IT SÆTTER GANG I FIRMAET. Lær fi nter til Microsoft Offi ce. Få styr på dine kunder med it. OneNote gør notater digitale

Transkript

1 NR GRATIS KUNDEMAGASIN FRA MICROSOFT DANMARK TIPS OG TRICKS Lær fi nter til Microsoft Offi ce KUNDESTYRING Få styr på dine kunder med it NY NOTESBLOK OneNote gør notater digitale IVÆRKSÆTTER ANNE DEACON JUHL IT SÆTTER GANG I FIRMAET LÆSERNE TESTER OneNote +MALERFIRMA FÅR STYR PÅ FILERNE BLÆKSPRUTTEN NAVISION

2 Leder Microsoft Danmarks kundemagasin til mindre virksomheder Få rigtig rådgivning til de rigtige programmer Hvis it-infrastrukturen er det grundlag, som en virksomhed skal bygge på, er programmerne det, som skal gøre hverdagen lettere for virksomheden. Og dermed er de med til at skabe vækst. Programmerne, eller applikationerne, som vi kalder det her hos Microsoft, er lavet for at varetage de fleste administrative it-behov, som en virksomhed kan have. Det betyder, at der findes mange forskellige programmer til computeren og ofte også mange forskellige versioner af programmerne. Det kan være svært at overskue, om virksomheden har brug for et kundestyringsprogram som Microsoft CRM. Eller om effektiviteten øges ved at anskaffe noteprogrammet OneNote. Der er mange andre programmer end Word, Excel og PowerPoint, som de fleste kender. Måske dækker et af programmerne lige præcist det behov, som jeres virksomhed sidder og efterlyser. Ordentlig rådgivning om it er lige så vigtig som programmerne selv. Hos Microsoft har vi en interesse i, at vores kunder små enkeltmandsfirmaer såvel som globale virksomheder får de rette programmer til de rette funktioner. Udgiver Microsoft Danmark Tuborg Boulevard 12, 2900 Hellerup Ansvarshavende Klaus Sejr Madsen Redaktør Lars Nøhr Andresen Forlaget Benjamin Skribenter Mette Finderup, Sander Jensen, Pernille Kleding Lars Nøhr Andresen, Benny Grandahl Foto og illustration Lars Bech (forside), Carsten Snejbjerg Design og layout Bjørn Nørbo Andersen Annoncesalg DG Media as, tlf Det er en af grundene til, at vi har lavet en internetportal direkte henvendt til de mindre virksomheder. Her er det muligt at få gode råd om mange forskellige programmer og for eksempel læse mere om, hvad Customer Relations Management (CRM) egentlig er. Vi bruger en del fagord hos Microsoft. Derfor forklarer vores nye internetportal også, hvad de mange forskellige begreber betyder, så du i ro og mag kan sætte dig ind i de forskellige programmer. Men til at starte med kan du her i Update læse, hvad kundestyringsprogrammer går ud på. Og hvad advokatvirksomheden Gangsted-Rasmussen får ud af at bruge OneNote. Eller hvordan it hjalp iværksætteren Anne Deacon Juhl i gang med sin konsulentvirksomhed. God læselyst Christian Ringheim Markedschef, Microsoft Danmark PS Besøg vores nye kundeportal på Produktion Forlaget Benjamin Tryk GraphX, oplag Oplysningerne i dette dokument er kun til orientering. Microsoft giver ingen direkte eller indirekte garantier for oplysningerne i dette dokument. Microsoft kan have patenter, patent ansøgninger, varemærker, ophavsrettig heder eller andre immaterielle rettigheder, der dækker indholdet af dette dokument. Med undtagelse af hvad der er anført i en skriftlig licensaftale fra Microsoft, giver dette dokument Dem ingen licens til at benytte disse patenter, varemærker, ophavsrettigheder eller andre immaterielle rettigheder. Microsoft Corporation. Alle rettigheder forbeholdes. Microsoft, Windows, Great Plains, Navision, Microsoft Business Solutions, FRx, er enten registrerede varemærker eller varemærker tilhørende Microsoft Corporation, Microsoft Business Solutions Aps, Great Plains Software Inc., FRx Software Corporation og/eller disse selskabers respektive associerede selskaber i USA og/eller andre lande. 2 UPDATE Nr

3 Indhold Således kunne jeg dagligt sidde og se tusinder af kroner gå min næse forbi Michael Eis, Kontorartikler.dk, side Peter Madsen fik styr på malerfirmaets it med en Exchange Server Anne Deacon Juhl har brugt it til at komme i gang med sin virksomhed Projektleder Max Møller har testet OneNote og er begejstret for programmet 4 MALERMESTEREN FIK STYR PÅ SIN IT For nylig fik malerfirmaet Ares en Exchange Server, og det har styrket virksomheden på it-siden 6 15 ÅR I SELSKAB MED NAVISION Regnskabsvirksomheden Flair har holdt fast i Navision i 15 år på grund af programmets fleksibilitet 8 KUNDESTYRING STYRKER FORRETNINGEN Programmer til kundestyring er et vigtigt redskab til at skabe en effektiv forretning 10 IVÆRKSÆTTER INDEN FOR ALUMINIUM Anne Deacon Juhl har startet egen virksomhed. I starten brugte hun papir og blyant til at holde styr på alting, men opdagede så fordelene ved it 14 ADVOKATERNE TAGER DIGITALE NOTER Advokatfirmaet Gangsted-Rasmussen har brugt det nyeste it-redskaber til at øge produktiviteten MICROSOFT KUNDEMAGASIN 16 OPEN SOURCE GAV ROD I ORDRERNE Kontorartikler.dk blev fristet af besparelserne ved at bruge Open Source-programmer, men det blev en dyr fornøjelse 18 TIPS OG TRICKS TIL OFFICE Lav smarte årsag/virkningsdiagrammer med Visio 2003, beskyt Excel-regnearket eller bliv klogere med et af de andre tip til forskellige Office-programmer 20 LÆSERTEST AF OneNote Projektlederen Max Møller tester programmet OneNote på sin tavle-pc. Programmet giver ham mulighed for at tage digitale noter på skærmen med en pen 22 HØR HISTORIER OM NAVISION Få gratis cd-rom fra Microsoft, hvor fem erhvervsfolk fortæller om deres erfaringer med Navision UPDATE 3

