Udvikling af undervisningsmateriale til Lederens rekrutteringsværktøjer

Transkript

1 Udvikling af undervisningsmateriale til Undervisningsministeriet. Februar Materialet er udviklet af Efteruddannelsesudvalget for Handel, Administration, Kommunikation og Ledelse i samarbejde med Andreas Kærgård, IBC KursusCentret. Materialet kan frit kopieres med angivelse af kilde. Materialet kan frit viderebearbejdes med angivelse af følgende tekst: Dette materiale indeholder Undervisningsmateriale til, februar 2009 udviklet for Undervisningsministeriet af Efteruddannelsesudvalget for Handel, Administration, Kommunikation og Ledelse i samarbejde med IBC KursusCentret. AMU-kurset er udviklet af Efteruddannelsesudvalget for Handel, Administration, Kommunikation og Ledelse.

2 HAKL Indledning og baggrund er blevet udarbejdet på grundlag af konklusionerne i projektet Rekruttering af medarbejdere - Analyse af rekrutteringsmetoder og værktøjer og afdækning af uddannelsesbehov. Projektrapporten kan læses på Videncenter L²`s hjemmeside eller Baggrunden for projektet var, at manglen på arbejdskraft og den faldende ledighed pressede virksomhederne til at rekruttere på nye måder og med nye midler. Men selv om man må forvente en stigende ledighed, bør virksomhedernes fokus på rekruttering fortsætte, da arbejdsmarkedet i fremtiden vil blive præget af en tilgang af små årgange samtidig med de store årgange trækker sig tilbage. Samtidig har de nye årgange på arbejdsmarkedet en anden tilgang til og et andet syn på at søge job og blive tiltrukket af en virksomhed. Projektet havde fokus på den gode historie i rekrutteringssituationer, hvor det var lykkedes at rekruttere de nødvendige medarbejdere, og hvor det var den operative leder, evt. bistået af den centrale HR funktion, der forestod rekrutteringsprocessen. Projektets overordnede konklusioner blev, at rekruttering og fastholdelse fortsat vil være virksomhedens væsentligst HR udfordring. De virksomheder, der har haft succes med at rekruttere, har tænkt ud af boksen omkring rekrutteringsmålgrupper og grebet rekrutteringen an som en markedsføringsudfordring. Lederens rolle i rekrutteringssituationen er dermed under forandring, og det at se rekruttering som en ledelsesudfordring i hverdagen bør dermed i højere grad være en integreret del af ledelsesopgaven. Projektets anbefalede derfor, at der inden for Arbejdsmarkedsuddannelserne (AMU) skulle udvikles et uddannelsestilbud, der danner grundlag for at lederne kan udføre rekrutteringsopgaven på en ny og anderledes måde, så lederne bliver styrket og målrettet de udfordringer de i forbindelse med rekruttering møder nu og fremover. Denne vejledning, der matcher uddannelsesmål nr , er lavet for at give undervisere inspiration til, hvorledes struktur og fagligt indhold i kurset kan tilrettelægges, så uddannelsens mål nås. Vejledningens forslag til dette findes i forløbsplanen. Vi forsøger også gennem vejledningen at bidrager til en høj kvalitet på de gennemførte forløb, ved at vi henviser til relevante bøger og artikler, der kan give inspiration til uddannelsens faglige indhold, ligesom vejledningen indeholder pædagogiske tips, som kan være til inspiration, når du som underviser tilrettelægger din undervisning. Da projektets anbefalinger også omfatter en række bestående AMU kurser, der vil styrke den operative leders rekrutteringskompetence, skal dette AMU-mål ses i sammenhæng med disse. Side 1

3 HAKL Vi håber, du som underviser vil vejlede om disse i din kontakt med dine kursister. De øvrige AMU-mål fremgår af projektrapporten på eller God fornøjelse med din undervisning Side 2

