Sprogpolitik i. Advokatsamfundet

Transkript

1 E S Advokatsamfundet S E R V I C E S E L S K A B Sprogpolitik i Advokatsamfundet

2 Indholdsfortegnelse Vi skriver ikke til kuverter 3 Modtager og medie 4 Hvem skal læse din tekst? 4 Vælg det rigtige medie 4 Sådan skriver du en god tekst 5 Brug en relevant overskrift 5 Kære 5 Du/De og man 5 Vor, vore og vores 5 Brug parternes navne 5 Indled uden omsvøb 5 Skriv korte sætninger 5 Skriv aktivt 6 Skriv konkret 6 Variér læserytmen 6 Undgå bagvendte sætninger 6 Brug forståelige ord 6 Undgå sammensatte ord 7 Undgå papirord 7 It-sprog 7 Engelske låneord 7 Skriv konsekvent 7 Undgå sprogfejl 8 Brug Retskrivningsordbogen 8 Brug stave- og grammatikkontrol 8 Brug autokorrektur 8 Brug synonymordbogen 8 hvor svær er din tekst at læse? 8 Sådan skriver vi i Advokatsamfundet 9 Overskrifter 9 Datoer 9 Beløb 9 Forkortelser 9 Citater 9 Fremhævelser i teksten 9 Henvisninger 9 Afslutning af breve 10 Komma 10 Sproggruppen 10 Tjekliste 11

3 Skær ned til det halve. Og skriv den halvdel om. Astrid Lindgren Vi skriver ikke til kuverter I Advokatsamfundet skriver vi mange forskellige slags tekster, for eksempel høringssvar, kendelser, fakturaer og forskellige former for breve. Det faglige indhold i teksterne skal altid være i orden. Men det er ikke nok: Teksterne skal også skrives i et klart, forståeligt og tidssvarende sprog. Det skal de, fordi vi gerne vil vise de mennesker, vi henvender os til, at vi respekterer dem. Vi ønsker ikke at tale ned til eller hen over hovedet på nogen. Vi ønsker derimod at skabe tillid til og respekt om Advokatsamfundet. Vi har derfor udarbejdet en sprogpolitik for Advokatsamfundet med retningslinjer, som gælder alle de tekster, vi skriver. Sprogpolitikken skal gøre det lettere for dig at skrive gode tekster. Den skal også sikre en vis ensartethed i teksterne, for det øger vores troværdighed og respekten for vores organisation. hinanden konstruktiv kritik. Vi har alle ret og pligt til at sige, hvis vi mener, noget er sprogligt forkert. Høj kvalitet i det sproglige er lige så vigtigt som høj kvalitet i alt andet arbejde, vi udfører. Hvis du er i tvivl om sproglige emner, kan du henvende dig til Advokatsamfundets sprogambassadører, som er særligt sproginteresserede personer. Hver afdeling har udpeget mindst en sprogambassadør, men du kan også altid henvende dig til en af de andre afdelingers ambassadører eller til kommunikations- og ledelsessekretariatet med spørgsmål om sprog. Tilgængelighed er en af Advokatsamfundets og advokatbranchens kerneværdier. Derfor kommunikerer vi i et let forståeligt og vedkommende sprog med respekt for den person, vi skriver til. Vi skriver ikke til kuverter. Vi skriver til mennesker. Alle, der arbejder med en tekst, har ansvar for, at den lever op til vores sprogpolitik. Vi skal hjælpe hinanden og give vi skriver til mennesker

