KAPITEL 2: FINANSRAPPORTER

Transkript

1 Kapitel 2: Finansrapporter KAPITEL 2: FINANSRAPPORTER Målsætninger Målsætningerne er at: Beskrive filtrerings- og analysevinduer, der har relation til kontoplaner. Give en demonstration af opsætning af et kontoskema og forklare andre processer, der vedrører kontoskemaer. Introduktion Rapporter, der identificerer og indsamler strategiske data, er en fundamental komponent i Business Intelligence. I dette kapitel beskrives, hvordan du kan oprette rapporter ud fra kontoplanen lige fra, hvilke data der skal medtages, til design af layout. 2-1

2 Business Intelligence til it-medarbejdere i Microsoft Dynamics NAV 5.0 Analyse af kontoplanen I Microsoft Dynamics NAV kan du udføre standardanalyser, der kan åbnes fra kontoplanen. I dette emne forklares, hvordan du kan bruge filtre, når du analyserer finanskonti, og de fem saldoanalysevinduer, der kan åbnes fra vinduet Kontoplan. Anvendelse af filtre i kontoplanen I vinduet Kontoplan kan konti og beløb filtreres ved hjælp af feltfiltre, tabelfiltre og flowfiltre. Felt- og tabelfiltre for et hvilket som helst felt i tabellen Finanskonto kan bruges til at filtrere finanskonti. Beløbene for hver konto bestemmes af sammentælling af finansposter for kontoen. De beregnede beløb vises i følgende felter i vinduet Kontoplan: Felt Bevægelse Saldo til dato Saldo Beskrivelse Summen af finansposter i et datointerval, der bestemmes af flowfilteret Datofilter. Kontoens saldo den dato, der er angivet i flowfilteret Datofilter. Hvis der angives et datointerval i Datofilter, er det kun slutdatoen, der anvendes. Kontoens aktuelle saldo. Dette er summen af alle finansposter for kontoen. Datofilter ignoreres. 2-2

3 Kapitel 2: Finansrapporter Hvis du tilknytter et flowfilter kan du bestemme, hvilke poster der sammentælles i finanskontiene. De flowfiltre, der findes for kontoplanen, er: Flowfilter Datofilter Global Dimension 1-filter og Global Dimension 2-filter (også kaldet Afdelingsfilter og Projektfilter) Budgetfilter Koncernvirk.filter Beskrivelse Filtrerer de beløb, der vises for hver konto, baseret på finansposter og finansbudgetposter på kontoen i feltet Bogføringsdato. Filtrerer de beløb, der vises for hver konto, baseret på feltet Global Dimension 1-kode og Global dimension 2-kode i finansposter og finansbudgetposter på kontoen. I demonstrationsvirksomheden hedder disse filtre Afdelingsfilter og Projektfilter. Filtrerer de beløb, der vises for hver konto, baseret på finansbudgetposter for kontoen i feltet Budget. Filtrerer de beløb, der vises for hver konto, baseret på finansposter og finansbudgetposter på kontoen i feltet Konc.virksomhedskode. Saldoanalyse i kontoplanen Du kan gøre det nemmere at knytte flowfiltre til kontoplanen ved at anvende de standardanalysevinduer, der er tilgængelige, herunder: Finanskonto saldo Finans saldi Finans saldi pr. dimension Finanskonto saldo/budget Finans saldi/budget Du kan åbne disse analysevinduer fra vinduet Kontoplan ved at klikke på knappen Saldo. Demonstration: Gennemgang af finanskontosaldi Vinduet Finanskonto saldo indeholder de samlede finansposter for et enkelt beløb over flere tidsintervaller. Den viste konto er den konto, markøren stod på i kontoplanen, da du åbnede vinduet. For hver periode kan du se Bevægelse, Debetbeløb og Kreditbeløb for de finansposter, der er bogført på kontoen. Du kan også filtrere beløb ved hjælp af flowfiltrene. 2-3

4 Business Intelligence til it-medarbejdere i Microsoft Dynamics NAV 5.0 Trin Hvis du vil gennemse vinduet Finanskonto saldo for konto 6110, skal du benytte følgende fremgangsmåde: 1. Klik på Økonomistyring > Finans > Kontoplan i navigationsruden. 2. Klik på den linje, der indeholder 6110 Salg Indland. 3. Klik på Saldo > Finanskonto saldo. 4. Klik på knappen 31 for et månedligt tidsinterval for at få vist posterne efter måned. FIGUR 2-1: VINDUET FINANSKONTO SALDO Som det kan ses i figuren, indeholder nederste venstre hjørne følgende knapper: Knapper Tidsinterval Beløbstype Beskrivelse Bestemmer den tidsperiode, der vises for de enkelte linjer. Indstillingerne er Dag, Uge, Måned, Kvartal, År og Regnskabsperiode. Datoen i feltet Startdato på hver linje vil altid være startdatoen for hver periode. Bestemmer, hvilken type beløb der vises i kolonnerne: Bevægelse eller Saldo til dato. Hvis du klikker på Bevægelse, vises bevægelsen i kontosaldoen for perioden. Hvis du klikker på Saldo til dato, vises finanskontosaldoen som den sidste dag i perioden. 2-4

5 Kapitel 2: Finansrapporter Tidsintervaller og beløbstyper bestemmer følgende i fællesskab: Hvis tidsintervallet er større end én dag, og der vises bevægelser, er datoen på en linje startdatoen for tidsintervallet. Hvis perioden er større end én dag, og der vises saldobeløb, baseres balancen på slutdatoen i tidsintervallet. Hvis f.eks. Saldo til dato er valgt som Beløbstype, og Måned er valgt som Tidsinterval, er den saldo, der vises, saldoen pr for linjen med som Startdato. Sidehovedet i vinduet Finanskonto saldo indeholder følgende felter: Felt Global Dimension 1 og 2-filter (også kaldet Afdelingsfilter og Projektfilter) Ultimoposter Debet- og kredittotaler Beskrivelse Beløb filtreres på baggrund af de globale dimensionsværdier. I demonstrationsvirksomheden hedder disse filtre Afdelingsfilter og Projektfilter. Bestemmer, om der skal medtages eller udelades ultimoposter i beløbene. Når dette afkrydsningsfelt er markeret, vises de debet- og kreditbeløb, der er bogført i samme periode, separat i Microsoft Dynamics NAV. Hvis feltet ikke er markeret, vises netto af alle poster, der er bogført i den pågældende periode, som debetbeløb og kreditbeløb. 2-5

