde end tidligere. 8) Forankring efter projektperiodens udløb Resultaterne fastholdes dels i de årlige ledelsesudviklingssamtaler samt i de ledernetværk, som Kolding Kommune har iscenesat i de sidste 4-5 år. Endvidere følges der konkret op med en ny Leder-APV medio Andre ledergrupper i Kolding Kommune har vist interesse for projektet og vil følge det. 9) Projektets organisering Projektet ledes af pædagogisk udviklingschef Suzan W. Andersen, Kolding Kommunes Børne- og Uddannelsesforvaltning. Suzan W. Andersen indgår præcis driftsaftale med konsulent Henrik Larsen, HENRIK LARSEN A/S, Syddanske Forskerparker, Odense, og konsulent Kjeld Rasmussen, Dansk Pædagogisk Forum, Århus de to konsulenter som gennemførte pilotprojektet. En styregruppe følger projektet, navnlig dets målinger, og mødes ved den indledende 0- måling, ved formuleringen af gevinst-hypoteserne, og ved slutmålingen. Styregruppen består af Suzan W. Andersen, ledelseskonsulent i BUPL Peter Fogsgaard, en af de fire ledere fra pilotholdet samt de to konsulenter. Der er til projektet knyttet en del dataindsamling og aftalestyring 2 konsulenter som skal coache hver 8 ledere og interviewe ledere og medarbejdere samt deltage i møde observation i 16 institutioner. Dette planlægningsarbejde placeres i dagtilbudsforvaltningen, svarende til 2 timer dagligt i 4 måneder. Hver deltagende leder deltager i forløbet med ca. 8 arbejdsdage. Endvidere vil der vise sig behov for undervisning eller instruktion i Office-kalenderstyring, i økonomi-administration eller lignende administrative procedurer knyttet til Kolding Kommunes systemer, hvilket kommunens konsulenter stiller til rådighed. 10) Evaluering Succeskriteriet for den enkelte leder er at revitalisere eget dagligt lederskab og det måles helt konkret ved at se på lederens ændrede anvendelse af sin tid til ca. 12 forskellige ledelsesopgaver. Forskellen på ustruktureret eller belastet ledelsesudøvelse (0- målingen) og slutmålingen efter coaching opgjort i konkret tidsforbrug og i egne og medarbejdernes udsagn om konkret ændre ledelsesudøvelse denne forskel dokumenterer for hver af de 16 ledere, hvorledes det enkelte lederskab er effektiviseret og revitaliseret. F.eks. viste pilotprojektet, at 3 ud af 4 ledere markant flyttede opmærksomhed og tidsforbrug fra relativt uorganiseret løbende dialog med medarbejderne og for megen opfattelse af at skulle være med i det daglige børnearbejde til fokuseret og struktureret ledelsesarbejde, styret at egen kalender, kort og velstrukturede møder og samtaler, laguner af fokuseret administrativt arbejde med lukket dør og i det hele taget indre-styring af eget lederskab (i stedet for at halse rundt efter alle andres dagsordner). Den 4. leder var pga efter stressbelastning på vej i første skridt ud af belastningen og fuldførte ledelsesskiftet i projektet.

5 Dette dokumenteredes i tidsanvendelse og i selvoplevelse samt i medarbejdernes vurderinger. Alle 4 ledere gennemførte de 2-3 væsentligste gevinst-forandringer og høstede stor gevinst ved pilotprojektet. Dette skal gerne føre til mulig dokumentation af: Når Leder-APV en gennemføres igen medio 2011 skal der kunne ses en markant forbedring hos minimum 3 ud af 4 deltagende ledere. Ligesom færre dagtilbudsledere vil anmode om timeout begrundet i belastning eller i at være kørt fast i et lederjob uden struktur eller fokus.