4 Modtager og medie Hvem skal læse din tekst? Du skal starte med at gøre dig klart, hvem din primære modtager er. Er det for eksempel en borger advokat journalist myndighed virksomhed eller forening politiker eller et politisk udvalg? Modtagerne har forskellige forudsætninger og forventninger, som du må tage højde for, når du skriver. Du kan med fordel tænke på en mønsterlæser, det vil sige en person du kender, som minder dig om din modtager. Hvis du skal skrive til en almindelig borger, kan du tænke på en ven eller et familiemedlem. Sproget skal ikke gøre juraen mere kompliceret, end den allerede er. En person, der ikke er vant til at læse komplicerede tekster, og som ikke har kendskab til jura, skal kunne læse og forstå det, du skriver. Der kan være andre modtagere end dem, du lige forestiller dig, så derfor skal du altid skrive så let forståeligt som muligt. Komplicerede tekster bliver ofte lettere at forstå, hvis de bliver indledt med en overordnet opsummering eller løbende opsummeringer i teksten. Det princip kan du med stor fordel bruge i for eksempel høringssvar. Vælg det rigtige medie Du skal også gøre dig klart, hvilket medie der er det rigtige til dit budskab. Det er ikke altid, du behøver at svare med et brev. Du kan også overveje at sende en eller måske ringe. Sprogpolitikken gælder også for s, du sender for Advokatsamfundet. Eksempel på høringssvar Høring over udkast til vejledning om særlig støtte til børn og unge i forbindelse med anbringelsesreformen Socialministeriet har ved mail af 19. juli 2005 anmodet om Advokatrådets bemærkninger til ovennævnte udkast. Udkastet har været behandlet i Advokatrådets Privatretsudvalg. Advokatrådet har følgende bemærkninger: Advokatrådet mener, at vejledningen er bygget op på en god og overskuelig måde. Der er på hensigtsmæssig vis henvist til anden lovgivning med vejledninger, hvilket gør, at vejledningen bliver meget brugervenlig. Også henvisningerne til hjemmesider fungerer godt. I øvrigt har Advokatrådet følgende bemærkninger til vejledningen: Ad punkt 9 Udarbejdelse af sammenhængende børnepolitik 4, stk. 2 Det er en god idé, at ministeriet udarbejder en børnepolitik, som kommunen skal offentliggøre for borgeren. I vejledningen er der ikke [ ]. s begyndte som en meget privat kommunikationsform, men i dag bruger mange s i stedet for breve. Tag udgangspunkt i din modtager, når du skriver din , og vær opmærksom på, at det er et medie, der lægger op til en lidt mere uformel omgangstone. Hvis du bruger telefonen til din besked, skal du være opmærksom på, at der skal være en sammenhæng mellem vores skriftlige og mundtlige kommunikation, for eksempel brugen af du og De, svære juridiske udtryk og så

