Tabletcomputere og tilbehør

Transkript

1 Tabletcomputere og tilbehør Info Version 2 URL Udbudstype Udbud Udbudsprocedure Offentligt udbud Dato for offentliggørelse :04 Slutdato :00 Dokumentfrist :00 Ændret dato :04 Åbnings dato :00 Indkøber Firma Herning Kommune Versions ændringer Der er uploadet en bilag 1, kravspecifikation v.2 som erstatter den gamle bilag 1. Desuden er der uploadet opdateret udbudsbetingelser med kontrakt v.2. Begge disse dokumenter er tilrettet efter spm. svar. Der er i kravspecifikationen v.2 ifht. den tidligere rettet i: 1.8, 2.4, 2.6, 2.21, 2.32, 3.4, 3.6, 3.24, 3.35, 8.2, 8.3 Desuden er følgende punkter udgået: 2.24, 2.26, 2.27, 2.28, 2.29, 2.30, 3.27, 3.29, 3.30, 3.31, 3.32, 3.33 I udbudsbetingerler og kravspecifikation v.2 er ifht. den tidligere rettet: 13 i kontrakten er tilpasset, så der kan reguleres hvert halve år, efter USD kursen. Beskrivelse Udbuddet danner grundlag for en rammeaftale. Rammeaftalen forudsættes indgået med én virksomhed for perioden til Med option på forlængelse i op til 12 måneder fra den Ordregiver forpligter sig i denne periode til at købe de i udbuddet omfattede tablets hos den valgte tilbudsgiver på de i udbudsmaterialets nævnte vilkår. Ordregiver forbeholder sig retten til at købe det i udbudsmaterialet nævnte tilbehør til tablets, på de i udbudsmaterialets nævnte vilkår. Ordregiver forventer at aftage ca tablets pr. år. Kravspecifikation for de af udbuddet omfattede produkter fremgår af udbudsmaterialets Bilag 1, kravspecifikation. Leverings- og betalingsbetingelser samt eventuelle optioner på kontraktforlængelse fremgår af udbudsmaterialets kapitel 3 Rammekontrakt. CPV koder Kode Beskrivelse Bærbare datamater Tabletcomputere Computerrelateret udstyr. Side 1 af 12

2 Informationer Dato Navn Beskrivelse :36 Spm. - Svar Spørgsmål 1: Spørgsmål vedr paragraf 20: Under paragraf 20, stk 6,7 & 10 er anført at, kontraktholder er erstatningsansvarlig for de tab, ordregiveren lider som følge af kontraktophævelse. Denne formulering betyder i teorien, at Herning Kommune kan forlange et ikke fastsat max beløb (f.eks 10 mio dkk). Tilbudsgiver opfordrer på den baggrund Herning til at præcisere, hvilket beløb, der er tale om, således at tilbudsgivers juridiske bagland kan tage stilling til, hvorvidt der kan bydes på opgaven. Alternativt opfordres Herning til at slette erstatningsansvaret for de tab, ordregiver lider som følge af kontrakophævelsen. SVAR: Disse 'er er helt standard i en udbudskontrakt. Det eneste de sigter imod, er at sikre at Ordregiver ikke har et uforholdsmæssigt stort tab ved en Kontrakthavers misligeholdelse. 'erne er således skrevet ud fra Dansk Rets almindelige regler, og står ikke til at ændre. Kommunen vil altid være forpligtet jf. statsforvaltningen, til at købe "bedst og billigst", hvorfor der aldrig vil være tale om helt ublu priser. Desuden kan kommunen ikke købe for mere end tærskelværdien på de kr. uden udbud (Med enkelte undtagelser jf. udbudsdirektivet). Spørgsmål 2: Vedr præcisering af svar (2): Omkostninger til nyt udbud: Har Herning Kommune ikke mulighed for at sætte et beløb på omkostningerne fobundet til gennemførelsen af et nyt udbud? Er der tale om DKK eller DKK etc? Tilbudsgiver er nødt til at kende kontraktgrundlaget/kunne etimere risikoen for at underskrive en kontrakt. Dækningsindkøb: Som kontrakten står nu, kan Herning Kommune ophæve kontrakten og efterfølgende købe op til 1000 tablets via dækningsindkøb til ukendt maks pris. Denne risiko er af (teoretisk set) så stor en økonomisk byrde, at risikoen ved at byde ind er alt for høj På den baggrund opfordres Herning til at tilføje 1)En fastsat mængde for dækningsindkøb indtil nyt udbud er gennemført samt 2) Fastsætte en maksimal pris for dækningsindkøbet i % af kontraktprisen. SVAR: Jf. svar på ovennævnte spm. 2 kan kommunen ikke handle helt frit og uhensigtmæssigt. Der kan derfor som sådan ikke fastsættes en maksimal pris for dækningskøb. Vedr. et fornyet udbud, så kan vi heller ikke her komme med en pris. Store dele af vuværende udbudsmateriale vil kunne anvendes, hvorfor der ikke vil være de store ressourcer forbundet med et nyt udbud. Side 2 af 12

