0KAPITEL 8: SAGER OPSÆTNING OG BRUG

Transkript

1 Kapitel 8: Sager Opsætning og brug 0KAPITEL 8: SAGER OPSÆTNING OG BRUG 1Målsætninger Målsætningerne er at: Konfigurere en ny sag: Konfigurere sagsopgaver Konfigurere sagsrelaterede priser og rabatter Konfigurere planlægningslinjer Bogføre forbrug Bogføre ekstraomkostninger Bogføre ekstraforbrug Fakturere kunden for en sag Få vist sagsstatistikker Kopiere en tidligere sag 2Introduktion Det nye modul Sager i Microsoft Dynamics NAV 5.0 er blevet forbedret på flere måder: Budgetstrukturen er ændret fuldstændigt Sagsopgaver er nu obligatoriske Forbrug og Kontrakt (salg) kan nu håndtere fastprisprojekter, hvis brugeren opdeler beløbene i planlægningen (budgettet). En salgsfaktura for en sag kan kun udstedes fra en kontraktlinje. Ved hjælp af denne funktion elimineres problemerne med at tilknytte salg til forbrug og udestående beløb. Brugerne kan vælge mellem fem forskellige måder at beregne værdien af Varer i arbejde (VIA) på, og metoderne understøtter IASstandarderne. Afsnittet "VIA-begreber" indeholder flere oplysninger om disse fem metoder. Desuden bruges nu sagsopgavelinjer i stedet for de tidligere budgetlinjer, og sagsopgavelinjerne har nu underniveauet planlægningslinjer, der er opdelt i to dele: En skemalinje og en kontraktlinje. Det er kun kontraktlinjerne, der kan faktureres. Side 195

2 Nyheder i Microsoft Dynamics NAV 5.0 Program, del II 3Oversigtsskema I dette afsnit beskrives de mest almindelige trin i styringen af en sag, ligesom de nye funktioner fremhæves. Desuden indeholder afsnittet demonstrationer, der giver mulighed for øvelse i opsætning af sager, bogføring af forskellige former for forbrug og fakturering af forbrug i sager. I oversigtsskemaet vises det, hvordan en sags elementer hænger sammen og informationsstrømmen mellem elementerne. FIGUR 8-1: OVERSIGTSSKEMA: RELATIONER OG INFORMATIONSSTRØMME MELLEM ELEMENTERNE. Side 196

3 Kapitel 8: Sager Opsætning og brug 4Konfiguration af en ny sag Det er nødvendigt at konfigurere mindst en sagsopgave, da al bogføring skal referere til en sagsopgave. I figur 8-2 vises det, at en sags primære enhed har et underliggende niveau med faser, der kaldes sagsopgaver. Projektlederen skal mindst konfigurere én sagsopgave for at kunne konfigurere planlægningslinjer, og for at kunne bogføre forbrug til sagen. FIGUR 8-2: OVERSIGTSSKEMA: SAG OG SAGSOPGAVER 5Demonstration Konfiguration af en ny sag En computer indleveres til service, og en medarbejder i projektteamet håndterer sagen. Teammedarbejderen aftaler priser for arbejdstid, reservedele og tillægsomkostninger med kunden. Sagen udføres og bliver afslutningsvis faktureret til kunden. Det er en forudsætning for at sagen kan igangsættes, at der er forberedt en finanskonto til bogføring. 28Trin Følg nedenstående trin for at forberede finanskonto 6610 til bogføring: 1. Klik på Økonomistyring, Finans, Kontoplan. 2. Marker kontonr Salg, diverse udgifter. 3. Klik på Konto, Kort, eller tryk på Skift+F5. 4. Klik på fanen Bogføring. 5. Vælg feltet Produktionsbogføringsgruppe. 6. Angiv DIV, eller tryk på F6 og vælg bogføringsgruppen Detail. Feltet Momsproduktbogf.gruppe udfyldes automatisk. 7. Tryk på Esc for at lukke kontokortet. Projektteammedarbejderen konfigurerer nu en sag for service på computeren. Side 197

