Offentligt udbud. Udbringning af varm & kold mad

Transkript

1 Offentligt udbud Udbringning af varm & kold mad UDBUDSMATERIALE December

2 Indholdsfortegnelse: 1. GENERELLE UDBUDSBETINGELSER Odregivende myndigheder Udbudsform Kørsel med mad Tilbudsbetingelser Behandling af tilbud Spørgsmål til udbudsmaterialet Udvælgelseskriterier Tildelingskriterier Delbud Alternativt bud KRAVSPECIFIKATION Leveringsperiode Leverancens art og omfang Kørselsplan Hjælp Variation Meldepligt Tavshedspligt Kørsel Bilens stand Chauffører Forsikring Misligholdelse Priser Betalingsbetingelser Kontrakten Besigtigelse KONTRAKT VEDR. KØRSEL MED MAD Kontrakt, type og formål Kontraktens omfang Kontraktens bilag Kontraktperiode Ydelsen

3 3.4.1 Ændring i kontraktperioden Gældende regler Levering Forsinkelser, fejl Priser Prisregulering Betaling Underleverandører Overdragelse af rettigheder og fordringer Misligholdelse og beføjelser Opfyldelseshindringer Erstatning og forsikring Insolvens og konkurs Tvist Ændringer i direktiver og love Ikrafttræden Bilagsoversigt: bilag 01 kørsel varm mad Brørup bilag 02 køreliste Brørup rute bilag 03 køreliste Brørup rute 3 bilag 04 kørsel med kølemad Holsted bilag 05 køreliste Holsted rute 2+4 bilag 06 køreliste Holsted rute 1+6 bilag 07.1 tilbudsliste kørsel varm mad Brørup pakke 1 bilag 07.2 tilbudsliste kørsel varm mad Brørup, pakke 2 bilag 08 tilbudsliste kørsel kølemad Holsted, pakke 3 bilag 09 tro og love erklæring - ubetalt forfalden gæld bilag 10 oversigts kort 3

4 1. Generelle udbudsbetingelser. Vejen Kommune (i det følgende benævnt kommunen) ønsker hermed at udbyde tjenesteydelsen kørsel med varm og kold mad til borgere i eget hjem, samt til 1aktivitetscenter og 2 modtagekøkkener. Bilag og oversigter herpå vedlægges udbudsmaterialet. Tilbudsgiver (i det følgende også benævnt leverandøren) skal overholde de i dette udbudsmateriale angivne vilkår. 1.1 Ordregivende myndigheder Vejen Kommune Ældreafdeling Områdekontor Brørup Rådhuspassagen Vejen 1.2 Udbudsform Offentligt udbud i henhold til udbudsdirektivet, Europa-Parlamentets og Rådets Direktiv nr. 2004/18/EF af den 31. marts Kørsel med mad. Udbringningen af varm og kold mad til visiterede borgere i Vejen Kommune i distrikt Brørup og Holsted gamle kommuner, samt til 2 modtagekøkkener og 1 aktivitetscenter i nævnte områder. Vedrørende mængde og omfang henvises til afsnit 2.2 i kravspecifikationerne, samt vedhæftede bilag og kørselslister. 1.3 Tilbudsbetingelser Tilbud skal opfylde instruktionerne i udbudsmaterialet. Tilbud afgives ved skriftligt tilbud til Vejen Kommune Intern Service - Indkøb Rådhuspassagen Vejen Seneste frist for afgivelse af tilbud er: Onsdag, den 11. februar 2009 kl

5 Tilbud skal fremsendes eller afleveres i 1 eksemplar i en lukket kuvert eller pakke, der tydeligt er mærket med: Vejen Kommune Intern Service - Indkøb Rådhuspassagen Vejen att. Tommy Pedersen EU-udbud 2009: Tilbud - Madudbringning MÅ IKKE ÅBNES AF POSTMODTAGELSEN Tilbudet skal være udarbejdet skriftligt, og hele tilbudet inklusiv bilag skal være udarbejdet på dansk. Priser anføres ekskl. moms i danske kr. på vedlagte tilbudsblanket, bilag 07.1, 07.2 og 08. Tilbudsgiverne afholder selv alle omkostninger i forbindelse med udarbejdelse af tilbud, og tilbudet skal vedstås frem til den 1. maj Behandling af tilbud. Tilbudsgiver har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud eller til at få oplysninger om indholdet i de øvrige tilbud udover det, der hjemles i offentlighedslovens regler. 1.4 Spørgsmål til udbudsmaterialet. Spørgsmål til udbudsmaterialet fremsendes skriftligt ved brev eller mail til Vejen Kommune Intern Service - Indkøb Rådhuspassagen Vejen mail: tbp@vejenkom.dk Spørgsmål, som er væsentlige for tilbudsgivningen, vil blive udsendt til alle tilbudsgivere sammen med de tilhørende besvarelser i anonym form. Sidste frist for spørgsmål er: mandag den 12. januar 2009 kl

