Terminologi der ofte anvendes om udbud af entreprise inden for bygge- og anlægsbranchen.

Transkript

1 1

2 2

3 Indholdsfortegnelse 1 Indledning Patientsikkerhed og effektivitet Målopfyldelse Udbudskategorier Udlicitering Medarbejderhensyn og -inddragelse Omkostningsberegning og kontrolbud Brugerinddragelse Indkøb på indgåede aftaler Bonus og rabatter Uddannelses- og forskningsbidrag Specielle hensyn ved udbud Nordjyske samt små og mellemstore virksomheder Innovation Hensynet til små og mellemstore virksomheder Grønne indkøb Økologi Sociale klausuler Arbejdsmiljø og etik Internationale konventioner Kompetencefordeling og fællesudbud Fællesudbud Amgros SKI Andre samarbejdspartnere Samarbejde med leverandører Lovgivning

4 1 Indledning Region Nordjylland vil være kendt som en effektiv, professionel og konkurrencedygtig serviceudbyder på sundhedsområdet og vil til stadighed udvikle og drive det nordjyske sundhedsvæsen, så borgerne har adgang til de bedst mulige ydelser med vægt på kvalitet, tryghed og sammenhæng. Indkøbs- og udbudspolitikken skal hermed bidrage til, at der sker en passende afvejning af effektivitetsbestræbelserne i henhold til regionens overordnede strategier og målsætninger, og samtidig bidrage til at særligt patientsikkerheden og øvrige sundhedsfaglige hensyn til stadighed forbedres. På indkøbsområdet skal regionen sikre, at der er et afbalanceret niveau af konkurrenceudsættelse i forhold til opgavernes karakter, og der skal arbejdes med ensartede løsninger i hele regionen for at sikre stordrift og gennemarbejdede forretningsgange. Viser det sig endvidere fordelagtigt at udlicitere nogle af regionens driftsopgaver, skal disse muligheder afdækkes. Region Nordjyllands størrelse som virksomhed forpligter regionen til at konkurrenceudsætte stort set samtlige køb af varer og tjenesteydelser. Det betyder i praksis, at langt de fleste indkøb er undergivet krav om konkurrenceudsættelse og dermed pålægges udbudspligt. I denne politik skelnes der således ikke mellem udbud og indkøb. Ligeledes behandles udlicitering som en del af Indkøbs- og udbudspolitikken, da udlicitering kræver en forudgående udbudsforretning. Tabel 1 Definition af udbud og udlicitering DEFINITION Udbud Udlicitering Når regionen konkurrenceudsætter driftsopgaver, varekøb, tjenesteydelser eller bygge- og anlægsopgaver. Når en ekstern leverandør efter en udbudsproces får overdraget en driftsopgave på regionens vegne. Licitation Terminologi der ofte anvendes om udbud af entreprise inden for bygge- og anlægsbranchen. Formål og afgrænsning Formålet med denne Indkøbs- og udbudspolitik er at lave én samlet politik, som helt overordnet fastlægger nogle rammer og retningslinjer, der sikrer, at Region Nordjylland gennem sine udbud opnår den bedste løsning i relation til kvalitet, effektivitet, service, pris og særligt vægtede dimensioner som for eksempelvis arbejdsmiljø, etik og miljø. Dette skal ske under samtidig iagttagelse af regionens økonomi, opgavevaretagelse, driftssikkerhed og udbudslovgivningen. Udbudsdirektivet og Tilbudsloven foreskriver i vidt omfang en udbudspligt for regionen som offentlig instans for henholdsvis indkøb af varer, tjenesteydelser samt bygge- og anlægsopgaver. Er ydelsen over de 4

5 såkaldte tærskelværdier, skal udbudsprocessen endvidere sikre, at der skabes ligebehandling, gennemsigtighed, proportionalitet og ikke-diskrimination. Indkøbs- og udbudspolitikken omfatter som udgangspunkt regionens samlede udbud af varer, tjenesteydelser inklusiv leje og leasing og udlicitering af opgaver, som Region Nordjylland hidtil selv har varetaget, samt udbud af bygge- og anlægsopgaver. Indkøbs- og udbudspolitikken skal bidrage til, at alle enheder i Region Nordjylland fremstår som én professionel organisation og gælder derfor både for fællesadministrationen samt sygehuse og institutioner i Region Nordjylland. Det er derfor den enkelte institutions eller administrations ansvar, at Indkøbs- og udbudspolitikken efterleves. Denne Indkøbs- og udbudspolitik indgår som en del af regionens overordnede politikker og målsætninger. Regionsrådet kan konkret træffe afgørelse om fravigelse af Indkøbs- og udbudspolitikken inden for lovgivningens rammer. Politikken er gældende fra Regionsrådets vedtagelse, og indtil der vedtages ændringer eller vedtages en ny indkøbs- og udbudspolitik. Kompetencefordeling Kompetencen til henholdsvis at beslutte/godkende samt gennemføre en udbudsforretning afhænger af ydelsens art. Som udgangspunkt tilstræber Region Nordjylland, at udbud foretages så centralt som muligt. Det er således som udgangspunkt fællesadministrationen, der har gennemførelseskompetencen. Ved at samle regionens udbud skabes de bedste forudsætninger for at opnå fordele ved stordrift, samt at der sker en optimering af udbudsarbejdet til gavn for hele regionen. I det omfang gennemførelseskompetencen ligger eksternt, kan der i vidt omfang indhentes rådgivning internt i organisationen. Fællesudbud Effektivisering af arbejdsgangene og stordriftsfordele kan i endnu højere grad opnås ved, at regionerne laver udbud i fællesskab. Indkøbsvolumen øges, og arbejdsbelastningen vil stort set kun ligge i én region. Fællesudbud medfører som altovervejende hovedregel ikke, at regionen afgiver sin selvstændige kompetence, da fællesudbud fortsat vil medføre, at der indgås kontrakt i hver enkelt region, samt at relevante fagpersoner fortsat inddrages i arbejdet. Region Nordjylland vil derfor arbejde på, at oplagte områder, særligt varekøb, udbydes sammen med alle eller enkelte andre regioner. Miljø og økologi Siden 2011 har Region Nordjylland været klimaregion, hvilket bl.a. bevirker, at der sættes fokus på at begrænse regionens energiforbrug. Regionen skal således i forbindelse med udbudsforretningerne følge og efterstræbe de målsætninger, der følger af regionens klimastrategi i det omfang, det findes relevant. Endvidere følger der med regionens sundhedsfaglige position et vist ansvar for at sikre, at der løbende arbejdes for, at de indkøbte ydelser lever op til basale miljømæssige og etisk korrekte krav. Med Regionsrådets accept kan der udvælges specialområder, hvor der i højere grad fokuseres på miljøfremmende initiativer som for eksempel økologi eller emission. 5

