BILAG 1 KRAVSPECIFIKATION LØN OG PERSONALE SAMT VAGTPLAN

Transkript

1 BILAG 1 KRAVSPECIFIKATION LØN OG PERSONALE SAMT VAGTPLAN

2 VEJLEDNING Denne kravspecifikation er en del af kravspecifikationen af løn og personale samt vagtplan. Den samlede kravspecifikation for løn- og personale samt vagtplan udgøres af: Bilag 1 kravspecifikation A (fælles) Bilag 1 kravspecifikation B (løn) Denne del af den samlede kravspecifikation beskriver de forhold, som er specifikke løn og personale samt vagtplan. Kravspecifikationen beskriver opgaver, processer og arbejdsgange, som skal håndteres ved hjælp af kommunens fremtidige løsning. Dokumentet indeholder dels en række generelle forhold og ikke-funktionelle krav, dels en beskrivelse af et antal procesområder, som varetages i Gladsaxe Kommune. Tilbudsgiver skal i løsningsbeskrivelsen redegøre detaljeret for sine og den tilbudte løsnings forudsætninger vedrørende de nævnte generelle forhold og forventninger samt ikke-funktionelle krav. Tilbudsgiver skal endvidere i løsningsbeskrivelsen redegøre detaljeret for, hvorledes den tilbudte løsning kan anvendes til at løse de opgaver og arbejdsgange, som er beskrevet i kravspecifikationen. Tilbudsgiver skal tilstræbe et detaljeringsniveau, som muliggør, at kunden ved gennemgang af løsningsbeskrivelsen kan danne sig et indtryk af den tilbudte løsnings egnethed til at understøtte de beskrevne processer og arbejdsgange samt løsningen af de beskrevne opgaver.

3 INDHOLD 1. Indledning Generelt Procescases 1 2. Kunden 2 3. Udbuddets omfang 3 4. Generelle krav til tilbuddet Basiskrav Hovedtidsplan Projektledelse Opsætning og konfigurering Konvertering (option) Implementeringsbistand Test Uddannelse (option) Dokumentation Dokumentation af analysefasen Dokumentation af løsningen Brugersupport Udviklingsplaner Projektmodel Bemanding Involvering af kundens medarbejdere Kundens udviklingsprojekter Læseadgang historiske data (option) 9 5. Generelle krav til løsningen Forventninger til leverandøren Lovmæssige krav Brugervenlighed og fleksibilitet Forhold vedr. it-arkitektur og web-tilgangsmuligheder Integration i forhold til løn- og personalesystemet Integration i forhold til vagtplanssystem It-sikkerhed It-arkivering Dataudtræk Metadata og søgbarhed Krav til driftsplaner Svartider, oppetider mv Beskrivelse af opgaveområder og processer Lønadministration Personaleadministration Pensionsområdet Økonomiforhold og lønbudgettering Lønsimulering Vagtplanlægning 25

4 1. INDLEDNING 1.1 Generelt Denne del af det samlede udbud omfatter udbud af Gladsaxe Kommunes løn- og personalesystem samt vagtplanssystem. Dette dokument udgør den specifikke del af kravspecifikationen for udbuddet, som samlet udgøres af: Bilag 1 kravspecifikation A (fælles) Bilag 1 kravspecifikation B (løn) Kravspecifikationen er struktureret således, at der i starten af kapitlerne er en generel beskrivelse, hvor det er relevant. Herefter følger de specifikke krav til hvert område. Den generelle beskrivelse er ment som en baggrundsbeskrivelse, som de efterfølgende krav skal opfylde. Kravene er nummereret Krav nn og Tilbud nn, hvor Krav nn er udtryk for et krav til systemet/løsningen, og hvor Tilbud nn er udtryk for et krav til tilbuddet. Det er ud for kravene anført, hvilke krav der er mindstekrav. 1.2 Procescases Der er gjort brug af procescases til at specificere en række krav. En procescase er en struktureret tekst, som beskriver et forretningsområde eller en forretningsproces og dens krav til itunderstøttelse. Procescasene er overordnede af karakter og er udarbejdet for relevante, centrale forretningsprocesser. En procescase består af: Navn for processen Formål og overordne krav Beskrivelse af forretningsprocessen og dens kritiske processer Specifikke krav til it-løsningen Relationer og snitflader (til andre systemer, til eksterne parter mv.) som skal understøttes Kvantitative forhold ved processen Procescases er ikke beskrevet i detaljer. Der er i tidsplanen indlagt en analyse- og designfase efter valget af leverandør, bl.a. med det formål at arbejde videre med og fylde detaljer i disse procescases. Det forventes, at leverandøren aktivt forholder sig til procescasene og tilbyder en løsning, der understøtter og sikrer en opfyldelse af de angivne procescases. BILAG 1 B - KRAVSPECIFIKATION SIDE 1

5 2. KUNDEN I Gladsaxe Kommune anvises løn ca lønmodtagere månedligt. I 2008 blev der i alt udskrevet ca lønanvisninger og årsopgørelser. Der laves vagtplanlægning for ca personer. Gladsaxe Kommune anslår antallet af brugere af en løsning til løn- og personaleadministration m.v. som følger: Enheder Antal brugere i den centrale administration og decentrale støttefunktioner (konsulenter) Antal brugere på institutioner o.l. (portalfunktionalitet) Brugere 20 brugere 526 brugere Gladsaxe Kommune anslår antallet af brugere af en løsning til vagtplanlægning m.v. som følger: Enheder Antal brugere i centrale og decentrale støttefunktioner Antal brugere på institutioner o.l. Brugere 6 brugere inkl. tre administratorer Ca. 100 brugere Krav 1. Leverandøren skal afgive tilbud med udgangspunkt i det nuværende antal brugere.

6 3. UDBUDDETS OMFANG Opgaven omfatter anskaffelse, drift og vedligeholdelse af en standardløsning til løn- og personaleadministration og et standard vagtplansystem. Begge som servicebureauløsning. Gladsaxe Kommune anvender i dag følgende it-løsninger til at løse opgaver inden for løn- og personaleadministration samt vagtplanlægning: KMD - KMD Opus Organisationsstyring KMD - KMD Tidsadministration/vagtplan KMD - KMD Decentral lønstyring KMD - KMD Tidsadministration KMD Løn (basislønsystemet) KMD OPUS Personale (inkl. udmøntningsgarantien og rapporter) E-boks Basisløn E-boks Basisløn tilbagekaldelse KMD - Fravær KMD - Feriemodulet KMD LBN (budget- og kontroldel) KMD - WEB Fravær KMD - Fiktiv pension KMD - Automatisk PLI (overførsel af data til vagtplan) KMD - ASP-løsning KMD - Arkivmodul KMD - Decentralisering KMD - Serviceabonnement KMD - Automatisk gruppeliv KMD - Stillingsmodul KMD - Anv. Styring omsorgsdage og seniordage KMD - Udtræk af fraværsoplysninger til FLD og DS PDC Vagtplan Krav 2. Det er et krav, at leverandøren i sit tilbud tager udgangspunkt i den nuværende systemunderstøttelse, idet der ikke med dette udbud er formuleret ønsker om yderligere systemunderstøttelse af de udbudte områder, udover hvad der afspejles af kravspecifikationens procescases.

