Her kan du finde svar på en række spørgsmål om digitale lønsedler og om implementeringen heraf. Spørgsmål og svar bliver løbende revideret.

Transkript

1 Version 6 Spørgsmål og svar Her kan du finde svar på en række spørgsmål om digitale lønsedler og om implementeringen heraf. Spørgsmål og svar bliver løbende revideret. Du kan benytte søgeboksen til, at søge efter et bestemt ord i 'Spørgsmål og svar om digitale lønsedler og om implementeringen heraf'. Generelt Bliver ministerområdernes økonomiske rammer beskåret? Nej, besparelserne ved at gå bort fra papirlønsedler er begrænsede og afhænger af institutionens størrelse og organisering. Ministerområdernes rammer bliver derfor ikke beskåret som følge af overgangen til digitale lønsedler. Har man ikke ret til at få sin lønseddel på papir? Nej det følger hverken af lovgivningen eller af gældende overenskomster og aftaler. Men ifølge skattelovgivningen skal arbejdsgiveren give lønmodtageren meddelelse om indeholdt A- Skat, og dette sker typisk via lønsedlen. Ved overgang til digitale lønsedler skal arbejdsgiver derfor give lønmodtager meddelelse om, at denne med virkning fra et givet tidspunkt vil modtage underretningen om indeholdt A-skat på andet læsbart medie end det hidtidige papirformat. Derudover skal lønsedlen sendes til en central elektronisk postkasse eller et andet sted, hvor lønmodtageren har mulighed for at gøre sig bekendt med oplysningerne, og arbejdsgiveren skal sikre, at lønmodtageren rent faktisk kan få adgang til lønsedlen. Hvad mener fagforeningerne? Overgangen til digitale lønsedler er løbende blevet drøftet med Centralorganisationernes Fællesudvalg (CFU), som grundlæggende er positiv over for projektet under forudsætning af, at den digitale lønseddel bliver indført under tilfredsstillende forhold for medarbejderne. CFU lægger vægt på, at det sikres, at alle medarbejdere også i fremtiden kan få adgang til deres lønsedler. Medarbejderne skal således have adgang til at læse og printe deres lønseddel ud. Det bør gælde uanset om medarbejderne til daglig har adgang til en computer på deres arbejde. Hvis ikke det krav kan opfyldes finder CFU, at det lokalt skal sikres, at medarbejderne kan få lønsedlen på papir som i dag. Det er vigtigt, at der føres en god dialog i samarbejdsudvalget om indførelsen af de digitale lønsedler, så man lokalt kan opnå tilslutning til og accept af denne ændring. Hvem har ansvaret for indførelsen af digitale lønsedler? Økonomistyrelsen har ansvaret for at etablere den tekniske løsning, der muliggør overgangen til digitale lønsedler. 1

2 Økonomistyrelsen har ligeledes ansvaret for at udarbejde generelt vejledningsmateriale til brug for institutionens egen informationskampagne. Vejledningsmaterialet bliver løbende opdateret her på hjemmesiden. Den enkelte institution har ansvaret for at gennemføre de nødvendige lokale forberedelsesaktiviteter, således at den er klar til at overgå til digitale lønsedler i november Hvem har besluttet, at vi skal have digitale lønsedler? Det har finansministeriet som led i digitaliseringen af den offentlige forvaltning. Hvilke fordele er der ved digitale lønsedler? De er lette at finde, gemme og sende. Du kan finde dem, hvis du har en internetopkobling. Du kan gemme dem digitalt og slipper dermed for papirbunker og bortkomne lønsedler. Og du kan sende lønsedlen digitalt til fx din bank, hvis du har behov for at dokumentere dine lønoplysninger. Hvilken retsgyldighed har en digital lønseddel? Samme retsgyldighed som en papirlønseddel. Hvornår og hvordan Får jeg løn, selv om jeg ikke ser min lønseddel? Ja, lønudbetalingen er ikke afhængig af lønsedlen. Har overgangen til digitale lønsedler noget med Nemkonto at gøre? Nej, de to projekter har intet