6 1.5 Udvælgelseskriterier: For at leverandørens tilbud kan komme med i den videre evaluering af priser m.m. skal følgende medsendes: Udfyldelse og underskrivelse af tro og love erklæring. Erklæringsformularen er vedlagt udbudsmaterialet som bilag 09 oplysning om firmaets navn og adresse, samt CVR. Nummer Oplysning om firmaets tilbuds- og kontraktansvarlige. Leverandøren skal medsende følgende nøgletal fra de sidste 3 års regnskab*: Årets resultat Egenkapital, - skal være positiv *Undtaget herfor er nystartet virksomhed, som fremsender anden godkendt dokumentation. Det er vigtigt, at leverandøren forholder sig til samtlige punkter under dette afsnit. I modsat fald vil leverandørens tilbud blive betragtet som værende ukonditionsmæssigt og dermed blive kasseret. 1.6 Tildelingskriterier. Ordren vil blive tildelt den leverandør, der afgiver den laveste pris. Dvs. den leverandør, der afgiver den laveste pris på den konkrete pakke, tildeles ruten/området som pakken indeholder. 1.7 Delbud. Det er muligt at afgive bud på dele af opgaven, eller hele opgaven. Opgaven er opdelt i 3 aftaleområder. 1. kørsel med varm mad - distrikt Brørup rute 1, 2, 4 ( bilag 02) 2. kørsel med varm mad distrikt Brørup rute 3 ( bilag 03) 3. kørsel med kølemad - distrikt Holsted ( bilag 05+06) Alternativt bud. Der ønskes ikke alternativt bud. 2. Kravspecifikation 2.1 Leveringsperiode Med mulighed for forlængelse med op til 2 x 12 måneder, på uændrede vilkår. Kontrakten vil af begge parter kunne opsiges med 6 måneders varsel til den første i en måned. 6

7 2.2 Leverancens art og omfang Leverancens omfang fremgår af bilag for henholdsvis varm og kold mad, og omfatter gennemsnitlig varm mad til ca. 90 visiterede borgere og 1 Aktivitetscenter i Vejen Kommune i distrikt Brørup, og kølemad til ca. 35 borgere og 2 plejecentre i distrikt Holsted, leveret fra centralkøkken i henholdsvis Brørup og Glejbjerg, nærmere specificeret på bilagene 01,02,03 og bilagene 04,05, Kørselsplan: Den varme mad skal udbringes dagligt i tidsrummet kl og skal være afleveret hos borgeren efter udleverede kørelister, og senest 2 timer efter afhentning. Kølemaden skal udbringes mandag, onsdag, fredag kl , og tirsdag, torsdag, lørdag kl , og skal være afleveret efter udleverede kørelister, og senest 2 timer efter afhentning. Returgods afleveres efter endte ture samme dag i henhold til vedlagte bilag 01 og 04. Kørselsplan i øvrigt under henvisning til bilag 01,02,03 og 04,05, Hjælp i forbindelse med levering: Ved levering skal der i nødvendigt omfang ydes hjælp til åbning af emballage, placering i køleskab m.m. i henhold til kørelister og vedhæftede bilag. 2.5 Variation af leverance: Det udbragte antal portioner varierer fra leverance til leverance, da der dels er mulighed for at borgeren kan afbestille portioner og bestille ekstra portioner, dels kan der ske ændringer i antallet af borgere i ordningen. 2.6 Meldepligt: Leverandøren og dennes medarbejdere har altid en observations- og meldepligt i forhold til Vejen Kommune. Det betyder, at chaufføren skal meddele kommunen forhold af betydning for visitation m.v. I madudbringningen indgår en kontaktordning til den enkelte borger, der tilrettelægges på den måde, at leverandøren er forpligtet til at have personlig kontakt med den enkelte borger. Opnås der ikke kontakt, meddeles dette til køkkenet. Undtagelser herfor er nævnt på kørelister. Det forlanges, at leverandøren og leverandørens ansatte optræder venligt og imødekommende over for borgere og medarbejdere på centralkøkkener. Det påhviler leverandøren at sørge for den fornødne uddannelse og instruktion af de chauffører, som leverandøren måtte ansætte til opgaven. 2.7 Tavshedspligt: Leverandøren og dennes medarbejdere er undergivet tavshedspligt om fortrolige oplysninger, som leverandøren bliver bekendt med gennem opgaveløsningen. 2.8 Kørsel: Kørslen skal foregå under hensynsfulde, forsvarlige og lovmæssige forhold. 7