4 Exchange Server MALERFIRMAET ARES HAR FÅET STYR PÅ FILERNE Peter Madsen og Dorte Fredslund fra malerfi rmaet Ares ville arbejde mere effektivt på kontoret. En Exchange Server fi k styr på fi lerne og afl øste opslagstavlen Af Sander Jensen Foto Carsten Snejbjerg 4 UPDATE Nr

5 VIRKSOMHED Malermester Ares PROBLEM Dårligt it-system LØSNING Exchange Server Peter Madsen og Dorte Fredslund startede deres malerfirma for fem år siden med en bærbar computer og en gammel printer. I takt med at antallet af opgaver steg, kunne de administrative opgaver på kontoret ikke løses effektivt i den travle arbejdsdag, selvom de fik en ekstra computer og en bedre printer. I løbet af dagen, når der skulle skrives regninger og beregnes nye tilbud, kunne de ikke bruge de samme programmer på samme tid. Så de måtte skiftes til at planlægge tiden på computeren. De prøvede selv at forbinde computerne i et netværk, men det fungerede ikke særlig godt. Så en dag besluttede de sig for at få fuldstændig styr på deres it. Det gamle udstyr var besværligt Vi fik en Exchange Server, fordi vi blev irriterede over noget så banalt som, at vi ikke kunne printe og arbejde samtidig. Vi skulle også begge kunne skrive regninger og arbejde, når vi var på kontoret. Før kunne vi ikke bruge samme dokument, hvis den anden havde det åbent. Vi måtte på skift være meget opmærksomme på, hvilket program vi arbejdede i, så vi kunne blive færdige med dagens opgaver inden posten kom. Det var møg-besværligt, siger Peter Madsen. Peter Madsen og Dorte Fredslund er ikke flove over at indrømme, at de ikke ved ret meget om det tekniske i computere. De har bevidst valgt ikke selv at rode med det og har derfor fået installeret en Exchange Server af en professionel, så de kan koncentrere sig om at drive deres malervirksomhed. De har opgaver over hele Sjælland og Fyn, hvor de laver alt fra at male Fru Jensens stue til renoveringsopgaver og større entrepriser. Outlook afløste opslagstavlen I dag har det fælles kalenderprogram i Outlook afløst opslagstavlen. Det er en stor fordel, at vi kan dele vores kalender. Før foregik alt på gule sedler og opslagstavle, men nu bruger vi Outlooks kalender. Den husker på, hvornår vi skal aflevere tilbud eller tage til møder. Vi har også fælles kontaktpersoner og bruger den samme mail, så vi får de samme beskeder på begge arbejdsstationer. Så hvis den ene ikke er på kontoret, kan den anden håndtere hele administrationen fra sin egen computer, siger Peter Madsen. Exchange Serveren bliver vedligeholdt af it-partneren Munch & Hansen, der kan tilgå computeren fra eget kontor uden at skulle sende en tekniker ud. Overgangen fra de gamle computere og det midlertidige hjemmenetværk gik over al forventning. Munch & Hansen trak nye ledninger, overførte data og installerede alle de ting, som Malerfirmaet Ares bruger, herunder Office 2003, Microsoft Business Solutions-C5, Bygs beregningsprogram og adgang til banken og internettet. Alt er blevet meget nemmere. Vi arbejder mere effektivt, nu hvor vi har skiftet til en Exchange Server. Vi har altid haft brug for at kunne arbejde samtidig, når vi har travlt. Nu er der ikke mere ventetid, og serveren passer rigtig godt til vores firma. Det føles som noget kram og vi mener selv, at det er verdensklasse, siger Peter Madsen. Alt er blevet meget nemmere. Vi arbejder mere effektivt, nu hvor vi har skiftet til en Exchange Server Peter madsen, malermester Ares MICROSOFT KUNDEMAGASIN UPDATE 5

6 Navision NAVISION ER EN BLÆKSPRUTTE Flair Regnskab og Administration har brugt Navision i 15 år, fordi det løser de fl este behov og kan tilpasses alle mindre og mellemstore virksomheder med en fast pris per bruger. Af Sander Jensen Vi tager udgangspunkt i, hvad der er en lettelse for kunderne Når Flair Regnskab og Administration rådgiver eller arbejder for kunder, ser man altid på, hvordan man kan gøre rutiner og administration nemmere. Til små eller mellemstore virksomheder anbefaler man ofte Microsoft Business Solutions-Navision, fordi det er stabilt og fleksibelt. Kan tilpasses alle virksomheder Navision er en løsning med mange muligheder. Vi bruger det til vores kunder, fordi man kan løse rigtig mange administrative opgaver som løn, anlægskartoteker, personaleadministration, budgetter, debitor-, finans- og kreditorstyring. Og alle brancher kan have glæde af programmet. Både håndværkere og produktionsvirksomheder, men også små butikker eller frisører, siger Jan van Dijk, direktør for Flair Regnskab og Administration. Man kan vælge at finansiere Navision med brugerbetaling. I stedet for at betale for flere moduler kan man nøjes med at betale en fast pris per bruger. Samtidig får man et åbent program med ubegrænset databasestørrelse og fuld funktionalitet, hvilket er en kæmpe fordel, hvis man har store datamængder. Det er en fleksibilitet, der kan gøre livet lettere for mange virksomheder. Gør rutinerne enkle Vi tager udgangspunkt i, hvad der er en lettelse for kunderne. Hvordan kan vi gøre de interne rutiner bedre? Hvis man vælger Navision, skal man have en regnskabsforståelse. Derfor hjælper vi virksomhederne med opstarten, så som at sætte kontoplaner op og gennemgå rutinerne. Målet er ikke at undervise i pro- grammet, men at få det administrative til at køre, siger Jan van Dijk. Hos Flair Regnskab og Administration har man arbejdet i alle versioner af programmet og spøger med, at man nærmest har arbejdet med Navision i en menneskealder. Man har ikke skiftet til andre programmer, fordi det altid har fungeret fejlfrit. Det er gennemproduceret og gennemtestet. Noget andet er, at vores autoriserede leverandører og supportcentre har en kolossal viden og ballast. Man kan tilpasse programmet meget, og jeg kender ingen virksomheder, der ikke har kunnet fået deres specielle ønsker opfyldt med Microsoft Business Solutions-Navision, siger Jan van Dijk. Overskuelig brugerbetaling Med user based pricing, eller brugerbetaling, får man al funktionalitet inkluderet i Navision og skal ikke betale for yderligere moduler. Det giver overblik og mulighed for fleksibel tilpasning. Frihed i administrationen Man kan udvikle Microsoft Business Solutions-Navision i takt med virksomheden. Forandringsprocesser er lettere at gennemføre, fordi løsningen kan tilpasses og udbygges, så den passer til virksomhedens måde at arbejde på. Man kan automatisere mange af de finansielle procedurer efter behov og bestemmer selv kontrolniveauet. Financial Management med Microsoft Business Solutions-Navision giver frihed til at fokusere på sin forretning. 6 UPDATE Nr

