Automatisk kørebog på Trackstick

Transkript

1 Automatisk kørebog på Trackstick Tænk på miljøet - kør med omtanke Gør noget godt for miljøet og for din pengepung. Brug Carlog System, her får du hurtigt og nemt et overblik over dit kørselsbehov og dermed dit forbrug af brændstof. Vi kører bare den vej vi plejer. Gør du og dine ansatte også det? Dagens kilometer-forbrug kan reduceres med adskillige kilometer. I Carlog System kan du se alle dagens ruter på et og samme kort. Du får det totale overblik på få minutter. Carlog System Kærvej Aabybro support@carlog.dk 1

2 Indhold 1. Installation Opsætning af Carlog profil Brugeroplysninger Firmaoplysninger Satser Opret bil Kørselstyper Kørselsformål Download af Carlog uploader program Installation af Carlog uploader program Brug af GPS-enhed Tænd/Sluk af GPS-enhed Placering af GPS-enhed Køreklar GPS-enhedens funktioner / standardopladning Hent ruter fra Tracksticken Tilslut GPS-enheden Start Carlog Uploader softwaren Se ruter Se ruter Se ruter på kort Redigér en rute Tilføj en rute Tilføj en retur rute Tilføj en retur rute efter sidste rute Ny start adresse Sammenlæg ruter Tilbageholdte ruter (kun for firmabrugere med afregningsmodul) Rapportér Udskriv rapport Gem som PDF-fil Gem som Excel-fil

3 6. Adressekort Tilføj kunde manuelt Tilføj kunder via import FAQ GPS-enheden er tændt men blinker ikke GPS-enheden vil ikke tracke satellitter Der mangler noget af min rute Termisk forrude Fejl i start og stop-adresse Der mangler stadig en rute? Kan ikke hente data Ændring af password Dataopbevaring Support Kontakt support Online support

4 1. Installation 1.1 Opsætning af Carlog profil Inden du begynder at bruge Tracksticken skal du oprette din Carlog profil, følg vejledningen herunder, og du er snart i gang. Obs! Det er brugerens ansvar at ALLE oplysninger er indtastet korrekt, for at Carlog systemet kan generere en korrekt kørebog. Start med at logge på: Indtast brugernavn og password (som du har modtaget på mail fra Carlog) Har du ikke modtaget login oplysninger på mail, kontrollér venligst din spammail/spamfilter på din PC 4

5 1.2 Brugeroplysninger Herunder indtastes alle brugeroplysninger. Obs! Du kan med stor fordel se alle Carlogs hjælpevideoer inden du begynder at bruge den elektroniske kørebog. Vælg: 5

6 Vælg: Bruger Indtast eller ret de brugeroplysninger som ikke allerede er påført af Carlog. Kørsel før Carlog De km du har fået godtgørelse for før brugen af Carlog skal skrives ind her. (dette er nødvendigt for at kunne beregne efter de korrekte takster) Fix kunde radius Kunder i adressekort indenfor den valgte radius bliver vist med Firmanavn / navn i kørselsrapporten. Password Du kan ændre dit password her. Bopæl til arbejde (kun i firmaordning) Skal kun anvendes af brugere der er tilknyttet en firmaordning. Kan kun redigeres af en firma-administrator. Hjemmeadresse for 60 dages-regel Adressen i dette felt SKAL være din folkeregisteradresse. Skifter du bopæl er det din pligt at rette adressen i felterne. HUSK at afslutte med Gem OBS! Låsning af telefon Denne funktion skal ikke bruges sammen med Tracksticken. 6

7 1.3 Firmaoplysninger Herunder skal alle firmaoplysningerne for det firma der skal udbetale kørselsgodtgørelse indtastes. (Disse oplysninger er indtastet når man er med i en firmaordning) Vælg: Firma Indtast alle firmaoplysninger. HUSK at afslutte med Gem 1.3 Satser Herunder ses de satser der beregnes kørselsgodtgørelse efter. Vælg: Satser Tilføj sats, indskriv år, kilometersats for under km og over km Kontroller satserne inden brug af programmet. (Carlog opdaterer automatisk ved årsskifte) HUSK at afslutte med Opret Obs! Det er ikke muligt at tilføje/rette i satser hvis man er tilføjet en firmaordning. 7