8 2.9 Bilens stand, beskaffenhed og hygiejne: Transporten foregår i lukket bil, der til enhver tid som minimum opfylder gældende EU- Direktiver og dansk lovgivning, herunder også myndighedskrav m.v. med hensyn til renhed og hygiejne. Leverandøren har ansvaret for, at de benyttede vogne til enhver tid opfylder de af miljø- og levnedsmiddelkontrollen stillede krav. Køretøj der tænkes anvendt til udbringning må ikke benyttes til anden transport, der kan rejse tvivl om den hygiejniske kvalitet. Anvendes køretøj over 3500 kg skal leverandøren have godkendt tilladelse til godstransport for fremmed regning fra Færdselsstyrelsen. Bilen eller fører skal være forsynet med mobiltelefon. Hvis bilen svigter før og under kørsel af madudbringningen, er leverandøren ansvarlig for, at fremskaffe en anden bil hurtigst muligt, så madudbringningen kan fortsætte med så lidt forsinkelse som overhovedet muligt Chaufførerne: Kørslen udføres af faste, velkvalificerede og ansvarsfulde chauffører, der ved ansættelse er forpligtet til at forevise straffeattest. De er velsoignerede og bærer ensartede beklædning / uniformer og kan legitimere sig. Chaufførerne kan læse, skrive og tale dansk Forsikring: Det påhviler leverandøren at tegne de nødvendig og lovmæssige forsikringer for udførelse af opgaven, herunder forsikring for skade på ting og personer, og skader forvoldt hos kommunens borgere under udførelse af opgaven Misligholdelse beføjelser: Misligholdelse og beføjelser, der henvises til kontraktens punkt Priser Priserne skal være de pr 1. maj 2009 gældende, og omfatte alle med leverancen forbundne omkostninger. Priser afgives på vedlagte tilbudslister og i henhold til disse. ( bilag 07.1, ) Priserne angives i danske kr. + moms Betalingsbetingelser Netto 14 dage fra modtagelse af faktura Kontrakten: Endelig kontrakt vil bestå af nærværende udbudsmateriale med tilhørende bilag, samt leverandørens tilbud. 8

9 2.16 Besigtigelse: Besigtigelse af forhold og udstyr kun efter forudgående aftale med: Lundtoft, Brørup, økonoma Birte Jensen, tlf Åstruplund, Glejbjerg, økonoma Anna Marie Markussen, tlf Der kan ved besigtigelse alene besigtiges adgangsforhold og udstyr, der kan ikke besvares spørgsmål, der henvises til punkt 1.4 i udbudsmaterialet. 9