3 :18 Spm. Svar (2) Spørgsmål vedr paragraf 20: Under paragraf 20, stk 10 er anført at, kontraktholder er erstatningsansvarlig for de tab, ordregiveren lider som følge af denne ophævelse :18 Spm. - Svar Spørgsmål vedr Tilbudsliste? Denne formulering betyder i teorien, at Herning Kommune kan forlange et ikke fastsat max beløb (f.eks 10 mio dkk). Tilbudsgiver opfordrer på den baggrund Herning til at præcisere, hvilket beløb, der er tale om, således at tilbudsgivers juridiske bagland kan tage stilling til, hvorvidt der kan bydes på opgaven. Alternativt opfordres Herning til at slette erstatningsansvaret for de tab, ordregiver lider som følge af denne ophævelse. SVAR: Her tænkes udelukkende på, at hvis det viser sig, at de tilbudte tablets ikke lever op til kommunens krav, eller det viser sig, at der er generelle fejl på mere end 20 % af tabletterne. Omkostninger der ønskes dækket, relaterer sig her til eventuelle højere priser for dækningskøb i perioden, ind til et nyt udbud er gennemført. Samt omkostninger til gennemførelse af nyt udbud. Hvor skal priserne indtastes? :37 Spm. - Svar (2) SVAR: Priserne skal indtastes direkte i Mercell. For yderligere instruktioner herom er i velkomne til at kontakte Mercell på: Udbudsbetingelser pkt. 2.9 Afprøvning: Da tilbudsgiver skal specialfremstille tablets, som passer til Hernings Kommunes kravspecifikation, kan det knibe med at få produceret tablets til afprøvning før tilbudsfristen d. 23. maj. Kan ordregiver på denne baggrund udskyde modtagelse af testudstyr til en uge efter tilbudsgivning? SVAR: Da der er indsat en meget stram tidsplan til evaluering af de indkomne tilbud, og at der ønskes en aftale med kontraktstart pr , ser vi os nødsaget til at fastholde at alle produkter til test, skal være indleveret ved tilbudsfristens udløb :07 Spm. - Svar Ang kontraktens: 7 Levering og leveringsbetingelser Der er ikke anført nogen max bod her. I tilsvarende offentlige kontrakter plejer denne at ligge omkring 10 %. Af hensyn til tilbudsgivers risikovurdering ifm afgivelse af tilbuddet og dermed også prissætning, opfordres Herning Kommune til at fastsætte en maks bod på ordrene. SVAR: Ordregvier medgiver at der sættes en maks på 10 % pr. bestilling i bodsstørrelse. Dette vil også kræve at der leveres senere end 5 uger efter den aftalte leveringsdato. Dette skrives ind i kontrakten inden underskrift. Side 3 af 12