4 Nyheder i Microsoft Dynamics NAV 5.0 Program, del II 29Trin Medarbejderen i projektteamet følger nedenstående trin for at konfigurere en ny sag. 1. Klik på Sager, Sager. 2. Tryk på F3. 3. Tryk på Enter for at indlæse det næste sagsnummer. 4. Angiv Computer til service i feltet Beskrivelse. 5. Vælg kunde 2000 i feltet Faktureres til kundenummer. 6. Feltet Spærret indeholder nu tre indstillinger: Tomt, Bogføring og Alle. Fordelen ved dette er, at du kan spærre et job for bogføring i planlægningsfasen. Dette bruges for at undgå, at brugere bogfører på jobbet. I dette eksempel skal du lade feltet stå tomt. 7. Klik på fanen Bogføring. 8. Marker feltet Sagsbogføringsgruppe og angiv bogføringsgruppen Montering. 9. Klik i feltet VIA-metode og angiv Kostværdi (du kan finde flere oplysninger om VIA-metoder i afsnittet "VIA-begreber"). 10. Angiv feltet Status til Ordre. Sagens status kan til enhver tid ændres, og selvom sagen er afsluttet, kan den genåbnes for yderligere bogføring. Side 198

5 Kapitel 8: Sager Opsætning og brug 6Konfiguration af sagsopgaver I Microsoft Dynamics NAV 4.0 var projekter struktureret i faser, opgaver og trin. I Microsoft Dynamics NAV 5.0 er strukturen ændret til at bestå af sagsopgaver og planlægningslinjer. Brugerne kan næsten konfigurere sagsopgaverne efter kontoplanen i Økonomistyring. I Microsoft Dynamics NAV 5.0 består sagsplanlægning af to lag. Sagsopgavelinjerne i første niveau er obligatoriske, da det ellers ikke vil være muligt at bogføre til sagen. Andet niveau består af planlægningslinjer, der detaljeret specificerer brugen af ressourcer, varer og forskellige driftsomkostninger. Du kan finde flere oplysninger om konfiguration af planlægningslinjer i afsnittet "Konfiguration af planlægningslinjer". FIGUR 8-3: OVERSIGTSSKEMA: SAGSOPGAVER OG PLANLÆGNINGSLINJER. 7Demonstration Konfiguration af sagsopgaver Medarbejderen i projektteamet skal konfigurere mindst én planlægningslinje for at kunne bogføre forbrug og fakturere sagen til slut. Det er kun nødvendigt at konfigurere én bogføringslinje til denne lille sag. 30Trin Medarbejderen i projektteamet følger nedenstående trin for at konfigurere sagsopgavelinjerne: 1. Vælg det jobkort, der blev oprettet i Demonstration Konfiguration af en ny sag ovenfor. 2. Klik på Sager, Sagsopgavelinjer. Side 199

6 Nyheder i Microsoft Dynamics NAV 5.0 Program, del II 3. Konfigurer tre sagsopgavelinjer på følgende måde: Sagsopgavenr Beskrivelse Computerservicesag Sagsopgavetype Fra-sum Sagsopgavenr Beskrivelse Serviceomkostninger Sagsopgavetype Konto Sagsopgavenr Beskrivelse Computerservicesag Sum Sagsopgavetype Til-sum VIA i alt I alt BEMÆR! Der er knyttet en sagsbogføringsgruppe til posteringslinjen. Denne bogføringsgruppe overføres som standard fra jobkortet, og kan ændres på sagsopgavelinjen. Sagsopgavelinjerne kan have forskellige bogføringsgrupper, hvis det er nødvendigt. 3. Klik på Funktion, Indryk sagsopgaver. På denne måde indrykkes linjerne på samme måde som i kontoplanen i Finans, og summeringsfelterne udfyldes i totallinjerne. FIGUR 8-4: SAGSOPGAVELINJER EFTER INDRYKNING Dermed er den grundlæggende opsætning af den nye sag gennemført. Sagsopgaverne kan udbygges yderligere på lignende måde, og der er ingen grænse for, hvor mange trin en sag kan inddeles i. Side 200

7 Kapitel 8: Sager Opsætning og brug 8Konfiguration af sagsrelaterede priser og rabatter I Microsoft Dynamics NAV 5.0 konfigureres sagsrelaterede priser, rabatter og kostfaktorregler på jobkortet. Når bestemte priser, rabatter og kostfaktorregler refererer til hele sagen eller til en specifik opgave, skal projektlederen konfigurere disse priser og regler i jobkortet. 9Demonstration Konfiguration af sagsrelaterede priser og rabatter Medarbejderen i projektteamet laver en aftale med kunden om særpriser for service på computeren. Teammedarbejderen konfigurerer priserne og kostfaktorreglerne på jobkortet. 31Trin Følg nedenstående trin for at konfigurere særpriser: 1. Vælg det jobkort, der blev oprettet i Demonstration Konfiguration af en ny sag 2. Klik på Priser, Ressource for at åbne vinduet Ressourcepriser for sag. 3. Konfigurer en særpris for Martin Hansen. Sagsopgave: 1100 Type: Ressource Kode: MARTIN Salgspris: 45,50 Det er muligt at konfigurere særpriser for hver enkelt sagsopgave og arbejdstype, hvis det er nødvendigt. 4. Tryk på Esc for at lukke vinduet. 5. Klik på Priser, Vare for at åbne vinduet Varepriser for sag. 6. Tilføj en særpris for vare Sagsopgavenr.: 1100 Varenr.: Salgspris: 34,80 7. Tryk på Esc for at lukke vinduet. 8. Klik på Priser, Finanskonto for at konfigurere Kost+-priser på en finanskonto. 9. Tilføj en faktor for Kost+ på finanskonto 7150 Side 201