6 Sociale klausuler og arbejdsmiljø Region Nordjylland påtager sig et socialt ansvar både indadtil og udadtil. Regionen vægter arbejdsmiljøet højt og ønsker at medvirke til sunde omgivelser og arbejdspladser. Derfor skal arbejdsmiljøgrupperne i relevant omfang inddrages ved udfærdigelsen af udbudsmaterialet, så det sikres, at der tages de fornødne hensyn til regionens medarbejdere. Region Nordjylland ønsker endvidere at sikre, at regionens samarbejdspartnere og leverandører overholder de internationale love og regler vedrørende bl.a. menneskerettigheder, arbejdstagerrettigheder, miljø og antikorruption samt ILO konventionen om arbejdsklausuler i offentlige kontrakter. Inden for visse tjenesteydelser og bygge- og anlægsopgaver ønsker Region Nordjylland i forbindelse med udbudsforretningen endvidere at stille krav til leverandørerne i form af sociale klausuler, som har til formål at fastholde personer på arbejdsmarkedet, øge beskæftigelsen af lærlinge og praktikanter, forebygge nedslidning eller integrere personer, der er uden for arbejdsmarkedet. Innovation samt små og mellemstore virksomheder Med Region Nordjyllands markedsposition og indkøbsvolumen følger også visse forpligtigelser. Regionen har gennem sine indkøb og udbud mulighed for at påvirke markeds- og produktudviklingen samt medvirke til innovation og kvalitetsudvikling. Dette er faktorer, regionen er yderst opmærksomme på i udbudsarbejdet. Region Nordjylland er for mange virksomheder en vigtig og betydningsfuld samarbejdspartner. Regionen bestræber sig derfor på at sikre, at flest mulige virksomheder har mulighed for at byde ind på regionens udbud. Ved udfærdigelsen af udbudsmaterialet er det således centralt, at materialet udformes, så også små og mellemstore virksomheder har mulighed for at byde ind på hele eller dele af udbuddet. Dette er naturligvis under forudsætning af, at det er i overensstemmelse med lovgivningen og denne Indkøbs- og udbudspolitik herunder den økonomiske prioritering. Da det nordjyske erhvervssegment hovedsageligt består af små og mellemstore virksomheder, bidrager Region Nordjylland hermed også i en vis udstrækning til, at disse kan byde ind. 2 Patientsikkerhed og effektivitet Indkøbs- og udbudspolitikken skal sikre, at regionens udbud bidrager til at hensynet til patientsikkerhed bedst muligt koordineres med effektiv og økonomisk drift. Hensynet til effektivitet og økonomi skal ses i sammenhæng med, at der til stadighed gennemføres flere og bedre patientbehandlinger, samtidig med at behandlingerne bliver mere avancerede og fortsat kræver dyrere medicinering. Dette stiller krav til Region Nordjylland om løbende at optimere den daglige drift, så der til en hver tid udføres behandlinger og ydelser til den lavest mulige pris samtidig med, at kvaliteten afpasses de krav og behov, der er til ydelserne. 6