7 Fire enkle værdier har givet os en pris, som forpligter Oplev hvad en Navision-løsning fra os kan betyde for din virksomhed Selvtilfredshed ligger os meget fjernt. Men vi er naturligvis både glade og stolte over at Microsoft kårede os som Årets Microsoft Business Solutions Partner Det bekræfter os i, at vores værdier nærhed, kvalitet, enkelhed og nytænkning er rigtige. Men vi kan ikke tage æren alene. Det er sammen med vores kunder, at vi gør en forskel. På 10 år har Navi Partner placeret sig blandt Danmarks største Navision-huse med et landsdækkende kompetencenet bestående af 7 lokationer med dybe branche- og Navisionkompetencer. Du fi nder os i Skive, Århus, Randers, Birkerød, Hjørring, Sønderborg og København. Se hvordan vi kan hjælpe din virksomhed på Nærhed I Kvalitet I Enkelhed I Nytænkning

8 Kundestyring HOLD STYR PÅ KUNDERNE Har du styr på dine kunder, kan du bedre servicere dem og samtidig øge effektiviteten og salget Af Pernille Kleding Illustration Peter Heydenriech Nogle gange er det så lidt, der skal til. Er I for eksempel en virksomhed med fem til seks sælgere eller mere, har I sikkert også et utal af kunder, ordrer, aftaler og systemer at holde styr på. Det kan tage pusten fra de fleste... der ikke allerede har allieret sig med et kundestyringssystem. Et kundestyringssystem giver dig mulighed for at følge dine kunder fra vugge til grav. Salg, service, tilbud, aftaler, kontaktoplysninger alt, som vedrører kunden, er samlet ét sted. Dermed kan dine medarbejdere dele viden om kunderne og yde en langt bedre og mere målrettet service. Kunderne er mere tilfredse, når de ikke skal give de samme oplysninger tre gange eller slipper for at blive forstyrret med irrelevante ting og tilbud, men tværtimod får lige netop det, de har brug for. Og tilfredse kunder øger salget, siger Bjørn Eilertsen, produktchef for Microsoft CRM, som er Microsofts kundestyringssystem. Klare fordele Microsoft CRM kan bruges af virksomheder fra fem sælgere. Mens ledelsen får overblik over virksomhedens aktiviteter og effektivitet, får medarbejderne et værktøj, der automatiserer mange af de rutineprægede og tidsrøvende opgaver. Det er ikke endnu et system, som medarbejderne er nødt til at tåle, fordi ledelsen har fået en fiks idé. Vores kundestyringssystem gør hverdagen mærkbart lettere for den enkelte sælger og servicemedarbejder. Når alle kundeoplysninger er samlet og automatisk bliver opdateret ét og samme sted, er det slut med at sidde sent fredag aften og manuelt opdatere for eksempel salgsaftaler, for at salgschefen kan være klar til salgsmødet mandag morgen. Mange af de irriterende rutiner forsvinder, istedet får medarbejderen bedre tid til at give kunderne en god service og til at sælge mere. Samtidig får ledelsen et vigtigt værktøj til at udtrække relevante rapporter og statistikker om for eksempel salgsaktiviteten eller nye forretningsområder, tendenser og problemer. Det er helt klart et system, man bør tage i brug, hvis man ønsker at vækste, siger Bjørn Eilertsen. Et system - flere funktioner I Microsofts kundestyringssystem får brugeren adgang til salgs- og kundeservicemodulerne via Outlook eller Internet Explorer. Desuden kan systemet samarbejde med en række andre forretningssystemer, hvilket gør det populært i virksomhederne. Microsoft CRM er en naturlig forlængelse af Microsoft-platformen. Derfor behøves næsten ingen videre uddannelse, det er tværtimod nemt at gå til for alle, fordi der er stor samhørighed. Systemerne spiller ganske enkelt sammen, siger Bjørn Eilertsen. Du kan selv sammensætte din CRMløsning, så den passer lige netop til din virksomheds behov. 8 UPDATE Nr