8 1.4 Opret bil Herunder indtastes de biler der skal beregnes kørselsgodtgørelse for. Der kan indtastes flere biler. Der kan også indtastes kilometer-stand for de enkelte biler, herefter kan de totale kilometer aflæses. Vælg: Biler Tilføj bil, indtast navn, nummerplade eller registreringsnummer. Vigtigt! Husk at vælge den bil som skal benyttes som standard: HUSK at afslutte med: Opret 8

9 1.5 Kørselstyper Herunder ses en tidstabel. Ønsker du at logge alt dit kørsel, både erhverv og privat, kan denne tabel hjælpe med at sortere din kørsel. Logning af erhvervskørsel: Ønsker du kun at logge erhvervskørsel skal du ikke ændre på tidstabellen. Logning af privat og erhvervskørsel: Ønsker du automatisk sortering af din kørsel mellem erhverv og privat efter f.eks. dine arbejdstider kunne den se sådan ud: HUSK at afslutte med: Gem 9

10 1.6 Kørselsformål Herunder oprettes de kørselsformål der kan vælges imellem når man fremstiller kørselsrapporten. Tilføj kørselsformål: Service, Salg og Kundebesøg eller de kørselsformål som passer dig. Vigtigt! Husk at vælge den kørselsformål som skal benyttes som standard: HUSK at afslutte med: Opret 10

11 1.7 Download af Carlog uploader program Carlogs program skal hentes fra under download. 1.8 Installation af Carlog uploader program Åben installationsfilen carlog uploader og dobbeltklik på dette ikon. Nu starter installationen af carlog programmet. Vælg Next Vælg Next 11

12 Vælg Next Installationen er i gang Vælg Close 12

13 2. Brug af GPS-enhed For at du får din GPS-enhed til at virke optimalt, skal du læse følgende grundigt igennem, inden du starter på at bruge GPS-enheden. OBS! Det er ikke muligt at logge kørsel og oplade enheden samtidig. 2.1 Tænd/Sluk af GPS-enhed Afbryderen på siden af enheden flyttes fra pos.0 til pos.1 Herefter begynder lampen på forsiden af enheden at blinke rødt. Sluk kun enheden når den skal fjernes fra bil for upload af data til PCen. Flyt afbryderen på siden fra pos.0 til pos.1 Lampen på forsiden begynder at blinke rødt. 2.2 Placering af GPS-enhed Det er meget vigtigt at enheden har frit udsyn for at få det bedste GPS signal. Vi anbefaler at enheden placeres på instrumentbrættet i forruden. 13

14 2.3 Køreklar Tænd og placér GPS-enheden som beskrevet ovenfor. Når enheden begynder at blinke grønt (GPS-signal) kan du begynde din kørsel. Kører du før enheden blinker grønt bliver start-adressen ikke korrekt og derfor kan der ikke vises det korrekte kilometer-antal. Kør først når enheden blinker grønt. Når du ankommer til dit bestemmelsessted, efterlader du enheden i bilen. Efter tre minutter går enheden i dvale (flyt ikke enheden) Når du ønsker at køre til en ny destination starter enheden automatisk pga. af vibrationer fra bilen. Har du parkeret hvor der ikke er GPS-signal evt. P-hus, carport så kør ud hvor der er frit udsyn og vent på at lampen blinker grønt (GPS-signal). 14