7 Region Nordjylland vægter arbejdet med patientsikkerhed højt. Dette er, hvad enten der er tale om forebyggelse af sygehusinfektioner, utilsigtede hændelser eller andre initiativer, der forbedrer patientsikkerheden. En vigtig forudsætning for arbejdet med patientsikkerhed er, at regionen i forbindelse med indkøb og udbud løbende har fokus på, at regionens udbud aktivt understøtter arbejdet med patientsikkerhed. På den baggrund vil regionen gennem sine udbud også medvirke til, at der de kommende år sker en fortsat forbedring af patientsikkerheden. Konkret betyder dette, at der i forbindelse med samtlige udbud skal sikres, at relevant fagpersonale er repræsenteret, således at hensynet omkring patientsikkerhed altid vægtes i passende forhold til kravene omkring effektivitet og besparelser. 3 Målopfyldelse Som nævnt i indledningen er det en af Region Nordjyllands visioner, at regionen vil være kendt som en effektiv, professionel og konkurrencedygtig serviceudbyder på sundhedsområdet og andre områder, således at det kan være en medvirkende faktor i bestræbelserne på at drive og udvikle det nordjyske sundhedsvæsen, så borgerne har adgang til de bedst mulige ydelser med vægt på kvalitet, tryghed og sammenhæng. Inden for henholdsvis varer, tjenesteydelser samt bygge- og anlægsopgaver arbejdes der målrettet for at udbyde alle relevante områder. Ved bygge- og anlægsopgaver vil opgaverne blive udbudt, som de løbende opstår, og det er derfor ikke relevant at arbejde med en fremadrettet udbudsplan og fastsættelse af egentlige mål. Hvad angår varer og tjenesteydelser, har Region Nordjylland sammen med de øvrige fire danske regioner det fælles mål, at regionerne i 2015 vil være de bedste og mest effektive til håndtering af indkøb og logistik i den offentlige sektor i Danmark, samt at organiseringen og indsatsen skal tåle sammenligning med de største og mest effektive private danske virksomheder. For at Region Nordjylland kan realisere regionens vision samt de fællesregionale mål, kræves der således fortsat en professionel og ambitiøs indsats på udbudsområdet. Indkøbs- og udbudspolitikken skal ses som et værktøj, som understøtter bestræbelserne herpå og opstiller de politiske rammer og overordnede principper, der gælder for Region Nordjyllands udbud og udlicitering af opgaver. Der kan endvidere opstilles en række målsætninger, som Region Nordjylland skal arbejde med over de kommende år. Målsætningerne skal, udover at hjælpe til at ovenstående mål nås, også bidrage til en økonomisk besparelse for regionen. Målsætningerne for regionens udbud er overordnet, at: 1) Alle relevante vare- og tjenesteydelsesområder skal aftaledækkes efter forudgående markedsanalyser og konkurrenceudsættelse. 2) Der gives faste procedurer for brugerinddragelse i forbindelse med udbudsprocessen 3) Der skal være fuld efterlevelse blandt brugerne på samtlige af regionens rammeaftaler, og alle relevante indkøbstransaktioner skal ske gennem regionens centrale indkøbssystem. 4) Der skal foretages en øget anvendelse af fællesudbud med de øvrige regioner. 7

8 Regionernes fælles mål og målsætninger løber frem til 2015, men vil herefter fortsat være centrale fokuspunkter i Region Nordjyllands fortsatte bestræbelser på at udvikle udbudsområdet, så regionen kan forblive blandt de bedste på området. 4 Udbudskategorier Ved udbud forstås helt grundlæggende, at regionen konkurrenceudsætter en opgave, således at alle interesserede kan byde ind. Dette er fælles uanset, om der er tale om et varekøb, en tjenesteydelse eller en driftsopgave, som ønskes udliciteret. Konkurrenceudsættelse skal ske i henhold til den gældende lovgivning (se nærmere side 18). I det følgende gennemgås de forskellige udbudskategorier, som Region Nordjylland varetager. Tabel 2 Oversigt over regionens opgaver og udbudskategorier REGIONENS EGNE OPGAVER Myndighedsopgaver Opgaver hvor hverken ansvar eller udførelse kan overdrages til en ekstern part. Fx betjening af Regionsrådet, tilsyns- og kontrolopgaver og tildeling af tilskud og ydelser. Driftsopgaver Opgaver det i henhold til lovgivningen påhviler regionen at løse, samt opgaver der skal understøtte regionens drift. Fx hospitalsbehandlinger, ambulancekørsel, rengøring. EKSTERNE KØB Varekøb Tjenesteydelser Bygge- og anlægsopgaver Køb af forbrugsvarer, udstyr, medicoteknisk udstyr, it-systemer, biler eller lignende Køb af tjenesteydelser som regionen ikke selv udfører. Fx ekstern konsulentbistand, konkrete it-services. Opgaver som udføres af andre end regionen selv. Fx nybyggeri, renovering Der skelnes mellem regionens egne opgaver, som er opgaver, der skal udføres i regionalt regi, og eksterne køb, som er ydelser, der skal understøtte regionens driftsopgaver og forpligtelser. Driftsopgaverne kan udliciteres, og dermed varetages af eksterne parter, hvorimod myndighedsopgaver som udgangspunkt ikke kan udliciteres. De eksterne køb er ikke at betragte som udlicitering medmindre det tidligere har været en opgave, der har været løst i regionalt regi, og som nu ønskes udbudt. 4.1 Udlicitering Udlicitering er defineret ved, at regionen udbyder en opgave, som regionen hidtil selv har varetaget, og hvor den valgte tilbudsgiver efterfølgende får overdraget den pågældende driftsopgave. 8