8 Nyheder i Microsoft Dynamics NAV 5.0 Program, del II Sagsopgavenr.: 1100 Finanskontonr.: 7150 Kostprisfaktor: 1,5. Dette vil medføre at salgsprisen er 50% højere end kostprisen. FIGUR 8-5: PRIS MED KOSTPRISFAKTOR PÅ FINANSKONTO FOR SAGEN 10. Tryk på Esc for at lukke vinduet. BEMÆRK! Faktoren for Kost+ kan også bruges til varer og ressourcer. 10Konfiguration af planlægningslinjer I Microsoft Dynamics NAV 5.0 skal projektlederen planlægge det anslåede forbrug og salg i planlægningslinjerne. For hver sagsopgave beskrives det forventede forbrug af varer og ressourcer samt øvrige omkostninger i planlægningslinjerne. I planlægningslinjerne vises det også, om det planlagte forbrug skal faktureres eller ej. 11Demonstration Konfiguration af planlægningslinjer Medarbejderen i projektteamet planlægger det anslåede forbrug af ressourcer, varer og yderligere omkostninger for computerservicesagen. 32Trin Følg nedenstående trin for at konfigurere planlægningslinjer for computerservicen. 1. Marker jobkortet for computerservicen. 2. Klik på Sager, Sagsopgavelinjer. 3. Marker sagsopgavelinje nr Klik på Funktion, Rediger planlægningslinjer. Side 202

9 Kapitel 8: Sager Opsætning og brug 5. Opret fem planlægningslinjer på følgende måde: Linjetype: Både skema og kontrakt Planlægningsdato: Type: Ressource Nummer: MARTIN Antal: 1,5 Linjetype: Både skema og kontrakt Planlægningsdato: Type: Vare Nummer: Antal: 1 FIGUR 8-6: SAGSPLANLÆGNINGSLINJER BEMÆRK! Planlægningslinjer inddeles i to typer, Skemalinjer og Kontraktlinjer. Skemalinjer angiver det forventede forbrug, og Kontraktlinjer angiver den forventede omsætning. Brugerne kan kun fakturere kontraktlinjer. Når linjetypen angives til Både skema og kontrakt, tillader systemet fakturering af det planlagte forbrug. 6. Tryk på Esc for at lukke vinduet med planlægningslinjerne. I vinduet Sagsopgavelinjer vises det nu, at sagerne er planlagt til at have en samlet salgspris på 103,05 RV. Side 203

10 Nyheder i Microsoft Dynamics NAV 5.0 Program, del II 12Øvelse 8.1 Planlægning af en sag Du er projektleder hos Cronus og kunden Ravel Møbler har bestilt en reol med låger. Du skal konfigurere en sag for samling af reolen og konfigurere de aftalte priser. 33Giv dig selv en udfordring! Fin jobkortet og konfigurer en ny sag. Åbn sagsopgavelinjerne og konfigurer sagsopgaverne. Konfigurer de aftalte priser på varer, ressourcer og omkostninger. Konfigurer planlægningslinjerne. 34Har du brug for hjælp? Konfigurer en ny sag. 1. Klik på Sager, Sager. 2. Tryk på F3 for at angive et nyt jobkort. 3. Tryk på Enter for at indlæse det næste sagsnummer. 4. Udfyld beskrivelsen. 5. Vælg kunde i feltet Faktureres til kundenr. 6. Klik på fanen Bogføring. 7. Marker feltet Sagsbogføringsgruppe og angiv en bogføringsgruppe. 8. Vælg feltet VIA-metode og angiv en VIA-metode. Konfigurer sagsopgavelinjer. 1. Marker det jobkort, du lige har oprettet. 2. Klik på Sager, Sagsopgavelinjer. 3. Konfigurer sagsopgavelinjerne. 4. Klik på Funktion, Indryk sagsopgaver. Konfigurer særpriser. 1. Klik på Sager, Sager. 2. Klik på Priser, Ressource. Side 204