9 FORDELE VED MICROSOFT 6 KUNDESTYRINGSSYSTEM (CRM) 1. STØRRE SALG Salgsmodulet gør det muligt for sælgerne at forkorte salgsforløbet og øge lukkeraten. Desuden har de adgang til samtlige salgsfunktionaliteter 2. FUNGERER MED ANDRE SYSTEMER Systemet kan integreres med Microsoft Office, med Microsoft Business Solutions og til tredjeparts applikationer og webservices. Microsoft CRM kan køre på virksomhedens egen server. 3. VÆKSTER MED VIRKSOMHEDEN Systemet kan udvides og tilrettes efter behov. F.eks. hvis medarbejderstaben eller antallet af brugere øges. Tilpasningen kan implementeres hurtigt 4. BEDRE SERVICE Servicemedarbejderne får adgang til opdateret data og viden om kunden, så de bedre kan håndtere og løse kundeproblemer og i det hele taget yde den rigtige service over for kunden. 5. GODT LEDELSESVÆRKTØJ Ledelsen får et godt overblik over virksomhedens aktiviteter og effektivitet samt et realistisk vurderingsgrundlag for fremtidige forretningsmuligheder. 6. LET AT BRUGE Microsoft CRM kan bruges via Outlook og Internet Explorer, som de fleste brugere allerede kender til. Systemet er derfor nemt at lære og kræver minimal uddannelse af medarbejderne. MICROSOFT KUNDEMAGASIN UPDATE 9

10 Iværksætter IT HJÆLPER ILDSJÆL Man behøver ikke være nørd for at have glæde af it. For iværksætteren Anne Deacon Juhl blev en overfyldt notesbog og et par minutters udforskning af mailprogrammet Outlook det vendepunkt, der satte system og vækst i hendes virksomhed AluConsult Af Christian Grau Foto Lars Bech VIRKSOMHED AluConsult ØNSKE Styr på kontakterne LØSNING Outlook Det emmer af spirende forår og idyl på den lille villavej i Sundby. Her, omgivet af haver og parkerede familiebiler, er det ikke til at gætte, at vi bag lågen i nummer ni finder en hastigt voksende iværksættervirksomhed. Derfor får dørtelefonen lige et undersøgende blik, inden vi ringer på, men den er god nok Anne Deacon Juhl åbner døren og tager i mod. Siden 2002 har hun fra sin hjemmeadresse drevet en rådgivende ingeniørvirksomhed med speciale i overfladebehandling af aluminium. Og det går godt, som hun smilende konstaterer. Omsætningen er tredoblet hvert år, og i 2005 er målet at sætte et ekstra ciffer i kolonnen, når årsregnskabet skrives. Et fremskridt Anne Deacon Juhl ikke mindst tilskriver brugen af helt almindelige it-værktøjer som mailprogrammet Outlook, præsentationsprogrammet Powerpoint og regnearket Excel. Til at starte med havde jeg bare en tyk notesbog, som jeg brugte til at føre jour- nal over mine kunder. Derudover havde jeg været flink til at samle visitkort i mit tidligere job, så jeg havde en ordentlig bunke pap med navne på potentielle kunder. Det blev ret hurtigt uoverskueligt, fortæller Anne Deacon Juhl, der brugte et job som kvalitets- og udviklingschef i firmaet Aluscan som afsæt til livet som iværksætter. Så blev jeg opmærksom på fanebladet kontakter i min Outlook og begyndte at lege lidt med mulighederne i programmet. På den måde blev jeg opmærksom på, hvilke fantastisk værktøj, der var tale om. It gjorde opstarten nemmere Opdagelsen af Outlook fik Anne Deacon Juhl til at sortere bunken med visitkort og skrive oplysningerne ind i programmet. Og siden har det fungeret som kundedatabase, kalender, notesblok og meget andet. Hvis jeg ikke havde haft Outlook ville opstarten af min forretning have været meget mere besværlig. Jeg bruger især funktionerne under kontakter. Her kan jeg se hele historikken for de aktiviteter, jeg har lavet for hver enkel kunde mailkorrespondance, afsendte breve og opgaveforløb. Også når det gælder faktureringen, har AluConsult haft glæde af Officepakken. Her skriver den 37-årige direktør fakturaen i Word, og derpå henter hun adressen i Outlook. Et lille trick, der samtidig betyder, at kundedatabasen i Outlook automatisk registrerer aktiviteten, så Anne Deacon Juhl kan se, at hun har sendt kunden et brev. På den måde kan jeg hurtigt få overblik over mine kunderelationer, så jeg altid er opdateret, fortæller hun og tænker tilbage på de første år i virksomhedens levetid. 10 UPDATE Nr

11 Der er aluminium i mange ting, også cd er, fortæller Anne Deacon Juhl, som kom godt i gang med sin konsulentvirksomhed AluConsult med brug af helt almindelige programmer som Outlook, Excel og Power Point Til at starte med havde jeg bare en tyk notesbog som jeg brugte til at føre journal over mine kunder Jeg var så smart for alvor at starte op lige inden jul. Det gav mig den fordel, at jeg havde endnu en anledning til at tage fat i mine forbindelser. Jeg sendte simpelthen et julekort til hele adressekartoteket i Outlook og udskrev konvolutterne til det rigtige format i Word. Eftersom systemet tog sig af alt besværet, havde jeg mere MICROSOFT KUNDEMAGASIN energi til at forsyne kortene med en personlig hilsen. Selv om julekort måske ikke lyder som det bedste salgsværktøj, har de ifølge Anne Deacon Juhl spillet en vigtig rolle for AluConsult. Julekortene har nemlig været med til at fortælle, at firmaet eksisterer i bedste velgående. Som iværksætter oplever man tit, at folk ser én lidt an i starten. Der skal lige gå noget tid, før man bliver taget alvorligt, og derfor er det hårdt at skaffe de første opgaver. På den måde har julekortene år efter år været en god måde at vise folk, at man mener det. Specialiseret ekspertviden AluConsults kunder tæller alt fra vinduesproducenter til arkitekter og virksomheder inden for højteknologi. Fælles for dem er deres behov for rådgivning i brug af aluminium, når de skal udvikle nye produkter. Står man for eksempel og skal producere et nyt læskur til busstoppesteder på Svalbard, kan AluConsult rådgive om, hvilken type belægning, der kan UPDATE 11