6 Business Intelligence til it-medarbejdere i Microsoft Dynamics NAV 5.0 Demonstration: Gennemgang af finanssaldi I vinduet Finans saldi vises summen af alle finansposter for alle konti i det angivne tidsinterval. Trin Hvis du vil gennemgå vinduet Finans saldi, skal du benytte følgende fremgangsmåde: 1. Klik på Saldo > Finans saldi i vinduet Kontoplan. 2. Klik på knappen 31 for et månedligt tidsinterval for at få vist posterne efter måned. FIGUR 2-2: VINDUET FINANS SALDI Vinduet Finans saldi indeholder de samme beløb og filtre som vinduet Finanskonto saldo. Vinduet indeholder derudover følgende filtre: Datofilter Ud over knapperne med tidsintervaller kan der angives mere komplekse datofiltre i sidehovedet. Det gør det muligt at kombinere udvalgte poster fra forskellige perioder. Tidsintervalknapperne Næste periode og Forrige periode Med disse knapper kan du hurtigt få vist de samme beløb fra forrige og næste periode. 2-6

7 Kapitel 2: Finansrapporter Demonstration: Gennemgang af Finans saldi pr. dimension Du kan bruge vinduet Finans saldi pr. dimension til at udføre dimensionale analyser af faktiske og budgetterede poster i et brugerdefineret format. Dette vindue har samme format som vinduet Dimensionsanalyse, men det er baseret på finansposter og finansbudgetposter i stedet for analyseposter og analysebudgetposter. Derfor er det kun globale dimensionsoplysninger, der kan ses i dette vindue. Trin Hvis du vil gennemgå vinduet Finans saldi pr. dimension, skal du benytte følgende fremgangsmåde: 1. Klik på Saldo > Finans saldi pr. dimension i vinduet Kontoplan. 2. Klik på knappen 31 for et månedligt tidsinterval for at få vist posterne efter måned. FIGUR 2-3: VINDUET FINANS SALDI PR. DIMENSION Dimensionsanalyser beskrives i kapitlet Finansanalyser. 2-7

8 Business Intelligence til it-medarbejdere i Microsoft Dynamics NAV 5.0 Demonstration: Gennemgang af finanskontosaldi og budgetter I vinduet Finanskonto saldo/budget sammenlignes aktuelle og budgetterede totaler for en enkelt konto over flere tidsintervaller. Trin Hvis du vil gennemse vinduet Finanskonto saldo/budget for konto 6110, skal du benytte følgende fremgangsmåde: 1. Kontroller, at konto 6110 Salg Indland er valgt, i vinduet Kontoplan. 2. Klik på Saldo > Finanskonto saldo/budget. 3. Klik på knappen 31 for et månedligt tidsinterval for at få vist posterne efter måned. FIGUR 2-4: VINDUET FINANSKONTO SALDO/BUDGET Vinduet Finanskonto saldo/budget indeholder de samme beløb og filtre som vinduet Finanskonto saldo. Ud over de faktiske beløb indeholder vinduet også det budgetterede debetbeløb, det budgetterede kreditbeløb og det budgetterede nettobeløb for de samme perioder. Sammenligningen af bogførte poster med budgetposter beregnes som en indeksprocent i feltet Saldo/budget (%). Filtrene er de samme som i vinduet Finanskonto saldo med to undtagelser: Filteret Debet- og kredittotaler findes ikke, da budgetterede debetog kreditbeløb ikke registreres direkte i finansbudgetposter. Der findes et Budgetfilter til filtrering af de budgetoplysninger, der er medtaget i dette vindue. 2-8

9 Kapitel 2: Finansrapporter Demonstration: Gennemgang af finanssaldi og budgetter I vinduet Finans saldi/budget sammenlignes faktiske og budgetterede poster for alle konti for et bestemt tidsinterval. Hvis du vil gennemgå vinduet Finans saldi/budget, skal du benytte følgende fremgangsmåde: 1. Klik på Saldo > Finans saldi/budget i vinduet Kontoplan. 2. Hvis du vil have vist posterne efter måned, skal du vælge tidsintervallet 31. FIGUR 2-5: VINDUET FINANS - SALDI/BUDGET Beløbene og filtrene, der er medtaget i analysen, er de samme som i vinduet Finanskonto saldo/budget. Derudover findes tidsintervalknapperne Datofilter, Næste periode og Forrige periode. Kontoskemaer Kontoskemaer bruges til at arrangere konti, der findes i kontoplanen, så der vises oplysninger om de pågældende konti. Brugere kan oprette forskellige formater for at definere de oplysninger, de vil udtrække fra kontoplanen. Et af hovedformålene med kontoskemaer er at have et sted til beregninger, der ikke kan foretages direkte i kontoplanen, f.eks. oprettelse af delsummer for grupper af konti, som kan medtages i nye totaler, og som kan bruges i andre totaler. Brugere kan f.eks. oprette kontoskemaer for at beregne dækningsgrader for dimensioner som afdelinger eller kundegrupper. Derudover kan alle oplysninger om finansposter og finansbudgetposter filtreres efter f.eks. bevægelse eller debetbeløb. 2-9

10 Business Intelligence til it-medarbejdere i Microsoft Dynamics NAV 5.0 Det er også muligt at sammenligne to eller flere kontoskemaer og kolonneformater vha. formler. Denne form for sammenligninger giver mulighed for at: Oprette brugerdefinerede finansrapporter uden brug af Report Designer. Oprette så mange kontoskemaer, der er brug for, med hver deres navn. Oprette forskellige rapportformater og udskrive rapporterne med de aktuelle tal. Dette emne indeholder en demonstration af opsætning af et kontoskema og en kort beskrivelse af andre emner, der vedrører kontoskemaer. Oversigt over kontoskemaer Et kontoskema består af: Navnet på et kontoskema Flere linjer Et kolonneformat. FIGUR 2-6: VINDUET KONTOSKEMA Der kan angives navne på flere kontoskemaer i vinduet Kontoskemanavne. Du kan få adgang til vinduet Kontoskemanavne ved at klikke på AssistButton i boksen Navn i vinduet Kontoskema. Når et kontoskema er navngivet, defineres det på linjen. Brugere angiver oplysninger som en beskrivelse, og hvilke konti der skal lægges sammen, og angiver, om de skal vises i rapporten eller kun defineres med henblik på beregning. 2-10

11 Kapitel 2: Finansrapporter Oversigt over felter i Kontoskema Vinduet Kontoskema indeholder følgende felter til opsætning af rækkeformat: Felt Rubriknr. Beskrivelse Sammentællingstype Beskrivelse Et nummer til kontoskemalinjen. Rubriknumre er valgfrie, og det samme nummer kan bruges på mere end én linje. Rubrikkerne med det samme nummer behandles derefter som en gruppe. Hvis du f.eks. bruger et rubriknummer i feltet Sammentælling, vil dette nummer repræsentere summen af alle linjer med dette nummer. Hvis du bruger funktionen Indsæt konti, kopieres feltet automatisk fra feltet Nummer i kontoplanen. Tekst, der skal stå i kontoskemalinjen. Hvis du bruger funktionen Indsæt konti, kopieres feltet automatisk fra feltet Navn i finanskontooversigten. Bestemmer, hvilke konti inden for det valgte sammentællingsinterval i feltet Sammentælling der bliver sammentalt. Vælg mellem: Kontosum: Summen beregnes på baggrund af beløbene i kontosum i kontoplanen. Det er standardværdien. Sumsum: Summen beregnes på baggrund af beløbene i I alt- og Til-sum-konti i kontoplanen. Formel: Summen beregnes ud fra beløbene i andre rubrikker i kontoskemaet. Formlen angives i feltet Sammentælling. Angiv grundlag for procent: Bruges til at indsætte en kolonne, der viser procentdelen af en total. Formlen i feltet Sammentælling på denne linje bruges til at beregne den total, som procentdelen er baseret på. Denne linje vises ikke i kontoskemarapporter. Hvis du bruger funktionen Indsæt konti, tildeles sammentællingstypen Sumsum til konti, hvor Kontotype er angivet til I alt eller Til-sum på kontoskemaet. Alle andre linjer tildeles automatisk sammentællingstypen Kontosum. 2-11