11 Kapitel 8: Sager Opsætning og brug 3. Konfigurer særpriser for ressourcer. 4. Tryk på Esc for at lukke vinduet. 5. Klik på Priser, Vare. 6. Tilføj særpriser for varer. 7. Tryk på Esc for at lukke vinduet. 8. Klik på Priser, Finanskonto. 9. Tilføj en Kost+-faktor på finanskonto Tryk på Esc for at lukke vinduet. Konfigurer planlægningslinjer. 1. Marker jobkortet. 2. Klik på Sager, Sagsopgavelinjer. 3. Marker en sagsopgavelinje. 4. Klik på Funktion, Rediger planlægningslinjer. 5. Konfigurer planlægningslinjerne. 6. Luk vinduet med planlægningslinjerne. Side 205

12 Nyheder i Microsoft Dynamics NAV 5.0 Program, del II 13Bogføring af forbrug Efterhånden som en sag skrider frem, forbruges der materialer, ressourcer og andre omkostninger, der skal bogføres på sagen. I Microsoft Dynamics NAV 5.0 kan forbrug bogføres på tre forskellige måder: I en Sagskladde, i en Finanskladde for sag, eller i en Købsfaktura. Medarbejderne i projektteamet bogfører forbrug af ressourcer og varer i sagskladden, og medarbejderne i debitorbogholderiet bogfører købte varer og tjenester i kreditorfakturaer eller en finanskladde for sag. FIGUR 8-7: OVERSIGTSSKEMA: BOGFØRING AF FORBRUG FOR EN SAG. 14Demonstration Bogføring af forbrug Martin Hansen, der er medarbejder i projektteamet, håndterer computerservicesagen, og har brugt noget tid på at udskifte en disk på computeren. Disken var en særbestilling, og der er derfor påløbet nogle ekstra leveringsomkostninger. Da Martin er ved at være færdig, laver han en fejl, og er nu nødt til at installere en ny disk. Side 206

13 Kapitel 8: Sager Opsætning og brug 35Trin Følg nedenstående trin for at bogføre forbrug af lagervarer og ressourcer i en sagskladde. 1. Klik på Sager, Sagskladder for at åbne Sagskladden. 2. Klik på opslagsknappen i feltet Kladdenavn, eller tryk på F6. 3. Konfigurer et nyt sag sagskladdenavn: Navn: Beskrivelse: Nummerserie SAGKLD Sagskladde SAG-STAN 4. Klik på OK for at vende tilbage til sagskladden. 5. Klik på Funktion, Beregn resterende brug. Dermed konfigureres sagslinjerne automatisk på grundlag af det forventede forbrug. Det resterende forbrug for hver enkelt sagsopgave beregnes som planlagt forbrug minus faktisk forbrug og tillægges avance. 6. Vælg sag nummer S00010 i feltet Sagsnr. 7. Klik på fanen Indstillinger, og angiv følgende: Bilagsnr.: S00001 Bogføringsdato: FIGUR 8-8: INDSTILLINGER FOR BEREGN RESTERENDE BRUG FOR SAG 8. Klik på OK. Side 207

14 Nyheder i Microsoft Dynamics NAV 5.0 Program, del II FIGUR 8-9: SAGSKLADDE MED RESTERENDE BRUG BEREGNET 9. Bogfør sagskladden, klik på Bogføring, Bogfør, eller tryk på F11. Åbn herefter sagskladdelinjerne, og gennemse resultatet af bogføringen. Klik på Sager, Sagsopgavelinjer. Ved bogføringen er der blevet oprettet tal i kolonnerne for Brug. Marker sagsopgavelinje nr. 1100, og klik derefter på Sagsopgave, Sagsopgaveposter. FIGUR 8-10: SAGSOPGAVEPOSTER, DER ER BLEVET OPRETTET VED BOGFØRING AF SAGSKLADDEN Sagsopgaveposterne viser det faktiske forbrug for sagen. Luk vinduet, eller tryk på Esc. Side 208