12 Iværksætter ILDSJÆLE ET NETVÆRK FOR OVERLEVERE Anne Deacon Juhl har været konsulent for arkitekterne Dissing og Weitling, som tegnede Sonofon-huset. Der var nogle problemer med nuancerne på aluminiumpladerne, der dækker huset klare de ekstreme forhold. En udfordring der kræver en stor specialviden, når det gælder et komplekst materiale. Og netop fordi viden er den eneste vare på hylderne i AluConsult, bliver direktøren inviteret til at dele ud af sin ekspertise ved konferencer over hele verden. En beskæftigelse der også har ført til ivrig brug af itværktøjet. Som en vidensvirksomhed bliver jeg nødt til at holde foredrag, sende artikler og den slags. Så er Word og Powerpoint uvurderlige hjælperedskaber. For eksempel har jeg haft meget glæde af sprogfunk- tionen i Powerpoint, som har hjulpet mig med at justere mine præsentationer for regionale sprogforskelle, når jeg skulle holde det samme indlæg i USA og England. Eller jeg har krydret mine oplæg i Excel med tabeller og andre ting, der giver en meget bedre overskuelighed. Det er super-nemt at lave, og det gør en stor forskel, fordi det får mig til at virke mere velforberedt, fortæller Anne Deacon Juhl, der i øvrigt aldrig har modtaget et kursus i noget af den software, hun benytter. Det har været learning by doing i bedste iværksætter ånd. Som stifter og direktør i erhvervsnetværket Ildsjæle har Tina Pearson Christensen en god fornemmelse for, hvilke programmer der gør en forskel for mindre virksomheder. Netværket tæller mere end 200 igangsættere, der alle er kendetegnet ved en meget høj overlevelsesprocent. Således fortæller statistikken, at ni ud af ti medlemmer klarer skærene. Ifølge direktøren blandt andet fordi de er flittige til at benytte det rigtige it-værktøj. Dem der klarer sig, er dem der har styr på deres forretning, fortæller Tina Pearson Christensen. Ellers drukner man simpelthen i papir og administration. En simpel pc med netadgang og basisprogrammer er ofte, hvad der skal til for at gøre en forskel. Vi taler jo ikke om nørder her, men om almindelige mennesker med et kendskab til computere på brugerniveau, forklarer Tina Pearson Christensen, der også selv har erfaret, hvad Officepakken kan bruges til. Specielt har jeg haft glæde af Outlook. Det er et program, som er fantastisk til at systematisere sine aktiviteter med. Kombineret med Word har du et perfekt værktøj til udsendelse af onlinenyhedsbreve. Derudover er hun stolt over sit kreative mappesystem, som sørger for at gruppere korrespondancen mellem de mange forretningsforbindelser. Således er det Outlook, der holder styr på tilmeldingerne til de cirka tre månedlige arrangementer for netværkets medlemmer. Seneste initiativ er en tænketank, der arbejder på at synliggøre netværkets forskellige kompetencer over for erhvervslivet. Læs mere om Ildsjæle på ildsjaele.dk 12 UPDATE Nr

13 Canon Danmark A/S Canon Danmark A/S Knud Højgaards Vej 1 Knud Højgaards Vej 1 DK-2860 Søborg DK-2860 Søborg Telefon: Telefax: Niels Christoffersen Telefon: Telefax: Niels Christoffersen Direkte: Mobil: nc@canon.dk Business Manager DIMS & LFP Direkte: Mobil: nc@canon.dk Sales Manager DIMS & LFP Canon Danmark A/S Canon Danmark A/S Knud Højgaards Vej 1 Knud Højgaards Vej 1 DK-2860 Søborg DK-2860 Søborg Telefon: Niels Christoffersen Telefon: Telefax: Niels Christoffersen Telefax: Direkte: Mobil: Business Manager DIMS & LFP Direkte: Mobil: nc@canon.dk BusinessManager DIMS & LFP nc@canon.dk Canon Danmark A/S Canon Danmark A/S Knud Højgaards Vej 1 Knud Højgaards Vej 1 DK-2860 Søborg DK-2860 Søborg Telefon: Telefax: Direkte: Mobil: nc@canon.dk Niels Christoffersen Business Manager DIMS & LFP Telefon: Telefax: Direkte: Mobil: nc@canon.dk Niels Christoffersen Business Manager DIMS & LFP Den lette, omkostningsbesparende løsning til at producere og forny virksomhedens visitkort Print jeres egne visitkort In House hurtigt, uden besvær og billigt. Canons kompakte visitkortprinter CX-350 er i stand til at printe op til 40 visitkort i minuttet, og kan nemt integreres på dit eksisterende netværk. 6-farvet printmetode, printopløsning på 600 dpi for professionelle resultater. Print på færdigskårne visitkort letter arbejdet, og separate blæktanke holder driftsomkostningerne nede. Alt sammen som garanti for, at din investering hurtigt er tjent hjem - og for at du får en nem løsning til produktion af visitkort i høj kvalitet. Ring til eller besøg og få mere at vide.