med hinanden at gøre. De går bare i luften omtrent samtidig. Hvilken elektronisk postkasse bliver lønsedlerne sendt til? Lønsedlen bliver leveret i e-boks, hvor den bliver opbevaret centralt i ubegrænset tid, med mindre medarbejderen sletter den. e-boks er et personligt arkiv, hvorfor ingen andre end den enkelte lønmodtager kan få adgang til sin lønseddel. Medarbejdere, der i forvejen har en e-boks, vil fra medio november modtage deres lønseddel her. Hvordan får jeg fat i min digitale lønseddel? Du skal bruge en pc med internetadgang og din personlige digitale signatur. Økonomistyrelsen anbefaler brugen af digital signatur, idet den bidrager til en sikker og fortrolig kommunikation imellem borgerne og det offentlige. Den har desuden den fordel, at den samme digitale signatur kan anvendes til log on på forskellige webtjenester. Man skal derfor kun huske et enkelt password for at logge på de forskellige websteder. Overgangen til digitale lønsedler er således en god anledning for statens medarbejdere at anskaffe sig en digital signatur. Vi er dog opmærksomme på, at anvendelsen af den digitale signatur kan medføre problemer i institutioner med et stort antal medarbejdere uden egen PC eller med en restriktiv IT-politik. Vi har derfor ikke lukket for de øvrige log-on muligheder E-Boks som standard åbner op for. Det er således også muligt at logge på med den fælles pinkode, via sin netbank eller via eposthuset. 2

3 Hvornår får vi de første digitale lønsedler? De første digitale lønsedler sendes til E-Boks i forbindelse med månedslønskørslen i november 2005 (decemberlønnen for de forudlønnede og novemberlønnen for de bagudlønnede). Lønsedlen lægges i E-Boks to dage før dispositionsdatoen, I vil derfor kunne se den første digitale lønsedler i E-Boks den 28. november Jeg har en E-Boks i forvejen. Kan jeg bruge samme adgang som jeg plejer, eller skal jeg bruge en digital signatur? Du kan godt bruge den samme adgang, som du har brugt hidtil. Vi synes dog, at overgangen til digitale lønsedler er en god anledning til at henlede opmærksomheden på den digitale signatur, og slå et slag for, at vi i staten generelt både som institution og som medarbejdere bør gå foran og være på forkant med digitaliseringen af forskellige forretningsgange. Vi vil derfor opfordre dig til at anskaffe dig en digital signatur, og bruge denne. Kan andre få adgang til min E-Boks når jeg dør? Ja, det kan de. Når der kommer en meddelelse fra folkeregisteret, om at en bruger er død, bliver adgangsmetoden (Digital signatur eller pinkode) gjort uanvendelig, hvorfor der ikke længere kan skabes adgang til e-boksen. E-Boks forbeholder sig i sine vilkår ret til at data opbevares 90 dage. Dette for at boet, med en attest fra skifteretten, kan rette henvendelse og få adgang til indholdet. Kan børn få en lønseddel i e-boks? Nogle institutioner sender lønsedler til børn, der f.eks. deltager i forskellige former for forsøg. Disse lønsedler bliver også leveret i e-boks. Da man skal være fyldt 15 år for at bestille en digital signatur, kan børn under 15 år kun få adgang til deres digitale lønseddel via den fælles pinkode. Kan vi udskyde vores overgang til digitale lønsedler? De første digitale lønsedler distribueres i forbindelse med månedslønskørslen i november Hvis I har behov for ekstra tid til jeres lokale forberedelsesproces, har I mulighed for at tilrettelægge jeres egen overgang til digitale lønsedler ved i en periode fortsat at bestille papirlønsedler til jeres medarbejdere. Papirlønsedlerne vil være et supplement til den digitale lønseddel. Hvis I således ønsker at overgå til digitale lønsedler i faser, kan I bestille papirlønsedler for en delmængde af jeres medarbejdere. Hvis I ønsker at vente med at overgå til digitale lønsedler i hele jeres organisation, kan i også bestille papirlønsedler til hele organisationen. Læs mere om hvordan I bestiller papirlønsedler her. Kommer der en orientering om overgangen til digitale lønsedler på de sidste papirlønsedler? Ja, følgende tekst om overgangen til digitale lønsedler vil fremgå af de papirlønsedler, der produceres i henholdsvis månedslønskørslen i oktober og timelønskørslen i november: 3