12 Business Intelligence til it-medarbejdere i Microsoft Dynamics NAV 5.0 Felt Sammentælling Beskrivelse Angiver, hvilke konti der sammentælles på denne linje. Dette felt udfyldes på baggrund af indholdet i feltet Sammentællingstype. Hvis sammentællingstypen Formel tildeles til kontoskemalinjen, kan du indtaste en formel, der indeholder rubriknumre (eller sammentællingsintervaller) fra kontoskemaet. Hvis sammentællingstypen er Kontosum eller Sumsum, skal du indtaste et kontonummer (eller sammentællingsinterval) fra kontoplanen. Når du opretter formler, kan du bruge følgende symboler: addition: + subtraktion: - multiplikation: * division: / eksponentiering: ^ parenteser () procentdel: % Hvis du bruger funktionen Indsæt konti, kopieres feltet automatisk fra feltet Nummer i finanskontooversigten. BEMÆRK! Hvis du vil medtage et nummer i formlen, må dette nummer ikke bruges som et rubriknummer i kontoskemaet. Rækketype Bestemmer, hvordan beløbene i rækken beregnes for den periode, der er defineret i feltet Datofilter i rapporten eller vinduet. Vælg mellem: Bevægelse: Det fulde beløb beregnes ved hjælp af de samlede ændringer fra starten til slutningen af datointervallet. Startsaldo: Det fulde beløb beregnes ved hjælp af alle poster fra den indledende transaktion i Microsoft Dynamics NAV til sidste post før starten af det angivne datointerval. Saldo til dato: Det fulde beløb beregnes ved hjælp af alle poster fra den indledende transaktion i Microsoft Dynamics NAV til datoen i slutningen af det angivne datointerval. 2-12

13 Kapitel 2: Finansrapporter Felt Beløbstype Beskrivelse Bestemmer typen af poster, der skal medtages i beløbene i kontoskemarækken. Vælg mellem: Nettobeløb: Det beregnede beløb indeholder debetog kreditposter. Debetbeløb: Det beregnede beløb indeholder kun debetposter. Kreditbeløb: Det beregnede beløb indeholder kun kreditposter. Vis Bestemmer, om kontoskemalinjen skal udskrives i rapporten. Vælg mellem: Ja: Rækken udskrives. Nej: Rækken udskrives ikke. Hvis kolonne ikke nul: Rubrikken udskrives, medmindre alle beløb i rubrikken er lig med 0. Ved positiv saldo: Rækken udskrives kun, hvis saldoen af beløbene i rækken er positiv. Ved negativ saldo: Rækken udskrives kun, hvis saldoen af beløbene i rækken er negativ. Sideskift Hvis indstillingen er valgt, indsættes der et sideskift lige efter den aktuelle konto, når kontoskemaet udskrives. 2-13

14 Business Intelligence til it-medarbejdere i Microsoft Dynamics NAV 5.0 Valgfrie felter i Kontoskema Du kan føje følgende ekstra kolonner til vinduet Kontoskema ved at klikke på Vis > Vis kolonne: Felt Filtre for sammentælling af dimensioner Fed, Kursiv og Understreget Vis modsat fortegn Beskrivelse Dimensionsværdier eller dimensionsværdiintervaller, der anvendes til at filtrere de beløb, som vises i rubrikken. Disse filtre beskrives mere detaljeret i afsnittet Filtrering af kontoskemaer ved hjælp af dimensioner senere i dette kapitel. Hvis en eller flere af disse indstillinger er valgt, er rækkeindholdet formateret med fed, kursiv eller understreget. I vinduet Kontoskemaoversigt får du kun vist fed skrift, mens du får vist alle tre formateringer i den udskrevne rapport Kontoskema og i de data, der er udlæst til regneark i Microsoft Excel. Hvis indstillingen er valgt, vises debiteringer i denne række som negative beløb i rapporter (dvs. med et minustegn), og krediteringer vises som positive beløb. Oversigt over kontoskemaer I vinduet Kontoskemaoversigt kan brugere få vist kontoskemaer i de forskellige formater, der er defineret, samt dem, der findes i dimensionsrapporten med sammentællinger. Du kan få vist vinduet Kontoskemaoversigt ved at klikke på knappen Skema og derefter klikke på Oversigt. FIGUR 2-7: VINDUET KONTOSKEMAOVERSIGT 2-14

15 Kapitel 2: Finansrapporter Demonstration: Opsætning af et kontoskema Scenario: Regnskabschefen hos CRONUS Danmark A/S skal udforme en rapport for at analysere de rabatter, der afgives til kunder og modtages fra leverandører. Hun definerer kontoskemaet, så det overholder følgende kriterier: Rabatter, der afgives til kunder, og rabatter, der modtages fra leverandører, vises i separate rækker. I en række vises de nettorabatter, der afgives eller modtages. De faktiske og budgetterede beløb for den aktuelle måned og forskellen mellem disse beløb kan ses. Ændringen i det faktiske rabatbeløb mellem sidste måned og den aktuelle måned kan sammenlignes. Opsætning af et kontoskema sker i tre trin: 1. Oprettelse af rubrikformatet 2. Oprettelse af kolonneformatet 3. Kombination af rubrikker og kolonner. Trin 1: Oprettelse af rubrikformatet Hvis du vil oprette et nyt kontoskema, skal du benytte følgende fremgangsmåde: 1. Klik på Økonomistyring > Finans > Analyse & rapportering > Kontoskemaer i navigationsruden. 2. Klik på AssistButton i feltet Navn for at åbne vinduet Kontoskemanavne. 3. Tryk på F3 for at indsætte et nyt kontoskema. 4. Skriv Rabatter i boksen Navn. 5. Skriv Rabatanalyse i feltet Beskrivelse. 6. Lad felterne Standard kolonneformat og Analysenavn være tomme. 7. Klik på OK, når kontoskemaet RABATTER er valgt. 8. Tryk på TAB eller ENTER. Vinduet Kontoskema åbnes. Det er det vindue, hvor rækkerne for rapporten designes. Kontoskemaet er i øjeblikket tomt. Hvis du vil oprette rapportoverskriften for rabatanalysen, skal du benytte følgende fremgangsmåde: 1. Klik på Vis kolonne i menuen Vis. 2. Marker Fed, og klik på OK. 3. Skriv Rabatanalyse på første linje i feltet Beskrivelse. Det er rapportoverskriften. 4. Marker afkrydsningsfeltet Fed i kolonnen Fed. 5. Indsæt en tom linje for at adskille overskriften fra rapportlinjerne. 2-15