15 Kapitel 8: Sager Opsætning og brug 15Bogføring af ekstraomkostninger I Microsoft Dynamics NAV 4.0 og tidligere versioner af modulet Sager kunne ekstraomkostninger kun bogføres via en kreditorfaktura, men i Microsoft Dynamics NAV 5.0 er arbejdet gjort nemmere for medarbejderne i debitorbogholderiet. Det er nu muligt at bogføre sagsrelaterede omkostninger direkte fra en sagskladde. 16Demonstration Bogføring af ekstraomkostninger Til computerservicesagen bestiller projektmedarbejderen Martin Hansen en disk, der skal sendes som særlevering. Når disken modtages, betaler han leveringsomkostningerne kontant, og medarbejderne i debitorbogholderiet skal nu bogføre omkostningerne. 36Trin Følg nedenstående trin for at konfigurere en ny kladde til dette eksempel, og angiv de omkostninger, der skal bogføres. 1. Klik på Sager, Sagskladder for at åbne en finanskladde for sagen. 2. Klik på opslagsknappen i feltet Kladdenavn, eller tryk på F6. 3. Konfigurer et nyt sagskladdenavn, og klik derefter på OK. 4. Konfigurer en linje i sagskladden: Bogføringsdato: Kontonr.: 7150 Beløb: 2,25 Mod- konto: 2910 Sagsnr.: S00010 Sagsopgavenr Linjetype for sag: Både skema og kontrakt Antal sager: 1 Side 209

16 Nyheder i Microsoft Dynamics NAV 5.0 Program, del II FIGUR 8-11: SAGSKLADDELINJE INDEN BOGFØRING For at få vist kolonnen Kostbeløb for sag, skal du rulle til den højre side af linjen i vinduet Sagskladde. 5. Bogfør sagskladden, klik på Bogføring, Bogfør, eller tryk på F11. Ved bogføring af forbruget oprettes adskillige finansposter og planlægningslinjer for sagen. 37Trin Følg nedenstående trin for at få vist posterne. 1. Klik på Sager, Sagsopgavelinjer. 2. Marker sagsopgave nr Klik på Sagsopgave, Sagsopgaveposter for at få vist sagsopgaveposterne. Side 210

17 Kapitel 8: Sager Opsætning og brug FIGUR 8-12: SAGSOPGAVEPOSTER 4. Tryk på Esc for at lukke vinduet. 5. Marker sagsopgave nr Klik på Sagsopgave, Planlægningslinjer til sagsopgaver for at få vist planlægningslinjerne. FIGUR 8-13: PLANLÆGNINGSLINJER TIL SAGSOPGAVER Da indstillingen Linjetype blev angivet til Både skema og kontrakt i finanskladden, er der ved bogføringen blevet oprettet to planlægningslinjer for hver bogført linje. I venstre side af linjen vises linjetypen. Der oprettes én skemalinje og én kontraktlinje for omkostningen. Hvis du vil have vist alle kolonnerne i vinduet Sagsplanlægningsliste, skal du udvide listen. 7. Tryk på Esc for at lukke vinduet. Side 211

18 Nyheder i Microsoft Dynamics NAV 5.0 Program, del II 17Bogføring af ekstraforbrug Der opstår ofte situationer i forbindelse med et projekt, der betyder, at der skal bruges ekstra materialer eller tid for at færdiggøre projektet. For at sådanne oplysninger kan medtages i sagen, skal disse varer eller ressourcer bogføres på sagen. Projektmedarbejderen er ansvarlig for at det uventede forbrug bogføres i en sagskladde. 18Demonstration Bogføring af ekstraforbrug Computerservicesagen er næsten gennemført, men uheldigvis laver reparatøren en fejl, der medfører at disken bryder sammen. Der må derfor installeres en ny disk, og det uventede forbrug skal bogføres på sagen. 38Trin Følg nedenstående trin for at bogføre ekstraforbruget. 1. Klik på Sager, Sagskladder for at åbne en sagskladde. 2. Angiv en sagskladdelinje, og lad denne gang feltet Linjetype stå tomt. Linjetype: <ikke udfyldt> Sagsnr.: S00010 Sagsopgave: 1100 Type: Vare Nummer: Antal: 1 BEMÆRK! Når Linjetype ikke udfyldes, medtages det bogførte forbrug kun som forbrug, og der oprettes ingen skema- eller kontraktlinjer ved bogføringen. 3. Bogfør sagskladden, klik på Bogføring, Bogfør, eller tryk på F Klik på Sager, Sagsopgavelinjer for at åbne sagsopgavelinjerne. BEMÆRK! Det er kun kolonner med navnet Forbrug, der påvirkes af den sidste bogføring. 5. Marker sagsopgavelinje nr Klik på Sagsopgaver, Sagsopgaveposter. Side 212

19 Kapitel 8: Sager Opsætning og brug FIGUR 8-14: SAGSOPGAVEPOSTER EFTER BOGFØRING AF SAGSKLADDEN I sagsposterne kan det ses, at den ekstra disk er blevet bogført. 7. Tryk på Esc for at lukke vinduet. 19Fakturering I det nye Microsoft Dynamics NAV 5.0 er det blevet nemmere at fakturere en sag. Nu kan hele sagen faktureres fra vinduet Sagsopgavelinjer og det er muligt kun at fakturere udvalgte kontraktlinjer i vinduet Planlægningslinjer. Projektlederen overfører planlægningslinjer af typen Kontrakt til en faktura og bogfører fakturaen. Side 213