5 Sådan skriver du en god tekst Brug en relevant overskrift Overskriften skal ikke fylde mere end én linje, og den skal sige noget relevant om indholdet. Der kan dog være breve, hvor overskriften er længere af hensyn til modtageren. Det kan for eksempel være en fordel for læseren, at brevets overskrift indeholder et journalnummer, eller at overskriften er den samme som i det brev, man har modtaget. Brug ikke vedrørende og angående i overskriften. Sæt ikke punktum, kolon eller noget andet tegn som afslutning på en overskrift. Brug afsnitsoverskrifter i længere tekster, så de bliver mere overskuelige. Kære Du kan skrive Kære fornavn + efternavn i breve til en person, du kender mindre godt eller måske slet ikke kender, men som du alligevel gerne vil være lidt uformel og venlig over for, for eksempel Kære Peter Hansen. Er modtageren en person, du kender godt, for eksempel en fast samarbejdspartner, kan du nøjes med at bruge fornavnet og skrive Kære Peter (uden punktum, komma eller noget andet tegn efter). Har teksten en overskrift, sætter du Kære-hilsnen ind under den. Skal brevet have en meget formel tone, lader du være med at skrive en starthilsen efter overskriften. Når du indleder med Kære, kan du enten afslutte brevet med Med venlig hilsen eller med det mere uformelle Venlig hilsen. Hvis du indleder med både fornavn og efternavn på modtageren, skal du også afslutte med både fornavn og efternavn. Hvis du indleder med fornavnet på modtageren, bruger du også kun fornavn i afslutningshilsnen. s lægger op til en mere uformel omgangstone, og her er det almindeligt både at skrive Kære og Hej. Advokatrådets formand Sys Rovsings julebrev til Advokatsamfundets medlemmer, december 2004 Kære kollega Jul og nytår nærmer sig. Det er en travl tid både i advokatvirksomhederne og i privatlivet. Men det er også et tidspunkt, hvor man både gør status for året, der gik, og tænker over ønsker til det kommende år. [ ] Du/De og man De-formen tvinger den sproglige stil op i et højere leje og skaber en distance mellem afsender og modtager. Vi skriver som hovedregel du, men det er en afvejning og vurdering i hvert enkelt tilfælde. Vi skriver De, hvis den, der har henvendt sig, har skrevet De. Vi skriver også De til personer, myndigheder og institutioner, hvor vi mener, det er passende. Advokatnævnet har valgt kun at bruge De-formen. Man (!) bruger som regel kun man, når man informerer om regler, der gælder for alle. Brug aldrig man, hvis du lige så godt kunne have skrevet du/de eller jeg. Når du beder din modtager om at gøre et eller andet, er det godt at bruge du/de i stedet for man, fordi det er mere direkte, klart og handlingsorienteret, for eksempel Du skal indsende bilag i to eksemplarer. Vor, vore og vores Skriv vores. Vor og vore er gammeldags og gør sproget unødigt tungt. Brug parternes navne Personer, der ikke har en juridisk baggrund, kan have svært ved at gennemskue, hvad de såkaldte procesbetegnelser som for eksempel indklagede, indstævnte, sagsøger og rekvirent betyder. Derfor bør du så vidt muligt undgå dem og i stedet bruge parternes navne det er også mere høfligt og vedkommende. Indled uden omsvøb Du bør altid gå ud fra, at modtageren er interesseret i at få det vigtigste budskab præsenteret først. Du behøver ikke skrive Idet der henvises til. Skriv i stedet med det samme, hvad der er budskabet, for eksempel Sekretariatet har afvist Deres klage. Det er en god ide at følge en disposition, der svarer til de spørgsmål, modtageren sandsynligvis vil stille, for eksempel: Hvad blev resultatet? Hvorfor blev det sådan? Hvilke konsekvenser har det? Hvilke muligheder har jeg så? Skriv korte sætninger Korte sætninger er lettere at læse end lange. Bind dem sammen med udtryk som det betyder, det viser, på den måde, først dernæst til slut og så videre. Begræns sætningsforlængende ord som idet, hvorfor og ligesom.