4 :29 Spm. - Svar Spørgsmål 1: Skærmtype (3.5) Set i forhold til kravene til skærmstørrelsen, skal vi hører, om det er muligt at tilbyde device med skærmstørrelse på 11,6? Svar: 11,6" vil ikke kunne accepteres, da dette overskrider de 10-11" i kravspecifikationen. Spørgsmål 2: BIOS (2.22 samt 3.25) Er det muligt, at få en lidt nærmere uddybelse af hvilke indstillinger kunden ønsker? Svar: Afhængigt af den tilbudte tablets BIOS opsætning, kan Ordregiver have nogle tilpasningskrav, som Kontrakthaver skal tilpasse inden levering. Spørgsmål 3: Bagsidekamera (3.14) Er det muligt at tilbyde kamera med 5 megapixel? Svar: Bagsidekamera skal som minimum have 8 megapixel og autofokus, hvorfor 5 megapixel ikke kan godkendes. Side 4 af 12

5 :32 Spm. - Svar Spørgsmål 1: Vedr besvarelse af & (Støj & strømtal) Dette er ikke muligt på et produkt som Tablet, der mere ligner en Smartphone end en notebook. Mht støj kan dette ikke måles, grundet manglende blæser & harddisk, hvorfor niveauet er så lavt, at det ikke kan måles, ej er relevant for dette produkt. Mht strøm kan dette heller ikke måles. Normalt måles strømmen i notebooks ved at fjerne batteriet - dette kan ikke lade sig gøre på en tablet, hvorfor der ikke er noteret tal herfor under Eco-declarations i henhold til Energy Star. Herning Kommune opfordres til på den baggrund enten at præcisere, hvorledes at de ønsker disse punkter besvaret evt via præcisering af målemetoder eller helt at slette miljøpunkterne. Svar: Som følge af disse oplysninger udgår kriterierne (2.24, 2.26, 2.27, 2.28, 2.29, 2.30, 3.27, 3.29, 3.30, 3.31, 3.32 samt 3.33) Underkriteriet "Miljø" udgøres hermed alene af kriterierne (2.25 og 3.28) Spørgsmål 2: Vedr Egenskaber skærm (2.6 & 3.6) Det er et mindstekrav, at skærmen skal være anti-glare. Eftersom at alle tablets på markedet er "glare touchskærme", anbefales Herning at slette dette krav. Endvidere er det ikke muligt udfra skemaet at skrive ja eller nej, da beskrivelsescellerne er "grå". Vil Herning Kommune imødekomme opfordringen vedr sletningen af kravet omkring anti-glare skærm? Svar: Som følge af ovenstående oplysninger, ændres mindstekravet til udelukkende at hedde "Multi-touch minimum 5 fingre. Spørgsmål 3: 13 Prisregulering (kontrakten) Stk. 1. Priserne er faste i hele kontraktperioden, og kan dermed ikke reguleres op ad, i forbindelse med en eventuel kontraktforlængelse. (Option) Herning Kommune opfordres til at tilføje en $ regulering enten kvartalsvis eller halvårligt. At byde på en 2 årig rammekontrakt uden valutaregulering vil være særdeles risikobetonet og medføre at leverandøren ikke får lov at byde på opgaven. En valutaregulering går selvfølgelig begge veje, dvs at falder $-kursen vil priserne tilsvarende falde, mens de vil stige ved $ stigning overfor DKK. På øvrige øvrige offentlige rammekontrakter som f.eks SKI & SKI er der hhv kvartalsvise & halvårlige prisreguleringer på baggrund af Nationalbankens gennemsnitlige kurser pr måned. Vil Herning Kommune imødekomme denne opfordring? Svar: For at imødekomme markedets ønsker om prisregulering ifht. USD kursen, rettes 13 i kontrakten til følgende: 13 Prisregulering Stk. 1. Priserne er faste det første 1/2 år, fra kontraktindgåelse, , og kan således reguleres 3 gange i kontraktperioden, hhv , og Priserne er faste det første 1/2 år, fra kontraktindgåelse, , og kan således reguleres 3 gange i kontraktperioden, hhv , og Side 5 af 12