9 Det er en forudsætning for udlicitering, at der foreligger konkurrence på markedet for den givne opgave, og at det skønnes at være mere fordelagtigt at udlicitere, end at regionen selv løser opgaven. Ved overvejelse om udlicitering, skal det tages i betragtning, at en udlicitering er ressourcekrævende og kan indebære væsentlige risici. Derudover skal der i vurderingen tages hensyn til kvalitet, effektivitet, forsyningssikkerhed, medarbejdere, risiko for kompetencetab og ikke mindst økonomi. Beslutningen om hvorvidt en opgave, som hidtil har været varetaget af regionen, ønskes udliciteret, skal tages af Regionsrådet. Ligeledes skal Regionsrådet i denne forbindelse beslutte, om regionen skal afgive kontrolbud. Uanset om varetagelsen af opgaven overdrages til en ekstern leverandør, vil Region Nordjylland over for borgerne fortsat have ansvaret for, hvorledes opgaverne varetages og den service/kvalitet, der tilbydes. Regionen er forpligtet til at foretage den fornødne opfølgning, hvad angår kvalitet og service på de udliciterede opgaver Medarbejderhensyn og -inddragelse Overvejes en udlicitering er det vigtigt, at den pågældende ledelse for den institution, sektor eller afdeling, som overvejer udlicitering, påtager sig et ansvar for at inddrage de implicerede medarbejdere i overvejelserne. Dette er både af hensyn til medarbejdernes tryghed samt for at opnå en faglig sparring, så der sikres kvalitet i udbuddet. Ved udlicitering skal de til enhver tid gældende retningslinjer om medarbejdernes inddragelse og medvirken ved omstilling, udbud og udlicitering samt MED-aftalerne for Region Nordjylland overholdes. Det relevante MED-udvalg skal så snart, det overvejes at udlicitere en opgave, informeres herom og have mulighed for at drøfte de arbejds- og personalemæssige konsekvenser, som udliciteringen vil medføre. Dialogen skal yderligere medvirke til at skabe klarhed over de fremtidige arbejds- og ansættelsesforhold og medvirke til at sikre et positivt samarbejde under processen. Medarbejdernes synspunkter og forslag kan endvidere indgå i det politiske beslutningsgrundlag. Ved udlicitering vil de medarbejdere, der omfattes af udliciteringen typisk være omfattet af lov om lønmodtageres retsstilling ved virksomhedsoverdragelse. I de situationer, hvor der kan være tvivl om, hvorvidt loven finder anvendelse, har Region Nordjylland besluttet, at medarbejderne er sikret de samme rettigheder som efter loven. De berørte medarbejderes ansættelsesvilkår må derfor som udgangspunkt ikke forringes på grund af udliciteringen Omkostningsberegning og kontrolbud Vurderingen, af hvorvidt der skal ske udlicitering af en given opgave, skal tages ud fra en helhedsbetragtning. Region Nordjylland ønsker kun at udlicitere de opgaver, hvor det findes fordelagtigt. Det skal derfor overvejes, hvorvidt regionen selv skal afgive et kontrolbud, eller om en kontrolberegning af udgifterne til 9

10 den eksisterende løsning er tilstrækkeligt. I det omfang det viser sig, at Region Nordjylland selv løser de udbudte opgaver mest fordelagtigt, vil opgaven skulle varetages af regionen selv. Tyder det på, at de indkomne tilbud ikke er i overensstemmelse med markedspriserne, kan der som alternativ til kontrolbuddet foretages en omkostningskalkulation, og på baggrund heraf kan Region Nordjylland vurdere, hvorvidt et af de indkomne tilbud ønskes anvendt, eller alternativt om udbuddet skal annulleres. 4.2 Brugerinddragelse Forberedelse og gennemførelse af udbud foretages af den institution, sektor eller afdeling, der skal anvende ydelsen eller gennem Koncern Økonomi, Indkøbskontoret (se nærmere om kompetencefordelingen side 16). Men for at opnå størst mulig kvalitet i udbuddet er det også nødvendigt, at relevante fagfolk involveres gennem enten et projektorienteret arbejde eller ved nedsættelse af brugergrupper. Ved større eller komplekse opgaver skal det konkret vurderes, om det vil være hensigtsmæssigt at etablere et egentligt projektarbejde omkring udbuddet, således at der skabes en struktur, der sikrer en optimal styring og brugerinddragelse. I disse udbud bør det endvidere tilstræbes, at projektgruppen bemandes med en projektleder, der har vis erfaring med udbud, for på denne måde at kunne optimere udnyttelsen af brugerinddragelsen. Ved udbud af varer og tjenesteydelser er fagkundskab og produkt-/ydelseskendskab en afgørende forudsætning for at skabe et succesfuldt udbud og efterfølgende tilfredshed hos både brugere og patienter. Repræsentanterne i en brugergruppe er med til at sikre størst mulig faglighed i udfærdigelsen af materialet og i valget af leverandør samt sikre, at der tages udgangspunkt i de lokale behov. Herudover giver inddragelsen endvidere et ejerskab til udbudsprocessen og sikrer en bedre implementering og anvendelse af aftalerne. Der skal derfor nedsættes brugergrupper i det omfang, dette findes nødvendigt for det enkelte udbud. Ved udbud i forbindelse med bygge- og anlægsopgaver nedsættes der, hvis det findes relevant i det enkelte udbud, politiske byggeudvalg, som der refereres til. Det er den udbudsansvarlige institution, sektor eller afdeling, der er ansvarlig for valg af styregruppe, projektleder og brugergruppe. Som eksempel er det således Indkøbskontoret, der er endelig ansvarlig for sammensætningen af brugergrupperne for de ansvarsområder, der er hjemmehørende i Indkøbskontoret. 4.3 Indkøb på indgåede aftaler Som nævnt i indledningen tilstræber Region Nordjylland at opnå så effektive indkøb som muligt. Som et led heri indgår muligheden for at opnå stordriftsfordele samt attraktive priser og betingelser. Derfor er det også vigtigt, at alle afdelinger og institutioner benytter sig af de aftaler, der er indgået. Medmindre der er tale om et engangsindkøb, indgås de fleste indkøbsaftaler som rammeaftaler, dvs. at regionen i kontraktperioden og inden for rammeaftalens vilkår og fastsatte priser har mulighed for at indkøbe de varer og ydelser, der er omfattet af aftalen. 10