4 Oktober: "Dette er din næstsidste/sidste lønseddel på papir. Fra den 28. november 2005 får du din lønseddel i e-boks. Se din lønseddel på November: "Dette er din sidste lønseddel på papir. Fra den 28. november 2005 får du din lønseddel i e-boks. Se din lønseddel på Koster det penge at modtage en digital lønseddel? Nej. Betalingen indgår i institutionens abonnementsbetaling for Statens Lønsystem. Undtagelser Blive papirlønsedler helt afskaffet? Ja men i en overgangsperiode kan institutionen bestille papirlønsedler til medarbejdere, der ikke kan få adgang til deres digitale lønseddel. Papirlønsedlen vil være et supplement til den digitale lønseddel, som distribueres til alle. Får alle statsansatte digitale lønsedler? Nej. Ansatte ved Forsvaret, Rigspolitiet og Post Danmark får ikke digitale lønsedler. Alle andre, der får løn via Statens Lønsystem, får digitale lønsedler. Hvad er tidsfristen for manuel opsætning af fast felt 34? Fast felt 34 benyttes som indikator for om medarbejderen skal have en papirlønseddel som supplement til den digitale lønseddel. Hvis I opsætter fast felt 34 manuelt, skal dette ske inden månedslønskørslen i november. Dvs. I skal have afsluttet opsætningen inden der lukkes for SLS den 18. november 2005 kl Hvad med medarbejdere, der ikke har pc? I kan overveje at opstille pc'er i fællesarealer, hvor medarbejdere, der ikke arbejder ved en pc til daglig, kan få adgang til deres digitale lønseddel. En del af disse medarbejdere har måske en pc med internetopkobling derhjemme. Den kan de bruge til at finde lønsedlen. Hvordan bestilles papirlønsedlen? Der bliver ikke tale om en egentlig bestilling. På baggrund af jeres vurdering af, hvilke medarbejdere, der i en periode også skal have en papirlønseddel, kan I selv manuelt sætte en markering op i SLS, der indikerer hvilke medarbejdere der fortsat skal have en papirlønseddel. Markeringen skal sættes op i fast felt 34 på den enkelte medarbejder (se særskilt vejledning hvordan du finder fast felt 34). Værdien i feltet er som udgangspunkt 0, hvilket betyder at der kun sendes en digtial lønseddel. Værdien kan ændres til en værdi imellem 1-9, hvilket betyder, at der distribueres en papirlønseddel som supplement til den digitale lønseddel. I systemet skelnes der ikke imellem 4

5 værdierne 1-9, det betyder blot, at der sendes en papirlønseddel som supplement til den digitale lønseddel. I har dog lokalt mulighed for at tillægge de enkelte værdier betydning, hvis I har behov for en skelnen. Bestilling af pløjning (bagudrettet) Hvis I har behov for at sætte markeringen op på et større antal medarbejdere, har I mulighed for at bestille en pløjning. Send en mail til Rådgivning og Support på oesrs@oes.dk og angiv kriterierne for de registre der skal have opsat markeringen. Oplys desuden hvornår ændringen skal foretages. Bemærk: Med mindre I angiver andet, opsættes feltet med et 1-tal. Feltet bliver ikke nulstillet efter lønkørslen, I skal derfor kun bestille pløjningen en enkelt gang. Betaling for pløjninger er baseret på antallet af anvendte timer vedrørende opgaven. Betalingen sker på grundlag af Økonomistyrelsens timepris for konsulenttimer. I 2005 er konsulenttimeprisen kr. Der vil normalt blive opkrævet en minimumsbetaling for opgaver svarende til 3 konsulenttimer. Tidsfrist: For