4 HAKL Kursets mål Kursets mål er iflg. AMU mål 40653: 1. Deltagerne skal på det operative niveau kunne anvende rekrutteringsværktøjer situationsbestemt i et samspil med medarbejderne og dermed opfylde virksomhedens behov for medarbejdere på kort og lidt længere sigt. 2. Deltageren skal kunne sikre virksomhedens omdømme hos ansøgerne gennem en etisk forsvarlig håndtering af ansøgninger og ansøgere. I jobfunktionen indgår således, at lederen skal: se rekruttering som en løbende ledelsesudfordring indarbejde den løbende rekrutteringsudfordring som en tankegang i sin lederadfærd være bevidst om egne lederkompetencer og lederopgaver i forhold til rekruttering kunne anvende metoder og værktøjer i forbindelse med rekruttering medvirke til at virksomhedens ansøgere og ansøgninger behandles og håndteres på en etisk forsvarlig måde kunne anvende egne og medarbejderes netværk som en væsentlig metode i rekruttering Det er disse mål, der skal være opfyldt hos deltagerne, når kurset er slut. Side 3

5 HAKL Inspirationsmateriale I det følgende er udarbejdet en række pædagogiske tips og inspirationsmateriale, der tilgodeser opfyldelsen af kursets mål. Inspirationsmaterialet indeholder en række temaoverskrifter med et eller flere underpunkter, der vil bidrage i opfyldelse af uddannelsesmålet. Inspirationsmaterialet indeholder både forslag til materiale, der sigter på holdningsbearbejdning og på arbejde med rekrutteringsværktøjer. Side 4

6 HAKL Pædagogiske tips Husk at grundlæggende lærer deltageren bedst ved ar arbejde med relevante opgaver, der kan relateres til deltagerens hverdag. Det betyder, at du i størst muligt omfang bør få deltageren til at bidrage med relevante eksempler fra egen afdeling/virksomhed. Når du vælger blandt deltagerens eksempler, bør du prioritere opgaver som deltageren selv er eller har været involveret i højere end opgaver fra virksomheden, som deltageren har observeret. Endvidere er det vigtigt, at give tid til erfaringsudveksling mellem deltagerne, da dette ofte bidrager væsentligt til deltagernes læring. Da deltagerne formentlig ikke er vant til at sidde ret meget i deres hverdag, er det som regel mest udbytterigt, hvis du tilrettelægger undervisningen, så den indeholder stor deltagerinvolvering og deltageraktivitet, der kan være gruppearbejde, lege, rollespil m.m. Da AMU-evalueringer ofte viser, at deltagere på AMU kurser ikke kender formål og indhold i det kursus, de skal deltage på, vil det styrke starten og udbyttet, hvis du inden kurset sender en mail eller brev til deltagerne, hvor du præsenterer dig og kurset samtidig med, at du beder dem forberede sig ved f.eks. at: - klarlægge, hvad deltageren vil have ud af kurset - deltagerens personlige mål - beskrive hvilken rekrutteringsudfordring vedkommende som leder selv har - finde ud af, hvordan den samlede rekrutteringsproces forløber i egen virksomhed fra behovsafdækning til introduktion - genopfriske hvad der konkret skete i den sidste rekruttering, som vedkommende deltog i - tænke over hvad deltageren er god til og mindre god til i forbindelse med rekruttering Side 5

7 HAKL Nedenfor følger en række pædagogiske tips til enkelte faser i kurset. Der er forslag til, hvordan deltagerne kan arbejde målrettet med rekrutteringsværktøjer undervejs på kurset. Deltagernes personlige mål Deltagerne kan indlede med at skrive deres personlige mål på kort eller FO, så der hele tiden kan følges op under kurset. Det er vigtigt, at målene er synlige for dig og deltagerne, så I hele tiden kan vende tilbage til disse. Modtagelse af deltagerne Da rekrutteringsopgaver ofte er nedprioriteret hos linjelederne, og da projektet samtidig viste, at den gode historie var tæt knyttet til linjelederens engagement, handler det virkelig om, at få deltagere væk fra gamle vaner og tankemønstre. Derfor må du gerne lave en helt anderledes modtagelse og opstart på kurset. I set up`et til uddannelsen kan du evt. lave udbudsannoncen som et stillingsopslag, lave modtagelsen på 1. kursusdag, som den vil være ved en ansættelsessamtale. En sekretær modtager f.eks. deltagerne og placerer dem i et venteværelse eller gangareal. Når 1. Lektion skal begynde fører sekretæren dem ind i lokalet, hvor du byder velkommen, og hvor der er en anderledes bordopsætning. Tænk selv kreativt. Det er her, deltagernes skal rykkes ud af gamle vaner. Gensidig præsentation Deltagerne interviewer hinanden 2 og 2, hvorefter de også præsenterer hinanden i plenum 2 og 2. Tid 30 min til forberedelse og 2 min til præsentation. Dette svarer til elevatortalen, hvor det jo handler om, at sælge sit budskab på 2 minutter. Deltagerne kan også få gavn af denne øvelse, når de overfor potentielle medarbejdere skal sikre, at netop de søger i deres virksomhed. Den attraktive virksomhed Side 6