16 Business Intelligence til it-medarbejdere i Microsoft Dynamics NAV 5.0 Hvis du vil oprette den første rabatkonto, der vedrører rabatter, som afgives til kunder, skal du benytte følgende fremgangsmåde: 1. Skriv R11 på tredje linje i feltet Rubriknr. 2. Skriv Afgivet varerabat i feltet Beskrivelse. 3. Skriv 6910 i feltet Sammentælling. Du kan også bruge AssistButton til at finde kontoen Afgivet varerabat i vinduet Finanskontooversigt eller klikke på Funktion > Indsæt konti og vælge konto BEMÆRK! Når du hurtigt vil tilføje et antal konti, der findes i kontoplanen, kan du klikke på Funktion > Indsæt konti og vælge kontiene fra Finanskontooversigt. Microsoft Dynamics NAV indsætter en ny række for de enkelte konti med alle kontooplysningerne i felterne Rubriknr., Beskrivelse, Sammentællingstype og Sammentælling. Du skal opdatere Rubriknr. efter behov Hvis du vil oprette de øvrige rækker for afgivet rabat, skal du benytte følgende fremgangsmåde: 1. Klik på den næste linje. 2. Skriv R21 i feltet Rubriknr. 3. Skriv Afgivet kontantrabat i feltet Beskrivelse. 4. Skriv i feltet Sammentælling. 5. Lad en linje stå tom. 6. Klik på den næste linje. 7. Skriv R1 i feltet Rubriknr. 8. Skriv Samlet afgivet rabat i feltet Beskrivelse. 9. Klik på AssistButton i feltet Sammentællingstype, og vælg derefter Formel. 10. Skriv R11+R21 i feltet Sammentælling. Hvis du vil oprette rækkerne for modtaget rabat, skal du benytte følgende fremgangsmåde: 1. Lad en linje stå tom. 2. Klik på den næste linje. 3. Skriv R12 i feltet Rubriknr. 4. Skriv Modtaget rabat detail i feltet Beskrivelse. 5. Skriv 7140 i feltet Sammentælling. 6. Klik på den næste linje. 7. Skriv R22 i feltet Rubriknr. 8. Skriv Modtaget varerabat i feltet Beskrivelse. 9. Skriv 7240 i feltet Sammentælling. 10. Klik på den næste linje. 11. Skriv R32 i feltet Rubriknr. 12. Skriv Modtaget kontantrabat i feltet Beskrivelse. 13. Skriv i feltet Sammentælling. 2-16

17 Kapitel 2: Finansrapporter 14. Lad en linje stå tom. 15. Klik på den næste linje. 16. Skriv R2 i feltet Rubriknr. 17. Skriv Samlet modtaget rabat i feltet Beskrivelse. 18. Klik på AssistButton i feltet Sammentællingstype, og vælg derefter Formel. 19. Skriv R12+R22+R32 i feltet Sammentælling. Hvis du vil oprette den endelige sammentællingsrække, skal du benytte følgende fremgangsmåde: 1. Lad en linje stå tom. 2. Klik på den næste linje. 3. Skriv R3 i feltet Rubriknr. 4. Skriv Nettorabat afgivet/modtaget i feltet Beskrivelse. 5. Klik på AssistButton i feltet Sammentællingstype, og vælg derefter Formel. 6. Skriv R1+R2 i feltet Sammentælling. 7. Marker afkrydsningsfeltet Fed i kolonnen Fed. Oversigt over kolonneformat Kolonneformatet for Kontoskema indeholder numeriske oplysninger. De enkelte kolonneformater defineres både ved synlige kolonner, der vises i rapporterne, og de mellemliggende kolonner, der kun bruges til beregninger. FIGUR 2-8: VINDUET KOLONNEFORMAT Når du har oprettet et kolonneformat, kan det som standard knyttes til et eksisterende kontoskema i vinduet Kontoskemanavne. 2-17

18 Business Intelligence til it-medarbejdere i Microsoft Dynamics NAV 5.0 Vinduet Kolonneformat indeholder følgende felter: Felt Kolonnenr. Kolonnehoved Kolonnetype Beskrivelse Bruges til at identificere linjen for kolonnen. Kolonnenumrene er valgfrie, og det samme kolonnenummer kan bruges på mere end én linje. Kolonnerne med det samme nummer behandles derefter som en gruppe. Hvis kolonnenummeret f.eks. indsættes i en formel, repræsenterer det summen af alle de linjer, der har det pågældende kolonnenummer. Teksten i dette felt udskrives på rapporter, der indeholder denne kolonne. Angiver, hvordan beløbene i kolonnen beregnes. Beløb beregnes for den periode, der er angivet i feltet Datofilter i rapporten eller vinduet, på følgende måde: Formel: I kolonnen vises beløb, der er beregnet på baggrund af beløb i andre kolonner i kontoskemaet. Angiv formlen i feltet Formel. Bevægelse: I kolonnen vises periodens kontosaldobevægelser. Saldo til dato: I kolonnen vises kontosaldi pr. sidste dag i perioden. Startsaldo: I kolonnen vises kontosaldi pr. første dag i perioden. Regnskabsår til dato: I kolonnen vises bevægelsen i kontosaldi fra regnskabsårets start til periodens afslutning. Rest. regnskabsår: I kolonnen vises bevægelsen i kontosaldi fra periodens afslutning frem til afslutningen af det regnskabsår, hvor perioden slutter. Hele regnskabsåret: I kolonnen vises bevægelsen i kontosaldi for det regnskabsår, hvor perioden slutter. 2-18

19 Kapitel 2: Finansrapporter Felt Posttype Beskrivelse Bestemmer typen af finansposter, der skal medtages i beløbene i kontoskemakolonnen. Vælg mellem: Finansposter: Summen beregnes på grundlag af finansposterne. Finansbudgetposter: Summen beregnes på grundlag af finansbudgetposterne. Beløbstype Bestemmer typen af poster, der skal medtages i beløbene i kontoskemakolonnen. Vælg mellem: Nettobeløb: Beløbet indeholder både kredit- og debetposter. Debetbeløb: Beløbet indeholder kun debetposter. Kreditbeløb: Beløbet indeholder kun kreditposter. Formel Vis modsat fortegn Hvis Formel er valgt som Kolonnetype, skal du angive en formel for linjen. Resultatet af formlen vises i kolonnen, når kontoskemaet udskrives. Brug dette felt til at udføre beregninger på andre kolonner. Andre kolonner angives via deres kolonnenumre. Du kan bruge de samme symboler til beregning som dem, der anvendes i rubrikformler. Hvis du f.eks. vil beregne forskellen i procent mellem finansposter og budgetposter, kan du indtaste følgende formel: 100*(Kolonnenr. på finanspostkolonne/kolonnenr. på finansbudgetpostkolonne -1) Hvis indstillingen er valgt, vises debiteringer i denne kolonne som negative beløb i rapporter (dvs. med et minustegn), og krediteringer vises som positive beløb. 2-19