pløjninger med virkning fra tidspunktet for de første digitale lønsedler, skal vi have jeres bestilling senest den 25. oktober Pløjningerne kan i øvrigt bestilles løbende. Automatisk opsætning af markering for papirlønsedler ved oprettelse af registre (fremadrettet) Der er også mulighed for at bestille en fast opsætning af felt 34 i forbindelse med den løbende oprettelse af registre. Send en mail til Rådgivning og Support på oesrs@oes.dk og angiv kriterierne for de registre der skal have opsat markeringen automatisk (f.eks. alle engangsregistre). Oplys desuden hvornår ændringen skal foretages. Bemærk: Med mindre I angiver andet, opsættes feltet med et 1-tal. Feltet bliver ikke nulstillet efter lønkørslen, I skal derfor kun bestille den automatiske opsætning en enkelt gang. Betaling for automatisk opsætning af markering er baseret på antallet af anvendte timer vedrørende opgaven. Betalingen sker på grundlag af Økonomistyrelsens timepris for konsulenttimer. I 2005 er konsulenttimeprisen kr. Der vil normalt blive opkrævet en minimumsbetaling for opgaver svarende til 3 konsulenttimer. Bestilles automatisk opsætning af markeringen samtidig med en pløjning, betales der kun én gang for 3 timer. Tidsfrist: For automatisk opsætning af felt 34 med virkning fra tidspunktet for de første digitale lønsedler, skal vi have jeres bestilling senest den 25. oktober Automatiske opsætninger kan i 5

6 øvrigt bestilles løbende. Fjernelse af markering Hvis markeringen i fast felt 34 skal fjernes maskinelt igen, bedes I sende en særskilt mail med en bestilling på dette. Denne bestilling skal også sendes til Rådgivning og Support, og vi skal gerne have modtaget bestillingen 2 uger før markeringen ønskes fjernet. Vi vil bede Jer om ikke at fremsende bestillingen flere måneder før ændringen skal foretages. Dette både af hensyn til eventuelle ændringer i Jeres tidsplan samt vores administration af opgaver, der ligger langt ude i fremtiden. Hvordan bestilles papirlønsedlen til udlændinge uden cpr-nr? Udenlandske lønmodtagere uden dansk cpr-nr. registreres i SLS med et fiktivt cpr-nr. Disse medarbejderes lønsedler bliver også lagt i e-boks, selvom lønmodtagerne ikke kan få adgang til dem, da man ikke kan bestille en digital signatur eller fælles pinkode med et fiktivt cpr-nr. Medarbejderne vil derfor fortsat skulle have en papirlønseddel. Hvordan kan I så identificere denne medarbejdergruppe? Det kan være svært. Derfor sætter Økonomistyrelsen markeringen op automatisk (ff34=1), uden at I skal bestille dette. Økonomistyrelsen har mulighed for at identificere disse lønmodtagere ved at de ikke kan slås op i cpr- registeret når markeringen i fast felt 34 skal sættes op. Denne automatiske opsætning gælder for samtlige institutioner i SLS, også de private. Vil det koste noget at få papirlønsedler? Ja, institutionen skal betale for de supplerende papirlønsedler efter overgangen til digitale lønsedler. Prisen er ikke fastsat endnu, men det bliver ikke dyrere end det, institutionen betaler i dag. I vil dog gå glip af den besparelse, der er lagt op til i abonnementet for Statens Lønsystem for Prisen vil fremgå af prisfolderen for 2006 som forventes at udkomme i november Der vil ikke blive opkrævet betaling for supplerende papirlønsedler der distribueres i Det vil ikke være forbundet med udgifter for medarbejderne fortsat at modtage en papirlønseddel, når de ikke har adgang til digitale lønsedler. Konsekvenser af overgangen Bliver oplysningssedlen også fremover sendt digitalt? Nej, oplysningssedlen bliver ikke sendt til e-boks, da Økonomistyrelsen ikke længere skal sende oplysningssedler til statens ansatte. Fremover vil man kunne finde de oplysninger, der tidligere stod på oplysningssedlen, i Skattemappen på i søjlen Borger. Årsagen til denne ændring er, at skattekontrolloven er blevet ændret, så arbejdsgivere ikke længere har pligt til at sende oplysningssedler til de ansatte. Det skal for god ordens skyld oplyses, at der ikke udsendes en "13. lønseddel", og lønsedlen ændres ikke som resultat af den ændrede Skattekontrollov. 6