7 4. GENERELLE KRAV TIL TILBUDDET Opgaven omfatter anskaffelse, drift og vedligeholdelse af et standard løn- og personalesystem samt et standard vagtplansystem som servicebureauløsning. Systemerne skal understøtte de krav, som en kommunal virksomhed som kunde bør stille til disse systemer. Tilbud på læseadgang historiske data, uddannelse og konvertering af data skal medtages som optioner. Hermed forstås, at leverandørens tilbud inden for disse områder skal prissættes separat, således at Gladsaxe Kommune har mulighed for at fravælge områderne. 4.1 Basiskrav Krav 3. Krav 4. Krav 5. Tilbud 1. Det er et krav, at leverandøren skal levere et løn- og personalesystem samt et vagtplanssystem baseret på et standardsystem. Det er et krav, at løsningen i så høj grad som muligt anvender systemets standardfunktionalitet, og at der kun i begrænset omfang foretages tilretninger og specialudvikling. Det er et krav, at løsningen er integreret datamæssigt, således at ændringer og inddateringer slår øjeblikkeligt igennem i hele systemet. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 med udgangspunkt i den i Bilag 1 kravspecifikation A (fælles) beskrivelse af de nuværende systemer og deres indbyrdes sammenhæng angive, hvilke systemer Gladsaxe Kommune fortsat skal gøre brug af. 4.2 Hovedtidsplan Krav 6. Det er et krav, at det nye løn- og personalesystem og det nye vagtplanssystem er klar til drift i hele kommunen den 1. december På det tidspunkt skal løn- og personalesystemet kunne anvendes til de daglige løn- og personaleopgaver (mindstekrav). Tilbuddet skal indeholde en analyse- og designfase, som igangsættes efter valget af leverandør. I denne fase skal løsningsbeskrivelsen viderebearbejdes i form af en endelig løsningsbeskrivelse. Tilbud 2. Tilbud 3. Tilbud 4. Leverandøren skal med udgangspunkt i ovenstående angive en hovedtidsplan med relevante aktiviteter til gennemførelse af projektet. Hovedtidsplanen angives i bilag 5. Leverandøren skal i bilag 3 angive og beskrive de relevante aktiviteter til gennemførelse af projektets analyse- og designfase. Leverandøren skal i bilag 3 redegøre for projektforløbet som helhed, herunder for relevante aktiviteter til implementering af løsningen. Følgende aktiviteter skal som minimum beskrives: Projektledelse Opsætning og konfigurering Konvertering (option) Implementeringsbistand

8 Testplanlægning og afprøvning Uddannelse (option) 4.3 Projektledelse Leverandøren har det totale projektledelsesansvar for alle dele af leverancen samt for overholdelsen af tidsplanen. Leverandørens projektleder har også initiativpligt over for aktiviteter, der skal gennemføres af kunden. Leverandørens projektleder skal arbejde tæt sammen med kundens projektansvarlige. Tids- og projektplanerne skal omfatte planlægningsaktiviteter, der kan sikre systematik og sammenhæng samt god fælles forståelse af de aktuelt forestående aktiviteter. Krav 7. Det er et krav, at tilbuddet medtager samtlige den til gennemførelsen af projektet nødvendige projektledelse fra leverandørens side (mindstekrav). 4.4 Opsætning og konfigurering Krav 8. Det er et krav, at leverancen skal omfatte den til gennemføres af projektet nødvendige bistand fra leverandørens side til opsætning og konfigurering af løsningen (mindstekrav). 4.5 Konvertering (option) Kunden ønsker at sikre en så let overgang til det nye system som muligt. Data skal konverteres, så der i videst muligt omfang bliver adgang til historiske data. Krav 9. Tilbud 5. Krav 10. Tilbud 6. Det er et krav, at leverandøren i tilbuddet medtager forslag til konvertering af data eller alternativt anden lagring af historiske data. Der kan tilbydes alternative konverteringsforslag. I det omfang datakonvertering forudsætter involvering af tredjepart, skal dette angives. Leverandøren skal i bilag 13 medtage konverteringen som option, og den konkrete konverteringsopgave aftales som en del af analyse- og designfasen. Data, der ikke kan konverteres og gøres tilgængelige i det tilbudte system, skal på anden vis gøres tilgængelige og søgbare i hele kontraktperioden. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 beskrive, hvorledes ikke konverterede data gøres tilgængelige. 4.6 Implementeringsbistand Leverancen skal omfatte den nødvendige bistand til en succesfuld implementering og ibrugtagning af systemet, bl.a. i forhold til den initiale systemopsætning, tilrettelæggelse af arbejdsgange, implementering af snitflader til de tilgrænsende systemer mv. Krav 11. Det er et krav, at tilbuddet medtager samtlige den til gennemførelsen af projektet nødvendige implementeringsbistand fra leverandørens side (mindstekrav). 4.7 Test Som en del af den samlede projektplan skal der udarbejdes en detaljeret testplan, som sikrer, at der sker en grundig afprøvning. Det forventes, at afprøvningen bl.a. omfatter en brugerafprøvning,