6 Eksempel på opdeling af sætning Skriv: Justitsministeren har besluttet, at [...]. Det betyder, at [...]. Skriv ikke: Justitsministeren har besluttet, at [...], hvorfor [...]. Sætningerne skal helst ikke være længere end ord i gennemsnit. Undgå længere indskud. Del i stedet sætningen op i flere sætninger. Som hovedregel gælder én information per sætning. Sæt så vidt muligt henvisninger til love, regler med videre i en sætning for sig selv, i et særskilt afsnit eller i en afsluttende parentes. Skriv aktivt Undgå passivformer som De bedes indsende og Bilag vil blive indsendt. En passiv form lægger distance mellem afsender og modtager, fordi læseren ikke kan se, hvem der henvender sig til hvem. Brug i stedet personord, og skriv hvem der handler mod hvem, for eksempel Sekretariatet beder Dem indsende. Det er også lettere for modtageren at forholde sig til en beslutning, hvis han/hun kan se, hvem der har truffet Eksempel på opbygning af et brev ud fra modtagerens interesse Klage over advokat AA [Resultat] Advokatnævnets sekretariat har besluttet at afvise Deres klage af (dato). [Hvorfor blev det sådan?] Begrundelsen for afvisningen er, at klager over advokaters adfærd skal indgives inden 6 måneder efter, at klageren er blevet klar over de forhold, der klages over. Det fremgår af sagen, at De i hvert fald siden (dato) har haft kendskab til det, De klager over. Reglen om fristen for at indgive klager over advokaters adfærd findes i retsplejelovens 147 b, stk. 2, og i 8 i en bekendtgørelse fra Justitsministeriet. Kopi af begge regler er vedlagt dette brev. [Hvilke muligheder har jeg så?] De to regler bestemmer imidlertid også, at Advokatnævnets formand kan beslutte, at klagen kan blive behandlet, selv om den er indgivet for sent, hvis han mener, at der er en rimelig grund til, at fristen er overskredet. Hvis De mener, at dette er tilfældet, kan De skrive til nævnet med en forklaring. Sagen vil så blive sendt til vurdering hos Advokatnævnets formand. den. Skriv Advokatrådet har besluttet i stedet for Det er blevet besluttet. I overskrifter kan det være nødvendigt at bruge passivform for at få så korte sætninger som muligt. Skriv konkret Tag udgangspunkt i læserens erfaringsverden, skriv bus/tog i stedet for kollektiv transport. Skriv lægge sag an i stedet for stævne. Når du skriver konkret, lukker du også din tekst for vilkårlig tolkning. Brug konkrete benævnelser i stedet for man. Skriv personernes navne, du/de og så videre. Pas på med -ing, -else, -hed og -ion-ord. Som regel gemmer der sig en abstrakt sætning bag et ord med en af disse endelser, og det gør sproget svært at forstå. Skriv for eksempel fremstille i stedet for fremstilling, anvende i stedet for anvendelse og noget, der er abstrakt, i stedet for abstraktion. Hverdagsord med disse endelser, som information, sandhed og opdagelse behøver du selvfølgelig ikke at ændre, men tænk over, om ordet er for abstrakt eller svært at læse. Variér læserytmen Undgå ensartet læserytme det er kedeligt. Længere sætninger giver ro. Mange punktummer og korte sætninger giver tempo. En kombination giver spændstighed, dynamik og rytme. Undgå bagvendte sætninger Undgå sætninger med bagvendte ordstillinger, for eksempel Den ved nærværende sag behandlede klage. De er meget svære at læse. Brug forståelige ord Du skal altid overveje brugen af fagord, fremmedord eller specielle begreber. Hvis du er i tvivl om, hvorvidt din modtager kender ordet, må du forklare det (eventuelt i en parentes), finde en erstatning eller omskrive. Hvis du bruger juridiske udtryk i din tekst, skal du forklare, hvad de betyder. På intranettet kan du se en liste over de ord, folk normalt forstår og ikke forstår: Svære ord og lette. Læs den du bliver sikkert overrasket. Eksempel på Forklaring af juridisk udtryk Parterne hæfter solidarisk. Det vil sige at de hver især forpligter sig til at betale det fulde beløb tilbage til den, der har lånt dem pengene.

7 For at lette dit arbejde har vi lavet en liste over synonymer til de ord, du måske normalt bruger. Den ligger også på intranettet. Undgå sammensatte ord Sammensatte ord som for eksempel dispensationsmulighed bør du dele op. De er vanskelige at overskue for læseren. Skriv mulighed for dispensation i stedet for. Hvis du ikke har mulighed for at dele eller omskrive ordet, kan du sætte en tydeliggørende bindestreg, for eksempel kilowatt-time. Nogle gange kan det også være nødvendigt at dele et ord af hensyn til tekstens layout, for eksempel i en tekst med lige margener. I Retskrivningsordbogen kan du se, hvordan man deler ord korrekt. Vær opmærksom på, at for mange bindestreger gør teksten svær at læse. Undgå papirord Papirord er ord, som kun forekommer i skriftsprog, for eksempel såfremt og vedrørende. De hæver teksten til et højere og tungere leje, og derfor bør du tænke over, hvornår du anvender dem. På intranettet kan du finde en liste med papirord, og hvad du kan skrive i stedet. Det gælder også i overskrifter. It-sprog Mange betragter i dag it-ord som downloade, printe og password som hverdagsord. Du bør dog altid overveje, om din læser kan forstå ordene. På intranettet kan du finde et link til en liste over danske it-ord. Bemærk i øvrigt, at man skriver it med små bogstaver. Engelske låneord Hovedregel: Prøv altid at finde et dækkende dansk ord i stedet for det engelske. Nogle engelske ord indgår dog i daglig tale, for eksempel og pc. Sørg for at bøje dem korrekt, det vil sige lige som på dansk. Du kan tjekke bøjningen i Retskrivningsordbogen. Bemærk også, at de engelske flertals-s er i de fleste ord ryger ud. Du skal skrive internet med lille i. Ordet internet kan bøjes: At surfe på internettet. Skriv konsekvent Brug de samme ord for den samme ting i hele din tekst, så læseren ikke bliver forvirret. Skriv for eksempel ikke både forfald og udeblivelse eller respons og reaktion i den samme tekst. en en pc en test en overhead en pc en testen overheaden flere / s flere pc er flere test(er) flere overheads/overheader alle ene alle pc erne alle teste(r)ne alle overheade(r)ne Bogstaver i parentes er valgfrie. [...]