20 Nyheder i Microsoft Dynamics NAV 5.0 Program, del II FIGUR 8-15: OVERSIGTSSKEMA: PROCESS, HVOR DER OVERFØRES KONTRAKTLINJER TIL EN FAKTURA, OG DER OPRETTES SAGSPOSTER VED BOGFØRING AF FAKTURAEN. 20Demonstration Fakturering Computerservicesagen er nu afsluttet, og sagen skal faktureres til kunden. I dette eksempel faktureres hele sagen. 39Trin Den ansvarlige for debitorbogholderiet skal følge nedenstående trin for at fakturere sagen. 1. Klik på Sager, Sager for at åbne jobkortet. 2. Marker sagen med navnet "Computer til service". Side 214

21 Kapitel 8: Sager Opsætning og brug 3. Klik på Sag, Sagsopgavelinjer. 4. Marker sagsopgave nr Klik på Funktion, Opret salgsfaktura. 6. Klik på OK. 7. Marker en af kontraktkolonnerne på sagsopgavelinje nr. 1100, og klik derefter på knappen til udvælgelse, eller tryk på F6. FIGUR 8-16: MARKERING AF KONTRAKTKOLONNE PÅ SAGSOPGAVELINJE NR Klik på Funktion, Hent salgs-/kreditnota for at hente den faktura, der er blevet oprettet for nylig. FIGUR 8-17: FAKTURA, DER OPRETTES VED HJÆLP AF FUNKTIONEN OPRET SALGSFAKTURA Side 215

22 Nyheder i Microsoft Dynamics NAV 5.0 Program, del II BEMÆRK! Der er kun blevet overført sagsplanlægningslinjer af typen Kontrakt til fakturaen. 9. Gennemse statistikvinduet, og klik derefter på Faktura, Statistik, eller tryk på F9. FIGUR 8-18: VINDUET SALGSSTATISTIK - FAKTURA 10. Tryk på Esc for at lukke statistikvinduet. 11. Bogfør fakturaen ved at klikke på Bogføring, Bogfør, eller ved at trykke på F Tryk på Esc for at lukke fakturavinduet. Side 216

23 Kapitel 8: Sager Opsætning og brug FIGUR 8-19: VINDUET SAGSKLADDELINJER MED FAKTUREREDE BELØB Gå til vinduet Sagsopgavelinjer, og rul til kolonnerne Kontrakt (Faktureret beløb) og Kontrakt (faktureret salg), der findes yderst til højre. Ved bogføringen af fakturaen er de fakturerede beløb blevet angivet i disse to kolonner. 13. Klik på Sagsopgave, Sagsopgaveposter for at få vist sagsopgaveposterne. FIGUR 8-20: SAGSPOSTER, DER ER BLEVET OPRETTET VED BOGFØRING AF FAKTURAEN 21Visning af sagsstatistikker Sagsposterne indeholder de tre salgsposter, der blev oprettet ved bogføring af fakturaen. 14. Tryk på Esc for at lukke vinduet. I modulet Sager i Microsoft Dynamics NAV 5.0 kan statistikkerne for en sag vises på flere forskellige måder. Nogle statistikker vises i formularer, mens andre Side 217

24 Nyheder i Microsoft Dynamics NAV 5.0 Program, del II er rapporter. I en af rapporterne har brugerne mulighed for selv at definere indholdet. 22Demonstration Visning af sagsstatistikker Når sagen er gennemført, gennemser projektlederen sagsstatistikkerne for at vurdere, om sagens forecast var vellykket eller ej. 40Trin Projektlederen følger nedenstående trin for at få vist statistikken for sagsopgaven. 1. Åbn jobkortet. 2. Klik på Sag, Statistik, eller tryk på F9. FIGUR 8-21: VINDUET SAGSSTATISTIK I vinduet Sagsstatistik vises statistikken for hele sagen. 3. Tryk på Esc for at lukke vinduet. 4. Klik på Sag, Sagsopgavelinjer for at åbne vinduet Sagsopgavelinjer. 5. Marker sagsopgavelinje Klik på Sagsopgave, Statistik for sagsopgaver, eller tryk på F9 for at få vist sagsopgave nr Side 218