9 hvor repræsentanter fra kommunen deltager i arbejdet med at teste den samlede systemfunktionalitet. Krav 12. Det er et krav, at leverancen omfatter alle ydelser fra leverandørens side, der er nødvendige for realisering af testplanen, herunder også deltagelse i samtlige kontraktmæssigt fastsatte afprøvninger af systemet. 4.8 Uddannelse (option) Leverandøren skal kunne levere al brugeruddannelse, herunder uddannelse af systemadministratorer, superbrugere og brugere. Leverandøren skal ligeledes kunne levere det nødvendige uddannelsesmateriale. Kunden ønsker den størst mulige fleksibilitet i forhold til uddannelse af brugere, både i forhold til uddannelsens omfang og i forhold til den konkrete tilrettelæggelse. Uddannelse skal være indeholdt i tilbuddet. Uddannelse af brugere medtages som option, og det konkrete uddannelsesforløb aftales som en del af analyse- og designfasen. Krav 13. Leverandøren skal tilbyde uddannelse af følgende lønmedarbejdere: Administratorer (ca. 5 lønadministratorer): Uddannelsen skal være på et niveau og med en tilgang, der giver dem tilstrækkelige kvalifikationer til at kunne forestå de opgaver, der relaterer sig til at være administrator af systemet. Superbrugere (ca. 15 lønkonsulenter og lønadministratorer i alt): Uddannelsen skal være på et niveau og med en tilgang, der giver dem tilstrækkelige kvalifikationer til at kunne vejlede øvrige brugere og klæde dem på til at løse basale problemer i systemet. Uddannelsen skal give en udførlig indføring i anvendelse af lønog personalesystemet. Krav 14. Leverandøren skal tilbyde uddannelse af følgende vagtplansmedarbejdere/ tidsadministrationsmedarbejdere: Administratorer (ca. 6 vagtplansadministratorer): Uddannelsen skal være på et niveau og med en tilgang, der giver dem tilstrækkelige kvalifikationer til at kunne forestå de opgaver, der relaterer sig til at være administrator af systemet. Superbrugere (ca. 15): Uddannelsen skal være på et niveau og med en tilgang, der giver dem tilstrækkelige kvalifikationer til at kunne vejlede øvrige brugere og klæde dem på til at løse basale problemer i systemet. Uddannelsen skal give en udførlig indføring i anvendelse af løn- og personalesystemet. Brugere: (ca. 100 brugere) Uddannelsen skal være på et tilstrækkeligt niveau, der sikrer, at de kan anvende systemet i daglig brug. Der ønskes en målrettet uddannelse efter forskellige roller eller kompetenceprofiler, og forslag til roller/profiler ønskes omfattet af optionen. Krav 15. Uddannelsen af superbrugere skal være af ensartet kvalitet, og skal derfor forestås af leverandøren. Leverandøren skal i optionen give forslag til anvendelse af superbrugere i undervisningen af de øvrige brugere i kommunen. Leverandøren kan i undervisningen suppleres af en specialist fra kunden til at sikre den bedst mulige kobling mellem kommunens opgaveløsning og løn- og personalesystemets muligheder, eller super-

10 brugere kan efter undervisningen fra leverandøren - varetage den efterfølgende træning af brugerne i den daglige opgaveløsning. Krav 16. Krav 17. Krav 18. Krav 19. Uddannelsen af superbrugere og brugere skal foregå hos kunden, der stiller lokaler og udstyr til rådighed. Uddannelsen af superbrugere og brugere skal tilrettelægges, så kundens særlige forhold, konfiguration og arbejdsprocesser indgår. Uddannelsen af superbrugere og brugere koordineres tidsmæssigt med implementeringsforløbet, således at uddannelse i brugen af løn- og personalesystemets moduler er koordineret med implementeringen af disse, så medarbejderne er parate til at løse opgaverne i den nye løsning på tidspunktet for dennes driftsstart. Leverandøren skal i bilag 3 afgive 3 alternative tilbud på uddannelsesaktiviteterne af brugerne - Det minimale uddannelsesforløb - Den anbefalede uddannelsesforløb - Den maksimale uddannelsesforløb. Tilbud 7. Leverandøren skal i bilag 13 medtage uddannelse som option. 4.9 Dokumentation Der skal leveres fuld dokumentation til det samlede system, rettet mod slutbrugerne. Dokumentationen skal løbende vedligeholdes i hele kontraktperioden (vedligeholdelsesaftalen) Dokumentation af analysefasen Krav 20. Resultatet af analyse- og designfasen skal dokumenteres i en løsningsbeskrivelse, som vil indgå i kontraktens bilag 2 (mindstekrav) Dokumentation af løsningen Leverandøren skal som en del af løsningen levere: Brugerdokumentation (fx. manualer, online hjælp) Systemdokumentation (løsningsarkitektur, modulbeskrivelser, datamodel, opsætning) Vedligeholdelses- og driftsdokumentation (fx. installations- og system, fejlhåndtering) Kursusmateriale Krav 21. Krav 22. Krav 23. Tilbud 8. Al dokumentation både brugerrettet og anden dokumentation - skal foreligge på dansk. Tilbuddet skal indeholde tilstrækkeligt dokumentation til at understøtte brug af systemet. Dokumentation skal leveres samtidigt med programmellet og godkendes som en del af overtagelsesprøven. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 beskrive den dokumentation, som følger med løsningen.

11 4.10 Brugersupport Den generelle leverandørservice skal indeholde brugersupport/helpdesk, som opfylder: At leverandøren er forpligtet til at besvare alle forespørgsler vedrørende anvendelse af systemet. At der skal ydes hjælp til udredning af konkrete problemsager/ problemstillinger. At der skal kunne afgives fejlmeldinger, både i forhold til systemanvendelse og driftsafvikling. At der skal afgives en tidsramme for tilbagemelding vedrørende løsning af problemet. Et begrænset antal brugere vil blive autoriserede til at henvende sig til brugersupporten. Tilbud 9. Leverandøren skal i bilag 10 beskrive omfanget at den tilbudte brugersupport Udviklingsplaner Tilbud 10. Leverandøren skal i bilag 10 beskrive igangværende eller planlagte udviklingsplaner for det pågældende produkt, herunder aktuelle planer om nye versioner, moduler mv Projektmodel Tilbud 11. Leverandøren skal i bilag 3 beskrive den projektmodel, der tænkes anvendt i forbindelse med designfase og implementering af løsningen. Projektmodellen skal indeholde kundens roller og forventninger til disse, samt beskrivelse af kontaktsnitflader mellem kunde og leverandør Bemanding Tilbud 12. Leverandøren skal i bilag 11 beskrive, hvilken bemanding leverandøren vil allokere til hhv. analyse- og designfasen og til resten af projektet i form af navngivne konsulenter med tilhørende cv er. Leverandøren skal redegøre for hvorledes kontinuitet og kvalitet i leverancen fastholdes ved medarbejderafgang i projekt- og kontraktperioden Involvering af kundens medarbejdere Tilbud 13. Leverandøren skal i bilag 6 beskrive, hvordan kundens medarbejdere bliver involveret i analyse- og designfasen, hvilke profiler, der efterspørges, og hvilket omfang involveringen har Kundens udviklingsprojekter Tilbud 14. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 beskrive, hvorledes leverandøren stiller sig i forhold til løbende at indgå i kundens udviklingsprojekter og mod vederlag at stille ressourcer og kompetencer til rådighed herfor.

12 4.16 Læseadgang historiske data (option) Ved udløb af denne kontrakt skal opgaven genudbydes. Det kan indebære, at Gladsaxe Kommune skal overdrage opgaven til en ny leverandør. Gladsaxe Kommune ved af erfaring, at det er vanskeligt at konvertere data, hvorfor det kan være nødvendigt i en periode at opretholde en spørgeadgang til historiske data. Spørgeadgangen omfatter læseadgang herunder rapportadgang - til samtlige data i system et, som de forefindes ved kontraktens udløb. Spørgeadgangen skal foregå ved brug af det benyttede system eller et system med lignende spørgefunktionalitet. Krav 24. Leverandøren skal som option i bilag 13 angive prisen pr. måned for at opretholde spørgeadgangen til data i 1 år efter kontraktens udløb. Prisen kan angives som en %- sats af den ved kontraktudløb gældende månedlige afgift.