11 I relation til varekøb har Region Nordjylland den fordel, at alle bestillinger og ordrer kører gennem et fælles bestillingssystem (ILS-online), hvilket letter den daglige drift. Dette er samtidig en kontrolforanstaltning, som sikrer, at der som udgangspunkt ikke kan trækkes på andre aftaler, end dem der ligger i systemet. Ønskes et andet produkt skal der derfor rettes henvendelse til Indkøbskontoret. I relation til tjenesteydelseskontrakter skal den udbudsansvarlige institution, sektor eller afdeling efter indgåelsen af kontrakten udpege en kontraktansvarlig, der kan styre og rådgive regionens afdelinger og institutioner m.fl. om brugen af rammeaftalen Bonus og rabatter Såfremt der forekommer udbetaling eller tildeling af bonus i tilknytning til en aftale, skal dette tilfalde Region Nordjylland og ikke enkeltpersoner, afdelinger eller andre enheder i regionen. Rabatter og bonusordninger skal derfor optræde i form af reducerede priser eller kreditnotaer Uddannelses- og forskningsbidrag I forbindelse med regionens konkurrenceudsættelse af især varekøb må der ikke stilles krav, som forpligter eller opfordrer leverandørerne til at tilbyde forsknings- og uddannelsesbidrag eller kongresrejser til de forbrugende afdelinger. Det er således kun muligt at stille krav, som angår oplæring og uddannelse angående leverandørens tilbudte produkter. Det er endvidere en betingelse, at der er proportionalitet mellem kravene til uddannelse og formået hermed. 5 Specielle hensyn ved udbud I forbindelse med udbud og udlicitering er der en række hensyn, som ønskes tilgodeset, såfremt det kan håndteres inden for de gældende udbudsregler og regionens øvrige politikker. 5.1 Nordjyske samt små og mellemstore virksomheder Region Nordjylland ønsker principielt gennem sin indkøbsvolumen at bidrage bl.a. til vækst og innovation hos de små og mellemstore virksomheder herunder også de nordjyske. Dette skal naturligvis ske i respekt for den gældende lovgivning og må ikke have karakter af uberettiget erhvervsstøtte eller være en hindring for en effektiv og økonomisk drift. 5.2 Innovation Region Nordjylland ønsker at opfordre og bidrage til produktudvikling og forskning, hvorfor regionen også indgår i innovative projekter med det private erhvervsliv. Muligheden for at tilgodese innovative virksomheder og produkter i forbindelse med en udbudsproces er dog begrænset. En mulighed er at designe delaf- 11

12 taler i udbuddet, hvor der lægges særligt vægt på produkt og kvalitet. Det skal dog sikres, at dette er i overensstemmelse med lovgivningen. Endvidere skal man være opmærksom på de udfordringer, det kan give i relation til økonomi/pris, leveringssikkerhed, kapacitet mv. Det skal i forbindelse med udbud af såvel varer og tjenesteydelser derfor løbende vurderes, hvilke muligheder der er for at tilgodese innovative tiltag inden for den overordnede ramme af et effektivt sundhedsvæsen Hensynet til små og mellemstore virksomheder Der skal i henhold til udbudsreglerne sikres ligebehandling af alle leverandører og gennemsigtighed i udbudsprocessen. Endvidere må der ikke opstilles krav til leverandørerne, som ikke er proportionale med den udbudte ydelse. Overholdelsen af udbudsreglerne og de grundlæggende principper for udbud medfører, at regionen som udgangspunkt ikke kan tilgodese de nordjyske virksomheder i forbindelse med udbudsprocessen. Det vil som hovedregel ikke blive betragtet som et proportionalt krav, såfremt det kræves, at en vare skal produceres inden for en vis geografisk afstand eller lignende. Der kan dog være visse tjenesteydelser, hvor en geografisk afgrænsning af leveringsstedet kan være nødvendig og saglig for eksempel alarm- og serviceaftaler med en kort responstid eller visse operationstyper. Inden for lovgivningens rammer er der imidlertid bedre muligheder for at medinddrage hensynet til små og mellemstore virksomheder. Der er flere muligheder for at designe udbuddet, således at de mindre tilbudsgivere også har mulighed for at byde ind. Dette kan gøres enten ved at opdele udbuddet i flere delaftaler eller udbyde mindre dele/lokaliteter. Der vil i forbindelse med en række tjenesteydelser for eksempel håndværkerydelser være mulighed for at udbyde relativ små opgaver og hermed sikre, at små og mellemstore virksomheder kan være de mest konkurrencedygtige tilbudsgivere. En væsentlig del af det nordjyske erhvervssegment består af netop de små og mellemstore virksomheder. Ved derfor at designe udbuddet så disse kan byde ind, tilgodeser man også de nordjyske virksomheder. Ved at tilgodese små og mellemstore virksomheder i udbudsarbejdet undgår man samtidig monopoldannelse og medvirker til innovation. En væsentlig betragtning at gøre sig, forinden der vælges en strategi, hvor der tages hensyn til de små og mellemstore virksomheder i forbindelse med udbudsprocessen, er, hvorvidt disse virksomheder overhovedet kan leve op til de krav, som regionen stiller i relation til blandt andet leveringssikkerhed, ressourcer og sortiment. Region Nordjylland er forpligtet til at sikre så effektiv en drift som muligt, hvilket sætter skærpet fokus på de økonomiske besparelser, der skabes gennem udbud. I det omfang der er økonomiske, miljømæssige eller innovative hensyn at tage, vil Region Nordjylland, inden for lovgivningens rammer, så vidt muligt designe udbuddet så også de små og mellemstore virksomheder kan byde ind på hele eller dele af aftalen. 12