14 Produktivitet TRÅDLØSE ADVOKATER Det 95 år gamle advokatfi rma Gangsted-Rasmussen bruger top-moderne teknologi, og det har øget deres produktivitet Af Sander Jensen Foto Carsten Snejbjerg VIRKSOMHED Gangsted-Rasmussen ØNSKE Større effektivitet LØSNING Moderne teknologi Advokatfirmaet Gangsted-Rasmussen er en 95 år gammel advokatvirksomhed, som ligger i hjertet af det gamle København. De har specialiseret sig i fast ejendom og ejendomsadministration. Firmaet drives af advokat Christian Gangsted-Rasmussen og direktør Anders Gangsted-Rasmussen. Firmaet blev startet af deres oldefar, der i dag ville gøre store øjne over, hvordan oldesønnerne driver en moderne advokatvirksomhed. Gør processen effektiv Moderne teknologi passer godt til advokatbranchen. Der er masser af skrivearbejde, og man skal være meget præcis i de ting, man fortager sig. Det er på den måde et meget absolut fag, og her kan det nyeste it- hjælpe, som Anders Gangsted- Rasmussen udtrykker det. IT er ikke målet, men et af midlerne for Advokatfirmaet Gangsted-Rasmussen. Man fokuserer hele tiden på at gøre processerne i virksomheden mere effektive. Anders Gangsted-Rasmussen er klar over, at han er på forkant med teknologien i forhold til branchen. Han er også tit ude og holde foredrag om, hvordan man som virksomhed bruger moderne teknologi. Men det er lige meget, hvad det hedder. Jeg skal kunne tage et stykke software eller hardware og så bruge det til at gøre mine processer effektive. Det er dét, som det hele drejer sig om, siger han. Følg sagsakterne hjemmefra I dag bliver alt på kontoret integreret mellem et såkaldt SharePoint og Microsoft Business Solutions-Navision, hvor hele kontorets administrationssystem ligger. Relevante informationer og dokumenter ligger på SharePoint, som alle medarbejderne har adgang til. Her kan de få et hurtigt overblik og finde udvalgte sager uden at skulle lede rundt i mange forskellige applikationer. Alle de breve, som vi får, bliver scannet og lagt ind som bilag på SharePoint. På den måde kan vi styre flowet elektronisk. Fremover vil vores klienter og lejere også 14 UPDATE Nr

15 få adgang, så de kan følge deres sager og informationer hjemmefra via en krypteret netforbindelse, siger Anders Gangsted- Rasmussen. Kastede notesblokken væk Når Anders Gangsted-Rasmussen er til møde, tager han ikke notater med papir og blyant. Når mødedeltagerne synes det er ok, optager han mødet på sin bærbare tavle-pc, som er en flad, bærbar computer, hvor man kan skrive direkte på skærmen med en pen og optage lyd. Han bruger OneNote til at lave elektroniske anmærkninger og notater direkte på skærmen. Efter mødet kan han i ro og mag lytte til beslutningerne. Vi har fanget ideen med at kaste alle vores notater væk. Vi bruger noteprogrammet OneNote, når der skal laves et referat eller tages notater, og det er smart, at vi kan optage lyd, når vi har møde. Imens mødet kører, kan vi sætte et kryds, når der bliver sagt noget vigtigt, så vi hurtigt kan finde det igen. Hermed har vi fuld fokus på selve mødet uden at skulle koncentrere os om at skrive notater, siger Anders Gangsted-Rasmussen. Hos Advokatfirmaet Gangsted-Rasmussen er man i fuld gang med en omstillingsproces, hvor man gør sine elektroniske arbejdsredskaber mere effektive. I dag bruger man for eksempel avancerede mobiltelefoner, såkaldte smartphones, som kan optage lyd, til diktater, der kan mailes til sekretæren med det samme. Man kan samtidig synkronisere mails med kontoret, så man altid har de nyeste informationer med på farten. Det handler om at øge effektiviteten og bibeholde den høje kvalitet i arbejdet ved at udnytte teknologien optimalt, siger Anders Gangsted-Rasmussen. ORGANISER DINE NOTATER MED MICROSOFT OFFICE SYSTEM Microsoft Office har udviklet sig fra at være en række af personlige produktivitetsprodukter til at være et mere omfattende og integreret system. Microsoft Office System bygger på velkendte værktøjer, som er designet til at arbejde sammen med hinanden og løse en lang række af de problemer, der opstår i en virksomhed. Anders Gangsted-Rasmussen mener at OneNote har øget effektiviteten i møderne, hvilket afspejler sig resten af arbejdet Med Microsoft Office System får virksomheden grundlaget for at skabe effektive løsninger der giver brugerne bedre adgang til virksomhedsoplysninger, så de får mere viden og kan handle mere effektivt - gør virksomheden mere smidig, så den er i stand til at forudse, styre og reagere på forandringer på markedet - giver teams og virksomheder mulighed for at indgå i et hurtigt og smidigt samarbejde samt forøger den enkeltes produktivitet, og giv flere brugere mulighed for at yde deres bidrag i et mere og mere krævende erhvervsliv. Læs mere om Microsoft Office System på: MICROSOFT KUNDEMAGASIN UPDATE 15

16 Platform DEN BILLIGE LØSNING BLEV DYR Kontorartikler.dk valgte gratis software, hvor man kun skulle betale for tilpasningen. Det endte med at blive et dyrt bekendtskab Af Benny Christen Grandahl Foto Carsten Snejbjerg VIRKSOMHED Kontorartikler.dk PROBLEM Fejl i ordresystemet LØSNING Microsoft.NET Når man står foran anskaffelsen af en ny server-baseret it-løsning til sin virksomhed, kan det virke attraktivt at tage Linux og Open Source-programmer med i overvejelserne. Det største incitament til at vælge en Open Source-løsning er, at de umiddelbart er billigere end traditionelle programmer. Det skyldes, at de programmer der indgår i løsningen, oftest er helt gratis eller kun koster et meget beskedent beløb. Den største udgift er derfor selve tilretningen og opsætningen af systemet. Hvad er Open Source? Open Source-programmer adskiller sig fra traditionelle programmer ved, at den kode, som programmet består af, er offentlig tilgængelige og kan benyttes frit af alle mod at de også offentliggør de tilretninger og ændringer, de foretager i koden. Det betyder, at alle ændringer og alternative anvendelser af programmet ligger frit tilgængelige på internettet og kan anvendes af alle, der har den fornødne erfaring. Derfor er det forholdsvis let for en Open Source-leverandør at sammenstykke en løsning, der passer til store dele af det behov, man har. Men samtidig er det også op til leverandøren selv at udvikle eller tilpasse det sidste af løsningen. Det stiller imidlertid oftest væsentlige krav til leverandørens evner inden for programmering samt evne til at sætte sig ind i de andre produkter, løsningen skal samarbejde med. Dyre lærepenge for Kontorartikler.dk Netop det økonomiske var argumentet for 16 UPDATE Nr