13 5. GENERELLE KRAV TIL LØSNINGEN 5.1 Forventninger til leverandøren Gladsaxe Kommune forventer, at leverandøren har et indgående kendskab til og er fortrolig med kommunale overenskomster og aftaler. Leverandøren skal være fortrolig med alle opgaver, der naturligt er forbundet med løn- og personaleadministration i en dansk kommune, herunder samarbejdet med kommunale virksomheder og afdelinger, så løn- og personaleadministrationen kan foregå uden problemer. 5.2 Lovmæssige krav Krav 25. Den tilbudte løsning skal i hele kontraktperioden opfylde og overholde og understøtte administrationen af al relevant lovgivning m.v., herunder: A. Serviceloven B. Ferieloven / Ferieaftalen C. Aftale vedr. fravær af familiemæssige årsager D. Tjenestemandsregulativet E. Dagpengeloven F. Pensionsregulativet G. Offentlighedsloven H. Den kommunale styrelseslov I. Forvaltningsloven J. Lov om behandling af personoplysninger K. Datalovgivningen L. Indenrigs- og Sundhedsministeriets bekendtgørelse om kommunernes budget- og regnskabsvæsen mv. M. Lov om behandling af personoplysninger (persondataloven) N. Arkiverings- og kassationsbestemmelser O. Retssikkerhedsloven P. Dansk alm. retspraksis Q. Funktionærloven Krav 26. Systemet skal på alle områder løbende være ajour med hensyn til gældende lov og regler (mindstekrav). Den kommunale administration af bl.a. løn- og personaleområdet påvirkes løbende af politisk regulering samt tilpasninger i relevante overenskomster. Tilbud 15. Tilbud 16. Leverandøren skal i bilag 10 detaljeret redegøre for løsningens egnethed i forhold til at håndtere aktuelle, relevante overenskomstmæssige forhold. Leverandøren forventes i kontraktperioden at holde den/de tilbudte løsning(er) funktionalitetsmæssigt opdateret i forhold til såvel politisk regulering som ændrede overenskomstmæssige forhold. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 redegøre for, hvordan systemet lever op til kravene i Aftale om anvendelse af åbne standarder for software i det offentlige (B103). 5.3 Brugervenlighed og fleksibilitet Det er vigtigt for kunden, at systemet er brugervenligt og intuitivt. Dette betyder også, at der skal være online hjælp, fx. i form af elektroniske manualer/f1-assistance eller lignende, og det skal

14 være muligt at bruge genvejstaster i stedet for mus. Disse støttefunktioner, manualer m.v. skal foreligge på dansk. Herudover skal systemet være fleksibelt, således at det er enkelt for kunden selv at foretage ændringer fx. i rapporter, kontoplan m.v. Krav 27. Tilbud 17. Det er et krav, at systemet skal være brugervenligt og fleksibelt i forhold til kundens fremtidige behov for justeringer og tilpasninger. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 redegøre for, systemets mulighed for at overføre data og rapporter fra systemet til almindelige filtyper, herunder gængse tekstbehandlings- og regnearksformater, HTML og PDF. 5.4 Forhold vedr. it-arkitektur og web-tilgangsmuligheder Der efterspørges et sammenhængende og fleksibelt standardsystem, som er ibrugtaget, og som således ville kunne gøres til genstand for en løsningspræsentation. Grænseflader (API er), protokoller og formater skal i størst muligt omfang være baseret på åbne standarder (de-facto og dejure) samt overholdelse af internet- og webstandarder. It-arkitektur- og softwareplatformen skal være åben, fleksibel og velegnet til udvikling af nye funktioner. Tilbud 18. Tilbud 19. Tilbud 20. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 detaljeret redegøre for løsningens opbygning og modularitet, herunder den datamæssige integration og afhængigheder mellem eventuelle delmoduler og databaser. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 redegøre for, hvilke delfunktionaliteter der umiddelbart kan gøres tilgængelige via webbrowser, og under hvilke forudsætninger dette kan ske. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 redegøre for, hvordan løsningen understøtter effektive arbejdsgange for decentralt placerede brugere med behov for adgang til relevante informationer med relation til arbejdet med de løn- og personaleadministrative forhold, herunder såvel inddateringsfunktionen som udtræk og forespørgsler Integration i forhold til løn- og personalesystemet Løsningen til løn- og personaleadministration skal understøtte den nødvendige datamæssige integration med en række øvrige it-løsninger, som leverer data til brug for lønberegning m.v. Gladsaxe Kommune kan umiddelbart pege på følgende systemer og interessenter, hvorfra der i dag er etableret dataintegration til den eksisterende løn- og personaleadministative løsning: Tabulex (TRIO) Lara PDC Vagtplan KMD Vagtplan E-indkomst Afregningsmodul pensionskasser Finansstyrelsen Tilbud 21. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 beskrive de for løsningen nødvendige snitflader hos 3. part for dataoverførsel til kundens øvrige systemer. Kunden forestår selv købet af snitfladerne.

15 Krav 28. Det er et krav, at tilbuddet omfatter prisen på samtlige nødvendige interne snitflader i leverandørens egen løsning (både etablering og løbende drift) i den tilbudte løsning Integration i forhold til vagtplanssystem Vagtplanløsningen skal understøtte den nødvendige datamæssige integration med en række øvrige it-løsninger, som benytter data herfra og leverer data hertil. Gladsaxe Kommune kan umiddelbart pege på følgende systemer, hvorfra der i dag er etableret dataintegration til de eksisterende vagtplanløsninger (KMD Vagtplan og PDC Vagtplan): Rambøll Care (omsorgssystem) AUT Pli KMD Opus Personale KMD feriemodul KMD løn (basislønsystemet) KMD tidsadministration KMD fravær Tilbud 22. Krav 29. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 beskrive de for løsningen nødvendige snitflader hos 3. part for dataoverførsel til kundens øvrige systemer. Beskrivelse skal medtage prisen på disse snitflader. Kunden forestår selv købet af snitfladerne. Det er et krav, at tilbuddet omfatter prisen på samtlige nødvendige interne snitflader i leverandørens egen løsning (både etablering og løbende drift) i den tilbudte løsning It-sikkerhed Løsningen skal indeholde sikkerhedsfunktionalitet, som opfylder Datatilsynets sikkerhedskrav. Tilbud 23. Tilbud 24. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 redegøre for, hvordan systemet og driftsmiljøet er sikret mod uautoriseret adgang fra tredjemand samt for, hvordan kommunen sikres mod diverse vira o.l., når løn- og personalesystemet i øvrigt anvendes. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 detaljeret redegøre for løsningens logningsfunktionalitet, herunder overholdelse af krav til revisionsspor It-arkivering De tilbudte løsninger skal leve op til arkivlovens bestemmelser omkring elektronisk aflevering. I forhold til aflevering til et offentligt arkiv gælder det, at den efterspurgte løsning skal leve op til bestemmelserne i Arkivloven og Bekendtgørelse 342 af 11. marts 2004 eller den til enhver tid gældende bekendtgørelse. Krav 30. Leverandøren skal, som en del af den elektroniske aflevering af data, levere den tekniske dokumentation af systemet, der afleveres ved afleveringsforhandling. Den tekniske dokumentation bør indeholde en tabeloversigt og et struktur-diagram. Der skal fra leverandørens side foreligge et tilbud, der indeholder arkivering og fremstilling af en arkiveringsversion. 5.5 Dataudtræk