13 5.3 Grønne indkøb I december 2010 underskrev Region Nordjylland en klimaaftale med Danmarks Naturfredningsforening, der især skal sætte fokus på regionens energiforbrug herunder udslippet af CO 2. På baggrund heraf er der udfærdiget en klimastrategi, som opsætter mål og indhold for, hvordan regionen fremadrettet skal udvikle sig som klimaregion. I henhold til klimastrategien vil Region Nordjylland bl.a.: o Fremme bæredygtigt og klimavenligt byggeri og anlæg o Fremme indkøb af energieffektiv velfærdsteknologi, medicoteknik og IKT o Sætte fokus på klimabelastningen ved indkøb af serviceydelser o Inddrage klimahensyn i forbindelse med indkøb af patientartikler og andre materialer o Fremme indkøbet af klimavenlige, økologiske og regionale fødevarer under hensyntagen til vareudbuddet på området, det økonomiske råderum og i samspil med sundhed og ernæringsmæssige behov. Under hver udbudsproces skal det, under hensyn til patientsikkerhed, leveringssikkerhed, markedsforhold, priser mv., således vurderes, i hvilket omfang der kan stilles krav, som tilgodeser miljøet. Når der stilles miljømæssige krav, skal sådanne krav så vidt muligt stilles, så de omfatter produktet i hele dets livscyklus det vil sige fra produktion til afskaffelse. Der skal således så vidt muligt vælges produkter, der samlet set belaster miljøet mindst muligt. Forventes miljøtiltaget at medføre væsentlige merudgifter skal initiativet forelægges Regionsrådet, således at ekstraudgifterne og hermed fravigelsen fra den potentielt mest effektive drift til enhver tid er politisk godkendt. Ud over at Region Nordjylland konkret ønsker at værne om miljøet, håber regionen ligeledes at kunne stimulere til, at der ved leverandører og samarbejdspartnere skabes en større bevidsthed om potentialet i arbejdet med disse hensyn. Eksemplifikation: Ved udbud af entrepriseopgaver i forbindelse med bygge- og anlægsopgaver opstilles der ofte miljømæssige mindstekrav og konkurrenceparametre, der inkluderer produkternes CO 2 -udledning, materialevalg, energi- og vandforbrug samt en livscyklusvurdering af byggematerialer og energiforbrug i bygningen Økologi Af Regionsrådets budgetaftale for 2012 følger det, at Nordjylland er en central del af dansk landbrug og fødevareproduktion. Derfor ønsker forligsparterne, at Region Nordjylland initierer en særlig fremdrift hen imod en stadig højere grad af økologisk drift 13

14 Ved fremtidige udbud af fødevarer til brug ved regionens køkkener kan der gives mulighed for at prioritere hensynet til økologi. I disse udbud må der imidlertid forventes en umiddelbar meromkostning end ved køb af standardvarer. Forinden sådanne fordyrende krav stilles, skal der jævnfør ovenstående indhentes en godkendelse fra Regionsrådet. Det er væsentligt at pointere, at udbudsreglerne udelukker mulighederne for at stille geografiske krav som tilgodeser de nordjyske landmænd og producenter (se nærmere side 11) 5.4 Sociale klausuler Region Nordjylland påtager sig som offentlig instans et socialt ansvar, hvorfor regionen også ønsker, at leverandører og samarbejdspartnere i et vist omfang gør det samme. Gennem udbud og udlicitering er der en direkte mulighed for at stille krav til leverandøren om social ansvarlighed. Sociale klausuler har for eksempel til formål, at fastholde personer på arbejdsmarkedet, sikre et vist niveau af lærlinge- og praktikpladser, forebygge nedslidning eller integrere personer uden for arbejdsmarkedet. I vurderingen af hvorvidt det er hensigtsmæssigt eller muligt at opstille sociale klausuler, skal der ses på den ydelse, der udbydes. Ved udbud af varekøb vil det sjældent være hensigtsmæssigt at opstille sociale klausuler. Selve produktionen vil ofte ske i udlandet, hvorfor indsatsen i Danmark udelukkende vil bestå af salg og logistik. I disse situationer er det mere nærliggende at stille krav i henhold til de internationale love og regler vedrørende menneske- og arbejdstagerrettigheder. Ved udbud af tjenesteydelser samt bygge- og anlægsopgaver er der imidlertid bedre muligheder for at anføre sociale forpligtelser. Her er det dog også væsentligt at se på faktorer som udbuddets størrelse, længden af den udbudte kontrakt samt størrelsen af de mulige leverandørers virksomheder, førend det besluttes at opstille sociale klausuler. Anvendes der sociale klausuler, er det væsentligt, at der er proportionalitet mellem den ydelse, der udbydes og de opstillede krav, og der må kun stilles krav over for de af leverandørens medarbejdere, der udfører den udbudte opgave. De sociale klausuler, der anvendes, skal endvidere ligge i forlængelse af Region Nordjyllands egen personalepolitik. Eksemplifikation: I forbindelse med et udbud i 2012 af en entrepriseydelse på et bygge- og anlægsprojekt har regionen brugt følgende sociale klausul: Entreprenøren skal sikre, at mindst 2,5 % af entreprisesummen excl. moms afsættes til aflønning af en eller flere lærlinge/praktikanter, som skal arbejde på ovenstående opgave Region Nordjylland efterstræber i videst muligt omfang et kædeansvar for de sociale forpligtelser. Det er derfor væsentligt, at der i udbuddene stilles krav til leverandøren om sikring af den samme standard samt kontrol og opfølgning i relation til dennes underleverandører. Det er vigtigt for Region Nordjylland at sikre, at leverandører og potentielle underleverandører overholder de sociale forpligtelser, som er fastsat i kontrakten. Det er derfor væsentligt, at der i kontrakten opstilles 14