25 Kapitel 8: Sager Opsætning og brug FIGUR 8-22: VINDUET STATISTIK FOR SAGSOPGAVER Få vist beløbene i kolonnen Finanskonto. Efter at der blev bogført 2,25 på sagen, blev momsen for finanskladden afløftet, og omkostningerne blev ændret til 1,80. På jobkortet blev Kost+-reglen konfigureret på finanskonto 7150, hvorved salgsprisen blev beregnet til (1,80 x 1,5) = 2, Tryk på Esc for at lukke statistikvinduet. 8. Klik på Sager, Rapporter, og derefter på Faktisk budget for sag. 9. Klik på Vis udskrift. FIGUR 8-23: FORHÅNDSVISNING AF RAPPORTEN FAKTISK BUDGET FOR SAG Side 219

26 Nyheder i Microsoft Dynamics NAV 5.0 Program, del II Rapporten indeholder oplysninger om, hvordan sagens resultat blev i forhold til det budgetterede. I dette tilfælde refererer forskellen på -1 til det antal varer, der er brugt ud over det planlagte antal af vare 80024, og forskellen på -18,10 er det beløb, som budgettet for omkostningerne er overskredet med for vare nr Det kan på denne måde ses af rapporten, at sagen klart har overskredet budgettet, da omkostningerne er på -18,10 RV mere en forventet. 10. Tryk på Esc for at lukke rapporten. Ved hjælp af rapporten Sagsanalyse har brugeren mulighed for at angive, hvilke tal, der skal sammenlignes eller for at få dem vist side om side. 11. Klik på Sager, Rapporter, og derefter på Sagsanalyse. FIGUR 8-24: FANEN INDSTILLINGER I RAPPORTEN SAGSANALYSE Under fanen Indstillinger er der mulighed for at angive, hvilke tal der skal vises i hver af de otte kolonner i rapporten. Den indstilling, der er valgt i eksemplet, er tilfældig. Den er kun angivet for at vise rapportens muligheder. 12. Klik på Vis udskrift. Side 220

27 Kapitel 8: Sager Opsætning og brug FIGUR 8-25: FORHÅNDSVISNING AF RAPPORTEN SAGSANALYSE 23Kopiering af en tidligere sag 13. Tryk på Esc for at lukke rapporten. Funktionen til kopiering af budgetlinjer i det nye modul Sager i Microsoft Dynamics NAV 5.0 gør det muligt for projektledere at kopiere sagsposter fra en tidligere sag til skemalinjer i en ny sag. Du kan spare en masse arbejde ved at bruge denne funktion. Når brugeren konfigurerer en ny sag, der minder om en tidligere sag, kan han eller hun kopiere sagsopgavelinjer og planlægningslinjer fra den tidligere sag. Dette gør det også muligt at konfigurere en ny sag på det realiserede forbrug for en tidligere sag. 24Demonstration Kopiering af en tidligere sag Der er en ny computerserviceopgave på vej, og denne ny opgave minder i nogen grad om den foregående sag. Projektlederen beslutter derfor at kopiere den tidligere sag og tilføje nogle ændringer. 41Trin Projektlederen følger nedenstående trin for at konfigurere en ny sag, og bruger funktionen Kopier til at konfigurere planlægningslinjerne. 1. Konfigurer et nyt jobkort, tryk på F3 og på Enter. 2. Klik på fanen Generelt, og angiv følgende: Beskrivelse: Udvidet computerservice Faktureres til kundenr.: Klik på fanen Bogføring, og angiv følgende: Sagsbogføringsgruppe: VIA-metode: Status: MONTERING Kostværdi Skabelon Side 221

28 Nyheder i Microsoft Dynamics NAV 5.0 Program, del II BEMÆRK! Feltet Status kan til enhver tid ændres, dvs. også tilbage fra Afsluttet til Ordre, hvis det viser sig, at sagen endnu ikke er afsluttet. 4. Klik på Funktion, Kopier sag for at kopiere sagsopgaver fra en tidligere sag. FIGUR 8-26: VINDUE MED INDSTILLINGER FOR KOPIER SAG Med funktionen Kopier sag kan der enten kopieres fra tidligere sagsplanlægningslinjer eller fra det faktiske forbrug i tidligere sager. I dette tilfælde skal du kopiere sagsposter fra den tidligere sag, og angive dem som planlægningslinjer i den nye sag. 5. Angiv værdier i følgende felter: Kopier fra Sag nr.: Kilde: Medtag posttype: Kopier til Sag nr.: Kopier sagspriser: Kopieringsantal: S00010 Sagspost Brug+salg S00020 Ja Ja 6. Klik på OK. 7. Klik på Sag, Sagsopgavelinjer for at åbne sagsopgavelinjerne. Side 222

