Vejledning til AV - aftalen

Transkript

1 Side 1 af 11 Vejledning til AV - aftalen Moderniseringsstyrelsen Landgreven 4 Postboks København K T og

2 Indholdsfortegnelse Side 2 af Indledning Hvad er formålet med Rammekontrakten? Hvem kan bruge Rammekontrakten? Rammekontraktens varighed Sortiment på Rammekontrakten Bestilling af produkter Levering Installation og brugeruddannelse Service og konsulentydelser Betaling og fakturering Udskiftning af produkter Misligholdelse Bodsopkrævning Leverandørens erstatningspligt og ansvarsforsikring Tvister... 11

3 Side 3 af Indledning Som led i 8. fase af Statens Indkøbsprogram har Statens Indkøb i Moderniseringsstyrelsen genudbudt indkøbsaftalen om levering og distribution af AV-udstyr og tilknyttede serviceydelser (AV-aftalen). I forbindelse med ikrafttrædelse af den nye Rammekontrakt er der udarbejdet følgende vejledning til kunder på aftalen. Formålet med vejledningen er at hjælpe kunder på aftalen til et bedre overblik over aftalens konkrete indhold og herigennem overføre kontraktens bestemmelser til den konkrete indkøbssituation. Denne vejledning kan på ingen måder erstatte Rammekontrakten, men er alene tiltænkt som en samling af de væsentligste informationer i Rammekontrakten med bilag. Du kan læse mere på hvor du også kan finde kontrakten, kontraktbilag, sortiments- og prisoversigter. 2. Hvad er formålet med Rammekontrakten? Formålet med denne Rammekontrakt er at sikre, at det tilbudte udstyr og serviceydelser har en kvalitet, der svarer til det niveau, som leverandøren School Management har angivet i sit tilbud, og som opfylder kravet om almindelig god kvalitet inden for branchen. Kvalitet dækker over de minimumskrav, som fremgår af Rammekontrakten og kontraktbilagene. Kvalitet under denne Rammekontrakt fremgår desuden af løsningsbeskrivelsen i Kontraktbilag 2. Læs mere i Rammekontraktens punkt 3 samt Kontraktbilag 1B og i løsningsbeskrivelsen i Kontraktbilag 2, hvor de individuelle krav til produkterne fremgår. 3. Hvem kan bruge Rammekontrakten? Statslige institutioner er i kontraktens løbetid forpligtet til at bruge Rammekontrakten, hvis institutionen skal købe varer og tjenesteydelser, der er omfattet af kontrakten. Ved at bruge Rammekontrakten løfter de statslige institutioner samtidig deres udbudspligt på området. Selvejende institutioner kan frivilligt vælge, om de vil tilslutte sig aftalen i de to år, den løber. Tilslutningen foregår elektronisk via hjemmesiden I venstremenuen vælges den pågældende aftale, der ønskes tilslutning til, og der vil være en vejledning om tilslutningsprocessen. Læs mere om tilmeldingsproceduren på eller i Kontraktbilag 7.

4 I Kontraktbilag 3A kan du se, hvilke selvejende institutioner, der kan benytte aftalen. Side 4 af Rammekontraktens varighed Rammekontrakten er gældende i 2 år. Den træder i kraft den 13. januar 2014 og løber frem til og med den 31. december Moderniseringsstyrelsen har mulighed for at forlænge aftalen i op til 2 gange 1 år. Ved forlængelse af kontrakten vil der blive informeret herom på Læs mere herom i Rammekontraktens punkt Sortiment på Rammekontrakten Rammeaftalen tilbyder et stort, varieret og standardiseret sortiment bestående af: Projektorer i fem varianter Projektor A LED Pocketprojektor Projektor B WXGA projektor (1280x800), 16:10 Projektor C Full HD (1920x1080), 16:9 Projektor D WUXGA (1920x1200), 16:10 Projektor E WUXGA m/hdbaset (1920x1200) Ekstra standard lampe (ej Projektor A) Trådløs fjernbetjening Kablet fjernbetjening (ej Projektor A) Wire til mekanisk sikring (ej Projektor A) Loftmonteringsbeslag (ej Projektor A) Objektivprogram (Projektor D og E) Interaktiv projektor i to forskellige størrelser Interaktiv projektor WXGA (1280x800), 16:10 inklusiv software Tavler Ekstra standard lampe Trådløs fjernbetjening Kablet fjernbetjening Wire til mekanisk sikring Loftmonteringsbeslag