15 dokumentationskrav og sanktionsmuligheder ved manglende opfyldelse samt sikres løbende opfølgning over for leverandøren. Eksemplifikation: Der kan ved udbud af bygge- og anlægsopgaver stilles krav til hovedentreprenøren om løbende opfølgning over for såvel egne ansatte som underleverandører i forhold til de sociale klausuler og de krav til arbejdsmiljø og overenskomstforhold, som er fastsat i kontrakten. I hele kontraktperioden skal det sikres, at regionen har sikkerhed for at fx overenskomstforhold over for udenlandsk arbejdskraft på byggepladserne overholder de krav, der stilles. Kontrolforanstaltningen kan eksempelvis være indsamling af lønsedler fra underentreprenører, som i struktureret form sendes til regionen. 5.5 Arbejdsmiljø og etik Region Nordjylland vægter arbejdsmiljø og etik højt. Hensynet til at sikre sunde omgivelser og arbejdspladser skal således inddrages i udbudsforretningen. Den centrale arbejdsmiljøorganisation skal i relevant omfang have mulighed for at deltage i udbudsarbejdet. Arbejdsmiljøgruppen vil herefter vurdere, om det har relevans at medtage arbejdsmiljøhensyn i det pågældende udbud. I de tilfælde hvor der er arbejdsmiljøhensyn at tage, skal en arbejdsmiljørepræsentant enten inddrages i hele udbudsarbejdet eventuelt ved brugergrupperepræsentation eller blot inddrages ad hoc i det omfang, det findes nødvendigt. Især inden for bygge- og anlægsopgaver er der mulighed for at stille krav, som kan bidrage til et godt arbejdsmiljø. Her kan der blandt andet stilles krav til luftkvalitet, akustik, bygningsstruktur og udearealer. 5.6 Internationale konventioner Regionen ønsker kun at indgå aftaler og samhandel med leverandører, der overholder de nationale og internationale love og regler vedrørende menneskerettigheder, arbejdstagerrettigheder, miljø og antikorruption herunder: o FN s deklaration om menneskerettigheder o ILO s deklaration om arbejdstagerrettigheder o Rio deklaration om miljø og udvikling o FN s konvention mod korruption Det er derfor vigtigt, at der ved hvert enkelt udbud medtages de relevante klausuler, og at disse gøres til en del af kontraktgrundlaget. Det er samtidigt afgørende, at det i relevante tilfælde sikres, at vores leverandører forpligtiger sig til, at deres underleverandører også overholder de samme konventioner. 15

16 Eventuel overtrædelse af såvel egne eller underleverandørers overholdelse af konventionerne skal kunne have kontraktlige konsekvenser. Eksemplifikation: En arbejdsklausul, der oftest anvendes, er: I henhold til ILO-konventionen nr. 94 om arbejdsklausuler i offentlige kontrakter ratificeret af Danmark den 22. juli 1955 erklærer undertegnede tilbudsgiver at respektere nærværende klausul: Såfremt arbejdsforhold af den i nærværende kontrakt omhandlende art ikke på den egn, hvor arbejdet udføres, er omfattet af kollektiv overenskomst, må løn- og arbejdsvilkårene ikke være mindre gunstige end de vilkår, der inden for det fag eller industri, i hvilken tilbudsgiver/leverandør har sin virksomhed, i almindelighed bydes under tilsvarende forhold. 6 Kompetencefordeling og fællesudbud I det omfang en opgave skal udbydes, skal dette så vidt muligt ske gennem eller i samarbejde med den centrale administration. Herved er der mulighed for at opnå stordriftsfordele og samtidig sikre, at udbuddet gennemføres så effektivt og professionelt som muligt. I nedenstående tabel ses, hvor gennemførelseskompetencen ligger for de forskellige opgavetyper. Tabellen omfatter såvel udbud af regionale opgaver, der kan medføre udlicitering, samt udbud i forbindelse med indkøb af varer, tjenesteydelser samt bygge- og anlægsopgaver. Tabel 3 Kompetencefordeling ved udbud OPGAVER BESLUTNING OG GODKENDELSE GENNEMFØRELSE Myndighedsopgaver Må ikke udbydes. - Driftsopgaver Godkendelse fra Regionsrådet Decentralt i samarbejde med Jura og Forsikring eller Koncern Økonomi, Indkøbskontoret* Varekøb Koncern Økonomi, Indkøbskontoret Koncern Økonomi, Indkøbskontoret Tjenesteydelser Bygge- og anlægsopgaver Decentralt eller Koncern Økonomi, Indkøbskontoret* Regionsrådet Decentralt i samarbejde med Jura og Forsikring eller Koncern Økonomi, Indkøbskontoret* Bygninger og Anlæg eller Projektafdelingen i samarbejde med Jura og Forsikring *I den udstrækning at Koncern Økonomi, Indkøbskontoret identificerer et udbudspotentiale ved en tjenesteydelse med en tværgående karakter, som ikke er centralt organiseret, overgår ansvaret her for til Indkøbskontoret. 16