7 Bemærk dog, at Økonomistyrelsen fortsat udsender den supplerende oplysningsseddel, da denne ikke er omfattet af lovændringen. Den supplerende oplysningsseddel sendes som hidtil på papir. Se i øvrigt Told-og Skats nyhedsbrev om oplysningspligt: Hvad med efterreguleringer i forhold til fratrådte medarbejdere? Hvis i er i tvivl om disse medarbejdere efter fratrædelsen stadigvæk kan få adgang til en digital lønseddel, kan i vælge at sætte en markering op på disse i SLS, således at de modtager en papirlønseddel vedrørende efterreguleringen. Hvad med engangsydelser? Oplysninger om engangsydelser fx et censorhonorar får man også digitalt. Alle lønsedler, der bliver produceret i forbindelse med en lønkørsel i Statens Lønsystem (SLS) bliver nemlig distribueret digitalt. Hvis man har flere ansættelsesforhold, hvor lønnen udbetales via SLS, vil man modtage alle sine lønsedler i den samme digitale postkasse. Man vil også have adgang til dem med den samme digitale signatur. Hvad nu, hvis jeg skifter navn? Så vil du fortsat få din digitale lønseddel. Nøglen til lønsedlen er nemlig dit CPR-nr. Hvad sker der, hvis jeg skifter arbejde? Hvis du skifter arbejde til en anden offentlig arbejdsplads, der får løn via Statens Lønsystem, vil du modtage lønsedlen i e-boks som hidtil. Du kan også stadig bruge den samme digitale signatur til at få adgang til den. Hvis du skifter til en anden, ikke-statslig arbejdsplads, der ikke distribuerer lønsedler via e-boks, vil du fremover modtage din lønseddel på anden vis. Dine hidtidige lønsedler vil dog blive liggende i e-boks. Hvordan med fejlrettelser eller korrektioner til lønsedlen? Det vil foregå som hidtil. Hvis der sker ændringer, der tidligere ville have resulteret i print af en ny lønseddel, vil det også nu resultere i en ny digital lønseddel. Kan blinde og svagtseende benytte e-boks? Ja, det kan de. e-boks har foretaget en skærmlæsertest af Konklusionen er, at sitet godt kan bruges med en skærmlæser. Der er i forbindelse med testen stillet forslag om visse forbedringer, som e-boks vil vurdere og implementere i kommende versioner af e-boks. 7

8 Kan jeg slette min lønseddel i E-Boks? Ja, det er muligt at slette alle sine dokumenter i e-boks. Økonomistyrelsen har tidligere meldt ud, at det kun er muligt at slette lønsedler, der er ældre end 5 år. Dette krav skulle sikre, at lønmodtagere ikke kommer til at slette deres lønseddel, og efterfølgende henvender sig i lønadministrationen for at få en kopi af den slettede lønseddel. Økonomistyrelsen har været nødt til at frafalde dette krav, idet det efterfølgende er blevet påpeget, at kravet er i strid med konceptet omkring e-boks, idet det er brugeren, der ejer data i dennes e- Boks. Datatilsynet har i den forbindelse også vurderet, at dokumenterne i e-boks som udgangspunkt anses for at være af privat karakter. Det skal derfor overvejes, om kravet er en rimelig regulering af et privat anliggende, da lønmodtageren som udgangspunkt selv ejer sin lønseddel. Da der ikke efter lovgivningen er krav om, at lønmodtagere skal opbevare deres lønsedler i 5 år, har Økonomistyrelsen ikke hjemmel i lovgivningen til dette krav. Derfor bør en sådan regulering af private dokumenter være velbegrundet. Det er Økonomistyrelsens vurdering, at kravet ikke anses for velbegrundet, idet de samme oplysninger findes i SLS i mindst 5 år, og fordi det planlægges at indrette en lønsagsbehandleradgang