16 Gladsaxe Kommune benytter i høj grad ad hoc dataudtræk fra de løn- og personaleadministrative systemer i den daglige produktion. Løsningen skal derfor have rige muligheder for at udtrække data til manuel eller maskinel behandling, herunder til gængse regneark- og tekstbehandlingsformater. Tilbud 25. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 detaljeret redegøre for løsningens funktionaliteter i forhold til dataudtræk, herunder muligheden for at tilpasse standardrapporter og etablere nye rapporter til specifikke formål. 5.6 Metadata og søgbarhed Gladsaxe Kommune benytter i høj grad den nuværende løsnings funktionalitet i forhold til at knytte ad hoc kommentarer til poster, herunder tilknytte filer. Tilbud 26. Tilbud 27. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 detaljeret redegøre for løsningens funktionalitet i forhold hertil, herunder hvilke typer af poster, der evt. ikke kan tilknyttes kommentarer og vedhæftes filer. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 endvidere redegøre for den tilbudte løsnings søgefunktionalitet, herunder søgefunktionalitetens brugerinterface og resultatpræsentation, samt muligheder for at tilpasse søgeresultater gennem applikation af filtre, sorteringer etc. 5.7 Krav til driftsplaner Krav 31. Leverandøren skal i henhold til kontrakten udarbejde egentlige driftsplaner på baggrund af ydelsesbeskrivelserne i bilag 1 og leverandørens løsningsbeskrivelse i bilag 2. Det er et krav til indholdet, at driftsplanerne beskriver rutiner, og er egnede som styringsværktøj for den daglige drift. Driftsplanerne kan udgøre en detaljering af leverandørens løsningsbeskrivelse. Driftsplanerne skal sikre, at der sker en vidensoverførelse og forventningsafklaring parterne imellem, og at der identificeres præcise målepunkter og opfølgningsinstrumenter for de enkelte opgaver. Endelig skal driftsplanerne indeholde en beskrivelse af procedurer, kontaktnumre mv. i forbindelse med den daglige opgavevaretagelse. Indholdet af driftsplanerne drøftes og fastlægges endeligt efter kontraktindgåelse. Kunden ønsker en driftsplan, hvor fristen for indberetning af datoer er så sent som muligt. Tilbud 28. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 udarbejde udkast til driftsplaner. 5.8 Svartider, oppetider mv. I en række af kundens opgaver og processer er tidsaspektet afgørende, og systemets oppetider og svartider er derfor vigtige. Krav 32. Systemet skal overholde de i bilag 9 aftalte svartider, oppetider mv.

17 6. BESKRIVELSE AF OPGAVEOMRÅDER OG PROCESSER Afsnittet indeholder detaljerede beskrivelser af et antal opgaveområder og processer som forventes understøttet af den udbudte løsning. For hvert opgaveområde beskrives følgende forhold: Navn for opgaveområdet/processen Formål og overordne krav til opgaveområdet/processen Beskrivelse af opgaveområdet/processen og dens kritiske delprocesser Specifikke krav (overordnet) til IT-understøttelse af opgaveområdet/processen Relationer og snitflader (til andre systemer, til eksterne parter mv.) som skal understøttes Kvantitative forhold ved processen Der er beskrevet procescases inden for områderne Lønadministration Personaleadministration Pensionsområdet Økonomi og lønbudgettering Lønsimulering Vagtplanlægning

18 6.1 Lønadministration Tilbud 29. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 detaljeret redegøre for løsningens funktionalitet i forhold til de beskrevne opgaver, processer m.v. angående lønadministration. Herunder den tilbudte løsnings integration til EDSH-systemet Profile. Navn for processen Lønadministration Formål og overordnede krav Gladsaxe Kommune skal udbetale korrekt specificeret løn rettidigt, og udføre alle nødvendige administrative opgaver i forbindelse med effektiv og professionel lønadministration, herunder en effektiv håndtering af de nævnte delopgaver. Det er essentielt for effektive forretningsgange i Gladsaxe Kommune, at løsningen til lønadministration tilbyder decentrale brugere en brugervenlig adgang til indberetning og forespørgsel, som samtidig kan reducere manuel sagsbehandling mest muligt. Gladsaxe Kommune er omfattet af en lang række aftale med Staten og andre vedr. refusioner af lønomkostninger i en række tilfælde. Realisering af refusioner er dybt afhængig af en rettidig og korrekt registrering af de refusionsudløsende data. Beskrivelse af forretningsprocessen og dens kritiske processer Lønadministrationens delprocesser udgøres overordnet af: Oprettelse af lønmodtagere ved ansættelse Ændring lønmodtagerens data ved ændring heraf Nedlæggelse af lønmodtagere ved fratrædelse Overførsel af lønbærende data fra områder med fødesystemer fx folkeskolen, ungdomsskolen, psykiatri- og handicapinstitutioner samt hjemmeplejen Indberetning af lønbærende data fra centrale og decentrale enheder Masseindberetning af lønbærende data på områder uden fødesystemer fx dagplejen Opslag og forespørgsler på registerede data Udarbejdelse af diverse opgørelser, oversigter og rapporter Konsekvensberegning/simulation af ændrede ansættelses- eller lønforhold Efterregulering Udarbejdelse af korrekte lønspecifikationer og elektronisk udsendelse heraf Håndtering af afregninger ved løntræk (fx kontingenter) Håndtering af forhold vedrørende SKAT Håndtering af forhold vedrørende ferie Håndtering af forhold vedrørende diverse former for orlov og bevilliget fravær Håndtering af forhold vedrørende diverse refusioner fra Stat og andre Håndtering af vederlag for folkevalgte Udbetaling af pensioner til tjenestemandspensionister Lønmodtagerne oprettes på baggrund af ansættelsesbreve. Lønmodtageren