8 Undgå sprogfejl Sprogfejl giver unødig støj i dit budskab. Derfor er det vigtigt, at du skriver korrekt dansk. Brug Retskrivningsordbogen I Advokatsamfundet har vi valgt at følge den officielle retskrivning. Du kan derfor altid slå op i Retskrivningsordbogen, hvis du er i tvivl. Der er installeret en elektronisk udgave af Retskrivningsordbogen på din pc. På vores bibliotek kan du også finde andre håndbøger om sprog. Du kan også altid bede en af sprogambassadørerne hjælpe dig. På vores intranet har vi desuden samlet nogle regler, anbefalinger, gode råd og links. Brug stave- og grammatikkontrol Din stavekontrol (rød bølgestreg) og grammatikkontrol (grøn bølgestreg) fanger mange fejl, og derfor skal du have den slået til. Men stave- og grammatikkontrollen opdager ikke alle fejl, og derfor skal du altid læse det, du har skrevet, grundigt igennem. Prøv at læse det højt for dig selv. Hvis noget er svært at læse op, bør du omformulere det. Hvis din tekst skal sendes ud til en større kreds, skal du sørge for, at mindst en af dine kolleger også læser korrektur. Brug autokorrektur I Word er der i menuen Funktioner en funktion, der hedder Autokorrektur. Brug den og tast de ord ind, du ved, du har tilbøjelighed til at skrive forkert. Her kan du også taste forbudte forkortelser ind, så de bliver skrevet helt ud eller ændret til Advokatsamfundets stavemåde (se side 15). Kontakt en sprogambassadør eller it-afdelingen, hvis du har brug for hjælp til funktionen. Brug synonymordbogen I Word er der også en synonymordbog, som du kan bruge til at hjælpe dig med at få variation i dit sprog. Du kan slå op i synonymordbogen ved hjælp af din mus eller funktionstaster. Læsbarhedsindeks (lixtal) hvor svær er din tekst at læse? For at få et indtryk af, hvor svær din tekst er at læse, kan du beregne tekstens læsbarhedsindeks, også kaldet lixtal, ved hjælp af stave- og grammatikkontrollen i Word. Du skal kun slå lixberegneren til første gang, du bruger den. Det gør du sådan her: 1. Klik på Indstillinger i menuen Funktioner, og klik dernæst på fanen Stave- og grammatikkontrol. 2. Marker afkrydsningsfeltet Kontroller grammatik samtidig med stavning. 3. Marker afkrydsningsfeltet Vis statistik for læsbarhed, og klik derefter på OK. Når du skal bruge lixberegneren i et dokument, klikker du på Stave- og grammatikkontrol på din værktøjslinje, eller trykker på F7. Oplysninger om tekstens læsbarhed bliver vist, når du er færdig med at kontrollere stavning og grammatik. Lixberegneren fortæller dig ud over lixtallet også, hvor lange ordene er, hvor mange ord der er i hver sætning, og hvor mange sætninger der er i hvert afsnit. På den måde kan du se, om du kan gøre lixtallet lavere for eksempel ved at skrive kortere ord, sætte flere punktummer eller lave flere afsnit. Lixtallet i almindelige breve bør altid være under 45. I mere faglige breve kan det være lidt højere, men det bør ikke overstige 50. Et lixtal på højere end 50 kan dog accepteres, hvis du vurderer, at din modtager alligevel kan læse teksten uden problemer. Der er mange faste vendinger og navne, man ikke kan skrive kortere, for eksempel Menneskerettighedskonventionen, og de vil gøre lixtallet højt, selvom du har skrevet resten af teksten meget læsbar. De store morgenaviser har et lixtal på 35. En typisk artikel i Advokaten har et lixtal på omkring 40, og en artikel om et juridisk emne har typisk et lixtal på omkring 50. Denne sprogpolitik har et lixtal på 37. opslag i synonymordbogen Opslag ved hjælp af mus: Marker det ord, du gerne? vil finde et synonym til, og højreklik på musen. Der kommer så en menu frem med et punkt, der hedder Synonymer. Før musen hen over punktet, og du har nu en liste over synonymer, hvis der findes nogen. Opslag ved hjælp af funktionstaster: Marker det ord, du gerne vil finde et synonym til, og tryk Shift+F7.