5 Lærreder - manuelt eller motoriseret i forskellige størrelser Lærredstype A: Manuelt, hvid, 16:10 Bredde: 180 cm Bredde: 200 cm Bredde: 240 cm Bredde: 280 cm Lærredstype B: Motoriseret, 16:10, hvid Bredde: 180 cm Bredde: 200 cm Bredde: 240 cm Bredde: 280 cm Bredde: 300 cm Bredde: 350 cm Bredde: 400 cm til Lærredstype B Trådløs fjernbetjening Kablet fjernbetjening Side 5 af 11 Infoskærme optimeret til 12/5- anvendelse i 11 forskellige størrelser 20-24" 25-29" 30-35" Infoskærme med touch i fire forskellige størrelser Monteringsbeslag til væg med vippe og dreje funktion Loftmonteringsbeslag Kablet fjernbetjening Forskellige monteringsbeslag Kablet fjernbetjening Infosystem (software) Uddannelse Player modul, eksternt/internt

6 Side 6 af 11 Fladskærme i syv forskellige størrelser Monteringsbeslag til væg Monteringsbeslag til væg/loft med svingarm Trådløs fjernbetjening Skærmsystem til mødelokale-booking inkl. software Skærm med touch-funktion inkl. software 7-9" Integration af system til Exchange Højtalere to typer Aktiv højttaler A Aktiv højttaler B Hvid/sort (min. 2 x 20W RMS) Hvid/sort (min. 2 x 60W RMS) Dokumentkamera CMOS, 1920x1080, bærbar Interaktive tavler to typer med touchboard i tre forskellige størrelser Samlet løsning (projektor og touchboard af samme DLP/LCD (1280x800) fabrikat) Separat løsning (projektor og touchboard af forskellige fabrikater) 16:10 (1280x800) Touchboard 77-83, 4:3 eller 16: , 16: , 16:10 Ekstra standard lampe Rullestativ Sitelicens til den interaktive software Organisationslicens til den interaktive software Ekstra pen Trådløs fjernbetjening Kablet fjernbetjening Uddannelse

7 Kabler VGA kabler 15-pin male-male VGA kabler 15-pin male-male med audio HDMI kabler med stik Displayport kabler med stik 90 til 100 cm 1,8 til 2 meter 3,6 til 4 meter 7,6 til 8 meter 90 til 100 cm 1,8 til 2 meter 3,6 til 4 meter 7,6 til 8 meter 90 til 100 cm 1,8 til 2 meter 3,6 til 4 meter 90 til 100 cm 1,8 til 2 meter Side 7 af 11 Til interaktive tavler og infoskærme er der mulighed for tilkøb af brugeruddannelse. Herudover er det mulig at tilkøbe basisinstallationer for alle hovedprodukter samt yderligere serviceydelser, som beskrevet afsnit 8. og 9. samt Kontraktbilag 1C. Læs mere på hvor du også kan se sortiments- og prislister, produktspecifikationer. 6. Bestilling af produkter Bestilling af produkter, tilbehør eller serviceydelser foretages via bestillingssystemet som beskrevet i Kontraktbilag 8 eller pr. telefon eller . Alle bestillinger foretages hos AV Center, som er underleverandør til School Management. Kontaktoplysninger findes på Senest 2 arbejdsdage efter bestilling modtager Kunden sin ordrebekræftelse med angivelse af dato og tidspunkt inden for den fastsatte leveringsfrist. Leverandøren er pligtig til at yde vederlagsfri købsrådgivning til Kunden, med mindre Kunden fravælger dette i forbindelse med bestillingen. Konsulentydelser (programmør og projektleder) bestilles ved, at Kunden fremsender en opgavebeskrivelse til Leverandøren. Leverandøren giver herefter et budget for opgaven, der tager udgangspunkt i de i angivne timepriser i produktkataloget, leveringstidspunkt og eventuelt allokerede medarbejdere. Når Kunden har accepteret dette igangsættes leveringen af konsulentydelsen.