10 3. Kontrakt vedr. udbringning af mad 3.1 Kontrakt, type og formål Nærværende kontrakt er indgået efter afholdt offentligt udbud i overensstemmelse med EU s udbudsregler, i henhold til udbudsdirektivet, Europa-Parlamentets og Rådets Direktiv nr. 2004/18/EF af den 31. marts Kontrakten beskriver kommunens og kontrakthavers forpligtelser og rettigheder således, at kontrakten samt det af kommunen udarbejdede udbudsmateriale med bilag og kontrakthavers tilbud af 10. februar 2009 udgør det samlede kontraktmateriale Kontrakthavers almindelige salgs- og leveringsbetingelser finder ikke anvendelse i denne kontrakt om udbringning af mad til borgere i Vejen Kommune. Kontrakten skal som minimum sikre, at kommunen såvel kvantitativt som kvalitativt modtager de i udbuds- og tilbudsmaterialet af december 2008 anførte ydelser / samt, at kontrakthaver sikres betaling for de i kontrakten aftalte ydelser. Leverancens omfang bestemmes af de ordre, som kommunens enheder løbende afgiver Kontraktens omfang Kontrakten om levering / kørsel med mad til visiterede borgere i Vejen Kommune i Distrikt Brørup og Holsted i henhold til udbudsmaterialets specifikationer. 3.2 Kontraktens bilag Tilbud fra tilbudsgiver med tilhørende bilag, samt udbudsmaterialet med tilhørende bilag 3.3 Kontraktperiode Kontrakten er gældende fra den 1. maj 2009 til den 1. maj Der afgives ikke yderligere varsel vedrørende opsigelse. Mulighed for forlængelse med op til 2x 12 måneder, på uændrede vilkår. Kontrakten vil af begge parter kunne opsiges med 6 måneders varsel til den første i en måned. 3.4 Ydelser Alle af de i kontrakthavers tilbud af 10.februar 2009 omfattede ydelser. 10

11 3.4.1 Ændringer i kontraktperioden Kontrakt- og bilagsændringer kan foretages, når parterne er enige herom, og dette ikke er i strid med udbudsreglerne. Ændringer skal ske skriftligt mellem udbyder og kontrakthaver, og indførte ændringer, der ikke må forrykke udbudsgrundlaget væsentligt, skal fremgå af ændringsmeddelelser, underskrevet af begge parter. Prisregulering anses ikke for kontraktændringer. 3.5 Gældende regler Det forudsættes at ydelsen er i overensstemmelse med gældende forordninger, direktiver, love, bekendtgørelser og andre myndighedskrav i øvrigt i kontraktperioden. 3.6 Levering Levering skal finde sted i overensstemmelse med de af kommunen udleverede leveringsadresser, kørelister og efter gældende aftale i henhold til udbudsmateriale. 3.7 Forsinkelse, fejl i leveringen Der henvises til punkt misligholdelse 3.8 Priser For de i denne kontrakt aftalte ydelser er aftalt de vederlag, der fremgår af kontrakthavers tilbud Afregning af udførte kørselsopgaver sker ved fremsendelse af elektronisk faktura, jf. bekendtgørelse nr. 991 af 7. oktober 2004 omkring elektronisk fakturering hos offentlige myndigheder, på baggrund af oplyste EAN-lokationsnumre. Der kan ikke på faktura pålægges gebyrer mv. af nogen art Priserne kan som udgangspunkt alene reguleres ud fra punkt Prisregulering Fra kontraktstart kan priserne kun reguleres én gang årligt med baggrund i opdatering af Danske Regioners reguleringsindeks for buskørsel per 1. marts. Måtte dette indeks udgå anvendes et andet tilsvarende indeks. Danske Regioners reguleringsindeks for buskørsel kan findes på under Nyheder & presse og Kontraktregulering. Reguleringsindekset var den 1. september 2008 på 4,9 %. Prisreguleringer kan ikke ske i forbindelse med ændrede eller vigende kørselsmængder. Udbyder forbeholder sig ret til at forlange dokumentation for alle prisreguleringer, idet udokumenterede prisændringer medfører væsentlig misligholdelse. Enhver prisregulering skal godkendes af Vejen Kommune, Intern Service - Indkøb, og det vil blive betragtet som aftalebrud, såfremt der iværksættes prisstigninger uden Vejen Kommunes kendskab hertil. 11