9 Sådan skriver vi i Advokatsamfundet Det er vigtigt for vores troværdighed, at vi udtrykker os ensartet. Derfor har vi besluttet, at vi skriver overskrifter, datoer, beløb, citater, henvisninger og afslutninger på breve sådan: Overskrifter Vi skriver overskrifter med fed uden punktum. Datoer Datoer i en tekst skriver vi 22. oktober Du behøver ikke skrive den foran datoen, medmindre det er i starten af en sætning. Forkortelser som d.m., f.m. og d.å. bruger vi ikke. Der er mange, der ikke ved, hvad de betyder. Beløb Beløb skriver vi kr. Møntenheden skal altid stå efter beløbet, fordi det letter læsningen. Vi skriver kun decimaler, hvis der er øre i beløbet, for eksempel 2.000,11 kr. Brug de officielle valutabetegnelser som USD, EUR og SEK, hvis der er tale om en anden møntenhed end danske kroner. Du kan se en liste over de internationale betegnelser (ISO-koder) på Vi sætter punktum for hvert tredje ciffer regnet fra højre: ,11 kr. / USD. Forkortelser Det kan virke forstyrrende på læsningen med for mange forkortelser, og der kan være forkortelser, som læseren ikke forstår. Der er også kommet ny retskrivning på området, som betyder, at mange skriver forkortelser forkert. I Advokatsamfundet har vi besluttet, at vi kun anvender de mest kendte forkortelser. Alle andre forkortelser skal du skrive helt ud. Du må bruge følgende forkortelser: bl.a. dvs. ekskl. evt. f.eks. inkl. jf. kr. m.m. mv. osv. pr. Ifølge Retskrivningsordbogen må du skrive nogle af dem på forskellige måder, men vi har valgt, at vi skriver forkortelserne, som de står her. Du må gerne skrive almindeligt kendte forkortelser som tv, edb, it, cd-rom. Men vær opmærksom på, at en del af dem skrives med små bogstaver, og at der gælder bestemte regler for punktum, bindestreger og apostroffer. Slå efter i Retskrivningsordbogen. Citater Citater fra for eksempel domme, bekendtgørelser og andres breve skriver vi i anførselstegn, med skriftstørrelse 11, enkelt linjeafstand samt ordlyd og retskrivning som i originalen. Hvis du ikke citerer en hel sætning, skal du markere, at du har udeladt noget, med en kantet parantes. Det er tilladt at ændre et lille bogstav til stort eller omvendt for læsningens skyld. Det markeres også med en kantet parentes. Eksempel på citat I sit brev af 12. december 2004 skrev advokat AA: Tak for din mail. Jeg har orienteret sælgers bank. Når sagen er på plads, beder jeg dig venligst give mig besked. Lille begyndelsesbogstav kan ændres til stort for læsningens skyld: Fra: Så advokat AA nævnte herefter, at [ ] Til: [A]dvokat AA nævnte herefter, at [ ] Fremhævelser i teksten Du skal bruge fed, kursiv og understregning så lidt som muligt i teksten, og kun hvis oplysningen er meget vigtig, for eksempel en tidsfrist. Henvisninger til love, afgørelser og cirkulærer Navne på love skriver vi altid med små begyndelsesbogstaver. Du må ikke bruge forkortelser, og du skal bruge lovens almindeligt anvendte navn, for eksempel ifølge retsplejeloven og jf. færdselsloven. Henvisninger til afgørelser skal som udgangspunkt angive, hvem der har truffet afgørelsen, afgørelsens dato og hvor afgørelsen eventuelt er offentliggjort. Henvisning til et cirkulære skal angive, hvem der har udstedt det, hvilket år det er udstedt og cirkulærets nummer.