15 2.4 GPS-enhedens funktioner / standardopladning. Herunder beskrives GPS-enhedens funktioner. OBS! Det er ikke muligt at logge kørsel og oplade enheden samtidig. A Koldstart er når GPS-enheden tændes på afbryderen på siden. Enheden blinker rødt og begynder at tracke efter satellitter. Enheden modtager signal fra flere satellitter og registrerer de modtagne signaler efter 60 sek. til 120 sek. En koldstart skal kun benyttes når enheden skal flyttes fra bilen til PCen for at hente data. Sluk da enheden. Det er ikke nødvendigt at slukke enheden om natten, da den går i dvale efter 3 minutter. B Når GPS-enheden blinker grønt er der tracket satellitter og enheden er klar til brug. C Når GPS-enheden går i dvale efter 3 minutter stopper den med at blinke grønt, (ingen lys i enheden) D GPS-enheden har indbygget vibrationssensor og starter automatisk ved vibration og begynder at blinke grønt ved GPS-signal og rødt ved manglende GPS-signal E Batteri-status kan ses når man downloader data fra enheden. F Når GPS-enheden sidder i PCen og lyser konstant rødt lader PCen på enheden. Når den lyser konstant grønt er GPS-enhedens batteri 100% opladt. På nogle PCer kan opladninger tage længere tid pga. strømbegrænsninger i USB-porten. Standardopladning: Litiumionpolymer-batterier bruger hurtig opladning, der oplader enheden til 50% af batteriets kapacitet, og skifter derpå til kompensationsopladning. Det tager ca. to timer at oplade GPS-enheden til 50% af batteriets kapacitet og derefter endnu to timer at oplade den helt. G Når GPS-enheden ikke har modtaget nye satellit-koordinater i 2 minutter bliver der oprettet en stopadresse. 15

16 3. Hent ruter fra Tracksticken For at kunne se de kørte ruter på din Carlog-profil skal alle kørselsdata uploades. 3.1 Tilslut GPS-enheden Tænd GPS-enheden og indsæt den i PCen. 3.2 Start Carlog Uploader softwaren Dobbeltklik på Carlog Uploader ikonet Carlog uploaderen er nu startet 16

17 Indtast brugernavn og password Brugernavn/password og Trackstick kontrolleres Og klik på Upload Data hentes nu fra Tracksticken Upload af data er færdig Klik på Afslut 17

18 4. Se ruter For at kunne se alle dine kørte ruter skal du logge på din Carlog-profil (se side 4) Der kan gå 3 til 5 minutter inden ruterne kan ses. 4.1 Se ruter Her kan alle de kørte ruter ses. Der kan redigeres i de kørte ruter, der kan indtastes nye ruter og der kan vælges på hvilken måde, man vil se de kørte ruter. Alle de kørte ruter kan ses og vises på Google Maps Vælg den periode som du ønsker at se dine kørte ruter for. Her vises hvilken adresse der er kørt fra og til. Her vises dato og tidspunkt for start og stop. Her vises afstanden mellem de to adresser. De kørte ruter kan også ses på et kort ved at klikke på til venstre ud for hver rute. 18

19 4.2 Se ruter på kort Her ses en af de kørte ruter på kort. For at komme tilbage til ruteoversigten vælg: øverst på kortet. 19

20 Det er også muligt at se flere ruter på samme kort Markér de ruter du ønsker at se på samme kort, klik herefter på: Her ses de valgte ruter i 3 forskellige farver på samme kort. 20

21 4.3 Redigér en rute Er der behov for at redigere i en rute kan det gøres ved at klikke på i kolonnen valg yderst til højre. Ønsker du at slette en rute gøres det ved at klikke på i kolonnen valg yderst til højre. Det er også muligt at slette flere ruter på én gang, markér de ruter som skal slettes og klik herefter på: Redigér din rute, der kan rettes på alle data. HUSK at afslutte med Gem. Vælges genberegn rute beregnes den korteste vej. 21

22 4.4 Tilføj en rute Det er også muligt at tilføje en rute manuelt. (Firmabrugere med afregningsmodul: det er ikke muligt at tilføje en ny rute i en afregnet periode) Klik på: Kontrollér at det er på den korrekte dato du ønsker at tilføje en rute. Indtast evt. Firmanavn eller navn, adresse, post nr. og by. HUSK at afslutte med Opret. 22

23 4.5 Tilføj en retur rute Ønsker du at tilføje en retur rute fra forrige rute. Markér den rute der skal laves retur rute fra, klik herefter på: Retur ruten er nu tilføjet. 23

24 4.6 Tilføj en retur rute efter sidste rute Ønsker du at tilføje en rute med sidste rutes stopadresse som ny startadresse. Klik på: Det er nu kun nødvendigt at udfylde felterne i Til kolonnen. HUSK at afslutte med Opret. 24