8 7. Levering Side 8 af 11 Levering af de bestilte produkter skal ske senest 10 arbejdsdage efter Leverandørens modtagelse af bestillingen, dog ikke i de tilfælde hvor bestillingen indeholder installationer beskrevet i Kontraktbilag 1C. I disse tilfælde skal levering af Kundens bestilling skal ske senest 15 arbejdsdage efter Leverandørens modtagelse af Kundens bestilling, medmindre Kunden angiver en længere frist ved bestilling. Større bestillinger (ordre bestående af mere end 5 hovedprodukter) leveres efter nærmere aftale med Leverandøren. Den maksimale leveringstid kan dog ikke overskride 25 arbejdsdage Der er fast leveringsgebyr på aftalen for alle bestillinger, som fremgår af produktkataloget. Levering skal ske til kundens adresse, som skal angives ved bestilling. Kunden skal angive, hvor på adressen, produkterne ønskes leveret. Ved en adresse forstås et eller flere lokaler i samme bygning. Alle produkter omfattet af Kundens bestilling skal altid leveres i umiddelbar sammenhæng med installationen, såfremt Kundens bestilling omfatter installation. Hvis et eller flere produkter omfattet af bestillingen ved levering ikke er fuldt funktionsdygtigt, Dead on Arrival (DOA), er Leverandøren forpligtet til at omlevere det pågældende produkt uden yderligere beregning. 8. Installation og brugeruddannelse Det er muligt at tilkøbe installation af projektorer, interaktiv projektor, højtalere, lærreder, interaktive tavler, infoskærme med og uden touch, skærmsystem til mødelokale booking samt fladskærme. Disse basisinstallationer er prissat for de enkelte produkter og omfatter de ydelser, som er beskrevet i Kontraktbilag 1C. Ved basisinstallation forstås, at produktet er fuldt installeret i overensstemmelse med gældende markedsstandard, og at alle funktioner kan tages fuldt i brug, samt at lokalet i øvrigt er bragt tilbage til samme stand som før installationen. Prisen på installationsydelsen omfatter alle Leverandørens omkostninger, herunder eksempelvis tidsforbrug, transport, materialer, test mv. Eksemplerne er ikke udtømmende. Synlige kabler, kabelbakker mv. med tilknytning til installationen skal som minimum kunne leveres i grå eller hvid efter Kundens anvisning. Hvis installationen af projektorer, infoskærme eller møderumsskærme, undtagelsesvist kræver en særligt tilpasset installation, som overgår kravene til basisinstallation er Leverandøren berettiget til et i pristillæg pr. time, som er angivet i produktkataloget og Kontraktbilag 4A. Dette kan eksempelvis være i tilfælde hvor væsentligt forlængede kabelføringsveje er nødvendiggjort af, at

9 Side 9 af 11 Kundens lokation er en fredet bygning; hvor installationen skal ske i ikke-almindelig vægtyper eller lignende. Pristillægget omfatter alle Leverandørens omkostninger til selve installationsydelsen, eksempelvis tidsforbrug, transport, test mv. Installation foretages i umiddelbar sammenhæng med levering, jf. Kontraktbilag 6, med mindre andet er aftalt. Der tilbydes som tilkøb brugeruddannelse i anvendelsen af hhv. interaktive tavler og infoskærme. Uddannelsen kan gennemføres på en af kunden angivet lokation i Danmark. Leverandøren er forpligtet til vederlagsfrit at nedtage og bortskaffe udstyr, som er købt under Rammekontrakten, eller som svarer til leveret udstyr under Rammekontrakten der i omfang ikke overstiger Kundens bestilling i forholdet 1:1. For nedtagning og bortskaffelse af udstyr, der i omfang overstiger Kundens bestilling i forholdet 1:1 eller af Kunden ikke ønskes gennemført i forbindelse med levering af Kundens bestilling, er Leverandøren berettiget til en pris pr. time, som fremgår af produktkataloget og Kontraktbilag 4A. 9. Service og konsulentydelser Det er muligt at tilkøbe service på projektorer, interaktive projektorer, infoskærme, skærmsystem til mødelokale-booking, fladskærme, dokumentkamera og interaktive tavler samt tilbehør hertil. Service omfatter f.eks. nedtagning af produkter, flytning af produkter, geninstallation, eftersyn, vedligeholdelse, mv. og afregnes på timebasis. Der tilbydes som tilkøb konsulentassistance inden for følgende to kompetenceområder, som kan indkøbes timebaseret på projektbasis. Programmør til assistance i forbindelse med integration til Kundens eksisterende IT & telesystemer. Projektleder til assistance i forbindelse med udrulning af løsninger på Kundens lokation i Danmark. Du kan læse mere om service og konsulentydelser i Kontraktbilag 1C. 10. Betaling og fakturering Ved køb på Rammekontrakten betaler Kunden den pris, som er fastlagt i Kontraktbilag 4A. Alle de i kontraktbilag 4A angivne priser for hovedprodukter nedreguleres årligt med 3 procent i forhold til den på reguleringstidspunktet gældende pris. Undtagelser til prisreguleringen fremgår af Kontraktbilag 4. Alle priser er angivet i danske kroner og inkluderer alle afgifter undtagen moms. Fakturering kan tidligst ske fra den faktiske leveringsdag. Fakturering sker direkte til Kunden.