20 Business Intelligence til it-medarbejdere i Microsoft Dynamics NAV 5.0 Felt Sammenligningsdatoformel Vis Beskrivelse Datoformel, som angiver, hvilke datoer der skal bruges til at beregne beløbet i denne kolonne. I Microsoft Dynamics NAV bruges formlen til at beregne beløbet fra sammenligningsperioden i forhold til den periode, der repræsenteres af datofilteret i rapportvinduet. Brug standardtidsperioderne U(ge), M(åned), Å(r) eller K(vartal) til at oprette formler. -1Å er f.eks. den samme periode et år tidligere. Hvis denne indstilling er valgt, vises beløbene i kolonnen i rapporter. Der kan vises op til fem kolonner i et kontoskemaformat i den udskrevne rapport. Vælg mellem: Altid: Samtlige beløb i kolonnen vises altid. Det er standardværdien. Aldrig: Kolonnen vises ikke i rapporter. Den bruges kun til at udføre beregninger. Hvis positiv: Der vises kun positive beløb (beløb, der er positive, før Vis modsat fortegn angives) i kolonnen. Hvis negativ: Der vises kun negative beløb (beløb, der er negative, før Vis modsat fortegn angives) i kolonnen. Afrundingsfaktor Afrundingsfaktor for beløb i kolonnen. Standardværdien er Ingen, dvs. ingen afrunding. Bemærk, at beløb i udskrevne rapporter afrundes. Hvis der f.eks. er valgt 1000, vises alle beløb i tusinder. Bemærk, at beløb i vinduet Kontoskemaoversigt ikke afrundes. 2-20

21 Kapitel 2: Finansrapporter Indstillinger for kolonneformat Du kan føje følgende ekstra kolonner til vinduet Kolonneformat ved at klikke på Vis > Vis kolonne: Felt Sammenlignings periodeformel Beskrivelse Angiver, hvilke regnskabsperioder der skal bruges, når beløbet beregnes i denne kolonne. En regnskabsperiode skal ikke følge kalenderåret, men hvert regnskabsår skal have det samme antal regnskabsperioder, selvom hver periode kan variere i længde. I Microsoft Dynamics NAV bruges periodeformlen til at beregne beløbet fra sammenligningsperioden op imod den periode, der repræsenteres af datofilteret i rapportvinduet. Følgende er forkortelser for periodespecifikationer: P = Periode FP = Forrige periode i et regnskabsår, halvår eller kvartal NP = Nuværende periode i et regnskabsår, halvår eller kvartal RÅ = Regnskabsår Globale dimensioner og Koncernvirkso mheder Du kan se eksempler på formler ved at trykke på F1 for at åbne online Hjælp til dette felt. Bruges til at oprette kolonneformater, hvor der kan vises globale dimensionsoplysninger på tværs af kolonner. Når kolonneformatet ikke er sammenkædet med en analyse, er de globale dimensioner tilgængelige i vinduet Kolonneformat. Når kolonneformatet er sammenkædet med en analyse, vises de dimensioner, der er angivet i analysen, i vinduet Kolonneformat. Analyser kædes sammen med kolonneformater i feltet Analysenavn i vinduet Kolonneformatnavne. 2-21

22 Business Intelligence til it-medarbejdere i Microsoft Dynamics NAV 5.0 Trin 2: Oprettelse af kolonneformatet Hvis du vil oprette et basiskolonneformat, der skal bruges sammen med den nye rabatanalyserapport, skal du benytte følgende fremgangsmåde: 1. Klik på Funktion > Opsæt kolonneformat i vinduet Kontoskema. 2. Klik på AssistButton i feltet Navn for at åbne vinduet Kolonneformatnavne. 3. Tryk på F3 for at indsætte et nyt kolonnenavn. 4. Skriv Basis i feltet Navn. 5. Skriv Basiskolonneformat i feltet Beskrivelse. 6. Marker Basiskolonneformat, og klik på OK. Vinduet Kolonneformatnavne lukkes, og markøren er nu i feltet Navn i vinduet Kontoskema, hvor Basis vises som navnet. 7. Tryk på TAB eller ENTER. Vinduet Basiskolonneformat åbnes med tomme linjer. Definer kolonnerne ved at oprette en linje for de enkelte kolonner. Bemærk! Du kan også åbne vinduet Kolonneformat fra menuen Økonomistyring ved at klikke på Opsætning > Generelt >Kolonneformater. Bemærk! Alle kolonner i denne demonstration er angivet på følgende måde: Beløbstype er Nettobeløb. Afkrydsningsfeltet Vis modsat fortegn er ikke markeret. Vis er angivet til Altid. Afrundingsfaktor er angivet til Ingen. Hvis du vil angive faktiske, budgetterede og afvigende totalkolonner for rapporten Rabatanalyse, skal du benytte følgende fremgangsmåde: 1. Skriv C10 på første linje i feltet Kolonnenr. 2. Skriv Faktisk i feltet Kolonnehoved. 3. Kontroller, at Kolonnetype er angivet til Bevægelse. 4. Kontroller, at Posttype er angivet til Finansposter. 5. Undlad at ændre indstillingerne i de øvrige felter. 6. Klik på den næste linje. 7. Skriv C11 i feltet Kolonnenr. 8. Skriv Budget i feltet Kolonnehoved. 9. Kontroller, at Kolonnetype er angivet til Bevægelse. 10. Klik på AssistButton i feltet Posttype, og vælg Finansbudgetposter. 11. Klik på næste linje. 2-22

23 Kapitel 2: Finansrapporter 12. Skriv C12 i feltet Kolonnenr. 13. Skriv Varians i feltet Kolonnehoved. 14. Klik på AssistButton i feltet Kolonnetype, og vælg derefter Formel. 15. Kontroller, at Posttype er angivet til Finansposter. 16. Skriv C10-C11 i feltet Formel. Hvis du vil definere sammenligningskolonner, skal du benytte følgende fremgangsmåde: 1. Klik på næste linje. 2. Skriv C13 i feltet Kolonnenr. 3. Skriv Faktisk sidste måned i feltet Kolonnehoved. 4. Kontroller, at Kolonnetype er angivet til Bevægelse. 5. Kontroller, at Posttype er angivet til Finansposter. 6. Skriv -1M i feltet Sammenligningsdatoformel. 7. Klik på næste linje. 8. Skriv C14 i feltet Kolonnenr. 9. Skriv Ændring fra sidste måned i feltet Kolonnehoved. 10. Klik på AssistButton i feltet Kolonnetype, og vælg derefter Formel. 11. Kontroller, at Posttype er angivet til Finansposter. 12. Skriv C10-C13 i feltet Formel. 13. Luk vinduet Kolonneformat. Trin 3: Kombination af rubrikker og kolonner Det sidste trin i opsætning af kontoskemaet er at kombinere rubrik- og kolonneformater. Hvis du vil kombinere rubrik- og kolonneformaterne, skal du benytte følgende fremgangsmåde: 1. Klik på AssistButton i feltet Navn i vinduet Kontoskema. 2. Klik på AssistButton i feltet Standard kolonneformat for kontoskemaet Rabatanalyse. 3. Vælg Basiskolonneformat, og klik på OK. 4. Klik på OK for at lukke vinduet Kontoskemanavne. Opsætningen af kontoskemaet Rabatanalyse er fuldført. Derefter skal du gennemse kontoskemaet i vinduet Kontoskemaoversigt. 2-23