17 Ved gennemførelse af udbud skal man generelt være opmærksom på Region Nordjyllands kompetenceplan, som fastlægger i hvilket omfang udbud skal forelægges Regionsrådet eller Forretningsudvalget til godkendelse, forinden udbuddet igangsættes og inden kontrakten tildeles en leverandør. Der henvises til kompetenceplanen, som bl.a. fastlægger, at principielle udbud, som typisk er udlicitering eller udbud med en økonomisk værdi over en fastsat grænse, skal godkendes af Regionsrådet. For at tilgodese de krav og ønsker de decentrale enheder har, er det vigtigt, at der gennem udbudsprocessen er et tæt samarbejde mellem den centrale administration, som gennemfører udbuddet, og de enheder, der er omfattet af udbuddet. Dette skal blandt andet ske gennem brugergrupper eller projektarbejder (se nærmere side 10). 6.1 Fællesudbud En af måderne, hvorpå der kan sikres effektivitet i udbudsarbejdet, er gennem fællesindkøb mellem regionerne. Herved kan der i endnu højere grad opnås stordriftsfordele samtidig med, at det er ressourcebesparende. Fællesudbud kan især have relevans inden for varekøb herunder bl.a. fødevarer, kontorartikler og standard lægeartikler samt standardprodukter inden for IT-indkøb. Ved fællesudbud ligger gennemførelseskompetencen i én region, mens de øvrige deltagende regioner bidrager hertil i det omfang, de ønsker og har behov herfor. Region Nordjylland vil således fortsat have mulighed for at nedsætte en brugergruppe og bidrage med ønsker og krav til udbudsmaterialet. Selve kontraktindgåelsen vil som hovedregel fortsat være mellem Region Nordjylland og den vindende tilbudsgiver. Fællesudbud, på områder der i forvejen er henlagt til administrationen, medfører således ikke, at Region Nordjylland afgiver sin selvstændige kompetence. I det omfang der vil blive indgået fælleskontrakter af væsentlig omfang eller principiel karakter forelægges dette politisk i overensstemmelse med den gældende kompetenceplan. Region Nordjylland arbejder struktureret for at øge antallet af områder, som kan konkurrenceudsættes i samarbejde med enkelte eller alle regioner, dog med fokus på ikke at skabe monopoldannelse og udkonkurrering af små og mellemstore virksomheder Amgros Alle landets regioner er medejere af organisationen Amgros I/S, der fungerer som indkøber og forhandler i henhold til aftaler på lægemiddelområdet. Amgros har således ansvaret for udbud og indkøb af lægemidler og høreapparater til det offentlige sundhedssystem SKI Statens og Kommunernes Indkøbsservice (SKI) har indgået rammeaftaler med et bredt register af leverandører, som Region Nordjylland har mulighed for at trække på dog typisk efter forudgående miniudbud. 17

18 Region Nordjylland samarbejder med SKI i det omfang, det er hensigtsmæssigt. Indkøbskontoret varetager som udgangspunkt al aftaleindgåelse med SKI Andre samarbejdspartnere Region Nordjylland vil i det omfang det vurderes hensigtsmæssigt samarbejde med andre offentlige aktører for eksempel kommuner, om konkrete udbud og indkøbsaftaler. 6.2 Samarbejde med leverandører Region Nordjylland lægger vægt på seriøse og dynamiske relationer til sine leverandører, hvor forholdet er præget af gensidig respekt og professionalisme. Samarbejdet skal udvikles, så alle procedurer tilrettelægges på en sådan måde, at de understøtter de elektroniske arbejdsgange. 7 Lovgivning Det væsentligste lovgrundlag for udbud er EU-udbudsdirektivet og Tilbudsloven. De overordnede mål med udbudsdirektivet er at sikre ligebehandling, proportionalitet, ikke-diskrimination og gennemsigtighed under udbudsprocessen. Regionens udbudspligt og hvilken lovgivning, der er gældende, afhænger af kontraktens art, indhold og værdi. Af nedenstående tabel kan man ud fra kontrakttypen og værdien heraf se hvilke regelsæt, der er gældende samt hvilken udbudspligt, der følger heraf. 18

19 Tabel 4 Tærskelværdier (gældende for ) og regelsæt TYPE BETEGNELSE KONTRAKTVÆRDI AFGRÆNSNING REGELSÆT UDBUD Varekøb Fysiske ting, der anskaffes til forbrug eller til en fremstillingsproces. Dækker alt fra indkøb af papirclips til biler kr kr Over kr (EU's tærskelværdi) Ingen interesse for det indre marked Interesse for det indre marked Udbudsretlige principper Tilbudsloven EUudbudsdirektiv Ingen udbudspligt Begrænset annonceringspligt Annoncering EU-udbud kr Ingen interesse for det indre marked Interesse for det indre marked Udbudsretlige principper Ingen udbudspligt Begrænset annonceringspligt Bilag II A tjenesteydelser Tilbudsloven Annoncering Tjenesteydelser Ydelser hvori der indgår arbejdskraft og en fremstillingsproces, samt evt. forbrug af varer. kr Bilag II B tjenesteydelser Ingen interesse for det indre marked Ingen udbudspligt Fx ekstern konsulentbistand, konkrete it-services, rengøring Bilag II B tjenesteydelser Interesse for det indre marked Udbudsretlige principper Begrænset annonceringspligt Over kr (EU's tærskelværdi) Bilag II B tjenesteydelser Interesse for det indre marked Bilag II A tjenesteydelser EUudbudsdirektiv EUudbudsdirektiv EU-udbud Begrænset annonceringspligt Bygge- og anlægsopgaver Ydelser der karakteriseres som særlige tjenesteydelser i form af entreprenør- og håndværkerydelser. Fx byggemodning, nybyggeri og vedligeholdelse kr Ingen interesse for det indre marked Interesse for det indre marked Tilbudsloven Tilbudsloven kr Over kr (EU tærskelværdi) EUudbudsdirektiv Indhentning af underhåndsbud Licitation EU-udbud Kontraktværdien skal udregnes på baggrund af hele kontraktperioden inklusiv option på forlængelse. De anførte tærskelværdier er gældende for årene og reguleres således hvert andet år. 19

20 ! "##! $ %%%&& ' #!( )* + %%%&& 20