12 3.9 Betaling Netto 14 dage fra modtagelse af faktura. Betaling med frigørende virkning anses for sket rettidigt ved indbetaling til bank, posthus eller lignende. Såfremt den sidste betalingsdag falder på en lørdag, søndag eller helligdag, er sidste rettidig betalingsdag første hverdag herefter. Kontrakthaver er forpligtet til at levere elektronisk betalingsordning, i henhold til gældende lovgivning. Kommunen dækker ikke kontrakthavers udgifter/omkostninger til etablering og drift af sådanne betalinger Underleverandør Kontrakthavers forpligtelser i henhold til denne kontrakt kan ikke uden forudgående skriftlig aftale med kommunen overlades til udførelse af anden leverandør. Overtrædelse af bestemmelsen anses for væsentlig misligholdelse, jf. punkt Overdragelse af rettigheder og fordringer Rettigheder og forpligtelser efter kontrakten med tilhørende bilag, vil hverken helt eller delvist kunne overdrages af kontrakthaver, ligesom de af kontrakten flydende fordringer ikke kan overdrages, sælges eller belånes af kontrakthaver. Overtrædelse af bestemmelsen anses som væsentlig misligholdelse, jf. punkt Misligholdelse og misligholdelsesbeføjelser: Enhver tilsidesættelse af kontrakthavers forpligtelser, det være sig en hvilken som helst mangel, forsinkelse eller anden tilsidesættelse af de pligter, der i henhold til aftalen med bilag påhviler kontrakthaver, udgør misligholdelse. Ved mangel forstås for eksempel: afvigelser fra det angivne afhentningstidspunkt afvigelser fra det angivne udbringningstidspunkt afvigelser fra den beskrevne udbringsningsmåde afvigelser fra det angivne returneringstidspunkt 12

13 Konstateres misligholdelse, skal leverandøren straks underrette køkkenet om, hvad der vil blive gjort for at afhjælpe misligholdelsen, og hvad leverandøren vil gøre for, at undgå tilsvarende misligholdelse i fremtiden. Hvis en forudsat aktivitet i henhold til kravspecifikationen ikke er gennemført, er Vejen Kommune berettiget til at opkræve bod, og samtidig pålægge leverandøren at udføre de manglende aktiviteter. For enhver misligholdelse der ikke afhjælpes uden ugrundet ophold, kan Vejen Kommune afkræve bod på op til kr ,- pr. dag. Der kan kræves bod for hver enkelt misligholdelse. Vejen Kommune er berettiget til at modregne bodsbeløbet i de løbende betalinger til leverandøren. Vejen Kommune kan stille krav om, at der i en periode efter en konstateret misligholdelse gennemføres skærpet kontrol. Foreligger der misligholdelse eller formodning om, at der vil indtræde misligholdelse, skal leverandøren uden ugrundet ophold meddele køkkenet dette, og leverandøren skal underrette køkkenet om, hvad der vil blive gjort for at afhjælpe misligholdelsen, og hvad leverandøren vil gøre for at undgå tilsvarende misligholdelse indtræder i fremtiden. Vejen Kommune kan stille krav til den måde, hvorpå misligholdelsen skal bringes til ophør, og de skridt der skal tages for at undgå tilsvarende misligholdelser fremover. Undlader leverandøren at opfylde sin oplysningspligt, udgør dette et selvstændigt tilfælde af misligholdelse. Foreligger der væsentlig misligholdelse, er Vejen Kommune berettiget til, at ophæve kontrakten med tilhørende bilag uden varsel. I bedømmelse af misligholdelsens væsentlighed indgår ydelsens beskaffenhed, misligholdelsens karakter, risiko for gentagelse, misligholdelsens betydning over for kommunen, ophævelsens betydning for leverandøren, samt omstændighederne i øvrigt. I øvrigt er leverandøren ansvarlig efter danske rets almindelige regler om misligholdelse, herunder reglerne om forholdsmæssig afslag, erstatningsansvar m.v., og reglerne herom kan bringes i anvendelse samtidig, således betaling og erstatning og forholdsmæssig afslag m.v. ikke udelukker hinanden. Betaling af bod hindrer ikke, at Vejen Kommune kan kræve erstatning for eventuelt yderligere tab Opfyldelseshindringer, herunder force majeure Kontrakthaver er overfor udbyder ansvarlig efter dansk rets almindelige regler for dokumenterede økonomiske tab forårsaget ved kontrakthavers misligholdelse af aftalen, medmindre misligholdelsen skyldes force majeure eller vejrlig, der ikke med rimelighed kan kræves, kontrakthaver overvinder. I tilfælde af force majeure, herunder også strejke og lockout, som forhindrer opfyldelse, bortfalder parternes forpligtelser i det omfang og så længe force majeure er tilstede. Den af parterne der ønsker at påberåbe sig force majeure skal give den anden part meddelelse herom skriftligt så snart force majeure kendes eller konstateres, medmindre force majeure i sig selv umuliggør meddelelsen. Er force majeure isoleret til kontrakthavers virksomhed, eller områder kontrakthaver bærer risikoen for, kan kommunen kontrahere til anden side så længe force majeure er til stede. 13