6 Eksempel på prisudregning: Kurserne findes på Maksimalprisen pr findes ud fra den gennemsnitlige kurs fra juli, august, september, oktober, november og december 2013, sammenlignet med kursen fra juni På samme måde udregnes Maksimalprisen pr ud fra den gennemsnitlige kurs fra januar, ferbuar, marts, april, maj og juni 2014, sammenholdt med gennemsnittet fra perioden juli - december Stk. 2. Eftersom dollarkursen ikke har indflydelse på 100 % af Leverandørens Maksimalpris på varen, reguleres Maksimalprisen kum med 80 % af dollarkursudviklingen. Stk. 3. Uanset stk. 1, kan priserne i hele kontraktperioden reguleres i nedad gående retning. Spørgsmål 4: 3 års onsite garanti (1.2): Uanset stk. 1, kan priserne i hele kontraktperioden reguleres i nedad gående retning.spørgsmål 4:3 års onsite garanti (1.2): Priserne er faste det første 1/2 år, fra kontraktindgåelse, , og kan således reguleres 3 gange i kontraktperioden, hhv , og Uanset stk. 1, kan priserne i hele kontraktperioden reguleres i nedad gående retning.spørgsmål 4:3 års onsite garanti (1.2): Er der også 3 års garanti på selve batteriet? Svar: Det er forventeligt at batterilevetiden ikke holdes i 3 år. Batterilevetid indgår derfor ikke i garantiperioden. Fejl på batteriet, indgår derimod i den 3-årige garantiperiode. Spørgsmål 5: Vedr EU-Miljøcertificering (2.24 & 3.26): At blive certificeret til et miljømærke fra EU er en bekostelig affære, og betyder ikke at man er mere miljøvenlig af den grund, blot at man har betalt licenceringen hertil. Herning Kommune opfordres derfor til - i lighed med spørgsmålet ang Energy Star (spørgsmål 4)- til at ændre ordlyden under 2.24 & 3.26 fra "certificeret i henhold til et officielt miljømærke fra et EU-land" til "at efterleve kravene i henhold til et officielt miljømærke fra et EU-land". Vil Herning Kommune imødekomme dette? Svar: JF. svar på spørgsmål 1, udgår disse kriterier. Side 6 af 12

7 Spørgsmål 6: 7 Levering og leveringsbetingelser (BOD): "Stk. 2. For bestillinger på over kr. ekskl. Moms, er leveringsbetingelserne max. 30 kalenderdage". Max 30 kalenderdage kan være problematik med måender med mange helligdage - særligt set i lyset af den relativ store bod på 2% pr uge. På den baggrund opfordres Herning Kommune til at ændre leveringsbetingelserne fra 30 kalenderdage til 30 arbejdsdage? Vil Herning imødekomme dette? Svar: Minimumskravet ændres til 25 arbejdsdage for køb over kr. Ligeledes ændres kriterium 8.3 til 3/25 arbejdsdage. Arbejdsdage er: Mandag til fredag bortset fra helligdage, juleaftensdag, nytårsaftensdag, grundlovsdag og 1. maj. Spørgsmål 7: Kvalitet (2.32 & 3.35) Er der tale om mil spec hovedgrupper eller underpunkter? Svar: Her er udelukkende tale om antallet af hovedgrupper, som det tilbudte produkt lever op til. Der uploades en opdateret kravspecifikation v.2 og et opdateret dokument med udbudsbetingelser og kontrakt. Side 7 af 12