17 Direktør for Kontorartikler.dk Michael Eis blev lokket af lave omkostninger med Linux, men det viste sig at blive en dyr affære Således kunne jeg dagligt sidde og se tusinder af kroner gå min næse forbi Michael Eis, Kontorartikler.dk Kontorartikler.dk, da man valgte en Linux-baseret Open Source-løsning til sin internet-butik. Vi brugte utrolig meget tid og mange ressourcer på at tilpasse løsningen, men der var konstant elementære fejl, der ikke burde være der. Således kunne jeg dagligt sidde og se tusinder af kroner gå min næse forbi, fortæller direktør Michael Eis. Ud fra dankorttransaktionen kunne vi se, hvilket beløb kunderne havde købt for men af en eller anden besynderlig grund mistede vi indholdet af indkøbskurven, så vi ikke kunne se, hvad det var for varer, de havde bestilt. Leverandøren forsøgte at løse problemerne, men selv efter to år gik det stadig galt. Det virkede, som om man ikke kunne få de forskellige programmer i løsningen til at spille ordentlig sammen og helt galt gik det, når Kontorartikler.dk skulle lægge ordrerne over i finanssystemet. Samtidig var der en masse login-problemer og andre ting, der fik hele vores butikssystem til at virke meget uprofessionelt. Vi tabte penge og omdømme, så noget måtte gøres, fortsætter Michael Eis. Fra Open Source til Microsoft.NET Kontorartikler.dk s løsning på problemerne blev en.net-baseret løsning fra Scan- Commerce i Kolding. I løbet af fjorten dage flyttede de hele online-butikken og det bagvedliggende økonomisystem over på en server, der rent fysisk er placeret hos ScanCommerce. Samtidig opgraderede man Kontorartikler.dk s økonomisy- stem til Navision 4.0 og flyttede alle data over i det nye system. I dag behøver Kontorartikler.dk ikke længere tænke på deres it-systemer. Løsningen betjenes via fjernskrivebordet i Windows over en sikker internetforbindelse og sikkerhedskopiering, drift og vedligeholdelse varetages af ScanCommerce for et fast månedligt beløb. Nu kan vi koncentrere os om at være købmænd og kun hvis vi skal have udviklet nyt eller trafikken vokser kraftigt på hjemmesiden, skal vi betale ekstra men det sidste er jo nærmest et lykkeligt problem, siger Michael Eis FÅ MERE VIDEN Læs mere på: MICROSOFT KUNDEMAGASIN UPDATE 17

18 TIPS & TRICKS POWERPOINT 2003 INDSÆTTE BAGGRUNDSBILLEDE PÅ ALLE DIAS Sommetider vil du gerne have et billede til at gå igen på alle dias i en Power Point præsentation. Det kan f.eks. være virksomhedens logo eller et baggrundsbillede, som du synes passer til hele præsentationen. I stedet for at sætte billedet ind på alle sider, kan du sætte det ind i præsentationens master sådan her: TIPS OG TRICKS TIL OFFICE Jo fl ere smarte tips og tricks du kender til dine Offi ce-programmer, desto nemmere bliver hverdagen WORD 2003 NAVIGATION I OPGAVERUDEN 1 Peg på Master i menuen Vis, og klik derefter på Diasmaster. 2 Klik på den ønskede diasmaster eller titelmaster blandt miniaturerne i venstre side. 3 Tilføj billedet på diasmasteren eller titelmasteren. Hvis du vil gå tilbage til normal visning, skal du klikke på Luk mastervisning på værktøjslinjen Diasmaster. BEMÆRK! Du kan også bruge ovenstående fremgangsmåde til at tilføje andre elementer på alle eller flere dias, f.eks. autofigurer, Word- Art, tabeller, diagrammer og clipart. Hvis der er mere end én diasmaster i præsentationen, skal du også tilføje billedet i de andre mastere for at få det vist på alle diasene. Med opgaveruderne i Microsoft Office 2003 kan du få hjælp til arbejdet, da de indeholder de værktøjer, du skal bruge. Opgaveruderne åbnes automatisk, når du udfører visse opgaver, eksempelvis starter på et nyt dokument, spørger om hjælp eller indsætter multimedie klip. Men du kan også få brug for selv at åbne en opgaverude og navigere rundt i den. Se her, hvordan du gør: Klik på Opgaverude i menuen Vis. Hvis du vil flytte opgaveruden, skal du trække flyttehåndtaget til den ønskede placering. Hvis du vil vælge en anden opgaverude, skal du klikke på listen Andre opgaveruder (opgaverudens navn oven over opgaveruden er en rulleliste) og derefter klikke på den ønskede opgaverude. Du kan også trykke på CTRL+MELLEMRUM for at åbne denne liste, hvis opgaveruden er aktiv. Opgaveruden er aktiv, når du åbner eller klikker på den. Hvis du vil navigere frem eller tilbage mellem de ruder, du har arbejdet med, skal du klikke på Fremad eller Tilbage. Hvis Office-programmet indeholder opgaveruden Introduktion, skal du klikke på Startside for at åbne den. Hvis du vil lukke opgaveruden, skal du klikke på Luk. Hvis du vil åbne opgaveruden igen, skal du klikke på Opgaverude i menuen Vis. Du kan også åbne eller lukke opgaveruden ved at trykke på CTRL+F1. 18 UPDATE Nr