19 Navn for processen Lønadministration løn-indplaceres. Midlertidige og permanente tillæg oprettes på baggrund af ansættelsesbrevet med tilhørende tillæg. Gladsaxe Kommune administrerer aftaler om løbende løntræk til kostfradrag, idrætsforeninger, klubber og fagforeninger. Lønddata, herunder oplysninger om fravær (sygdom, ferie mv.) overføres fra fødesystemerne TRIO (skolerne), Lara (Ungdomsskolen), PDC-vagtplan (psykiatri og handicap), KMD-vagtplan (hjemmeplejen), WEB-Fravær, KMD- Sygemelding eller indberettes på baggrund af bilag fremsendt fra institutioner, serviceområderne mv. Orlov (med og uden løn) indberettes på baggrund af skemaer fremsendt fra institutionerne. Generelt hjemetages refusioner af lønkontoret på baggrund af indberettede data fra institutioner/servicecentre. Lønkontoret fremsender dagpengeskema til medarbejderen til underskrift og videresender det underskrevne dagpengeskema til medarbejderens bopælskommune. Psykiatri- og handicapinstitutioner udskriver selv dagpengeskemaet, får det underskrevet hos medarbejderen for så selv at fremsende det til medarbejderens bopælskommune. Refusioner modtages centralt for så at blive overført til institutionernes/servicecentrenes økonomikonti. Institutionerne modtager fuld barselsrefusion fra den kommunale barselsfond. Administrationen af den kommunale barselsfond er omfattende. Beregning af barselsrefusion foretages på baggrund af data i journalsystemet. Barselsrefusionen udbetales 3 4 gang årligt. Det er i dag vanskeligt for institutionerne/servicecentre at følge op på, om refusionerne er modtaget, herunder hvor retvisende lønforbruget er. Løn anvises til udbetaling via NEM-konto og lønposteringerne overføres til økonomisystemet. Oplysninger om medarbejdernes aktuelle løn, fravær, stamdata medvidere journaliseres i kommunes ESDH-system Profile på baggrund af dataoverførsel fra KMDs dataware house. Specifikke krav til it-løsning Der lægges vægt på den tilbudte løsnings understøttelse af de nævnte delopgaver og delprocesser i forbindelse med lønadministration. Der lægges særlig vægt på, hvorledes løsningen understøtter indberetning af lønbærende data fra decentrale institutioner m.v. Det er væsentligt, at der tilbydes en løsning, som i størst muligt omfang sikrer enkle og smidige arbejdsgange for den enkelte institutionsleder. Løsningen skal tilrettelægges så fejllister undgås. Udskrivningen af lister skal minimeres.

20 Navn for processen Lønadministration Der lægges vægt på løsningens faciliteter i forhold til opslag og forespørgsler i alle relevante registre, herunder løntabeller og andre satsregistre, der er bestemt enten af lovgivning eller overenskomster. Løsningens håndtering af personstamkort eller tilsvarende, som sikrer nemt overblik over stam- og transaktionsdata for den enkelte medarbejder er væsentlig. Der lægges endvidere vægt på løsningens funktionalitet i forhold til at sikre korrekt håndtering af ferie, herunder indberetning, ferieregnskab, ferieadministration, overførsel af feriedage, seniordage, og decentrale medarbejderes mulighed for tilgå medarbejderes ferieoplysninger. Udgifter til ferie skal afholdes af den afdeling/institution, hvor lønnen er optjent. Der lægges vægt på løsningens funktionalitet i forhold til håndtering af diverse refusioner, herunder registrering og rapportering af data med relevans for administration af refusioner. Der lægges vægt på løsningens faciliteter i forhold til at sammensætte uddata (rapporter) til brug for kontrol, manuel opfølgning m.v. Der lægges vægt på stærk uddata-funktionalitet, med mulighed for en høj grad af tilpasning af både forespørgsler og resultatpræsentation. Relationer og snitflader (til andre systemer, til eksterne parter mv.) som skal understøttes Det nuværende løn- og personalesystem baserer sig i høj grad på inddatering af data via en række fødesystemer, som alle er gængse i danske kommuner jf. afsnit Fødesystemporteføljen ændres løbende, og der lægges vægt på problemfri indkøring af nye fødesystemer. Ved forespørgsel skal det være muligt dels at kunne forespørge på løndata på den enkelte person, en gruppe af personer (fx medarbejder i et team eller på en institution). Det skal være muligt at kunne følge transaktionssporet (drill down) fra bogførte lønudgifter i økonomisystemet til grundbilag i lønsystemet. Tilsvarende skal det være muligt at sammenstille oplysninger om økonomien på lønområdet med øvrigt drift. I den forbindelse er det væsentligt, at systemet understøtter den variation der kan være i institutionernes/servicecentrenes viden om og kendskab til funktionaliteten i et lønsystem. Det kan være en institution uden administrative medarbejdere, et plejecentre med administrative medarbejdere, psykiatri- og handicap institutioner, som har tradition for at være meget selvkørende. Løsningen skal også kunne understøtte variationen mellem institutioner/servicecentre imellem i forhold til områder: hvor samtlige medarbejder har adgang til en pc (servicecenter), hvor medarbejderne lejlighedsvis har adgang til en pc eller hvor medarbejderne ikke har adgang til en pc (dagplejen), hvor der er behov for masseindberetninger

21 Navn for processen Lønadministration Kvantitative forhold ved processen Der anvises løn ca lønmodtagere månedligt. I 2008 blev der i alt udskrevet ca lønanvisninger og årsopgørelser.

