Guide til digital børnetilmelding

Transkript

1 Guide til digital børnetilmelding Denne guide er til dig, der ønsker at indstille børn til Ungdommens Røde Kors ferielejre. Indstillingen sker via vores digitale tilmeldingssystem, som guiden vil hjælpe dig igennem. Processen med at få et barn på ferielejr har tre dele: 1. Du indstiller (forhåndstilmelder) et barn / flere børn på hjemmesiden gennem det digitale børnetilmeldingssystem. Dette er kun en forespørgsel på en plads/pladser, som børnekoordinatoren senere skal godkende. 2. Børnekoordinatoren godkender efterfølgende pladser på ferielejren og sender en faktura til din mail. 3. Børnekoordinatoren sender oplysningsskemaer for de godkendte pladser, som skal udfyldes af forældre/værge/sagsbehandler/kontaktperson. Hvis du har spørgsmål til systemet, kan du kontakte børnekoordinatoren på den ferielejr, du ønsker pladser på. Kontaktinformationer kan findes på God fornøjelse! 1

2 Årshjul for ferielejr Nedenfor kan du se ferielejr årshjulet, som viser de forskellige trin fra der åbnes for tilmeldinger til ferielejrene afholdes. 2

3 Forhåndstilmelding Når du skal indstille et barn til en ferielejr, skal du gå ind på hjemmesiden Her vælger du den kommune barnet tilhører, hvorefter du bliver dirigeret til den lejr, der er tilknyttet den givne kommune, hvor du kan læse mere om den enkelte lejr og indstille børn. Når du har valgt kommune, tryk på den røde knap Indstil barn til denne lejr til højre i skærmbilledet. Se nedenstående eksempel på, hvordan skærmbilledet ser ud (dette gælder alle ferielejre). 3

4 Indstilling af børn del 1 Hvis det er første gang du bruger systemet, skal du starte med oprette dig som bruger, det gør du ved at trykke på knappen Klik her for kode. Når du har oprettet sig som bruger, vil du modtage et kodeord, som du skal bruge til at logge ind med, så du kan indstille børn til lejren. Er du allerede oprettet som bruger af systemet, skal du blot logge ind med din og kodeord. Du skal have en bruger til hver ferielejr du vil indstille børn til. Så skal du både indstille til f.eks. Kongelejren og Solskinslejren skal du have en bruger til hver lejr. Herefter vælger du lejren i rullemenuen og det ønskede antal pladser. Du skal udfylde deltagernavn for at komme videre, men det er her ikke vigtigt hvad du skriver, da du kan ændre det på næste side. Klik på Videre, når du har udfyldt deltagernavn. 4

5 Her skal du udfylde deltagernavne på alle forhåndstilmeldinger. Kender du ikke børnenes navne endnu, så find på dit eget system, så du kan adskille pladsreservationerne fra hinanden. Det kan f.eks. være Barn 1, Barn 2 osv. som på nedenstående billede eller det kan være Lejrplads 1, Lejrplads 2 osv. eller noget helt andet som fungerer bedst for dig. Det vigtige er, at du kan skelne mellem de forhåndstilmeldte pladser. Dette er fordi, at det navn du vælger at skrive i boksene Deltagernavn, vil fremgå af de s, du modtager med links til oplysningsskemaer, så snart pladsen er endeligt godkendt af børnekoordinatoren. Det betyder altså, at hver med oplysningsskema vil indeholde forskellige deltagernavne, og på den måde kan man kende sne fra hinanden. Du får nu vist et overblik over din booking, hvor du kan se, hvilken lejr du har indstillet børn til og hvor mange pladser du gerne vil reservere. Tryk herefter Bekræft booking : Bemærk: Bookingen er ikke endelig, men blot en forespørgsel om at få pladser på lejren. 5

6 Vi har nu registreret din forespørgsel om at booke én eller flere pladser. Bemærk: Du faktureres først, når børnekoordinatoren har godkendt din forespørgsel på pladser. Fakturaen sendes til din mail del 2. Oplysningsskemaer del 3 Når du har tilmeldt et eller flere børn til ferielejr og pladserne er blevet godkendt af børnekoordinatoren modtager du mails med links til oplysningsskemaer. Booker du 10 pladser, får du 10 mails med 10 links til oplysningsskemaer (et nyt link pr. mail), så du modtager en mail med et link pr. barn du indstiller. Eksempel: Har du tilmeldt 2 børn, som du har kaldt barn 1 og barn 2, da du forhåndstilmeldte dem, så modtager du en mail til barn 1 med et link til oplysningsskemaet tilhørende barn 1, og du får en mail til barn 2 med et link til oplysningsskemaet tilhørende barn 2. Sådan vil det fungere, uanset hvor mange børn du tilmelder. Som nævnt tidligere, vil der inde i den tilsendte mail med oplysningsskemaer stå det deltagernavn, du har skrevet, da du forhåndstilmeldte, f.eks. Barn 1. I nedenstående billede kan du se et eksempel på mailen, du modtager med oplysningsskema, hvor deltagernavnet er blevet kaldt Tester. Oplysningsskemaerne kan sendes videre til forældre/værge/sagsbehandler/kontaktperson eller du kan udfylde selv. Uanset hvem der udfylder oplysningsskemaet, skal det udfyldes elektronisk og ikke printes og sendes med posten. Nedeunder teksten her, kan du se et eksempel på, hvordan mailen du modtager med et oplysningsskema ser ud: 6

7 OBS: Husk at hver mail med et link til oplysningsskema, du modtager kun kan bruges én gang. Det betyder, at når du finder de børn, der tilhører de bookede pladser og sender mailen med linket til oplysningsskema til værge/sagsbehandler/forælder/kontaktperson, så kan linket ikke sendes videre og bruges igen. Det betyder også, at hvis man får trykket Afslut til sidst i oplysningsskemaet, kan linket ikke åbnes igen. Dette er for at sikre en ordentlig beskyttelse af personfølsomme data i oplysningsskemaerne. Dette gør også, at linket ikke kan udfyldes lidt ad gangen og så gemmes, men skal udfyldes helt på én gang. Du kan godt åbne skemaet for at se spørgsmålene i skemaet og lukke det igen. Men lige så snart du udfylder og trykker afslut kan linket ikke bruges igen. Hvis du ønsker, kan du også modtage en videoguide, som gennemgår ovenstående. Den kan du få af børnekoordinatoren, som er tilknyttet den lejr, du gerne vil indstille til. 7