19 VISIO 2003 OPRETTE ÅRSAG/VIRKNINGSDIAGRAM For at forstå årsager og sammenhænge, kan det være meget virksomt at sætte begivenheder og datoer op i såkaldte fiskebensdiagrammer. I Visio 2003 findes grundlaget for at lave et fiskebensdiagram, hvor du bare skal indsætte begivenheder og datoer. Sådan opretter du et årsags/virkningsdiagram: Træk en figur af typen Kategori 1 eller Kategori 2 hen på tegningssiden, og placer den, så pilespidsen berører stammen, hvis du vil tilføje en kategori. Klik på figuren, og tryk derefter på DELETE-tasten, hvis du vil slette en kategori. 6 Gør følgende, hvis du vil tilføje sekundære årsager til nogle primære årsager: Træk figurer af typen Sekundær årsag over på tegningssiden, og fastgør pilespidserne til de primære årsagslinjer. Klik på hver sekundære årsagsfigur, og skriv en beskrivelse af årsagen. 1 Start Visio. Klik på Forretningsproces i vinduet Vælg tegningstype, og klik derefter på Årsag/virkningsdiagram.Et årsag/virkningsdiagram åbnes med stammen og kategorierne på tegningssiden. 2 Klik på stammen, og skriv derefter navnet på hændelsen (eller virkningen). 3 Beslut, hvor mange årsagskategorier du har brug for. 4 Klik på hver kategorifigur, og skriv navnet på årsagskategorien. 5 Beslut, hvor mange primære årsager du skal bruge for hver kategori. For hver primær årsag skal du: Trække en figur af typen Primær årsag over på tegningssiden og fastgøre dens pilespids til kategorilinjen. Klikke på hver primære årsagsfigur og skrive en beskrivelse af årsagen. 7 Gem og navngiv diagrammet. EXCEL 2003 BESKYT REGNEARKET Du kan beskytte elementer af et regneark, men et beskyttet regneark, med eller uden en adgangskode, garanterer ikke, at følsomme data er beskyttede. Hvis du ønsker gøre regnearket mere sikkert, skal du bruge en adgangskode til at beskytte projektmappen mod at blive vist. Tilføjelse af en adgangskode til projektmappen Det er valgfrit at føje en adgangskode til et regneark, og funktionen er beregnet til at forhindre, at regneark, der anvendes af mange brugere, bliver ødelagt. Hvis du ønsker at sikre dine regnearksdata yderligere, kan du oprette en adgangskode med en stærkere krypteringstype, der skal bruges til at åbne selve projektmappen. Sådan føjes en adgangskode til en projektmappe 1 Vælg Indstillinger i menuen Funktioner, og klik derefter på fanen Sikkerhed. 2 Hvis du ønsker, at brugere skal indtaste en adgangskode, inden de får vist projektmappen, skal du indtaste en adgangskode i boksen Adgangskode til åbning og derefter klikke på OK. 3 Klik på knappen Avanceret, hvis du vil angive en stærkere krypteringstype. 4 Når du bliver bedt om det, skal du skrive adgangskoden igen for at bekræfte den og klikke på OK. 5 Klik på Gem. 6 Hvis du bliver bedt om det, skal du klikke på Ja for at erstatte den eksisterende projektmappe. BEMÆRK! Sørg for at vælge en adgangskode, du kan huske. Der skelnes mellem små og store bogstaver i adgangskoder. Du skal skrive store og små bogstaver nøjagtigt, som de blev indtastet, da adgangskoden blev oprettet. Inden du åbner en projektmappe, der kræver en adgangskode, skal du kontrollere, at du ikke har trykket på tasten Caps Lock. MICROSOFT KUNDEMAGASIN UPDATE 19

20 OneNote OneNote læsertest MAX MØLLER SPILDESIGNER OG PROJEKTLEDER Hvordan er programmet at komme i gang med? Jeg tænker faktisk ikke over, at jeg bruger det. Det virker ganske naturligt at kunne skrive i hånden direkte i sit Word-dokument. Nu kan jeg slet ikke forestille mig, at jeg ikke har kunnet gøre det. Hvad bruger du OneNote til? Jeg har en HP tavle-pc, og har kun brugt OneNote i forbindelse med en pc, hvor man kan skrive på skærmen. Her bruger jeg OneNote i forbindelse med andre Officeprogrammer, så det bliver muligt at skrive og tegne oveni for eksempel et word-dokument. I de projekter jeg arbejder på, er det ofte meget anvendeligt at lave en hurtig tegning, der viser en pointe. Hvad er fordelene ved OneNote? Det er en intuitiv sammensmeltning mellem de digitale dokumenter og muligheden for at notere i dem. Det føles som at sidde og skrive på et stykke papir, bortset fra at jeg kan sende det til mine kolleger over mail. De har så igen mulighed for at notere digitalt på det samme dokument og sende det videre via mail. Det er som at sende et print videre, men det gøres over mail, hvilket er meget effektivt. OneNote din elektroniske notesblok Med Microsoft Offi ce OneNote 2003 får du en elektronisk notesblok med alle computerens muligheder for at tage, søge, redigere og reorganisere dine notater Af Benny Christen Grandahl Foto Miklas Njor Du kender sikkert godt situationen. Du kan huske, at du en gang har skrevet et eller andet ned om et eller andet emne til et kundemøde, et internt møde eller under en telefonsamtale. Men du kan simpelthen ikke huske, hvor det er. Men sådan behøver det ikke gå, hvis du anvender Microsoft Office OneNote. Det er notesblokkens elektroniske fætter og gør det samtidig muligt at redigere og reorganisere alle de notater, man har taget.. Find alt gem alt Ved hjælp af søgefunktionen i OneNote kan du genfinde alt, hvad du nogensinde har noteret hvad enten det er en note fra et møde, noget du skrev ned i forbindelse med en telefonsamtale eller noget helt tredje. Samtidig kan du skrive, hvor på siden, du har lyst til og det er ganske enkelt at tilføje mere plads på papiret, hvis du skulle løbe tør for plads også midt i de nota- 20 UPDATE Nr