22 6.2 Personaleadministration Tilbud 30. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 detaljeret redegøre for løsningens funktionalitet i forhold til de beskrevne opgaver, processer m.v. angående personaleadministration. Navn for processen Personaleadministration Formål og overordnede krav Den tilbudte løsning skal understøtte, at Gladsaxe Kommune kan administrere og styre kommunens personressourcer på en effektiv, fleksibel og hensigtsmæssig måde. Der lægges særlig vægt på en forenklet ansættelsesproces. Ansættelse af nye medarbejdere er en tidskrævende proces med mange manuelle arbejdsopgaver. Opgaven vokser og fylder mere og mere. Det er derfor ikke uvæsentligt at se på de digitale muligheder. Beskrivelse af forretningsprocessen og dens kritiske processer Personaleadministrationens delprocesser udgøres overordnet af: Håndtering af ansættelser og ansættelsesophør Håndtering i ændringer i ansættelsesforhold Vedligeholdelse af stamdata, herunder både løngivende og ikkeløngivende informationer (tillægsinformation) Vedligeholdelse af elektroniske personalemapper med relevant dokumentation Ansættelsesprocesser, herunder simulation af lønmæssige konsekvenser ved ansættelse Ansættelsesbreve Markering af mærkedage Stillingsopslag håndteres i en selvstændig sag. Beslutning om ansættelse af en ny medarbejder resulterer i, at der oprettes en personalesag vedr. den ansatte person. Ansættelse af nye medarbejdere håndteres forskelligt, institutionerne/servicecentrene imellem. Der er institutioner Som baggrund af en beslutning om at ansætte en ny medarbejder udfylder et skema som sendes til personalekontoret, der indhenter oplysning om straffeattest og tidligere ansættelser, lønindplacerer medarbejderen, forelægger ansættelsen for tillidsmanden, hvor efter der udskrives et ansættelsesbrev Som afklarer lønindplaceringen i forbindelse med ansættelsessamtalen Som selv indhenter oplysning om straffeattest og tidligere ansættelser, lønindplacerer medarbejderen, forelægger ansættelsen for tillidsmanden, og som selv udskrives et ansættelsesbrev, der kontrasigneret sendes til personalekontoret Ved lønfastsættelsen skal der tages højde for de overenskomstmæssige aftaler, samt de lokal aftaler, der er indgået i Gladsaxe Kommune. Ansættelsesbrevet med tilhørende tillæg journaliseres i personalesagen. Kopi

23 Navn for processen Personaleadministration af ansættelsesbrevet sendes til lønadministrationen. Lønadministrationen opretter og vedligeholder stamdata og løn data i løn- og personalesystemet. Lønmodtageren fratræder ved ansøgt/uansøgt afskedigelse, hvorefter lønmodtageren nedlægges i løn- og personalesystemet. Oplysninger om medarbejdernes alder, anciennitet mv. registreres i lønsystemet. Der udtrækkes lister over kommende mærkedage, som danner grundlag for personalekontorets kontakt til medarbejder, institution/afdeling med henblik på markering af dagen. Oplysninger om medarbejdernes udlån er i dag registreret på diverse blanketter. På skolerne registres oplysningerne i Lærerintra. Udlån af nøgler registreret i eget system. Specifikke krav til it-løsning Ansættelsesproceduren ønskes digitaliseret så data indberettes ved deres fødsel og genbruges efterfølgende i processen. Det er vigtigt, at Gladsaxe Kommune i løsningerne undgår behov for dobbeltregistreringer og unødige manuelle processer. Løsningen skal tage højde for de forskelle der er institutioner/servicecentrene imellem. Ansættelsesbreve udskrives i dag på baggrund af udviklede skabeloner. Der findes i dag ca. 40 skabeloner. Der ønskes en funktionalitet, hvor antallet af skabeloner kan mindskes ved at ansættelsesbreve udskrives på baggrund af data indberettet til systemet. Oplysninger om medarbejdernes mærkedage samt udlån til ansatte bør håndteres af løn- og personalesystemet. Relationer og snitflader (til andre systemer, til eksterne parter mv.) som skal understøttes Det er et ønske i Gladsaxe Kommune, at stamdata fra løn- og personalesystemet tilgængeliggøres i vagtplansystemet og andre fødesystemer så hurtigt som muligt. Kvantitative forhold ved processen

24 6.3 Pensionsområdet Tilbud 31. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 detaljeret redegøre for løsningens funktionalitet i forhold til de beskrevne opgaver, processer m.v. angående pensionsområdet. Navn for processen Pensionsområdet Formål og overordnede krav Gladsaxe Kommune skal administrere alle relevante pensioner på en effektiv og korrekt måde. Endvidere skal beslutningstagere understøttes med relevant aggregeret information om kommunens nuværende og kommende pensionsforhold, samt kunne tilvejebringe relevante informationer vedr. den enkelte medarbejders pensionsforhold, til brug for løn- og personalemedarbejderes servicering af medarbejderne. Der lægges vægt på den tilbudte løsnings understøttelse af de nævnte delopgaver og delprocesser i forbindelse med pensionsområdet. Beskrivelse af forretningsprocessen og dens kritiske processer Pensionsområdet delprocesser udgøres overordnet af: Administration og udbetaling af tjenestemandspensioner Administration af kollektive pensioner Administration af opsatte tjenestemandspensioner Administration af private og frivillige pensionsordninger Servicering af ledere i forhold til styring af pensionsområdet Servicering af medarbejdere vedrørende individuelle pensionsforhold, herunder udskrivning af pensionsopgørelser, pensionsalderberegninger og simulation til brug for konsekvensvurdering af individuelle pensionsvalg Pensionsaldersberegning Pensionsopgørelser For tjenestemænd beregnes tjenestemandspensionen. Ved lønmodtagerens overgang til pension iværksættes udbetaling af tjenestemandspensionen. For fratrådte tjenestemænd administreres den opsatte tjenestemandspension. Lærere i den lukkede gruppe administreres via PENSAB.(Statslig system med integration til lønsystemet) For overenskomstansatte lønmodtagere administreres de kollektive pensioner. For lønmodtagerne administreres private og frivillige pensionsordninger. Kvantitative forhold ved processen

25 6.4 Økonomiforhold og lønbudgettering Tilbud 32. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 detaljeret redegøre for løsningens funktionalitet i forhold til de beskrevne opgaver, processer m.v. angående økonomiforhold og lønbudgettering. Navn for processen Økonomiforhold og lønbudgettering Formål og overordnede krav Den tilbudte løsning skal understøtte en effektiv og fleksibel administration, styring og opfølgning på lønrelaterede omkostninger. Beskrivelse af forretningsprocessen og dens kritiske processer Økoniomiforhold og lønbudgetterings delprocesserne udgøres overordnet af: Detaljeret styring og opfølgning på lønområdet, herunder både personstyring og lønsumsstyring Understøttelse af detaljeret budgettering og budgetopfølgning for alle relevante ledere Udarbejdelse af kontrollister Vurdering af budgetmæssige konsekvenser ved ændrede ansættelsesforhold (lønsimulation på person- og gruppeniveau) Budgettering for kommende budgetår, baseret på nuværende ansættelser suppleret med relevante fremskrivninger Udarbejdelse og revision af personaleplaner Som led i budgetlægningen fremskrives de budgetterede lønudgifter med udgangspunkt i de pt. ansatte lønmodtagere og forventningerne til lønudviklingen. Inden for hjemmeplejen fastsættes lønbudgettet ved visitationen af kommunens borgere til hjemmehjælp. For institutionerne er opgaven at tilpasse lønforbruget til de udmeldte rammer. Dels ved udmeldingen dels ved løbende opfølgning. Der foretages løbende afstemning af de bogførte lønudgifter ved at sammenholde økonomisystemets lønposteringer, bl.a. i forhold til budgetter, bogføringen og lønudviklingen. Endelig afstemmes lønposteringerne i økonomisystemet med de tilsvarende oplysninger i løn- og personalesystemet. I forbindelse med budgetopfølgningen simuleres forventningerne til lønforbruget. Lønsimuleringen sammenstilles med de budgetterede lønudgifter og den forventede fremskrivning heraf. Ved lønsimuleringen kan der korrigeres for forventede nyansættelser og fratrædelser for alle personalegrupper, herunder deltidsansættelser. Lønsimuleringen skal foretages på baggrund af en korrekt lønberegning. Opfølgning, controling samt den løbende rapportering stiller store krav til fleksibiliteten i de rapporter, som kan udtrækkes af løn- og personalesystemet. Specifikke krav til it-løsning Der lægges vægt på den tilbudte løsnings understøttelse af de nævnte delopgaver og delprocesser i forbindelse med økonomiforhold og og lønbudgettering. Der lægges særlig vægt på funktionaliteten i forhold til opfølgning på løn-