8 :12 Spm. - Svar Spørgsmål 1: 2.5 Tilbudsgiver beder ordregiver revurdere kravet igen: 16:9 format er udbredt i underholdningsindustrien, hvor 16:10 format er specielt anvendeligt i erhverslivet, og bl.a. udnyttes af Microsoft i MS Word, af Adobe i PDF og andre ereader providers. 16:10 format giver brugeren ca. 5% større skærmareal og desuden er er det muligt at afvikle 16:9 format programmer (herunder også spil og film) på 16:10 format skærme. Vil tilbudsgiver på den baggrund - og i tillæg til 16:9 format - også acceptere et skærmformat på 16:10, og med en skærmopløsning på 1280 x 800? :55 Spm. - Svar (2) Svar: Herning Kommune fastholder kravet, om 16:9 formatet, og accepterer således ikke tilbud med 16:10 formatet. Bilag 1 Pkt. 2.4 og 3.4 Kortlæser: Det er et krav, at kortlæseren skal være af typen MicroSD. Kan ordregiver også acceptere en almindelig SD kortlæser? Tilbudsgiver gør opmærksom på, at MicroSD kort kan bruges in SD kortlæser vha. Adapter. Ved at acceptere forslaget kan ordregiver også gøre brug af almindelige SD kort. SVAR: Både Micro og alm. SD Kortlæser kan accepteres. Side 8 af 12

9 :35 Spm. - Svar Spørgsmål 1: 2.5 Ordregivers MK til skærm på 16:9 (1366x768) er ikke længere standard og udelukker dermed visse producenter. Tilbudsgiver beder derfor ordregiver om at ændre kravet til skærm til den nye standard på 16:10, med en min. skærmopløsning på 1280 x 800 Svar: Kravet om 16:9 formatet fastholdes Spørgsmål 2: 2.17 Ordregiver bedes bekræfte om USB adapter kan accepteres som en del af løsningen (som en del af prisen), så flere producenter kan være med? Svar: En USB adapter kan ikke accepteres, da tabletten hovedsageligt skal bruges på skoleområdet, og der derfor ønskes så få løse dele som muligt. Spørgsmål 3: 2.21 Vedrørende kravet om TPM: Microsoft understøtter ikke TPM 1.2 hardware på tilsluttede Standby systemer da TPM 1.2 ikke understøtter de krav Windows sætter i forhold til performance, kvalitet og funktion for at sikre den optimale Windows 8 oplevelse. Intels Platform Trust Teknologi (PTT) lever fuldt op til Microsoft Windows 8 Hardware Certification krav til TPM 2.0 og understøtter de Windows 8 funktioner, der bruger en TPM, som ex BitLocker og virtuelle Smart Cards På baggrund af ovenstående, beder vi ordregiver om enten at specificere om det TPM skal være integeret eller om det skal understøtte TPM teknologi? Eller at ordregiver omskriver kravet til at man enten skal have TPM eller PTT teknologi. Svar: 2.21 er udelukkende et kriterium. Det er således et punkt tilbuddet vil blive vægtet på. Hvis tilbudsgiver byder med en PTT eller TPM 2.0 løsning vil begge disse give en lige positiv vægtning af tilbuddet. Spørgsmål 4: 2.23 Ordregiver har sat som MK at enheden skal være Energy Start certificeret. Vi beder ordregiver om at ændre det til at enheden skal leve op til Enerrgy star kravene istedet for at være certificeret. Mange producenter har ikke miljø certifikater på tablets og ordregiver vil derfor udelukke de fleste producenter. Svar: Mindstekravet ændres til, at enhederne skal leve op til kravene for Energy Star. Dette gælder både for 2.23 og for 3.26, som således ikke behøver at være certificerede. 2.5 Ordregivers MK til skærm på 16:9 (1366x768) er ikke længere standard og udelukker dermed visse producenter. Tilbudsgiver beder derfor ordregiver om at ændre kravet til skærm til den nye standard på 16:10, med en min. skærmopløsning på 1280 x Ordregiver bedes bekræfte om USB adapter kan accepteres som en del af løsningen (som en del af prisen), så flere producenter kan være med? 2.21Vedrørende kravet om TPM: Microsoft understøtter ikke TPM 1.2 hardware på tilsluttede Standby systemer da TPM 1.2 ikke understøtter de krav Windows sætter i forhold til performance, kvalitet og funktion for at sikre den optimale Windows 8 oplevelse. Intels Platform Trust Teknologi (PTT) lever fuldt op til Microsoft Windows 8 Hardware Certification krav til TPM 2.0 og understøtter de Windows 8 funktioner, der bruger en TPM, som ex BitLocker og virtuelle Smart CardsPå baggrund af ovenstående, beder vi ordregiver om enten at specificere om det TPM skal være integeret eller om det skal understøtte TPM teknologi? Eller at ordregiver omskriver kravet til at man enten skal have TPM eller PTT teknologi. 2.23Ordregiver har sat som MK at enheden skal være Energy Start certificeret. Vi beder ordregiver om at ændre det til at enheden skal leve op til Enerrgy star Side 9 af 12