8 HAKL Formålet med dette punkt er at få deltageren til at forstå linjelederens (egen) rolle og opgaver for at sikre, at der altid er mange, der gerne vil arbejde i vedkommendes virksomhed. 1. Underviseren kan lade deltagerne individuelt reflektere over og beskrive, hvad der kendetegner den virksomhed, som vedkommende selv vil være meget interesseret i at søge ansættelse i. Ud fra en plenumdialog kan underviseren forsøge at danne et fælles billede, der kan relateres til dette kursus. 2. Underviserne kan bede deltagerne præsentere egen virksomhed / afdeling på en sådan måde, at holdets øvrige deltagere får lyst til ansættelse. Igen den 2 minutters elevatortale. 3. Underviseren kan tage afsæt i en Thyra Frank case. Thyra Frank er leder af plejehjemmet Lotte på Frederiksberg, og har i mange år haft en stor venteliste af ansøgere. 4. Tankegangen i det bagvedliggende projekt er meget sammenfaldende med Rikke Nielsens holdning i en artikel om Employer Branding 2.0, som du kan finde på Underviseren kan arbejde med temaet ud fra en drøftelse af artiklen.. Underviseren bør i plenum drøfte, hvad der kendetegner en attraktiv virksomhed, og specielt lægge vægt på lederens rolle i den attraktive virksomhed. Underviseren kan i denne plenumdiskussion styre diskussionen hen på de punkter, som deltagere skal arbejde med under kurset, og derved får holdet en slags ideal for, hvad der foregår i den attraktive virksomhed. Dette bør synliggøres på f.eks. FO, der hænges op, og som programmets øvrige temaer kan relateres til og tage afsæt i. Vi anbefaler, at artiklen i punkt 4 medtages som supplement, hvis underviseren tager afsæt i punkterne 1-3. Link til artikler, der kan bruges som caseeksempler: mber2008/allefaarbrugforomsorgendag.htm delig.pdf Opgørelse af rekrutteringsbehov rekrutteringsudfordring Under dette punkt kan underviseren fremdrage eksempler på, hvorledes deltagerne ser rekrutteringsudfordringen (kan være med i forberedelsesfa- Side 7

9 HAKL sen) for at afklare, hvor de på dette tidspunkt står i forhold til, at de ved kursets afslutning skal implementere rekrutteringstankegangen i dagligdagen. Underviseren bør i plenum drøfte, hvorledes rekrutteringsbehovet opgøres samt give eksempler fra personaleplanlægning på metoder til dette. Det er formentligt vigtigt, at underviseren argumenterer for, at de deltagende ledere involverer sig i virksomhedens strategiproces, da det er en væsentlig måde til at få et kvalificeret bud på rekrutteringsbehovet. Dette passer fint sammen med hvidbogen om Ledelse i øjenhøjdes anbefaling 1, der siger at den fremtidige mellemleder skal involvere sig mere i det strategiske arbejde. Endvidere bør redskaberne jobprofil og personprofil som hjælpeværktøj præsenteres. Konsekvenser i egen adfærd Her bør underviseren give tid til, at den enkelte kan reflektere over, hvilke personlige adfærdsændring kurset indtil nu har givet anledning til. Disse kan evt. noteres i en personlig handlingsplan, der i slutningen af kurset sammenlignes med de mål, deltageren havde med sin deltagelse. Rekrutteringsprocessen Den ideelle rekrutteringsproces, der vedlægges som bilag, bør præsenteres og kan evt. gennemgås af en gæsteunderviser. Det er vigtigt, at der tages afsæt i denne model. Ud fra præsentationen bør der fokuseres på, hvorledes lederen bør involvere sig i rekrutteringsprocessen ud fra de uddannelsesmål, der er i denne uddannelse. Se her for yderligere beskrivelse af rekrutteringsprocessen: delig.pdf Egne rekrutteringskompetencer og prioritering Under dette punkt er det vigtigt, at deltageren vurderer egne stærke og svage sider i forhold til det gennemgåede inkl. Rekrutteringsprocessen. Deres vurdering bør komme til udtryk i den personlige handlingsplan. Underviseren kan evt. lade deltagerne vurdere sig selv på en skala fra 1-5 i forhold til den ledelsesmæssige idealprofil, der tidligere er opstillet. En idealprofil kan formentlig også fastsættes ud fra de historier, som deltagerne har medbragt omkring deres sidste rekruttering Side 8