26 Navn for processen Økonomiforhold og lønbudgettering forbrug. Forbrugsopfølgning foretages på alle niveauer (fx udvalgsniveau, stedniveau, kontonr, lønklasseniveau, lønartsniveau, stillingsniveau, medarbejderniveau), og det er væsentligt at lønforbruget kan dekomponeres i enkeltbestanddele. Endvidere lægges der vægt på enkel adgang til navigation i niveaustrukturen (drill-down og aggregering). Der lægges vægt på at løsningen tilbyder stærke og fleksible uddatafunktionaliteter til brug for ad hoc-rapportering, sagsbehandling og analyser. Mange administrative processer er afhængige af løndata, hvorfor det er vigtigt, at den tilbudte løsning understøtter fleksible uddatamuligheder og mulighed for at tilpasse både forespørgsler og resultatfremstillinger. Relationer og snitflader (til andre systemer, til eksterne parter mv.) som skal understøttes Ved budgetopfølgning og styring benyttes såvel økonomisystem som løn- og personalesystem, hvorfor det er væsentligt at de to løsninger, er integreret på en måde, der sikrer, at de udviser samme forbrug. Kvantitative forhold ved processen

27 6.5 Lønsimulering Tilbud 33. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 detaljeret redegøre for løsningens funktionalitet i forhold til de beskrevne opgaver, processer m.v. angående lønsimulering. Navn for processen Lønsimulering Formål og overordnede krav Forud for indgåelse af nye aftaler samt fastsættelse af medarbejdernes løn er der behov for at kunne vurdere de økonomiske konsekvenser af en given aftale. Løsningen skal understøtte at ansættelse af nye medarbejdere samt forhandling om nye aftale foregår inden for en snæver tidsperiode. Systemet skal således være nem tilgængelig og let at betjene. Beskrivelse af forretningsprocessen og dens kritiske processer Lønsimulering omfatter delprocesserne: Simulering af lønfastsættelsen ved nyansættelse og ændringer i ansættelsesforhold Simulering af lønudviklingen ved forhandling af forhåndsaftaler og udmøntning af Ny-løn Ved ansættelse af en ny medarbejder kan der være behov for at simulere ansøgerens løn. Den samlede arbejdsgiverudgift skal beregnes på baggrund af grundløn, tillæg, arbejdstid, pensionsordning mv. Ved forhandling af forhåndsaftaler og Ny-løn kan der tilsvarende være behov for at beregne arbejdsgiverens samlede lønudgift ved alternative forslag for en hel medarbejdergruppe (fx samtlige pædagogmedhjælpere). Ved udmelding af budgetterne samt ved budgetopfølgning skal budgetterne kunne sammenstilles med den disponerede løn ved den nuværende ansættelsesforhold. Råderummet skal kunne beregnes. Specifikke krav til it-løsning Der lægges vægt på at simuleringen foretages på baggrund af en korrekt lønberegning. Systemet skal samtidig kunne understøtte den decentrale leders og den centrale løn- og personale kontors behov for it-understøttelse af simuleringsprocessen. Relationer og snitflader (til andre systemer, til eksterne parter mv.) som skal understøttes Kvantitative forhold ved processen

28 6.6 Vagtplanlægning Tilbud 34. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 detaljeret redegøre for løsningens funktionalitet i forhold til de beskrevne opgaver, processer m.v. angående forhold vedrørende vagtplanlægning. Navn for processen Vagtplanlægning Formål og overordnede krav Den tilbudte løsning skal understøtte en effektiv og fleksibel planlægning af vagter og arbejdstider i de enheder hvor det er relevant. Der lægges vægt på den tilbudte løsnings understøttelse af de nævnte delopgaver og delprocesser i forbindelse med vagtplanlægning. Der lægges stor vægt på vagtplanløsningens brugervenlighed og tilgængelighed, herunder på indbyggede hjælpe- og vejledningsfunktioner. Beskrivelse af forretningsprocessen og dens kritiske processer Delprocesserne i forhold vedrørende vagtplanlægning udgøres overordnet af: Vagtplanlægning, herunder især rullende planlægning Detailstyring af medarbejderes arbejdstidsplaner Indberetning af afvigelser (sygdom, ferie, etc.) Nye lønmodtagere oprettes i løn- og personalesystemet. Oplysninger om lønmodtagerne tilhørende områder, der benytter KMD-vagtplan overføres til vagtplansystemet. I vagtplanssystemet oprettes rulleplaner, vagtplaner mv. for lønmodtagerne. Faktisk fremmøde, ferie og anden fravær registreres og overføres til løn- og personalesystem. Vagtplaner for medarbejdere ansat inden for ældreområdet hentes over i omsorgssystemet til disponering. Specifikke krav til it-løsning Det lægges vægt på, at vagtplansystemet tilbyder stærke og fleksible uddataløsninger, og at det er muligt at tilpasse både forespørgsler og resultatvisninger. Relationer og snitflader (til andre systemer, til eksterne parter mv.) som skal understøttes Data i vagtplanløsningen er udgangspunkt for den ressourcedisponering der sker i kommunens omsorgssystem Rambøll Care. Der er derfor essentielt, at der etableres en hensigtsmæssig dataintegration, således at medarbejderes vagtplaner m.m. kan gøres synlige og anvendelige omsorgssystemet. En løsning til håndtering af vagtplanlægning bør have to-vejsintegration med løn- og personalesystemet, i det der er behov for at hente data (nye medarbejdere, løndata etc.) og aflevere data (lønbærende oplysninger). Vagtplansystemet fungerer desuden som fødesystem for løn- og personalesystemet, på linie med øvrige fødesystemer. Det er et ønske i Gladsaxe Kommune at stamdata fra personaleadministrati-