24 Business Intelligence til it-medarbejdere i Microsoft Dynamics NAV 5.0 Funktioner i vinduet Kontoskemaoversigt Vinduet Kontoskemaoversigt bruges til at få vist et kontoskema uden at udskrive det. Vinduet Kontoskemaoversigt indeholder følgende felter under fanen Generelt: Felt Kontoskemanavn Kolonneformatnavn Datofilter Budgetfilter Beskrivelse Hvis du vil have vist et andet rubrikformat, skal du vælge det ønskede kontoskema i dette felt. Hvis du vil have vist et andet kolonneformat, skal du vælge det ønskede kolonneformat i dette felt. Bestemmer perioden eller balancedatoen for rapporten. Hvis kolonneformatet omfatter kolonner, der er baseret på finansbudgetposter, kan du filtrere posterne efter budgetkode. Felterne under fanen Dimensionsfiltre gør det muligt at filtrere kontoskemabeløbene efter: Globale dimensioner. Analysedimensioner, når kontoskemaet er knyttet til en analyse. 2-24

25 Kapitel 2: Finansrapporter Fanen Indstillinger indeholder følgende felter: Felt Vis fejl Vis beløb i ekstra rapporteringsvaluta Beskrivelse Angiver, hvilke fejl der skal vises i vinduet i tilfælde af division med nul eller periodefejl. Vælg mellem: Ingen: Der vises ingen fejl. Division med nul: Hvis en formel i kontoskemaet resulterer i division med nul, vises der *FEJL* i stedet for et beløb. Periodefejl: Hvis der er forskel på længden af perioderne, vises meddelelsen Ikke tilgængelig i stedet for et beløb. Begge: Der kontrolleres automatisk for både fejl i forbindelse med division med nul og periodefejl. Hvis indstillingen er valgt, vises rapportbeløb i den ekstra rapporteringsvaluta. Normalt vises beløbene i virksomhedens lokale valuta (RV). Trin 4: Gennemgang af kontoen i vinduet Kontoskemaoversigt Hvis du vil gennemgå kontoskemaet Rabatanalyse for januar 2008, skal du benytte følgende fremgangsmåde: 1. Vælg RABATTER i vinduet Kontoskema, og klik på Skema > Oversigt. 2. Klik på knappen 31 for et månedligt tidsinterval for at få vist posterne efter måned. 3. Klik på knappen Forrige periode eller Næste periode nederst til venstre i vinduet for at åbne perioden januar Du kan se, hvilke datoer der vises, når du klikker på periodeknapperne i feltet Datofilter. 2-25

26 Business Intelligence til it-medarbejdere i Microsoft Dynamics NAV 5.0 FIGUR 2-9: VINDUET KONTOSKEMAOVERSIGT FOR RABATANALYSE Du kan ændre de oplysninger, der vises i dette vindue, ved at angive filtre eller ved at ændre de rubrikker eller kolonner, der vises i rapporten. Åbn vinduet Kontoskemaoversigt, og klik på AssistButton i et beløbsfelt, der er beregnet på baggrund af en formel, for at få vist den formelberegning, som bruges til at beregne beløbet. Benyt følgende fremgangsmåde for at få vist formlen: 1. Klik på AssistButton i kolonnen Faktisk for rubrik R1. Følgende meddelelse vises: Rubrikformel: R11+R Klik på OK for at lukke meddelelsesvinduet. Derudover åbnes vinduet Kontoplan (finans), hvis du klikker på AssistButton i et beløbsfelt, der er baseret på finansposter eller finansbudgetposter. I vinduet Kontoplan (finans) sammenfattes oplysninger fra finansbudgetposterne og finansposterne i ét vindue. 2-26

27 Kapitel 2: Finansrapporter Benyt følgende fremgangsmåde for at få vist finansoversigterne: 1. Klik på AssistButton i kolonnen Faktisk for rubrik R11. Vinduet Kontoplan (finans) åbnes og viser de værdier, som bruges til at beregne beløbet i det valgte felt. 2. Luk vinduet Kontoplan (finans). Kontoskemaet Rabatanalyse for januar 2008 viser, at: Der blev afgivet flere rabatter til kunder, end der blev modtaget fra leverandører. Der var en væsentlig stigning i afgivne rabatter fra december 2007 til januar I oversigten har kontoskemaet givet værdifulde oplysninger om, hvor mange penge virksomheden bruger eller tjener på rabatter, og hvordan bevægelser ændres fra måned til måned. Det er ikke nødvendigt at oprette eller udskrive kontoskemaet igen for at få vist samme rapport for en anden periode. Du kan ganske enkelt ændre datoen i Datofilter eller vælge en anden tidsintervalknap. Derudover kan du oprette ekstra rabatrapporter ved at kombinere et andet kolonneformat med rubrikkerne i kontoskemaet Rabatanalyse. Du kan også bruge Basiskolonneformat sammen med andre rubrikker i kontoskemaet til at foretage de samme sammenligninger med andre finansielle oplysninger, f.eks. administrationsudgifter eller salgsindtægt. Demonstration: Udskrivning af kontoskemarapporter Kontoskemaet kan udskrives fra vinduet Kontoskemaoversigt eller mappen Rapporter. Rapporten indeholder de samme indstillinger og filtre som vinduet Kontoskemaoversigt, men rapporten kan kun udskrive de fem første kolonner i kontoskemaet. I vinduet Kontoskemaoversigt kan alle kolonner vises. Scenario: Behandlingen for januar 2008 er fuldført, og regnskabschefen hos CRONUS Danmark A/S skal udskrive indtægtskontoskemaet. Hun bruger standardkolonneformatet og angiver ikke budget- eller dimensionsfiltre. Hun vil heller ikke have vist fejl eller se, hvordan kontoskemaet er defineret. Før hun udskriver rapporten, gennemser hun den. 2-27