10 kravene istedet for at være certificeret. Mange producenter har ikke miljø certifikater på tablets og ordregiver vil derfor udelukke de fleste producenter. Side 10 af 12

11 :40 Spm. - Svar Spørgsmål: Er der mulighed for, at man kan nøjes med at aflevere én testunit i form af tilbudsenhed 2? Eftersom der ønskes samme dockingstation til begge modeller, vil der være tale om samme model bare højere specificeret på enhed 2. Ønsket ses på baggrund af det stramme tidshorisont, hvor tilbudsgiver vil have svært ved at møde deadline omkring levering af de specifikationer, der er krævet under model 1. Svar: Så længe de to tilbudte tablets er samme model, med undtagelse af de i kravspecifikationen oplistede specifikationer, vil det være fint kun at indsende 1 af modellerne til test. Produkter Kategori Beskrivelse Leveringsdato Antal Enhed Optioner Dockingstation, som beskrevet i bilag 1 - kravspecifikation Optioner Headset, som beskrevet i bilag 1 - kravspecifikation Optioner Opbevaring, som beskrevet i bilag 1 - kravspecifikation Optioner Tastatur, som beskrevet i bilag 1 - kravspecifikation Tabletcomputere Tablet PC, 32 GB, Som beskrevet i bilag 1 - kravspecifikation Tabletcomputere Tablet PC, 64 GB, Som beskrevet i bilag 1 - kravspecifikation 100,00 Stk. 100,00 Stk. 100,00 Stk. 100,00 Stk. 700,00 Stk. 300,00 Stk Side 11 af 12

12 Tildelingskriterier 1 Økonomi Økonomi vurderes ud fra den samlede tilbudssum efter det forventede forbrug, som ses under fanen Varelinjer. Her vægter optionerne på tilbehør med, med 100 %. 2 Teknisk formåen 40,0% 40,0% Teknisk formåen gives point ud fra en samlet vurdering af brugertesten af de indleverede produkter, samt af følgende parametre: Tabletten har HDMI stik (Eks. mini eller micro) Tabletten har en TPM/PTT chip Vægt af tabletten (Jo lavere jo bedre) Tabletten overholder hovedgrupper inden for Mil Spec standarder (Jo flere jo bedre) Brugertesten vil blive foretaget af Koncern IT, Herning Kommune, og udelukkende tage udgangspunkt i de indleverede produkter. Der vil i testen blive lagt vægt på følgende: Kompatabilitet i forhold til den eksisterende infrastruktur Servicevenlighed Kvalitet, finish og holdbarhed Tilgængelighed af servicemanualer samt aktuelle drivers 3 Miljø 10,0% Miljø gives point ud fra en samlet vurdering af følgende parametre: PVC fri Det vurderes positivt, hvis produktet ikke indeholder PVC. Oplys i hvilket omfang at produktet opfylder dette. (eksempelvis tablet ekskl. kabler) 4 Service 10,0% Det vurderes positivt hvis leverandøren kan tilbyde kortere leveringstid end de i mindstekrav angivne 3/25 arbejdsdage. Oplys evt. kortere leveringstid der tilbydes. Side 12 af 12