10 HAKL Det er vigtigt, at deltagerne løbende får ajourført deres personlige handlingsplan. Rekrutteringsmetoder og rekrutteringsværktøjer Temaet skal bidrage til, at deltagerne efter kurset tænker rekruttering som en markedsføringsopgave, der skal sikre, at det altid er den bedste medarbejder, der på det rette tidspunkt søger det rette job i virksomheden. Punktet skal ligeledes bidrage til, at deltagerne efterfølgende bevidst arbejde med netværksrekruttering blandt eget og medarbejdernes netværk. I forbindelse med øvrige relevante rekrutteringsværktøjer henvises til andre AMU-mål. I forbindelse med medarbejdernes netværk, kan underviseren tage afsæt i undersøgelser, der konkluderer at der kan være fordele ved at basere rekruttering af nye medarbejdere på uformelle anbefalinger fra nuværende medarbejdere 2. Altså netværksrekruttering: Mindre rekrutteringsomkostninger Mindre oplæringsomkostninger Mindre kontrolomkostninger Giver et homogent ansøgerfelt Lokaliseret bedre ansøgere Hurtigere ansøgningsprocedure Giver større tilfredshed med de faglige kvalifikationer 3 Passer bedre ind i virksomhedskulturen Det vil være relevant her at diskutere ulemper for lederen og medarbejderne ved netværksrekruttering. Vil medarbejderne være med og hvilket ansvar har lederen for at behandle henvisninger og de henviste ansøgere etisk korrekt. Hvilke ulemper kan der være for lederen? Underviseren kan lade deltagerne arbejde i 2 eller flere grupper, hvor halvdelen arbejder med rekruttering på samme måde, som de tænker markedsføring i forhold til en kunde. Hvad ville de så konkret gøre? Opgaven kan evt. lyde: Hvordan vil du bidrage til, at der fremover altid er en venteliste på 10 kvalificerede ansøgere, der vil ansættes i din afdeling? Og den anden halvdel kan arbejde med spørgsmålet: Hvad vil du konkret gøre, så du til enhver tid kan rekruttere kompetente medarbejdere gennem dit eget eller dine medarbejderes netværk? 2 Kilde: Jacob Jepsen Pedersen: Jobchancer betydningen af netværk og virksomheders rekrutteringspraksis, Tidsskrift for arbejdsliv, 10 årg, nr 3, Kilde: Trine Filges: Virksomhedsrekruttering en undersøgelse af fremstillings- og servicevirksomheder, SFI- Det Nationale Forskningscenter for Velfærd, Side 9

11 HAKL I behandlingen af disse 2 emner, er det vigtigt, at underviseren samtidig fokuserer på, hvilke forudsætninger, der er grundlaget for den adfærd og de tiltag, som grupperne fremkommer med. Er disse forudsætninger til stede i dag? Hvordan vil deltagerne etablere disse forudsætninger? Endelig kan deltagerne analysere og vurdere betydningen for egen afdeling eller virksomhed. Cases Holdet kan arbejde gruppevis med den enkelte deltagers situation, hvor der gives input til, hvorledes lederen kan arbejde med den konkrete rekruttering ud fra en markedsføringsopgave og netværksrekruttering. Herunder bør der arbejdes med den enkelte deltagers egen holdning og adfærd. Se her for inspiration til cases: delig.pdf Side 10