28 Business Intelligence til it-medarbejdere i Microsoft Dynamics NAV 5.0 Trin: Udskrivning af kontoskemarapporten Hvis du vil udskrive Indtægtskontoskema fra mappen Rapporter, skal du benytte følgende fremgangsmåde: 1. Åbn noden Økonomistyring i navigationsruden, og klik på Finans > Rapporter > Regnskabsopgørelse > Kontoskema. FIGUR 2-10: RAPPORTANMODNINGSFORMULAREN KONTOSKEMA 2. Klik på AssistButton i feltet Kontoskemanavn, og vælg Indtægter. 3. Klik på OK for at lukke vinduet Kontoskemanavne. 4. Tryk på TAB eller ENTER. Markøren flyttes til feltet Kolonneformatnavn, hvor der automatisk angives et kolonneformat. 5. Klik på AssistButton, og vælg Standard, Standard kolonneformat. 6. Klik på OK for at lukke vinduet Kolonneformatnavne. 7. Skriv i feltet Datofilter. 8. Klik på Vis udskrift for at gennemse Indtægtskontoskema. Rapporten Indtægtskontoskema åbnes, og der vises en indtægtsbeskrivelse, en bevægelse og saldo til dato i udskriftsformat. 9. Luk vinduet Vis udskrift. 2-28

29 Kapitel 2: Finansrapporter Hvis du vil udskrive et kontoskema i vinduet Kontoskemaoversigt, skal du vælge det kontoskema, du vil udskrive, og klikke på Funktion > Udskriv. Når du udskriver fra dette vindue, kopieres format, datofilter, dimensionsfilter og budgetfiltre automatisk til rapportanmodningsformularen Kontoskema. Demonstration: Udlæsning af kontoskemaer til Excel Kontoskemaer kan udlæses til Microsoft Excel fra vinduet Kontoskemaoversigt. Hvis du foretager udlæsning til Excel, kan du manipulere dataene ved hjælp af Excel-pivottabeller, og du kan dele data med andre, der arbejder uden for Microsoft Dynamics NAV-miljøet. Hvis du vil udlæse et kontoskema, skal du benytte følgende fremgangsmåde: 1. Klik på Funktion > Udlæs til Excel i vinduet Rabatter Basis Kontoskemaoversigt. Fanen Indstillinger vises. 2. Klik på AssistButton i feltet Indstilling, og vælg Opret prj.mappe for at oprette en ny projektmappe. Hvis du har et eksisterende Excelregneark, kan du også vælge Opdater prj.mappe og derefter angive Excel-projektmappe filnavn og Navn på regneark under fanen Indstillinger. 3. Klik på OK. Microsoft Dynamics NAV åbner automatisk Excel, og dataene udlæses fra det valgte kontoskema sammen med filteroplysninger. Navnet på regnearket er Rabat, dvs. det samme som navnet på kontoskemaet. BEMÆRK! Beløb, der er sammentællinger i vinduet Kontoskemaoversigt, udlæses ikke som formler til Excel. Værdien af totalen kopieres ganske enkelt til en celle i Excelregnearket. Afrundingsfaktorer knyttes heller ikke til beløb, der udlæses til Excel. Demonstration: Filtrering af kontoskemaer vha. dimensioner De poster, der bruges til at beregne beløb i kontoskemaer, kan også filtreres ved hjælp af dimensioner. Filtrering med dimensioner kan knyttes til rubrikker. Filtrering med dimensioner anvendes på alle beløb i alle kolonner i den pågældende rubrik. Der kan også defineres kolonneformater med dimensionsfiltre. Filtre, der er angivet for rubrikker, og filtre, der er angivet for kolonner, kan muligvis arbejde sammen. Når et beløb skal udskrives i en bestemt celle i kontoskemaet, skal det overholde kriterierne i både rubrik- og kolonnefiltrene. Hvis du ikke har valgt en analyse, vil de to første felter for dimensionssammentælling altid være to globale dimensioner. Hvis du har knyttet en analyse til kontoskemaet, vil dimensionerne i analysen bestemme indholdet af felterne Dimension x sammentælling. 2-29

30 Business Intelligence til it-medarbejdere i Microsoft Dynamics NAV 5.0 Hvis du vil gennemse et kontoskema, der bruger dimensioner med analyser, skal du benytte følgende fremgangsmåde: 1. Klik på AssistButton i feltet Navn i vinduet Kontoskema. 2. Bemærk, at analysen KAMPAGNE er knyttet til linjen Kampagneanalyse. 3. Klik på AssistButton i feltet Analysenavn for linjen Kampagneanalyse. 4. Gennemse værdierne i felterne Dimension 1-kode til Dimension 4- kode for Kampagneanalyse. Bemærk, at værdierne er: SALGSKAMPAGNE OMRÅDE FORRETNINGSGRUPPE SÆLGER. 5. Luk vinduet Analyseoversigt. 6. Marker linjen Kampagneanalyse, og klik på OK. 7. Tryk på TAB eller ENTER. 8. Bemærk, at felterne for dimensionssammentælling indeholder de dimensioner, der er angivet i analysen. Hvis du vil gennemse et kontoskema, der ikke bruger analysedimensioner, skal du benytte følgende fremgangsmåde: 1. Klik på AssistButton i feltet Navn i vinduet Kontoskema. 2. Bemærk, at der ikke er knyttet en analyse til linjen Finansieringsanalyse. 3. Vælg linjen Finansieringsanalyse, og klik på OK. 4. Tryk på TAB eller ENTER. Bemærk, at de første to felter for dimensionssammentælling indeholder de globale dimensioner Afdeling og Projekt. De sidste to felter for dimensionssammentælling anvendes ikke. 5. Klik på AssistButton i et af felterne for projektkodesammentælling. Dimensionsværdierne vises. 6. Klik i et af de ubrugte felter for dimensionssammentælling. Vinduet Dimensionsværdioversigt vises og er tomt. 7. Luk vinduet Dimensionsværdioversigt. BEMÆRK! Du kan finde flere analyser i kapitlet Finansanalyser i håndbogen Business Intelligence til it-medarbejdere. 2-30

31 Kapitel 2: Finansrapporter Øvelse 2.1 Oprettelse af et detaljeret kontoskema Scenario Du skal oprette en lille administrationsanalyserapport på to sider. Giv kontoskemaet koden ADMRPT og et særskilt kolonneformat med koden ADMINISTRATION. Den første side i rapporten skal indeholde følgende oplysninger: Rapportens overskrift er Analyse af vare- og materialeavance, og den er med fed skrift og understreget. Det første afsnit skal vise salg, salgsrabatter og en linje, der viser det samlede salg, hvor salgsrabatterne er fratrukket. Brug rubriknumrene R10-R30, og angiv overskriften Salg varer og materiale med fed skrift. Det andet afsnit skal vise 1) kostpriser for solgte varer før købsrabatter, 2 ) købsrabatterne og 3) en linje, der viser de samlede varekostpriser for solgte varer, hvor købsrabatten er fratrukket. Brug rubriknumrene R40-R60, og angiv overskriften Forbrug varer og materiale med fed skrift. Det tredje afsnit skal vise bruttotab/-avance på varer og materialer, og linjen skal være med fed skrift. Brug rubriknummer R70. Angiv en tom linje mellem afsnittene. Den anden side skal indeholde følgende oplysninger: En analyse, der opdeler bruttotab/-avance for varer og materialer efter afdeling, ved hjælp af rækkenumrene R80-R110, og som omfatter følgende afdelinger: Administration Produktion Salg Overskriftslinjen skal være med fed skrift og understreget. Den sidste række, der indeholder samlet bruttoavance/-tab, er med fed skrift og bruger rubriknummer R120. Kolonnerne i rapporten skal indeholde følgende oplysninger: Kolonne 1: Bevægelser på finanskonti i det forrige regnskabsår. Alle poster skal vises med modsat fortegn. Kolonne 2: Bevægelser på finanskonti i indeværende regnskabsår. Alle poster skal vises med modsat fortegn. Kolonne 3: En formel til beregning af differencen mellem resultaterne af indeværende år og regnskabsåret udtrykt i procenter. 2-31