25 Den nye rute er nu tilføjet. Alle nye ruter der tilføjes manuelt bliver automatisk tilføjet 1 time efter sidste kørte rute med mindre man selv ændrer dato eller tidspunkt. Ruter der tilføjes manuelt beregnes altid efter korteste rute. 25

26 4.7 Ny start adresse Ønsker du at ændre start adressen på en af dine ruter, så den starter fra samme adresse som du stoppede forrige rute på, kan denne funktion bruges. Markér den rute hvor start adressen skal ændres. Klik herefter på: 26

27 4.8 Sammenlæg ruter Det er muligt at sammenlægge 2 ruter til 1 rute. Markér de 2 ruter som skal sammenlægges. Klik herefter på: De 2 ruter er nu sammenlagt til 1 rute. 27

28 4.9 Tilbageholdte ruter (kun for firmabrugere med afregningsmodul) Er man Carlog-bruger i en firmaløsning, hvor der bliver anvendt afregningsmodul, betyder det, at firmaet selv henter brugerens kørselsdata på en aftalt dato, til senere udbetaling sammen med brugerens lønafregning. Herover vises 4 forskellige rute-niveauer. Herover ses en rute som er afregnet, teksten er grået ud og det er ikke muligt at redigere eller slette ruten. Ruten er korrekt afregnet. Herover ses en rute som IKKE er afregnet endnu, det er stadig muligt at redigere eller slette ruten. Ruten mangler stadig at blive afregnet. 28

29 Herover ses en rute som er med i en afregningsperiode, men ruten er tilbageholdt af administratoren/lederen. Vælg for at åbne ruten. Ruten er nu åben for redigering. Har lederen indtastet en begrundelse for tilbageholdelsen kan den også læses her. Rediger ruten og afslut med Gem Lederen kan nu se at ruten er blevet redigeret, at den er klar til godkendelse og afregning i næste periode. Herover ses en rute, som er afvist. Den har tidligere været tilbageholdt og er nu permanent afvist. Status kan på ingen måde ændres. 29

30 5. Rapportér Du kan gemme dit kørselsregnskab som en PDF.fil. Du kan også vælge at eksportere det til en Excel-fil. 5.1 Udskriv rapport Vælg: den periode du ønsker at udskrive for. Vælg: kørselstype og bil. Vælg: sortér evt. på bemærkninger. Til- eller fravælge tidspunkt, sagsnummer, kilometerstand. Vælg: se rapport 30

31 Her ses alle de kørte ruter for den valgte periode. Nu kan der vælges imellem PDF.fil eller eksport til Excel. 31

32 5.2 Gem som PDF-fil PDF-filen lukker op i et nyt vindue og kan udskrives herfra eller gemmes. Vælg: PDF-fil Her ses en PDF-rapport for den valgte periode. 32

33 5.3 Gem som Excel-fil Nu kan der vælges imellem PDF.fil eller eksport til Excel. PDF-filen lukker op i et nyt vindue og kan udskrives herfra eller gemmes. Vælg: Excel-fil Her ses en Excel-rapport for den valgte periode. Det er også muligt at se den kørte rute fra Excel-filen, klik på kort i kolonnen GPS yderst til højre i Excel-arket. 33

34 6. Adressekort Her kan man oprette de kunder som man kører til flere gange. Når man så besøger denne kunde bliver firmanavnet også vist på kørselsrapporten. Husk at denne funktion skal tilvælges på side 6 Her ses kunder som allerede er tilføjet adressekortet. De to grønne linjer vedrører din hjemadresse. Den første grønne linje er en tidligere hjemadresse som du er fraflyttet. Den anden grønne linje er din nuværende hjemadresse. Læs mere om hjemadresse på side 6 Der kan tilføjes kunder til adressekortet på to måder: Indtastning manuelt. Import via fil (du kan hente importskabelon på carlog.dk under menuen download ). Obs! Hvis du importerer mange kontakter ind i adressekartoteket kan der gå op til flere minutter inden de kan ses i adressekartoteket. (de kommer ikke ALLE på én gang) 34