12 HAKL Bilag Forslag til temainddeling af uddannelsesmålet Dag 1 Dag 2 Velkomst Deltagerne modtages som ved en ansættelsessamtale Præsentation af program, underviser og skole Præsentationsrunde Synliggør de personlige mål på en FO eller andet Rette mand på rette sted til rette tid Den attraktive virksomhed Employer Branding Hvad er din afdelings rekrutteringsudfordring og konkrete behov Lederens rolle Se rekruttering som en løbende udfordring Konsekvenser i forhold til egen adfærd Rekrutteringsprocessen Præsentation af rekrutteringsprocessen Lederens synlighed i rekrutteringsprocessen? Egne rekrutteringskompetencer og prioritering Hvad gik godt og mindre godt i min sidste rekruttering? Afdækning af den enkelte deltageres stærke og svage rekrutteringskompetencer (husk henvisning til de andre amu-kurser, fra projektrapporten på Rekrutteringsmetoder og rekrutteringsværktøjer Betragt ansøger som en kunde Dine medarbejdere og deres netværk Cases Tag afsæt i konkrete rekrutteringssituationer fra deltagerne I grupper bør deltagerne træne i anvendelsen af rekrutteringsværktøjerne Etik i rekrutteringen Behandling af ansøgere og ansøgninger - Vort image hos ansøgere? - Lovmæssige og etiske krav Afslutning og evaluering Side 11

13 HAKL Dag 1 Dag 2 Velkomst Modtagelse og opstart ud fra en rekrutteringstankegang Præsentationsrunde Deltagernes personlige mål Gensidig præsentation Rette mand på rette sted til rette tid Den attraktive virksomhed - idealmodel Opgørelse af rekrutteringsbehov Job og personprofil Lederens rolle Fokus på lederens rolle i idealmodel Konsekvenser i egen adfærd Rekrutteringsprocessen Fokus på lederens involvering og engagement i rekrutteringsprocessen. Egne rekrutteringskompetencer og prioritering Egen rekrutteringshistorie Idealmodel/ egne egenskaber Personlig handlingsplan Rekrutteringsmetoder og rekrutteringsværktøjer Markedsføringsrekruttering Netværksrekruttering Cases Gruppevis ud fra egne cases Etik i rekrutteringen Afslutning og evaluering Side 12

14 HAKL Litteratur- og link henvisning: Birgitte Seldorf: Employer Branding, Børsens forlag, En lille bog, der giver gode argumenter til, hvorfor det er nødvendig at rekruttere på en anden måde end tidligere. Underviseren kan i bogen få inspiration til gode refleksionsspørgsmål i undervisningen ligesom bogen kan bidrage med forslag til konkrete fokusområder og handlinger i praksis. Trine Filges: Virksomhedsrekruttering en undersøgelse af fremstillingsog servicevirksomheder, SFI- Det Nationale Forskningscenter for Velfærd, 2008 En bog, der indeholder megen dokumentation og berører hele rekrutteringsprocessen. Kan styrke underviseren i begrundelser og konstateringer. Henrik Stordal og Arne S Sørensen: Human Resources, Academica, En bog, der indeholder hele rekrutteringsprocessen bygget op på samme måde som i projektet. Bogen indeholder ligeledes en række konkrete materialer, der kan anvendes i forbindelse med undervisningen. Ansættelsescirklen på der indeholder mange konkrete rekrutteringsværktøjer Findex%2Ecfm%3F, der indeholder en række artikler om rekruttering. edelse/rekrutteringsetmedetreklamebureausojne.aspx Artiklen på dette link sætter på god vis spot på kursets mål hvor du kan læse mere om arbejdsmarkedsstyrelsens analyse af behovet for rekruttering. Behovet ændres ikke fundamentalt i gode og dårlige tider Hvis du gennem din skole har adgang til finder der også på dette link mange gode rekrutteringsartikler og værktøjer Side 13

15 Rekrutteringsprocessen, ,, , "Konstatering af behov for ~, Udarbejdelse af job-, '--:11: ' f L ~ sti lngsops ag -,, nyee) medarbejdere e) : ' og personprofil, L --' L,, \ Modtagelse af Ansættelses- Reference- Kontrol af. Test ansøgninger interview tagning data, :----,, , ' Fastlæggelse af/forhandhng,, ,, Opfølgnings-, ' 'd k..c. l b I---+j, : om kontrakt og i---li~tro _~!lon~or_ø_..! l!prøvetidssamtale -,, ansættelsesbetingelser, _ L J