til en kopi af lønsedler fra foråret Hertil kommer, at behovet for at finde gamle lønsedler må blive ret begrænset, selv om de kan slettes før udløbet af 5-årsperioden. Der henses herved til, at der ifølge Post Danmark kun er 6 pct. af brugerne, som sletter dokumenter fra E-Boks, og at det vurderes, at kun et beskedent antal af de 6 pct. vil få brug for en lønseddel. Kan vi fortsat modtage kopilønsedler til lønadministrationen? Ja, I kan fortsat modtage kopilønsedler dog kun frem til begyndelsen af 2006 hvor vi etablerer en ny funktionalitet i Statens Lønsystem, som gør det muligt for lønsagsbehandlerne at se en kopi af medarbejdernes digitale lønsedler. Hvis I allerede modtager kopilønsedler i dag, skal I ikke foretage jer yderligere. I vil da modtage kopilønsedler som hidtil. Hvis ikke I modtager kopilønsedler i dag, men ønsker at gøre dette efter overgangen til digitale lønsedler og frem til begyndelsen af 2006, hvor den nye SLS funktionalitet tages i brug, skal I sende en bestilling til Rådgivning og Support på oesrs@oes.dk. I kan kun modtage kopilønsedler for hele institutionen/ SLS gruppen. Må vi sende en digital lønseddel pr. mail? Ja, det må I godt. I skal dog være opmærksomme på, at der er personfølsomme data på en lønseddel, hvorfor mailen skal sendes som sikker mail. Dette kræver, at modtageren har en digital signatur installeret i sin mail-klient, hvilket har vist sig at være vanskeligt for mange. Du kan læse mere om fremsendelse af sikre mails på følgende hjemmeside: Specielt om digital signatur 8

9 Hvad kan jeg ellers bruge min digitale signatur til? Den digitale signatur kan bruge til meget andet end at se din lønseddel. Den åbner for en række nye muligheder, når det gælder sikker kommunikation og selvbetjening via nettet. Her er en oversigt over, hvad du kan bruge din digitale signatur til ( Hvad med udenlandsdanskere? Du kan som udenlandsdansker godt få en digital signatur. Videnskabsministeriet er undervejs med en udstedelsesprocedure, hvor du som udenlandsdansker kan afhente brevet med PIN-koden til aktivering af din digitale signatur, på den danske ambassade eller konsulat i det land, hvor du har fast bopæl. Indtil denne procedure er på plads, kan du kun afhente brevet med PIN-koden på Folkeregistret i Københavns Kommune. Når du som udenlandsdansker vil have en digital signatur, benytter du bare det normale bestillingslink på digitalsignatur.dk. Bestillingssystemet identificerer dig herefter automatisk som udenlandsdansker på baggrund af dit CPR-nummer, når det ikke kan finde en dansk folkeregisteradresse som matcher dette. Efter at have gennemført bestillingsprocessen, kan du afhente brevet med PIN-koden hos Københavns Kommune eller fremtidigt hos den danske ambassade eller konsulat i landet hvor du bor, når den nye procedure træder i kraft. Hvad nu, hvis jeg har en personlig signatur i forvejen? Hvis du allerede har en personlig, digital signatur i forvejen, kan du bare bruge den til at se din lønseddel. Hvilke typer digital signatur findes der? Der findes tre slags digital signatur: Personlig signatur (til privat brug) er en elektronisk underskrift. Det er denne digitale signatur, du skal bruge for at få adgang til din lønseddel (se evt. om andre log-on muligheder her). Denne signatur kan ikke deles med andre. Medarbejdersignatur anvendes til at identificere sig som medarbejder på sin arbejdsplads. Signaturen benyttes fx. i forbindelse med godkendelse af elektroniske fakturaer. Virksomhedssignatur identificerer selve virksomheden og ikke enkeltpersoner. Der knyttes derfor ingen personnavne til signaturen, som alene indeholder virksomhedens navn og én adresse. Hvor kan jeg finde mere information om digital signatur? Du kan finde mere