10 Ved delleverancer kan fakturering ske løbende. Side 10 af Udskiftning af produkter Udviklingen i markedet for AV-udstyr kan medføre, at markedsstandarden ændres over tid. Alle produkter i Kontraktbilag 4A kan på foranledning af leverandøren eller Moderniseringsstyrelsen udskiftes og både Leverandøren og Moderniseringsstyrelsen kan initiere, at et næste generationsprodukt tilføjes til Rammekontrakten. Udskiftning kan ske på leverandørens initiativ, hvis det omhandlede produkt eller serviceydelse ikke længere markedsføres. Udskiftning af produkter eller serviceydelser kan også ske på Moderniseringsstyrelsens initiativ, herunder fx hvis der sker en betydelig udvikling i markedet, der aktualiserer et nyt produkt eller en ny serviceydelse. Herudover er Leverandøren både berettiget og forpligtet til i særlige tilfælde at tilføje næste generationsprodukter. Dette gør sig gældende når de specifikke kriterier for det enkelte næste generationsprodukt, jf. Kontraktbilag 1B, er blevet markedsstandard. Moderniseringsstyrelsen forventer én gang årligt i Rammekontraktens løbetid, dog første gang i 2015, at foretage en gennemgang af den gældende markedsstandard produkter og serviceydelser på aftalen. Tilføjelse af næste generationsprodukter kan alene ske for produkter, der i Kontraktbilag 1B og 4A er markeret med næste generation. Prisen på eventuelle næste generationsprodukter er fastsat i Kontraktbilag 4A. Du kan læse mere om produktudskiftning i Kontraktbilag Misligholdelse En række forhold kan føre til misligholdelse af kontrakten. Kunden kan vælge at ophæve købet hos leverandøren, hvis der fra leverandørens side foreligger væsentlig misligholdelse. Det er fx væsentlig misligholdelse, hvis der foreligger forsinkelse, og leverandøren ikke leverer inden 5 dage efter påkrav, eller hvis et eller flere produkter ikke lever op til minimumskravene og dette ikke er udbedret inden for 15 arbejdsdage efter kundens reklamation. Herudover gælder dansk rets almindelige regler om misligholdelse. Læs mere i Rammekontraktens punkt 6.6.

11 13. Bodsopkrævning Side 11 af 11 Leverandøren skal betale bod til kunden ved forsinket levering, hvis den forsinkede levering kan henføres til leverandøren. Første påbegyndte arbejdsdag en bestilling er forsinket, betaler leverandøren et grundbeløb i dagbod. Såfremt forsinkelsen varer mere end den første påbegyndte arbejdsdag, skal leverandøren pr. arbejdsdag betale en bod svarende til 1 % af prisen for den forsinkede bestilling. Bodsbeløbet som følge af forsinket levering kan dog ikke overstige 10 pct. af prisen for den pågældende bestilling I tilfælde af bodsopkrævning anbefales det, at man benytter skemaet til bodsopkrævning, der er tilgængeligt på Læs mere i Rammekontraktens punkt Leverandørens erstatningspligt og ansvarsforsikring Leverandøren er erstatningspligtig overfor både kunden og Moderniseringsstyrelsen efter dansk rets almindelige regler. Denne erstatningspligt dækker dog ikke driftstab, tabt avance eller andet indirekte tab. Leverandørens samlede erstatningsansvar kan maksimalt udgøre kr Det påhviler leverandøren at opretholde en ansvarsforsikring, der dækker leverandørens erstatningsansvar. Læs mere i Rammekontraktens punkt Tvister Rammekontrakten er underlagt dansk ret. Sker der uoverensstemmelse mellem parterne vedrørende Rammekontrakten, skal parterne med en positiv, samarbejdende og ansvarlig holdning forhandle for at løse tvisten inden for Rammekontraktens bestemmelser. Læs mere i Rammekontraktens punkt I tilfælde af tvister kan Statens Indkøb kontaktes på mail statensindkob@modst.dk eller på tlf på hverdage mellem kl. 10:00 og 15:00.