29 Kapitel 8: Sager Opsætning og brug Da planlægningslinjerne blev kopieret, blev planlægningsdatoerne også kopieret, men da den nye sag vil blive udført tre dage senere end den tidligere sag, skal du flytte datoerne tre dage frem. 8. Klik på Funktion, Flyt datoer. FIGUR 8-27: VINDUE MED INDSTILLINGER FOR FLYT DATOER 9. Udfyld felterne: Rediger planlægningsdato: Ja Flyt datoformel: +3D Medtag linjetype: Skema+kontrakt 10. Klik på OK. BEMÆRK! Du kan også bruge funktionen Flyt datoer til at redigere valutadatoer, hvis du arbejder med udenlandsk valuta i sager. Du kan finde flere oplysninger om håndtering af sager i udenlandsk valuta i afsnittet "Håndtering af sager i udenlandsk valuta". 11. Klik på Funktion, Rediger planlægningslinjer for at få vist resultatet. Side 223

30 Nyheder i Microsoft Dynamics NAV 5.0 Program, del II FIGUR 8-28: SAGSPLANLÆGNINGSLINJER EFTER ÆNDRING AF PLANLÆGNINGSDATOERNE. Planlægningsdatoen er nu ændret til Da fejlen i den foregående sag ikke ventes at ske igen, skal du slette en af varerne i skemalinjen. 13. Tryk på Esc for at lukke vinduet. Side 224

31 Kapitel 8: Sager Opsætning og brug 25Konklusion I dette afsnit blev det gennemgået, hvordan en ny sag konfigureres. I Microsoft Dynamics NAV version 5.0 består en sag af sagsopgavelinjer og planlægningslinjer. Sagsopgavelinjer kan konfigureres efter kontoplanen. I afsnittet blev det også beskrevet, hvordan sagsrelaterede priser konfigureres, og hvordan forskellige typer forbrug skal bogføres. Endelig, blev det demonstreret, hvordan sagen faktureres. Når brugeren er i stand til at udføre disse opgaver tilfredsstillende, er det en hjælp for ham eller hende at håndtere sagerne i det forbedrede modul Sager. Her giver den hierarkiske opdeling af sagsopgaver og planlægningslinjer et godt overblik over sagens forskellige faser, hvilket gør det nemmere at fakturere sagen. Funktionen til håndtering af sagsrelaterede priser er med til at sikre, at de prisaftaler, der er lavet med kunden, overholdes. Side 225

32 Nyheder i Microsoft Dynamics NAV 5.0 Program, del II 26Øvelse 8.2 Gennemførelse og fakturering af en sag Du er projektleder hos Cronus. En kunde beder jer udføre en sag, der ligner en tidligere sag. 42Giv dig selv en udfordring! Kopier en tidligere sag. Bogfør det planlagte forbrug. Fakturer hele sagen. 43Har du brug for hjælp? Kopiering af en tidligere sag. 1. Konfigurer et nyt jobkort, tryk på F3 og på Enter. 2. Angiv kundenr. og Sagsbogføringsgruppe. 3. Klik på Funktion, Kopier sag. 4. Angiv indstillingerne for kopiering, og klik derefter på OK. 5. Klik på Sag, og derefter på Sagsopgavelinjer for at åbne sagsopgavelinjerne. 6. Klik på Funktion, Flyt datoer. 7. Angiv indstillingerne for datoændringen, og klik derefter på OK. 8. Klik på Funktion og derefter på Rediger planlægningslinjer for at kontrollere resultatet. Bogføring af planlagt forbrug. 1. Åbn sagskladden. 5. Klik på Funktion, Beregn resterende brug. 6. Angiv indstillingerne, og klik derefter på OK. 9. Rediger antallet, hvis det er nødvendigt. 10. Bogfør sagskladden. Fakturering af sagen. 1. Åbn jobkortet. Side 226

33 Kapitel 8: Sager Opsætning og brug 2. Klik på Sag, Sagsopgavelinjer. 3. Marker den sagsopgave, der skal faktureres. 4. Klik på Funktion, Opret salgsfaktura 6. Marker en af kontraktkolonnerne, og klik derefter på udvælgelsesknappen, eller tryk på F6. 7. Klik på Funktion, Hent salgs-/kreditnota for at hente den faktura, der er blevet oprettet for nylig. 10. Bogfør fakturaen. Klik på Bogføring, Bogfør, eller tryk på F Tryk på Esc for at lukke fakturavinduet. Side 227

34 Nyheder i Microsoft Dynamics NAV 5.0 Program, del II 27Hurtig besvarelse: Resumé Brug et øjeblik på at skrive tre nøglepunkter ned, du har lært af dette kapitel: Side 228