35 6.1 Tilføj kunde manuelt Når du ønsker at tilføje en kunde til adressekortet manuelt. Klik på: Indtast Firmaoplysninger og afslut med opret kunde For at oplysningerne kan bruges skal der være et gyldigt GPS-opslag. Når der vises et lille kort i kolonnen valg er GPS-opslaget gyldigt. 35

36 6.2 Tilføj kunder via import Når du ønsker at tilføje flere kunde til adressekortet via en fil. Klik på: Vælg: gennemse og vælg herefter din fil. klik på Åben og klik herefter på upload file. Obs! Hvis du importerer mange kontakter ind i adressekartoteket kan der gå op til flere minutter inden de kan ses i adressekartoteket. (de kommer ikke ALLE på én gang) 36

37 7 FAQ 7.1 GPS-enheden er tændt men blinker ikke Sluk enheden, tænd enheden og indsæt den i PCen og kontrollér batteristatus. 7.2 GPS-enheden vil ikke tracke satellitter Enheden vil ikke tracke satelliter, den bliver ved med at blinke rødt. Sluk enheden, kontrollér at der er frit udsyn der hvor du befinder dig. Tænd enheden og hold stille, vent på, at enheden begynder at blinke grønt. Begynd aldrig med at køre før enheden blinker grønt, da tracking af satellitter opnås hurtigere uden bevægelse. Kører du før enheden blinker grønt er der risiko for at få fejl i startadressen. 7.3 Der mangler noget af min rute Der mangler noget af min rute når jeg ser den på Google Maps eller Google Earth Kontrollér at enheden har frit udsyn. Biler med automatisk regnsensor (vinduesvisker starter af sig selv) kan forstyrre GPS-enheden, prøv med en anden placering længst væk fra regnsensoren. 7.4 Termisk forrude Nogle biler har særlige film lagt ind i forruden, der forhindrer generende sollys i at blænde chaufføren, men samtidig kan det blokere for de radiobølger, som GPSsatellitterne sender ned til os på jorden, og som fortæller GPS'en, hvor den befinder sig. Der kan være flere løsninger på problemet, hvis der er en lille siderude forrest i bilen kan enheden placeres her eller bagved bakspejlet med et lille stykke velcrotape. 7.5 Fejl i start og stop-adresse Der er fejl i nogle af start- eller stopadresser. Tjek at enheden har frit udsyn og blinker grønt inden du kører. Er der fejl i en stopadresse kan det f.eks. være fordi du parkerer tæt på næste adresse, på et hjørne eller på modsat side af vejen. Er der fejl i en startadresse kan det f.eks. skylde manglende satellit-koordinater der måske først kommer efter meters kørsel. (evt. pga. meget høje bygninger) Ovenstående fejl rettes hurtigst ved at vælge Se rute og herefter redigér, ret fejlen manuelt og Vælg Gem og luk. 37

38 7.6 Der mangler stadig en rute? Der kan gå op til 2 minutter inden de loggede positioner vises i dit kørselsregnskab på Kan ikke hente data Kan ikke hente data fra GPS-enheden. Kontrollér at GPS-enheden er tændt. Er der internet forbindelse til computeren? 7.8 Ændring af password Ja det er muligt at ændre dit password til noget som du kan huske. Log ind på din profil og indtast brugernavn og password (som du har modtaget på mail fra Carlog.) Udskift dit password under ikonet Bruger. HUSK at afslutte med Gem 7.9 Dataopbevaring Carlog System gemmer dine kørselsdata i 5 år i abonnementsperioden. Ved abonnementsudløb slettes alle data efter 90 dage. 38

39 8. Support For kunder med et Carlog ID kan der ydes support til carlog s software. 8.1 Kontakt support Support kan kontaktes på support@carlog.dk eller Online support Vi kan også yde online support på din pc. Der kan på ingen måde ydes support hvis ovenstående ID mangler. Ved kontakt til supporten, hav venligst dette Carlog ID klar. HUSK alle vores hjælpevideoer på eller på din egen profil under support. 39