information på hvor du også kan bestille en digital signatur, hvis du ikke har en i forvejen. Du skal blot på forsiden klikke på Bestil din digitale signatur og så er du i gang. Hvor lang tid tager det at få en digital signatur? Det tager kun få minutter at bestille din digitale signatur. Se vejledningen på TDC s hjemmeside. Hvordan fornyer jeg min digitale signatur? Umiddelbart inden brugerens private digitale signatur udløber (efter 2 år) modtager brugeren automatisk en som beskriver, hvordan han/hun skal forny sin digitale signatur. Det er gratis 9

10 at få fornyet sin digitale signatur. Se i særskilt vejledning her: Hvordan kan jeg se forskel på min personlige signatur og medarbejdersignatur? Hvis du både har din personlige signatur og din medarbejdersignatur installeret på samme pc, er det vigtigt, at du navngiver dem forskelligt, når du bestiller dem hos TDC. Ellers vil du have svært ved at se forskel på dem. Hvis der kun er enkelte medarbejdere hos jer, der bestiller medarbejdersignaturer, kan i evt. anvende en navnestandard der hedder personnavn efterfulgt af institutionsnavn i parentes. Så ved i, at dette er jeres medarbejdersignatur. Alternativt kan i, når i bestiller personlige digitale signaturer anvende en navnestandard, der hedder personnavn efterfulgt af privat i parentes, ex. Peter Petersen (privat). Hvordan skal jeg opbevare min digitale signatur? Du skal installere din digitale signatur på den pc, du vil bruge for at se din lønseddel. Det er desuden en god ide at tage en sikkerhedskopi af din digitale signatur. Sikkerhedskopien kan enten lægges på dit private drev på arbejdspladsens netværk, således at der automatisk tages back up af den, eller du kan lægge den på et bærbart medie som fx en USB-nøgle. Kan en medarbejder kan nå sin digitale lønseddel via en tynd klient, hvis hans digitale signatur er installeret i Citrix under vedkommendes profil? Ja, man kan godt få adgang til sin digitale lønseddel i E-Boks via citrix. TDC har i samarbejde med Citrix og Videnskabsministeriet/IT- og Telestyrelsen udarbejdet en vejledning for, hvordan man installerer medarbejdercertifikater i citrix miljøer. Vejledningen kan også bruges når vi taler om personcertifikater, som skal anvendes til at tilgå sine lønsedler digitalt. Hent vejledningen her: Koster det penge at få en digital signatur? Nej den digitale signatur er gratis til personlig brug for alle med folkeregisteradresse i Danmark. Må jeg lægge min digitale signatur på vores netværk? Det kommer an på jeres IT-politik. Men hvis i skal kunne få adgang til lønsedlen via jeres arbejdsplads, vil det være naturligt, at i også får lov til at lægge en kopi af den digitale signatur på arbejdspladsens netværk. Specielt om sikkerhed Er den digitale signatur sikker? Datatilsynet har sagt god for sikkerheden i den digitale signatur. Den opfylder nemlig tre afgørende sikkerhedskrav: 10

11 Det giver modtageren af en meddelelse sikkerhed for, at den stammer fra den person, der har sendt den. Det giver sikkerhed for, at der ikke er ændret i meddelelsen undervejs. Det giver sikkerhed for, at ingen uvedkommende kan få kendskab til indholdet af meddelelsen. Du kan læse om Datatilsynets holdning til sikkerheden i den digitale signatur på Datatilsynets netsted ( Er det sikkert at lægge min lønseddel i en digital postkasse? Ja. Vi stiller høje sikkerhedsmæssige krav til den elektroniske postkasse, og selvfølgelig overholder postkassen Persondataloven. Hvem kan se min lønseddel? Det kan du kun selv, fordi den er beskyttet af din digitale signatur. Den kopi, som institutionens lønsagsbehandlere vil kunne se fra 2006, opbevares et andet sted. De vil derfor ikke kunne se de dokumenter, der i øvrigt måtte ligge i din e-boks. 11