14 Ved force majeure forstås ekstraordinære begivenheder, der hindrer opfyldelse af kontrakten, og som opstår uden kontrakthavers skyld ved forhold, over hvilke denne ikke er herre, og som kontrakthaver ikke burde have forudset, jf. Købeloven. Den af parterne, der ønsker at påberåbe sig force majeure, skal give den anden part meddelelse herom skriftligt, så snart force majeure kendes eller konstateres, medmindre force majeure i sig selv umuliggør meddelelsen. Ved force majeure eller vejrlig er partnerne berettiget til efter 30 kalenderdages udeblivelse at hæve kontrakten Erstatning og forsikring Kontrakthaver er ansvarlig efter dansk rets almindelige erstatningsregler for enhver person- og tingsskade, herunder også erhvervs- og produktansvar samt hændelige skader som måtte opstå i forbindelse med de af kontrakten omfattede ydelser Insolvens og konkurs Går kontrakthaver konkurs eller indtræder der betalingsvanskeligheder, insolvens, betalingsstandsning eller likvidation, vil dette/disse forhold være at betragte som væsentlig misligholdelse, og de tilknytning hertil fastsatte beføjelser vil kunne bringes i anvendelse i såvel umiddelbar forlængelse af kommunens kendskab hertil som senere i forløbet, eksempelvis under betalingsstandsning eller likvidation. Såfremt boet har ret til at indtræde i kontrakten i medfør af konkurslovens bestemmelser, skal boet efter forespørgsel inden 5 arbejdsdage give skriftlig meddelelse om, hvorvidt boet vil indtræde Tvist Tvister afgøres ved dansk (lokal) værneting og efter dansk ret. Såfremt der opstår tvivl/uenighed om kontrakten, og der ikke kan opnås enighed om den/de givne forhold, kan parterne i fællesskab indkalde en opmand. Opmanden skal godkendes af begge parter og besidde relevant fagkundskab - såvel branchemæssigt som juridisk og økonomisk - i forhold til den/de givne problemstillinger, der ønskes behandlet. Den af parterne der ønsker at anvende opmand skal snarest og senest 7 kalenderdage efter tvivlen/uenighedens opståen meddele modparten, at man ønsker at indkalde en opmand. Sagen skal så vidt muligt afgøres hurtigt, og senest 14 kalenderdage efter meddelelsen om begæringen om opmandens medvirken. Fravigelser fra denne frist kan alene ske ved opmanden. 14

15 Opnås der ikke enighed om opmanden, kan denne udpeges af præsidenten for Sø- og Handelsretten i København. Opmandens afgørelse kan af enhver part indbringes for en voldgift, men parterne kan imidlertid fra sag til sag og inden opmandens afgørelse aftale, at opmandens afgørelse skal være endelig. Udgifterne til opmandens medvirken deles som udgangspunkt 50/50, medmindre opmanden fastsætter en anden fordeling Ændringer i direktiver og love Sker der i kontraktperioden ændringer af direktiver, love, bekendtgørelser, myndighedskrav, regler/påbud og regulativer m.v., der på væsentlige områder ændrer den udbudte opgave vil parterne kunne anvende reglerne efter i punkt Tilsvarende er gældende, såfremt kommunen af strukturmæssige årsager ændrer den udbudte opgave/ydelse væsentlig Ikrafttræden af kontrakten Kontrakten træder i kraft den 1. maj 2009, idet de første 3 måneder anses som generel prøveperiode indenfor, hvilken hver af parterne kan opsige kontrakten med 1 måneds varsel. Eventuel ophævelse som følge af misligholdelse, insolvens m.v. skal ske skriftligt ved brev, fax og/eller mail. Dato: Dato: Bording Flytteforretning ApS Direktør Per Hansen Vejen Kommune Indkøbschef Tommy Pedersen 15