10 På intranettet kan du finde en liste over, hvordan vi henviser. Afslutning af breve Normalt afslutter vi breve med Med venlig hilsen eller eventuelt På sekretariatets vegne eller lignende fulgt af underskriverens navn. Ingen forkortelser. Du kan skrive Venlig hilsen, hvis du vil gøre tonen en anelse mindre formel. I s er det almindeligt at skrive Venlig hilsen. Komma Komma er det mest almindelige tegn i sproget. I Advokatsamfundet har vi valgt at bruge det traditionelle grammatiske komma (kryds og bolle-komma). Det betyder, at vi ikke følger Dansk Sprognævns seneste anbefaling om at undlade komma foran ledsætninger (bisætninger). Sproggruppen Hver afdeling har udpeget mindst en sprogambassadør. Sprogambassadøren er en særligt sproginteresseret person, du kan henvende dig til, hvis du har spørgsmål om noget sprogligt. Sprogambassadøren kender Advokatsamfundets sprogpolitik og kan vejlede dig i arbejdet med dine tekster. Sprogambassadørerne har fem hovedopgaver. De skal: Udbrede viden om retningslinjerne i Advokatsamfundets sprogpolitik og om sproglig kvalitet i det hele taget. Sørge for at nye medarbejdere bliver indført i Advokatsamfundets sprogpolitik og holdninger til sprog. Besvare spørgsmål om sprog fra Advokatsamfundets medarbejdere og medlemmer. Opdatere ordlister, links og lignende på intranettet. Inspirere andre til at beskæftige sig mere indgående med sprog og sproglige problemstillinger. Det kan for eksempel ske via opslag på intranettet, ved foredrag eller andre arrangementer. Sammen med pressechefen udgør sprogambassadørerne Sproggruppen, som står for den overordnede koordinering af opgaverne. På intranettet kan du se, hvem der er med i Sproggruppen. 10

11 Tjekliste Kan din modtager forstå hele budskabet uden særlige forudsætninger? Er teksten konkret (hvad betyder det her i praksis)? Fortæller overskriften kort, hvad teksten handler om/ konkluderer? Starter teksten med det væsentlige, nemlig konklusionen? Hvis teksten er lang, har den så afsnitsoverskrifter? Har du husket at undgå lange ord papirord fagudtryk indskudte sætninger bagvendte sætninger andre forkortelser end de godkendte engelske ord, hvis der er dækkende danske ord. Er teksten skrevet i et aktivt sprog, og kan læseren se, hvem den handler om? Har du husket at variere læserytmen? Har du tjekket lixtallet? Har du husket at skrive datoer, beløb, citater og henvisninger rigtigt? Har du tjekket, at alt er skrevet på korrekt dansk og eventuelt fået en kollega til at tjekke efter? 11

12 NOTER 12

13 Kronprinsessegade København K Telefon Fax samfund@advocom.dk E S Advokatsamfundet 13 S E R V I C E S E L S K A B