32 Business Intelligence til it-medarbejdere i Microsoft Dynamics NAV 5.0 Gennemse række- og kolonneformatet i vinduet Kontoskemaoversigt, og gennemse derefter den udskrevne rapport. Det sidste trin er at udlæse resultaterne til en ny projektmappe i Excel. Giv dig selv en udfordring! 1. Oprettelse af kontoskemarækker og kontoskemakolonner. 2. Udlæsning af resultaterne til Excel. Har du brug for hjælp? 1. Åbn vinduet Kontoskemanavne, og opret kontoskemaet ADMRPT. 2. Vis de kolonner, der skal bruges for at oprette rækkerne, i vinduet Kontoskema. 3. Opret linjerne til første side som angivet i scenariet. 4. Opret linjerne til anden side som angivet i scenariet. 5. Åbn vinduet Kolonneformatnavne, og opret kolonneformatet ADMINISTRATION. 6. Opret kolonneformatet som angivet i scenariet. 7. Tildel kolonneformatet til kontoskemaet. 8. Åbn vinduet Kontoskemaoversigt. 9. Udlæs kontoskemaet til Excel. Trin for trin Hvis du vil oprette kontoskemanavnet og første side, skal du benytte følgende fremgangsmåde: 1. Klik på Økonomistyring > Finans > Analyse & rapportering > Kontoskemaer i navigationsruden. 2. Klik på AssistButton i feltet Navn. 3. Tryk på F3. 4. Skriv ADMRPT i feltet Navn. 5. Skriv Administrationsanalyserapport i feltet Beskrivelse. 6. Klik på OK, når kontoskemaet Administrationsanalyserapport er valgt. 7. Tryk på TAB eller ENTER. 8. Klik på Vis kolonne i menuen Vis. 9. Vælg Afdelingskode Sammentælling, Fed og Understreget. 10. Klik på OK for at lukke vinduet Vis kolonne. 11. Angiv linjer for første side på følgende måde: 2-32

33 Kapitel 2: Finansrapporter Rubriknr. Beskrivelse Sammentællingstype Sammentælling Fed Unders treget Varer og materialer avanceanalyse Ja Ja Salg varer og materialer R10 Salg Sumsum R20 Salgsrabat Kontosum 6910 R30 Nettosalg Formel R10+R20 Ja Forbrug varer og materiale R40 Forbrug før Formel R60-R50 købsrabatter R50 Købsrabatter Kontosum R60 Nettoforbrug Sumsum Ja R70 Bruttotab/ -avance på varer og materialer Formel R30+R60 Ja 2-33

34 Business Intelligence til it-medarbejdere i Microsoft Dynamics NAV 5.0 Udfyld den anden side på følgende måde: Rubri knr. Beskrivelse Bruttotab/-avance efter afdeling Sammentæll ingstype Sammentælling Afdelingskode Sammentælling Fed Ja Under streget Ja Sides kift Ja R80 R90 Administrationsa fdeling Produktionsafdeli ng Kontosum Kontosum R100 Salgsafdeling Kontosum R110 Ikke allokeret til en afdeling Formel R70-R80-R90- R100 ADM PROD SALG R120 Samlet bruttoavance/-tab Formel R80+R90+R100+ R110 Ja Benyt følgende fremgangsmåde for at oprette kolonneformatet: 1. Klik på Funktion > Opsæt kolonneformat. 2. Klik på AssistButton i feltet Navn. 3. Tryk på F3. 4. Skriv Administration i feltet Navn. 5. Skriv Kolonneformat for administrationsrapport i feltet Beskrivelse. 6. Marker Kolonneformat for administrationsrapport, og klik på OK. 7. Tryk på TAB eller ENTER. 8. Klik på Vis kolonne i menuen Vis. 9. Vælg Afdelingskode Sammentælling, Fed og Understreget. 10. Klik på OK for at lukke vinduet Vis kolonne. 11. Angiv formatet på følgende måde: 2-34

35 Kapitel 2: Finansrapporter Kolonnenr. C1 C2 C3 Aktuelt regnskabsår Forrige regnskabsår Afvigelse i % Posttype Formel Vis modsat fortegn Bevægelse Finanspost Ja Bevægelse Finanspost Ja -1Å Formel Finanspost 100*(C1/ C2-1) Kolonnehoved Kolonnetype Sammenligningsdatoformel Hvis du vil tildele kolonnehovedet til kontoskemaet, skal du benytte følgende fremgangsmåde: 1. Luk vinduet Kolonneformat. 2. Klik på AssistButton i feltet Navne i vinduet Kontoskema. 3. Klik på AssistButton i feltet Standard kolonneformat på linjen for kontoskemaet Administrationsanalyserapport. 4. Vælg Kolonneformat for administrationsrapport, og klik på OK. 5. Klik på OK i vinduet Kontoskemanavn. 6. Tryk på TAB eller ENTER. 2-35

36 Business Intelligence til it-medarbejdere i Microsoft Dynamics NAV 5.0 Hvis du vil have vist rubrik- og kolonneformaterne for januar 2008, skal du benytte følgende fremgangsmåde: 1. Klik på Skema > Oversigt. 2. Hvis du vil have vist posterne efter måned, skal du vælge tidsintervallet Klik på knappen Forrige periode eller Næste periode nederst til venstre i vinduet for at åbne perioden januar FIGUR 2-11: KONTOSKEMA ADMINISTRATIONSANALYSERAPPORT Hvis du vil gennemse rapporten, skal du benytte følgende fremgangsmåde: 1. Klik på Funktion > Udskriv i vinduet Kontoskemaoversigt. 2. Klik på Vis udskrift. 3. Gennemse og luk vinduet Vis udskrift. Hvis du vil udlæse kontoskemaet, skal du benytte følgende fremgangsmåde: 1. Klik på Funktion > Udlæs til Excel i vinduet Kontoskemaoversigt. 2. Klik på AssistButton i feltet Indstilling, og vælg Opret prj.mappe. 3. Klik på OK. 4. Gennemse og luk derefter Excel. 2-36

37 Kapitel 2: Finansrapporter Oversigt I dette kapitel er det beskrevet, hvordan du kan oprette detaljerede rapporter ved hjælp af analyser, der leveres af kontoplanen. 2-37

38 Business Intelligence til it-medarbejdere i Microsoft Dynamics NAV 5.0 Hurtig besvarelse: Resumé Brug et øjeblik på at skrive tre nøglepunkter ned, som du har lært i dette kapitel: